[LES 14] - Event & Media Education 14 wp_OK_NL.pdf · POSTPRODUCTIE FASE a. Follow-up met de gasten...

DE TIMELINE

Master Executive in Wedding Management Hogere Vakopleiding Wedding Planner

[LES 14] © Event & Media Education. Alle rechten voorbehouden. Elke vorm van kopiëren of verspreiding van de inhoud, ook gedeeltelijk, is verboden.

©Event & Media Education | Alle rechten voorbehouden. Elke vorm van kopiëren of verspreiding van de inhoud, ook gedeeltelijk, is verboden.

1

Hoe pak ik de lessen aan

Er zijn verschillende manieren om de lessen aan te pakken en waarschijnlijk zult u zelf al een eigen manier van studeren hebben

ontwikkeld, die voor u het beste werkt. Wij adviseren u om de lessen zo langzaam mogelijk door te lezen. Denk na over elke zin, elk

concept en elke toelichting, ook als iets gemakkelijk of vanzelfsprekend lijkt. Maak gebruik van een kladblok voor de opdrachten die u

gaandeweg tegen zult komen en waarop u handige vragen kunt noteren. Het is uiteraard van groot belang, dat u eerlijk bent tegenover

uzelf.

Alles dat in deze hogere vakopleiding behandeld wordt, komt voort uit de jarenlange ervaring en het harde werken van professionals.

De komende maanden zal alles, zonder ook maar iets voor u achter te houden, dat zij door de jaren heen zelf hebben meegemaakt en

hebben geleerd met u worden gedeeld.

Wij vragen u dan ook om uw hoofd leeg te maken en bij nul te beginnen. Laat u vooral niet verleiden tot het oppervlakkig bestuderen

van bepaalde onderwerpen en concepten, ook als die volgens u op elkaar lijken. Ga zelfbewust aan de slag en verander een

overtuiging, een gewoonte en uw gedrag, zodat u kunt beginnen aan het proces dat u zal veranderen in een echte professional.

Bij dit vak gaat het er vooral om, dat u over de juiste mentaliteit en visie beschikt. Anders dan bij vele andere beroepen, moet dit

beroep een onderdeel van uzelf worden.

Wie dit beroep uitoefent, ziet dingen die niemand anders ziet en heeft oog voor details die anderen niet zien. In gedachte ziet een

Wedding Planner al scenario’s die nog niet bestaan…en die niemand zich nog kan inbeelden.

Veel succes!


2

[Waar waren we gebleven]


3

In de vorige les hebben we het volgende geanalyseerd:

Kinderen en Bruiloften

Wel of geen kinderen

Hoe moet u met kinderen omgaan

Hoe kunt u een kindvriendelijke

bruiloft organiseren

Creatieve ideeën


4

In deze les zullen we het volgende behandelen:

De organisatorische structuur

Organisatorisch model van een bruiloft

De Voorbereidende fase

De Uitvoerende fase

De Postproductie fase

Macro-activiteiten

Macro-activiteiten in de voorbereidende fase

Macro-activiteiten in de uitvoerende fase

Macro-activiteiten in de Postproductie fase

De Timeline van de Wedding Planner

Timeline en plan van aanpak

Variabele aspecten

De Timeline voor het bruidspaar

Een checklist voor het koppel

Bijlage

Voorbeeld Timeline


5

[De organisatorische

structuur]


6


Voordat we verder gaan met de cursus, die vanaf de volgende les dieper in zal gaan op de

planning en de coördinatie van alle logistieke aspecten die horen bij de organisatie van een

bruiloft, willen we eerst dat u goed op de hoogte bent van het organisatorische parcours dat een

Wedding Planner moet afleggen om zijn werk in te plannen en uit te voeren.

Het is belangrijk dat u op elk moment in staat bent om de organisatorische fase waarin u zich

bevindt te herkennen. U moet bovendien precies weten welke stappen u moet nemen en

wanneer u deze moet nemen.

We hebben al eerder, vanuit een praktisch oogpunt, gekeken naar het eerste gedeelte van dit

parcours, namelijk tijdens de lessen over de kennismaking met de klanten, het verkrijgen van de


7

opdracht en het opstellen van een wedding project. Nu bent u klaar om naar de volgende fase

van het parcours te gaan: de operationele fase.

Om het organisatorische parcours, dat de Wedding Planner moet afleggen, goed te kunnen

onthouden, zullen we nu gaan kijken naar de structuur van de organisatie van een bruiloft. Dit

zullen wij doen, aan de hand van een organisatorisch model, dat u altijd goed in uw achterhoofd

zult moet houden tijdens uw projecten.

Het organisatorische parcours van een bruiloft kan worden onderverdeeld in drie macro-fases:

1. De VOORBEREIDENDE FASE: de fase waarin de planning, organisatie en alle voorbereidingen

plaatsvinden voor een bruiloft.

2. De UITVOERENDE FASE: de fase waarin alles wordt uitgevoerd en de bruiloft plaatsvindt.

3. De POSTPRODUCTIE FASE, de fase waarin alles wordt afgerond en geëvalueerd.

Deze fases worden gecoördineerd en gecontroleerd door een regisseur: de Wedding Planner.


8

ORGANISATORISCH MODEL VAN EEN BRUILOFT

REGIE

In de volgende figuren zullen we zien welke activiteiten er bij elke organisatorische fase horen.

1.VOORBEREIDING

• Planning en organisatie

2.UITVOERING

• Fase waarin alles wordt uitgevoerd en gerealiseerd

3. POSTPRODUCTIE

• Follow-up en eindbalans


9

1-VOORBEREIDING- De fase waarin de bruiloft wordt georganiseerd

DE BRIEFING

OFFERTES LEVERANCIERS

HET WEDDING PROJECT

DE HAALBAARHEID

BESTUDEREN

BUDGET PLANNER

DE PRESENTATIE VAN HET PROJECT

ORGANISATIE


10

2- UITVOERING- De fase waarin alles wordt uitgevoerd en de bruiloft plaatsvindt

DE LEVERANCIERS BEPALEN

DE LEVERANCIERS COÖRDINEREN

HET MATERIAAL KLAARMAKEN

BUDGET CONTROL

CONTROLE VAN DE DIENSTEN EN FINAL BRIEFING

DE TROUWDAG COÖRDINEREN

UITVOERING


11

3- POSTPRODUCTIE- De fase waarin alles wordt afgerond

FOLLOW-UP GASTEN

FOLLOW-UP LEVERANCIERS

EVALUATIE LEVERANCIERS

EINDBALANS

DE CUSTOMER SATISFACTION ANALYSEREN AFRONDING


12


Bij de VOORBEREIDENDE, UITVOERENDE en POSTPRODUCTIE fase horen een aantal macro-

activiteiten.

Op de volgende pagina’s, zullen we per fase de bijbehorende macro-activiteiten bespreken.

In de eerste fase, de VOORBEREIDENDE fase, zult u een aantal macro-activiteiten herkennen,

aangezien wij deze al besproken hebben in de hoofdstukken over de ontmoeting met de klanten

en de organisatie van een wedding project.


13

[Macro-activiteiten]


14

De macro-activiteiten in de

VOORBEREIDENDE FASE

a. Kennismakingsgesprek

b. De opdracht ontvangen

c. Briefing met de klant en de creative brief

d. Leveranciers contacteren voor offertes

e. De te nemen opties, bij de leveranciers, definiëren

f. Uitwerking voorstel en budget planner

g. Het presenteren van het voorstel en de offerte voor de klant

h. De eerste bevestigingen en keuzes van het bruidspaar

DE BRIEFING

OFFERTES LEVERANCIERS

HET WEDDING PROJECT

DE HAALBAARHEID

BESTUDEREN

BUDGET PLANNER

DE PRESENTATIE VAN HET PROJECT


15


UITVOERENDE FASE

a. Inspection visit

b. Afspraken met de leveranciers

c. Opties bevestigen bij de leveranciers

d. Het managen van de uitgaven m.b.t.

de leveranciers en het respecteren

van de deadlines

e. Alle leveranciers uitkiezen die bij de organisatie van de bruiloft betrokken zullen zijn, het

team bepalen waarmee gewerkt gaat worden en de budget control definiëren

DE LEVERANCIERS BEPALEN

DE LEVERANCIERS COÖRDINEREN

HET MATERIAAL KLAARMAKEN

BUDGET CONTROL

CONTROLE VAN DE DIENSTEN EN

FINAL BRIEFING

DE TROUWDAG COÖRDINEREN


16

f. Het klaarmaken en uitprinten van het volgende: uitnodigingen, bedankkaartjes, etc.

g. De uitnodigingen opsturen

h. Alle diensten checken

i. Alle deelnemers checken

j. De laatste bevestigingen opsturen en de definitieve aantallen aan de leveranciers doorgeven

k. Het klaarmaken en uitprinten van het volgende: menu’s, programmaboekjes, etc.

l. Het definiëren van de briefing met de leveranciers en het coördineren van het team

m. Het inrichten van de locatie

n. Voorbereidingen treffen voor de laatste betalingen aan de leveranciers

o. De trouwdag coördineren


17

FOLLOW-UP GASTEN

FOLLOW-UP LEVERANCIERS

EVALUATIE LEVERANCIERS

EINDBALANS

DE CUSTOMER SATISFACTION ANALYSEREN


POSTPRODUCTIE FASE

a. Follow-up met de gasten en het bruidspaar

b. Follow-up met de leveranciers

c. Eindbalans, facturatie en eventuele extra’s

betalen

d. De customer satisfaction analyseren

De follow-up De term ‘follow’ betekent letterlijk ‘volgen’ en wordt gebruikt in de

zakenwereld. Er bestaan verschillende soorten follow-ups. Als wij het

in deze les over follow-ups hebben, bedoelen wij de e-mails of

dankbrieven aan de leveranciers en het bruidspaar, de bedankkaartjes

die namens het koppel naar de gasten worden gestuurd, etc.


18

[De Timeline van de WP]


19

De Timeline van de WP

Timeline en plan van aanpak

Wanneer men het heeft over de tijd die nodig is om een bruiloft goed te organiseren, zijn er geen

vaste standaard deadlines. Het enige waar u rekening mee hoeft te houden, is de benodigde tijd

om de officiële documenten te regelen, die nodig zijn om te kunnen trouwen. Elk project zal dus

zijn eigen timeline hebben, die gebaseerd is op het soort evenement dat georganiseerd wordt.

Dat het ongeveer een jaar duurt om een bruiloft te organiseren is dus een algemeen misverstand.

Een bruiloft kan, met de juiste aanpak, ook in twee maanden georganiseerd worden. Het spreekt

voor zich, dat dit natuurlijk afhangt van de complexiteit van het project en het

aanpassingsvermogen van het bruidspaar.


20


Wij zullen nu de verschillende aspecten bespreken, die invloed hebben op het goed managen van

de tijd die nodig is om een bruiloft te organiseren:

1. DE COMPLEXITEIT VAN HET PROJECT

Hoe uitgebreider en gedetailleerder een evenement en hoe rijker het decor, des te langer zal

het duren om het te organiseren. De keuzes die men moet maken, zijn dan ook vaak lastiger en

gedetailleerder. Het kan bovendien langer duren om bepaalde materialen te controleren en

klaar te maken, zeker als deze op maat worden gemaakt. Denkt u bijvoorbeeld aan: de

bruidsjurk, schoenen, doosjes, bonbonnières, etc.


21


2. HET AANPASSINGSVERMOGEN VAN HET BRUIDSPAAR

Als een koppel per se op een bepaalde datum wil trouwen (bijvoorbeeld in het hoogseizoen),

dan zullen ze ruim van tevoren moeten beginnen met de organisatie, willen ze er zeker van zijn

dat bepaalde locaties nog beschikbaar zijn.

Als het bruidspaar de receptie per se op een zeer populaire locatie wil houden, dan zullen ze

deze maanden of zelfs jaren van tevoren moeten reserveren. Als men in een zone werkt met

weinig mogelijkheden (wat betreft de locaties) in verhouding tot de vraag, dan moet men ook

ruim van tevoren een locatie inhuren. Hetzelfde geldt voor de locatie van de ceremonie.


22


3. DE BESCHIKBAARHEID VAN HET KOPPEL (EN VAN DE WEDDING PLANNER!)

Ook dit is een aspect waar men rekening mee moet houden. Als het koppel weinig tijd heeft,

dan zullen ze minder met de Wedding Planner kunnen overleggen. Het is daarom verstandig

om voldoende tijd in te plannen, mochten sommige deadlines niet worden nagekomen of

mochten afspraken op het laatste moment worden verzet.

Uiteraard moet ook de Wedding Planner rekening houden met zijn agenda en de werkdruk.

Wij raden u dan ook aan om de momenten waarin u het minder druk heeft, aan te grijpen om

vooruit te werken.


23


Stel dat u in zes maanden een bruiloft moet organiseren en u heeft gedurende de eerste drie

maanden veel tijd tot uw beschikking, terwijl u het tijdens de laatste drie maanden erg druk zult

hebben met andere bruiloften en projecten.

Het is in dit soort situaties belangrijk, dat u in staat bent om uw activiteiten goed in te plannen.

U kunt activiteiten, die in de laatste drie maanden voor de bruiloft staan ingepland, bijvoorbeeld

eerder uitvoeren. Het is niet verplicht om het bruidsboeket één maand van tevoren uit te

kiezen. Als u weet dat u het in die maand erg druk zult krijgen met andere bruiloften, plan deze

activiteit dan eerder in. Een bruidsboeket kan immers ook zes maanden van tevoren worden

uitgekozen, zodat u dit in ieder geval achter de rug heeft! Hetzelfde principe geldt voor bijna alle

beslissingen die genomen moeten worden.


24


Door activiteiten van tevoren af te handelen, zult u

bovendien veel risico’s en problemen voorkomen, die op

het laatste moment kunnen voorvallen.

U bepaalt het werkritme (en geeft hierbij het

bruidspaar, uiteraard, voldoende tijd om hun

beslissingen te kunnen nemen).

Het is dan ook belangrijk dat u ook rekening houdt met

uw agenda en, uiteraard, met de behoeftes van het

bruidspaar.


25


4. HET BESCHIKBARE BUDGET

Het beschikbare budget, is een ander aspect dat invloed heeft op de tijd die nodig is voor het

organiseren van een bruiloft. Wanneer men een klein budget heeft, kan het lastiger zijn om

leveranciers en kwalitatief goede oplossingen te vinden, die passen binnen het budget. De

zoektocht naar en het onderhandelen met leveranciers, kan dan ook langer duren dan bij een

bruiloft waar het budget alles mogelijk maakt. Een groot budget kan echter ook negatieve

kanten hebben, door het grote aantal opties waar men uit kan kiezen. Als u bijvoorbeeld te

maken heeft met een bruidspaar dat moeilijk beslissingen neemt of niet precies weet wat ze

wil, dan kan een overvloed aan opties juist averechts werken en ervoor zorgen dat het koppel

“de weg kwijt raakt”.


26


Het is in dit geval de taak van de Wedding Planner om het koppel goed te begeleiden en

ervoor te zorgen dat ze niet teveel worden afgeleid. Aan een groot budget zijn bovendien

meestal grote en complexe projecten verbonden, met veel details. Zoals we al eerder hebben

kunnen zien, hoe ingewikkelder het project, des te langer zal het duren om het te kunnen

organiseren.


27


Dit gezegd hebbende, adviseren wij u dan ook om bij elk project een timeline op te stellen: een

lijst met activiteiten, onderverdeeld per periode of deadlines. Pas deze timeline per project aan.

Er zijn verschillende manieren waarop men een timeline kan opstellen. Elke Wedding Planner kan

de timeline dan ook aanpassen aan zijn of haar manier van werken.

Hieronder vindt u een voorbeeld van een standaard timeline, die gebaseerd is op een bruiloft die

in één jaar tijd georganiseerd moet worden.


28


12 TOT 6 MAANDEN VOOR DE BRUILOFT

Het bruidspaar heeft een datum geprikt

Het contract van de WP ondertekenen en het voorschot betalen

Het budget voorbereiden en doornemen met het bruidspaar

De rode draad bepalen

De huisstijl van het evenement bepalen

De locatie bepalen voor de maaltijd

De bruidsjurk uitkiezen


29


De borgsom storten voor de locatie

De catering kiezen

De documenten klaarmaken

De kerk of het stadhuis kiezen


De fotograaf inhuren

De videograaf inhuren


30


De muzikanten inhuren voor de ceremonie

De muzikanten inhuren voor de receptie

De lijst maken van de gasten die een uitnodiging zullen ontvangen

De vervoermiddelen voor de bruiloft kiezen

De ringen uitkiezen

Accessoires uitkiezen voor de bruidsjurk

De inrichting en aankleding bepalen


31



De huwelijksreis boeken

De getuigen kiezen

De uitnodigingen versturen

Het menu van de receptie bepalen

De make-up en het kapsel bepalen

Het pak van de bruidegom uitkiezen

Bepalen wat er tijdens de ceremonie wordt voorgelezen (indien nodig)


32


Het bruidspaar eraan herinneren om eventuele documenten voor de huwelijksreis aan te

vragen

De bruidstaart uitkiezen

Bonbonnières bestellen

De tafelschikking ontwerpen

1 MAAND VOOR DE BRUILOFT

De bloemenarrangementen voor de ceremonie en de receptie bevestigen


33


Het bruidsboeket voor de bruid uitkiezen

De bruidsjurk passen

De videograaf instructies geven

De muziek bevestigen

Bepalen waar de gasten zullen zitten

De fotograaf instructies geven


34


2 WEKEN VOOR DE BRUILOFT

De ringen ophalen

Het aantal gasten en tafels bevestigen

De briefing van de trouwdag klaarmaken met alle verwijzingen en telefoonnummers

De naambordjes klaarmaken


35


1 WEEK VOOR DE BRUILOFT

Opnieuw telefonisch contact opnemen met alle leveranciers

De reisdocumenten bij het reisbureau ophalen

De bruidsjurk ophalen

De tafelschikking maken

De bewegwijzering klaarmaken

Een lijst maken van de bedragen die aan de leveranciers moeten worden uitbetaald


36


1 DAG VOOR DE BRUILOFT

De bewegwijzering, de menu’s, de aankleding en het overige materiaal klaarzetten

De nodige voorbereidingen treffen om de leveranciers uit te betalen

Contact opnemen met degene die verantwoordelijk is voor de ringen, met de

bruidsmeisjes, de bruidsjonkers, de personen die iets voorlezen, etc.

Een emergency kit klaarmaken


37


OP DE TROUWDAG ZELF

De oplader van uw mobiel meenemen

Alle checklists, formulieren en briefings met de leveranciers meenemen, met alle

contactgegevens en telefoonnummers

Het bruidsboeket overhandigen

Toezicht houden en alle leveranciers, het evenement en de aankleding coördineren

Ervoor zorgen dat de bruid niet met een lege maag aan de ceremonie begint

De leveranciers uitbetalen


38


De timeline die we hierboven hebben uitgewerkt is slechts een voorbeeld.

Zodra u een opdracht heeft binnengesleept, adviseren wij u om op een kalender de verschillende

activiteiten op te schrijven, die u zult moeten uitvoeren op basis van de gevraagde diensten.

Wanneer een bepaalde activiteit is afgerond, kunt u deze doorstrepen of aanvinken, zoals

mogelijk is op de Voorbeeld Timeline die u in de bijlage kunt vinden. Dit voorbeeld kunt u

gebruiken als basis timeline, van waaruit u verder kunt werken, voor elk project.

Als u met een team samenwerkt, dan kunt u ook een lijst maken met de activiteiten die moeten

worden uitgevoerd en naast deze activiteiten de deadline en de naam vermelden van de persoon

die verantwoordelijk is voor de uitvoering.


39

[De Timeline voor het

bruidspaar]


40


Een checklist voor het koppel

Wanneer men een bruiloft organiseert, is het handig om het paar te voorzien van een lijst met:

- de dingen die zij moeten doen;

- de beslissingen die zij zullen moeten nemen;

- de deadlines.

U zult dan ook veel informatie moeten ontvangen van het bruidspaar, om hun bruiloft te kunnen

organiseren. Als het bruidspaar zich kan houden aan bepaalde deadlines, dan zult u geen

vertraging oplopen of andere problemen ondervinden tijdens de organisatie.


41


Het bruidspaar een timeline overhandigen, met de deadlines en de activiteiten die moeten

worden uitgevoerd, is een goede manier om ze te betrekken bij de organisatie en ze het gevoel te

geven dat ook zij hiervoor verantwoordelijk zijn.

Hieronder volgen enkele voorbeelden van punten die u kunt toevoegen aan de “To do list” van

het bruidspaar:

Deadline voor het overhandigen van de gastenlijst voor de ceremonie en de receptie, en

voor het doorgeven van de adressen. Zonder deze lijst, zal het niet mogelijk zijn om de

uitnodigingen op te sturen en eventueel de enveloppen naar een kalligraaf te brengen.

U kunt aan het bruidspaar een gastenlijst geven, zoals in de bijlage van les 10.


42


Deadline voor het overhandigen van de teksten voor het programmaboekje van de

ceremonie. Zonder deze teksten, zal het niet mogelijk zijn om door te gaan met de

voorbereidingen en het afdrukken van het materiaal.

Als de Wedding Planner geen centrale rol speelt in het organisatieproces (dus niet uit eigen

naam de contracten opstelt, niet zelf direct de leveranciers uitbetaalt en niet de bedragen

aan zijn klanten doorfactureert), dan kan hij/zij een lijst opstellen met de data waarop de

borgsommen en de totaalbedragen aan de leveranciers moeten worden uitbetaald.

De datum waarop het bruidspaar uiterlijk de getuigen moet hebben uitgekozen.


43


Datum waarop het bruidspaar uiterlijk de benodigde

documenten moet hebben aangevraagd voor de

huwelijksreis.

De verschillende data waarop het bruidspaar de

benodigde documenten moet aanvragen en moet

kunnen overhandigen om te kunnen trouwen.

Bepalen waar de gasten zullen zitten. Zonder deze informatie, kan het bord met de

tafelschikking niet worden klaargemaakt. Etc.

[LES 14] - Event & Media Education 14 wp_OK_NL.pdf · POSTPRODUCTIE FASE a. Follow-up met de gasten...

Documents

Transcript of [LES 14] - Event & Media Education 14 wp_OK_NL.pdf · POSTPRODUCTIE FASE a. Follow-up met de gasten...