Over content en tone of

voice

Begrijpelijk schrijvenTwee benaderingen:

Vanuit de Nederlandse taal

B1-schrijven gaat uit van taal en taalbegrip

Vanuit communicatie

B1-schrijven gaat uit van doelgroep, medium en

informatiebehoefte

Het verschilOriginele tekst

Verzekeringnemer, respectievelijk verzekerde of begunstigde is verplicht zich direct onder behandeling van een arts te stellen, al het mogelijke te doen om zijn herstel te bevorderen en alles na te latenwat zijn herstel kan vertragen of verhinderen.

Bureau Taal

Wat moet u doen als u arbeidsongeschikt wordt of een ongeluk krijgt? U moet u direct laten behandelen door een dokter. U moet alles doenwat u kunt om te zorgen dat u weer beter wordt. En u mag niets doenwaardoor u minder snel of helemaal niet beter wordt.

Jong en Helder

Kunt u niet meer werken omdat u ziek bent? Of omdat u een ongeluk hebt gehad? Ga dan direct naar de dokter. Het is belangrijk dat u er alles aan doet om weer beter te worden. Doe dus vooral ook niets waardoor u minder snel of helemaal niet beter wordt."

Tone of voice en contentDrie zaken bij eenvoudig schrijven zijn van invloed op

tone of voice

Duidelijk wordt vaak bevelend

Lekker duidelijk is soms best bot

Het gaat wel erg vaak om onszelf

Gevolg: de tekst is wel begrijpelijk, maar door de tone of

voice niet prettig om te lezen. Mensen haken alsnog af.

Het effect van ‘moeten’Als u kinderen heeft en gaat scheiden, moet u over veel zaken afspraken maken. Waar de kinderen gaan wonen en hoe u samen de zorg en opvoeding gaat regelen voor de toekomst. Al die afspraken moet u vastleggen in een ouderschapsplan. Als u getrouwd bent of geregistreerd partner, moet u een verzoekschrift indienen bij de rechter.

Gaat u scheiden en hebt u kinderen? Dan maakt u ook daar afspraken over. Bijvoorbeeld waar de kinderen gaan wonen. En hoe u samen de zorg en opvoeding regelt. Al die afspraken legt u vast in een ouderschapsplan. Bent u getrouwd of hebt u een geregistreerd partnerschap? Dan dient u voor uw scheiding een verzoekschrift in bij de rechter.

Tips om ‘moeten’ te

voorkomen Tip: gebruik in plaats van moeten de gebiedende wijs.

U moet binnen 14 dagen reageren

Reageer binnen 14 dagen

Tip 2: herschrijf de zin zonder ‘moeten’

U moet minder verdienen dan het minimumloon om hiervoor in aanmerking te komen.

Het geldt alleen als u minder verdient dan het minimumloon.

Duidelijk? Of te direct?Op 1 januari gaat uw bijstandsuitkering omlaag. Het kindgebonden budget gaat per 1 januari extra omhoog. Als u daar recht op hebt, krijgt u dus meer kindgebondenbudget. Maar: er gaat meer van uw uitkering af dan dat uw kindgebonden budget omhoog gaat. U hebt dus in januari een lager inkomen dan nu.

Op 1 januari verandert uw situatie. U krijgt dan minder bijstand dan nu. Dat heeft te maken met nieuwe wetgeving. Uw kindgebonden budget gaat wel omhoog. Maar toch betekent het voor u dat u straks minder geld krijgt van de gemeente.

Zakelijk en vriendelijkEr is reeds meerdere malen met u gecorrespondeerd over de boom in uw achtertuin. Ons standpunt daarover is bij u bekend. U heeft aangegeven dat u iemand heeft gevonden die voor u de boom wil kappen. Dat is uiteraard prettig voor u. Deze persoon kan volgens u echter geen datum noemen wanneer hij komt om de boom te kappen.

U hebt van ons al een aantal brieven ontvangen over de boom in uw achtertuin. We hebben afgesproken dat u de boom omkapt. Jammer genoeg is dat nog steeds niet gebeurd.

Tips om niet te direct te

schrijven Tip 1: wees behalve duidelijk ook empathisch

We kunnen ons voorstellen dat u hierover vragen hebt.

We realiseren ons dat dit onverwacht is.

We snappen dat dit niet het antwoord is waarop u had gerekend.

Tip 2: hou het zakelijk, en blijf altijd vriendelijk

Tip 3: gebruik geen tendentieuze woorden of toon

Dus niet: Wij gaan de cv-ketel op uw zolder vervangen. Echter, we hebben geconstateerd dat er zoveel rommel ligt dat we er niet bij kunnen.

Duidelijk blij met jezelfDe Raad werkt voortdurend aan een goede en waar

mogelijk verbetering van de dienstverlening. Zo

verwachten we in het najaar van 2014 de telefonische

bereikbaarheid van alle helpdesks verder uit te kunnen

breiden. Daar treffen we nu al de voorbereidingen voor.

Vanaf oktober 2014 kunt u ons elke dag tussen 9 en 5

bellen…

Tips om de lezer centraal te

stellen Ga uit van de informatiebehoefte van de lezer

Krijgt u een verwijzing voor verder onderzoek naar het ziekenhuis? Dan geven wij u een folder.

Verwijst de dokter u voor verder onderzoek naar het ziekenhuis? Dan krijgt u een folder. Hierin leest u wat er gaat gebeuren.

Denk en schrijf vanuit de doelgroep. Wie is mijn lezer? Wat is zijn situatie? Wat weet hij? Wat niet?

Pensioengerechtigden komen in aanmerking voor een vergoeding van de kosten voor een abonnement op telefoon of internet.

Bent u 65 jaar of ouder? Of bent u met vervroegd pensioen? Dan kunt u van de gemeente de abonnementskosten van telefoon of internet vergoed krijgen. Dit is wel afhankelijk van uw inkomen.

Dus… Schrijf begrijpelijke teksten met de B1 normen als uitgangpunt

Realiseer je daarnaast wat de informatiebehoefte van de lezer is. Met welke informatie kan ik ze helpen? Voor welk probleem is mijn informatie de oplossing?

Wie is mijn doelgroep? Hoe oud? Waar wonen ze? Wat is hun achtergrond? Wat weten ze al over het onderwerp?

Schrijf zakelijk, maar blijf altijd vriendelijk

Wees empathisch, maar sla niet door

Schrijf niet vanuit je zelf, maar vanuit de klant

Vermijd het woord ‘moeten’ zoveel mogelijk

Dat zit het wel goed met de ‘tone of voice’. Veel succes.