Hoe bereik ik een papierloos kantoor?

Bruno JeurissenAfdelingshoofd Bedrijfsinformatie

Vlaamse Maatschappij voor WatervoorzieningVooruitgangstraat 189B-1030 BrusselBelgië

bruno.jeurissen@vmw.be

Drivers for ECM

VMW = gekleurd gebied in Vlaanderen170 Gemeenten

WEST-VLAANDEREN

OOST-VLAANDEREN

VLAAMS-BRABANT

LIMBURG

Beweegredenen voor ECM – vroeger (1)

> 1998 invoering ISO 14001 – MILIEUZORGSYSTEEM> 1999 - 2000 Life-project ISO & EMAS> Noodzaak tot opmaken van procedures en

instructies voor milieuzorg> Versiebeheer en papierloos werken> Keuze voor Webiso (één workflow)

Kwaliteit

Veiligheid/welzijn

Milieu

IKZIKZ

Info

februari 2010Informatiebeheer en data omzetten in kennis!

Integraal zorgsysteem

BZN

Beweegredenen voor ECM – vroeger (2)

> 2001 :wens tot invoering IKZ en ISO 9001> Noodzaak tot opmaken van procedures en

instructies voor het hele bedrijf (6 handboeken)> Keuze voor Webiso

Beweegredenen voor ECM – vroeger (3)

> 2005 : intranet met DMS en CMS> Als “suggestie van een externe consultant”> Als “backup” voor Webiso> Belangrijke documentenstromen (RVB en DIG)> Keuze voor OpenIMS (onbeperkt aantal workflows)

Beweegredenen voor ECM - vandaag

> zoeken> versiebeheer> nog meer gebruik van workflows bij DMS> kennisbeheer> anders werken (oa. telewerken)> papierarm werken> rapportering omtrent documenten in DMS> meer mailen met hyperlinks zonder bijlagen> anders en minder archiveren

Uitdagingen voor de nabije toekomst

> Bedrijfswoordenboek> Digitale postkamer> Bedrijfsprocesbeheer – vereenvoudiging> Koppeling DMS aan andere

informaticatoepassingen (contractbeheer, adresbeheer, kwaliteitszorg, bedrijfsprocessen…)

> Continu change management ! !

Slaagkansen voor papierarm werken vergroten door …

> Duidelijke visie> Dringende of dwingende behoefte> Continue begeleiding en opleiding> Geen kopie van bestaande

toestand> Vernieuwing pas gedragen als ze

voordelen voor gebruiker inhoudt

Voordelen

• Samenwerken• Kennisdelen• Kennisbeheer• Papierarm werken• Kleiner kantoor nodig• Snelheid

• ROI nooit echt berekend

Nadelen

• Change management• Langzaam veranderingsproces• Meer op computer werken• RSI-klachten• Snelheid

Life demonstratie OpenIMS

> Intranet op basis van CMS> Werkstromen in DMS> Vooruitblik digitale postkamer

Concreet voorbeeld van stroomversnelling ….

Project informatiestromen : aanpak

> Bedrijfsprocessen in kaart brengen> Opruimen en afvoeren> Scannen en archiveren> Aanpak formulieren> Inkomende post verminderen> Beter werken met DMS en E-mail> opleiding – opleiding - opleiding> Digitale postkamer