Klantcase Sportbedrijf Almere (WorkForce Pro)
-
Upload
workforce-pro -
Category
Documents
-
view
225 -
download
5
description
Transcript of Klantcase Sportbedrijf Almere (WorkForce Pro)
Sportbedrijf Almere werkt met lef en ambitie aan de ontwikkeling
en versterking van een sportief Almere. Jaarlijks verwelkomt het
sportbedrijf in acht sporthallen ruim 500.000 sporters en supporters.
Het faciliteert alle (sport)evenementen in Almere. Om al deze
sportievelingen een sportief uitje te bezorgen, steken de medewerkers
van het sportbedrijf dag in dag uit hun handen uit de mouwen. Zij zijn
de spil voor iedere sporthal en zorgen ervoor dat elk evenement een
succes is. Zij moeten zo efficiënt mogelijk worden ingeroosterd. Voor
alle sportlocaties moeten de gewerkte uren snel en foutloos worden
verwerkt. Daarvoor is professionele software onmisbaar. Die heeft het
sportbedrijf gevonden in WorkForce Pro.
“We hebben altijd een overzichtelijk beeld van de werktijden en vrije dagen van iedere medewerker”
Marcel van Alder (adviseur verhuur) &
Pieter Schrijver (planning sporthallen en evenementen)
Dienstroosters afgestemd op verhuur sporthallen
Van Alder: “De inzet van medewerkers is sterk afhankelijk van de verhuur
van onze sporthallen. WorkForce Pro helpt ons hierbij. Het programma
stemt de dienstroosters van medewerkers volledig automatisch af op de
verhuur. Zo voorkomen we dat er te veel of te weinig medewerkers
staan ingeroosterd tijdens evenementen of onderhoud aan de hal. Voor
ons en de medewerkers is dat echt een groot pluspunt.”
Schrijver: “Omdat in de wintermaanden meer sportevenementen in
de sporthallen zijn dan in de zomermaanden, zijn de werkweken en
werktijden van onze sporthalmedewerkers seizoensgebonden. Dit maakt
het soms lastig om personeel goed in te plannen binnen de afspraken in
hun arbeidscontract. Maar met WorkForce Pro gaat ook dat vlekkeloos.
We hebben altijd een overzichtelijk beeld van de werktijden en vrije
dagen van iedere medewerker en kunnen het rooster hierop aanpassen.
Bovendien houdt WorkForce Pro rekening met de afspraken binnen de cao,
zoals arbeidstijden. Je krijgt direct een melding als het rooster van een
medewerker niet aansluit op de gemaakte afspraken.“
Roosters centraal regelen
Van Alder: “Het beheer en de personeelsplanning van de acht sporthallen
worden sinds een aantal jaar centraal geregeld. Voor ons en de
sporthalmedewerkers was dit een grote verandering, maar met behulp
van WorkForce Pro hebben wij grote stappen vooruit gemaakt op het
gebied van personeelsplanning en het beheer van de sporthallen. Door
met WorkForce Pro de planning van het personeel voor alle sporthallen te
regelen, kunnen we de sporthalmedewerkers nu veel efficiënter inzetten.”
“Het programma stelt automatisch de meest ideale dienstroosters op
voor alle sporthallen. We maken niet meer gebruik van acht aparte
dienstroosters waardoor de samenwerking tussen de sporthallen beter
is. De sporthallen maken nu gebruik van elkaars capaciteit, omdat
medewerkers worden ingezet op meerdere locaties.”
Aanzienlijke besparingen
Schrijver: “Al in de eerste twee jaar dat wij WorkForce Pro gebruikten
voor personeelsplanning, zagen we resultaat. Via natuurlijk verloop
is het aantal medewerkers gedaald van dertig naar twintig. Dit
hoefde niet aangevuld te worden door een grotere efficiency van het
rooster. Dat leverde in twee jaar een besparing op van ruim €50.000
op de personeelskosten. Bovendien werden structurele tijdbesparingen
gerealiseerd binnen het planningsproces en de verwerking van de gewerkte
uren.”
“Omdat het programma eenvoudig en overzichtelijk werkt, besparen we
veel tijd op het plannen. Vroeger maakten we de dienstroosters in Excel.
Dat deed iedere beheerder van elke sporthal voor zich. Dat was een
tijdrovende en foutgevoelige klus. Iedere sporthalbeheerder was ruim
drie uur per week bezig met een planning en tijdregistratie. Nu doen we
dat met één medewerker binnen drie uur voor alle acht sporthallen.”
Roosters inzichtelijk
Schrijver: “Hoewel onze medewerkers in het begin moeite hadden met
de centrale aansturing voor alle sporthallen, staan ook zij hier nu positief
tegenover. WorkForce Pro draagt daaraan bij. Met een eigen code kunnen
zij inloggen op de WorkForce Pro-webpagina en hun rooster inzien, het
aantal gewerkte uren bekijken en vrije dagen aanvragen. Hierdoor is het
rooster voor alle medewerkers altijd en overal inzichtelijk. Dit is voor
hen echt van toegevoegde waarde, omdat zij soms een langere periode
niet werken. Bovendien hoeven de medewerkers niet meer zelf hun
tijdregistratie bij te houden. Met het kloksysteem van WorkForce Pro gaat
ook dat automatisch.”