Key Action 1 (KA1) - Handleiding voor subsidieaanvragers

Mobiliteit voor jongeren en jeugd- en jongerenwerkers

Deadline 2015:

1 oktober 2015 - 12.00 uur voor projecten die tussen 1 januari en 31 mei

2016 starten.

Voorlopige deadlines 2016:

1 februari 2016 – 12.00 uur voor projecten die tussen 1 mei en 30 september 2016 starten.

29 april 2016 – 12.00 uur voor projecten die tussen 1 augustus en 31 december 2016 starten.

3 oktober 2016 – 12.00 uur voor projecten die tussen 1 januari en 31 mei 2017 starten.

Version 5: 8 September 2014

Page | 1

Introductie

Dit document is bedoeld als hulpmiddel voor iedereen die een subsidieaanvraag wil doen

voor een project in Key Action 1 van het programma Erasmus+.

In de tekst kunnen verwijzingen voorkomen naar andere documenten die gebruikt kunnen

worden bij de subsidieaanvraag.

Ook kan er verwezen worden naar hoofdstukken uit versie 3 van de Engelstalige

programmagids uit 2014. De paginanummers kunnen hierdoor iets afwijken ten opzichte

van de meest recente programmagids.

In geval van inhoudelijke tegenstrijdigheden of onduidelijkheden is de meest recente

programmagids leidend.

Voor wie is de handleiding?

Deze stap-voor-stap handleiding helpt Nederlandse organisaties om het Erasmus+ Key Action 1

aanvraagformulier 2015 in te vullen.

De handleiding is alleen bedoeld voor organisaties die subsidie willen aanvragen voor

jongerenuitwisselingen, Europees Vrijwilligerswerk (EVS) of projecten ter bevordering van de

mobiliteit van jongerenwerkers.

Introductie Key Action 1: Mobiliteit Erasmus+ is voor organisaties in alle sectoren van onderwijs, opleiding, jeugd en sport. Elke

openbare, particuliere en non-profitorganisatie die actief betrokken is op deze gebieden kan

subsidie aanvragen. De algemene doelstellingen van het programma zijn:

Vaardigheden en inzetbaarheid vergroten

Onderwijs, opleiding en jeugdwerk moderniseren

Nadruk leggen op jongeren

Key Action 1: Mobiliteit. Door deze actielijn willen we individuen kansen bieden om hun vaardigheden en

inzetbaarheid te verbeteren en cultureel bewustzijn te vergroten. Organisaties kunnen onder Key Action 1

subsidie aanvragen voor mobiliteitsprojecten. Deze projecten stellen organisaties in staat om hun

medewerkers en jongeren, leerlingen en studenten gestructureerde studieprogramma’s, werkervaring, job

shadowing-activiteiten, opleiding en onderwijskansen aan te bieden.

Page | 2

Key Action 1 voor jongeren

Jongeren en Nederlandse organisaties die actief zijn in jongerenwerk kunnen onder Key Action 1

subsidie aanvragen voor projecten ter bevordering van de mobiliteit van jongeren. Elk project mag

tussen de 3 en 24 maanden duren. Organisaties kunnen subsidie aanvragen voor elk van de

volgende mobiliteitsactiviteiten binnen een project:

Mobiliteit van jongeren:

jongerenuitwisselingen voor deelnemers van 13 tot 30 jaar met een duur van 5 tot 21 dagen,

exclusief reistijd;

Europees vrijwilligerswerk (EVS) voor deelnemers van 17 tot 30 jaar met een duur van 2 tot

12 maanden.

Mobiliteit van jongerenwerkers:

training en netwerkactiviteiten van jeugd- en jongerenwerkers van elke leeftijd.

De mobiliteitsactiviteiten van jeugd- en jongerenwerkers kunnen 2 dagen tot 2 maanden duren

exclusief reistijd.

Houd er rekening mee dat het mogelijk is om subsidie aan te vragen voor meer dan één project op

het gebied van jongerenuitwisselingen, Europees Vrijwilligerswerk of mobiliteit van jeugd- en

jongerenwerkers in één aanvraag. Er kan ook voor een combinatie van deze drie mobiliteitstypen

een aanvraag worden gedaan. De aanvragen moeten worden ondersteund met een duidelijk en

coherent projectvoorstel, gemeenschappelijke doelstellingen en een projectplan.

Voor je begint

Voordat je aan de aanvraag begint, raden we je aan de volgende stappen te doorlopen:

1. Lees meer over dit type projecten;

2. Controleer of jouw organisatie in aanmerking komt;

3. Lees meer over organisatorische en financiële capaciteit;

4. Registreer de organisatie bij de Participant Portal van de Europese Commissie met je

ECAS-account;

5. Zorg ervoor dat je de kwaliteitscriteria waarop de aanvraag wordt beoordeeld begrijpt.

Page | 3

1. Lees meer over dit type projecten

We raden je aan de relevante delen van de website van Erasmus+ (www.erasmusplus.nl) en de

programmagids van de Europese Commissie te lezen voor meer informatie over Key Action 1 voor

jongeren.

lees de Nederlandstalige pocketeditie Jeugd van de Programmagids.

http://www.erasmusplus.nl/43_973_Nederlandstalige-pocketeditie-Programmagids-2015---

Jeugd.aspx;

NB: De Nederlandstalige pocketeditie is een hulpversie van de Engelstalige programmagids.

In geval van inhoudelijke tegenstrijdigheden tussen taalversies is de Engelse versie van de

Programmagids leidend.

lees de Key Action 1-pagina op de website van Erasmus+

http://www.erasmusplus.nl/1_36_Mobiliteit-voor-jongeren-en-jongerenwerkers.aspx.

2. Controleer of jouw organisatie in aanmerking komt

De volgende typen organisaties komen in aanmerking voor deze subsidie van Erasmus+:

regionale of nationale publieke organen;

verenigingen van regio’s;

Europese groeperingen voor territoriale samenwerking;

organisaties met winstoogmerk die zich inzetten voor maatschappelijk verantwoord

ondernemen.

Organisaties moeten gevestigd en geregistreerd zijn in het land waar het programma plaatsvindt.

Zie voor meer informatie over de specifieke criteria voor jongerenprojecten in Key Action 1 de

Nederlandstalige pocketeditie Jeugd van de Programmagids.

3. Lees over organisatorische en financiële capaciteit

3.1 Wat is organisatorische capaciteit?

Aanvragers moeten aantonen dat ze over voldoende capaciteit beschikken om een project van

Erasmus+ tot een goed einde te kunnen brengen. Ook moet het project in lijn zijn met de

subsidieovereenkomst die gesloten is met het Nationaal Agentschap en de door de Europese

Commissie gepubliceerde Programmagids.

Bij de beoordeling van de organisatorische capaciteit wordt gekeken naar:

het management van een organisatie (bv. de rol en de eigenschappen van medewerkers

die betrokken zijn bij de organisatie en gegevens over eventuele financiële en

administratieve ondersteuning);

eventuele eerdere resultaten in door de Europese Commissie gefinancierde projecten;

het aantal personeelsleden en vrijwilligers dat betrokken is bij het project;

Page | 4

toegang tot ondersteunende netwerken (alleen voor kleinere groepen);

de resultaten van eerdere onderzoeken door het Nationaal Agentschap.

Het Nationaal Agentschap beperkt het aantal lopende projecten van een organisatie wanneer er

onvoldoende organisatorische capaciteit is om een project succesvol te laten verlopen.

3.2 Wat is financiële capaciteit?

Alle projecten van Erasmus+ worden medegefinancierd door subsidies van Erasmus+. De subsidie

is bedoeld als bijdrage aan de kosten van een project en activiteiten op het gebied van mobiliteit en

is niet bedoeld om alle kosten te dekken.

Projecten moeten worden uitgevoerd en beschreven met alleen een voorfinanciering of een

voorschot.

Een formele financiële check is niet van toepassing op subsidieaanvragers die een subsidie

aanvragen van minder dan 60.000 euro.

Een formele financiële check is wel van toepassing op organisaties die boven de 60.000 euro

subsidie aanvragen of met meerdere goedgekeurde projecten per deadline boven de 60.000 euro

uitkomen.

Subsidieaanvragers dienen een winst- en verliesrekening en de balans van de aanvrager voor het

laatste afgesloten boekjaar overleggen.

3.3 Ik ben een nieuwe organisatie of heb geen bankrekeningen, wat nu?

Het Nationaal Agentschap kan aanvragen overwegen van organisaties die recent zijn opgericht of

geen financieel overzicht hebben. Gevestigde organisaties die hun financiële daadkracht kunnen

aantonen kunnen voorrang krijgen.

Als nieuwe organisatie of organisatie zonder bankrekening vraag je, zodra het project goedgekeurd

is, op naam van je organisatie een bankrekeningnummer aan. Als informele groep vraag je een

bankrekeningnummer op naam van je organisatie aan met een verklaring waarin je aangeeft dat de

rekening alleen voor het project zal worden gebruikt.

4. Registreer je op de Participant Portal van de Europese Commissie

Inschrijven is verplicht, je kunt geen aanvraagformulieren indienen als de organisatie niet is

geregistreerd en geen Participant Identification Code (PIC) heeft.

Page | 5

Houd er rekening mee dat bij een samenwerking zowel de aanvragende organisatie als de

partnerorganisatie zich moet registreren bij de Participant Portal van de Europese Commissie

voordat een aanvraagformulier bij Erasmus+ wordt ingediend.

Eenmaal geregistreerd, ontvangt iedere organisatie een PIC die bestaat uit negen cijfers. Wanneer

deze code in een aanvraagformulier wordt ingevoerd, worden de organisatiegegevens automatisch

ingevuld.

De Participant Portal kan geraadpleegd worden via:

http://ec.europa.eu/education/participants/portal/desktop/en/home.html

De Participant Portal is toegankelijk via een individueel ECAS-account.

Organisaties moeten een bewijs van hun juridische status en een ingevuld formulier met financiële

identificatiegegevens uploaden. Een informele groep dient een recent kopie van een ID-bewijs of

paspoort uploaden.

Hier vind je een handleiding voor het verkrijgen van een ECAS-account en PIC:

http://www.erasmusplus.nl/stream.aspx?file=/downloads/Handleiding-aanvragen-PIC-code.pdf

Zie de Nederlandstalige pocketeditie Jeugd van de programmagids voor meer informatie.

5. Zorg ervoor dat je de kwaliteitscriteria waarop de aanvraag beoordeeld

wordt begrijpt

Om een goede Key Action 1-aanvraag te doen, is het van belang te begrijpen hoe de aanvraag

beoordeeld wordt.

Het beoordelen van aanvragen wordt gedaan in twee fasen:

1. Een formele toetsing door het Nationaal Agentschap (van de criteria die gepubliceerd staan

in de programmagids).

2. Een kwalitatieve beoordeling uitgevoerd door deskundigen die zijn geselecteerd op basis

van hun ervaring en kennis van de jeugdsector.

De deskundigen beoordelen de aanvraag aan de hand van de volgende criteria:

Page | 6

Relevantie van het

project (maximaal 30

punten)

De mate waarin het voorstel relevant is voor:

- de doelstellingen en prioriteiten van de Key Action;

- de behoeften en doelstellingen van de deelnemende

organisaties en van de individuele deelnemers.

De mate waarin het voorstel:

- deelnemers in staat stelt hoogwaardige leerresultaten te

behalen;

- de capaciteiten en de internationale blik van de deelnemende

organisaties verruimt.

De mate waarin jongeren in een achterstandssituatie bij het project

betrokken zijn.

Kwaliteit van het

projectontwerp en de

uitvoering

(maximaal 40 punten)

De duidelijkheid, volledigheid en kwaliteit van alle fasen van het

projectvoorstel (voorbereiding, uitvoering van

mobiliteitsactiviteiten en follow-up).

De consistentie tussen de projectdoelstellingen en de

voorgestelde activiteiten.

De kwaliteit van de praktische afspraken, management en

vormen van ondersteuning.

De kwaliteit van het voorbereidingsproces ten behoeve van de

deelnemers.

De kwaliteit van de niet-formele, participatieve leermethoden

die worden voorgesteld en de actieve betrokkenheid van

jongeren bij het project op alle niveaus.

De kwaliteit van regelingen met het oog op de erkenning en

validering van leerresultaten van de deelnemers, alsook het

consistente gebruik van de Europese instrumenten voor

transparantie en erkenning.

De geschiktheid van activiteiten om deelnemers te selecteren

voor en/of te betrekken bij de mobiliteitsactiviteiten.

De kwaliteit van samenwerking en communicatie, niet alleen

tussen de deelnemende organisaties, maar ook met andere

relevante belanghebbenden.

Page | 7

Impact en verspreiding

(maximaal 30 punten)

De kwaliteit van activiteiten om de projectresultaten te

evalueren.

De potentiële impact van het project:

- op deelnemers en deelnemende organisaties tijdens en na

afloop van het project;

- buiten de organisaties en personen die rechtstreeks

deelnemen aan het project, op lokaal, regionaal, nationaal en/of

Europees niveau.

De geschiktheid en kwaliteit van activiteiten met het oog op de

verspreiding van de projectresultaten binnen de deelnemende

organisaties en daarbuiten.

Zorg ervoor dat elk deel van de aanvraag volledig is ingevuld en dat de voorgestelde activiteiten

voldoen aan de richtlijnen en criteria van Erasmus+ (doelgroep, duur, partners en financiële

criteria). Zorg er ook voor dat elk antwoord verwijst naar de gestelde vraag, voorkom herhaling van

informatie en zorg voor duidelijkheid en consistentie. Vergeet niet de aanvraag voor inlevering goed

door te lezen.

Elke aanvraag die minder dan de helft van de beschikbare punten scoort op één van de drie

kwaliteitscriteria, wordt beschouwd als ongeschikt voor subsidie. Als een aanvraag bijvoorbeeld 30

punten krijgt voor relevantie, 40 voor kwaliteit en 12 voor impact, wordt, ondanks de hoge score van

82 punten, geen subsidie verleend. Zorg daarom voor een evenwichtige aanvraag waarin alle

aspecten van het project aan bod komen.

Houd er rekening mee dat alle relevante tekst die wordt ingevuld zal worden meegenomen in de

kwaliteitsbeoordeling. Probeer echter beknopt te zijn en geef alleen de meest relevante details in

het daarvoor bestemde deel van het formulier.

Meer hulp en advies Kijk voor meer informatie over de aanvraagprocedure op onze website:

http://www.erasmusplus.nl/1_590_Stappenplan-aanvraagprocedure-Jeugd.aspx

Kijk voor voorbeelden van jeugd- en jongerenwerkmethoden en informatie over projecten

gebaseerd op thema’s als diversiteit en participatie op de website: www.salto-youth.net.

Het team Erasmus+ van het Nationaal Agentschap kan ook helpen bij eventuele vragen over de

aanvraagprocedure. Je kunt contact opnemen met het team door te bellen met (030) 230 63 23 of

te mailen naar erasmusplus@nji.nl.

Page | 8

Voor inhoudelijke raad vinden regelmatig adviesgesprekken plaats. Kijk op www.erasmusplus.nl

voor de precieze data. Het team Erasmus+ Jeugd kan ook schriftelijke feedback op je

subsidieaanvraag geven. Dit is aan te vragen tot 3 weken voor de eerstvolgende deadline.

Page | 9

Stap-voor-stap-handleiding voor aanmelding

Introductie Elektronisch Aanvraagformulier (eForm)

Bij een subsidieaanvraag voor Key Action 1 is het verplicht het elektronisch aanvraagformulier

(eForm) in te vullen. Het eForm is te downloaden van de website van Erasmus+:

http://www.erasmusplus.nl/1_885_Subsidiedocumenten.aspx

Zorg ervoor dat je het meest recente aanvraagformulier gebruikt.

Het eForm is een PDF-bestand dat moet worden geopend en bewerkt met behulp van Adobe

Reader. Wij raden aanvragers aan de laatste versie van Adobe Reader te gebruiken. Deze kan

gratis worden gedownload via www.get.adobe.com/reader. Het eForm werkt ook met een aantal

eerdere versies van Adobe Reader. We adviseren je minimaal versie 10 of nieuwer te gebruiken.

Als je op bovenstaande link klikt om het eForm te downloaden van de website van Erasmus+, opent

er een PDF-pagina met het volgende bericht in rode tekst:

Het formulier is geopend in een webbrowser-venster. Download het formulier op de

computer om het te kunnen opslaan na invullen.

Klik op ‘opslaan’ in de linker bovenhoek van de PDF (de knop die eruitziet als een floppy) om het

formulier op te slaan. Nu staat het eForm op je computer en kun je het openen om het te bewerken.

Om te voorkomen dat het bestand geopend wordt in een oudere versie van Adobe Reader, raden

we je aan eerst de juiste versie van Adobe Reader te openen en dan via bestand>openen het

eForm te openen.

Als het eForm op de computer is opgeslagen, heb je geen internetverbinding nodig om het formulier

te openen, op te slaan of te sluiten. Wel heb je een internetverbinding nodig voor andere

stappen, zoals het checken van je PIC-code, het valideren van een pagina en het

daadwerkelijk indienen van je aanvraag. We raden je aan om iedere pagina van het eForm na

invullen te valideren omdat sommige functies alleen werken als de pagina’s zijn gevalideerd.

Vul alle verplichte velden op het formulier in en ga naar het volgende veld met behulp van de muis

of de tabtoets. De datum dien je in te vullen door op de kalender te klikken. De grijze velden waarin

niet getypt kan worden, zijn vooraf ingevuld of worden achteraf berekend en zijn dus leeg. Deze

velden tonen standaardwaarden, rekenresultaten of al ingevoerde resultaten en kunnen niet

aangepast worden. Als er velden zijn waar meerdere antwoorden gegeven moeten worden, kunnen

invulvlakken worden toegevoegd of weggehaald met de knoppen ‘toevoegen’ en ‘verwijderen’ of de

‘+’ of ‘-‘ knoppen.

Vergeet niet het formulier tussentijds op te slaan zodat de ingevulde informatie bewaard blijft. Als

het formulier is opgeslagen kun je het altijd op een ander tijdstip voltooien of aanpassen.

Page | 10

Neem de tijd om het eForm in te vullen. De functies ‘knippen’ en ‘plakken’ werken niet altijd in het

formulier.

Lees de technische richtlijnen van de Europese Commissie voor meer hulp bij het invullen van het

eForm. Dat document bevat meer gedetailleerde informatie over technische eisen waaraan je

computer moet voldoen en helpt om de meest voorkomende problemen op te lossen. Download de

technische richtlijnen hier:

http://www.erasmusplus.nl/stream.aspx?file=/downloads/Technische-handleiding-

aanvraagformulier.pdf

A. Algemene informatie

Dit gedeelte toont een overzicht van het aanvraagformulier

B. Context

Dit gedeelte toont een datatabel waarin informatie over de aanvraag moet worden ingevuld.

Sommige velden, zoals Programma, Key Action en de Deadline voor inschrijving zijn al ingevuld.

Check of de ingevulde velden Key Action, Action en Action Type corresponderen met de

subsidieaanvraag

Action Type: Learning mobility of individuals

Action Type: Mobility of learners and staff

Action Type: Youth Mobility

We adviseren om de aanvraag in het Engels te doen, zodat de projectpartners ook kunnen lezen

wat er in de aanvraag staat. Selecteer ‘English’ in het dropdown menu.

B.1. Projectidentificatie

In dit gedeelte is de naam van de organisatie na het invoeren van de PIC al ingevuld. De rest moet

worden ingevuld door de aanvrager.

Project titel: Kies een naam voor het project die afwijkt van de organisatienaam en van andere

ingediende projecten op hetzelfde moment.

Projectafkorting (Acronym): Kies een afkorting voor het project.

Begindatum Project: selecteer een datum op de kalender. Dit moet de eerste datum zijn waarop je

de subsidie nodig hebt voor aanvang van het project. Een project voor jeugdmobiliteit kan tussen de

3 en 24 maanden duren. De duur van het project moet alle activiteiten omvatten aangezien er meer

Page | 11

dan één activiteit binnen de projectdatum kan vallen. Het is daarom van belang om een realistische

projectduur te kiezen, waarin voldoende tijd is om alle activiteiten tot een goed einde te brengen.

In de programmagids kun je opzoeken wat de vroegste startdatum voor een project is na de

deadline. Bedenk ook dat er genoeg tijd moet worden ingecalculeerd om voordelige tickets te

kunnen boeken. Tickets mogen voor de start van het project al geboekt worden.

Einddatum project: Deze datum moet na alle activiteiten van het project zijn en mag niet langer

dan 24 maanden na de startdatum zijn. De einddatum wordt automatisch berekend na het

selecteren van de duur in maanden van het project.

Volledige naam van aanvragende organisatie: Dit veld wordt ingevuld op basis van de PIC. (zie

ook hoofdstuk C.1 in de ‘Stap-voor-stap-handleiding voor aanmelding’.)

B.2. Nationaal Agentschap van aanvragende organisatie

Identificatie: Selecteer NL02 in het dropdown menu.

C. Deelnemende Organisatie(s)

C.1. Aanvragende Organisatie

In dit gedeelte moet informatie over de aanvragende organisatie worden verstrekt.

Voordat dit gedeelte kan worden ingevuld, moet de aanvragende organisatie zijn geregistreerd bij

de Participant Portal van de Europese Commissie om een PIC-nummer te verkrijgen. Zie hoofdstuk

4 in ‘Voor je begint’ voor meer informatie.

Vul het PIC-nummer van de organisatie in op het formulier en klik op ‘Check PIC’. Als het PIC-

nummer is ingevuld, verschijnt er automatisch informatie over de organisatie in het formulier

gebaseerd op de verstrekte informatie bij het registreren voor het PIC-nummer. Mocht je deze

informatie willen wijzigen, log dan in op de Participant Portal en wijzig daar de informatie.

C.1.1 Profiel

Dit gedeelte van het formulier wordt ook automatisch ingevuld op basis van de informatie van de

Participant Portal. Check of deze informatie juist is, zo niet update dan de Participant Portal.

Check de registratie van jouw organisatie in de Participant Portal als velden niet automatisch

correct gevuld worden of als andere problemen zich voordoen. Als het veld ‘Type organisatie’ niet is

ingevuld in het Participant Portal, verschijnt het ook niet op het eForm en veroorzaakt het een

foutmelding. Dit veld is niet verplicht bij de registratie voor de Participant Portal, maar is wel

essentieel voor het invullen van het eForm. Zorg er dus voor dat dit veld in de Participant Portal is

ingevuld.

Page | 12

C.1.2 Accreditatie EVS

Bij inschrijving voor Europees Vrijwilligerswerk moet je geaccrediteerd zijn voor de deadline. De

accreditatie procedure duurt afhankelijk van het type accreditatie circa zes weken. Het

aanvraagformulier voor accreditatie vind je in de rechterkantlijn op deze pagina:

http://erasmusplus.nl/1_238_Subsidie-aanvragen-voor-Europees-Vrijwilligerswerk-

%28EVS%29.aspx

Houd er rekening mee dat alleen geaccrediteerde coördinerende organisaties een aanvraag kunnen

doen. Zie voor meer informatie de EVS Charter (rechterkantlijn van de website:

http://erasmusplus.nl/1_238_Subsidie-aanvragen-voor-Europees-Vrijwilligerswerk-

%28EVS%29.aspx)

C.1.3. Achtergrond en ervaring

Op basis van de informatie in dit gedeelte wordt de beoordeling gemaakt of jouw organisatie

genoeg capaciteit heeft om het project uit te voeren en of een subsidie wordt toegekend.

Geef een korte beschrijving van de organisatie: beschrijf het doel van de organisatie, de

geschiedenis, de locatie en hoe de voorgestelde activiteiten passen binnen de andere programma’s

en activiteiten van het bedrijf.

Beschrijf ook de jongeren waarmee de organisatie werkt, in termen van geografische locatie en

eventuele aanvullende behoeften van deze groep. Als je bijvoorbeeld het aandeel van jongeren met

een handicap, van gezinnen met een uitkering of mensen met Nederlands als tweede taal wilt

bevorderen, geef dan extra informatie over die groep.

Welke werkzaamheden en ervaring heeft jouw organisatie op voor deze aanvraag relevante

gebieden? Beschrijf hoe eerdere ervaringen in het bewerkstelligen van projecten, activiteiten of

andere werkzaamheden de organisatie de vaardigheden en kennis hebben opgeleverd die nodig

zijn voor het realiseren van het voorstel. Beschrijf ook of de organisatie eerder een vergelijkbaar

project gerealiseerd heeft.

Welke vaardigheden en expertise hebben de belangrijkste medewerkers die betrokken zijn

bij deze aanvraag? Beschrijf het aantal administratieve en uitvoerende medewerkers van de

organisatie (medewerkers en vrijwilligers) en hun vaardigheden, relevante ervaring en/of opleiding.

Heb je in de 12 maanden voorafgaand aan deze aanvraag een subsidieaanvraag voor een

programma van de Europese Unie gedaan of een subsidie ontvangen? Selecteer het relevante

antwoord in het dropdown menu. Als je ‘ja’ selecteert, geef dan ook de relevante informatie in de

andere velden. Om meer activiteiten toe te voegen klik op het ‘+’ icoon. Om activiteiten te

verwijderen klik ‘-‘. Als je organisatie eerder heeft deelgenomen aan een project, maar je daar niet

alle gegevens van hebt, neem dan contact op met je Nationaal Agentschap.

Page | 13

C.1.4. Juridische vertegenwoordiging

Vul de gegevens in van de persoon die gemachtigd is om juridische verbintenissen aan te gaan

namens de werkgever. Dit kan een financieel manager of een ander lid van het managementteam

zijn. Als je aanvraag wordt goedgekeurd, zal deze persoon ook de subsidieovereenkomst moeten

ondertekenen en zal hij of zij namens de organisatie akkoord gaan met de voorwaarden die aan de

subsidie verbonden zijn.

Vul alle velden in dit gedeelte in. Vink het daarvoor bestemde hokje aan als de contactgegevens

van de gemachtigde niet overeenkomen met de algemene contactgegevens, en vul de juiste

contactgegevens in.

C.1.5. Contactpersoon

Vul deze velden in op dezelfde manier als de vorige. We gebruiken deze gegevens als eerste

aanspreekpunt voor de aanvraag en, als de aanvraag succesvol is, voor de subsidie. Ook krijgt de

contactpersoon de mogelijkheid om in te loggen in de Mobility Tool, de tool waar je tijdens het

project je administratie en rapportages bijhoudt en uiteindelijk je eindrapportage in uploadt.

C.2 Partnerorganisatie

Alle jongerenuitwisselingen, al het Europees Vrijwilligerswerk en alle projecten voor mobiliteit van

jeugd- en jongerenwerkers moeten één (bilateraal) of meer (tri- of multilateraal) partner(s) hebben

uit landen die in aanmerking komen voor Europese subsidies.

Klik op de knop om meer informatie over de partnerorganisatie in te vullen.

Als je in deze fase geen partnerorganisatie toevoegt, kan dit niet in een later stadium alsnog. Alle

partnerorganisaties moeten ook geregistreerd staan in de Participant Portal en een PIC-nummer

hebben. Herhaal dezelfde stappen als die voor de aanvragende organisatie om informatie over

partnerorganisaties toe te voegen. Er kan meer dan één partnerorganisatie worden toegevoegd.

Iedere organisatie of groep waarmee je van plan bent partner te worden of waar een jobshadow-

activiteit mee kan worden ondernomen moet hier worden toegevoegd.

Wanneer een partner toegevoegd is op het aanvraagformulier, moet deze partner bij het indienen

van het aanvraagformulier een volmacht afgegeven hebben voor de aanvraag. Dit geldt voor iedere

partnerorganisatie die wordt toegevoegd. Er is een template voor een partnermandaat beschikbaar

op onze website, te vinden onder de gekozen Key Action onder ‘subsidie aanvragen’ en dan onder

de ‘documenten voor subsidieaanvraag’ in de rechter kantlijn.

D. Beschrijving van het project

Waarom wil je dit project uitvoeren? Wat zijn de doelen van het project? Welke problemen en

behoeften wil je met dit project aanpakken? Alle projecten moeten een behoefte van jongeren,

Page | 14

de gemeenschap of een organisatie aanpakken. Geef aan hoe de organisatie deze behoeften en

doelstelling heeft vastgesteld. Dit kan bijvoorbeeld gebeurd zijn door middel van onderzoek of

vergaderingen. Als het mogelijk is moeten jongerenuitwisselingen en EVS-projecten demonstreren

hoe jongeren actief deelnemen aan het vormgeven van het project. De doelen van het project

moeten duidelijk aansluiten op de behoeften die zijn vastgesteld en relevant zijn voor de individuele

deelnemer aan het project en de organisatie.

Hoe zijn de projectpartners gekozen? Welke ervaring en competenties brengen de partners

in het project? Goed partnerschap is cruciaal voor het succes van een internationaal project.

Beschrijf tot in detail hoe het partnerschap gevormd is en wat de bijdrage van de partner(s) is op het

gebied van vaardigheden en ervaringen die relevant zijn voor dit specifieke project.

Wat zijn de meest relevante thema’s die in dit project aan bod komen? Selecteer uit het

dropdown menu de meest relevante thema’s. Je kunt drie verschillende thema’s kiezen. Voeg meer

toe door op de ‘+’ te klikken en verwijder door ‘-‘ te kiezen. Het is geen probleem als de gekozen

thema’s niet het hele project beschrijven. Als een project onder meer dan drie thema’s past, kies

dan de drie meest relevante opties.

E. Deelnemersprofiel

Beschrijf de achtergrond en behoeften van de deelnemers en beschrijf hoe deze deelnemers

zijn of worden geselecteerd. Beschrijf de leeftijdscategorie, het geslacht, de etniciteit en andere

kenmerken van de (beoogde) groep deelnemers. Beschrijf ook het selectieproces voor deelnemers

uit alle partnergroepen dat heeft plaatsgevonden of plaats gaat vinden en hoe deze selectie de

meest geschikte deelnemers oplevert terwijl het wel een eerlijk proces blijft.

E.1. Deelnemers uit achtergestelde doelgroepen

Zijn er deelnemers aan het project die in een situatie verkeren waardoor hun deelname aan

activiteiten bemoeilijkt wordt? Selecteer ‘ja’ of ‘nee’ in het dropdown menu.

Hoeveel deelnemers van het totale aantal vallen in deze categorie? Vul het exacte of het meest

waarschijnlijke aantal in.

Met wat voor soort situaties worden deze deelnemers geconfronteerd? Beschrijf het (meest

waarschijnlijke) profiel van de deelnemers die betrokken zijn bij dit project. Voor meer informatie

over categorieën kun je in de Engelstalige programmagids van Erasmus+ het hoofdstuk over

gelijkheid en betrekking raadplegen.

E.2. Leeruitkomsten

Welke competenties (bijvoorbeeld kennis, vaardigheden en houding/gedrag) moeten worden

verbeterd of verworven door deelnemers aan het project? Beschrijf de competenties die

specifieke activiteiten en methoden tijdens het project verbeteren of verwerven. Er moet een

Page | 15

duidelijke link zijn tussen de doelen van een project, de activiteit en de leeruitkomsten. Ook moeten

de competenties relevant zijn voor de deelnemers en aansluiten op de beschreven behoeften.

Het programma Erasmus+ promoot het gebruik van instrumenten en certificaten als de

Youthpass en de Europass om de verworven competenties van deelnemers tijdens hun

verblijf in het buitenland vast te leggen. Maakt het project gebruik van dergelijke

instrumenten/certificaten? Zo ja welke? Selecteer de relevante informatie in het dropdown menu.

Maakt het project gebruik van nationale instrumenten/certificaten? Zo ja welke? Vermeld hier

eventuele extra middelen die gebruikt worden om het leren, de reflectie daarop en het erkennen van

leerresultaten vast te leggen.

F. Voorbereiding

F.1. Praktische regelingen

Hoe worden de praktische en logistieke zaken van het project geregeld (bijvoorbeeld, reizen,

accommodatie, verzekering, veiligheid en bescherming van de deelnemers, visa, sociale

zekerheid, begeleiding en ondersteuning, voorbereidende vergaderingen met partners etc.)?

Beschrijf hoe en wanneer je van plan bent deze praktische aspecten te regelen en welke partner of

persoon de verantwoordelijkheid hiervoor draagt. Zie de Nederlandstalige pocketeditie Jeugd van

de programmagids van Erasmus+ voor meer informatie.

Maak een analyse van de risico’s die dit project met zich meebrengt op het gebied van de

activiteiten die ondernomen moeten worden, de deelnemers en de locatie. Beschrijf ook hoe de

organisatie van plan is deze risico’s te beperken en de veiligheid van alle betrokkenen te

waarborgen. Beschrijf ook de planning voor het verkrijgen van de benodigde verzekeringen en het

voldoen aan eventuele aanvullende juridische en visumvereisten. Wij verwachten dat voldaan wordt

aan de Nederlandse wet en ook de relevante nationale wetgeving in het land van elke partner

nageleefd wordt.

Ook moet hier de steun voor deelnemers, bijvoorbeeld begeleiding voor EVS-vrijwilligers,

beschreven worden. Deze moet in lijn zijn met de normen die gesteld zijn in de EVS Charter. Van

mentoren wordt verwacht dat zij regelmatig bijeenkomsten voor vrijwilligers organiseren om het

geleerde te evalueren en persoonlijke ondersteuning te bieden. Ook zijn mentoren verantwoordelijk

voor de ondersteuning van integratie in de lokale gemeenschap.

F.2. Projectmanagement

Hoe worden kwaliteits- en managementvraagstukken (bijvoorbeeld afspraken met partners,

leerafspraken met deelnemers etc.) aangepakt? Beschrijf hier welke afspraken er gemaakt zijn

met partners op het gebied van verantwoordelijkheden en taken om een goede uitkomst van het

project op het gebied van leerresultaten, goed bestuur en een succesvol project te waarborgen.

Page | 16

Beschrijf ook hoe gekomen is tot een passende methode en goede afspraken voor het bewaken

van de leerresultaten van deelnemers. Zorg ervoor dat beschreven wordt hoe de organisatie van

plan is actieve betrokkenheid en reflectie op leerresultaten te vergemakkelijken en om de relevantie

en de kwaliteit van deze uitkomsten te garanderen.

F.3. Voorbereiding van deelnemers

Hoe helpt de organisatie deelnemers voor te bereiden op een project? (bijvoorbeeld

taakgerelateerd, intercultureel, taalkundig, risicopreventie etc.)? Wie zal dergelijke

voorbereidende activiteiten bieden? Beschrijf het trainingstraject voor deelnemers of

organisatoren/groepsleiders dat noodzakelijk wordt geacht voor het slagen van het project. Beschrijf

welke trainingen wanneer en door wie gevolgd en aangeboden worden in dit traject. Hierin moeten

niet alleen taakgerelateerde trainingen beschreven worden, waarin veiligheid en het deelnemen aan

activiteiten centraal staan, maar ook trainingen waarin adequate ondersteuning van intercultureel en

taalkundig leren centraal staan.

G. Hoofdactiviteiten

Wat zijn de basiselementen van de hoofdactiviteiten die tijdens het project worden

georganiseerd? Beschrijf voor elke activiteit ten minste het volgende: Type activiteit,

locatie(s), geplande data, methoden, betrokken landen en de rol van de projectpartner in de

activiteit. Maak een rooster voor iedere activiteit dat geüpload kan worden als bijlage bij het

formulier. De Europese Commissie heeft een voorbeeld van een Programmaschema voor

jongerenactiviteiten in Key Action 1 samengesteld. Dit schema kun je hier downloaden:

http://www.erasmusplus.nl/stream.aspx?file=/downloads/Programmaschema-

jongerenuitwisseling.docx

Bij elke aanvraag voor een jongerenuitwisseling moet een activiteitenprogramma worden

bijgevoegd. Voor een Europees Vrijwilligerswerkproject moet het bijgevoegde rooster een

voorbeeldactiviteitenplan voor een week bevatten. Bij een aanvraag voor een project ter

bevordering van de mobiliteit van jeugd- en jongerenwerkers moet het activiteitenprogramma een

voorbeeld van een activiteitenweek bevatten of een overzicht van het programma wanneer een

activiteit van meerdere weken wordt gepland.

Naast het rooster moet hier ook beschreven worden hoe het programma tot stand is gekomen en

hoe ervoor is gezorgd dat de methodes en activiteiten relevant zijn voor de doelstellingen, de

beoogde leerresultaten en gewenste impact.

Alle activiteiten moeten voldoen aan de beginselen en bepalingen zoals deze zijn opgesteld in de

programmagids van Erasmus+(Bijlage I ‘Mobiliteitsproject voor jongeren en jongerenwerkers’ of kijk

in de Nederlandse pockteditie van de programmagids op bladzijde 108 en verder). Hier hoort het

gebruik van verschillende informele en niet-formele methoden om leeractiviteiten te genereren bij.

Formele methoden dienen beperkt te worden. Alle activiteiten moeten de deelnemers tevens ruimte

Page | 17

bieden om op hun leerproces te reflecteren (het liefst met behulp van de Youthpass) en actieve

betrokkenheid, creativiteit en eigen initiatief te stimuleren.

Bij EVS-activiteiten moet aangetoond worden dat de uitgevoerde taken jongeren vormen en hun

interesses en capaciteiten benutten. Routine, manuele en repetitieve administratieve taken moeten

tot een minimum worden beperkt. De taken mogen geen grote verantwoordelijkheid of groot risico

bij de vrijwilligers leggen. Ook moeten de taken niet overeenkomen met die van een werknemer,

omdat het project een duidelijke leerdienst moet zijn die in gemeenschappelijk belang of voordeel

moet zijn.

Bij jongerenuitwisselingen moet het thema waar de focus van de uitwisseling op ligt beschreven

worden. Ook moet duidelijk worden hoe dat thema past bij de behoeften en belangen van de

deelnemers.

Indien van toepassing, hoe gaat de organisatie samenwerken en communiceren met

projectpartners en andere belanghebbenden? Beschrijf geplande bijeenkomsten of andere

manieren waarop contact wordt gehouden met partners en andere belanghebbenden. Beschrijf ook

hoe er samengewerkt wordt.

Wat is de rol van elke partner in de activiteiten? Hoe gaat de organisatie samenwerken en

communiceren met projectpartners en andere relevante belanghebbenden? Hoe worden de

deelnemers gevolgd tijdens het project? Wie houd hun werkprogramma en voortgang in de

gaten? Een goed partnerschap is cruciaal. Maak dus een duidelijke verdeling van rollen en

verantwoordelijkheden voor iedereen die betrokken is bij de dagelijkse gang van zaken tijdens het

project, het management en de administratie ervan. Beschrijf geplande bijeenkomsten of andere

manieren waarop contact wordt onderhouden voor, tijdens en na de activiteit.

Beschrijf hoe er toezicht gehouden wordt op het leerproces van deelnemers en het succes van het

programma en de methoden in de loop van de activiteit. Maak duidelijk hoe deze resultaten worden

gecommuniceerd aan partners en hoe de feedback van deelnemers zal worden opgenomen. We

verwachten dat actieve betrokkenheid van de deelnemers bij het vormgeven van het project zal

worden gestimuleerd en actief wordt gefaciliteerd.

G.1. Activiteiten

Een activiteit is gedefinieerd als:

Jongerenuitwisseling;

vrijwilligerswerk;

mobiliteit van jeugd- en jongerenwerkers: bijvoorbeeld een job shadowing-activiteit waarbij

een jeugd- of jongerenwerker naar een partnerorganisatie reist om daar te leren van het

werk en de ervaringen van een andere jongerenwerker.

Iedere geplande activiteit moet in dit gedeelte beschreven worden. We kunnen geen activiteiten

subsidiëren die niet in het aanvraagformulier staan beschreven. Sommige veranderingen kunnen op

Page | 18

een later tijdstip worden doorgegeven en goedgekeurd, maar als een activiteit later wordt

toegevoegd aan de aanvraag, zijn we niet in staat om de financiering te verhogen.

Activiteitnummer: wordt automatisch ingevuld

Activiteittype: selecteer uit dropdown menu. Zie bovenstaande voor beschrijvingen.

Aantal deelnemers: Vul het totaal aantal deelnemers in (jongeren en groepsleiders)

Aantal deelnemers met speciale behoeften: Vul het totaal aantal deelnemers in dat extra

begeleiding nodig heeft bij deelname aan de activiteit.

Aantal deelnemers uit kwetsbare doelgroepen: Vul het totaal aantal deelnemers uit een

achtergestelde groep in.

Begeleidende personen: Vul het totaal aantal extra jongerenwerkers of gespecialiseerd personeel

in dat nodig is om de participatie van de jongeren met speciale behoeften te bewerkstelligen.

Is dit een lange termijn-activiteit? Lange termijn-activiteiten zijn langer dan twee maanden.

Flow-aantal: Flow is de term die gebruikt wordt om een aparte reis binnen een activiteit te

beschrijven. Als jouw organisatie bijvoorbeeld meerdere keren jeugd- en jongerenwerkers naar

dezelfde partner stuurt voor een job shadowing-project, kan de activiteit één keer worden ingevuld.

Elke flow staat dan voor een apart bezoek aan diezelfde partner.

Hetzelfde bezoek, de duur en de locatie kunnen meerdere keren toegevoegd worden. Elk bezoek

wat beschreven wordt onder elk flownummer moet over die specifieke activiteit gaan. Het

flownummer wordt gebruikt om het budget te berekenen in Sectie I. Flows kunnen worden

toegevoegd of verwijderd met de ‘+’ of ‘-‘.

Land van herkomst: selecteer uit het dropdown menu.

Land van bestemming: Dit veld wordt (samen met land van herkomst) gebruikt om het tarief per

persoon per dag voor de voorgestelde flow te berekenen (de ‘individuele bijdrage’). Bekijk de tabel

verderop in dit document voor een overzicht van dagprijzen per land. Het veld wordt automatisch

ingevuld met behulp van deze tarieven.

Duur in dagen: Beschrijf hoelang de activiteit duurt exclusief reizen door middel van de kalender

die zichtbaar wordt na het klikken op het icoon. Net als hierboven wordt het tarief berekend per

deelnemer per dag, op een schaal die afneemt na de eerste twee weken.

Aantal deelnemers: Hoeveel jeugd- en jongerenwerkers of jongeren doen mee aan iedere

activiteit/flow? Wat hier ingevuld wordt, heeft effect op de begroting. Het dagtarief wordt namelijk

vermenigvuldigd met het aantal mensen op elke reis.

Het kan zijn dat deze activiteiten veranderen gedurende het project (met name als het project een

tijd vooruit gepland is). Dat is geen probleem maar zoals gezegd kunnen we de toekenning van

Page | 19

subsidies niet naar boven bijstellen. Wanneer iedere reis twee keer zo lang duurt als gepland kan

de subsidie dat niet opvangen.

H. Follow-up

H.1. Impact

Wat is de impact op de deelnemers, deelnemende organisaties en doelgroepen? Beschrijf de

verwachte uitkomsten voor deelnemers als gevolg van het geleerde, de actieve betrokkenheid en

deelname aan het project. Uitkomsten zijn bijvoorbeeld kennis, vaardigheden, veranderingen in

houding en/of gedrag. Ook kan beschreven worden welke impact de uitkomsten hebben op kansen

op de arbeidsmarkt, toegang tot onderwijs, welzijn of levensstijl. Beschrijf de meest relevante en

realistische resultaten.

Beschrijf voor deelnemende organisaties hoe deze activiteit bijvoorbeeld organisatorisch leren of

specifieke vaardigheden voor het personeel genereert. Beschrijf ook de invloed die dit project kan

hebben op de toekomst.

Wat is de gewenste impact van het project op lokaal, regionaal, nationaal, Europees en/of

internationaal niveau? Ga na of dit project voor deelnemende organisaties of deelnemers

inzichten oplevert in een probleem, in jeugd- en jongerenwerk, of bijvoorbeeld een nieuwe

methodologie aanleert die gebruikt kan worden in een lokale gemeenschap. Wordt hierdoor de

zichtbaarheid van een probleem op lokaal, nationaal of internationaal niveau vergroot? Beschrijf

hier alle activiteiten waarbij de organisatie van plan is een bredere gemeenschap te betrekken bij

het project, waardoor anderen ook profiteren. Maatschappelijke betrokkenheid en winst voor de

maatschappij is vooral een verwacht doel bij projecten voor Europees Vrijwilligerswerk maar kan

een meerwaarde opleveren in alle projecten.

H.2. Verspreiding van projectresultaten

Welke activiteiten gaat de organisatie ondernemen om de resultaten van het project te delen

buiten de eigen organisatie en partners? Wat worden de doelgroepen van de verspreiding

van projectresultaten? Beschrijf je plan om de uitkomsten van het project te delen. Aan het einde

van je project kunnen geleerde lessen en instrumenten of methoden die ontwikkeld zijn worden

gedeeld zodat anderen daarvan kunnen profiteren. Maak duidelijk hoe je bewustzijn wilt

verspreiden, concepten of oplossingen wilt delen en beleid en praktijk van andere projecten kunt

bevorderen. Het verspreiden van projectresultaten kan gebeuren in de vorm van lokale

bijeenkomsten, workshops of discussies met leden van een bredere gemeenschap. Er kan gebruik

gemaakt worden van hand-outs, rapporten, evaluaties of video om de resultaten over te brengen.

Misschien kan er ook aandacht aan het project worden besteed in de pers of kunnen

gemeenteraadsleden of beleidsmakers uitgenodigd worden voor evenementen waar de

projectresultaten besproken worden.

Page | 20

H.3. Evaluatie

Welke activiteiten gaan ondernomen worden om te bepalen of, en in welke mate, het project

de doelstellingen en resultaten heeft bereikt? Wij verwachten een eindevaluatie van het project

waarin staat of (en in welke mate) het project een succes is geweest. Deze evaluatie moet de

nadruk leggen op de leerresultaten van alle betrokkenen.

Wij raden aan om voor, tijdens en na een activiteit een evaluatiemoment in te passen. Hierdoor

wordt het gemakkelijker om beginwaarden te creëren (en aan de hand daarvan te zien wat er

verbetert), en het help het finetunen van processen tijdens een project.

I. Begroting

De subsidie van Erasmus+ is een bijdrage aan de projectkosten en mag niet de totale kosten van

een project dekken.

Bij het aanvragen van een subsidie voor een Key Action 1-project ter bevordering van de mobiliteit

van jongeren kom je in aanmerking voor financiering van de volgende kosten per deelnemer:

Reiskosten (travel costs)

Organisatorische ondersteuning (organisational support)

Ondersteuning van speciale behoeften (special needs support)

Uitzonderlijke kosten (exceptional costs)

Individuele ondersteuning (alleen bij Europees Vrijwilligerswerk) (individual support)

Taalkundige ondersteuning (alleen bij Europees Vrijwilligerswerk langer dan 2 maanden)

(linguistic support)

De voorlopige begroting van een project moet in de aanvraagfase berekend worden volgens de

tarievendie beschreven staan in de Engelstalige programmagids. Let op: als er een misrekening

wordt gemaakt bij het berekenen van de begroting en in de aanvraag staat een kleiner bedrag dan

waar je recht op hebt, dan ontvang je toch enkel het gevraagde bedrag. Zorg ervoor dat de

gemaakte begroting in overeenstemming is met de in het aanvraagformulier beschreven activiteiten.

Houd er rekening mee dat het Nederlandse Nationaal Agentschap een aanvraag niet kan

aanpassen en niet kan uitkeren bij een foutieve aanvraag. Controleer de ingeleverde begroting dus

uitgebreid voordat het eForm wordt geretourneerd.

Tijdens het invullen van de het begrotingsgedeelte op het eForm is het belangrijk om op te

merken dat er alleen automatische berekeningen plaatsvinden als je op de knop ‘valideren’

klikt in de relevante sectie van het eForm. Zorg ervoor dat je verbinding hebt met internet

zodat de pagina kan updaten. Klik op ‘valideren’ op iedere begrotingspagina van het eForm.

De technische richtlijnen die zijn opgesteld door de Europese Commissie bieden meer technische

adviezen en een handleiding voor het invullen van de begrotingssectie van het eForm. Ook kan het

nuttig zijn om pagina 28 tot 36 van dat document goed door te lezen voor het invullen van Sectie I

Page | 21

van het eForm. De technische richtlijnen staan in de rechterkantlijn op deze pagina:

http://erasmusplus.nl/1_120_Subsidie-aanvragen-voor-jongerenuitwisselingen.aspx

I.1. Reizen

Reiskosten zijn gebaseerd op de afstand per deelnemer vanaf het vertrekpunt in Nederland

(partnerorganisatie) tot aankomst bij de bestemming. Reiskosten worden berekend in unit costs

(kosten per eenheid) en kunnen worden gefinancierd op basis van reisafstand. De reisafstand moet

berekend worden met gebruik van de afstandscalculator van de Europese Commissie

http://ec.europa.eu/programmes/erasmus-plus/tools/distance_en.htm

Houd er rekening mee dat bij de reisafstand de afstand voor alleen een heenreis gemeten wordt,

maar de berekende reiskosten de kosten voor heen- en terugreis omvatten. Alle velden, afgezien

van ‘distance band’, worden vooraf ingevuld voor de aanvragers. Bekijk de programmagids of

Nederlandstalige pocketeditie voor reistarieven en reisafstanden.

I.2. Individuele ondersteuning (alleen bij Europees Vrijwilligerswerk)

Individuele ondersteuning wordt berekend op basis van unit costs (kosten per eenheid) gebaseerd

op het land van de bestemming en de duur van een activiteit. Het is bedoeld als zakgeld en niet als

financiering die de kosten van voeding en huisvesting volledig dekt. Bekijk de programmagids of

Nederlandstalige pocketeditie voor de berekende kosten per eenheid.

I.3. Organisatorische Ondersteuning

Organisatorische ondersteuning verwijst naar de kosten die direct verband houden met de organisatie, het

beheer en de uitvoering van de mobiliteitsactiviteiten (exclusief bestaansminimum) en wordt berekend op

basis van kosten per eenheid per deelnemer.

I.4 Taalondersteuning (alleen bij Europees Vrijwilligerswerk)

Europese Vrijwilligers kunnen taalondersteuning krijgen mits ze langer dan 2 maanden bij hun

gastorganisatie verblijven. Voor de talen Nederlands, Engels, Frans, Duits, Italiaans en Spaans is

online taalondersteuning beschikbaar. Voor andere talen wordt de ondersteuning berekend op

lump sum-basis. Per deelnemer is 150 euro beschikbaar als een taaltraining vereist wordt. Deze

training moet in de taal van de activiteit zijn. Voor langdurig Europees Vrijwilligerswerk is een

taalkundig assessment verplicht.

I.5. Ondersteuning van speciale behoeften

Ondersteuning van speciale behoeften verwijst naar eventuele kosten die direct verband houden

met de extra kosten die gemaakt worden ten behoeve van deelnemers met een handicap. Dit kan

bijvoorbeeld specialistische apparatuur of extra begeleiding zijn. De ondersteuning van speciale

behoeften wordt berekend op basis van de werkelijke kostprijs en zal bij ieder individueel geval

bekeken worden. Maak in de aanvraag en het budget duidelijk welke zaken of diensten nodig zijn

Page | 22

en wat dit waarschijnlijk gaat kosten. Dit moet ook blijken uit de verhalende tekst van het

aanvraagformulier.

I.6 Uitzonderlijke kosten

Uitzonderlijke kosten worden berekend op basis van de daadwerkelijke kostprijs. Beschrijf hoeveel

deelnemers met deze kosten te maken zullen krijgen en maak een uitsplitsing van de kosten om dit

te ondersteunen. De financieringsregels stellen dat de volgende activiteiten (gebaseerd op de

daadwerkelijk gemaakte kosten) vallen onder uitzonderlijke kosten:

participatie van jongeren uit achtergestelde doelgroepen;

visa en visagerelateerde kosten;

kosten voor huisvesting en reiskosten voor Advance Planning Visits (een activiteit van

maximaal 2 dagen en maximaal 2 personen wanneer 1 een jongere is).

J. Projectsamenvatting

Aanvragers moeten een goed geschreven, begrijpelijke samenvatting van het project toevoegen

aan de aanvraag. Deze samenvatting moet geschreven zijn in duidelijk, begrijpelijk Engels zonder

jargon. Dit is met name van belang omdat deze het project beschrijft voor het grote publiek en

omdat de samenvatting wordt gebruikt in EC/EA- of NA-documenten. De samenvatting wordt ook

gebruikt op het verspreidingsplatform VALOR van Erasmus+.

Het is belangrijk beknopt en duidelijk te zijn en ten minste de volgende elementen te vermelden:

context/achtergrond van het project;

doelstellingen van het project;

aantal en het profiel van de deelnemers;

beschrijving van de activiteiten;

methodologie die gehanteerd wordt om het project uit te voeren;

een korte beschrijving van de resultaten en de impact van de voorgenomen activiteiten en

de potentiële voordelen op de langere termijn.

J.1. Samenvatting van de deelnemende organisaties

Dit veld wordt vooraf ingevuld op basis van informatie uit eerder secties van de aanvraag.

J.2. Begrotingssamenvatting

Dit is een tabel met een overzicht van het activiteitsnummer, activiteitstype en de aangevraagde

subsidie voor het project. Hieronder wordt een extra tabel ingevuld met daarin de kosten die

verband houden met de organisatorische ondersteuning.

Page | 23

J.2.1. Totale projectsubsidie

Dit vooraf ingevulde veld bevat de totale gecombineerde subsidie die is aangevraagd voor het

project. Het is absoluut noodzakelijk dat je controleert dat dit bedrag juist is, aan de hand van je

eigen berekeningen. Eventuele verschillen of problemen moeten worden opgelost voor het indienen

van de aanvraag.

K. Checklist

Zorg voor het indienen van de aanvraag dat voldaan is aan de volgende eisen:

Je maakt gebruik van het officiële Key Action 1-aanvraagformulier.

Alle relevante velden van het aanvraagformulier zijn ingevuld.

Het aanvraagformulier is ingediend bij het Nationale Agentschap van het land waar jouw

organisatie is gevestigd.

Het aanvraagformulier is ingevuld in een van de officiële talen van de deelnemende landen

van Erasmus+.

Alle relevante documenten zijn in de bijlage toegevoegd:

o De Declaration of Honour ondertekend door de wettelijke vertegenwoordiger die in

de aanvraag wordt vermeld.

o De volmachten van alle partners van de aanvrager, ondertekend door beide partijen,

opgesteld met behulp van het EC -partnervolmacht template

(partnermandaatformulier, verplicht voor jongeren bij de aanvraag).

o In het geval van een jongerenuitwisseling: Het Programmaschema

Jongerenuitwisselingen

(http://www.erasmusplus.nl/stream.aspx?file=/downloads/Programmaschema-

jongerenuitwisseling.docx ), waarin een planning van de activiteit wordt beschreven.

o In het geval van EVS een document waarin een planning van de activiteit wordt

beschreven.

Alle deelnemende organisaties hebben de documenten waaruit hun juridische status blijkt in

de Participant Portal geüpload. Bekijk voor meer informatie het hoofdstuk ‘Selectiecriteria’ in

deel C van de programmagids of de Nederlandstalige pocketeditie.

Voor subsidies van meer dan 60.000 euro: je hebt de documenten waaruit de financiële

capaciteit van jouw organisatie blijkt geüpload in de Participant Portal (Bekijk voor meer

informatie het hoofdstuk ‘Selectiecriteria’ in deel C van de programmagids of de

Nederlandstalige pocketeditie. Niet van toepassing op overheidsinstanties of internationale

organisaties.)

Je aanvraag valt binnen de deadline die is gepubliceerd in de programmagids.

Je hebt een kopie van het ingevulde formulier opgeslagen of afgedrukt.

Page | 24

L. Gegevensbescherming

Aanvragers moeten het gegevensbeschermingsbestand (data protection notice) doorlezen voor het

ondertekenen van de Declaration of Honour. Het Specific Privacy Statement waarnaar in dit

gedeelte verwezen wordt, kun je vinden op onze website www.erasmusplus.nl.

M. Declaration of Honour

De juridisch vertegenwoordiger van de aanvragende organisatie moet de Declaration of Honour

printen, aandachtig doorlezen en ondertekenen. De getekende Declaration of Honour moet dan

worden ingescand en bijgevoegd als bijlage voordat de aanvraag online wordt ingediend.

N. Bijlagen

De volgende documenten moeten bij het aanvraagformulier worden bijgevoegd:

De Declaration of Honour ondertekend door de juridisch vertegenwoordiger die ook in de

aanvraag wordt genoemd

De volmachten (mandaat) van iedere partner, ondertekend door beide partijen

Activiteitenprogramma voor alle activiteiten uit de aanvraag

KvK- uittreksel (minimaal 1 jaar oud) in URF zetten

Aanvragers moeten zorgen dat alle documenten die genoemd worden in de checklist (zie hoofdstuk

K) elektronisch worden ingediend bij de aanvraag. Klik op de knop ‘toevoegen’ aan de rechterkant

om documenten toe te voegen. Dit opent een ander venster waarmee de aanvrager documenten op

de computer kan doorzoeken en uploaden.

Houd er rekening mee dat alleen documenten met de extensie .pdf, .doc, .docx, .xls, .jpg, .txt, .odt

en .ods elektronisch kunnen worden toegevoegd aan een aanvraag. Andere bestandstypen worden

niet geaccepteerd. Een foutief geüpload bestand kan verwijderd worden met de knop ‘verwijderen’.

Er zijn restricties aan het aantal documenten dat kan worden geüpload. Plaats meerdere

documenten in één bestand als dit probleem zich voordoet.

O. Indienen

O.1. Datavalidatie

Aanvragers moeten zorgen dat ze alle onderdelen van de aanvraag vóór het indienen hebben

gevalideerd.

Page | 25

O.2. Standaard Indienprocedure

Aanvragers moeten het aanvraagformulier pas indienen als ze tevreden zijn over de laatste versie.

Ook moeten aanvragers ervoor zorgen dat ze verbonden zijn met internet om de ingevulde

aanvraag in te dienen, dat alle delen van het formulier gevalideerd zijn en dat alle bijlagen zijn

toegevoegd voordat het formulier wordt ingediend.

Om het formulier in te dienen moet de aanvrager een internetverbinding hebben. Het Nederlandse

Nationaal Agentschap adviseert aanvragers om de eindversie van het eForm op hun desktop op te

slaan voor het geval er technische problemen optreden bij het indienen van het formulier.

De aanvraag moet online worden ingediend voor de deadline (Let op: deze is om 12.00 uur ’s

middags). Wanneer aanvragen na de deadline worden ingediend, en de alternatieve

zendingsprocedure zoals deze hieronder wordt geschreven niet op tijd is voltooid, zal het

aanvraagformulier niet in behandeling worden genomen.

O.3. Indienprocedure in geval van technische problemen

Als de aanvrager niet in staat is om de aanvraag online te doen, kunnen de volgende stappen

worden ondernomen. Als de aanvrager de aanvraag ook online had kunnen doen, wordt de

aanvraag afgewezen. De aanvraag wordt alsnog in behandeling genomen als aan de volgende

voorwaarden wordt voldaan:

1. De datum en het tijdstip van je laatste poging om het formulier online in te dienen zijn vóór

de deadline. Deze datum en tijdstip staan op je formulier, in het onderdeel 'Submission

Summary'.

2. Maak een screenshot van de foutmelding van de overzichtspagina van de aanvraag waaruit

blijkt dat het elektronische formulier niet online ingediend kon worden.

3. Binnen twee uur na de deadline heb je ons per e-mail geïnformeerd; dit is dus op de dag van

de deadline vóór 14:00 uur.

4. Binnen twee uur na de deadline (dus vóór 14:00 uur) heb je ons per e-mail het volledige

aanvraagformulier gestuurd. Let op: verander niets meer aan het formulier na je laatste

poging om het online in te dienen en maak een screenshot van de foutmelding.

5. LET OP: een niet volledig ingevuld formulier is geen reden voor een technische probleem.

O.4. Samenvatting van het indienen

Hier wordt een aantekening gemaakt van de pogingen om het formulier in te dienen. Hiervan moet

gebruik gemaakt worden in het hierboven beschreven geval dat een alternatieve indienprocedure

vereist is.

Page | 26

O.5. Formulier printen

Het Nederlandse Nationaal Agentschap adviseert aanvragers om de eindversie van het ingevulde

eForm digitaal te bewaren, uit te printen en te bewaren voor eigen archief. Er hoeft geen papieren

versie van het eForm naar het Nationaal Agentschap gestuurd te worden.

Deze brochure is gebaseerd op de Application Guidance for Youth van de British Council en Ecorys UK. De British Council, Ecorys UK en het

Nationaal Agentschap Erasmus+ Jeugd zijn niet aansprakelijk voor de juistheid en volledigheid van de informatie in deze uitgave.