N

Netwerken bieden overheidsinkoper meerwaarde Voor de inkoopfunctie in de publieke sector liggen fraaie kansen om meer toegevoegde waarde te leveren als ze zich beter in netwerken weet te positioneren. Inkoopadviseurs Rinke Meijer en Jan-Pieter Papenhuijzen schetsen een uitdagende toekomst voor de overheidsinkoper.

Niet eens zo lang geleden was de publieke inkoopfunctie ge-richt op het op orde brengen van het eigen inkoophuis en het waarborgen van rechtmatigheid. Inmiddels staat dat in-koophuis bij menig (semi)publieke organisatie. Nu kijkt men naast die rechtmatigheid structureel naar wat marktpartijen kunnen bieden om bestuurlijke en politieke doelen te kunnen realiseren en worden daarvoor innovatieve inkoopstrategieën toegepast. Publieke opdrachtgevers staan steeds meer open voor ideeën van marktpartijen en benutten de mogelijkheden om binnen hun eigen inkoopbeleid en de Aanbestedingswet gericht partijen aan zich te kunnen binden. Denk bijvoor-beeld aan de initiatieven gericht op start-ups.

Aantrekkelijke thema’sBurgerinitiatieven en social enterprises gaan actief naar ge-meenten over de plannen en bijdragen die zij lokaal kunnen bieden. Banken stappen hier met social impact bonds in. Nieu-we businessmodellen ontstaan en innovatie is een belangrijke drager. Er is weer veel aandacht voor duurzaamheid en de spin-off circulair inkopen nu de economie opnieuw is aange-trokken. Dat zijn aantrekkelijke thema’s voor inkoopprofes-sionals. In de harde sector zijn opdrachtgevers aan de hand van prestatiebestekken en PPS-contracten aan het uitvinden hoe samenwerken het beste ingevuld kan worden, mede aan-gejaagd door de toepassing van best value procurement.

Sterke ontwikkelingRijkswaterstaat is een koploper die brede navolging vindt. Inkoopfuncties en -organisaties spelen een rol in meerdere in-koopsamenwerkingsverbanden waarbij men zich steeds moet afvragen wat men komt halen en brengen. De Rijksoverheid

heeft zich op inkoopgebied georganiseerd, er zijn samenwer-kingsverbanden tussen gemeenten en recent is het ZBO In-koop Netwerk gestart. Kortom: inkoop heeft in de publieke sector een sterke ontwikkeling doorgemaakt. Intern, maar ook naar buiten toe. Inkoopfuncties zijn steeds meer zelfkri-tisch op de eigen behoefte en vertalen die via inkoopstrategie-en op basis van de ruimte binnen de Aanbestedingswet naar de manier waarop de markt hier het beste op kan inspelen.

Managementaandacht In de primaire inkoopsegmenten is de business zich zeer bewust van de noodzaak om de juiste prikkels in contracten te stoppen omdat de eigen prestatie aan burgers, reizigers of patiënten daar direct door bepaald wordt. Ook aan de be-drijfsvoeringskant wordt de markt inmiddels gestimuleerd om na te denken over hoe die ertoe kan doen voor het pri-maire proces. Alhoewel we inkoopfuncties vaak allerlei crea-tieve contractvormen op de markt zien zetten of strategische inkoopthema’s zien oppakken, vraagt de basis blijvend veel aandacht. Het beheren en managen van contracten blijft een uitdaging. Ook management van de leveranciersrelatie of het structurele inzicht in inkoopuitgaven ontbreekt vaak nog. In-koop is daarmee naast een projectenorganisatie ook een struc-turele dienstverlener. Kunst is om managementaandacht vrij te spelen en de brug te slaan naar de primaire opdrachtgevers.

OogharenDe huidige vraagstukken in het publieke domein, zoals in de zorg, mobiliteit, veiligheid of het sociale domein, beteke-nen dat organisaties veel met andere organisaties in ketens of platforms (zouden) moeten samenwerken. Tegelijkertijd dienen zij in diverse netwerken te acteren en zullen ze in elk netwerk bepaalde doelen willen nastreven. Strategisch hori-zontaal relatiemanagement staat dan ook op de agenda van bestuurders. Samenwerken in netwerken betekent dat over en weer prestaties worden geleverd: wellicht nog onontgonnen gebied voor inkoop, maar het bruggetje naar de toegevoegde waarde van inkoopprofessionals is dan snel gemaakt. Door onze oogharen heen zien wij de inkoopfunctie een interessan-te en uitdagende ontwikkeling doormaken. Deze is gebaseerd op eigen ervaringen, maar ook op de thema’s uit de jaarlijkse inkoopactieplannen.

Jan-Pieter Papenhuijzen

Functie: inkoopadviseur

Organisatie: Significant

Rinke MeijerFunctie:

inkoopadviseurOrganisatie:

Significant

Aut

eurs

DEAL! 7 - 201632

fessionaliteit en het ambitieniveau van de eigen organisatie. Een centrale inkoopafdeling zal haar rol moeten verdienen in de thema’s vanaf fase 3. Dit is niet vanzelfsprekend, maar ze kan dit doen door zich te verdiepen in de vraagstukken die spelen in het primaire proces en zich een beeld te vormen van hoe marktpartijen kunnen bijdragen aan de eigen organisatie-doelstellingen. De business kennen. Des te meer een inkoop-afdeling hier haar toegevoegde waarde in kan laten zien, des te meer ze gevraagd wordt door de businessmanagers. Doet ze dit niet, dan zal de inkoopafdeling nooit als een volwaardige gesprekspartner van het primaire proces worden beschouwd.

Borg de basisRealiseer je als inkoopafdeling dat je eigen organisatie acteert in diverse netwerken en in elk netwerk weer andere doelstel-lingen en sturingsmogelijkheden heeft. En dat je toegevoeg-de waarde kunt leveren bij het inregelen van de relaties met strategische partners en andere netwerkspelers in het primaire proces. Slim samenwerken heeft hier vaak een sterk inhoude-lijke invulling, vanuit inkoop kan meer zakelijkheid worden ingebracht. Zorg er ten slotte voor dat inkoop vasthoudt wat al gerealiseerd is. Nieuwe onderwerpen trekken meer aan-dacht dan oude en inkoopprofessionals innoveren graag. Het risico bestaat dat opgepakte thema’s verzanden omdat actuele projecten meer aandacht vragen. Borg de basis dus goed! £

Elke organisatie kan zich op deze curve plotten. De meeste organisaties zullen in fase 2 of 3 zitten en op een aantal gebie-den ook al verder zijn. Het groeipad biedt perspectief voor elke inkoopfunctie, waar-bij je er steeds meer toe gaat doen voor de eigen organisatie en de rol in verschillen-de netwerken. Het groeipad geeft ook aan welke onderwerpen nu en in de toekomst op de ontwikkelagenda van een inkoop-afdeling kunnen staan. Fase 3 is een be-langrijk schakelpunt. De thema’s vanaf die fase zijn door een bestuurder of business-manager wellicht zelf al opgepakt. In de praktijk zijn dat niet de thema’s waar een centrale inkoopafdeling automatisch al voor aan tafel zit of voor gevraagd wordt.

Volwaardige gesprekspartnerVoor de toekomst zien we een aantal uit-dagingen. Er zijn nog steeds organisaties die de eerste fasen nog niet op orde heb-ben en dat kan eigenlijk niet meer. ‘Links’ zou sowieso voor elkaar moeten zijn. The-ma’s ‘rechts’ moeten aansluiten bij de pro-

Was men voorheen vooral bezig met in-koopthema’s zonder dat dit direct impact had op de eigen business (inkoopvraag-stukken met een organisatiesausje), nu zien we een doorontwikkeling naar the-ma’s die er vooral voor de business toe doen. Deze thema’s zijn erop gericht op-drachtnemers, maar vooral ook publieke partners dusdanig te binden dat zij ertoe doen voor de eigen businessdoelstellingen (organisatievraagstukken met een inkoop-sausje). Was de blik van een inkoopmana-ger eerst verticaal gericht op hoe de markt van potentiële leveranciers en dienstver-leners zo goed mogelijk gecontracteerd kon worden, nu verschuift die naar hoe de markt waarde voor de interne stakehol-der kan leveren en een besef dat de eigen organisatie in een netwerk acteert.

InkoopontwikkelcurveIn onze optiek wordt in elke relatie waar-de gecreëerd waar een inkoopprofessional een relevante bijdrage aan kan leveren. In de figuur hierboven is dit pad geschetst.

Wat is inkoop? Ben ik in control?Hoe werk ik het

beste samen met de markt?

Hoe krijg ik de beste contractrelatie?

Hoe presteer ik het beste in een

netwerk?

FASE 1 FASE 3FASE 2 FASE 4 FASE 5

Relevante thema’s:• Basis op orde

• Standaard tools en inkoopmodellen• Spend analyse

• Inkoop- en aanbestedingsbeleid

vastgesteld• Offertetrajecten

in concurrentie uitvoeren

Relevante thema’s:• Inkoop-

governance• Besparingen

realiseren• Inkoop-intelligence

• Contractbeheer en contract-

management• Samenwerking op

inkoopgebied • Europees

aanbesteden• Stimuleren

mkb, lokaal en duurzaamheid

Relevante thema’s:• Koppelen van

vraag en aanbod• Strategisch leveranciers-management• Categorie-

management• Inkoop strategie

per segment• Complexe

tendervormen• Inrichten van tenderboards• Wat doe ik op

inkoopgebied zelf en wat niet?

• Inkoop in lijn met bestuurlijke en

politieke agenda

Relevante thema’s:• Business case

outsourcing• Innovatiegericht

inkopen• Circulair inkopen

• Ontwikkel-contracten

• Publiek-private samen werking

• Structureel contact met de markt• Loket Eigen

Initiatief

Relevante thema’s:• Rol eigen

organisatie in netwerk

• Publiek-publieke samenwerking

• Vormgeven joint ventures

• Faciliteren van burgerparticipatie• Social Impact

Bonds• Strategisch

relatiemanagement

FIGUUR: INKOOPTHEMA’S OP DE INKOOPONTWIKKELCURVE

Bron

: Mei

jer,

Pape

nhui

jzen

, 201

6.

Ontwikkelstadia inkoopfunctie

... naar organisatievraagstukken met een inkoopsausje

Van inkoopvraagstukken met een organisatiesausje…

Com

ple

xite

it v

an d

e in

koop

vraa

gst

ukk

en

DEAL! 7 - 2016 33