Monitor Digitale Informatie 2018 Regionaal Archief Alkmaar · •De ontbrekende data hebben invloed...

Opgesteld door: Van KaliberIn opdracht van: Regionaal Archief Alkmaar

Monitor Digitale Informatie 2018Regionaal Archief Alkmaar

Versie: 0.5 (concept)Datum: 17 december 2018

MONITOR DIGITALE INFORMATIEwij maken het simpel!


Monitor Digitale Informatie 2018Regionaal Archief Alkmaar

Opgesteld door: Van KaliberVersie: DefinitiefDatum: 18 februari 2019

2


INHOUDSOPGAVEInleiding 3

Methodiek & Aanpak 4

Conclusies 5

Resultaten deelnemende gemeenten gezamenlijk 6-14

Resultaten per archiefvormer 15-25

• Monitor Digitale Informatie Gemeente Hollands Kroon 16

• Monitor Digitale Informatie BUCH gemeenten 17

• Monitor Digitale Informatie Gemeente Texel 18

• Monitor Digitale Informatie Gemeente Schagen 19

• Monitor Digitale Informatie Gemeente Heerhugowaard 20

• Monitor Digitale Informatie Gemeente Langedijk 21

• Monitor Digitale Informatie Gemeente Alkmaar 22

• Monitor Digitale Informatie Gemeente Den Helder 23

• Monitor Digitale Informatie GGD Hollands Noorden 24

• Monitor Digitale Informatie Veiligheidsregio NHN 25

• Monitor Digitale Informatie Hoogheemraadschap Hollands Noorderkwartier 26

Contactpagina 27

ale

Stempel

3


MONITOR DIGITALE INFORMATIE - INLEIDING

De Monitor Digitale Informatie wordt uitgevoerd als deelproject van het project e-depot ’18 en dient de

volgende doelstellingen:

1. Het verwachte volume (aantal TB) dat in aanmerking komt voor opname in het e-depot is bekend

2. Archiefvormers en het RAA hebben inzicht in risicovolle datasets (externe clouds, SAAS, vendor lock-in

en niet duurzame bestandsformaten)

3. De deelnemende archiefvormers kunnen op basis van deze informatie beter bepalen welke informatie

als eerst in aanmerking komt voor overbrenging / uitplaatsing naar het e-depot.

Deelnemende archiefvormers:

• Gemeente Alkmaar

• BUCH gemeenten

• Gemeente Den Helder

• Gemeente Heerhugowaard

• Gemeente Hollands Kroon

• Gemeente Langedijk

• Gemeente Schagen

• Gemeente Texel

• GGD Hollands Noorden

• Veiligheidsregio NHN

• Hoogheemraadschap HNK

Toelichting eerste uitvraag

• Dit is de eerste uitvraag van de Monitor Digitale Informatie door het Regionaal Archief Alkmaar.

• De door de archiefvormers aangeleverde data zijn niet verrijkt of aangevuld

• De ontbrekende data hebben invloed op de totaalbeelden

• Deze eerste uitvraag geeft niet alleen inzicht in de huidige situatie rondom de datasets, maar ook in hoeverre de

aangesloten archiefvormers in staat zijn de gevraagde gegevens aan te leveren

• De toekomstige metingen zullen een steeds nauwkeuriger beeld geven.

4


MONITOR DIGITALE INFORMATIE – METHODIEK & AANPAK

Opstellen invullijst

instructiebijeenkomst

Gegevens verzamelen

Validatie

Analyse

Rapportage

Presentatie

Evaluatie

De Monitor Digitale Informatie is een methodiek, waarmee periodiek (1x per jaar) in kaart wordt gebracht:

• welke informatie het eerst in aanmerking komt voor opname in het e-depot en

• hoe het te verwachten volume aan informatie zich ontwikkelt.

5


MONITOR DIGITALE INFORMATIE - CONCLUSIES

• De methodiek van de Monitor Digitale Informatie heeft goed gewerkt. Het is op basis van deze eerste uitvraag echter nog te vroeg voor verregaande conclusies over de aard en de omvang van de digitale informatie of uitspraken te doen over kengetallen.

• Het blijkt dat niet alle archiefvormers eenvoudig een overzicht kunnen aanleveren over de aard en de omvang van (langdurig te bewaren) digitale informatie en de systemen waarin die informatie is opgeslagen. De respondenten hebben eerder gestreefd naar het aanleveren van correcte informatie op onderdelen dan naar een compleet beeld. Hierdoor is het opgegeven volume waarschijnlijk lager dan het totale volume. Anderzijds is het een goede indicatie van het volume op deelgebieden.

• Veel respondenten geven aan dat hun organisatie een vervolginventarisatie (gaan) uitvoeren.

• Er zijn vrij grote verschillen per archiefvormer in de opgegeven volumes en in het aantal applicaties. Door in een volgende uitvraag gericht door te vragen naar de verschillen zal steeds een completer en accurater beeld ontstaan.

Bevindingen eerste uitvraag Monitor Digitale Informatie

• De totale omvang is 22 TB informatie, waarvan 5 TB te bewaren, 3,5 TB >10 jaar te vernietigen en 13,6 TB <10 jaar te vernietigen

• De informatie bevindt zich in 88 verschillende applicaties, bij 8 gemeenten en 3 Gemeenschappelijke Regelingen

• 80 % van deze informatie zit in domeinoverstijgende applicaties, zoals DMS, Zaaksystemen en netwerkschijven

• E-mail- en agendasystemen, zoals Outlook, worden niet genoemd door de respondenten

• Niet alle opgegeven bestandsformaten komen voor op de lijst van acceptabele - of voorkeursformaten. Afwijkende formaten zijn grafische formaten, webarchieven en gestructureerde informatie. Nadere analyse is nodig om te bepalen of dit onacceptabele risico’s met zich mee brengt.


Resultaten 1e uitvraagMonitor Digitale Informatie Regionaal Archief Alkmaar

Alle onderzochte archiefvormers gezamenlijk

7


Archiefvormer Aantal applicaties ingevuld

Aantal applicaties opgegeven

Hollands Kroon 15 17

Alkmaar 14 30

BUCH gemeenten 10 13

Texel 6 7

Veiligheidsregio NHN 6 23

Heerhugowaard 5 5

Schagen 3 5

Langedijk 2 2

GGD Hollands Noorden 1 3

Den Helder 1 5

Hoogheemraadschap HNK 0 0

OVERZICHT VOLLEDIGHEID INVULLIJSTEN

Overzicht van het door de respondenten opgegeven aantal applicaties waarin zich te bewaren informatie bevindt en de mate waarin van deze applicaties de gevraagde gegevens ingevuld zijn.

0

5

10

15

20

25

30

35

Hollands K

roon

Alkmaa

r

BUCH gemeenten

Texel

Veiligheidsre

gio N

HN

Heerhugowaa

rd

Schage

n

Langedijk

GGD Holla

nds Noord

en

Den Helder

Hoogheemraadsch

ap HNK

ingevuld opgegeven

8


Archiefvormer Totale omvang Te bewaren Te vernietigen≥10 jaar na peildatum

Te vernietigen< 10 jaar na peildatum

Hollands Kroon 6057 338 (6%) 968 (16%) 4751 (78%)

BUCH gemeenten 4517 1724 (38%) 656 (15%) 2137 (47%)

Texel 3413 941 (28%) 151 (4%) 2321 (68%)

Heerhugowaard 3000 1143 (38%) 929 (31%) 928 (31%)

Alkmaar 2519 491 (20%) 32 (1%) 1995 (79%)

Schagen 1545 192 (12%) 0 (0%) 1353 (88%)

Veiligheidsregio NHN 1185 204 (17%) 5 (0%) 976 (82%)

Den Helder 980 196 (20%) 784 (80%) 0 (0%)

Langedijk 244 53 (22%) 8 (3%) 182 (75%)

GGD Hollands Noorden 30 0 (0%) 0 (0%) 30 (100%)

Hoogheemraadschap HNK Geen opgave

Eindtotaal 23490 5283 (22%) 3533 (15%) 14674 (62%)

Hoeveelheid digitale informatie per archiefvormer (GB en % van totale omvang)

OMVANG DIGITALE INFORMATIE PER ARCHIEFVORMER

Verdeling van totaal aantal GB

0250500750

1000125015001750200022502500275030003250350037504000425045004750

Hollands K

roon

BUCH gem

eenten

Texel

Heerhugowaa

rd

Alkmaa

r

Schage

n

Veiligheidsre

gio N

HN

Den Helder

Langedijk

GGD Holla

nds Noord

en

Te bewaren vernietigen ≥10 jaar vernietigen < 10 jaar

9


Archiefvormer Totale omvang per inwoner

Te bewaren per inwoner

Te vernietigen≥10 jaar per inwoner

Te vernietigen< 10 jaar per inwoner

Texel 148,4 40,9 6,6 100,9

Heerhugowaard 53,4 20,4 16,5 16,5

BUCH gemeenten 44,2 16,9 6,4 20,9

Hollands Kroon 127,2 7,1 20,3 99,8

Alkmaar 23,2 4,5 0,3 18,4

Schagen 33,2 4,1 0,0 29,1

Den Helder 17,5 3,5 14,0 0,0

Langedijk 8,8 1,9 0,3 6,6

Hoeveelheid digitale informatie per gemeentelijke archiefvormer per inwoner (MB)

OMVANG DIGITALE INFORMATIE PER ARCHIEFVORMER/ PER INWONER

0

10

20

30

40

50

60

70

80

90

100

Texel

Heerhugowaa

rd

BUCH gemeenten

Hollands K

roon

Alkmaa

r

Schage

n

Den Helder

Langedijk

Te bewaren vernietigen ≥10 jaar

vernietigen < 10 jaar

10


BESTUURArchiefweb.euBrisDaisyNotubizPressroomSharePointDecos JOINIBABS

DOMEINOVERSTIJGENDArchiefwebCorsa DMSCyclomedia Optische Geografische databaseDOCMAN DocuwareGemeente oplossingenGeo vastgoed registratie (WKPB,BGT,BRK incl BAGInProcesMozardNetwerkshareWebsitesZaaklaag OverheidDatawarehouse (Safehub)Pleio

GEZONDHEIDSZORGiTBCTUBIS

ONDERSTEUNINGADPHummingbird personeelsdossiersJOINKey2VOAMS SQL serverOffice 365 Pro cloudOraclePIMS@ALLPNAYouforceyouppCocoon Media ManagementExact GlobeOutlook (Exchange online)Sharepoint/TeamsAFAS ProfitPIMS/YOUPP (Centric)PlanonTPSC Incidentmanagement

PUBLIEKSDIENSTENAlfresco DMSAS400CMSAlkmaar Brug, Webnext en modulenDocsFusion suiteGemeente oplossingenKey 2 vergunningenKey2BegravenKey2BurgerzakenKey2BZVISZelfbouw Burgerzaken

RUIMTEAlchemyBest huren en pachtenCivision Gebouwen en AdressenDigitale collectie bouwvergunningenerfpachtsysteemGBIGISIBGlobit bodemregistratiesKey2PercelenMicrostationMonumentenbeheerNetwerkshare LKI GBKN en tekeningenNeuron BAG Neuron Stelsel RegistratieRO totaalSquitXOTexel in Kaart

SOCIAALKey2 jongerenmonitorMens CentraalSnelbalieSuite4Sociaal DomeinSuite4sSociale RegieSuwinetGCOS

OVERZICHT GENOEMDE APPLICATIES

Genoemde applicaties per domein (ook de applicaties waarvan geen nadere gegevens ingevuld zijn, zijn in deze tabel ook opgenomen)

OPENBARE ORDE EN VELIGHEIDBris1BSureVeiligheidspaspoortExact SynergyEnigmaCareEVADigimakXaris BORPariter

11


Applicatie SaaS? Totale omvang (GB) (% van totaal)

Te bewaren(GB)

Te vernietigen≥10 jaar (GB)

Te vernietigen< 10 jaar (GB)

Corsa DMS 7928 (39%) 2063 2238 3627

Netwerkshare 7656 (37%) 516 616 6524

JOIN 1000 (5%) 53 100 847

DOCMAN 900 (4%) 225 135 540

Mozard 700 (3%) 115 140 445

Digitale collectie bouwvergunningen 629 (3%) 629 0 0

Docuware 336 (2%) 192 0 144

SquitXO 1 275 (1%) 0 0 275

Notubiz 4 221 (1%) 221 0 0

Planon 101 0 0 101

Exact Globe 97 10 0 87

Suite4Sociaal Domein 76 0 76 0

Archiefweb.eu 1 69 69 0 0

Suwinet 1 50 0 50 0

Suite4sSociale Regie 1 50 0 50 0

Alchemy 1 30 30 0 0

Texel in Kaart 1 30 30 0 0

SharePoint 1 30 0 0 30

Decos JOIN 27 5 5 16

Neuron Stelsel Registratie 26 26 0 0

GISIB 24 6 4 14

Key2Percelen 24 0 24 0

GBI 20 20 0 0

Key2VOA 20 0 20 0

Neuron BAG 19 19 0 0

Key2BZ 18 0 18 0

youpp 15 0 11 4

ADP 1 10 0 5 5

OVERZICHT MEEST GEBRUIKTE APPLICATIES

Applicatienaam Aantal >1

Corsa DMS 7

Netwerkshare 5

Notubiz 5

SquitXO 2

Meest voorkomende applicaties

Meest voor opslag gebruikte applicaties met een totale omvang groter of gelijk aan 10 GB.

(Percentage is van totaalomvang van alle applicaties)

12


Gemma domein Te bewaren Te vernietigen≥10 jaar

Te vernietigen < 10 jaar

Totale omvang

Domeinoverstijgend 3555 2971 11281 17807

Ruimte 760 185 290 1235

Publieksdiensten 582 59 1455 2096

Bestuur 296 5 54 355

Ondersteuning 89 136 1532 1757

Sociaal 1 176 53 230

Gezondheidszorg 0 0 0 0

Informatie per Gemma domein (GB)

OVERZICHT OMVANG INFORMATIE PER DOMEIN

OPMERKINGEN

• Verreweg de grootste hoeveelheid (langdurig) te bewaren informatie bevindt zich in domeinoverstijgende applicaties zoals DMS, Zaaksystemen en Netwerkshares

• Ook applicaties in het domein Ruimte bevatten veel (langdurig) te bewaren informatie evenals systemen met bestuursinformatie

• Om zinvolle uitspraken te kunnen doen per GEMMA-domein zou de informatie in de domeinoverstijgende applicaties toegerekend moeten worden naar de GEMMA-domeinen.

0

2000

4000

6000

8000

10000

domeinoverstijg

end

ruim

te

publieksd

iensten

bestuur

Onderste

uning

socia

al

Gezondheidsz

org

Te bewaren Te venietigen ≥10 jaar

Te vernietigen <10 jaar

13


Schatting gemiddelde aanwas per jaar (GB)Op basis van de eerste uitvraag is niet meer dan een voorzichtige uitspraak te doen over de totale gemiddelde toename van het aantal opgeslagen GB per jaar.

De berekening is gebaseerd op de opgegeven startjaar en eindjaar. Is er geen eindjaar opgegeven dan is 2019 als jaar genomen. Deberekening is voor alle applicaties uitgevoerd, waarna de totalen zijn opgeteld.

Aanwas per jaar

OVERZICHT TOENAME INFORMATIE PER JAAR

0100200300400500600700800900

1000

BUCH gemeenten

Heerhugowaa

rd

Schage

n

Veiligheidsre

gio N

HN

Hollands K

roon

Texel

Den Helder

Alkmaa

r

Langedijk

GGD Holla

nds Noord

en

Aanwas per jaar per archiefvormer

Aanwas te bewaren Aanwas te vernietigen ≥10 jaar Aanwas te vernietigen < 10 jaar

0

200

400

600

800

1000

1200

1400

1600

1800

Totaal aanwas te bewaren

Totaal aanwas te vernietigen ≥10 jaar

Totaal aanwas te vernietigen < 10 jaar

14


Afwijkende bestandsformaten

Applicatienaam Afwijkende bestandsformatenCorsa DMS AVI, ODF, DGN, DXF

Archiefweb WARC

RO totaal GML, XML, HTML, DGN, DXF

Docuware RTF

SquitXO CPT, CRW, RTF, HTML, ZIP

JOIN bmp, dsc, dwg, dxf, gif, gml, htm, html, ics, ifc, inf, ldb, log, mdb, mht, mit, mpg, mp4, odt, rar, rib, rmb, rsu, rsx, rtf, suf, tif, txt, vcf, wmv, xlsm, xml, zip

OPMERKINGEN

• Het RAA conformeert zich aan de voorkeurs- en geaccepteerde formaten uit de Handreiking voorkeursformaten van het Nationaal Archief. Bij afwijkende formaten zal nader onderzocht worden of deze kunnen worden geaccepteerd

• Het WARC formaat wordt genoemd in de richtlijn website archivering van het Nationaal Archief, en zal het RAA ook als voorkeursformaat voor webarchieven behandelen

• Overige bijzondere formaten komen vooral voor in het domein Ruimte en zijn “CAD” en “grafische” formaten.

OVERZICHT AFWIJKENDE BESTANDSFORMATEN

Informatiesoort Voorkeursformaat Acceptabel formaat

Audio WAV, WAVE, BWF MP3, AAC

Database SQL, SIARD, ODB ACDB, MDB

Document PDF/A-1, PDF/A-2, ODT PDF 1.7, DOC, DOCX

E-mail EML MSG, PST, MBOX

Image TIFF, PNG JPEG, JPG, JP2, JPX

Presentation ODP, PDF/A PPT, PPTX

Spreadsheet ODS, CSV, PDF/A XLS, XLSX

Vector Image SVG In overleg

Video MXF MPEG-4, MKV

Voorkeursformaten Nationaal Archief:

27


CONTACTGEGEVENS:

Marita [email protected]

www.vankaliber.nl

De Monitor Digitale Informatie is ontwikkeld door het Regionaal Archief Alkmaar in samenwerking met Van Kaliber. Marita Langerak heeft het onderzoek uitgevoerd en de rapportage samengesteld. De invullijst is op aanvraag beschikbaar.

De gegevens in dit rapport zijn met grote zorg samengesteld en gebaseerd op een grote hoeveelheid data. Ondanks de nauwkeurigheid en de zorgvuldigheid die is nagestreefd kan het zijn dat dit rapport fouten bevat. Ontbreekt er gewenste informatie of bevat de informatie fouten, kunt u dit kenbaar maken via de contactgegevens.


Anje van der [email protected] 08 218

www.regionaalarchiefalkmaar.nl

mailto:[email protected]

http://www.vankaliber.nl/

mailto:[email protected]

https://www.regionaalarchiefalkmaar.nl/over-ons/e-depot

ale

Stempel

Monitor Digitale Informatie 2018 Regionaal Archief Alkmaar · •De ontbrekende data hebben invloed...

Documents

Transcript of Monitor Digitale Informatie 2018 Regionaal Archief Alkmaar · •De ontbrekende data hebben invloed...