2 maart 2010

Jaarverantwoording en Voorschotaanvraag

Jaarverantwoording en Voorschotaanvraag

2 2 maart 2010Rijkswaterstaat

Geconsolideerde versie Regeling bijzonderesubsidies waterkeren en waterbeheren

Jaarverantwoording en Voorschotaanvraag

3 2 maart 2010Rijkswaterstaat

Proces Jaarverantwoording/Voorschotaanvraag (1)

1. Ontvangst JV/VA bij Waterdienst:

Hoofdingenieur-directeur Rijkswaterstaat Waterdienstt.a.v. mevrouw mr. P.E.J. SmitHoofd InkooporganisatiePostbus 178200 AA Lelystad

2. Administratieve toets (volgens checklist administratief)

3. Verzending naar projectbegeleider voor opvolging bevindingen administratieve toets

Jaarverantwoording en Voorschotaanvraag

4 2 maart 2010Rijkswaterstaat

Proces Jaarverantwoording/Voorschotaanvraag (2)

4. Uitvoeren inhoudelijke toets door projectbegeleider:Samenvattende toetsAdvies aan hoofd programmabureauVoorzet aan hoofd PB voor advies aan HID

5. Naar Contractmanager Controle resultaat toetsAdvies aan hoofd PB

6. Hoofd PB akkoordDefinitief maken advies aan HIDVoorzet aan HID voor advies aan DG (indien > M€ 50)

Jaarverantwoording en Voorschotaanvraag

5 2 maart 2010Rijkswaterstaat

Proces Jaarverantwoording/Voorschotaanvraag (3)

7. Voorschotbrief opstellen door bedrijfsvoering

8. Ondertekening door HID (DG indien > M€ 50)op basis van advies

9. Administratieve vastlegging

10. Verzending naar beheerder

11. Betaling voorschot >>

Jaarverantwoording en Voorschotaanvraag

6 2 maart 2010Rijkswaterstaat

Betaling voorschot

• In de voorschotbrief wordt opgenomen hoe te factureren:

• Juiste bedrag (incl. BTW) voorschotbeschikking• Zaaknummer (310….) en SAPbestelnr. (4500….)• Juiste adressering:

Rijkswaterstaat WaterdienstT.a.v. de crediteurenadministratiePostbus 81853503 RD UTRECHT

• Na ontvangst correcte factuur wordt direct overgegaan tot betaling.

Jaarverantwoording en Voorschotaanvraag

7 2 maart 2010Rijkswaterstaat

Best-practice

• “Best practice gaat er van uit dat er een techniek, methode, proces, activiteit of beloningmethodiek is die effectiever is om een bepaald resultaat te halen dan enige andere techniek, methode, etc. Bij het concept Best Practice staat praktijkervaring centraal.” http://nl.wikipedia.org/wiki/Best_practice

• Kortom: een wijze waarop het zou kunnen, met de uitnodiging om het beter te doen!

Jaarverantwoording en Voorschotaanvraag

8 2 maart 2010Rijkswaterstaat

In het mapje

• Voorbeeldbrief

Best-practices (dus uitnodiging om het beter te doen!)• Verantwoordingsverslag, met

– a. Financiële verantwoording 2009;– b. Een originele accountantsverklaring– c. Wijzigingen in tijdschema/planning– d. Een beknopte onderbouwing van de financiële verantwoording

zoals in bijlage a opgenomen;– e. Een raming van de voorschotbedragen in de volgende

kalenderjaren