Een jaar van verandering of continuïteit?

Werken met externen: de praktijk van de IT-manager

De waarde van extern

E D I T I E # 1 0 - D E C 2 0 1 2

first people then systems

neomax nieuwsbrief voor

IT-managers over ontwikke-

lingen, trends en meningenIT PEOPLE

Het einde van 2012 is in zicht. Waarschijnlijk heeft u de balans over het afgelopen jaar al opgemaakt en weet u precies wat uw doelstellingen zijn voor 2013. In 2013 gaat u misschien de stap maken naar flexibele werkplekken, toch maar eens kijken naar cloud computing of heeft u als doelstelling om meer te communiceren met de business. Of misschien wel niets van dit alles en wordt 2013 geen jaar van verandering maar van continuïteit. Wat uw strategie voor een succesvol 2013 ook is, personeel zal er altijd een belangrijke factor in zijn.

Uit onderzoek van neomax in samenwerking met ICT Media onder 197 IT-managers blijkt dat maar liefst 97 procent weleens gebruikmaakt van externen. Op de vraag of zij tijdelijk of structureel worden ingehuurd, antwoordt 48 procent dat dit beiden voorkomt en 40 procent geeft aan altijd tijdelijk in te huren. Maar hoe kijken IT-managers aan tegen de inhuur van externen? Is het pure noodzaak of juist een verrijking? Neomax bracht IT-managers van diverse bedrijven bij elkaar om te discussiëren over de uitkomsten van het onderzoek en deze met voorbeelden uit de praktijk toe te lichten. Dit resulteerde in een openhartig gesprek en pittige discussie over de flexibele schil binnen IT.

Toename externenUit het onderzoek bleek dat de inzet van externen enorm is en de meeste IT-managers verwachten dat dit percentage blijft groeien. “Ik zie het gebruik van externe krachten alleen maar toenemen. De kernelementen waar de organisatie zijn bestaansrecht aan ontleent, houdt de organisatie binnen. Daar waar schaalvergroting wordt toegepast, haalt men die krachten tijdelijk naar binnen”, meent één van de deelnemers aan de discussie. Daarnaast is het grote voordeel van een flexibele schil de mogelijkheid om snel te snijden in het medewerkersbestand in tijden van crisis. “Het kost me teveel geld, zodra ik doorstroming wil bewerkstelligen in een organisatie vol vaste krachten. Het resultaat is inflexibiliteit. Daarom ben ik een voorstander van een grote flexibele schil”, licht een IT-manager toe. Toch is snijden in externen ook niet zonder risico ondervond een andere IT-manager: “Wij hebben net een reorganisatie achter de rug, waarin we veel externe krachten

In de vorige nieuwsbrief kaartten we de samenstelling van uw IT-afdeling al aan. Met welk team gaat u in 2013 en de jaren daarna de wedstrijd winnen? Met welke mensen realiseert u een optimale bijdrage voor de business? In deze nieuwsbrief vertellen verschillende IT-managers hoe zij hun teams samen-stellen. Wat zijn de voor- en nadelen van werken met vaste medewerkers en/of externen? Kortom, verhalen uit de praktijk die u wellicht herkent en inspireren. Op naar een succesvol 2013!

WERKEN MET EXTERNEN: DE PRAKTIJK VAN DE IT-MANAGER

hebben laten gaan. Iets te veel, bleek achteraf. Een aantal van die specialisten konden we direct weer terugnemen, maar een groot aantal ook niet. Daarmee verliezen we specifieke kennis.”

Toegevoegde waardeNaast de praktische kant van het werken met externen, zijn er ook IT-managers die een andere meerwaarde zien, zoals het feit dat je met externen vers bloed binnen haalt. Eén van de IT-managers: “IT-managers kunnen niet een afdeling van bijvoorbeeld 35 man acht jaar lang op dezelfde plek laten zitten. Die medewerkers zullen vergrijzen. Ze kennen alles al, hebben op een zeker moment alles al eens gedaan. Daarom zie ik heel graag nieuwe, externe mensen binnenkomen. Zij ‘verfrissen’ de eigen crew, geven nieuwe prikkels.”

UitdagingenNatuurlijk zijn er niet alleen maar voordelen aan de flexibele schil. Het werken met externen brengt ook uitdagingen met zich mee. Met name op het gebied van kennisdeling en -behoud maken de IT-managers zich weleens zorgen. Zo geeft één van de IT-mana-gers aan: “Het is in de praktijk een weerbarstige kwestie. Specialistische externen hebben kennis opgebouwd, maar zijn soms te duur om in vaste dienst te nemen. Tegelijkertijd zijn ze met hun kennis eigenlijk onmisbaar voor een organisatie. Is het een gezond model om zo afhankelijk te zijn van externe specialisten? Ik denk van niet.” Eén van de andere deelnemers vult aan: “Mijn specialistische kennis wil ik daarom in huis houden, dat is mijn kern. Alles daar omheen, ik noem dat even gechargeerd de

EEN JAAR VAN VERANDERING OF CONTINUÏTEIT?

Specifieke competenties invullen

Waarom huurt uw organisatieexternen in?

Eigen werving niet succesvol

Om flexibeler te kunnen zijn in het aantal fte’s

Anders

8%

9%

37% 47%

Structureel

Hoelang huurt uw organisatie over het algemeen externen in?

Tijdelijk Komt beiden voor

12%

48%40%

VERANDERINGOF JUIST

CONTINUÏTEIT

PLAN 2013

VAST

Meer specialiteiten

Doorgroeien

Focus op kern-

activiteiten

Borging kennis

Over naar

cloud computing

Toename

(tijdelijk)

flexibele schil

FLEXIBEL

kantoorautomatisering, mag geregeld worden door externe partijen. Daar kan ik er duizend in een dozijn van vinden.” Op de vraag of het wel financieel haalbaar is om specialisten in dienst te hebben, antwoordt hij bevestigend: “Tot nu toe wel. En anders probeer ik die specialist zelf op te leiden. Mijn specialisten vormen de kern van mijn organisatie, daar wil ik per week zes keer 24 uur een beroep op kunnen doen.”

Behoud van kennis is natuurlijk niet alleen een probleem wanneer je werkt met externen. Ook met een vaste kern van specialisten is behoud van kennis niet gegarandeerd. De tijd dat werknemers minimaal 25 jaar voor één baas werken is immers voorbij. “Als manager bij een bedrijf is het heel belangrijk te beseffen dat werknemers tegenwoordig veel korter in dienst zijn”, zegt één van de IT-managers. “Vijf jaar is het maximum, daarna gaan ze weer verder.” Die gedachte pleit weer in het voordeel van een flexibele schil, waarin ook specialisten geïntegreerd zijn. Want de verschillen tussen een vaste werknemer, die hoogstwaarschijnlijk elders een nieuwe uitdaging zal zoeken, en een externe kracht die tijdelijk inzetbaar is, kunnen verrassend klein zijn. Eén van de IT-managers heeft een verrassende manier gevonden om de betrokkenheid van zowel interne als externe medewerkers bij de organisatie te vergroten: “Ik daag al mijn werknemers, intern of extern, uit om iets neer te zetten waar andere werknemers twee jaar later nog over praten.”

Op het gebied van kennisoverdracht hebben de IT-managers ook zo hun ideeën: “Het kan zeker een optie zijn om te investeren in expertise van buitenaf. Maar zorg er dan voor dat de overdracht van kennis geregeld is. Spreek met die externe kracht af dat hij zijn kennis deelt. Zou je dat niet doen, dan ‘loopt’ de expertise de deur uit op het moment dat je die bijvoorbeeld niet meer kunt betalen. Kennisoverdracht is een manier van omgaan met de spanning tussen inzet van vaste en externe medewerkers.” Maar ook deze suggestie is niet zonder nadelen. In hoeverre zijn externe IT-specialisten bereid hun kennis over te dragen? Daarmee schieten ze zichzelf immers in de voet, beamen de IT-managers. Duidelijke contractuele afspraken kunnen een uitweg bieden: “Voordat een IT-manager iemand inhuurt, moet hij duidelijk stellen dat de overdracht van kennis deel uitmaakt van het takenpakket.”

Het samenstellen van het ideale IT-team is een klus op zich. Een wijze man zei al eens: “Elk nadeel heb z’n voordeel.” En zo is het ook. Het belangrijkste is om de voor- en nadelen tegen elkaar af te wegen en keuzes te maken op basis van doelstellingen. Zo bereidt u zich optimaal voor op de toekomst.

Meer resultaten uit het onderzoek naar de flexibele schil, vindt u in onze whitepaper ‘De flexibele schil binnen IT’ die te downloaden is via neomax.nl/whitepapers.

transistorstraat 22 / 1322 ce almere / tel 088 536 37 29 / fax 036 845 02 17 / info@neomax.nl / www.neomax.nl / twitter: @neomaxIT

De meeste IT-managers hebben een duidelijke visie als het aankomt op de inzet van externen. Natuurlijk lopen zij ook tegen uitdagingen aan, maar dit geldt ook voor de externe IT-professionals. Onlangs zat ik aan tafel met een aantal van onze IT-pro-fessionals met als doel het delen van kennis, ervaringen en ambities. De meeste IT-professionals die kiezen voor een detacheringsbureau, kiezen bewust voor het opdoen van zowel praktijk-

als theorie-ervaring. Ambitieuze IT’ers die de drive hebben om zich onmisbaar te maken. Maar waar veel van hen tegenaan lopen, is het aantonen van ervaring en kwaliteit. Er is geen enkele sector die zo sterk focust op certifice-ringen als IT. Maar juist in een branche waar de ontwikke-lingen heel snel gaan, is het soms lastig om certificeringen volledig in lijn te laten lopen met je ervaring. Zeker als je net als externen bij zoveel verschillende projecten in een relatief korte tijd betrokken bent. IT-managers die werken

met een flexibele schil of overwegen om met een flexibele schil te gaan werken, moeten zich realiseren dat ervaring in sommige gevallen minstens zo waardevol is als een ‘papiertje’. Door te profiteren van de ambitie van externe medewerkers en hen de mogelijkheid te bieden kennis en kunde in de praktijk in te zetten en te groeien, heb je uiteindelijk misschien niet altijd die dure en schaarse specialist nodig.

Of je nu kiest voor een flexibele schil om kosten te sparen, flexibel te zijn of vers bloed binnen te halen, het belangrijkste is om een doel voor ogen te hebben. Wat wilt u bereiken met de inzet van externen? Zijn er tijdelijk extra handen nodig, wilt u er echt strategisch voordeel uit halen of heeft u over twee jaar die ene specialist nodig? Hoe dan ook, stem uw behoeftes af met de externe dienstverlener. Neem geen genoegen met een cv-schuiver, maar zorg ervoor dat de inzet van externen toege-voegde waarde levert aan uw (IT-)organisatie. Door hier de juiste keuzes in te maken, is het ideale team wellicht dichterbij dan u denkt.

Graag wil ik u uitdagen om ook uw ervaringen te delen. Hoe gaat u om met de inzet van externen? Wilt u meepraten, stuur dan een reactie naar neomax@marcommit.nl dan kunnen we uw mening meenemen in de volgende nieuwsbrief.

Stephan Bosman, directeur neomax

DE WAARDE VAN EXTERN

Download eerdere nieuwsbrieven op: neomax.nl/itpeople