myTelephony 9.2 Guide de l’Administrateur d’Entreprise · Propriété de Bretagne Télécom...

myTelephony 9.2

Guide de

l’Administrateur d’Entreprise

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Propriété de Bretagne Télécom - Confidentiel

Table des matières

Table des matières ............................................................................................................................. 1

Introduction ......................................................................................................................................... 3

A propos de Ce guide ........................................................................................................................... 3

Audience ................................................................................................................................................. 3

Sommaire ............................................................................................................................................... 3

Approvisionnement d’Entreprise ................................................................................................. 4

Vue d’ensemble des paramètres de l’entreprise ........................................................................... 4

Administrateurs d’entreprise ............................................................................................................ 5

Capacités d’approvisionnement des utilisateurs .................................................................... 6

Nombre d’utilisateurs existants ........................................................................................................ 6

Données utilisateurs ............................................................................................................................ 6

4.2.1. Appartenance à un groupe ............................................................................................................ 7

4.2.2. Identifiant utilisateur ...................................................................................................................... 7

4.2.3. Numéro public .................................................................................................................................. 8

4.2.4. Terminal utilisateur ......................................................................................................................... 8

4.2.5. Abonnements .................................................................................................................................... 9

Terminaux ........................................................................................................................................... 10

Nombre de téléphones existants ........................................................................................................... 10

Détails des téléphones ............................................................................................................................. 10

Numéros Publics ............................................................................................................................... 11

Usage des numéros publics (SDA) ......................................................................................................... 11

Détails des numéros publics ................................................................................................................... 11

Groupes ............................................................................................................................................... 12

Nombre de groupes existants ................................................................................................................. 12

Détails de groupe ....................................................................................................................................... 12

Numéro d'extension et identité ............................................................................................................. 12

7.3.1. Numéros longs ................................................................................................................................ 13

7.3.2. Mode de distribution .................................................................................................................... 13

7.3.3. Adhésion .......................................................................................................................................... 13

7.3.4. Abonnements .................................................................................................................................. 13

7.3.5. Paramètres de la messagerie vocale ......................................................................................... 13

7.3.6. Paramètres de mise en file d'attente ........................................................................................ 13

Départements ................................................................................................................................... 14

Nombre de départements existants ..................................................................................................... 14

Détails du département ........................................................................................................................... 14

Sites ...................................................................................................................................................... 15

Nombre de Sites existants ....................................................................................................................... 15

Détails du site ............................................................................................................................................. 15

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Règles d’appel .................................................................................................................................... 16

Règles d’appel d’entreprise .............................................................................................................. 16

Filtrage de règles par extension ...................................................................................................... 16

Réglage des règles de redirection ................................................................................................... 17

Paramètres des règles de Services .................................................................................................. 19

Les paramètres des règles de restriction d'appel ........................................................................ 19

Personnalisation Audio ................................................................................................................. 21

Annonces de services aux utilisateurs ........................................................................................... 21

Musique d’attente .............................................................................................................................. 21

Pont de conférence .......................................................................................................................... 23

Nombre de ponts de conférence existants ................................................................................... 23

Paramètres d’étiquette et de numéro public ............................................................................... 23

Standard Automatique ................................................................................................................... 24

Capacités et limites (comparaison avec le portail avancé d’administration Web) ............ 24

Paramètres d’approvisionnement .................................................................................................. 24

13.2.1. Détails .......................................................................................................................................... 24

13.2.2. Horaires d'ouverture et de fermeture .................................................................................. 24

13.2.3. Menu et choix ............................................................................................................................. 25

Divers ................................................................................................................................................... 26

Préférences .......................................................................................................................................... 26

À Propos ................................................................................................................................................ 26

Se déconnecter .................................................................................................................................... 26

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Introduction

A propos de Ce guide

Ce guide sert de référence aux administrateurs d'entreprise, pour les aider à faire des activités d’approvisionnement concernant la plateforme Istra.

Il comprend une vue d'ensemble de l'interface myTelephony, décrivant les principaux composants, les services fournis et les cas d'utilisation les plus pertinents fournis aux administrateurs.

Audience

Ce guide est un document technique destiné aux administrateurs d'entreprise qui ont la responsabilité technique de la téléphonie. Bien que la définition de ce rôle puisse varier d'un cas à l'autre, il convient de noter que les utilisateurs de ce manuel devraient avoir suivi la formation technique adéquate et avoir une expérience technique de base dans la gestion des systèmes de télécommunications.

Sommaire

myTelephony est un portail de gestion de services de téléphonie simplifié permettant aux administrateurs d’entreprise de gérer :

Les utilisateurs (y compris la possibilité de se connecter aux applications (myIstra..) pour le compte d'autres utilisateurs)

Le plan de numérotation interne

Les groupes

L‘affectation des téléphones

Numéros d’extension et SDA.

Sites et départements

Règles d’appel et de redirection

Personnalisation audio

Pont de conférence

Standard automatique

Les abonnements

NOTE : la capacité et les messages d’accueil ne peuvent être gérer que par le responsable de

la plateforme «Platform Owner».

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Approvisionnement d’Entreprise

Le responsable de la plateforme définit les paramètres d’approvisionnement d’entreprise à partir de l’interface web d’administration de la plateforme Istra, y compris la création de l’entreprise en elle-même.

Vue d’ensemble des paramètres de l’entreprise

Une fois connecté à myTelephony, l’administrateur d’entreprise a une vue d’ensemble des paramètres de l’entreprise comme suit:

En cliquant sur le nom de la société, l'administrateur de l'entreprise peut afficher les paramètres de l'entreprise, par ex. le numéro de pilote, le nombre maximal de connexions SVI, le plan de numérotation interne....

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Administrateurs d’entreprise

Sur la page d'accueil, la liste des administrateurs d'entreprise s'affiche. En cliquant sur cette liste, l'administrateur de l'entreprise peut afficher les coordonnées de chaque administrateur.

NOTE : Si vous souhaitez ajouter un autre administrateur, contactez le propriétaire de la plateforme

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Capacités d’approvisionnement des utilisateurs

Nombre d’utilisateurs existants

Sur la page d'accueil, une liste du nombre d'utilisateurs dans l'entreprise s’affiche. Le nombre d'utilisateurs est également disponible dans le menu de gauche, accompagné de la répartition des abonnements appliqués. Dans cet exemple, il y a 127 utilisateurs dans l'entreprise.

Données utilisateurs

Si vous cliquez sur la liste des utilisateurs, comme illustré dans la photo ci-dessus, à partir de la page d'accueil, vous accédez à un écran qui affiche la liste complète des terminaux/utilisateurs d'entreprise. Vous pouvez alors cliquer sur chaque utilisateur individuellement pour voir plus de détails - vous pouvez trier la liste par nom, extension

Lorsque vous cliquez sur chaque utilisateur, vous voyez une description détaillée de leurs coordonnées, le département assigné, les groupes associés, DID et les extensions assignées, les informations sur les terminaux et les abonnements.

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Pour chaque utilisateur de l'entreprise, vous pouvez accéder aux coordonnées du contact, y compris le prénom, le nom de famille, l’email, le département (ventes, marketing, finances, etc.), le titre et le numéro de mobile.

4.2.1. Appartenance à un groupe

Au niveau de l'utilisateur, l'appartenance à un groupe fait référence aux appels collectifs et associés à l'utilisateur. Dans l'exemple ci-dessous, Karine Mérouze, Responsable Marketing & Communication, fait partie du groupe de l'équipe marketing et a accès au groupe de réceptionnistes de l'entreprise.

4.2.2. Identifiant utilisateur

Si vous cliquez sur les paramètres de téléphonie, vous pouvez vous connecter à myIstra à leur place et modifier leurs préférences et les paramètres de leur terminal et de leur messagerie vocale, y compris la modification du mot de passe.

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4.2.3. Numéro public

L'extension et le numéro public de chaque utilisateur sont visibles dans le coin supérieur droit. myTelephony vous permettra d’assigner, modifier, et supprimer des numéros longs, mais pas l'extension interne. Un choix parmi une liste de numéros publics non attribués peut être facilement obtenu si * est entrée.

4.2.4. Terminal utilisateur

Sous Téléphones, vous pouvez voir tous les postes téléphoniques actuellement affectés à cet utilisateur et si ceux-ci sont actifs. Vous pouvez également voir les différents sites dans l'entreprise, l'adresse MAC attribuée au terminal et son adresse IP.

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Vous avez également la possibilité d'ajouter un téléphone IP au profil de l'utilisateur, en cliquant sur le bouton « Assigner un téléphone ». Un menu déroulant listant tous les appareils sur la plate-forme apparaitra, vous pouvez réattribuer un terminal d'un utilisateur à un autre, même si cet appareil est actuellement en service.

4.2.5. Abonnements

L’abonnement est un ensemble de services auquel l'entreprise a droit. Sous « Utilisateur », vous pouvez voir les abonnements souscrits par l'utilisateur. Vous avez la possibilité d'ajouter d'autres abonnements dans le menu déroulant.

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Terminaux

Nombre de téléphones existants

Sur la page d'accueil, vous pouvez voir un résumé du nombre de téléphones déclarés dans l'entreprise.

Détails des téléphones

Si vous cliquez sur la liste des téléphones, comme illustré dans l'image ci-dessus, à partir de la page d'accueil, vous accédez à un écran qui affiche la liste complète de ces derniers. 204 terminaux ont été déclarés. Sur ces 204 téléphones, 52 terminaux IP et 38 terminaux distants ont été assignés aux utilisateurs et sont en service.

Vous pouvez ajouter d'autres terminaux en cliquant sur "Ajouter un téléphone IP" et en sélectionnant l'appareil dans le menu déroulant.

Vous avez également le droit de libérer un téléphone déjà affecté à un utilisateur en cliquant sur le nom d'utilisateur, puis en sélectionnant le terminal à libérer.

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Numéros Publics

Usage des numéros publics (SDA)

Sur la page d'accueil, vous verrez un résumé des numéros publics dans l'entreprise. Ces numéros publics ont été déclarés par le propriétaire de la plate-forme par le portail d'administration Web d'ISTRA.

85 ont été attribués aux utilisateurs et 25 sont disponibles, attendant d'être attribués à de nouveaux utilisateurs.

Détails des numéros publics

Si vous cliquez sur la liste des numéros publics, comme illustré dans l'image ci-dessus, à partir de la page d'accueil, vous accédez à un écran qui affiche la liste complète des numéros publics. Vous pouvez trier par numéro, extension ou étiquette. Vous avez seulement une vue de ces chiffres. Il n’est possible de les gérer que depuis le portail d’administration Web de la plateforme ISTRA - mais ne peut pas les gérer (uniquement possible par le propriétaire de la plateforme).

Les groupes et les utilisateurs au sein de l'entreprise ont été affectés à un numéro public. Cette affectation peut être modifiée et supprimée.

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Groupes

Nombre de groupes existants

Sur la page d'accueil, vous verrez un résumé du nombre de groupes au sein de l'entreprise.

Détails de groupe

Sur la page d'accueil du groupe, vous pouvez trier par nom de groupe, extension et par type de distribution. Vous pouvez développer chaque groupe pour voir la liste des membres, en cliquant sur la flèche vers le bas à côté du numéro. Lorsque vous cliquez sur un groupe, vous verrez l'extension assignée, nom, numéro public, la distribution et l'extension de chaque utilisateur dans le groupe. Vous pouvez modifier le nom du groupe, DID, la méthode de distribution et ajouter et supprimer des membres à ce groupe. Vous pouvez également supprimer des groupes entiers.

Numéro d'extension et identité

Chaque groupe est affecté à une extension. Cela ne peut pas être modifié dans myTelephony, mais vous pouvez voir toutes les extensions de groupe attribuées. Vous

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pouvez également effectuer une recherche par extension à partir de la page d'accueil Groupes.

7.3.1. Numéros longs

Dans chaque groupe de postes individuels, vous pouvez voir les numéros publics SDA affectés au groupe et ajouter tout SDA déjà assigné à l'entreprise.

7.3.2. Mode de distribution

Dans la page des groupes, il existe deux formes de distribution différentes. Vous pouvez configurer tous les téléphones du groupe pour les faire sonner simultanément, ou vous pouvez opter pour une distribution séquentielle, ce qui signifie qu'ils sonnent dans l'ordre, chaque nouvel appel roulant à la personne suivante dans la file d'attente, jusqu'à ce que qu’un membre réponde. L'ordre est le même que l'ordre des membres indiqués ci-dessous. A noter que les réglages de règles de redirection au niveau de l’entreprise ou du groupe, définies dans l’interface web d’administration, sont prioritaires sur cette configuration dans myTelephony.

7.3.3. Adhésion

Au sein de chaque groupe, vous pouvez voir les membres, énumérés par leur nom et extension. Vous pouvez ajouter et supprimer des membres aux groupes.

7.3.4. Abonnements

Vous pouvez ajouter ou supprimer des abonnements au groupe via le menu déroulant.

7.3.5. Paramètres de la messagerie vocale

Si vous créez les groupes dans myTelephony, cette option ne s'affichera qu'après la création du groupe. La messagerie vocale est définie par défaut. Vous ne pouvez pas la désactiver, mais vous pouvez personnaliser l’énumération du nom ou tout le message d'accueil.

7.3.6. Paramètres de mise en file d'attente

Si vous créez les groupes dans myTelephony, cette option ne s'affichera qu'après la création du groupe. Vous pouvez décider d'activer ou non le service de file d'attente et choisir le nombre de fois que l'appel sera soumis à un cycle dans le groupe. La musique de mise en attente et l'annonce sont définies par défaut mais peuvent être modifiés à partir de cet écran.

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Départements

Nombre de départements existants

Sur la page d'accueil, vous verrez un sommaire du nombre de départements au sein de l'entreprise.

Détails du département

Si vous cliquez sur le bouton Département, comme illustré dans l'image ci-dessus, à partir de la page d'accueil, vous accédez à un écran qui affiche la liste complète des départements. De là, vous pouvez modifier, supprimer ou ajouter un nouveau département.

Sur la page utilisateur, vous verrez qu'un utilisateur spécifique est affecté à un département.

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Sites

Nombre de Sites existants

Sur la page d'accueil, vous verrez un résumé du nombre de sites dans l'entreprise.

Détails du site

Si vous cliquez sur la liste Sites, comme indiqué sur l'image ci-dessus, vous accédez à l'écran qui affiche la liste complète des sites ainsi que le nombre d'utilisateurs, de groupes et de téléphones affectés à ceux-ci. De là, vous pouvez modifier, supprimer ou ajouter un nouveau site.

Sur la page du téléphone, vous verrez qu'un téléphone est affecté à un site.

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Règles d’appel

Règles d’appel d’entreprise

Sur la page des règles d'appel, les règles de redirection et d'interdiction d'entreprise définies par le propriétaire de la plate-forme sont affichées par défaut.

Les règles de redirection peuvent être modifiées et supprimées.

Les règles d'interdiction d'appel peuvent être activées, désactivées ou supprimées. Elles peuvent être appliquées pour les appels et sms.

Filtrage de règles par extension

Vous pouvez afficher à la fois les règles de transfert et les règles d'interdiction d'une extension utilisateur ou d'une extension de groupe. Vous êtes également autorisé à créer une nouvelle règle de redirection et à l'affecter à un utilisateur spécifique. Soyez conscient

Bretagne télécom

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que l'activation d'une règle de restriction peut avoir un impact sur votre facture de téléphonie!

Vous pouvez également créer une nouvelle interdiction d'appel règle et l'attribuer à un utilisateur.

La bannière de recherche affichée en haut de la page vous permet de trouver facilement l'entité dont vous souhaitez afficher ou modifier les règles d'appel.

La recherche est interactive: commencez à taper le numéro d’extension, myTelephony sera alors complète et afficher les résultats automatiquement.

Réglage des règles de redirection

Lorsque vous choisissez l'extension dans la bannière de recherche, ses règles de redirection s'affichent comme suit:

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Il y a trois types prédéfinis de règles de redirection:

- Sur non réponse

- Si occupé

- Sur coupure réseau

Vous pouvez créer une nouvelle règle en cliquant sur «Créer une règle».

Pour une règle déjà créée, vous pouvez modifier l'étiquette, le type (sur non réponse, si occupé, sur coupure réseau), le délai de sonnerie après lequel l'appel sera renvoyé, le type d'appel auquel il s'applique (tous les appels, appels externes, Appels internes ou anonymes).

Vous pouvez également modifier la destination vers laquelle les appels seront transférés (messagerie vocale, réceptionniste, téléphone mobile ...).

Un appelant spécifique peut être défini, par ex. Lorsqu'un numéro ou un groupe interne spécifique appelle, l'appel est renvoyé à la destination définie.

Les numéros ciblés (numéros abrégés, SDA et GSM) et l'état de présence (absence, maladie, vacances ...) peuvent également être définis.

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Une règle créée attribuée à une extension peut être activée ou désactivée en cliquant sur le bouton d'état correspondant.

Paramètres des règles de Services

Lors de l'affichage des règles d'appel pour une extension spécifique, le bouton « Créer une règle de redirection vers un service » est disponible. Il permet de définir plusieurs règles de redirection vers des services tels que file d'attente, filtrage d'appels, rappel automatique, et le filtrage patron / secrétaire.

Comme toutes les autres règles, vous pouvez activer et désactiver la règle de service déjà créée.

Vous avez également le droit de créer une nouvelle règle de service en cliquant sur «Créer une règle de service».

Les paramètres des règles de restriction d'appel

Lorsque vous choisissez l'extension dans la bannière de recherche, ses règles d'interdiction d'appel s'affichent.

Vous pouvez désactiver et / ou supprimer les règles restreintes assignées.

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Vous êtes également autorisé à affecter une règle d'interdiction d'appel déjà créée. Choisissez une règle dans le menu déroulant et cliquez sur "Assigner".

En cliquant sur "Gérer les restrictions", toutes les règles d'interdiction d'appel créées seront affichées (mais pas leurs affectations).

Vous avez également le droit de créer une nouvelle règle d'interdiction en cliquant sur "Créer une interdiction d'appel". Une fois créée, vous pouvez l'attribuer à une extension ou à un groupe d'extensions.

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Personnalisation Audio

Annonces de services aux utilisateurs

Sur la page de personnalisation audio, la section « Musiques et annonces de service » présente les annonces nécessaires pour les différents services activés sur l’entreprise.

Note: Veuillez parler à l’administrateur de votre plate-forme pour télécharger une musique personnalisée ou la modifier.

Pour le service Patron-secrétaire, une musique en attente est définie par défaut. Vous pouvez écouter, supprimer ou télécharger. La musique d'attente personnalisée, définie par le propriétaire de la plate-forme peut également être pré visualisée, supprimée ou téléchargée.

Pour le service de file d'attente, il y a deux annonces à définir: l'annonce d’accueil, et la musique d'attente. Pour les deux annonces, vous pouvez écouter, supprimer ou télécharger les fichiers existants.

Musique d’attente

La personnalisation audio affiche toute la musique en attente globale de l'entreprise. À partir de cette page, vous pouvez voir les différentes sélections audio, vous pouvez prévisualiser et lire la musique par défaut - mais vous ne pouvez pas télécharger de nouvelles pistes audio.

Si un fichier audio personnalisé est défini, vous pouvez le supprimer.

Vous pouvez configurer les musiques d’attente de chaque site déclaré dans l’entreprise.

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Musique d’attente pour appels externes

Musique d’attente pour appels internes

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Pont de conférence

Nombre de ponts de conférence existants

Sur la page d'accueil, vous verrez un résumé du nombre de ponts de conférence au sein de l'entreprise.

Paramètres d’étiquette et de numéro public

Si vous cliquez sur la liste Ponts de conférence, comme illustré dans l'image ci-dessus, à partir de la page d'accueil ou du menu de gauche, vous accédez à un écran qui affiche la liste complète des ponts de conférence. De là, vous pouvez modifier, supprimer ou ajouter un nouveau pont de conférence.

Chaque pont de conférence peut avoir sa propre étiquette. Vous ne pouvez pas modifier le numéro d’extension qui lui est associé, mais vous pouvez y ajouter des numéros publics - si vous voulez donner un numéro local ou sans frais au pont de conférence - par opposition au numéro principal, vous pouvez assigner plusieurs numéros au même pont. Pour ajouter des numéros publics, cliquez sur la case et recherchez les numéros publics associés à l'entreprise.

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Standard Automatique

Capacités et limites (comparaison avec le portail avancé d’administration Web)

Il s'agit d’un service d’accueil automatique limité. Vous pouvez ouvrir ou fermer le service, régler les heures de bureau et ajouter un menu à neuf options (transfert ou répétition du message).

Les seules options sur le standard automatique sont l’ouverture ou la fermeture. Il n'y a pas d'option de filtrage avancées. Par exemple, à l'état ouvert, l'entreprise est ouverte de 9 h à 17 h du lundi au vendredi et vous aurez accès aux options de base. Si elle est fermée, elle ne lira qu'un message - vous ne pouvez pas accéder aux neuf options du menu.

Vous ne serez pas en mesure de visualiser les standards automatiques créés dans myTelephony, si ceux-ci ont été configurés dans le portail Web d’administration, par le fournisseur de services. Il ne sera pas visible dans myTelephony.

Vous ne pouvez modifier ou supprimer que les services d’accueil automatique crées dans myTelephony. Vous pouvez créer un nouveau service.

Paramètres d’approvisionnement

13.2.1. Détails

Dans cette section de la page de l’accueil automatique, vous pouvez assigner un numéro public afin de le rendre accessible publiquement. Appuyez sur * pour afficher la liste des numéros publics disponibles et sélectionnez celui de votre choix.

13.2.2. Horaires d'ouverture et de fermeture

Dans cette section de la page de l’accueil automatique, vous pouvez définir manuellement l'état du service (soit ouvert ou fermé). Lorsque vous mettez le service à l’état fermé, vous pouvez définir une "annonce exceptionnelle" (Un jour férié par

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exemple, ou une fermeture annuelle). Vous pouvez également définir les jours et heures d'ouverture et de fermeture. Lorsque vous mettez le service à l’état ouvert, vous pouvez définir le message de fermeture, afin d'informer les appelants de l'état fermé (fermeture quotidienne normale).

13.2.3. Menu et choix

Dans cette section de la page IVR, vous pouvez définir jusqu’à neuf options de transfert en une seule étape dans différents emplacements. Avant de pouvoir définir les options, vous devez définir le "message de menu" qui sera joué à l'appelant, l’invitant à faire un choix. Après avoir défini les options, vous pouvez définir un "message de fin" qui sera lu en cas d’attente trop longue de l’appelant (15 secondes) ou trois erreurs successives dans les choix.

Note : Pour chaque téléversement de fichier audio, vous devez vous assurer du respect de la loi sur les droits d'auteur.

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Divers

Préférences

Si vous cliquez sur le « menu hamburger » (les trois barres dans le coin supérieur droit), vous obtiendrez un menu déroulant vous permettant de sélectionner les préférences et modifier les éléments suivants:

À Propos

Si vous cliquez sur le « menu hamburger » (les trois barres dans le coin supérieur droit), vous obtiendrez un menu déroulant où vous pouvez sélectionner « À propos », qui vous donnera la version de myTelephony que vous utilisez.

Se déconnecter

Si vous cliquez sur le « menu hamburger » (les trois barres dans le coin supérieur droit vous obtiendrez un menu déroulant où vous pouvez sélectionner Déconnexion et donc vous déconnecter de myTelephony.

Bretagne ZI de Bellevue – Rue Blaise Pascal 35220 Châteaubourg

02 30 30 00 00 [email protected] www.bretagnetelecom.com

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