Management Support Magazine

Vakblad voor de professionele secretaresse

KLUS GEKLAARD?DAN VOLGT DE EVALUATIEHet evenement heeft plaats-gevonden. De uitvoering zit erop. Alle demontagewerk-zaamheden zijn verricht. De locatie is weer leeg opgele-verd. Klaar? Nee... niets is minder waar. Eerst nog evalu-eren. Zó pak je dat aan.

DUURZAAM EN PLEZIERIG HARD WERKENLekker in een hoog tempo aan de slag, houd jij daar ook zo van? Je bent gek op klussen met een snel naderende dead-line. Onder druk werk je het best. Jíj bent immers de as-sistant met drive! Maar... wat als de balans doorslaat?

MAILMERGINGZÓ WERKT HETEen e-mail sturen aan grote groepen mensen? Zo gebeurd met distributielijsten of mail-groepen, maar wel onper-soonlijk. Wil je je mensen liever persoonlijk uitnodigen?Dat kan met mailmerging.De tips op een rij!18 32 42

mei 2013 | nummer 5 | jaargang 30

Thema:

EVENTMANAGEMENT

Ondanks het feit dat de hand in deze eco-nomisch magere tijden vaker op de knip blijft, zijn er nog genoeg organisaties die de buidel trekken om het jaarlijkse evenement te organiseren. Hetzij met medewerkers, hetzij met relaties. Evenementen brengen mensen samen. Een goed evenement ver-bindt. En zitten jouw deelnemers niet te wachten op een actieve rol in het program-

ma, dan is het de kunst hen op een aange-name manier te activeren. Een actieve rol zorgt voor betrokkenheid. Er zijn een flink aantal spelvormen om je gasten een actie-ve rol te geven. Zelfs simpele spelletjes zijn effectief. Met een paar eenvoudige acties kun je het resultaat van je evenement enorm verbeteren. Wat ‘het verschil maakt’ lees je in het artikel op PAGINA 8

MANAGEMENT SUPPORT LIVE!Management Support Live! is de nieuwe naam voor het ongeëvenaarde Manage-ment Support Event. MS Live! (3 en 4 oktober 2013) wordt in alle opzichten een beleving, waar vooral interactie cen-traal staat. Naast de vertrouwde work-shops zijn de gratis live sessies (voor-heen gratis mini-opleidingen) verdrie-dubbeld! Wie zich vóór 30 juni inschrijft maakt kans op een gratis toegangsbe-wijs voor 2 personen voor de V.I.P.- lounge óf een toegangspas voor één van de gratis live sessies.Zie www.managementsupport.nl/live.

In deze editie van Management Support Magazine staat het organiseren van evenementen centraal. Of het nu gaat om de organisatie van het jaarlijkse per-soneelsuitje, om de lancering van een nieuw product of om een dag voor zakelij-ke relaties; ze hebben één ding gemeen: ze verdienen allemaal de juiste aftrap. Als die goed is, zet jij een evenement neer dat niemand wil missen.

01_Omslag.indd 1 02-05-13 11:56

Why settle for less?

Wie lekker uitgerust vergadert, presenteert of traint, doet dit veel effectiever. Daarom doen we er bij Bilderberg alles aan om uw zakelijke meeting zo uitgeslapen mogelijk te laten verlopen. Met kussens die speciaal voor Bilderberg zijn ontwikkeld, nieuwe dekbedden en dekmatrassen op alle bedden, slaapt u als een roos. Het comfortabele, 100% katoenen bedlinnen in onze executive kamers, ligt bovendien lekkerder dan ooit. Welterusten!

Reserveer of kijk voor meer informatie op www.bilderberg.nl/business, via [email protected] of bel 0317-362266.

Een verschil van dag en nacht.Reserveer nu een Bilderberg Businessarrangement en ervaar zelf hoe effectief uitgeslapen vergaderen is.

18800118_Management Support Magazine.indd 1 11-12-12 10:0701_Omslag.indd 2 02-05-13 11:56

3

inhoud

MANAGEMENT SUPPORT MEI 2013

Trouwen. Ik had nooit gedacht dat ik dat ooit zou doen. Ik droomde niet over een prins op een schimmel, een bruidsjurk als een room-soes of een midzomernachtfeest op een kas-teel. Maar nu ga ik tóch het boterbriefje ha-len, en komt er ineens van alles op me af: gastenlijst, programma, catering, ringen, een taart en dé jurk. Maar allereerst: de datum prikken voor ‘Operatie Huwelijk’. Met een partner in het onderwijs bete-kent dit: aan het begin van de zomer-vakantie. D-Day, dé dag dus, nadert met rasse schreden en natuurlijk ver-lies ik mij nu wel in fantasieën: ons zoontje van bijna twee dat de rin-gen komt brengen. Wij gelukzalig glimlachend. De gasten in hun beste pakken en jurken. De zon die de hele dag schijnt tegen een strakblauwe julihemel, en een zuchtje wind vanaf de plas. D-Day, dé perfecte dag. Voor minder wil ik het niet doen.

Het is net als met een evenement, een bedrijfsfeest of congres dat je plant. Alles moet in goede banen lopen, liefst hoor je geen onvertogen woord. Het moet een glorieus festijn worden waar men nog dagen, of weken over spreekt.

Maar waar een trouwdag persoonlijk is, en het vooral gaat om plezier en geluk van het bruidspaar (toch?), zo draait een zakelijk evenement om de gasten. Daarbij staat of valt het succes onder andere door een goede voorbereiding. En als jij je afdeling of manager faciliteert dan is de belangrijkste tip: vraag dóór. En blijf doorvragen tot je zeker weet dat je de ins en outs kent, en goed beslagen ten ijs komt als het aankomt op het boeken van de locatie, de cate-ring en de programmaonderdelen. Dat dóórvragen, ik hoop dat onze ceremo-niemeesters dat ook doen. Geen diavoorstelling van onze respectievelijke fa-milies van een uur met compromitterende foto’s die leuk zijn voor de gasten maar ons het schaamrood op de kaken jagen. En ook geen ABC’s alsjeblieft.

Dit nummer staat in het teken van het organiseren van evenementen, van start tot finish en alles er tussenin. De auteurs zijn zelf expert op dit gebied of ze in-terviewden experts. Je kunt je laven aan alle tips en stappenplannen, overwe-gingen en adviezen die hun inspanningen opbrachten. Van het prikken van een datum en briefings opstellen tot de juiste zakelijke outfit en de uiteindelijke evaluatie. Zelfs de beveiliging komt aan bod. Jij bent immers de ceremonie-meester van het evenement. En die rol is je van harte toevertrouwd. Veel leesplezier!

Vera Bot, hoofdredacteur

Heb je helemaal niets met evenementen organiseren? Dan kun je je altijd nog verdiepen in kernkwaliteiten, de Vergader App en de vertrouwde vaste rubrieken.

PRAKTISCH4 Signaal

17 Werk & Recht

Bedrijfsuitje wordt geen feest

30 Minder vergaderen met meer resultaat

36 Notuleren: uitbesteden of zelf doen?

38 Taalkwesties

41 Spelling- en Taaltips

42 Softwaretips

Mailmerging

44 Appladder

PROFESSIONEELEVENTMANAGEMENT

8 Het evenement dat niemand wil

missen

10 Meeting trends

De betekenis van trends op jouw events

12 Briefings vol inspiratie

Gun jouw opdracht een goede start

16 Check en dubbelcheck!

Neem ruim de tijd voor veiligheid

18 Klus geklaard?

De evaluatie van een evenement

21 Evenement coming up:

wat trek je aan?

PERSOONLIJK23 Column Romée van Leusden

Personeelsuitje op 5 december?

28 Visie op het vak

Vijf vragen aan...

32 Duurzaam en plezierig hard werken

Ook jij kunt het (4)

34 Kernkwaliteiten

Welk type ben jij?

37 Op de werkvloer

46 Column Huub van Mackelenbergh

Borrel in de blub

SERVICE22 Bedrijf in beeld

24 Overzicht Accommodatiegids 2013

26 Community

45 Productnieuws

46 Colofon

D-DAY

03_inhoud en column.indd 3 02-05-13 11:55

4 MANAGEMENT SUPPORT MEI 2013

SIGNAAl

De liefde van je levenZe kunnen het zo vaak roepen als ze willen: word nooit verliefd op een collega. Maar ja... deze is zó lief... zó leuk... zó speciaal. Het is eigenlijk de liefde van je leven. En die laat je natuurlijk niet lopen. Als er dan toch geen houden meer aan is... maak er dan ook maar een succes van. Vijf tips.1. Wees eerlijk tegenover het onderwerp

van je affectie.2. Ben je uit op een korte affaire, wek dan

niet de indruk dat er meer inzit. 3. Denk tien keer na voor je iets begint met

je baas.4. Dump je hem, dan kan hij flink wraak ne-

men. (Ontslag?)5. Denk honderd keer na voor je iets begint

met een ondergeschikte. Dat is trouwens ook riskant als het goed gaat. <

Nietsdoen = achteruitgangDe wereld verandert. Technologische ontwikkelingen en nieuwe organisatievormen zorgen voor een revolutie in jouw vak. Niets-doen = achteruitgang. De nieuwe werkwereld vraagt om professio-nals met allround kennis voor wie persoonlijk leiderschap vanzelf-sprekend is. De manager van nu werkt graag en intensief samen met zo’n ‘co-manager’ die altijd en daadwerkelijk iets toevoegt. Managen doe je immers nooit alleen. Schoevers wil jou in die nieu-we rol laten excelleren. Voor jezelf én voor je manager. Daarom is de leergang Secretary Next ontwikkeld. Met 9 trainingen van elk 2 dagen dé garantie voor een complete vakupdate.De leergang staat voor kennis & kunde, maar ook voor het lef te veranderen. Met deze leer-gang zet je het onmisbare Leergang Secretary Next Cerficaat op je cv. Meer weten? Kijk op www.schoevers.nl/secretary-next en profiteer van de tijdelijke pakketkorting van maar liefst 30 procent op de hele leergang. De afdeling Schoevers Opleidingadvies vertelt je er graag meer over. Bel: (030) 280 87 87, of mail: [email protected]. <

Vrouwen stelen vaker van de baasIn onderzoeken naar fraude op het werk kwamen vrouwen vorig jaar vaker als dader bovendrijven dan een jaar eerder. Recher-chebureau Hoffman stelt 10 procent méér vrouwelijke daders te hebben betrapt. Man-nen zijn nog altijd ver in de meerderheid. Van de daders is 28 procent vrouw. De toe-name van het aantal vrouwelijke fraudeurs zou onder meer komen doordat meer vrou-wen zijn gaan werken vanwege de crisis. Bij criminele activiteiten op het werk, zoals lekken van informatie, handel met voorkennis, valsheid in geschrifte of diefstal van geld en goede-ren, speelt de crisis volgens het bureau in de helft van de gevallen een rol.Zo pleegden werknemers fraude omdat ze in geldnood zaten of wilden ze vanwege interne bezuinigingen wraak nemen. In 2011 werd vooral kennis van het bedrijf gestolen, vorig jaar stonden levensmiddelen, luxegoederen en geld bovenaan. (Bron: Nuzakelijk) <

Slecht leiderschap verpest de werksfeerNederlandse managers mogen dan geloven in een democratische leiderschapsstijl, dat wil niet zeggen dat ze hun medewerkers ook weten te motiveren. 68 procent zet een domper op het werkklimaat. Dit blijkt uit onderzoek van organisatieadviesbureau Hay Group onder meer dan 95.000 managers bij 2200 organisaties wereldwijd. Slecht leiderschap verpest de sfeer, leidt tot hoog personeelsverloop en frequent verzuim en beïnvloedt daarmee het be-drijfsresultaat. Erin Lap, Director Executive Development bij Hay Group: ‘Door gebruik te maken van meerdere leiderschapsstijlen creëren managers een werkklimaat dat innovatie en creativiteit stimuleert. De voorkeursstijl van Nederlandse managers is de democratische lei-derschapsstijl met als voordeel dat beslissingsbevoegdheid laag in de organisatie ligt. Dit poldermodel heeft ook valkuilen, bijvoorbeeld trage besluitvorming. In Nederland zie je dat managers onder druk niet opleggen wat er moet gebeuren (dwingende leiderschapsstijl), maar het zelf overnemen (maatgevende leiderschapsstijl). Dit heeft eveneens een demotive-rend effect. (Bron: pwdegids.nl) <

Gebakken luchtHet is jou vast wel eens overkomen:tijdens een vergadering, overleg of sollicitatie krijg je een vraag die je liever niet beant-woordt of waar je het antwoord niet op weet. Wat je dan moet doen? Doe alsof!Vervolgens ga je direct over op een ander onderwerp. De kans dat je een goede in-druk maakt is groter als je een ontwijkend antwoord geeft, zelfs als je eigenlijk niets zegt. Gebakken lucht dus...Overgaan van een specifiek onderwerp naar een algemeen onderwerp werkt overigens ook heel goed. Deze tactiek werkt het beste als je een overgangszin gebruikt waarin je de vraag erkent. Het belangrijkste is dat je zelfverzekerd overkomt. Dat wekt vertrou-wen. En je zit niet meteen met je mond vol tanden. <

Lachen is gezondEen collega wijst je op een onaardige manier terecht. Hij is kennelijk boos en jíj voelt de vlekken al in je nek schieten. Toch is dit een situatie die zich uitstekend leent voor een goede grap. Tenminste... als je het een beetje relativeert. Humor is een prima ma-nier om stress te reduceren. Lachen is ge-zond en een goede grap neemt de kou uit de lucht. Ziet je collega de humor er niet van in? Dan is er waarschijnlijk meer aan de hand. Misschien is ‘ie opgebrand en stevent ‘ie regelrecht op een burn-out af. In dat ge-val helpt humor ook niet meer. Dus ook hier geldt: voorkomen is beter dan blussen! En lachen is niet alleen leuk. Je voelt je beter als je lacht, en dát komt de werksfeer ook ten goede! <

04_05_signaal.indd 4 02-05-13 11:54

5MANAGEMENT SUPPORT MEI 2013

SIGNAAl

Tien tips om je deadlines te halen De betekenis van het woord ‘deadline’ is erg beangstigend: je gaat dood als je de limiet niet haalt… Maar zo heet zal de soep toch niet worden gegeten? Is dat bagatelliseren van de betekenis de reden dat zoveel medewerkers moeite hebben met het halen van hun ei-gen deadlines? Hier wat tips om dat tij te keren!

1. Neem de deadline serieus. Als je een taak prioriteit geeft, moet je met jezelf echt afspreken dat je je eraan gaat houden; en dat je alles in het werk zult stellen deze einddatum ook echt te halen.

2. Weet wat er van je verwacht wordt. Dat betekent dat je op voorhand alle informatie die voor jou belangrijk is bij elkaar schraapt. Wat moet er gebeuren, hoe en wanneer en hoe moet het eindresultaat eruitzien? Pas als je dit weet, kun je de op-dracht overzien.

3. Plan realistisch en niet te krap. Het is uitermate onverstandig je planning te krap, te scherp op de deadline te plannen. Houd rekening met onverwachte tegenvallers.

4. Hoe eet je een olifant? In kleine hapjes. Een groot project laat zich alleen goed plannen door deze in kleinere, overzichtelij-ke hapklare brokken op te delen. Voor elk brokje maak je een planning (en een tijdbuffer). Beter te snel klaar dan te laat! En werk achterstevoren: reken terug in de tijd. Formuleer een begin- en einddatum in elke stap en noteer deze.

5. Werk nauwkeurig en sla je documenten zorgvuldig op. Zorg voor een regelmatige backup. Je zal de eerste niet zijn die op een cruciaal moment alle stukken kwijt is.

6. Blijf zelf aan het roer maar zoek naar hulptroepen. Waar-schijnlijk hoef je niet alles zelf te doen. Kijk wat je kunt delegeren en hevel de onderdelen tijdig over naar je collega, vergezeld van goede afspraken rondom termijn van oplevering.

7. Begin bij het begin en maak je nog niet druk over het vervolg of details. Door te focussen op het eerste onderdeel en niet in de details te verzanden, kun je daadwerkelijk meters maken. Als je deel 1 tijdig afgerond hebt, kun je terugkijken op een geslaagd project en met frisse moed aan deel 2 beginnen.

8. Feedback na belangrijke stappen. Als je een belangrijk onder-deel hebt afgerond communiceer je hierover met je leidinggeven-de. Je laat je opdrachtgever weten dat je hard bezig bent, maar geeft hem/haar ook de gelegenheid het project of de inhoud bij te stellen. Beter ten halve gekeerd dan …

9. Proactief. Als je gaande het project ziet dat je de deadline toch niet gaat halen, meld het de opdrachtgever en leg uit wat de re-den van het oponthoud is. Stel daarna gezamenlijk een nieuwe deadline vast.

10. Beloon jezelf. Na het behalen van een (tijdige) oplevering van een deelaspect of na afronding van het gehele project, is het van belang dat je jezelf beloont. De in het vooruitzicht gestelde beloning kan jezelf een oppepper geven op moeilijke momenten en je uit impasses halen als je dreigt te verzanden. Succes! <

(Door Trudis Baart, werkplektrainer en -coach. Met haar bedrijf all-in-control geeft

zij trainingen en workshops over efficiënter en effectiever werken en ze adviseert bij

de invoering van HNW-trajecten. Informatie http://all-in-control.nl.)

Wat aardigAardig zijn, daar is niets tegen. Laten we dat vooral allemaal doen. De aardigheden van een ander beleefd in ontvangst nemen hoort daarbij. Maar hoe zit dat eigenlijk op het werk? 17 procent van de Nederlanders vindt dat wij niet of helemaal niet aardig voor elkaar zijn. 78 procent vindt dat we aardiger zouden moeten worden voor elkaar. 17 procent denkt dat mensen alleen aardig zijn als ze iets van je willen. 73 procent probeert aardig te zijn tegen anderen, omdat zij daar zelf ook profijt van hebben.Meest gewaardeerde aardige gebaar:1. Een complimentje.2. Gegroet door onbekende op straat.3. De deur voor iemand openhouden.4. Voorrang krijgen terwijl je het niet hebt.5. Geholpen met het tillen van iets zwaars.(Bron: intermediair.nl) <

De opkomst van de VASteeds meer Nederlandse bedrijven doen een beroep op een Virtue-le Assistent (VA). Dat blijkt uit onderzoek van Elance, ‘s werelds grootste platform voor online werk. De bedrijven schakelen het vaakst virtuele assistenten in uit India, gevolgd door de USA, het Verenigd Koninkrijk, Pakistan en de Filipij-nen. Vooral zzp’ers en kleine bedrijven maken gretig gebruik van vir-tuele assistenten. Elance verwacht niet dat de virtuele assistenten de plaats in zullen nemen van secretaressen en personal assistants. Wel zullen er in de toekomst meer hybride organisaties ontstaan, die online werkne-mers en kantoormedewerkers combineren. Het aantal administratie-ve taken dat via Elance werd uitgezet door Nederlandse bedrijven nam in 2012 toe met 69 procent. Het percentage aantal ingehuurde freelancers binnen de categorie administratieve ondersteuning kwam uit op maar liefst 225! <

Dikmakende lunchUit Brits onderzoek is gebleken dat slechte lunchgewoontes de be-langrijkste oorzaak zijn van gewichtstoename. Verkeerd of te weinig eten tijdens de lunch en daardoor ‘s middags veel snacken is funest voor een stabiel gewicht. Uit het onderzoek blijkt dat mensen met een kantoorbaan het slechtst lunchen, waardoor ze na de lunch weer honger krijgen en in de middag vaak naar snacks grijpen. Dit alles resulteert in een behoorlijke gewichtstoename: mannen worden in een jaar gemiddeld 2,6 kilo zwaarder en vrouwen ruim 2,8 kilo. Het slechte eten en de snacks zorgen er ook voor dat men zich vaak moe en uitgeblust voelt. Snacks zitten vol suiker en verzadigd vet, wat slecht is voor het bloedsuikerniveau en het gewicht. Beter en gezonder lunchen zorgt ervoor dat men minder snel weer honger krijgt en veel minder trek heeft in ongezonde snacks, dit voorkomt gewichtstoename en houdt de energie op peil. Niks nieuws toch? (Bron: www.jobbird.com) <

04_05_signaal.indd 5 02-05-13 11:54


SIGNAAl

Cognitieve fixatieJe kent het wel: brainstormsessies waar met flipovers, whiteboards en viltstiften gepro-beerd wordt de creatieve aders van de deel-nemers aan te boren. Je mag roepen wat er in je opkomt, en daar kan zomaar een goed idee tussen zitten. Maar werkt het? Onder-zoek van de Universiteit van Texas laat zien dat deelnemers aan gemeenschappelijke brainstormsessies grote kans hebben last te krijgen van cognitieve fixatie. Wie wordt blootgesteld aan de ideeën van anderen, focust zich daar doorgaans zó op, dat hij niet meer in staat is zelf nog iets anders te bedenken. Het is daarom productiever men-sen eerst afzonderlijk ideeën te laten gene-reren, en die met elkaar te combineren.En dát kan wel in groepsverband.Goed idee? <

Extravert versus introvertHoewel extraverte mensen het goed doen bij sollicitatiegesprekken en zelfvertrouwen uitstralen, zijn zij niet erg geschikt om inge-zet te worden als teamspeler. Dat blijkt uit het rapport ‘The downfall of extroverts and the rise of neurotics’ van Corinne Bendersky van Anderson School van de UCLA. Het is counter-intuïtief, geeft Bendersky toe, maar als gekozen moet worden tussen mensen met gelijke opleiding en ervaring waarvan de ene rustig is en nerveus overkomt en de an-dere praatlustig en charmant is en overloopt van zelfvertrouwen, is het aan te raden te kiezen voor de eerste kandidaat. Na een pe-riode van intensief samenwerken blijkt de neuroot beter te luisteren, beter met colle-ga’s om te gaan en een effectiever teamlid te zijn. <

Ik ga wel... ik ga niet...ik ga wel... ik ga niet...Wie echt anders is dan zijn collega’s, profi-teert nauwelijks van bedrijfsuitjes of andere sociale activiteiten met collega’s. Mensen gaan er wel heen, maar vinden het niet leuk.Dat blijkt uit Amerikaans onderzoek aan de Ohio State University.Juist de mensen die de meeste hulp nodig hebben bij het versterken van de banden met collega’s, zeggen niets te hebben aan de sociale uitjes die worden georganiseerd door de werkgever. Zij gaan er alleen heen omdat ze het gevoel hebben dat het van hen wordt verwacht en dat het hun carrière zal schaden wanneer ze wegblijven, consta-teren de onderzoekers. <

7 tips om je rotdag op te fleurenIedereen heeft wel eens een offday. Dat betekent echter niet dat je bij de pakken neer moet zitten. Met onderstaande tips is je dipje zo verdwenen.1. Maak een lijstje; stress en depressie zijn vaak het gevolg van achterstallige verplichtin-gen en taken. Een lijstje met de meest dringende zaken is de eerste stap om alles onder controle te krijgen. 2. Onderneem actie; pak je lijstje, splits het dan op in kleine taakjes en begin bij het begin. 3. Beweeg; natuurlijk heb je er geen zin in, maar een wandeling of ‘jog’ doet wonderen.4. Verzorg jezelf; in je pyama op de bank hangen maakt je alleen maar depressiever. Neem een douche, poets je tanden, kam je haar en trek iets leuks aan. Dat doet je humeur helemaal omslaan.5. Ga naar buiten; het is normaal dat je je slecht voelt wanneer je zelden het huis verlaat.6. Luister naar muziek; speel je favoriete feel-good CD (of mp3) af en laat jezelf toe om op het ritme te bewegen.7. Praat met iemand; als al het voorgaande faalt, is een gesprekje met je partner, vriend, familielid of collega misschien net wat je nodig hebt. <

Vieze kantoorkeukensDe meeste Britse keukens op de werkvloer zijn gevaarlijk smerig. Werknemers kunnen er zelfs ziek van worden, zo blijkt uit een nieuwe studie. Britse onderzoekers verzamelden 280 stalen van 70 keukentoestellen op acht verschillende werk-vloeren. Ze ontdekten dat de helft van deze oppervlakken een gevaarlijk hoog niveau van coliformen bevatten. Deze bacteriën tref je ook aan in uitwerpselen en kunnen maag-darmziekten veroorzaken. Meer dan een kwart van de gootstenen bevat vier keer meer coliformen dan de veilig-heidsnorm. Uit het onderzoek blijkt ook dat de handvatten van koelkasten een broeihaard van bacteriën zijn. Dat geldt tevens voor 30 procent van de gedeelde magnetrons. Eer-der raakte al bekend dat een ziek persoon tegen de mid-dag de helft van zijn collega’s kan besmetten door toestel-len en oppervlakken aan te raken. Eenvoudige maatregelen als het wassen van de handen en het gebruiken van desin-fecterende gel kan het risico op besmetting bij werknemers drastisch beperken. <

Weekje griep kan leiden tot ontslagSlinkse werkgevers lozen werknemers twee jaar nadat ze een griepje hebben gehad. Dat zegt FNV Bondgenoten. Volgens de vakbond hebben werkgevers een sluiproute ontdekt door werknemers na kort verzuim nooit volledig beter te melden. Zo kunnen zij op een goedkope manier van ‘ziek’ personeel afkomen. Volgens FNV Bondgenoten komt het voor dat mensen die kort ziek zijn geweest niet 100 procent beter worden gemeld als ze weer aan de slag gaan. Administratief worden ze dan 1 procent ziek gehouden, waardoor ze na een jaar plotseling nog maar 70 of 90 procent van het laatstverdiende loon ontvangen, zegt FNV-bestuurder Gea Lotterman. De vakbond kwam hier achter via hun meldpunt Verzuim-begeleiding. FNV ontving afgelopen maanden in totaal 3300 meldingen van arbeidsmisstan-den. Niet alleen krijgt de werknemer minder loon, hij kan op deze wijze na twee jaar volgens de bond op een goedkope manier worden ‘geloosd’. ‘Dit is voorgekomen bij mensen die nog geen week thuis hebben gezeten met een griepje’, aldus Lotterman. (Bron: ANP) <

06_07_signaal.indd 6 02-05-13 11:53


Handige links

SIGNAAl

Ja Natuurlijk! Fijn vergaderenInspirerend. Verrassend. Grappig. Dat zijn steekwoorden waarmee je de tentoonstelling Ja Natuurlijk in het Haags Gemeentemuseum kunt beschrijven. De expositie, die zich ook buiten de museummuren uitstrekt, laat zien hoe cultuur en natuur met elkaar verbonden zijn. Ruim tachtig kunstenaars laten verrassende partnerschappen zien tussen mens, natuur en techniek. Duurzaamheid staat centraal. En dat past goed in de plannen van het naast-gelegen Worldhotel Bel Air waar men de Green Key Gold heeft bemachtigd, zonnecellen op het dak laat installeren en zelfs een deel laat begroeien ter isolatie. Men springt in op de tentoonstelling en biedt bijzondere vergaderar-rangementen aan mét bezoek aan het museum. Leuk zo’n break out om inspiratie op te doen en eens in een

totaal andere omgeving te vergaderen, brainstormen of een zakenrelatie mee naartoe te ne-men. Informatie: ja-natuurlijk.com/conference. <

Werkgever blokkeert ook appsVan Angry Birds, Facebook tot YouTube en Skype; organisaties blokkeren steeds vaker apps op de mobiele apparaten waarmee hun personeel werkt. Dat blijkt uit het Enterprise Mobility Cloud Report van Citrix. De belangrijkste reden om de apps te weren is angst voor verlies van veiligheid. Mobiele applicaties overtreden erg vaak privacywetten en verzamelen zonder toestemming allerhande gevoelige informatie van smartphones en tablets waarop zij geënstalleerd zijn. Dat bracht de Europese werkgroep ‘Artikel 29’ onlangs aan het licht. Sindsdien zitten bedrijven er bovenop welke apps hun werknemers gebruiken op de zakelij-ke tablets en smartphones. In amper drie maanden tijd groeide het percentage van organi-saties die een ‘zwarte lijst’ hanteren voor mobiele apps van 11 procent naar 18 procent. Daarbij horen niet alleen apps die data en informatie uitwisselen. Steeds vaker staan apps die de productiviteit van de werknemer verlagen op de lijst om geblokkeerd te worden, zoals social media en games. De meest voorkomende apps op de door bedrijven opgestelde ‘zwarte lijst’ van mobiele toepassingen zijn: Angry Birds, Facebook, Dropbox, YouTube en Skype. Apps die wél als veilig (nuttig) worden gezien zijn: Evernote, NitroDesk TouchDown, Chrome en Adobe Reader. (Bron: Werken 2.0) <

Het Mooiste Toilet van NederlandThe College Hotel in Amsterdam mag zich een jaar lang de trotse eigenaar noemen van het Mooiste Toilet van Nederland. De vakjury van 123toilet.nl verkoos dit toilet boven meer dan tachtig verschillende inzendingen. De jury verklaarde: ‘Dit toilet is zeker geen sluitstuk op de begroting van het hotel geweest. Het is een uniek en opvallend ontwerp, zonder dat wordt bezuinigd op overzicht of hygiëne. Een waterfontein centraal in het midden van een ruimte komt niet vaak voor, net als hoge deuren.’Hotelmanager Lindy Neefjes laat weten dat de toiletten regelmatig worden gebruikt voor modereportages en presentaties. ‘Een van onze vaste hotelgasten is de Britse chef-kok Ja-mie Oliver. Hij was zo enthousiast over het ontwerp van onze toiletten dat hij deze als basis heeft gebruikt voor zijn nieuwe badkamer.’ Interessant... toch? De verkiezing tot het Mooiste Toilet van Nederland is voor de derde maal georganiseerd. Eerdere winnaars zijn Villa Ruim-zicht uit Doetinchem en Restaurant Fred in Rotterdam. Toiletten worden steeds vaker gezien als het visitekaartje van een bedrijf, stelt de organisatie. <

Maak zelf zakelijke uitnodigingen! In een handomdraai maak je (reclamevrije) kaar-ten voor zowel zakelijke als particuliere aangelegenheden. Leuk met een foto van het personeel of het kantoor.poobies.nl <

Vind kosteloos de juiste feestlocatie.http://accommodaties.manage-mentsupport.nl

Bomvol informatie staat deze site, onder andere ook over het uitnodigen van za-kenrelaties, met voorbeeldteksten!carrièretijger.nl

Vind de leukste uitjes door heel Neder-land. bedrijfsuitje.nl

Koeien knuffelen... het kan! Het schijnt bij-zonder inspirerend te werken. Leuk dus voor een bedrijfsuitje. agrarischcultuurgoed.nl/evenemen-ten-artikel-45.htm

Het evenementenABC maakt het je mak-kelijker om zelf een evenement te organi-seren. Check het grote aanbod. evenementenabc.nl

Gratis masterclass over het organiseren van evenementen die niemand wil missen.http://www.hetevenementdatnie-mandwilmissen.nl

Over evenementen, ook bedrijfsuitjes, met veel links om door te klikken en zo ideeën op te doen. Klik in de bovenste balk op ‘Branche’ voor checklist en draaiboek, drukwerk, uitnodigingen, locatie, vervoer enzovoort. Events.nl

Steengoed in het organiseren van con-gressen, workhops, en andere zakelijke bijeenkomsten. Handig als je (een deel van de organisatie) wilt uitbesteden! Coconorganiseert.nl

Kijk op managementsupport.nl/shop voor het boek Evenementen Support van Lenny Kaarsgaren. Een aanrader.

06_07_signaal.indd 7 02-05-13 11:54


EvENTMANAGEMENT

Het evenement dat niemand wil missenSlimme acties maken het verschil tussen het-evenement-dat-niemand-wil-missen en de-gebeurtenis-die-onopgemerkt-voorbij-gaat. Ik ben verzamelaar van slimmigheden voor organisatoren. Een paar maal per jaar nodig ik eventmanagers uit om hun tips met elkaar uit te wisselen. Dat levert iedere keer nieuwe ideeën op. Met eenvoudige acties kun je het resultaat van je evenement enorm verbeteren. Waar moet je aan denken wanneer je zakelijke relaties uitnodigt? Hoe breng je je gasten met elkaar in gesprek? Hoe kun je je collega’s activeren op een kick-off? Hoe krijg je je relatie-evenement in de vakpers?

Tekst Erik Peekel*

Het uitnodigingstrajectElke bijeenkomst start bij het uitnodigingstraject. Bepaal nauwkeurig wie je erbij wilt hebben. Bekijk vervolgens hoe je het programma van de bijeenkomst kunt afstemmen op de belangstelling van je gasten. Stel jezelf de vraag: wat heb je er als deelnemer aan om te komen? Zorg dat de trigger sterk is: kort en prikkelend.

Maak de uitnodiging onderscheidend en vooral persoonlijk. Het moet bijzonder voelen erbij te mogen zijn. Laat je gasten benaderen door hun eigen accountmanager of contactpersoon. Geef de geno-digden het gevoel dat hun komst op prijs wordt gesteld. Vooraf bel-len werkt heel goed: ‘Ik mag een paar van mijn relaties uitnodigen, ik zou het erg fijn vinden als u erbij wilt zijn’. Uitnodigingen per e-mail vanaf een ‘info@’ adres zijn uit den boze, als ontvanger voel je je dan niet bepaald bijzonder.

Deelnemers activerenWeinig deelnemers zitten te wachten op een actieve rol in het pro-gramma. Dus is het de kunst hen op een aangename manier te acti-veren. Een actieve rol zorgt voor betrokkenheid, bovendien komt men makkelijker met elkaar in gesprek. Het activeren van deelne-mers start met relevantie. Wat schieten de deelnemers ermee op dat zij meedenken en hun mening geven? Wat gebeurt er vervol-gens met hun input? Bovendien helpt een geschikte interactievorm.

Er zijn een flink aantal spelvormen om je gasten een actieve rol te geven. Laat hen bijvoorbeeld brainstormen in kleine groepjes. Daar-bij maken ervaren en enthousiaste workshopleiders het verschil. Zij adviseren bij de keuze voor de juiste vorm. Externe gespreksleiders krijgen meer voor elkaar, zij houden vast aan de hoofdlijn en hebben

geen last van de pikorde. Realiseer je dat interactie tijd nodig heeft, houd daar rekening mee in het programma. Steek veel tijd in de for-mulering van prikkelende en herkenbare uitdagingen.

NetwerkenEvenementen brengen mensen samen. Een goed evenement ver-bindt. Deelnemers doen gemakkelijk nieuwe contacten op en blijven niet steeds ‘hangen’ bij de mensen die ze toch al kennen. Als orga-nisator heb je op dit aspect veel invloed. Geef bij een relatieont-vangst vooraf duidelijke instructies aan alle accountmanagers. Zij zijn de gastheren en gastvrouwen die verantwoordelijk zijn voor de gastvrije ontvangst van hun relaties. Zij zorgen voor een persoonlijke ontvangst en zij brengen hun gasten met elkaar in gesprek.Om het netwerken verder te stimuleren kun je actrices inzetten. Zij runnen bijvoorbeeld een speeddatecafé en werven zelf deelnemers voor hun activiteit. Zelf zet ik vaak actrices in met een jurk vol visite-kaartjes van de gasten. Zij zijn een levende deelnemerslijst en zor-gen voor betekenisvolle ontmoetingen.

Ook simpele spelletjes zijn effectief: je geeft de ene deelnemer twee glazen en een andere deelnemer een fles met een drankje. Boven-dien zijn er uitgekiende technologische oplossingen zoals Swingbo Connect en Badge 2 Match.

EvENTMANAGEMENT

TIP:Stuur de deelnemerslijst mee met de bevestiging; deze actie beperkt het aantal lastminuteafzeggingen.

TIP:Kondig de interactievorm niet aan in het programma, dat kan deelnemers afschrikken.

TIP:Geef duidelijke instructies aan een aantal collega’s: zij zijn de gastheren en gastvrouwen op het evenement.

08_09_Evenemanagement - Erik.indd 8 02-05-13 11:53


EvENTMANAGEMENT

NatrajectEvenementen hebben een flinke impact. Het is een intense vorm van communicatie. Na afloop kun je deelnemers betrokken houden door iets na te sturen. Dat kan een verslag zijn, een foto of zelfs een filmpje. Je kunt ervoor kiezen om je verslag in delen na te sturen, bijvoorbeeld vier weken achter elkaar een deel van het totale ver-slag. Stuur deze berichten vooral ook aan genodigden, die er niet bij konden zijn. Aansluitend kun je deelnemers op de hoogte houden van de ontwikkelingen. Na een kick-off kun je bijvoorbeeld mini-documentaires maken van de eerste vervolgacties. Zo laat je zien dat het project leeft. In veel gevallen is het evenement nieuwswaardig voor de vakpers. Bedenk goed welke elementen interessant zijn voor een journalist. Let erop dat het geen reclameverhaal is. Stuur een persbericht aan relevante vakmedia. Voeg altijd één of twee foto’s bij. Voor plaatsing in een e-mailnieuwsbrief kun je ook een link naar een filmpje opnemen. Plaats zo’n filmpje vooraf op YouTube, onafhankelijk van de verbinding en het apparaat wordt het dan zo goed mogelijk weergegeven.

Druk het effect van je evenement uit in een resultaat. Dat helpt om je collega’s en je manager te overtuigen van het nut ervan. Er zijn specialisten die je kunnen helpen bij de evaluatie, bijvoorbeeld Meeting Moni-tor. Het hoeft niet heel ingewikkeld te zijn. Zo kun je cijfers verzamelen over het aan-tal en de soort deelnemers en een paar reacties verzamelen. Vraag deelnemers ook eens wat er nog beter had gekund, dat levert waardevolle input op voor een volgende bijeenkomst. <

*Erik Peekel is oprichter van Aaaaha! the Actor Factory BV. Zijn bedrijf geeft met acteurs, workshopleiders en filmmakers invulling aan bedrijfsevenementen: workshops, presentatoren, talkshows en interacties. In september organiseert Erik een gratis masterclass over het organiseren van het evenement dat niemand wil missen. Informatie: www.hetevenementdatniemandwilmissen.nl

TIP:zorg voor een goede opvolging, op die manier laat je de impact van je evenement doorwerken.

08_09_Evenemanagement - Erik.indd 9 02-05-13 11:53


EvENTMANAGEMENT

De betekenis van trends op jouw events

Meeting trendsRegelmatig verschijnen artikelen en lijstjes met trends, óók op het gebied van meetings en congressen. Veel van die trends zul je direct herkennen, maar wat betekenen ze nu concreet voor de bijeenkomsten die jij organiseert?

Tekst Nico Meyer* | CongresWereld.nl

Een nieuw gegeven is de beperkte tijd waarin meetings georgani-seerd moeten worden. Om snel te kunnen schakelen als er weer een last-minuteaanvraag op jouw bureau belandt, kun je gebruik-maken van handige tools.

• Websites waar je kunt zoeken om snel zelf een overzichtelijke se-lectie te maken die aansluit bij jouw voorwaarden.

• Zorg dat je een standaardbriefing of ‘rfp’ (request for proposal) hebt liggen. Vraag hierin naar een aantal vaste voorwaarden die je dan met andere aanbieders kunt vergelijken (koffie, lunch, 8-uursarrangementen, beamer). Laat daarnaast ruimte over voor creatieve invulling.

• Gebruik online rfp-tools of veilingsites om voorstellen snel en eenvoudig te vergelijken.

• Maak intern duidelijk dat een korte leadtijd niet bevorderlijk is voor de onderhandelingspositie en dat dit van invloed kan zijn op de kosten.

Technologie kan jou en je deelnemers helpenTechnologie is een essentieel hulpmiddel. De inzet van social media zal alleen maar toenemen, met als doel het verbeteren en verlengen van de ervaring van de deelnemer, vergroten van bereik en vergaren van waardevolle data.

• Basisvoorwaarde hiervoor is een goedwerkende internetverbin-ding, zéker als de deelnemers met twee of drie apparaten tegelijk werken! Veel locaties bieden tegenwoordig (gratis) wifi, maar check zorgvuldig of de beschikbare bandbreedte en aansluitpun-ten daadwerkelijk voldoende capaciteit bieden. Even e-mail checken in de pauze is immers van een andere orde dan een zaal vol twitterende en stemmende deelnemers of het uploaden van filmpjes. Schakel bij twijfel liever de hulp in van experts. Zij kunnen je voor veel valkuilen behoeden.

• Een badge kan zoveel meer zijn dan alleen een papiertje aan een lanyard met je naam erop. Slimme en van technologie voorziene badges helpen deelnemers met elkaar in contact te komen, ge-gevens uit te wisselen. Ze registreren daarnaast voor jou wie aan welke sessies deelneemt.

• Gamification is het in spelvorm aanbieden van content en activi-teiten. Het wordt in steeds meer vakgebieden succesvol ingezet. Bij events vergroot het de betrokkenheid bij de deelnemers, bij-voorbeeld om te netwerken.

• Maar technologie kan je werk een stuk gemakkelijker maken. Naast de rfp-tools en de zoeken veilingsites, kan ook de regis-tratie volledig online gebeuren, evenals de gehele planning van je evenement. Geen dikke ordners meer meesjouwen, maar alles op je laptop of tablet!

Hybride meetings en events Content live streamen of ‘on demand’ beschikbaar maken, helpt om meer deelnemers te betrekken bij je event, inkomsten te genereren en de levensduur van je bijeenkomst te verlengen. Technieken wor-den steeds betaalbaarder, maar bedenk ook dat investeren in het goed faciliteren van deelnemers op afstand (met bijvoorbeeld een eigen moderator, op maat gemaakt programma met invulling voor bijvoorbeeld pauzemomenten) minstens zo belangrijk is als de tech-niek zelf.

Social mediaSocial media bieden een uitgelezen mogelijkheid om reeds ver van tevoren je bijeenkomst te promoten bij potentiële deelnemers, en tot ver na je bijeenkomst informatie te delen en de dialoog voort te zet-ten. Je deelt en verlengt zo de congreservaring.Maar heb je ook al

EvENTMANAGEMENT

10_11_Art. Meeting trends.indd 10 02-05-13 11:52


EvENTMANAGEMENT

eens aan sociale media gedacht voor het vergaren van suggesties voor sprekers en onderwerpen, het delen van wie er allemaal komen en het polsen van de verwachtingen van deelnemers? En wat dacht je van het delen van de indrukken van het congres via bijvoorbeeld Storify, Slideshare, YouTube of Pinterest? Via de netwerken van de deelnemers wordt je bereik ook nog eens enorm vergroot.

TIP: houd je deelnemerslijst niet ‘geheim’ tot het laatste moment, maar maak lang van tevoren bekend wie of welke bedrijven aanwe-zig zullen zijn. Weten wie er nog meer komen, zorgt ervoor dat an-deren zich óók gaan aanmelden.

Focus op kwaliteit & toegevoegde waardePotentiële deelnemers maken kritische afwegingen: kunnen zij ver-antwoorden om aan jouw event deel te nemen, zijn sprekers en ses-sies van hoge kwaliteit, is de inhoud relevant en zijn er goede net-werkmogelijkheden? Maak in je aankondigingen goed duidelijk wat de toegevoegde waarde van jouw bijeenkomst voor hen is en zorg ook dat die verwachtingen waargemaakt worden. Help je (interne) opdrachtgever bij het aantonen van behaalde doel-stellingen en effecten van de meeting. Hoe beter je dat lukt, hoe waardevoller jouw rol. Maar ook je deelnemers kun je helpen inzicht in het rendement van hun eigen deelname te krijgen, bijvoorbeeld via een paar gerichte vragen in de evaluatie over (uitgekomen) ver-wachtingen, opgedane contacten en toegenomen kennis en vaar-digheden.

Tot slotWil je meer weten over deze en andere meeting trends? Op Con-gresWereld.nl vind je een handig overzicht (zoek op ‘alle trends voor 2013’), of typ deze url in: www.congreswereld.nl/achtergronden/63/ 4949-alle_trends_voor_2013_op_een_rijtje. Of mail naar: [email protected] als je op zoek bent naar de juiste partners.

Wat je ook doet en hoe je je meeting ook invult, bedenk altijd dat de meeting nooit het doel is, maar alleen het middel om je doelen te behalen! <

Woudschoten Hotel & Conferentiecentrum in Zeist is centraal gelegen op een bosrijk eigen landgoed van 45 hectare. Tussen al dit groen bieden wij, in een sfeervolle accommodatie met 30 vergaderzalen en 140 hotelkamers, een compleet product met diverse faciliteiten en een helder prijsbeleid.

We zijn uitstekend geschikt voor één- en meerdaagse bijeenkomsten: zowel voor trainingen en congressen als voor onze weekendhotelgasten.

nice to meet!

Woudenbergseweg 543707 HX Zeist

T 0343 - 492 492F 0343 - 492 444

E [email protected] www.woudschoten.nl

WS_adv_185x130_MSM.indd 1 10-10-11 11:37

*Nico Meyer heeft, vanuit meer dan 20 jaar ervaring in de hospitality- en congresbranche, een passie ont-wikkeld voor alles wat met con-gressen te maken heeft. Als initiatiefnemer van online vak-informatiebron CongresWereld.nl zit hij bovenop het nieuws en de ontwikkelingen in het vakgebied. Hij deelt zijn kennis graag met Ne-derlandse congresorganisatoren, via de website en e-nieuwsbrieven. Daarnaast helpt Nico organisatoren op weg bij het bepalen van de toe-gevoegde waarde van hun bijeen-komsten. Hiervoor ontwikkelde hij de online service MeetingMonitor.

(advertentie)

10_11_Art. Meeting trends.indd 11 02-05-13 11:52


EvENTMANAGEMENT

Gun jouw opdracht een goede start

Briefings vol inspiratieHet lustrumfeest, de lancering van het nieuwe marketingconcept, de internationale boardmeeting, de nieuwe folderlijn voor jouw productgroep. Wat hebben deze werk-zaamheden met elkaar gemeen? Het antwoord: allemaal verdienen ze een goede brie-fing, de juiste aftrap voor een geslaagde opdracht. De auteurs van het BriefingBoek ver-tellen je in dit artikel waaraan je dan zoal kunt denken.

Tekst Marianne Kalkman

Als secretaresse of managementondersteuner krijg je in je werk re-gelmatig opdracht om zaken te organiseren waaraan méér mensen meewerken, binnen en buiten jouw bedrijf. Of waarvoor je externe leveranciers inschakelt. Hoe zorg je er dan voor dat iedereen hetzelf-de eindresultaat voor ogen heeft? En daarbij liefst ook nog dezelfde planning en kwaliteitsnormen hanteert? Kortom: hoe houd jij het heft in handen en vermijd je onaangename verrassingen?

Petra Klören en Ingeborg van Egmond, allebei (en vaak samen) werkzaam als zelfstandig communicatieadviseur, schreven het Brie-fingBoek als praktisch hulpmiddel bij het schrijven van communica-tiebriefings. Geen dik boek vol theorie voor een hoge boekenplank, maar een handig naslagwerk dat je er regelmatig even bij pakt. ‘Om vaak te gebruiken - vandaar de koffievlek die de vormgever alvast maar voor je op de cover heeft vóórgedrukt,’ vertelt Klören.

Checklist of inspiratiebronHet boek is vooral ook tot stand gekomen op basis van de praktijk. De auteurs verzamelden via hun netwerk zoveel mogelijk soorten briefings. Zij vroegen collega’s, werkrelaties en deskundigen op ver-schillende vakgebieden om hun beste voorbeelden. Wat was hun ideale opdrachtomschrijving van een geslaagd project? Welke in-structies lieten weinig te raden over, maar boden wél genoeg ruimte voor eigen inbreng en creativiteit? Uiteindelijk leverde dat dertig voorbeeldbriefings op. Soms werden de praktijkvoorbeelden anoniem gepresenteerd, of samengevoegd tot een voorbeeldsituatie die méér professionals herkennen.Evenementen, drukwerk, grote vergaderingen, projectondersteu-ning: in elke discipline ligt de focus anders. In de voorbeelden in het BriefingBoek zie je welke onderdelen je zoal in je instructies kunt op-nemen. Om de kunst af te kijken, als een checklist, of een inspiratie-bron hoe je de afspraken nog beter zou kunnen verwoorden.

EvENTMANAGEMENT

Petra Klören (links) en Ingeborg van Egmond: ‘We laten zien dat er verschillende vormen zijn om je briefing over te brengen. Geen ‘boodschappenlijstje’ maar een briefing als bron van inspiratie’

WAAROM...

... zou je eerst tijd steken in een briefing, terwijl jij met je team juist staat te trappelen om te beginnen?

• Omdat het je al snel tijd oplevert, als iedereen helder voor ogen heeft waar hij/zij met dit project naartoe werkt.

• Omdat een goede briefing schrijven helemaal niet eens zo-veel tijd hoeft te kosten.

• Omdat het goed is om de wijzers weer even gelijk te zetten als je met vaste leveranciers werkt. Dit is immers een nieuwe, dus toch weer specifieke opdracht.

• Omdat jij als secretaresse vaak al met veel verschillende bijl-tjes hebt gehakt, maar je je toch weer even in de materie moet verdiepen om te weten wat de ander nodig heeft aan informatie en faciliteiten.

• Omdat jij graag zelf van tevoren de beslissingen neemt. Of wacht je liever af welke kant het balletje op rolt, wanneer an-deren daar enthousiast hun eigen draai aan gaan geven?

12_15_Art. Briefings vol inspiratie.indd 12 02-05-13 11:51


EvENTMANAGEMENT

Scherp je gedachten en verwachtingenWaarom zou je een briefing schrijven, óók voor kleinere of stan-daardopdrachten? Als jij besluit om iets uit te besteden, zit daar maar al te vaak tijdsdruk achter. ‘Juist dan is het zaak om toch tijd en aandacht te investeren in een goede omschrijving van wat je wilt’, vinden de auteurs van het BriefingBoek. Klören: ‘Gun jezelf, jouw project en jouw leverancier een goede start. Van groot tot klein, eigenlijk élke opdracht wordt er beter van als je eerst eens goed bedenkt en formuleert wat de bedoeling is. Het helpt jou je wensen scherper te krijgen en dat ook zo goed mo-gelijk te omschrijven voor opdrachtnemer of leveranciers. Want zelf zit je de hele dag in die materie, of in die organisatie. Waardoor je wellicht hele nuttige stappen over het hoofd ziet, of de ander juist overstelpt met informatie.’

In de huid van de ander Wat is een goede briefing? Die is in ieder geval kort en krachtig, maar bevat toch alle informatie die van belang is. Logisch. Maar in de praktijk gaan er nog wel wat versies overheen voor jouw briefing

scherp genoeg is. Een goede briefing is het recept, inlevingsvermo-gen het werkzame bestanddeel. Van Egmond: ‘Wat moeten die externe medewerker of leveranciers

CHeCklISt BRIefIng gROOt eveneMent Wat zet je in je briefing voor een groot evenement? (Bij-voorbeeld meeting dochterbedrijven, intern, of bijeen-komst voor klanten en relaties, extern)

Je beschrijft de organisatie:

• Kernwaarden • Kerntaken • Missie, visie en ambities • Organisatiestructuur • Aantal medewerkers • Mogelijke partners • Etc.

Je beschrijft de opdracht:

• Reden • Thema • Kernwaarden • Boodschap en eventuele subboodschappen • Datum, plaats en tijd van het evenement • Planning • Budget indicatie • Aard van het evenement • Aantal (buitenlandse) gasten • Omschrijving doelgroep • Programmaonderdelen en korte omschrijving per onderdeel • Soort entertainment • Catering • Opdracht aan het bureau • Verwachtingen • Organisatie en taakverdeling in de eigen organisatie

CHeCklISt BRIefIng kleIn eveneMent

Voor een klein evenement kun je het simpel houden. Hieronder een voorbeeld van zo’n briefing: organisatie van een evenement voor klanten

InleidingOp 15 juni organiseert ons bedrijf een ‘zomerborrel’ voor klan-ten. Dit is de eerste zomerborrel die we organiseren, we zijn van plan dit vaker te gaan doen. De locatie is bij ons op kan-toor, met gebruik van de tuin.

Wie komenUitgenodigd worden: alle relaties van onze accountmanagers, dus vaste en potentiële klanten. Verwacht aantal deelnemers: 70-100, inclusief onze eigen medewerkers.

Doel Feestelijke start van de zomer, een cadeautje voor onze rela-ties. Nader kennismaken met onze klanten, hen vertellen over het bedrijf. Klanten een goed gevoel over de relatie meegeven. Potentiële klanten: basis leggen voor een acquisitiegesprek.

Programma16.00 uur: Ontvangst 16.30 uur: Welkomstwoord directeur Leuke act16.45 uur: Kort inhoudelijk programma17.00 - 18.30 uur: Netwerkborrel met bbq

OpdrachtVan jullie als bureau willen wij graag ontvangen:

• voorstel voor een kort inhoudelijk programma met als doel (nadere) kennismaking tussen onze accountmanagers en de aanwezige klanten

• voorstel voor de act • uitwerking van het programma tot een draaiboek • ontwerp en inhoud uitnodiging (wordt per mail verstuurd) • voorstel voor catering\ • voorstel voor nazorg: bericht achteraf aan alle genodigden-

planning BudgetHet totaalbudget voor deze opdracht is € 5.000,-, inclusief jul-lie kosten.

ContactpersoonJullie contactpersoon bij ons bedrijf is Sandra van Dijk, [con-tactgegevens]. Zij ontvangt graag uiterlijk [datum] de eerste op-zet.



EvENTMANAGEMENT

weten of hebben om jouw opdracht goed te kunnen uitvoeren? En hoe kun je hen motiveren en inspireren?’Klören: ‘We laten ook zien dat er verschillende vormen zijn om je briefi ng over te brengen. Het kan ook anders dan met de gebruike-lijke ‘boodschappenlijstjes’. Geen saai keurslijf, maar jouw briefi ng als bron van inspiratie; om te maken én om mee aan de slag te gaan.’ Kijk wat jij zelf prettig vindt: misschien voel jij je zeker met een gede-tailleerd draaiboek, of heb jij juist meer overzicht met een beknopte besluitenlijst. Vraag vooral ook aan de ander: wat heb jíj nodig? Soms is er gedegen achtergrondinformatie beschikbaar, soms moet het beknopt. In het boek zie je dat zelfs een mindmap handig kan zijn voor informatieoverdracht.

Ruimte tussen de lijnenEen goede briefi ng is maatwerk: biedt ruimte voor eigen invulling én geeft de lijnen waartussen je moet blijven. De ene keer is juist veel eigen inbreng en creativiteit van de ingehuurde organisator vereist. Van Egmond: ‘Zoals bij het organiseren van het personeelsfeest. In je briefi ng zet je als opdrachtgever de lijnen uit: welke mensen nodig je uit, welke sfeer wil je, hoeveel geld is er? En in de uitvoering ver-wacht je creativiteit van de organisatie aan wie je het evenement uit-besteedt. Geef daar in je briefi ng dan wel de ruimte voor.’ Soms heb je echter ook te maken met vaste afspraken en protocol-len - denk maar eens aan de organisatie en de catering bij een ko-ninklijk bezoek. Een project met een lange voorbereidingstijd vraagt ook om een an-dere aansturing dan wanneer je snel moet handelen en misschien wel improviseren. Bijvoorbeeld als je samen met de autoriteiten een persconferentie moet opzetten na een bedrijfsongeval, of wanneer jouw bedrijf of product in opspraak is geraakt. Dan is het vooral zaak om dat wat je wél weet of in de hand hebt, zo goed mogelijk te defi niëren en met elkaar te delen. ‘Zorg in ieder geval dat jij zelf, vóóraf, de beslissingen blijft nemen’, benadrukt Klören. ‘In plaats van af te wachten welke kant het balletje op rolt wanneer anderen daar enthousiast hun eigen draai aan gaan geven.’ En als een goede voorbereiding het halve werk is, dan zorgt die briefi ng - dankzij een betere samenwerking - voor de ándere helft van een geslaagd project. <

Briefi ngBoek. Praktisch hulpmiddel bij het schrijven van communicatie-briefi ngs met heel veel voorbeel-den. Auteurs: Petra Klören en In-geborg van Egmond. Verkrijgbaar via www.allesoverbriefi ngs.nl.

MANAGEMENT SUPPORT MEI 2013

Praktisch hulpmiddel bij het schrijven van communicatie-briefi ngs met heel veel voorbeel-den. Auteurs: Petra Klören en In-geborg van Egmond. Verkrijgbaar

Creëer snel professionele labels en etiketten voor enveloppen, dossiermappen, documenten, CD’s en vele andere items met de Brother QL-710W labelprinter. Sluit de labelprinter eenvoudig aan op uw PC of Mac, of verbindt deze met uw bestaande draadloze netwerk. Print vanaf alle computers in het kantoor direct vanuit Microsoft Word, Excel of Outlook. Via de professionele ontwerp software kunt u razendsnel labels met afbeeldingen, logo’s en barcodes ontwerpen en printen.

Een professioneel resultaat

www.brother.nl/labelprintersMobielWi-Fi

Daarnaast kunt u via de gratis Brother iPrint&Label app ook direct labels printen vanuit uw Android of Apple smartphone of tablet. Deze handige app is zeer eenvoudig in gebruik en zoekt automatisch in uw draadloze netwerk naar ondersteunde Brother labelprinters.

Brother iPrint&Label app

VIA HET DRAADLOZE NETWERKEN VANAF MOBIELE APPARATEN

LABELS PRINTEN

bro_ql710w_1050x297.indd 1 13-03-13 09:22

efteling.com | [email protected] | 0416 - 287770

Het Efteling-e� ectvan uw bedrijfsevenement

De inspiratie voor uw evenement begint met een goede organisatie. Met professionals die snappen dat een inspirerende omgeving noodzakelijk is om een bijzondere dynamiek te creëren. En dat heeft e� ect. Op uw gasten, maar belangrijker nog, op het resultaat van uw evenement. Wat uw doel ook is, de Efteling biedt u met meer dan 25 evenementenlocaties een wonderlijke mix tussen doelstelling en beleving. Kortom, Efteling inspireert!


Creëer snel professionele labels en etiketten voor enveloppen, dossiermappen, documenten, CD’s en vele andere items met de Brother QL-710W labelprinter. Sluit de labelprinter eenvoudig aan op uw PC of Mac, of verbindt deze met uw bestaande draadloze netwerk. Print vanaf alle computers in het kantoor direct vanuit Microsoft Word, Excel of Outlook. Via de professionele ontwerp software kunt u razendsnel labels met afbeeldingen, logo’s en barcodes ontwerpen en printen.

Een professioneel resultaat

www.brother.nl/labelprintersMobielWi-Fi

Daarnaast kunt u via de gratis Brother iPrint&Label app ook direct labels printen vanuit uw Android of Apple smartphone of tablet. Deze handige app is zeer eenvoudig in gebruik en zoekt automatisch in uw draadloze netwerk naar ondersteunde Brother labelprinters.

Brother iPrint&Label app

VIA HET DRAADLOZE NETWERKEN VANAF MOBIELE APPARATEN

LABELS PRINTEN

bro_ql710w_1050x297.indd 1 13-03-13 09:22

efteling.com | [email protected] | 0416 - 287770

Het Efteling-e� ectvan uw bedrijfsevenement

De inspiratie voor uw evenement begint met een goede organisatie. Met professionals die snappen dat een inspirerende omgeving noodzakelijk is om een bijzondere dynamiek te creëren. En dat heeft e� ect. Op uw gasten, maar belangrijker nog, op het resultaat van uw evenement. Wat uw doel ook is, de Efteling biedt u met meer dan 25 evenementenlocaties een wonderlijke mix tussen doelstelling en beleving. Kortom, Efteling inspireert!


eventmanagement

16 management SUPPORt meI 2013

Neem ruim de tijd voor veiligheid

Check en dubbelcheck!Niemand gaat ervan uit dat een feest, bedrijfsuitje of congres dramatisch eindigt. Maar er zijn genoeg voorbeelden van rampspoed om te weten dat het altijd kan. Veiligheid - op alle fronten - mag daarom nooit worden vergeten bij de voorbereiding van een evene-ment.

Tekst Nicole Weidema

‘Wie wil weten welke veiligheidsmaatregelen nodig zijn, moet eerst bepalen om wat voor evenement het gaat. Het aantal gasten is daarbij niet per se het doorslaggevende argument’, zegt Jacques Does, directeur van The Security Company (TSC). ‘Het maakt niet zo veel uit of het een groot evenement is. Je moet kijken wie de gasten zijn, welke sprekers komen er? Komt er een internationaal vermaard spreker praten over de wereldeconomie? Dat is van een heel andere orde dan wanneer een regiomanager van de bank een toespraak houdt.’Maar je hoeft geen beroemdheid te hebben uitgenodigd om de vei-ligheid een hoge prioriteit te geven waarschuwt Does. ‘Stel dat je een sinterklaasfeest organiseert voor de kinderen van medewerkers en er raakt een kind in de verdrukking. Je neemt wel de verantwoor-delijkheid op je om 150 kinderen bij elkaar in een zaaltje te brengen. Als er iets misgaat is de kans op imagoschade enorm.’

VerantwoordelijkheidDaarvoor waarschuwt ook Leon Kruitwagen, directeur van het Ge-nootschap voor Eventmanagers. ‘De verantwoordelijkheid ligt altijd bij jouzelf, jij bent degene die gasten uitnodigt. Als een locatie of beveili-ger verzaakt, dan kun je de verantwoordelijkheid juridisch misschien wel afschuiven, maar in de praktijk ben jij degene die reputatieschade oploopt. Neem het vlotincident tijdens het personeelsuitje van het Kruidvat in 2007, waarbij twee medewerkers omkwamen. Daarbij

was sprake van een menselijke fout van de ingehuurde activiteitenbe-geleider, maar iedereen noemt de naam van het Kruidvat. En zo zijn er wel meer voorbeelden. De gevolgen van een incident zijn niet al-leen voor de persoon die het overkomt, maar ook voor je bedrijf.’

Wie veiligheid zegt, denkt al snel aan fysieke zaken als nooduit-gangen, medische noodgevallen of diefstal. Maar, zo stelt Kruitwa-gen, dat is allang niet meer het enige waar je aan moet denken. Wie een belangrijke vergadering organiseert, moet ook nadenken over hoe de informatie die op tafel komt wordt beschermd. ‘Er wordt heel veel getwitterd, mensen maken gebruik van wifi. Is dat alleen voor mijn bedrijf beschikbaar, of kan elke voorbijganger op dat netwerk? Kan de locatie mij garanderen dat mijn informatie veilig is?’ Los van het nemen van voorzorgsmaatregelen moet je er volgens Kruitwagen dan ook over nadenken wie het woord voert als er zich onverhoopt inderdaad een ernstig incident voordoet. ‘Daar

eventmanagement

geheugeNsteuNtjes

• Er zijn verschillende checklists verkrijgbaar om de veiligheid van een evenement zo goed mogelijk te garanderen. De afde-ling Veiligheid Gezondheid Milieu van de Universiteit Leiden heeft een checklist op haar website staan: (http://vgm.leiden-univ.nl/veiligheid/calamiteiten/evenementen.html ).

• Het boek Evenementen Support van Lenny Kaarsgaren biedt praktische ondersteuning bij het organiseren van evenemen-ten, waarin ook veiligheid aan bod komt. Dit boek is te koop via www.managementsupport.nl/shop.

• Wanneer het om grootschalige evenementen gaat, kan het geen kwaad contact op te nemen met de gemeente. Deze heeft haar eigen regels over vergunningen en (brand)veilig-heid.

• Wie vaker de organisatie van een evenement mag organise-ren, kan overwegen hiervoor een cursus te volgen. Er zijn veel aanbieders die eventmanagement in hun pakket hebben. De ene cursus is de andere niet, vraag ook hiervoor referenties op. Management Support heeft ‘Evenementen organiseren’ in het portfolio.

eventmanagement

16_17_Art. Neem ruim tijd voor....indd 16 02-05-13 11:51

17management SUPPORt meI 2013

WeRk & Recht

moet je van tevoren over nadenken. Wie praat er met de pers? Is dat Communicatie, de directeur? Tegenstrijdige berichten zijn fu-nest.’

Risicoanalyse‘Omdat een ongeluk, virtueel of in de werkelijke wereld nou eenmaal in een klein hoekje zit, is het nodig om vooraf een risicoanalyse te maken. Dat kun je zelf doen aan de hand van checklists, maar je kunt het ook aan professionals overlaten, zegt Jacques Does van TSC. Hij benadrukt dat wanneer je een beveiligingsbedrijf een analy-se laat uitvoeren, dat nog niet automatisch betekent dat je ook daadwerkelijk beveiligers hoeft in te huren. Wel wijst hij erop dat het van belang is dat je altijd met een gerenommeerd bedrijf in zee gaat. Does: ‘Er zijn veel beunhazen. Iedereen kan zich consulent noemen. Geloof niet alles wat je op internet leest. Maar er zijn ook veel kundi-ge mensen in dit vakgebied die echt bereid zijn hun kennis te delen.’Ook Kruitwagen adviseert iedereen referenties te vragen, niet alleen van beveiligers, maar van alle partijen met wie je in zee gaat. Een goede indicatie of een organisatie aan de eisen voldoet, is navragen of het beveiligingsbedrijf, de activiteitenorganisator of eventmanager

aangesloten zijn bij de respectievelijke brancheorganisaties. Daar-naast is het altijd een goed idee om op internetfora of in je eigen netwerk om referenties te vragen. Ook loont het de moeite de toele-verancier zelf aan de tand te voelen. Kruitwagen: ‘Als het gaat om een sportief evenement, vraag dan bijvoorbeeld om het logboek voor het onderhoud van hun materialen.’

ChecklistWanneer Soraya Wielink, secretaresse en weddingplanner in oplei-ding, een evenement organiseert - of dit nou een congres, vergade-ring of bruiloft is - houdt ze graag zelf de zaken scherp in de gaten. Ze maakt gebruik van een uitgebreide checklist, waarmee ze simpel kan beoordelen of een locatie schoon en veilig is. Zo voorkomt ze dat ze dingen over het hoofd ziet, zoals de toegankelijkheid voor minder validen, naam en adres van het dichtstbijzijnde ziekenhuis, zijn er voldoende brandblussers en zijn die goedgekeurd, zijn de vluchtwegen aangegeven, is er een bedrijfshulpverlener op locatie aanwezig en waar is de ehbo-koffer? Voor de voedselveiligheid han-teert Wielink een tweede checklist. Het is volgens Wielink van groot belang op tijd te beginnen met de voorbereidingen. ‘Zorg dat je goed kijkt naar je tijdplanning, zodat je tijd hebt om alles uit te zoe-ken. Ga zelf bij locaties kijken en neem de checklist mee. Trek een halve dag uit om de locaties die je interessant vindt te bezoeken en kijk dan welke dingen daar aanwezig zijn en wat je zelf moet verzor-gen.’ Als secretaresse kun je zorgen voor meerwaarde, wanneer je zorgt dat je alles hebt uitgestippeld, stelt Wielink. ‘Vaak ben jij de gastvrouw en kunt ervoor zorgen dat alles bij binnenkomst goed verloopt door de namenlijst en de naambadges te hebben geregeld. Er zullen niet vaak ongenode gasten komen, maar zo ben je daar wel op voorbereid.’ <

eventmanagement

Bedrijfsuitje wordt geen feestje

Over het algemeen is een bedrijfsuitje een leuke aangelegenheid om werknemers wat teamspirit bij te brengen of collega’s in een andere setting te leren kennen. Toch kan te veel joligheid tot scha-de leiden. Een ongeluk zit in een klein hoekje... BaldadigZo organiseert een werkgever een uitje in een partycentrum en na een sportief potje bowlen wordt er een barbecue gehouden. Enke-le baldadige werknemers gooien, nadat zij klaar zijn met eten, lam-penolie op de gasgestookte barbecue, met als gevolg dat er brand ontstaat en het hele partycentrum in vlammen opgaat. Schade: ruim zes miljoen euro. Wie daarvoor opdraait? Dat wordt ‘uitge-vochten’ voor de rechter, maar ook daar komt men er niet uit, zo-dat de zaak uiteindelijk bij de Hoge Raad belandt. Die vindt dat de werkgever aansprakelijk is voor de schade. Hij heeft niet voorko-men dat de betreffende werknemers olie op de barbecue gooiden terwijl hij volgens verklaringen wél zeggenschap over die werkne-mers had.

‘Aanvaring’In een andere zaak betreft het een jaarlijks bedrijfsevenement waarvan de werknemers nog niet weten wat hen te wachten staat. Deelname is verplicht, dus iedereen wordt geacht erbij te zijn.Als de dag daar is worden de werknemers verrast met een ballon-vaart. Het aanvankelijke enthousiasme over de ballonvaart vermin-dert echter op het moment dat de ballon in ‘aanvaring’ komt met een gebouw, waardoor de landing niet volgens plan verloopt. Een van de werknemers raakt gedeeltelijk arbeidsongeschikt. Hij stelt zijn werkgever aansprakelijk.

Ondanks het feit dat de werkgever zijn zorgverplichting niet heeft geschonden, is hij wél aansprakelijk voor de geleden schade van de werknemer. De werkgever heeft niet gehandeld als goed werk-gever mede doordat het uitje een verplicht karakter had. Ook heeft de werkgever een risicovol bedrijfsevenement georganiseerd zon-der medeweten van de werknemers. Dat rekent de rechtbank de werkgever zwaar aan. Een werkgever mag een werknemer niet aan een dergelijk gevaar blootstellen. (Door André Vergne) <

‘Als er iets misgaat is de kans op imagoschade

enorm’

16_17_Art. Neem ruim tijd voor....indd 17 02-05-13 11:51


EvENTMANAGEMENT

Klus geklaard?

De evaluatie van een evenementHet evenement heeft plaatsgevonden. De uitvoering zit erop. Alle demontagewerkzaam-heden zijn verricht. De locatie is weer leeg opgeleverd. Toch kunnen de draaiboeken nog niet helemaal in de kast... Tijd voor de evaluatie! Hoe pak je dat aan?

Tekst Lenny Kaarsgaren*

Een veelgemaakte fout is om te denken dat het evenement met de uitvoering ervan voltooid is. Het volgende project ligt wellicht alweer te wachten, waardoor er voor een degelijke evaluatie geen tijd is. Toch is het belangrijk: middels de evaluatie bepaal je immers het succes, het rendement. Tegelijkertijd leg je het startpunt vast voor de volgende keer dat je dit evenement (of een variant) organiseert. Want tijd en geld zijn niet voor niets in het evenement gestoken. Zijn de beoogde doelen wel bereikt? Is alles in de voorbereiding en uit-voering volgens plan verlopen? Zijn de juiste aantallen mensen be-reikt? En wat kun je daarvan eventueel leren voor een volgend pro-ject? We maken daarbij onderscheid tussen de interne en de externe evaluatie.

Interne evaluatieHet is aan te raden om na elk evenement, hoe klein ook, met de in-terne betrokkenen te evalueren. Je kunt hierbij vragen stellen als:

• Was de aanlooptijd voldoende? • Kon de voorbereiding op alle punten zorgvuldig plaatsvinden of

was er op een bepaald moment te veel haast geboden? • Was de samenstelling van het organiserende team goed? • Was de taakverdeling tijdens de voorbereiding goed? • Was de taakverdeling tijdens de opbouw en uitvoering goed? • Werd in het team een ‘denker’, ‘doener’ of ander type teamlid

gemist? • Was de briefing van de (interne) opdrachtgever volledig en duide-

lijk? • Hoe verliep de tussentijdse communicatie en terugkoppeling? • Hoe verliep het uitnodigingstraject? • Was de interne samenwerking goed om tot de juiste genodig-

denlijst te komen? • Wat vond het organisatieteam zelf van de locatie, de catering en-

zovoort? • Welke onderdelen of personen hebben eventueel (onnodige)

stress veroorzaakt? • Zou je in de toekomst weer met gekozen leveranciers willen sa-

menwerken of was de samenwerking niet voor herhaling vat-baar?

• Op welk moment zijn eventueel fouten gemaakt of zaken verge-ten?

• Zou je achteraf bepaalde punten anders in het draaiboek hebben opgenomen? Als dit het geval is, verander de betreffende punten dan alsnog, zodat een juiste versie in de dossiers achterblijft. Handig voor een volgend evenement!

Beschrijf ook welke punten of activiteiten opvallend goed zijn gelo-pen en dus vooral moeten blijven. Maak van al deze opmerkingen en eventuele aanvullingen notulen en voeg deze toe aan het dossier. Door deze ervaringen vast te leggen, vormen zij een belangrijk leer-punt voor de toekomst. Voor jezelf én voor anderen binnen je orga-nisatie.

Externe evaluatieDe vraag van opdrachtgevers naar effectmeting, return on invest-ment (ROI) bij evenementen wordt steeds groter. Dit komt door het steeds grotere aandeel van evenementen binnen de marketing- en communicatiemix. Maar uiteraard ook door de economische om-standigheden, waarbij elke euro moet worden verantwoord.

Kwantificeren van de doelstellingOm de doelstelling meetbaar te maken, is het allereerst noodzake-lijk deze te kwantificeren. Alleen dan ben je na afloop in staat om te controleren of het evenement succesvol is geweest. Aan de meetbaar geformuleerde doelstelling(en) dient dan idealiter met-een de geplande meetmethode te worden gekoppeld. Met andere woorden: wat willen we bereiken en hoe gaan we na het evene-ment bepalen of dat is gelukt? Het is echter in veel gevallen niet zo eenvoudig om het succes in harde cijfers uit te drukken. Bij za-kelijke evenementen voor relaties bijvoorbeeld is de hoofddoelstel-ling vaak de bindingsfactor: klanten aan je binden door hen het product of de dienst te laten beleven, door hen te fêteren en per-soonlijk contact en interactie met ze te hebben tijdens het evene-ment. De mate waarin een evenement hierin bijdraagt is niet zo makkelijk zichtbaar te maken. Toch zijn er wel mogelijkheden om ook extern te evalueren en zo tot een waardeoordeel te kunnen komen met betrekking tot het bereiken van de gestelde doelstel-lingen.

Deze doelstellingen liggen op drie vlakken1. Het bereiken van een bepaald aantal bezoekers/gasten (op-

komst/aanmeldingen).2. Het bereiken van een bepaalde doelgroep (de juiste personen,

de beoogde leeftijdscategorie, personen in de beoogde functies en dergelijke).

3. Het overbrengen van de boodschap/bereiken van de doelstelling.

Voor een brede evaluatie zou je deze drie onderdelen moeten me-ten, waarbij het belang maar ook de moeilijkheid met name in punt 3 zit.

EvENTMANAGEMENT

18_19_Art. De evaluatie van....indd 18 02-05-13 11:50


EvENTMANAGEMENT

Op welke wijze evalueren?Of en op welke wijze je het evenement wilt evalueren, hangt af van een aantal factoren, zoals:

• Het repeterende karakter van het evenementWordt het evenement vaker georganiseerd in de toekomst, dan is het zéker wenselijk om te achterhalen welke verbeterpunten er voor de volgende keer zijn.

• Het type evenementNiet alle evenementen lenen zich voor een uitgebreide evaluatie: een informele bijeenkomst leent zich minder voor het uitreiken van een officieel evaluatieformulier dan een congres of seminar.Toch moet je niet te snel denken dat de gasten een evaluatie als be-lastend ervaren. Het geeft mensen immers een prettig gevoel als je naar hun mening vraagt.

• Betaalde deelname of gratis deelnameWanneer deelnemers moeten betalen voor een evenement dan heb-ben ze een bepaald verwachtingspatroon over de prijs-kwaliteitver-houding. Het is in deze gevallen gebruikelijk om te toetsen of aan de verwachtingen is voldaan.

Vorm evaluatieDe evaluatie kan op verschillende manieren vormgegeven worden. Bij de keuze kun je je onder meer laten leiden door de hiervoor ge-noemde punten. Mogelijke evaluatievormen zijn:

• Een mondelinge evaluatieEen informelere manier van meten is de mondelinge evaluatie. Dit kan direct bij vertrek van de gasten of middels een telefonische en-quête op een later tijdstip. Bij een relatiegericht evenement zou je de accountmanagers enkele dagen na het evenement, tijdens een per-soonlijk gesprek, mondelinge peilingen kunnen laten houden.

• Een schriftelijke enquêteDeze enquête kun je in de zaal uitreiken, bij de deur meegeven of na afloop toezenden. In dit laatste geval is het gebruikelijk om een digi-tale enquête te sturen met daarin een link naar de website, waar de enquête is opgenomen. Andere dienstbare digitale mogelijkheden worden geboden door bij-voorbeeld www.surveymonkey.com, een site waarop je (gratis) op maat je enquête kunt opstellen en waarbij van de resultaten direct diverse analyses worden gemaakt.

ResponsHoud er rekening mee dat het moment van uitreiken de respons be-invloedt; hoe later je de formulieren uitreikt, des te lager de respons. Aan de andere kant kun je een beter beeld krijgen over hetgeen het

beste of langste blijft hangen als de gasten pas enkele dagen na af-loop de formulieren invullen.

TIP: om de respons te verhogen kun je eventueel denken aan het verloten van een toepasselijke prijs of het uitdelen van de giveaway in ruil voor de ingevulde enquête. Mensen zijn dan eerder geneigd om de moeite te nemen de evaluatie in te vullen.

GraadmetersEr zijn ook enkele andere graadmeters die een beeld geven van het succes van het evenement, hoewel ze geen ‘hard bewijs’ zijn:

• de mate waarin de resultaten volgens eigen waarneming en in-schatting aan de omschrijving van de doelstelling voldoen;

• het aantal aanmeldingen ten opzichte van het verwachte aantal gasten;

• het no-show percentage; • de reacties die jij en collega’s tijdens het evenement van gasten

vernemen; • je eigen gevoel over het verloop van het evenement; • de reacties en bedankjes die jij en collega’s na afloop krijgen; • de mate waarin en wijze waarop er in de media aandacht is voor

het evenement; • de sfeer tijdens het evenement; • de mate waarin alles organisatorisch vlot en vloeiend verliep; • het aantal deelnemers tijdens een eventueel vervolgevenement.

Welke manier van evalueren en meten je ook toepast, elke vorm van evaluatie is van waarde en zegt iets over het succes. Of ze nu sub-jectief of objectief gemeten zijn. Je doet er dan ook goed aan alle bevindingen aan het eventdossier toe te voegen. Voor een volgend evenement zullen deze helpen richting te geven aan de vormgeving ervan, zodat het succes kan groeien! <

*Lenny Kaarsgaren van Effectivents - Evenemen-tenbureau biedt, diverse trainingen in het organise-ren van evenementen. Informatie: www.effectivents.nl of via [email protected].

De vraag van opdracht-gevers naar effectmeting bij evenementen wordt

steeds groter

18_19_Art. De evaluatie van....indd 19 02-05-13 11:50

- 6

02 0

36 4

44 R

CS

EV

RY

– ©

J-N

Leb

lanc

-Bon

tem

ps

/ J.

Y. G

ucia

/ M

. Arc

imow

icz.

SlechtS één contact-perSoon...

perfect ingerichte zalen...

ruimte om te ontSpannen...

...Je creativiteit de vriJe loop laten.

Over 700 Hotels worldwide

mercure.com+31 (0)20 65 45 727

vergaderen bij mercuremercure zet zijn kennis en ervaring in voor jouw vergaderingen.

onze medewerkers garanderen je maximale efficiency en er heerst een prettige sfeer zodat je onder de

beste omstandigheden kunt werken...

Bij mercure hotels kun je terecht voor:

• Vergaderingen / trainingen• Vergaderen per uur• Business Point M

WORD L I D VAN ON S I N T E RNAT IONAL E LOYAL T Y PRO G R AM MA V IA ACCORHOTELS.COM

ME_NL Adv LGHT_NL Mice_A4_v2.indd 1 29-04-13 09:2221_Art. Balans tussen corp. uitstr..indd 20 02-05-13 11:49


EvENTMANAGEMENT

Evenement coming up:

wat trek je aan?Grote kans dat jij, net als veel van je vakgenoten, met enige regelmaat ‘optreedt’ tijdens (werk)evenementen buiten kantoor. Denk aan een congres, conferentie, productlancering of relatiemiddag. Misschien heb je het zelf georganiseerd en ben je ter plaatse aanwezig als gastvrouw. Of ben je meer op de achtergrond alles in goede banen aan het leiden. Deze taken horen bij het vak van managementassistent, en representativiteit is daarbij een van de toverwoorden. Over de balans tussen corporate uitstraling en persoonlijke smaak.

Tekst Fiona Koning*

In je voorbereidingen voor een dergelijk evenement is het goed je af te vragen wat de genodigden nu eigenlijk verwachten. In de meeste gevallen is het antwoord daarop: professionaliteit. Het dragen van de juiste kleding schept onmiddellijk duidelijkheid: ‘hier ben ik in goede handen’. Een dokter draagt een witte jas. De tandarts een witte broek en een blauwe polo. Met een fraai bedrijfslogo. Je ziet aan hem dat hij een medisch professional is. Dat is prettig, je kunt meteen ter zake komen. Kleding versterkt het imago, zakelijk en persoonlijk.

Vraag! Dat wordt gewaardeerdBij de uitstraling van het gewenste zakelijke imago is het dus nuttig om voor herkenbaarheid te zorgen. Dat geldt overigens ook als je zelf te gast bent. In alle gevallen is het een aanrader rekening te houden met de gewenste corporate uitstraling van je werkgever. Dit komt de communicatie ten goede en toont respect voor het bedrijf waar je voor werkt. Als je twijfelt over wat je aan moet trekken, vraag het aan je manager. Leidinggevenden vinden het vaak lastig om een dresscode aan hun medewerkers af te geven, uit angst voor pro-test. Zeker bij Nederlandse bedrijven heerst de moraal: ‘ik bepaal zelf wel wat ik draag’. Jouw vraag zal dus zeker gewaardeerd wor-den.

De sector waarin je werkt is mede bepalend voor wat je draagt. Als secretaresse bij een advocatenkantoor kleed jij je anders op een re-latiemiddag dan je collega van een garagebedrijf. Toch zullen jullie beiden aandacht moeten besteden aan je voorkomen en kleding. Vraag je af wat je als man zou aantrekken naar het evenement. Is het antwoord daarop ‘een pak’, zoek dan naar het vrouwelijke equi-valent hiervan.

Persoonlijke touchPas als je de geschikte kledingstijl voor het evenement hebt gevon-den, kun je een persoonlijke touch toevoegen. Zo blijf je jezelf en komt jouw persoonlijke imago ook goed uit de verf. Dit doe je door je beste kleuren en de juiste pasvormen te gebruiken. Heel verleide-

lijk om het eerste de beste ‘zakelijke pak’ uit het H&M-schap te trek-ken. Maar een pak (en dat geldt voor vrouwen én mannen) staat zo-veel beter als de belijning klopt met het lichaam. Dat zorgt voor een rustig beeld.

Herkend en erkendIs het te veel van het goede om een statement kleur in je colbert te gebruiken, verwerk dit dan in een mooie sjaal. Let eens specifiek op de stofsoort van je kleding; past glanzend bij jou of liever gemêleerd. En dan je schoenen, letterlijk een verlengstuk van jezelf. Als je in het dagelijks leven een rock chick bent, draag je bij je pak misschien wel zwarte pumps met studs. Mits niet al te aanwezig is dit een fijne persoonlijke toevoeging die niemand je kwalijk zal nemen. Hetzelfde geldt voor je accessoires. Je maakt je look af met een verzorgde make-up die je pluspunten accentueert. En vergeet je haar en je na-gels niet.

Het gaat er uiteindelijk om de balans te vinden tussen herkend wor-den als vertegenwoordiger van je bedrijf én erkend worden in je per-soonlijkheid. Daarmee help je jouw zakelijke evenement de juiste feel te geven. En niet te vergeten jezelf! <

EvENTMANAGEMENT

- 6

02 0

36 4

44 R

CS

EV

RY

– ©

J-N

Leb

lanc

-Bon

tem

ps

/ J.

Y. G

ucia

/ M

. Arc

imow

icz.

SlechtS één contact-perSoon...

perfect ingerichte zalen...

ruimte om te ontSpannen...

...Je creativiteit de vriJe loop laten.

Over 700 Hotels worldwide

mercure.com+31 (0)20 65 45 727

vergaderen bij mercuremercure zet zijn kennis en ervaring in voor jouw vergaderingen.

onze medewerkers garanderen je maximale efficiency en er heerst een prettige sfeer zodat je onder de

beste omstandigheden kunt werken...

Bij mercure hotels kun je terecht voor:

• Vergaderingen / trainingen• Vergaderen per uur• Business Point M

WORD L I D VAN ON S I N T E RNAT IONAL E LOYAL T Y PRO G R AM MA V IA ACCORHOTELS.COM

ME_NL Adv LGHT_NL Mice_A4_v2.indd 1 29-04-13 09:22

*Fiona Koning is imago-adviseur bij De Kleurenver-dieping. Met behulp van de juiste kleuren en pas-vormen helpt zij particulie-ren en professionals hun beste kledingstijl te vin-den. Het doel is aan de hand van iemands per-soonlijkheid en unieke kenmerken, te komen tot een eigentijds en harmo-nieus beeld. Informatie: www.de-kleurenverdieping.nl.

21_Art. Balans tussen corp. uitstr..indd 21 02-05-13 11:49


Commentaar:

NU is er geen witruimte tussen auteur en basistekst.Dit weer toevoegen. die ruimte is er, dan komt het onderaan het arti-kel ook mooi uit.

Graag een haarlijn tussen artikel en column op pagina 23

Artikel opmaken op 1,5 pagina staand.

Kop passend maken

Foto staat op de server.Deze foto vervalt, is afgekeurd door Gelredome.

Graag collage maken van nieuwe foto’s. Die staan op de server.

sorry...

Een collage van deze beelden was een beetje lastig daarom heb ik het zo even opgelost.

I sprima. Gelrddome wil op pagiuna 23 alleen een andere foto. Die staat op de server in het mapje 22_23_bedrijf in beeld : is siriuszaal

GelreDome, meer dan vergaderzalen alleen

Het grootste theater van Nederland ontzorgtBedrijven zijn kritisch op hun uitgaven aan vergaderingen, trainingen, bijeenkomsten en andere evenementen ‘buiten de deur’. En als men extern gaat, wil men iets bijzonders. Iets unieks. ‘En dat faciliteren wij.’

Tekst Martijn Louws

Er heerst een gezonde dynamiek in het GelreDome. Niet verwonder-lijk, voetbalclub Vitesse, dat in de multifunctionele accommodatie de thuisbasis kent, strijdt nog altijd om de landstitel en internationale en nationale sterren zoals Justin Bieber, Anouk, en Nick & Simon, ma-ken er binnenkort hun opwachting. Verder vinden er diverse keren per week bedrijfsevenementen plaats in het GelreDome. ‘Het bijzon-dere karakter van de accommodatie, dicht bij diverse uitvalswegen en de gratis parkeergelegenheid, maken dat men hier graag een evenement organiseert’, vertelt Patricia Hengeveld. Zij vormt samen met Annemieke Teunissen het commerciële team dat verantwoorde-lijk is voor evenementen en zakelijke bijeenkomsten in ‘het grootste theater van Nederland’. ‘Een klein team, en één aanspreekpunt. Dat heeft voordelen.’

Van 2 tot 250Op het gebied van zakelijke bijeenkomsten is veel mogelijk in het GelreDome. Vergaderingen, personeelstrainingen, rondleidingen of workshops verzorgen; het kan er allemaal. En of je nu met 2 of 250 gasten bent, het GelreDome heeft de ruimte die past bij het gezel-schap. Ruimten met afwijkende eigenschappen. ‘Vanuit de Galaxy, die is opgebouwd uit vier zalen, hebben gasten bijvoorbeeld uitzicht op de Dome, het hart van het GelreDome waar voetballers schitteren en popsterren stralen. Deze vier zalen worden ook apart verhuurd en bieden in totaal ruimte aan 840 personen’, vertelt Hengeveld. Maar wie wat groters wil, kan ook het hele stadion, of delen daarvan, afhu-

ren. GelreDome beschikt op de tweede verdieping bovendien over een lange verwarmde promenade in het hele stadion. Volgens Teu-nissen ideaal voor productpresentaties, beurzen, markten, dinerbuf-fetten en feestelijke bijeenkomsten. ‘Vergaderen met gezelschappen tot 12 personen in de loge met uitzicht op de Dome is ook mogelijk. Op de vierde en vijfde verdieping telt GelreDome in totaal 49 loges; een aantal van deze loges wordt verhuurd voor vergaderingen.’

Duurzaam karakterCateraar Oseven, onderdeel van de Koninklijke Van den Boer Groep, verzorgt tijdens de zakelijke bijeenkomsten het eten en drin-ken. Oseven is de huiscateraar, maar voor grotere besloten evene-menten, zoals bedrijfsfeesten, hebben organisatoren de keuze uit zes horecapartners: Oseven, Albron Creations, Arjan van Dijk, Bui-tenpoort, Grand Catering en GelreDome Publiekshoreca. Henge-veld: ‘Deze cateraars hebben ieder hun eigen specialiteiten, werk-wijze en uitstraling. De keus is aan de klant; wat wil die en wat is het budget?’ De cateraars werken voor het grootste deel met ‘eerlijke’ producten. ‘Vaak producten van dichtbij. Oseven bijvoorbeeld ge-bruikt voornamelijk regionale producten in de gerechten. Wel zo duurzaam.’ Dit past bij het duurzame karakter dat GelreDome so-wieso nastreeft. Het evenementencomplex voldeed als eerste multi-functionele accommodatie aan de Green-Keynormering. De Green Key is het internationale keurmerk voor bedrijven die serieus en con-troleerbaar bezig zijn met duurzaamheid, Maatschappelijk Verant-

bEDRIjF IN bEElD

22_23_Bedrijf in beeld.indd 22 02-05-13 11:48


bEDRIjF IN bEElD

woord Ondernemen, met zorg voor milieu op het bedrijf en de na-tuur in hun omgeving. Teunissen: ‘GelreDome heeft veel maatregelen getroffen in het kader van Maatschappelijk Verantwoord Onder-nemen. Voorbeelden hiervan zijn ons energiebesparende warmte-koude opslagsysteem, de zonne-energie en de inkoop bij leveran-ciers die oog hebben voor duurzaamheid.’

MeedenkenQua sfeer en beleving is het dus goed toeven in het GelreDome. Daar-bij zijn alle ruimten voorzien van alle noodzakelijk gemakken. Of het nu gaat om draadloze reversmicrofoons, een beamer of computers met internetverbinding, GelreDome heeft alle audiovisuele middelen voor je bijeenkomst in huis. Maar het GelreDome faciliteert meer dan alleen zalen. ‘Wij denken ook graag mee, iets dat vaak noodzakelijk is’, zegt Teunissen. Er zijn volgens haar best veel bedrijven die zoekende zijn en van tevoren niet goed weten wat het beschikbare budget is en wat ze eigenlijk met het evenement willen bereiken. En hoewel wij geen organisatiebureau zijn, ondersteunen we hen wel. We hebben veel er-varing, kennen de mogelijkheden van het GelreDome natuurlijk tot in detail. Op basis daarvan adviseren wij en geven tips.’

Een boodschap aan secretaressen heeft ze ook. ‘Doorvragen, door-vragen en nog eens doorvragen. Zorg dat je weet wat het budget is en heb duidelijk voor ogen wat je wilt bereiken. Dat zorgt er ook voor dat wij je beter kunnen adviseren. En wordt het erg complex, roep dan de hulp van een organisatiebureau in. Het argument dat dit erg duur is, gaat in mijn ogen niet altijd op. Het verdient zichzelf terug. Ze zijn sneller, beschikken over de juiste kennis en hebben hun contacten.’

Tot in de puntjesDit meedenken en de flexibiliteit van het commerciële team van Gel-reDome, worden gewaardeerd. Het aantal bedrijven dat met enige regelmaat het GelreDome als evenementenlocatie gebruikt, is vol-gens Hengeveld groot. ‘Natuurlijk is alles van tevoren tot in de punt-jes geregeld, maar het komt natuurlijk ook geregeld voor dat zaken anders lopen dan vooraf gepland. Geen probleem, wij bewegen mee met de vraag.’ Bovendien is het commerciële team zelf ook aanspreekbaar tijdens het evenement. Teunissen: ‘En wanneer on-dersteuning nodig is van bijvoorbeeld technische mensen, is dat ook snel geregeld. Wij ontzorgen!’

Dit artikel is tot stand gekomen in samenwerking met GelreDome.<

Personeelsuitje op 5 december?Als je een evenement or-ganiseert is een aantal fac-toren van belang voor het succes, zoals het pro-gramma, de locatie, het entertainment en de uitno-diging. Maar het begint bij een goede opkomst en de datum is meestal door-slaggevend voor de komst van je gasten.De do’s en de don’ts.

Vaak is de periode waarin een evenement wordt ge-houden al omlijnd of is de datum zelfs een harde eis. Als het om de presentatie van de jaarcijfers gaat, heb je niet veel keus. Stem dus altijd eerst met je opdrachtgever af of er al een voorkeur is voor de datum en wanneer het echt niet kan. Doe hetzelfde bij geschikte locaties, es-sentiële sprekers en gasten. Als de datum nog niet vastligt, houd dan rekening met het volgende:

• Feestdagen, (lokale) vrije dagen en vakantieperiodes zijn niet ge-schikt voor zakelijke evenementen. Verwacht geen hoge op-komst bij een personeelsuitje op 5 december, tenzij de kinderen en de goedheiligman ook zijn uitgenodigd.

• Onderzoek of er geen belangrijke (sport)evenementen plaatsvin-den op de data die je voor ogen hebt. Een vakbeurs of belang-rijke voetbalwedstrijd kunnen een negatieve invloed hebben op de opkomst. Tenzij je de gasten uitnodigt om gezamenlijk naar de wedstrijd te kijken of een bezoek aan de beurs te brengen.

• Kijk ook of er in de buurt van je gewenste locatie geen lokale evenementen gehouden worden. Het zou jammer zijn als je gas-ten de locatie moeilijk kunnen bereiken door een bloemencorso, popconcert of kermis.

De dag van de week is bijna net zo belangrijk als de datum. Het kan per branche en soort evenement verschillen, maar over het alge-meen zijn de dinsdag en donderdag de beste dagen voor een zake-lijk evenement. Op maandag beginnen de meeste mensen aan de stapel werk die van vorige week is blijven liggen. Op woensdag en vrijdag zijn veel parttimers vrij en de files beginnen op vrijdag vaak al vroeg in de middag. Maar als je bijvoorbeeld een feest met partners wilt organiseren, dan is de vrijdag juist wél een goede dag.

Zaterdag en zondag zijn alleen geschikt voor evenementen waarbij partners of gezin ook welkom zijn. Houd wel rekening met je doel-groep, de ligging van de locatie en eventuele zondagsrust. <

COlUMN

Romée van Leusden | www.rvl-events.nl

22_23_Bedrijf in beeld.indd 23 02-05-13 11:48


EVENTMANAGEMENT

Overzicht Accommodatie gids 2013EVENTMANAGEMENT

ww

w.m

anag

emen

tsup

por

t.nl

/acc

omm

odat

ies

24_25_Accommodaties.indd 24 02-05-13 11:47


EVENTMANAGEMENT

Overzicht Accommodatie gids 2013 gids 2013

ww

w.m

anag

emen

tsup

por

t.nl

/acc

omm

odat

ies

24_25_Accommodaties.indd 25 02-05-13 11:47


COMMUNITY

21 mei, 6 en 18 juniMasterclass Het Nieuwe Werken op het secretariaatDrie thema’s, gegeven op drie ver-schillende HNW-locaties, zodat je werkelijk kennis maakt met gereali-seerde en succesvolle manieren van werken.

23 mei, UtrechtOvertuigend communiceren opafstandSteeds meer contacten verlopen via telefoon, mail of social media. Hoe communiceer je op afstand zo over-tuigend mogelijk, zodat je de vaart in je werk kunt houden en de kwaliteit levert die je wilt leveren?

23, 30 mei en 13 juni, UtrechtEffectief assertiefVind jij het soms lastig om voor je ei-gen belangen op te komen? Om goe-de feedback en kritiek te geven? Of aan te geven waar je grenzen liggen? Leer dan effectief assertief te zijn.

28 mei, UtrechtHet opzetten van eensecretaressepoolWerken ín een team en werken en áls een team wordt de norm, ook voor managementondersteuners. Hoe je dit aanpakt en realiseert, leer je in deze training.

KWESTIE

Bedankt voor de bloemen18 april 2013 was het Secretaresse-dag. Wat de Nederlandse manage-mentondersteuner verwachtte?De poll op managementsupport.nl liet het volgende zien:

7,7% Een vakinhoudelijke invulling; cursus, workshop.38,1% Minimaal een bosje bloemen. 54,2% Ik verwacht helemaal niets. Snel afschaffen die onzin.

Er hebben totaal 635 mensen gestemd.

Opleidingen

Voor meer opleidingen,informatie en inschrijven:www.managementsupport.nl/opleidingen

Omdenken: van ‘ja maar’naar ‘ja en’

Drie dagen op locatie bij Het Nieuwe Werken

Wil jij weten wat omdenken betekent en wat het met je kan doen? Dan is het boekje ‘Omdenken’ van Berthold Gunster een mooie inspiratiebron.

Berthold Gunster is grondlegger van de Ja-maar® fi losofi e. Om in te bla-deren, te gra-zen, ideeën op te doen, op het verkeerde been gezet te worden en vooral om je eigen creatieve vermogens te prik-kelen.

Wil je werkelijk leren ‘omdenken’? Veran-deringen omarmen? En te DIPpen in plaats van te KIKen (van Denken in Pro-blemen naar Kijken in Kansen?).

Denk dan eens aan de nieuwe training powerASSISTANT, waar Gerda Bos je in een van de sessies leert je eigen beren te temmen en voortaan alleen nog maar in kansen te denken.

Bekijk het volledige programma op www.managementsupport.nl/power.

Voor veel organisaties is het niet meer de vraag OF ze aan Het Nieuwe Wer-ken moeten beginnen, maar vooral HOE ze het tot een succes kunnen maken.

Een aantal grote organisaties in Neder-land heeft inmiddels praktijkervaringen opgedaan met Het Nieuwe Werken. Zo hebben bijvoorbeeld Eneco, de provin-cie Utrecht, de gemeente Lelystad en

Moneypenny hun manier van werken veranderd. Tijdens de nieuwe Master-class ‘Het Nieuwe Werken op het secre-tariaat’ krijg je ter plekke inzicht in hoe deze organisaties HNW hebben doorge-voerd en welke ervaringen zij hebben opgedaan. Naast een rondleiding en uit-gebreide toelichting van betrokken se-cretaressen, is er in de ochtend ook een inhoudelijk programma dat ingaat op de Mogelijkheden, Samenwerken en Ont-wikkelen.

De Masterclass start op 21 mei bij Provincie Utrecht, dag 2 is op 6 juni bij Gemeente Le-lystad en dag 3 ben je te gast bij Eneco - zie foto - in Rotterdam.

Meer info en inschrijven:www.managementsupport.nl/opleidingen.

Omdenken is van een probleem een feit maken en daarmee een nieuwe moge-lijkheid creëren. Omdenken gaat om wat er is, en niet om wat er zou moeten zijn. En dat levert verrassend veel kansen op. De Facebookcommunity Om-denken is niet voor niets razend populair. Niets menselijks is ons vreemd, dus ook secretaressen denken vaak in ‘ja maar’ in plaats van in ‘ja en’.

26_27_Community.indd 26 02-05-13 11:46


COMMUNITY

DE MEETLAT

Top 10 Workshopdagen 2013

1. Effectiever werken met de iPad2. Het Nieuwe Werken; juist op het se

cretariaat3. Van Perfectionist naar Optimalist4. Manage je mailbox in Outlook5. Werken in het papierloze kantoor6. Persoonlijke effectiviteit7. Praktische psychologie8. Digitaal archiveren9. Mindful werken10. Personal branding

Workshopdagen gemist?Kom dan op 3 & 4 oktober naar Management Support Live! Ook daar geven we deze workshops. www.managementsupport.nl/live.

BOEKENTIP

Profi leren, zo doe je datJezelf profi leren? Dit boek helpt je eventuele belemmerende gedachten te overwinnen en je kansen te herken-nen en te benutten. Want erkenning en waardering krijgen, lukt niet als je in je eigen schaduw blijft staan.

ISBN: 978-94-621-5071-3Prijs: € 40,95, excl. btw.

Meer POWER met Timemanage-ment 3.0Dit boek geeft inspiratie door de be-langrijkste onderwerpen rondom time-management te behandelen, waar mo-gelijk geïllustreerd door voorbeelden uit de praktijk. Hiervoor hebben tientallen secretaressen hun bijdrage geleverd op de LinkedIn Groep van Management Support.

ISBN: 978-901307443-7Prijs: € 24,95, excl. btw.

Bestellen:www.managementsupport.nl/shop

3 & 4 oktoberManagement Support Live!

Terugblik ManagementSupport Workshopdagen

Zo is er het Netwerkcafé waar je op ver-rassende wijze wordt uitgedaagd, kun je meedoen aan de Taalquiz en is er ‘live cooking’. Natuurlijk zijn ook de vertrouw-de elementen voor een geslaagd event weer aanwezig: een gevarieerde beurs-vloer met exposanten, een uitgebreid pro-gramma met gratis live sessies en natuur-lijk ook de10 best scorende workshops van Management Support. Schrijf je je vóór 30 juni in, dan maak je kans op een toegangsbewijs voor 2 per-sonen voor de VIP lounge en voor één van de gratis live sessies, je bent dan sa-men met je collega verzekerd van een plekje.

Inschrijven:www.managementsupport.nl/live

Dat secretaressen proactief, leergie-rig en loopbaangericht zijn, weten we natuurlijk best. Maar het werd eens te meer bewezen door de deelname aan de workshopdagen op23, 24 en 25 april j.l.

Juist de nieuwe workshops die inspringen op de ontwikkelingen in de markt werden druk bezocht (Effectief werken met de iPad, Het Nieuwe Werken, Manage je mailbox in Outlook en Werken in het papierloze

kantoor). Secretaressen kijken vooruit, grij-pen hun kansen en zijn geïnteresseerd in de vele veranderingen op kantoor. En dat komt hun loopbaan alleen maar ten goe-de. Kon jij er niet bij zijn? Dan hebben we goed nieuws: de populairste workshops worden herhaald op en en 4 oktober tij-dens Management Support Live! (Jaar-beurs Utrecht) herhaald! Enkele reacties:‘De lunch is bijna té goed; ik ga na de lunch de workshop Secretaresse 3.0 volgen.Staat 3.0 voor 3 kilo extra?’

‘De workshop Job crafting was een eye opener.’

‘Trainer Geert Teunissen van de workshop ‘Mij krijgen ze niet gek’ vertelde energiek, boeiend en humoristisch.’

Foto’s zien? Die staan opwww.managementsupport.nl.

Management Support Live is de nieuwe naam voor het vertrouwde Manage-ment Support Event. Live! wordt in alle opzichten een beleving, waar vooral in-teractie centraal staat.

26_27_Community.indd 27 02-05-13 11:46


Visie op het vak

Vijf vragen aan...De komende maanden besteden we uitgebreid aandacht aan het secretaressevak: waar staan we? Waar gaat het heen met het vak? In deze rubriek komen ‘belangrijke spelers’ aan het woord. Zij geven hun visie. Mariet van der Burgt, adviseur sector secretarieel bij ECABO, kenniscentrum beroepsonderwijs en bedrijfsleven, trapt af.

I. Wat is op dit moment een be-langrijke ontwikkeling in het se-

cretaressevak?Het takenpakket van de secreta-resse wordt steeds breder. In de nieuwe opleiding voor manage-mentassistent/directiesecreta-resse zijn daarom aanvullende taken op het gebied van Finan-ciën, HR en PR toegevoegd. Ook zien we een tweedeling ont-

staan: de secretaresse die zich richt op administratieve werkzaam-

heden en projectondersteuning, te-genover de beter gekwalificeerde se-

cretaresse die werk doet met een hogere complexiteit. Zij heeft een

hogere snap-snelheid en een groot snap-vermogen zodat

ze niet alleen managers ondersteunt maar ook

een sterke inhoudelij-ke rol draagt.

Deze secretares-se zien we dan

ook steeds vaker

‘ver-hui-

zen’ van backoffice naar frontoffice; zij wordt de rechterhand. Daar-naast zien we dat timemanagement belangrijker is dan ooit, vooral door de opkomst van Het Nieuwe Werken, dat echt een goede planning vereist én een strakke regie van de secretaresse.

Andere interessante ontwikkeling is de virtuele assistente. Weliswaar een concurrent bij bestaande organisaties, maar voor zzp’ers liggen hier kansen! Steeds meer secretaressen overwegen - na jarenlang in loondienst te hebben gewerkt - als zelfstandige aan de slag te gaan. Enerzijds om een mogelijk ontslag voor te zijn, anderzijds om voor zichzelf nieuwe mogelijkheden te creëren.

Verdringing vindt plaats: hbo’ers verdringen mbo’ers, niveau 4 ver-dringt niveau 3, en niveau 3 verdringt niveau 2. Dit is het gevolg van de huidige crisis waardoor het aanbod aan secretaressen groter is dan de vraag. Dit zorgt ervoor dat de secretaresse op een lager ni-veau moeilijker aan het werk komt. Het advies van de overheid is dan ook: voorlopig nog maar even doorstuderen!

II. Hoe speelt ECABO hierop in?Momenteel ontwikkelen we een nieuw kwalificatiedossier (zie kader) secretariële beroepen waarin deze nieuwste ontwikkelingen nauw-keurig beschreven staan. Veranderingen in het kwalificatiedossier zijn onder andere:

• Aandacht voor facilitaire werkzaamheden • Marketing en communicatie

vISIE

ECABO

ECABO is het kenniscentrum beroepsonderwijs bedrijfsleven voor de economisch/administratieve, ICT- en veiligheidsberoe-pen. In deze beroepen werken ongeveer 2 miljoen Nederlan-ders. Bijna 84.300 leerlingen doen een mbo-opleiding in een van de ECABO-sectoren: dat is ruim 16 procent van het hele mbo. ECABO is een van de 17 kenniscentra in ons land. Met elkaar vormen zij de schakel tussen beroepsonderwijs en het bedrijfsleven, vanuit één gezamenlijk doel: een arbeidsmarkt in balans voor iedereen. ECABO wil bijdragen aan de instroom van voldoende en goed opgeleide medewerkers voor de ken-nissamenleving en houdt de ontwikkelingen op de arbeidsmarkt en in het beroepsonderwijs daarom scherp in de gaten.(www.ecabo.nl) <

28_29_Visie.indd 28 02-05-13 11:45


• Financiële taken • Intranet- en websitetaken • Personeelsadministratie • Leidinggeven/coördineren • ICT-werkzaamheden

Verder hebben we voor de secretaressen die als zzp’er aan de slag willen de keuzemodule Ondernemerschap aan ons aanbod toege-voegd.

III. Waar staat het vak over tien jaar?De ingezette trends en ontwikkelingen gaan door. We gaan steeds meer toe naar een 24-uurs economie. Reguliere kantoortijden ver-dwijnen en privé en zakelijk lopen steeds meer door elkaar. De (ict-)middelen die secretaressen gebruiken staan niet uitsluitend op kan-toor. Het Nieuwe Werken zorgt ervoor dat er tijden plaatsonafhan-kelijk gewerkt kan worden.

IV. Wat wil je meegeven aan de jongere generatie, pas opge-leide secretaressen?Zorg voor een goede voorkennis van de eigen organisatie. Bedrijfs-processen worden steeds belangrijker. Duik hier in. Het werk van secretaresse is een vak, geen baantje of een functie. Handel hier-naar. Gebruik de nieuwe mogelijkheden en de middelen waarvoor ze zijn bedoeld en bestemd. Hiermee bedoel ik Het Nieuwe Werken, gebruik van social media, e-skills. Ga hier op een zakelijke manier mee om. Pas op voor het afbreukrisico door het oneigenlijk gebruik van de diverse middelen zoals bijvoorbeeld Facebook en Twitter.Zorg dat het bedrijf waarvoor je werkt wordt gepromoot.

V. En aan de generatie 40+?Door de tweedeling die is ontstaan (hoger gekwalificeerde secreta-resse versus de secretaresse die zich richt op administratieve werk-zaamheden en projectondersteuning) adviseer ik de generatie 40+ zich te blijven ontwikkelen in het vak, de innovatieve ontwikkelingen te volgen en je - indien nodig - te laten bijscholen. (ecabo.nl/content/stage-survival-guide)

Dit wil ik nog even kwijt...Het bedrijfsleven gebruikt nog steeds diverse benamingen voor se-cretaressen. Om te weten op welk niveau een secretaresse in de organisatie acteert, moet naar de beschrijving van de inhoud van het vak worden gekeken en niet naar de naam. Toch komen de traditio-nele namen als directiesecretaresse, managementassistent en se-cretaresse nog steeds het meest voor. De officemanager wordt het meest aangemerkt op hbo-niveau. Namen als Personal Assistant, Assistant to the Manager, Executive Secretary en andere winnen wel terrein.

kWAlIfICAtIEDOssIEr

Een kwalificatiedossier is een beschrijving van een beroep, op-gesteld door Kenniscentrum ECABO in samenwerking met het bedrijfsleven. Het dossier wordt door het onderwijs gebruikt om een onderwijsprogramma te maken.

Tekort aan menskracht maakt leeftĳ d onbelangrĳ k

OUD IS NIET OUT!

OVERSPOELD DOOR SCHAARSTE

Prĳ s € 43,95 excl. btw

Bestellen: www.vakmedianetshop.nl/overspoeld

een begrip in documentatie en archivering

AL MEER DAN 100 JAAR IS SAMSOM FORMULIEREN & OPBERGSYSTEMEN EEN

BEGRIP IN HET VASTLEGGEN, BEHEREN EN ARCHIVEREN VAN INFORMATIE.

Ga naar www.samsom.nl/formulieren voor meer informatie of een persoonlijk advies. Of scan de qr code.

VerlofaanvraagbriefjesHandig formulier voor het aanvragen van verlof, vakantie of een snipperdag. Wordt door de werknemer ingevuld. Zelfkopiërend.

.

vISIE

28_29_Visie.indd 29 02-05-13 11:45


vERGAdEREN

Is Nederland toe aan een Vergader App?

Minder vergaderen met meer resultaatWe vergaderen erop los, economische crisis of niet! Er bestaan vergaderingen in alle soorten en maten. Structuur en richting zijn vaak ver te zoeken. Maar daar denken de meeste vergaderaars niet over na. In een poging orde te scheppen in onze vergadercha-os ontwierp vergadergoeroe Wilbert van Vree begin dit jaar de iPhone app ‘Vergaderen’.

Tekst Marjo van Lijssel

Nederlandse werknemers besteden gemiddeld bijna 3,5 uur per week aan vergaderen. Hoe groter het bedrijf en hoe hoger de func-tie van de werknemer, hoe meer er wordt vergaderd. Veel vergade-ringen beginnen te laat, zijn saai, slecht voorbereid, zonder duidelijk doel of misschien zelfs helemaal niet nodig. ‘En dat is verspilling van tijd en geld’, waarschuwt Van Vree. Hij promoveerde in 1994 aan de Universiteit van Amsterdam op het onderwerp vergaderen, richtte een vergaderkundig bureau op, traint organisaties in het zo doelma-tig mogelijk vergaderen en schreef het boek De Vergaderwijzer.

Inspirerend vergaderenEerder onderzoek door Wilbert van Vree wees uit dat ruim een kwart van de werknemers vindt dat hij of zij te veel vergadert. Bijna de helft van de vergaderaars erkent dat de vergaderingen niet nuttig zijn en 43 procent geeft aan dat er in de helft van de vergaderingen geen heldere afspraken worden gemaakt. ‘Vergaderen blijft noodzakelijk in groeien-de organisaties’, vervolgt Van Vree. ‘Maar inspirerend en effectief ver-gaderen wordt halszaak. Als je tenminste wilt dat de deelnemers hun hoofd erbij houden. In de praktijk zie ik vaak dat er geen duidelijke taakverdeling is en agendapunten onvoldoende worden voorbereid. Deelnemers zouden meer eigenaarschap moeten tonen over hun te bespreken onderwerp en zich afvragen: waarom wil ik dit punt bespre-

ken, wat wil ik bereiken en wat verwacht ik van mijn collega’s?’

Toch begrijpt Wilbert van Vree de vergaderchaos wel. Vergaderen moet je immers in de praktijk on-der de knie zien te krijgen, ver-klaart hij. ‘Op school en tijdens opleidingen wordt er weinig tot geen aandacht aan besteed. Ie-dereen doet het daarom maar een beetje op zijn eigen manier. Vooral in het bedrijfsleven, want in de politiek en binnen verenigingen gelden veel meer wettelijke regels en richtlijnen voor vergaderen.’

Vergaderen? Daar is een app voor!Kortom, hoog tijd voor een Vergader App vindt de vergaderdeskun-dige. ‘Vergaderen’ is de eerste complete Nederlandstalige iOS Ver-gader App. Gebruikers worden voor, tijdens en na de vergadering begeleid bij het structureren van hun vergadering. De app bestaat uit informatie over effectief en kostenbe-sparend vergaderen, checklists die han-dig zijn vóór, tijdens en na een vergade-ring, internationale standaardzinnen en vergaderetiquettes, een kostenteller en een vergaderquiz voor beginners en ge-vorderden.

‘De app is bedoeld om vergaderaars te helpen hun vergadercultuur efficiënter te maken’, zegt Van Vree. ‘Elke organisatie heeft zijn eigen vergadercultuur en bij-zonderheden. Als je iets wilt verbeteren, moet je dus eerst je eigen vergadercultuur vaststellen en benoemen. In de applicatie staan allerlei vragen om erachter te komen hoe effi-ciënt jouw cultuur is. De informatie en tips functioneren vervolgens als een maatstaf.’ De Vergader App is te downloaden in de appstore en kost € 7,99.

Management Support vroeg vier frequente vergaderaars naar hun mening over de Vergader App. Hoe zinvol is deze iPhone applicatie voor hen in de praktijk?

Jeroen Clemens, woonbegeleider psychiatrische instelling: Gebruikersgemak: overzichtelijk, eenvoudig, bruikbaar en com-pleet. Er staan veel tips, do’s en don’ts in deze Vergader App.Ze zijn concreet en helder omschreven.Je kunt kiezen uit verschillende onderwerpen zoals voorbereiding van een vergadering, de rol van de voorzitter, ruimte en checklists. Het is een redelijke hoeveelheid leesmateriaal.Niet iedereen heeft de tijd om dat uitgebreid door te nemen.Daarom heb ik er een beknopte handleiding van gemaakt en uitge-deeld aan ons team.

vERGAdEREN

Wilbert van Vree: ‘Als je iets wilt verbeteren, moet je dus eerst je eigen vergadercultuur vaststel-len en benoemen’

30_31_Art. Minder vergaderen met....indd 30 02-05-13 11:44


vERGAdEREN

Waarde voor onze vergadercultuur: bij ons werd vaak emotio-neel vergaderd. Medewerkers zagen de vergadering als een gele-genheid om hun hart te luchten. Door elkaar heen praten was nor-maal. Met de komst van deze app is bewustzijn aan het ontstaan over de manier waarop we vergaderen en ook dat tijd geld is. Ik vind dat een hele belangrijke stap vooruit. Door dat besef is er nu name-lijk ineens ruimte om te zeggen: ‘oké, punt gemaakt, we gaan weer verder’. De deelnemers krijgen door dat het een zakelijke aangele-genheid is, geen persoonlijke.

Waarde voor de deelnemer/voorzitter vergadering:voorheen verliepen onze vergaderingen vrij chaotisch. De agenda werd vijf minuten van tevoren gemaakt. Nu begint er meer structuur te komen. We zitten momenteel volop in een veranderproces. Een week voor elke vergadering is de agenda in het bezit van alle deelne-mers. Agendapunten die niet zijn voorbereid of ingediend, komen niet aan bod tijdens de vergadering. Dit maakt vergaderen een stuk effici-enter, doelmatiger en minder inspannend. De app is voor iedere orga-nisatie en iedere laag van de organisatie bruikbaar. Het is geen tover-stafje, maar wel een hele goede leidraad.

Gebruikersgemak: de app is heel gebruiksvriendelijk, het wijst zich allemaal vanzelf.

Waarde voor onze verga-dercultuur: dat is lastig te be-oordelen. Wij zijn erg bezig met Het Nieuwe Werken. De verga-dercultuur wordt daarin al meegenomen en per afdeling aangepakt. Ik denk niet dat collega’s de app gaan down-loaden en dan iets aan de cul-tuur gaan doen. Maar mis-schien heb ik het mis.

Waarde voor de secreta-resse/managementonder-steuner: de checklists van voor en na de vergadering kunnen interessant zijn voor managementondersteuners.

Verder zie ik de toegevoegde waarde van deze app niet. Een hele-boel informatie ligt voor de hand. Wanneer ik bijvoorbeeld interna-tionale vergaderingen zou hebben, zou deze app mij wel kunnen helpen. Met name vanwege de standaardzinnen en vergadereti-quettes in verschillende talen en landen.

Gebruikersgemak: er staan veel tips in om effectief te vergaderen, vooral voor de voorzitter. Het voelt alsof je een samenvatting leest van een boek over effectief vergaderen.

Waarde voor onze vergadercultuur: ik vergader meerdere malen per week en ben dankzij de app scherper geworden op vergaderge-woontes. Ik vraag me vaker af of er wel vergaderd moet worden over een bepaald onderwerp. En zo ja, is het dan nodig om met een

grote groep te vergaderen? Veel zaken kun je beter apart bespre-ken en later terugkoppelen naar de andere medewerkers. Ik zie nu dat veel deelnemers aan een ver-gadering geen echte functie heb-ben. Ze zitten dan eigenlijk hun kostbare tijd te verdoen. Omdat ik regelmatig vergaderingen beleg en voorzit, brengt deze bewust-wording wel een kentering in onze vergadercultuur teweeg. De applicatie geeft richtlijnen. Eén daarvan is dat je niet meer dan 10 procent mag verdoen aan ge-dane zaken.

Waarde voor de manager/voorzitter: als voorzitter realiseer ik me dat ik meer tijd moet ste-ken in de voorbereiding om de vergadering nog efficiënter te laten verlopen. Dat scheelt tijdens en na de vergadering een hoop werk. Ook is het belangrijk dat elk agendapunt toegevoegde waarde heeft. Vaak sta je daar als voorzitter niet genoeg bij stil. Voor mij is de Vergader App daarom een eyeopener, een spiegel die me wordt voorgehouden.

Gebruikersgemak: ik wist niet precies wat ik moest verwach-ten en het was dus even wen-nen bij het openen. Misschien is het handig om een gebruiksom-schrijving toe te voegen. Toen ik eenmaal doorhad wat er alle-maal in staat, is de app heel ge-bruiksvriendelijk.

Waarde voor onze vergader-cultuur: ik denk niet dat we de app in onze vergadercultuur gaan gebruiken. We hebben sinds twee jaar Het Nieuwe Wer-ken ingevoerd binnen onze orga-nisatie en dat werkt heel goed. De app zou je dan op je computer moeten kunnen installeren en tijdens de vergadering moeten kun-nen openen. Dit kan misschien een volgende stap zijn.

Waarde voor een secretaresse/managementondersteuner: ik zou het prettig gevonden hebben als er een mogelijkheid was om via de app in een notebook te komen waar je aantekeningen op kwijt kunt. De checklist is handig maar ik vraag me af of die tij-dens of na afloop van een vergadering gebruikt zal worden. De app verschaft mij, als doorgewinterde secretaresse, geen nieuwe informatie. Behalve het gedeelte over internationaal vergaderen, die informatie is nieuw voor mij, en vind ik een interessant onder-deel van deze app. Het lijkt mij een goed idee en erg interessant en bruikbaar om deze app voor secretariële opleidingen te gaan gebruiken. <

Sonja Pfaltzgraff, coördinator se-cretaressepool verzekerings-maatschappij: ‘Checklists kun-nen interessant zijn’

Mariëlle Duin-Numan, manager verzekeringsmaatschappij: ‘Een eyeopener’

Josephine Lennarts-Clarke, Ma-nagement Assistente (Nationale Nederlanden): ‘Goede leidraad’

30_31_Art. Minder vergaderen met....indd 31 02-05-13 11:44


Duurzaam en plezierig hard werken

Ook jij kunt het (4)Lekker in een hoog tempo aan de slag, houd jij daar ook zo van? Laten ze je bureau maar volstouwen met stapels werk, liefst van die klussen met een snel naderende deadline. Onder druk werk je het best. En als je het niet aangeleverd krijgt, ga je er zelf wel naar op zoek. Jij bent de assistant met drive. Maar... wat als de balans doorslaat?

Tekst Heleen ter Avest*

Je vindt het geen probleem om bij tijd en wijle je eigen plannen opzij te zetten voor het werk. Dat geldt ook voor privézaken. Geluk-kig hebben je partner, kinderen en vriend(inn)en daar begrip voor. Ze steunen je en vinden je stoer. Stiekem geeft je dat ook een fi jn gevoel. En je mág ook trots zijn op al het werk dat je fl uitend verzet. Nu niet roe-pen dat het normaal is en erbij hoort. Je weet best dat je hierin bijzonder bent. Niet iedereen heeft zoveel energie en daad-kracht. Zelfs als zaken tegenzitten of er ad hoc nóg meer werk bij komt...

VeranderingToch moet je toegeven dat er momenten zijn dat je het niet meer prettig vindt als de tele-foon wéér gaat. Of als je weer drie spoed-verzoeken met bijbehorende deadline in je mailbox aantreft. Zelfs jij wordt wel eens

moe. Zeker als je werk gepaard gaat met strubbelingen, je partner klaagt over je veel-vuldige afwezigheid, je kinderen zijn dwars, of je vriendin kijkt je lief aan en vraagt of je wel goed geslapen hebt.

Hoe kan dat nu? Je houdt van de hectiek en vindt het heerlijk om er keihard tegenaan te gaan. Wat maakt dan dat je er nu genoeg van begint te krijgen? Dat kan niet kloppen, denk je. Dus je gaat door met meer van het-zelfde. Maar in plaats van de gebruikelijke kick die je al zo vaak ervaren hebt bij het ha-len van een deadline, voel je je geprikkeld of mat. Onbegrijpelijk. Je bent jezelf niet meer.

KwaliteitJawel hoor. Je bent enorm jezelf. Je bent alleen doorgeschoten in je grootste kwaliteit: je drive. En doorschieten in je kwaliteit bete-kent belanden in je valkuil: grenzeloosheid. Jouw uitdaging is om weer balans te krijgen tussen in- en ontspanning. Zie het artikel op pagina 34 over de Kernkwadranten van Da-niel Ofman. Daarin gaat Angela Wijers uitge-breid in op deze methodiek.

Hoe kan het dat je er niets van gemerkt hebt dat je doorschoot? Waarschijnlijk hebben adrenalineshots je parten gespeeld, een stof die je lichaam zelf aanmaakt als je toppres-taties levert. Dit pepmiddeltje geeft je een gevoel van power en daardoor zul je, als doorgewinterde bikkel, niet gauw opmerken dat het ook wel eens minder goed met je kan gaan. Dat zelfs jij je grenzen hebt, of be-hoefte hebt aan iets anders dan werk. Mo-gelijk is dit herkenbaar voor je, in de huidige tijden van hoger wordende (werk)druk en meer werk dat gedaan moet worden door

PERSOONlIjkE ONTwIkkElING

minder mensen. Goed om te weten: op de korte termijn en in stressvolle situaties is adrenaline nuttig. Op de lange termijn is het schadelijk, bijvoorbeeld voor je hart.

Wake up callOok (juist!) in zwaardere omstandigheden wil je laten zien wat je waard bent. Je stelt je loyaal op naar je werkgever en je collega’s. En je gaat ervoor. Een tijdlang gaat dat pri-ma en anders helpt de adrenaline je wel over het dode punt heen - alles lijkt oké. Daar komt op een gegeven moment echter verandering in. Als je je vaker dan normaal ergert bijvoorbeeld. En niet meer geniet van behaalde resultaten - of van andere dingen. En na verloop van tijd kan het gebeuren dat je stressklachten krijgt, zoals vermoeidheid, concentratieproblemen, slapeloosheid of te-rugkerende pijn in je buik. Vervelend.Vervelend? Dat lijkt me een understatement. We hebben het hier over een wake up call en je kunt maar beter je ogen openen.

*Heleen ter Avest van Invest Coaching & Trai-ning helpt assistants om met vertrouwen en plezier de lead te nemen op hun werk.(www.investcoaching.nl)

zoek. Jij bent de assistant met drive. Maar... wat als de balans doorslaat?

strubbelingen, je partner klaagt over je veel-vuldige afwezigheid, je kinderen zijn dwars, of je vriendin kijkt je lief aan en vraagt of je

Hoe kan dat nu? Je houdt van de hectiek en vindt het heerlijk om er keihard tegenaan te

van begint te krijgen? Dat kan niet kloppen, denk je. Dus je gaat door met meer van het-

Heleen ter Avest schreef het gratis e-book Feed-back de baas - 9 succesfactoren in je verander(en)de tol van assistant. Zie www.investcoaching.nl

32_33_Art. Duurzaam en plezierig....indd 32 02-05-13 11:43


PERSOONlIjkE ONTwIkkElING

Met beleidJe kunt gerust zijn, je kwaliteit pakt niemand je af. Het is alleen wel zaak dat je leert omgaan met je drive. Dat is nog wel een uitda-ging, maar ik heb een aantal tips voor je.

1. Bedenk dat jij je waarschijnlijk niet zo bewust bent van hoe het met je gaat. Je gedrevenheid, verantwoordelijkheids-gevoel en enthousiasme, overvleugelen wellicht momenten van zelfreflectie en besef van je grenzen.

2. Met dit inzicht kun je verder. Leer zo nu en dan stil te staan bij jezelf. En daarvoor zul je overtuigingen moeten bij-stellen, zoals...

• ... het werk moet nu af • ... ik moet altijd klaarstaan • ... ik ben toch geen watje • ... wat zullen ze van mij denken als... • ... als ik dit niet aankan is er iets goed mis

Laat je onwennigheid maar even voor wat het is en probeer te ac-cepteren wat je echt voelt. Plaats de situatie vervolgens eens in een nieuw licht. Dat geeft een ander perspectief dat je helpt in plaats van dat het je stress verhoogt.

• De wereld vergaat niet als het nu niet af komt, er zijn alternatie-ven.

• Ik mag de regie nemen over mijn werk. • Ik ben gewoon een mens. • Wat men van me denkt is minder relevant, zéker als mijn ge-

zondheid in het geding is. • Mijn takenpakket staat voor 1,7 fte, ik heb dus keuzes te ma-

ken.

Hiermee neem je jezelf, je gezondheid, je gevoel en je waardevolle kwaliteit serieus. Die drive is iets om te koesteren. Werkgevers zijn er dol op. Dan moet jij er wel goed voor zorgen. Zorgen voor jezelf dus.

3. Laat je omgeving als spiegel fungeren. Als jij niet in de ga-ten hebt dat je enthousiasme omslaat in overmatige en uitput-tende toewijding, ziet je partner, vriend(in) of familie dat vast wél. Vraag ze om je te waarschuwen als ze jou weer ‘te paard’ zien gaan. Neem hun waarschuwing dan ook serieus en han-del ernaar. Hoe?

4. Neem, zodra je merkt dat je regelmatig moe bent of zon-der reden geïrriteerd, milde maatregelen. Ik geef je een paar suggesties, maar vind vooral voor jezelf uit wat werkt.

• Neem een dag vrij. (De werkdruk voor je collega stijgt, weet ik.) • Ga uitgebreid in bad. (De strijk blijft liggen, klopt.) • Pak je sport weer op. (Nauwelijks in te plannen, right?) • Leer je grenzen kennen en aangeven. (Je baan biedt daarvoor

inderdaad weinig ruimte.) • Doe ontspannings- of mindfulnessoefeningen. (Inderdaad, kost

eveneens tijd.) • Ga wandelen en neem kleuren, vormen, geluiden en geuren in

de natuur waar. (Ook heel zweverig ja.) • Slaap bij. (Nee, niet vanaf 23.57 uur ‘s avonds na al je mail te heb-

ben afgehandeld.) • Breng tijd door met je dierbaren en geef ze je volle aandacht.

(Moeten ze om voorrang vechten met je werk?) • Breng een bezoek aan de sauna of de schoonheidsspecialist.

(Goed idee hè!)

Deze verstoringen van je fixatie op je werk kunnen verzet oproepen. Ik heb het gras maar voor je voeten weggemaaid met de opmerkingen tussen haakjes. Dan kun jij je weerstand nu loslaten en uitkiezen wat je gaat doen om prioriteit te geven aan je gezondheid en aan het aan-brengen van de hoognodige balans. Want je drive is te kostbaar om lichtvaardig mee om te springen!

Tot slot geef ik je de link naar een filmpje dat toont hoe belangrijk ‘lucht’ in je planning is. Het laat zien hoezeer tijd nodig is. Tijd om energiek en veerkrachtig te blijven. Tijd voor creativiteit. Creativiteit die je bijvoorbeeld nodig hebt om strubbelingen op je werk soepel en met een kwinkslag op te lossen. Het filmpje maakt snel duidelijk dat het geregeld ervaren van rust en ruimte essentieel is.Zie http://bit.ly/hoewerktcreativititeit.

Ik wens je veel plezier bij het koesteren en begeleiden van je grote ta-lent: je drive. <

Goed voor elkaar!Wij ondernemen duurzaam en bewust, zonder concessies te doen aan

kwaliteit en comfort. Met uw bijeenkomst bij Congrescentrum.com

ondersteunt u vakanties van Stichting Hetvakantiebureau.nl voor ou-

deren en mensen met een functionele beperking. U vindt onze locaties

in het midden van Nederland.

Duurzame ontmoetingen (0318) 48 46 41

(advertentie)

32_33_Art. Duurzaam en plezierig....indd 33 02-05-13 11:43


ook dat jijzelf over verschillende kernkwali-teiten kunt beschikken. Je hebt er dus niet ‘maar’ eentje.

Teveel van het goede wordt je zwakteKernkwaliteiten zijn dus in wezen positief, maar het gevaar schuilt erin dat je in je kernkwaliteiten kunt doorschieten. Wie be-hulpzaam is, wordt dan bemoeizuchtig. Ik heb eens uit behulpzaamheid iemand in de trein wakker gemaakt, terwijl die persoon er helemaal nog niet uit moest. Hij zei kwaad dat hij bij het eindpunt moest zijn. Ik deed het natuurlijk met de beste bedoelingen. Een ander voorbeeld is een vriendin van mij, die altijd de conversatie gaande kan hou-den. Zij heeft als kernkwaliteit dat ze een makkelijke prater is. Daar schiet ze wel eens in door. Laatst klaagde een andere vriendin

Kernkwaliteiten

Welk type ben jij?Goed communiceren is niet alleen een kwestie van de juiste woordkeuze, passende into-natie en effectieve lichaamstaal. Minsten zo belangrijk zijn zelfkennis en kennis van de-gene met wie je communiceert. Een praktisch bruikbaar instrument in dit verband is het kernkwaliteitenmodel van Daniël Ofman. Dat leert je veel over jezelf én over anderen.

Tekst Angela Wijers*

Jij kunt heel goed organiseren. Dat is een leuke en handige eigenschap. Maar minder leuk is het als jij ook al de uitnodiging voor het personeelsfeest hebt geschreven, terwijl dat aan jouw collega was gevraagd. En die was nou juist vereerd met deze opdracht en had daar leuke ideeën over. Jij deed dat

trouwens met de beste bedoelingen. Dan hoefde zij het niet meer te doen, en jij bent er immers goed in... Jij bent dan doorge-schoten in je goede eigenschap, en komt in je valkuil. En je collega heeft daar last van.

Het kernkwaliteitenmodel van bedrijfskundi-ge Daniël Ofman, ook wel het Kwadrant van Ofman genoemd, is een model om de ei-genschappen van personen te beschrijven.1

Vier begrippen staan erin centraal:

1. kernkwaliteit2. valkuil3. uitdaging4. allergie KernkwaliteitDe kernkwaliteit is het uitgangspunt. Er wordt een eigenschap mee bedoeld waar-mee je bent geboren en die je dus niet in je opvoeding is meegegeven. Dit laatste maakt een kernkwaliteit anders dan een vaardig-heid, die wél aan te leren is. Een kernkwali-teit is een eigenschap die je maakt zoals je bent. Je had deze al als kind. Belangrijk is dat er een positieve eigenschap mee wordt bedoeld. Het kan bijvoorbeeld een kernkwa-liteit zijn dat je behulpzaam bent, belangstel-lend, doelgericht, handig, ordelijk, spontaan, tactvol, vasthoudend of verdraagzaam. Of misschien sta je erom bekend dat je meele-vend bent, of zorgvuldig, eerlijk of nuchter. Je zult begrijpen dat er tientallen, zo niet honderden van zulke kernkwaliteiten zijn en

SAMENWERKEN

DEfiniTiEsKernkwaliteit is een bijzondere, positieve eigenschap van iemand.

Valkuil is teveel van de kernkwaliteit. Teveel van het goede.

Uitdaging is het tegenovergestelde van de valkuil.

Allergie is teveel van de uitdaging en weer het tegenovergestelde van de kernkwaliteit.

*Angela Wijers is neerlandicus en heeft een eigen bedrijf als trainer, communica-tieadviseur en personal coach. Zij geeft trainingen op het gebied van mondelinge en schriftelijke communicatie, sociale vaardigheden en assertiviteit. Haar speci-aliteit is coaching op alle drie de gebieden en gecombineerde incompanytrainingen en workshops voor managementonder-steuners (www.awtrainingen.nl). Ook voor Management Support verzorgt zij diverse leergangen en workshops. In mei en juni geeft zij de trainingen: Optimaal commu-niceren en Effectief Assertief. (Info: www.managementsupport.nl/opleidingen)

1 Ofman, D.D., Bezieling en kwaliteit in organisaties,

11e druk, Utrecht, 1992.

34_35_Art. kernkwaliteiten.indd 34 02-05-13 11:43


SAMENWERKEN

dat ze nooit haar eigen verhaal aan haar kwijt kan. Een collega van mij is heel zorg-vuldig, ook bij details die er in mijn ogen niet zo toe doen. Die komt dan als pietluttig over. Door zo naar een teveel van het goede door te schieten, verandert iemands sterke punt in een zwakte. Het gevaar dat dit gebeurt, wordt in het Kwadrant van Ofman een val-kuil genoemd. Mensen krijgen nogal eens hun valkuil als etiket opgeplakt. Daadkrach-tige mensen krijgen dan bijvoorbeeld het verwijt dat ze niet zo drammerig moeten zijn. Wie geïnteresseerd is, wordt dan nieuwsgie-rig gevonden. Wie flexibel is, kan wispelturig overkomen. En zo kan elke kernkwaliteit een valkuil hebben. Kán, want het hoeft natuur-lijk niet altijd zo te zijn. Het mooie van het Kwadrant van Ofman is dit:

heb je eenmaal van jezelf vastgesteld welke valkuilen je hebt, dan kun je onderzoeken hoe je die kunt vermijden.

Ga op zoek naar je uitdagingDus als je van jezelf weet waar je goed in bent, moet je je afvragen of je daarin soms niet overdrijft. Wat moet je dan wel doen? Zoek naar het tegenovergestelde van je val-kuil. Ofman noemt dat je uitdaging. Een van mijn valkuilen is bemoeizucht, voortkomend uit mijn kernkwaliteit behulpzaamheid. Ik moet dus naar het tegenovergestelde van bemoeizucht streven en dat is ‘terughou-dendheid’, ofwel ‘niet bemoeien’. Dat is dus mijn uitdaging. Ik had daarom die man in de trein gewoon moeten laten slapen. Voor de andere voorbeelden geldt hetzelf-de. Die vriendin van mij die te veel praat heeft als uitdaging ‘luisteren’, het tegen-overgestelde van te veel praten. En mijn

zelf vaststellen welke eigenschappen je zul-len irriteren. Het is goed om je daarbij met-een te realiseren dat die ergernis uit iets po-sitiefs voortkomt, namelijk je eigen kernkwaliteit. En dat de eigenschap waar jij je aan ergert, voorkomt uit een kernkwaliteit van hen.

Voedingsbodem voor communicatie Natuurlijk is op het kwadrant van Ofman wel iets af te dingen2. Net als elk ander model is het een versimpeling van de werkelijkheid. Daarnaast is het niet altijd eenduidig hoe je een bepaalde eigenschap moet noemen, hoe het teveel daarvan heet en wat daar dan weer het tegenovergestelde en de doorgeschoten vorm van zijn. Soms ontbre-ken hier de woorden voor en zijn verschillen-de interpretaties mogelijk.

Nog een punt van kritiek is dat men een kernkwaliteit soms niet waardeert vanwege de aanname dat achter elke goede eigen-schap ook een valkuil schuilt. Dit alles neemt niet weg dat het Kwadrant van Ofman je veel over jezelf kan leren en ook over anderen met wie je moet communiceren. Je snapt beter waarom sommige mensen soms last

hebben van jou, terwijl jij je niet realiseerde dat je irritatie opwekte. Je bent dan kennelijk even doorgeschoten en het teveel van het goede wordt vervelend voor de ander. Het maakt je ervan bewust waarom je met som-mige mensen goed kunt opschieten en waarom anderen je soms kunnen ergeren. Het is dan goed te weten dat dit laatste vooral met jezelf te maken heeft. Dit besef is vervolgens een goede voedingsbodem voor het welslagen van communicatie. <

hErKEnbAAr?

Kijk eens welke kernkwaliteit met bijbe-horende valkuil jij herkent. Meelevend - overgevoeligNuchter - onverschilligVerantwoordelijk - strengFlexibel - wispelturigTactvol - vaagEerlijk - bot Doelgericht - doordrammerBescheiden - niet assertief

collega heeft als uitdaging dat ze het te-genovergestelde van pietluttig moet zijn. Dus makkelijker. AllergieHet laatste begrip van Ofman is de allergie. Het is teveel van je uitdaging.

Een voorbeeld: bij de kernkwaliteit ‘nuch-ter’ hoort de valkuil ‘onverschillig’. Die ty-pes hebben als uitdaging dat ze meer ‘ge-voelig’ moeten zijn, meer emoties moeten tonen. Te veel emoties tonen wordt door hen als ‘sentimenteel’ ervaren. Nuchtere types zijn vaak allergisch voor sentimentele personen.

Een ander voorbeeld: een daadkrachtig type heeft als valkuil ‘drammerigheid’. Die heeft daarom als uitdaging het tegenovergestelde daarvan, dus ‘geduld’. Als je uitdaging ‘ge-duld’ is, is de doorgeschoten vorm daarvan ‘passiviteit’. Doeners hebben daarom een enorme hekel aan passieve types. Zij zijn daar zogezegd allergisch voor.Als we kernkwadranten gaan maken van de eerder genoemde voorbeelden zien die er als volgt uit:

De cirkel is rondOm te zien of je een goed kernkwadrant van jezelf hebt gemaakt, moet je allergie altijd het tegenovergestelde van je kernkwaliteit zijn. En dat is in bovenstaande voorbeelden het geval. Zo begrijp je meteen je allergie, want de mensen van wie je last hebt, zijn het tegenovergestelde van jou.

irritatie Uit je eigen kernkwaliteiten is dan ook vaak af te leiden waar de potentiële conflicten met je omgeving zijn te verwachten. Je kunt

Kernkwaliteit Valkuil Uitdaging Allergie

Behulpzaam Bemoeizuchtig Terughoudend Onverschillig

Makkelijk pratend Kwekkend Luisterend Zwijgzaam

Zorgvuldig Pietluttig Makkelijk Nonchalant

Een kernkwaliteit is een eigen-schap die je maakt zoals je bent

2 http://nl.wikipedia.org/wiki/Kwadrant_van_ofman

34_35_Art. kernkwaliteiten.indd 35 02-05-13 11:43


NOTUlEREN

Notuleren: uitbesteden of zelf doen?Wanneer je net een lastige, chaotische vergadering hebt genotuleerd, verzucht je mis-schien: ‘hadden we maar een notuleerbureau ingeschakeld!’ En tegenwoordig zie je op internet daadwerkelijk steeds meer notuleerbureaus verschijnen. Als je googelt kom je er zó twintig tegen, verspreid over het hele land. Maar of je het nu uitbesteedt of zelf doet, alles heeft z’n voors en z’n tegens.

Als je een notuleerbureau inschakelt, huur je een notulist in die tij-dens de vergadering aantekeningen maakt en het vervolgens uit-werkt tot een verslag. In de Management Support LinkedIn Groep ontspon zich een discussie over het al dan niet uitbesteden van de notuleerwerkzaamheden. In dit artikel gaan we in op de verrassende reacties.

VoordelenAlle notuleerbureaus staan uitgebreid stil bij de voordelen van het inzetten van hun diensten:

• Ze kunnen altijd een notulist leveren, ook op korte termijn, ‘s a-vonds en in het weekend. Dat is dus handig als je plotseling ziek wordt en geen vervanger hebt.

• Ze hebben ervaren notulisten in dienst, dus lastige vergaderingen zijn geen probleem. Ze notuleren onder andere Raden van Com-missarissen, Algemene Aandeelhoudersvergaderingen, Alge-mene Ledenvergaderingen, Raden van Bestuur, Bezwaren- commissies.

• De notulisten werken ook buiten kantooruren. Het kan zijn dat de organisatie de eigen medewerkers buiten kantooruren wil ont-zien.

• Ze maken een verslag conform de huisstijl van de organisatie of hanteren een standaardopmaak. Daarna leveren ze het verslag aan via e-mail, schriftelijk of op cd-rom.

• Een notuleerbureau is een neutrale partij: dat is prettig voor ver-gaderingen waarbij de vergaderaars geen intern personeel willen inschakelen in verband met geheimhouding.

• Ze kunnen meerdere notulisten tegelijk inzetten, voor bijvoor-beeld conferenties met gelijktijdig verschillende workshops. Ze beschikken meestal over een pool van notulisten.

Verschillende verslagvormenEen notuleerbureau biedt verschillende verslagvormen aan, passend bij de vergadering. Je kunt kiezen uit verslag op onderwerp (be-knopt of uitgebreid), verslag op spreker (beknopt of uitgebreid), woordelijk verslag of lijsten. Alle verslagen worden trouwens gecon-troleerd en gecorrigeerd door correctoren voordat ze naar de klant

worden gestuurd. De meeste bureaus garanderen dat je het verslag binnen vijf werkdagen, in de praktijk vaak ook eerder, ontvangt. De deadline voor een woordelijk of uitgebreid verslag kan langer zijn. Er is ook de mogelijkheid om het versneld uit te laten werken. Je ontvangt het verslag dan bijvoorbeeld op de werkdag ná de bij-eenkomst. Hiervoor berekenen ze echter wel een spoedtarief.

VoorbereidingOok een gastnotulist moet zich op de vergadering voorbereiden. Hij of zij wil in ieder geval de agenda van de vergadering en het ver-slag van de vorige vergadering ontvangen. Als het kan een geanno-teerde agenda waarbij achter de wisselende agendapunten het doel staat vermeld. Hij wil over dezelfde vergaderstukken beschikken als de overige vergaderdeelnemers. De vergaderstukken moet je circa vijf werkdagen voor de vergadering mailen. Vertrouwelijkheid en veiligheidAls gastnotulist hoor je natuurlijk van alles. De notuleerbureaus zijn zich bewust van de vertrouwelijkheid van veel vergaderstukken en zaken die ‘over de tafel’ gaan. Bij sommige bureaus nemen de no-

Tekst Marjolein de Jong | www.taaltek.eu

Commentaar:

Artikel is 1,5 pagina + plaatje Notuleren.1.jpg

Kop en intro passend maken.

+ 1 kader met plaatje

Plaatje voor kader lezen en trainen staat op de server. is pdf’je, alleen de rode voorkant daarvan opne-men.

lEzEN EN trAiNEN

Titel: Handboek NotulerenAuteurs: Stefan Gielliet, Marjolein de Jong en Ineke Ouwehand Uitgever: KluwerISBN: 978 90 13 09449 7Prijs: € 40,95 Bestellen: www.managementsupport.nl/shop

trainingenNotuleren in ExcelNotuleren met de laptopEfficiënt notuleren Zie: www.managementsupport.nl/opleidingen

Handboek Notuleren

De wereld om ons heen verandert voortdurend. Ook op het gebied van notuleren en vergaderen heeft de digitale revolutie haar weerslag gehad. Notuleren met de laptop is voor veel notulisten dé standaard geworden en digitale schrijfblokken en stemherkenningssoftware maken voor sommige notulisten het werk een stuk gemakkelijker.

De (digitale) hulpmiddelen mogen dan niet meer weg te denken zijn – de essentie van notuleren en vergaderen is niet veranderd. Er wordt immers nog steeds een goed verslag van de notulist verwacht na afloop van een vergadering. Dit betekent dat een notulist nog steeds kennis moet hebben van de vergaderregels, goed moet kunnen luisteren en informatie selecteren, effectief aantekeningen moet maken en een correct, leesbaar verslag moet kunnen schrijven.

Deze herziene uitgave van het Handboek Notuleren is aangevuld met nieuwe inzichten en tips. Bij de inzichten en tips om het notuleren nog gemakkelijker en beter te maken, hebben de auteurs zich laten inspireren door zowel de praktijk als door de discussies in de Groep Management Support op LinkedIn.

Is dit boek alleen bestemd voor beginnende notulisten? Zeker niet. Ook ervaren notulisten en vergaderaars zullen in dit boek nieuwe inzichten en handige tips aantreffen.Achter in het boek zijn opdrachten en uitwerkingen opgenomen, zodat het zich ook uitstekend leent voor educatieve doeleinden.

Notuleren leer je vooral in de praktijk. Een goede theoretische achtergrond in vergaderen en notuleren is echter noodzakelijk om de basisvaardigheden in de vingers te krijgen. Dit boek geeft deze theoretische achtergrond en daarmee inzicht in het mooie notuleervak.

Handboek N

otulerenStefan G

ielliet, Marjolein de Jong en Ineke O

uwehand

Handboek

Verslaglegging vanuit het perspectief van de vergadering

Stefan Gielliet | Marjolein de Jong | Ineke OuwehandNUR 801-500

ISBN 9789013094497

9 7 8 9 0 1 3 0 9 4 4 9 7

[3e druk]

36_37_Notuleren.indd 36 02-05-13 11:42


NOTUlEREN

tulisten zelf digitale opnameapparatuur mee. Deze opnamen worden uitsluitend gebruikt voor de opstelling van het verslag. Ze stellen dat we ervan uit mogen gaan dat zij uitsluitend zeer betrouwbare en in-tegere notulisten inzetten.Alle notulisten en medewerkers van de notuleerbureaus hebben een geheimhoudingsplicht. Ze werken met goed beveiligde en afge-schermde servers. Ze bewaren en archiveren de verslagen een be-paalde (beperkte) termijn. Daarna worden deze volgens een vast protocol vernietigd.

Al deze voordelen spreken voor zich. Het is inderdaad prettig als je ontlast wordt van een tijdrovende taak. Je andere werkzaamheden blijven immers liggen omdat jij je aantekeningen moet uitwerken. Tegenwoordig notuleren we echter bijna allemaal op de laptop, daarmee kun je veel tijdwinst boeken.

KostenOp de websites komen de nadelen van het inschakelen van notu-leerbureaus natuurlijk niet aan bod. Tóch is er wel een nadeel te be-denken: de kosten.

De notuleerbureaus benadrukken dat we eerst kosten besparen: we hebben geen onnodige personeelskosten en ook de kosten van een werkplek plus apparatuur zijn niet van toepassing! Het tarief van een notuleerbureau verschilt nogal. Sommige bureaus berekenen bijvoorbeeld 2 euro per spraakminuut. Een verslag kost dan rond de 400 euro. Andere bureaus maken voor de kosten onderscheid in gewenste verslagvorm, moeilijkheidsgraad, gewenste taal, levertijd. Soms wordt een vergadertarief gehanteerd. Ze brengen dan alleen de duur van de vergadering in rekening. De voorbereiding, het reizen en het uitwerken is in dit tarief inbegrepen.

zelf notulerenUit de Management Support Groep op LinkedIn kwam naar voren dat veel notulisten het notuleren helemaal niet willen uitbesteden! Een greep uit de reacties.

• ‘Ik vind het zelf veel te leuk om te doen, ik blijf zo op de hoogte van de zaken die spelen binnen de organisatie. Betrokkenheid vind ik erg belangrijk.’

• ‘Ik ben altijd weer trots als het verslag af is. Het geeft mij in ieder geval voldoening dat ik heb begrepen wat de essentie van de vergadering is. Het is echt een sport.’

• ‘Zelf notuleren zorgt er niet alleen voor dat je op de hoogte blijft op je werkgebied; de onderlinge verhoudingen en meningen ko-men ook naar voren. Dit is heel belangrijk in het vervolgproces en de uitvoering van diverse zaken. Ik vind het een belangrijk onder-deel in de ondersteuning op het gehele werkterrein.’

• Last but not least: ‘Onderschat het notuleren niet. Als je dit zou uitbesteden, is een heel belangrijke en zwaarwegende taak uit je pakket verdwenen en hol je je eigen functie behoorlijk uit (zeker financieel).’

Kort samengevat kunnen we dus stellen dat een notuleerbureau soms handig is, maar dat veel notulisten het nog steeds erg leuk vinden om zelf het verslag van een vergadering te maken!En dat doet me goed. Notuleren is een mooi vak! <

OP dE wERKvlOER

Moet ik mijn hand ophouden?Beste Roos,Mijn baas heeft me gevraagd het secretaresseteam te gaan leiden, een mooie promotie die ik met beide handen heb aangegrepen. Mijn baas heeft echter niks gezegd over een salarisverhoging. Ik weet dat ik hier snel over moet beginnen, omdat ik de baan eigenlijkal geaccepteerd heb, maar ik merk dat ik hier erg terughoudend in ben. Ik vind het al zo’n compliment dat ze mij hebben gevraagd, moet ik dan in deze crisistijd ook nog eens mijn hand gaan ophou-den? Mijn man verklaart me voor gek dat ik er zo over denk.Wat vind jij? Groetjes Bianca

Beste Bianca,Ik ben het ‘helaas’ helemaal met je man eens, dat gesprek moet er zo snel mogelijk komen. Ik herken je terughoudendheid echter wel. Klopt het dat je het ook een beetje spannend vindt?Wat je vaak ziet bij vrouwen is dat ze het eng vinden zelf een eis op tafel te leggen. Ze zijn bang voor de reactie van hun baas, wie weet valt er wel een stilte of zegt hij wel ‘nee’. We zijn dan geneigd terug te krabbelen en genoegen te nemen met minder. Ook vinden vrou-wen het vaak moeilijk om onderscheid te maken tussen een per-soonlijke en een zakelijke relatie. Een hard onderhandelingsgesprek voeren past niet in de vriendschappelijke band die ze willen onder-houden. Tenslotte een punt dat je zelf ook al aanhaalt: vrouwen zien het krijgen van extra verantwoordelijkheden al als zo’n eer dat ze het not done vinden ook nog eens salarisverhoging te vragen, terwijl een man zal denken: ‘Ik krijg meer verantwoordelijkheden dus ik doe mijn werk blijkbaar goed. Natuurlijk krijg ik dan meer betaald.’En zeg nou zelf, dat is toch eigenlijk ook heel logisch? Hier enkele tips om de onderhandeling aan te gaan.

1. Bereid je goed voor door vooraf te bedenken waarom jij vindt dat er een salarisverhoging past bij deze promotie. Bedenk ook waar je uiteindelijk minimaal op wilt uitkomen en ga daar in eerste in-stantie minstens 25 procent boven zitten. Dit geeft je de moge-lijkheid om te onderhandelen.

2. Steek het gesprek zelfverzekerd in. Zeg dus: ‘We moeten nog bespreken welke salarisverhoging passend is bij de promotie’ en niet ‘Zou je misschien willen bedenken of er eventueel een sala-risverhoging in zit?’

3. Accepteer niet klakkeloos elk aanbod dat je baas neerlegt. Geef aan dat je er nog even over na wilt denken en dat je er binnen een week op terugkomt.

4. Kijk naar andere opties als een salarisverhoging er op dit moment niet in zit. Denk hierbij aan flexibelere werktijden, minder uren werken of een opleiding volgen. Je zult zien dat je baas mee-gaander is dan je denkt! Succes! <

Roos Woltering is psycholoog en houdt zich als trainer en coach bezig met het ontwikkelen van mensen op de werkvloer. Zij geeft workshops en trainingen en ontwikkelde een coachingsprogramma voor de jonge carrièrevrouw. (www.rooswoltering.nl)

36_37_Notuleren.indd 37 02-05-13 11:42


Lastige woordparen: wat is wanneer goed?

Verantwoord kiezen tussen verwante woordenHeb je de verantwoording of de verantwoordelijkheid voor de globale of de mondiale communicatie? Aan wie of waaraan heb je dat liedje in je hoofd te danken of te wijten? Er bestaan nogal wat woordparen die vaak verwarring opleveren. Daarom vind je hier bruikbare tips over een aantal prangende kwesties.

Tekst Genootschap Onze Taal | www.onzetaal.nl

Verantwoording/verantwoordelijkheidDe woorden verantwoording en verantwoordelijkheid lijken verrader-lijk veel op elkaar. Ook in betekenis verschillen ze nauwelijks. Verant-woording is vooral het feit dat iemand zich ergens voor verant-woordt: je zegt waarom je iets doet of gedaan hebt. Verantwoordelijkheid is meer een taak of verplichting; jij bent degene die ergens op aangesproken kunt worden. Om het lastig te maken kan verantwoording ook wel in die betekenis gebruikt worden.Welke werkwoorden er bij verantwoordelijkheid dan wel verantwoor-ding gebruikt kunnen worden, ligt wel tot op zekere hoogte vast. Verantwoordelijkheid kan onder andere worden gecombineerd met de werkwoorden nemen, aanvaarden, dragen, opeisen en afwijzen:

• De terreurbeweging heeft de verantwoordelijkheid voor de aan-slag opgeëist.

• Ze nam haar verantwoordelijkheid en ontsloeg het niet-functione-rende afdelingshoofd.

• Dat valt helaas niet onder mijn verantwoordelijkheid.

Verantwoording komt onder meer voor in combinatie met op zich nemen, (voor zijn -) nemen, hebben, afl eggen en (ter -) roepen (ge-roepen worden):

• De docent moest verantwoording afl eggen voor zijn woede-uit-barsting.

• Goed, we doen het, maar alleen op jouw verantwoording.

Globaal/mondiaalMondiaal heeft maar één betekenis, namelijk ‘wereldwijd’, of uitge-breider gezegd: “over de hele wereld verspreid, zich voordoend, be-kend enz., de hele wereld betreffend” (aldus de grote Van Dale). In-middels heeft het woord globaal, waarschijnlijk onder invloed van het Engels, ook de betekenis ‘mondiaal’ gekregen - die wordt al in diverse woordenboeken vermeld, en ook taaladviseurs staan dit ge-bruik toe. Let er wel op dat de oudere betekenis ‘algemeen, niet ge-preciseerd’ van globaal zich bij veel mensen eerder opdringt.Mondiaal is daarom nog altijd de veiligste keuze.Het probleem doet zich minder sterk voor bij woorden als globalise-

ring voor mondialisering, en bij antiglobalisme, waar zelfs geen gangbaar alternatief met mondiaal erin voor bestaat.

Danken/wijtenDe regel is eigenlijk heel eenvoudig: als iets ergens aan te wijten is, gaat het om iets negatiefs. Danken is van oorsprong positief, maar kan ook wel in een neutrale of soms - met enige ironie - in een ne-gatieve context voorkomen.

• De krimp van het aantal abonnees is puur te wijten aan algeme-ne marktontwikkelingen.

• Die verrassend positieve cijfers hebben we te danken aan twee geslaagde projecten.

• De nieuwe bedrijfsnaam is te danken aan de creativiteit van haar dochter.

• Waar heb ik dat kleverige toetsenbord aan te danken?

Welke/die‘Een terras welke op het zuiden gelegen is’? Hier gaan twee dingen mis. Welke kan niet naar een het-woord, zoals terras, verwijzen. Maar ook een correcte verwijzing als de vergadering welke is af te raden: het maakt teksten onnodig stijf.Het advies is eenvoudig: als je welke door die kunt vervangen, doe dat dan altijd.

Plek/plaatsEen bekende taalergernis is dat er steeds vaker plek wordt gezegd waar het plaats zou moeten zijn.

TAAlkwESTIES

38_39_Taalkwesties.indd 38 02-05-13 11:42


TAAlkwESTIES

Van oorsprong duidt plaats een locatie of ruimte in het algemeen aan, die meestal niet al te klein is. Het woord plek werd wat vaker gebruikt voor een relatief klein oppervlak dat zich vaak onderscheidt van wat zich eromheen bevindt (‘een rode plek op je arm’), maar kon al in vroeger eeuwen ook ‘plaats’ betekenen. De grens tussen de twee woorden is nooit duidelijk geweest en lijkt opgeschoven te zijn ten gunste van plek.

In geschreven teksten kan het soms verstandig zijn om plek te ver-vangen door plaats omdat dat door veel mensen verzorgder, of ei-genlijk mooier, wordt gevonden; dus liever ‘Er zijn nog twee plaat-sen’ dan ‘Er zijn nog twee plekken.’ Maar pas op dat het niet te ‘gezocht’ gaat klinken. In sommige gevallen is plek echt het enige juiste woord. Denk maar aan het wezenlijke verschil tussen werk-plaats en werkplek.

Kennisneming/kennisgevingKennisneming en kennisgeving zijn tegenovergesteld: iets ter kennis nemen of ergens kennis van nemen betekent dat je het zelf te weten komt; bij geven laat je het juist een ander weten. Juist zijn daarom: iets is ter kennisneming (iedereen kan er kennis van nemen) en iets voor kennisgeving aannemen (als mededeling van iemand beschou-wen).

Overlegd/overgelegdOverleggen is eigenlijk niet één woord; het zijn er twee, met verschil-lende betekenissen.Het bekendste overleggen heeft de klemtoon op leg. Dit werkwoord betekent: ‘bespreken, een bespreking houden’. Het wordt vervoegd als overlegde - overlegd. Geen enkel probleem.Daarnaast bestaat overleggen met de klemtoon aan het begin: óver-leggen. Dat betekent volgens Van Dale “(ter bestemder plaatse) inle-veren of overgeven, laten zien”. Het is een formeel, enigszins plech-tig werkwoord. Voorbeelden:

- Het besluit is overgelegd aan de Eerste en Tweede Kamer der Staten-Generaal.

- De verzekeringsmaatschappij legde de documenten pas maanden later over aan de betrokkenen.

Eigenlijk is het voltooid deelwoord hiervan overgelegd. Maar in de praktijk zegt bijna niemand dat. Overléggen is bezig óverleggen te verdringen, en diverse woordenboeken vinden dat ook niet meer fout:

- U bent verplicht een verklaring van uw werkgever te overleg-gen (in plaats van over te leggen)

- De advocaat heeft de stukken aan de rechtbank overlegd (in plaats van overgelegd)

In sommige gevallen kan verwarring ontstaan: aan ‘De advocaat heeft de stukken overlegd’ is niet te zien of de stukken zijn overhan-digd of dat er overleg over is gevoerd. Kies in zo’n geval een een-duidige formulering.

Omdat/doordatVroeger bestond er een strenge regel voor omdat en doordat, net als voor daarom en daardoor. Het eerste paste alleen bij een reden

(waarbij menselijke wil een rol speelt), het tweede bij een oorzaak. Maar dit geldt al een hele tijd niet meer. Doordat en daardoor pas-sen nog steeds alleen bij oorzaken, maar omdat en daarom kunnen daar nu ook voor gebruikt worden:

• Ik wilde niet pinnen, omdat ik liever contant betaal. • Ik kon niet pinnen, omdat er een pinstoring was. • Ik kon niet pinnen, doordat er een pinstoring was.

Elk/iederOp de verdeling van elk en ieder hoef je in feite niet te letten, want in principe zijn ze volgens alle woordenboeken synoniem. Veel mensen hebben op school de strenge regel geleerd dat ieder bij personen hoort en elk bij niet-personen. Je kunt ervoor kiezen dat zo te blijven doen, maar eigenlijk heeft die regel nooit bestaan en kun je schrijven wat er spontaan in je opkomt.In sommige uitdrukkingen ligt het gebruik van elk of ieder overigens min of meer vast: voor elk wat wils, ieder op zijn beurt, ieder voor zich.

Peiler/pijler‘De onafhankelijke rechtspraak is een van de peilers/pijlers van onze rechtsstaat.’ Als je weet dat een peiler iemand is die peilt (bijvoor-beeld een opiniepeiler), en pijler een vernederlandste vorm is van pi-laar, dan wordt de keuze makkelijker. De rechtsstaat steunt of rust op de onafhankelijke rechtspraak, en daarom gaat het hier om de pilaar - de pijler dus.

Recent/recentelijkEr is maar één ding dat je met recent en recentelijk fout kunt doen, en dat is recentelijk als bijvoeglijk naamwoord gebruiken. Uw recen-telijke e-mail is dus niet goed, net zomin als recentelijke ontwikkelin-gen. Recentelijk is een bijwoord:

- Het aantal klachten is recentelijk sterk afgenomen. Recent is een bijvoeglijk naamwoord, dat net als veel andere bij-voeglijke naamwoorden ook als bijwoord gebruikt kan worden.

- De hogere waardering is te danken aan recente verbeterin-gen.

- Wij hebben onze dienstverlening recent verbeterd.

Aan wie/waaraanZijn er collega’s waaraan je een hekel hebt? Of zijn dat collega’s aan wie je een hekel hebt? In de spreektaal is het allebei goed. In ge-schreven taal is het beter om bij personen een voorzetsel en wie te gebruiken, en de vorm waar- + voorzetsel te reserveren voor zaken.

- Er is bijna niemand met wie zij niet kan samenwerken. - Dat was nu net degene van wie je dat het minst verwacht. - Er is geen enkele klus waarvoor ze zich te min voelt.

Bronnenwww.onzetaal.nlwww.taaladvies.net <

38_39_Taalkwesties.indd 39 02-05-13 11:42

40 MANAGEMENT SUPPORT MEI 2013WWW.OVERDI.NL/CONGRES

• Wees klaar voor een krappe arbeidsmarkt. • Bevorder vitaliteit en gezondheid. • Leer de productiefactor ‘werk’ anders

en effi ciënt in te richten.

• 9 Breakout sessies• Met praktijkvoorbeelden van Achmea, Atos, KLM en Qidos• Dagvoorzitter: Aukje Nauta (hoogleraar Employability in Werkrelaties)• Met inspirerende sprekers: Guido van Heezen (Effectory),

Marc van Veldhoven (hoogleraar Universiteit Tilburg) en Jeroen Busscher (spreker, adviseur en schrijver van diverse management bestsellers)

Met meer personen

inschrijven is KORTING!

DINSDAG 25 JUNI 2013LANDGOED ZONHEUVELIN DOORN

CONGRES


DINSDAG 25 JUNI 2013LANDGOED ZONHEUVEL

CONGRES

Kennis Partner:CMYK: Blauw: c70/m30 Groen: c30/y70 Oranje: m70/y70

RGB: Blauw: R74/G150/B205 Groen: R199/G214/B205 Oranje: R235/G107/B74

0048 ADV ODI Congres2013_A4.indd 1 27-03-2013 14:54:1541_Spelling- en taaltips.indd 40 02-05-13 11:41


SPEllING- EN TAAlTIPS

Zondigen?We willen er vaak niet aan, maar ook spelling- en grammaticaregels veranderen. Lastig, want als een regel eenmaal in je hoofd zit, dan valt het moeilijk te verkroppen als iemand ertegen zondigt. Hoewel, zondigen? Daarvan is soms dus geen sprake.

Ik twijfel vaak of ik doordat of omdat moet gebruiken. Nu las ik op vk.nl de zin Een eerste poging om de 170 meter lange Ocean Victory weg te slepen, is mislukt omdat de sleepkabel is gebroken. Is omdat hier wel juist?Je ziet steeds vaker dat omdat en doordat door elkaar worden ge-bruikt. En in sommige gevallen is dat inmiddels toegestaan, namelijk als er een bijzin van oorzaak wordt ingeleid. Volgt er een bijzin van reden, dan is alleen omdat mogelijk. Dat klinkt wel heel ingewikkeld. Wat betekent dit nou eigenlijk?

Om dit uit te leggen kijken we naar de zin Ik kom niet omdat ik ziek ben. Het zinsdeel omdat ik ziek ben verklaart waarom ik niet kom: dat is dus de reden. We noemen dit stuk een bijzin omdat na omdat een zin volgt. Het hele stuk omdat ik ziek ben heet daarom een bijzin.

In Er was veel vertraging doordat het sneeuwde leidt doordat het sneeuwde een bijzin van oorzaak in. Immers, doordat het sneeuwde was er veel vertraging. Volgens Van Dale mag je bijzinnen die een oorzaak inleiden starten met omdat en doordat.Hier is Er was veel vertraging omdat het sneeuwde dus ook correct Nederlands.

Nu komen we bij jouw voorbeeldzin terecht. De bijzin omdat de sleepkabel is gebroken vertelt de oorzaak van het mislukken van de eerste poging om de Victory weg te slepen. Inmiddels weten we dat je bij een oorzaak vrij bent te kiezen voor omdat of doordat.De zin is dus juist.

Waarom twijfel je dan toch? Dat komt doordat we op school ge-leerd hebben dat je omdat alleen mag gebruiken bij een reden en nooit bij een oorzaak. Die regel heb je blijkbaar goed opgeslagen in je geheugen. Zo goed, dat die nu tot verwarring leidt. Overigens gaat mijn voorkeur ook uit naar Een eerste poging om de 170 meter lange Ocean Victory weg te slepen, is mislukt doordat de sleepkabel is gebroken. Zo zie je maar hoe hardnekkig zo’n regel kan zijn.

Klopt het dat het tegenwoordig goed is als je zegt: Het meisje die daar loopt in plaats van Het meisje dat daar loopt?Nee, dat is niet juist. Het betrekkelijk voornaamwoord die gebruik je om te verwijzen naar een de-woord. Als je verwijst naar een zelf-standig naamwoord met het lidwoord het, dan doe je dat met dat.

Een paar voorbeelden: • De auto die daar rijdt. • Het kind dat daar zit. • Het geld dat hij verdient.

En dus ook: • Het meisje dat daar loopt.

Volgens www.onzetaal.nl vinden taalgebruikers het gek om met dat naar een persoon te verwijzen. Dat is namelijk een onzijdig ver-wijswoord en een meisje is dat natuurlijk helemaal niet.

Mijn collega gebruikt vaak in het algemeen in een tekst.Volgens mij moet dat over het algemeen zijn. Heb ik gelijk?In het algemeen en over het algemeen zijn inmiddels allebei goed.Er is wel een betekenisverschil tussen deze uitdrukkingen.Met in het algemeen bedoel je in het geheel genomen.

Bijvoorbeeld:In het algemeen vind ik het prima dat je thuis werkt, maar vandaag komt dat niet goed uit.Over het algemeen gebruik je als je meestal bedoelt.Dus: Over het algemeen beginnen we precies om negen uur. Hoe heet iemand die uit Ivoorkust komt? En hoe maak ik van deze geografische naam een bijvoeglijk naamwoord?Een man uit Ivoorkust heet een Ivoriaan; een vrouw heet een Ivori-aanse. En dit zijn Ivori-aanse burgers. Uiteraard krijgen deze geografische afleidingen altijd een hoofdletter.

Bronnen:www.onzetaal.nlwww.taalunieversum.nl <

Tekst Judith Winterkamp | Communicatief tekst & training | www.communicatief.info

WWW.OVERDI.NL/CONGRES


en effi ciënt in te richten.

• 9 Breakout sessies• Met praktijkvoorbeelden van Achmea, Atos, KLM en Qidos• Dagvoorzitter: Aukje Nauta (hoogleraar Employability in Werkrelaties)• Met inspirerende sprekers: Guido van Heezen (Effectory),

Marc van Veldhoven (hoogleraar Universiteit Tilburg) en Jeroen Busscher (spreker, adviseur en schrijver van diverse management bestsellers)

Met meer personen

inschrijven is KORTING!

DINSDAG 25 JUNI 2013LANDGOED ZONHEUVELIN DOORN

CONGRES


DINSDAG 25 JUNI 2013LANDGOED ZONHEUVEL

CONGRES

Kennis Partner:CMYK: Blauw: c70/m30 Groen: c30/y70 Oranje: m70/y70

RGB: Blauw: R74/G150/B205 Groen: R199/G214/B205 Oranje: R235/G107/B74

0048 ADV ODI Congres2013_A4.indd 1 27-03-2013 14:54:1541_Spelling- en taaltips.indd 41 02-05-13 11:41


SOfTwARETIPS

MailmergingEen e-mail sturen aan grote groepen mensen: zo gedaan met distributielijsten of mail-groepen en een CC- of BCC-veld. Maar niet zo persoonlijk en dus minder sterk. Voor een event wil je je gasten toch graag persoonlijk uitnodigen? En dat is wat je kunt met mailmerging. De tips op een rij!

Het knopje zit in WordVreemd genoeg moet je het stappenplan van gepersonaliseerde mail niet starten in Outlook maar in Word. Daar heet het ‘verzendlijs-ten’. In dit tabblad kun je ook etiketten en gepersonaliseerde brieven printen. Mailmerging is namelijk niets anders dan een gepersonali-seerde brief opstellen in Word en vervolgens koppelen aan een lijst met personen. Dat kan een Excellijst zijn of de lijst met contactper-sonen in Outlook. Voorwaarde om te kunnen mailen is natuurlijk dat er een e-mailadres bij alle personen in de lijst staat.

Maak er meteen iets moois vanJe stelt de brief op in Word. Het voordeel is dat je deze meteen mooi kunt opmaken, eventueel in de huisstijl. Of je pakt er een do-cument bij dat je al hebt. Geen probleem. Deze brief zal straks niet als bijlage worden verzonden. Het opgemaakte Worddocument is het mailbericht!

Geen gedoe met CC en BCCAls je de brieven straks verzendt, gaan ze als afzonderlijke berichten de deur uit. In je ‘verzonden berichten’ zitten dan net zoveel berich-ten als personen die je hebt aangeschreven. Niemand ziet dus aan wie dit bericht nog meer is verzonden. Wat betreft opvolging: het is dus niet mogelijk via één verzonden bericht de hele groep aange-schreven personen te zien.

Lijst met persoonlijke gegevensEr zijn twee mogelijkheden. Je hebt je Outlookcontactpersonen of je hebt een lijst met alle gegevens, vaak is dat een Excellijst. Het is hierbij van belang dat je op voorhand weet welke persoonlijke informatie je wilt toevoegen aan het bericht. Als je kiest voor Out-lookcontactpersonen, dan moet alle info die je nodig hebt, zijn toe-gevoegd in de betreffende velden. Kies je voor Excel, zorg er dan voor dat alle info netjes in aparte kolommen staat en dat er geen lege rijen zijn. Maak zoveel mogelijk aparte kolommen: naamvoornaamaanspreking (dhr., mevr.)postcodewoonplaatsbedrijfsnaam

Alle gegevens die je apart zet, kunnen apart in je brief worden ge-bruikt. Vind je Excel wel prettig om mee te werken dan kun je de Outlook-contactpersonen makkelijk als lijst weergeven, vervolgens kopiëren en in Excel plakken. Vervolgens maak je er eventueel nog kolommen bij.

Ik heb een lange contactpersonenlijst in Outlook en toch doe ik deze extra handeling wel als ik meer dan honderd personen wil aan-schrijven. Dit doe ik omdat Outlook wat stottert als je zo’n grote mailmerge rechtstreeks vanuit de contactpersonen regelt. Extra voordeel: deze Excellijst is dan handig als opvolgingslijst en aanwe-zigheidslijst op het event!

Wat is het stappenplan in Office 2007/2010?1. Open een lege pagina in Word of een al aanwezig bestand.

2. Open ‘het tabblad verzendlijsten’. De meeste knoppen zijn grijs en worden pas later actief.

3. Klik op de knop ‘adressen selecteren’ en kies voor een ‘be-staande (Excel)lijst’ of ‘Outlook contactpersonen’. Outlook con-tactpersonen kun je alleen gebruiken als je ze daadwerkelijk hebt. En voor wie ze heeft, is het maar de vraag of je voldoende gegevens hebt toegevoegd aan de contactpersonen. Als je bij-voorbeeld geen bedrijfsnaam hebt toegevoegd, kun je die straks ook niet in je mailmerge gebruiken. We kiezen daarom hier als voorbeeld voor de Excellijst.

Tekst Roel Peeters

GOUDEN TIP

Mailmerging is spannend, daarom deze tip: als het fout gaat, gaat het wellicht goed fout. Daarom zet ik altijd mijzelf bovenaan in de lijst. Ik zie in het Word-document dan mijn eigen gegevens staan en kies in stap 9, in het allerlaatste menu, voor ‘huidig re-cord’. Er wordt dan alleen naar mijzelf een bericht verzonden. Pas als dat er allemaal gelikt uitziet, krijgt iedereen mijn feestelijke uitnodiging...

42_43_softwaretips.indd 42 02-05-13 11:59


SOfTwARETIPS

PROACTIEF FUNCTIONEREN

DIGITAAL ARCHIVEREN

EVENEMENTEN ORGANISEREN

WERKEN IN HET PAPIERLOZE

KANTOOR PERSONAL ASSISTANT

TAILORMADE WORKING

VERSTERK JE PERFORMANCE

EFFECTIEVER WERKEN MET DE

IPAD OVERTUIGEND SCHRIJVEN

DOELEN STELLEN, DOELEN

HALEN POWERSECRETARESSE

KEI IN TAAL NOTULEREN

OP DE LAPTOP

POWERASSISTANT NEXT LEVEL

MANAGEMENTONDERSTEUNING

OVERTUIGEND COMMUNICEREN

TEAMLEIDER SECRETARIAAT

EN NOG VEEL MEER!

www.managementsupport.nl/opleidingen

www.managementsupport.nl/opleidingen

(advertentie)

4. Bevat de Excellijst meerdere werkbladen, kies dan voor het werkblad waar de lijst met con-tactinformatie staat.

5. Meteen worden een aantal knop-pen in het lint actief. We gaan nu de velden invoegen. Het ‘adres-blok’ kun je in principe negeren omdat dit in een mail weinig belang heeft. Voor een ‘begroetingsregel’ kun je kiezen of niet. Ik doe dat nooit. Ik begin meteen aan de brief of uitnodiging. Overal waar ik persoonlijke informatie wil plaatsen, klik ik op de knop ‘samenvoegveld invoegen’.

6. Soms gaat het mis. Mailmerging maakt gebruik van gestandaardiseerde veldnamen. Als je Excel-lijst een andere naam gebruikt, gaat dit mis. Als je bijvoorbeeld in Excel ‘naam’ in plaats van ‘voor-naam’ gebruikt, zal er geen koppeling worden ge-maakt. Dit los je op via de knop ‘velden vergelijken’. Links staan de juiste veldnamen, rechts de kolomnamen in je Excellijst. Koppel de gebruikte naam van Excel rechts aan de gevraagde naam links en je leert Outlook praten met je Excellijst. Je hoeft dus niet de kolomtitels in je Excellijst aan te passen.

7. Je ziet nog steeds geen persoonlijke informatie in al die inge-voerde velden. Om even te kijken of het goed gaat, klik je in het lint op de knop ‘voorbeeld van resultaat’. Et voilà, daar is je ge-personaliseerde mailbericht.

8. Mag het bericht straks naar iedereen op de lijst worden verzon-den? Zo niet, kijk dan even via de knop ‘adreslijst bewerken’. Daar kun je filteren op alle mogelijke informatie in de lijst. Of je geeft handmatig aan met de vinkjes wie wel of niet een mail krijgt. Dit is een interessante methode als je later nog iemand het bericht wilt toesturen.

9. We kunnen alles nu verzenden met de knop ‘voltooien en sa-menvoegen’. Je kunt met een gerust hart op de knop ‘e-mailbe-richten verzenden’ klikken. Je krijgt nog een reeks keuzes. Je mag een onderwerpregel invul-len en aangeven of je alles of een deel wilt verzenden. Belangrijk is hier nog om aan te geven in welk veld de e-mailadressen staan. Die worden immers niet automatisch gevonden.

10. Een klik op ‘OK’ en Out-look gaat van start. Het kan enige tijd duren voor alle mail is verzonden. Open je map ‘verzonden items’ in Outlook om te genieten van alle vertrek-kende uitnodigingen. <

kaDErkOPkadertekst

42_43_softwaretips.indd 43 02-05-13 11:59


INFORMATIEMANAGEMENT

1. Onze Taal | iPhone, Android (Gratis)Struikel je soms over constructies met bijvoorbeeld hun/hen of dan/als dan is de app van Onze Taal een uitkomst. Hierin vind je bijna tweeduizend adviezen over goed Nederlands. Antwoord op taalvragen vind je onder meer door te zoeken op woord of via de alfabetische index.

2. MessageMe | iPhone, Android (Gratis)MessageMe is een nieuwe WhatsApp-variant die zich met wat extra features, on-der meer op het gebied van video, weet te onderscheiden. Wat ook van pas kan komen is dat je gebruik kunt maken van een pin om contact te leggen. Je hoeft je telefoonnummer dan niet uit te delen. Maar alle begin is lastig nu iedereen al WhatsApp gebruikt.

3. Opera Browser beta | Android (Gratis)Opera Mini en Opera Mobile bestaan al heel lang op het Android-platform, maar deze nieuwe browser van het Noorse bedrijf belooft de snelste en meest complete alles-in-een browser te worden. Inclusief een optie voor offline gebruik, downloadmanager en een persoonlijke nieuwsfeed.

4. Mailbox | iPhone (Gratis)Mailbox is een vernieuwende e-mailapplicatie die toegang geeft tot je Gmail- account. Het is even wennen, maar je kunt er razendsnel je e-mail mee afhande-len. Nadeel is dat er een wachtrijsysteem is geïntroduceerd, waardoor nieuwe ge-bruikers mondjesmaat worden toegelaten. De overname door Dropbox lijkt er echter voor te zorgen dat dit wat rapper gebeurt.

5. Calendars by ReaddleReaddle had onder de naam Calendars al een mooie agenda-app voor iPhone en iPad. Die betaalde app gaat voortaan als Ca-lendars+ by Readdle door het leven. Bovendien is een nieuwe gra-tis app geïntroduceerd, genaamd Calendars by Readdle die al veel te bieden heeft. Er is ondersteuning voor zowel Google Calendar als de bestaande agenda’s in iOS.

6. Lync 2013 | iPhone (Gratis)Lync is de zakelijke communicatietool van Microsoft. Deze app brengt veel fea-tures van dit platform naar je iPhone. Je kunt bijvoorbeeld de beschikbaarheid van collega’s inzien en een chat, audio- of videogesprek starten. Er is niet direct een Lync Server nodig: Office 365 maakt de toepassing ook voor kleine bedrijven be-taalbaar. De oude app Lync 2010 is overigens ook nog steeds beschikbaar.

7. MijnTele2 App | iPhone, Android (Gratis)Een hele reeks providers heeft vorig jaar apps uitgebracht om onder meer je dataverbruik in de gaten te houden en facturen te bekijken. Tele2 volgt nu met de MijnTele2 App. De app geeft inzicht in je bel-, sms- en dataverbruik en je kunt facturen bekijken. De virtuele assistent in het tabblad Feedback helpt je bij problemen.

(Door Gertjan Groen)

Appladder

Management Support Magazine is nu ook digitaal te verkrijgen. Je ontvangt exact hetzelfde papieren tijdschrift maar dan op je beeldscherm!

De voordelen op een rij:

n Nu volledig geschikt voor je iPad en tablet

n Direct beschikbaarbij verschijning

n Scannen opinteressant nieuws

n Doorzoekbaar optrefwoord

n Automatisch jeeigen archief

n Interactief bladeren

Meer informatie of inschrijven?

Of ga naar:

www.managementsupport.nl/digitaalmagazine

Management Support Magazine is nu ook digitaal te verkrijgen. Je ontvangt exact hetzelfde papieren tijdschrift maar dan op je beeldscherm!

De voordelen op een rij:

n Nu volledig geschikt voor

Management Support Magazine Digitaal

44_Appladder.indd 44 02-05-13 11:40


PRODUCTNIEUWS

De nieuwste vergaderlocatie van Nederland vind je direct naast het middelpunt van Nederland: de Onze Lieve Vrouwetoren in Amersfoort. Het prachtige oude pand is omgetoverd tot een luxe zelfstandige locatie en voorzien van alle gemakken. Je kunt er met gezelschappen tot ca. 30 personen terecht. En niet alleen voor vergaderingen; ook voor je workshop, receptie of feestje is deze locatie meer dan de moeite waard. ‘t Tuinhuys behoort bij het Lange Jan Hotel en ligt in een heerlijke stadstuin waar het bij mooi weer goed toeven is op het (privé)terras met uitzicht op de grachten. Wat wil je nog meer? Voor informatie en boekingen stuur je een e-mail naar [email protected].

Op Inspiratie op locatie zoek & boek je bijzondere, unieke, sfeervolle, originele en vooral in-spirerende locaties voor een vergadering, brainstorm, presentatie, training, workshop, diner of andere bijeenkomst. Je stel je eigen offerte op en plaatst je reservering direct bij de locatie zelf, op basis van actuele prijzen en beschikbaarheid. Kijk voor informatie op www.inspiratieoplocatie.nl. <

Met de komst van de opblaasbare kerk is Nederland een ludieke feestlocatie rijker. Deze kerk is 12 meter hoog en biedt zit- en staanplaatsen aan groepen tot 200 personen. Er zitten zelfs ‘glas-in-loodramen’ in. Wellicht een idee voor het aanstaande personeelsfeest, een festival of... de trouwerij van je achternicht? Zie www.blowupchurch.com <

‘T TUINHUYS AMERSFOORTNieuwste vergaderlocatie naast middel-punt van Nederland

ZOEK EN BOEKInspiratie op locatie

LUDIEKE FEESTLOCATIEOpblaasbare kerk

PRIMEURFacilitaire app voor kantoorD&B The Facility Group introduceerde de Offi ce App. Met de app kun je services aanvragen, meldingen doorgeven, vergaderzalen reserveren, bezoekers aanmelden en nog veel meer. Je kunt via de app nieuwtjes, prikbordberichten en bedrijfsfi lmpjes bekijken en zien wat er in het be-drijfsrestaurant op het menu staat bijvoorbeeld. Ook is via ‘social pairing’ te zien wie er op enig moment in de koffi ebar aanwezig is. En via de ‘wie-is-wie’ functie kom je meer te weten over je collega’s. Ook leuk... tenminste... <

45_Productnieuws.indd 45 02-05-13 11:39

46

colofon

MAnAGEMEnT SUPPoRT MEI 2013

BestMeeting,..for your Best meeting ever!

Bel 033 469 70 75 of kijk op www.bestmeeting.nl

BestMeeting PRO is het eerste professionele vergaderconcept op de markt met een belofte aan u.

Geen verborgen kosten, altijd zalen met daglicht, fruitbreak in de middag, altijd gratis beamer,

meetinghost, eco producten, extra voordeel voor meetings op maandag en ga zo maar door!

Wij leveren graag maatwerk aan voor ieder type bijeenkomst. En voor alle locaties heeft u met

één contactpersoon te maken. Onze medewerkers staan graag voor u klaar. Binnen 24 uur weet

u precies waar u aan toe bent, qua beschikbaarheid, kosten en mogelijkheden.

Persoonlijk

Management Support Magazine is al dertig jaar het vakblad voor de professionele secretaresse, de management assistent, de office- en bureaumanager en de directiesecretaresse. Het is een uitgave van Vakmedianet

In zijn redactionele formule richt Management Support Magazi-ne zich op de positionering en op de ontwikkeling van het vak-gebied van de doelgroep. Tevens ondersteunt het de lezer in haar functie als sparringpartner van de manager.

Management Support Magazine verschijnt 10 keer per jaar

HoofdredacteurVera Bot - [email protected]

EindredacteurMieke Bloemheuvel - [email protected]

RedactieadresPostbus 4482400 AK Alphen aan den RijnTelefoon (088) 584 09 43 / 44

Aan dit nummer werkten meeHeleen ter Avest, Trudis Baart, Mariet van der Burgt, Gertjan Groen, Marjolein de Jong, Lenny Kaarsgaren, Marianne Kalk-man, Fiona Koning, Romée van Leusden, Marjo van Lijssel, Martijn Louws, Huub van Mackelenbergh, Nico Meyer, Erik Peekel, Roel Peeters, André Vergne, Nicole Weidema, Angela Wijers, Wouter van Wingerden, Judith Winterkamp, Roos Wol-tering, Jan Zandstra (illustratie)

Vormgeving en opmaakPublish Impulse Group - Cross Media Solutions

DrukVelthuis Media, Raalte

UitgeverCas Wegman

MarketingCeesjan de Vos

Advertentie-acquisitieSaskia BoskerTelefoon: (06) 51 68 17 [email protected] VerhulstTelefoon: (06) 51 37 89 71irene [email protected]

Advertentieplaatsingen worden uitgevoerd overeenkomstig de ‘Regelen voor het Advertentiewezen 1990

AbonnementenJaarabonnement € 94,- (excl. 6% btw, incl. verzending). Collectieve abonnementen op aanvraag. Abonnementen kunnen tot uiterlijk drie maanden voor aanvang van een nieuw abonnementsjaar worden opgezegd. Bij niet-tijdige opzegging wordt het abonnement automatisch verlengd. Informatie:[email protected], telefoon (088) 584 08 88 Digitale abonnementenDit magazine is ook digitaal verkrijgbaar. Meer informatie: http://digitaal.managementsupport.nl/digitaal.asp?

Informatie over abonnementenVakmedianet legt uw gegevens vast voor de uitvoering van de (abonnements-)overeenkomst. Uw gegevens kunnen door Vakmedianet, of zorgvuldig geselecteerde derden, worden ge-bruikt om u te informeren over relevante producten en diensten. Indien u hier bezwaar tegen heeft kunt u contact met ons opnemen. Op alle uitgaven van Vakmedianet zijn de algemene leveringsvoorwaarden van toepassing. Deze kunt u lezen op www.vakmedianet.nl

Verzending en factureringVakmedianet

Partners Conferentiecentrum Woudschoten, Golden Tulip, Schoevers en VCK Travel.

Ondanks het feit dat de hand in deze economisch magere tijden vaker op de knip blijft, zijn er nog genoeg organisaties die de buidel trekken om het jaarlijkse event te organise-ren. Traditie is traditie. Geld of geen geld, winst of geen winst: tradities moeten blijven be-staan. Het jaarlijkse bedrijfsevent, ofwel het bedrijfuitje. Voor bijna iedereen het hoogte-punt van het jaar. Voor bíjna iedereen, want een klein gedeelte van de organisatie gruwelt van deze dag. Leuk doen met collega’s! Bah. Elkaar beter leren kennen! Nou, nou... Lol maken met beschonken accountmanagers, leidinggevenden, huismeesters of ma-nagementassistenten. Laat maar. Maar hoe je het ook wendt of keert, de borrel maakt steevast onderdeel uit van het event. En de borrel haalt de ware aard van de mens naar boven. Soms een verrassend mooie aard, gevoelig, lief en open. Soms blijkt de ‘kwaaie dronk’ meer kapot te maken dan je lief is. Spijt op the day after. Hopen op stilzwijgen van collega’s. Als je het van die kant be-kijkt hebben de thuisblijvers gelijk. Toch hebben personeelsevents wel degelijk een positieve functie. Het is vaak goed voor de binding, de menselijke kant komt bovendrijven. Even de touwtjes laten vieren. Lol ma-ken in plaats van keihard werken. Samen koken, sporten, liedjes zingen, abseilen, theater maken. Verzin het maar. De mogelijkheden zijn eindeloos. Google je suf want de ene na de andere originaliteit komt langs. Trends in events geeft 453.000.000 resultaten. Mooi is ook iets raars, anders of origineels te ondernemen met je klant. Korte broek aan en de hei op. Niet echt de hei, maar de blubber in, samen overleven. Echte gesprekken voeren met elkaar in plaats van voorgeprogrammeerde commerciële prietpraat. Ontdekken hoe je klant als mens in elkaar steekt en hoe jullie elkaar écht kunnen helpen met als doel een duurzame relatie op te bouwen. Geen diner, maar een kampvuur. Geen gesprek maar samen zingen. Geen verantwoord volwassen gedrag maar kinderlijk geluk. Geen hotel, maar een lekkend tentje. Davidoff, Chanel of Versace maken plaats voor een stevige lijfgeur. Mooi toch. En jullie mogen dit alles regelen. TIP: vergeet de borrel na af-loop niet! (Huub van Mackelenbergh)

Borrel in de blub

Algemene voorwaardenNiets uit deze uitgave mag zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever worden opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand of openbaar gemaakt in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, opnamen of op enige andere manier, zonder voorafgaande toestemming van de uitgever. ISSN 1382-3590 - Copyright 2013 Manage-ment Support Magazine. Hoewel aan de totstandkoming van deze uitgave de uiterste zorg is besteed, aanvaarden de auteur(s), redacteur(en) en uitgever(s) geen aansprakelijkheid voor eventuele fouten en onvolkomenheden, noch voor de gevolgen hiervan.

colUMn

46_Col. en colofon.indd 46 02-05-13 11:39

BestMeeting,..for your Best meeting ever!

Bel 033 469 70 75 of kijk op www.bestmeeting.nl

BestMeeting PRO is het eerste professionele vergaderconcept op de markt met een belofte aan u.

Geen verborgen kosten, altijd zalen met daglicht, fruitbreak in de middag, altijd gratis beamer,

meetinghost, eco producten, extra voordeel voor meetings op maandag en ga zo maar door!

Wij leveren graag maatwerk aan voor ieder type bijeenkomst. En voor alle locaties heeft u met

één contactpersoon te maken. Onze medewerkers staan graag voor u klaar. Binnen 24 uur weet

u precies waar u aan toe bent, qua beschikbaarheid, kosten en mogelijkheden.

Persoonlijk

46_Col. en colofon.indd 47 02-05-13 11:39

vcktravel.nltel: 020 - 6 800 802email: [email protected]: @vcktravel.nl

Transparantie heeft een naam: VCK Travel

VCK Travel - Valreep 13, 1042 AN Amsterdamtel. 020-6800800, e-mail: [email protected]: @vcktravel

www.vcktravel.nl

the Personal Touchvan VCK Travel

A Member of RADIUSGlobal Travel Solutions MEMBER OF THE VCKGROUP

Bij VCK Travel geven wij inzicht inprocessen, tarieven en afspraken met uen onze leveranciers. Hierdoor weet uwaar verborgen kosten zitten en helpenwij u om besparingen te realiseren.Daarnaast is onze transactie feeglashelder; wij gebruiken geen opslagenof mark-up’s, Dát noemen wij transparant.

“Ik geef graag inzicht in de opbouw van kosten en de samenstelling van prijzen van tickets. Zo maakt ik een heldere offerte voor elke boeking en kan jij dus makkelijk en snel de zaken regelen. Je baas hoeft alleen nog maar zelf zijn koffer te pakken.”

van Soumaya Lachkar

Transparantie heeft een naam:

VCK Travel

The world behind the scene is transparant_4.indd 1 15-04-13 17:2046_Col. en colofon.indd 48 02-05-13 11:39

Management Support Magazine

Documents

Transcript of Management Support Magazine