IST

Versie 1.0: Poster behorende bij de training: “Uw informatievoorziening gereed voor de decentralisaties in het sociaal domein” © Native Consulting BV, www.nativeconsulting.nl, November 2013

Stap 1: Stand van zaken Decentralisaties

• Zijn burgerinitiatieven bekend en

worden ze actief ondersteund?

• Wordt er gewerkt aan de inzet van

sociale wijkteams?

• Worden ook verenigingen betrokken bij

zelfredzaamheid en (vroeg)signalering?

• Is het bij nieuwe klantgroepen bekend

welke specifieke zorgvragen zij hebben?

• Worden burgers actief betrokken bij

transformatie en participatievraagstuk?

Sta

p 2

: Vo

er de q

uick

scan

uit

• Beschikt de gemeente over een

gepersonaliseerd zorgportaal?

• Wij zijn druk met de selectie van ICT-

systemen voor de decentralisaties?

• Is er een integraal klantbeeld op de

gebieden werk, inkomen en zorg?

• Worden de taken in het sociaal domein

zaakgericht en digitaal afgehandeld?

• Is er domotica in gebruik of gepland

t.b.v. communicatie en zorg op afstand?

• Wordt bij het doen van aanvragen vraag-

verheldering toegepast

• Kunnen er (straks) individuele arrange-

menten bepaald en gevolgd worden?

• Is er bekend hoe (vroeg) signalering

wordt vormgegeven?

• Maakt het bestuur gebruik van mobile

devices?

• Worden burgers met sociale initiatieven

serieus genomen en ondersteund?

Q: techniek – client/gezinQ: mens-gericht – zorggroepQ: mens-gericht - client/gezin

Stap 3: Kies een implementatiescenario

Sta

p 4

: S

tel

Pro

ject

bu

nd

el v

ast

Welk thema past bij onze gemeente?

De belangrijke documenten in vogelvlucht• Regeerakkoord: Divosa-factsheet Regeerakkoord en de decentralisaties in het sociale domein (pdf, 269 KB)

• Participatiewet: Contourennota Participatiewet (pdf, 120 KB) (SZW, 21 december 2012). Het Sociaal

Akkoord heeft invloed op de uitwerking van de Participatiewet. Het ministerie is bezig met de uitwerking en

heeft daarover een brief naar de Kamer gestuurd.

• Wmo: de kabinetsnotitie 'Hervorming van de langdurige ondersteuning en zorg' is een nadere uitwerking van de

zorgplannen in het regeerakkoord. Hieronder valt ook de decentralisatie van de Awbz. Het wetsvoorstel volgt

najaar 2013.

• Jeugdzorg: De nieuwe Jeugdwet is naar de Kamer gestuurd. Het Transitieplan Jeugd beschrijft de stappen die

Rijk en gemeenten zullen zetten in het transitieproces. Het wetsvoorstel wordt volgens de planning tussen juni en

december behandeld door 2e en 1e Kamer. (Zie ook het overzicht van de VNG).

Recente brief Plasterk aan Tweede Kamer• De minister van BZK heeft een coördinerende rol en positie binnen het Kabinet

• Duidelijk is dat er een Sociaal Deelfonds komt (ontschotting van de budgetten)

• Er wordt gewerkt aan besluitvorming over gegevensuitwisseling en borging van privacy om integrale

dienstverlening door gemeenten mogelijk te maken zoals het sturen op multi probleemsituaties.

• De minister heeft een verkenning laten uitvoeren naar de informatievoorziening in het Sociaal Domein (VISD)

• Om de conclusies en aanbevelingen uit deze verkenning te kunnen uitvoeren wordt nu samen met de VNG

gewerkt aan een activiteitenprogramma. In de Ledenvergadering van de VNG op 29 november worden daarvoor

voorstellen aan de leden gedaan.

• Er zijn 3 ambassadeurs aangesteld die gemeenten kunnen adviseren en helpen bij samenwerkingsvraagstukken op

het terrein van het Sociaal Domein.

• In vervolg op de 1e integrale Monitoring komt er begin 2014 een nieuwe monitor over de voortgang van de

decentralisaties

• Samen met de VNG wordt een breed Ondersteuningsprogramma voor gemeenten uitgerold.

Wat houden de decentralisaties in?

• Is er een sociale kaart online beschikbaar en

actueel?

• Is er een management informatie systeem

t.b.v. sturing op kosten en zorg?

• Is het bekend welke kosten door zorgpartij-

en en regiogemeenten worden gemaakt?

• Worden de principes van Big Data ingezet

tbv preventie en vroegsignalering?

• Zijn er algemene eHealth voorzieningen

(online hulp) in gebruik of gepland?

Q: techniek – zorggroep

Proces en handreiking om te komen tot een informatiestrategie voor de decentralisaties in het sociaal domein

Proces “3D informatievoorziening op orde”

In het Regeerakkoord is opgenomen dat door middel van

de decentralisaties in het sociale domein de gemeenten de

eerstverantwoordelijke overheidslaag worden voor de

onderwerpen werk, maatschappelijke ondersteuning en

jeugdzorg. De gemeenten krijgen per 1 januari 2015 op

grond van de nieuwe Wmo, Jeugdwet en Participatiewet

een brede integrale verantwoordelijkheid voor het sociale

domein.

1. Burgerparticipatie en zelfredzaamheid

Participatie: iedereen kan meedoen

Van claimgericht naar vraaggericht

Vraagverheldering: de vraag achter de vraag

Zelfredzaamheid en eigen kracht van burgers

2. Eén gezin, één plan, één dossier

Wijkgerichte aanpak, dichtbij de burger waar mogelijk

Afspraken vastleggen als arrangementen

Gemeente voert regie en stuurt op resultaat

Regionale samenwerking op specialistische terreinen.

3. Budgetkorting

Meer doen met minder

Sturen op resultaat en maatschappelijk effect

Quickscan: Hoe kan ik de visie op de 3D’s vertalen naar een i-strategie?

OmgevingKetenpartners

King, Rijk, VNG

Kansen

Bedreigingen

Interngemeente en

regio

Sterkten

ZwaktenZie quickscan

3D- cijfers

verzamelen

o Financieel / budgetten

o Aantal WWB uitkeringeno Re-integratie inspanning

o Aantal WMO verstrekkingen

o Aantal jeugdzorgo Aantal AWBZ indicaties

o Tijdplanning Rijksoverheid

o Overige zorg gegevens

SOLL

Visie +

strategischDoel bepalen

Subdoel: zorg & welzijn

Subdoel werk & inkomen

Subdoel participatie /

eigen kracht

Financiële doelen

Bepaal informatiestrategie

en plan van eisen voor

informatievoorziening en ICT

in relatie tot de overige

management bouwstenen en

in relatie tot ketenpartners,

regio, in lijn met politieke

keuzes (coalitieakkoord)

Native Consulting BV

A: Voorstraat 88, 4153 AN, BEESD

T: 085 --401.2987

E: info@nativeconsulting.nl

I: www.nativeconsulting.nl

Op welke manier maak ik een vertaling van de informatiekundige thema’s naar een passende aanpak?

Deze quickscan is er op gericht om inzicht en overzicht te krijgen op de activiteiten die thans door de gemeente worden uitgevoerd (De rode lijn). De quickscan leidt tot een plaatje (zie volgende blok) waarbij inzichtelijk wordt of de 3D strategie

zicht concentreert op “mens, zorg, welzijn” of meer op de “techniek” en of de activiteiten gericht zijn op de hele gemeente (zorggroep) of op de client c.q. gezin. Vanuit dit inzicht kan de gemeente de nieuwe strategie vormgeven en een balans

zoeken tussen technische activiteiten en zorg-en welzijn gerichte activiteiten. De SOLL-situatie van de gemeente wordt aangegeven door de groene lijn. De dikke pijlen geven het gewenste transformatieproces weer, waarbij de geel/oranje lijn een

duiding geeft van het thema c.q. de oplossingsrichting die gekozen is. In het volgende blok staan een aantal oplossingsrichtingen uitgewerkt als voorbeeld. U kunt de quickscan uitvoeren door bovenstaande vragen te beantwoorden: Tel het aantal

vragen wat u me “Ja” beantwoordt op, en teken een punt op de diagonaal in het overeenkomstige kwadrant. Verbindt vervolgens de punten met elkaar. Succes!!

STAP 1: Op het terrein van de decentralisaties (Jeugdzorg, Wmo, Participatiewet) kunnen we vier grote informatiekundige

onderwerpen schetsen: clientdossiervorming, operatie en it-integratie, sturing en verantwoording, analyse en vroegsignalering.

Voor elk informatiekundig onderwerp kunt u een informatieanalyse uitvoeren m.b.t. een specifieke decentralisatie

• Wie zijn de belanghebbenden : gebruikers van systemen, cliënten, bestuurders, managers, etc?

• Kunt u voor elk van de belanghebbenden een gebruikersscenario schetsen? Hiermee krijgt u inzicht in de processen.

• Welke informatiebehoefte speelt er dan per gebruiker en per deelproces?

• Wie beschikt thans over deze informatie (uw gemeente, ketenpartner, Rijk, regio, etc).

• Wat is de frequentie van deze processen en hoe standaard zijn ze? (indicatie t.a.v. mogelijkheid om te automatiseren)

Voorbeeld voor de jeugdzorg:

Voorbeeld voor de jeugdzorg:Deelproces Freq. Informatiebehoefte Informatieeigenaar Informatie-

systeemJeugd Wil Intake doen Beperkt - Mogelijkheid tot intake (e-formulieren)

- Beperkte inzage dossierJongere, beheerder zorgportaal

Zorgportaal,

Zorgver-lener

Zorgverlening, verantwoording

Hoog - Opdrachtomschrijving van regisseur afkomstig- Status van cliënt (indien van belang voor

opdracht)- Budget- Uren c.q. zorg-actie registratie

Jeugdzorg, gemeente IJ, KITS, uren- c.q.

kosten verantwoor-ding

Regisseur Regisseren, preventieactiviteiten,

aansturing zorgverleners verantwoordingEscaleren

Hoog - Overzicht van soort zorg acties, startdatum, einddatum, resultaat, zorgverlener, kosten

- Overige informatie van gezin zoals werk- en inkomen, zorgdossier, re-integratie, Wmo, etc

- Indicatie vroegsignalering multiprobleem- Communicatiemogelijkheden met

belanghebbenden- Rapportagemogelijkheden

Gemeente, jeugdzorg, zorgverleners, regio, Rijk

Zakensys-teem

Client volg systeemDe-Mens-CentraalDKD, Suwi-inkijk

Informatie manager

Informatieanalyse t.b.v.

vroegsignaleringZaakgericht werken

Middel - Functionele behoefte vanuit het zorgproces- Gegevens van de diverse bronnen van de

gemeente en van ketenpartners

Gemeente, jeugdzorg, zorgverleners, regio, Rijk

Cognos, zaaksysteem

Manage-ment

Financiële sturingHRM, management

Hoog - Aansturing organisatie en samenwerkingsverbanden

- Overzicht declaraties uren- c.q. zorgkosten- Risico’s in beeld - Performance van medewerkers en regisseurs- Aantal en soort escalaties- Overige management informatie

Gemeente Management informatie systeem

Wethouder sociale

zaken

VisievormingVerantwoording raad

Behandeling escalaties

Beperkt - Feiten en cijfers, trends en ontwikkelingen- Specifieke zorgdossiers (escalaties)

- Jaarverslagen, jaarrrekening, Beraps

CIZ, CAK, CBS, CPB, gemeente, zorgverzekeraars,

woningbouwcorporaties, scholen, Centrum Jeugd en Gezin

Rapportage-en kennis systeem

STAP 2: Voor de bepaling van de SOLL-architectuur moeten er keuzes voor

systemen gemaakt worden:

Algemene wensen en eisen systemen van systemen zijn o.a. Performance eisen

Veiligheid en betrouwbaarheid, Eisen m.b.t. koppelingen en samenwerking, Eisen

met betrekking tot arbo-wetgeving, Beveiliging, Onderhoud en beheer,

Schaalbaarheid en aanpassingen; de toekomst, Migratie en invoering

Systemen voor dé 3D-informatiedomeinen

Clientdossiervorming

• Kan zaakgericht werken gebruikt worden voor dossiervorming?

• Welke cliënt-gegevens zijn beschikbaar

• Zijn de gegevens ook gekoppeld aan de gezinssituatie

Operatie en it-integratie

• Wat is er technisch mogelijk, kunnen leveranciers leveren?

• Welke informatiestandaarden zijn er?

• Hoe ziet de huidige ICT architectuur er uit?

Sturing en verantwoording

• Welke verantwoordingsinformatie is er ?

• Welke verantwoordingsinformatie is- ook in de toekomst- verplicht?

• Is er inzicht in hoeveel budget er de komende jaren beschikbaar is

• Hoeveel budget is met welke zorgtaak gemoeid (uitgesplitst)?

Analyse en vroegsignalering

• Moeten gegevens gekoppeld worden aan Geometrische gegevens?

• Welke informatie is bij externe bronnen beschikbaar: inkomensgegevens;

opleidingsgegevens; gezinssamenstelling; bevolkingsverloop; verhouding

huur- koopwoningen; leeftijdscategorieën; multiproblematiek

• Welke inwoners maken gebruik van welke voorzieningen (bv thuiszorg; inzicht

in chroniciteit)

• Is er kennis voor data-analyse in huis?

STAP 3: Bepaal de definitieve SOLL-informatiearchitectuur

• Hieruit volgen automatisch de acties en de projecten:

• Welk systeem, wie is eigenaar?

• Hoe starten we het inkooptraject?

• Welke migratie moeten we uitvoeren

• Wat is het exacte budget voor dit systeem

• Tijdplanning en doorlooptijd

• Wie is projectleider ?

• Wie wordt functioneel beheerder

Informatievoorziening meer gericht op Sociale wijkteams

De gemeente is thans gericht op individuele hulp. (zie rode lijnen) Wijkgericht

werken via Sociale Wijkteams biedt een antwoord om goede zorg te blijven leveren

met minder middelen. De komende jaren zullen de teams in de wijken verder

ontwikkeld moeten worden. Wijkteams zijn "interdisciplinaire ambulante en

proactief opererende teams van beroepskrachten vanuit onder meer gemeente,

politie, opbouwwerk, woningcorporaties, maatschappelijke dienstverlening en zorg

die op wijk- en huishoudensniveau (multi)problematiek signaleren en zorgen dat

kwetsbare bewoners op een passende manier geholpen worden”.

Een van de belangrijkste voorwaarden voor een effectieve aansturing van deze

sociale wijkteams is adequate informatievoorziening.

Vragen die hierbij een rol spelen zijn onder andere hoe de sociale wijkteams zijn

samengesteld (belanghebbenden zijn immers bewoners, de overheid, wijkpartners

en het sociale wijkteam zelf) en wat de informatiebehoefte van de verschillende

belanghebbenden is.

Aanpak gemeente t.o.v. de huidige situatie: Vergroten van de mensgerichtheid door inzet van sociale wijkteams. Meer accent op

gebruikmaking van technische mogelijkheden en informatievoorziening t.b.v. o.a. vroegsignalering en ondersteuning wijkteams. Verschuiving

van inzet gericht op individu naar inzet op groepen

Lean werken aan kostenreductie enkelvoudige vragen

In de wetenschap dat het merendeel van de aanvragen om zorg en inkomen

enkelvoudige aanvragen zijn, kan de gemeente als strategie kiezen om er voor te

zorgen dat die enkelvoudige aanvragen snel, eenvoudig en met zo min mogelijk

tijdsbelasting voor de inwoner en de organisatie afgehandeld kunnen worden. Inzet

van beschikbare informatie en geautomatiseerde systemen om de aanvragen in te

dienen en te verwerken maken dit mogelijk.

Voor de meervoudige aanvragen moet worden gezocht naar wegen om door slim in

te kopen voorlopig een eenvoudige oplossing te realiseren binnen de beschikbare

resterende middelen. De komende jaren wordt gebruikt om op dit onderdeel de

transformatie verder vorm te geven om zodoende tot betere oplossingen te komen

die in ieder geval binnen de beschikbare budgetten passen.

Aanpak gemeente t.o.v. e huidige situatie: Verhogen van aandacht op lean (zaakgericht) inrichten van processen voor enkelvoudige zorg. Slim

aansluiten van deze processen op toegang via bijvoorbeeld vraagverheldering kan administratieve last terugbrengen.

Aanpak gemeente t.o.v. e huidige situatie: Big data wordt meer dan nu ingezet om tendensen en situaties per week in beeld te brengen. Ook

mogelijke multi-probleemgezinnen kunnen in beeld komen dankzij slimme koppeling van bestanden zonder daarbij de privacy uit het oog te

verliezen.

Gebruik bestaande gegevens met Big Data

Big Data gaat over het gebruiken van de enorme hoeveelheid aan gegevens die al

verzameld worden. Dankzij de explosieve groei aan digitale gegevens gebruikt

worden gemaakt van de mogelijkheid om te anticiperen en voorspellende waarden

te zoeken om beleid te kunnen maken. De toegevoegde waarde van Big Data lijkt

vooral te liggen in het snel verwerken van data uit meerdere bronnen. Het concept

is om alle gegevens te onderzoeken op gemeenschappelijke eigenschappen, ook als

op het eerste gezicht bepaalde gegevens niets met de zoekvraag te maken lijken te

hebben. Daarmee komen nieuwe inzichten en patronen aan de oppervlakte die niet

eerder in beeld waren.

Big Data kunnen het bestuur, beleidsmedewerkers en het management helpen om

betere beslissingen te nemen. Door de bovengenoemde methode voor het Sociaal

Domein toe te passen, kan het beleid gericht op bepaalde doelgroepen of op

bepaalde zorgverleners veel effectiever worden gemaakt.

De decentralisaties moeten leiden tot een meer

groeps-gericht aanpak, i.p.v. een individuele client-

of gezinsgerichte aanpak; ook moet de balans

gezocht worden tussen een mens-en-zorg gerichte

aanpak en een technocratische aanpak