mtf.usak.edu.tr±k... · Web viewUŞAK ÜNİVERSİTESİ . MİMARLIK VE TASARIM FAKÜLTESİ . İÇ...

1

[Buraya yazın]

T.C.

UŞAK ÜNİVERSİTESİ

MİMARLIK VE TASARIM FAKÜLTESİ

İÇ KONTROL STANDARTLARI UYUM EYLEM PLANI

ÖNGÖRÜLEN EYLEMLER

UŞAK ÜNİVERSİTESİ MİMARLIK VE TASARIM FAKÜLTESİ


2



A- GİRİŞ

Yeni kamu mali yönetim sisteminin kamu kurum ve kuruluşlarında tesisini öngördüğü iç kontrol standartlarına ilişkin yasal düzenleme, temel olarak

5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanununda yer almakta olup; bahsi geçen Kanunun İç Kontrolün Tanımı başlıklı 55.inci maddesinde yer alan;

“İç kontrol; idarenin amaçlarına, belirlenmiş politikalara ve mevzuata uygun olarak faaliyetlerin etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde yürütülmesini,

varlık ve kaynakların korunmasını, muhasebe kayıtlarının doğru ve tam olarak tutulmasını, malî bilgi ve yönetim bilgisinin zamanında ve güvenilir olarak

üretilmesini sağlamak üzere idare tarafından oluşturulan organizasyon, yöntem ve süreçle iç denetimi kapsayan malî ve diğer kontroller bütünüdür. Görev ve

yetkileri çerçevesinde, malî yönetim ve iç kontrol süreçlerine ilişkin standartlar ve yöntemler Maliye Bakanlığınca, iç denetime ilişkin standartlar ve yöntemler

ise İç Denetim Koordinasyon Kurulu tarafından belirlenir, geliştirilir ve uyumlaştırılır. Bunlar ayrıca, sistemlerin koordinasyonunu sağlar ve kamu idarelerine

3



rehberlik hizmeti verir” hükmü gereğince, Maliye Bakanlığı tarafından “Kamu İç Kontrol Standartları Tebliği’ hazırlanarak, 26.12.2007 tarihli ve 26738

sayılı Resmi Gazetede yayımlanmıştır.

İç Kontrol sistemine ilişkin düzenlemeleri içeren yasal mevzuat şunlardır:

5018 Sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu,

5436 Sayılı Kanun,

İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole İlişkin Usul ve Esaslar,

Strateji Geliştirme Birimlerinin Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik,

İç Denetçilerin Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik,

Kamu İç Kontrol Standartları Tebliği,

Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı Rehberi,

Diğer mevzuat.

4



5018 sayılı Kanun ve ilgili mevzuat, iç kontrolle ilgili sorumlular ve sorumlulukları aşağıda belirlemiştir:

Üst yönetici, iç kontrolle ilgili gerekli talimatları verme, uygulamaları izleme ve gerekli tedbirleri alma görevlerini yürütmekten Bakan’a karşı sorumludur.

Harcama yetkilileri, birimlerinde iç kontrolü oluşturmaktan, uygulamaktan ve geliştirmekten üst yöneticiye karşı sorumludur.

Strateji geliştirme birimi yöneticisi, iç kontrol çalışmalarını başlatmaktan, koordine etmekten, harcama birimlerine teknik destek ve danışmanlık sağlamaktan

üst yöneticiye karşı sorumludur.

İç denetçiler, iç kontrol sisteminin tasarım ve işleyişinin yeterliliğini denetlemekten ve raporlamaktan üst yöneticiye karşı; çalışmalarını iç denetime ilişkin

standartlara uygun olarak yürütmekten İç Denetim Koordinasyon Kuruluna karşı sorumludur. İç kontrol asıl olarak yönetim sorumluluğunu esas almakla birlikte

etkin bir iç kontrol sisteminin kurulması ve işleyişinin sağlanması sürecinde idarenin bütün yönetim kademeleri ve personeli sorumludur. 5018 sayılı Kanunun

55, 56, 57 ve 58 inci maddelerine dayanılarak hazırlanan 31/12/2005 tarihli ve 26040 (3. Mükerrer) sayılı Resmi Gazetede yayımlanan İç Kontrol ve Ön Mali

Kontrole İlişkin Usul ve Esasların “İç Kontrol Standartları” başlıklı 5 inci maddesinde, iç kontrol standartlarının, merkezi uyumlaştırma görevi çerçevesinde

Maliye Bakanlığı tarafından belirlenip yayımlanacağı, kamu idarelerinin mali ve mali olmayan tüm işlemlerinde bu standartlara uymakla ve gereğini yerine

getirmekle yükümlü bulunduğu, Kanuna ve iç kontrol standartlarına aykırı olmamak koşuluyla idarelerce, görev alanları çerçevesinde her türlü yöntem, süreç ve

özellikli işlemlere ilişkin standartlar belirlenebileceği belirtilmiştir.

5



Maliye Bakanlığı tarafından 26/12/2007 tarihli ve 26738 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan Kamu İç Kontrol Standartları Tebliği ile kamu idarelerinde

iç kontrol sisteminin oluşturulması, uygulanması, izlenmesi ve geliştirilmesi amacıyla 5 bileşen altında 18 standart ve bu standartlar için gerekli 79 genel şart

belirlenmiştir. Kamu İç Kontrol Standartları, idarelerin iç kontrol sistemlerinin oluşturulmasında, izlenmesinde ve değerlendirilmesinde temel yönetim

kurallarını gösterir. Tüm kamu idarelerinde tutarlı kapsamlı ve standart bir kontrol sisteminin kurulmasını ve uygulanmasını amaçlar.

Kamu İç Kontrol Standartları özetle şu şekildedir:

Kontrol Ortamı Standartları: Kontrol ortamı, iç kontrolün diğer unsurlarına temel teşkil eden genel bir çerçevedir. İdarenin yöneticileri ve çalışanlarının iç

kontrole olumlu bir bakış sağlaması, etik değerlere ve dürüst bir yönetim anlayışına sahip olması esastır. Performans esaslı yönetim anlayışı çerçevesinde görev,

yetki ve sorumlulukların uzmanlığa önem verilerek bilgili ve yeterli kişilere verilmesi ve personelin performansının değerlendirilmesi sağlanır. İdarenin

organizasyon yapısı ile personelin görev, yetki ve sorumlulukları açık bir şekilde belirlenir.

Kontrol Ortamı bileşeni;

Etik Değerler ve Dürüstlük,

Misyon, Organizasyon Yapısı ve Görevler,

Personelin Yeterliliği ve Performansı,

6



Yetki devri, olmak üzere 4 standart altında 26 genel şarttan oluşmaktadır.

Risk Değerlendirme Standartları: Risk değerlendirme, idarenin hedeflerinin gerçekleşmesini engelleyecek risklerin tanımlanması, analiz edilmesi ve

gerekli önlemlerin alınması sürecidir. Risk değerlendirmesi, mevcut koşullarda meydana gelen değişiklikler dikkate alınarak gerçekleştirilen ve süreklilik arz

eden bir faaliyettir. İdare, stratejik planında ve performans programında belirlenen amaç ve hedeflerine ulaşmak için iç ve dış nedenlerden kaynaklanan riskleri

değerlendirir.

Risk Değerlendirme bileşeni;

Planlama ve Programlama,

Risklerin Belirlenmesi ve Değerlendirilmesi, olmak üzere 2 standart altında 9 genel şarttan oluşmaktadır.

Kontrol Faaliyetleri Standartları: Kontrol faaliyetleri, idarenin hedeflerinin gerçekleştirilmesini sağlamak ve belirlenen riskleri yönetmek amacıyla

oluşturulan politika ve prosedürlerdir. Önleyici, tespit edici ve düzeltici her türlü kontrol faaliyeti belirlenir ve uygulanır. Kontrol faaliyetleri; tanımlanan ve

değerlendirilen risklerin yönetilmesi amacıyla oluşturulan tüm prosedür, uygulama ve kararlardır. Her seviyede ve her faaliyet alanında bulunmalıdır.

Kontrol Faaliyetleri bileşeni;

Kontrol Stratejileri ve Yöntemleri,

7



Prosedürlerin Belirlenmesi ve Değerlendirilmesi,

Hiyerarşik Kontroller,

Görevler Ayrılığı,

Faaliyetlerin Sürekliliği,

Bilgi Sistemleri Kontrolleri olmak üzere 6 standart altında 17 genel şarttan oluşmaktadır.

Bilgi ve İletişim Standartları: Bilgi ve iletişim, gerekli bilginin ihtiyaç duyan kişi, personel ve yöneticiye belirli bir formatta ve ilgililerin iç kontrol ve diğer

sorumluluklarını yerine getirmelerine imkân verecek bir zaman dilimi içinde iletilmesini sağlayacak bilgi, iletişim ve kayıt sistemini kapsar. İdarenin ihtiyaç

duyacağı her türlü bilgi uygun bir şekilde kaydedilir, tasnif edilir ve ilgililerin iç kontrol ve diğer sorumluluklarını yerine getirebilecekleri bir şekilde ve sürede

iletilir.

Bilgi ve İletişim bileşeni;

Bilgi ve İletişim,

Raporlama,

Kayıt ve Dosyalama Sistemi,

Hata, Usulsüzlük ve Yolsuzlukların Bildirilmesi olmak üzere 4 standart altında 20 genel şarttan oluşmaktadır.

İzleme Standartları: İzleme, iç kontrol sisteminin kalitesini değerlendirmek üzere yürütülen tüm izleme faaliyetlerini kapsar. İç kontrol sistem ve

faaliyetleri sürekli izlenir, gözden geçirilir ve değerlendirilir.

8



İzleme bileşeni;

İç Kontrolün Değerlendirilmesi,

2 standart altında 7 genel şarttan oluşmaktadır.

Söz konusu tebliğ hükümleri gereğince Üniversitemizce hazırlanan ve üst yönetici tarafından onaylanan Uşak Üniversitesi Kamu İç Kontrol

Standartlarına Uyum Eylem Planında birimimizi ilgilendiren hususlar ve yerine getirilmesi gereken iş ve işlemlere raporumuzda yer verilmiştir.

9



10



Kamu idarelerinin, iç kontrol sistemlerinin Kamu İç Kontrol Standartlarına uyumunu sağlamak üzere; yapılması gereken çalışmaların belirlenmesi ve bu

çalışmalar için eylem planı oluşturmaları gerekmektedir. Maliye Bakanlığınca yayınlanan Kamu İç Kontrol Standartları Tebliği ve Kamu İç Kontrol

Standartlarına Uyum Eylem Planı Rehberi doğrultusunda Fakültemizde çalışmalar başlatılmış ve bu kapsamda katılımcı yöntemlerle İç Kontrol Standartlarına

Uyum Eylem planı hazırlanarak aşağıda sunulmuştur.

B- İÇ KONTROL STANDARTLARINA İLİŞKİN ÇALIŞMA YÖNTEMİ VE DEĞERLENDİRMELER

Birimimiz bünyesinde oluşturulan ‘Birim İç Kontrol Değerlendirme Grubu’ ile İç Kontrol Standartlarına ilişkin kontrol ve değerlendirmeler yapılacaktır.

Söz konusu grupta görevli personelin adı-soyadı ve unvanları aşağıya çıkarılmıştır.

Personelin Adı-Soyadı Unvanı

Dr. Öğr. Üyesi Dilşen ONSEKİZ Dekan Yardımcısı

Ali ÖZOĞLU Fakülte Sekreteri

Fatma ATASEVEN Bilgisayar İşletmeni

Mustafa ZAMBAK Memur

İç Kontrol Değerlendirme Grubu tarafından öncelikle, 5018 sayılı Kanun ve ilgili tebliğ uyarınca birim düzeyinde ilk aşamada yapılması gerekenler ve

yol haritası tespit edilmiştir.

11



Öncelikle, iç kontrol standartlarının sağlaması gereken genel koşulları çerçevesinde, Birimimizin mevcut durumunun analiz edilerek, değerlendirilmesini

müteakiben, birim hedefleri ve bu hedefleri gerçekleştirmek üzere yapılması düşünülen faaliyetler ve bu faaliyetlerden sorumlu kişilere ilişkin tespitler

yapılmıştır. Yapılan bu tespitler sonrasında, ulaşılmak istenen hedefler doğrultusunda yerine getirilmesi gereken faaliyetler ile sonuçlarına ilişkin muhtemel

zaman dilimleri de ayrıca belirlenerek, bu çalışmanın sağlıklı bir biçimde sürdürülüp, sonuçlandırılmasını temin etmek üzere belli aralıklarla Değerlendirme

Grubunun bir araya gelmesi kararlaştırılmıştır.

Yukarıda belirtilen tespit çerçevesinde Üniversitemiz Kamu İç Kontrol Standartları Uyum Eylem Planında geçen ve birimimizi ilgilendiren eylemlere

ilişkin çözüm yolları aşağıda ele alınmıştır.

C. İÇ KONTROL SİSTEMİNDE GÖREVLİLER VE SORUMLULUKLARI

Üniversitemizde kurulması gereken iç kontrol sistemine ilişkin sorumluluk; Üst Yönetici, Harcama Yetkilileri, Sürece dahil tüm personel, kontrol

standartlarının belirlenmesi için oluşturulacak komisyonlar, Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı ve İç Denetim Birimidir.

5018 sayılı Kanunun 11 inci maddesi ile üst yöneticilere, idarelerinin mali yönetim ve iç kontrol sisteminin kurulması, işleyişinin gözetim ve izlenmesi,

iç kontrol sisteminin bir gereği olarak yazılı prosedür ve talimatların oluşturulması gibi düzenlemelerin yapılması görevleri verilmiş ve Üst Yöneticiye bu

hususlarda Bakana karşı hesap verme sorumluluğu yüklenmiştir. Üst yönetici bu sorumluluğun gereklerini, harcama yetkilileri, mali hizmetler birimi ve iç

denetçiler aracılığıyla yerine getirecektir.

12



İç kontrolün temel ilkelerinin sayıldığı İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole İlişkin Usul ve Esasların;

6 ncı maddesinde, iç kontrol faaliyetlerinin idarenin yönetim sorumluluğu çerçevesinde yürütüleceği, iç kontrole ilişkin sorumluluğun, işlem sürecinde

yer alan bütün görevlileri kapsayacağı,

8 inci maddesinde ise, üst yöneticilerin; iç kontrol sisteminin kurulması ve gözetilmesinden, harcama yetkililerinin; görev ve yetki alanları çerçevesinde,

idari ve mali karar ve işlemlere ilişkin olarak iç kontrolün işleyişinden sorumlu olacağı, idarelerin mali hizmetler birimlerinin (Strateji Geliştirme Daire

Başkanlığı); iç kontrol sisteminin kurulması, standartlarının uygulanması ve geliştirilmesi konularında çalışmalar yapacağı ve ön mali kontrol faaliyetini

yürütecekleri, muhasebe yetkililerinin; muhasebe kayıtlarının usulüne ve standartlara uygun, saydam ve erişilebilir şekilde tutulmasından sorumlu olacakları,

ayrıca üst yöneticilerin, harcama yetkililerinin ve diğer yöneticilerin, mesleki değerlere ve dürüst yönetim anlayışına sahip olmasından, mali yetki ve

sorumlulukların gerekli yeterliliğe sahip personele verilmesinden, belirlenmiş standartlara uyulmasının sağlanmasından, mevzuata aykırı faaliyetlerin

önlenmesinden, kapsamlı bir yönetim anlayışıyla uygun bir çalışma ortamının ve saydamlığın sağlanmasından görev ve yetkileri çerçevesinde sorumlu

olacakları belirtilmiştir.

Diğer taraftan; yukarıda yer alan hükümler dâhilinde üst yöneticinin 5018 sayılı Kanunla getirilen sorumluluğunu yerine getirebilmesi için kendisine

makul bir güvence verecek etkin bir iç denetime ihtiyaç duyacağı, iç denetimin ise etkin olabilmesi için Üniversitemizde iç kontrol sisteminin etkin bir şekilde

kurulmasıyla mümkün olabileceği açıktır.

5018 sayılı Kanunun 63 ve 64 üncü maddelerinde ise; iç denetçilerin iç kontrol alanındaki görev ve sorumlulukları düzenlenmiştir.

Açıklanan tüm hususlar sonucunda; 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu uyarınca; Üniversitemizde kurulması gereken iç kontrol

sistemine ilişkin sorumluluk bakımından aktörlerin;

13



Üst Yönetici; iç kontrol sistemini kurma ve gözetim altında bulundurulmasından,

Harcama Yetkilileri; görev ve yetki alanları çerçevesinde, idari-mali karar ve işlemlere ilişkin olarak iç kontrolün isleyişinden,

Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı; iç kontrol sisteminin kurulması ve standartların uygulanması çalışmalarında teknik destek ve koordinasyon ile

ön mali kontrol hizmetlerinden,

Kurulacak olan İç Denetim Birimi; kurulmuş iç kontrol sisteminin değerlendirilmesi ve denetiminden,

Sürece dahil personel; iç kontrolü yaşama geçirmekten sorumludur

D. MALİYE BAKANLIĞINCA BELİRLENEN STANDARTLAR ÇERÇEVESİNDE FAKÜLTEMİZDE İÇ KONTROL SİSTEMİNİN

OLUŞTURULMASI İÇİN YAPILAN VE YAPILACAK ÇALIŞMALAR:

Uşak Üniversitesi Mimarlık ve Tasarım Fakültesinde iç kontrol sistemiyle ilgili olarak 26.12.2007 tarih ve 26738 sayılı resmi gazetede yayımlanan

Kamu İç Kontrol Standartları tebliği uyarınca yapılması gereken çalışmaları sırasıyla belirlemek amacıyla Kamu İç Kontrol standartları tebliğinde belirlenen

standart sıra numarasını takip ederek süreç akışı belirlenmiştir. Bu çerçevede İç kontrolün 5 bileşeni üst başlık olarak dikkate alınmış ve Mimarlık ve Tasarım

Fakültesin İç kontrol sistemi hazırlama sürecinin 5 aşama olarak yürütülmesi planlanmıştır. Buna göre belirlenen ve aşağıda yazılı 5 aşamada Fakültemiz

faaliyetleri;

1-Kontrol Ortamı,

2-Risk değerlendirmesi,

3-Kontrol faaliyetleri,

4-Bilgi ve İletişim,

5-İzleme

14



A. KONTROL ORTAMI STANDARTLARI


Standart- 1: Etik Değerler ve Dürüstlük

Personel davranışlarını belirleyen kuralların personel tarafından bilinmesi sağlanmalıdır.

Bu standart için gerekli genel şartlar ve yapılacak faaliyetler:

1.1. İç kontrol sistemi ve işleyişi yönetici ve personel tarafından sahiplenilmeli ve desteklenmelidir.

1.1.1- İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı kapsamında hazırlanan taslak eylem planı Fakülte yönetimin onayı ile son şeklini almıştır. Hazırlanan

plan süreçte yer alan tüm ilgili ve sorumlulara bildirilecektir.

1.1.2- İç kontrol sistemi ve işleyişinin tüm personel tarafından sahiplenilmesi ve desteklenmesi sağlanacaktır.

1.1.3- İç kontrol sistemi ve işleyişi ve iç kontrolle ilgili her türlü düzenleyici işlemler hakkında bilgilendirme faaliyetleri (eğitim, seminer, el kitabı,

Fakülte web sayfasında bilgi verilmesi vs.) yapılacaktır.

1.1.4- İyi uygulama örnekleri alınarak oluşturulan komite ve kurullarda değerlendirilecektir.

1.2. İdarenin yöneticileri iç kontrol sisteminin uygulanmasında personele örnek olmalıdırlar.

1.2.1- Yönetici personel, tutum ve davranışları, yapacakları örnek uygulamalarla iç kontrol sisteminin uygulanmasında diğer tüm personele örnek

olacaklardır.

1.3. Etik kurallar bilinmeli ve tüm faaliyetlerde bu kurallara uyulmalıdır.

15



1.3.1- Kamu görevlileri etik davranış ilkeleri ile başvuru usul ve esasları hakkında yönetmelik tüm personele duyurulup bilgi sahibi olmaları sağlanmıştır.

1.3.2- Etik Değerler Yönetmeliğinde yer alan etik değerlerin benimsetilmesine ilişkin çalışmalar yürütülecektir.

1.3.3- Hizmet içi Eğitim Programlarında Etik Değerlere de yer verilecektir.

1.4. Faaliyetlerde dürüstlük, saydamlık ve hesap verebilirlik sağlanmalıdır.

1.4.1- Fakültemiz faaliyetleri ile ilgili bilgi ve belgelere kolaylıkla ulaşılabilmesi sağlanacak, faaliyetler dürüstlük, açıklık ve hesap verebilirlik ilkeleri

esas alınarak yürütülecektir.

1.4.2- Fakültemiz stratejik planı ve faaliyet raporu Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına ulaştırılacak, yıllık olarak Fakültemiz web sayfasında

yayınlanacaktır.

1.4.3- Kurumun stratejik planı çerçevesinde performans programıyla belirlenen amaç ve hedeflerle ilgili periyodik olarak izleme, raporlama ve

değerlendirme yapılacaktır.

1.4.4- Üniversitemiz Bilgi Edinme Biriminin mevzuatı doğrultusunda istenilen bilgileri hızlı ve doğru bir şekilde vermesi sağlanacaktır.

1.5. İdarenin personeline ve hizmet verilenlere adil ve eşit davranılmalıdır.

1.5.1- İdarenin personeline eşit davranmasının sağlanması için personel mevzuatı ve etik değerler mevzuatındaki hususlarda yönetici personel

bilgilendirilecektir.

1.5.2- Fakültemiz çalışanlarına dönük liyakat ve uyarı sistemi uygulanacaktır.

1.5.3- Fakültemiz hizmetlerinden yararlananların şikâyet ve önerileri ilgili birimlerce değerlendirilecek ve gerekli önlemler alınacaktır.

1.5.4- Üçer aylık dönemlerde birimler bazında personel ilişkilerine yönelik değerlendirme toplantıları yapılacaktır.

1.6. İdarenin faaliyetlerine ilişkin tüm bilgi ve belgeler doğru, tam ve güvenilir olmalıdır.

16



1.6.1- İdarenin faaliyetlerine ilişkin bilgi ve belgelerin web sayfası kapsamında ilgililerinin kolayca ulaşabileceği şekilde olması sağlanacaktır.

1.6.2- Birim yöneticileri faaliyetlerine ilişkin bilgi ve belgelerin doğru, tam ve güvenilir olması için gerekli kontrolleri yapıp önlemleri alacaklardır.

Standart–2: Misyon, Organizasyon Yapısı ve Görevler

İdarelerin misyonu ile birimlerin ve personelin görev tanımları yazılı olarak belirlenmeli, personele duyurulmalı ve idarede uygun bir organizasyon yapısı

oluşturulmalıdır.


2.1. İdarenin misyonu yazılı olarak belirlenmeli, duyurulmalı ve personel tarafından benimsenmesi sağlanmalıdır.

2.1.1- Fakültemizin misyonu yazılı olarak belirlenmiş, basılı olarak ve web sayfasında yayınlanmış ve benimsenmiştir.

2.1.2- Fakülte faaliyet raporunda idarenin misyonu devamlı olarak belirtilecektir.

2.2. Misyonun gerçekleştirilmesini sağlamak üzere idare birimleri ve alt birimlerince yürütülecek görevler yazılı olarak tanımlanmalı ve

duyurulmalıdır.

2.2.1- Fakültemizin tüm birimlerinin görev tanımları çalışmaları tamamlanmış olup, Fakültemiz web sayfasında yer alan İç Kontrol sekmesi altında unvan

bazında yayınlanmıştır.

2.3. İdare birimlerinde personelin görevlerini ve bu görevlere ilişkin yetki ve sorumluluklarını kapsayan görev dağılım çizelgesi oluşturulmalı ve

personele bildirilmelidir.

17



2.3.1- Fakültemizin tüm birimlerinde çalışan idari personelin yaptığı görevlerin yazılı olarak tanımlanma-belirlenme çalışmaları tamamlanmıştır.

2.3.2- Yazılı görev tanımları ve paylaşımı personele yazılı olarak tebliğ edilecektir.

2.4. İdarenin ve birimlerinin teşkilat şeması olmalı ve buna bağlı olarak fonksiyonel görev dağılımı belirlenmelidir.

2.4.1- Fakültemiz teşkilat şeması güncellenmiş, görev tanımları ve dağılımı web sayfamızda yayınlanmıştır.

2.4.2- Fakültemiz teşkilat yapısında meydana gelen değişimler şemada hemen güncellenecektir.

2.4.3- Birim teşkilat şemaları ile fonksiyonel görev dağılımına birim faaliyet raporlarında, Fakültemiz teşkilat şeması ile fonksiyonel görev dağılımına da

idare faaliyet raporunda yer verilecektir.

2.4.4- Fakültemiz web sayfalarında birim teşkilat şemaları ve alt birim fonksiyonel görev dağılımları yer almaktadır.

2.5. İdarenin ve birimlerinin organizasyon yapısı, temel yetki ve sorumluluk dağılımı, hesap verebilirlik ve uygun raporlama ilişkisini gösterecek

şekilde olmalıdır.

2.5.1- Fakültemiz birimlerinde hiyerarşik kademeler arasında yürütülen iş ve işlemlerle ilgili olarak aşağıdan yukarıya doğru olan yetki ve sorumluluk

dağılımındaki aksaklıkların belirlenmesi ve iyileştirme çalışmalarının yapılması sağlanacaktır.

2.5.2- Mevcut evrak, kayıt ve raporlama sisteminde ortaya çıkabilecek eksiklikler Bilgi İşlem Daire Başkanlığına iletilecektir.

2.6. İdarenin yöneticileri, faaliyetlerin yürütülmesinde hassas görevlere ilişkin prosedürleri belirlemeli ve personele duyurmalıdır.

2.6.1- Fakültemizde hassas görevler belirlenmiş olup, belirli aralıklarla görev listesi gözden geçirilecektir.

2.6.2- Hassas görevlere ilişkin prosedür tespit edilerek web sayfasında duyurulmuştur.

2.7. Her düzeydeki yöneticiler verilen görevlerin sonucunu izlemeye yönelik mekanizmalar oluşturmalıdır.

18



2.7.1- Fakülte yöneticileri verdikleri görevlerin sonuçlarını görevin niteliğine göre günlük ya da haftalık yazılı veya sözlü olarak geri bildirim yoluyla

takip edeceklerdir.

Standart–3:Personelin Yeterliliği ve Performansı

İdareler, personelin yeterliliği ve görevleri arasındaki uyumu sağlamalı, performansın değerlendirilmesi ve geliştirilmesine yönelik önlemler almalıdır.


3.1. İnsan kaynakları yönetimi, idarenin amaç ve hedeflerinin gerçekleşmesini sağlamaya yönelik olmalıdır.

3.1.1- Fakültemiz Personel Daire Başkanlığı ile koordineli olarak personel ihtiyacını tespit edecektir.

3.1.2- Personelin ihtiyaca göre Fakülte içerisinde dengeli dağılımı sağlanacaktır.

3.1.3- Fakültemizin norm kadro çalışmaları kapsamında personel ihtiyacının giderilmesi hususu Rektörlük Makamına iletilecektir.

3.2. İdarenin yönetici ve personeli görevlerini etkin ve etkili bir şekilde yürütebilecek bilgi, deneyim ve yeteneğe sahip olmalıdır.

3.2.1- Eğitim faaliyetlerinin organize edilmesi amacıyla Dekanlık tarafından eğitim planları düzenlenerek uygulamaya konulacaktır.

3.2.2- Fakültemiz her yıl personel için ihtiyaç duydukları eğitim konularını tespit edecektir.

3.2.3- Belirli zamanlarda çeşitli kurum ve kuruluşlarca düzenlenen seminer ve eğitim programlarına ilgili personel gönderilecektir.

3.3. Mesleki yeterliliğe önem verilmeli ve her görev için en uygun personel seçilmelidir.

3.3.1- Kabul görmüş mesleki kriterlerin yanında belirlenecek özel mesleki yeterlilik kriterleri doğrultusunda her görev için uygun personelin atanmasına

veya görevlendirilmesine yönelik çalışmalar Personel Daire Başkanlığı ve ilgili birimlerin işbirliği ile yürütülecektir.

3.3.2- İş analizleri yapılarak işin niteliğine uygun personelin görevlendirilmesi sağlanacaktır.

19



3.4. Personelin işe alınması ile görevinde ilerleme ve yükselmesinde liyakat ilkesine uyulmalı ve bireysel performansı göz önünde bulundurulmalıdır.

3.4.1- Personelin işe alınması ile görevde ilerleme ve yükselmesi ilgili mevzuatı ve personelin performansı doğrultusunda yapılması sağlanacaktır.

3.4.2- Görevde yükselme ve unvan değişikliği sınavları Yükseköğretim Kurumlarında Görevde Yükselme ve Unvan Değişikliği Esaslarına Dair

Yönetmelik hükümleri çerçevesinde yapılacaktır.

3.5. Her görev için gerekli eğitim ihtiyacı belirlenmeli, bu ihtiyacı giderecek eğitim faaliyetleri her yıl planlanarak yürütülmeli ve gerektiğinde

güncellenmelidir.

3.5.1- Tüm personelden ihtiyaç duyulan eğitim konuları ile ilgili görüşler alınarak gerek birim içerisinde gerekse diğer birimler ile koordineli eğitim

planları hazırlanacaktır.

3.6. Personelin yeterliliği ve performansı bağlı olduğu yöneticisi tarafından en az yılda bir kez değerlendirilmeli ve değerlendirme sonuçları personel

ile görüşülmelidir.

3.6.1- Personelin yeterliliği ve performansı, mevzuat çerçevesinde bağlı olduğu yönetici tarafından yılda en az bir kez değerlendirilecektir.

3.6.2- Değerlendirmeler sırasında tespit edilen yetersizlikler ve eksiklikler o işten sorumlu olan kişiye bildirilecek ve ilgili kişiye gerekli olan önerilerde

bulunulacaktır.

3.7. Performans değerlendirmesine göre performansı yetersiz bulunan personelin performansını geliştirmeye yönelik önlemler alınmalı, yüksek

performans gösteren personel için ödüllendirme mekanizmaları geliştirilmelidir.

3.7.1- Fakültemiz tarafından belirlenmiş herhangi bir ödüllendirme mekanizması oluşturulmamıştır.

20



3.7.2- Yönetim tarafından performans değerlendirmeleri gözden geçirilerek yetersiz bulunan personelin performansının arttırılması için çözümler

üretilecek, gerekiyorsa ilgili personelin çeşitli eğitim programlarına katılmaları veya daha uygun yerlerde görevlendirilmeleri sağlanacaktır.

3.8. Personel istihdamı, yer değiştirme, üst görevlere atanma, eğitim, performans değerlendirmesi, özlük hakları gibi insan kaynakları yönetimine

ilişkin önemli hususlar yazılı olarak belirlenmiş olmalı ve personele duyurulmalıdır.

3.8.1- Personel ve özlük haklarıyla ilgili tüm güncel bilgiler ve değişiklikler Fakültemiz web sayfasında ve yazılı iletişim (EBYS,mail, SMS..vb)

şeklinde duyurulacaktır.

Standart -4:Yetki Devri

İdarelerde yetkiler ve yetki devrinin sınırları açıkça belirlenmeli ve yazılı olarak bildirilmelidir. Devredilen yetkinin önemi ve riski dikkate alınarak yetki

devri yapılmalıdır.


4.1. İş akış süreçlerindeki imza ve onay mercileri belirlenmeli ve personele duyurulmalıdır.

4.1.1- İmza Yetkileri Yönergesi kapsamında yazışmalar yapılacaktır.

4.1.2- İmza Yetkileri Yönergesi değişiklikleri tüm personele bildirilecek olup, İş Akış Süreçlerindeki İmza ve Onay Mercileri ile yetki devri esasları

belirlenerek web sayfamızda duyurulmuştur.

21



4.2. Yetki devirleri, üst yönetici tarafından belirlenen esaslar çerçevesinde devredilen yetkinin sınırlarını gösterecek şekilde yazılı olarak belirlenmeli

ve ilgililere bildirilmelidir.

4.2.1- Yetki devirleri, devredilen yetkinin sınırlarını gösterecek şekilde yazılı olarak belirlenecek ve ilgililere bildirilecektir.

4.2.2- Yetki devri; yetki devrinin sınırlarına, devredilen yetkinin önemine ve riskine, yetki devrini belirleyen süreçlerde sorumlulukların yetki ile orantılı

olmasına ve yetki devrinde yetki devredilecek kişide bulunacak asgari bilgi, deneyim ve nitelikler gibi hususlara dikkat edilerek yapılacaktır.

4.3. Yetki devri, devredilen yetkinin önemi ile uyumlu olmalıdır.

4.3.1- Yetki, hiyerarşik kademeler içinde kademe atlamadan devredilecektir. Yetki devredilmesinde, devredilecek yetki unsurları belirlenecektir.

4.4. Yetki devredilen personel görevin gerektirdiği bilgi, deneyim ve yeteneğe sahip olmalıdır.

4.4.1- Yetki, yetki kademe ve zinciri içinde kademeli olarak devredilecek, eşitlerin içinden risk faktörü ve liyakat ilkesi de gözetilerek yetki devrinin

uygun kişiye yapılması sağlanacaktır.

4.5. Yetki devredilen personel, yetkinin kullanımına ilişkin olarak belli dönemlerde yetki devredene bilgi vermeli, yetki devreden ise bu bilgiyi

aramalıdır.

4.5.1- Yetki devirlerinde devir alan ile devir eden arasında bilgi akışı sağlanacak, yetki devri onayında yetki devrinin süresine, sınırlarına ve hangi

periyotlarla yetki devralanın geri dönüş sağlayacağı hususlarına yer verilecektir.

22



B. RİSK DEĞERLENDİRME STANDARTLARI


Standart–5: Planlama ve Programlama

İdareler, faaliyetlerini, amaç, hedef ve göstergelerini ve bunları gerçekleştirmek için ihtiyaç duydukları kaynakları içeren plan ve programlarını

oluşturmalı ve duyurmalı, faaliyetlerinin plan ve programlara uygunluğunu sağlamalıdır.


5.1. İdareler, misyon ve vizyonlarını oluşturmak, stratejik amaçlar ve ölçülebilir hedefler saptamak, performanslarını ölçmek, izlemek ve

değerlendirmek amacıyla katılımcı yöntemlerle stratejik plan hazırlamalıdır.

5.1.1- Fakültemiz Stratejik Planı hazırlanmış olup, söz konusu stratejik plan, “Kamu İdarelerinde Stratejik Planlamaya İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında

Yönetmelik”in 7 nci maddesindeki unsurların oluşması halinde, hazırlanırken olduğu gibi katılımcı yöntemlerle revize edilerek misyon, vizyon ve amaçlar

değiştirilmeden hedeflerde nicel değişiklikler yapılacak ve stratejik planın güncel kalması sağlanacaktır.

5.1.2-Önemli faaliyetler değerlendirilerek, Fakülte düzeyindeki hedefler ve stratejik plan ile ilişkilendirilecektir.

5.2. İdareler, yürütecekleri program, faaliyet ve projeleri ile bunların kaynak ihtiyacını, performans hedef ve göstergelerini içeren performans

programı hazırlamalıdır.

23



5.2.1- Yeterli sayıda personelin katılımıyla çalışma ekipleri oluşturulmuştur.

5.2.2- Fakültemiz yürüteceği program, faaliyet ve projeleri ile bunların kaynak ihtiyacını, performans hedef ve göstergelerini içeren performans

programlarını ilgili yıl için öngörülen öncelikli stratejik amaç ve hedefler doğrultusunda hazırlayacak ve uygulayacaktır. Hazırlanan faaliyet raporları sonuçları

incelenerek stratejik planla uyumluluğu araştırılacak, uyumsuzluk olması halinde nedenleri tespit edilerek bir sonraki dönemde bu eksiklerin giderilmesi

sağlanarak stratejik planda yer alan amaç ve hedeflerin zamanında sonuçlanması için revizyon yapılması gerekiyorsa bunun yapılması sağlanacaktır.

5.3. İdareler, bütçelerini stratejik planlarına ve performans programlarına uygun olarak hazırlamalıdır.

5.3.1- Fakültemiz bütçesi stratejik plan ve performans programına uygun olarak hazırlanmaktadır.

5.4. Yöneticiler, faaliyetlerin ilgili mevzuat, stratejik plan ve performans programıyla belirlenen amaç ve hedeflere uygunluğunu sağlamalıdır.

5.4.1- Yöneticiler, faaliyetlerin ilgili mevzuat, stratejik plan ve performans programıyla belirlenen amaç ve hedeflere uygunluğunu periyodik dönemler

halinde kontrol edeceklerdir.

5.5. Yöneticiler, görev alanları çerçevesinde idarenin hedeflerine uygun özel hedefler belirlemeli ve personeline duyurmalıdır.

5.5.1- Fakülte yönetimimiz kısa ve orta vadeli kurum hedeflerine uygun şekilde hedefler belirleyecek, bu hedefleri personelle paylaşacaklardır.

5.6. İdarenin ve birimlerinin hedefleri, spesifik, ölçülebilir, ulaşılabilir, ilgili ve süreli olmalıdır.

5.6.1- Hedefler; spesifik, ölçülebilir, ulaşılabilir, ilgili ve süreli olacak şekilde, stratejik plana uygun olarak belirlenecektir.

Standart–6: Risklerin Belirlenmesi ve Değerlendirilmesi

İdareler, sistemli bir şekilde analizler yaparak amaç ve hedeflerinin gerçekleşmesini engelleyebilecek iç ve dış riskleri tanımlayarak değerlendirmeli ve

alınacak önlemleri belirlemelidir.

24




6.1. İdareler, her yıl sistemli bir şekilde amaç ve hedeflerine yönelik riskleri belirlemelidir.

6.1.1- Fakültemizde hassas görevler ve risk kriterleri de göz önüne alınarak risk analizi yapılacaktır.

1 -Bütçe Büyüklüğü: Kamu idaresine bütçeyle verilen kaynakların büyüklüğü veya yetersizliği kayıp ve zararların gerçekleşme olasılığını ya da işlemlerin

gerçekleştirilememe riskini arttırır.

2- Personelin Yetkinliği: İdarenin faaliyetlerinde görev alan personelin yetkin olmaması bilgi düzeyinin düşük olması hata ihtimalini artırır.

3- Faaliyetlerin Çeşitliliği: İdarenin faaliyetlerinin karmaşıklığı, kontrollerin uygulanmasını zorlaştırarak hata yapılma ihtimalini artırabilir.

4- İşlem Hacmi ve Personel Sayısı: İşlem hacmine karşı personel sayısının yetersizliği hata yapılma olasılığını artırarak idareyi riskli bir konuma getirebilir.

5- İmaj ve İtibar Riski: Kurumun yapmakta olduğu işlerin yeterince anlatılmaması kamuoyu önündeki imajını ve itibarını etkileyecek nitelikte olması riski

artırır.

6- Yapısal, İşlevsel ve Teknik Değişiklikler: Yeni birim ve faaliyetler, yeniden yapılandırma projeleri, organizasyon ve insan kaynaklarındaki önemli

değişiklikler yüksek risk içerdiğinden öncelikli risk alanları olarak alınması gereklidir.

7-Yasal Düzenlemelerin Yoğunluğu: Kamu idaresinin faaliyet alanını ilgilendiren çok sayıda yasal düzenlemenin olması mevzuatın doğru bir şekilde

anlaşılmasını güçleştirebileceğinden, faaliyetlerin düzenlemelere uygun yapılamama riskini arttırabilir.

Risk değerlendirmesine göre risk düzeyleri belirlenecektir.

6.2. Risklerin gerçekleşme olasılığı ve muhtemel etkileri yılda en az bir kez analiz edilmelidir.

6.2.1- Risklerin gerçekleşme olasılığı ve muhtemel etkileri yılda en az bir kez analiz edilecektir.

6.3. Risklere karşı alınacak önlemler belirlenerek eylem planları oluşturulmalıdır.

25



6.3.1- Yapılan risk analiz çalışmaları sonucunda, riskleri giderici ve önleyici işlemlerle ilgili eylem planının oluşturulması sağlanacaktır.

C. KONTROL FAALİYETLERİ STANDARTLARI


Standart–7:Kontrol Stratejileri ve Yöntemleri

İdareler, hedeflerine ulaşmayı amaçlayan ve riskleri karşılamaya uygun kontrol strateji ve yöntemlerini belirlemeli ve uygulamalıdır.


7.1. Her bir faaliyet ve riskleri için uygun kontrol strateji ve yöntemleri (düzenli gözden geçirme, örnekleme yoluyla kontrol, karşılaştırma, onaylama,

raporlama, koordinasyon, doğrulama, analiz etme, yetkilendirme, gözetim, inceleme, izleme v.b.) belirlenmeli ve uygulanmalıdır.

7.1.1- Fakültemiz iş süreçleri çıkarılacak, çıkarılan süreçlere ilişkin riskler tespit edilecek ve risklerin ortadan kaldırılmasına yönelik uygun strateji ve

kontrol mekanizmaları geliştirilecektir.

7.2. Kontroller, gerekli hallerde işlem öncesi kontrol, süreç kontrolü ve işlem sonrası kontrolleri de kapsamalıdır.

7.2.1- İhtiyaç duyulan alanlardaki kontroller; işlem öncesi kontrolü, süreç kontrolü ve işlem sonrası kontrolü de kapsayacak şekilde yapılacaktır.

7.3. Kontrol faaliyetleri, varlıkların dönemsel kontrolünü ve güvenliğinin sağlanmasını kapsamalıdır.

7.3.1- Fakültemiz içerisinde kayıt ve belgeler dikkate alınmak suretiyle (muhasebe kayıtları, taşınır, taşınmaz kayıtları gibi) tüm varlıkların tespit ve

sayımları yapılmaktadır.

7.4. Belirlenen kontrol yönteminin maliyeti beklenen faydayı aşmamalıdır.

7.4.1- Belirlenen kontrol yönteminin fayda maliyet analizleri yapılarak etkin, verimli ve ekonomik olacak şekilde uygulanması sağlanacaktır.

26



7.4.2- Kontrollerde riskli alanlar seçilecek, her bir süreç için kontrol yapılmayacaktır.

Standart–8: Prosedürlerin Belirlenmesi ve Belgelendirilmesi

Fakültemiz gerekli yazılı prosedürleri ve bu alanlara ilişkin düzenlemeleri hazırlayarak güncellemekte ve tüm personele duyurmaktadır..


8.1. İdareler, faaliyetleri ile mali karar ve işlemleri hakkında yazılı prosedürler belirlemelidir.

8.1.1- Fakültemiz faaliyetleri ile mali karar ve işlemleri hakkında yazılı iş akış süreç ve şemaları hazırlama çalışmaları tamamlanmış ve Fakültemiz web

sayfasında duyurulmuştur.

8.2. Prosedürler ve ilgili dokümanlar, faaliyet veya mali karar ve işlemin başlaması, uygulanması ve sonuçlandırılması aşamalarını kapsamalıdır.

8.2.1- Fakültemiz tarafından belirlenen prosedürler ve ilgili dokümanlar faaliyet veya mali karar ve işlemin başlangıcından sonuçlandırılmasına kadar

olan bütün aşamaları kapsayacak şekilde ayrıntılı olarak düzenlenecektir.

8.3. Prosedürler ve ilgili dokümanlar, güncel, kapsamlı, mevzuata uygun ve ilgili personel tarafından anlaşılabilir ve ulaşılabilir olmalıdır.

8.3.1- Fakültemiz belirlenen prosedürler ve ilgili dokümanların güncelliğini, mevzuata uygunluğunu, anlaşılabilirliliğini ve ulaşılabilirliğini sağlamak

üzere gerekli altyapıyı oluşturacak, belirlenen prosedürleri gözden geçirecek, ilgili dokümanları güncelleyecektir.

8.3.2- Fakültemizi ilgilendiren prosedürler ulaşılabilirliği kolaylaştırmak için web sayfamızda yayınlanacaktır.

8.3.3- Mevzuatta meydana gelen değişikliklerde yöntem, süreç ve dokümanlar revize edilerek web sayfamızda yayınlanacaktır.

Standart–9: Görevler Ayrılığı

27



Hata, eksiklik, yanlışlık, usulsüzlük ve yolsuzluk risklerini azaltmak için faaliyetler ile mali karar ve işlemlerin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi

ve kontrol edilmesi görevleri personel arasında paylaştırılmalıdır.


9.1. Her faaliyet veya mali karar ve işlemin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve kontrolü görevleri farklı kişilere verilmelidir.

9.1.1- Fakültemizde, yürürlükteki mevzuat çerçevesinde her faaliyet veya mali karar ve işlemin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve kontrol

edilmesi görevlerinin iş akış şemaları doğrultusunda farklı kişiler tarafından yapılması sağlanacaktır.

9.1.2- Yetkisiz giriş ve kayıp risklerini önlemek için kayıtlara ve kaynaklara giriş, yetkili personel ile sınırlandırılacaktır.

9.2. Personel sayısının yetersizliği nedeniyle görevler ayrılığı ilkesinin tam olarak uygulanamadığı idarelerin yöneticileri risklerin farkında olmalı ve

gerekli önlemleri almalıdır.

9.2.1- Faaliyet veya mali karar ve işlemin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve kontrol edilmesi görevleri için farklı personel belirlenmesinin

mümkün olmaması durumunda karşılaşılacak risklerin azaltılmasına yönelik olarak birim amirleri tarafından gerekli tedbirler alınacaktır.(Örnek:, personel

ihtiyacının önceden belirlenmesi, personelin zamanında temini vb gibi).

Standart–10: Hiyerarşik Kontroller

Yöneticiler, iş ve işlemlerin prosedürlere uygunluğunu sistemli bir şekilde kontrol etmelidir.


10.1. Yöneticiler, prosedürlerin etkili ve sürekli bir şekilde uygulanması için gerekli kontrolleri yapmalıdır.

28



10.1.1- Yöneticiler, iş ve işlemlerin birimleri tarafından iş akış şeması ve prosedürlere uygun olarak yerine getirilip getirilmediği konusunda sürekli olarak

izleme yapacaklardır.

10.1.2- Gerektiğinde riskli alanlarda yöneticiler veya görevlendirdiği kişilerce kontroller yapılacaktır.

10.2. Yöneticiler, personelin iş ve işlemlerini izlemeli ve onaylamalı, hata ve usulsüzlüklerin giderilmesi için gerekli talimatları vermelidir.

10.2.1- Yöneticiler personelin iş ve işlemlerini periyodik aralıklarla kontrol edecek, tespit ettiği hata ve usulsüzlüklerin giderilmesi için söz konusu

personele talimat verecek ve gerekli tedbirleri alacaktır.

10.2.2- Riskli alanlarda bizzat yöneticiler veya görevlendirdiği kişiler tarafından uygun yöntemlerle inceleme yapılacak, iş ve işlemlerin doğru yapılıp

yapılmadığı kontrol edilecek var ise hata ve usulsüzlüklerin giderilmesi sağlanacaktır.

Standart–11: Faaliyetlerin Sürekliliği

İdareler, faaliyetlerin sürekliliğini sağlamaya yönelik gerekli önlemleri almalıdır.


11.1. Personel yetersizliği, geçici veya sürekli olarak görevden ayrılma, yeni bilgi sistemlerine geçiş, yöntem veya mevzuat değişiklikleri ile olağanüstü

durumlar gibi faaliyetlerin sürekliliğini etkileyen nedenlere karşı gerekli önlemler alınmalıdır.

11.1.1- Birimlerde yürütülen iş ve işlemlerin tüm birim çalışanlarınca öğrenilebilmesi veya yürütülmesini sağlamak amacıyla personel alt birimler

arasında iç işleyiş kapsamında bilgilendirme toplantıları yapılacaktır.

11.1.2- Hastalık, izin vb. nedenlerden dolayı işin aksamaması için her personelin yerine bakabilecek yedek personel bulunacaktır.

11.2. Gerekli hallerde usulüne uygun olarak vekil personel görevlendirilmelidir.

29



11.2.1- Kanuni izin, geçici görev, disiplin cezası uygulaması veya görevden uzaklaştırma nedeniyle görevlerinden ayrılanların yerine usulüne uygun

olarak asgari asil personeldeki şartları haiz vekil personel görevlendirilebilmesi için tüm birimlerde iş ve işlemleri gerçekleştirecek personelde aranan nitelikleri

belirten görev tanımları hazırlanmıştır.

11.3. Görevinden ayrılan personelin, iş veya işlemlerinin durumunu ve gerekli belgeleri de içeren bir rapor hazırlaması ve bu raporu görevlendirilen

personele verilmesi yönetici tarafından sağlanmalıdır.

11.3.1- Birimlerce, görevinden ayrılan personelin yürüttüğü görevin önemlilik derecesine göre gerekli belgeleri de içerecek şekilde göreviyle ilgili

raporlar hazırlatılıp yerine görevlendirilen personele teslim edilmesi yöneticiler tarafından sağlanacaktır.

Standart–12: Bilgi Sistemleri Kontrolleri

İdareler, bilgi sistemlerinin sürekliliğini ve güvenilirliğini sağlamak için gerekli kontrol mekanizmaları geliştirmelidir.


12.1. Bilgi sistemlerinin sürekliliğini ve güvenilirliğini sağlayacak kontroller yazılı olarak belirlenmeli ve uygulanmalıdır.

12.1.1- Bilgi sistemlerinin kontrollerinin nelerden oluşması gerektiği konusunda doküman oluşturularak bu kontrollerin yapılması sağlanacak, sistem

yazılımlarının kontrolleri, uygulama yazılımlarının geliştirilmesi, erişim kontrolleri, güvenlik programlaması ve planlaması ve öngörülemeyen bir durumun

oluşması halinde önemli ve hassas verilerin korunması gibi konularda da çalışma yapılacaktır.

30



12.2. Bilgi sistemine veri ve bilgi girişi ile bunlara erişim konusunda yetkilendirmeler yapılmalı, hata ve usulsüzlüklerin önlenmesi, tespit edilmesi ve

düzeltilmesini sağlayacak mekanizmalar oluşturulmalıdır.

12.2.1- Fakültemizde -Bilgi İşlem Daire Başkanlığının da desteği alınarak- bu standartla ilgili olarak 5651 sayılı “İnternet Ortamında Yapılan Yayınların

Düzenlenmesi ve Bu Yayınlar Yoluyla İşlenen Suçlarla Mücadele Edilmesi Hakkında Kanun" gereğince bilgi güvenliği standardı kapsamında çalışmalar

yapılabilecektir.

12.3. İdareler bilişim yönetişimini sağlayacak mekanizmalar geliştirmelidir.

12.3.1- Bilginin etkin bir biçimde paylaşılması için gerekli olan donanım yazılım ve iletişim altyapısı düzenli olarak gözden geçirilecek, eksiklikler ve

talepler ilgili birime iletilecektir.

D. BİLGİ VE İLETİŞİM STANDARTLARI


Standart–13: Bilgi ve İletişim

İdareler, birimlerinin ve çalışanlarının performansının izlenebilmesi, karar alma süreçlerinin sağlıklı bir şekilde işleyebilmesi ve hizmet sunumunda

etkinlik ve memnuniyetin sağlanması amacıyla uygun bir bilgi ve iletişim sistemine sahip olmalıdır.


13.1. İdarelerde, yatay ve dikey iç iletişim ile dış iletişimi kapsayan etkili ve sürekli bir bilgi ve iletişim sistemi olmalıdır.

13.1.1- Hiyerarşik ve birimler arası iletişimi ve idare dışı bilgi iletişimini sağlayan sistemler bu açıdan kontrol edilerek eksik ve aksaklıklar tamamlanacaktır.

31



13.1.2- İnternet ve anket kutuları aracılığıyla tüm paydaşların şikâyet, öneri ve memnuniyetlerini ilgili birimlere iletmesini sağlamaya yönelik alt yapılar

aktif olarak kullanılacaktır.

13.2. Yöneticiler ve personel, görevlerini yerine getirebilmeleri için gerekli ve yeterli bilgiye zamanında ulaşabilmelidir.

13.2.1- Yönetimin ihtiyaç duyduğu gerekli bilgileri ve raporları üretebilecek ve analiz yapma imkânı sunacak şekilde gerekli raporlar düzenlenmektedir.

13.2.2- Fakültemizde kâğıt ortamında bulunan dokümanların elektronik belge haline dönüştürülmesi çalışmaları devam etmektedir. Belgelerin

tanımlanan iş akışları ile dolaşımı yönetilerek, bu belgeleri doküman ambarları içerisinde güvenli bir şekilde saklanması ile belge ve bilgi kaynaklarına hızlı ve

etkin ulaşım sağlanacaktır.

13.3. Bilgiler doğru, güvenilir, tam, kullanışlı ve anlaşılabilir olmalıdır.

13.3.1- Bilgilerin doğru, güvenilir, tam, kullanışlı ve anlaşılabilir olması için alt birimler faaliyet alanları ile ilgili bilgileri sürekli olarak

güncelleyecektir.

13.3.2- Bilgi işleme üzerindeki kontroller (Bilgisayar girişi yapılan verilerin kullanıma hazır olup olmadıklarının test edilmesi, işlemlerin rakamsal

olarak muhasebeleştirilmesi vb.) sürekli yapılacaktır.

13.4. Yöneticiler ve ilgili personel, performans programı ve bütçenin uygulanması ile kaynak kullanımına ilişkin diğer bilgilere zamanında

erişebilmelidir.

13.4.1- Maliye Bakanlığınca oluşturulan e-bütçe sistemi Üst Yönetim ve Harcama birimlerinin bütçenin uygulanması ile kaynak kullanımına ilişkin

diğer bilgilere zamanında erişebilmelerini sağlamaktadır.

13.5. Yönetim bilgi sistemi, yönetimin ihtiyaç duyduğu gerekli bilgileri ve raporları üretebilecek ve analiz yapma imkânı sunacak şekilde

tasarlanmalıdır.

32



13.5.1- Yönetimin ihtiyaç duyduğu gerekli bilgileri ve raporları üretebilecek ve analiz yapma imkânı sunacak şekilde sunulmasına yönelik çalışmalar

periyodik aralıklarla devam etmektedir.

13.5.2- Fakültemiz alt birimleri faaliyet alanına giren konularda düzenli bilgi akışı sağlayacaklardır.

13.6. Yöneticiler, idarenin misyon, vizyon ve amaçları çerçevesinde beklentilerini görev ve sorumlulukları kapsamında personele bildirmelidir.

13.6.1- Yöneticiler, Fakültemizin misyon, vizyon ve amaçları çerçevesinde belli periyotlar halinde toplantılar düzenleyerek her bir personel için somut

beklentilerini, görev ve sorumluluklarını personele duyuracaktır.

13.7. İdarenin yatay ve dikey iletişim sistemi personelin değerlendirme, öneri ve sorunlarını iletebilmelerini sağlamalıdır.

13.7.1- Fakültede personelin değerlendirme, öneri ve sorunlarını belirlemek için yüz yüze görüşmeyi sağlayacak toplantılar yapılacaktır.

Standart–14: Raporlama

İdarenin amaç, hedef, gösterge ve faaliyetleri ile sonuçları, saydamlık ve hesap verebilirlik ilkeleri doğrultusunda raporlanmalıdır.


14.1. İdareler, her yıl amaçları, hedefleri, stratejileri, varlıkları, yükümlülükleri ve performans programlarını kamuoyuna açıklamalıdır.

14.1.1- Fakültemiz stratejik planı, faaliyet raporu Fakültemiz web sayfasında yayınlanarak kamuoyunun bilgisine sunulacaktır.

14.2. İdareler, bütçelerinin ilk altı aylık uygulama sonuçları, ikinci altı aya ilişkin beklentiler ve hedefler ile faaliyetlerini kamuoyuna açıklamalıdır.

14.2.1- Bahse konu raporlar Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı tarafından hazırlanarak Üniversitemiz web sayfasında yayınlanacaktır.

14.3. Faaliyet sonuçları ve değerlendirmeler idare faaliyet raporunda gösterilmeli ve duyurulmalıdır.

14.3.1- Birim faaliyet raporu her yıl hazırlanmaya devam edilecek ve web sayfamızda yayınlanacaktır.

33



14.3.2- Fakültemiz faaliyet sonuçları ve değerlendirmeleri faaliyet raporunda gösterilecek ve Fakültemiz web sitesinde yayınlanarak kamuoyuna

duyurulacaktır.

14.4. Faaliyetlerin gözetimi amacıyla idare içinde yatay ve dikey raporlama ağı yazılı olarak belirlenmeli, birim ve personel görevleri ve faaliyetleriyle

ilgili hazırlanması gereken raporlar hakkında bilgilendirilmelidir.

14.4.1- Görev ve faaliyetlere ilişkin hazırlanması gereken raporlar hakkında yazılı ve bilgilendirme toplantılarıyla tüm birim personellerinin

bilgilendirilmesi sağlanacaktır.

14.4.2- Görev tanım formları ile personele görevleri bildirilecektir.

Standart–15: Kayıt ve Dosyalama Sistemi

İdareler, gelen ve giden her türlü evrak dâhil iş ve işlemlerin kaydedildiği, sınıflandırıldığı ve dosyalandığı kapsamlı ve güncel bir sisteme sahip olmalıdır.


15.1. Kayıt ve dosyalama sistemi, elektronik ortamdakiler dâhil, gelen ve giden evrak ile idare içi haberleşmeyi kapsamalıdır.

15.1.1- EBYS sistemi ile gelen giden evrak ile idare içi haberleşme sağlanmaktadır.

15.1.2- EBYS sisteminin ihtiyaçlara cevap verme kabiliyeti ölçülerek gerekirse kapasitesinin (Yazılım, Donanım) artırılması talep edilecektir.

15.2. Kayıt ve dosyalama sistemi kapsamlı ve güncel olmalı, yönetici ve personel tarafından ulaşılabilir ve izlenebilir olmalıdır.

15.2.1- Kayıt ve dosyalama sistemi Standart Dosya Planı'na uygun olarak yapılacaktır. İdarece gerekli görülen tüm belge ve dokümanlar elektronik ortama

aktarılarak ulaşılabilirliği ve izlenebilirliği sağlanacaktır.(Elektronik arşivleme)

34



15.3. Kayıt ve dosyalama sistemi, kişisel verilerin güvenliğini ve korunmasını sağlamalıdır.

15.3.1- Kayıt ve dosyalama sisteminde, kişilerin gizlilik içeren bilgi ve belgelerinin güvenliğini sağlayacak şekilde gerekli önlemleri alacak mekanizmalar

geliştirilecektir.

15.3.2- Personel dosyaları kişisel bilgilerin güvenliği korunacak şekilde arşivlerde muhafaza edilecektir.

15.4. Kayıt ve dosyalama sistemi belirlenmiş standartlara uygun olmalıdır.

15.4.1- Kayıt ve dosyalama, Başbakanlık Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğünün belirlenen standart dosya planına ve ilgili diğer mevzuat hükümlerine

uyumlu olarak yapılacaktır.

15.5. Gelen ve giden evrak zamanında kaydedilmeli, standartlara uygun bir şekilde sınıflandırılmalı ve arşiv sistemine uygun olarak muhafaza

edilmelidir.

15.5.1- Evrak biriminde çalışan personele, evrakın kaydedilmesi, standartlara uygun bir şekilde sınıflandırılması, arşiv sistemine uygun muhafaza edilmesi

konusunda bilgilendirilme faaliyetleri ve eğitimin verilmesi sağlanacaktır.

15.6. İdarenin iş ve işlemlerinin kaydı, sınıflandırılması, korunması ve erişimini de kapsayan, belirlenmiş standartlara uygun arşiv ve dokümantasyon

sistemi oluşturulmalıdır.

15.6.1- Her birimin bünyesinde fiziki olarak arşiv oluşturulmuş olup, standartlar çerçevesinde sistemli halde tutulacaktır.

15.6.2- Gelen ve giden tüm evrakın kayıt ve kontrolü yapılacaktır.

Standart–16: Hata, Usulsüzlük ve Yolsuzlukların Bildirilmesi

İdareler, hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların belirlenen bir düzen içinde bildirilmesini sağlayacak yöntemler oluşturmalıdır.


35



16.1. Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirim yöntemleri belirlenmeli ve duyurulmalıdır.

16.1.1- Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirim işlemleri, mevzuat çerçevesinde belirtilen usul ve esaslar çerçevesinde yapılacaktır.

16.2. Yöneticiler, bildirilen hata, usulsüzlük ve yolsuzluklar hakkında yeterli incelemeyi yapmalıdır.

16.2.1- Yöneticiler bildirilen hata, usulsüzlük ve yolsuzlukları mevzuat çerçevesinde değerlendirerek gerekli işlemleri yapacaktır. Söz konusu işlemler

mevzuatla belirlenen usuller çerçevesinde gerekli ve görevli birimlere bildirileceklerdir.

16.3. Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukları bildiren personele haksız ve ayırımcı bir muamele yapılmamalıdır.

16.3.1- Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukları bildiren personelin bu bildiriminden dolayı herhangi bir olumsuz muameleyle karşılaşmaması için yöneticiler

gerekli tedbirleri alacaktır.

E. İZLEME STANDARTLARI


Standart–17: İç Kontrolün Değerlendirilmesi

İdareler iç kontrol sistemini yılda en az bir kez değerlendirmelidir.


17.1. İç kontrol sistemi, sürekli izleme veya özel bir değerlendirme yapma veya bu iki yöntem birlikte kullanılarak değerlendirilmelidir.

17.1.1- İç kontrol sistemi, sürekli izleme veya özel bir değerlendirme yapma veya bu iki yöntem birlikte kullanılarak İç Kontrol İzleme ve Değerlendirme

personeli tarafından yılda en az bir kez değerlendirilecektir.

36



17.2. İç kontrolün eksik yönleri ile uygun olmayan kontrol yöntemlerinin belirlenmesi, bildirilmesi ve gerekli önlemlerin alınması konusunda süreç ve

yöntem belirlenmelidir.

17.2.1- İç Kontrol İzleme ve Değerlendirme personelinin yapacağı değerlendirmeler sonucunda belirlenen eksikliklerin bildirilmesinin sağlanması ve bu

konuda gerekli önlemlerin alınması sağlanacaktır.

17.3. İç kontrolün değerlendirilmesine idarenin birimlerinin katılımı sağlanmalıdır.

17.3.1- Fakültemiz kendi bünyesinde sisteme ilişkin eksiklikleri tespit edecek ve gerekli önlemleri alacaktır. Gerekirse eksik ve yetersiz alanlara yönelik

kontrol mekanizmaları geliştirilecektir.

17.3.2 Fakülte bünyesinde bulunan tüm alt birimlerden İç Kontrol sistemi ile ilgili değerlendirme raporu isteyebilecektir.

17.4. İç kontrolün değerlendirilmesinde, yöneticilerin görüşleri, kişi ve/veya idarelerin talep ve şikâyetleri ile iç ve dış denetim sonucunda düzenlenen

raporlar dikkate alınmalıdır.

17.4.1- İç kontrolün değerlendirilmesinde, yöneticilerin görüşleri, kişi ve/veya idarelerin talep ve şikâyetleri ile iç ve dış denetim sonucunda düzenlenen

raporlar dikkate alınacaktır.

17.5. İç kontrolün değerlendirilmesi sonucunda alınması gereken önlemler belirlenmeli ve bir eylem planı çerçevesinde uygulanmalıdır.

17.5.1- İç kontrolle ilgili olarak yapılan değerlendirmeler sonucunda alınması gereken önlemler belirlenecektir. Söz konusu önlemler için eylem planı

oluşturulacak ve uygulanması sağlanacaktır.

Standart–18: İç Denetim

İdareler fonksiyonel olarak bağımsız bir iç denetim faaliyetini sağlamalıdır.


37



18.1. İç denetim faaliyeti İç Denetim Koordinasyon Kurulu tarafından belirlenen standartlara uygun bir şekilde yürütülmelidir.

18.1.1- Üniversitemizde İç denetim birimi oluşturulmuş olup, İç denetim faaliyeti iç denetçi tarafından belirlenen standartlara uygun bir şekilde

yürütülmektedir.

18.2. İç denetim sonucunda idare tarafından alınması gerekli görülen önlemleri içeren eylem planı hazırlanmalı, uygulanmalı ve izlenmelidir.

18.2.1- İç denetim faaliyetleri sonucunda idarece alınması gereken önlemleri içerir kapsamlı bir eylem planı hazırlanacak, uygulanacak ve sonuçları iç

denetim birimi tarafından takip edilecektir.

38



FAKÜLTEMİZİN VİZYONU

Mimarlık ve Tasarım Fakültesi, Evrensel düzeyde, araştırma yoluyla bilim üreten ve uygulayan, dinamik, çağdaş, demokratik, etik değerlere karşı duyarlı, kamu yararı bilinci ile görev yapan, tarihi ve kültürel kimlik değerleri ile meslek alanını zenginleştirebilen, ütopya üretebilen ve yaşama geçirebilen, ulusal ve ulus ötesi çevrede eğitim, araştırma ve kültür ortamı ile tercih edilen öncü bir kurum olabilmektir.

YETKİ, GÖREV VE SORUMLULUKLAR

Fakültemiz, 2547 sayılı Yüksek Öğrenim Kanununun 3. Maddesi uyarınca “Yüksek düzeyde eğitim -öğretim, bilimsel araştırma ve yayın yapan; kendisine

birimler bağlanabilen bir yükseköğretim kurumu” olarak verilen;

Fakülte kurullarına başkanlık etmek,

Fakülte kurullarının kararlarını uygulamak ve fakülte birimleri arasında düzenli çalışmayı sağlamak,

Her öğretim yılı sonunda ve istendiğinde fakültenin genel durumu ve işleyişi hakkında rektöre rapor vermek,

Fakültenin ödenek ve kadro ihtiyaçlarını gerekçesi ile birlikte rektörlüğe bildirmek, fakülte bütçesi ile ilgili öneriyi fakülte yönetim kurulunun da

görüşünü aldıktan sonra rektörlüğe sunmak,

Fakültenin birimleri ve her düzeydeki personeli üzerinde genel gözetim ve denetim görevini yapmak,

Yüksek Öğretim Kanunu ile kendisine verilen diğer görevleri yapmaktır.

Fakültenin ve bağlı birimlerinin öğretim kapasitesinin rasyonel bir şekilde kullanılmasında ve geliştirilmesinde gerektiği zaman güvenlik önlemlerinin

alınmasında,

Dekan

Fakülte Kurulu Fakülte Yönetim Kurulu Dekan Yardımcısı Dekan Yardımcısı

Bölüm Başkanlıkları

Endüstri Ürünleri Tasarımı

İç Mimarlık ve Çevre Tasarımı

Mimarlık

Şehir ve Bölge Planlama

Şehircilik Anabilim Dalı Bölge Planlama Anabilim Dalı

-Yapı Bilgisi Anabilim Dalı-Bina Bilgisi Anabilim Dalı

-Reatorasyon Anabilim Dalı-Mimarlık Tarihi Anabilim

Dalı

İç Mimarlık ve Çevre Tasarımı Anabilim

Dalı

Endüstri Ürünleri Tasarımı Anabilim

Dalı

Fakülte Sekreteri

Ozel Kalem Dekan Sekreterliği

Öğrenci İşleri

Taşınır Kayıt Kontrol Birimi

Satın Alma Birimi

Bölüm Sekreterlikleri

Personel İşleri

Maaş Birimi

Yardımcı Hizmetler

39



Öğrencilere gerekli sosyal hizmetlerin sağlanmasında, eğitim -öğretim, bilimsel araştırma ve yayını faaliyetlerinin düzenli bir şekilde yürütülmesinde,

bütün faaliyetlerin gözetim ve denetiminin yapılmasında, takip ve kontrol edilmesinde ve sonuçlarının alınmasında rektöre karşı birinci derecede

sorumludur

FAKÜLTEMİZİN BAŞLICA GÖREV VE SORUMLULUKLARI Evrensel ve etik değerlere uyan, bilgiyi kullanan ve yeni bilgiler üreterek bunları yayan, araştırıcı, sorgulayıcı ve çözümleyici düşünce yapısında Mimarlar,

Şehir ve Bölge Plancıları, Endüstri Ürün Tasarımcıları, Peyzaj Mimarı ve kentsel Tasarımcılar ile İç Mimarlık ve Çevre tasarımcıları yetiştirmektir,

Gençlerimizi kendine güvenen, taklitçilikten uzak, çok yönlü düşünebilen, toplumsal sorumluluk bilincine ve mesleğinin gerektirdiği etik değerlere sahip,

Atatürk ilkelerini benimsemiş bireyler olarak yetiştirmek,

Kendi dallarında çağdaş dünya ile entegre olurken bu sırada kendi köklü kültüründen kopmayan meslek adamları olarak yetiştirmek,

Lisans programlarına kabul edilen öğrencilerin düzeyini üst düzeye ulaştırmak pekiştirmek,

Fakültemize, ülkenin her yanından ve komşu ülkelerden öğrenci çekmek,

Ulusal ve uluslararası düzeyde bilim ve bilgi üretmede etkin ve yarışmacı bir üye olmak; özellikle akademisyen ve öğrenci transferleri yoluyla dışa açılmak,

Gerek öğretim kadrosu gerekse alt yapısı ve teknik imkânları ile eğitimde çağdaş ve ileri düzeyde yer almak,

Düzenlenecek akademik etkinlikleri ile: kongre, sempozyum, seminer, panellerle ve değişim programlarıyla ilk sırada tercih edilebilecek bir fakülte olmak,

benzer yurt içi-yurt dışı etkinliklere katılmaktır.

Eğitimde, sosyal-kültürel etkinliklerde öğrenci merkezli olmak

*Fakültemizde görev yapmakta olan tüm personelin görev tanımları içerisinde görev ve sorumlulukları iç kontrol standartları kapsamında belirlenmiştir.

40



PERSONELİN ORTAK GÖREV VE SORUMLULUKLARI

Devlet memurları kanun, tüzük ve yönetmeliklerde belirtilen esaslara uymakla ve amirler tarafından verilen görevleri yerine getirmekle yükümlü ve

görevlerinin iyi ve doğru yürütülmesinden amirlerine karşı sorumludurlar.

Devlet memuru amirinden aldığı emri, Anayasa, kanun, tüzük ve yönetmelik hükümlerine aykırı görürse, yerine getirmez ve bu aykırılığı o emri verene

bildirir. Amir emrinde israr eder ve bu emrini yazı ile yenilerse, memur bu emri yapmağa mecburdur. Ancak emrin yerine getirilmesinden doğacak

sorumluluk emri verene aittir.

Konusu suç teşkil eden emir, hiçbir suretle yerine getirilmez; yerine getiren kimse sorumluluktan kurtulamaz.

Acele hallerde kamu düzeninin ve kamu güvenliğinin korunması için kanunla gösterilen istisnalar saklıdır.

Devlet memurları, görevlerini dikkat ve itina ile yerine getirmek ve kendilerine teslim edilen Devlet malını korumak ve her an hizmete hazır halde

bulundurmak için gerekli tedbirleri almak zorundadırlar.

PERSONELİN VEKÂLET-İZİN VE SORUMLU OLDUĞU PERSONEL

Dekan; Rektöre karşı, Dekan Yardımcısı; Dekana karşı, Fakülte sekreteri; Dekan yardımcısı ve Dekana karşı, tüm idari personel; Fakülte sekreteri,

Dekan yardımcısı ve Dekana karşı sorumludur.

HASSAS GÖREVLER

41



HASSAS GÖREVLER GÖREVLİPERSONEL

RİSK DÜZEYİ

GÖREVİN YERİNE GETİRİLMEMESİNİN SONUÇLARI

ALINACAK ÖNLEM

Yükseköğretim Kanunu'nun 4. ve 5. maddelerinde belirtilen amaç ve ilkelere uygun hareket etmek

Dekan Yardımcısı

Yüksek Eğitim öğretimin aksaması, kurumsal hedeflere ulaşmada aksaklıklar yaşanması, kurumsal temsil ve yetkinlikte sorunlar yaşanması

İlgili maddeler ve gereklilikleri konusunda Bilgilendirilme yönünde gerekli çalışmaların tamamlanması

Dekanın bulunmadığı zamanlarda Fakülte Kurulu ve Fakülte Yönetim Kurulu gibi kurullara başkanlık etmek

Dekan Yardımcısı

Yüksek Kurulların ve idari işlerin aksaması ile hak kaybı

Zamanında kurullara başkanlık etmek

Fakülte binalarının kullanım ve onarım planlarının yürütümü ile odaların dağıtımını koordine etmek

Dekan Yardımcısı

Yüksek Fiziki sorunlar ile hak kaybının ortaya çıkması

Bölümler ve idari birimlerle irtibat içerisinde gerekli düzenlemeleri yapmak

Tahakkuk, ayniyat ve teknik hizmetleri denetlemek

Dekan Yardımcısı

Yüksek Günlük iş akışı ve idari işlerin aksaması, hak kaybının oluşması

İş akış süreçlerinin zamanında birimlerde yerine getirilmesi, belgelerin düzenlenmesi ve ilgili yerlere ulaştırılması, teknik kullanım cihazlarının zamanında bakımlarının gerçekleştirilmesi ve eksiklerin giderilmesi

Eğitim öğretim çalışmalarının yürütülmesi, Fakülte ihtiyaçlarının karşılanması,

Dekan Yardımcısı

Yüksek Eğitim öğretim ve idari işlerde aksamaların yaşanması ve hak kaybının oluşması

Bölümler ve idari birimlerle irtibat içerisinde gerekli düzenlemelerin yapılması

42



görevli personelin seçimi ve denetlenmesini sağlamakYüksek

Temizlik hizmetleri ile çevre düzenlemelerinin kontrolünü sağlamak

Dekan Yardımcısı

Yüksek Çalışma veriminin ve kalitesinin düşmesi

Günlük rutin kontrollerin yapılmasını denetlemek, gerekli uyarı ve düzenlemeleri sağlamak

Satın alma ve ihale çalışmalarını denetlemek

Dekan Yardımcısı

Yüksek Personelin çalışma veriminin düşmesi, iş akışında aksaklıkların yaşanması

Bölüm ve idari birimlerle irtibat içerisinde ihtiyaç duyulan teçhizatın teminini usulüne uygun bir şekilde sağlamak ve bunun için gerekli yazışmaların takibini üstlenmek

İç kontrol, stratejik plan ve faaliyet raporlarına katılmak

Dekan Yardımcısı

Yüksek Eğitim öğretimin aksaması, kurumsal hedeflere ulaşılamaması, verim düşüklüğü

Bölüm ve diğer idari birimlerle irtibat içerisinde veri akışını sağlayıp eğitim yılı ile ilgili gerekli işbölümü çerçevesinde güncelleme paylaşımının yapılmasını sağlamak


Dekan Yardımcısı


İlgili maddeler ve gereklilikleri konusunda bilgilendirilme yönünde gerekli çalışmaların tamamlanması

43



Ders planları, dersliklerin dağıtımı, sınav programlan ile ilgili çalışmaları planlamak, bu işler için oluşturulacak gruplara başkanlık etmek

Dekan Yardımcısı

Yüksek Kaliteli eğitimin verilememesi, haksız ders dağılımı olması durumunda hak ve adalet kaybı.

Bölümler ve idari birimlerle irtibat içerisinde gerekli Düzenlemeleri yapmak ve sıkı kontrol sisteminin Geliştirilmesi

Öğrenci sayılarını, başarı durumunu izlemek ve istatistikleri tutmak

Dekan Yardımcısı

Yüksek Öğrenci öğretim elemanı eşitsizliğinde verimli ders vermeme. Öğrencilerin başarısızlık oranının yüksek olması

Öğretim elemanı temin etmek. Öğrenci sayılarının normalleşmesi için üst birimlerle irtibat halinde olmak.

Yatay geçiş, dikey geçiş, çift ana dal, yabancı öğrenci kabulü ile ilgili çalışma ve takibin yapılması

Dekan Yardımcısı

Yüksek İlgili imkânlardan yararlanmak isteyen öğrencilerin haklarının kaybı

Eğitim komisyonlarının iyi seçimi ve sıkı kontrol ile çalışmalarını sağlamak. Bölümlerden yardım almak.

Öğrenci soruşturma dosyalarını izlemek, kurulacak komisyonlara başkanlık etmek

Dekan Yardımcısı

Yüksek Öğrenciler arasında asayişin bozulması yada haksızlık ortamının doğması

Soruşturmaların kanun ve nizamlara uygun yapılmasını kontrol etmek

Öğrenci kulüplerinin ve öğrencilerin düzenleyeceği her türlü etkinliği denetlemek

Dekan Yardımcısı

Yüksek Öğrenciler arasında kanundışı faaliyetlerin baş göstermesi.

Bölüm, öğrenci ve ilgili birimlerle sürekli irtibat halinde olmak. Kontrol mekanizmasını geliştirmek.

Öğrenci sorunlarını dekan adına dinlemek ve çözüme kavuşturmak

Dekan Yardımcısı

Yüksek Dikkate alınmayan sorunların büyümesi ve fakülte genelinde

Öğretim elemanlarının mümkün olduğunca genel sorunlarla ilgilenip idareyle çözüm

44



huzurun bozulmasına zemin hazırlaması.

arayışına girmeleri. Gerekli hallerde uzmanlardan yardım alınmalı

Görevden ayrılan personelin yerine görevlendirme yapılması

Fakülte Sekreteri

Yüksek Görevin aksaması Birimler arası koordinasyon sağlanması ve görevlendirmelerin zamanında yapılması

Fakülte Kurulu, Fakülte Yönetim Kurulu ve Disiplin Kurulu kararlarının yazılması

Fakülte Sekreteri

Yüksek Zaman kaybı Zamanında görevi yerine getirmek

Kanun, yönetmelik ve diğer mevzuatın takibi ve uygulanması

Fakülte Sekreteri

Yüksek Hak kaybı, yanlış işlem, kaynak israfı Yapılan değişiklikleri takip etmek

Kadro talep ve çalışmaları Fakülte Sekreteri

Orta Hak kaybı Planlı ve programlı bir şekilde yürütmek

Bütçenin hazırlanması ve yönetimi

Fakülte Sekreteri

Yüksek Bütçe açığı ve hak kaybı Hazırlayan kişinin bilinçli olması gelecek yıllarda oluşacak harcamanın öngörülmesi

Gizli yazıların hazırlanması Fakülte Sekreteri

Yüksek İtibar ve güven kaybı Gizliliğe riayet etmek


Bölüm Başkanı


İlgili maddeler ve gereklilikleri konusunda bilgilendirilme için idari birimlerle irtibata geçme

45



Ders programı ve ders görevlendirmelerinin adil, objektif ve öğretim elemanlarının bilim alanlarına uygun olarak yapılmasını sağlamak

Bölüm Başkanı

Yüksek Eğitim öğretimin aksaması, öğrenci hak kaybı, kurumsal hedeflerin yerine getirilememesi

Akademik kurul toplantılarının düzenli olarak yapılması, öğretim elemanları arasında koordinasyon sağlama, güncel kontrollerin yapılması

Ders dağılımı ile bölüm kadro yapısı arasındaki eşgüdümü denetlemek ve kadro ihtiyacını belirlemek

Bölüm Başkanı

Yüksek Eğitim öğretimin aksaması, mevcut öğretim üyelerine aşırı yük düşmesi, tüm zamanın eğitime verilmesinin zorunluluk haline gelmesi ve araştırma ve yayın yapmaya gerekli asgari zaman ve kaynağın aktarılamaması

Akademik kurul toplantılarının düzenli olarak yapılması, Öğretim elemanlarından ders yoğunluğu ve verimi hakkında geri bildirim alma, gerekli kontrol, temas, talep, iletişim ve yazışmaların yapılması

Bölüm faaliyet, stratejik plan, performans kriterlerinin hazırlanmasını sağlamak

Bölüm Başkanı

Yüksek Eğitim öğretimin aksaması, kurumsal hedeflere ulaşılamaması, verim düşüklüğü

Bölüm akademik kurullarının zamanında toplanmasını sağlamak, dönem ve eğitim yılı ile ilgili gerekli işbölümü ve güncelleme paylaşımının yapılmasını sağlamak

Erasmus, Farabi gibi değişim programlarıyla ilgili çalışmaları yürütmekBölüm Erasmus ve Farabi

Bölüm Başkanı

Yüksek Öğrenci ve öğretim üyesi hak kaybı, verimin düşmesi, eğitimin istenen dinamizmi edinememesi ve monoton bir eğitim oluşması

Yurt içi bağlantılar ve yurt dışı ile ikili anlaşmalar yapılmasını sağlamak

Bölümde yapılması gereken seçim ve görevlendirmelerin Dekanlıkla

Bölüm Başkanı

Yüksek Birim içi koordinasyon ve verimin düşmesi, güncel işlerin zamanında ve

Periyodik faaliyetlerin zamanında yapılmasını sağlamak üzere gerekli talimatların verilmesi,

46



irtibat kurularak zamanında yapılmasını sağlamak

gereğince yapılaması, yönetim zaafı, kurumsal hedeflere ulaşamama

gerekli işbölümünün yapılması, aktüel denetim ve periyodik raporlama ve yazışma

Öğrencilerin başarı durumlarını izlemek, bunların sonuçlarını değerlendirmek, birim içi ve Dekanlık kapsamında bilgilendirme ve değerlendirme yapmak

Bölüm Başkanı

Yüksek Mezun olarak öğrenci profilinde zayıflık, yetersizlik ve kalifiye olmayan diplomalı işsiz olgusuna direkt katkı

Birim akademik kurulunu sık sık toplamak, derslerin verimi ile ilgili geri bildirim almak, ilgili aksaklıkları çözmek, bölüm içinde çözülemeyen sorunların üst birime iletilmesini sağlamak

Özürlü ve yabancı uyruklu öğrencilerin sorunlarıyla ilgilenmek

Bölüm Başkanı

Yüksek Eğitim ve öğretimin aksaması, öğrenci hak kaybı

İlgili paydaşlarla iletişimin canlı tutulması, şikâyetlerin alınması, çözümün zamanında sunulması

Raporlu ve izinli öğrencilerin durumlarını değerlendirmek

Bölüm Başkanı

Yüksek Öğrenci hak kaybı, eğitim ve öğretimin aksaması

İlgili evrak ve yazışmaların zamanında iletilmesini sağlamak üzere denetim ve koordinasyonu yapmak, rapor ve izinlerin gereğini yerine getirmek

Ek ders ödemeleri ile ilgili belgeleri zamanında Dekanlığa ulaştırmak

BölümBaşkanı

Yüksek Ek ders ödemelerinin aksaması, bu ödemeleri hesaba katarak işlem ve harcama yapan bölüm öğretim elemanlarının ödeme planlarında aksama yaşanması, gereksiz ödeme cezalarına maruz kalmaları

Ek ders ödemeleriyle ilgili bilgi, belge ve evrakın zamanında değerlendirilip, tanzim edilip ilgili birime iletilmesini sağlamak ve bunun için gerekli koordinasyonu yapmak

Lisansüstü programların düzenli şekilde yürütülmesini sağlamak

Bölüm Başkanı

Yüksek Güven ve itibar kaybı, başarı kaybı, tercih edilme konusunda geriye

Enstitü ve idari birimlerle işbirliği içerisinde gerekli koordinasyonu sağlama

47



düşme

Öğrenci danışmanlık hizmetlerini yapmak ve öğrencilerle toplantılar düzenlemek

Bölüm Başkanı

Yüksek Eğitim hedeflerine ulaşamama, bireysel sorunların artması, motivasyon eksikliği

Danışmanlık hizmetlerinin koordine edilmesi ve periyodik olarak toplantı, seminer ve ilgili faaliyetlerin yapılmasını sağlamak

Bilimsel toplantılar düzenlemek, bölümün bilimsel araştırma ve yayın gücünü artırıcı teşvikte bulunmak

Bölüm Başkanı

Yüksek Kurumsal hedeflere ulaşmada sorunlar yaşanması, kurumsal monotonluk, araştırma boyutunda yetersizlik ve zayıflık

Sempozyum, konferans ve panel gibi faaliyetler düzenlemek, düzenlenmesi için motivasyonda bulunmak, planlama yapmak ve çevrede ve ilgili yerlerde yapılmakta olan benzer faaliyetlerden birim personelini haberdar etmek, teşvik etmek, motive etmek ve yayın yapma ile ilgili bilgilendirme yapmak, hedef vermek, motivasyon oluşmasını sağlamak, gerekli maddi kaynağın bulunması için üst birimi haberdar etmek

Fakülte Kurulu toplantılarına katılarak bölümü temsil etmek

Bölüm Başkanı

Yüksek Bölüm ve Dekanlık arası iletişim zayıflığı, koordinasyon eksikliği ve idari işlerde aksama

Kurul toplantılarına katılmak, mazereti söz konusu ise, bunu iletmek ve yerine bölüm başkan yardımcısını vekil tayin etmek

Sınav programlarının hazırlanması

Bölüm Başkanı

Yüksek Öğrenci hak kaybı, eğitim ve öğretimin aksaması

Öğretim elemanlarıyla gerekli toplantıların yapılması, sınav programının zamanında yapılmasını sağlama ve uygulanmasını denetleme

Akademik yıla başlamadan önce bölüm akademik toplantısı yapmak

Bölüm Başkanı Bölüm

Yüksek Bölüm Öğretim elemanları arasında iletişim ve koordinasyon eksikliği, işbölümünün gereğince

Akademik dönem başında gerekli akademik kurul toplantılarının yapılmasını sağlamak

48



Başkan Yardımcıları

yapılamaması, işlerin aksaması

Yükseköğretim Kanunu'nun 4. ve 5. maddelerinde belirtilen amaç ve ilkelere Uygun hareket etmek

Bölüm Öğretim Üyeleri


Bölüm öğretim üyelerinin ilgili maddeler ve gereklilikleri konusunda bilgilendirilmesi, durumun hassasiyeti bağlamında iletişim kurulması

Ders içeriklerinin hazırlanması ve planlanması çalışmalarına katılmak, ders programlarının eksiksiz yürütülmesini sağlamak üzere hazır bulunmak


Yüksek Bölüm akademik hedeflerine ulaşmada, derslerin düzenli ve eksiksiz yürütülmesinde sorunlar yaşanması, öğrenci hak kaybı

Bölüm akademik çalışmalarının başkanlık ve üyeler arasında kurulan bir koordinasyonla yürütülmesi, ders içeriklerinin güncel ve yetkin hazırlanması ve ilgili komisyonların kurulup eşgüdüm sağlanması

Öğrenci danışmanlık hizmetlerine katılmak, öğrencilerin bölüm ve çevreye uyum sağlamlarına yardımcı olmak


Yüksek Öğrenci hak kaybı, eğitim ve öğretimin aksaması, öğrencinin çevreyle ve kurumla uyum halinde bir öğrenim süreci yaşanmasında aksaklıklar yaşanması

Öğrenciler için belirlenen danışman öğretim üyeleri/elemanlarının öğrencilere gerekli ve yeterli zamanlarda eğitim, öğretim, psikolojik vb. konularda destek sunulması

Dekanlık ve Bölüm Başkanlığının ön gördüğü toplantılara (eğitim öğretim, sosyal ve kültürel) katılmak, faaliyetlere destek vermek


Orta Akademik ve idari işlerin yürütülmesinde gerekli olan Dekanlık Bölüm koordinasyonunda aksamalar doğması ve gerekli bilgi ve iletişim ağının sağlanamaması

Gerekli koordinasyonun ve iletişim ağının kurulabilmesi ve buradan sağlanacak sinerjinin dinamizme edilebilmesi için öğretim üyelerine yazılı ve şifahen toplantıların önceden bildirilmesi, üyelerin de mazeretlerini önceden bildirmeleri

49



Bilimsel araştırmalar yapmak ve bilimsel alanda ulusal ve uluslararası kongreler düzenlenmesine yardımcı olmak


Yüksek Kurumsal hedeflerin en önemli kısımlarından olan akademik araştırmaların makul bir düzen ve sayıda yapılmaması, kamu zararı

Öğretim üyelerinin dönemsel olarak makul bir sayıda bilimsel çalışmalar yürütmelerinin kurumsal hedefler için öneminin toplantılarda vurgulanması, bu bağlamda dönem dönem verilerin toplanması, gerekli araştırmalar için destek sunulması

Bölümde eğitim-öğretim faaliyeti, stratejik plan performans kriterleri gibi her yıl yapılması zorunlu çalışmalara destek vermek


Yüksek Bölüm akademik ve idari faaliyetlerde aksama, koordinasyon eksikliği ve kamu zararı

Kurumun dönemsel çalışmalarının güncellenmesi ve ileriye taşınması için eşgüdümün öneminin vurgulanması ve bu yönde belli kriterlerin düzenliliği için çaba sarf edilmesi

Erasmus, Farabi ve Mevlana gibi değişim programlarıyla ilgili çalışmaları yürütmek


Yüksek Kurumun ulusal ve uluslararası düzeyde akademik kaliteye ulaşmasında aksaklıklar yaşanması, kurum için akademik hedefleri ulaşılamaması, mezun profilinde gerekli yetkinliğin sağlanamaması

Belirlenen Farabi, Erasmus ve Mevlana değişim programı koordinatörlerinin yurt içi ve dışı öğrenci ve öğretim elemanı değişimini sağlaması

Eğitim-öğretim faaliyetlerinde akademik takvimin esas alınması ve zamanında uygulanması


Yüksek Güven ve itibar kaybı, başarı kaybı, tercih edilme konusunda geriye düşme

Eğitim-öğretim başlamadan akademik takvimin incelenmesi, ders programlarının ve sınav uygulamalarının planlanması

Engelli ve yabancı uyruklu öğrencilerin sorunlarıyla ilgilenmek


Yüksek Dezavantajlı kesim ve yabancı uyruklu öğrencilerin uyum sorunları yaşaması, akademik hedeflere ulaşmada aksamalar, kurumun

Engelli öğrencilerin eğitsel, mekânsal, teknolojik vb. sorunlarının çözülmesi için gerekli faaliyetlerde bulunulması, yabancı uyruklu öğrencilerin akademik başarıları için

50



uluslararası bir hüviyete taşınması için gerekli yetkinlik düzeyine ulaşamama

gerekli uyumun sağlanabilmesi için ilgili kişilerle eşgüdümle sağlanan bir çabanın sergilenmesi

Kaynakların verimli etkin ve ekonomik kullanılmasını sağlamak, çalışma odasının kullanılması ve korunması konusunda ilgililere yardımcı olmak


Yüksek Kamu zararı, kurumsal hedeflere ulaşmada aksamalar, hak kaybı

Bölüm öğretim üyelerinin ilgili maddeler ve gereklilikleri konusunda bilgilendirilmesi, durumun hassasiyeti bağlamında iletişim kurulması, kamu mallarının korunması için eşgüdüm sağlanması

Fakültenin Etik Kuralları'na uymak, iç kontrol faaliyetlerini desteklemek, hassas görevleri bulunduğunu bilmek ve buna göre hareket etmek


Yüksek Akademik hedeflerden sapma, idari koordinasyonda aksaklıklar, kurumsal yetkinlik ve temsil sorunu

Öğretim üyelerinin ilgili değer ve normları koruma ve uygulama bağlamında hassasiyet göstermeleri bağlamında bilgilendirilmesi, kriterlerin uygulanmasının denetlenmesi


Bölüm Öğretim Görevlileri


Bölüm öğretim görevlilerinin ilgili maddeler ve gereklilikleri konusunda bilgilendirilmesi, durumun hassasiyeti bağlamında iletişim kurulması

Dekan, Dekan Yardımcıları, Bölüm Başkanı, Bölüm Başkan Yardımcıları, Anabilim Dalı Başkanının vereceği akademik ve idari işleri yapmak


Yüksek Akademik ve idari işlerde aksama Anabilim Dalı Başkanı, Bölüm Başkanı Dekan ve Dekan yardımcılarının vereceği akademik ve idari işleri titizlikle yerine getirir. Mazereti olması halinde bunu önceden bildirir.

51



Dekanlık ve Bölüm Başkanlığının ön gördüğü toplantılara (eğitim-öğretim, sosyal ve kültürel) katılmak, faaliyetlere destek vermek


Orta Akademik ve idari işlerin yürütülmesinde gerekli olan Dekanlık-Bölüm koordinasyonunda aksamalar doğması ve gerekli bilgi ve iletişim ağının sağlanamaması

Gerekli koordinasyonun ve iletişim ağının kurulabilmesi ve buradan sağlanacak sinerjinin dinamizme edilebilmesi için öğretim üyelerine yazılı ve şifahen toplantıların önceden bildirilmesi, üyelerin de mazeretlerini önceden bildirmeleri

Eğitim-öğretim faaliyetlerinde akademik takvimin esas alınması ve zamanında uygulanması


Yüksek Güven ve itibar kaybı, başarı kaybı, tercih edilme konusunda geriye düşme

Eğitim-öğretim başlamadan akademik takvimin incelenmesi, ders programlarının ve sınav uygulamalarının planlanması

Kaynakların verimli etkin ve ekonomik kullanılmasını sağlamak


Yüksek Hak kaybı, kamu zararı vs Kâğıt, tebeşir, board marker vs. araçları ihtiyacı oranında kullanılır. Gece derslerinden sonra sınıftan çıkarken lambaları, bilgisayarları ve projeksiyonları kapatır. İsrafa dair tespitlerini üst birimlere bildirir

Maaş hazırlamasında özlük haklarının zamanında temin edilmesi

Mali İşler Yüksek Hak kaybı oluşması Birimler arası koordinasyon sağlanması

Maaş hazırlanması sırasında kişilerden kesilen kesintilerin doğru ve eksiksiz yapılması

Mali İşler Yüksek Kamu ve kişi zararı Birimler arası koordinasyon sağlanması ve bilinçli hareket edilmesi

52



Ödeme emri belgesi düzenlemesi Mali İşler Yüksek Kamu zararına sebebiyet verme riski Kontrollerin doğru yapılması

SGK’na elektronik ortamda gönderilen keseneklerin doğru, eksiksiz ve zamanında gönderilmesi

Mali İşler Yüksek Kamu zararına ve kişi sebebiyet verme riski kişi başı bir asgari ücret cezası

Hata kabul edilemez.

Dekanlığın bütçesini hazırlamak Mali İşler Yüksek Bütçe eksik hazırlanırsa kamudan gelen para eksik olur

Hazırlayan kişinin bilinçli olması gelecek yıllarda oluşacak harcamanın öngörülmesi

Satın alma evrakının hazırlanması Mali İşler Yüksek Kamu zararı satın alma uzar alım gerçekleşmez

Kontrollerin doğru yapılması

Doğum ve ölüm yardımlarını tahakkuk evraklarını hazırlamak

Mali İşler Yüksek Kişi zararına sebebiyet verme Kaç ay ya da yıl verilmediyse o kadar kişiye ödeme yapmak

Birimler arası koordinasyon sağlanması ve bilinçli hareket edilmesi

Taşınır malların ölçerek sayarak teslim alınması

Taşınır Kayıt ve Kontrol Yetkilisi

Yüksek Mali kayıp menfaat sağlama, yolsuzluk

Kontrollerin ehil kişilerce doğru yapılması

Muayene ve kabul işlemi hemen yapılamayan taşınırları kontrol ederek teslim almak, bunların

Taşınır Kayıt ve Kontrol

Yüksek Kamu zararına sebebiyet verme riski Kontrollerin ehil kişilerce yapılması, işlem basamaklarına uygun hareket edilmesi

53



kesin kabulü yapılmadan kullanıma verilmesini önlemek

Yetkilisi

Taşınırların giriş ve çıkışına ilişkin kayıtları tutmak, bunlara ilişkin belge ve cetvelleri düzenlemek ve taşınır yönetim hesap cetvellerini oluşturmak


Yüksek Birimdeki taşınırların kontrolünü sağlayamama zamanında gerekli evrakların düzenlenememesi kamu zararı

Taşınırların giriş ve çıkış işlemleri bekletilmeden anında yapılması, gerekli belge ve cetveller düzenli tutulması

Taşınırların yangına, ıslanmaya, bozulmaya, çalınmaya ve benzeri tehlikelere karşı korunması için gerekli tedbirleri almak ve alınmasını sağlamak

Taşınır Kayıt veKontrol Yetkilisi

Yüksek Kamu zararına sebebiyet verme riski Kontrollerin doğru yapılması, gerekli tedbirlerin alınarak taşınırların emniyete alınması

Ambar sayımını ve stok kontrolünü yapmak, harcama yetkilisince belirlenen asgarî stok seviyesinin altına düşen taşınırları harcama yetkilisine bildirmek


Yüksek Kamu zararı, işin yapılmasına engel olma, iş yapamama durumu

Stok kontrolünü belirli aralıklarla düzenli tutmak

Kullanımda bulunan dayanıklı taşınırları bulundukları yerde kontrol etmek, sayımlarını yapmak ve yaptırmak


Yüksek Kamu zararına sebebiyet verme riski, mali kayıp

Hazırlayan kişinin bilinçli olması, birimdeki tüm taşınırların kayıtlı olduğundan emin olunması

54



Harcama biriminin malzeme ihtiyaç planlamasının yapılmasına yardımcı olmak


Yüksek Kamu zararına sebebiyet verme, itibar kaybı

Kontrollerin doğru yapılması ihtiyaçların bilinçli bir şekilde belirlenmesi

Akademik personelin sicil raporlarının temini, muhafaza edilmesi ve kontrolü

Personel İşleri

Yüksek Yasalara uymama Mevzuata uyulmasını sağlama

Öğretim elemanlarının görev süresi uzatımı işlemleri

Personel İşleri

Yüksek Hak kaybı Takip işlemlerinin yasal süre içerisinde yapılması

1416 Sayılı Kanun uyarınca yapılan işlemler

Personel İşleri


Akademik personel ayırma/ilişik kesme işlemleri

Personel İşleri


Askerlik yazışmaları Personel İşleri


Akademik kadrolar ile ilgili ilan çalışmaları

Personel İşleri


55



Fakülte kadrosunda olan akademik personelin SGK tescil işlemleri

Personel İşleri


Süreli yazıları takip etmek Personel İşleri


Gelen giden evrakları titizlikle takip edip dağıtımını zimmetle yapmak

Personel İşleri


Yapılacak toplantıların gündemlerini zamanında öğretim üyelerine bildirmek

Personel İşleri

Yüksek Toplantıların aksaması veya yapılamaması

İş akışının titizlikle takibi

Fakülte ilgili her türlü bilgi ve belgeyi korumak ilgisiz kişilerin eline geçmesini önlemek

Personel İşleri

Yüksek Hak kaybı, aranan bilgi ve belgeye ulaşılamaması

Yapılan işin önemine dair idrakin tekrar gözden geçirilmesi

Öğrenci kayıt işlemlerini yapmak Öğrenci İşleri

Yüksek Hak kaybı, Yasalara uymama ve düzenin bozulması

Kayıt işlemlerinde azami derecede özenli davranılması

Sınav tarihlerinin zamanında otomasyona işlenmesi

Öğrenci İşleri

Yüksek Hak kaybı İşlerin zamanında yapılması

Öğrencilerin talep ve Öğrenci Yüksek Hak kaybı İşlerin zamanında yapılması

56



başvurularını zamanında üst yönetime bildirmek ve takip etmek

İşleri

Öğrencilerle ilgili her türlü belgeyi zamanında göndermek

Öğrenci İşleri

Yüksek Hak kaybı Yazışma sürelerine özen gösterip zamanında cevap verilmesi

Öğrenci disiplin işlemlerini takip edip, ilgili yerlere bilgi vermek

Öğrenci İşleri

Yüksek Yasalara uymama ve düzenin bozulması

Takip işlemlerinin yasal süre içerisinde yapılması

Dönem sonu ve yılsonunda büro içerisinde gerekli düzenlemeyi sağlamak

Öğrenci İşleri

Yüksek Çalışma veriminin düşmesi İşlerin zamanında yapılması

Fakülte etik kurallarına uymak, iç kontrol faaliyetlerini destelemek

Öğrenci İşleri

Yüksek Programlar eksik hazırlanmasına yönelik verim düşüklüğü

Hazırlayan kişinin bilinçli olması, gelecek yıllarda oluşacak kaybın önlenmesi

Fakülte ile ilgili yazışmaların zamanında yapılması

Yazı İşleri Yüksek Karışıklığa sebebiyet vermek Fakülte içi koordinasyonun sağlanması

Fakülte kurulu ve Fakülte Yönetim Kurulu çağrılarının yapılması, kararlarının yazılması ve ilgililere tebliğ edilmesi

Yazı İşleri Yüksek Kurul toplantılarının aksaması, zaman kaybı

Koordinasyonun sağlanması ve hatanın olmaması

Fakülte demirbaş eşyasına sahip Yazı İşleri Yüksek Kamu ve kişi zararı Bölüm içi koordinasyonun sağlanması

57



çıkmak

Tüm resmi bilgi ve belgelerin muhafazası ve evrakların arşivlenmesi

Yazı İşleri Yüksek Kamu zararına ve kişi hak kaybına sebebiyet vermek

Hata kabul edilemez

Eğitim -Öğretim ile ilgili ders görevlendirme, haftalık ders programı ve sınav programının zamanında yapılmasına yardımcı olmak

Yazı İşleri Yüksek Programların eksik hazırlanması ve verim alınamaz

Hazırlayan kişinin bilinçli olması, gelecek yıllarda oluşacak kaybın önlenmesi

Giden-gelen evrak gibi Bölüm yazışmalarının sistematik yedeklemesinin yapılması

Yazı İşleri Yüksek Bölümün idari işlerinde aksaklıkların doğması

Hata kabul edilemez

Bölüm öğrenci sayıları başarı durumları ve mezun sayılarının yapılması

Yazı İşleri Yüksek İstatiksel bilgi ve veri eksikliği Bölüm içi verilerin kontrollü ve doğru girilmesi

Vezne tahsilat işlemleri Veznedar Kamu ve kişi zararı Hata kabul edilemez

•PERSONELİN İZİN, GÖREV V.B DURUMLARDA VEKALET EDECEK PERSONEL BİLGİLERİ

58



İZİNLİ/RAPORLU/GÖREVLİ PERSONEL UNVANI VEKÂLET EDECEK PERSONEL UNVANI

DEKAN DEKAN YARDIMCISI/ BÖLÜM BAŞKANI/ÖĞRETİM ÜYESİ

DEKAN YARDIMCISI DEKAN YARDIMCISI/ BÖLÜM BAŞKANI/ÖĞRETİM ÜYESİ

BÖLÜM BAŞKANI BÖLÜM BAŞKAN YARDIMCISI/ÖĞRETİM ÜYESİ

BÖLÜM BAŞKAN YARDIMCISI ÖĞRETİM ÜYESİ

ANABİLİM DALI BAŞKANI ANABİLİM DALI BAŞKAN YARDIMCISI/ ÖĞRETİM ÜYESİ

ANABİLİM DALI BAŞKAN YARDIMCISI ÖĞRETİM ÜYESİ

FAKÜLTE SEKRETERİ ÖĞRETİM ÜYESİ/ BİLGİSAYAR İŞLETMENİ/MEMUR

BİLGİSAYAR İŞLETMENİ/MEMUR BİLGİSAYAR İŞLETMENİ/MEMUR

İMZA, PARAF VE ONAY MERCİLERİMİZ

59



a) Dekan Tarafından Paraflanacak/İmzalanacak Yazı ve Onaylar

1)Mevzuatta öngörülen ve mutlaka dekan ve başhekim tarafından yapılması gereken teklifler, kararlar ve işlemler,

2) Fakültede dekan yardımcılarının atama onayları,

3) Fakültede; bölüm ve anabilim dalı başkanlarının atama onayları,

4) Dekan yardımcıları ile bölüm başkanları ve fakülte sekreterinin yıllık ve sağlık izin onayları ile vekâlet onay teklifleri,

5) Rektörlük Makamına yazılacak yazılar (Dekanın gün içerisinde makamında bulunmadığı zamanlarda mevzuat gereği imzalamasının zorunlu olduğu yazı ve

onaylar dışında özellik ve ivediliği nedeniyle gecikmesinde sakınca bulunan yazılar yardımcılarının imzasıyla Rektörlük Makamına gönderilebilir.),

6) 2547 sayılı Kanunun 39 uncu maddesinin birinci fıkrası uyarınca, öğretim elemanlarının bir haftaya kadar “yolluksuz ve yevmiyesiz” yurt içi ve yurtdışı

geçici görevlendirme onayları,

7) Fakültede görev yapan akademik ve idari personelin,657 sayılı Kanunun; 104 üncü maddesinin (A) bendi uyarınca öngörülen doğum öncesi ve doğum

sonrası mazeret izni; (B) bendi uyarınca öngörülen babalık, evlenme ve ölüm izni; (D) bendi uyarınca öngörülen süt izni onayları,

8)Fakültenin yatırım teklifleri ve yıllık programlarının uygulaması ile ilgili yazılar,

9) Üniversitemize bağlı akademik birimlerin (fakülte, enstitü, yüksekokul, meslek yüksekokulu ve araştırma merkezi) kendi aralarında yaptıkları yazışmalar,

10)Diğer üniversitelere bağlı akademik birimlerle (fakülte, enstitü, yüksekokul, konsevatuvar, meslek yüksekokulu ve araştırma merkezi) eğitim amaçlı yapılan

yazışmalar (Diğer üniversitelerden Rektör imzası ile gelen yazılara Rektör kanalı ile cevap verilecektir.),

11) Kamu kurum ve kuruluşlarınca ortak yürütülen projeler (Döner sermaye kapsamında yürütülenler de dahil) kapsamında yapılan yazışmalar ile kamu

kurumlarınca talep edilen görüşlere ilişkin yazılar,

12) Şahıs ve firma başvurularına verilen yanıtlar,

60



13) Öğrencilerin geçici mezuniyet belgeleri,

14) Kayıtları fakültede tutulan öğrencilerin; askerlik işlemleri, mezuniyet durumu, burs ve kredi durumları, yatay ve dikey geçiş işlemleri, öğrenci dosyası

istenmesi ve gönderilmesi, çeşitli kurumlarla yapılan öğrencilerin yurtdışına çıkış işlemleriyle ilgili yazışmalar ile benzeri diğer yazışmalar,

15) Dekanlık tarafından yapılan doğrudan temin ve ihale evraklarının (ödeme evrakları ve ekleri) ile maaş ve diğer ek ödemelerin imzalanması,

b) Dekan Yardımcısı ve Başhekim Yardımcısı Tarafından Paraflanacak/İmzalanacak Yazı ve Onaylar

1)Görev bölümüne uygun olarak dekanın imzalayacağı yazıların parafı,

2) Dekanın herhangi bir nedenle gün içerisinde makamında bulunmadığı zamanlarda Dekan tarafından imzalanması gereken(Mevzuat gereği bizzat dekan

tarafından imzalanması öngörülen yazı ve onaylar hariç), ancak özellik ve ivediliği nedeniyle gecikmesinde sakınca bulunan yazılar,

3) Dekan tarafından verilen diğer görevlere dair yazı ve onaylar,

c) Bölüm/Anabilim Dalı Başkanları Tarafından Paraflanacak/İmzalanacak Yazı ve Onaylar1) Bölüm/Programın dekanlıkla yapılan tüm yazışmaları,

2) Bölüm/Programın eğitim-öğretim planlaması ve buna ilişkin yazışmaları,

3) Başkanı olduğu akademik personelin her türlü yıllık, mazeret ve sıhhi izin ile görevlendirme teklifleri,

61



4) Bölüm öğrenci dilekçelerinin dekanlık veya müdürlüğe iletilmesi,

5) Dekan / Müdürün vereceği diğer görevlere ilişkin yazışmalar.

d) Fakülte Sekreteri Tarafından Paraflanacak/İmzalanacak Yazı ve Onaylar1)Kurum içi ve kurum dışından gelen yazıların havalesi,

2)Dekan tarafından imzalanacak yazıların parafı,

3) Mahiyetinde çalışan idari personelin geçici görev, mazeret ve sıhhi izin işlemlerine ilişkin onayların teklifleri,

4)Mahiyetinde çalışan idari personelin yıllık izin onay teklifleri,

5)Öğrenci belgesi, transkript ve benzeri öğrenci belgelerinin imzalanması ve onaylanması,

6)Disiplin amiri sıfatı ile yapacakları işlem ve yazışmalar

7)Dekan tarafından verilen diğer görevlere dair yazı ve onaylar

HATA, USULSÜZLÜK VE YOLSUZLUKLARIN BİLDİRİLMESİ

Birimimiz personeli, görevleri sırasında karşılaşmış oldukları, hata, usulsüzlük ve yolsuzlukları söz veya yazı ile en yakın amirden başlayarak silsile yolu

ile bildirmeleri, karar verme yetkisi bulunmayan amirlerin hata, usulsüzlük ve yolsuzlukları silsile yolu ile kendi görüşleriyle birlikte en yakın amirine

bildirmeleri gerekmektedir.

62



Ayrıca; devlet memurları amirleri veya kurumları tarafından kendilerine uygulanan idari eylem ve işlemlerden dolayı şikâyetlerini ve kurumları ile ilgili resmi

ve şahsi işlerinden dolayı müracaatlarını Devlet Memurlarının Şikâyet ve Müracaatları Hakkında Yönetmelikte belirlenen esas ve usullere göre yapmaları

gerekmektedir.

Yönetmeliğin 5 inci maddesi gereğince; Şikâyetler söz veya yazı ile en yakın amirden başlanarak silsile yolu ile ve şikâyet edilen amirler atlanarak

yapılır.

Yazılı şikâyetler maksadı en iyi ifade edecek şekilde ve mevzuat hükümlerine uygun olarak yazılan bir dilekçe ile yapılır. Dilekçede tespit edilen eksiklikler

ile suç teşkil etmeyen usulsüzlüklerin giderilmesi şikâyeti kabul eden amirlerce sağlanır.

Sözlü şikâyetlerde de bu esaslara uyulur. Sözlü olarak yapılan şikâyetler, şikâyeti yapanın istemi halinde yapıldıkları anda şikâyetçi ile şikâyeti kabul eden

amir tarafından birlikte imzalanan bir tutanakla tespit olunur ve iki tarafa verilir.

Amir de şikâyetin tutanağa geçirilmesini isteyebilir. Şikâyetçi tutanak düzenlenmesinden kaçınırsa şikâyet yapılmamış sayılır.

Yönetmeliğin 12. maddesi gereğince; müracaatlar hakkında karar verme yetkisi müracaat konusunu çözümlemeye yetkili kılınan mercilere aittir. Müracaatı

kabul eden ancak sorunu çözümleme yetkisi bulunmayan amirler bunların silsile yolu ile müracaat konusunu çözümlemeye yetkili kılınan mercilere 3 gün içinde

intikal ettirir.

PERSONELİN ŞİKÂYET VE MÜRACAAT DURUMLARI HUSUSU

Devlet Memurlarının Şikayet Ve Müracaatları Hakkında Yönetmelik kapsamında Devlet Memurları kurumları ile ilgili resmi ve şahsi işlerinden dolayı

müracaat hakkına sahiptirler.

63



Kapsam:

Madde 2 - Bu Yönetmelik hükümleri 657 sayılı Devlet Memurları Kanununun değişik birinci fıkrasında sayılan kurum ve kuruluşlarda çalışan memurlar

hakkında uygulanır. Türk Silahlı Kuvvetlerinde görevli subay, astsubay, sivil memur, sözleşmeli ve yevmiyeli personel; Anayasa ve Uyuşmazlık Mahkemesi

Üye ve Yedek Üyeleri ile raportörleri; 2656 sayılı Hakimler Kanununun 2661 sayılı Kanunla değiştirilen 18 ve 19 uncu maddeleri uyarınca bu Kanuna eklenen

(1) ve (2) sayılı cetvellerde gösterilen Adli ve İdari Yargı mensupları; Danıştay ve Sayıştay meslek mensupları ve Sayıştay Savcı ve Savcı Yardımcıları; 2547

sayılı Yükseköğretim Kanununa tabi kurumlarda çalışan öğretim elemanları hakkında bu Yönetmelik hükümleri uygulanmaz.

KAMU GÖREVLİLERİ ETİK SÖZLEŞMESİ

Fakültemiz bünyesinde görev yapmakta olan tüm personel tarafından Kamu Görevlileri Etik Sözleşmesi okunarak imzalanmış olup, özlük dosyalarına

eklenmiştir.

Kamu Görevlileri Etik Davranış İlkeleri ile Başvuru Usul ve Esasları Yönetmeliği Fakültemiz web sayfasında yayınlanmış ve tüm personelimize

duyurulmuştur.

64



FAKÜLTEMİZ RİSK BELİRLEME GRUBU

İç Kontrol Standartları ve Eylem Planı ile ilgili harcama birimimizde oluşabilecek risklerin belirlenmesi amacıyla 12.10.2017 tarih ve 33720 sayılı

Dekanlık yazısı ile Risk Belirleme Komisyonu oluşturulmuştur.

1 başkan 3 üyeden oluşan çalışma grubunda görevli personel aşağıdaki tabloda belirtilmiştir.

Çalışmalardaki Adı Soyadı Unvanı Görev Yaptığı Birim

65



Görevi

Başkan Dr. Öğr. Üyesi Seval

CÖMERTLER

Bölüm Başkanı Mimarlık ve Tasarım Fakültesi

Üye Ali ÖZOĞLU Fakülte Sekreteri Mimarlık ve Tasarım Fakültesi

Üye Fatma ATASEVEN Bilgisayar İşletmeni Mimarlık ve Tasarım Fakültesi

Üye Mustafa ZAMBAK Memur Mimarlık ve Tasarım Fakültesi

İŞ AKIŞ SÜREÇLERİ VE İŞ AKIŞ ŞEMALARI

EVRAK KAYIT İŞLEMLERİ

*Web sayfamızda İş Akış Şemaları Sekmesi Altında Açıklamalı Olarak yer almaktadır.

Bölüm Başkanlıkları Gelen Evrak Kayıt İşlemleri

Dekanlık Gelen Evrak Kayıt İşlemleri

PERSONEL İŞLEMLERİ

39.Madde Görevlendirme İşlemleri 40. Madde Görevlendirme İşlemleri Araştırma Görevlisi Alım Süreci

66



* Web sayfamızda İş Akış Şemaları Sekmesi Altında Açıklamalı Olarak yer almaktadır.

Araştırma Görevlisi Süre Uzatma İşlemleri Dr.Öğretim Üyesi Atama İşlemleri Dr.Öğretim Üyesi Görev Süresi Uzatımı İşlemleri Görevden Ayrılma İşlemleri Göreve Başlama İşlemleri İzin İşlemleri Sağlık İzni İşlemleri Yazışmalar

ÖĞRENCİ İŞLEMLERİ Belgelerin Aslı Gibidir Onay İşlemleri Burs İşlemleri Ders Açma ve Danışman Atama İşlemleri Ders Muafiyetleri ve İntibak İşlemleri Disiplin İşlemleri Hatalı Not Düzeltme İşlemleri İlişik Kesme İşlemleri Kayıt Dondurma İşlemleri Kayıt İşlemleri Kısmi Zamanlı Çalışacak Öğrenci Belirleme İşlemleri Mazeret Sınavı İşlemleri Mezuniyet İşlemleri Öğrenci Belgesi Hazırlama İşlemleri Öğrenci Kimliği ve Bandrol Dağıtım İşlemleri

67



* Web sayfamızda İş Akış Şemaları Sekmesi Altında Açıklamalı Olarak yer almaktadır.

Öğrenci Kimliği Yenileme İşlemleri Öğrenci Temsilcisi Seçim İşlemleri Yatay-Dikey Geçiş İşlemleri Yaz Okulu İşlemleri

SONUÇ

İç kontrol sisteminin yerleşebilmesi, planda öngörülen eylemlerin uygulanabilir olmasına bağlıdır. Bu nedenle Eylem Planı, uygulanabilirliği artırmak

için Fakültemizin bütün personeline duyurulacaktır.

5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu ile ikincil mevzuat uyarınca yapılması gereken “Kamu İç Kontrol Standartları”na uyum çalışmaları

yukarıda da ifade edildiği üzere Birimimiz düzeyinde başlatılmış ve devam etmektedir. Temelde beş ana başlığın çalışma ekseni olarak belirlendiği iç kontrol

standartları ile bunların detaylarında yer alan alt başlıklar kapsamında, yapılması öngörülen faaliyetlerin birimimizi ilgilendiren eylemlerin bazıları yerine

getirilmiş olup bazıları ise zamana bağlı kalınarak yerine getirilmesi planlanmaktadır. Mümkün olduğunca katılımcı yöntemler çerçevesinde tespit edilen

standartlara ilişkin olarak Birimimiz personelinin görüş, öneri ve tekliflerinin alınması ve bunların değerlendirilmesi öngörülmektedir.

Üniversitemiz İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Kurulunun, işbirliği ve teknik desteğine de ihtiyaç duyulan çalışmalar esnasında ortaya çıkabilecek

olan sorunların koordineli çalışma ile aşılabileceği kanaatine varılmıştır.

68



Fakültemizin kurumsallaşmasına katkıda bulunmasının yanı sıra, iyi bir yönetim ve denetim anlayışı ile ilave bir fırsat olarak gördüğümüz iç kontrol

standartlarının tespiti ve birimimizce içselleştirilmesi hedeflenmektedir. Bu kapsamda hizmetlerin daha etkin, verimli ve daha ekonomik olacağı inancıyla, Uşak

Üniversitesi Mimarlık ve Tasarım Fakültesi olarak yürütülmesi gereken çalışmalara azami hassasiyet göstermektedir.

mtf.usak.edu.tr±k... · Web viewUŞAK ÜNİVERSİTESİ . MİMARLIK VE TASARIM FAKÜLTESİ . İÇ...

Documents

Transcript of mtf.usak.edu.tr±k... · Web viewUŞAK ÜNİVERSİTESİ . MİMARLIK VE TASARIM FAKÜLTESİ . İÇ...