‘Jaarverslag Stichting BeSt 2017’ September 2016-Augustus 2017

Inhoudsopgave

Algemeen .................................................................................................................................. 3

Activiteiten en resultaten ....................................................................................................... 3

Toelichting begroting en gerealiseerd resultaat 2016/2017 ....................................................... 5

Kosten .................................................................................................................................... 5

Unlimited Festival ............................................................................................................... 5

Sinterklaasintocht ................................................................................................................ 5

Opbrengsten ......................................................................................................................... 7

Gerealiseerd resultaat ......................................................................................................... 7

Structuur Stichting BeSt .......................................................................................................... 8

Taken van functionarissen ................................................................................................. 8

Raad van Advies ................................................................................................................ 10

Uitvoerende organen ........................................................................................................ 11

Toekomst ................................................................................................................................ 11

Begroting Stichting BeSt 2017-2018 ..................................................................................... 12

.................................................................................................................................................. 12

Kosten .................................................................................................................................. 12

Unlimited Festival ............................................................................................................. 12

Sinterklaasintocht .............................................................................................................. 12

Opbrengsten ....................................................................................................................... 14

Algemeen Stichting Best is een initiatief van het Rotterdamsch Studenten Corps (RSC) en de Rotterdamsche Vrouwelijke Studenten Vereeniging (RVSV). De doelstelling van Stichting BeSt is: ‘Het leveren van een maatschappelijke meerwaarde voor de stad Rotterdam. Deze meerwaarde beslaat enerzijds de ontwikkeling en uitvoering van eigen projecten door de Stichting en anderzijds het geven van bijstand, al dan niet financieel, aan projecten van andere personen en/of instellingen en voorts al hetgeen in de ruimste zin met één en ander verband houdt, daartoe behoort en/of daartoe bevorderlijk kan zijn.’ Het initiatief van Stichting BeSt komt voort uit het idee als studenten iets te willen doen voor de mensen in de samenleving (voornamelijk Rotterdam), die minder bedeeld zijn. De naam BeSt komt voort uit de woorden ‘Betrokken’ en ‘Student’. Daarnaast is het als studentenvereniging van belang een andere kant van de studentenwereld te laten zien en de maatschappelijke betrokkenheid van onze leden te tonen. De statutaire vestigingsplaats van Stichting BeSt is Rotterdam.

Activiteiten en resultaten De pijlers van de stichting zijn: jeugd, gehandicapten, cultuur en Rotterdam. Projecten, activiteiten en subsidieaanvragen worden gespiegeld aan deze pijlers en bepalen daarmee de uitstraling van Stichting BeSt. Stichting BeSt heeft verschillende uitvoerende organen die namens haar activiteiten organiseren. Evenementen die dit jaar georganiseerd werden zijn:

- De intocht van Sinterklaas in Rotterdam (organisatie door de SNIC) De jaarlijkse intocht van Sinterklaas in Rotterdam wordt georganiseerd vanuit Stichting BeSt. Stichting BeSt draagt bij aan de organisatie door financiële steun en het leveren van enthousiaste vrijwilligers. De optocht was wederom drukbezocht en de kinderen genoten van alle optredens en lekkernijen.

- De collecte (organisatie door de Collectecommissie) Dit is de jaarlijkse collecte in Rotterdam ten tijde van Sinterklaas. In het Rotterdam centrum en in de buurt Kralingen is er dit jaar gecollecteerd. In totaal is er €58.708,20 opgehaald.

- Havenzicht Festival (organisatie door de BeSt Commissie) Dit jaar is er een extra project met Havenzicht georganiseerd. Afgelopen jaar heeft het Havenzicht Festival plaatsgevonden in samenwerking met Stichting BeSt. Er waren optredens van verschillende bandjes op locatie in Havenzicht en op de Sociëteit. Er waren gedurende avond ongeveer zo’n 100 bezoekers.

- Christmas in Kralingen (organisatie door de BeSt Commissie)

De jaarlijkse kerstmarkt die op het grasveldje voor de RVSV en het RSC in Kralingen wordt georganiseerd. Er waren rond de 300 bezoekers. Jong en oud uit de buurt integreerden en beleefden een plezierige dag. Er waren verschillende kraampjes waar gegeten en gedronken kon worden, onder andere: broodjes knakworst (halal), warme chocolademelk en poffertjes. Ook waren er activiteiten waaronder een kerststal, een “snowglobe” fotohokje, een springkussen en konden kinderen hun eigen kerststukjes versieren. Daarnaast trad de Hermes House Band op en konden kinderen met de Kerstman in een arrenslee op de foto.

- Boottocht Ouderen (voorheen Vluchtelingendiner, organisatie door BeSt) Dit jaar is er gekozen om een boottocht voor ouderen te organiseren in plaats van het Vluchtelingendiner. Er waren ongeveer 50 ouderen aanwezig en het was een groot succes. Het streven is om hier een jaarlijks evenement van te maken en dit uit te breiden zodat er een grotere groep ouderen meekan.

- Unlimited Festival (organisatie door de BeSt Commissie)

Dit is een jaarlijks muziekspektakel voor gehandicapten. Het is een feestdag voor lichamelijke- en geestelijk gehandicapte mensen, waar 1000 bezoekers op afkomen. Dit jaar vond het Unlimited Festival plaats in de Maassilo. Onder leiding van professionele hulp en met speciaal ingehuurde acts, zoals Jelle B, De Dikdakkers en Zanger Richard, was het weer een onvergetelijke dag. Naast de acts kon er genoten worden van een lunchpakket, suikerspinnen en popcorn. Ook was er een ballonnenclown aanwezig, kon er geschminkt worden, was er een springkussen en konden mensen dieren aaien bij de kinderboerderij. Er waren die dag tussen de 250-300 mensen aanwezig.

- Paasbrunch bij Havenzicht (organisatie door de BeSt Commissie)

Dit jaarlijks terugkerende project wordt gehouden in Havenzicht, een opvangcentrum voor daklozen. Rond de dagen van Pasen wordt er door Stichting BeSt een brunch verzorgd voor de bewoners van Havenzicht. Aan het einde van de brunch kregen alle 50 aanwezigen ook een goodiebag uitgedeeld.

- Subsidies

Het is voor instellingen en individuen mogelijk een subsidieaanvraag in te dienen bij het BeSt bestuur. Op basis van de vier pijlers, wordt er beoordeeld of aanvragen gehonoreerd worden. De Stichting heeft dit jaar aan 10 instanties subsidies uitgekeerd. In totaal is hier €6.000,- aan besteed.

- Sophietjes Verjaardagswens (organisatie door de BeSt Commissie) Dit jaar is er vanuit vrije projecten gekozen voor een evenement in het Sophia Kinderziekenhuis. Stichting BeSt heeft hier aan bijgedragen door het regelen van artiesten, een springkussen en oud Hollandse spelletjes. Het doel is om hier in de toekomst een jaarlijkse samenwerking mee aan te gaan.

Begroting en Gerealiseerd Resultaat Stichting Best 2016/2017

Toelichting begroting en gerealiseerd resultaat 2016/2017

Kosten

Unlimited Festival

Voor het Unlimited Festival was €19.000,- begroot, deze kosten zijn binnen budget gebleven.

Sinterklaasintocht

De jaarlijkse Sinterklaasintocht in de stad Rotterdam wordt door Stichting BeSt georganiseerd. De afgelopen jaren werd er een bedrag begroot als een bijdrage vanuit de Stichting. Dit jaar viel die bijdrage lager uit door het alsnog ontvangen van subsidies uit vorige jaren. Vluchtelingendiner (Boottocht Ouderen) Dit jaar kon het vluchtelingendiner helaas geen doorgang vinden, gezien hier minder behoefte aan was ten opzichte van vorig jaar. In plaats van het Vluchtelingendiner is een boottocht voor ouderen georganiseerd. Dit was een groot succes met 50 aanwezigen en paste zeer goed in lijn met de maatschappelijke ontwikkelingen rondom ouderen die weinig buiten de deur komen. De kosten zijn redelijk lager uitgevallen, omdat er in eerste instantie werd uitgegaan van een vluchtelingendiner, wat meer zou kosten. Havenzicht activiteiten Voor de Paasbrunch in het daklozen opvangcentrum Havenzicht was €1.900,- begroot, deze kosten zijn lager uitgevallen.

Christmas in Kralingen Afgelopen jaar is wederom de traditionele kerstmarkt georganiseerd op het grasveldje voor de RVSV en het RSC in Kralingen. De kosten voor dit evenement zijn binnen het budget gebleven. Vrije projecten De Stichting BeSt Commissie heeft elk jaar de vrijheid om een eigen project neer te zetten dat naast de jaarlijkse evenementen wordt georganiseerd. Dit jaar is de Stichting een samenwerking aangegaan met het Sophia Kinderziekenhuis en hebben zij geholpen bij het evenement Sophietjes Verjaardagswens. Hier waren zo’n 100 kinderen aanwezig. Er is ook gekozen om vanuit vrije projecten een bijdrage te leveren aan het Sinterklaas krantje, wat afgelopen jaar door de Sint Nicolaas Commissie ontworpen en gemaakt is voor basisscholen. Subsidies Elk jaar begroot Stichting Best een bedrag voor de subsidiebijdragen. Deze subsidies worden uitgegeven aan personen of instanties die onder de vier pijlers van de Stichting vallen. Dit jaar zijn er acht subsidieaanvragen geweest, waarvan de meeste binnen de vier pijlers vielen en zijn toegekend door de Stichting. De subsidiebijdrages in totaal zijn lager uitgevallen dan begroot. Bankkosten De bankkosten van de Rabobank- en de van Lanschot rekeningen zijn binnen de begroting gebleven. CBF-certificaat Het afgelopen jaar heeft het CBF een vernieuwing doorgevoerd omtrent de controle op stichtingen en fondsen. Het CBF keurmerk is doorlopend en per jaar worden de online gegevens bijgewerkt. De kosten zijn binnen budget gebleven. Representatie Dit jaar is er uit naam van Stichting BeSt een bloemenkrans gelegd voor de herdenking op 4 mei 2017. Tevens heeft de stichting ook een grote banner die de naam “Stichting BeSt” draagt en deze is aangeschaft om bij alle toekomstige evenementen op te hangen. De kosten zijn binnen budget gebleven. Overige kosten De overige kosten zijn het afgelopen jaar hoger uitgevallen dan begroot. Deze kosten zijn hoger uitgevallen omdat we aan het begin van het jaar een doorlopende evenementen verzekering voor de Stichting hebben afgesloten. Collectekosten Deze post bestaat uit de kosten die bij de jaarlijkse collecte voor de Stichting horen. Dit zijn bijvoorbeeld de dierenpakken waarin wordt gecollecteerd. Deze kosten zijn lager uitgevallen dan begroot omdat er minder dierenpakken bijgekocht moesten worden gezien er nog een deel over was van het jaar daarvoor.

Lustrumvoorziening Jaarlijks wordt er een bijdrage aan de Lustrumvoorziening gedaan indien het resultaat het toelaat. Dit jaar stellen we voor een bedrag van 5k te doteren voor het lustrumproject van 2019.

Opbrengsten

Opbrengsten collecte Jaarlijks wordt er een collecte door Stichting Best georganiseerd in het najaar. Door een groter aantal eerstejaars leden is er in november 2016 meer collectegeld opgehaald dan in 2015, maar minder dan begroot. Rentebaten Op deze post worden de rentebedragen geboekt van de Rabobank en de van Lanschot rekeningen. Deze baten zijn ongunstiger dan begroot gezien de lagere rentestanden.

Gerealiseerd resultaat

In het jaar 2016-2017 was er een resultaat van €14.459. Hiervan is €5000 naar de lustrum reserve gegaan en is € 9.459 aan de post overige reserves toegevoegd. Samen met advies van de Raad van Advies zal het Stichtingsbestuur in 2018 een aanvullend beleidsplan schrijven voor de financiële middelen van het fonds, mede in het licht van het lustrum van de stichting in 2019.

Structuur Stichting BeSt Stichting Best is een initiatief van het Rotterdamsch Studenten Corps (RSC) en de Rotterdamsche Vrouwelijke Studenten Vereeniging (RVSV). Vanuit het bestuur van het RSC en het bestuur van de RVSV nemen leden 1 jaar zitting in het bestuur van Stichting BeSt. De functies in het Stichting BeSt bestuur zijn als volgt vast gelegd van het jaar 2016-2017: Voorzitter: H.H. Claus President van het RSC of Praeses van de RVSV (om het jaar) Secretaris II: F.H.E. Swart Vice-Praeses van de RVSV Penningmeester II: C. Uhlenbeck Voorzitter van de Stichting BeSt Commissie Vice-voorzitter: E. Ketelaars President van het RSC of Praeses van de RVSV (om het jaar) Penningmeester I: S. Korrel Penningmeester Bedrijf van het RSC Secretaris I: M. Niemöller Vice-voorzitter van de Stichting BeSt Commissie

Taken van functionarissen

Voorzitter Vergaderingen: de voorzitter belegt iedere 8 weken een vergadering waarvoor zij een agenda maakt en de punten doorneemt die aan de orde zijn geweest. Hierbij wordt gekeken naar vorderingen van de Best Commissie, eigen projecten en naar de financiële situatie op dat moment. Vergunningen collecte: De voorzitter is verantwoordelijk voor het aanvragen van vergunningen voor de relevante commissies en eigen projecten. RvA: De voorzitter onderhoudt het contact met de Raad van Advies (RvA). Relevante nevenfunctie: De voorzitter van Stichting BeSt is gedurende zijn/haar zittingsperiode President van het RSC of Praeses van de RVSV.

Vice-voorzitter Media/Pers: De vice-voorzitter onderhoudt contact met de media. Dit is vooral voor de projecten Christmas in Kralingen, Unlimited Festival en eigen projecten. Vergunningen collecte: De vice-voorzitter is verantwoordelijk voor het aanvragen van vergunningen voor de jaarlijkse collecte van Stichting BeSt. Relevante nevenfunctie: De voorzitter van Stichting BeSt is gedurende zijn/haar zittingsperiode President van het RSC of Praeses van de RVSV. Secretaris I Subsidieaanvragen: vier keer per jaar belegt de secretaris I een vergadering met alle leden van het stichtingsbestuur om de subsidieaanvragen door te spreken. De subsidieaanvragen worden bij ontvangst ingevoerd in een bestand en beoordeeld op de pijlers. Degenen die evt. in aanmerking komen worden besproken op de vergadering. De secretaris I & II schrijven halfjaarlijks afwijzing- en toekenningbrieven naar de aanvragers. Best Commissie: Secretaris I begeleidt de Best Commissie op organisatorisch vlak en is het eerste aanspreekpunt voor de commissie. Secretaris II Notulen: van vergaderingen maakt de secretaris II de notulen, werkt deze uit en verstuurt ze naar alle leden van het stichtingsbestuur. SNIC: hoewel de Sint-Nicolaas Commissie een zelfstandig werkend orgaan is, is het van belang om in de gaten te houden hoe deze commissie zijn werk doet, toegezegde subsidies vastlegt en controleert of deze daadwerkelijk binnen komen. Website: de secretaris II is verantwoordelijk voor de werking en inhoud van de website van de stichting. Penningmeester I Financiële administratie: Penningmeester I beheert de geldmiddelen van de Stichting en heeft financiële eindverantwoordelijkheid. Zij houdt de verschillende financiële dagboeken bij en maakt maandelijks de balans en de resultatenrekening op. Tevens stelt zij de begroting voor het aankomende boekjaar op en is zij verantwoordelijk voor het opmaken van de jaarrekening van het afgelopen boekjaar in samenwerking met de accountant. CBF-certificaat: de penningmeester I is verantwoordelijk voor het CBF-certificaat. Zij onderhoudt het contact hierover.

Uitgaven: Penningmeester I moet goedkeuring geven aan de begroting en uitgaven die het Stichtingsbestuur, de SNIC of de Best Commissie willen doen. Best Commissie: Penningmeester I is verantwoordelijk voor financiële begeleiding van de Best Commissie en hun projecten tijdens het boekjaar. Collecte: de penningmeester I ontfermt zich over de geldstromen en is verantwoordelijk voor het afstorten van het geld tijdens de collecte. Relevante nevenfunctie De penningmeester I van Stichting BeSt is gedurende haar zittingsperiode ook Vice-Praeses van de RVSV. Penningmeester II Financieel Raamwerk: De penningmeester II heeft het lange termijnplan voor Stg. BeSt op het oog en draagt hier zorg voor. Collecte: de penningmeester II begeleidt en ondersteunt de Collectecommissie en houdt het overzicht op de organisatie tijdens de gehele collecteweek. SNIC: Hoewel de Sint-Nicolaas Commissie (SNIC) een zelfstandig werkend orgaan is, is het van belang om in de gaten te houden hoe deze commissie zijn werk doet. Penningmeester II controleert de aanvraag en inning van de subsidiestromen voor de organisatie van de Sinterklaasintocht. Relevante nevenfunctie De penningmeester II van Stichting BeSt is gedurende zijn zittingsperiode ook Penningmeester Bedrijf van het RSC.

Raad van Advies

De Raad van Advies (RvA) van Stichting BeSt bestaat uit een vast aantal oud-leden van zowel RSC als RVSV. Dit zijn leden die enerzijds tijd hebben om iets voor de RvA en dus voor BeSt te kunnen doen, en anderzijds verstand van zaken hebben. Dit komt dus neer op personen die al ervaring hebben met dergelijke organisaties of die in voorgaande jaren in het Stichtingsbestuur hebben gezeten. De taak van de RvA bestaat uit het adviseren van het stichtingsbestuur; bij vragen kan het Stichtingsbestuur zich altijd wenden tot leden van de Raad van Advies.

Uitvoerende organen

Sint Nicolaas Commissie (SNIC): Een op zichzelf staande commissie, verantwoordelijk voor de intocht van Sinterklaas in Rotterdam. De kosten voor de intocht worden gedekt door een subsidie van de gemeente en een eventuele (rest)bijdrage van Stichting BeSt. Collecte Commissie: Organiseert de collecte ten tijde van Sinterklaas. Leden van het RSC en de RVSV collecteren in dieren onesies. Met het opgehaalde geld worden projecten georganiseerd en bekostigd door Stichting Best. BeSt Commissie: Uitvoerend orgaan van Stichting BeSt dat evenementen organiseert, deze zijn standaard:

- Christmas in Kralingen. - Activiteit met de bewoners van Havenzicht. - Unlimited Festival - Boottocht Ouderen (Vluchtelingendiner)

Toekomst Komend jaar zal Stichting BeSt haar activiteiten gaan organiseren zoals afgelopen jaar. De vaste post vluchtelingendiner (Rode Kruis gala) zal komen te vervallen en Stichting BeSt wil graag een langdurige samenwerking aangaan met het Sophia Kinderziekenhuis. Het Stichtingsbestuur zal er naar streven om het geld wat binnen is gehaald tijdens de collecte ook allemaal uit te geven aan goede doelen. De uitvoerende organen zullen samen met het Stichting BeSt bestuur deze projecten op zich nemen. Het Stichtingsbestuur komt één keer per 2 weken bij elkaar. In deze vergadering worden de aankomende projecten, de financiële situatie, subsidieaanvragen en zelf te ontwikkelen projecten besproken. Daarnaast komt het Stichtingsbestuur en de Raad van Advies minstens 3 keer per jaar samen. Tijdens deze vergaderingen geeft de RvA advies aan het bestuur, controleert de beheersing rondom en geeft goedkeuring aan de projecten. Daarbij heeft het bestuur ook gekeken naar een project dat blijvend is met oog op de naamsbekendheid van de Stichting. Afgelopen jaar zijn het RSC en de RVSV gefuseerd en gaat de nieuwe vereniging verder als RSC/RVSV. Statuten van de Stichting zullen ook herzien worden. Met het oog op deze fusie is het ook een plan in de toekomst om een groot project voor de buurt te realiseren namens Stichting BeSt. Naar deze invulling zal aankomend jaar gekeken worden.

Begroting Stichting BeSt 2017-2018

Kosten

Unlimited Festival

Voor het Unlimited Festival wordt €18.000,- begroot. Dit is omdat de kosten voor dit festival vorig jaar minder waren dan begroot, zonder dat het festival daar onder geleden heeft.

Sinterklaasintocht

De jaarlijkse Sinterklaasintocht in de stad Rotterdam wordt door Stichting Best georganiseerd. Hier is €10000 voor begroot vanuit de Stichting. Wegens de goede prestaties van de Sint Nicolaas Intocht Commissie is dit bedrag qua mogelijke bijdrage verdubbeld t.o.v. het afgelopen jaar. Sophia Kinderziekenhuis evenement De BeSt Commissie is in overleg met het Sophia Kinderziekenhuis betreffende een samenwerking om komend jaar een evenement te organiseren. Hiervoor is een bedrag van €4.000,- begroot. Havenzicht activiteiten Naast de cadeaus voor de jaarlijkse bingo in het daklozen opvangcentrum Havenzicht, zal dit jaar extra geld beschikbaar worden gesteld voor nieuwe projecten en initiatieven vanuit Havenzicht waaronder het Havenzicht Festival. Hiervoor wordt €1500,- begroot.

Christmas in Kralingen Volgend jaar zal de kerstmarkt weer georganiseerd worden op het grasveldje voor de RVSV en het RSC in Kralingen. Hiervoor zal €5.000,- worden begroot. Vrije projecten Het Stichting Best bestuur heeft elk jaar de vrijheid om een eigen project neer te zetten dat naast de jaarlijkse evenementen wordt georganiseerd. Dit project hoort tevens te vallen onder een van de vier pijlers van de Stichting: jeugd, hulpbehoevend, cultuur, en de stad Rotterdam. Hier wordt een bedrag van €5.000,- voor begroot. Subsidies Elk jaar begroot Stichting Best een bedrag voor de subsidiebijdragen. De subsidies kunnen worden aangevraagd op de website van de Stichting. Deze subsidies worden uitgegeven aan personen of instanties die een financiering van een project vragen wat onder de vier pijlers van de Stichting vallen. Bankkosten Dit zijn de bankkosten van de Rabobank- en de van Lanschot rekeningen. Deze zijn lager begroot in verband met de lagere kosten van vorig jaar. CBF certificaat Dit zijn kosten die behoren bij de aanvraag van het CBF keurmerk. Representatie Dit zijn kosten die het bestuur en haar commissies maken ten behoeve van het uitdragen van het doel van de Stichting. Ook worden de kosten van de vergadering van de Raad van Advies hiervan betaald en worden hier de kosten voor de website en de domeinnaam van de Stichting in meegenomen. Overige kosten Deze post bestaat uit kosten voor de Kamer van Koophandel en promotiemateriaal dat kan worden gebruikt tijdens de evenementen. Accountantskosten Deze post bestaat uit de kosten voor de accountant voor het opstellen en ondertekenen van de jaarrekening. Collectekosten Deze post bestaat uit de kosten die bij de jaarlijkse collecte voor de Stichting horen. Dit zijn bijvoorbeeld de dierenpakken waarin wordt gecollecteerd. Hier is €3000,- voor begroot. Dit is meer dan vorig jaar is begroot, omdat het Stichting Best Bestuur dit jaar (deels) wil collecteren met pincollectebussen. Deze zijn duurder dan normale collectebussen.

Opbrengsten

Opbrengsten collecte Jaarlijks wordt er een collecte door Stichting Best georganiseerd in december. We gaan ervan uit dat er dit jaar €63.000,- zal worden opgehaald tijdens de collecte. Dit is aanzienlijk meer dan vorig jaar, omdat we verwachten dat er meer collectanten zullen zijn dit jaar in verband met hogere ledenaantallen van RSC/RVSV. Rentebaten Op deze post worden de rentebedragen geboekt van de Rabobank en de van Lanschot rekeningen. Gezien de lage rentestanden, wordt deze post begroot op 0.