Jaarverslag 2015

Jaarverslag 20152

Jaarverslag 2015 3

Inhoudsopgave

Verantwoording met terugblik 2015 5

1. Ambitie 6

1.1 Visie en missie 6

1.2 De ambities van HilverZorg voor 2013 – 2018 6

2 Over HilverZorg 7

2.1 Kerngegevens 7

2.2 Structuur van de organisatie 7

3 Jezelf blijven – de koers van HilverZorg 10

4 Kwaliteit van zorg 11

5 Wat vinden onze medewerkers van HilverZorg? 14

6 Samenwerken in de zorg 15

7 Bestuur en toezicht 18

7.1 Raad van bestuur 18

7.2 Verslag van de Ondernemingsraad 19

7.3 Verslag van de Centrale Cliëntenraad 21

7.4 Verslag van de raad van toezicht 22

8 Financieel beleid 26

8.1 Uitgangspunt huidig financieel beleid 26

8.2 Ontwikkeling resultaat en financiële positie over 2015 26

8.3 Risicomanagement en mate van beheersing 29

Jaarverslag 20154

Jaarverslag 2015 5

De veranderingen in onze maatschappij gaan snel: meer eigen verantwoordelijkheid nemen en meer eigenaarschap tonen. Als instelling ontvangen we minder geld, maar wordt er wel meer verwacht van onze inzet. Deze uitdaging gaan wij graag aan. Dit doen wij onder andere door onze interne organisatie steeds flexibeler te maken, om zo in te kunnen spelen op de veranderende vraag van onze klanten en bewoners: een vraag die past bij eigen regie van mensen. Maar dit doen wij ook door in toenemende mate samen te werken met anderen en technologie in te zetten. Samenwerken met familie, mantelzorgers en vrijwilligers om onze klanten en bewoners heen. Maar ook in de (sociale) wijkteams, met collega aanbieders, huisartsen, het ziekenhuis en de gemeente Hilversum.

Ook het afgelopen jaar heeft HilverZorg vele stappen gezet, zoals we ons hadden voorgenomen in onze meerjarenstrategie 2013 – 2018. Stappen die de komende jaren bijdragen aan onze visie en missie: HilverZorg, jezelf blijven.

De verhuizing van de bewoners vanuit Flat Kerkelanden is in 2015 afgerond en we zijn er trots op dat alle bewoners een nieuw appartement hebben betrokken binnen of buiten HilverZorg, een plek die zij zelf hebben gekozen. Daarna is de renovatie van Flat Kerkelanden in volle omvang gestart, om in mei 2016 weer te heropenen als Nieuw Kerkelanden. Nieuw Kerkelanden is dan klaar voor haar vernieuwde wijkfunctie, maar ook haar expertisefunctie voor bewoners met Gerontopsychiatrie en Niet Aangeboren Hersenletsel.

Onze medewerkers hebben dit jaar wederom veel veranderingen meegemaakt. Dat heeft de nodige impact op hen gehad en voor de nodige instabiliteit binnen diverse de teams geleid. Dit werd veroorzaakt door het afscheid nemen van collega’s in verband met onze afname in aantal klanten. Maar ook door alle verhuizingen van bewoners waardoor teams uit elkaar gingen en weer tot nieuwe teams werden gevormd. De aanloop naar de reorganisatie van de ondersteunende diensten ‘Terug naar de Bedoeling’ vond in 2015 plaats, en wordt in 2016 geëffectueerd. Dit alles heeft in 2015 tot een negatief financieel resultaat geleid. Tegelijkertijd is duidelijk hoe belangrijk het is om alle veranderingen te borgen. Met name in het laatste kwartaal van 2015 is daar veel aandacht voor geweest en dit loopt door in 2016.

In 2015 zijn we gestart met het programma Goede Zorg. Dit om onze focus (nog meer) te richten op de relatie tussen onze klanten/bewoners en onze professionals. Wat is in de basis nodig voor veilige zorg? Hoe zorgen we voor de juiste competenties en het aanboren van de talenten bij onze medewerkers? Hoe zorgen wij voor een leuke en zinvolle dag, voor zorgzame zorg? Dit programma zal meerdere jaren bestrijken en gaat over de essentie van ons werk!Als wij dan vooruit kijken naar 2016, zijn in de 2e helft van dat jaar alle grote veranderingen grotendeels achter de rug. Het gaat dan vooral om het goede gesprek met onze klanten/bewoners, hun familie en met elkaar, daarop aansluiten en verwachtingen waarmaken.

Wij danken al onze medewerkers en vrijwilligers voor hun inzet het afgelopen jaar om alle nodige veranderingen tot stand te brengen. Velen van hen kunnen met passie vertellen over wat ze bereikt hebben en wat dit betekent voor onze klanten. En dat is waar we het allemaal voor doen.

Raad van bestuur, Patricia Esveld en Ben Hammer

Verantwoording met terugblik 2015

Jaarverslag 20156

1. Ambitie1.1 Visie en missie

1.2 De ambities van HilverZorg voor 2013 – 2018

VisieIeder mens is uniek, heeft een eigen levensverhaal en een eigen kring van mensen waarmee hij zijn leven deelt en heeft gedeeld. Als gevolg van ouder worden en/of ziekte is de continuïteit hiervan en grip op het leven niet meer vanzelfsprekend. Dit heeft grote gevolgen voor de persoon zelf maar ook voor de familie en alle andere betrokkenen. HilverZorg gelooft dat ieder mens het onvervreemdbare recht heeft om, ongeacht leeftijd of gezondheid, te allen tijde zichzelf te kunnen blijven.

MissieWij zijn er om beperkingen als gevolg van ouderdom en ziekte te voorkomen of vertragen, zo nodig te behandelen en anders in ieder geval de gevolgen te verzachten. Wij bieden onze klanten in de regio Hilversum een veelzijdigheid aan zorg, van relatief eenvoudig tot gespecialiseerd en intensief. Deze zorg leveren wij zo veel mogelijk waar de klant woont. Wij ontwikkelen specifieke expertise op het gebied van blijvende cognitieve beperkingen op basis van dementie, Niet Aangeboren Hersenletsel en ouderen met chronische psychiatrische problemen.

Klant Wij zijn dichtbij, betrouwbaar en werken veilig. Zo ervaren onze klanten ons.

Partner Wij nemen initiatief en kiezen voor duurzame samenwerking. Zo ervaren onze partners ons.

Generalistische en expert zorg Wij stimuleren klanten in het vormgeven van eigen regie en leveren daarnaast professionele en kwalitatief hoge generalistische en expert zorg.

Buurt- en wijkgericht werken Wij verankeren ons in Hilversumse wijken, zijn zichtbaar en dichtbij.

Medewerkers Wij bieden medewerkers een goede werkplek en besteden aandacht aan hun persoonlijke ontwikkeling. Medewerkers nemen hun verantwoordelijkheid, benutten hun talenten en zijn onze belangrijkste ambassadeurs.

Technologie Wij zetten in toenemende mate technologie in, als ondersteuning bij het leveren van (zelf)zorg en in de samenwerking met onze partners. De ontwikkelingen gaan snel; om ons te kunnen onderscheiden in de toekomst is technologie niet langer een middel, maar een doel op zich.

Financieel gezond Wij voeren een duurzaam gezonde bedrijfsvoering. Wij hebben oog voor kansen en risico’s, en kiezen bewust.

Jaarverslag 2015 7

2. Over HilverZorg2.1 Kerngegevens

2.2 Structuur van de organisatie

Feiten en cijfers

Naam verslagleggende rechtspersoon Stichting HilverZorg

Adres Franciscusweg 10 D

Postcode 1216 SK

Plaats Hilversum

Telefoonnummer 035 - 626 04 00

Nummer Kamer van Koophandel (KvK) 41195096

E-mailadres info@hilverzorg.nl

Website www.hilverzorg.nl

JuridischStichting HilverZorg is statutair gevestigd te Hilversum. Alle voorzieningen zijn gevestigd in Hilversum.

KernactiviteitenHilverZorg levert zorg aan ouderen met een beperking, zowel ‘thuis in de wijk’ in het eigen huis of in de beschutte omgeving van een woondienstencentrum, als in de beschermde omgeving van een expertisecentrum.

Dagcentrum/OntmoetingscentraVoor klanten die thuis wonen, maar behoefte hebben aan structuur en activering, biedt HilverZorg vanuit verschillende locaties dagactiviteiten. In Zonnehoeve is het Dagcentrum voor Psychogeriatrie, speciaal voor mensen met dementie die thuis wonen. Door het samenbrengen van het aanbod van dagbehandeling en dagverzorging ontstaat er een meer geleidelijke en natuurlijke overgang van klanten die nog thuis wonen naar, wanneer dat nodig is, de verpleeghuiszorg van Zonnehoeve.

Voor klanten die thuis wonen maar een lichte vraag om ondersteuning hebben, ontwikkelt HilverZorg het ontmoetingscentrum. Het eerste ontmoetingscentrum is in 2013 gestart in Lopes Dias, onder de naam Lopes In. In 2015 zijn gesprekken gevoerd met de gemeente voor subsidieverlening om nog twee ontmoetingscentra te openen, waaronder bij de locatie St.Joseph.

Jaarverslag 20158

Woondienstencentra in de wijkHilversum is ingedeeld in wijken en HilverZorg heeft haar dienstverlening hierop ingericht. In vijf wijken geeft HilverZorg verpleging en verzorging thuis en er is in elke wijk een woondienstencentrum gevestigd. Naast de zorg thuis, biedt HilverZorg ook HilverZorg Op Maat waarbij inwoners van Hilversum en omstreken gebruik kunnen maken van extra diensten en services.

In de woondienstencentra kunnen ouderen met een langdurige en/of permanente zorgvraag verblijven zonder behandeling. Daarnaast zijn er plaatsen voor kortdurende opname in de woondienstencentra aanwezig. In 2015 is een grootschalige renovatie gestart van de locatie Flat Kerkelanden, waardoor bewoners genoodzaakt waren te verhuizen. Flat Kerkelanden wordt in 2016 omgedoopt tot ‘Nieuw Kerkelanden’ en wordt naast een woondienstencentrum ook een expertisecentrum voor Niet Aangeboren Hersenletsel, Gerontopsychiatrie en Psychogeriatrie. De verbouwing zal in maart 2016 worden afgerond waarna het pand in april 2016 in gebruik zal worden genomen. Ook in De Boomberg vond in 2015 een verbouwing plaats, waarbij een verdieping is aangepast voor zwaardere zorg aan bewoners.

ExpertisecentraStichting HilverZorg levert zorg met verblijf en behandeling vanuit drie expertisecentra, te weten:

• Zonnehoeve, klantgroep Psychogeriatrie• Heydeborg, klantgroep Niet Aangeboren Hersenletsel en Psychogeriatrie• De Stolpe, klantgroep Gerontopsychiatrie

HilverZorg Op MaatOuderen blijven langer thuis wonen dan voorheen. Dat betekent dat vanuit de thuissituatie meer vraag ontstaat naar allerhande services en ondersteuning. Daarom heeft HilverZorg in het najaar van 2014 haar servicepakket HilverZorg Op Maat geïntroduceerd.

In 2015 is hier ook volop aandacht aan besteed met als gevolg 275 actieve klanten die een 8,5 (rapportcijfer, schaal 1-10) voor de dienstverlening geven.

Ouderen ontmoeten elkaar en krijgen ondersteuning in ontmoetingscentrum Lopes In. (foto: Bastiaan Miché)

Jaarverslag 2015 9

In 2014 en 2015 zijn voorbereidingen getroffen om de klanten van Heydeborg en De Stolpe met Niet Aangeboren Hersenletsel en Gerontopsychiatrie in 2016 te vestigen in Nieuw Kerkelanden.

Binnen de setting van een woondienstencentrum bestaan kleinschalige verpleegunits voor psychogeriatrische klanten, te weten:

• Verpleegunit Flat Kerkelanden• Verpleegunit De Boomberg• Verpleegunit De Egelantier

HilverZorg zal haar rol als de expert in de regio Hilversum op het gebied van ouderen met blijvende cognitieve beperkingen op basis van dementie en Niet Aangeboren Hersenletsel (NAH) en ouderen met chronische psychiatrische problemen verder gaan uitbreiden en verstevigen. HilverZorg is toegelaten voor de volgende functies:

• persoonlijke verzorging• verpleging• ondersteunende begeleiding

Vanaf 2015 worden deze functies geleverd vanuit de Wet langdurige zorg (behandeling en verblijf), de Zorgverzekeringswet (persoonlijke verzorging en verpleging) en de Wet maatschappelijke ondersteuning (begeleiding).

Artist impression Nieuw Kerkelanden in 2016

• Verpleegunit St. Carolus• Verpleegunit St. Joseph

• activerende begeleiding• behandeling• verblijf

Premier Rutte en staatssecretaris van Rijn brachten in juli 2015 een werkbezoek aan Heydeborg en spraken uitgebreid met bewoners, familie en medewerkers. (foto: Phil Nijhuis)

Jaarverslag 201510

3. Jezelf blijven – de koers van HilverZorgOnze missie en visie is onze leidraad. Daarop hebben we onze positionering gebaseerd: HilverZorg, jezelf blijven. In 2015 hebben we onze strategie verder uitgewerkt en concreet gemaakt.

MeerjarenstrategieDit zijn onze strategische doelstellingen:

Hoe realiseren we die doelstellingen, terwijl we te maken hebben met maatschappelijke veranderingen en overheidsmaatregelen? Om vanuit een financieel gezonde basis goede zorg te kunnen blijven leveren, is een heldere koers onmisbaar. Deze koers is eind 2013 vastgelegd in de meerjarenstrategie. In 2014 is de focus gericht geweest op zelforganisatie, om teams en medewerkers de ruimte te geven en om vakmanschap aan te laten sluiten op de behoefte van de klant. In 2015 lag de focus op goede zorg, waarin de medewerker uiteraard een hele belangrijke rol heeft.

Wijk- en buurtgericht werkenHilverZorg wil het buurt- en wijkgericht werken verder doorvoeren. In de buurten en wijken van Hilversum vinden we niet alleen onze klanten, maar ook onze voorzieningenstructuur. Samen met andere partijen willen we de zorg en ondersteuning dichtbij de klant brengen. De gemeente heeft Hilversum in wijken ingedeeld en wij hebben onze dienstverlening op deze wijkverdeling ingericht. Sociale wijkteams als Hoost, Riebeeck en Lopes Dias zijn nieuwe vormen van wijkgericht werken.

Terug naar de BedoelingDoor zelforganisatie in de zorg rijst ook de vraag of de ondersteunende diensten voldoende ondersteunend aan de zorg zijn georganiseerd. Sluiten deze nog wel aan op wat in de zorgverlening nodig is? Daartoe is het plan ‘Terug naar de Bedoeling’ in 2015 voorbereid.De titel zegt het al: hoe organiseren we de ondersteuning zodanig dat deze aansluit bij de bedoeling van onze organisatie: het verlenen van zo goed mogelijke zorg aan onze klanten. Hoe zorgen we dat de zelforganiserende zorgmedewerker zo goed mogelijk wordt ondersteund zodat deze zijn werk kan doen? Dit plan heeft tevens als ambitie om door vereenvoudiging van organisatie een krimp in overhead te bewerkstelligen. Dit is ook nodig vanwege de (landelijke) terugloop in aantallen klanten in de komende jaren. Dit betekent dat het aanleiding is voor een reorganisatietraject voor de staf- en ondersteunende diensten. In 2015 is hierover een voorgenomen besluit door de raad van bestuur genomen en een belangrijk medezeggenschapstraject met de ondernemingsraad doorlopen.

Andere plannenDe meerjarenstrategie heeft ook voeding gegeven aan een strategisch vastgoedplan, waarvan een groot deel in 2014 en 2015 is uitgevoerd, een klantstrategie en in een eerder stadium al een strategisch HRM-plan. Stuk voor stuk beleidsdocumenten die van belang zijn om onze strategie te verwezenlijken en als organisatie gezond te blijven.

Een tevreden klant die zichzelf kan blijven Financieel gezond blijven

Het leveren kwalitatief goede zorg Werken met tevreden en professionele medewerkers

Jaarverslag 2015 11

4. Kwaliteit van zorg

Ook in 2015 heeft HilverZorg de geboden kwaliteit van zorg scherp in gaten gehouden. Vanwege vele interne en externe ontwikkelingen - zoals implementatie zelforganisatie, sluiting locaties en ingrijpende verhuizingen- is er een grote druk geweest op zowel de teams als de managers. Om de kwaliteit van zorg te borgen is veel extra inzet nodig geweest.

Programma Goede Zorg In 2014 is er een maatschappelijke discussie gestart over de kwaliteit van de ouderenzorg, met name in verpleeghuizen. De algemene tendens is dat er niet alleen kritisch gekeken wordt naar de geboden kwaliteit, maar ook of de verwachtingen reëel zijn. Binnen HilverZorg leeft deze discussie al langer; het denken over kwaliteit en goede zorg moet aansluiten bij de behoefte van de klant. Waar is behoefte aan? Hoe vinden we de aansluiting beter? HilverZorg zoekt actief naar antwoorden op deze vragen, maar het is duidelijk dat wij hier niet alleen in staan.

HilverZorg heeft in 2014 en 2015 haar visie op goede zorg geformuleerd. Daarin staat centraal dat goede zorg wordt gegeven en bepaald in de relatie tussen medewerker en klant; de mate waarin een medewerker in staat is om aan te sluiten bij wensen en behoeften van een klant, waarbij de eigen regie van klanten zoveel mogelijk behouden blijft.

‘Dat iemand zichzelf kan blijven en zich gehoord en serieus genomen voelt’

Foto: Margot Brakel

Jaarverslag 201512

Het programma Goede Zorg van HilverZorg is in lijn met het kabinetsbeleid en bijbehorend programma ‘Waardigheid en Trots’ waarin gewerkt wordt aan de verbetering van de kwaliteit van de langdurende ouderenzorg. In het programma Goede Zorg zijn de onderdelen van goede zorg benoemd: veilige zorg, competente zorg en zorgzame zorg. Met dit veelomvattende programma willen we bereiken dat de klant de zorg als veilig en comfortabel ervaart en dat de professionals daarvoor ook de juiste competenties ontwikkelen. Er wordt in het programma Goede Zorg dan ook veel geïnvesteerd in leren en opleiden van medewerkers.

In de afgelopen jaren heeft de focus met name gelegen op de onderdelen veilige zorg en competente zorg. Maar juist de zorgzame zorg vraagt nu meer prioriteit, hierin staat aandacht en aanwezigheid centraal. In 2015 zijn de onderdelen verder uitgewerkt en concreet gemaakt. Wat vraagt dit? Hoe ondersteunen we medewerkers daarin? Hoe geven we medewerkers daarin de ruimte? Het Programma Goede Zorg loopt in 2016 door.

Verder is in 2015 opnieuw (volgend op een bezoek in 2014) door de IGZ een bezoek aan de verpleegunit van De Egelantier gebracht. Naar aanleiding daarvan is HilverZorg-breed een verbetertraject in gang gezet. Eén van de maatregelen was om een extern bureau ook op andere verpleegafdelingen te laten beoordelen of aan de IGZ-normen werd voldaan. Door alle inspanningen kon de IGZ nu het gehele traject afronden, vanuit het vertrouwen dat HilverZorg de goede dingen in gang heeft gezet.

De HKZ-certificerende instantie DEKRA kijkt ook over de schouders van HilverZorg mee of aan algemene kwaliteitseisen wordt voldaan. In 2015 hebben hierdoor de zorgdossiers en de cliëntplannen veel extra aandacht gehad. Medewerkers hebben alle dossiers op juistheid en volledigheid beoordeeld. Gesteld kan worden dat door deze inspanningen ook de kwaliteit van de zorg beter is geworden.

Jaarverslag 2015 13

Klanttevredenheid en klantervaringenKwaliteit ontstaat in de relatie tussen klant en professional. De professional gaat in dialoog met de klant en diens familie; welke mogelijkheden heeft de klant, wat is de hulpvraag, wat heeft de klant als mens nodig? En ook: wat kan de familie betekenen? Hoe gaan we het goede gesprek aan met de klant zelf en met zijn/haar familie of mantelzorgers. In deze relatie investeren we steeds meer

Begin 2015 is in HilverZorg het tweejaarlijkse CQ-onderzoek uitgevoerd. De uitkomsten voor de doelgroep Thuiszorg waren boven het landelijke gemiddelde, de scores voor de woonzorgteams (somatiek) waren gemiddeld en de vertegenwoordigers van onze PG-klanten scoorden helaas onder het landelijk gemiddelde. Vooral deze laatste doelgroep krijgt in het Programma Goede Zorg extra aandacht, zo wordt er meer hoger geschoold (niveau 4 en 5) personeel geworven en er komt meer ruimte voor individuele dagbesteding. Wat de echte wensen van klanten zijn en wat de wensen en verwachtingen zijn van de naaste familie, zal zeker naar voren komen bij het voeren van ‘de goede gesprekken’. Een specifiek instrument voor de meting van kwaliteit van leven zal in 2016 voor de doelgroep PG worden ingezet, hierbij wordt zowel de PG-bewoner als de familie bevraagd. Het is een effectief instrument dat door Achmea en Vilans is opgezet (Dementia Quality of Life).

Luisteren naar de klantVanuit de visie dat kwaliteit bepaald wordt in de relatie tussen klant en professional zijn meerdere initiatieven genomen. Het vergroten van klantparticipatie is daar één van. De huidige cliëntenraad is in 2015 gestart met de vernieuwing van klantparticipatie. Daarin staat de vraag centraal hoe we de klant meer kunnen betrekken in onze besluitvorming.

Afhandelen incidentmeldingenIn 2015 is heel HilverZorg overgegaan naar nieuw meldsysteem (Triasweb). Het doel was om meer te leren van ingediende meldingen en te bereiken dat er meer gecommuniceerd wordt binnen het team. Na 1 jaar werken met Triasweb kunnen we stellen dat de medewerkers goed kunnen melden, dat er veel meer dan in het verleden gecommuniceerd wordt over incidenten en dat er ook een beter leerklimaat lijkt te ontstaan. Maar we zijn er nog niet. Op het gebied van het juist en tijdig afhandelen van meldingen en het structureel bespreken in het teamoverleg kunnen we nog verbeteren.

KlachtenHilverZorg streeft naar een goede klachtenafhandeling om op die manier de positie van de klanten te versterken, de zorg te verbeteren en medewerkers inzicht te bieden in wensen van klanten en de redenen waarom zij overgaan tot indienen van een klacht. Elke klacht geeft ons belangrijke informatie. In 2015 is het aantal klachten aanzienlijk gestegen van 123 (in 2014) naar 176 (een stijging van 43%). In de voorafgaande periode was er juist een sterke daling. Oorzaken van de recente stijging hebben mogelijk te maken met hierboven genoemde ontwikkelingen (drukte in teams, verhuisbewegingen, hoog ziekteverzuim, inzet flexibele krachten).

CQ Index 2015

0

2

4

6

8

10

8,5 8,7 8,5 8,2

Thuiszorg

0

2

4

6

8

10

8,1 8,2 8,1 8,0

Somatische zorg

0

2

4

6

8

10

7,5 7,7 8,0 7,8

Psychogeriatrische zorg

rapportcijfer voor de instelling rapportcijfer voor de medewerkers

landelijk gemiddelde

Aanbevelingsvraag Net Promotor Score 59 43 Aanbevelingsvraag Net Promotor Score 54 45 Aanbevelingsvraag Net Promotor Score 8 21

Jaarverslag 201514

5. Wat vinden onze medewerkers van HilverZorg?In het voorjaar van 2015 heeft HilverZorg deelgenomen aan het landelijk medewerkers- tevredenheidsonderzoek van brancheorganisatie Actiz. De ontwikkeling van zelforganisatie laat zich deels positief terugzien in de uitkomsten van het onderzoek. Op de onderdelen zelfstandigheid, communicatie, klantgerichtheid, inspraak van klanten en overleg met klanten scoorden medewerkers van HilverZorg positiever in vergelijking met de benchmark en de vorige meting die in 2013 is uitgevoerd.

Over de gehele linie van het onderzoek scoorden medewerkers minder positief dan in 2013. Een van de belangrijkste oorzaken daarvan is de context waarbinnen het onderzoek heeft plaatsgevonden. Het jaar 2015 is voor HilverZorg een jaar geweest met veel belangrijke ontwikkeling en transities. Ontwikkelingen die zeker ook zijn weerslag hebben gehad op de medewerkers. Hierbij moet gedacht worden aan:

• diverse grote en kleine verbouwingen inclusief verhuizingen van bewoners en medewerkers• afscheid van zorghulpen (niveau 1)• aangekondigd afscheid van helpenden (niveau 2)• uitbesteding restauratieve voorziening • reorganisatie ondersteunende diensten• gevolgen inspectie IGZ en audits DEKRA

Daarnaast zijn we in 2015 geconfronteerd met het verder stijgen van het verzuim. Om teams en managers adequaat te ondersteunen bij de verzuimbegeleiding zijn in 2015 twee verzuimcoördinatoren aangesteld. Het hoge verzuim en het vertrek van medewerkers uit de teams hebben ertoe geleid dat niet alle teams de groei in zelforganisatie hebben kunnen voortzetten. Teams worden blijvend ondersteund door manager, coach en collega’s van de ondersteunende diensten. Ook is eind 2015 het besluit genomen om afbouw van de functie van helpende, welke gepland stond voor begin 2016 niet te laten doorgaan. Dit in het belang van rust, stabiliteit en continuïteit in de teams.

artsen/therapeuten

leerlingen/stagaires

verpleegkundigen

verzorgenden/helpenden/VIG

3,37

9,39

14,31

53,05

Deskundigheidsniveau medewerkers 2015in procenten

Jaarverslag 2015 15

6. Samenwerken in de zorg

De afgelopen jaren is er veel veranderd in wet- en regelgeving in de zorg. Taken zijn overgeheveld van het Rijk naar gemeente; de inhoud van dienstverlening is gewijzigd; de tarieven staan onder druk. Al deze ontwikkelingen maken dat telkens weer scherp en kritisch gekeken wordt naar of het goede wordt geleverd, passend bij de vraag van degene die zorg of ondersteuning nodig heeft. Het meer denken vanuit het perspectief van klanten wordt door HilverZorg onderschreven; daar waar we de eigen regie kunnen versterken doen we dat. Het deelnemen aan experimenten waarin wet- en regelgeving zich aanpassen aan het versterken van die eigen regie, is voor HilverZorg dan ook van grote meerwaarde. De veranderingen in de zorg hebben met zich meegebracht dat er meer wordt verwacht van enerzijds samenwerking tussen professional, mantelzorg en vrijwilligers en anderzijds van samenwerking tussen organisaties. Op beide terreinen wil HilverZorg zich blijven ontwikkelen en in 2015 zijn daar diverse initiatieven in genomen.

Samenwerking met familie, mantelzorgers en vrijwilligersHilverZorg vindt investeren in een goede relatie met de klant van groot belang. Maar eigenlijk net zo belangrijk is de relatie met de familie. Meer en meer wordt ingezet op samenwerking met familie. Zo zijn er diverse afdelingen waarin familieleden participeren in het begeleiden van activiteiten, maar worden ook huiskamergesprekken met familie gevoerd op ontwikkelingen op de afdeling. Het betrekken van familie bij het proces van ouderdom c.q. ‘ziekte’ en daar de kennis bij familie over vergroten, gebeurt op diverse plekken door het organiseren van lezingen, gesprekken etc. De komende jaren zal dit verder worden uitgebouwd.

Veel familieleden van bewoners in onze huizen zijn jarenlang mantelzorger geweest. Daarom is hun betrokkenheid, ook als bijvoorbeeld hun partner niet meer thuis kan wonen, zo waardevol. Maar wanneer een klant van ons thuis woont en wij daar komen voor het bieden van goede zorg, is de relatie met mantelzorgers in toenemende mate van belang. Onze wijkteams kijken steeds meer naar het netwerk dat klanten thuis en in hun omgeving tot hun beschikking hebben, en zetten dat gericht en zorgvuldig in. Niet in plaats of ten koste van de inzet van professionele zorg maar als aanvulling daarop.

De inzet van vrijwilligers in zorg en ondersteuning is een groot goed. Binnen HilverZorg zijn zo’n 400 mensen actief als vrijwilliger. Om voldoende vrijwillige inzet te hebben, maar vooral ook te houden, zijn in 2015 de

Ook in 2015 vervulden veel vrijwilligers wensen van ouderen, zoals een bezoek aan een barbier

Jaarverslag 201516

zaadjes geplant om de komende jaren gerichter beleid te voeren op vrijwillige inzet, maar ook op het betrekken van bedrijven en instellingen bij het leveren van vrijwillige inzet binnen onze locaties en voor onze klanten. Twee enthousiaste nieuwe medewerkers zijn in 2015 gestart om zich hier volledig op te richten.

Samenwerking in de ketenKetensamenwerking is sinds enige tijd weer een gevleugeld begrip. Niet alleen financiers stimuleren het meer en meer; ook organisaties zelf ontdekken dat de kracht van samenwerking in de keten echt groot is. Vanuit HilverZorg maken we bewuste keuzes. Alleen die samenwerking die ook echt kwaliteit of efficiency toevoegt voor de klant, daar steken we energie in.

In 2015 zag het regionaal ‘Geriatrieteam Gooi Zuid’ het licht. Een samenwerkingsverband van Amaris, Inovum, Vivium en HilverZorg dat de kennis en expertise rondom geriatrie bundelt en centraal aanbiedt aan artsen uit

de eerste lijn. Gezien de toenemende druk op de rol van de huisarts is het van belang dat de huisarts expertise rondom geriatrie snel en goed beschikbaar heeft. De samenwerking tussen de verschillende VVT-organisaties uit de regio helpt daarbij.

In 2015 is verder nauw samengewerkt met Tergooi Ziekenhuis, onder meer rondom het verbeteren van de doorstroom van patiënten door een warme overdracht uit het ziekenhuis richting de ouderenzorg. Binnen het regionale ketennetwerk dementie is hard gewerkt aan het anders vormgeven van het casemanagement dementie. Door actievere integratie in de wijkteams wordt geprobeerd sneller ondersteuning te kunnen bieden en daardoor een bijdrage te leveren aan het terugdringen van wachtlijsten.

De samenwerking met diverse huisartsen in Hilversum komt steeds meer van de grond. Maar liefst drie samenwerkingsverbanden van huisartsen (GES) hebben HilverZorg in 2015 benaderd met de vraag tot samenwerkingsafspraken te komen. Die zullen allen in 2016 het licht gaan zien.Tot slot is in 2015 actief bijgedragen aan de voorbereiding van een nieuwe overlegstructuur in de regio. De diverse overlegtafels die er in 2015 waren, gaan begin 2016 op in “Goed en Gezond leven in Gooi- en Vechtstreek”, een platform waarin de zorg en ondersteuning voor ouderen vanuit het principe van ‘positieve gezondheid’ wordt georganiseerd.

Jaarverslag 2015 17

Samenwerking in de wijkHilverZorg heeft wijk- en buurtgericht werken als belangrijk strategisch speerpunt. De locaties in de wijk zijn ontmoetingsplekken voor onze bewoners, maar ook de bewoners van de wijk. Doordat mensen langer thuis wonen, willen we de kennis en kunde van onze organisatie meer beschikbaar stellen aan de wijk. Dit sluit goed aan bij de beleidsmatige ontwikkeling zoals de gemeente Hilversum die in 2015 heeft beschreven. Zowel rondom zorg, maar ook in de veranderingen rondom welzijn en de buurtaanpak, wil HilverZorg een actieve rol spelen. Vanuit de overtuiging dat we samen met andere organisaties in de wijk voor én met inwoners van Hilversum goede ondersteuning en netwerken kunnen bouwen. De samenwerking met Versa heeft eind 2015 een bestuurlijke impuls gekregen. Bestuurders van beide organisaties hebben de managementteams gevraagd met elkaar te verkennen op welke thema’s de organisaties elkaar verder zouden kunnen versterken, uiteraard in het licht van alle ontwikkelingen die er in het sociaal domein zijn.

Die ontwikkelingen vragen meer gerichte en actieve samenwerking met vele organisaties, en met inwoners van de wijk. De diverse sociale wijkteams, zoals Hoost en Riebeeck, waar HilverZorg een bijdrage aan levert, zijn daar volop actief mee. De ontwikkeling van ontmoetingscentra in diverse wijken en onze actieve buurtsportcoaches dragen bij zichtbaar en dichtbij zijn. Van daaruit kunnen we samen met ouderen de juiste activiteiten organiseren die ze volop laten meedoen aan het leven in de wijk en die ze zo lang mogelijk gezond en vitaal houden.

Samenwerking met het Mr.RoelsefondsSinds jaren heeft HilverZorg een actieve samenwerkingsrelatie met het Mr. Roelsefonds. Dit fonds keert jaarlijks financiële middelen uit aan initiatieven en projecten binnen de zorg in de regio Gooi & Vechtstreek. HilverZorg kan daardoor vele innovaties en ontwikkelingen financieren die de zorg en ondersteuning aan ouderen in Hilversum ten goede komen. In 2015 zijn er met het Mr. Roelsefonds afspraken gemaakt over een meerjarig programma rondom de inzet van technologie in de zorg.

Samenwerking landelijkBuiten de samenwerking in wijk en buurt en de regio, opereert HilverZorg ook op landelijk niveau. Zeker daar waar het gaat om kennisontwikkeling en kennisdeling, bij vaak specifieke onderwerpen, is landelijke samenwerking niet alleen nuttig, maar soms zelfs noodzakelijk. Samen met Waalboog, Archipel en Laurens is in 2015 een landelijk netwerk Geronto-Psychiatrie opgericht. Dit gebeurt in nauwe samenwerking met en onder de vlag van Trimbos. Daarnaast heeft HilverZorg zich aangesloten bij het Universitair Netwerk Ouderen van de VU.

Samenwerkingsrisico’sHilverZorg vindt samenwerking belangrijk, maar onderkent ook dat er risico’s zijn, bijvoorbeeld wanneer het gaat om mededinging. We vinden dat relevante medewerkers van HilverZorg zich bewust moeten zijn van mogelijke risico’s die samenwerking met zich meebrengt en dat ze weten wat te doen bij een mogelijk risico. HilverZorg beseft zich dat in een tijd waarin ons veel veranderingen te wachten staan het zicht op risico’s en de beheersing daarvan nog belangrijker wordt. In 2014 is daarom een strategisch risicomanagementtraject gestart dat in 2015 verder is uitgebouwd. Meer over het beleid ten aanzien van (klant)risico’s is te vinden in het hoofdstuk Financieel beleid.

Jaarverslag 201518

7. Bestuur en toezicht

7.1 Raad van bestuur

HilverZorg past de Zorgbrede Governance Code (2010) toe. In 2013 zijn de statuten en de reglementen raad van toezicht en raad van bestuur getoetst aan de Zorgbrede Governance Code, dit heeft geleid tot aanpassing van de reglementen. De wijziging van de statuten is doorgevoerd in 2014. De invoering van een klokkenluidersregeling is afgerond, conform de voorschriften van de Zorgbrede Governance Code 2010.

Jaarlijks evalueert de raad van toezicht haar eigen functioneren en het functioneren van de raad van bestuur. De evaluatie over 2015 heeft in februari 2016 plaatsgevonden. In deze evaluatie vindt eveneens toetsing met de ondernemingsraad, de centrale cliëntenraad en het management van HilverZorg plaats. In deze evaluatie is geconstateerd dat 2015 zich gekenmerkt heeft door complexe ontwikkelingen en uitdagingen, maar dat deze in goed onderling en constructief overleg door raad van toezicht en raad van bestuur ter hand zijn genomen.

Stichting HilverZorg kent een tweehoofdige raad van bestuur. De samenstelling van de raad van bestuur is als volgt:

Alle nevenfuncties van de leden van de raad van bestuur hebben de goedkeuring van de raad van toezicht. De taakverdeling binnen de raad van bestuur is evenwichtig verdeeld over zorg en bedrijfsvoering en interne en externe oriëntatie. Door deze taakverdeling wordt de continuïteit en nauwe samenwerking gewaarborgd.

De externe accountant is in 2013 na een procedure benoemd door de raad van toezicht, periodiek vindt deze benoemingsperiode plaats.

In het kader van medezeggenschap functioneren twee belangrijke adviesorganen en gesprekspartners bij ontwikkelingen binnen HilverZorg: de ondernemingsraad en de centrale cliëntenraad.

Naam Functie Nevenfuncties

Patricia Esveld Voorzitter raad van bestuur Lid bestuur brancheorganisatie Actiz

Voorzitter Stichting Omaha System

Ben Hammer Lid raad van bestuur Vicevoorzitter raad van commissarissen van deltaWonen

Lid van het bestuur van de Stichting ter bevordering van de Sociaal-Pedagogische Zorg

Voorzitter bestuur Vrienden van Puur Smaeck (tot 1 september 2015)

Voorzitter Stadsfonds Hilversum

Jaarverslag 2015 19

De ondernemingsraad (OR) behartigt de belangen van alle medewerkers van HilverZorg. De ondernemingsraad is ingesteld krachtens de Wet op de Ondernemingsraden (WOR). Op basis van externe en interne regelgeving oefent de OR medezeggenschap uit bij het bestuur en het beleid van de zorgaanbieder.

2015 was het laatste volledige jaar van de zittingstermijn van de OR die in het voorjaar van 2016 afloopt. Inmiddels heeft het OR team veel ervaring opgedaan. Niet in het minst omdat in het kader van de reorganisatie complexe adviesaanvragen zijn behandeld. De OR is het jaar gestart met 9 leden, net als in 2014 zijn ook het afgelopen jaar weer enkele leden uit de OR vertrokken, we eindigden dit jaar met vijf leden. De nieuwe zittingsperiode start op 1 juni 2016. Eind december zijn de eerste voorbereidingen getroffen voor de verkiezingsprocedure.

De OR heeft vaste commissies, dit zijn:• VGWM, veiligheid, gezondheid, welzijn en milieu • Sociale commissie • Financiële commissie

Aangezien de commissies niet meer op voldoende sterkte waren werden de maandelijkse overleggen in 2015 niet in commissies maar plenair met de gehele OR gehouden. De commissieleden hielden wel hun eigen aandachtsgebied en waren verantwoordelijk voor de voorbereiding van de te bespreken onderwerpen.

Scholing en AdviesJaarlijks volgt de OR een tweedaagse training. 2015 was hierop een uitzondering. Wel vond in vervolg op de training van 2014 een coachingsdag plaats. Verder heeft de OR in het kader van diverse adviesaanvragen gebruik gemaakt van externe adviseurs.

VerzuimbeleidVanwege het aanhoudend hoge verzuim heeft de OR in december het initiatief genomen om advies te vragen aan een arbo-deskundige. Hij heeft zijn zienswijze gegeven die op een later moment ook is gedeeld met het aanjaagteam verzuim. Dit is door zowel door de OR als het aanjaagteam ervaren als een zinvolle bijdrage in de zoektocht hoe we het verzuim kunnen laten dalen. Kernpunt is dat de teams inzicht moeten krijgen hoe zij hier een positieve invloed op uit kunnen oefenen en dat intern voldoende kennis en ervaring aanwezig is om de teams daar op te trainen. Het aanjaagteam komt in 2016 met een plan van aanpak.

Naast alle hectiek rond reorganisaties is van tijd tot tijd stil gestaan bij de vraag hoe de medezeggenschap goed aangesloten kan worden op de huidige organisatie. In een bijeenkomst op 22 januari vond een bijeenkomst van de raad van bestuur en OR plaats die samen met de projectorganisator Karin Klop geleid hebben tot met een externe plaats waarin afspraken zijn gemaakt. Een daarvan was het oprichten van den onderzoekscommissie die begin 2016 gerealiseerd is.

CommunicatieIn 2015 heeft de OR driemaal een bezoek gebracht aan de locaties. In het kader van reorganisaties vonden verschillende bijeenkomsten plaats waarin de OR met belanghebbenden sprak. Over en weer werd informatie uitgewisseld, wat de OR nuttige en noodzakelijke input gaf voor het vormen van haar adviezen.

De OR nieuwsbrief is in 2015 vier keer uitgekomen. Verder werden de notulen van de maandelijkse overlegvergaderingen naar alle medewerkers gestuurd.

7.2 Verslag van de Ondernemingsraad

Jaarverslag 201520

De OR heeft in 2015 de volgende adviesaanvragen ontvangen en behandeld:• Adviesaanvraag reorganisatie servicebalies• Advies uitbesteding was en linnendienst De Stolpe• Terug naar de bedoeling; reorganisatie ondersteunende dienst • Teamrollen zelforganisatie (ongevraagd advies)

Om een goed onderbouwd advies te kunnen geven heeft de OR bij de behandeling van een aantal adviesaanvragen externe deskundigheid ingeschakeld. Ook zijn er bijeenkomsten voor medewerkers georganiseerd of zijn zij op een andere manier geraadpleegd. De OR heeft geadviseerd, doorgaans onder een aantal randvoorwaarden, over te gaan tot uitvoering van het beleid.

De reorganisatie ondersteunende dienst heeft ingrijpende gevolgen voor zowel voor de medewerkers als voor de organisatie. Er was de OR veel aan gelegen om een weloverwogen advies te kunnen geven. Naast de advies van organisatiedeskundigen heeft de OR gebruik gemaakt van de input van een vaste groep medewerkers van de ondersteunende dienst; de voorbereidingscommissie. Hun bijdrage is door de OR, maar ook door de achterban als zeer waardevol ervaren. De OR heeft zijn randvoorwaarden verwoord in diverse brieven en gesprekken met de bestuurder . dit heeft geleid tot goede onderlinge afspraken.

In het kader van de reorganisaties en samenhangend daarmee het in 2014 afgesloten sociaal plan, vonden in 2015 diverse gesprekken plaats tussen de bestuurder en de vakbonden. De OR was met een delegatie vertegenwoordigd als toehoorder. Het sociaal plan is van kracht tot 1 januari 2018.

Instemmingsaanvragen

• Inhuren tijdelijke arbeidskrachten Aethon• Integriteitscode• Klokkenluidersregeling• Inzet bedrijfsmaatschappelijk werk (pilot)• Inzet verzuimcoördinator (pilot) en wijziging verzuimprotocol• Invoering slaapdiensten Flat Kerkelanden• Vergoedingsregeling BIG-registratie

De OR heeft onder randvoorwaarden, en zo nodig na het betrekken van de achterban, ingestemd met de aanvragen. Uitzondering hierop is de vergoedingsregeling BIG-registratie i.v.m. de nadelige gevolgen voor medewerkers.

In de maandelijkse overlegvergaderingen werd gesproken over de advies- en instemmingsaanvragen.Daarnaast kwamen de volgende onderwerpen aan de orde:

• Iedere maand stond zelforganisatie op de agenda, zo heeft de OR in maart zijn zorg over de ontwikkelingen geuit in een brief naar de bestuurder, waarna de teams meer ondersteuning kregen aangeboden en de teamrollen duidelijker zijn beschreven.

• De financiële situatie is besproken aan de hand van kwartaalcijfers, jaarrekening 2014 en de begroting van 2016.

• Medewerkerstevredenheidsonderzoek; de uitkomst hiervan stond in juni op de agenda• Inspectierapport en kwaliteitsprogramma ‘Goede Zorg’ kwamen meerdere malen op de ter sprake.• Het bijgestelde vastgoedplan is in september aan de orde geweest.• De samenwerking in de regio m.b.t. de pilots geriatrieteam en nachtzorg is in december besproken.

Jaarverslag 2015 21

In juni en december vonden de halfjaarlijkse overleggen met een delegatie uit de raad van toezicht; de voorzitter de heer W. Kozijn en mevrouw P. Ykema en de raad van bestuur plaats. Zoals gebruikelijk is teruggeblikt op het achterliggende halfjaar en vooruit gekeken naar verwachte ontwikkelingen in het voorliggende halfjaar. Thema’s waren o.a. zelforganisatie, reorganisatie, verzuimbeleid en financiën.

De organisatie brede medezeggenschap van klanten ligt bij HilverZorg bij de Centrale Cliëntenraad (CCR), conform de Wet medezeggenschap klanten zorginstellingen. De taak van de CCR is het behartigen van de gemeenschappelijke belangen van de klanten binnen de doelstellingen van HilverZorg. De locaties Carolus, Egelantier en Zonnehoeve van HilverZorg hebben een lokale cliëntenraad. Er is in 2015 geïnvesteerd in het contact tussen de lokale raden en de centrale raad. HilverZorg informeert de CCR tijdig en vraagt om advies. Dit gebeurt zodanig dat de CCR voldoende tijd heeft om een gefundeerd advies te geven en het advies bovendien nog invloed kan hebben op het voorgenomen besluit. Om dat te realiseren, voeren HilverZorg en de CCR agendaoverleg.

Samenstelling en ondersteuningElke lokale cliëntenraad benoemt uit eigen kring een lid voor de CCR. Een externe deskundige is aanwezig bij de vergaderingen en ondersteunt de CCR procesmatig en inhoudelijk. Daarnaast is er secretariële ondersteuning vanuit HilverZorg. Jaarlijks stelt HilverZorg een budget beschikbaar voor de CCR. Bovendien kan de CCR gebruik maken van kantoren en benodigde middelen. De CCR komt bijeen volgens een jaarlijks vastgesteld vergaderrooster.De samenstelling van de cliëntenraad is gewijzigd gedurende het kalenderjaar. De voorzitter van de CCR en de vicevoorzitter hebben per 1 januari 2015 hun functie gelegd. Er heeft een interne en externe werving van nieuwe leden plaatsgevonden. Met name de externe werving leverde veel kandidaten op. Door het resultaat van deze werving bestond de CCR per 1 april uit een nieuwe onafhankelijke voorzitter, drie interne en twee externe leden. Door persoonlijke omstandigheden hebben de drie interne leden hun lidmaatschap van de CCR beëindigd. Eén extern lid is voor langere tijd naar het buitenland vertrokken. Hierdoor bestond de CCR vanaf de zomer uit een voorzitter en één extern lid. Diverse pogingen om meer leden te werven hebben helaas geen resultaat opgeleverd. In het najaar is er een bijeenkomst geweest tussen de leden van de CCR en het managementteam met als doel te bepalen welke vorm van klantparticipatie past binnen Hilverzorg. Dit traject loopt in 2016 door.

WerkzaamhedenDe lokale klantenraden hebben regelmatig overleg met de locatiemanager. De CCR heeft ten minste vier keer per jaar overleg met de Raad van bestuur. Wanneer de voorzitter dit nodig acht wordt er buiten dit vastgestelde rooster vaker vergaderd. In 2015 vond het overleg zes keer plaats. Het lid van de Raad van toezicht op de kwaliteitszetel van de CCR bezoekt twee keer per jaar de overlegvergadering van CCR en Raad van bestuur.

De CCR heeft verder de volgende bijeenkomsten bijgewoond:• Themabijeenkomst georganiseerd door zorgbelang;• Landelijke conferentie van het LOC;• Sollicitatiegesprekken middenkader;• Uitreiking Wil Ferrantespeld;• Informatiebijeenkomst in de Boomberg.

7.3 Verslag van de Centrale Cliëntenraad

Jaarverslag 201522

AdviezenDe CCR heeft in 2015 geen schriftelijke adviezen uitgebracht. De CCR ontving wel adviesaanvragen van de Raad van bestuur. Deze zijn in de overlegvergaderingen besproken en als advies gehonoreerd. De CCR heeft bij enkele van de adviesaanvragen vragen of kanttekeningen geplaatst, maar uiteindelijk een positief advies uitgebracht. Bezwaren van de CCR zijn steeds door de raad van bestuur gehonoreerd.

De CCR heeft onder andere over de volgende aanvragen geadviseerd:• Reorganisatie servicebalies;• Directiebeoordeling 2014;• Jaarrekening 2014;• Kaderbrief 2016;• Euthanasiebeleid Hilverzorg;• Benoeming twee leden raad van toezicht;• Tarieven services 2016;• Geactualiseerd reanimatiebeleid;• Begroting 2016.

Naast de gevraagde adviezen heeft de CCR nog een groot aantal onderwerpen besproken, waaronder:

• Cliëntparticipatie;• Resultaten kwaliteitstoetsing;• Euthanasie;• Klachtenfunctionaris en –afhandeling;• Prijs en kwaliteit van de voedselvoorziening.

Een roerig jaar!Er zijn vele pogingen gedaan om de loop van de geschiedenis te verklaren. Sommigen zijn van mening dat de geschiedenis zich herhaalt, anderen zien in de loop van de historie een lange tocht met allerlei hindernissen onderweg. Zoals het met de “grote “geschiedenis gaat, zo gaat het ook met de geschiedenis van een organisatie. Soms zitten we in een waterval en daarna proberen we de winst van de versnelling te borgen om te zorgen dat de rivier niet buiten zijn oevers treedt.

2015: de waterval- 2016 de borgingHet afgelopen jaar heeft veel van een ieder gevergd die op een of andere manier bij HilverZorg betrokken is. Met het oog op de toekomst is veel aangepakt, waarbij soms het initiatief lag bij HilverZorg, maar soms ook waren het externe organisaties die ons noopten tot handelen. Het kritische rapport van de Inspectie over de locatie De Egelantier is bij een ieder, maar zeker ook bij de leden van de raad van toezicht hard aangekomen.De raad van toezicht heeft echter ook geconstateerd dat de raad van bestuur de feiten uit het rapport adequaat heeft aangepakt en opgelost, en deze heeft aangegrepen om naast de Egelantier ook de andere locaties nog weer eens kritisch onder de loep te nemen. Het feit dat de Inspectie hier ook positief op gereageerd heeft, bevestigt dat dat we hiermee de goede weg zijn ingeslagen en dat dit de kwaliteit van onze dienstverlening heeft verbeterd.

7.4 Verslag van de raad van toezicht

Jaarverslag 2015 23

Dat verbouwen van een locatie een ingewikkeld en tijdrovend proces is heeft de renovatie van de Flat Kerkelanden laten zien. Het traject met de bank om de financiering rond te krijgen, het contract met de aannemer, maar vooral het proces met de bewoners die moesten verhuizen naar een andere locatie is een precaire operatie geweest. De raad van toezicht heeft gezien dat dat de belangen van onze bewoners in dit proces met de grootst mogelijke zorgvuldigheid zijn behartigd.

Financieel een moeilijk jaarHelaas hebben we 2015 met een verlies moeten afsluiten. Dat werd voornamelijk bepaald door het operationeel verlies. Daarnaast was het ziekteverzuim helaas zeer hoog en hardnekkig. De raad van toezicht heeft over dit probleem vaak zijn ongerustheid uitgesproken. We hebben moeten constateren dat ondanks allerlei inspanningen door de raad van bestuur het percentage tot nu toe hoog is gebleven. De raad van toezicht gaat ervan uit dat door de voorgenomen maatregelen voor 2016 het percentage tot een aanvaardbaar cijfer zal dalen. De raad van toezicht zal deze ontwikkelingen kritisch blijven volgen.

Zelforganisatie en Terug naar de BedoelingHilverZorg is overgegaan op een besturingsmodel van zogenoemde zelforganiserende teams. Dat is een methodiek die enerzijds bevrijdend voor teams kan werken-geen managers die sturen, maar zelf verantwoordelijk voor het zorgverleningsproces- anderzijds vraagt het van de medewerkers een grote mate van organiserend vermogen om de taken die eerst bij de leidinggevende lagen zelf uit te voeren. Het beeld dat de raad van toezicht van dit proces heeft gekregen is divers. Er zijn teams die met plezier en deskundigheid deze taken opgepakt hebben, maar er zijn ook teams die nog moeite met deze nieuwe werkwijze hebben. In het project Terug naar de bedoeling wordt gepoogd om de personeelsformatie die zich bezig houdt met de ondersteuning in omvang terug te brengen en er tevens voor te zorgen dat het aanbod van de ondersteuning nog beter gaat aansluiten bij de vraag vanuit het primaire proces.

Samenstelling raad van toezichtHet afgelopen jaar hebben Anneke Broere en Marije van Eijndhoven na 8 jaar, zoals de Governance Code aangeeft, afscheid genomen als lid van de raad van toezicht.Na een werving- en selectieprocedure zijn door een afvaardiging van de raad van toezicht en de raad van bestuur twee nieuwe leden voorgedragen die daarna benoemd zijn: Simone Koops met als aandachtsgebied ‘juridisch/vastgoed’ en Coen Ruys met als aandachtsgebied ‘kwaliteit’. Monique Visser is herbenoemd voor een tweede termijn van 4 jaar.

Vanuit het Governance model heeft de raad van toezicht verschillende rollen, waar zij ook dit jaar op gepaste wijze invulling aan heeft gegeven. In het kader van haar –ook statutair vastgelegde- toezichthoudende rol heeft zij op een aantal onderdelen het beleid van de raad van bestuur goedgekeurd. Veelal gebeurt dit na advies van één van de commissies van de raad van toezicht: Financiën, Vastgoed of Kwaliteit.Daarnaast heeft de raad van toezicht bij een aantal onderwerpen een adviserende rol naar de raad van bestuur vervuld.

De raad van toezicht is in 2015 acht keer in vergadering bijeen geweest, daarnaast heeft er een strategiedag plaatsgevonden samen met de raad van bestuur. Twee leden van de raad van toezicht spraken 2 keer in 2015 met de Ondernemingsraad. Ook met de Centrale Cliëntenraad was er enkele malen goed overleg.

De raad van toezicht heeft in februari 2015 haar eigen functioneren en dat van de raad van bestuur geëvalueerd op basis van de in 2014 vernieuwde evaluatieprocedure. De raad van toezicht-leden wonen geregeld bijscholingscursussen of andere scholingsbijeenkomsten bij.

Jaarverslag 201524

2016: Een jaar van borgingHet jaar 2016 willen we met elkaar als raad van toezicht en raad van bestuur vooral zien als het jaar van de borging. Aan de hand van een aantal duidelijke doelstellingen dienen we ervoor zorgen dat de rivier niet buiten zijn oevers treedt.

Graag wil de raad van toezicht alle medewerkers danken voor hun inzet. Ook degenen van wie wij afscheid hebben moeten nemen. De kwaliteit van de organisatie wordt voornamelijk bepaald door de mensen op de werkvloer. Zij hebben het dagelijks contact met hen die aan onze zorg zijn toevertrouwd.

Verslag namens de raad van toezicht door de voorzitter van de raad van toezicht, de heer W.J Kozijn.

Overzicht leden van de raad van toezicht

Naam Functie Aandachtsgebied Lid sinds Reglementair aftredend

De heer W.J. Kozijn voorzitter 01-01-2010 01-01-2018

Mevrouw J. Haanstra vice voorzitter CCR, kwaliteit 01-01-2011 01-01-2019

Mevrouw P.M.L. Ykema lid OR, strategisch HRM 01-01-2015 01-01-2019

Mevrouw M.J.A. van Eijndhoven lid Kwaliteit 01-01-2008 01-01-2016

Mevrouw A. Broere lid Juridisch/Vastgoed 01-01-2008 01-01-2016

De heer A. Th. den Engelsen lid Financiën/Vastgoed 01-01-2013 01-01-2017

Mevrouw M.B. Visser lid Financiën/Vastgoed 07-02-2012 01-01-2020

Jaarverslag 2015 25

Overzicht beroepen en nevenfuncties

Naam Beroep Nevenfuncties

De heer W.J. Kozijn Interim-Bestuurder, Adviseur

• Lid van de RvT Lindenhout (jeugdzorg instelling in Arnhem)• Voorzitter van de BES ( beheer en exploitatie stichting) Hart

van Laren (cultuurhuis)• Lid van het bestuur van de Ds. Boerstichting in

Nijmegen tot 1-9-2015 (beheer vermogen voorm. Jeugdzorginstelling)

Mevrouw J. Haanstra Directeur kennisnetwerk CVA (m.i.v. 1 april 2015)

• Voorzitter nationaal programma gehandicapten• Lid programmacommissie Nationaal programma

ouderenzorg van ZonMW• Penningmeester Stichting Eta Baithute• Voorzitter RVT stichting Jeugdinterventies• Lid scheidsgerecht governance Actiz• Voorzitter urgentiecommissie woonruimteverdeling Almere• Lid van de subcommissie van het programma GGG-STIP van

ZonMw

Mevrouw P.M.L. Ykema Strategisch HR-adviseur Auditdienst Rijk, min. Van Financiën (per feb.2015)Strategisch HR-adviseur ROC Zadkine

• Lid raad van toezicht Rosa Manus• Voorzitter RvT Katholieke Scholenstichting Utrecht• Lid raad van toezicht nederlandse lucht en ruimtevaart

(NLR)

Mevrouw M.J.A. van Eijndhoven

Arts Maatschappij en GezondheidAdviseur Sector Zorg/ Zorg Dichtbij College voor Zorg- verzekeringen

• Voorzitter profielcommissie NSPOH opleiding B&A en I&A

Mevrouw A. Broere Leiding Programma Buro Cultuur Programma Rabobank International

• Lid Bestuur Stichting Roelsefonds

De heer A. Th. den Engelsen Partner Twynstra Gudde • Docent Academie voor Medisch Specialisten

Mevrouw M.B. Visser Senior Controller Christelijke Hogeschool Windesheim

• lid bestuur Stichting Steunfonds Jeugdzorg Overijssel• lid Raad van Toezicht Stichting Thuiszorg Het Friese Land• lid Raad van Toezicht Stichting Katholiek Onderwijs

Flevoland Veluwe• lid Raad van Toezicht Stichting Hondsrug College• lid Raad van Toezicht Stichting Zonnehuisgroep IJssel Vecht• Raad van Toezicht Stichting Lindenhout

Jaarverslag 201526

8. Financieel beleid8.1 Uitgangspunt huidig financieel beleid

De besturingsfilosofie van HilverZorg is verwoord in de Meerjarenstrategie 2013-2018 “HilverZorg houdt koers! Dit ontwikkelde meerjarenplan is de leidraad voor het komende jaar, geeft richting voor de jaren erna en biedt strategische uitgangspunten om keuzes te maken. Voor vastgoed is dit verder uitgewerkt in het Strategische Vastgoedplan (gedateerd 06-11-2013). In dit plan verwoordt HilverZorg haar visie en daarmee de route die gelopen wordt ten aanzien van de capaciteitsontwikkeling en de daarmee gepaard gaande kwantitatieve- en kwalitatieve vastgoedontwikkeling. In de uitwerking van de Meerjarenstrategie van HilverZorg is de doelstelling Financieel gezond benoemd waarbij wordt aangegeven dat wij een duurzaam gezonde bedrijfsvoering nastreven, met oog voor kansen en risico’s, en bewuste keuzes. Dit is in de Meerjarenstrategie 2013-2018 concreet vertaald in een aantal kaders. Op deze wijze kan HilverZorg een gezonde situatie qua solvabiliteit en liquiditeit behouden voor de komende jaren.Op basis van deze Meerjarenstrategie 2013-2018 is de Meerjarenraming opgesteld. De meerjarenraming voor HilverZorg op concernniveau bestaat uit een prognose van de winst- en verliesrekening, de balans en het kasstroomoverzicht van 20 jaar. Vanuit de meerjarenraming is aangegeven dat het moeilijk is om de financiële doelstellingen voor de transformatie jaren 2016 en 2017 op jaarbasis te realiseren door alle transitie die zijn ingezet binnen - en buiten HilverZorg. Een financieel gezonde bedrijfsvoering is een belangrijke voorwaarde voor de continuïteitveronderstelling van de organisatie.

De financiële kaders die HilverZorg hanteert in dit kader zijn:• Een solvabiliteitsratio van minimaal 30%, gedefinieerd als de verhouding van het eigen vermogen en het

balanstotaal. De gerealiseerde solvabiliteitsratio over 2015 bedraagt 34,2%;• Een Debt Service Coverage ratio (DSCR)van te allen tijde minimaal 1,50. De gerealiseerde DSCR over 2015

bedraagt 1,7;• Een halfjaarlijks minimale gesteld EBITDA vanaf 2016 tot en met 2019 van respectievelijk € 1.500K in 2016

en 2017, € 1.750K in 2018 en € 1.650K in 2019; De streefwaarden zoals door HilverZorg en externe financiers gesteld als financiële kaders over 2015 zijn in beide gevallen toereikend.

Het resultaat van HilverZorg over 2015 bedraagt -/- 2,8% (2014; 3,0%) als percentage van de bedrijfsopbrengsten. HilverZorg boekt in 2015 een negatief resultaat van € 1,6 miljoen. De tariefdaling over 2015 heeft een negatieve uitwerking gehad op het resultaat. Ook zijn de daling van het aantal intramurale klanten en een terugloop van de omzet van de dagbesteding een belangrijke oorzaak van dit negatieve resultaat. Daarnaast is het resultaat beïnvloed door incidentele posten. Zo is er update gemaakt van een voorziene reorganisatie voor het personeel als gevolg van zelforganisatie – en wijk en buurtgericht werken en het scheiden van wonen en zorg. Verder hebben er extra afschrijvingen plaatsgevonden in verband met het aanpassen van de levensduur van een aantal vastgoedpanden op basis van het in 2013 ontwikkelde strategische vastgoedplan.

8.2 Ontwikkeling resultaat en financiële positie over 2015

Jaarverslag 2015 27

Het resultaat van HilverZorg over 2015 is als volgt samengesteld:

De bedrijfsopbrengstenDe bedrijfsopbrengsten bedragen over 2015 € 56,8 miljoen. Dit is inclusief de huren van de aanleunwoningen, opbrengsten van Volledig Pakket Thuis en de opbrengsten uit (aanvullende) dienstverlening zoals maaltijden en was kosten. In 2014 bedroegen de bedrijfsopbrengsten € 61,6 miljoen.

Opbrengsten zorgprestaties en maatschappelijke ondersteuningDe afname van het wettelijk budget aanvaardbare kosten is in belangrijke mate veroorzaakt door de daling van het aantal intramurale klanten als gevolg van het ingezette beleid van scheiden van wonen en zorg en de leegstand als gevolg van de ingezette renovatie van locatie Nieuw Kerkelanden.

SubsidiesDe toename van de subsidies wordt met name veroorzaakt door de in 2015 verkregen S1-subsidie gelden en hogere zorginfrastructuur inkomsten.

Overige bedrijfsopbrengstenDe afname van de overige bedrijfsopbrengsten wordt veroorzaakt de uitbesteding van de restauratieve dienst aan een cateraar, en door lagere opbrengsten van huur - en servicekosten als gevolg van de renovatie van locatie Nieuw Kerkelanden.

Bedrijfsopbrengsten

Bedragen x € 1.000 Saldo (31-12-2015) Saldo (31-12-2014)

Totaal: Opbrengsten zorgprestaties en maarschappelijke ondersteuning

53.998 C 58.368 C

Totaal: Subsidies 1.368 C 824 C

Totaal: Overige bedrijfsopbrengsten 1.407 C 2.398 C

Totaal: bedrijfsopbrengsten 56.773 C 61.591 C

Jaarverslag 201528

De bedrijfslastenDe bedrijfslasten bedragen 58,1 miljoen euro en zijn daarmee 1,4 miljoen lager is dan vorig jaar.

PersoneelskostenDe personele kosten worden in belangrijke mate beïnvloed door een reorganisatie, waarbij in 2014 een voorziening voor personeel is getroffen voor de gevolgen van zelforganisatie en de gevolgen van scheiden wonen/zorg. In 2015 is er per saldo een vrijval van de personele voorziening. De inzet van personeel niet in loondienst is in 2015 sterk toegenomen, wat vooral veroorzaakt wordt door een hoger dan verwacht ziekteverzuim. Kosten van personeel in loondienst is juist gedaald met name door de overgang van personeel van de restauratieve dienst naar Sodexo.

Afschrijvingen op immateriële en materiele vaste activaVanaf 2013 is gekozen voor een extra tijdsevenredige afschrijving van een drietal locaties naar aanleiding van een aanpassing in de levensduur van de panden. De afschrijving in 2015 is hoger door een extra afschrijving van een locatie welke per 5 april 2016 buiten gebruik gesteld is.

Overige bedrijfskosten De incidentele vrijval van een deel van de onderhoudsvoorziening over 2014 (van € 2,1 mln.) vertekent de vergelijkbaarheid met 2015 van de overige bedrijfskosten als totaal. Er heeft over 2015 geen dotatie c.q. vrijval plaatsgevonden van de onderhoudsvoorziening. De uitbesteding van de restauratieve dienst aan cateraar Sodexo is van invloed geweest op de ontwikkeling van de voedingsmiddelen. De algemene kosten in 2015 zijn lager dan in 2014 met name door lagere projectkosten.

Bedrijfslasten

Bedragen x € 1.000 Saldo (31-12-2015) Saldo (31-12-2014)

Totaal: Personeelskosten 38.283 D 42.437 D

Totaal: Afschrijvingen 4.943 D 4.175 D

Totaal: Overige bedrijfskosten 14.892 D 12.877 D

Totaal: bedrijfslasten 58.118 D 59.489 D

Jaarverslag 2015 29

De financiële basten en lastenDe financiële baten en lasten bedragen 0,3 miljoen euro en daarmee 0,1 miljoen lager dan vorig jaar.

De rentelasten in 2015 zijn lager door de reguliere aflossing van de bestaande langlopende leningen en een renteherziening. Ten behoeve van de renovatie van locatie Nieuw Kerkelanden heeft er in december 2015 een trekking van € 6.000K onder de kredietfaciliteit plaatsgevonden. Een verhoging van de rentelast wordt daarom vanaf 2016 verwacht. De Meerjarenraming houdt hier rekening mee.

HilverZorg rapporteert over de bedrijfsrisico’s in de maandelijkse management rapportages.Onze accountant adviseert en rapporteert ook over de bedrijfsrisico’s in de vorm van een jaarlijkse managementletter en een accountantsverslag. Daaruit blijkt dat het interne risicobeheersingssysteem goed op orde is en dat we ook in 2015 vooruitgang hebben gemaakt.

Tegelijkertijd beseffen we dat we in een tijd waarin ons veel veranderingen te wachten staan nóg beter zicht moeten krijgen op risico’s en beheersing van risico’s. HilverZorg werkt al verscheidende jaren aan het verbeteren van het risicomanagementproces. Hierbij is het streven dit te optimaliseren naar integraal risicomanagement. Risicomanagement gaat niet alleen gaat over verantwoorden en rapporteren, maar ook over gedrag en cultuur. Het risicomanagement proces heeft HilverZorg in hoofdlijnen doorlopen. Bij de risico-identificatie is het van belang die risico’s in kaart te brengen die mogelijk de strategische doelstellingen beïnvloeden. In feite begint dit met de identificatie van de risico’s, daarna het toewijzen van oorzaken van de risico’s en tenslotte, het meten van de risico’s. De doorontwikkeling voor 2016 is dat de identificatie van risico’s gebeurt op verschillende niveaus. De Raad van Bestuur kijkt immers anders naar risico’s dan een wijkverpleegkundige/verzorgende. HilverZorg vindt samenwerking belangrijk, maar onderkent ook dat er risico’s zijn, bijvoorbeeld als het gaat om mededinging. Om die reden is de kennis over en aandacht voor compliance binnen HilverZorg in 2014 en 2015 verder versterkt. We vinden dat relevante medewerkers van HilverZorg zich bewust moeten zijn van mogelijke risico’s die samenwerking met zich meebrengt en dat ze weten wat te doen bij een mogelijk risico.

Financiële baten en lasten

Bedragen x € 1.000 Saldo (31-12-2015) Saldo (31-12-2014)

Totaal: Rentebaten 15 C 63 C

Totaal: Rentelasten 272 D 331 D

Totaal: Financiële baten en lasten 257 D 268 D

8.3 Risicomanagement en mate van beheersing

Jaarverslag 201530

De voornaamste risico’s en onzekerheden voor HilverZorg op het gebied van financiële verslaggeving en wet- en regelgeving zijn:

Waardering vastgoed Voor de waardering van zorgvastgoed zijn vanaf 2012 de reguliere verslaggevingsvoorschriften van toepassing dat voor impairment issues en verlieslatende (huur)contracten kan geen beroep meer gedaan worden op uitzonderingsbepalingen. De waardering van Zorgvastgoed is hiermee een belangrijk en complex issue voor de jaarrekening van HilverZorg. De materiële vaste activa worden tegen boekwaarde (historische kostprijs) gewaardeerd maar deze mag niet lager zijn dan de bedrijfswaarde. Jaarlijks voert HilverZorg een toets op impairment uit. De uitgangspunten voor deze berekening zijn in 2015 onveranderd ten opzichte van de uitgangpunten zoals opgenomen in de jaarrekening 2014. Dat geldt ook voor de hoogte van de disconteringsvoet.

Personele reorganisatie voorzieningVoor HilverZorg geldt dat er in verband met een voorziene reorganisatie een voorziening voor personeel is getroffen voor de gevolgen van zelforganisatie en de gevolgen van scheiden wonen/zorg. De voorziening is per 31-12-2015 herzien en aangepast conform vernieuwde inzichten. Hiervoor heeft specifieke toetsing plaatsgevonden aan de Richtlijnen voor de Jaarverslaggeving. In uitgangspunt is de reorganisatievoorziening onveranderd opgenomen voor 2015 ten opzichte van 2014.

InformatiebeveiligingInformatie en informatievoorziening zijn van groot belang voor Stichting HilverZorg. Wij willen binnen de geldende wet- en regelgeving een zorgvuldige omgang met klantgegevens borgen. Daarbij willen wij ook dat onze financiële cijfers correct zijn, fraude voorkomen en klantgegevens niet in verkeerde handen vallen. Om dit statement kracht bij te zetten is informatiebeveiliging op de agenda gezet. In 2015 is gestart met de implementatie van NEN 7510, een normatief raamwerk in de vorm van een Information Security Management System (ISMS). Wij willen daarmee bereiken dat iedere medewerk(st)er van HilverZorg bewust omgaat met bedrijfsinformatie en bijdraagt aan een betrouwbare informatievoorziening.Bij aanvang van het implementatietraject is veel aandacht besteed aan het vaststellen van de scope van het managementsysteem (ISMS). De focus lag op de processen binnen de afdeling Informatisering & Automatisering en níet op de zorgprocessen. In de ontwikkelingsfase waarin HilverZorg zit, is bewust gekozen de zorgprocessen niet mee te nemen in de NEN7510 normering om de zorgmedewerkers niet te belasten met nog meer implementatietaken.Wél is het gebruik van (zorg)applicaties een onderdeel van het traject; de juiste omgang en de aandacht voor de privacy van klanten zijn een vitaal onderdeel van de effectiviteit van veel van de informatiebeveiligingsmaatregelen.

Ten aanzien van de informatiebeveiliging en privacyregelgeving beantwoorden het project en het huidige managementsysteem aan de verwachtingen. HilverZorg beschikt met het managementsysteem (ISMS) over een middel dat feitelijke informatie geeft voor het sturen en verbeteren van de prestatie van de organisatie ten aanzien van informatiebeveiliging en levert een bijdrage aan het verhogen van de klanttevredenheid, procesefficiency en kwaliteit van dienstverlening van HilverZorg.