Liane Leemans en Annelies Parie

EMVI in de digitale praktijk

Programma

• Organisatie waterschap Brabantse Delta

• Afdeling Inkoop

• Elektronisch aanbestedingsplatform

• Elektronisch aanbesteden in de praktijk

• Beoordelingsmethodieken

• Voordelen

• Nadelen

• Vragen

Organisatie

Waterschap Brabantse Delta per 01/01/2014

Afdeling Inkoop

• Sinds 2008 zelfstandige afdeling (gecoördineerde inkoop)

• 5 FTE (Hoofd, 2x Sr. Inkopers, 2 Inkopers)

• Beïnvloedbaar inkoopvolume: € 65-70 miljoen

• Aantal inkoopcategorieën: 8

• Aantal inkooppakketten: 138

• Aantal aanbestedingen per jaar: 150-200

(waarvan ca. 1/3 openbaar)

• Samenwerking met Brabantse waterschappen

(sinds 2011)

• Gezamenlijke elektronische marktplaats voor inhuur technisch personeel (sinds oktober 2013)

• Gezamenlijke sjablonen (sinds oktober 2013)

Elektronisch aanbestedingsplatform

Hoe:

•Sinds 2010 in gebruik

•Afdeling inkoop richt hele procedure in systeem in voor interne klant

•Interne klant richt zelf procedure in systeem in (toekomst)

Aantallen:

•87 tenders in systeem (exclusief percelen)

•ca. 100 medewerkers van waterschap in systeem, in principe betrokken bij EMVI (voorbereiding of beoordeling)

•> 1000 leveranciers aangemeld in systeem

Elektronisch aanbestedingsplatform

Type tenders:

•Meervoudig onderhands, Europees/nationaal openbaar en niet openbaar

•Leveringen, diensten en werken:

- Primaire processen (dijkversterking, gemalen, rioolwaterzuiveringsinstallaties etc.)

- Ondersteunende processen (accountancy, schoonmaak, Juridische dienstverlening etc.)

- Gezamenlijke marktplaats Brabantse waterschappen

Elektronisch aanbesteden in de praktijk

Systeem leid je automatisch door verschillende stappen:

• Tender opties:

- Type procedure

- Vrijgave publicatie

- Vraag & Antwoord module

• Deelnemers toevoegen

• Bepaling prijs-kwaliteitverhouding (bijv. 40-60)

• Keuze beoordelingsmethodiek

• Inrichting eisen/wensen inschrijver/inschrijving

• Aanmeldingen/Inschrijvingen

• Systeem berekent automatisch EMVI met ingebouwde formule

• Evaluatie

Beoordelingsmethodieken

• Beoordeling in principe EMVI

- Utility index

- Gunnen op waarde

- Gewogen factor score

• Laagste prijs

Voorwaarden:

•Bij alle gunningsmethodieken systeem vooraf goed inrichten

•Automatische rangorde bepaling

•Rangorde uitleg naar leveranciers

Utility index

Gunnen op waarde

Voorbeeld:

•Gunningscriterium A heeft een waarde van E2.500,-

•Wanneer antwoord van inschrijver X 100% voldoet aan gestelde beoordelingscriteria, krijgt inschrijver kostencorrectie van E2.500,-

•Inschrijfsom is E100.000,- en wordt (E100.000 – E2.500=) E97.500,-.

•Indien inschrijver X 75% scoort was kostencorrectie (E2.500 * 0.75=) E1.875,-

•Inschrijfsom is E100.000,- en wordt (E100.000 – E1.875=) E98.125,-

Gewogen factor methode

Voorbeeld:

•Bandbreedte prijs is E100.000,- en E200.000,-

•Prijs/kwaliteit is 50%/50%

•Inschrijver A heeft een kwaliteitsscore van 75%.

•Dit levert een kwaliteitsscore van 75%/2 = 37,5%

•Inschrijfsom is E150.000,-

•Valt in precies in midden bandbreedte.

•Dit levert een score van 50%/2 = 25%

•Score inschrijver 37,5 + 25 = 62,5%

Voordelen gebruik elektronisch systeem

Vereenvoudiging wijze van aanbesteden

Eenmalige registratie bedrijfsgegevens

Ondersteuning door servicedesk

Minder vormfouten

Minder milieubelasting

Vraag & antwoordmodule (NvI)

Verschillende beoordelingsmethodieken

Automatische rangorde bepaling

Archivering in het systeem

Contractmanagement

Automatische koppeling met Tenderned en TED

Nadelen

Aanschaf licenties

Nieuwe marktpartijen soms onvoldoende kennis

Terughoudendheid interne klanten door onvoldoende kennis

Kost tijd voor alle partijen om systeem te leren kennen

Naast platform ook eigen systeem nodig voor registratie en bewerking aanbestedingsdocumenten

Conclusie

Elektronisch aanbesteden

Je kunt niet meer zonder!

VRAGEN ?