Lanceer een succesvol LMS of leerplatform 

Het complete handboek 

 

 

Word een lerende organisatie

Dit handboek is het resultaat van honderden aanbestedingstrajecten voor LMS of 

leerplatformen. Het schept een compleet beeld over de lancering van een succesvol 

leerplatform, van A tot Z. Tips over het opstellen van een visie op leren, het inventariseren 

van behoeftes, een marktverkenning naar mogelijkheden, het opbouwen van een business 

case en het uitzetten van een Request for Proposal (RFP) staan hier allemaal in. Ook voor 

het marketen van de lancering en het evalueren van succes vind je informatie en inspiratie.  

Inleiding 3

Zo ontwikkel je een visie op leren 5

Inventariseer je behoeftes 7 De belofte van recruitment tegenover de alledaagse realiteit 8 Competenties zijn voorbij 9 Medewerker en organisatiebehoeftes 9 Veelvoorkomende L&D-problemen 10

Marktverkenning 11 Leerplatform of LMS? 11 In-house oplossing vs. externe leverancier 11 Kant-en-klare oplossing van een externe leverancier 12 Wat je mag verwachten van een leverancier 12 De Decision Making Unit (DMU) 13

C-level buy-in 13 Vormgeving Committee 13 Project Manager 14

De top 6 vereisten van een leerplatform 14 Ontzorging van detailwerk 14 Data inzicht 14 Maatwerk en advies 14

Inzicht in kwaliteit 15 Gebruiksvriendelijk systeem 15 Een merk creëren voor je leerplatform 15

Consultancy 16

Support 16

De business case 17 Voordelen voor de organisatie 17

Indirecte voordelen 17 Minder zoektijd, meer efficiëntie 17 Strategischer HR & HRD 18 Datagedreven HRD-beleid 18 Kennis binnenhouden 19 Verhoogde wendbaarheid van de organisatie 19 De bottom line 19

Het schrijven van een Request For Proposal (RFP) voor een LMS of leerplatform 20

1

1. Neem de tijd 20 2. Leer van anderen 20 3. Ga vroeg en vaak in gesprek met relevante stakeholders 20 4. Denk aan integratie 21 5. Gebruik beeldmateriaal 21 6. Je kan niet alles weten 21 7. Schrijf in een team van twee 22 8. Praat met inkoop 22 9. Onthoud je einddoel 22

De lancering 22 Videos 23 Presentaties 23 E-mail activatie campagnes 23 Gebruik het marketing-communicatie team 23 Brochures 23 De homepagina van lerende organisaties is...? 24 Posters en displays 24 Laat je medewerkers aan het woord 24 Merchandise 24 Onboarding van nieuwe medewerkers 25 Ondersteuning van management 25 Zorg ervoor dat de homepagina uitnodigt tot gebruik 25 Begrijp de cultuur van de organisatie 25

Na de lancering: Effectief blijven 26 Stel doelen voor meer efficiëntie 26 Medewerkers die het niet gebruiken zijn net zo belangrijk als degene die het wel doen 26 Bereken de kosten aan leerproducten en vergelijk dit met de situatie voor het leerplatform 26 Evalueer of de inhoud aansluit op de leerbehoeftes van de organisatie 27

Samenvatting 27

Checklist 28

2

Inleiding De afgelopen decennia zijn Learning Management Systems (LMS) en leerplatformen geëvolueerd van een systeem gericht op controle van medewerkers, naar systemen die duurzame inzetbaarheid en mobiliteit realiseren. Het wereldwijd erkende belang van deze systemen, evenals de stijgende populariteit in grote organisaties, komt door concrete voordelen voor de wendbaarheid van organisaties. Daarnaast geeft een goed LMS of leerplatform medewerkers de kracht om hun eigen leerbehoeftes te definieren en te realiseren. Het resultaat? Blijere, mobielere medewerkers en minder kosten. Simpel gezegd is een LMS of leerplatform: ‘ De plek waar al het leren centraal wordt aangeboden. Van interne trainingen en e-learnings tot aan tweejarige masteropleidingen en alles ertussenin. Medewerkers kunnen hier communiceren, elkaar aanmoedigen, zoeken, boeken en vergelijken over alle leermogelijkheden dat een bedrijf biedt ‘ Een goed LMS is meer dan een management tool. Een goed leerplatform is meer dan een leercatalogus. Later in deze whitepaper hebben we het over het verschil tussen deze twee. Om een hoge adoptie te realiseren is het belangrijk om de gebruikerservaring op nummer één te zetten. De Nielsen Norman Group zegt: ‘Wanneer medewerkers van een internetomgeving naar een interne organisatieomgeving gaan, moet het niet aanvoelen alsof ze van een Ferrari naar een Lada met slechte remmen overgaan.’ Een LMS of leerplatform moet niet langzaam, gevaarlijk (wanneer er geen inzicht is in kwaliteit van leerproducten) en vervelend in gebruik zijn. Om dit teweeg te brengen moet je beginnen bij je doelen. Wat probeer je te verwezenlijken met een LMS of leerplatform? Door die doelen in kaart te brengen, vorm je een sterke business case. Veel LMS-systemen zijn moeilijk te navigeren, hebben slechte zoekfunctionaliteit en zijn moeilijk om leerproducten up-to-date in te houden. Natuurlijk speelt supplier management hierin ook een rol. Vandaar de aanbeveling een leverancier te zoeken die het supplier management en up-to-date houden van leerproducten voor zijn rekening neemt. Een sterk LMS of leerplatform geeft inzicht en toegang tot het volledige aanbod aan leerproducten, heeft een gebruiksvriendelijke interface, nodigt uit tot terugkeer en stimuleert het leren - ook als het is ingericht volgens 70:20:10.

3

Een goed gepland en uitgedacht leerplatform revolutionaliseert de wendbaarheid van je organisatie. Het verandert de manier waarop medewerkers en organisaties over hun loopbaan denken en heeft een positief effect op dagelijkse processen. Goed getrainde medewerkers presteren beter. Door verhoogde efficiëntie bespaar je (indirect) kosten. Een directe kostenbesparing is ook te realiseren in de vorm van afgesproken kortingen vanuit de supplier. Met een goed leerplatform hoef je dit niet meer zelf te regelen, waardoor een lerende organisatie minder last op inkoop legt. Een goed leerplatform stimuleert medewerkers om continu te blijven leren. Om hier voordeel van op te doen moet een mindset-verandering plaatsvinden: van het managen van kennis naar het faciliteren hiervan. Een sterk LMS of leerplatform in te richten, dat alle organisatiedoelen realiseert, hoeft geen complexe onderneming te zijn met de juiste hulp vanuit de leverancier. Dat gezegd te hebben, is een LMS of leerplatform een middel om je doelen te bereiken. En een doel kan niet worden gesteld zonder visie. Daarom staat in deze whitepaper alles over het lanceren van een succesvol LMS of leerplatform. Van de ontwikkeling van een visie op leren tot aan een RFP, naar de nazorg dat een leerplatform vereist. De informatie in dit document is afkomstig van honderden gesprekken en aanbestedingstrajecten voor een nieuw leerplatform. Met deze whitepaper haal je het volle potentieel uit je nieuwe LMS of leerplatform.

4

Zo ontwikkel je een visie op leren De visie op leren is het begin voor iedere lerende organisatie. De reden dat L&D bestaat, is om deze visie uit te dragen. Je LMS of leerplatform is daarin een middel om deze visie uit te dragen. Zorg ervoor dat de visie op leren helder is voordat je aan een aanbesteding van een LMS of leerplatform begint. De visie op leren die je gaat ontwikkelen moet je organisatie helpen zijn missie te verwezenlijken. Dit is een stap die vaak wordt vergeten, waardoor de samenhang tussen HR/L&D en het bedrijf ontbreekt. Het formuleren van de missie zelf is, om die reden, niet veel anders dan het formuleren van een bedrijfsvisie. Door de visie op leren te liëren aan de missie van de organisatie, wordt de investering in een LMS of leerplatform meetbaar gemaakt. Voordat je begint met het formuleren van een visie op leren, moet je deze drie vragen kunnen beantwoorden: Vraag 1: Waarom bestaat L&D? E is een reden dat er een L&D-afdeling, of L&D functies binnen een HR-afdeling bestaan. Dit gaat verder dan het regelen van de cursusadministratie. Wat is het doel dat L&D moet verwezenlijken? Breng dit in kaart. Vraag 2: Waar ben je nu, waar wil je naartoe en waarom? Breng eerst de huidige situatie in kaart. Hoe wordt het leren georganiseerd? Is dit decentraal of centraal? Top-down of Bottom-up? Bij Decentraal leren kiest iedere afdeling zelf voor een aanbieder. Hierdoor is er weinig centrale coördinatie. Bij centraal geregeld leren is dit het tegenovergestelde; het leren wordt vanuit één plek gecoördineerd en beheerd. Vaak betekent dit dat HR of L&D het aanbod aan leerproducten dicteert. Heb je in beeld wat jouw organisatie doet? Dan is het belangrijk om in kaart te brengen waarom je weg wil van de huidige situatie. Welke organisatiebehoefte ondersteunt deze ontwikkelingsbehoefte? Uiteindelijk kom je tot een conclusie: of je stuurt de ontwikkeling van medewerkers, of je stimuleert het. Vraag 3: Wat doe je goed en wat is straks nodig? L&D en HR hebben bepaalde expertise in huis. Hoe zit dat bij jouw organisatie? Heb je hiermee alles dat nodig is?

5

Door antwoord te geven op de vragen in stappen één t/m vier leg je de basis van een visie. Nu is het de tijd om dit alles samen te brengen in één uiting. Een goed geformuleerde visie heeft de volgende eigenschappen: Kort en krachtig Te kort dekt de lading niet. Te lang en de visie is niet memorabel. De ideale visie-uiting is rond de 35 woorden, of twee-tot-drie zinnen. Helder Vermijd trendtermen en jargon. Een visie brengt mensen samen door het stellen van een duidelijk doel. Iedereen moet dit kunnen begrijpen. Abstract en uitdagend Het doel van een visie moet niet te concreet zijn, bijvoorbeeld ‘het lanceren van een LMS’. Vermijd cliché-termen als ‘de beste’, maar zorg wel voor een abstract doel. In plaats van ‘Het aanbieden van een LMS’ kan één van de doelen zijn ‘Een omgeving bieden waar we het volle potentieel van onze medewerkers kunnen benutten’. Hierdoor kun je de relevantie van je activiteiten als L&D altijd afwegen tegenover de visie, zonder dat de visie dicteert wat je moet doen. De methode om het doel te bereiken is veranderlijk door nieuwe ontwikkelingen. Het te behalen doel niet. Legt uit waarom je bestaat Een effectieve visie legt uit wat je wil bereiken en de rol die je hierin neemt. Een sterke visie op leren is de ultieme reden voor bestaan van L&D binnen een organisatie. Toekomstgericht Een visie is geformuleerd als een lange-termijn doel. Waar je uiteindelijk naartoe wil moet erin staan. Een effectieve visie uiting beschrijf vaak de acties die L&D onderneemt. Stelt een helder doel Een goede visie inspireert medewerkers door een wenselijke einddoel te formuleren. Dit kan bijvoorbeeld gaan over:

● Gezamenlijke waardes ● Een collectieve identiteit ● De Unique Selling Points (USP’s) van je organisatie ● De waarde en effectiviteit van je medewerkers

6

Na het formuleren van een visie op leren ben je klaar om de behoeftes van L&D in kaart te brengen. Door een goed geformuleerde visie op leren staan deze behoeftes dichtbij de behoeftes van de algehele organisatie.

Inventariseer je behoeftes Het is belangrijk om de verschillende vereisten van disciplines en afdelingen binnen het bedrijf in kaart te brengen. Het LMS of leerplatform moet flexibel genoeg zijn om een oplossing voor iedereen te bieden, terwijl het consistent genoeg blijft om een goede gebruikerservaring te bieden. Breng de verschillende ‘pijnpunten’ in kaart met afdelingshoofden en medewerkers van allerlei niveau’s. Van de schoonmaker tot aan de bedrijfsadvocaat. Hierdoor breng je een oplossing in kaart die echte organisatieproblemen oplost en voldoet aan de alledaagse eisen van de eindgebruikers. Enkele van deze pijnpunten, per afdeling zijn: Information Technology (IT)

● Security eisen (afhankelijk van bedrijf) ● Faciliteren server omgeving ● Koppeling interne systemen (bijvoorbeeld personeelsbestand) aan het LMS of

leerplatform ● Integratie IT-infrastructuur

Human Resources (HR)

● Opleidingsadministratie kost te veel tijd ● Data over opleidingen is lastig up-to-date te houden ● Leren vindt gefragmenteerd plaats, daardoor lastig in beeld te brengen ● Er is een leerbudget, maar het wordt niet opgemaakt ● Geen inzicht in budget-spend op leren ● Geen data over leren, waardoor rapporteren moeilijk is en er geen inzicht is in

opgebouwde expertise Inkoop

● Facturatie leerproducten is een belastend proces ● Verschillende kortingsafspraken per aanbieder bijhouden of bedingen ● Contracten sluiten en onderhouden met preferred suppliers kost veel tijd

7

Finance

● Aansluiting protocollen en procedures interne boekhouding (denk aan P.O nummers, kostenplaatsen en meer)

● Allocatie budget-spend per divisie Organisatie

● Verhoogde mate van (internationale) concurrentie vereist meer wendbaarheid ● Aanscherping legislatie over investeringen in medewerkers ● Mobiliteitseisen bij ontslagen ● Medewerker weg? Kennis weg ● Slecht inzage in investering op leren

De ontwikkeling van medewerkers is een privacygevoelig onderwerp. Bovendien is de data van de gehele cursusadministratie vaak gevoelig. Het is daarom belangrijk om security eisen in een vroeg stadium in kaart te brengen.

De belofte van recruitment tegenover de alledaagse realiteit De War for Talent is niet langer een koude oorlog. Talentvolle millennials leven in een wereld waar ze niet bang zijn om van baan te verwisselen. Recruiters spelen hier maar al te graag op in. Beloftes over carrièrepaden met promoties, veel kans om te leren en meer vrijheid dan ooit, zijn de norm. Recruiters harken talent binnen. De beste recruiters letten net zo goed op ‘company fit’ als werkervaring. Aan HR en L&D de taak om dit talent te behouden. Organisaties willen gemotiveerde, ondernemende medewerkers die de doelen van de organisatie snappen. Medewerkers moeten bereid zijn om hun ideeën en creativiteit in te zetten om de problemen van een organisatie op te lossen. Medewerkers moeten andere medewerkers nieuwe dingen leren, op basis van hun ervaring. Organisaties willen dit soort gemotiveerde, nuttige medewerker, maar geven vaak geen manier om hun toegevoegde waarde te faciliteren. Als je wil dat medewerkers (van elkaar) kunnen leren, moet je dit een plek geven. Een leerplatform maakt de investering in medewerkers duidelijk en alledaags.

8

Competenties zijn voorbij Competenties zijn een middel, maar niet het doel. Toch worden ze geëvalueerd alsof het een bereikbaar doel is. Competentiegericht leren – was – een manier om het leren in te delen. Alleen werkt leren niet meer zo. De beperkingen van de tijd waarin competenties ontstonden, bestaan niet meer. Als je op zoek bent naar de oplossing van een probleem, wat is dan de eerste stap die je onderneemt? Je Googled naar antwoorden. Gericht zoeken op leerproducten kan met een leerplatform. Daarnaast ondermijnen competenties de realiteit voor organisaties anno 2017: De wereld verandert alsmaar sneller. Bij een leermodel op basis van competentiegericht leren, gaan werknemers leertrajecten aan om hun profielen af te maken. Tegen de tijd dat ze klaar zijn, is de wereld opnieuw veranderd. Ray Kurzweil (o.a Google) noemt dit de ‘Law of Accelerating Returns’. Just-in-time leren, evenals microlearning spelen hierop in. Kleine, behapbare leermomenten om snel kennis op te doen, om snel dat probleem op te lossen. Je hebt alleen de kennis nodig om je huidige probleem op te lossen – een leerpad van een jaar is overbodig. Als je warrige e-mails schrijft is een cursus ‘hoe schrijf ik een e-mail’ meer relevant dan een langdurige cursus communicatieve vaardigheden. Ondanks dat deze vormen van leren het al-grote aanbod aan leerproducten uitbreiden, is het overzicht op leren – door technologie – te behouden. Met deze technologie kunnen medewerkers zelfstandig aan de slag met hun ontwikkeling. Zonder hokjes, zonder vage termen. Dus: ga terug naar het probleem. Plak geen labels op leerbehoeftes, maar laat het organisch vloeien. Leerplatformen ondersteunen dit.

Medewerker en organisatiebehoeftes Een leerplatform moet nuttig en gebruiksvriendelijk zijn voor medewerkers. Het moet de barrière naar leren doorbreken, of op zijn minst verlagen. Je organisatie en medewerkers zullen allemaal hun eigen wensen voor een leerplatform hebben. Zie deze fase als een stuk marktonderzoek. Een paar technieken om deze in beeld te brengen zijn:

● Interview met stakeholders ● Enquêtes ● Focus groups ● Gebruiksvriendelijkheid tests ● Beschikbare data over leerproducten (bijvoorbeeld gevolgde opleidingen)

9

Veelvoorkomende L&D-problemen Op basis van gebruikers,- en organisatiebehoeftes kun je doelen opstellen. Deze doelen kunnen te maken hebben met de structuur en ontwikkeling van het leerplatform, ze kunnen de basis vormen voor een HRD-beleid en ze vormen de concrete verbinding naar het realiseren van je visie op leren. We zeiden het eerder, maar het verdient de herhaling: Bij de ontwikkeling van een visie op leren is het belangrijk deze aan te sluiten op de missie van de organisatie. Hierdoor wordt een leerplatform een strategisch middel om de missie van je organisatie te realiseren. Doelen kunnen zijn:

● Verhogen van de efficiëntie, productiviteit en waardering van medewerkers ● Verhoogde mate van zelfsturing voor medewerkers ● Verhoogde mate van wendbaarheid voor de organisatie ● Toegang geven tot een collectieve kennisbank ● L&D meer in lijn brengen met de business ● Kennisaanbod centraliseren ● Het behouden van kennis ● Het opbouwen van een employer identity ● Controle over Talent Management ● Datagedreven besluiten nemen

Bij het opstellen van deze doelen is het belangrijk om deze meetbaar te maken. Als het je doel is om controle over Talent Management te hebben, hoe maak je dit dan meetbaar? Het kan nuttig zijn om statistieken klaar te hebben voordat je een leerplatform hebt dat dit alles inzichtbaar maakt. Hierdoor kun je vergelijkingen maken tussen de kennis die je hebt en de kennis die je dacht te hebben. Na gesprekken met meer dan 100 L&D professionals hebben we een top zeven van veelvoorkomende HRD-problemen kunnen vormen. Zorg ervoor dat je leerplatform bijdraagt aan je visie op leren en de oplossing voor jouw HRD-problemen De top 7 is:

1. Opleidingsadministratie kost te veel tijd 2. LMS-systeem wordt niet gebruikt (niet gebruiksvriendelijk) 3. Data over opleidingen is lastig up-to-date te houden 4. Leren vindt gefragmenteerd plaats 5. Er is een leerbudget, maar het wordt niet opgemaakt 6. Geen inzicht in budget-spend op leren 7. Geen data over leren, waardoor er geen inzicht is in de opgebouwde expertise.

 

10

Uiteindelijk heeft iedere organisatie andere uitdagingen. Breng jouw L&D uitdagingen helder in beeld.  

Marktverkenning

Leerplatform of LMS? Waar een LMS is gericht op het aansturen van leren, is een leerplatform gericht op het stimuleren ervan. Een leerplatform stelt een organisatie in staat om het leren bottom-up te organiseren. Medewerkers voelen als eerste een spanning wanneer een verandering in de markt heeft plaatsgevonden. Een leerplatform creëert een omgeving waar een medewerker naartoe gaat op het moment dat hij kennis nodig heeft om met die verandering om te gaan. Een LMS doet dit ook, maar vaak op een top-down manier. Dit betekent dat HR & LD die leerbehoefte zelf moet signaleren, in samenwerking met de manager. Hiermee wordt ervan uitgegaan dat HR, L&D en managers precies weten wat iedereen moet leren. In grote organisaties is dit niet realistisch. Hierdoor moet een medewerker zijn leerwens eerst communiceren naar zijn manager of de afdeling HR/L&D. Vervolgens moet er een besluit worden gemaakt, een aanbod worden gedaan en budget worden opgesteld (als dit er nog niet was). Tegen de tijd dat de medewerker een passende invulling van de leerwens heeft gevonden, is de markt alweer verschoven. Dit is het tegenovergestelde van een wendbare organisatie - leerwensen kunnen niet op een schaalbare manier worden gefaciliteerd omdat er teveel mensen tussen zitten. Diezelfde mensen spelen bij leerplatformen nog steeds een goedkeurende rol, maar dit vindt op de achtergrond plaats. De medewerker ervaart zelf geen barrières.

In-house oplossing vs. externe leverancier Het is belangrijk om in acht te nemen dat een goed leerplatform wordt gebouwd op basis van een user-first principe. Zelf een oplossing maken betekent dat managementeisen belangrijker zijn dan de eisen van gebruikers, omdat het aansturen van dit project uit het interne management komt. Wanneer je besluit om een leerplatform bij een externe leverancier af te nemen, is het belangrijk om te zoeken naar een leverancier die begrijpt hoe organisatorische wendbaarheid, of ‘Agile’ zijn, is verbonden aan de menselijke ontwikkeling van een organisatie.

11

Daarnaast is het belangrijk dat de leverancier een systeem aanbiedt dat door de jaren heen is getest, geëvalueerd en geoptimaliseerd op gebruikerservaring. Zonder adoptie valt een plan in duigen. Een goed leerplatform faciliteert die adoptie op een organische manier. Het bouwen van een in-house oplossing brengt verder het probleem met zich mee dat de cursusadministratie, supplier management en kwaliteitscontrole allemaal in-house moet gebeuren. Omdat dit niet rendabel is, zien we dat organisaties steeds vaker een in-house oplossing in de testfase opgeven en overstappen op een externe leverancier. Helaas zijn alle interne kosten en tijdsinvesteringen dan al gemaakt.

Kant-en-klare oplossing van een externe leverancier De meeste leerplatformen verschaffen je een groot aantal features om je medewerkers te helpen ontwikkelen. Pas echter op het verschil in beloftes tussen leveranciers. Een ‘compleet cursusaanbod’ kan voor één leverancier iets anders betekenen dan bij een ander. Tegelijkertijd is het belangrijk om in te zien dat een compleet cursusaanbod verder gaat dan bijvoorbeeld alleen blended learning of e-learning. Het is daarom belangrijk om nu een lijst met basisvereisten te maken. Hou bij deze eisen ook rekening met de eisen voor de toekomst, waar mogelijk. Zoals we eerder zeiden, een leerplatform is een investering voor de lange termijn. Om een voorbeeld te noemen: in het begin is het vooral belangrijk om een gebruiksvriendelijk leerplatform met een complete selectie aan te bieden. Later merken organisaties dat hun medewerkers steeds meer leren. Daardoor is het nodig om het supplier management en de cursusadministratie uit te besteden. Hou hier vanaf het begin rekening mee, en je keuze voor een leverancier wordt niet alleen het beste voor nu, maar ook voor de toekomst.

Wat je mag verwachten van een leverancier Naast de diensten en producten is het belangrijk om te realiseren dat consultancy vanuit de leverancier nodig is. Let dus op: Dit een grote kostenpost kan worden als je leverancier consultancy in rekening brengt. Daarnaast mag je project management, support, eventuele training en hulp bij het stimuleren van leren verwachten. Er is geen betere manier om een oordeel te vellen over leveranciers werk dan naar zijn referenties te kijken. Door te spreken met de bestaande klanten van een leverancier, krijg je een objectieve mening over hun product en/of service.

12

Enkele vragen die je jezelf moet stellen zijn:

● Begrepen ze de kern van ons bedrijf en onze uitdaging(en)? ● Leverde ze alles naar wens en op tijd? ● Was er constante communicatie tussen de klant en leverancier? ● Gaven ze goede support en training? ● Zoek naar een relatie op lange termijn. Vind een leverancier die met je kan meegroeien.

Kijk naar een klik op het gebied van technologie en bedrijfsfilosofie - of een tegenstelling die juist kan helpen. Wees er zeker van dat de leverancier er over een halfjaar nog is. Een schaalbare organisatie is hierbij een veilige keuze.

De Decision Making Unit (DMU) Hoewel je leerplatform een ‘business-as-usual’ tool moet worden, is het een project dat het juiste overzicht en leiderschap van je organisatie nodig heeft. Het is cruciaal om een project-team op te stellen. Alleen met een betrokken team van stakeholders breng je de lancering en implementatie van het leerplatform tot een succes. Dit is wat een DMU nodig heeft:

C-level buy-in De juiste toezegging verkrijgen uit het leiderschap van een organisatie is even moeilijk als cruciaal. Zodra het leerplatform staat, zal een C-level executive er niet iedere dag gebruik van maken, in tegenstelling tot de L&D medewerkers. De buy-in van het hoger leiderschap te verkrijgen is belangrijk om prioriteiten te stellen, de eisen van organisatie te bewaken en verhelderen en om interne belangenverstrengeling op te lossen.

Vormgeving Committee In een ideale wereld is er een groep mensen die samenwerkt met de sponsor om vorm te geven aan het leerplatform. Deze groep bestaat uit vertegenwoordiging van interne stakeholders die belang hebben bij het succesvol realiseren van een leerplatform. Vaak is HR de drijfveer, met inkoop en IT erbij. Deze groep moet de strategie voor de inzet van het leerplatform definiëren.

13

Project Manager Wellicht ben jij dit? Deze persoon is het hart van succes en de schakel tussen IT, HR, Inkoop en de leverancier. Deze persoon moet de eerste zijn die de adoptie van het leerplatform evangeliseert, problemen signaleert en het dagelijks contact met de leverancier onderhoudt. Ook zal deze persoon moeten polsen met medewerkers om te zien of alles goed gaat.

De top 6 vereisten van een leerplatform

Ontzorging van detailwerk De cursusadministratie, supplier management, facturatie en meer - dit is werk dat organisaties kunnen outsourcen. Richt je op strategie, laat een leerplatform leverancier het werk op de achtergrond doen.

Data inzicht Een goed leerplatform moet je inzicht geven in de ontwikkeling van je medewerkers. Een geweldig leerplatform gaat verder dan alleen de kosten die je bespaart. Denk aan de leertrends die zich ontwikkelen, welke leervormen populair zijn en welke managers routinematig te laat zijn met het goedkeuren van een boekingsverzoek.

Maatwerk en advies Iedere medewerker heeft andere leerbehoeftes. Er is een groot trainingsaanbod voor het generale (zakelijke) publiek, maar vaak zijn aanpassingen wenselijk. De ene keer omdat je organisatie hele specifieke behoeftes hebt, de andere keer vanwege budgettaire uitdagingen. Daarom mogen In-company - ook wel maatwerk- producten niet ontbreken in het aanbod van je leerproducten. Over hulp gesproken: een sterke zoekmachine is fantastisch. Tegelijkertijd is advies vaak wenselijk. Een goede leverancier kan medewerkers helpen bij het kiezen van hun leerproduct.

14

Inzicht in kwaliteit Inzicht in kwaliteit zorgt ervoor dat je een objectief beeld kan vormen van alle leerproducten die beschikbaar zijn voor je medewerkers. Zo weet je zeker dat je medewerkers het beste leerproduct voor hun ontwikkeling kiezen. Let er dus op dat je leerplatform het mogelijk maakt om de kwaliteit van een leerproduct in te zien.

Gebruiksvriendelijk systeem Duurzame inzetbaarheid stimuleren gaat moeizaam zonder een leerplatform. Anderzijds is een leerplatform een ‘tool’. Het succes en impact op je organisatie hangt af van de adoptie van het platform. Als het systeem niet gebruiksvriendelijk is, zal de adoptie laag blijven. Let er op dat het leerplatform is gebouwd op een user-first principe.

Een merk creëren voor je leerplatform Veel organisaties vinden het moeilijk om een leerplatform intern te differentiëren van een traditioneel LMS. Jij en ik weten dat het appels en peren zijn, medewerkers zelf zien dit verschil niet direct. Het leerplatform een merk geven - oftewel ‘branden’ - kan hier sterk bij helpen. Het is een beproefde marketingstrategie die ervoor zorgt dat een product kan uitstijgen boven features en diensten, en op naar een beleving. Als je het leerplatform een naam geeft, hier met consistentie naar refereert en een eigen identiteit voor ontwikkelt, zul je zien dat medewerkers niet alle leeromgevingen als gelijke zullen zien. Enkele namen die bedrijven gebruiken:

● Mijn Koers ● Carglass Vitaliteit ● Het ontwikkelportaal ● Learning Center ● De Hub

Er zijn ook meer ‘unieke’ namen bedacht, zoals:

● Merlijn ● Rubixus ● Sherlock ● Minerva

15

De meest unieke tenaamstelling gaat naar het bedrijf dat zijn leerplatform ‘Smart Henkie’ noemt…

Consultancy Analyse en evaluatie zijn de bouwblokken van een goed leerplatform. Zonder structurele evaluatie is het moeilijk om een vergelijking te maken tussen de lerende organisatie die je bent en de lerende organisatie die je wil zijn. Analyse en evaluatie kan ik vele vormen komen. Afhankelijk van de leeftijd van je leerplatform en de organisatie-eisen kan het een extra uitdaging zijn om de, door jou bepaalde, beste methode in werking te stellen. Leveranciers zijn hierin objectief, hebben veel productkennis en weten wat andere organisaties doen om vergelijkbare problemen op te lossen. Zoek een leverancier die consultancy aanbiedt om ervoor te zorgen dat je te allen tijde het meeste uit je leerplatform haalt. Consultancy moet in drie fases worden verdeeld:

● Voor de lancering - Hier moeten de doelen van het leerplatform duidelijk worden gemaakt en hoe dit aansluit op de doelen van de organisatie

● Lancerings-consultancy - Hoe kun je het beste je leerplatform lanceren en hoe zorg je ervoor dat het goed wordt ontvangen?

● Nalancerings-consultancy - Dit kan direct na lancering plaatsvinden, of jaren later. In

dit type consultancy evalueer je het gebruik van het leerplatform tegenover de veranderende behoeftes van de organisatie. Door deze ‘health check’ routinematig toe te passen, haal je het meeste uit je leerplatform. Als het blijkt dat er iets mis is, moet de leverancier klaarstaan met oplossingen.

Support Zodra je leerplatform live is, is het belangrijk om steun te krijgen van de leverancier. Misschien moet er iets worden aangepast in een boeking, of is het niet duidelijk? Kan een medewerker niet kiezen tussen twee vergeleken leerproducten? Werkt het leerplatform technisch niet naar behoren? Dit zijn allemaal vragen waarbij support nodig is.

16

Vragen die je jezelf moet stellen zijn:

● Geeft mijn leverancier dagelijks support? ● Is een complete helpdesk aan informatie beschikbaar? ● Is er een apart support contract en dekt dit updates en korte ‘fixes’? ● Welke responsetijd mag je verwachten? ● Levert je leverancier zijn support zelf of is dit outsourced naar een call center?

De business case Return on Investment (ROI) is een onderwerp van groot debat bij HR en L&D. Met een goed leerplatform is dit direct meetbaar. Een succesvol leerplatform kan snel ROI leveren, terwijl het de organisatie ontzorgt op verschillende gebieden.

Voordelen voor de organisatie De directe voordelen zijn vaak al duidelijk: kortingsafspraken over het gehele cursusaanbod betekent minder kosten aan opleidingen, een geautomatiseerde cursusadministratie zorgt voor minder belasting op inkoop en HR, een SaaS oplossing betekent minder belasting op de IT-afdeling. Ondanks de directe voordelen is de grootste uitdaging, bij de aanbesteding van een LMS of leerplatform, het overtuigen van management. Er moet namelijk direct geld worden geïnvesteerd voor veel indirecte terugkeer. Deze indirecte terugkeer komt in de vorm van efficiëntere, blije medewerkers, een verhoogde mate van zelfsturend leren en uiteindelijk het beter benutten van het potentieel van medewerkers.

Indirecte voordelen

Minder zoektijd, meer efficiëntie Moet een medewerker voor het eerst een kruistabel maken in Excel? Met een kort stukje Microlearning is hij zo klaar. Maar waar vind hij dat? Iedere medewerker is 9.3 uur per week kwijt aan het zoeken van informatie. Door het leren centraal aan te bieden, reduceer je deze tijd in drastische mate. Zo kunnen ze sneller informatie verwerven en zich meer richten op hun verantwoordelijkheden, in plaats van uren kwijt te zijn aan zoeken.

17

Strategischer HR & HRD Grofweg kunnen we zeggen dat het werk van HRD-managers in vier hoofdtaken te verdelen is, namelijk: Administratie bijvoorbeeld cursussen goedkeuren, inschrijven opleidingen, controleren facturen, excelsheets van gevolgde opleidingen bijhouden, personeelsverloop noteren en nog veel meer. Employee champion De manager helpen bij het begeleiden van medewerkers. ---------------------niveau verschil-------------------------- Strategie Het HRD beleid in lijn brengen met de strategie van de organisatie. Change Het begeleiden van veranderingen voor de mensen die werken in een organisatie. Er is een duidelijk verschil in de werkzaamheden op het eerste niveau en die op het tweede. Het probleem dat veel HRD-managers hebben is dat hun tijd veelal wordt opgeslokt door de werkzaamheden op het eerste niveau, waardoor ze niet aan strategie en het begeleiden van veranderingen toekomen. Het scala aan administratieve zaken en de hordes van grote Excel sheets zijn niet alleen tijdrovend, maar ook frustrerend. Als HRD manager kom je zo niet meer toe aan Strategie en Change – laat dat nu juist zijn wat een HRD baan leuk maakt.

Datagedreven HRD-beleid Organisaties moeten flexibel blijven en zorgdragen voor duurzaam inzetbaar personeel. Inzage in activiteiten die hieraan bijdragen, maakt het makkelijker strategische beslissingen te nemen. Rapporteren wordt hierdoor makkelijk. Welke skills hebben we in huis? Welke vaardigheden worden ontwikkeld? En waar hebben medewerkers zelf behoefte aan? Een goed LMS of leerplatform geeft je hier te allen tijde inzicht in.

18

Kennis binnenhouden Personeelsverloop is hoger dan in het verleden. Er zijn meer banen en kansen dan ooit. Hoe goed je Talent Management programma ook in elkaar zit, ‘die ene goede medewerker’ kan je verliezen. Het is belangrijk dat de kennis, waar jij in hebt geïnvesteerd, niet samen met de medewerker de deur uit gaat. Met een LMS of leerplatform kun je een archief van interne kennis maken. Weet je dat een medewerker vertrekt? Laat hem dan een aantal leermodules maken - om zijn vervanger en anderen in de organisatie - bij te scholen.

Verhoogde wendbaarheid van de organisatie De wereld van nu draait te snel voor de regels van toen. Met de markt mee kunnen gaan, of ‘Agile’ zijn, heeft niet alleen met de structuur van je organisatie te maken. Het gaat om aanpassingsvermogen. En hoe past de mens zich aan? Door te leren. Door middel van transparantie nieuwe inzichten te verkrijgen. Door ongecontroleerd te mogen struikelen en tuimelen, om vervolgens van je fouten te leren. Door het leren te faciliteren bied je medewerkers de mogelijkheid om snel aan te passen aan iedere situatie. Organisatorische ontwikkeling is onlosmakelijk verbonden aan menselijke ontwikkeling. Menselijke ontwikkeling is onlosmakelijk verbonden aan leren.

De bottom line Uiteindelijk moet business case ervoor zorgen dat door jou gestelde doelen worden bereikt om zo de visie op leren tot stand te brengen. Breng in de business case dus goed naar voren:

1. Welke problemen je nu tegenaan loopt 2. Hoe een leerplatform dit oplost 3. Wat de investering is 4. Wat de gevolgen zijn voor de verschillende afdelingen binnen de organisatie 5. Wat de gevolgen zijn voor de organisatie in zijn geheel 6. De verwachte ROI en termijn tot ROI.

19

Het schrijven van een Request For Proposal (RFP) voor een LMS of leerplatform Het schrijven van een RFP lijkt overweldigend, maar het is geen neurochirurgie. Het schrijven van een goede RFP vergt veel oefening - gelukkig heb je vaak zelf die expertise in huis. Desondanks is er, voor ieder goed RFP-voorbeeld, ook een slecht voorbeeld. Vage details, slechte schema’s, onrealistische verwachtingen, ze bestaan allemaal. Voor leerplatformen en LMS-systemen zijn een aantal punten extra belangrijk. Hou er rekening mee dat een RFP per aanbesteding verschitl. Voor het schrijven van een goede RFP voor een LMS of leerplatform hebben wij de volgende tips:

1. Neem de tijd Iedereen had liever gisteren de RFP eruit gestuurd dan vandaag. Vermijd deze drang in het geval van Software as a Service (SaaS) systemen als een LMS of leerplatform. Hou, bij het stellen van je deadline, rekening met het schrijven van de RFP. Door de tijd te nemen krijg je uiteindelijk niet alleen het beste product, maar moet je ook alvast nadenken over de manier van implementatie voor je organisatie. Door de tijd te nemen voor een RFP voor een LMS of leerplatform, krijg je inzicht in wat je al weet, wat je nog niet weet en andere details die je moet concretiseren voordat je klaar bent voor integratie.

2. Leer van anderen Je bent waarschijnlijk niet de eerste die een SaaS-systeem voor je organisatie wil kopen. Leer van de andere RFP’s die je organisatie heeft gemaakt. Kom erachter wie ze heeft gemaakt, bel ze en loop de RFP met ze door. Let vooral op de vraag-en-probleemstelling, hoe ze aan specifieke vereisten zijn gekomen en hoe ze tot een definitieve lijst van vereisten kwamen.

3. Ga vroeg en vaak in gesprek met relevante stakeholders Veel organisaties willen een systeem aanbesteden en doen dit zonder anderen erbij te betrekken. De Decision Making Unit (DMU) moet echter altijd bestaan uit meer afdelingen dan alleen degene die het meeste voordeel van een LMS of leerplatform heeft (vaak is dit HR/L&D). Of het nu gaat over het gebruik, de implementatie of de support tijdens lancering.

20

Het is een uitdaging om stakeholders succesvol te managen. Iedereen wil zijn zegje doen. Zorg ervoor dat degene die hun zegje doen ook echt met het systeem te maken hebben. Vaak is dit een combinatie van HR/L&D, IT en inkoop, maar afhankelijk van je organisatie kan Finance hier ook belang bij hebben. Deze DMU heeft ook sturing nodig, dus zorg ervoor dat een C-level persoon aan boord is. Vaak is dit de eindbeslisser.

4. Denk aan integratie Een LMS of leerplatform kan een zelfstaand systeem zijn, of het kan integreren met andere systemen. Het is zonde om voor een zelfstaand systeem te gaan wanneer het ingewikkeld wordt door (vele) koppelingen. Denk na: wat heb ik nodig, wat hebben we nu wat ik kan hierbij kan gebruiken, en wat komen de eindgebruikers tegen. Je zal zien dat bepaalde koppeling die je als noodzakelijk ervaarde, ineens minder belangrijk zijn.

5. Gebruik beeldmateriaal Denk aan diagrammen, bijlagen, plaatjes - alles dat je RFP duidelijker maakt. Vertel je visie, schrijf je RFP en begeleid je text met diagrammen, tabellen en flow charts. Hoe meer informatie je geeft, des te groter de kans dat je LMS of leerplatform bij jouw wensen aansluit. Jij bepaalt de context waarin het LMS of leerplatform straks opereert, dus de leverancier moet dit zo goed mogelijk begrijpen. Een duidelijk beeld van de risico’s en problemen mogen hierbij niet ontbreken.

6. Je kan niet alles weten En dat is prima. Leveranciers snappen dat je niet alles begrijpt. Je kan niet altijd de allerkleinste detailvragen beantwoorden, die tijdens het procurement,- of implementatieproces naar voren komen. Wat een leverancier wel wilt, is een goed kader van verwachting. Dit kan je alleen realiseren door met je DMU in lijn te zitten en je organisatiebehoeftes in kaart te brengen. Deze informatie moet je vervolgens helder en duidelijk te presenteren. De leverancier moet kunnen inzien welke plaats het LMS of leerplatform in jouw organisatie moet innemen en hoe het moet worden gebruikt.

21

7. Schrijf in een team van twee Een RFP schrijven kan prima alleen, maar twee hoofden zijn beter dan één. Vooral als dat tweede hoofd de rol van editor of technisch adviseur kan innemen. Zo zorg je niet alleen voor compleetheid van informatie, maar je krijgt meteen een ‘sanity check’ door het extra paar ogen op je werk.

8. Praat met inkoop Dit is meestal geen probleem. In het geval van een LMS of leerplatform is inkoop vaak een kernlid van de DMU. De cursusadministratie, facturatie en supplier management zijn vaak pijnpunten van inkoop waarvoor het LMS of leerplatform een oplossing moet bieden. Zorg ervoor dat ze vanaf het begin aan boord zijn.

9. Onthoud je einddoel Je einddoel is niet het LMS of leerplatform succesvol in jouw organisatie integreren. Het LMS of leerplatform moet de verandering teweeg brengen die je in je doelen duidelijk hebt gemaakt.

De lancering In dit deel kijken we naar enkele ideeën voor de lancering van het leerplatform. Het is belangrijk om het enthousiasme hoog te houden. Het leerplatform is niet altijd een omgeving dat dagelijks wordt gebruikt, maar uiteindelijk is het een middel voor carrièregroei van medewerkers. De sleutel naar succes van je leerplatform is herhaling. Je leerplatform moet synoniem staan aan carrièreontwikkeling. Zonder deze erkenning zullen de meeste medewerkers zich niet bewust zijn van het bestaan van je leerplatform. Anderen zullen de waarde ervan niet inzien, of slechts een kleine greep van de mogelijkheden gebruiken. De beste tijd om het leerplatform aan te prijzen is direct bij lancering. Een lancering kan klein,- of grootschaals plaatsvinden. T-Mobile lanceerde hun leerplatform met een evenement tijdens het zelfgeorganiseerde ‘Week van het Leren’. Andere klanten huurde een e-mail marketeer in om converterende teksten te schrijven en hun medewerkers te enthousiasmeren over het leerplatform. Onderstaande ideeën zijn voorbeelden. Welk idee het beste bij je organisatie past, is jouw keuze.

22

Videos Teaser videos en lanceer videos zorgen voor een hoge betrokkenheid bij lancering. Een bericht van de CEO, in bontjas, die aankondigt dat ‘Learning is coming’ - al dan niet met een bekend themanummer op de achtergrond - zorgt ervoor dat het gesprek van de vergaderkamer naar de watercooler verplaatst. Creativiteit creëert een gespreksonderwerp.

Presentaties Iedere laag van de organisatie moet doorhebben dat er een leerplatform is. Presentaties zijn in organisaties een effectieve manier van communiceren - van manager naar uitvoerende. Ze kunnen over het leerplatform en het nut voor de organisatie gaan, over specifieke initiatieven - bijvoorbeeld op het gebied van duurzame inzetbaarheid - of nieuwe features van het leerplatform. Bereid de presentatie goed voor en maak het kort en krachtig. Blijf praten over het leerplatform, zo vaak je kan, naar zoveel mogelijk mensen.

E-mail activatie campagnes Een leerplatform vind je in een digitale omgeving. E-mails zijn daardoor meteen een sterke tool om hiernaar te verwijzen. Een goede e-mail heeft een aantrekkelijke titel die uitnodigt tot het openen. De tekst daarin is kort, bondig en informatief, maar spreekt altijd vanuit het belang van de lezer.

Gebruik het marketing-communicatie team In je organisatie zijn vaak specialisten voor interne communicatie aanwezig. Betrek hen bij de lancering van het leerplatform, maar ook erna. Zij zijn experts op het gebied van je doelgroep - de medewerkers - en weten hoe ze activerend moeten communiceren naar hen toe.

Brochures Een simpele brochure met de voordelen, hoofdonderdelen en locatie van het leerplatform kan wonderen werken. Verwerk hierin screenshots en makkelijk herkenbare URL’s. Full-colour brochures presenteren een kleurrijk beeld, en worden sneller opgemerkt. Veel organisaties hebben een interne grafisch ontwerper die dit soort materiaal kan creëren. Dit is een oudere methode die effectief kan zijn in organisaties waar dit wordt verwacht.

23

De homepagina van lerende organisaties is...? Het leerplatform zelf kan als homepagina op iedere computer in het kantoor worden ingesteld. Zodra de browser wordt geopend, worden medewerkers geconfronteerd met leermogelijkheden. Sommige organisaties kiezen ervoor om een intranet als homepagina in te stellen. Het leerplatform kan op de voorpagina worden doorgelinkt, het liefst op een visuele manier om zo de herkenning te vergroten.

Posters en displays Een high-impact ontwerp op een muur in het kantoor waar je medewerkers 40 uur per week doorbrengen, is een sterke manier om herkenning te creëren. Leesbaarheid, impact en een heldere ‘Call to action’ (CTA) mogen hierbij niet ontbreken.

Laat je medewerkers aan het woord Ken je Humans of New York? Dit is één van de meest populaire Facebook-groepen, voornamelijk wegens zijn authenticiteit. Echte verhalen van échte mensen. Door je medewerkers zelf aan het woord te laten over hun ervaringen met leerinterventies, creëer je een omgeving waarin praten over je ontwikkeling normaal is.

Merchandise Een simpele greep uit één van de beschikbare merchandise catalogussen geeft je een beeld van de mogelijkheden hierin. Denk bijvoorbeeld aan de naam van je leerplatformen, met een slogan op een:

● Muismat ● Rebus ● Notebook ● Pen ● Ballon ● T-shirt

Wees er wel zeker van dat de merchandise aansluit bij de cultuur van je organisatie.

24

Onboarding van nieuwe medewerkers Nieuwe medewerkers snappen je organisatie en de werking ervan nog niet. Maak een aantal onboarding leerproducten - van korte video’s tot aan ééndaagse cursussen - en laat ze dit boeken via het leerplatform. Hierdoor worden ze meteen op de feiten gedrukt: ze werken nu in een lerende organisatie.

Ondersteuning van management Door de direct leidinggevenden van medewerkers aan boord te hebben met het leerplatform, zullen ze van natura het gebruik aanbevelen. Onderzoek heeft aangetoond dat een gebrek aan begrip en ondersteuning van management ervoor kan zorgen dat de adoptie van leerplatformen laag blijft. Tegelijkertijd zorgt een hoge awareness bij management ervoor dat het gebruik van het leerplatform toeneemt. Neem de tijd om het leerplatform intern te ‘verkopen’. Ze moeten snappen wat zij, hun medewerkers en de organisatie in zijn geheel eraan hebben.

Zorg ervoor dat de homepagina uitnodigt tot gebruik De homepagina van je leerplatform is één van de belangrijkste onderdelen. Door een duidelijk verhaal te creëren met een heldere Call-to-action, zorg je voor hogere adoptie.

Begrijp de cultuur van de organisatie Als laatste is het belangrijk om te realiseren dat de cultuur van de organisatie doorslaggevend is op de ‘tools’ die je in kunt zetten om het leerplatform met succes te lanceren. In één organisatie kan een ludieke actie goed werken, in de andere kan dit totaal niet worden gewaardeerd.

25

Na de lancering: Effectief blijven In dit deel kijken we naar hoe je ervoor kan zorgen dat medewerkers terug blijven komen naar je leerplatform

Stel doelen voor meer efficiëntie Je leerplatform is geen website - het aantal zoekopdrachten definieert het succes niet. Bij duurzame inzetbaarheid en organisatorische wendbaarheid, moet je zelf definiëren hoe je succes meet. Vaak doe je dit naar aanleiding van de doelen die je eerder - al dan niet met hulp van dit document - hebt gesteld. Je kan bijvoorbeeld meten hoe vaak medewerkers met simpele vragen over leermogelijkheden naar HRD komen. Met een hoge adoptie van het leerplatform moet dit, na verloop van tijd, steeds minder worden.

Medewerkers die het niet gebruiken zijn net zo belangrijk als degene die het wel doen Als je de prestaties van medewerkers direct kan relativeren aan hun leeractiviteit (en dat kan), kun je de vergelijking tussen het gebruik van het leerplatform en dagelijkse prestaties maken. Zie je dat medewerkers die vaker gebruik maken van het leerplatform hun prestaties verbeteren? Dan heb je een sterke reden om de organisatie bewust te maken van het belang op een leven lang leren.

Bereken de kosten aan leerproducten en vergelijk dit met de situatie voor het leerplatform Om constant de waarde van je leerplatform naar de organisatie toe te communiceren, is het belangrijk om in cijfers te praten. Met een leerplatform heb je inzichtelijk wat je organisatie leert - dus ook de kosten die ze hiervoor maken. Kijk naar alle gemaakte kosten, de bespaarde kosten door verkregen korting en de totaal verkregen korting. Vergelijk dit dan met de situatie voor het leerplatform.

26

Evalueer of de inhoud aansluit op de leerbehoeftes van de organisatie Komen medewerkers veelvuldig naar je toe omdat het leerproduct dat zij nodig hebben niet in het leerplatform te vinden is? Dan is het tijd om de leverancier wakker te schudden. Het aanbod moet worden uitgebreidt - met een leerplatform hoef jij dat niet te doen.

Samenvatting Een lerende organisatie worden, en daarbij een leerplatform aanschaffen en tot een succes maken, is een project dat verder gaat een simpele inkoop van een tool. Een nuttig leerplatform heeft een gebruiksvriendelijke, aantrekkelijke interface, een groot aanbod aan leerproducten en een totaaloverzicht op het gebruik, van zoeken tot boeken en vergelijken. HR-analytics moeten net zo’n sleutelonderdeel zijn als support voor medewerkers. Het moet makkelijk zijn om het up-to-date te houden - idealiter doet de leverancier dit. Het moet altijd worden voorzien van de laatste technologie door middel van updates en fixes. Een goed bedacht en gepland leerplatform kan een revolutie teweegbrengen in een organisatie. Op zijn minst zorgt het ervoor dat de barrière naar leren aanzienlijk wordt verlaagd. Door de jaren heen heeft een gedachteverandering plaatsgevonden. Medewerkers realiseren dat leren hun verantwoordelijkheid is. Organisaties realiseren dat management anders moet. HR en L&D realiseert zich dat een LMS-systeem van toen niet meer voldoet aan de wendbaarheidseisen van vandaag. Leerplatformen zijn de toekomst. Let er wel op dat je een zo compleet mogelijk aanbod aan leerproducten krijgt. Een verzameling aan e-learning modules en Ted Talks is makkelijk te realiseren door ieder hip, klein bedrijf. Een omgeving creëren waarin al het leren plaatsvindt - van de vergaderkamer tot aan de masteropleiding - is een onderneming op een ander niveau. In een wereld waar tijd gelijk staat aan geld, maken veel organisaties zich nog zorgen over de kosten van een leerplatform. Wanneer ze erop worden gewezen dat organisaties veel tijd besparen met een leerplatform, evenals nieuwe interne procesvoering vermijden en korting verkrijgen op leerproducten, denken ze hier snel anders over. En dit zijn pas de directe voordelen.

27

Het creëren van een lerende organisatie is geen gemakkelijke onderneming. De meest vooruitstrevende organisaties gebruiken een leerplatform om hun visie op leren te ondersteunen. De constant-sneller veranderende wereld maakt van wendbaarheid een noodzaak.Het effect van leren kan niet langer worden onderschat. En waarom zou je, met zo veel voordelen en ROI?

Checklist Onderstaande checklist geeft kort weer waar we het over hebben gehad in deze whitepaper. Het brengt een groot aantal overwegingen samen voor het effectief plannen- en gebruik - van een leerplatform. Van aanschaf, tot ver na lancering. Visie op leren

● Ontwikkel een visie op leren ● Zorg ervoor dat deze visie bijdraagt aan de missie van de organisatie ● Maak de visie toekomstgericht

De specifieke vereisten voor je organisatie

● Hoofdkenmerken ● ‘Branding’ van je leerplatform ● Integratie in bedrijf en eventueel andere systemen ● Het identificeren van gebruikersbehoeftes

Definieer de doelen van je leerplatform Effectieve doelen richten zich op het voordeel voor de organisatie. Enkele voorbeelden hiervan zijn:

● Efficiëntere, productievere en meer tevreden medewerkers ● Totaalcontrole op Talent Managent ● Datagedreven besluiten over je lerende organisatie nemen

Marktverkenning

● Bouw je zelf iets, of schaf je iets aan van een externe leverancier? Weeg de voor,- en nadelen goed af.

● Je leerplatform moet gebruiksvriendelijk zijn, los van de computervaardigheden van een medewerker

● Evalueer en monitor het leerplatform om de effectiviteit ervan te meten ● Zorg voor een groot aanbod aan hoogwaardige leerproducten. Medewerkers willen op

allerlei manieren kunnen leren wanneer hen het uitkomt. Leerproducten die uit het aanbod ontbreken, vormen een barrière.

28

Een business case voor het leerplatform Bedenk wat een leerplatform voor de gehele organisatie kan bieden

● Welke organisatievoordelen brengt een leerplatform teweeg? ● Hoe lang voordat je ROI op de investering krijgt? ● Wie heeft voordeel van een leerplatform binnen het bedrijf? Welke afdelingen/mensen? ● Welke indirecte voordelen biedt het leerplatform voor je organisatie?

Het schrijven van een RFP

● Neem de tijd ● Schrijf met een team van twee ● Betrek inkoop en andere stakeholders vroeg in het proces ● Gebruik beeldmateriaal om je eisen te verduidelijken ● Onthoud je einddoel

Stel een leerplatform team op (Decision Making Unit) Het plannen en uitvoeren van een leerplatform heeft verschillende disciplines nodig. Na lancering is het meeste over aan de leverancier, maar tot die tijd heb je verschillende mensen nodig:

● C-Level buy in is vereist - iemand die op hoger niveau doelen stelt en besluit . ● Decision Making Unit - een groep medewerkers van verschillende disciplines die de

strategie van het leerplatform maken. Meestal is dit een combinatie tussen HR, inkoop en IT.

● Project Manager - De schakel tussen de DMU en de leverancier. De Lancering Het intern marketen van het leerplatform

● Geef het leerplatform merk, en daarmee een naam. Dit zorgt ervoor dat medewerkers het leerplatform kunnen differentiëren van oudere systemen die ze misschien al kennen. Wellicht een ludieke wedstrijd voor medewerkers om hiermee te komen?

● Stel een communicatieplan op. Hierdoor weet je wat je moet communiceren over het leerplatform, waar het voor dient, wie de doelgroep is en hoe je contact met ze opneemt. Tip: sommige leveranciers kunnen je hierbij helpen, of dit zelfs uit handen nemen.

● Bedenk andere activiteiten rondom de lancering en communicatie over het leerplatform. Denk aan:

○ Presentaties ○ Videos ○ E-mailcampagnes ○ Het leerplatform als homepagina instellen ○ Ludieke acties en merchandising ○ Verwerven van onboarding in en met het leerplatform

29

Bouw vertrouwen op in het leerplatform. Medewerkers zullen het platform meer gebruiken als ● Het aanbod aan leerproducten zo compleet mogelijk is ● Het aanbod van leerproducten up-to-date is ● Het een standaard manier is om leermomenten te realiseren of coördineren ● Het leerplatform draagkracht heeft bij de rest van de organisatie, vooral bij direct

leidinggevenden Nazorg

● Stel doelen bij waar nodig ● Monitor het gebruik van het leerplatform ● Bereken de bespaarde kosten en weeg deze af tegen de uitgaven

Inspiratie opdoen? Hier kan je zien hoe andere organisaties hun leerplatform inzetten.

Succes! Voor vragen of hulp, neem contact op met jonathan@springest.com

30