Referentiekader Opbouw Digitaal InformatiebeheerLANDELIJK OVERLEG VAN PROVINCIALE ARCHIEFINSPECTEURS

WERKVERBAND GEMEENTELIJKE ARCHIEFINSPECTIERODIN

Ingmar Koch

Provinciale Archiefinspectie Noord-Brabant en Limburg

ikoch@brabant.nl

Fot

o: E

rik v

an d

er B

urgt

Zevenbergen, 6 december 2010

Inleiding: Digitale verantwoordingRodin: Wat staat er in?

Planning: Wat gaan we doen?

Steeds meer digitale informatie.

Welke informatie is nodig om handelen te

kunnen verantwoorden?

Digitale groeicijfers in MB per dagDataproductie van het Britse ministerie van Cultuur

Ruim 600

cd’s per dag

Twee typen digitale informatie

Eindig

Oneindig

Kapotte dragers

Maak veel back-ups

Gebruik SAN/NAS

Controles

Bitrot

Checksum als metadata

Controles

0110111001101011010101010

00111010101101110011010110

10101010001110101110111001

1010110101010100011101010

1101110011010110101010100

011101010110111001101XERROR

Veroudering van bestandsformaten

Dus bij voorkeur:

Open

Gestandaardiseerd

Gedocumenteerd

Wijdverspreid

Controles

Conversie, migratie

of emulatie

Vergetelheid

Wat heb je?

Waar is het?

Wat betekent het?

Hoe kan ik het ‘lezen’?

HEEL VEEL METADATA

Onbenul en apathie

Ik maak toch back-ups?

Metadata? Is dat belangrijk?

Digitale houdbaarheid is zo’n groot probleem, dat

kan ik toch niet oplossen.

Maar Ingmar, 600 cd’s per dag, is wel veel.

Dat kunnen we toch niet allemaal bewaren?

Wij hebben alle belangrijke informatie nog op papier hoor!

Gebrek aan urgentiegevoel

Digitale verantwoording

Eindig

Oneindig

Bedreigingen

Urgentie

Onbenul

Vergetelheid

Veroudering

Bitrot

Kapotte dragers

Typen

Omvang

Samenvatting

Digitale verantwoording

Eindig

Bedreigingen

Vergetelheid

Typen

Omvang

Organisaties met DMS/RMA

Nee natuurlijk niet

Maar Ingmar,is een DMS/RMA dan volledig overbodig?

Digitale verantwoording

Eindig

Oneindig

Bedreigingen

Urgentie

Onbenul

Vergetelheid

Veroudering

Bitrot

Kapotte dragers

Typen

Omvang

Maar er is meer nodig

Referentiekader Opbouw Digitaal Informatiebeheer

Administratie

Administratie

RODIN

Digitale beheeromgeving

“Het geheel van organisatie, beleid,

processen en procedures, financieel beheer,

personeel, databeheer, databeveiliging en

aanwezige hard- en software, dat het

duurzaam beheer van digitale

archiefbescheiden mogelijk maakt.”

RODIN - Inhoud

30 ‘punten’ in 3 hoofdstukken

A. Organisatie 7 punten

B. Beheer 14 punten

C. Techniek 9 punten

Bijvoorbeeld (1/3)

1.3 De organisatie heeft de processen en

procedures voor de digitale

beheeromgeving beschreven.

Bijvoorbeeld (2/3)

2.12 De bewaartermijn van digitale

archiefbescheiden wordt automatisch op

elk aggregatieniveau vastgelegd. De

bewaartermijnen worden na-geleefd met

inachtneming van de wettelijke

selectietermijnen, -procedures en

vervolgacties (vernietigen, overdragen of

exporteren).

Bijvoorbeeld (3/3)

3.4 De organisatie beschikt over een

passende back-upstrategie,

calamiteiten- en herstelplan.

Wat gaan we doen?

Gemeenten toetsen op basis van RODIN

• PAI en RAWB

RAWB toetsen op basis van ED3

• PAI

Presentatie resultaten

Wanneer gaan we dat doen?

6 december 2010: Startbijeenkomst

Januari 2010: audit eerste gemeente

April 2011: audit laatste gemeente

Mei 2011: audit RAWB

Juni 2011: Slotbijeenkomst

Hoe zien die audits er uit?

Week 1: Gemeente stuurt relevante informatie naar RAWB en PAI

Week 2: RAWB en PAI bespreken (telefonisch, e-mail) voorlopige bevindingen

Week 3: RAWB en PAI bespreken aangeleverde (en niet-aangeleverde) info met verantwoordelijken van de gemeente

Week 6: RAWB en PAI leveren concept-auditrapport op

Afbeeldingen

Vertrekstaat: T. Nijeholt, http://nl.wikipedia.org/wiki/Bestand:Data_en_informatie.png

Verantwoording: http://andreamerida.com/wp-content/uploads/2010/01/transparency.jpg

Grafiek: Recordkeeping, september 2008: http://www.nationalarchives.gov.uk/documents/record-keeping-sep-08.pdf

Mobius Tattoo, Spacemanbobby, http://www.flickr.com/photos/spacemanbob/1084139169/

Slang: http://www.designforchildren.co.uk/wp-content/uploads/imagiplay-number-snake-puzzle.jpg

Gevaar: Yarnivore, http://www.flickr.com/photos/yarnivore/471970090/

CD: eigen collectie

Volkswriter: http://www.ccworld.co.uk/images/volk.jpg

Metadata: http://dolphinsoftware.files.wordpress.com/2009/03/meta_data_standard_transmission.jpg

Presidenten: http://www.whitehouse.gov/about/presidents/

Dioscuri: http://www.planets-project.eu/docs/reports/Planets_PA5-D3_CaseStudies-final.pdf

GRATE: http://www.planets-project.eu/events/sofia-2009/presentations/day2/Preservationaction_SvB.pdf

Commitment: pierofix, http://www.flickr.com/photos/pierofix/497601659/

Denker: Mcwiz, http://commons.wikimedia.org/wiki/File:BrainStonz1.GIF

Presentatie beschikbaar ophttp://www.slideshare.net/Ingmario

?RODIN beschikbaar op

http://lopai.nl/pdf/Brochure_RODIN_dubbelzijdig.pdf