Lokaal Bestuur Overpelt

Samenwerking Gemeente(n) – OCMW – AGB GO

Efficiency en financiële voordelen

door Annemarie Caerts – financieel beheerder Overpelt

LOKAAL BESTUUR

OCMW POLITIEGEMEENTEHUIS

Automatisering 1990 - samenwerking1 server VZW SPORT

CULTUUR

Afzonderlijke pakketten

Na hervorming in een eigen netwerk

Vanaf 2006 in gemeentelijk netwerk

Nadelen Geen transparantie Geen duidelijke allocatie van middelen en mensen Personeelsleden die functioneren in twee organisaties en op 1 plaats worden

geëvalueerd Noodzakelijke ondersteuning is niet toewijsbaar aan een organisatie Ingewikkeld kluwen waarbij doorfacturatie niet meer mogelijk is Onnodige kosten Dubbele administratie /rapporteringen met specifieke vragen per bestuur Binnen dezelfde gebouwen wordt gewerkt door personeelsleden van verschillende

organisaties met verschillende leidinggevenden. Communicatie vanuit verschillende besturen, geen eenheid van leiding.

Voordelen van deze parralelle structuren Gemeenschappelijke servers Gemeenschappelijke systeembeheerder Gemeenschappelijk pakketten

Centralisatie diensten• Personeel • Financiën • Onthaal• Inkomende briefwisseling (één centrale dienst)• Postverzendingen• Overheidsopdrachten (één dienst voor de gehele organisatie)• ICT

Nieuwe organisatiebehoeften• Geautomatiseerde processen• Centraal aanspreekpunt voor dossiervorming en dossieropvolging• Afsplitsing taken in verband met overheidsopdrachten• Duidelijke taakverdelingen• Nieuwe beleidsaccenten

GEMEENTERAAD

COLLEGE van BURGEMEESTER en SCHEPENEN

GEMEENTESECRETARIS

OndersteuningGEMEENTE

OCMWAGB

Interne Zaken

Financiële dienst

Patrimonium-beheer

Burger-administratie

RuimtelijkeOrdening en

leefmilieu

Vrije tijd &evenementen

Welzijn

Projectbeheer & Secretariaat

Managementteam

OCMWRAAD

Secretariaat OCMW-secretaris

OCMW ontvanger

Organogram Lokaal Bestuur

Managementteam

GEMEENTE-secretaris

Cluster-verantwoordelijke

ALGEMEEN KLANTENCONTACT

Cluster-verantwoordelijkeGESPECIALISEERD KLANTENCONTACT

Cluster-verantwoordelijke

BEHEER EN ONDERSTEUNING

OCMWsecretaris

Dienst-verantwoordelijke“SOCIALE ZAKEN”

Dienst-verantwoordelijke

“WELZIJN”

FinancieelBeheerder

OCMW AGBGEMEENTEHUIS

”NIEUWE” STRUCTUUR

LOKAAL BESTUUR

Bredere samenwerking

De oprichting van het sociaal huis in 2008 De welzijnsdiensten smolten samen Lokaal sociaal beleidsplan De personeelsleden van beide organisaties werkten samen en

personeel van het gemeentehuis verhuisde fysiek naar het OCMW-gebouw

Door deze personeelsleden werd deelgenomen aan de team-vergaderingen van het OCMW en het diensthoofd werd de secretaris van het OCMW

Sinds 2012 is de samenwerking gemeente overschrijdend en is Corsa ism gemeente Neerpelt en Opglabbeek opnieuw in aanbesteding gegaan. Een open marktvraag met een kritische kijk.

Tussen deze besturen gebeurt uitwisseling van WorkFlows (zie verder)

Problemen De evaluatie van de betreffende personeelsleden kon niet meer

gebeuren door het verantwoordelijke bestuur Er werd een nieuw logo en briefpapier ontworpen en er ontstond

een entiteit zonder rechtspersoonlijkheid en met een gedeelde adressering.

De boekhoudkundige verrichtingen konden niet correct toegewezen worden

De gesplitste databestanden bleven bestaan Tevens diende aanzienlijke wijzigingen aan de website aangebracht

te worden

Oprichting AGB De vzw sport en de vzw cultuur zijn voor het gebouwenbeheer

overgebracht in het AGB Einde 2005 was deze vennootschap opgericht Inzake patrimonium werd er een transparant beleid ingevoerd De exploitatie werd pas op 01/01/2009 overgedragen aan het AGB

en de vzw’s gaan in vereffening

Doorlichting Start van de externe doorlichting in 2009 Bouw van een dienstencentrum We besloten om de doorlichting, die oorspronkelijk was voorzien

voor het behoefteplan van het Sociaal Huis, uit te breiden voor al de personeelsleden van de gemeente en het OCMW

Er werd een werkgroep opgericht die op geregelde tijdstippen vergaderde om deze audit te begeleiden

Deze audit werd voorgesteld aan al de personeelsleden; en omvatte een vergaande samenwerking tussen gemeente en OCMW

De implementatie zal gepaard gaan met de invoering van een gezamenlijk loket voor gemeente, OCMW en AGB.

Stappenplan 01/09/2010 : Gezamenlijk bespreken van de 3 afzonderlijke

budgetten; ter verhoging van de transparantie Operationele samenvoeging van het MAT (managementteam)van

gemeente en OCMW en ook zo rapporteren ifv het lokaal overleg Toewijzing als piloot voor de invoering van BBC voor het budget

2011. Samenwerking in het kader van de opmaak van de budgetten Volledige samenwerking op dienstniveau voor volgende afdelingen

boekhouding personeel secretariaat (voor verzending en inkomende en uitgaande briefwisseling) patrimonium verzekering overheidsopdrachten informatica

Audit - PDC opzetten

CORSA (DMS Document-Dossierbeheersysteem)

Corsa is een modulair pakket dat volledig naar eigen behoefte (door eigen medewerkers) kan worden ingericht

BEVAT oa VOLGENDE ONDERDELEN POST : Volledige digitalisering documentenstroom (dmv oa.

Barcodescanning) ARCH : Automatische dossiervorming door documenten verplicht aan

dossiers te koppelen WHO : Up-to-date klantenbestand door koppeling met lokaal

bevolkingsbestand en VKBO (+ gekoppelde aan GoogleMaps) AGENDA : Rechtstreeks koppeling naar agenda’s van CBS,GR … WORKFLOW : Hiermee kunnen alle vorige modules op eender welke wijze

van en naar elkaar worden gebondenBIJKOMENDE (aparte) MODULES E-INVOICE : Digitalisering van inkomende facturen, met een XML

koppeling naar de boekhoudingen IMPORT/EXPORT : Ter import/export van alle modules (oa. Aansturing

extranet voor gemeenteraadsleden)

WORKFLOWS

Door de eenvoud van gebruik van deze WorkFlow-module werden een reeks applicaties door onze eigen mensen geschreven, zo oa. Bouwvergunningen Milieuvergunningen Stedenbouwkundige attesten/inlichtingen Verkavelingsvergunningen Bouw/milieumisdrijven Leegstand Klachten-Meldingen procedure Contractenbeheer Bezwaarschriften gemeentebelastingen Volledige administratieve opvolging Buitenschoolse Kinderopvang OCMW administratieve opvolging documenten (via koppeling uit pakket van Logins/Cevi)

• Pedicurecheques• Rolstoelvervoer• Steunaanvragen• Huishoudhulp• Minder Mobielen Centrale• Diverse overeenkomsten mbt serviceflats

Verwarmingstoelage Beheer verzekeringen (polissen en schadegevallen) ..........Waar nodig bestaan XML uitwisselingen met externe databases zoals vergunningenregister, EPB ….

CORSA ism WEBSITE en E-GOUVERNEMENT

PDC-structuur (Producten & Diensten Cataloog)

Via een aparte STUKSOORT (PDC) maken diensten hun eigen fiches, die ism ICT-dienst kunnen leiden tot volledige interne en/of externe procedures

Eigen ontwikkelde WorkFlows zorgen tevens voor de : aansturing “website” aansturing “Digi-Balie”

Centrale Balies gebruiken PDC-fiches voor◦ Informatie voorziening◦ Effectief starten procedures

200 fiches effectief in gebruik

CORSA PDC-FICHES

CORSA WORKFLOW

EXTERNE HOST

CORSA WORKFLOW

GEMEENTE

Dank u