Raad van ToezichtJAARVERSLAG 2019

2

De governance van Trajectum is uitgewerkt in statuten

en reglementen. Raad van Bestuur en Raad van Toezicht

hebben hun eigen functioneren geëvalueerd. De Raad

van Toezicht heeft dit gedaan onder leiding van een

externe deskundige.

Door langdurige ziekte van de bestuurder Zorg is de Raad van Bestuur

op interim basis met twee parttime bestuurders uitgebreid. De ver-

deling van de bevoegdheden binnen de Raad van Bestuur is hierop

aangepast.

De Raad van Toezicht heeft in oktober de bestuurder Zorg ontslagen

uit zijn statutaire bevoegdheden. Reden hiervoor was de langdurige

ziekte van betrokkene en de noodzaak tot structurele invulling van

de functie over te gaan. De arbeidsovereenkomst is hierbij intact

gebleven.

Algemeen

3

De toezichtcyclus is in het verslagjaar verder ingevoerd. De auditcom-

missie en de commissie TKVZ hebben nadrukkelijker hun voorbereiden-

de en adviserende rol opgepakt. Dat gebeurt mede op geleide van de

ontwikkeling van het kwaliteitsmanagementsysteem. Via een systeem

van KPI’s en kwartaalgesprekken wordt hieraan in belangrijke mate

invulling gegeven

In het verslagjaar is besloten tot een aanpassing van de organisatie-

structuur. Duaal locatiemanagement krijgt de eindverantwoordelijkheid

in het primair proces. De directielaag wordt - met uitzondering van de

ambulante zorg - afgeschaft. De Raad van Bestuur wordt driehoofdig.

De invulling van deze structuur vindt in de eerste maanden van 2020

plaats. Gewerkt wordt aan een betere sturingsbasis door beleid en

financiering vast te leggen in meerjarenplannen (beleidsplan,

strategisch vastgoedplan, begroting). Missie, visie en strategie worden

daarin besproken en bevestigd. De missie en visie blijven grotendeels

ongewijzigd. De nadruk wordt nog meer gelegd op behandeling.

Incidenten hebben in het verslagjaar tot veel media-aandacht en

interne onrust geleid. Er is ingezet op een pro-actievere communica-

tie met de stakeholders, zowel intern als extern. Deze ontwikkeling is in

het laatste kwartaal van het verslagjaar al in gang gezet en lijkt haar

eerste vruchten af te werpen.

De Raad van Toezicht laat zich graag informeren over de zorg.

Wat cliënten van de zorg vinden, heeft in 2020 daarom nadrukkelijke

aandacht. Dit hangt ook samen met de komst van de Wzd en de

Wmcz 2018. Daartoe heeft de Raad van Toezicht voortaan jaarlijks

contact met de cliëntvertrouwenspersonen (Wzd). De Raad van

Toezicht volgt ook de invoering van de nieuwe wet medezeggenschap

Algemeen

4

Samenstelling

Naam Rol RvT Hoofd- en nevenfuncties Lidmaatschap sinds

Drs. H.J. van der Hoek (1958) Voorzitter Voorzitter Raad van Bestuur Trimbos-instituut 18 oktober 2018

Drs. P.L.M. Smulders (1946) Vicevoorzitter, tevens lid van de financiële Auditcie.

Gezondheidszorgeconoom.Gepensioneerd bestuurder.

1 januari 2012

Drs. A.W.M. Corver (1961) Lid, tevens voorzitter van de financiële Auditcie.

Zelfstandig (interim) bestuurder, toezichthouder, strategisch adviseurVoorzitter Raad van Commissarissen Huismerk EnergieLid Raad van Toezicht Stichting BuurkrachtLid Raad van Commissarissen coöperatieve vereniging RegioPlusAssociate partner Accent Advies (strategisch risicomanagement)Coach bij opleiding High Level Toezicht (Nationaal Register)

1 januari 2012

Prof. dr. J.I.M. Egger (1967) Lid, tevens lid van de cie. TKVZ Klinisch psycholoog / Klinisch neuropsycholoogHoogleraar contextuele neuropsychologie, Donders instituut, Radboud UniversiteitWetenschappelijk directeur Vincent van Gogh Topklinische Centra, VenrayHoofdopleider klinische psychologie en plaatsvervangend hoofdopleider klinische neuropsychologie.Vice-voorzitter Landelijke visitatiecommissie Stichting TOPGGz, AmersfoortAdviseur Stevig, OostrumAdviseur Stichting SPON, NijmegenAdviseur Stichting PaON, UtrechtLid Wetenschappelijke Adviesraad NIFP, Utrecht

18 oktober 2018

Prof. Dr. F.A.M.M. Koenraadt (1952) Lid, tevens voorzitter van de cie. TKVZ Forensisch psycholoog, Gezondheidszorgpsycholoog, Criminoloog.Hoogleraar Forensische psychiatrie en psychologie UU. Wetenschappelijk adviseur bij het Pieter Baan Centrum (NIFP) te Utrecht. Wetenschappelijk adviseur bij de Forensisch Psychiatrische Kliniek te Assen. Lid van het College van Beroep van het NIP. Hoofdopleider van de profielopleiding Forensische psychologie bij RINO Noord Holland. Zelfstandig gevestigd in eigen praktijk.

1 april 2011

Drs. W.G. Mulder (1954) Lid, tevens lid van de cie. TKVZ Psychiater bij Antes, kliniek voor dubbel diagnose te Rotterdam 1 september 2014

Mevrouw Drs. K. M. Stiksma MA (1968)

Lid op voordracht van de Centrale Cliënten- en de Centrale Verwanten-raad, tevens lid van de cie. TKVZ

Interim manager Joint Projects (onderneming) 27 september 2012

Raad van ToezichtDe samenstelling van de Raad van Toezicht is geheel 2019 ongewijzigd geweest.

5

De Raad van Toezicht heeft in het verslagjaar acht verga-

deringen gehad met de Raad van Bestuur. Voorafgaand

en aansluitend aan deze vergaderingen hebben de leden

van de Raad van Toezicht kort onderling overleg gevoerd.

Opkomst 201931 januari 7 van 7 = 100 %

6 maart 5 van 7 = 71 %

27 maart 4 van 7 = 57 %

21 mei 7 van 7 = 100 %

11 juli 6 van 7 = 86 %

17 september 7 van 7 = 100 %

17 oktober 6 van 7 = 86 %

12 december 7 van 7 = 100 %

Gemiddelde aanwezigheidspercentage: 87,5 %.

Vergaderingen

6

Vergaderingen

Belangrijkste bespreekpunten per vergadering

31 januari:

• 2e bespreking Jaarplan en begroting 2019

• 10 jaar Kenniscentrum

• Periodeverslag zorg en professioneel statuut

• Informatieprotocol Raad van Toezicht

6 maart:

• Financiën: resultaat 2018 en ontwikkelingen 2019

• Bevindingen en plan van aanpak verbeteringen HR

• Periodeverslag zorg

27 maart (ingelast):

• Ombuigingen

21 mei:

• De Klipper Zorg: jaarstukken

• Jaarrekening, jaarverslag en accountantsverslag 2018

• Onderzoeksrapporten en bestuurlijke reactie daarop

• Kwartaalrapportage kwaliteit en veiligheid van zorg

• Ontwikkelingen Directieteam, samenwerking binnen de Raad van

Bestuur

Juni:

• Besluit aanstelling interim bestuurders J. Nijhuis en F. van Dijk.

11 juli:

• Toekomstige topstructuur

• Meerjarenbeleid

• Managementrapportage tot en met mei

• Klassenindeling WNT

17 september:

• Voorbereiding bestuursgesprek IGj

• Managementrapportage tot en met juli; stand van zaken ombui-

gingen

• Voortgang jaarplan

• Benoeming (waarnemend) Hoofd van de Inrichting

• Bestuurdersaansprakelijkheid

17 oktober:

• Inrichten van en sturen op kwaliteit en veiligheid van zorg

• Managementrapportage tot en met augustus

• Leidinggevende structuur

• Privacy en informatiebeveiliging

• Prioriteiten strategisch vastgoedplan

7

Vergaderingen

12 december:

• De Klipper Zorg: begroting 2020

• Periodeverslag kwaliteit en veiligheid van zorg; Wzd

• Managementrapportage tot en met oktober; concept

managementletter

• Voortgang jaarplan 2019

• Meerjarenbeleidsplan

• Begroting 2020

• Ontslagbesluit statutaire bestuurder

• Honorering Raad van Toezicht

Besluitenlijst De Klipper Zorg2019

Datum vergadering Besluit

21 mei2019 Het jaarverslag en de jaarrekening 2018

worden goedgekeurd.

12 december 2019 De begroting 2020 wordt goedgekeurd.

Besluitenlijst Trajectum 2019

Datum vergadering Besluit

31 januari 2019 De Raad van Toezicht keurt de begroting 2019

goed.

31 januari 2019 De Raad van Toezicht keurt de doelstellingen

RvB 2019 goed.

21 mei 2019 De Raad van Toezicht keurt de jaarrekening 2018 goed

onder voorbehoud van de waiver van de ABN AMRO.

21 mei 2019 De Raad van Toezicht verleent de Raad van Bestuur

décharge voor het boekjaar 2018.

21 mei 2019 Het jaarverslag 2018 wordt goedgekeurd.

21 mei 2019 De Raad van Toezicht keurt de overdracht van het

vastgoed van de Stichting tot Steun aan Stichting

Trajectum goed.

11 juli 2019 De Raad van Toezicht stelt de klassenindeling WNT voor

Trajectum in klasse V met het bijbehorende

bezoldigingsmaximum vast. Vooralsnog blijft de

RvT klasse IV hanteren.

17 sept. 2019 De heer J. Nijhuis wordt benoemd tot Hoofd van de

Inrichting en mevrouw M.H. Bolt tot waarnemend Hoofd

van de Inrichting.

12 dec. 2019 De Raad van Toezicht keurt de begroting 2020 goed.

12 dec. 2019 De Raad van Toezicht neemt het voorgenomen besluit

tot ontslag van de bestuurder Zorg als statutair

bestuurder.

12 dec. 2019 De Raad van Toezicht stelt de wervings-

procedure en de profielschetsen voor nieuwe RvT-leden

vast. Ook het gewijzigde rooster van aftreden stelt de

Raad van Toezicht vast.

8

Ondernemingsraad (OR)In 2019 heeft de Raad van Toezicht driemaal met de Raad van Bestuur

en Ondernemingsraad overleg gehad.

In het overleg van 31 januari stonden de ombuigingen en de begroting

2019 centraal. De OR had hierover veel vragen. Ook is gesproken over

de wijze waarop de Raad van Toezicht, de Raad van Bestuur en de OR

met elkaar zouden kunnen samenwerken. Dit resulteerde in de afspraak

om twee keer per jaar met elkaar te vergaderen, en een delegatie van

de Raad van Toezicht te laten aansluiten bij de trainingsdag van de OR

en de Raad van Bestuur.

Op 21 mei is de Raad van Toezicht aangesloten bij een reguliere over-

legvergadering van de OR met de Raad van Bestuur. Deze vergadering

ging over een aantal advies- en instemmingsaanvragen, alsmede wat

de komende periode op dit punt te verwachten viel. De stand van za-

ken over de ombuigingen is besproken.

Op 12 november schoof een delegatie van de Raad van Toezicht aan

bij de trainingsdag van de OR met de Raad van Bestuur. Thema was de

samenwerking op basis van het dialoogmodel in relatie tot het orga-

nisch veranderen van de organisatie.

Medezegenschap

9

Medezeggenschap

CCR en CVRKarin Stiksma (als voordrachtslid) heeft in 2019 eenmaal met de CCR en

CVR overleg gehad. Hierbij is besproken:

In 2019 waren er zoals gebruikelijk twee formele overleggen met de

CCR/CVR. Een vergadering met één afgevaardigde van de RvT en een

vergadering met een grotere delegatie van de RvT. Een onderwerp dat

afgelopen jaar leefde binnen de CCR/CVR was de ombuigingsope-

ratie binnen Trajectum. Te meer omdat een direct gevolg daarvan het

opheffen van de functie van beleidsmedewerker medezeggenschap

was. Vlak daarna vertrok ook de ondersteuner van de CCR/CVR, die

elders een baan vond. Dit impliceerde dat er tijdelijk extern ingehuurde

ondersteuners van de LSR zijn ingezet voor de centrale en regionale

cliëntenraden. Met het oog op de implementatie van de nieuwe wet-

geving omtrent medezeggenschap in 2020, is deze situatie – in overleg

met de CCR/CVR – voorlopig gehandhaafd. De samenstelling van de

CCR/CVR blijft een punt van aandacht. Zo was de tweede helft van

2019 de CVR niet bemenst. Andere onderwerpen die op de agenda

stonden waren de media-aandacht in de Telegraaf over Boschoord,

wat voor veel onrust onder cliënten gezorgd heeft. Tot slot stonden

inzet van ervaringsdeskundigheid, drugsgebruik en de zakgeldregeling

op de agenda.

AdviesorganenDe Raad van Toezicht kent een 3-tal commissies:

• Auditcommissie, bestaande uit Toon Corver (voorzitter) en Peter

Smulders.

• Commissie Toezicht Kwaliteit en Veiligheid van de Zorg (TKVZ),

bestaande uit Frans Koenraads (voorzitter), Jos Egger, Wynand

Mulder en Karin Stiksma.

• Bestuurscommissie, bestaande uit Bert van der Hoek (voorzitter)

en Peter Smulders.

In 2019 zijn deze commissies en de Raad van Toezicht op basis van

de planning- en controlcyclus beter op elkaar afgestemd. Er worden

minimaal 4 vergaderingen ingepland op basis van de kwartaalrappor-

tages. Hierbij zijn de Auditcommissie en de commissie TKVZ 2 weken

voorafgaand aan de Raad van Toezicht vergadering gepland. Hiermee

komt er een planmatiger en beheerster toezicht en beter balans tussen

de hoofdlijnen van beleid en de meer gedetailleerde uitwerking.

10

De Auditcommissie kwam in de verslagperiode vijfmaal fysiek bijeen.

Aan deze bijeenkomsten nam - naast voorzitter van de Raad van

Bestuur - ook de concerncontroller deel. Van deze bijeenkomsten zijn

ten behoeve van de voltallige Raad van Toezicht verslagen gemaakt,

die werden besproken in de reguliere vergaderingen van de Raad van

Toezicht. Daarnaast hebben er in totaal 7-maandelijkse conference

calls plaatsgevonden waar de actuele gang van zaken rond de be-

drijfsvoering aan de orde zijn gekomen. Van een aantal van die calls

zijn separate verslagen gemaakt die ook gedeeld zijn met de andere

RvT leden.

In januari is gesproken over de herziene begroting 2019 waarin aanvul-

lende maatregelen zijn opgenomen om de gestelde financiële kaders

beter te kunnen waarborgen. In februari is gesproken over het voorlopig

resultaat 2018 en de eerste inzichten in de resultaten van januari 2019.

In mei is in de Auditcommissie in aanwezigheid van de accountant

de definitieve jaarrekening 2018, de analyse van de resultaten van

de eerste drie maanden 2019 en de managementrapportage van de

accountant besproken.

Auditcommissie

11

Auditcommissie

In augustus is gesproken over de resultaten van het eerst half jaar en is

het jaarrekening proces geëvalueerd met de accountant inclusief het

concreet benoemen van een aantal verbeterpunten. In november is

gesproken over de conceptbegroting 2020 en de bevindingen van de

interim controle 2019 van de accountant alsmede een actieplan voor

verbeterpunten rond de administratieve organisatie inclusief de IT-om-

geving.

Jaarrekening 2018De belangrijkste conclusies ten aanzien van de jaarrekening 2018 waren

als volgt samen te vatten. Het resultaat van 2018 was negatief deels

veroorzaakt door een eenmalige reorganisatievoorziening. Door het fi-

nanciële resultaat in 2018 daalde de solvabilteitsratio in 2018 licht, maar

is in 2019 weer hersteld.. De accountant heeft specifieke aandacht

gevraagd voor een verbetering rond het proces van interne beheersing

van de opbrengsten en aandacht voor groeiende risico’s met betrek-

king tot IT binnen Trajectum (strategisch, tactisch en operationeel).

Exploitatie 2019Vanuit Control en het management en Raad van Bestuur is er hard

gewerkt aan het beter inzichtelijk maken van de bepalende factoren

voor de sturing van de bedrijfsvoering vanuit financieel perspectief.

Concreet betekende dat onder andere: Het actueel en in detail inzich-

telijk maken van de bedbezetting, ziekteverzuim, de personele inzet

voor woonzorg. Daarnaast is het proces waarin de omzet per financie-

ringsstroom wordt vastgesteld alsmede de aansluiting van de boeking,

facturatie en incasso van de omzet per financier geanalyseerd en

opnieuw opgezet.

Verder is kritisch gekeken naar de overhead en zijn de geplande

besparingen in 2019 voor een belangrijk deel doorgevoerd. In de maan-

delijkse conference calls is stilgestaan bij de resultaten van dit pro-

gramma en waar nodig zijn aanpassingen/ bijsturings- maatregelen

besproken. Een duidelijke verbetering is zichtbaar geworden met het

prognosticeren van het eindejaarsresultaat, waarbij verantwoordelijk

management en control een steeds betere voorspelling konden ma-

ken en daarmee een betere grip op de bedrijfsvoering zichtbaar werd.

Uiteindelijk bleek wel dat de onderliggende zorgexploitatie niet op alle

onderdelen kostendekkend was door verschillende oorzaken. Dit inzicht

is gebruikt om de begroting 2020 verder aan te scherpen.

12

Auditcommissie

Tenslotte is rond de ICT-situatie een duidelijke noodzaak voor verdere

implementatie van algemene ICT-beheersmaatregelen en daarmee

samenhangende intensivering van investeringen in 2019 en 2020 naar

voren gekomen.

Na de zomer is een van de vergaderingen uitgebreid gesproken met

accountant over de evaluatie va het jaarrekening proces 2018 en de

bevindingen in de management letter, tezamen met een concreet ac-

tieprogramma van concern control.

Begroting 2020De eerste versie van de begroting 2020 is na bespreking in de audit-

commissie, in de aansluitende RvT vergadering vastgesteld.

Meer dan voorheen is de verantwoordelijkheid voor het opstellen en

monitoren van de detailbegroting bij het vaak vernieuwde locatie- en

teammanagement neergelegd. Het opgedane inzicht in 2019 rond de

zorgexploitatie is concreet vertaald naar verdere optimalisatie maatre-

gelen.

Voor 2020 wordt uitgegaan van een relatief beperkt positief resultaat

dat in lijn ligt met de lange termijn doelstelling van Trajectum. Een groot

aantal inspanningen moet worden geleverd om dit resultaat ook feite-

lijk mogelijk te maken. Zo zal de eigen formatie en productie met elkaar

in lijn moeten worden gebracht, zal de beschikbare beddencapaciteit

optimaal moeten worden bezet, zal een stap moeten worden gezet in

het verminderen van tijdelijke inleenkrachten, moeten de overheadkos-

ten goed worden beheerst en zal en het te hoge ziekteverzuim duidelijk

omlaag moeten. In de begroting 2020 is rekening gehouden met nood-

zakelijke aanvullende investeringen voor Informatiemanagement en ICT.

13

Gedurende de verslagperiode kwam de multidisciplinair samengestel-

de commissie TKVZ vier maal bijeen, te weten op 18 maart, 16 mei, 15

augustus en 26 november. Steeds in aanwezigheid van de Raad van

Bestuur, twee maal met de geneesheer-directeur en eenmaal met een

vertegenwoordiger van het kenniscentrum en met het nieuw aange-

stelde hoofd Geneeskundige dienst. In deze bijeenkomsten werd er

onder meer afgestemd over de zorgen van de eerste geneeskundige(n)

en de adressering daarvan en de vormgeving/invoering van het nieu-

we informatieprotocol. Voorts kwamen de volgende onderwerpen en

aandachtsgebieden uitvoerig aan de orde:

• visie op Zorg, programma Kwaliteit en Veiligheid, alcohol- en drugs-

beleid, beleidsplan en plan van aanpak scholing en invoering WZD;

• rapportages naar aanleiding van inspectiebezoeken,

audit BOPZ, calamiteiten, incidenten en integriteitsonderzoek,

opleidingsvisitatie, brandveiligheid;

• professioneel Statuut, Kwaliteitsrapportages, kwaliteits-

management, handboeken (e.g., BOPZ), Jaarverslagen (e.g., MIO,

CVP, klachtencommissie);

• versterking van de verbinding en wisselwerking tussen

Kenniscentrum en de praktijk van Trajectum.

De commissie Toezicht en Kwaliteit van Veiligheid en Zorg (TKVZ)

14

TKNZ

In een reflectie op de kwaliteitsrapportage VGN stipuleerden de

RvT-leden van de commissie TKVZ nog eens de complexiteit en kwets-

baarheid van de cliëntenpopulatie waarmee de medewerkers van

Trajectum werken en waarvoor in de Nederlandse samenleving nau-

welijks alternatieven voor opvang, behandeling en begeleiding voor-

handen zijn. Ook werd benoemd dat bij deze verantwoordelijkheid en

bij de daarmee samenhangende interne en externe druk die door de

medewerkers kan worden ervaren, de RvT oog tracht te houden voor

de individuele behoeften van cliënten, zodanig dat zij als cliënt en als

rechtsburger tot hun recht komen. Een veilig woon- en werkklimaat is

daartoe noodzakelijk. Aandacht voor de deskundigheid en bevoegd-

heid van de medewerkers op de terreinen van psychopathologie en

recht wordt daarbij onontbeerlijk geacht.

Met betrekking tot personele ontwikkelingen is het in commissieverband

relevant het vertrek per 1 juni te noemen van het hoofd Kenniscentrum,

dr. Christien Rippen. Zij is inmiddels opgevolgd door Sanja Bouman.

Bestuurder Evert-Jan van Maren trad terug wegens ziekte en voor zijn

portefeuille Zorg werd een tijdelijke vervanging gerealiseerd met be-

stuurder Floor van Dijk.

De duale partner van eerste geneeskundige Channa De Winter, AVG,

psychiater Nico Beuk, werd per 1 augustus opgevolgd door Hans Pijp,

psychiater. De commissie wordt per november jl. ondersteund door

beleidsadviseur kwaliteit Caren Snikkers.

De leden van de commissie werden incidenteel tussentijds door de

Raad van Bestuur geconsulteerd en de inhoud van de gezamenlijke

studiedag van de Raad van Toezicht en de Raad van Bestuur kwam

tot stand in nauw overleg met de commissie TKVZ. Tijdens de laat-

ste commissievergadering op 26 november 2019 is stilgestaan bij het

vertrek per 1 januari 2020 van voorzitter prof. dr. Frans Koenraadt, die

wegens expiratie van zijn laatste RvT-benoemingstermijn de commissie

TKVZ zal verlaten, alsmede bij het vertrek, eveneens per 1 januari 2020,

wegens persoonlijke omstandigheden van commissie-lid drs. Wijnand

Mulder, psychiater. In de RvT-vergadering van 12 december 2019 werd

prof. dr. Jos Egger per 1 januari 2020 benoemd als opvolgend voorzitter.

In de vacature die ontstaat door het vertrek van de heer Mulder wordt

zo spoedig mogelijk voorzien. Werving vanuit de RvT is hiervoor reeds

gestart.

De BestuurscommissieDe bestuurscommissie heeft in 2019 maandelijks een ‘Benen op ta-

fel’ overleg gehad met de Raad van Bestuur. In dit informele overleg

kwamen alle zaken van belang waarover de RvB met voorzitter en

vicevoorzitter van de RvT wilde overleggen aan de orde. Ook werden in

dit overleg de agenda’s van de RvT vergaderingen opgesteld. Aan het

eind van het jaar zijn door deze commissie de jaargesprekken met de

RvB en met de individuele leden van de RvB gevoerd.

15

www.trajectum.nl