DraaiboekOpen dagen

Risicobeheersing

Versie 0.1 2017

1

Inhoud1 Hoofdstuk Algemeen....................................................................................................................3

1.1 Omschrijving RB op open dagen 2017 – rollen en werkzaamheden.......................................3

1.2 Doelstellingen van de inzet in 2017........................................................................................3

1.3 Werkgroep..............................................................................................................................3

1.4 Coördinator.............................................................................................................................4

1.5 Tijdsbesteding, werktijd en afspraken....................................................................................4

1.6 Randvoorwaarden voor aanwezigheid van de stand op open dag.........................................4

1.7 Standmedewerkers.................................................................................................................5

2 Hoofdstuk Coördinatie en Beheer................................................................................................6

2.1 Team coördinatie en beheer t.b.v. BvL op Grote Evenementen 2017....................................6

2.2 Contact...................................................................................................................................6

2.3 Aanmelding evenement..........................................................................................................6

2.4 Team Coördinatie en Beheer..................................................................................................6

2.5 Registratie aanmelding evenement en communicatie............................................................7

2.6 Inroostering van de standbemensing.....................................................................................7

2.7 Contacten met organisator evenement..................................................................................8

2.8 Tijdsplanning standspullen (logistiek).....................................................................................9

2.9 Afspraken plaatsing stand en de bezetting.............................................................................9

2.10 Competenties en voorwaarden teamleden en collega´s voorlichters.....................................9

2.11 Evaluatie van de stand en de dag.........................................................................................10

2.12 Lijst contactpersonen............................................................................................................10

2.13 Beheren standspullen...........................................................................................................10

2.14 Schema activiteiten Team Coördinatie en beheer................................................................11

2.15 Beheren e-mailadres BvL op Grote Evenementen................................................................11

2.16 Afhandeling na open dag/ evenement.................................................................................13

2.17 Evaluatie coördinatie............................................................................................................13

2.18 Evaluatie beheer...................................................................................................................14

3 Hoofdstuk Weggeefartikelen en prijzen.....................................................................................15

3.1 Uitgangspunten....................................................................................................................15

3.2 Spelregels..............................................................................................................................15

3.3 Informatiefolder bij weggeefartikelen..................................................................................15

3.4 Tas voor weggeefartikelen....................................................................................................15

3.5 Hoofdprijs.............................................................................................................................16

1

3.6 Kosten...................................................................................................................................16

4 Hoofdstuk Meten en Evalueren..................................................................................................17

4.1 Algemeen..............................................................................................................................17

4.2 Meten en evalueren van BvL op Grote Evenementen 2017.................................................17

4.3 Team.....................................................................................................................................17

4.4 Meten...................................................................................................................................17

4.5 Antwoordformulier...............................................................................................................18

4.6 E-mail winnaar en alle deelnemers.......................................................................................18

4.7 Enquête................................................................................................................................18

4.8 Verwerken Meten.................................................................................................................18

4.8.1 Antwoordformulier.......................................................................................................18

4.8.2 Enquête........................................................................................................................19

4.9 Externe communicatie mbt winnaars...................................................................................19

4.10 Evaluatie...............................................................................................................................19

4.11 Evaluatie van elk evenement................................................................................................19

4.12 Verwerking evaluatie van elke Open Dag.............................................................................20

4.13 Evaluatie door het team Coördinatie en beheer...................................................................20

4.14 Evaluatie van het gehele traject (voorgaande evaluaties zijn input voor deze evaluatie).....21

5 Bijlagen.........................................................................................................................................22

5.1 Bijlage 1 Folder over de stand van RB op open dagen............................................................1

5.2 Bijlage 2 Indeling opbouw stand.............................................................................................4

5.3 Bijlage 3 antwoordformulier 10 brandgevaren.......................................................................9

5.4 Bijlage 4 e-mail winnaar........................................................................................................10

5.5 Bijlage 5 enquête alle deelnemers na twee weken...............................................................11

5.6 Bijlage 6 e-mail bedankt voor het invullen van de enquête en herinnering invullen enquête12

5.7 Bijlage 7 evaluatieformulier na open dag voor Rb´ers - vervallen.........................................13

5.8 Bijlage 8 E-mail Evaluatie na evenement organisator/ploegchef..........................................19

5.9 Bijlage 9 e-mail......................................................................................................................20

5.10 Bijlage 10 Schema afhandeling na open dag / evenement...................................................21

5.11 Bijlage 11 E-mail aan organisatie open dag/evenement met bevestiging gemaakte afspraken..........................................................................................................................................22

5.12 Bijlage 12 E-mail bevestiging inzet stand bemensing............................................................24

5.13 Bijlage 13 Schema activiteiten Team Coördinatie en Beheer als aanwezigheid Open dag/evenement vastligt....................................................................................................................25

6.14 Bijlage 14 Gevaren in de stand.............................................................................................26

2

1 Hoofdstuk Algemeen

1.1 Omschrijving RB op open dagen 2017 – rollen en werkzaamhedenIn 2017 geeft Risicobeheersing conform de afspraken in het Uitvoeringsplan Risicobeheersing 2017 invulling aan “RB op open dagen”.

In mei 2017 is besloten de werkgroepnaam te veranderen in “BvL op Grote Evenementen” en de stand de “Brandgevarenstand” te noemen

De uitvoering van “BvL op Grote Evenementen” bestaat uit de volgende taken: beheren van de stand; coördineren open dagen; meten en evalueren en bemensen van de stand.

Evalueren en verbeteren is een continu proces binnen “BvL op Grote Evenementen”

1.2 Doelstellingen van de inzet in 2017 Tijdens open dagen en evenementen de burger kennis laten maken met Risicobeheersing.

We laten de bezoekers zien waar Brandweer Hollands Midden zich, naast het blussen van branden en overige hulpverlening, ook mee bezig houdt.

Bewustwording en overgaan tot (brandveilige)acties door de bezoekers door;o (Brand)veiligheid laten “zien”, vanuit de gedachte, elke keer dat een onderwerp

voorbijkomt blijft er een klein beetje hangen, dit stapelt zich op en uiteindelijk ontstaat er bewustwording en daadwerkelijke actie.Per open dag of evenement van twee dagdelen tijdens inhoudelijke gesprekken (de burger informatie verstrekken over de eigen rol in zijn of haar brandveilige omgeving) voeren met kinderen en hun ouders. Hulpmiddel hierbij is het “10 gevaren-antwoordformulier”

o Een contactmoment na 2 weken (enquête) waardoor nogmaals brandveiligheid in de eigen woonomgeving onder de aandacht wordt gebracht.

Per open dag of evenement tenminste 100 inhoudelijke gesprekken voeren met gezinnen. Meten hoeveel bezoekers daadwerkelijk een brandveiligheidsactie hebben uitgevoerd na

bezoek aan de stand. De primaire doelgroep is kinderen van 7-11 jaar en hun (groot)ouders. Ervaring opdoen; wat werkt wel/niet, omgaan met burgers; verbinden/beïnvloeden hoe doe

je dat? Nieuwe ideeën inventariseren.

Overige uitgangspunten; We zijn in 2017 op (maximaal) 16 open dag / evenementen aanwezig. Dit gaat in overleg met de (organisatie van de open dag van de) post en afdeling

communicatie Er wordt eventueel maatwerk per post geleverd.

1.3 WerkgroepDe werkgroep bestaat uit:

Eric Meijer Noor Winkel

3

Teun Sollie Peter Wolswijk Wim v.d. Bildt Julia Kooijman Tine van Vliet (tot juni 2017) Nancy de Vries

De werkgroep verzorgt de werkzaamheden genoemd onder 1.1. Echter tijdens een open dag of evenement zijn idealiter 2 werkgroepleden aanwezig en wordt de bemensing van de stand aangevuld met RB collega’s of andere collega’s uit de VRHM-organisatie tot 4 mensen totaal. Bij voorkeur hebben 2 personen een RB achtergrond en is tenminste 1 persoon lokaal bekend.

1.4 CoördinatorVoor elke open dag wordt vanuit de werkgroep een coördinator aangesteld die op de open dag verantwoordelijk is voor de stand en de medewerkers. De coördinator;

fungeert als aanspreekpunt voor de organisatoren en standbemensing,let op veiligheid, neemt beslissingen en zorgt dat alles goed loopt,verzorgt een briefing voor aanvang van de open dag of het evenement waarin aandachtspunten en onderlinge afspraken aan bod komen.

Bij ziekte op de open dag, zo spoedig mogelijk de coördinator in kennis stellen.

1.5 Tijdsbesteding, werktijd en afspraken Werktijd De werktijd start vanaf de standplaats van de RB medewerker of, wanneer de reistijd

korter is dan je normale reistijd, start de werktijd vanaf aankomst op de locatie van de open dag.

Het reizen naar een open dag vanaf de standplaats valt onder een dienstreis. De terugreis naar de standplaats valt ook binnen diensttijd.

Werkzaamheden Opbouwen stand Bemensen stand Afbouwen stand

Voor de vergoeding van de werkzaamheden wordt Car-Uwo gevolgd. Er is geen sprake van een dienstopdracht. Dit betekent dat wanneer de werkzaamheden buiten het dagvenster vallen er sprake is van verschoven uren. Er is geen recht op een extra vergoeding.

1.6 Randvoorwaarden voor aanwezigheid van de stand op open dag Toegewezen plaats voor de stand, minimaal 4 meter bij 10 meter Stroom, 220v. Vlakke ondergrond. De stand wordt niet geplaatst bij windkracht 5 of hoger (indien de stand binnen kan

staan is dit niet van toepassing). De stand wordt niet geplaatst bij hevige neerslag (indien de stand binnen kan staan is

dit niet van toepassing). Bij opbouw stand moeten minimaal vier mensen aanwezig zijn. 2 personen extra bij uit- en invouwen van de tent is wenselijk (max 5 minuten per keer) Idealiter zijn 2 werkgroepleden aanwezig en wordt de bemensing van de

4

stand aangevuld met RB collega’s of andere collega’s uit de VRHM-organisatie tot 4 mensen totaal.

Bij voorkeur hebben 2 personen een RB achtergrond en is tenminste 1 persoon lokaal bekend.

Catering vanuit de organisatie van de open dag wordt gewaardeerd. Indien dit niet mogelijk is, Verzorgen et we zelf de catering. De coördinator ontvangt hiervoor budget.

1.7 Standmedewerkers Actief met bezoekers van de dag in gesprek gaan over brandveiligheid Elkaar ondersteunen in de stand Samen de verbale inhoud van de stand continu verder ontwikkelen Actief en ontspannen praten de standhouders met het publiek en beïnvloeden ze de

brandveiligheidsbewustwording van hun gesprekspartners en stimuleren ze het maken van bewuste keuzes over dit onderwerp.

5

2 Hoofdstuk Coördinatie en Beheer

2.1 Team coördinatie en beheer t.b.v. BvL op Grote Evenementen 2017Om de stand BvL op Grote Evenementen goed in te kunnen voortzetten in 2017 is het team Coördinatie en Beheer voortgezet. Dit team:

zorgt er voor dat de registratie van de open dagen/evenementen plaatsvindt, bepaalt op welke evenementen de stand daadwerkelijk wordt ingezet, zorgt dat er bemensing is op de dag van het evenement regelt dat;

o de locatie en voorzieningen tijdens het evenement voldoen/aanwezig zijno de standspullen op het evenemententerrein aanwezig zijno de standspullen worden afgevoerd na het evenement

zorgt dat de standspullen in goede staat verkeren

De aanmelding van een evenement wordt vanuit het stafbureau IB en afdeling communicatie geregeld. Bij voorkeur vindt de aanmelding van open dagen en evenementen in februari van het jaar plaats, zodat er een jaarplanning gemaakt kan worden. Echter niet alle open dagen en evenementen zijn op dat moment bekend dan moet een aanmelding ten minste 2 maanden voor de aanvangsdatum van het evenement gedaan worden.

Het team Coördinatie en Beheer bestaat in 2017 uit; Wim van de Bildt, Peter Wolswijk Teun Sollie en Nancy de Vries

2.2 Contact Het team Coördinatie en Beheer is bereikbaar via de e-mailbox beheer en coördinatie; BvL opGroteEvenementen@brandweer.vrhm.nl

2.3 Aanmelding evenement De aanmelding van een evenement wordt vanuit het stafbureau IB en afdeling communicatie

geregeld. Het is wenselijk dat de aanmelding ruim voor de aanvangsdatum van het evenement wordt doorgegeven en in de e-mailbox beheer en coördinatie wordt geplaats. BvL opGroteEvenementen@brandweer.vrhm.nl

2.4 Team Coördinatie en Beheer Vanuit het team Coördinatie en Beheer zal voor een evenement één teamlid (Wim van de Bildt of Nancy de Vries) als coördinator beheer gaan optreden.

6

2.5 Registratie aanmelding evenement en communicatieDe coördinator beheer toetst de aanmelding evenement. Meestal wordt dit gedaan aan de hand van telefonisch contact met de organisatie Deze toetsing bestaat uit de volgende onderdelen;

o Is er voldoende tijd om de bemensing voor de activiteit te regelen. (bij voorkeur 2 maanden)

o Datum van evenement. Zijn er verder geen andere aanvragen op deze datum, maw is de stand vrij.

o Zijn de evenementen redelijk verdeeld over de regioo Is de stand geschikt voor het evenement geschikt. (welk publiek komt er, is dit

onze doelgroep, is het evenement groot genoeg om de doelstelling van 100 gesprekken te halen? )

o Niet meer dan 1 evenement per dag of in een weekend, tenzij dit logistiek eenvoudig te regelen is.

De coördinator beheer registreert de volgende gegevens;o Wie (de organisator evenement)o Wat (wat voor evenement is het/naam evenement)o Waar (plaats)o Contactgegevens organisatie

Tijdens het gesprek wordt verteld dat op basis van de besproken gegevens gekeken wordt of de Brandgevarenstand past bij het evenement en daarna of er voldoende standbemensing beschikbaar is. Daarna krijgt de organisatie definitieve bevestiging van de coördinator over de aanwezigheid van de stand; realistische termijn afspreken wanneer deze uitslag volgt en op welke manier.

Wanneer op basis van bovenstaande gegevens besloten wordt dat het een geschikt evenement is voor de Brandgevarenstand wordt de aanmelding geregistreerd op de P:\Primair\Risicobeheersing\RB-Breed\Brandveilig Leven\2017 Brandveilig Leven\RB op Open Dagen\Planning Open Dagen .

De coördinator beheer die een evenement krijgt toegewezen wordt op deze lijst ingevuld en neemt dan ook de verantwoordelijk voor het verder bijhouden hiervan.

2.6 Inroostering van de standbemensingAls de eerste planning gereed is op P:\Primair\Risicobeheersing\RB-Breed\Brandveilig Leven\2017 Brandveilig Leven\RB op Open Dagen\Planning Open Dagen (maart) worden de werkgroepleden verzocht, binnen 1 week, aan te geven voor welke activiteiten ze beschikbaar zijn.

Na 2 weken worden de werkgroepleden ingedeeld voor de activiteiten. Bij de indeling van de werkgroepleden over de activiteiten wordt rekening gehouden met het volgende:

Elk werkgroeplid wordt maximaal 4x per seizoen ingeroosterd. Bij voorkeur zijn er minimaal en maximaal 2 werkgroepleden bij 1 activiteit. Hiervan

kan worden afgeweken wanneer verwacht wordt dat collega’s met eerdere ervaring met de stand zich zal aanmelden voor dit evenement. Altijd is er minimaal 1 werkgroeplid bij een activiteit.

1 van de werkgroepleden wordt aangewezen als coördinator tijdens het evenement.De werkgroepleden worden geïnformeerd over de indeling zodat ze dit in hun agenda kunnen opnemen.

7

Wanneer geen werkgroepleden beschikbaar zijn voor een evenement wordt op dit moment besloten dat we niet bij het evenement aanwezig zullen zijn.

Lopende het seizoen komen er nieuwe aanmeldingen voor evenementen, daarom zal na de eerste planning regelmatig een verzoek verstuurd worden naar de werkgroepleden om in te schrijven voor nieuwe evenementen (tot en max. van 4 per persoon)

Als de bemensing door de werkgroepleden bekend is wordt overige standbemensing

geworven. (maart/april) De werving vindt vooralsnog plaats binnen de sector Risicobeheersing. Via een mail worden collega’ s uitgenodigd zich aan te melden voor de bekende datums.

Wanneer de werving binnen geheel VRHM is goedgekeurd door het DT, worden alle collega’s benaderd via Plein16.

Na de aanmeldperiode van 2 weken worden alle aanmeldingen verdeeld over de open dagen en evenementen. Als er meer aanmeldingen voor een evenement zijn, dan zullen deze op een reservelijst komen te staan.

Alle aanmelders worden binnen 1 week op de hoogte gebracht van de indeling en reservelijst via een gezamenlijke e-mail. Iedereen wordt bedankt voor hun aanmelding en degenen op de reservelijst laten we weten dat we in een later stadium nog graag gebruik willen maken van hun diensten.

Een maand voor aanvang van het evenement ontvangt de standbemensing van dat evenement een gezamenlijke mail met algemene informatie over het evenement.

Een week voor aanvang van het evenement ontvangen de betrokken via e-mail een herhaling van de algemene informatie, aangevuld met actuele inhoudelijke (brandveiligheids)informatie (met leesbevestiging).

2.7 Contacten met organisator evenementDe coördinator beheer neemt, meestal telefonisch, contact op met de organisator van het evenement. Hierin wordt besproken wat de organisator en het team BvL op Grote Evenementen van elkaar kunnen verwachten. Samen worden alle punten besproken vanaf de voorbereiding, de dag zelf en de afhandeling.

In het eerste contact legt de coördinator beheer uit welke voorzieningen we nodig hebben en wat de organisatie kan verwachten; Goede plaats voor de stand (waar men verwacht dat er veel publiek langs komt) Benodigde oppervlakte stand van minimaal 10 x 4 meter Vlakke ondergrond Sanitaire voorzieningen of afspraken met derden. Afvoer afval Catering en koffie/thee Adres voor bezorging standspullen en de tijdelijke bewaring hiervan. Vervoer van alle standspullen van de kazerne of andere centrale plaats naar de locatie

waar het evenement wordt gehouden en vervoer voor na het evenement waarbij alle standspullen weer retour moeten gaan naar de kazerne of andere centrale plaats.

Een korte periode beschikbaar stellen van 2 personen die kunnen assisteren bij het op- en afbouwen van de stand/tent.

Aanvang opbouw tent minimaal 1 ½ uur van tevoren en eindtijd Bij slecht weer of windkracht 5 BF of meer een uitwijkmogelijkheid naar binnenlocatie

8

2.8 Tijdsplanning standspullen (logistiek)De stand is opgeslagen op kazerne Noord en bevat; 4 rolcontainers met daarin het in/uitklapbare metalen frame met daaroverheen een tent

van vinyl (incitent), losse attributen voor de invulling (en extra “gevaren”) van de huiskamer en een aantal plastic kratten met diverse “gevaren en hulpmiddelen.

3 kokers met doeken waar o.a. “gevaren” op aangebracht zijn. een keukenblad

Het vervoer van deze standspullen wordt door de afdeling Facilitair (logistiek) uitgevoerd. De coördinator beheer coördineert dit proces en zorgt voor een goede afwikkeling.Hiervoor geld de volgende werkwijze toepassing

De servicedesk wordt per e-mail het verzoek gedaan het vervoer van de standspullen te verzorgen:

o De mail wordt verzonden aan servicedesk@brandweer.vrhm.nlo De mail wordt verzonden direct als bekend is dat het evenement doorgaat. o Deze mailwisseling vind plaats vanaf

BvLopGroteEvenementen@brandweer.vrhm.nl en de mailwisseling wordt daar ook bewaard, zodat iedere werkgroepbetrokkene na kan gaan wat de afspraken zijn.

Door facilitair worden de standspullen een dag voor aanvang van het evenement, of anders, als anders afgesproken bij het desbetreffende korps/organisatie afgeleverd, in overleg met de beheerder aldaar (Teun).

Door facilitair worden de standspullen na het evenement weer opgehaald bij het desbetreffende korps/organisatie en afgeleverd in Leiden Noord, in overleg met de beheerder aldaar (Teun)

2.9 Afspraken plaatsing stand en de bezettingAanvang De stand (materieel) moet minimaal 1 ½ uur voor aanvang op de locatie aanwezig zijn Alle stand medewerkers moeten 1 ½ uur voor aanvang aanwezig zijn voor opbouw van

de stand. Maak eventueel afspraken om gezamenlijk in een dienstauto naar de locatie te rijden. Er is altijd briefing door de dagcoordinator voorgaand aan het evenement om

doelstellingen te herhalen en onderlinge afspraken te maken.

2.10 Competenties en voorwaarden teamleden en collega´s voorlichters Actief met bezoekers van de dag in gesprek gaan over brandveiligheid Bekend zijn met de stof. Nee kennis van de informatie uit de e-mail, dit zorgt dat

iedereen hetzelfde verhaal vertelt Goed en helder communicatief Net taalgebruik Positief zijn over onze organisatie Luisteren naar de bezoeker Inleven in de situatie van de bezoeker Stimuleren met het maken van keuzes door de bezoeker zelf Dragen van naambadge Kleding volgens brandweervoorschrift (uniform/wit) Niet roken in of nabij de stand, ook voor bezoekende collega‘s Geen ogen bedekkende accessoires als zonnebril of cap

9

2.11 Evaluatie van de stand en de dagNa afloop van het evenement wordt er door de coördinator van de dag een evaluatieformulier ingevuld, waarin alle relevante informatie staat over die dag. De overige 3 standbemensing vult individueel een evaluatieformulieren in. Deze formulieren worden digitaal per mail verstuurd en kunnen online worden ingevuld en verzonden.

Indien nodig zullen zaken aangepast en/of bijgesteld worden.

2.12 Lijst contactpersonenVoor elke open dag zal er een lijst gemaakt worden voor contactpersonen voor het regelen van:

Vervoer Via servicedesk; servicedesk@brandweer.vrhm.nl gericht aan Esther Oostindjer,

minimaal 2 weken voor aanvang evenement of eerder als datum bekend is.

Aanmelding evenementen via IB – Stafbureau Afdeling Communicatie

Algemeen E-mail van team Coördinatie en Beheer: BvLopGroteEvenementen@brandweer.vrhm.nl Contactpersonen RB – Team Coördinatie en Beheer PR – Communicatie

Per Open dag/Evenement Organisator open dag/evenement Kernteamleden RB-ers/standbemensing

Contactgegevens staan op P:\Primair\Risicobeheersing\RB-Breed\RB tijdens open dagen kazernes\2016\2016 beheer en coördinatie aanpassen!!

2.13 Beheren standspullen De stand en bijbehorende onderdelen hebben als thuisbasis Leiden Noord; kantoor en

loods Teun Sollie vanuit het team Beheer en Coördinatie is beheerder op de locatie en het

aanspreekpunt als het gaat om defecten en gebreken aan de tent of andere onderdelen. Bij constateringen van defecten en gebreken dit melden aan Teun Sollie.

10

2.14 Schema activiteiten Team Coördinatie en beheer Wanneer Wat Hoe WieZodra de doorgang van onze aanwezigheid vastligt

Contact met organisatie van de open dag/het evenement

* Telefonisch - Verwachtingen/praktische afstemming* Eventueel per e-mail bevestigen* Doorlopend contact

Coördinator - Team Coördinatie en Beheer (Wim, Nancy)

Servicedesk verzoeken inplannen transport standspullen van LDN naar evenementlocatie en vice versa

* Per e-mail servicedesk@brandweer.vrhm.nl

Coördinator - Team Coördinatie en Beheer (Wim, Nancy)

Informeren standbemensing

* Algemene mail inplanning standbemensing voorafgaand aan seizoen* 1 maand voor aanvang - Per e-mail informeren over datum, locatie, tijdstippen, vervoer, als vragen BvLopGroteEvenementen@ brandweer.vrhm.nl* 1 week voor aanvang - Herinnering per e-mail met aandachtspunten (tijdstippen, kleding, vergoeding verrekening, herinnering mini-enquête; observeren, etc.

Coördinator - Team Coördinatie en Beheer (Wim, Nancy)

Na de open dag/evenement

Evaluatie: contact opnemen met, servicedesk, facilitair, kerngroep

Per mail of telefonisch (vragenlijst in draaiboek)

Coördinator - Team Coördinatie en Beheer (Wim, Nancy)

2.15 Beheren e-mailadres BvL op Grote Evenementen Ten behoeve van het beheer en coördinatie van de Brandgevarenstand is een mailbox aangemaakt; BvLopGroteEvenementen@brandweer.vrhm.nlHet doel van deze mailbox is: Een mailadres voor alle correspondentie tbv coördinatie en beheer van de BvL op Grote

Evenementen Een adres is makkelijker voor de “buitenwereld” Alle inkomende mail komt op 1 punt binnen en wordt centraal beheert, niet in persoonlijke

mailboxen Omdat meerdere personen de mailbox beheren kan de mail sneller verwerkt worden

11

Om de werking van de mailbox goed te laten verlopen, gelden de volgende afspraken; Dit e-mailadres wordt gebruikt voor contact en correspondentie met de collega’s en organisaties

ten behoeve van de geselecteerde open dagen en evenementen.

De e-mail wordt dagelijks bekeken; Dit wordt gedaan door Wim en Nancy Als Wim en Nancy niet aanwezig zijn neemt Peter Wolswijk waar Continu afstemming hierover is dus noodzakelijk

De coördinatie van de open dagen en evenementen zijn verdeeld tussen Wim en Nancy. Degene die de coördinatie heeft van de open dag of het evenement waar de vraag over gaat beantwoordt in principe de vraag. Indien de vraag voor een ander bedoeld is, wordt deze vraag doorgestuurd. In principe vindt dit binnen 1 werkdag plaats.

Voor beantwoording; zorg dat in het vakje Van ˅ het mailadresopGroteEvenementen is geselecteerd.

Bewaar inkomende en verzonden mails binnen de mailbox. (Postvak IN en Verzonden items). Heb je een mail afgehandeld; plaats een vinkje bij het mailtje. Zo gaat niet alsnog een ander met de mail aan de slag.

De volgende collega’s hebben het e-mail adres in hun account staan: Wim van de Bildt Nancy de Vries Peter Wolswijk Teun Sollie Noor Winkel Julia Kooijman

12

2.16 Afhandeling na open dag/ evenement

Wat Wie WanneerVersturen evaluatieformulieren standbemensing (digitaal)

Noor/Nancy 18:00 op dag van het evenement/open dag

Antwoordformulieren (10 brandgevaren) naar Noor

Coördinator en/of team van de dag

1e werkdag na open dag/evenement

e-mailadressen + namen deelnemers (antwoordformulieren) digitaliseren en opslaan per open dag/evenement

Noor/Nancy Binnen 2 weken na open dag/evenement

Berekenen gemiddelde cijfer veiligheid in eigen woning

Noor/Nancy Binnen 2 weken na open dag/evenement

3 vragen verwerken antwoordformulieren

Noor/Nancy Binnen 2 weken na open dag/evenement

Enquête versturen naar alle deelnemers

Noor/Nancy 2 weken na open dag/evenement

Bedankje en herinnering enquête versturen naar alle deelnemers

Noor/Nancy 10 dagen na versturen enquête

Verwerken uitkomsten enquête Noor/Nancy/Julia 3 weken na versturen enquête2 winnaars trekken ntb Einde van het seizoen

Contact winnaar ntb Einde van het seizoen

Prijsuitreiking Nader te bepalen; afhankelijk van uiteindelijke “prijs” Contacten met; Winnaar Betrokkenen mbt uitvoering

“ prijs” Communicatie let op foto’s maken!

Einde van het seizoen

Berichtje op Facebook; prijsuitreiking

Noor en Julia (communicatie)Let op ruimte/tijd reserveren bij communicatie

Dag van de uitreiking

2.17 Evaluatie coördinatieIn het evaluatieformulier van de coördinator, genoemd onder 2.11, zijn ook onderwerpen opgenomen over de facilitaire kant (coördinatie en beheer) opgenomen. Quick-wins worden direct doorgevoerd. Overige punten worden meegenomen voor toekomstige productontwikkeling.

Het team Coördinatie en Beheer onderhoudt continu contact met Servicedesk, Facilitair en organisator over;

Ging het vervoer goed? Was het handelbaar? Waren de contacten goed? Kon je de spullen goed kwijt in de kazerne of andere locatie? Stonden de spullen klaar bij het ophalen in de kazerne of andere locatie? Is alles naar wens verlopen? Kan er iets anders of makkelijker?

13

Daarnaast wordt er tweemaal per jaar aan het begin en einde van het seizoen, met de afdeling Facilitair een overleg ingepland om de verwachtingen voor het nieuwe seizoen en de evaluatiepunten van het voorgaande seizoen te bespreken

2.18 Evaluatie beheerIn het evaluatieformulier van de coördinator, genoemd onder 2.11, zijn ook onderwerpen opgenomen over het beheer van de stand opgenomen. Reparaties en Quick-wins worden direct doorgevoerd.

Zijn de spullen compleet en hoe is er mee omgegaan? Zijn er reparaties nodig, zo ja waar? Is het tentdoek van de incitent schoon en droog? Zijn de wanden van de stand schoon en droog.

Via BvLopGroteEvenementen@brandweer.vrhm.nl wordt dit doorgestuurd naar het team Coördinatie en Beheer. Reparaties en Quick-wins worden direct doorgevoerd. Overige punten worden meegenomen voor toekomstige productontwikkeling.

14

3 Hoofdstuk Weggeefartikelen en prijzen

3.1 UitgangspuntenUitgangspunten voor de weggeefartikelen:

Geschikt en enthousiasmerend voor kinderen van 4 tot 12 jaar. Eenvoudig te verkrijgen: bij voorkeur intern (via communicatie of de servicedesk) of via

bekende leveranciers. In volume te verkrijgen (circa 1.000 stuks per jaar). Lage kostprijs per eenheid. Brandweerthema. Eenvoudig te bundelen. Eenvoudig in bulk te vervoeren.

3.2 SpelregelsDe volgende spelregels hanteren we voor het weggeven van weggeefartikelen.

De weggeefartikelen worden gebruikt als beloning voor het invullen van de vragenlijst over brandgevaren in de stand van RB open dagen.

De weggeefartikelen worden als bundel weggegeven. De bundel bestaat tenminste uit een tasje, veiligheidskwartet, vluchtplan-kleurplaat,

folder Veilig Wonen, CO-gevaren en rookmelderteam allen met een brandweerthema. Aangevuld met een pen, ballon en/of sticker allen met een brandweerthema.

Het weggeven van de bundel heeft als doel dat de artikelen worden gebruikt en dat daarbij aan de brandweer wordt gedacht.

3.3 Informatiefolder bij weggeefartikelenAan de verzameling weggeefartikelen wordt een informatiefolder toegevoegd. De folder “Brandveilig wonen, tips voor een brandveilige woning” dient als naslagwerk voor de ouders. De informatie die in de stand is gegeven, staat in de folder. Tevens verwijst de folder naar een website met nadere informatie. Het doel is de ouders toegang te geven tot informatie over brandveiligheid en ze bewust te maken van brandveiligheid.

3.4 Tas voor weggeefartikelenDe weggeefartikelen worden gebundeld in een tas. De tas dient aan de uitgangspunten voor weggeefartikelen te voldoen. De tas heeft daarbij een herkenbare opdruk van de brandweer, zodat deze past in het thema. De tas is herbruikbaar en heeft een afbeelding in brandweerthema, een verwijzing naar een website of e-mailadres. Deze tas kan vervolgens gebruikt worden om spullen in te vervoeren, waarbij het thema brandweer zichtbaar is en hopelijk tot gesprekken en informatie-uitwisseling over de brandweer leidt. Een linnen of katoenen tas met schouderband van circa 30 cm bij 40 cm is geschikt.

15

3.5 HoofdprijsUit de ingevulde vragenlijsten worden aan het einde van het seizoen 2 winnaars getrokken. De winnaars krijgen een hoofdprijs bestaande uit:

1. De brandweer op school in de klas van de winnaar; het doel is om uitleg te geven over brandveiligheid. Hiervoor kunnen de boekjes Brandweer op School gebruikt worden.

2. Voor iedereen in de klas: boekje Brandweer op School en vluchtplankleurplaat. 3. Eeuwige roem voor de winnaar.

3.6 KostenAan de weggeefartikelen, tas en hoofdprijs zijn kosten verbonden. De kosten zijn weergegeven in de onderstaande tabel.

Artikel Aantal per jaar Prijs (per eenheid / totaal)Pen 2.000 stuks p.m. (wordt geleverd via

communicatie/servicedesk)Ballon 2.000 stuks p.m. (wordt geleverd via

communicatie/servicedesk)Sticker 2.000 stuks p.m. (wordt geleverd via

communicatie/servicedesk)Vluchtplan-kleurplaat 2.000 stuks p.m. (wordt geleverd via

communicatie/servicedesk)Informatiefolder brandveilig wonen

2.000 stuks p.m. (wordt geleverd via communicatie/servicedesk)

Tas voor weggeefartikelen 2.000 stuks € 2,- / € 2.000,- ex btw

16

4 Hoofdstuk Meten en Evalueren4.1 Algemeen

4.2 Meten en evalueren van BvL op Grote Evenementen 2017Om inzicht in het effect van de stand BvL op Grote Evenementen 2017 te krijgen is het team ‘Meten en evalueren’ opgezet. Dit team geeft inzicht in het behalen van de doelstellingen van de stand RB op Open Dagen 2017.

Doelstellingen van onze inzet BvL op Grote Evenementen 2017:1. Tijdens open dagen de burger kennis laten maken met Risicobeheersing. We laten de

bezoekers zien waar Brandweer Hollands Midden zich, naast het blussen van branden en overige hulpverlening, ook mee bezig houdt.

2. (Brand)veiligheid laten “zien”, vanuit de gedachte, elke keer dat een onderwerp voorbijkomt blijft er een klein beetje hangen, dit stapelt zich op en uiteindelijk ontstaat er bewustwording.

3. Per evenement van 2 dagdelen 100 inhoudelijke gesprekken (de burger informatie verstrekken over de eigen rol in zijn of haar brandveilige omgeving) met burgers. Zelfde uitgangspunt als vorige punt. Dit meten we door middel van het ingevulde “10 gevaren antwoordformulier”.

4. Ervaring opdoen ; wat werkt wel/niet, omgaan met burgers; verbinden/ beïnvloeden hoe doe je dat? Nieuwe ideeën inventariseren.

Om na te gaan of deze doelen behaald worden meten en evalueren we. Hoe we dit doen staat omschreven in de volgende hoofdstukken

4.3 Team Het team Meten en evalueren bestaat in 2017 uit;

Noor Winkel en Nancy de Vries Julia Kooijman

4.4 MetenIn het onderdeel meten worden de tweede en derde doelstelling behandeld.

1. Bewustwording door herhaling Doormiddel van de vragen op het “10 gevaren antwoordformulier” en na 2 weken via een enquête krijgen we inzage in verandering in het (brand)veiligheidsgevoel en eventueel ondernomen acties n.a.v. het bezoek aan onze stand.

2. 100 inhoudelijke gesprekken Doormiddel van de ingevulde “10 gevaren antwoordformulieren wordt het aantal gesprekken geteld. Niet elke bezoeker zal op zoek gaan naar de brandgevaren en het antwoordformulier gebruiken, ook hebben we niet elke bezoeker die het formulier invult een gesprek.Niet elke bezoeker die een “10 gevaren antwoordformulier” invult, zal altijd een gesprek hebben met een van de standmedewerkers. Dit is wel het streven, maar het is niet altijd haalbaar. Om een exacter beeld te krijgen van het aantal gevoerde (inhoudelijke) gesprekken stellen we in 2017, op het “10 gevaren antwoordformulier de vraag, of/ en met wie de bezoeker een gesprek heeft gehad in de stand over (brand)veiligheid.

17

4.5 AntwoordformulierPer open dag van 2 dagdelen zijn er 100 ingevulde “10 gevaren antwoordformulieren”. Deze formulieren zijn zowel analoog als digitaal. In de stand worden de formulieren op A4 formaat uitgedeeld, of de bezoeker gebruikt het analoge formulier. Deze kan de bezoeker op zijn eigen mobiele device openen en invullen.

De bezoekers doorlopen de stand en zoeken (ten minste) 10 brandgevaren. Deze gevaren worden genoteerd op een “10 gevaren antwoordformulier”. Iedereen die zijn of haar formulier inlevert of verstuurd, maakt kans op een prijs.

Een e-mailadres wordt op het formulier ingevuld t.b.v. contacteren winnaar en nadere communicatie. (wordt er geen e-mailadres ingevuld vervalt de kans op een prijs)

In het antwoordformulier nemen we 4 vragen op. 3 vragen zorgen voor een 0-meting die met name het (brand)veiligheidsgevoel in de eigen

woonomgeving weergeeft. De vierde vraag zorgt voor inzicht in het aantal gevoerde (inhoudelijke) gesprekken.

De werking van de vragen is daarnaast ook: 1. vanaf gevaren in onze brandgevarenstand wordt de bezoeker meegenomen naar de

voorzieningen en acties die ze zelf al ondernemen in hun eigen woonomgeving2. de bezoeker geeft een “oordeel” over de veiligheid in de eigen woning door middel

van een cijfer3. de bezoeker geeft aan welke acties hij/zij onderneemt om het nog veiliger te maken;

doet een toezegging(zie ook “10 gevaren antwoordformulier” – bijlage 3)

4.6 E-mail winnaar en alle deelnemersAan het eidne van het seizoen krijgen de twee winnaars krijgt een persoonlijke e-mail en alle deelnemers krijgen een algemene e-mail. In deze e-mail wordt verwezen naar onze socialmedia kanalen en zijn ook een brandveiligheidstips opgenomen. (zie e-mail winnaar en alle deelnemers – bijlage 4 en 5)Deze twee e-mailberichten zijn onderdeel van herhaling van aandacht voor (brand)veiligheid.

4.7 EnquêteDe enquête die na 2 weken wordt verzonden behoort bij het onderdeel herhaling van aandacht voor (brand)veiligheid. Daarnaast geeft het inzicht in het (brand)veiligheidsgevoel en eventueel ondernomen acties n.a.v. het bezoek aan onze stand. (zie enquête na 2 weken – bijlage 6)

4.8 Verwerken MetenDe activiteit meten houdt verwerking van gegevens in. Dit wordt op de volgende manier uitgevoerd;

4.8.1 AntwoordformulierVoor de verwerking van de antwoordformulieren vinden de volgende stappen plaats; De analoge antwoordformulieren worden na afloop van de open dag geteld. Dit aantal wordt op

het evaluatieformulier vermeld. De antwoordformulieren worden gegeven aan/ verzonden naar Alphen t.a.v. Noor en Julia De e-mailadressen worden gedigitaliseerd door ze in Excel op te slaan in de map BvL door Noor

en Nancy De digitale antwoordformulieren komen automatisch in een Excel lijst in Google formulieren. Noor en Julia verwerken de antwoorden op de 3 vragen in een excelbestand

o Dit geeft inzicht in het (brand)veiligheidsgevoel in de woning (dmv cijfer)

18

o Laat het percentage toezeggingen zien iets te gaan doen om de woning veiliger te maken.

4.8.2 EnquêteVoor de verwerking van enquête vinden de volgende stappen plaats; De enquête wordt na 2 weken verzonden aan alle bezoekers van de stand die hun e-mailadres

achterlieten. Na 1 week volgt er een herinnering van de enquête aan degenen die nog niet reageerden. 2 weken na de herinneringse-mail is de sluitingstijd. Gegevens worden door Team Meten en evaluatie verwerkt

We proberen te kijken naar het effect van de stand.o We kijken naar het respons; hoeveel mensen reageren op de enquête en op de

herinneringse-mail. Dit is het percentage reacties (respons) ten opzichte van het aantal juiste e-mailadressen (enquêtes die daadwerkelijk zijn verzonden/aangekomen)

o De vragen wat deed u voor u ons bezocht en wat heeft u gedaan nadat u in de Brandgevarenstand was geeft een beeld van de activiteiten die uitgevoerd zijn naar aanleiding van ons contact in de stand. We vragen specifiek naar iets wat ze niet altijd al deden, maar gedrag dat verandert is na het bezoek in de stand.

o We doen in de stand een nulmeting door te vragen welk cijfer de bezoeker geeft aan de (brand)veiligheid in de eigen woning. In de enquête stellen we dezelfde vraag. Deze cijfers geven een indicatie over het (brand)veiligheidsgevoel van de bezoekers en respondenten.

4.9 Externe communicatie mbt winnaars Voor de prijsuitreiking en communicatie rond winnaar vinden de volgende stappen plaats; De winnaar krijgt een persoonlijke e-mail en alle deelnemers krijgen een algemene e-mail, o.a.

met veiligheidstips . (zie e-mail winnaar en alle deelnemers – bijlage 4 en 5) Op Facebook wordt een bericht geplaatst met aandacht voor de winnaar. Deze wordt op maat

gemaakt.

4.10 EvaluatieDe evaluatie is bedoeld om invulling te geven aan de 4e doelstelling; het opdoen van ervaring. De evaluatie bestaat uit 3 delen;

1. Een evaluatie van elke Open Dag (d.m.v. een digitaal evaluatieformulier)2. Een evaluatie door het team coördinatie en beheer3. Een evaluatie van het gehele traject (voorgaande evaluaties zijn input voor deze evaluatie)

4.11 Evaluatie van elk evenementIn 2016 hebben we de stand gebruikt om ervaring op te doen; wat werkt wel/ niet, omgaan met burgers; verbinden/ beïnvloeden hoe doe je dat? En om nieuwe ideeën te inventariseren. Er is dus een onderscheid in ontwikkeling van vaardigheden en passendheid van de stand.In 2017 willen we ons blijven ontwikkelen. Tijdens de evaluatie in 2016 zijn er een aantal punten naar voren gekomen die we kunnen verbeteren. Daarom blijven we na elke open dag evalueren. We zullen in de evaluatie wel nieuwe punten aan de orde laten komen.

Na elk evenement wordt er daarom een evaluatie (team) gedaan door de dag coördinator met input van de standbemensing elke deelnemer vult een digitaal evaluatieformulier in

Naar aanleiding van de evaluatie van 2017 zijn dit de punten die we in 2017 willen evalueren:

19

Communicatieo IBo Facilitairo Organisatie van het evenemento Service Desko briefing van de standbemensing op de open dag

Hoe verloopt de communicatie na een evenement/ prijsuitreiking Hoeveel inhoudelijke gesprekken hebben we kunnen voeren? Hoofdprijs/ prijsuitreiking Wat motiveert mensen om hun e-mailadres te geven? Is een hoofdprijs/ tasje nodig? Rolverdeling in de stand Hoe loopt het met de digitale 10 brandgevaren antwoordformulieren; willen mensen hun

device gebruiken, hoe gaat het met de inhoudelijke gesprekken bij mensen die een digitaal formulier invullen

Is er genoeg animo/ zijn er genoeg mensen vanuit RB die zich aanmelden voor een dagje in de stand; genoeg om 16 open dagen te kunnen “vullen”

Het verwerken van alle gegevens/ administratie; hoeveel tijd kost kan dit/ kan het effectiever?

Kleding? Lunch? Nieuwe plek opslag spullen; hoe bevalt dit? Vervoer? Nieuwe team; BvL op grote Evemenenten; samenwerking/ afstemming. Hoe verliep dit?

In 2016 nam één van de RB op Open Dagen teamleden de verantwoordelijkheid voor de evaluatie van de Open dag, iedereen die op die dag in de stand stond droeg bij. Het bleek een te uitgebreid formulier te zijn. In 2017 krijgt iedereen die in de stand stond in de week na de open dag een digitaal evaluatieformulier. Er is een evaluatieformulier (zie evaluatieformulier – bijlage 5) waarin de volgende 3 thema’s naar voren komen:

4.12 Verwerking evaluatie van elke Open Dag

Het digitale antwoordformulier komt automatisch in een Excelbestand en het team meten en evalueren en analyseert dit. Zij zullen kijken of er tussentijds aanpassingen gedaan moeten worden. En nemen de ander punten mee voor de eindevaluatie.

Voor de verwerking van het evaluatieformulieren vinden de volgende stappen plaats: De formulieren automatisch gebundeld opgeslagen in een Excel bestand De gegevens worden door Team Meten en evaluatie verwerkt (hoe = nader te bepalen) Quick-wins worden direct doorgevoerd. Overige punten worden meegenomen voor

toekomstige productontwikkeling.

4.13 Evaluatie door het team Coördinatie en beheerHet team Coördinatie en beheer evalueert op 2 manieren;1. Input van de standbemensing van een open dag/evenement. De vragen worden toegevoegd aan

het hierboven omgeschreven evaluatieformulier. Team meten en evalueren zorgt dat de input doorgestuurd wordt naar het team Coördinatie en beheer.

2. Team Coördinatie en beheer evalueert na elk evenement (zie hoofdstuk 2 en 3)

20

4.14 Evaluatie van het gehele traject (voorgaande evaluaties zijn input voor deze evaluatie)

Aan het einde van het evenementenseizoen, zal er met het hele team RB op grote evenementen geëvalueerd worden. Alle verzamelde evaluaties worden besproken en ieders persoonlijke ervaringen worden hier samengebracht. Er worden punten uitgehaald voor verbetering en/ of eventueel verandering van de stand.

21

5 Bijlagen1. Folder RB bij open dagen 20172. Indeling stand opbouw voor open dagen3. Antwoordformulier 10 brandgevaren4. E-mail winnaar5. Enquête alle deelnemers na 2 weken 6. Voorbeeldtekst Facebook/ Twitter winnaar7. Evaluatieformulier na open dag voor 4 RB’ers 8. E-mail evaluatie na evenement organisator/ploegchef9. E-mail stand bemensing 1 week voor open dag/evenement10. Schema afhandeling na open dag/evenement11. E-mail aan organisatie open dag/evenement met bevestiging gemaakte afspraken12. E- mail bevestiging inzet stand stand bemensing13. Schema activiteiten Team Coördinatie en Beheer als aanwezigheid Open dag/evenement

vastligt14. Gevaren in de stand

22

5.1 Bijlage 1 Folder over de stand van RB op open dagen

1

2

3

5.2 Bijlage 2 Indeling opbouw stand

4

5

6

7

8

5.3 Bijlage 3 antwoordformulier 10 brandgevaren

9

5.4 Bijlage 4 e-mail winnaar

Beste { naam}

Wij willen je graag feliciteren. In 2017 bezocht je onze Brandgevarenstand tijdens {evenement} in {plaats}. Je hielp ons zoeken naar de gevaren in ons gevaarlijke huis en je hebt gewonnen!

Wat is de prijs:

We organiseren een bezoek van de brandweer aan je klas. Tijdens dit bezoek leren jij en je klasgenoten nog meer over brandveiligheid.

Wanneer spreken we af?

Graag bespreken we met jou en je ouders hoe we dit leuke brandweerbezoek voor je kunnen organiseren. Daarom vragen we je (ouders) om contact met ons op te nemen. Dat kan in reactie op deze e-mail of door ons te bellen.

Het zou fijn zijn als jullie in de reactie per e-mail, een telefoonnummer vermelden. Zo kunnen we makkelijk contact opnemen voor het maken van de afspraak.

Hartelijke groet,

Contactpersoon

Team Risicobeheersing op grote evenementenBrandweer Hollands Midden088 246 5000brandveiligheid@brandweer.vrhm.nlPostadres: Postbus 1123 | 2302 BC | Leidenwww.brandweer.nl/hollandsmidden

10

5.5 Bijlage 5 enquête alle deelnemers na twee weken

De enquête die na twee weken wordt verzonden behoort bij het onderdeel herhaling van aandacht voor (brand)veiligheid. Daarnaast geeft het inzicht in het brandveiligheidsgevoel en eventueel ondernomen acties n.a.v. het bezoek aan onze stand. (zie enquête na twee weken: https://goo.gl/forms/P7uvSAXqJgTVpR8r1)

In de enquête nemen we de volgende vragen op;1 Hebben jullie na het bezoek aan onze stand acties ondernomen die de (brand)veiligheid in jullie

woning hebben vergroot en die jullie voor het bezoek niet deden? (aanvinklijstje)2 Wat deden jullie al vóór het bezoek aan onze stand? (aanvinklijstje)3 Welk cijfer geven jullie de veiligheid in jullie eigen woning op dit moment? (1-10)4 Weten jullie hoe wij (brand)veiligheid nog beter onder de aandacht kunnen brengen? Geef ons

de tip!

De link naar het formulier wordt met de volgende e-mail verzonden: Deze mail is te vinden op de P:schijf in de map standaard e-mails.Het is van groot belang de verzendlijst in BBC te plaatsen.

11

5.6 Bijlage 6 e-mail bedankt voor het invullen van de enquête en herinnering invullen enquête

Drie weken na het evenement en twee weken na het versturen van de enquête sturen we de bezoekers van de stand, die hun e-mailadres hebben achtergelaten een tweede e-mail.

Hierin bedanken we de personen die de enquête hebben ingevuld en herinneren we de personen die dit nog niet gedaan hebbe er aan dat ze dit alsnog kunnen doen.

De enquête die na drie weken wordt verzonden behoort net als de eerste e-mail aan de bezoekers tot het onderdeel herhaling van aandacht voor (brand)veiligheid. Daarnaast geeft het inzicht het aantal reacties op de enquête, het aantal mensen dat na het bezoek van de stand actie heeft ondernomen. Ook geven we nog extra uitleg over actuele onderwerpen op het gebied van (brand)veiligheid.

De link naar het formulier wordt met de volgende e-mail verzonden: Deze mail is te vinden op de P:schijf in de map standaard e-mails.Het is van groot belang de verzendlijst in BBC te plaatsen.

12

5.7 Bijlage 7 evaluatieformulier na open dag voor Rb´ers

De standbemensing ontvangt op de dag van het evenement om 18:00 een (klaargezet) e-mailbericht met het verzoek het digitale evaluatieformulier in te vullen.

Het formulier is gemaakt in Google formulieren: https://docs.google.com/forms/d/1Rk58tNJsEVwokdMoApTVkRn0ZXm0W-Vqm_LSkbcIjh8/edit

13

5.8 Bijlage 8 E-mail Evaluatie na evenement organisator/ploegchef

Beste { namen invullen}, (betrokken ploegchef/organisator)

Afgelopen week vond de open dag/het {evenement} in {plaats} plaats. Wij waren daarbij met onze Brandveiligheidsstand aanwezig.

Omdat er nog meer open dagen en evenementen zullen volgen en we ons graag willen ontwikkelen, willen we graag samen met jou kijken wat er goed ging en wat beter/ anders kan.

Daarom vragen we je de volgende vragen te beantwoorden en aan ons retour te zenden:

Hoe verliep het contact met RB? Waren de afspraken over ophalen/ terugbrengen goed? Voldeed de stand van RB aan je verwachtingen? Is alles naar wens verlopen? Kan er iets anders of makkelijker? Heb je nog andere opmerkingen of tips?

Heel graag ontvangen we je antwoord binnen een week terug zodat we jouw input kunnen gebruiken voor de volgende activiteit.

Met vriendelijke groet,Namens team Coördinatie en Beheer

{naam verzender mail invoegen},

Risicobeheersing op grote evenementenBrandweer Hollands Midden

Het team Coördinatie en Beheer bestaat uit:

Wim van de BildtPeter WolswijkTeun SollieNancy de Vries-Stouthart

RBopOpenDagen@brandweer.vrhm.nl

14

5.9 Bijlage 9 e-mail standbemensing 4 weken vooraf

Uiterlijk een maand voor evenement, eerder als tijdstippen bekend zijn;

Te vinden op:

P:\Primair\Risicobeheersing\RB-Breed\Brandveilig Leven\2017 Brandveilig Leven\RB op Open Dagen\Standaard E-mails\E-mail standbemensing\Bevestiging inzet standbemensing 4 weken vooraf.msg

Julia voegt nog afbeelding van e-mail toe

15

5.10 Bijlage 10 Schema afhandeling na open dag / evenement

Antwoordformulieren

Wat Wie WanneerAntwoordformulieren (10 brandgevaren) naar Wim

Coördinator en/of team van de dag 1e werkdag na open dag/evenement!!

e-mailadressen + namen deelnemers (antwoordformulieren) digitaliseren en opslaan per open dag/evenement

Wim 1e werkdag na open dag/evenement

Berekenen gemiddelde cijfer veiligheid in eigen woning

Wim 1e werkdag na open dag/evenement

Winnaar trekken Via Wim 1e werkdag na open dag/evenement3 vragen verwerken antwoordformulieren Noor en Julia Binnen 2 weken na open dag/evenementMail winnaar standaard e-mail Wim 2e werkdag na open dag/evenementContact alle deelnemers standaard e-mail Wim 2e werkdag na open dag/evenementBerichtje op Facebook; winnaar standaard bericht?

Noor en Julia (communicatie) 3e werkdag na open dag/evenement

Vervolg contact winnaar ivm afstemming prijsuitreiking (streven = binnen 3 weken)Indien geen reactie binnen 1 week; herinneringsmail

Wim Binnen 3 weken na open dag/evenement

Prijsuitreiking Coördinatie door Wim; contacten met Winnaar IB (ploegchef kazerne) Communicatie RB-er die bij de uitreiking is let op foto’s maken!

Binnen 3 weken na open dag/evenement

Berichtje op Facebook; prijsuitreiking standaard bericht?

Noor en Julia (communicatie) Dag van of dag na uitreiking

Enquête versturen naar alle deelnemers Noor en Julia 4 weken na open dag/evenementVerwerken uitkomsten enquête Noor en Julia Binnen 2 weken na uiterste inleverdatum

enquête

Actiepunten:

o Maken standaardbericht Facebook voor;

16

o Bekendmaking winnaar o Prijsuitreiking winnaar o Maken enquête/mail die na 4 weken wordt verzonden

17

5.11 Bijlage 11 E-mail aan organisatie open dag/evenement met bevestiging gemaakte afspraken

Te vinden op:

P:\Primair\Risicobeheersing\RB-Breed\Brandveilig Leven\2017 Brandveilig Leven\RB op Open Dagen\Standaard E-mails\E-mail Organisatie Open dag\E-mail bevestiging gemaakte afspraken (4 tot 6 wken van te voren).msg

Julia voegt nog afbeelding van e-mail toe

18

5.12 Bijlage 12 E-mail Laatste gegevens inzet stand bemensing

1 week voor het evenement, eerder als tijdstippen bekend zijn;

Te vinden op:

P:\Primair\Risicobeheersing\RB-Breed\Brandveilig Leven\2017 Brandveilig Leven\RB op Open Dagen\Standaard E-mails\E-mail Organisatie Open dag\E-mail laatste gegevens voor organisator (1 week van tevoren).msg

Julia voegt nog afbeelding van e-mail toe

19

5.13 Bijlage 13 Schema activiteiten Team Coördinatie en Beheer als aanwezigheid Open dag/evenement vastligt

Wanneer Wat Hoe Wie

Zodra de doorgang van onze aanwezigheid vast ligt

Contact met organisatie van de open dag/het evenement

* Telefonisch - Verwachtingen/praktische afstemming* Eventueel per e-mail bevestigen* Doorlopend contact

Coördinator - Team Coördinatie en beheer (Wim, daarna Peter W. en Teun)

Servicedesk verzoeken inplannen transport standspullen van LDN naar evenementlocatie en vice versa

* Per e-mail servicedesk@brandweer.vrhm.nl Coördinator - Team Coördinatie en beheer (Wim, daarna Peter W. en Teun)

Informeren standbemensing * Per e-mail informeren over datum, locatie, tijdstippen, vervoer, als vragen RBopOpenDagen@brandweer.vrhm.nl* 1 week voor open dag/evenement herinnering per e-mail met aandachtspunten (tijdstippen, kleding, vergoeding verrekening, herinnering mini-enquête; observeren, etc. in vorm van de presentatie van 10 mei?)

Coördinator - Team Coördinatie en beheer (Wim, daarna Peter W. en Teun)

Na de open dag/evenement Evaluatie: contact opnemen met, servicedesk, facilitair, kerngroep

Per mail of telefonisch (vragenlijst in draaiboek) Coördinator - Team Coördinatie en beheer (Wim, daarna Peter W. en Teun)

Actiepunten:

Maken standaardmail voor;o Bevestigingsmail aan organisatie open dag/evenemento Mail m.b.t. transport voor Servicedesko 1e mail voor informeren stand bemensing in draaiboeko 2e mail week voor open dag/evenement stand bemensing in draaiboek

Maken vragenlijst m.b.t. evaluatie servicedesk, facilitair, kerngroep in draaiboek

20

6.14 Bijlage 14 Gevaren in de stand

21

Noot voor standbemensing

Deze informatie is niet volledig en kan uiteraard uitgebreid worden. Maar voor de eerste vragen vanuit de bezoekers aan de stand, kunnen hier voldoende antwoorden op gegeven worden. Bij andere en meer specifieke vragen, is het altijd mogelijk om dit even na te vragen bij een collega.

Te vinden op: P:\Primair\Risicobeheersing\RB-Breed\Brandveilig Leven\2017 Brandveilig Leven\RB op Open Dagen\Draaiboek\Uitleg brandgevaren in de stand.docx

22