Jaarverslag 2017 - Ons Tehuis Brabant VZW · Missie, Visie en Waarden ... herbekeken waar we 2...

Jaarverslag 2017 ONS TEHUIS BRABANT VZW

Inhoud

Voorwoord ...................................................................................................................................... 2

Missie, Visie en Waarden ............................................................................................................ 5

2017 - jaaroverzicht ...................................................................................................................... 8

2017 – in woorden ...................................................................................................................... 10

2017- in cijfers ............................................................................................................................. 18

Evaluatie actieplannen 2017 ..................................................................................................... 36

Actieplannen 2018 ...................................................................................................................... 53

Samenstelling overlegorganen ................................................................................................. 60

2 | Voorwoord

Voorwoord

Beste bewoners,

dagcentrumbezoekers,

bestuurders,

medewerkers en

vrijwilligers,

Eerst en vooral wil ik alle personeelsleden, bestuurders en vrijwilligers hartelijk danken voor de

betoonde inzet in het jaar 2017.

Het jaar 2017 was een jaar van

verandering en van zoeken voor onze

voorziening maar ook het jaar waarin

OTB 35 jaar werd.

Laten we ook even stilstaan bij Paula, Josée, Marc, Dirk en Grietje die ons vorig jaar zijn ontvallen

door overlijden. We zullen hen niet vergeten.

Kenneth, Kaatje en Marijke verlieten onze instelling en we wensen hen het beste voor de toekomst.

Afgelopen jaar hebben we tevens onze 35-jarige verjaardag gevierd met verschillende activiteiten.

Dankzij het feestcomité, alle medewerkers en vrijwilligers was het een geslaagd feestjaar met

memorabele momenten zoals een gezellige beweegdag, een mooie theatervoorstelling “Ammor” voor

onze cliënten (waar een cowboy en zijn paard een avontuurlijke zoektocht naar de liefde

ondernamen), uitbundige en geanimeerde oktoberfeesten, de inclusieve zondagcafé’s voor de

wandelaars en fietsers en een fijn personeelsfeest met als resultaat een tijdscapsule in de vorm van

een kist die ik onder mijn tafel terug heb gevonden.

In 2017 verwelkomden we 10 cliënten voor woon- en/of dagondersteuning, met name Anne, Ann,

Kevin, Marc, Vanessa, Daphne, Lynn, Sabinne, Umare en Isabelle.

3 | Voorwoord

In 2017 werden we definitief een

volwaardige vergunde zorgaanbieder

in het kader van de persoonsvolgende

financiering.

Waarbij we een gedifferentieerd aanbod bieden op de vraag van mensen met een persoonsvolgende

voucher, in samenwerking met het sociaal netwerk, reguliere diensten en andere diensten binnen en

buiten de sector. Met de introductie van de persoonsvolgende financiering hebben personen met een

handicap voortaan eigen beslissingsrecht over hun persoonsvolgend budget. OTB wordt niet langer

direct gefinancierd, maar verkrijgt voortaan middelen via onze cliënten. Deze nieuwe manier van

financiering vereist sociaal ondernemerschap en flexibel anticiperen op alle obstakels , met name

open plaatsen zo vlug mogelijk trachten in te vullen wetende dat de persoonsvolgende budgetten

maar met mondjesmaat door de overheid worden toegekend en de noden van mensen met een

beperking die nog geen ondersteuning hebben wezenlijk aanwezig zijn.

Onze voorziening kan zich niet afsluiten van deze nieuwe realiteit. Het vergroot onze kwetsbaarheid

en stelt ons voor complexe uitdagingen. In die context hebben we de visie van onze voorziening

herbekeken waar we 2 grote doelstellingen uit distilleerden, met name de kwaliteit van onze

dienstverlening op een hoog niveau houden en indien mogelijk verbeteren op duurzame wijze met de

beschikbare middelen en een goede werkgever te zijn en een omgeving te creëren waar het fijn is om

te werken.

Om dit te realiseren hebben we het project duurzaam loopbaanbeleid in het kader van het Europees

Sociaal Fonds opgestart met ondersteuning door het consultancybureau Moore Stephens. De

bedoeling van dit project is het vormgeven van een leeftijdsbewust en duurzaam personeelsbeleid om

de gewenste transitie van de organisatie van aanbod naar vraaggestuurd werken succesvol te kunnen

maken. We hielden in 2017 een tevredenheidsenquête bij het personeel, info- en feedbackmomenten

op basis van de resultaten van deze enquête en een workshop rond veranderingsmanagement voor

alle stafleden en leidinggevenden. Dit verhaal gaat zeker verder in 2018, er zullen nog

intervisiemomenten en infomomenten voor alle personeelsleden in februari, juni en oktober volgen.

Meer dan ooit hebben we nood aan

flexibele medewerkers met kennis en

kunde en kunstigheid, met liefde en

passie voor hun werk en met

authentieke betrokkenheid op de cliënt.

De komende jaren zullen we al onze creativiteit nodig hebben om niet alleen te werken aan efficiëntie

en effectiviteit, maar vooral om te groeien in zorgzaamheid en kwaliteit. Het komt erop aan om

steeds beter te doen in een professioneel gegeven maar ook in verbondenheid met kwetsbare

mensen. Want daar worden onze cliënten toch beter van en daar is het ons toch uiteindelijk om te

doen. Het is belangrijk dat alle personeelsleden en diensten meedenken hoe we dit kunnen realiseren.

4 | Voorwoord

We hebben hiervoor elk personeelslid nodig. Elke medewerker in onze voorziening zal geappelleerd

worden op zijn/haar bijdrage op basis van competenties en talenten en dit in een sfeer van respect

voor mekaar en de cliënten en bereidheid tot samenwerking.

“Als je wil dat je mensen een schip

bouwen, moet je hen niet voorzien van

hout, timmermateriaal ,

werkinstructies en een bouwplan.

Beter is het, als je hen goesting laat

krijgen naar de zee.”

Ik heb geen glazen bol. En misschien is dat maar goed ook. Maar weet dat iedere rivier op de aarde

uiteindelijk in de zee terecht komt. De rivier weet op geen enkel moment van zijn reis hoe hij daar

gaat terechtkomen, het weet alleen dat het blijft stromen, en uiteindelijk zal de zwaartekracht het in

de juiste richting sturen/leiden. De rivier hoeft er niet over na te denken, het zit in haar natuur. Het zit

in onze natuur om die bronnen te voelen. Elk van ons zal deze moeten aanboren, want problemen en

uitdagingen los je niet op als je stil blijft staan. Ook al zijn jullie stuk voor stuk geweldige personen,

aan persoonlijke groei en ontwikkeling komt nooit een einde.

Ik wil jullie graag aansteken met een onstuitbaar gezond optimisme en de wil om samen te werken.

Samen met jullie, met een positieve blik naar de toekomst. De schouders eronder, de mouwen

opstropen, de broek optrekken en historische keuzes durven maken. Zo bouwen we samen aan een

modern en kwaliteitsvol OTB.

- Edwin Smedts, Algemeen Directeur

5 | Missie en visie

Missie, Visie en Waarden

In 2017 werd de visietekst in het kader van het veranderingsmanagement en de invoering van de

persoonsvolgende financiering geactualiseerd en geüpdatet.

Er komen verschillende uitdagingen op ons af, dus we maken ons klaar voor de toekomst. Om de

werking van onze instelling op lange termijn te garanderen zijn onze twee voornaamste

doelstellingen:

1. De kwaliteit van onze dienstverlening op een hoog niveau houden en indien mogelijk

verbeteren op duurzame wijze (met de beschikbare middelen)

2. Een goede werkgever zijn en een omgeving creëren waar het fijn is om te werken

We willen onze missie waarmaken door : Een balans te zoeken tussen 4 belangrijke pijlers in een

ideale werking:

o de optimale ondersteuning voor onze

cliënten,

o optimaal budgetbeheer,

o optimale (werk)omstandigheden,

inzet en samenwerking van ons

personeel en onze stakeholders

(vrijwilligers, reguliere diensten,

netwerk, bestuurders, gemeenten,

andere voorzieningen, subsidiërende

overheid, donors,…) en

o de optimale instroom van cliënten.

6 | Missie en visie

MISSIE

Onze opdracht is kwaliteit van leven te bevorderen voor volwassen personen met een mentale

beperking en dit op vlak van wonen, dagbesteding, vrije tijd en persoonlijke ontwikkeling. We willen

de continuïteit van zorg en ondersteuning garanderen.

VISIE

We willen onze missie realiseren via een vraaggestuurde werking, waarbij we een zo passend mogelijk

antwoord bieden op de noden en verlangens van onze cliënten op alle domeinen die belangrijk zijn

voor de kwaliteit van leven: lichamelijk, materieel en emotioneel welbevinden, interpersoonlijke

relaties, zelfbepaling, persoonlijke ontwikkeling en sociale inclusie.

WAARDEN

Volgende waarden en normen zijn belangrijk in onze werking :

Gelijkwaardigheid betekent, in essentie, geen waardeoordeel toekennen aan de verschillen

tussen individuen.

Respect, ook voor de netwerken, vraagt om een onbevangen blik en acceptatie van verschillen

en vertaalt zich dagelijks in open communicatie en goede relaties.

Inclusie wil ijveren voor een gewaardeerde plaats in de samenleving, ook voor mensen met

een beperking.

Oprechte interesse uit zich in het blijvend nieuwsgierig zijn naar de manier waarop iedere

cliënt zich als persoon kenbaar maakt en vertaalt zich in een warme betrokkenheid en zorg.

Integriteit en eerlijkheid maken dat we met de juiste dingen bezig zijn, dat we doen wat we

zeggen en bereid zijn onszelf te evalueren en bij te sturen.

7 | Missie en visie

STRATEGIE - we maken onze missie waar door :

Het aangaan van een kwaliteitsvolle dialoog en samen te werken met onze cliënten en hun netwerk.

We gaan steeds op zoek naar de best mogelijke antwoorden op iemands vragen binnen zijn/haar

budget. Deze vinden hun neerslag in het persoonlijk ondersteuningsplan dat een leidraad vormt in de

dialoog met de cliënt en zijn netwerk. We hanteren hierbij het model van de concentrische cirkels,

waarbij we samenwerking zoeken met de natuurlijke netwerken en de reguliere zorgverleners.

Begeleiders krijgen de functie van “bruggenbouwers”.

Maatwerk te bieden waarbij we een verscheidenheid aan zorgvormen aanreiken om optimaal

tegemoet te kunnen komen aan de verschillen tussen zorgvragers. We houden hierbij zicht op wat het

aanbod kan zijn vanuit de informele en reguliere zorgaanbieders en nemen een coördineerde rol op.

Onze taak is geëvolueerd “van zorgen voor naar zorgen dat”.

Oog te hebben voor inspraak en keuzevrijheid zodat onze cliënten optimaal hun eigen invloed kunnen

ervaren. Daartoe gaat veel aandacht naar ondersteunde communicatie want beter begrijpen en

begrepen worden, zijn hierbij van essentieel belang.

Bijzondere aandacht te geven aan sociale behoeften van cliënten zodat zij zich verbonden voelen met

familie, vrienden, vrijwilligers, leefgroep, de voorziening , de buurt…

Een grondhouding van respect en gelijkwaardigheid te cultiveren bij al onze medewerkers.

Dagbesteding aan te bieden op maat van de cliënt: aansluitend bij interesses, vaardigheden,

begripsvermogen, emotionele ontwikkeling, levensgeschiedenis,… Met het oog op differentiatie

hebben we verschillende pijlers afgelijnd: beleving, arbeid en productie, ambachtelijk-repetitief werk,

artistieke expressie, jobdienst, begeleid werken, semi-werk.

Met bijzondere aandacht voor lichamelijk welzijn door medische zorg op maat, gezonde en

gevarieerde voeding en een aangepast bewegingsaanbod.

Comfortabele en betaalbare wooninfrastructuur te voorzien, aangepast aan de behoeften van de

cliënten.

Binnen de beschikbare middelen een personeelsbeleid voeren gebaseerd op competentie- en

talentmanagement en waarin elke medewerker zijn eigen verantwoordelijkheid neemt.

Een open voorziening te zijn waarin familie, bezoekers en vrijwilligers zich warm onthaald weten en

een actieve en constructieve bijdrage kunnen leveren.

Een sociaal ondernemende organisatie te zijn die haar opdracht kwaliteitsvol uitvoert binnen een

financieel gezond kader.

Een marktbewuste werking uit te bouwen waarbij we onze expertise en sterktes benadrukken. In onze

profilering als zorgaanbieder is de regionale verankering en afstemming met andere zorgactoren een

essentieel gegeven en spelen we steeds in op het veranderende zorglandschap.

8 | 2016 - jaaroverzicht

2017 - jaaroverzicht

VERGADERINGEN

16/01

RvB Solidariteitsfonds

30/01

Gebruikersraad

31/01

RvB OTB

20/02

Cliëntenraad

14/03

Gebruikersraad

20/03

Cliëntenraad

21/03

Gebruikersraad

27/03


24/04

Cliëntenraad

25/04

RvB OTB

08/05


08/05

AV Solidariteitsfonds

22/05

Cliëntenraad

06/06

RvB OTB

12/06

Cliëntenraad

13/06

Gebruikersraad

21/06

AV OTB

29/08


04/09

Gebruikersraad

05/09

RvB OTB

25/09


17/10

RvB OTB

EVENTS

10/01

Nieuwjaarsreceptie

10/02

OTB Kwist

12/02

Run-tas-TICK

21/02

Carnavalbal

05/3

Filmmatinee Kiwanis

10/03

Dankfeest vrijwilligers

21/04

Lenteverkoop en Bingo

21/05

Wandelcafé

01/06

Beweegdag

18/06

Fietscafé

02/09

Driesrock

22/09

Beleeftheater Ammor

23/09

Dreefrock

24/09

Houtheimtochten

7/10

Oktoberfeesten

9 | 2016 - jaaroverzicht

8/10

Oktoberfeesten

19/11

Wandelcafé

2/12

Quiz for Life

8/12

Kerstverkoop ateliers

15/12

Eindejaarsmarathon

16/12

Eindejaarsjogging

19/12

Kerstmarkt Kampenhout

VORMINGEN, WORKSHOPS EN INFOMOMENTEN

03/03

Vorming Vrijwilligers

Present

16/10

Workshop omgaan met

verandering

19/10

Opleiding

vergadertechnieken

25/10

Infosessie PVF

27/10

Workshop omgaan met

verandering

21/11

Workshop medewerkers

over communicatie en

feedback

22/11

Workshop medewerkers

over communicatie en

feedback

10 | 2017 – in woorden

2017 – in woorden

De tijden veranderen en wij als instelling moeten mee. Maar dat is goed. Als je terugblikt naar het

ontstaan van Ons Tehuis Brabant hebben we reeds vele verschillende levens gehad. We moeten

blijven bewegen, zolang we ons ook blijven herinneren waar we vandaan komen. Daarom blikken we

terug op het voorbije jaar. Als je vooruitgaat, herinner dan wat voorbij is. En herinner het beste ervan.

Dit was het beste van 2017…


Contactclowns op bezoek

8 december 2017

Verslag : Team 8

De contactclowns Talking Stick vzw zijn bij ons

langs geweest en hebben 2 groepen bediend

van 11 gasten (totaal 22 gasten hebben ervan

genoten). Het waren allemaal gasten die voor

de meeste activiteiten uit de boot vallen.

Deze clowns gingen zeer professioneel te werk.

Ze zijn opgeleid om contact te maken met

mensen die dementeren en mensen met een

beperking of laag niveau. Ze forceerden niets,

waren niet fel geschminkt maar wel kleurrijk

gekleed met een bescheiden rode neus.

De nodige attributen brachten zij zelf mee:

ballen, ringen, muziekinstrumenten enz.

Dit gebruikten ze wanneer ze voelden dat het

paste bij de situatie. Ze speelden in op wat er

zich op dat moment voordeed.

Er waren 3 clowns, 1 accordeonist en 1

fotograaf (we kregen reeds een DVD met vele

mooie foto’s!). Bij het binnen treden van de

leefgroep overweldigden de clowns helemaal

niet, met een rustig liedje en rustige

bewegingen trokken zij de aandacht van onze

bewoners.

De begeleiders hadden ogen te kort om te zien

hoe alle bewoners genoten, ook de pedagoge is

even komen kijken en vond het een TOP-

activiteit! Het was een hele prestatie hoe de

clowns die namiddag de bewoners konden

“bereiken”.


Een zonnige beweegdag als teambuilding voor cliënten,

vrijwilligers en personeel!

donderdag 1 juni 2017

Verslag: Katrien (bewoonster leefgroep 45) – Foto’s: Wesly (bewoner leefgroep 45)

Om 9u30 werden deelnemers en begeleiding aan de cafetaria verwacht. De groepen waren al op

voorhand gemaakt en er zijn wel 10. Wij zijn groep 5 en we hebben onszelf “de indiaantjes”

gedoopt. De hele dag door zijn er voor alle groepen verschillende activiteiten tot 16u. De

beweegdag is door Koen, Elke, Nancy en Stijn in elkaar gestoken. Eerst hebben we tegen een bal

geduwd, dan was het de bedoeling dat iemand iets op de rug van iemand anders tekende en die

persoon moest het dan op papier zetten. Zo waren er vele leuke opdrachten, ook met

waterballonnen (wat welkom was op een heel warme dag).

Rond 16u moesten we terug verzamelen aan de cafetaria en was er de prijsuitreiking voor de

origineelste en luidste ploeg: het waren de Turbo's. Iedereen kreeg een medaille van Johan en dan

was er nog een lekkere barbecue!

Met dank aan : de mensen van Wolters Kluwer voor het begeleiden van de opdrachten.


Inclusieve fietstocht : de ronde

van OTB

zondag 18 juni 2017

Op zondag 18 juni koppelden we een fietstocht aan

ons zondagcafé! Je kon kiezen tussen 3 routes: van

7, 14 of 35 km. We hadden voor de gelegenheid

rolstoelfietsen gehuurd zodat iédereen mee kon.

Elke fietstocht had als tussenstop onze inclusieve

woning Zuurhage, waar men even kon rusten en iets

kon drinken. Het was een heel zonnige, fijne dag en

onze cliënten hebben ervan genoten!

Met dank aan:

Alle fietsers, alle vrijwilligers en de organisatie

Inclusieve wandelingen

zondag 21 mei 2017 en zondag 19 november 2017

Op zondag 21 mei en zondag 19 november kon je

tijdens ons zondagcafé deelnemen aan een

inclusieve wandeling, uitgestippeld door de

wandelclub de Houtheimstappers of door onze

vrijwilligers

Er was telkens een kleine wandeltocht voorzien,

aangepast aan rolstoelen en een grotere

wandeltocht voor de geoefende stappers. Daarna

konden we smullen van lekkere taart in onze

cafetaria.


Beleeftheater Ammor

vrijdag 22 september 2017

Op vrijdag 22 september gingen we met z'n allen naar het theater! "Ammor, een kleine zoektocht naar

liefde" is een theatervoorstelling op maat van mensen met een beperking.

We genoten er heel erg van dat deden we niet alleen.... We organiseerden dit samen met mensen van

De Klink (Diegem), De Ark (Haren) en kinderen van de plaatselijke school!

Ammor is een productie van het Huispaleis. Zij zeggen zelf over deze voorstelling :

"Ammor is het verhaal van een cowboy en z'n paard die een beetje het noorden kwijt zijn, of liever : ze

zijn de liefde kwijt, de liefde voor elkaar. Samen besluiten ze om de liefde te gaan zoeken en dat wordt

een avontuurlijke zoektocht waarbij alle zintuigen geprikkeld worden.

Ammor is gemaakt op maat van personen met een beperking met als doel inclusie. Kinderen of

volwassenen met een beperking hoeven zich niet aan te passen aan klassieke theaterbeleving en ook

kinderen zonder beperking tot 6 jaar kunnen net zo goed genieten van deze amoureuze voorstelling."


Personeelsfeest

vrijdag 17 november 2017

OTB vierde in 2017 zijn 35e verjaardag en kon dit niet

laten passeren zonder een verjaardagsfeestje!

Op vrijdag 17 november nodigden we alle

personeelsleden uit in de feestzaal Park Van Relst. Elk

personeelslid werd ontvangen door onze Algemeen

Directeur Edwin en ging met hem op de foto. We

konden genieten van showcooking en ons laten gaan

op de muziek van Tracy Lane.

Voor verdere animatie zorgde de werkgroep. Zij

betrokken heel de voorziening in het maken van een

Tijdscapsule. Hierin werden door elke dienst of

leefgroep de meest creatieve zaken gestoken over het

verleden en het heden van OTB. Al deze creaties

werden tentoon gesteld op het personeelsfeest en

gebundeld in een leuk filmpje! Daarna werden ze veilig

opgeborgen in de tijdscapsule (een grote houten kist,

gemaakt door Houtatelier en versierd door Artistiek

atelier), om binnen 15 jaar – als OTB een halve eeuw

oud is – terug geopend te worden.

“Een reis in het heden,

Met accenten uit het verleden,

Op weg naar de toekomst

Samen in het verleden van OTB gedoken,

In de foto’s en de filmpjes

Opnames en foto’s van het heden gemaakt als leuke

herinnering.”

Het was enorm leuk samen even stil te staan bij de

geschiedenis van OTB, samen herinneringen op te

halen bij oude (soms grappige) foto’s en om zoveel

creativiteit te zien bij alle groepen! Dankjewel aan de

werkgroep voor het leuke idee en de uitvoering!


Rock for specials

Zorgboerderij Huppeldepup vzw

Waterskiën


Mini-onderneming Boîte

Project “vanbinnen ben ik net als jij”

Circusdag

18 | 2017 - in cijfers

2017- in cijfers

ONZE CLIËNTEN

In 2017 namen we afscheid van Kenneth, Erika en Marijke die opteerden voor een andere vorm van

ondersteuning zowel thuis als dicht bij thuis. Tevens namen we definitief afscheid van Paula, Josée,

Mark, Dirk en Ingrid. Zij blijven dicht bij ons, in onze herinneringen.

We verwelkomden 10 nieuwe cliënten: Anne, Ann, Kevin, Mark, Vanessa, Daphne, Lynn, Sabinne,

Umare en Isabelle.

In onderstaande tabel hebben we een overzicht per aanbod van het cliënten in koppen op het einde

van het jaar.

2014 2015

TEHUIS NIET-WERKENDEN WOONAANBOD

Cliënten: 92 Cliënten: 92

Koppen:

Regulier kader :

Persoonsvolgend convenant:

90 2

Koppen:

Regulier kader :


90

2

2016 2017

TEHUIS NIET-WERKENDEN WOONAANBOD

Cliënten: 94 Cliënten: 95

Koppen:

Regulier kader :


Persoonsvolgend convenant in nood

90 2 2

Koppen:

PVF :

Cash

Rechtstreeks Toegankelijke Hulp

94 0 1


In onderstaande tabel hebben we een overzicht per aanbod van het cliënten in koppen op het einde

van het jaar (vervolg)

2014 2015

DAGCENTRUM DAGAANBOD

Cliënten 63 Cliënten: 90 Koppen:

Regulier kader :

Begeleid werken:

Persoonsvolgend Convenant:

Persoonsvolgend Budget:

Rechtstreeks Toegankelijke Hulp:

37 19 1 1 15

Koppen: Regulier kader :

Begeleid werken:




41 19

1

1

35

2016 2017

DAGCENTRUM DAGAANBOD

Cliënten 95 Cliënten: 87 Koppen:

Regulier kader :

Begeleid werken:




4237 22 1 1 40

Koppen: PVF :

Begeleid werken PVF

Cash



42 6 0 1

38


GEBODEN ONDERSTEUNINGEN IN 2015, 2016 en 2017

Flexibel Aanbod Meerderjarigen (FAM) en vanaf 2017 Persoonsvolgende Financiering (PVF)

2015 2016 2017

DAGONDERSTEUNING # cliënten 134 140 150

# dagdelen 35.502 35.743 35.818

WOONONDERSTEUNING # cliënten 92 94 100

# nachten 29.023 29.374 29.563

INDIVIDUELE ONDERSTEUNING # cliënten 22 25 17

Ind. psychosociale begeleiding

681 689 696

Rechtstreeks Toegankelijke Hulp (RTH)

2015 2016 2017

DAGONDERSTEUNING # cliënten 0 0 4

# dagdelen 0 0 143,50

WOONONDERSTEUNING # cliënten 0 0 3

# nachten 0 0 45

INDIVIDUELE ONDERSTEUNING # cliënten 35 40 38

Ind. psychosociale begeleiding

386 572 689

Dit brengt het totaal aantal ondersteuningen op 65.592 in 2015, 66.378 in 2016 en 66.954,50 in

2017.

De ondersteuningen stegen t.o.v. 2016 met 1.362,50 individuele, dagen woonondersteuningen

Aantal bewoners volgens geboortejaar


ONZE VRIJWILLIGERSWERKING EN EVENEMENTEN

Naar een nieuwe visietekst over vrijwilligerswerk in OTB

De inspiratiesessie voor de nieuwe visie op vrijwilligerswerk vond plaats op vrijdag 8 september 2017.

Het was een ontmoeting tussen vrijwilligers en personeelsleden. In totaal 25 aanwezigen.Ook 2

directieleden, pedagogisch directrice en algemeen directeur, waren hierbij aanwezig.

Het concept “worldcafé” – een systeem om door te draaien – werd als werkmethodiek gebruikt. Elk

café had een Vlaamse naam en de cafébaas/bazin werd aangeduid met een badge. Er was aan elke

tafel een mix van personeel en vrijwilligers.

De volgende thema’s, met name

informatie,

inspraak,

betrokkenheid,

feedback,

opvolging en

afspraken

kwamen aan bod. Na elke ronde was er feedback en overleg. De doelstelling was om met deze

informatie een visietekst uit te schrijven. In oktober werden ook de cliënten geraadpleegd over

vrijwilligers en de vrijwilligerswerking op de cliëntenraad. De afgewerkte visietekst was klaar tegen de

“week van de vrijwilliger”.

VISIE VRIJWILLIGERSWERKING ONS TEHUIS BRABANT

Deze visie beoogt een goed uitgebouwde vrijwilligerswerking ter ondersteuning van onze cliënten met

een beperking en ter ondersteuning van de voorziening. De vrijwilliger sluit zich aan bij de missie en

de visie van OTB en draagt hiertoe bij.

De visie van de vrijwilligerswerking sluit aan bij de waarden van OTB :

- Gelijkwaardigheid

- Respect

- Inclusie

- Oprechte interesse

- Integriteit en eerlijkheid


De vrijwilliger ontvangt de nodige informatie over :

- De voorziening en zijn werking

- De cliënt(en) en zijn (hun) netwerk waarvoor hij/zij mee verantwoordelijk is

- De taak die hij/zij zal uitvoeren

De vrijwilliger wordt betrokken bij de werking van OTB :

- De vrijwilliger krijgt de tijd om ervaring op te doen.

- De vrijwilliger mag zijn/haar mening geven.

- De vrijwilliger kan deel uit maken van een team waarin ook personeelsleden functioneren.

- De vrijwilliger is bereid om positief samen te werken met het personeel.

- De vrijwilliger maakt deel uit van de werking van OTB.

- De vrijwilliger kan terecht bij de directe medewerker(s)

- De vrijwilliger wordt ondersteund door de vrijwilligerscoach

De vrijwilliger houdt zich aan afspraken :

- De vrijwilliger verwittigt als hij/zij niet aanwezig kan zijn.

- De vrijwilliger wordt als een volwaardige partner gezien en wordt door het personeel tijdig

op de hoogte gebracht van veranderingen, afwezigheden van cliënten, wijziging van uren

enz.

- De vrijwilliger heeft begrip voor de soms moeilijke situaties die kunnen voorkomen en

werkt positief mee.

- De vrijwilliger gaat discreet om met gevoelige informatie en respecteert de privacy van de

cliënten.

OTB verbindt er zich toe :

- De vrijwilliger een warm onthaal te geven met de nodige informatie

- De vrijwilliger te laten voelen dat hij/zij erbij hoort

- Oog te hebben voor het welzijn en de talenten van de vrijwilliger

- Om de vrijwilliger voldoende “middelen” te geven om zijn/haar taken waar te maken

- Te bewaken dat de taakinhoud van de vrijwilliger duidelijk is

- Om een goede samenwerking te stimuleren met de cliënt als doel

- Om duidelijk te communiceren met de vrijwilliger

- Om samen met de vrijwilliger te werken aan een duurzame relatie

- Een overeenkomst af te sluiten via Present in functie van de taakinhoud

Personeel en vrijwilligers beogen een cliëntgerichte relatie :

- Waarbij de vrijwilliger een waardevolle aanvulling betekent op de professionele zorg

- Waarbij de’ kwaliteit van leven’ voor de cliënten verhoogt

- Waarbij er een positieve beeldvorming naar de buitenwereld ontstaat

- Waarbij kwaliteit het fundament van de werking vormt

- Waarbij een kritische maar steeds positieve blik de doelstellingen mee vorm geven

Deze visie kwam tot stand na een bevraging bij vrijwilligers, personeel en cliënten. Zij fungeert als

basis voor ons vrijwilligersbeleid en vormt een dynamisch geheel. De visie dient levendig en

doorleefd gehouden te worden door medewerkers, vrijwilligers én cliënten.


Onze activiteiten en opbrengsten

De volgende activiteiten werden door en met vrijwilligers georganiseerd onder de auspiciën van

Solidariteitsfonds.

10/02

OTB Kwist € 1.190,79

21/04

Lenteverkoop en Bingo € 398,20

24/09

Houtheimtochten € 1.700,00

7/10 en 8/10

Oktoberfeesten € 29.117,99

16/12 en 17/12

Eindejaarsmarathon en –jogging € 13.031,98

Andere verenigingen organiseerden tevens ook activiteiten ten bate van Ons Tehuis Brabant

02/09

Driesrock € 1.250,00

23/09

Dreefrock € 2.135,77

02/12

Quiz For Life € 750,00

Music for Life € 445,00

Witlooflove € 300,00


ONS PERSONEEL

PERSONEELSKENGETALLEN 2016 - 2017

Jaarlijks brengt het Vlaams Welzijnsverbond het personeel in de Vlaamse Welzijnssector in kaart.

Voor het jaar 2016 werden de gegevens verwerkt van 193 werkgevers uit de sectoren personen met

een handicap, kinderopvang, jeugdhulp en gezinsondersteuning. Samen stellen ze ruim 22.000

werknemers te werk of 50% van de totale tewerkstelling in de paritaire comités 319 en 331.

We bekijken de evolutie over de afgelopen 5 jaar en vatten de voornaamste vaststellingen samen.

Waar mogelijk maken we de vergelijking met cijfers voor gans Vlaanderen. We voegen ook een

projectie naar 2020 toe. Hieruit blijkt dat de sector voor grote uitdagingen staat, met name de

vergrijzingsproblematiek, het belang van werkbaar werk en de diversiteit binnen het

personeelsbestand.

In de zorgsector wordt er ongeveer 80% van de subsidies gespendeerd aan personeel. Het personeel

vormt zodoende het belangrijkste kapitaal van een voorziening en evoluties binnen de loopbaan van

de werknemers betekenen zodoende een belangrijk item in het maatschappelijk verantwoord

ondernemen.

In het kader van de nieuwe wetgeving rond subsidiëring (transitie naar de persoonsvolgende

financiering) en sociaal ondernemerschap wordt er wel binnen Ons Tehuis Brabant afgewogen of een

deel van de logistieke, administratieve, medische, paramedische en zorgtaken kunnen uitbesteed

worden om de zorgondersteuning en de woon- en leefkosten financieel haalbaar te houden voor de

gebruikers. De beheersmaatregelen van het VAPH zijn wel een belemmering voor het sociaal

ondernemerschap daar slechts de helft van de organisatiegebonden subsidiëring mag omgezet

worden in cash en personeelspunten niet meer kunnen uitgewisseld worden tussen verschillende

voorzieningen in het kader van mogelijke samenwerkingsverbanden.

De enquête van het Vlaams Welzijnsverbond betreft de jaren 2012 tot en met 2016. De gegevens van

2017 werden in april overgemaakt aan het Vlaams Welzijnsverbond. Zodoende kunnen we enkel

deze gegevens voor Ons Tehuis Brabant in onderstaande tekst opnemen maar niet voor de sector.

Uit de veelheid aan informatie haalden we een aantal opvallende cijfers.

Leeftijd en anciënniteit

Op het vlak van gemiddelde leeftijd is het kantelpunt nog niet bereikt. Integendeel, de gemiddelde

leeftijd blijft in alle sectoren verder stijgen en bedraagt voor de volledige steekproef intussen al 40,5

jaar. Over de voorbije 5 jaar is de gemiddelde leeftijd met ruim een half jaar gestegen. De sector

personen met een handicap heeft de hoogste gemiddelde leeftijd met 41 jaar. In Ons Tehuis Brabant

is de gemiddelde leeftijd van het personeelsbestand 45,41 jaar. We zien zodoende een stijging van de

gemiddelde leeftijd met ongeveer 5,75 jaar ten opzichte van 2007.


De toenemende vergrijzing van het personeelsbestand blijkt ook uit de evolutie van het aandeel 50-

plussers. In 2010 was 25,2% van het personeel ouder dan 50 jaar. In 2016 was dit al opgelopen tot

28,4%. Dit ligt volledig in de lijn van de Vlaamse arbeidsmarkt met 28,5% 50-plussers in 2016. In de

projectie voor de komende 5 jaar komen wij in 2021 op een geschat aandeel van bijna 30% 50-

plussers. Voor Ons Tehuis Brabant was het personeelsbestand ouder dan 50 jaar in 2007 18,83% en

in 2017 48,65%. Voor Ons Tehuis Brabant zal dit dus meer dan 50% zijn in 2021. Er moet dus een

voldoende grote instroom van nieuwe werknemers op gang gebracht worden om deze uitstroom op

te vangen.

Met bovenstaande inschatting van het effect van de vergrijzing in de komende 5 jaar kunnen wij ook

becijferen wat de impact zal zijn op de VAP-dagen (bijkomende verlofdagen voor 45-plussers in de

sector). Deze impact is gigantisch, want enkel in deze steekproef zal het aantal VAP-dagen met bijna

18% of meer dan 40.000 verlofdagen stijgen tegen 2021. Werkgevers in welzijn staan voor de

dubbele uitdaging om enerzijds deze – de facto deeltijds werkende – personeelsgroep betrokken te

houden op de organisatie en anderzijds voldoende vervangende arbeidskrachten te vinden om de

huidige dienstverlening te continueren. Die vervangers zullen trouwens ook hard nodig zijn om de te

verwachten grote uitstroom door pensionering in de komende 10 jaar op te vangen.

In 2017 genoot reeds 57,43% van het personeelsbestand in Ons Tehuis Brabant vanaf 45, 50 en 55

jaar van de extra dagen arbeidsduurvrijstelling. In 2007 bedroeg dit nog 38,96%, een verontrustende

evolutie. De grootse toename zien we in de groep van 55+ die in 2012 15,13% bedroeg en in 2017

31,76%. Op sectorniveau is slechts 42,62% boven de 44 jaar.

De aantal dagen vrijstelling arbeidsprestaties in Ons Tehuis Brabant bedroegen in 2007 6.314,00 en

in 2017 11.525,06 (een stijging van afwezigheid van 2,64 voltijdse eenheden). Dit betekent een

toename van 5.211,06 uren over 10 jaar waar geen vervanging tegenover staat. Het toenemend

aantal vrije dagen arbeidsduurvermindering vanaf 45 jaar verhoogt de werkdruk voor collega’s en

vraagt van hen ook meer flexibiliteit. De welzijnsorganisaties moeten nu gezamenlijk werk maken van

een beleid voor instroom om de dubbele druk van enerzijds compenserende tewerkstelling en

anderzijds de vervangende tewerkstelling te kunnen beantwoorden. Alleen dan zal de continuïteit

van kwaliteitsvolle zorg verzekerd kunnen worden. Om de beschikbare arbeidstijd op hetzelfde

niveau te houden, zijn bijkomend ongeveer 200 vervangende personeelsleden nodig.

Uit een analyse van anciënniteit van het personeel in de steekproef leren we dat mensen die kiezen

voor een job in de welzijnssector gedurende lange tijd in de sector actief blijven. Bekijken we de

baremieke anciënniteit (dit is het aantal dienstjaren dat in rekening wordt gebracht voor de bepaling

van het loon), dan bekomen we een gemiddelde van 17,23 jaar in de sector en 19,99 jaar in Ons

Tehuis Brabant. Jaar na jaar stijgt de gemiddelde anciënniteit. Deze anciënniteitsgroei heeft

uiteraard ook zijn gevolgen voor de loonkost van het personeel. 39,80% van het personeel heeft

intussen meer dan 20 jaar baremieke anciënniteit in de sector en in Ons Tehuis Brabant 47,06%. Heel

wat werknemers zijn intussen aan het einde van hun barema gekomen en kunnen dus vanaf een

leeftijd van circa 48 jaar op financieel vlak geen vooruitgang meer maken. Toch hebben ze nog

ongeveer 20 werkjaren voor de boeg. Dit komt de motivatie zeker niet ten goede. De lengte van de

baremaschalen lijkt niet afgestemd op de huidige context waarin de overheid maatregelen neemt om

iedereen aan te zetten om langer te blijven werken.


De welzijnswerker is een blijver. Loyaal personeel met een schat aan ervaring in de sector verhoogt

de kwaliteit van de zorg. Voor sommigen is het dan ook een job voor het leven, wat ook zijn

schaduwkanten heeft, zoals burn-out en gebetonneerd zitten in de job. Een belangrijk

aandachtspunt blijft hierbij dat er bijkomende inspanningen zullen moeten geleverd worden om de

competenties op niveau te houden en aan te passen aan de evolutie van de zorg. Het is dus

belangrijk dat we als welzijnsorganisatie inzetten op “werkgoesting” van onze medewerkers. We

moeten dus bepaalde evidenties, zowel voor de werknemer als voor de werkgever in vraag stellen.

Nieuwe ideeën omzetten in realiseerbare en beheersbare maatregelen in het kader van

leeftijdsbewust personeelsbeleid en waarderend coachen is een uitdaging. We zijn nog niet aan de

eindstreep, maar het proces op zich is boeiend. En hier ook geldt “wat je aandacht geeft, groeit”.

Medewerkers die zich meer gewaardeerd en gemotiveerd voelen versterken de kwaliteit van de

dienstverlening.

Scholingsgraad

De huidige subsidieregelgevingen en de arbeidsvoorwaarden zijn nog altijd in belangrijke mate

diplomagerelateerd. Een diploma is over de jaren heen meer en meer een vereiste geworden om in

de sector aan de slag te kunnen. In 2016 had al 58,8% van het personeel een master of bachelor

diploma, terwijl dit in 2012 nog 56,4% was. Mensen zonder diploma krijgen daarentegen steeds

minder kansen in de welzijnssector. De groep mensen met maximum een diploma lager secundair

onderwijs met bijna 1,5% is afgenomen over de voorbije jaren en bedraagt nu slechts 9,2%. Voor Ons

Tehuis Brabant is de opdeling als volgt:

- 9,49% heeft een master diploma

- 57,58% heeft een bachelor diploma

- 22,00% heeft een diploma hoger secundair onderwijs

- 10,92% heeft een diploma lager secundair onderwijs of geen diploma

Op het vlak van werknemers met minimaal bachelor diploma scoren we dus duidelijk hoger (67,07%)

dan in de gehandicaptensector. Deze personeelsgroep situeert zich vooral in het begeleidend en

stafpersoneel. Bij het logistiek en het administratief personeel is deze tendens zeker niet waar, wat

een probleem oplevert bij de stijgende vraag naar specialisatie rond ICT-gebeuren, administratieve

regelgeving en innoverende technieken rond gebouwenbeheer. Stilletjes aan wordt in het kader van

het PVF verhaal en bij uitstroom deze personeelsgroep in OTB aangevuld met hoger gekwalificeerd

personeel. We zoeken naar alternatieve tewerkstellingsmogelijkheden zoals Experience@Work,

sociale tewerkstelling, uitbesteding, … maar het zoeken naar efficiëntie en effectiviteit wordt hier

afgeremd door de beheersmaatregelen van de overheid.

Binnen het begeleidend, verzorgend en therapeutisch personeel hadden we volgende

onderverdeling in 2017:

- 48,48 voltijdse eenheden opvoedend personeel klasse I

- 15,50 voltijdse eenheden begeleidend personeel klasse IIA

- 4,00 voltijdse eenheden begeleidend personeel klasse IIB

- 0,70 voltijdse eenheden begeleidend personeel klasse III

- 12,89 voltijdse eenheden hoofdopvoeder

- 0,70 voltijdse eenheden verzorgend personeel

- 8,68 voltijdse eenheden sociaal, paramedisch en therapeutisch personeel


Dit betekent dat de tendens naar meer verzorgend personeel en zorgkundigen zich nog niet heeft

gemanifesteerd in Ons Tehuis Brabant. Het is wel de bedoeling om op middellange termijn

verzorgend personeel via thuishulp in te schakelen als ondersteuning bij hoger gekwalificeerd

begeleidend personeel.

Vorming

We zien dat 1,45% van de gepresteerde uren in 2016 naar vorming ging. Dit is een lichte toename

tegenover de vorige jaren en stemt overeen met 3 dagen vorming op jaarbasis. Tussen de

voorzieningen zijn er echter grote verschillen. In Ons Tehuis Brabant bedraagt het percentage 0,64%.

Het betreft hier wel externe opleidingen en geen opleidingen via intervisie en intern. Het is wel de

bedoeling om in de toekomst deze vormingsmomenten ook te registreren en een VTO-beleid uit te

werken via onze HR-medewerker Dit maakt deel uit van het masterplan voor de toekomst.

Man – vrouwverdeling

De welzijnssector is duidelijk een vrouwelijke sector. Als we de man – vrouwverdeling berekenen

bekomen we immers een verhouding van 80% vrouwen en 20% mannen in de sector en een

verhouding van 77% vrouwen en 23% mannen in Ons Tehuis Brabant

Veel deeltijds werk

Al jaren stellen we vast dat er heel veel deeltijds werk is in de welzijnssector en deze trend is nog

altijd stijgend. Eind 2016 had 55,61% van de werknemers een deeltijdse baan, wat alweer ruim 3%

meer is dan in 2012. De toename situeert zich zowel bij mannen als vrouwen. Bij de mannen gaat het

om ongeveer 30% en is er een toename van het deeltijds werk met ongeveer 5% sinds 2012. Bij de

vrouwen is het deeltijds werk ongeveer 61,6%, wat een toename betekent van 3% sinds 2012. De

welzijnssector steekt met deze cijfers in schril contrast af tegenover het gemiddelde in het Vlaams

Gewest met 34% deeltijds werk in 2016. Deze cijfers op basis van de aard van de

arbeidsovereenkomst (deeltijds of voltijds) zijn eigenlijk nog een grote onderschatting van het reële

percentage deeltijds werk. Heel wat mensen zijn immers niet of slecht partieel actief op de werkvloer

om redenen als (deeltijds) tijdskrediet, ziekte, ouderschapsverlof en dergelijke. Binnen onze

steekproef was eind 2016 ruim 13% van het personeelsbestand omwille van één van deze redenen

niet of slechts gedeeltelijk aan het werk. Als wij hiermee rekening houden werkt in realiteit bijna 67%

van het personeel deeltijds. In Ons Tehuis Brabant heeft 59,48% een deeltijdse baan waarvan 34% bij

de mannen en 64% bij de vrouwen. In de steekproef bij OTB komt het meeste deeltijdse werk voor in

de leeftijdsgroep tussen 35 en 49 jaar.

De keuze voor deeltijdse tewerkstelling heeft ook te maken met het dienstensysteem in de woningen

en de mogelijkheden om loopbaanvermindering in het kader van tijdskrediet op te nemen. We

stellen wel vast dat een groot deel van de jonge werknemers een voorkeur hebben voor voltijdse

jobs. In een context waar deeltijds werk eerder de regel dan de uitzondering blijkt te zijn, wordt het

voor werkgevers een moeilijke opdracht om uurroosters op te stellen die enerzijds een evenwicht

vormen tussen de verwachtingen van het personeel op het vlak van work-life balans en anderzijds

ook de opbouw van een vertrouwensband tussen de (vaste) begeleiding en de cliënt mogelijk te

maken.


Tijdskrediet

In 2016 onderbrak 23,69% van het personeel zijn loopbaan via tijdskrediet of thematisch verlof

(ouderschapsverlof, palliatief verlof en verlof voor de verzorging van een ziek familielid). Het

percentage stijgt voor Ons Tehuis Brabant van 23,72% in 2013 naar 26,35% in 2017. Tijdskrediet

wordt het meest opgenomen door de 50- plussers. Tegenover enkele jaren terug is er een daling van

de cijfers voor halftijds en voltijds krediet, te verklaren door de striktere voorwaarden die opgelegd

worden door de overheid (landingsbanen vanaf 60 jaar en opschorting Vlaamse

aanmoedigingspremie voor niet-zorgpersoneel. Thematisch verlof wordt steeds meer genomen,

voornamelijk via ouderschapsverlof. Het succes van tijdskrediet in de sector wijst erop dat er een

klimaat heerst om werk en privé beter op elkaar af te stemmen. Op organisatievlak geeft dit wel

soms problemen daar de maanden juli en augustus gewenste periodes zijn voor thematisch verlof.

In Ons Tehuis Brabant namen in 2017:

- 14 werknemers thematisch verlof

- 25 werknemers tijdskrediet waarvan 17 ouder dan 50 jaar

Arbeidsverzuim

Het arbeidsverzuim (ziekteverzuim, zwangerschap, arbeidsongevallen, klein verlet, verlof om

dwingende familiale reden, …) bedroeg in 2016 13,40% en in Ons Tehuis Brabant 15,51% in 2016 en

17,34% in 2017.

Het ziekteverzuim in 2016 beliep 9,08% in de sector OPH en bereikt daarmee zijn hoogste waarde in

de periode 2010 – 2016, want in 2010 berekenden we slechts een aandeel van 7,15%. Een verklaring

voor de toename van het ziekteverzuim vinden we onder meer bij de leeftijdsevolutie binnen de

steekproef en de werkdrukverhoging door de transitie naar PVF. Als de groep oudere

personeelsleden steeds hoger wordt heeft dit uiteraard effect op de omvang van het ziekteverzuim.

Op basis van de prognoses voor de komende jaren verwachten we dat het ziekteverzuim nog verder

zal toenemen.

In Ons Tehuis Brabant beliep het ziekteverzuim 13,66% in 2016 en 15,17% in 2017. Het kortstondig

ziekteverzuim minder dan 1 maand beliep 2,90% in 2013, 3,59% in 2016 en 3,04% in 2017 (3,17% in

de Welzijnssector versus 2,64% in België volgens SD WORX). Het ziekteverzuim van meer dan 1

maand en minder dan 1 jaar neemt jaarlijks toe en beliep in OTB 3,58% in 2013, 4,29% in 2016 en

4,47% in 2017. Het ziekteverzuim vanaf 1 jaar beliep in OTB in 2013 3,04% , in 2016 5,78% en in 2017

7,67%. (3,12% in de Welzijnssector versus 2,88% in België). We merken wel op de dat uren deeltijdse

werkhervatting in het kader van re-integratie vervat zitten in de uren ziekte langer dan 1 jaar.

We zien de volgende evolutie van uren ziekte in Ons Tehuis Brabant:

18.818,98 uren in 2010, 17.587,37 uren in 2011, 15.332 uren in 2012, 18.984,01 uren in 2013,

17.498,78 uren in 2014, 20.410,47 uren in 2015, 27.296,93 uren in 2016 en 30.321,39 uren in 2017.


De totaal uren ziekte binnen gewaarborgd maandloon bedroegen 6.754 uren in 2008, 6.805 uren in

2009, 7.795 uren in 2010, 7.577 uren in 2011, 5.187 uren in 2012, 5.778 uren in 2013, 6.183 uren in

2014, 6.404,85 uren in 2015, 7.169,69 uren in 2016 en 6.068,35 uren in 2017 (3,07 VTE). Deze

afwezigheidsuren kunnen niet vervangen worden, daar de titularis een gewaarborgd loon krijgt. We

zien wel een duidelijke afname in 2017.

We zien de totaal uren ziekte buiten gewaarborgd maandloon evolueren van 4.667 uren in 2009 naar

5.028 uren in 2010, naar 5.789 uren in 2011, naar 5.166 uren in 2012, naar 7.146 uren in 2013, naar

5.031 uren in 2014, naar 5.051,30 uren in 2015, naar 8.571,99 uren in 2016 en naar 8.933,01 uren in

2017. Dit is een merkelijke toename waarover we bezorgd zijn daar langdurige ziekte onder voltijdse

en deeltijdse vorm toeneemt.

De totaal uren ziekte na één jaar evolueerden van 5.170 uren in 2009 (4 werknemers) naar 5.996

uren (5 werknemers) in 2010, naar 4.222 uren (3 werknemers) in 2011, naar 4.980 uren in 2012 (6

werknemers), naar 6.060 uren in 2013 (7 werknemers) , naar 6.284 uren in 2014 (5 werknemers),

naar 8.954,32 uren in 2015 (7 werknemers), naar 11.555,27 uren in 2016 (14 werknemers) en naar

15.320,03 uren in 2017 (17 werknemers).

Zodoende stellen we een duidelijke verontrustende stijging van langdurige ziektes vast, te wijten aan

burnout, rugproblemen en ernstige ziektes. De veranderingen binnen de sector zullen hier ook niet

vreemd aan zijn. Dit blijft een werkpunt in het kader van het verzuim- en welzijnsbeleid voor het

CPBW en het beleidsteam.

De Bradfordfactor van het totale personeelsbestand beliep in 2010 36.065 (159 personeelsleden), in

2011 24.300 (163 personeelsleden) in 2012 11.576 (173 personeelsleden), in 2013 14.005 (177

personeelsleden), in 2014 19.793,50 (112/175 personeelsleden), in 2015 20.854,50 (107/174

personeelsleden), in 2016 20.601,50 (104/173 personeelsleden) en in 2017 30.410,50 (114/171). We

moeten hierbij wel vermelden dat er 1 personeelslid een bradfordfaktor had van 14.196 waardoor

we kunnen vaststellen dat de bradfordfaktor gedaald is ten opzichte van 2016. Dit kunnen we ook

relateren aan de daling van ziekte binnen het gewaarborgd maandloon.

We vermelden ook nog dat 83 werknemers op 171 werknemers in 2017 een bradfordfaktor hadden

van 5 of lager. Deze personeelsleden kregen een cadeaucheque. In het kader van het verzuimbeleid

en bewustmaking worden deze cijfers ook op alle diensten, clusters en pijlers besproken.

In Ons Tehuis Brabant situeert +/- 50% van het ziekteverzuim zich bij de 55-plussers, met name via

langdurig ziekteverzuim. Zoals eerder vermeld wordt de groep oudere personeelsleden steeds

groter, wat natuurlijk zijn effect heeft op de totale omvang van het ziekteverzuim. De verwachting is

dat de leeftijdsevolutie binnen de steekproef het ziekteverzuim de komende jaren nog verder zal

laten toenemen. Deze cijfers worden jaar na jaar bevestigd en tonen aan dat de toekenning van de

VAP-dagen geen positief effect heeft op langdurige afwezigheid. Wanneer we de toename van het

ziekteverzuim met de leeftijd koppelen aan de projectie van het personeelsbestand naar 2020, is de

verwachting dat de ziekteverzuim ook de komende jaren nog verder zal toenemen.


Er is tevens een wetgeving gecreëerd op basis van het KB van 28 oktober 2016 omtrent re-integratie

van langdurig zieken met zowel responsabilisering van de werknemer als de werkgever. De

werkgever is verplicht om een re-integratieplan aan te bieden binnen de termijnen die bepaald

worden in de nieuwe re-integratieregelgeving. Tijdens het re-integratietraject wordt geoordeeld dat

de werknemer gere-integreerd kan worden mits aangepast werk. Er zal ook werk gemaakt worden

van een responsabilisering van de werknemer en men wil het abnormaal voorschrijfgedrag van

sommige artsen inperken.

Een re-integratietraject kan opgestart binnen de voorziening door:

de werknemer of behandelende arts tijdens de arbeidsongeschiktheid ongeacht de duur;

de adviserend geneesheer van het ziekenfonds, ten laatste twee maanden na de aangifte van

de arbeidsongeschiktheid;

de werkgever, ten vroegste vanaf vier maanden na de aanvang van de

arbeidsongeschiktheid.

Na dit traject zal er een re-integratiebeoordeling volgen met vijf mogelijke beslissingen:

tijdelijk arbeidsongeschikt voor overeengekomen werk waarbij aangepast of ander werk

mogelijk is,

tijdelijk arbeidsongeschikt voor overeengekomen werk waarbij geen aangepast of ander

werk mogelijk is;

definitief arbeidsongeschikt voor overeengekomen werk waarbij aangepast of ander werk

mogelijk is;

definitief arbeidsongeschikt voor overeengekomen werk waarbij geen aangepast of ander

werk mogelijk is (dit kan leiden tot het einde van de arbeidsovereenkomst);

het opstarten van een re-integratietraject is niet aangewezen en wordt twee maanden later

terug herbekeken.

De werknemer kan tegen de beslissing van de arbeidsgeneesheer binnen de 7 werkdagen na

ontvangst beroep aantekenen.

Vanuit de organisatie kijken we kritisch naar deze nieuwe regelgeving op het vlak van haalbaarheid

op de werkvloer, borging van kwaliteit en het feit dat ziekte in veel gevallen niet werk gerelateerd is.

De cijfers geven aan dat er een blijvende nood aan een actief verzuim- en welzijnsbeleid is. Wanneer

in de komende jaren de groep oudere werknemers nog groter wordt, zullen de uitdagingen voor de

werkgevers op het vlak van planning en organisatie van het werk alleen maar toenemen. De impact

van ziekteverzuim op een organisatie is groot. Collega’s ervaren een zwaardere belasting,

leidinggevenden moeten de planning veranderen en cliënten krijgen hun vertrouwde medewerker

niet te zien. Risico-indicatoren voor werkbaar werk zijn: werkdruk, emotionele belasting,

taakvariatie, autonomie, ondersteuning, leiding en fysieke arbeidsomstandigheden. Het ontwikkelen

van initiatieven die zowel de mentale als de fysieke gezondheid van de medewerkers bevorderen en

het delen van kennis en ervaring zijn noodzakelijk. Het is een evenwichtsoefening om voorstellen die

verder gaan dan een ontzie-beleid (minder uren, minder nachten) en die aandacht hebben voor

ontwikkeling en talenten van mensen in alle fasen van hun loopbaan te koppelen aan de belangen

van de kwaliteit van de dienstverlening.


Diversiteit

2,31% van het personeelsbestand in de sector is van allochtone afkomst (0% in Ons Tehuis Brabant)

en 0,87% is arbeidsgehandicapt in de sector (1,96% in onze voorziening – 3 werknemers). Over de

jaren heen is er weinig evolutie in deze cijfers. Dit is teleurstellend. Dit roept de volgende vragen op.

Heeft het te maken met ons medewerkersbeleid? Zijn we te kritisch of hebben we verkeerde

verwachtingen? Doen we als werkgever te weinig inspanning? Moeten we meer kijken naar

“levens”ervaringen dan naar diploma’s? Of willen we wel, maar is er onvoldoende aanbod aan

deskundige diverse medewerkers? Voor de Vlaamse overheid zijn die cijfers er wel en deze liggen

opvallend hoger, met name 8,8% is van allochtone afkomst en 1,3% is arbeidsgehandicapt. We

merken wel dat werknemers in het kader van re-integratie na een lange ziekteperiode terug

tewerkgesteld worden in onze voorziening als personen met een arbeidshandicap met

tewerkstellingsondersteunde maatregelen (VOP). Daar we een aantal logistieke taken uitbesteden

merken we wel dat we via deze uitbestede tewerkstelling allochtone personen aan het werk zetten.

Tevens besteden we groenzorg uit in 2017 aan een beschutte werkplaats waardoor we ook sociale

tewerkstelling creëren.

Er loopt tevens een informatieve actie van het Vlaams Welzijnsverbond samen met VIVO over het

aanwerven van vluchtelingen. Gezien de grote vervangingsvraag door de vergrijzing van het

personeel zullen we uit deze groep mensen moeten putten. Het is dus belangrijk om deze mensen

kennis te laten maken met de mogelijkheden in de social profit en hen dan ook de weg naar deze

beroepen te tonen. Dit kan gebeuren door:

Het ontwikkelen van talentengroepenfiches, talentenscreeningstests en ambassadeursfiches

Het samenwerken met de VDAB via Social Profit Salons

Het organiseren van instaptrajecten met infomomenten, terugkommomenten en

werkervaringstrajecten

Het informeren en sensibiliseren van de werkgevers over competentieversterking zonder

aanwerving of met aanwerving en in the job competentieversterking, financiële en

taakondersteunende versterking.

Tewerkstellingsindicatoren

Interessante informatie voor onze voorziening is ook de evolutie van het aantal gewerkte uren ten

opzichte van de ingezette personele middelen. De gewerkte uren daalden van 156.335,85 uren in

2010 naar 151.977,86 uren in 2017 met 4.357,88 uren (in 2015 bedroegen deze gewerkte uren nog

159.499,06 uren). De ingezette voltijdse eenheden stegen van 99,97 voltijdse eenheden in 2010 naar

100,97 voltijdse eenheden in 2016 en daalden vervolgens naar 98,74 voltijdse eenheden in 2017. De

daling heeft voornamelijk te maken met het uitbesteden van bepaalde taken (poetsdienst, keuken,

groendienst, psychiater, kinesitherapeut,…) en de stijging van de VAP-uren. Binnen de nieuwe

financieringswetgeving is het mogelijk om toegewezen personeelspunten om te zetten in cash

waarmee uitbestede werken kunnen gefinancierd worden.


Stroomkenmerken

Sinds 2012 noteren wij in de steekproef een groei van de werkgelegenheid met ruim 7,8% of 1600

jobs. Dit is een groei van gemiddeld 2% per jaar. Deze groei is uiteraard volledig gelinkt aan

overheidsinvesteringen in de betrokken sectoren (uitbreidingsbeleid). In diezelfde periode is de

werkgelegenheid op de totale Vlaamse arbeidsmarkt slechts met 1,7% of gemiddeld ongeveer 0,4%

op jaarbasis (cijfers RSZ). Toch geven deze cijfers aan dat er nood is aan veel vervangende

arbeidskrachten om die tijdelijke afwezigheid op te vangen. Vaak is het voor werkgevers een

moeilijke zoektocht om alle functies ingevuld te krijgen. Bovendien zijn er ook heel wat tijdelijke

contracten naar aanleiding van tijdelijke subsidies en onzekerheid rond de invulling van lege plaatsen

door de moeizame toekenning van nieuwe persoonsvolgende budgetten aan cliënten door de

overheid. De groep min 35-jarigen werkt vaak erg lang met tijdelijke contracten en verlaat daarom

soms de sector voor een vaste job elders.

De instroomratio (aantal aanwervingen ten opzichte van totaal aantal werknemers) bedroeg voor de

sector 18,93% en voor Ons Tehuis Brabant 13,07%. De uitstroom ratio (aantal uitdiensttredingen ten

opzichte van aantal werknemers) bedroeg in 2017 in de sector 19,77% en in Ons Tehuis Brabant

13,73%.


Conclusie :

De tendensen die we de laatste jaren vaststelden zetten zich nog meer door.

De 45-plussers zijn oververtegenwoordigd in Ons Tehuis Brabant (meer dan 57%) wat een sterke

toename van de VAP-dagen (vrijstelling van arbeidsprestaties) betekent. Dit heeft als gevolg dat het

saldo van de netto werkuren systematisch daalt. Dit geeft reeds nijpende tekorten op de werkvloer.

De vergrijzingsgolf bij de werknemers in de welzijnssector neemt fors toe. Vervangingen gaan vaak

over deeltijdse en tijdelijke jobs (te wijten aan het groot aantal deeltijdse tewerkstellingen,

ziekteverzuim, zwangerschapsverlof en tijdskrediet), die voor jonge mensen minder aantrekkelijk zijn

en dus moeilijker ingevuld worden. Vacatures geraken niet altijd gemakkelijk ingevuld. Het vinden

van medisch, leidinggevend, begeleidend, administratief en logistiek personeel is vooral in Vlaams-

Brabant problematisch. De keuze voor contracten van bepaalde duur heeft voornamelijk te maken

met de onzekerheid rond de implementatie van de Persoonsvolgende Financiering. De

organiseerbaarheid met zoveel vlottende contracten geeft veel puzzelwerk voor de

verantwoordelijken van de voorziening. De hoge anciënniteit (20 jaar) bij het personeel verwijst naar

een grote trouw aan de sector. De mogelijkheid om deeltijds te werken en de

arbeidsduurvermindering voor oudere werknemers is een troef van de sector maar tegelijkertijd een

probleem. De subsidies voor de vervangingen zijn onvoldoende, waardoor de last op de schouders

van de verantwoordelijken van de voorziening en de jonge werknemers terecht komt. Een grote

bezorgdheid is ook om de mensen gemotiveerd langer aan het werk te kunnen houden.

Toegenomen leeftijd en anciënniteit zijn ook een belangrijke kostendrijver voor de sector. De

kostprijs en kwaliteit wordt eveneens sterk bepaald door personeelsleden met een hogere opleiding.

We kunnen ook de vraag stellen of de witte sector niet te vrouwelijk en te wit is.

Terwijl er op de Vlaamse arbeidsmarkt sinds de crisis in 2009 amper jobgroei was, bleef de

werkgelegenheid in de welzijnssectoren toenemen. Tevens eindigt 1 werknemer op 4 binnen de

komende 10 jaar zijn loopbaan en moet zodoende vervangen worden.

In ieder geval moeten we op zoek gaan naar innoverende antwoorden via een creatief HR-beleid en

onze organisatie herbekijken in het kader van effectiviteit en efficiëntie. Sinds 2014 hebben we een

HR-medewerker in dienst die zich nu focust op het ontwikkelen van een competentie en

ontwikkelingsbeleid, met aandacht voor het onthaalbeleid, mentorschap, vormings- en

opleidingsbeleid. Het is ook een uitdaging om een evenwicht te vinden tussen het uitbesteden van

werk in combinatie met een veilig en zorgzaam personeelsbeleid. In dit kader zijn we gestart met een

project rond duurzaam loopbaanbeleid.

Personeelskengetallen zijn vooral een middel om een goede inhoudelijke werking te onderbouwen

waar het uiteindelijk om gaat is immers de verbetering van de kwaliteit van zorg en ondersteuning.

Dit is de belangrijkste uitdaging bij de transities die we als sociaal ondernemers in de sector

meemaken.


TEVREDENHEIDSENQUÊTE

In de maanden juli en augustus werd er een anonieme tevredenheidsenquête gehouden bij de

werknemers op vrijwillige basis. Er namen 114 werknemers van de 150 aan deel. De resultaten werden

opgedeeld in 2 rubrieken, met name “Wat doen we goed” en “Waar moeten we samen aan werken?”

Op basis van een score boven of onder de 70% werd de feedback in één van de rubrieken ingedeeld.

Wat doen we goed?

De organisatie: aangename werksfeer in OTB

Tevredenheid over de uitvoering van de functie: kennis van taken, competent gevoel en

gevoel van meerwaarde in onze functie voor OTB

Communicatie en informatiedoorstroom: we vinden dat we zelf op een gerichte en correcte

manier informatie communiceren

Leiderschap: de leidinggevenden zijn competent en er is mogelijkheid tot overleg

Feedback: we vinden dat we zelf op een correcte manier feedback geven

Leren en ontwikkelen: kansen en mogelijkheden die we krijgen om ons te ontwikkelen zijn

voldoende.

Waar moeten we samen aan werken?

De organisatie: er moet meer rekening gehouden worden met de inbreng van medewerkers

bij het uitwerken van het beleid

Communicatie en informatiedoorstroom: de communicatie- en informatiedoorstroom kan

duidelijker en helder

Feedback: beperkte inhoudelijke feedback & waardering over positief gedrag door onze

leidinggevende


MELDINGEN EN KLACHTEN

GOG-registraties in 2017: cijfers en hun duiding

Bij alle registraties is een cliënt de pleger. Dus geen enkele melding van geweld door personeel of

derden

Slachtoffers zijn zowel zichzelf (automutilatie), materiaal, andere cliënten, begeleiders en stagiairs

(3x)

Bij cliënten met een lage ontwikkelingsleeftijd is agressie vaker explosief én ongericht. Het gaat

dan vaak niet om één duidelijk slachtoffer, maar eerder om een situatie die (even) ontploft.

Begeleiders delen vaker in de klappen dan medecliënten (verhouding ongeveer van 2/3 t.o.v. 1/3)

Meestal blijft de fysieke schade beperkt. Emotioneel is het wel altijd schrikken en bekomen. In

2017 hebben we geen ziekteverzuim t.g.v. GOG genoteerd.

Ook bij de cliënten die slachtoffers zijn, zien we vaak dezelfde personen. Ook dat is een op te

volgen element: werken rond veiligheid en weerbaarheid.

25 cliënten zijn samen verantwoordelijk voor 139 meldingen.

SPORADISCHE PLEGERS

- bij 8 cliënten was dit eenmalig

- bij 10 cliënten van 2 tot 5 GOG-meldingen

REGELMATIGE PLEGERS

- 3 cliënten zijn goed voor telkens 8 meldingen

- voor 2 cliënten registreerden we resp. 12 en 14 meldingen

- 2 cliënten hebben met resp. 25 en 27 meldingen de hoogste scores

In de snoezel- en belevingswerking tekenen 9 cliënten voor 57 meldingen. In de autiwerking

werden 52 meldingen opgetekend voor 6 bewoners. Samen zijn zij “goed” voor 109 van de 139

meldingen, ofwel 78,4%.

Ook al is GOG inherent aan bepaalde zorgprofielen (ASS; diep MH; borderline; NAH), toch zien we

bij bepaalde cliënten met een risicoprofiel een opmerkelijke terugloop op vlak van GOG. Dit toont

aan dat preventie, in de vorm van een aangepaste begeleidingsstijl, aanbod, ritme,

infrastructuur,… wel degelijk succesvol kan zijn. Voor andere bewoners is hun probleemgedrag

veel moeilijker te voorkomen.

Opmerkelijk is de lage score in de bejaardenwoning . Door een golf van overlijdens en nieuwe

instroom is het profiel van deze bewonersgroep grondig veranderd. GOG toe te schrijven aan

dementie is zeer sterk teruggelopen (Cfr. 2015: nog 27% van alle meldingen).

Ook opvallend: geen meldingen vanuit Zuurhage en ook vanuit het merendeel van de

atelierwerkingen. Mogelijks speelt hierbij ook een verschil in registratiecultuur.

36 | Evaluatie actieplannen 2017

Evaluatie actieplannen 2017

2017 – 2020 /1 – Organisatieontwikkeling en implementatie

Persoonsvolgende Financiering

In het kader van de Persoonsvolgende Financiering zet OTB in op een gedifferentieerd aanbod. Als

voorziening willen we hiermee een proactief beleid uitstippelen met als doel de kwaliteitsvolle zorg

voor onze en nieuwe cliënten te garanderen. We houden het volgende scenario voor ogen als

toekomstvisie:

1. Onze dagondersteuning is vraaggestuurd :

bestaande uit 1 atelierpijler die zowel binnenshuis als mogelijks buitenshuis georganiseerd

kan worden

met 4 aspecten, namelijk : beleving, creatief, job, associatief

er is ook kwaliteitsvolle dagbesteding in de door-functionerende wooneenheden met

mogelijkse uitbreiding van de livingwerking naar pijler A en B.

de samenwerking met MAGDA Leuven rond begeleid werken en de Werkplaats wordt

verdergezet

2. De woonondersteuning is gedecentraliseerd/inclusief (nevencampus) en gecentraliseerd

(hoofdcampus) met name :

1 zorgintensieve pijler

door-functionerend

snoezel onder 1 begeleidersteam en 1 teambegeleider

bejaarden onder 1 begeleidersteam en 1 teambegeleider

auti onder 1 begeleidersteam en 1 teambegeleider

2 heterogene pijlers A en B

door-functionerend

per blok 1 begeleidersteam onder 1 teambegeleider

mogelijks de auti-pijler weg uit de zorgblok

door-functionerend

1 begeleidersteam en 1 teambegeleider

Zuurhage I en II

door-functionerend

1 begeleidersteam en 1 teambegeleider

3. Het mogelijks uitbouwen van een dienst individuele ondersteuning op vlak van wonen


Om dit scenario te realiseren voor OTB hebben we een project ingediend voor het vormgeven van een

leeftijdsbewust en duurzaam personeelsbeleid om de gewenste transitie van de organisatie van

aanbod naar vraaggestuurd succesvol te kunnen maken. Dit goedgekeurd ESF project droeg integraal

bij aan de strategische doelstellingen van de organisatie. Het project liep van 01/04/2017 tot en met

30/09/2018 en we werden hierbij ondersteund door Eric de Vries en Lisa Van Roie van Moore

Stephens. De items die aan bod kwamen, waren de volgende:

Het uitwerken en opzetten van systemen rond loopbaanbeleid, zoals loopbaangesprekken en

persoonlijke ontwikkelingsplannen.

Het competentiebeleid met aandacht voor de verspreiding van het competentiedenken over

alle HR-processen binnen de organisatie.

Het uitwerken van een beleid rond de selectie van toekomstig leidinggevenden, het opzetten

van het beleid rond de wijze waarop de medewerkers kunnen doorgroeien naar een

leidinggevende positie binnen de organisatie en het leiderschap an sich.

Het uitwerken en het opzetten van het wervingsbeleid binnen de organisatie zoals bvb het

uitwerken van een procedure voor het uitwerken van vacatures.

Het actiedomein work-life bekijken via instrumenten en systemen die de werk-privé balans

evenwichtiger maken en/of inzetten op een beleid dat de fysieke en psychosociale gezondheid

van de medewerkers bevordert.

Het ontwikkelen van een permanente feedbackcultuur via methodieken en tools die de

leidinggevenden ondersteunen in het geven van permanente feedback.

Het ontwikkelen van een beleid voor het opstellen van een personeelsvriendelijke planning

dat wel beantwoordt aan de noden van de cliënten en kan inspelen via flexibele antwoorden

op zorgvraag met de nodige stabiliteit binnen het personeelsbestand.

Het opzetten van een strategisch VTO-plan dat doelstellingen van het opleidingsbeleid voor de

verschillende categorieën medewerkers bevat en vertrekt vanuit de behoeftes en wensen van

Ons Tehuis Brabant en haar medewerkers.

Het ontwikkelen van een visie en actieplan op vlak van omgaan met veranderingen.

Het ontwikkelen en uitvoeren van een communicatieplan als instrument om medewerkers te

betrekken, te informeren, te sensibiliseren en te enthousiasmeren over de transitie naar de

persoonsvolgende financiering.

Samen met Moore Stephens en het beleidsteam werden de twee voornaamste doelstellingen om de

werking van onze instelling op lange termijn te garanderen bepaald, met name:

De kwaliteit van onze dienstverlening op een hoog niveau houden en indien mogelijk

verbeteren op duurzame wijze (met beschikbare middelen).

Een goede werkgever zijn en een omgeving creëren waar het fijn is om te werken.


Er werd een tevredenheidsenquête gehouden bij het personeel en dit diende als basis voor een aantal

acties, met name

• Actie 1: oprichten werkgroep communicatie en verandering met dat als doelstelling het

coördineren van concrete acties met betrekking tot verbetering van communicatie en

informatiestromen en veranderingen in OTB.

• Actie 2: een workshop en intervisie voor alle leidinggevenden en stafmedewerkers in oktober

2017 met als doelstelling de leidinggevenden te ondersteunen in veranderende tijden (hoe

gaan we ermee om en hoe kan ik mijn team daarin coachen en permanent feedback geven).

• Actie 3: feedbackmomenten voor de medewerkers in november 2017 met als doelstelling de

medewerkers input te laten geven (verbeterpunten, suggesties, …) over feedback, de

communicatie- en informatiestromen (waar heeft het personeel nood aan?).

• Actie 4: de geüpdatete visie vertalen naar de praktijk in januari 2018 met als doelstelling de

leidinggevenden te ondersteunen in veranderende tijden door samen de visie te vertalen naar

de praktijk.

De toekomstvisie voor onze voorziening werd ontwikkeld, vertrekkende vanuit de aanwezige

kwaliteiten en sterktes door :

- Het optimaliseren van de inzet van alle personele middelen.

- Het zoeken naar een antwoord op de infrastructurele noden (aanpassen, vernieuwen of

bouwen van infrastructuur).

Dit werd de aanzet tot het uitwerken van een masterplan die zijn finalisering moet hebben in 2018.

Weke overlegmomenten werden in het jaar 2017 gehouden?

• 16/10/2017: Change game + intervisie groep 1

• 20/10/2017: Stappenplan uitwerken met werkgroep ‘de toekomst’

• 27/10/2017: Change game + intervisie groep 2

• 8/11/2017: Coördinatie team reflectie change game sessies + volgende acties plannen

• 21/11/2017: Sessie met medewerkers omtrent FB en communicatie

• 22/11/2017: Sessie met medewerkers omtrent FB en communicatie

• 6/12/2017: Coördinatie team

• Voorzet intern communicatieplan

• Verdere stappen samen bepalen

• 16/01/2018: voorbereiding workshop met leidinggevenden

• 22/01/2018: workshop met leidinggevenden en stafleden


Wat konden we meenemen uit al deze overlegmomenten?

• De rol van de leidinggevende is cruciaal in het succes naar verandering.

• Verwachtingen naar leidinggevende moeten expliciet gemaakt worden.

• Er moet een coherent verhaal verteld worden en zo concreet mogelijk.

• Positief verblijven en niet teveel energie in bezorgdheid.

• Positieve zaken vertellen over PVF en geloof uitdragen.

• Tijd maken om medewerkers te betrekken.

• Tijd maken voor emotie (medewerkers moeten stoom kunnen aflaten).

• We werken aan de fundamenten met een duidelijke visie en objectieven.

• Aanwezigheid van hoger management op de werkvloer die duidelijk achter de veranderingen

staan.

• Beslissingen transparant communiceren “waarom wel en waarom niet”.

• De communicatielijnen versterken via INFO met duidelijke inhoudstafel en infomomenten

voor alle personeelsleden (3x per jaar).

• Aandacht voor informele feedback (eens binnenspringen: hoe gaat het?).

In dit kader werd er een gedragen positieve visie over de transitie naar PVF ontwikkeld met als items:

• Betrokkenheid en identificatie met de visie van je voorziening.

• Geloof in de mogelijkheden van PVF. Vertrouwen bieden dat het goed gaat lopen.

• Belang om visie uit te dragen en mee waar te maken. Kwaliteit drijft immers altijd boven en is

de beste garantie voor de toekomst.

• Werken met alle personeelsgroepen van de voorziening rond visie en communicatie van de

visie.

De organisatiestructuur en functies werden bekeken met de volgende aandachtspunten:

• Client komt centraal in het organigram (met in het verlengde de mantelzorgers).

• De verantwoordelijkheid en regie voor de inhoud van de zorg en ondersteuning komt nog veel

sterker dan vroeger bij de begeleiders (mentor)

• Maatschappelijk werkers, orthopedagogen, administratie, logistiek, … staan in eerste instantie

ten dienste en zijn maximaal ondersteunend voor de zorg. Ze werken op vraag en op maat.

• Nieuwe functies nodig en nieuwe functieomschrijvingen (zoals maatschappelijk werker,

hoofdverpleger, bewegingstherapeut,…).

De kerncompetentie van de begeleider/ondersteuner werden onder de loep genomen

• Versterken van participatie – empoweren – krachten zoeken:

Begeleider van cliënt én netwerk (ondersteunen (i.p.v. overnemen), versterken van

mogelijkheden van cliënt en netwerk, overnemen maar ook regie teruggeven en loslaten )

• Contextbegeleider:

Goed zicht hebben op het sociale netwerk (contextgericht)


De zorg voor en met het netwerk is een prioritaire zorg:

Samenwerken met reguliere diensten : begeleider moet meer autonoom (kwaliteitsvol)

handelen en verantwoorden, zelfstandig(er) zijn, meer initiatief nemen, op maat

programma’s uitwerken, …

• Bruggenbouwer – verbinder:

Ondersteuner en gangmaker in het sociale netwerk van de cliënt

Vermijden van afhankelijkheid; hoe duurzamer hoe beter!

Voorwaarde: wederzijds vertrouwen tussen cliënt, zijn netwerk en de begeleider coach

De dagelijkse werking met als aandachtspunt een flexibele infrastructuur werd bekeken:

• Aanbod woonondersteuning:

• Logeren

• Deeltijdse/ voltijdse woonondersteuning.

• Opvang/volledige ondersteuning.

• Aanbod dagbesteding:

• Arbeidsgericht versus vrije tijd

• In de leefgroep of op andere locatie

• Tijdelijk/permanent

• Verschillen in frequentie

• Brede doelgroep

• Dagbesteding binnen een meer maatschappelijke context.

• Individuele begeleidingen binnen de collectieve werking of via een aparte dienst.

• Samenwerking met mantelzorgers of externe diensten.

• Nood aan regionale afstemming binnen samenwerkingsverband tRede rond

ondersteuningsvormen en samenwerking

• Evenwicht tussen collectieve en individuele belangen van cliënten (hoe gaan we om met grijze

zones?)

De personeelsinzet moet duidelijk aan de volgende voorwaarden voldoen:

• Inzet in functie van de zorgzwaarte van de cliënten, de aanwezigheden en de individuele

ondersteuningsvragen.

• Meer flexibiliteit nodig in de personeelsbezetting gedurende het jaar.

De opdrachten van de werkgroep De Toekomst voor 2018 werden hieruit gedestilleerd:

1. Een gedragen positieve toekomstvisie uitwerken


2. Duurzaam loopbaanbeleid

• Competentieprofielen, Vorming, Training en Opleiding (VTO),

talentmanagement, …

• Herbekijken uurroosters en vakantieregelingen

• Inzet personele middelen op basis van het zorgzwaarteinstrument en inzet

externe diensten en vrijwilligers

• Analyse inzet uren op basis van efficiëntie

• Toekomstige rol van sociale dienst, medische dienst en paramedische dienst

• Inschakelen externe diensten en uitbesteding

• Evolutie van begeleiders naar een andere professionaliteit

3. Communicatie en omgaan met veranderingen (ESF-project)

• Werken rond image building en regionale verankering

4. Inhoudelijk vastleggen van het dagaanbod

5. Opstart Zuurhage II

6. Audit infrastructuur


De verdere uitwerking van een vernieuwd dagaanbod

Sinds 2016 is “Pret & Verzet” de aanstekelijke benaming van een ernstig overlegorgaan, samengesteld

uit clustermanagers, teambegeleiders en pedagogen. Zij heeft als opdracht om over het geheel van de

voorziening na te denken over het optimaliseren van een vraaggestuurd dagaanbod, uiteraard binnen

de grenzen van onze organisatorische mogelijkheden. In 2017 kwam de werkgroep 7x samen. Een

greep uit de thema’s en hun verwezenlijkingen:

Het is een opdracht en een uitdaging om de kwaliteit van ons dagaanbod te

optimaliseren. Zeker in tijden waarin de personele middelen afgeroomd worden,

betekent dit zoeken naar efficiëntiewinst. Dat behelst zowel een bewustwording

betreffende de inzet van eigen werktijd, als een zoeken naar mogelijkheden om slim

samen te werken. “Goed nabuurschap” werd gepromoot en ondersteund, evenals

groepsoverstijgende engagementen.

Die hebben we zeker ook nodig om extra aanbod waar te kunnen maken, vooral één-op-

één aanbod voor zorgintensieve bewoners die binnen een collectieve setting

onvoldoende aan hun trekken kunnen komen. Het blijft evenwel nog zoeken naar de

beste manieren om vragen en antwoorden te verbinden. We zoeken daarbij ook naar

een dichtere samenwerking tussen de woon- en dagondersteuning.

In dat licht werd nagedacht over wijzen van info-overdracht tussen woon- en

dagondersteuning met ruime aandacht voor de implementatie van digitale

infosystemen. Ook het overzichtelijk bundelen van alle info over een cliënt in het digitale

cliëntdossier wil de toegankelijkheid voor de betrokken zorgverleners vergemakkelijken.

Verder stonden we stil bij de link tussen zorgzwaarte en zorgpakketten. Verschillen in

zorgzwaarte horen effect te hebben op de intensiteit van onze begeleidingstijd. Dat vindt

ook een vertaling in het (individuele) overzicht van het aanbod dat in elk persoonlijk

ondersteuningsplan(POP) opgenomen wordt.

In 2017 gebeurde ook een “quickscan” in alle ateliers om na te gaan of we in het actuele

aanbod een voldoende passend aanbod bieden op alle vragen. Voor het merendeel van

onze cliënten voldoet en volstaat ons aanbod ruimschoots. Een zestal cliënten heeft een

bijkomende nood aan semiwerk, dat niet te verbinden is met het aanbod binnen de

autiwerking. Eveneens zes cliënten zijn te weinig werken materiegericht voor een

atelierwerking, maar ook niet passend binnen onze (voor hen te basale)

belevingswerking.

Voor die laatsten vonden we een goede aansluiting bij de salonwerking, gelinkt aan

woning 9. Na een aantal overlijdens in onze bejaardenwoning en de doorschuif en

nieuwe opname van andere bewoners, was de deelnemersgroep aan de salonwerking

dermate veranderd dat deze werking herdacht kon worden. Momenteel delen 15

bewoners, meestal deeltijds, in de gezellige ambiance van het salon.

Een groeiende groep bewoners gaat niet voltijds naar het dagcentrum, maar spendeert

wekelijks één of meerdere dagdelen in hun woning. We herdoopten deze tijd: van “rust

en vertraging” naar “thuistijd”. Dat is een meer dynamische kijk op huiselijkheid. Binnen

thuistijd kan ook het individueel aanbod voor een bewoner gepland worden, zoals

kappersbezoek, winkelen,…


Het is de verwachting dat een grotere aanwezigheid in de woningen op termijn voor een

verschuiving kan zorgen in de bezetting van de ateliers. Door het clusteren van

werkingen wordt in het dagcentrum in grotere groepen gewerkt waardoor de

werkbaarheid onder druk kan komen te staan. Op elke bespreking van het POP komt het

aanbod en het traject van een cliënt ter sprake, ook de vraag naar de wenselijkheid van

meer thuistijd.

We bogen ons ook over het ontspanningsaanbod omdat we ook vrije tijd

groepsoverstijgend willen bekijken, met aandacht voor aangepaste activiteiten voor

specifieke doelgroepen. Een maandelijkse dansnamiddag in de sportzaal is alvast een

voltreffer en combineert dikke ambiance met plezante beweging.

Voor 2018 willen we focussen op de ondersteuning van de clusterwerkingen in het

dagcentrum. Via een grondige zelfevaluatie-oefening willen we de samenwerking en het

aanbod optimaliseren binnen

-de artistieke cluster (crea, klei, textiel) en hout

-de associatieve cluster “Mikst” (kaars, papier, textiel) en jobteam

-de voedingscluster (bakkerij en tuin)

Daarvoor gebeuren ook een aantal infrastructurele aanpassingen, waarbij het maken van

gaten symbool kan staan voor de openheid die we willen creëren voor verbindende

samenwerkingen.

Het optimaliseren van de inzet van personele middelen.

De volgende items werden gerealiseerd:

Het uitwerken van de toekomstige rol en positie van de medische dienst (er werd een

hoofdverpleegster aangesteld en de medische dienst werd uitgebreid ter ondersteuning

van de maaltijden toiletmomenten).

Verhogen van de samenwerking binnen de pijlers en over de clusters heen

De visietekst over teambuilding werd uitgeschreven en er werd een financiële stimulans

vanuit de voorziening toegevoegd

Het arbeidsreglement werd met ondersteuning van de juridische dienst van Acerta

uitgeschreven maar moet zijn finalisering nog krijgen in 2018 met aandacht voor overleg

met de ondernemingsraad, het Vlaams Intersectoraal Akkoord 5, de wet Peeters over

werkbaar en wendbaar werk en de optimale inzet van personele middelen

De onderhandelingen met thuishulpdiensten werden opgestart maar er zal pas een

overkomst gerealiseerd worden in 2018

Vanaf 2018 werken we met een zelfstandige kine, een zelfstandige psychiater en een

zelfstandige verpleging

Een aantal logistieke taken werden uitbesteed in 2017 zoals groendienst en poetsdienst

en er was een prospectie rond de wasdienst.

Het uitschrijven van vernieuwde visieteksten

Er werd een visietekst uitgewerkt over vrijwilligerswerking.


Een evaluatie van de huidige infrastructuur, het aftasten van huidige woonnoden en het opstellen van

een masterplan

Er kwam een vervolg op de besprekingen met OCMW Kampenhout, Vlabinvest en

Provinciale Huisvestingsmaatschappij Providentia over het afsluiten van een

engagementsverklaring en een samenwerkingsovereenkomst over het woonproject in de

Tiendeschuurstraat voor 10 cliënten.

Er volgden vele besprekingen van de uitgewerkte nota’s rond infrastructuur op de Raad

van Bestuur met het oog op het opstellen van een masterplan waarbij zowel de

inclusieve woonnoden als de meer intensieve woonnoden worden meegenomen.

Er werd een ontwerpversie van een verbouwing uitgewerkt door het architectenbureau

Inge Van Haver op basis van verworven informatie rond VIPA-subsidies, de normen van

de ruimtelijke uitbreidingsplannen, de woonvragen, de renovatienoden en de

bevragingen bij personeel. Dit krijgt een vervolgt in 2018 via de oprichting van een

bouwcommissie architectuur en een bouwcommissie financieel.

Werken rond Image Building en Regionale verankering

OTB maakte zijn aanbod bekend via alle gebruikersorganisaties en had veel aandacht voor

storytelling (verhalen van cliënten en netwerk) via website en sociale media.

Ontwerpen en afsluiten individuele dienstverleningsovereenkomsten

Er werden nieuwe Individuele DienstverleningsOvereenkomsten (IDO’s) voor de huidige en de

nieuwe gebruikers ontworpen (maar naar aanleiding van de aangepaste wetgeving maar pas

afgesloten in 2018) , rekening houdend met:

De zorgvraag van de cliënt

De nieuwe prijsbepaling (luik 2 (zorg) en luik 3 (woon – en leefkost)

De optimale benutting van de infrastructuur

De afspraken rond aanwezigheden

Het Persoonlijk Ondersteuningsplan (POP)

Matrixen en zorgpakketten

Mogelijke verhoging van woonaanbod (5 naar 7 dagen)

Er werd een nieuwe opname - en ontslagprocedure van cliënten uitgewerkt met aandacht voor:

Het ontwikkelen van nieuwe documenten / formulieren

Aansluiten bij budgethouderverenigingen

(Open) aanbod bekend maken via alle mogelijke communicatiekanalen

Prospectie rond samenwerken met netwerken : eigen (onder)handelen optimaliseren,

het netwerk actiever en methodisch betrekken bij cliëntoverleg en POP-besprekingen

(Persoonlijk OndersteuningsPlan).


Ontwikkeling administratieve en ICT-tools

De ontwikkeling van een tool kostprijsberekening (Sopfi) in samenwerking met de

werkgeversorganisaties SOM en Vlaams Welzijnsverbond en met Moore Stephens kreeg

zijn vervolg in een samenwerkingsverband met tRede maar zat echt nog in zijn

kinderschoenen in 2017.

De implementatie van het softwarepakket Scansys waarbij facturen en kostennota’s

automatisch worden ingelezen en toegewezen aan een boekhoudkundig

rekeningnummer, kostenplaats en kostendrager werd gerealiseerd in 2017.

Er kwam verdere prospectie rond software over cliëntendossiers in 2017.

De offerteformulieren werden in 2017 opgemaakt in samenwerking met tRede op basis

van verschillende menu’s en pakketten en op basis van de verschillende

budgetcategorieën (bv. lichte zorgvorm, standaard, standaard plus, intensieve

zorgvorm).

Het nieuw uniform en analytisch boekhoudplan conform afspraken binnen tRede na

evaluatie werd geïmplementeerd in 2017.


2017/2 - Duurzaam loopbaanbeleid

Competentie- en talentontwikkeling

Ontwikkeling van talenten op individueel niveau in kaart brengen a.d.h.v. POP’s

1. De opstart van de van ontwikkelgesprekken met ruimte om de sterktes van de medewerker

te benoemen en hoe hij deze kan inzetten

GAP-analyse opstellen tussen de huidige competentiematrix en vernieuwde competentieprofielen

1. Visie ontwikkeld over het opstellen van een competentiematrix die vertrekt vanuit

De vraaggestuurde pedagogische visie

De sterktes en talenten van de individuele teamleden die tesamen alle nodige

competenties en kennis in een team bewaken

2. Een uitgewerkte tool voor de competenties en kennis per team in kaart te brengen

Strategisch VTO-plan opzetten

1. Uitgeschreven strategisch VTO-plan

Met als focus zowel het proactieve als reactieve gebruik van VTO. Door middel van

VTO willen we de medewerkers ondersteunen in het omgaan met de veranderingen

die zich afspelen in de sector en OTB

Als startpunt de competenties en resultaatgebieden van de functieprofielen

gebruiken voor de persoonlijke ontwikkeling van de medewerkers

2. Detectie VTO-behoeften

Stappenplan / draaiboek uitgewerkt om 2-jaarlijkse een grote VTO-behoefte detectie

te kunnen uitvoeren over heel de voorziening

Opstellen en uitvoeren van een enquête m.b.t. VTO-behoeften voor alle

medewerkers

Beleid rond kennisoverdracht

Niet uitgewerkt in 2017 – verder opvolgen in 2018

Rollen en verantwoordelijkheden vernieuwen en focus op zelfsturing en aandacht voor een

gezonde work-life balance

Beleid ontwikkelen omtrent een permanente feedbackcultuur

1. Opstellen en invullen van een tevredenheidsenquête door alle medewerkers

2. Organisatie van interactieve sessie m.b.t. communicatie en feedback voor alle medewerkers

Input geven over hoe de feedbackcultuur verbeterd kan worden

Wervings- en selectiebeleid afstemmen om de nieuwe rollen en verantwoordelijkheden

1. Vernieuwde beleidstekst werving en selectie waarbij de wervings- en selectieprocedure start

vanuit het functie- en competentieprofiel


2. Nieuw sjabloon vacature

Start vanuit het functie- en competentieprofiel

Voor het verspreiden van de vacature maken we gebruik van de digitale (sociale)

media.

3. Nieuwe gespreksleidraad die door alle leidinggevende gebruikt wordt

Verzuimbeleid vernieuwen met nadruk op preventie

Opsplitsing van het preventief en curatief verzuimbeleid

1. Herschreven curatief verzuimbeleid

Herhaalde communicatie m.b.t de afspraken rond melden van afwezigheden

Checklist terugkomst langdurig afwezigen opgesteld om zo hun integratie

makkelijker te laten verlopen

2. De beslissing gemaakt om een welzijnsbeleid op te starten waarvan het preventief

verzuimbeleid een deel van zal uitmaken

Door het IDEWE wordt momenteel een vragenlijst rond het psychosociaal

welbevinden van de medewerkers afgenomen.

In de zomer van 2018 zal de ondersteuning vanuit het IDEWE worden opgestart om

ons de helpen bij de uitbouw van het welzijnsbeleid

Beleid ontwikkelen voor het opstellen van een personeelsvriendelijke planning

1. Beleidstekst rond jobrotatie uitgeschreven en ingevoerd

2. Vanuit de werkgroep HR van tRede werden infosessie georganiseerd om de medewerkers te

informeren over de impact van de veranderingen binnen de sector op hun functie.

Verandermangement: omslag naar coachend leiderschap om medewerkers te ondersteunen in het

realiseren van de gewenste transitie

Ontwikkelen van een visie en actieplan op vlak van omgang met veranderingen

1. Oprichten van een tijdelijke werkgroep/ coördinatieteam om een visie en actieplan uit te

werken

2. Organisatie van interactieve sessie m.b.t. communicatie en feedback voor alle medewerkers

Input geven over hoe de communicatie kan verbeterd worden

Input geven over hoe omgaan met veranderingen en de communicatie van

veranderingen

Ondersteuning van leidinggevenden en medewerkers in tijden van verandering

1. De organisatie van 2 vormingsmomenten, in het najaar van 2017 en het voorjaar van 2018

voor de leidinggevenden en het omkaderend personeel over verandermanagement

Vorming 1: Veranderingsmanagement algemeen

Vorming 2: veranderingsmanagement toegepast op OTB

2. De implementatie van algemene informatiesessies voor alle medewerkers 4x per jaar om hen

op de hoogte te brengen van de veranderingen en een antwoord te bieden op hun

bezorgdheden en vragen (in de mate van het mogelijke)


2017/3 – Werkgroepen

WERKGROEP ICT

Doelstelling : Vergemakkelijken van PC-gebruik en optimaliseren gebruik van Orbis Dagboek en MS

Outlook.

Realisatie 2017:

Er waren 4 samenkomsten over het werkjaar met volgende items:

Verdere implementatie van Orbis Dagboek in alle leefgroepen en dagcentrum

Organisatie opleidingen rond ICT-gebruik

Optimaliseren werken met Outlookagenda’s

Uniformiseren mappen, sjablonen, format verslagen en archivering

Intervisie rond geïmplementeerde en nieuwe softwarepakketten

Intervisie over verbetering van het bijhouden van cliënteninformatie en informatie over

aanwezigheden (maaltijden, …)

Tevens konden er binnen deze werkgroep specifieke vragen gesteld worden en beantwoord worden.

WERKGROEP PERSONELE MIDDELEN

Doelstellingen : De kwaliteit van werk verhogen met het oog op efficiëntie en effectiviteit en

tevredenheid van de personeelsleden.

Realisatie 2017:

Er waren 6 samenkomsten over het werkjaar met volgende items:

Het uitwerken van een huishoudelijk reglement

Het uitwerken van een visietekst teambuilding

Het voorstellen van de procedure ontwikkelen en evalueren van de medewerkers

(competentiemanagement)

Het opmaken van een werkgelegenheidsplan en met aandacht voor de loonkloof

Bespreking en feedback op de gesprekkencyclus

Evaluatie onthaalprocedure 2016

Voorstelling nota VAPH “Het beleidsplan/ondernemingsplan als leidraad voor sociaal

overleg”

Bespreking algemene visie verzuimbeleid

Stand van zaken ESF-project

Voorstelling nieuwe procedure selectie en werving

Aanzet tot een VTO-beleid

Toelichting tevredenheidsenquête

Toelichting bij het arbeidsreglement (work in progress)

Brainstorming rond welzijnsbeleid


GRIJZE CEL

Doelstellingen 2017:

1. Organistatie van het jaarlijks gedenkmoment

2. Organiseren van een vorming “rouw en verlies” voor bewoners

3. Organiseren van vorming “rouw” voor begeleiders

4. Vorming en info rond “ dementie”, “ouder worden”, “palliatieve zorgen” en levensverhalen.

5. Visie ouder worden en palliatieve zorgen kritisch doornemen in het licht van de

organisatievernieuwing, ontwikkelingen in de zorgsector.

Realisatie 2017:

1. Gedenkmoment heeft plaatsgevonden op donderdag 26 oktober. Voorbereiding en

uitvoering gebeurde door de actief betrokken leden.

2. “Rouw en verlies” voor bewoners.

- Anja heeft zich ingewerkt met Carole om de sessies te begeleiden.

- Er zijn twee reeksen gerealiseerd van telkens 4 sessies +1 kerkhofbezoek.

Voorjaar 2017: belevingsgerichte reeks

Najaar 2017: gewone reeks

- 1 workshop” Hoe troost ik een vriend.?“ voor bewoners van 1 leefgroep ifv hun specifieke

vragen door Ilse en Anja.

- Artikel in “Weliswaar” van november verschenen over de vorming “ Rouw en verlies”.

3. “Rouw” voor begeleiders. Wegens te weinig vraag voor collectieve vorming, niet opgenomen

in VTO. Coaching en opvolging wordt opgevangen nav situaties en voorvallen door

pedagogen, sociale en medische dienst.

4. Vorming en info rond “ dementie”, “ouder worden”, “palliatieve zorgen” en levensverhalen.

Wegens te weinig vraag dit jaar niet opgenomen.

5. Visie ouder worden en palliatieve zorgen kritisch doorgenomen. Opmerkingen zijn

doorgegeven aan pedagogische en medische dienst.

ONDERSTEUNENDE COMMUNICATIE

Doelstelling : Ondersteunende communicatie, zowel kennis als praktijk, blijven verankeren in onze

werking.

Realisatie 2017:

Aansluitend bij onze evaluatie van 2016 organiseerden we op 23 maart een bijeenkomst voor alle

communicatieverantwoordelijken rond de centrale vraag: hoe kunnen we ondersteunde

communicatie, zowel kennis als praktijk, blijven verankeren in onze werking?

Op basis van voorbereide vragen ontspon zich een boeiende discussie die resulteerde in volgende

plannen en afspraken:

We willen tijdens teamoverleg meer vertrekken vanuit de communicatie-eigenheid van

individuele cliënten. Daartoe wordt een communicatiepaspoort ontworpen dat als basis

dient om in kaart te brengen welke ondersteunende communicatie iemand nodig heeft,


zowel om te begrijpen wat wij zeggen als om zichzelf begrijpbaar te maken voor anderen.

Evaluatie: presentatie communicatiepaspoort op Werkgroep Ondersteunende Communica

van 4 mei. Het is een sjabloon voor de beschrijving van de communicatie-eigenheid van

cliënten, zowel actief als passief. Op basis van concrete casussen wordt feedback gegeven op

het ontwerp. We maken ook afspraken rond gebruik: gekoppeld aan POP en deel van de

begeleidingskenmerken.

De ambitie om uit de communicatiepaspoorten thema’s voor verdere verdieping te kunnen

puren, blijft overeind, maar kreeg nog geen invulling.

We willen bekijken of er vanuit de diverse communicatieprofielen lijnen en

opmerkelijkheden te distilleren zijn die mogelijks vragen om verdieping. Er is zeker al vraag

naar vorming over de communicatie-eigenheid van personen met Downsyndroom.

Evaluatie: thema communicatie bij personen met Downsyndroom werd gebracht op de

Werkgroep Ondersteunende Communicatie van 21/9, gebaseerd op het boek van Karel De

Corte en op onze eigen ervaringen (interne vorming door KD).

We willen de bewonersvergaderingen terug opwaarderen want we zien dit als een belangrijk

kanaal om te informeren en als een platform om naar bewoners te luisteren. Het is ook de

bedoeling om daar verslag uit te brengen van de cliëntenraad en deze ook voor te bereiden.

Evaluatie: het belang van bewonersvergaderingen werd onderlijnd en good practices gedeeld.

Een meer systematische aanpak van het thema is nodig, zeker ook omdat

bewonersvergaderingen een belangrijke lijn hebben met de voorbereiding en terugkoppeling

van de cliëntenraad.

Er wordt nood gevoeld aan meer signalisatie in huis. We willen nadenken over hoe onze

architectuur meer oriënterend kan werken.

Evaluatie: dit thema werd aangehaald, maar ook verwezen naar de voorstudie van de

architecte rond leesbaarheid van onze gebouwen en campus.

We behouden de SMOGtrainingen voor gebruikers en op alle pijlers en

bewonersvergaderingen en introduceren ZMOGsessies (zingen met ondersteuning van

gebaren).

Evaluatie: Zmog is een goed initiatief gebleken. De sessies lopen fijn en willen we zeker ook in

2018 behouden (eenmaal per maand). De SMOGtrainingen hadden te lijden door

onderbezetting, maar blijven een belangrijk aanbod voor zeker acht cliënten die actieve

SMOGgebruikers zijn.

Actualiseren van de pasfoto’s tbv visuele overzichten.

Evaluatie :Er werd daartoe actie ondernomen in woning 6, maar dit bleek een moeilijker

opgave dan gepland. Het lijkt aangewezen te zoeken naar en externe fotograaf

Op de laatste bijeenkomst op 16/11 werd een demo gegeven van de mogelijkheden van WAI-

NOT, incl. de “sorrypas”.

Ondertussen krijgen 10 cliënten individuele ondersteuning van vrijwilligers in het oefenen

met de mogelijkheden van dit toegankelijk internet.


WERKGROEP RELATIES en SEKSUALITEIT

Doelstellingen 2017:

1. Casusgerichte intervisie op aanvraag

2. Visietekst : verspreiden van de herwerkte visietekst relaties en seksualiteit

3. Vormingssessies organiseren ivm basisvorming seksualiteit en relaties en ivm weerbaarheid

4. Stimuleren van overleg bij begeleiders over seksualiteit & relaties

5. Thema lichamelijkheid onder de aandacht brengen

6. Organiseren van belevingstheater Ammor

Realisatie 2017 :

1) Casusgerichte intervisie

Vragen van aandachtsbegeleiders, teams, pedagogen kunnen worden voorgelegd aan het

expertiseteam. In functie van de vraagstelling wordt een ad hoc intervisiegroep samengesteld samen

met de leden van het expertiseteam.

EVALUATIE : er werden dit jaar geen aanvragen voor intervisie ingediend.

2) Visietekst : verspreiden van de herwerkte visietekst relaties en seksualiteit

Een vertegenwoordiger van het expertiseteam geeft een woordje uitleg + een exemplaar op papier af

op elke PO.

EVALUATIE : elk team kreeg op PO de vernieuwde visietekst (korte uitleg + papieren versie om op te

hangen) en dit samen met een presentje.

3) Vormingssessies organiseren ivm basisvorming seksualiteit en relaties en ivm weerbaarheid

Uitnodigen van mensen die op wachtlijst staan vanuit een vraag op CO of POP

Aangemelde deelnemers worden gescreend door SD

Opstart van beide groepen : Virginie en Koen geven de basisvorming, Karine en Annemie geven weerbaarheid.

EVALUATIE : de sessies weerbaarheid werden opgestart in het voorjaar, doch stopgezet omwille van

te kleine groep deelnemers (4).

De reeks Ik & Mijn lijf werd georganiseerd in het najaar voor 6 deelnemers.

4) Stimuleren van overleg bij begeleiders over seksualiteit & relaties

Zoeken naar een efficiënte manier om dialoog over de thema’s van de visietekst levendig te houden.

EVALUATIE : het gebrek aan overlegmomenten en de overload aan informatie zochten we een

creatieve manier om begeleiders te bereiken. Iedere maand gaat er een kwisvraag over een thema


van de visietekst naar de teams (digitaal en op papier). Dit wordt opgehangen op het kleinste

kamertje (waar mensen nog even op ’t gemak zitten). Hierdoor wordt er nog wel over gesproken.

5) Thema lichamelijkheid onder de aandacht brengen

Zoeken naar een gepaste manier om begeleiders te laten stilstaan bij het belang van lichamelijkheid en aanraking bij onze cliënten. EVALUATIE : De vorming “de kracht van aanraking” werd met succes georganiseerd in OTB. Dit werd op verschillende teams met concrete voorbeelden doorgegeven. Deze vorming wordt herhaald in februari 2017.

6) Organiseren van belevingstheater Ammor

Het belevingstheater Ammor werd op 22/09/2017 gebracht in het CC van Haren. Dit was een aangename en inspirerende beleving voor vele cliënten en personeel.

53 | Actieplannen 2018

Actieplannen 2018

Er werd een masterplan voor 2018 uitgewerkt met 8 thema’s:

1) Van begeleider naar ondersteuner

2) Naar een duidelijk doelgroepenbeleid

3) Optimaliseren inzet van onze personeelsuren

4) Een win-win samenwerking met thuiszorg

5) Uitwerken systeem kostprijscalculatie voor woon-en leefkosten

6) Optimaliseren en uitbreiden van onze infrastructuur

7) VTO-beleid

8) Implementatie GDPR

1) Van begeleider naar ONDERSTEUNER

Elk team wordt begeleid in de inschaling van hun bewoners op zes dimensies die als het meest

relevant in het nieuwe denken gezien worden:

• Emotionele ontwikkeling

• Prikkelgevoeligheid

• Sociaal netwerk

• Maatschappijgerichtheid

• Eigen regie

• Fysieke verzorgingsnood

We kijken aansluitend ook naar wat dat betekent qua verwachtingen en competenties voor

begeleiders.

De zes dimensies vertaald naar begeleiders:

• Verbondenheid

• Sensitieve responsiviteit

• Netwerkondersteuner

• Bruggenbouwer

• Empoweren

• Zorgondersteuner

2) Naar een duidelijk DOELGROEPENBELEID

• Vanuit de oefening rond vraagsturing de verschillende identiteiten van de

woningwerkingen verhelderen


• Beeld van onze expertise en sterktes gebruiken als input voor keuzes (positieve

en negatieve)

• Vanuit instroom: verwachting van personen met zwaardere zorgprofielen

intensere zorgvormen op de grote campus

• Inclusief wonen uitbreiden (ook impact op actuele bewoners)

• Denk- en rekenproces rond afbouw dagcentrum voor externe cliënten?

3) A) Optimaliseren INZET BEGELEIDERSUREN

Doelstelling: slim samenwerken tussen woon-en dagondersteuning

• Koppelen van pijlers in de woonondersteuning aan clusters in de atelierpijler

• Vereiste: Eerst de basistaken per werking verzekeren en dan pas “oversteken”

• Belang van wederkerigheid:

• atelierbegeleiding ondersteunt op woning-piekmomenten

• Woningbegeleiding ondersteunt met dagdelen in ateliers

• Om duurzaam te werken wordt er rekening gehouden met de competenties en

talenten van leefgroepbegeleiders bij het toewijzen van de materie (hout-klei-

verf,…-textiel), anderzijds beperkt de inzet van een atelierbegeleider zich in eerste

instantie tot de maaltijdondersteuning in de leefgroep. Zo blijft de bijkomende

opdracht aantrekkelijk en overzichtelijk

• Opstart: Proefproject tussen pijler B en Artistieke cluster, de voorbereiding

hiervan is bezig in november 2018 start de eerste uitwisseling.

B) Optimaliseren INZET BEGELEIDERSUREN

Doelstelling: Een methode ontwikkelen om de werkuren buiten de vroege en de late

diensten van de begeleiders binnen de woonondersteuning te kunnen opvolgen in functie

van de efficiënte besteding ervan.

• Het gaat over de activiteiten tijdens de werkuren die buiten de strikte vroege en

late diensten vallen

• Welke activiteiten gebeuren daar nu? Welke keuze wordt er gemaakt, wat zijn de

prioriteiten?

• We willen open communiceren over de invulling van werktijd in functie van

optimale dienstverlening aan cliënten

• We bepalen met de verschillende betrokkenen de prioriteiten binnen het

zorgaanbod en stemmen de middelen daar op af

• Het ontwikkelen van de methode, in samenspraak met betrokkenen moet eind

2018 afgerond en in 2019 uitvoerbaar zijn.

4) Samenwerking THUISZORG

Pilootproject: Hoe samenwerken met zorgkundige/verzorgende binnen de teamwerking van

het TNW.

Doel= Welke kansen en uitdagingen zitten er voor bewoners én begeleiders in door te gaan

samenwerken met een dienst thuishulp. Naast meer handen op de werkvloer willen we de

verschillende taken meer toewijzen volgens de competenties van deze medewerkers die ze

gaan uitvoeren.


Proeftuin= Pijler A

Timing= opstart: 1 september 2018

Looptijd= tot 31 maart 2019

Input vanuit thuishulp= 1 zorgkundige/verzorgende laten meedraaien tijdens vroege dienst

van 7u30 tot 10u00 en late dienst van 17u00-20u30

5) Uitwerken KOSTPRIJSCALCULATIE

Implementatie van een budgettool die toelaat om

• Verschillende simulaties uit te voeren m.b.t. aan te rekenen kosten op basis van

strategische beslissingen/standpunten ;

• Onderbouw te bieden voor een prijsdefinitie van de verschillende aangeboden

en/of nieuwe diensten (wat kost zorg?);

• De bedoeling is om een diepgaand inzicht te krijgen op onze kosten- en

inkomstenstructuur als voorbereiding op de overgang naar de Woon- en

leefkosten (ten laatste 2021).

• Er is een projectgroep in tRede opgestart waarbij het startschot op 27 februari

heeft plaatsgevonden. Deze projectgroep bestaat uit 4 voorzieningen (HIS, AR,

OTB en ROZ).

Op basis van de volgende data en parameters willen we onze doelstelling behalen:

5) A) De inhoud van de individuele dienstverleningsovereenkomst (IDO) en de bijlagen

Luik I : IDENTIFICATIE + bijlagen

van de budgethouder, wettelijke vertegenwoordiger, vertrouwenspersoon en vergunde

zorgaanbieder

Luik II : ZORG EN ONDERSTEUNING + bijlagen

de bepaling van de ondersteuningsfuncties en de financiële regeling, met name betaling in

punten en/of cash en de omschrijving van het zorgpakket (matrix)

Luik III : WOON- EN LEEFKOSTEN/ PERSOONLIJKE BIJDRAGEN + bijlagen

Luik IV : ALGEMENE BEPALINGEN + bijlagen

zoals missie, visie, waarden, doelstellingen, participatie, klachtenprocedure en afspraken op

basis van het vroegere charter van collectieve rechten en plichten

5) B) Transitie naar woon- en leefkosten

Tijdelijke regeling tot ten laatste eind 2020 : de cliënt betaalt een persoonlijke bijdrage voor

elke aanwezigheidsdag, rekening houdend met het gereserveerd inkomen en de socio-

culturele bijdrage.

Regeling houdt ten laatste op 31/12/2020 : bespreking en voorstel moet voor eind 2019 met

de gebruikersvertegenwoordiging.


Definitie woon- en leefkosten :

WOONKOSTEN:

De vergoeding voor het gebruik of de huur van een woning, kamer, studio of appartement en

eventueel gemeenschappelijke ruimtes die door de gebruiker in het kader van de

dienstverlening gebruikt kunnen worden, met inbegrip van de vergoeding voor het gebruik

van water, verwarming en elektriciteit en de vergoeding van normale en kleine herstellingen

van deze ruimtes.

Een aantal items moeten nog uitgeklaard worden :

- De zorggebonden infrastructuur kan opgedeeld worden in 3 delen:

- Een slaapgedeelte (individuele kamer)

- De gemeenschappelijke ruimte binnen de leefgroep (keuken, living, sanitair,

badkamer, …)

- De gemeenschappelijke ruimte buiten de leefgroep (therapielokalen,

snoezelruimte, sportzaal, ateliers, …)

- De aanrekening op basis van een maandelijkse huur of via hotelformule (afhankelijk van

aanwezigheid van de cliënt)

- Flexibele opvang voor niet-reguliere gebruikers (cliënten die komen logeren)

- Wat bij overmacht? Bij hospitalisatie moet de woonkost betaald worden maar niet de

leefkost.

LEEFKOSTEN :

De vergoeding voor het levensonderhoud, zoveel mogelijk te individualiseren, maar er zal

ook een solidariteitsprincipe zijn (bv. verzorgingsproducten). Deze zijn:

- Voeding en drank aan te rekenen op basis van gebruikte maaltijden

- Onderhoud en schoonmaak van de woning en gemeenschappelijke ruimtes

- Collectieve aansluiting op internet en aansluiting van tv en telefoon

- Was- en strijkservice aan te rekenen volgens frequentie

- Collectieve medicatie

- Collectieve verzorgingsproducten

- Beschermingskledij in atelierwerking

- Verzekeringen

6) Optimaliseren INFRASTRUCTUUR

6) A) Het (ver)bouwen van de site op een financieel haalbare & duurzame manier met als

volgende stappen :

• Analyse veiligheid en energiehuishouding

• Analyse van de huidige stedenbouwkundige en VIPA normen

• Analyse van de toekomstige zorgvraag in het kader van PVF (o.a. grotere

comfortabele kamers, betere rolstoeltoegankelijk, akoestiek);

• Onderzoek van de financiële draagkracht van OTB in het kader van dit project

• Antwoorden zoeken voor de huidige noden en de toekomstige organisatie

(optimalisatie, aanbod, werking, …) via een bouwcommissie (financieel en

architecturaal) en via een haalbaarheidsstudie door architect (blok A en B, kamers

van 16m2 met sanitair)


6) B) 10 bijkomende kamers voorzien aan Zuurhage i.s.m. de provinciale

huisvestingsmaatschappij Providentia en Vlabinvest, waarbij OTB huurder wordt van de

infrastructuur.

7) VTO-beleid

Prioriteit: Van begeleider naar ondersteuner

Doelstelling: het versterken van het vormings- en opleidingsbeleid op basis van

Vraagsturing: algemene bevraging moet vormingsnoden voor de komende jaren

duidelijk maken. Resultaten van de bevraging worden opgenomen in het masterplan

met bespreking in het beleidsteam met aandacht voor de match tussen het

competentieprofiel en masterplan en de opleidingsnoden

Dossier bij het Europees Fonds ESF om subsidies te bekomen voor opleidingen in te

dienen voor eind augustus 2018

VIA5 (het 5e Vlaamse Intersectoraal Akkoord voor de social/non profitsectoren)

VIA5

• De voornaamste krachtlijnen:

• De verdere ontwikkeling van een 2e pensioenpijler

• Een verhoging van de eindejaarspremie (volledige 13e maand)

• Een door iedereen gedragen functieclassificatie

• Een versterking van het vormings- en opleidingsbeleid

• De opmaak van stabiele en voorzienbare uurroosters

• Meer aandacht voor welzijn zoals het verminderen van de hoge werkdruk, stress,

burnout, … maar ook het bevorderen van re-integratie en progressieve

werkhervatting na ziekte of ongeval

8) Implementatie GDPR

Vanaf 25 mei 2018 vallen we onder General Data Protection Regulation (Algemene

gegevensverordering) = Europese Privacyverordening

• Reglementering i.v.m. het beheren, bewaren en verwerken van persoonsgegevens

• Betreft gegevens van cliënten, personeel, vrijwilligers, leveranciers, etc….

• Boetes in geval van niet-naleving


STAPPENPLAN voor implementatie :

Belangrijke vragen

Legitieme basis om gegevens te bewaren

Basisbeginselen respecteren

Rechten van diegene wiens gegevens je bewaart

Plichten van het bedrijf

Belangrijke vragen :

• Worden er gegevens opgevraagd / verwerkt / bewaard?

• Wordt er bijzondere informatie gevraagd zoals gezondheid, …?

• Wordt er info van strafrechtelijke aard gevraagd?

• Wie is de verantwoordelijke?

• Wie is de verwerker van gegevens?

• Wie is de ontvanger ?

Legitieme basis om gegevens te bewaren?

• Uitdrukkelijke toestemming

• Noodzakelijk voor de overeenkomst

• Wettelijke verplichting

• Vitaal belang

• Algemeen belang / openbaar belang

• Gerechtvaardigd belang

Basisbeginselen in acht te nemen

• Rechtmatig, behoorlijk en transparant

• Doelbinding

• Minimale gegevensverwerking

• Actuele gegevens

• Opslagbeperking (in de tijd)

• Integer en vertrouwelijk

• Verantwoordingsplicht

• Rechten van diegene wiens gegevens je bewaart

• Informatie

• Recht op bezwaar

• Recht op verbetering

• Recht op wissen / vergeten

• Recht op beperking van verwerking


Plichten van het bedrijf / verwerker

• Verwerkingsregister aanleggen

• DPO aanstellen (eventueel)

• Beveiliging gegevens

• Bewaartermijn

• Procedures (bv. bij datalek)

• Gedragscode

• tRede stelde een beveiligingsspecialist aan om over de 12 voorzieningen GDPR te helpen

voorbereiden. Hij ontwikkelde een dataregister zodat wij kunnen registreren met welke

persoonsgegevens wij omgaan, waarom, hoe lang we deze bij houden, hoe we deze

beveiligen, etc. Hij zal ook een audit doen van onze voorziening en verbeteracties

voorstellen.

• Binnen OTB is Inge verantwoordelijk voor de GDPR. Zij zorgt ervoor dat het dataregister

correct ingevuld geraakt en volgt de verdere invoering van onze plichten in GDPR op.

60 | Samenstelling overlegorganen

Samenstelling overlegorganen

RAAD VAN BESTUUR ONS TEHUIS BRABANT VZW

Segers Herman, Voorzitter

Geysen Jan, Secretaris

De Vusser Marc, Bestuurder

Dekelver Jan, Bestuurder

Delmotte Jean, Bestuurder

Devriendt Marc, Bestuurder

Hemmerechts Herwig, Bestuurder

Houdmont Ben, Bestuurder (mandaat gestopt)

Taels Wim, Bestuurder

Van Belle Guy, Bestuurder (mandaat gestopt)

Vanwinsen Alfred, Bestuurder

Van Houtte Ben, Bestuurder

Vlassenbroeck Annemie, Afgevaardigde

Gebruikersraad

Ronse Yves , Afgevaardigde Gebruikersraad

Worden uitgenodigd:

Beleidsteam


RAAD VAN BESTUUR SOLIDARITEITSFONDS VZW

Puttemans Jan, Voorzitter

Biesemans Jan, Ondervoorzitter

Huybrechts Sarah, Secretaris

De Heyn Dominique, Bestuurder

De Heyn Ann, Bestuurder

De Vusser Marc, Bestuurder

Jappens Bart, Bestuurder

Jappens Magda, Bestuurder

Luyten Rita, Bestuurder

Peeters Moniek, Bestuurder

Pelgrims Ernest, Bestuurder

Segers Herman, Bestuurder

Smedts Edwin, Bestuurder

Tordeur Annick, Bestuurder

Vanderpooten Anita, Bestuurder

Van Ooyen Marc, Bestuurder

Dedullen Claude, afgevaardigde Kiwanis

Vilvoorde

Worden uitgenodigd:

Torbeyns Erik

Blervacq Kathleen

Bruyneel Axelle

Depelchin Elke

Vanhooff Dora


GEBRUIKERSRAAD

Verhaeren Brigitta, Voorzitter

Vlassenbroeck Annemie, Ondervoorzitter

Dekelver Jan, Secretaris

Biesemans Jan

De Valck Marc

Jappens Magda

Paps Marcel

Petitjean Willy

Puttemans Jan

Ronse Yves

Slootmaekers Monique

CLIËNTENRAAD

Verhasselt Eddy, Leefgroep 1

Hespel Arlette, Leefgroep 2

Baets Guy, Leefgroep 45

Boucher Axel, Leefgroep 6

Schots Philippe, Vervanger Zuurhage

Meskens Erik, Leefgroep 45

Desmet Joost, Dagcentrum

Deroover Katrien, Dagcentrum

Van Nerom Kristina, Dagcentrum

Ceulemans Wouter, Vervanger Dagcentrum

Jaarverslag 2017 - Ons Tehuis Brabant VZW · Missie, Visie en Waarden ... herbekeken waar we 2...

Documents

Transcript of Jaarverslag 2017 - Ons Tehuis Brabant VZW · Missie, Visie en Waarden ... herbekeken waar we 2...