Naar een eengemaakt

bibliotheeksysteem voor Vlaanderen

bart.beuten@bibnet.bejohan.mijs@bibnet.be

Inhoud

• Wat voorafging• Haalbaarheid• Voorbereiding• Projectstructuur• Planning• Naar de essentie• Bezorgdheden• Marktverkenning

Wat voorafging

Naar een nieuw hoofdstuk in de uitbouw van de digitale bibliotheek

‘Innoveren lukt, maar te traag: na elk jaar ontwikkeling volgen er drie jaren van implementatie’

Samenwerken aan dienstverlening

Studie systeemarchitectuurBibnet, provincies, VGC

Blauwdruk voor de toekomst

Advies voor digitale bibliotheek en bibliotheeksystemen

Februari 2013 - februari 2014

Doelstellingen: afstemming, optimalisering, rationalisering, leveranciersmanagement

http://www.bibnet.be/portaal/Bibnet/Over_Bibnet/Onderzoek/Systeemarchitectuur%20voor%20de%20digitale%20bibliotheek

Samenvatting

7 werven

1. Business intelligence

2. IT-maturiteit

3. Webpresentatie

4. Identity & access management

5. Digitale collecties

6. Collectiemanagement en catalografie

7. Service oriented architecture

3 randvoorwaarden

1. Aangepast organisatiemodel

2. Aangepaste marketing

3. Rationaliseren om te kunnen investeren in verdere innovatie

Haalbaarheidsstudie consolidatie bibliotheeksystemenBibnet, provincies, VGC

Stuurgroep – werkgroep met centrumsteden, PBS en niet-PBS bibs

Juni 2014 – april 2015

De uitvoering van een haalbaarheidsonderzoek naar de uitbating, werking, implementatie en migratie van één applicatieplatform voor de uitvoering van de bibliotheekbeheersactiviteiten die te maken hebben met lenersbeheer, collectiebeheer en circulatiebeheer.

http://www.bibnet.be/portaal/Bibnet/Over_Bibnet/Onderzoek/Eengemaakt-bibliotheeksysteem

Haalbaarheid

Technische haalbaarheid: opzet

Technische haalbaarheid: geïntegreerd?

Technische haalbaarheid: geïntegreerd?Het eengemaakt bibliotheeksysteem functioneert als een grote service geöriënteerde module in de architectuur van de digitale bibliotheek.

Bepaalde modules kunnen op termijn worden afgesplitst:- Rapportage en statistieken- Bestellen (financieel/administratieve deel)- Analyse (voor collectiebeheer)

Voor sommige modules zijn er alternatieven voorhanden, maar een oplossing buiten het bibliotheeksysteem is niet haalbaar:

- Lenersadministratie- Financieel beheer

Nu buiten het bibliotheeksysteem, mogelijk later te integreren:- Centrale catalografie (Open Vlacc)- IBL

Technische haalbaarheid: leveranciers?

Financiële haalbaarheid

Een geconsolideerd Vlaams bibliotheeksysteem levert op termijn de noodzakelijke financiële ruimte voor innovatie van de digitale bibliotheek, door o.a.

• ontwikkeling, onderhoud en beheer bibliotheeksysteem op 1 plaats• meer onderhandelingskracht• verdere rationalisering koppelingen en systeemarchitectuur

(cf. koppelingen Bibliotheekportalen)

Organisatorische haalbaarheid

Aansluiten bij het Vlaamse niveau biedt voordelen die gemeenten individueel of op provinciaal niveau niet hebben:

• Bundeling en verdieping van expertise• Meer innovatie van de digitale bibliotheek voor dezelfde prijs• Aansluiting op Vlaamse initiatieven• Betere regie van innovatie digitale bibliotheek

Lopende gesprekken over overheveling provinciale bevoegdheden

Conclusie

Een geconsolideerd Vlaams bibliotheeksysteem blijkt technisch, bestuurlijk-organisatorisch en financieel haalbaar.

Het meest haalbare scenario is te migreren naar één centraal geïntegreerd bibliotheeksysteem dat is gericht op de meest stabiele bibliotheekprocessen.

Consolidatie biedt een mix van verbeteringen in de dienstverlening en in de bedrijfsvoering en meer individuele en gezamenlijke financiële ruimte voor innovatie.

Opdracht voor Bibnet

• Uitwerken en uitvoeren van een gedragen oplossing• Opstellen van een convenant (eigendom, zeggenschap,…)

• Afsluiten van contracten en zakelijk aansturen leverancier(s)• Inrichten supportorganisatie die lokale situatie kent en zorgt voor

continuering kwalitatieve helpdesk en ondersteuning provincies

• Inrichten van een regieorganisatie die afstemming verzorgt tussen

de vraag van bibliotheken en het (externe) aanbod

• Prijscalculatie maken voor deelnemende gemeenten

Voorbereiding

Start redactie lastenboek

5 mei 2015: goedkeuring door minister Gatz voor de start van de redactie van een lastenboek

In maximale samenwerking met provinciale bibliotheekteams

Belang van communicatie

• transparantie in de objectieven, opzet en aanpak van het project• breed besef dat het project is gekoppeld aan het innovatiepad voor de

digitale bibliotheek• in functie van sterke betrokkenheid, medewerking en draagvlak

Lopende gesprekken over overheveling provinciale bevoegdheden

Projectstructuur

Stakeholdersgroep

Continuïteit met de stuurgroep van de haalbaarheidsstudie (provincies en 20 bibliotheken)

Antwerpen: provincie, Antwerpen, Kontich, Mechelen, Turnhout

Brussel: VGC, Muntpunt, Schaarbeek

Limburg: provincie, PBL, Hasselt, Genk, Lanaken

Oost-Vlaanderen: provincie, Gent, Aalst, Sint-Niklaas, Herzele

Vlaams-Brabant: provincie, Leuven, Zaventem

West-Vlaanderen: provincie, Brugge, Kortrijk, Waregem, Oostende, Roeselare

Bibnet

Stuurgroep

Afgevaardigd vanuit de stakeholdersgroep(op basis van verdeling grotere, kleinere en ‘regio’ bibliotheek)

Provincies: Stefaan Froyman, Klaar Franssen, Tina Claessens

VGC: Patrick Vanhoucke

Bibliotheek centrumstad (PBS): Koen Jacobs (Antwerpen)

Bibliotheek centrumstad (niet-PBS): Krist Biebauw (Gent)

Kleinere bibliotheek (PBS): Sandrien Noppen (Zaventem)

Kleinere bibliotheek (niet-PBS): Diane Nys (Kontich)

Bibliotheek met plannen voor regiobib (PBS): Paul Kellens (Herzele)

Bibnet: Bart Beuten, Johan Mijs

Projectteams

Juridisch projectteam

Hannes CannieBart BeutenJohan Mijs

Advocatenkantoor Stibbe

Technisch projectteam

Johan MijsPeter De KeyserKlaar Leroy

Jeroen Cortvriendt (VGC)Niki Priem (West-Vlaanderen)Nini Vranken (Antwerpen)Katie Pieters (Vlaams-Brabant)

Ron Deen (Ilionx)

Werkbezoeken aan en workshops met

lokale bibliotheken

Planning

Planning uit de haalbaarheidsstudie

Het is raadzaam 10-20% buffer op te nemen in de planning!

Voorwaarde: ‘Het gestand doen van de bepalingen in het regeerakkoord ten aanzien van het bibliotheekbeleid.’

De planning houdt geen rekening met de thans niet op een PBS aangesloten bibliotheken die een herenakkoord met de provincie hebben afgesloten (migratie voorafgaand naar PBS of meteen naar eengemaakt bibliotheeksysteem?)

Antwerpen

PBS (Brocade):56+4 bibs

Niet-PBS:5 Vubis1 Bidoc

3 Vubis

Vlaams-Brabant

PBS (Aleph):38+2 bibs

Niet-PBS:3 Vubis9 Bidoc1 Filemaker

2 Vubis4 Bidoc1 Filemaker

West-Vlaanderen

PBS (Vubis-Cevi):48 bibs

Niet-PBS:2 Vubis (Oostende, Brugge)

10 Bidoc

Oost-Vlaanderen

PBS (Vubis-Cevi):62 bibs

Niet-PBS:2 Vubis (Brakel, Gent)

Limburg

PBS (Vubis):30 bibs

Niet-PBS:1 Vubis7 Brocade5 Bidoc

Brussel

PBS (Vubis): 19 bibs

Bibliotheekportalen (7 M titels, 53 M holdings)

Open Vlacc (bestand voor copy-cataloging): door alle bibs afgenomen (1 M titels)

lokale apparatuur e-ID gemeentelijke administratie BIOS IBL ...

1,5 M leners, 43 M GM + 8 M AVM uitleningen

e-mail

*

* niet alle bibs hebben een herenakkoord

Naar de essentie

Procesbenadering

Haalbaarheidsstudie heeft het over het ‘consolideren van de meest stabiele en uniforme bibliotheekprocessen’

• Catalografie

• Inventarisbeheer

• Bestellen

• Lenersadministratie

• Uitlenen

• Financieel beheer

• Rapportage/statistieken

Verzamelen van workflows, handleidingen, beschrijvingen van werkprocessen, ...

Veel te veel

Te veel detail, te fragmentair, inconsistent, incoherent, onderling niet vergelijkbaar, verantwoordelijkheden niet duidelijk, soms te complex …(maar alle informatie is zeker welkom!)

Op zoek naar ...

• de ESSENTIE

• het overzicht

• de juiste graad van detail

• duidelijke definities

• transacties, rollen en verantwoordelijkheden

• eenduidige vereisten en architectuurprincipes voor een lastenboek

• ...

Met DEMO

Design & Engineering Methodology for Organizations(http://www.ee-institute.com/)

Ontwikkeld aan TU Delft en Maastricht Universityhttps://nl.wikipedia.org/wiki/DEMO

• Model voor de rollen, verantwoordelijkheden en transacties in een organisatie (constructiemodel)

• Model voor de processen in de tijd (procesmodel)• Model voor de informatie (feitenmodel)• Model voor de business rules (actiemodel)

Bezorgdheden

Bezorgdheden

Onduidelijkheid en scope creep

Multi-tenancy

Datakoppelingen

User experience

Schaalbaarheid

Legacy (evolvability)

Vendor lock-in

Privacy

Beheersorganisatie

Migratiescenario’s

Onduidelijkheid en scope creep

Functie versus constructie

Functie (subjectief) Constructie (objectief)

Constructiemodel van de (?) bibliotheek

Multi-tenancy: variatie per bibliotheek

Verschil tussen ontologie en implementatie!

Data en openheid

User experience

Schaalbaarheid

Context StrategieOrganisationeel Informationeel Documenteel

Functie Quality of O Quality of I Quality of D

Constructie

OntologieImplementatie- mensen- technologie

Quality of information- Correct- Actual- Precise- Complete

Marktverkenning

Werkbezoeken aan bibliotheken

valideren modellen, bezorgdheden, schermen vereisten, en architectuuraan context, functies en implementatiebepalen prioriteiten vanuit 3 perspectieven

Vereisten a b c Architectuur a b c

Kleinere bibliotheek

Grotere bibliotheek

‘Regio’ bibliotheek

Request for information (RFI)

Open oproep om kennis te maken met de mogelijkheden van de markt

Heel sterk veranderende markt

• lokale en internationale spelers (veel mergers en acquisitions)

• cloud platforms

• open source systemen

• zelfbouw

• non-niche enterprise information systemen

foto’s: Miniatur Wunderland Hamburg

Eindredactie

Lopende gesprekken over overheveling provinciale bevoegdheden