Jaarverslag 1999

9f

Jaarverslag 1999

juli 2000

Programmabureau Duunaam lnkopenKoÉe Spaarne 3í2011 AJ HaarlemTelefoon: 023- 540 24 20Telefax: 023- 545 25 50

e-mai I : servicepu nt@i nkopers. netwebsite : www.inkopers.net

documentnummer: Virage-599

RAAKVLAKKEN METANDERE ACTIVITEITEN.......... ...............19

5.1 DUURZAAM BOUWEN .............. .......... 19

5.2 ENERGIE EFFINCIENCY RIJKSOVERHEID ........19

5.3 MILIEUKEURMERKEN......... ...............19

FTNANCIËN .............21

oRGAN|SATTE ............. ...........23

7.1 BESTUURLTJKE COMMISSIE............. .............23

7 .2 CONTACTGROEPEN, WERKGROEPEN EN PANELS .............. .........23

7.3 PROGRAMMABUREAU............... .....24

BIJLAGEN

BIJLAGE 1 DEELNAMEVERKLARING MET TOELICHTING

BIJLAGE 2 SAMENSTELLING BESTUURLIJKE COMMISSIE

BIJLAGE 3 LEDEN CONTACTGROEPEN, WERKGROEPEN EN PANELS

VOORWOORD

De startbijeenkomst op 25 november was het hoogtepunt van 1999. Na een periode

van intensieve voorbereiding is vanaf dat moment naar buiten getreden met het

programma Duurzaam lnkopen.

Bijdragen van vele mensen hebben dit mogelijk gemaakt. lk hoop ook in de komende

opbouwfase van het programma op de bijdragen van velen te mogen rekenen om het

programma tot een succes te maken. Samenwerken doe je met elkaar en velen

handen maken licht werk. Daarom zijn ook die bijdragen van belang waarvan de

inkoper wellicht zelf denkt dat het een onbeduidende bijdrage is.

De aandacht voor inkopen is stijgende en geleerd kan worden van het bedrijfsleven dat

in toenemende mate ervaart wordt dat de kosten van inkoop van strategische belang

zijn. ln de autoindustrie met zijn overcapaciteit is de organisatie van de inkoop cruciaal

voor het bedrijfsresultaat. Bekend is dat de hoge kosten voor de inkoop van rompen en

vleugels hebben b'rjgedragen aan het failliet van Fokker.

De kansen voor duurzamer inkopen zijn bij overheden om twee redenen groter dan bij

het bedrijfsleven. 1.)Overheden z'rjn vrijer om informatie uit te wisselen omdat ze nietmet elkaar concurreren. 2.) Meer dan bij het bedrijfsleven vraagt het algemeen belang

er om, ook sociale, en milieuaspecten te betrekken bij inkoopbeslissingen.

Duuzaam lnkopen wil de goede inkoopervaringen van enkele overheidsdienstenveralgemeniseren en beschikbaar maken voor alle overheden. Velen, de bestuurlijke

commissie voorop, geloven in deze gedachte. De uitdaging is de gedachte totwerkelijkheid maken. De ontwikkeling van internet biedt hier een kans die zijns gelijke

in de papieren wereld niet kent. Een uitdaging is echter geen uitdaging als er geen

risico's aan zijn verbonden. De belangrijkste bedreigingen voor Duurzaam lnkopen

zijn; de weinig professionele organisatie en versnippering van de strategische

inkoopfunctie bij veel overheden. De toegang tot internet voor inkopers binnen de

overheid en de veiligheidsaspecten bij het werken met internet. Overheden werken

immers met veel vertrouwelijke databestanden.

Of Duuzaam lnkopen een succes wordt blijft spannend. De bestuurlijke commissiegelooft in het succes van de uitdaging die is aangenomen vanwege de

duuzaamheidswinst die het kan opleveren.

R. den DunnenVoozitter bestuurlijke commissie Duurzaam lnkopen

4

INLEIDING

ln de nota Milieu en Economie, die medio 1997 door de regering aan de TweedeKamerwerd aangeboden, werd een milieugericht overheidsaanschaffingenbeleidaangekondigd als kansrijk perspectief. ln de nota is 10 miljoen gulden over 5 jaar

uitgetrokken voor een stimuleringsprogramma, om de betekenis van de factor milíeu

bij inkopen en aanbestedingen van overheden te versterken. Hiermee wordt aan de

markt duidelijk gemaakt dat aandacht voor milieu gewenst is.

Het onderwerp op zichzelf is niet nieuw. Vanuit de voorbeeldfunctie die van een

overheid wordt venaracht is door diverse overheden sinds het begin van de jaren

tachtig regelmatig aandacht gegeven aan milieugerichte inkoop. Ook de invoeringvan milieuzorgsystemen leidt tot aandacht voor de milieuaspecten van de inkoop.Wat echter ontbreekt is samenhang en afstemming. De gezamenlijke koopkrachtvan alle overheidsinstanties beloopt circa 60 miljard gulden (= 27.23 miljard euro).

Samenhang en afstemming kan de positie van de gezamenlijke overheden op de

markt versterken en daarmee het streven naar een duurzame samenleving binnende context van de vrije markt.

Na de verschijning van de nota Milieu en Economie is binnen VROM en EZ eenproces op gang gebracht om het stimuleringsprogramma op te zetten met alswerktitel een Milieugericht OverheidsAanschaffingenBeleid. Deze werktitel van hetprogramma is begin 1999 gewijzigd in Duurzaam lnkopen.

ln 1999 is de bestuurlijke commissie van het programma met haar werkzaamhedenbegonnen. De voorbereidingen voor de start van het programma zijn afgerond met

de start bijeenkomst op 25 november in Madurodam. Op deze startbijeenkomst zijnalle gemeenten, provincies, waterschapen en ministeries opgeroepen deelnemer te

worden namens de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG), Hetlnterprovinciaal Overleg (lPO), de Unie van Waterschappen (UvW) en het kabinet.

Voor de communicatie binnen en over het programma is gekozen voor het internetals primair medium. Daarnaast worden ook de traditionele communicatiemiddeleningezet om de doelgroep te bereiken. Vanaf de startbijeenkomst zal het programma

zich verder ontwikkelen. Venruacht wordt dat deze ontwikkelingsfase circa twee jaarin beslag neemt. Waardoor het programmazal volgroeid zijn op het moment datnaar verwachting de toegang tot internet voor alle overheidsinkopers gemeengoedis.

ln dit jaarverslag wordt een ovezicht gegeven van de activiteiten in 1999. Feitelijke

gegevens over het deelnemers aan het programma en de samenstelling van het

verschillende overleg gremia zijn bijgewerkt tot 1 juni 2000.

VISIE EN HOOFDLIJNEN VAN DUURZAAM INKOPEN

2.1 HOOFDLIJNEN

Het doel van het programma Duurzaam lnkopen is drieledig:

1. Het stellen van een voorbeeld voor anderen'

2. Het bereiken van directe milieuwinst'

3.Hetbeïnvloedenvandemarktdoorhetscheppen/vergrotenvandeVraagnaarmindermilieubelastendeproouctenendoorhetstimulerenVanmilieugerichte

Productinnovatie'

om deze doelen te bereiken is gekozen voor het stimuleren en faciliteren van een

gecoÓrdineerdeduurzameinkoopdoordienstenvanderijksoverheid,provincies,gemeentenenwaterschappenopbasisvandevolgendeuitgangspunten.

l.overhedennemenopbasisvanvrijwilligheiddeelaanhetprogrammaDuurzaam lnkoPen'

2.HetprogrammamoetflexibelzijnenvoldoendekeuzevrijheidlatenaandeinkoPende organisatie'

3.Detevolgenaanpakmoetaansluitenopdehuidigeinkooppraktijkeneerderleidentotverminderingdanvergrotingvandewerklastvaninkopers.

4.Hetprogrammamoetwordenuitgevo'erdmeteenrelatieflichteenflexibeleorganisatie :r. -^^aatzt ,,o. krocr:hikhare

5.omdubbelwerktevoorkomenwordtgebruikgemaaktvanbeschikbareinformatie en kennis en zalin net prog-ramma aansluiting worden gezocht bij

bestaande en lopende initiatieven binnen het werkveld'

Voor het jaar 2000 zijn als operationele doelen gesteld:

1. 100 deelnemers aan het programma'

2. Het gemiddeld maandelijks publiceren van een advies

3.Aanheteindvanhetjaar5000bezoekersvandewebsitepermaand.

HetprogrammaDuurzaamlnkopenrichtzichzowelopprimairealsfacilitaireinkopen.Primaireaankopenvloeienrechtstreeksvoortuiteenaaneenoverheidtoegewezentaak(openbaregroenvoorziening,aanlegenonderhoudvanrioleringen(water)wegen.Facilitaireaanschaffingenbetreffengoederenendienstendienodigz'rjnvoorhetuitvoerenVaneentaakmaardaarvoornietspecifiekzijn(kantoorapparatuur,-artikelenen-inrichting'papier'drukwerk'cateringenschoonmaak).

Het programma is erop gericht de inkopende organisaties bij te staan. Er wordt ook

samenwerking gezocht met partijen buiten de overheid voor zover er een

gezamenlijk belang is.

Ter ondersteuning van de uitvoering van alle activiteiten is per l oktober 1998 een

programmabureau Duurzaam lnkopen ingesteld. Naast een kleine vaste staf, is er

binnen het Programmabureau voor specifieke projecten een poel van deskundigen

beschikbaar op het gebied van milieu, inkoop en communicatie.

I nfo rm atievoorzie n i n g

Er wordt een elektronische databank opgebouwd om inkopers te helpen tijdens alle

fasen van het inkoopproces. De databank is te raadplegen via de website

www.inkopers.net. Milieucriteria voor producten en diensten nemen hierin een

centrale plaats in. Enezijds zalworden aangegeven welke duurzaamheidcriteria

kunnen worden gehanteerd met in acht name van functionele eisen, concurrerende

prijzen en voldoende keuzemogelijkheden (aanbieders). Daarnaast wordt

aangegeven welke extra duurzaamheideisen ten opzichte van dit basis advies

kunnen worden gesteld en wat de consequenties van dit extra eisen zijn ten

aanzien een of meerdere van de aspecten pr'rjs, functionaliteit en

keuzemogelijkheden.

Niet alleen inkoopfunctionarissen kunnen hiervan profiteren maar ook leveranciers

kunnen op basis van deze criteria beter inspelen op de wensen van hun klanten-

Bovendien kunnen ook inkopers bij bedrijven en particuliere organisaties hieruan

gebruik maken.

Handreiking voor organisaties om Duurzaam Inkopen te íntegreren in hun

procedures

Het gaat hierbij om hulpmiddelen voor inkopende organisaties om zelf aan de slag

te gaan. Dit kan bijvoorbeeld door Duurzaam lnkopen op te nemen en vast te

leggen in een inkoopbeleidsplan en mensen verantwoordelijk te maken voor de

uitvoering daarvan. Het betreft hier een management instrument dat vergelijkbaar is

met de brochure voor productgerichte milieuzorg'

Monitoring

Monitoring is belangrijk om mensen en organisaties blijvend te motiveren door te

laten zien dat hun b'rjdrage zin heeft gehad en om kennelijk nutteloze activiteiten te

schrappen of nog eens goed door te lichten. Dat geldt zowel op de schaal van de

individuele organisatie als op nationale schaal. Binnen het programma zal

voortdurend aandacht worden gevraagd voor de effecten die de diversebeleidsinstrumenten bewerkstelligen.

VrijwÍllige afspraken

Om draagvlak binnen een organisatie te krijgen voor Duurzaam lnkopen is

commitment van bestuurders en management onontbeerlijk. Dit kan bereikt wordenvia een verklaring waarmee individuele bestuursorganen zich bereid verklaren meete doen aan het programma Duurzaam lnkopen. Daarmee wordt beoogd Duurzaamlnkopen te maken tot een programma voor overheden door overheden. Alsbelangrijk positief bijeffect wordt hiermee tevens een krachtig signaal afgegevenaan de markt om bij de bepaling van hun assortiment rekening te houden metduurzaamheid.

Deelnemers aan het Programma Duuzaam lnkopen zullen:

1. de binnen het programma vastgestelde adviezen te betrekken bij hun

inkoopactiviteiten,

2. de ervaringen met de adviezen terugkoppelen naar het programma terverbetering en actualisering van de adviezen,

3. Binnen de eigen organisatie in het jaarverslag of het milieujaarverslagrapporteren in welke mate de adviezen hebben geleid tot concrete toepassing bijinkopen en aanbestedingen en zijn terug te vinden in afgesloten contracten.

Deelname aan het programma Duurzaam lnkopen laat de keuzevrijheid en deverantwoordelijkheden van de deelnemers voor de eigen inkopen enaanbestedingen onveranderd.

Netwerk

Onderdeelvan het programma is het opbouwen van een netwerk vaninkoopfunctionarissen, die een bijdrage willen leveren aan Duurzaam lnkopen inhun eigen organisatie en bereid zijn ervaringen te delen met collega's. Dit netwerkkan worden gebruikt om het ontwikkelde instrumentarium in de praktijk te toetsenen verder te verspreiden (bottom-up benadering). Het netwerk kan ook wordenbenut om andere inkoopinformatie uit te wisselen en daarmee de professionaliteitvan de inkoopfunctie bij overheden en samenwerkingsverbanden tussen overhedente bevorderen.

Het programma is praktisch van aard en sterk op de inkooppraktijk gericht. Hetprogramma heeft zijn oorsprong in het betrekken van milieuaspecten in hetinkoopproces en milieuaspecten zijn verreweg het best uitgewerkt engedocumenteerd voor toepassing in het inkoopproces. Dit neemt niet weg dat ook

I

andere aspecten van duurzaamheid in het programma aan de orde kunnen komen.

Criteria hiervoor zijn dezelfde als die voor milieuaspecten. Er moet een draagvlak

zijn bij de deelnemende overheden, het criteria moet praktisch hanteerbaar en

controleerb aar zijn in de inkoopprakt'rjk. Er moet sprake zijn van objectiviteit in

verband met de aanbestedingsregels. ln het kader van het programma Duurzaam

lnkopen worden geen nieuwe criteria ontwikkeld. Er wordt gebruik gemaakt van

bestaande informatie en ervaring die breder toegankelijk wordt gemaakt. Het meest

concrete voorbeeld van een breder aspect van duurzaamheid in het programma zijn

de criteria die ten grondslag liggen aan het Max Havelaar keurmerk. Deze criteria

worden betrokken bij de adviezen op het terrein van de catering-

Hogere kosten en gebrek aan capaciteit worden door inkopers vaak genoemd als

belangrijke belemmeringen voor Duurzaam lnkopen. ln het programma wordt met

deze punten rekening gehouden in de adviezen aan te geven aangegeven welke

duurzaamheidcriteria kunnen worden gehanteerd met in acht name van functionele

eisen, concurrerende prijzen en voldoende keuzemogelijkheden (aanbieders).

Daarnaast wordt aangegeven welke extra duurzaamheideisen ten opzichte van dit

basis advies kunnen worden gesteld en wat de consequenties van dit extra eisen

zijn ten aanzien een of meerdere van de aspecten prijs, íunctionaliteit en

keuzemogelijkheden.

Aan het mogelijke capaciteitsprobleem wordt tegemoet gekomen door de

hulpmiddelen goed aan te laten sluiten op de bestaande inkoopprocedures. Het is

zelfs aannemelijk dat de geïntensiveerde aandacht voor de inkoop als gevolg van

het programma tot kostenbesparing en efficiencyverbetering leiden.

2.2 VISIE

Om de doelen uit de nota milieu en economie te bereiken is het programma

Duurzaam lnkopen ontwikkeld en wordt het verder uitgebouwd. Het is een

programma waarin informatie, activiteiten en projecten bij elkaar komen die mede

bijdragen aan het vergroten van de toepassing van duurzaamheidcriteria bij inkopen

en aanbesteden. Kenmerk van het programma is een inbreng vanuit een veelheid

van organisaties op verschillende terreinen die gerelateerd zijn aan Duurzaam

lnkopen. Kern van het programma vormen de inkoopadviezen met betrekking tot

duurzaamheid die de deelnemende overheden met elkaar opstellen'

Het programma heeft de website "www.inkopers.net" als het centrale

communicatiemiddel met een aantrekkelijke, professionele en actuele uitstraling.

Onmisbaar voor inkopers en gemakkelijk toegankelijk, niet alleen voor

i nformatiezoekers maa r ook voor i nformatieverschaffers.

10

De website en het servicepunt moeten uitgroeien tot een informatie- encommunicatiebron die iedere inkoper kent en gebruikt. De website wordt eenmarktplaats waar iedereen informatie kan zoeken en aanbieden om duurzaam in tekopen. Op de marktplaats gelden regels bijvoorbeeld voor de afbakening tussencommerciële en niet-commerciële informatie.

Soorten informatie:1. Duurzaam inkoop adviezen.2. lndividuele ervaringen met bepaalde aanschaffingen / aanbestedingen.3. Vragen om bepaalde expertise.4. Leveranciersinformatie.5. Nieuws over Duurzaam lnkopen (mijlpalen, goede voorbeelden, ervaringen).6. Algemeen nieuws over inkopen (regelgeving, professionalisering).7. Congressen, symposia en opleidingen.8. Discussieplatform waar actuele zaken kunnen worden besproken.

Het programma Duurzaam lnkopen is een programma van, voor en dooroverheden. Door het ondertekenen van een deelnameverklaring geeft een overheiduiting aan haar betrokkenheid bij het programma. Via de bestuurlijke commissiebepalen zij de regels van Duurzaam lnkopen. Daarnaast wordt iedereen betrokkendie bijdraagt aan het bereiken van het doel van programma Duurzaam lnkopen. HetProgrammabureau faciliteert de informatie uitwisseling en is verantwoordelijk voorde toepassing van de regels voor het beheer van de website.

De inkoopadviezen van het programma worden gemaakt door de deelnemerswaarbij het Programmabureau het voortouw heeft bij opstellen van conceptadviezenop basis van informatie van inkopers en leveranciers.

11

DEELNEMERS

Tot en met 31 mei 2000, bij de definitieve vaststelling van dit jaarverslag, zln 44deelnameverklaringen ontvangen.

Daarnaast heeft de provincie Zuid Holland in het ontwerp beleidsplan Milieu en

Water dat in februarij.l. voor inspraak is gepubliceerd aangegeven mee te gaan

doen met het programma Duurzaam lnkopen. De inspraaktermijn loopt tot 1 mei,waarna het beleidsplan in het najaar van 2000 door de provinciale staten zal

worden vastgesteld.

De bestuurlijke commissie heeft zich ten doel gesteld eind van dit jaar 100

deelnemers aan het programma. Wanneer het aantal deelnemers blijft groeienzoals in de afgelopen maanden lijkt deze doelstelling haalbaar. Op langere termijnis deelname van het overgrote deel van alle overheden aan het programma hetdoel.

Gemeenten1. Achtkarspelen2. Andijk3. Breukelen4. Ede

5. Etten - Leur6. Ferwerderadiel7. Gaasterlàn - SleatL Goor9. Markelo10. Naarden

11. Neede12. Nijmegen13. Sint Anthonis14. Slochteren15. Soest16. Stein

17. Tilburg, servicebedrijf facilitaire zaken

18. Utrecht19. Zeevang

Provincies1. Drenthe

12

2. Fryslàn

3. Noord - Brabant4. ZeelandS. Zuid Holland (voornemen in ontwerp beleidsplan milieu en water, februari

2000)

Waterschappen1. Amstel Gooi en Vecht, tevens Dienst Waterbeheer en Riolering.

2. Boarn en Klif3. Goeree - Overflakkee4. Groot Maas en Waal

5. Marne en Middelsee6. Reest en Wieden7. Regge en Dinkel

8. Uitwaterende Sluizen in Hollands Noorderkwartier

9. Schieland

10. Vallei & Eem

11. West - Brabant12. Westfriesland

Ministeries1. Algemene zaken2. Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties

3. Economische Zaken

4. Financiën

5. Ondenruijs, Cultuur en Wetenschappen

6. Sociale Zaken en Werkgelegenheid

7. Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening en Milieubeheer

8. Verkeer en Waterstaat.

Samenwerki n gsverbanden

Parkstad Limburg

Samenwerkingsverband van de gemeenten Heerlen, Kerkrade, Landgraaf,

Brunssum, Nuth, Voerendaal, Simpelveld, en Onderbanken

13

4.1

ACTIVITEITE N OVE RZI C HT

BESTUURLIJKE COMMISSIE

Op 1 1 maart 1999 is de bestuurlijke commissie voor het eerst bijeen geweest. DeIeden van bestuurlijke commissie vanuit de gemeenten, provincies enwaterschappen zijn voorgedragen door respectievelijk VNG, IPO en UvW. Hetprogramma is een initiatief van de ministeries van VROM en EZ en beide zijn in debestuurlijke commissie vertegenwoordigd. Waarbij de vertegenwoordiger vanuit EZzorg draagt voor een goede afstemming met de activiteiten van dit ministerie op hetterrein van inkopen zoals; de aanbestedingsregels, het actieplan professioneelinkopen, elektronisch aanbesteden en innovatief aanbesteden.

De bestuurlijke commissie fungeert tevens als het platform, zoals bedoeld in hethoofdstuk duurzaam en elektronisch inkopen van het bestuursakkoord nieuwe stijl.

De bestuurlijke commissie heeft in 1999 driemaalvergaderd. De belangrijksteactiviteiten van de commissie in 1999 hadden betrekking op; de ontwikkeling vande visie (hoofdstuk 2), de relatie met het bestuursakkoord nieuwe stijl (BANS) enrapportage in het kader van het BANS, de deelname verklaring, de voorbereidingvan de startbijeenkomst, een communicatieplan, het werkplan voor 2000 en hetinstellen van een eenmalige aanmoedigingsprijs Duuzaam lnkopen met daaraangekoppeld geldprijs van f|.50.000, =.

4.2 SPECIFIGATIES

ln november 1999 zijn de eerst drie specificaties geleverd en geplaatst op www:inkopers.net. Binnen het Primaire inkoopsegment is een milieuspecificatie voorwerktuigen en gereedschappen opgesteld. Binnen het facilitaire inkoopsegment is

een specificatie opgesteld voor Kopieerpapier, en Multifunctionele Apparatuur &Kopieerapparaten.

ln het 4" kwartaal zijn de voorbereidingen getroffen voor de volgende specificatiesbinnen het Primaire inkoopsegment: Bussen en Vuilniswagens, Beschoeiingen enWegmeubilair en bestratingsmateriaal. En binnen het Facilitaire inkoopsegment:

Bedrijfsrestaurant, Warme en Koude Drankautomaten, Drukwerk, Computers enComputersupplies.

De oplevering van de milieuspecificaties is conform het Werkplan 1999 uitgevoerd.De doorlooptijd van de panels is verkort. ln de tweede helft van het jaar heeft het

14

Programmabureau de start van de panels intensief begeleid om ze zo efficiënt en

resultaat gericht te laten verlopen.

4.3BIJEENKoMSTENVAN22JUNIEN25NoVEMBER

Op 22juni is er een informele bijeenkomst georganiseerd voor alle betrokkenen bij

de voorbereiding van de start van Duurzaam lnkopen. T'rjdens deze bijeenkomst is

het communicatieplan toegelicht en zijn de folder en het nulnummer van de

nieuwsbrief Duurzaam lnkopen gepresenteerd'

Het servicepunt Duurzaam lnkopen is op 25 november 1999 in Den Haag

(Madurodam) officieel van start gegaan. Onder grote belangstelling hebben

secretaris-generaal R. den Dunnen (vRoM) namens minister Pronk, burgemeester

J. Fokkens namens de VNG, commissaris van de koningin J'A' van Kemenade

namens het IPO en dijkgraaf J.H. van der Vliet namens de UvW collega

bestuurders opgeroepen om deel te nemen aan het programma Duurzaam

lnkopen. ,Kennis delen'was het overkoepelende thema van de startbijeenkomst. ln

Madurodam zijn inkopers, beleidsmakers, bestuurders van gemeente tot

waterschap, van provincie tot rijksdienst aanwezig geweest, in totaal 175

deelnemers. Na de officiële opening van de website en de oproep aan alle

overheden om de deelnameverklaring hebben de deelnemers met elkaar van

gedachten gewisseld aan vier discussietafels. De discussie werd voortgezet in een

van de speakercorners. Met een plenaire terugmelding en een borrel is de

startbijee nkomst afgesloten'

4.4 SERVICEPUNT

Het Servicepunt Duurzaam lnkopen is in 1999 opgebouwd om de positie te

vervullen van dé professionele, deskundige en onafhankelijke vraagbaak voor

milieubewust inkopen. De centrale boodschap richting de inkopers is: kijk vooruit,

versta uw vak; koop duurzaam in, de kwaliteit is goed en het hoeft niet duur te z'tjn'

De uitgewerkte boodschap varieert per situatie, product en doelgroep.

ln 1999 is het Plan van Aanpak Servicepunt opgesteld, geaccordeerd en in

uitvoering gebracht. ln het vierde kwartaal is de proef van het servicepunt overgaan

in de definitieve vorm. De werkgroep voor de inrichting van het servicepunt is vier

keer bij elkaar geweest.

Met de inrichting van het definitieve servicepunt wordt gestreefd naar het op langere

termijn bewerkstelligen van duurzame inkoop door overheidsinkopers' Dit kan door

15

de milieukwaliteit van de inkoopsegmenten zichtbaar te maken en te houden.

Continu wordt gewerkt aan het op peil houden van de kennisinfrastructuur.

4.5 MONITORING EN EVALUATIE.

Om inzicht te krijgen in van de mate waarin milieuvriendelijk wordt ingekocht dooroverheidsinkopers is een monitor uitgevoerd. De doelstelling van de monitor is te

meten of alle initiatieven van overheid en bedrijfsleven op het terrein vanmilieuvriendelijk inkopen leiden tot een verbetering. Daarvoor worden metingen

uitgevoerd in 2000, 2001 en 2003.

ln 1999 zijn de voorbereidingen voor de nulmetíng in 2000 getroffen. Het bureau

R&M Research en Marketing uit Maastricht heeft de opdracht voor de meting

gekregen na vergelijking van drie offertes..

De nulmeting bestaat uit de volgende onderdelen:

a. Hoe staan Ínkopers zelf tegenover milieuvriendelijk inkopen (attitude)?

b. Hoe is dit in het beleid van de organisatie verweven (meting van het beleid)?

c. ln hoeverre wordt dit in de praktijk toegepast (performance)?

ln november is een pilot onderzoek uitgevoerd. Naar aanleiding van de resultaten is

de aanpak op kleine aspecten aangepast. Begin 2000 is de nulmeting werkelijke

uitgevoerd.

ln 1999 is besloten de evaluatie van de producten te verschuiven. De evaluatie zal

worden uitgevoerd wanneer de producten en activiteiten ten minste een jaar ingebruik zijn.

4.6 COMMUNICATIE

De communicatie doelstellingen voor het Programma Duurzaam lnkopen hebben

betrekking op het beïnvloeden van kennis, houding en gedrag van de overheids-inkopers, bestuurders en beleidsmakers. De communicatie heeft als doel het

vergroten van de bekendheid van het programma, het vergroten van de kennis, hetontwikkelen van een positieve houding ten aanzien van Duurzaam lnkopen en het

stimuleren van milieuvriendelijk gedrag. De doelstelling voor de intern betrokkenen

is: informeren, betrekken en motiveren.

De communicatiestrategie steunt op vier pijlers. Op de eerste plaats ontwikkelt het

communicatietraject zich langs twee sporen: een pushstrategie gericht op

beleidsmakers en een pullstrategie gericht op uitvoerende inkopers, gesegmenteerd

16

per product. Hierbijwordt rekening gehouden met cultuurverschillen tussen de

verschillende overheidslagen en gestreefd naar communicatie mede op grond van

meetbáre resultaten en doelen zowel voor het programma als geheel als ook voor

individuele overheidsorganisaties'

op de tweede plaats wordt het accent gelegd voorlopers, om vervolgens ook op

volgers te focussen. Op de derde plaats zal de bekendheid van het programma

€mpagnematigvergrootworden.opdevierdeplaatswordtaansluitinggezochtbijde percepties die een rot spelen bij de inkoop' Ook zalworden ingehaakt op trends

zoals de professionalisering van de inkoop en de voordelen die Duurzaam lnkopen

kan bieden op het gebied van arbo, veiligheid en verbruik' Kortom' de communicatie

zal moeten aansluiten bij dat wat de 'inkoper' beweegt'

De werkgroep communicatie is in 1999 vier keer bijeengekomen' ln juli is gestart

met de uitvoering van het communicatiepran waarbij de nadruk lag op de

organisatie van de startbijeenkomst op25 november 1999' De in 1999 ontwikkelde

huisstijl voor het Programm aDuurzaam lnkopen is in datzelfde jaar gebruikt voor

het maken van het nulnutt"r van de nieuwsbrief, productflyers (voor

groenvoorziening, papier en kantoorapparatuur). ln diverse vakbladen zijn

advertenties gezet.

4.7 ELEKTRONISGHE WINKEL

ln 1999 zijn twee bijeenkomsten georganiseerd van een tiental overheden met als

thema een interne elektronische bedrijfswinkel. op de eerste bijeenkomst is kennis

genomen van ontwikkelingen bij het Nederlands lnkoopcentrum' de Raboshop en

binnen de kantoorartikelenbranche. Afgesproken is gezamenlijk een stappenplan te

ontwikkelen voor de opzet van een elektronische winkel binnen de eigen

organisatie. De tweede bijeenkomst werd georganiseerd door de Belastingsdienst

en het Ministerie van Financiën. op deze bijeenkomst is onder voorzitterschap van

de toekomstige voorzitter van de NEVI, J. Snijder hierop nader ingegaan aart de

hand voor ervaringen binnen shell. De derde bijeenkomst zalworden

georganiseerd door het ministerie van EZmetals thema welke standaards zijn er

voor de programmatuur voor opzetten van een elektronische winkel met als te

komen tot een aanbeveling van een standaard die voor alle overheden bruikbaar is'

4.8 OVERIGE CONTACTEN

Een keer per twee weken is er een gezamenl'rjk overleg van de opdrachtgevers

(ministerievanVRoMenEZ)meteenvertegenwoordigervanhet

17

Programmabureau. Afstemming over EZ-projecten als duurzaam Aanbesteden en

Professioneel lnkopen vindt ook in dit overleg plaats.

Met het VNO NCW is de afspraak gemaakt dat het bedrijfsleven steeds zal worden

benaderd voor advisering en informatieverschaffing bij het opstellen van

inkoopadviezen. Namen van contactpersonen vanuit het bedrijfsleven worden door

VNO NCW verstrekt.

Op basis van ondezoek naar de haalbaarheid van de twee door de NEVI

(Nederlandse Vereniging voor inkoopmanagement) ontwikkelde modules is

geconstateerd dat er op dit moment nog relatief weinig bekend Ís en veel

terughoudendheid bestaat bij de overheidsinkopers voor Duurzaam Inkopen. Op

basis deze bevindingen is besloten te wachten met het aanbieden van de modules.

Overleg is gevoerd met de leveranciers van kantoorartikelen verenigd in de OSTAN

(Office and Stationery Trade Association Netherlands) over de voortzetting van het

project Standaard Milieuinformatie Kantoorartikelen (Stamikan) in het kader van

Duuzaam lnkopen. Eind 1999 lagen de zienswijzen van OSTAN en Duurzaam

lnkopen nog uit elkaar.

18

5 R/MKVLAKKEN MET ANDERE ACTIVITEITEN

5.1 DUURZAAM BOUWEN

Uitgangspunt is dat informatie over Duurzaam Bouwen wordt opgenomen in

Duuzaam lnkopen voor zover het inkoop- en aanbestedingstrajecten betreft.Afstemming vindt plaats om dubbel werk te voorkomen en om de gebruiker steedsnaar de juiste informatie te leiden onafhankelijk van de wijze waarop hij binnenkomt.

ln 1999 is het Nationaal Pakket Duurzaam Bouwen voor de GWW gereedgekomen. De pakketten voor de Woningbouw en Utiliteitsbouw zijn vernieuwd. Deaanscherping van de energie maatregelen volgt uit de aanscherping van de EnergiePrestatie Coefficiënt (EPC). ln spoor daarvan is in samenwerking met demarktpartijen het ambitieniveau van de pakketten verhoogd. Een deel van de

wijzigingen sluit aan bij de ontwikkelingen in het lndustrieel, FlexÍbel en Demontabelbouwen (lFD).

ln 1999 is het beleidsprogramma duurzaam bouwen 2000-2004 voorbereid. Tijdensde laatste vergadering van de duboraad in 1999 heeft staatssecretaris Remkes(VROM) persoonlijk het eerste exemplaar van het beleidsprogramma Dubo 2000-2004 en de Monitoringsrapportage 1995-1999 overhandigt aan de leden van deduboraad. ln 2000 wordt het beleidsprogramma bediscussieerd met een aantalbetrokken organisaties ter voorbereiding op een gesprek met de Straatssecretaris.

5.2 ENERGIE EFFINCIENCY RIJKSOVERHEID

ln het kader van het EER-programma (Energie Efficiency Rijkshuisvesting) wordtgestreefd naar een energiebesparing van 17o/o in het jaar 2000 bij de Rijksoverheid.ln opdracht van EZ voert NOVEM dit programma uit. Een belangrijke bron vanenergiegebruik wordt gevormd door kantoorapparatuur als faxen, printers,

kopieermachines en computers. NOVEM voert momenteel onderzoek uit om via deinkoop eisen te stellen aan het energiegebruik van nieuwe kantoorapparatuur.Vanuit het programma duurzaam inkoop zal hierop worden aangesloten en zullenvoor de overige milieuaspecten eisen worden opgesteld. Een vertegenwoordigervan Novem heeft zitting genomen in de werkgroep kantoorapparatuur.

5.3 MILIEUKEURMERKEN

De Stichting Milieukeur heeft voor een vijftigtal producten milieucriterÍa ontwikkeldop basis waarvan het recht wordt verleend een milieukeur te dragen. Een aantalproducten wordt ook door overheden ingekocht. Het is echter niet toegestaan om

19

producten met milieukeurvoor te schrijven omdat hiermee producten die welaan deonderliggende eisen voldoen maar geen milieukeur dragen worden gediscrimineerd.Het ligt dan ook voor de hand om de onderliggende eisen zo veel mogelijk tegebruiken bij de inkoop. De eisen die Milieukeurmerken (Blauwe Engel, NordicSwan, Ecolabeletc.) stellen aan producten worden betrokken bij het opstellen vande specificaties in kader van Duurzaam lnkopen indien deze eisen niet conflicterenmet de behoeften van inkopers (de eisen zijn immers afgestemd op de behoeftenvan consumenten en niet op die van overheden).

20

6 FINANCIËN

ln het kader van de Nota Milieu en Economie is 10 miljoen gulden beschikbaargesteld voor een periode van 1998 tot en met 2002. Onderstaand overzicht geeft

weer hoe de middelen over de tijd zijn verdeeld, welke middelen reeds zijn verplicht

en de verwachtingen ten aanzien van de bestedingen voor het Programmabureau in

de komende jaren.

Financieeloverzicht Duurzaam lnkopen in kf.

Beschikbaar Verplicht Besteedbaar Voorziene Ruimte

1998 1.ooo 1.ooo :esteding

1999 2.000 2.000

2000 3.000 1.708 1.217 . 539 (opties) 680

2001 2.000 - 2.000 1.500 500

2002 2.000 - 2.000 1.500 500

Verleende opdrachten ten laste van het budget Duurzaam Inkopen.

. Opdracht aan Virage te Haarlem voor de uitvoering van het Programmabureau

tot 1 januari 2000.

16 september 1998 fl.2.006.869,00aanvulling 15 oktober 1999 fl. 251 .939,59 (deel communicatieplan)

aanvulling 15 december 1999 fl. 35.837,50 (servicepunt)

Totaal f1.2.294.646,09

. Opdracht aan Research en Marketing te Maastricht voor het uitvoeren van een

nulmeting.

15 oktober 1999 fl. 74.612,50

o Advies Shell lnternational te Den Haag ten behoeve van elektronische winkel.

4 november 1999 fl. 24.675,00

21

o Opdracht aan Virage te Haarlem voor de uitvoering van het Programmabureau

van 11112000 tot 11112001'

9 deèember 1999 f]t.2.388.224,00 (basis+2" deel communicatie)

De uitvoering van het communicatieplan waarover de commissie positief heeft

geadviseerd zoals is gesplitst in de aanvulling van 15 oktober en een verhoging van

àe opdracht voor 2000. Het communicatieplan loopt van medio 1999 tot juli 2000.

om financieel administratieve reden heeft het echter de voorkeur de opdrachten per

kalenderjaar te verstrekken.

22

ORGANISATIE

7.1 BESTUURLIJKE COMMISSIE

De Bestuurlijke Commissie bestaat uit vertegenwoordigers van de deelnemendeoverheden op bestuurlijk niveau. De bestuurlijke commissie komt 3 à 4 maal perjaar bijeen. De Bestuurlijke Commissie is verantwoordelijk voor de beleidsmatigeaspecten van Duurzaam lnkopen.

Bijlage 2 bevat de leden van de bestuurlijke commissie.

7.2 CONTACTGROEPEN, WERKGROEPEN EN PANELS

Gontactgroepen

De contactgroepen leggen de brug tussen programmadoelen en de uitvoeringdaarvan voor zover het de overheidsinkopers betreft. De contactgroepen zorgen

ook voor de inzet van mensen en met name voor de committent voor de uit voerenwerkzaamheden. De contactgroepen komen afhankelijk van de prioriteit van deonderwerpen eenmaal per kwartaal bijeen en vergaderen sinds 20Q0 gezamenlijk.

De contactgroep is verantwoordelijk voor: het aansturen van de algemeneadvisering naar de werkgroepen, het maken van keuzen voor de uit te werkeninkoopsegmenten en het bepalen van het moment dat informatie actualiseríngbehoeft.

De contactgroepen Algemene Zaken, Primair- en Facilitair inkopen zijn in 1999 3keer bijeengekomen. De contactgroepen hebben in 1999 het PB geadviseerd overhet in 1999 op te stellen werkplan voor het jaar 2000. De contactgroepenaccorderen de milieuspecificaties en geven prioriteit aan de inkoopsegmentenwaarvoor milieuspecificaties opgesteld dienen te worden.

Werkgroepen en panels

Een Milieuspecificatie wordt opgesteld door een werkgroep (4 tot 6 personen)waarin vertegenwoordigers (inkopers en deskundigen) van overheden, eencoórdinator en een inkoopspecialist van het Programmabureau vertegenwoordigdzijn. Nadat de werkgroep de Milieuspecificatie heeft opgesteld wordt de inhoud en

bruikbaarheid getoetst door een leveranciers, specifiek en algemeen panel. Demilieuspecificatie wordt voorgelegd aan een panel waarin verschillende leveranciersvertegenwoordigen zijn. Het specifieke panels met 5 à 10 inkopers rond eenbepaalde productgroep. Deze inkopers geven de eerste inhoudelijke toetsing aan

23

milieu-informatie van die producten waarin zij ztln gespecialiseerd. Het algemenepanels van 30 á 40 personen: primaire en facilitaíre inkopers. Deze panels voerende tweede toetsing uit. Er is dan sprake van een panel, dat onafhankelijk is van deproductén. Dit panel is groot genoeg voor een algemeen beeld van de gebruikersen toch relatief zo klein dat ongewilde effecten vanuit het programma op individuelebasis besproken kunnen worden met de inkopers. Na de toetsing door de panelswordt informatie voorgelegd aan de leden contactgroepen en de Bestuurlijkecommissie voordat de informatie op de website wordt geplaatst.

Bijlage 3 bevat de leden van de contactgroepen, werkgroepen en panels

7.3 PROGRAMMABUREAU

Eind 1998 is Virage bv te Haarlem gestart met het uitwerken van de opdracht vanhet ministerie van VROM enEZ. Hiertoe is een Programmabureau, dat Ín 199g denaam wijzigde in Programmabureau Duurzaam lnkopen. Met een team van inkoop-,milieu- en communicatiedeskundigen is in 19gg de basis gelegd voor hetservicepunt.

Eind 1999 zijn er zo'n 15 medewerkers intensief betrokken bij het programma enleveren op de diverse terreinen hun specifieke deskundigheid. Hiervan zijn er vijfgestationeerd z4n bij het Programmabureau in Haarlem. Deze vijf vormen het hartvan het Programmabureau en zorgen voor de coórdinatie van de werkgroepen enpanels, de beantwoorden van vragen, het verstrekken van informatie en het beheervan de website www: Ínkopers.net.

24

Korte Spaarne 31 24fi AJ Haarlem