Jaarverslag

2017

STICHTING DE ZORGBOOG

HELMOND

Klik hier voor de publieksuitgave 'Jaarbeeld 2017'

1

Inhoudsopgave

1 De organisatie ........................................................................................................................................... 3

1.1 Structuur van het concern ............................................................................................................. 3

1.2 Kerngegevens................................................................................................................................. 5

1.2.1 Kernactiviteiten en nadere typering ................................................................................... 5

1.2.2 Kerncijfers ........................................................................................................................... 5

1.2.3 Werkgebieden ..................................................................................................................... 6

2 Bestuur en toezicht ................................................................................................................................... 7

2.1 Normen voor goed bestuur ........................................................................................................... 7

2.2 Raad van bestuur ........................................................................................................................... 7

2.3 Toezichthouders ............................................................................................................................ 9

3 Medezeggenschap en Advies ................................................................................................................. 13

3.1 Medezeggenschap cliënten ......................................................................................................... 13

3.2 Medezeggenschap medewerkers ................................................................................................ 16

3.3 Adviesorganen: Adviesraad vrijwilligers en Verpleegkundige en Verzorgende Adviesraad ....... 18

4 Risico's en uitdagingen ........................................................................................................................... 20

5 De Zorgboog in 2017 .............................................................................................................................. 23

5.1 Algemeen ..................................................................................................................................... 23

5.2 Kwaliteit en Veiligheid ................................................................................................................. 26

5.3 Personeel ..................................................................................................................................... 28

6 Duurzaamheid, maatschappelijk verantwoord ondernemen en samenwerking ................................... 29

7 Financieel ................................................................................................................................................ 32

2

Voorwoord

Het voor u liggende jaarverslag geeft u een weergave op hoofdlijnen van de Zorgboogactiviteiten in het

afgelopen jaar. Het gaat hierbij om een geconsolideerd verslag van Stichting de Zorgboog en de aan haar

gelieerde BV's: Zorgboog in Balans BV en Zorgzuster Zuidoost-Brabant BV. Beide BV's hebben afgelopen

jaar hun eerder ingezette groei doorgezet. Zorgzuster heeft haar werkgebied uitgebreid richting Kempen

en Eindhoven en voorziet nadrukkelijk in een behoefte aan een andere wijze van inzet van personeel t.b.v.

verschillende zorgvragers. De inzet van Zorgboog in Balans is tevens toegenomen en laat hiermee de

toegevoegde waarde zien van de inzet van multidisciplinaire gespecialiseerde behandeling voor de

kwetsbare oudere die steeds langer thuis blijft wonen.

De Zorgboog heeft de afgelopen jaren diverse beleidskeuzen gemaakt die onverkort van kracht blijven. De

belangrijkste zijn vastgelegd in onze besturingsfilosofie, het strategisch vastgoedplan/huisvestingsplan, het

Zorgboog managementsysteem, het informatie-/ICT-beleid en het strategisch HRM-beleid. Begin 2016

verscheen onze nieuwe strategische (meerjaren)koers met daarin tien ambities waarmee wij ons als

zorgorganisatie de komende jaren op een positieve manier blijven onderscheiden. Deze beleidskeuzen

liggen vanzelfsprekend ten grondslag aan dit jaarverslag.

We hebben getracht dit formele jaarverslag zo beknopt mogelijk te houden. Voor aanvullende inhoudelijke

en cijfermatige informatie verwijzen wij u naar www.jaarverslagenzorg.nl.

Nadrukkelijk willen wij u ook attenderen op onze publieksuitgave 'Jaarbeeld 2017'

Verder willen wij u om een goed beeld te krijgen van de Zorgboog en wat daar allemaal gebeurt, verwijzen

naar onze website www.zorgboog.nl die nadrukkelijk vanuit het perspectief van de cliënt is ingericht. Het

brengen van een (werk)bezoek aan onze organisatie is ook altijd mogelijk. U kunt hiervoor contact

opnemen met het secretariaat van de raad van bestuur.

Wij wensen u veel leesplezier toe.

Helmond, 25 mei 2018

De raad van bestuur

A.F.C. Borghs

Lid

3

1 De organisatie

Algemene identificatiegegevens

Stichting de Zorgboog

Roessel 3, 5761 RP Bakel

Postbus 16

5760 AA Bakel

0900-8998636

info@zorgboog.nl

www.zorgboog.nl

Id. nr NZa 650-8230

Id. nr KvK 41093743

Bezoekadres Bestuursbureau:

Paterslaan 42

5701 NZ Helmond

0492-504805

1.1 Structuur van het concern

Juridische structuur

In het onderstaande figuur wordt de samenhang van de verschillende rechtspersonen (situatie

31 december 2017) gepresenteerd.

Stichting de Zorgboog is tevens bestuurder van de Stichting ter ondersteuning van de Zorgboog. Deze

steunstichting is buiten de consolidatie gelaten.

Naast genoemde stichtingen maken nog drie vennootschappen onderdeel uit van het concern namelijk:

Zorgboog Beheer I BV, Zorgboog in Balans BV en Zorgzuster Zuidoost-Brabant BV. Zorgboog in Balans is een

organisatie met multidisciplinaire behandelpraktijken gespecialiseerd in de behandeling en begeleiding van

thuiswonende senioren met lichamelijke of psychische klachten die het gevolg zijn van een chronische

aandoening en/of te maken hebben met het ouder worden. Zorgzuster Zuidoost-Brabant bemiddelt tussen

zorgvragers (particulieren, PGB-houders en instellingen) en zorgverleners (ZZP'ers). Zorgzuster Zuidoost-

Brabant is onderdeel van de landelijke franchiseformule Zorgzuster. Zorgboog in Balans en Zorgzuster zijn

100 % dochters van de Zorgboog (via Zorgboog Beheer 1 BV).

* Naast deze concernstructuur neemt de Zorgboog, deels in

coöperatieve vorm, deel aan andere deelnemingen (zoals JIJWIJ en Prof

Portaal Zorg)

4

Organisatorische structuur, december 2017

De organisatiestructuur van Stichting de Zorgboog wordt hieronder weergegeven.

Een aantal jaren geleden is de organisatiestructuur van de Zorgboog ingrijpend veranderd. Van een meer

productgeoriënteerde organisatie zijn we overgegaan naar een meer procesgerichte organisatie, met een

drietal zorgdivisies en een divisie waarbij het wonen en welzijn centraal staat, met een grotere onderlinge

samenhang en samenwerking. Daarnaast is er een ondersteunende divisie en een bestuursbureau waarin

de ondersteunende functies zijn ondergebracht.

Er bestaan drie leidinggevende lagen binnen de organisatie. De Zorgboog hanteert de stelregel dat

leidinggevenden en teams veel vrijheid van handelen hebben binnen de kaders die zijn gesteld. Er is hierbij

sprake van een hoge mate van uitvoeringsvrijheid maar een beperkte beleidsvrijheid. Er zijn centraal

vastgestelde spelregels voor beleidsterreinen zoals HRM, kwaliteit, ICT, financiën en inkoop. Door de

oprichting en positionering van de ondersteunende divisie wordt dit beeld nog eens bekrachtigd. Als

algemene regel geldt dat voor de uitvoering van het werk, zoveel mogelijk gebruik wordt gemaakt van de

professionaliteit van medewerkers en hun eigen kracht en mogelijkheid om zaken op te lossen (zie

besturingsfilosofie en poster 'aan de slag met zelforganisatie').

Raad van bestuur

Dhr. H. Plagge

Voorzitter

Dhr. T. Borghs

Lid

Divisie

Kraamzorg/JGZ

Mw. I. Eijdems

Divisie

Wonen en Welzijn

Mw. P. de Regt

Divisie

Wijkzorg en

Wijkverpleging

Mw. F. Kamphuis

(waarnemend directeur)

Divisie

Woonverpleging

Mw. D. Rijntjes

(waarnemend directeur)

Ondernemings-

raad

Mw. N. Prins

Voorzitter

(Medezeggen-

schapsfunctie)

Raad van

toezicht

Mw. mr. W.H. van

de Walle

Voorzitter

Bestuurs-

bureau

Mw. B. Meijers

Divisie

Ondersteunende

Diensten

Dhr. W. Hazen

Zorgboogextra

Ledenraad

Mw. I. Heystee

Waarnemend

voorzitter

(Medezeggen-

schapsfunctie)

Verzorgende en

verpleegkundige

adviesraad

Mw. S. van den

Boomen

Voorzitter

(adviesfunctie)

Adviesraad

vrijwilligers

Dhr. L. Kunstt

Voorzitter

(adviesfunctie)

5

1.2 Kerngegevens

1.2.1 Kernactiviteiten en nadere typering

De invoering van de Wet langdurige zorg (Wlz) in 2015 heeft veel consequenties gehad voor het verkoop-/

inkoopproces van onze zorg. Naast de contacten met het zorgkantoor Zuidoost-Brabant/CZ-zorgkantoor

waarmee de afspraken voor de Wlz worden gemaakt, zijn de contacten met de zorgverzekeraars in belang

toegenomen. Dit omdat het zogenaamde representatiemodel voor de wijkverpleging is komen te vervallen.

Voor de zorgverkoop die onder de zorgverzekeringswet (Zvw) valt, moeten wij ons wenden tot alle

zorgverzekeraars die allemaal hun eigen inkoopvoorwaarden stellen.

De zorg voor mensen met een chronische somatische of psychogeriatrische opname-indicatie (inclusief

speciale doelgroepen zoals mensen met een niet-aangeboren hersenletsel en jong dementerenden) wordt

volledig door het zorgkantoor gecontracteerd. Andere delen van de verblijfszorg, waaronder de

geriatrische revalidatie, de eerstelijnsverblijf (kortdurende opnames (midden- en hoogcomplex) en de

hospicezorg) vallen inmiddels onder de zorgverzekeringswet. Voor de door de Zorgboog geleverde

kraamzorg alsmede de eerstelijnszorg van fysiotherapeuten, ergotherapeuten, logopedisten, psychologen

en diëtisten, wijkverpleging, medisch specialistische verpleging thuis en onze geriatrische revalidatiezorg

hebben we al langer te maken met meerdere verzekeraars.

Naast de prestaties op basis van de Wlz en Zvw levert de Zorgboog begeleiding via de Wet

maatschappelijke ondersteuning (Wmo), jeugdgezondheidszorg basistakenpakket via de Wet publieke

gezondheid (Wpg) en voor het maatwerkdeel via de Wmo of Jeugdwet (beiden onder verantwoordelijkheid

van gemeenten). Daarnaast biedt de Zorgboog via haar ledenorganisatie Zorgboogextra onder meer

dienstenbemiddeling (op gebied van wonen welzijn en zorg) en diverse kortingsarrangementen. In

toenemende mate worden daarnaast rechtstreeks diensten aan onze cliënten geleverd (eigen betalingen)

en neemt het aantal huurders nog steeds toe ten gevolge van het beleid van scheiden van wonen en zorg.

1.2.2 Kerncijfers

6

1.2.3 Werkgebieden

De Zorgboog werkt aan een samenhangend aanbod van woon-, welzijns- en zorgdiensten op lokaal niveau.

Hierbij streeft zij naar spreiding en deconcentratie van haar voorzieningen over haar werkgebied. De

Zorgboog verleent haar diensten in de zorgkantoorregio Zuidoost-Brabant en heeft daarbinnen de regio

Helmond (de Peel) als werkgebied. Naast een stedelijke concentratie (Helmond) bestaat het gebied uit nog

zeven andere gemeenten te weten Gemert-Bakel, Laarbeek, Deurne, Someren, Asten, Nuenen en Geldrop-

Mierlo. De Zorgboog streeft naar een verdere uitbreiding van het werkgebied en/of marktaandeel via

autonome groei en samenwerking.

De Zorgboog biedt een gevarieerd aanbod van kraamzorg, jeugdgezondheidszorg, eerstelijnszorg,

revalidatie, verzorging, verpleging, behandeling, begeleiding, wonen met zorg en services en terminale

zorg. De zorg wordt zoveel mogelijk verleend op lokaal, wijk- of dorpsniveau vanuit wijkgebouwen,

consultatiebureaus, onze thuiszorgwinkel en onze woon/zorglocaties.

De grootschalige zorglocaties worden steeds meer afgebouwd. De zorg voor cliënten waarvoor het thuis

wonen niet meer mogelijk is, wordt zoveel als mogelijk, in de vorm van kleinschalige woonvoorzieningen

dicht bij de vertrouwde omgeving gerealiseerd. Cliënten die niet in een kleinschalige woonvorm

kunnen/willen verblijven, zullen evenals de gespecialiseerde zorg vanuit meer regionaal georiënteerde

centra worden geholpen. Naast wonen met zorg wordt in een aantal van onze zorglocaties ook begeleiding

geleverd in de vorm van dagactiviteiten voor mensen met een geestelijke achteruitgang en dagbehandeling

voor mensen met een lichamelijke beperking. In onze locaties proberen we een leefomgeving te creëren

die zoveel mogelijk als thuis aanvoelt en wordt steeds meer aandacht aan de welzijnsaspecten geschonken.

Ook bieden we een alternatief voor het oude verzorgingshuis door middel van een passend aanbod van

huur met aanvullende services; het zogenaamd CCV-concept (contact, comfort veiligheid). Vanuit onze

locaties wordt de extramurale zorg (wijkverpleging) uitgevoerd en we beschikken over een thuiszorgwinkel

voor aanschaf en uitleen van hulpmiddelen. Voor de exploitatie van deze activiteiten heeft de Zorgboog

een samenwerkingsovereenkomst afgesloten met de firma Medireva. De Zorgboog biedt, vaak in

samenwerking met andere organisaties, centrale servicepunten en ontmoetingsmogelijkheden voor

mensen uit het dorp of de wijk.

7

2 Bestuur en toezicht

2.1 Normen voor goed bestuur

De organisatie wordt bestuurd door een raad van bestuur. Deze is belast met de leiding van de groep

rechtspersonen, de uitvoering van het beleid en het nastreven van de doelstellingen. De raad van toezicht

ziet toe op het beleid van de raad van bestuur over het geheel van de rechtspersonen. Uitgangspunten die

worden gehanteerd liggen vast in de meerjarenkoers van de Zorgboog, de diverse (meerjaren)

beleidsdocumenten, de governancecode en het wettelijk kader voor toezicht op bestuur in de zorgsector

(het betreft hier een groot aantal wetten en uitvoeringsregels waaronder de Wet toelating

zorginstellingen, Wet kwaliteit, klachten en geschillen zorg, Wet marktordening gezondheidszorg, Wet

normering topinkomens, Wet op de ondernemingsraden, Wet medezeggenschap cliënten zorginstellingen,

en het Burgerlijk Wetboek). De statuten van de verschillende rechtspersonen binnen het concern zorgen

voor samenhang evenals de reglementen raad van toezicht en raad van bestuur. Zij vormen daarmee een

kader voor het werk van beide organen. De statuten en reglementen worden regulier getoetst aan de

vigerende regelgeving en de governancecode. Zo werden in 2016 de statuten nog aangepast.

In 2017 is nadrukkelijk aandacht besteed aan de consequenties van de nieuwe Governance Code Zorg. De

hierin benoemde 7 principes worden onderschreven door de raad van bestuur en de raad van toezicht en

door middel van een schema is inzichtelijk gemaakt aan welke normen van de Governance Code Zorg reeds

wordt voldaan en welke normen eventueel nog extra aandacht behoeven vanuit de raad van bestuur dan

wel vanuit de raad van toezicht. Hier zijn acties op uitgezet. In dit kader zijn bijvoorbeeld in 2017 een

informatieprotocol en een onkostenprotocol RvB opgesteld en zullen in 2018 de reglementen een

revisieronde ondergaan en zal de raad van toezicht in haar nieuwe samenstelling stilstaan bij haar visie op

toezicht.

De Zorgboog beschikt over een klokkenluidersregeling en een integriteits-/gedragscode.

De accountant doet jaarlijks onderzoek naar de jaarrekening en rapporteert hierover.

2.2 Raad van bestuur

De raad van bestuur bestaat uit de heren Plagge en Borghs. De raad van bestuur is eindverantwoordelijk

voor Stichting de Zorgboog en de daarmee samenhangende rechtspersonen.

Samenstelling raad van bestuur (31 december 2017)

naam bestuursfunctie (neven)functies

H.W.M. Plagge, arts M&G MCM

voorzitter

Lid bestuur NPHF Federatie voor

gezondheid

Lid bestuur coöperatieve vereniging

Slimmer Leven 2020

Lid raad van toezicht MET ggz

Roermond

Lid bestuur stichting RZCC

Lid raad van toezicht Innovo onderwijs

op maat

lid Lid raad van commissarissen Rendiz BV

te Maasbree

8

A.F.C. Borghs

Voorzitter Stichting Brongebied

Aalsbeek te Tegelen

Lid raad van toezicht stichting Vivantes

Tot 1-4-2017

Lid dagelijks bestuur NAH netwerk

Zuidoost-Brabant

Werkwijze raad van bestuur

De raad van bestuur werkt volgens een reglement. De leden van de raad van bestuur werken collegiaal en

nemen gezamenlijk besluiten; in principe op basis van consensus. Er is een onderlinge taakverdeling

gemaakt waarbij beide leden zowel algemene als zorginhoudelijke aandachtsgebieden hebben. De beide

leden vervangen elkaar bij afwezigheid. De raad van bestuur overlegt wekelijks. Eenmaal per twee weken

betreft dit een formele besluitvormende vergadering, waaraan ook de secretaris raad van bestuur

deelneemt. De verslagen van de raad van bestuur worden, behoudens vertrouwelijke gegevens, verspreid

naar het managementteam, de centrale medezeggenschapsorganen (ledenraad/centrale cliëntenraad en

ondernemingsraad) en stafmedewerkers. De andere weken is er een werkoverleg tussen de leden raad van

bestuur, waarbij informatie wordt uitgewisseld en er sprake is van meningsvorming.

In 2017 zijn er 25 formele bestuursvergaderingen gehouden. Belangrijke onderwerpen op de

bestuursagenda in 2017 waren: onderhandelingen over passende productieafspraken en de monitoring

van gemaakte productieafspraken, het kwaliteitskader verpleeghuiszorg in het algemeen en kwaliteit en

veiligheid binnen de Zorgboog in het bijzonder, integrale geboortezorg, het nieuwe werken, implementatie

ICT-beleid (outsourcing kavels: communicatie, ICT en printers), arbeidsmarktproblematiek, verzuim,

strategische personeels- en opleidingsplanning, beleid rondom kleine locaties, nieuwe woon-zorg-welzijn

concepten en samenwerkingen in de regio.

De raad van bestuur en het managementteam (MT) overleggen gezamenlijk eenmaal per twee weken.

Binnen het MT worden geen besluiten genomen. Dit is voorbehouden aan de raad van bestuur. Enkele

malen per jaar (driemaal) wordt in 'beleidsdagen' door het MT ten behoeve van beleidsvoorbereiding

stilgestaan bij meer omvangrijke thema's. In 2017 hebben tijdens de beleidsdagen naast de vaste

onderwerpen vanuit de planning en controlcyclus (zoals begroting, jaarplannen, directiebeoordeling) onder

meer de volgende onderwerpen centraal gestaan: MD-traject voor leidinggevenden, adoptieprogramma

ICT, aanpassingen in proces kaderbrief en jaarplannen (kaderbrief is voortaan een coproductie van raad

van bestuur en directeuren), invoering van programmalijnen, CCV-concept (contact comfort en veiligheid).

Twee dagdelen tijdens de beleidsdagen zijn besteed aan de uitvoering van het MD-traject voor MT-leden.

Naast overleg voor het MT in gezamenlijkheid heeft elk MT-lid evenals de managers van Zorgboog in

Balans en Zorgzuster, periodiek werkoverleg met een van de leden van de raad van bestuur. De

kwartaalrapportages van de MT-leden worden viermaal per jaar met de volledige raad van bestuur

besproken. Dit geldt ook voor de kwartaalrapportages van de dochters.

Met alle leidinggevenden binnen de organisatie wordt minimaal vijfmaal per jaar het Zorgboogberaad

gehouden waar gedurende een dagdeel (interactief) belangrijke thema’s worden doorgesproken dan wel

inspiratie kan worden opgedaan door leidinggevenden. Deze Zorgboogberaadbijeenkomsten worden

voorbereid door een kleine commissie bestaande uit een directeur en enkele leidinggevenden. In 2017 is in

het Zorgboogberaad het volgende aan de orde geweest: innovatie en technologie, positieve gezondheid,

Peel Duurzaam Gezond, kaderbrief en programmalijnen, duurzame inzetbaarheid van medewerkers,

binden en boeien van medewerkers in het kader van arbeidsmarktproblematiek.

9

In 2017 organiseerden de raad van bestuur en de VVAR (verpleegkundige en verzorgende adviesraad)

diverse medewerkersbijeenkomsten rond het thema ‘kwaliteit en veiligheid’. Via deze bijeenkomsten is de

raad van bestuur met enkele honderden Zorgboogcollega’s in gesprek gegaan over dit thema aan de hand

van concrete praktijksituaties.

Daarnaast hebben beide leden zoals zij gewoon zijn op diverse plaatsen in de organisatie een dagdeel

'mee' gelopen.

Eind 2017 is onder de titel 'de Zorgboog wendbaar en in ontwikkeling' de begroting voor 2018 vastgesteld. Vanaf 2018 wordt er organisatiebreed gewerkt met een aantal programmalijnen.

Bezoldiging

De bezoldiging van de raad van bestuur vindt plaats in overeenstemming met de WNT, WNT2 en het

geldende overgangsregime. De raad van toezicht heeft in haar jaarlijkse beoordeling indeling in klasse 4

WNT gehandhaafd aangezien er zich geen wijzigingen hebben voorgedaan die een eventuele aanpassing

zouden rechtvaardigen.

De raad van toezicht ziet toe op de rechtmatigheid en doelmatigheid van de kosten die door het bestuur

worden gedeclareerd binnen de kaders die daarover zijn afgesproken. In 2017 zijn deze kaders vastgelegd

in een onkostenprotocol RvB.

2.3 Toezichthouders

Stichting de Zorgboog wordt bestuurd volgens het raad van toezichtmodel. Dit betekent dat de raad van

bestuur de stichting bestuurt en dat de raad van toezicht integraal toezicht houdt op het beleid van de

raad van bestuur en de algemene gang van zaken binnen de stichting.

De raad van toezicht bestond in 2017 uit zes personen. Dit is een gevolg van de afspraken die in 2014 zijn

gemaakt rond het rooster van aftreden. Met het oog op de continuïteit binnen de raad van toezicht had de

raad van toezicht in 2016 tijdelijk 7 leden. In 2018 zal naar een raad van toezicht met vijf leden overgestapt

worden. Begin 2017 is mevrouw Jessica Heuperman toegetreden tot de raad van toezicht. Per 6 oktober

heeft de heer Guïljo van Nuland die 8 jaar de voorzittershamer heeft gehanteerd deze overgedragen aan

mevrouw Betty van de Walle. Eind 2017 zijn de activiteiten voor de werving van twee nieuwe leden raad

van toezicht in samenspraak met de ledenraad en de ondernemingsraad in gang gezet vanwege het feit dat

in februari 2018 wederom drie leden raad van toezicht afscheid zullen nemen conform rooster van

aftreden. De raad van toezicht is zodanig samengesteld dat de deskundigheden die noodzakelijk zijn om de

toezichthoudende taak naar behoren te kunnen vervullen in de raad vertegenwoordigd zijn.

Alle leden van de raad van toezicht zijn lid van de Nederlandse Vereniging van Toezichthouders in Zorg en

Welzijn (NVTZ). De leden van de raad van toezicht opereren zonder last of ruggenspraak naar enige

achterban. Zij zijn niet betrokken bij leveringen of diensten aan Stichting de Zorgboog of hieraan

verbonden instellingen. Binnen de raad van toezicht is naast een governancecommissie een tweetal andere

commissies actief namelijk de auditcommissie en de vastgoedcommissie. Voor alle commissies geldt dat de

werkwijze en doelstelling schriftelijk zijn vastgelegd in een reglement waarbij de commissies een

adviserende bevoegdheid hebben naar de volledige raad van toezicht. De raad van toezicht neemt in zijn

geheel, eventueel gehoord hebbende de adviezen van genoemde commissies, de besluiten. De volledige

raad van toezicht rekent kwaliteit van zorg en dienstverlening tot haar verantwoordelijkheid. Tijdens

nagenoeg alle vergaderingen worden daarom zorginhoudelijke thema's geagendeerd.

10

Samenstelling raad van toezicht (31 december 2017)

naam commissie benoemd tot herbenoem-

baar

neven(functies)

drs. G.J. van Nuland,

voorzitter

Governance

commissie

06-10-2017 nee Algemeen directeur Brabant Water NV

Voorzitter raad van toezicht Stichting

Neos

Lid raad van commissarissen Rabobank ’s-Hertogenbosch e.o.

Voorzitter raad van commissarissen VB-

groep

Lid raad van advies Gubbels BV

A.J.L. van der

Heijden,

vicevoorzitter

Governance

commissie

23-02-2018 nee Bestuurslid Stichting Steun Welzijnszorg

ir. P.A.R.J. Vismans vastgoed-

commissie en

audit-

commissie

23-02-2018 nee Interim Manager en Consultant

Voorzitter raad van commissarissen

Aafje Rotterdam

Commissaris ODE Energie Amsterdam

Lid raad van commissarissen

VB-groep Eindhoven

drs. E.J.M. Smeets vastgoed-

commissie en

audit-

commissie

23-02-2018 nee Interim Manager en Consultant

Chairman Specialist Group Statistics

and Economics van de International

Water Association

Voorzitter Stichting Welzijn de

Zorgboog

Lid raad van toezicht Stichting

Jeugdzorg Sint Joseph

Lid raad van toezicht Stichting Sint Jozef

Wonen en Zorg

Lid bestuur Stichting Zorg Meijel

Mw. mr. mr. M.D.B.

Schutjens 01-10-2019 ja Juridisch adviseur gezondheidsrecht bij

Schutjens & De Bruin (Den Haag/Tilburg)

Universitair hoofddocent farmaceutisch recht Bètafaculteit, Universiteit Utrecht

Lid raad van toezicht Instituut Verbeeten

Lid raad van toezicht Careyn

Mw. mr. W.H. van de

Walle, voorzitter

Governance

commissie

01-07-2021 ja Voorzitter raad van bestuur Elkerliek ziekenhuis Helmond tot 01-07-2017

Voorzitter raad van toezicht Stichting Waalboog Nijmegen tot 31-12-2017

Voorzitter raad van toezicht Sint Anna Boxmeer vanaf 1 mei 2017

Voorzitter bestuur Gezondheidscentrum Brandevoort

11

Helmond vanaf 1 juni 2017

Auditor NIAZ

Lid raad van commissarissen Rabobank Helmond

Mw. drs. J.I.

Heuperman

01-01-2021 ja Directeur Zorg bij Sevagram

Relatie met de raad van bestuur

De raad van bestuur is verantwoording verschuldigd aan de raad van toezicht. De raad van bestuur houdt

de raad van toezicht op de hoogte van beleidsaangelegenheden en bespreekt deze met de raad van

toezicht. Bij elke vergadering van de raad van toezicht is een schriftelijk overzicht beschikbaar van

relevante in- en externe ontwikkelingen, de zogenaamde 'Mededelingen van de raad van bestuur'. De raad

van toezicht bespreekt dit overzicht in het bijzijn van de raad van bestuur. Daarnaast wordt per kwartaal

gerapporteerd over de voortgang van het jaarplan, de exploitatie en een aantal kerngegevens door middel

van een kwartaalrapportage (inclusief een treasuryrapportage) en een dashboard waarmee de raad van

toezicht op gecomprimeerde wijze per kwartaal wordt geïnformeerd. De raad van toezicht wordt

tweemaal per jaar via een hiervoor opgesteld format op de hoogte gesteld van de ontwikkelingen binnen

de dochters en de deelnemingen. De auditcommissie bespreekt de deelnemingen periodiek met de raad

van bestuur. In 2017 is een aangepast informatieprotocol opgesteld en geaccordeerd waarin onder meer

de hierboven opgenomen afspraken vastliggen.

De auditcommissie is vier keer bijeen geweest met de raad van bestuur en de directeur ondersteunende

diensten, gekoppeld aan de P&C-cyclus. Bij de bespreking van de interim-controle is de externe accountant

aangesloten. Dit jaar heeft de auditcommissie voor de eerste maal buiten aanwezigheid van de raad van

bestuur met de externe accountant gesproken. De vastgoedcommissie heeft in 2017 tweemaal vergaderd in

bijzijn van raad van bestuur en directeur wonen en welzijn. De governancecommissie is in 2017 vijf keer bij

elkaar gekomen. Deze hogere frequentie dan normaal heeft te maken met de werving en selectie van een

nieuwe voorzitter raad van toezicht en de voorbereidingen voor de werving van twee nieuwe leden raad van

toezicht in 2018. Daarnaast werd zoals elk jaar de zelfevaluatie van de raad van toezicht voorbereid en

werden functioneringsgesprekken met de leden raad van bestuur gevoerd.

Conform statuten en reglementen worden verschillende besluiten aan de raad van toezicht ter

goedkeuring voorgelegd.

Werkwijze raad van toezicht in 2017

De raad van toezicht is in het verslagjaar vijf keer bijeengeweest in een reguliere vergadering. De

vergaderingen vonden steeds op wisselende Zorgbooglocaties plaats. Aanvullend op de formele

agendapunten werd de raad van toezicht iedere vergadering door middel van presentaties/inleidingen

geïnformeerd over beleidsthema's/ontwikkelingen in de organisatie zoals: innovatie, resultaten MTO/VTO,

CCV-concept (contact comfort en veiligheid), hygiëne-aanpak, voortgang ICT-beleid, kwaliteitskader

verpleeghuiszorg. Veelal is een leidinggevende of professional aanwezig geweest als inleider en

gesprekspartner bij de genoemde thema’s.

Diverse onderwerpen zijn in de vergaderingen van de raad van toezicht besproken dan wel van

goedkeuring voorzien: het jaardocument 2016 inclusief managementletter en accountantsverklaring, de

kaderbrief 2018, de begroting 2018 inclusief programmalijnen, samenstelling commissies binnen raad van

toezicht, opvolging voorzitter raad van toezicht, acties vanuit governancecode 2017 waaronder vaststelling

12

informatieprotocol en onkostenprotocol, vaststelling profiel twee nieuwe leden raad van toezicht,

handhaving klasse-indeling 4 van de WNT2 in relatie tot bezoldiging raad van bestuur en raad van toezicht,

verkoop appartementen en herkapitalisatie groepsmaatschappijen.

Naar aanleiding van de ontwikkelingen binnen Vitassist (waarin wij als Zorgboog een deelneming hebben)

die in 2016 nadrukkelijk op de agenda van de raad van toezicht hebben gestaan, is begin 2017 door de raad

van toezicht goedkeuring verleend aan het voorgenomen besluit om ZuidZorg als partij zich te laten

terugtrekken uit deze deelneming. De deelneming wordt alleen met Fitland voortgezet.

De raad van toezicht heeft in 2017 ook de jaarlijkse zelfevaluatie gedaan. De zelfevaluatie heeft dit jaar

plaatsgevonden met behulp van het NVTZ-model.

De raad van toezicht besteedt in de jaarlijkse evaluatie ook aandacht aan de wens en noodzaak tot

scholing. De raad van toezicht draagt er zorg voor dat ze over de algemene ontwikkelingen in de zorg op

een actueel kennisniveau is/blijft door het bijhouden van (vak)literatuur en het bijwonen van

bijeenkomsten. Zorgbooggerelateerde onderwerpen worden bijna elke raad van toezichtvergadering

geagendeerd in aanwezigheid van interne of externe (zoals de accountant) vakspecialisten vanuit de

Zorgboog. De raad van toezichtleden houden hun specifieke aandachtsgebieden zelf actief bij, grotendeels

in combinatie met hun hoofdwerkzaamheden. Daar waar wenselijk worden op individuele basis externe

cursussen gevolgd via bijvoorbeeld het Nationaal register of de NVTZ. Een en ander wordt onder meer

vastgelegd via deelname aan het Programma Goed Toezicht van de NVTZ.

De voltallige raad van toezicht heeft in het najaar deelgenomen aan de (interne) stakeholdersbijeenkomst

over het thema kwaliteit en veiligheid die door de raad van bestuur in samenspraak met de Verzorgende

en Verpleegkundige Adviesraad (VVAR) was georganiseerd. Bij deze bijeenkomst waren naast de raad van

toezicht, de ledenraad van Zorgboogextra (die fungeert als centrale cliëntenraad voor de Zorgboog),

ondernemingsraad, VVAR, vrijwilligersraad, MT/RvB aanwezig. Deze bijeenkomst was het sluitstuk van een

serie van bijeenkomsten over kwaliteit en veiligheid met enkele honderden deelnemers uit de gehele

organisatie.

Na een evaluatie over het functioneren van de raad van bestuur binnen de raad van toezicht hebben

voorzitter en vicevoorzitter van de raad van toezicht het jaarlijkse functioneringsgesprek met de beide

leden van de raad van bestuur gevoerd. Hierbij werd ook gebruikgemaakt van de hierover aan de

ondernemingsraad gevraagde input.

Bij de bespreking van de jaarrekening is de externe accountant aanwezig geweest in de vergadering met de

voltallige raad van toezicht. De externe accountant is ook eenmaal per jaar aanwezig in de auditcommissie

(bij bespreking van de interim-rapportage, in aanwezigheid van de raad van bestuur). Dit overleg vindt

volgens afspraak deels plaats zonder de aanwezigheid van de RvB.

Bezoldiging

De bezoldiging van de raad van toezicht vindt plaats in overeenstemming met de richtlijnen van de NVTZ

en de regeling van de WNT2.

13

3 Medezeggenschap en Advies

3.1 Medezeggenschap cliënten

Sinds een aantal jaren (maart 2015) is de (formele) medezeggenschap voor cliënten van de Zorgboog

conform de Wet Medezeggenschap Cliënten Zorginstellingen (WMCZ) ondergebracht bij de coöperatieve

vereniging Zorgboogextra, de ledenorganisatie van de Zorgboog, en het cliëntenoverleg locaties. Een

constructie die vrij uniek is in Nederland. Met alle veranderingen in de zorg en in de maatschappij willen

we de betrokkenheid van cliënten bij ons beleid verstevigen. De coöperatieve vereniging met ruim 21.000

gezinslidmaatschappen legt hier een stevig fundament onder. Uit de grote groep gezinslidmaatschappen is

een ledenraad gevormd. Deze ledenraad vertegenwoordigt de meningen en belangen van alle leden en

cliënten van de Zorgboog en vervult de rol van 'centrale cliëntenraad' voor de Zorgboog. De ledenraad

bestaat uit maximaal negentien leden en is wat samenstelling betreft een afspiegeling van ons leden- en

cliëntenbestand. Dit betekent dat in principe alle generaties en alle gemeenten van ons werkgebied in de

ledenraad vertegenwoordigd zijn. De coöperatieve vereniging Zorgboogextra heeft een onafhankelijk

bestuur en een enthousiaste, betrokken en deskundige ledenraad die onder meer het overleg voert met de

raad van bestuur over Zorgboogbrede onderwerpen die cliënten aangaan.

De medezeggenschap op lokaal niveau wordt op iedere woonzorglocatie vormgegeven door het

cliëntenoverleg locaties. Mensen die in de locatie wonen (of vertegenwoordigers), kunnen zitting nemen in

dit cliëntenoverleg. Via dit lokale cliëntenoverleg kan invloed worden uitgeoefend op de dagelijkse gang

van zaken binnen de locatie. Bijvoorbeeld als het gaat om veiligheid, voedsel, gezondheid, hygiëne en

leefbaarheid. Het blijkt in de praktijk dat de invloed van het lokale cliëntenoverleg nog niet optimaal benut

wordt. Vandaar dat hier in 2018 extra ondersteuning op zal worden ingezet.

De structuur van de medezeggenschap cliënten via de ledenraad van Zorgboogextra en het cliëntenoverleg

locaties is formeel vastgelegd in de statuten van Stichting de Zorgboog en in het reglement

medezeggenschap cliënten. Een lid van de raad van bestuur voert als bestuurder het overleg met de

ledenraad. De ledenraad beschikt over secretariële ondersteuning ten behoeve van de medezeggenschap.

Samenstelling Ledenraad (31 december 2017)

naam functie commissies

Vacature voorzitter

De heer J. Brouwers lid

De heer W. Dor lid commissie

medezeggenschap

De heer P. van den Elshout lid

Mevrouw M. van Heugten lid commissie

medezeggenschap

Mevrouw I. Heystee waarnemend

voorzitter

commissie

medezeggenschap

De heer W. Hijnen lid commissie financiën

14

Mevrouw H. van Osch lid

Mevrouw M. Jacobs lid commissie

medezeggenschap

De heer A. Simons lid commissie werving en

selectie

De heer J. Smeets lid commissie werving en

selectie

Mevrouw R. Smolders lid commissie werving en

selectie

De heer A. Teerling lid commissie

medezeggenschap en

commissie financiën

Mevrouw J. Verberkt-Verlijsdonk lid

De heer G. Wolters lid commissie

medezeggenschap

Wijzigingen die zich in 2017 hebben voorgedaan in de samenstelling van de ledenraad:

- De voorzitter, de heer E. Oosthoek, is afgetreden. Mevrouw I. Heystee is gemandateerd als voorzitter a.i.

- De heren H. Dekkers, H. van den Eventuin en A. van Gelder zijn afgetreden als lid.

- Mevrouw P. Claessen is overleden.

- Mevrouw H. van Osch is als nieuw lid benoemd.

- Mevrouw M. Van Heugten en de heren van Van den Elshout en Wolters zijn herkozen als lid voor 4 jaar.

- De heer Simons is op eigen verzoek herkozen voor een termijn van 1 jaar.

Onderwerpen en adviezen

De ledenraad is in 2017 vijfmaal in een vergadering bijeengekomen. Tijdens deze vergaderingen zijn op

basis van voorgenomen besluiten, toelichtende stukken en mondelinge toelichting tijdens de vergadering

alsmede discussie en aanvullende vragen en informatie-inwinning door de ledenraad de volgende positieve

adviezen uitgebracht aan de raad van bestuur: jaarrekening en jaarverslag 2016, kaderbrief 2018 en

begroting en programmalijnen 2018, instemming voorgenomen benoeming nieuwe leden

klachtencommissie.

De adviezen en bevindingen van de ledenraad zijn meegenomen in de definitieve besluitvorming van de

raad van bestuur.

Los van de concrete adviesaanvragen, is de ledenraad op de hoogte gesteld van belangrijke ontwikkelingen

in de zorg in algemene zin en voor de Zorgboog in het bijzonder. Door middel van de zogenaamde

‘mededelingen van de raad van bestuur’ ontving de ledenraad iedere vergadering een schriftelijk overzicht

van relevante in- en externe ontwikkelingen.

15

Tijdens de vergaderingen is een keur aan inhoudelijke onderwerpen aan de orde geweest. Een greep uit de

onderwerpen: pilot zorgmakelaar, notitie lokale medezeggenschap, medewerkers- en

vrijwilligerstevredenheidsonderzoek, klachtenrapportage cliënten, plannen ontspanningsactiviteiten,

kwaliteitskader verpleeghuiszorg, notitie cliëntenportaal, verzuimcijfers, personeelstekorten, aanbesteding

wasserij, innovatiebeleid, voortgang bouwprojecten, klachtenprocedure, werkplan ledenraad, evaluatie

ledenraad, tarievenlijst conform Wlz-boekje, extra middelen verpleeghuiszorg, beleidsnotitie eten &

drinken, coöperatie JIJWIJ, zelforganisatie en strategisch vastgoedplan.

Bij een aantal van deze onderwerpen waren directeuren/MT-leden of stafleden aanwezig om nadere

toelichting te geven.

In 2017 heeft de ledenraad nadrukkelijk gesproken over een nieuwe invulling van de structuur van

de ledenraadvergaderingen, waarin de medezeggenschap nog beter geborgd is. Het

medezeggenschapsgedeelte wordt vanaf 2018 besproken in een aparte vergadering door een

commissie medezeggenschap. In deze vergadering kan nog meer de diepte worden ingegaan. De

commissie koppelt terug aan de voltallige ledenraad in de ledenraadvergadering. Naast de

commissie medezeggenschap werkt de ledenraad ook met een commissie werving en selectie en een

commissie financiën.

De ledenraad is aanwezig geweest bij de bespreking van de raad van bestuur met het zorgkantoor over de

kwaliteitsparagraaf.

In regionaal verband heeft de ledenraad met collega-cliëntenraden geparticipeerd in een overleg met de

drie grote zorgverzekeraars over de problematiek van de productieplafonds in de wijkverpleging.

De ledenraad is bij iedere procedure tot aanname van een nieuw lid raad van toezicht betrokken. In 2017 is

de ledenraad betrokken geweest bij de benoeming van een nieuwe voorzitter raad van toezicht.

Naast de formele adviesbevoegdheid die in het kader van de WMCZ is neergelegd bij de ledenraad

en het cliëntenoverleg locaties vinden wij het ook belangrijk om de mening van onze cliënten/leden

op andere wijze te toetsen bijvoorbeeld via cliëntenpanels en/of digitale cliëntenraadplegingen. In

2017 is een grootschalige digitale cliënten-/ledenraadpleging uitgevoerd. Via een vragenlijst zijn

bewoners van het werkgebied bevraagd over thema's als eigen zorgkeuze, aanbod van zorg, afstand

tot de zorg, sociale aspecten van zorg en mantelzorg en hoe gemeenten een en ander hebben

geregeld. 1282 leden hebben hun mening gegeven. De onderzoeksresultaten zijn naar de lokale

politiek gestuurd als input voor hun partijprogramma's. Er is een tweede kleinschaliger onderzoek

uitgezet onder leden die gebruikmaken van de maaltijdservice die via Zorgboogextra wordt

aangeboden. De respons was 42,9%. De verkregen input is gebruikt voor nieuwe onderhandelingen met

de maaltijdleverancier.

Overleg met raad van toezicht

In september heeft een stakeholdersbijeenkomst over het thema kwaliteit en veiligheid plaatsgevonden.

Deze bijeenkomst was georganiseerd door de raad van bestuur in samenspraak met de Verzorgende en

Verpleegkundige Adviesraad (VVAR). Diverse gremia, waaronder de ledenraad, hebben zich -tezamen met

de raad van toezicht en het managementteam- gebogen over het onderwerp 'kwaliteit en veiligheid' en

waardevolle inbreng gegeven.

16

3.2 Medezeggenschap medewerkers

De medezeggenschap van de medewerkers is geregeld via de ondernemingsraad (OR) conform de Wet op

de ondernemingsraden. Onderwerpen die advies- of instemmingsplichtig zijn of onderdeel vormen van de

Ondernemingsovereenkomst, worden voorgelegd aan de OR.

Samenstelling OR

De samenstelling van de OR is ook dit jaar weer aan verandering onderhevig geweest. Drie van de 13 leden

van de OR hebben in 2017 afscheid genomen.

Samenstelling ondernemingsraad (31 december 2017)

naam functie

Netty Prins voorzitter

Anita Rooijakkers plaatsvervangend voorzitter

Loes van den Berkmortel lid

Bart van der Horst lid

Ine Houtkamp lid tot 31 oktober 2017

Mia Kusters-Maas lid

Henriette van de Laar lid

Ans Verbruggen lid

Els Nijssen lid tot 31 augustus 2017

Kristel Verdonschot lid tot 31 oktober 2017

Gea Verschuuren lid

Gerrit Ugen lid

Ria Donkers lid vanaf 1 april 2017 *

Ingrid Ben Avi ambtelijk secretaris

* was gedurende de periode 1 januari tot 1 april 2017 aspirant OR-lid. Het aspirant lidmaatschap vormde

onderdeel van een pilot binnen de OR.

Werkwijze OR

In april 2017 heeft de OR haar vergaderfrequentie bijgesteld nadat haar gebleken was dat de

ontwikkelingen binnen de organisatie een wekelijkse vergaderfrequentie niet meer noodzakelijk maakte.

Na de verkiezingen in april 2018 wordt de benodigde vergaderfrequentie opnieuw bekeken. In 2017 heeft

er 30 maal een OR-vergadering plaatsgevonden. De agenda en vastgestelde notulen worden in de

organisatie gepubliceerd (via intranet).

De OR heeft ook dit jaar de divisiedirecteuren op een OR-vergadering uitgenodigd om een toelichting te

geven op het jaarplan en om op de hoogte te blijven van wat er binnen de verschillende divisies speelt.

Naast het eigen overleg kent de OR de Overlegvergadering (OV). Dit is een vergadering van de OR met de

bestuurder (raad van bestuur) en een afgevaardigde vanuit HRM (adviseur HRM) waar zaken formeel

worden afgerond en lopende trajecten worden besproken. Voorbereiding van deze vergadering vindt

plaats tijdens het agendaoverleg. De agenda en vastgestelde notulen worden gepubliceerd op de

intranetpagina van de Zorgboog. In 2017 hebben er 8 OV-vergaderingen plaatsgevonden.

17

Eenmaal per jaar houdt de OR informeel overleg met de raad van bestuur om een actueel thema te

bespreken. Dit jaar was het thema van gesprek 'de medewerker in balans'. In dit kader heeft de OR met de

raad van bestuur gesproken over ziekteverzuim, werkdruk en personeelssamenstelling, allen factoren die

van invloed zijn om de 'medewerker in balans' te houden.

In 2017 heeft de OR met het managementteam gesproken over het thema 'de nieuwe medezeggenschap'.

Het informeel overleg met de raad van toezicht is dit jaar op een andere manier vormgegeven. In een

bredere stakeholdersmeeting is het gesprek gevoerd over het thema 'kwaliteit en veiligheid'.

De OR heeft ook regelmatig op andere wijze contact met medewerkers binnen de organisatie gezocht.

Bijvoorbeeld door aan te sluiten bij overleggen van leidinggevenden van de divisies,

medewerkersbijeenkomsten en open te staan voor het gesprek met de individuele medewerker. Bij de

behandeling van adviesaanvragen nodigt de OR de medewerkers uit voor een gesprek om te horen hoe zij

de plannen zien of ervaren. Daarnaast ontvangt de OR regelmatig signalen van medewerkers, via e-mail of

mondeling via het gesprek met de OR-leden. Deze signalen worden besproken tijdens de OR-vergadering.

De OR heeft ervoor gekozen om haar eigen themabijeenkomst uit te stellen tot na de verkiezingen in april

2018.

Adviezen/Instemmingen van de ondernemingsraad/ondernemingsovereenkomst

In 2017 heeft de OR over een aantal onderwerpen een oordeel gevormd en is advies uitgebracht of

instemming verleend conform hetgeen is vastgelegd in de Wet op de ondernemingsraden.

In 2017 zijn onder meer de volgende adviesaanvragen behandeld: Zorgboogjaarplan 2017, Kaderbrief

2018, autoleaseregeling de Zorgboog, begroting 2018 en duurzame inzetbaarheid.

De OR heeft ingestemd met het instemmingsverzoek tot uitbreiding van het aantal vertrouwenspersonen.

De Ondernemingsovereenkomst, waarin een aantal secundaire arbeidsvoorwaarden is opgenomen, wordt

door de raad van bestuur samen met de OR vastgesteld. Hierbij wordt de achterban geraadpleegd indien

de regeling inhoudelijk is gewijzigd en gevolgen voor medewerkers heeft. In 2017 zijn in dit kader de

volgende regelingen vastgesteld: overzicht verplichte scholingen 2017, stagevergoeding, kaders voor

structureel overleg. De notitie 'kaders voor structureel overleg' is inhoudelijk gewijzigd met gevolgen voor

medewerkers en is daarom voorgelegd aan de achterban via een digitale raadpleging voordat deze is

overeengekomen en vastgesteld.

Overige onderwerpen

Het onderwerp vernieuwde medezeggenschap heeft nadrukkelijk op de agenda van de OR gestaan dit jaar.

De OR heeft vastgesteld dat de medezeggenschap aan moet sluiten bij de ontwikkeling naar zelforganisatie

binnen de Zorgboog en dat de medewerker op de werkvloer meer actief bij de medezeggenschap

betrokken zou moeten worden. Vanwege de constatering dat er meer tijd nodig bleek om de vernieuwde

medezeggenschap vorm te geven, is besloten om de verkiezingen uit te stellen van oktober 2017 naar april

2018.

In de aanloop naar de verkiezingen in 2018 heeft de OR ervoor gekozen om het maximum aantal zetels

terug te brengen van 13 naar 11 zetels (met een minimum van 9 en een maximum van 11 zetels). De

faciliteiten die hierdoor vrijkomen, zullen worden ingezet om medewerkers actief te betrekken in de

medezeggenschap. De afspraken die zijn gemaakt over de facilitering van de vernieuwde

18

medezeggenschap en de invulling van de samenstelling van de OR, voor zover deze afwijkt van de WOR,

zijn vastgelegd in een convenant met de raad van bestuur.

Andere onderwerpen die belangrijk waren op de agenda van de OR in 2017: Sociaal statuut (op 11 mei

2017 is het Sociaal statuut dat geldig is voor de periode 2017-2020 door de voorzitter van de raad van

bestuur en de voorzitter van de OR ondertekend), kanteling werktijden, zelforganisatie en inzet personeel

(in relatie tot de krapte op de arbeidsmarkt).

3.3 Adviesorganen: Adviesraad vrijwilligers en Verpleegkundige en Verzorgende Adviesraad

Naast de formele medezeggenschapsorganen beschikt de Zorgboog ook over twee andere belangrijke

adviesorganen.

Adviesraad vrijwilligers

Om recht te doen aan de inbreng, positie en betrokkenheid van de grote groep vrijwilligers die verbonden

is aan de Zorgboog, heeft de Zorgboog een adviesraad vrijwilligers. De adviesraad vrijwilligers

vertegenwoordigt en behartigt de gemeenschappelijke belangen van alle vrijwilligers van de Zorgboog. De

adviesraad is bevoegd om gevraagd en ongevraagd advies uit te brengen aan de raad van bestuur en het

managementteam inzake beleidsaangelegenheden over het vrijwilligerswerk.

De adviesraad vormt een communicatiekanaal tussen de vrijwilliger, de raad van bestuur en het

managementteam. De adviesraad bespreekt centrale en/of lokale vrijwilligersaangelegenheden. De

adviesraad vrijwilligers bestaat uit minimaal zes en maximaal twaalf leden. Op dit moment bestaat de

adviesraad uit zeven vrijwilligers.

Samenstelling Adviesraad vrijwilligers (31 december 2017)

naam functie

Frans Dijcks voorzitter

Hannie Gruijters lid

Andre Bergman lid

Andreas Dekker lid

Stijn Meijer lid

Gert-Jan Poos lid

Wim Maas lid

De adviesraad ontvangt secretariële ondersteuning vanuit de Zorgboog vrijwilligersorganisatie.

In 2017 is de adviesraad van een informeel inspraakorgaan doorgegroeid naar een formeel adviesorgaan.

Het reglement van de adviesraad is als gevolg hiervan ook aangepast. De adviesraad heeft contact gezocht

met haar achterban via het organiseren van inspraakavonden. Uit deze avonden zijn een viertal concrete

aandachtspunten geformuleerd, feedback van de vrijwilliger omzetten in beleid, beïnvloeden van het

proces van acceptatie, mentaliteitsverandering op gang brengen en profilering adviesraad vrijwilligers op

alle locaties. Deze aandachtspunten vormen de gezamenlijke agenda voor het overleg met de raad van

bestuur.

19

De adviesraad heeft in 2017 viermaal regulier vergaderd. Daarnaast is meerdere malen intensief overleg

gevoerd met de raad van bestuur en de directeuren van wonen en welzijn en woonverpleging.

In 2017 heef de raad van bestuur de adviesraad voor een aantal onderwerpen gevraagd advies uit te

brengen of een standpunt in te nemen: de attentieregeling, de kaderbrief 2018 in combinatie met de

aandachtspunten voor de vrijwilliger en de pilot met de gastvrijheidsmedewerker.

De adviesraad heeft verschillende bijeenkomsten in de organisatie bijgewoond waaronder thema-avonden

vanuit de VVAR georganiseerd over het onderwerp medewerkers en vrijwilligers en de

stakeholdersbijeenkomst in het kader van kwaliteit en veiligheid.

Verzorgende en Verpleegkundige Adviesraad (VVAR)

De VVAR is een onafhankelijk adviesorgaan van de raad van bestuur. De VVAR adviseert vanuit de

verzorgende en verpleegkundige inhoud. Het heeft als doel een positieve bijdrage te leveren aan

beleidsontwikkeling en uitvoering op het terrein van kwaliteit en zorg, veiligheidsmanagement en

professionele ontwikkeling van de verzorgende en verpleegkundige beroepsgroep.

Samenstelling Verzorgende en Verpleegkundige Adviesraad (VVAR) (31 december 2017)

naam functie

Sini van den Boomen voorzitter

Fieke Kamphuis lid

Ruth Kempers lid

Diniëtte Konings lid

Monique Jansen lid

Jolanda Linders lid

Fannie van Grinsven lid

Ine Matla secretaris

De VVAR heeft in 2017 een bijeenkomst georganiseerd voor medewerkers en vrijwilligers van de Zorgboog

met als titel 'Samen staan we sterk'. De resultaten vanuit deze avond zijn voorgelegd aan de

vrijwilligerscoördinatoren en de raad van bestuur.

Daarnaast is veel aandacht besteed aan het onderwerp kwaliteit en veiligheid. Samen met de raad van

bestuur zijn door de VVAR medewerkersbijeenkomsten georganiseerd. Tijdens deze bijeenkomsten is

samen met medewerkers gesproken over deze thema's en welke dilemma's hiermee soms gepaard gaan.

Als vervolg hierop is ook een stakeholdersbijeenkomst georganiseerd. Voor een weergave van activiteiten

naar aanleiding van dit thema verwijzen wij u naar de IZI thema die over dit onderwerp is opgesteld.

20

4 Risico's en uitdagingen

Risicomanagement is een middel om de doelen van de Zorgboog te bereiken; hierbij zijn de kwaliteit van

de zorgverlening, het minimaliseren van risico's en het reduceren van mogelijke dreigingen en

kwetsbaarheden belangrijke thema's. Uiteraard is de continuïteit van de organisatie en daarmee de zorg

voor onze cliënten van belang. Risicomanagement is een integraal onderdeel van het

ZorgboogManagementSysteem (ZMS) (zie verder onder 5.2).

De Zorgboog streeft ernaar om risicobewustzijn een onderdeel te laten zijn van de bedrijfscultuur in alle

lagen van de organisatie. In een dienstverlenende organisatie als de onze staan instrumentele

hulpmiddelen alleen immers niet garant voor een veilige en risicoarme omgeving en bedrijfsvoering. Een te

grote afhankelijkheid van instrumentele hulpmiddelen kan in onze ogen juist leiden tot schijnzekerheid

mede door een onbedoelde afname van waakzaamheid en oplettendheid van medewerkers.

Risicomanagement heeft bij de Zorgboog weliswaar veel aandacht, maar kan nog beter worden

geïntegreerd in het dagelijkse werk van alle medewerkers en leidinggevenden. Wij zijn ervan overtuigd dat

naast kennis en vaardigheid ons 'vakmanschap' in belangrijke mate ook tot uiting komt in de mate van

risicobewustheid en alertheid van de medewerkers. De juiste houding waarin medewerkers initiatief

durven te tonen en op een positieve wijze twijfels en vragen durven uit te spreken. Die twijfels en vragen

kunnen zowel betrekking hebben op het gemotiveerd afwijken van kaders en afspraken maar daarnaast

ook op de mogelijkheid dat een zekerheid van vandaag, 'morgen' kan veranderen in een risico.

Cliënten verwachten van ons een veilig, professioneel en cliëntgericht zorgaanbod. Om dit waar te kunnen

maken, zal iedere Zorgboogmedewerker ook gericht moeten zijn op het continu leren en verbeteren van

de zorg- en dienstverlening. Daarnaast moeten risicoafwegingen een vast en systematisch onderdeel zijn

bij het opstellen van zorg/behandelplannen en bij de uitvoering van werkzaamheden. Aandacht en

alertheid op ongewenste situaties en deze direct oplossen, horen een vanzelfsprekendheid te zijn. De

aanwezigheid van actuele procedures, protocollen en werkinstructies zijn hierbij een belangrijk hulpmiddel

voor de medewerker. In 2017 is het eind 2015 gestarte verbeterproject in dezen voortgezet met nadruk op

een eenvoudige beschrijving van de meest risicovolle processen en de daaraan gerelateerde protocollen. In

2017 is op basis van ons informatiebeleid een groot aantal stappen gezet om onze totale ICT-omgeving

toekomstbestendig te maken uitgaande van de gebruikersbehoefte, informatieveiligheid en stabiliteit.

Enkele grote verstoringen in onze systemen hebben eens en temeer duidelijk gemaakt dat de risico's in

dezen groot zijn en de ingezette koers belangrijk of zelfs noodzakelijk is. In 2018 wordt dit traject

voortgezet waarbij informatieveiligheid en de domotica in onze eigen panden bovenaan op de agenda

staan.

Een risico is elke gebeurtenis die van invloed kan zijn op de realisatie van de doelstellingen

De Zorgboog heeft in 2017 het aantal cliënten in de wijkzorg en in de woonverpleging zien toenemen.

Tegelijkertijd is vanaf de zomer 2017 de arbeidsmarkt snel veranderd. Zorgprofessionals hebben veel

keuzemogelijkheden en het invullen van vacatures duurt veel langer dan voorheen. Ondanks het grote

aantal opleidings- en stageplaatsen en de regionale samenwerking met andere zorgaanbieders, Fontys en

de ROC Ter AA is de disbalans tussen zorgvraag en beschikbare medewerkers een van de grootste risico's

waar wij en collega-zorgaanbieders mee te maken krijgen. Ook de belangrijkste zorgverzekeraars en het

zorgkantoor zijn zich dit steeds meer bewust en stabiliteit en continuïteit in de financiering van de zorg is

onderwerp van gesprek als een van de randvoorwaarden om een meerjarig goed beleid te kunnen voeren

en voldoende mensen te binden aan de zorg en in het bijzonder aan de Zorgboog. De toegenomen

21

complexiteit van de financiering van onze zorg en dienstverlening brengt nog steeds een mix van risico's

met zich mee en stelt hoge eisen aan het dagelijkse management en aan het financieel beheer (tabel 1).

In 2017 is het kwaliteitskader verpleeghuiszorg operationeel geworden en bleek de uitvoering hiervan

(landelijk) minimaal 2,1 miljard te kosten. Tot de dag van vandaag is onduidelijk of dit geld echt

beschikbaar komt en of er dan niet tegelijk op een andere wijze weer veel geld wordt wegbezuinigd zoals

het vervallen van de regeling zorginfrastructuur in 2018 met een minimale overdracht van budgetten naar

de gemeente (landelijk slechts 10%). Ook andere kwaliteitskaders worden of zijn vastgesteld zoals

spoedzorg, wijkverpleging en integrale geboortezorg. De manier waarop toezichthouders, zorgvragers en

zorgaanbieders hiermee om zullen gaan, bepaalt in de toekomst of deze kaders handvatten zijn om de zorg

goed te houden en verder te verbeteren of dat ze verworden tot nieuwe vinkenlijstjes en een soort

ideaaltypische kaders waar veel dilemma's uit de praktijk buiten beschouwing worden gelaten. De

Verzorgende en Verpleegkundige Adviesraad (VVAR) en de raad van bestuur van de Zorgboog hebben in

2017 een groot aantal interne bijeenkomsten georganiseerd waar over de dilemma's in de kwaliteit en

veiligheid van de dagelijkse zorg met en door medewerkers gesproken is. Niet om pasklare oplossingen te

vinden maar om samen vast te stellen dat er weinig zwart/wit is in de zorg maar verbetering alleen kan

worden bereikt door dilemma's te delen. Ook is het in 2016 genomen initiatief om een kwaliteitsvenster te

publiceren op internet, om daarmee transparant aan te geven hoe we met kwaliteitszorg bezig zijn, verder

uitgebouwd in samenwerking met een aantal collega-aanbieders en ActiZ. De Zorgboog denkt in een open

dialoog met belanghebbenden te moeten werken aan verdere aanpassingen, innovaties en verbeteringen.

Heel belangrijk daarbij in de komende periode is het in balans hebben en houden van zorgvraag en de

beschikbaarheid van voldoende gekwalificeerde medewerkers.

In onderstaande tabel zijn de risico's en de effecten die deze met zich meebrengen nog eens kort

weergegeven

Tabel 1 Externe risico's

Risico Effect

Diverse financieringsstromen zijn nog niet in balans of kennen nog geen nieuwe definitieve regeling, controle richtlijnen of kaders (bijvoorbeeld meerdere landelijke kostprijsonderzoeken, onzekerheid over overheid t.a.v. al dan niet gestand doen van eerdere toezegging financiering verpleeghuiszorg, effecten van kwaliteitskaders, ontbrekende financiering vanaf 2018 zorginfrastructuurmiddelen).

Onzekerheid financiering of delen daarvan voor een dure zorgvoorziening. Mogelijk noodzaak afwaardering. Toenemende controle druk zowel administratief als op andere gebieden

Te krappe budgetten en te lage tarieven wijkverpleging.

Niet kunnen voldoen aan zorgvraag en/of leveren van niet-betaalde zorg. Niet kostendekkend kunnen werken.

Niet voldoen aan de diversiteit aan aanvullende contracteisen van zorgverzekeraars.

Risico van ontbinding overeenkomsten of terugvordering deel toegekende opslagen. Controledruk.

Sterke verslechterde arbeidsmarkt in combinatie met economische groei en de demografische verwachting (ontgroening vergrijzing en sterke toename aantal 85-plussers). Door de stijgende zorgkosten en een toename

Te weinig (opgeleide) medewerkers. Toenemende druk op zittende medewerkers met risico op overbelasting en uitval.

22

van het aantal zorgbehoevende ouderen, wordt de vrijwilliger als 'onbetaalde medewerker' een steeds belangrijker onderdeel van de zorgorganisatie. Het is daarom ook van het grootste belang om aandacht te besteden aan deze groep en het beleid hierin verder te optimaliseren in een omgeving waarin het vinden van goede onbetaalde medewerkers ook steeds lastiger wordt

Risico's op patiëntenstops en wachtlijsten bij ons en andere zorgaanbieders (in de keten). Concurrentie op arbeidsvoorwaarden en stijging van de prijs van arbeid.

Schotten tussen financieringsstromen Wlz/Wmo en Zvw met ieder eigen regime rond eigen bijdragen.

De verschillende financieringsstromen met hun eigen regelgeving maken het moeilijk voor mensen om verantwoorde keuzes te maken en belemmeren het overstappen naar een meer geschikte zorgvorm. Ook is er daardoor sprake van suboptimalisatie.

Externe druk van toezichtorganen en politiek is hoog.

Negatieve beeldvorming extern over sector en/of organisatie. Effecten op imago van de zorg zijn negatief.

Veel negatieve pers en publiciteit over de ouderenzorg waardoor mensen niet meer overzien wat allemaal wel kan. Als reactie hierop zien wij steeds terugkerende reflexen van beleidsmakers en politiek waarbij hoge en vaak onrealistische verwachtingen worden neergezet over wat kan en moet.

Mensen vragen niet meer om zorg of doen dat te laat omdat ze denken dat niets meer mag of kan. (sociale) Mediagestuurd beleid neemt toe. Door het opvoeren van niet-realistische verwachtingen zal het vertrouwen in de zorgsector afnemen.

Krappe tarieven kraam/JGZ.

Schaal JGZ en kraamzorg onder druk. Nieuwe concurrenten en afkalving marktaandeel in de Peel.

Gemeenteraadsverkiezingen en veel wisselingen te verwachten in de colleges van B&W.

Mede gezien krapte in gemeente-budgetten discontinuïteit in gemeentelijk beleid. Onduidelijk beleid van de Zuidoost-Brabantse gemeenten ten aanzien van inkoop JGZ 0-18 jaar.

Nieuwe privacywetgeving (AVG) Nog meer belemmeringen in informatie-uitwisseling tussen hulpverleners intern en in de keten. Toenemende bureaucratie (toestemmingen vragen en vastleggen over vrijwel elke informatie-uitwisseling, verwerkersovereenkomsten, etc.). Risico's op boetes door de privacy-autoriteit. Oplopende kosten informatiebeveiliging.

23

5 De Zorgboog in 2017

5.1 Algemeen

Voortbouwen op meerjarenkoers 'Samen houden we koers'

De maatschappelijke ontwikkelingen van de afgelopen jaren hebben op veel gebieden grote consequenties

voor velen; ook voor de Zorgboog als een van de grootste zorgaanbieders en werkgevers in de regio

Helmond. Dit was reden om in 2015 en 2016 met een groot aantal interne en externe stakeholders (zoals

gemeenten, verzekeraars, zorgkantoor, woningbouwcoöperaties, private initiatieven in de regio, KBO's,

etc. medewerkers, vrijwilligers, ondernemingsraad, ledenraad, managementteam en raad van toezicht)

uitgebreid stil te staan bij onze meerjarenkoers. Dit resulteerde begin 2016 in de vastlegging van een

nieuwe meerjarenkoers. De titel van de publieksversie geeft de richting van onze koers duidelijk aan

'Samen houden we Koers'. Wij kiezen ervoor om, uitgaande van het positieve gezondheidsconcept,

nadrukkelijk samen te (blijven) werken met onze regionale partners in de zorg, de sociale domeinen, het

wonen en het onderwijs. Regionale Initiatieven als Peel Duurzaam Gezond, de Zorgcampus, het

Lorentzgenootschap, waar de Zorgboog een nadrukkelijke trekkersrol in vervult, zijn hier tastbare

voorbeelden van.

De koers geeft houvast voor de richting die we willen blijven volgen in alle ontwikkelingen die op ons af

komen.

Bouw

Het grootste gedeelte van de bouwtrajecten op basis van het nog vigerende strategisch vastgoedplan (en

huisvestingsplan) is inmiddels gerealiseerd. In het najaar van 2017 hebben de eerste cliënten hun intrek

genomen in de nieuwe kleinschalige woonvoorziening in Stiphout. Momenteel zijn we volop bezig met de

realisatie van woonvoorzieningen in Gemert-Noord, Brandevoort en Zeilberg. Deze locaties zullen naar

verwachting allemaal in 2018 opgeleverd en in gebruik genomen gaan worden.

In 2017 zijn de 'bouwstenen' gelegd voor het nieuw strategisch huisvestingsplan dat in de loop van 2018

het levenslicht zal zien. Vooruitlopend op deze nieuwe richting is in 2017 de verdere planvorming van de

herontwikkeling van de locatie de Nieuwenhof in Deurne verder opgepakt die al in de lijn ligt van de

richting die we met het nieuwe huisvestingsplan in willen gaan. In 2018 zal gestart worden met de

verbouwing van de Nieuwenhof in Deurne en Franciscushof in Lieshout. Naast de huisvesting voor onze

cliënten is ook de planvorming van de nieuwe kantoorhuisvesting van onze medewerkers verder

vormgegeven, uitgaande van de uitgangspunten van 'het nieuwe werken'. Waarschijnlijk zullen we in 2018

nog een andere kantooromgeving in gebruik gaan nemen.

Omdat de verwachting is en blijft dat het aantal mensen met een zware zorgvraag in onze regio in de

komende paar jaren sterk zal groeien, waarbij een deel van de mensen nog steeds een verblijfsvoorziening

nodig zal blijven hebben, blijven we ons sterk maken voor de in onze ogen zeer noodzakelijke uitbreiding

van capaciteit. Het woon/zorgonderzoek dat in 2016 vanuit het Lorentzgenootschap is uitgevoerd en begin

2018 weer zal worden geactualiseerd, geeft waardevolle informatie voor de betrokken partijen

(zorgaanbieders, gemeenten en woningcorporaties) om een gezamenlijke agenda voor de toekomst op te

stellen. In ons nieuwe strategisch vastgoedplan dat in 2018 zal verschijnen, zetten wij uiteen welke rol wij

zien voor de Zorgboog in de realisatie van de gezamenlijke agenda.

24

Aandacht voor kwaliteit en veiligheid

Alertheid ten aanzien van onveilige situaties voor cliënten en medewerkers in het algemeen en thema's als

hygiëne, brandveiligheid, medicatieveiligheid, het toepassen van middelen en maatregelen, onveilige

situaties, etc. hebben onverminderd ook in 2017 weer veel aandacht gekregen binnen de organisatie. Het

verankeren van veiligheid en kwaliteit op het uitvoeringsniveau van de individuele medewerkers vraagt

erom dat opvattingen over veiligheid voortdurend worden gedeeld op alle niveaus in de organisatie.

Informatieverstrekking, voorbeeldgedrag en elkaar aanspreken zijn hierbij van groot belang. Het

verschijnen van het kwaliteitskader verpleeghuiszorg begin 2017 vormde voor de raad van bestuur mede

aanleiding om hier in 2017 nog een extra impuls aan te geven. In samenspraak met de VVAR heeft de raad

van bestuur een groot aantal medewerkersbijeenkomsten georganiseerd waarbij met elkaar gesproken is

over de thema's kwaliteit en veiligheid en de dilemma's die dit met zich mee kan brengen. In het najaar is

als vervolg hierop een grootschalige stakeholdersbijeenkomst georganiseerd waarbij alle gremia aanwezig

waren (raad van bestuur, managementteam, raad van toezicht, ondernemingsraad, ledenraad, VVAR en

vrijwilligersadviesraad). In een IZI thema is verslag gedaan van de bevindingen en resultaten.

Ook in 2017 zijn op alle locaties van de Zorgboog waar cliënten verblijven brandoefeningen uitgevoerd,

met uitzondering van de locatie Brandevoort. Aan het thema veiligheid is ook richting cliënten/huurders

door middel van themaweken en voorlichtingsbijeenkomsten op een aantal van onze locaties aandacht

besteed.

Innovatie

Gezien het belang van zorginnovatie zijn we binnen de Zorgboog gestart met een meerjarig

zorginnovatieprogramma. In dit kader werd in 2016 de Ideeënfabriek opgericht, een tijdelijk vehikel om

aandacht te geven aan zorginnovatie en medewerkers, vrijwilligers en cliënten, bewoners en familie hierbij

te betrekken. De Ideeënfabriek heeft drie uitgebreide klantwaardenonderzoeken uitgevoerd. Naar

aanleiding van de resultaten uit deze klantwaardenonderzoeken is in 2017 een aantal concrete innovaties

ter hand genomen 'de kennismaker' (maakt het mogelijk om met behulp van een Virtual Reality (VR)

opname de locatie vooraf te bekijken met behulp van een speciale VR-bril), inzet van Zora (een humanoid

robot, legt contact met de cliënt en stimuleert het doen van activiteiten) en de ontwikkeling van het CCV

(contact, comfort en veiligheid) concept/community building.

Demografische ontwikkeling (werkgebied Lorentz)

JAAR 2015 2018 2025 2040

Aantal inwoners 269.137 271.012 273.406 273.756

index tov 2015 101% 102% 102%

Aantal 0-19 62.131 60.921 58.174 58.485

index tov 2015 98% 94% 94%

Aantal 75+ 20.319 22.427 29.747 42.523

index tov 2015 110% 146% 209%

Aantal 85+ 4.704 5.650 7.599 13.404

index tov 2015 120% 162% 285%

Vergrijzingsgraad 8,3% 10,9% 15,5%

75+ op aanta l inwoners

25

Een andere sociale innovatie is de realisatie van een logeerhuis voor mensen met dementie in Lieshout

waar thuiswonende dementerende cliënten tijdelijk kunnen verblijven zodat hun mantelzorgers even tot

rust kunnen komen. In april 2018 zal het logeerhuis haar deuren openen. Dit initiatief is samen met

collega-organisatie Savant, CZ-zorgverzekeraars, de gemeenten in de regio en andere betrokken partijen

tot stand gebracht. Samen met onze ledenorganisatie Zorgboogextra zijn we in 2017 met de pilot Zorgmakelaar gestart. Dit om mensen wegwijs te maken in het doolhof van wet- en regelgeving, instanties dienstverleners en zorgproducten.

Onder het zorginnovatieprogramma vallen ook projecten die we in het kader van het gezamenlijk traject

Zorgcirkels, samen met Savant, GGZ Oost Brabant, Diomage en ORO, oppakken. Binnen Zorgcirkels werken

we samen om de nachtzorg in de regio met elkaar op een andere manier te organiseren (bijv. project

digitale sloten).

Samen met Fontys Hogeschool werken we samen in het interdisciplinair zorginnovatienetwerk (ZIN).

Hiermee wordt studenten uit verschillende studierichtingen (verpleegkunde, toegepaste gerontologie,

bedrijfskunde, vastgoed, communicatie) de mogelijkheid geboden om kennis te maken met de Zorgboog

en de diversiteit en mogelijkheden die de zorgsector te bieden heeft en kunnen wij als organisatie

gebruikmaken van de nieuwste inzichten ook uit niet-zorggeoriënteerde beroepen. Met elkaar proberen

we te kijken hoe we slim en anders de zorg kunnen organiseren.

Integrale geboortezorg en JGZ

De afgelopen twee jaren is veel energie gestoken in het traject integrale geboortezorg waarvan het doel is

verbeteren van de kwaliteit van de geboortezorg in een integrale geboorteorganisatie waarin ziekenhuis,

verloskundigen, gynaecologen en kraamzorg vertegenwoordigd zijn. De regio Helmond is landelijk een van

de eerste partijen die dit ook daadwerkelijk zal gaan doen. Begin 2017 is hiertoe de VOF JIJWIJ opgericht en

zijn voor de eerste maal de overeenkomsten met de zorgverzekeraars getekend (voor deelname aan de

VOF als kraamzorg is een coöperatieve vereniging voor kraamzorg U.A. in de regio Helmond opgericht.) In

2017 is er veel aandacht geweest op welke wijze de VOF diende te functioneren en of dit de meest

wenselijke juridische constructie was. Uiteindelijk heeft dit ertoe geleid dat de VOF omgezet is in een

coöperatieve vereniging eind 2017.

Binnen de jeugdgezondheidszorg in deze regio is in 2017 het project implementatie van een nieuw

elektronisch kinddossier afgesloten. Dit heeft er uiteindelijk in geresulteerd dat ZuidZorg en de Zorgboog

gebruikmaken van een en hetzelfde dossier. De GGD heeft uiteindelijk gekozen voor een ander dossier. Op

inhoudelijk gebied zijn Zorgboog, ZuidZorg en de GGD via het project Groei wel verder gegaan met de

ontwikkeling van de doorgaande lijn voor kinderen van 0- 18 jaar.

Nieuw ICT-beleid

We worden als organisatie steeds afhankelijker van ICT in de uitvoering van onze werkzaamheden.

Het goed, veilig en gebruiksvriendelijk inrichten van onderliggende systemen en het efficiënt en

effectief inrichten van omgevingen en ondersteuning is een flinke opgave. In de zomer van 2016 is

het nieuwe beleid Informatievoorziening en ICT 'de weg naar regie 2020' vastgesteld; hierin is de richting

beschreven waarop wij als organisatie verder willen gaan. Dit met bijbehorende gewijzigde manier van

dienstverlening en organisatiewijziging. Grote lijn in dit beleid is dat wij overgaan tot outsourcing van

onze ICT. In 2017 zijn de contracten met onze leveranciers op het gebied van ICT, telefonie en

printers geformaliseerd.

26

Continu verbeteren

De Zorgboog wil zich nu en in de toekomst bezighouden met verbeteringen van en in haar werkprocessen

met als uitgangspunt cliëntgerichtheid en toekomstbestendigheid/duurzaamheid. Wij proberen dit vorm te

geven volgens de filosofie van continu verbeteren. Het is onmogelijk om in een jaarverslag als dit een

uitputtende opsomming te geven van alle grote en kleine innovaties waar we mee bezig zijn. In het

jaarbeeld 2017 dat we begin 2018 hebben uitgebracht, komt naast hetgeen hier in dit jaarverslag al is

omschreven nog een aantal mooie voorbeelden voorbij.

5.2 Kwaliteit en Veiligheid

ZorgboogManagementSysteem

Ons beleid op het gebied van kwaliteit en veiligheid ligt vast in de notitie 'kwaliteitsmanagement in

beweging', van controle naar vertrouwen. Er is sprake van een integrale benadering van kwaliteit,

veiligheid en risicomanagement. Het ZorgboogManagementSysteem omvat de hele bedrijfsvoering van de

Zorgboog van strategische planvorming tot individuele zorgplannen en alles wat daartussen zit. We

hanteren hierbij een strategische (3-5 jaar) PDCA-cyclus en operationele (jaarlijkse) PDCA-cyclus met

bijbehorende interne en externe auditsystematiek. De Stuurgroep ZorgboogManagementSysteem (ZMS)

bewaakt de samenhang in het managementsysteem en geeft gevraagd en ongevraagd adviezen aan de

raad van bestuur.

In onderstaand figuur is de communicatie en besluitvormingsstructuur opgenomen van het

ZorgboogManagementSysteem.

27

In 2017 is verder gewerkt aan de doorontwikkeling van het systeem. Dit is een continu proces. Zo is een

vervolg gegeven aan het werken met kwaliteitsdoelstellingen, zie onderstaand figuur.

Ook is er aandacht besteed aan het beter laten functioneren van de commissies.

We werken met een systeem van periodieke (integrale) audits onder verantwoordelijkheid van de

divisiedirecteuren en een Zorgboogbreed auditplan. Het streven is om bij de interne audits meer gebruik te

gaan maken van de methodiek van waarderend auditeren die ook door onze externe auditor wordt

toegepast. Hiervoor zal in 2018 een aantal medewerkers vanuit de organisatie tot auditor worden

opgeleid.

In 2016 hebben we de overstap gemaakt naar de ISO norm 9001 omdat deze meer aansluit bij onze visie

en hebben we afstand gedaan van de HKZ-normering die wij eerder als kapstok gebruikten. Wij hebben

ook de overstap gemaakt naar een ander extern auditbureau, nl. Certiked.

In 2016 is door Certiked vastgesteld dat wij voldoen aan de ISO 9001 norm 2015. In 2017 heeft de eerste

externe herhalingsaudit plaatsgevonden en deze is ook met positief resultaat afgesloten.

Kwaliteitskader verpleeghuiszorg

Vanzelfsprekend heeft het begin 2017 beschikbaar gekomen kwaliteitskader verpleeghuiszorg de nodige

aandacht gehad. We gebruiken het kwaliteitskader als dialoog en spiegelinstrument binnen de organisatie

en om ervan te leren en te verbeteren. We beschouwen het kwaliteitskader nadrukkelijk niet als een

vinklijstje. De eerdergenoemde medewerkersbijeenkomsten over het onderwerp kwaliteit en veiligheid zijn

ook mede in dit kader geïnitieerd. Vorig jaar hebben we al geëxperimenteerd met ons kwaliteitsvenster.

We hebben het kwaliteitsvenster dit jaar verder uitgebouwd en geven op deze manier vorm en inhoud aan

de transparantie en verantwoordingseisen vanuit het kwaliteitskader.

De extra gelden die beschikbaar zijn gekomen in het kader van het kwaliteitskader zijn onder meer besteed

aan extra opleidingsgroepen om nieuw personeel voor de zorg beschikbaar te krijgen en om te

experimenteren met nieuwe functies (pilot gastvrijheidsmedewerker).

Contacten inspectie

In 2017 hebben we van 2 ernstige incidenten melding gedaan bij de inspectie. Wij hebben naar aanleiding

hiervan als organisatie voor de eerste maal ervaring opgedaan met het werken met een

onderzoekscommissie onder leiding van een onafhankelijke voorzitter die de incidenten heeft onderzocht.

De ervaringen vanuit deze onderzoeken hebben er mede toe geleid dat wij binnen de organisatie gaan

werken met een prisma-team. Dit zijn medewerkers die geschoold zijn in de toepassing van de

prismamethodiek en die ingezet kunnen worden ter ondersteuning van de leidinggevenden voor het

uitvoeren van een prisma-onderzoek maar met name ook ingeschakeld kunnen worden als er een ernstig

incident onderzocht dient te worden. Het uitgebreide onderzoek naar aanleiding van een van de ernstige

incidenten heeft ertoe geleid dat wij zijn overgestapt naar het gebruik van andere tilbanden.

28

In 2017 heeft de Jeugdgezondheidszorg de resultaten ontvangen van het inspectiebezoek dat eind 2016

heeft plaatsgevonden. Hierin kwam naar voren dat de JGZ goed functioneerde, aangereikte

verbeterpunten zijn inmiddels opgepakt.

In het kader van de BOPZ-aanvraag voor onze nieuwe kleinschalige locatie Stiphout heeft de inspectie een

bezoek gebracht aan deze locatie. De aanvraag is naar aanleiding van het advies van de inspectie

toegekend.

5.3 Personeel

Strategisch HRM-beleid

In 2016 is het strategisch HRM-beleid vastgesteld. Pijlers in dit beleid vormen de onderwerpen

zelforganisatie en regelvermogen, duurzame inzetbaarheid en strategische personeels- en

opleidingsplanning. Het strategisch HRM-beleid vormt de paraplu. In 2017 zijn de afzonderlijke pijlers

verder uitgewerkt.

Zo is er een visiedocument duurzame inzetbaarheid opgesteld en is er een expertgroep duurzame

inzetbaarheid ingesteld die allerlei activiteiten rond dit onderwerp initieert die in 2018 een vervolg zullen

krijgen.

In Zorgcampus-verband is een aantal scenario's opgesteld en uitgewerkt in het kader van de strategische

personeels- en opleidingsplanning.

In het kader van de ondersteuning van de pijler zelforganisatie en regelvermogen was ook in 2017 een

aantal ondersteunende 'instrumenten' beschikbaar zoals het 'Aanjaagteam zelforganisatie',

'inspiratiebulletins zelforganisatie' en de 'placemat zelforganisatie'. Het aantal pilotteams is in 2017 verder

uitgebreid. Ook is in een speciaal MD-traject voor alle leidinggevenden en locatiecoördinatoren

nadrukkelijk stilgestaan bij de veranderende rol van leidinggevende mede in verband met het invoeren van

zelforganisatie.

Ziekteverzuim

Hoewel het ziekteverzuim na alle inspanningen in 2016 in eerste instantie naar beneden leek te gaan bleek

al snel dat het ziekteverzuim ook in 2017 veel aandacht behoefde. In samenspraak met casemanagers

ziekteverzuim, bedrijfsarts, betrokken directeuren, hoofden en raad van bestuur is dit onderwerp

nauwlettend gevolgd binnen de organisatie gezien de grote consequenties voor zowel het dagelijkse werk

als financieel. Aandacht voor preventie en duurzame inzetbaarheid van de medewerkers heeft nadrukkelijk

aandacht gekregen. De griepepidemie die eind 2017 haar intrede deed en doorliep tot ver in het eerste

kwartaal van 2018 heeft tot veel problemen geleid. In onze regio heeft dit zelfs geleid tot een lichte variant

van coördinatie via de veiligheidsregio.

Arbeidsmarktproblematiek

Vanaf de zomer van 2017 werd steeds meer duidelijk dat de arbeidsmarkt snel verandert. We krijgen

steeds meer moeite om onze vacatures ingevuld te krijgen. Het op een andere manier kijken naar het

vraagstuk en hier samen in regionaal verband met elkaar in optrekken in Zorgcampus-verband lijkt de

enige manier om hier een antwoord op te formuleren. Begin 2018 hebben de Zorgcampus-partijen

(5 zorgaanbieders (Zorgboog, Savant, GGZ Oost Brabant, Elkerliek ziekenhuis en ORO) en ROC Ter AA en

Fontys) met elkaar een samenwerkingsovereenkomst afgesloten.

In het najaar heeft de Zorgboog een nieuwe website 'Werken bij' gelanceerd waarbij op een aansprekende

manier, waarbij de (potentiële) medewerker centraal staat, geworven wordt.

29

6 Duurzaamheid, maatschappelijk verantwoord ondernemen en samenwerking

Maatschappelijk verantwoord ondernemen (MVO) en duurzaamheid zijn voor de Zorgboog steeds

belangrijkere thema's. Juist omdat we ons gesteld zien voor grote uitdagingen met elkaar snel opvolgende

veranderingen, is het extra belangrijk een visie te ontwikkelen op de effecten van die veranderingen op de

langere termijn. Belangrijke veranderingen die wij zien spelen zich af in de omgeving van onze cliënten en

van onze medewerkers onder meer door het beschikbaar komen en inzetten van nieuwe technologie en

ICT. In de visie van de Zorgboog staat de kwaliteit van leven van de cliënt en diens directe omgeving

centraal. Zowel voor de cliënt als voor de medewerker geldt dat er een steeds groter beroep wordt gedaan

op de eigen verantwoordelijkheid en op meer zelfregie. De zorgorganisatie heeft de taak om cliënten en

medewerkers hierbij op een zo flexibel mogelijke manier te faciliteren. Uiteraard blijft het bewaken en het

verbeteren van de kwaliteit centraal staan. Dat vraagt ook om een reflectieve en lerende houding waarbij

risico's, nieuwe mogelijkheden en kosten in kaart worden gebracht. Een lerende houding leidt naar onze

overtuiging tot een betere sturing en meer mogelijkheden voor zelforganisatie en een verbeterde

bedrijfsvoering. In een echt duurzame bedrijfsvoering moet de inzet van mensen, materialen, grond- en

hulpstoffen, gebouwen en energie op een zo efficiënt mogelijke manier plaatsvinden. Duurzaamheid in de

bedrijfsvoering betekent dat we willen blijven werken aan het verder verbeteren van de kwaliteit van zorg

en dat we een aantrekkelijke werkgever zijn met vitale medewerkers. Door hergebruik van materialen, van

afval en een doordachte en betere logistiek kunnen kosten worden bespaard en wordt een bijdrage aan

een duurzamere samenleving geleverd. In 2017 is een plan van aanpak opgesteld ('Expeditie de Zorgboog')

om bewustwording te creëren en om te concretiseren aan welke onderwerpen extra aandacht zal worden

besteed naast de zaken die op diverse plaatsen in de organisaties steeds nadrukkelijker al worden

opgepakt met als doelstelling duurzaamheid en MVO. Zo wordt bij aanbesteding duurzaamheid steeds

meer als 'scoringsitem' gehanteerd. In 2017 gebeurde dit onder meer bij de aanbesteding van de

multifunctionals. Andere voorbeelden zijn een energiebesparingsactie door onze divisie wonen en welzijn

op de locaties en aandacht voor duurzaamheid bij onze bouwplannen. Op basis van enkele uitgevoerde

klantwaardenonderzoeken is in 2017 ook veel aandacht besteed aan de manier waarop we in onze

complexen 'de ontmoeting' faciliteren. In een van onze locaties in Helmond wordt nu actief

geëxperimenteerd met een nieuwe mix van bewoners variërend van somatische verpleeghuiszorg

(ZZP4 en 6) tot geen zorgvraag. Hiermee wordt gestreefd naar het faciliteren van een nieuwe vorm van

gemeenschapszin (community building), vanuit de gedachte dat je daar primair woont en leeft, waar de

bewoners elkaar bijstaan bij verschillende dagelijkse behoeften en ook waarde aan elkaar ontlenen. In dit

complex is het ook mogelijk om als echtpaar te verblijven als een van beiden somatische verpleeghuiszorg

nodig heeft.

30

Samenwerken

Ons zorgaanbod is steeds meer een onderdeel van een keten van met elkaar samenwerkende

zorgaanbieders waarbij de kwaliteit vanuit het perspectief van de cliënt wordt bepaald door de kwaliteit

van de totale keten. Daarnaast speelt hierin het totale aanbod van voorzieningen en dienstverlening buiten

de zorg, die van invloed zijn op de ervaren kwaliteit van leven een steeds belangrijkere rol. Wij zijn ervan

overtuigd dat goede samenwerking met deze kennis- en ketenpartners de beste kansen biedt op het

realiseren van een hogere kwaliteit vanuit het perspectief van de burger die is aangewezen op de diensten

van een van de partners. Professionals werken natuurlijk samen in de directe zorg maar om dit goed te

kunnen doen moeten organisaties vaak ook structurele afspraken maken, moeten er ketenafspraken zijn,

moet gezamenlijk worden gekeken naar de beroepskrachtenplanning en is gezamenlijk inzicht nodig in de

vraag van vandaag en van morgen. Instituutsgrenzen mogen geen belemmering vormen voor het

realiseren van de meest optimale zorg.

In de Peelregio hebben we een langdurige traditie van samenwerken waarbij de samenwerking zich

inmiddels op steeds meer thema's richt. 'Peel Duurzaam Gezond', waar alle grote zorg- en

welzijnsorganisaties in de Peel aan mee doen vanuit een collectief bewustzijn over de uitdagingen die we

op ons af zien komen ten gevolge van de sterke dubbele vergrijzing, is in 2017 meer geconcretiseerd.

Lopende samenwerkingen in de regio zoals Zorgcirkels/zorginnovatie, ketenzorg/Quartz,

Lorentzgenootschap en Zorgcampus de Peel vallen onder de paraplu van Peel Duurzaam Gezond. In 2017 is

vanuit het streven de Peelregio gezond en vitaal te krijgen, besloten te starten met de vele duizenden

medewerkers van de eigen organisaties door kennis, ervaringen en activiteiten te gaan bundelen op het

gebied van vitaliteit. In 2018 is dit een van de grootste gezamenlijke activiteiten. Verder wordt gewerkt aan

een project om met al die organisaties innovatieve ideeën en plannen te delen en te stimuleren. In 2017 is

in zorgcampus verband ook een tweede strategisch personeelsplan opgezet voor de Peelregio. Op basis

hiervan is ook besloten gezamenlijk twee extra opleidingsgroepen te starten (mbo- en hbo-

verpleegkundigen) waarbij de deelnemers op voorhand een werkgelegenheidsgarantie/baangarantie voor

de regio hebben gekregen.

De organisaties en aanbieders die verantwoordelijk zijn voor allerhande vormen van onplanbare zorg

hebben de eerste verkenningen gedaan om te bezien of de regionale onplanbare zorg niet geheel anders

kan en moet worden georganiseerd. Deelnemers hieraan zijn het Elkerliek ziekenhuis, huisartsen,

spoedposten, RHV, Savant en Zorgboog. De cliënt/patiënt die direct op de juiste plaats zorg krijgt en

zorgvuldig omgaan met beschikbare professionals zijn belangrijke doelstellingen hierbij.

Anderen waar de Zorgboog ook in 2017 mee heeft samengewerkt om de zorg te realiseren, te verbeteren

of uit te breiden zijn onder meer het zorghotel Vitassist (met City resort (voorheen Fitland)), de stichting

RZCC (digitale informatie-uitwisseling tussen nagenoeg alle zorgpartijen in Zuidoost-Brabant), de GGD en

ZuidZorg bij de implementatie van een nieuw digitaal kinddossier en een doorgaande lijn JGZ 0-18, de RSZK

te Bladel (inzake de geriatrische revalidatiezorg), woningbouwcorporaties, onderwijsinstellingen (ROC,

Fontys), Zorgzuster NL, Profportaal Zorg, CZ zorgverzekeringen, de regionale gemeenten en de coöperatie

Slimmer Leven 2020. De manier van samenwerken kan licht zijn (lidmaatschap of overeenkomst) tot zeer

intensief in een gemeenschappelijk bedrijf. Landelijk wordt ook met diverse partijen samengewerkt waarbij

het veelal gaat om lobby en/of belangenbehartiging of kennisdeling. Eén daarvan is het UKON, de

academische werkplaats voor de ouderenzorg in Nijmegen waar de Zorgboog al jaren lid van is.

31

32

7 Financieel Het netto resultaat over 2017 bedraagt €1,4 mln. positief (2016 € 2,0 mln.). Dit resulteert in de volgende

ontwikkeling van enkele belangrijke financiële ratio's.

Resultaatratio's 2017 2016 Norm

Resultaatratio totaal (resultaat gedeeld door omzet) 1,3% 1,8% > 1,75

Debt Service Coverage Ratio (DSCR) 1,7 2,8 > 1,3

Liquiditeit

Quick Ratio 1,5 1,5 > 1,0

Solvabiliteit

Solvabiliteit (totaal eigen vermogen/balanstotaal) 35,3% 35,2% > 22%

Weerstandsvermogen (eigen vermogen/totaal opbrengsten) 32,6% 32,2% > 25%

Toelichting Resultaat

De resultaatratio daalde van 1,8% naar 1,3%. Dit wordt met name veroorzaakt door:

Projectkosten en frictiekosten in verband met de outsourcing van ICT voor een bedrag ad 0,9 mln.

Hogere onderhoudskosten ad € 0,5 mln. met name als gevolg van noodzakelijke aanpassingen in

verband met BIO-certificering

Extra lasten ad 0,3 mln. in verband met een te lage reservering voor pensioenlasten over overlopende

verlofrechten.

De omzet steeg in het verslagjaar met € 3,5 mln. naar € 111,7 mln. De omzet Wlz intramurale zorg steeg

met € 0,7 mln. met name door middelen meerzorg, hogere zorgzwaarte en extra middelen uit hoofde van

het kwaliteitskader.

De extramurale zorg Zvw in 2017 ging gepaard met een omzetstijging van € 5 mln. Dit wordt deels

verklaard doordat de financiering van eerstelijns verblijf verschoven is van de Wlz (subsidie) naar de Zvw.

Dit betreft € 1,9 mln. waarvan € 0,3 mln. tevens een stijging is in de productie. De wijkzorg laat een stijging

zien van € 2,5 mln. deels door extramuralisering van intramurale zorg en deels door grotere zorgvraag. De

opbrengsten van de overige Zvw-activiteiten laten een stijging zien van € 0,5 mln.

Financiële positie

De quick ratio, die een indicator vormt voor de liquiditeit, bleef in 2017 op gelijke hoogte. In 2012 is een

kredietfaciliteit met een financier ad € 20 mln. afgesloten om de eerste fase van het strategisch

vastgoedplan te realiseren. Van deze faciliteit is eind 2017 € 10 mln. aangewend en geconsolideerd in

langlopende leningen. Eind 2017 is deze faciliteit verlengd tot juli 2019.

Als gevolg van het positieve resultaat ontwikkelde het weerstandsvermogen, uitgedrukt als eigen

vermogen in relatie tot de opbrengsten, zich positief van 32,2% naar 32,6%. De solvabiliteit (eigen

vermogen ten opzichte van balanstotaal) steeg van 35,2% naar 35,3%.

De Zorgboog voldoet daarmee ruimschoots aan de algemene eisen van banken en het Waarborgfonds voor

de Zorgsector (WFZ).

33

Waardering vastgoed

Met ingang van 2012 is de integrale bekostiging in de gezondheidszorg gefaseerd van kracht geworden.

Kapitaallasten moeten vanaf 2018 volledig gedekt worden via de NHC-component als onderdeel van de

integrale tarieven. Afhankelijk van het zorgaanbod, de bezettingsgraad en de geleverde productie kunnen

de inkomsten sterk fluctueren. Hierdoor ontstaan nieuwe risico’s voor het vastgoed, zoals

exploitatierisico’s (leegstand, onderbezetting), boekwaarderisico’s (marktontwikkeling) en het risico van

afwaardering bij exploitatieverliezen (impairment). De Zorgboog heeft de afgelopen jaren

impairmenttoetsen uitgevoerd op stichtingsniveau. Hierbij bleek dat de indirecte opbrengstwaarde op

portefeuilleniveau aanmerkelijk hoger is dan de boekwaarde van het vastgoed. Voor 2017 bestaat geen

aanleiding om de impairmenttoets opnieuw uit te voeren. Aangezien in 2018 een nieuw strategisch

vastgoedplan wordt gemaakt zal eind 2018 opnieuw een impairmenttoets worden uitgevoerd.

Verwachtingen 2018

Voor 2018 is een resultaat begroot ad € 1,9 mln., wat overeenkomt met de resultaatdoelstelling van circa

2% van de productieomzet. Mede door externe ontwikkelingen in de zorg blijven kostenbeheersing en

flexibilisering van de kosten van groot belang.

Daarnaast gaat de Zorgboog door met de ontwikkeling van huisvestingsprojecten conform het bestaande

strategisch vastgoedplan. In 2018 wordt het project voor kleinschalig wonen in Gemert Noord opgeleverd

en wordt gestart met het project voor kleinschalig wonen in Brandevoort (Helmond). Tevens wordt gestart

met de verbouwing van de Nieuwenhof en de nieuwbouw van zorgboerderijen in de Zeilberg in Deurne.

Zoals aangegeven wordt in de loop van 2018 een nieuw strategisch vastgoedplan opgesteld waar in de

vastgoed visie en ontwikkeling voor de komende jaren wordt opgenomen.