Introductie

Elektronisch aanbesteden

en veilen

Rijksgebouwendienst (Ministerie van VROM) i.s.m. PIANOo

Datum: oktober 2007

Inhoudsopgave

Waarom deze introductie Elektronisch aanbesteden en veilen?........................................3

1. Elektronisch aanbesteden ...................................................................................... 4

2. Elektronisch veilen................................................................................................ 6

3. Aandachtspunten bij elektronisch aanbesteden en veilen............................................9

3.1 Wel of niet veilen ........................................................................................................ 9

3.2 Doorlooptijd van elektronische aanbesteden....................................................................9

3.3 Inschrijvingsbegroting en de verrekening van meer en minder werk ...................................9

3.4 Beveiliging ............................................................................................................... 10

4. De toekomst ...................................................................................................... 11

5. Tot slot ............................................................................................................. 12

2

Waarom deze introductie Elektronisch aanbesteden en veilen?

Elektronisch aanbesteden is in feite niets anders dan een schriftelijke aanbesteding via het

internet. De procedure verloopt volgens dezelfde stappen. Alleen worden aankondiging,

bestek, nota’s en de inschrijving allemaal digitaal afgehandeld. Voordelen van elektronisch

aanbesteden zijn vooral de snelheid van werken en de besparing op papier, kopieer- en

verzendkosten. Een bijkomend voordeel is dat elektronisch aanbesteden de mogelijkheid

biedt voor een digitale veiling.

Toch is het niet zo dat elektronisch aanbesteden alle traditionele aanbestedingen volledig

kan vervangen. Er zijn nu eenmaal aanbestedingsprocedures waarbij persoonlijk contact

onontkoombaar is. Dat is bijvoorbeeld het geval bij ingewikkelde vraagstukken waarbij de

markt betrokken wordt in het vinden van een oplossing. Opdrachten die echter al helemaal

duidelijk zijn lenen zich bij uitstek voor het elektronisch aanbesteden en e-veilen (zowel op

basis van laagste prijs als op basis van economisch meest voordelige inschrijving).

Het Besluit aanbestedingsregels overheidsorganisaties (Bao) maakt elektronisch

aanbesteden en veilen juridisch mogelijk. Het veilen kan overigens niet bij elke procedure

worden ingezet, maar wel in bijvoorbeeld de openbare en de niet-openbare procedure (zie

artikel 57 van het Bao).

Deze introductie bevat de belangrijkste aandachtspunten en voordelen die bij een

elektronische aanbesteding en veiling aan de orde zijn. Ervaringen uit pilots van de

Rijksgebouwendienst en ervaringen van Provincie Drenthe, Provincie Gelderland en

gemeente Alkmaar vormen de basis van deze introductie.

‘E-veilen behoort tot de nieuwe manier van zakendoen via internet, die transparantie en

objectiviteit biedt. Iedereen kan zien wat de biedingen zijn. En later kun je via het

elektronische logboek precies terugzien hoe de veiling is verlopen. Op die manier kun je

professioneel opdrachtgeverschap handen en voeten geven.’

Ton Bruikman, Provincie Drenthe

3

1. Elektronisch aanbesteden

Zoals gezegd wijkt de procedure voor elektronisch aanbesteden niet af van de traditionele

procedure. Onderstaand wordt dat nog eens schematisch geïllustreerd. In het schema is te

zien welke stappen (oranje gearceerd) de Rijksgebouwendienst allemaal digitaal heeft

uitgevoerd.

Figuur: overzicht van aanbestedingssystemen en de daarbij toegepaste stappen.

4

Elektronisch aanbesteden maakt uniform en transparant aanbesteden mogelijk. Stap voor

stap worden de aanbesteder en de inschrijver door de procedure geleidt. Dat verkleint de

kans op fouten of het missen van deadlines.

Het contact met de inschrijvers verloopt voornamelijk via een beveiligde internetomgeving

(website). Alle partijen kunnen documenten up- en downloaden waardoor iedereen altijd en

overal over dezelfde informatie beschikt. Ook de vragen kunnen digitaal worden ingediend

en beantwoord. Wat nog wel traditioneel blijft, zijn bijeenkomsten zoals de

informatiebijeenkomst of de bijeenkomst waarin onderhandeld wordt. De verslagen daarvan

kunnen wel weer digitaal verspreid worden.

‘Het digitaal verstrekken van de aanbestedingsstukken is zeer goed bevallen bij het

projectteam van de aanbesteding en ook de communicatie via het elektronisch systeembleek snel en effectief.’

Uit: Evaluatie elektronische aanbesteding Optimalisatie Koninklijke Bibliotheek Den Haag, Rijksgebouwendienst (Ministerie van VROM)

5

2. Elektronisch veilen

Elektronisch aanbesteden biedt meer mogelijkheden dan alleen het elektronisch uitvoeren

van de stappen van een traditionele aanbesteding. Zo is het bijvoorbeeld mogelijk om de

inschrijving dynamisch te laten verlopen door gebruik te maken van de veilingmodule. In

dat geval wordt gesproken van een elektronische aanbesteding waarbij de gunning vooraf

wordt gegaan door een veiling. Voor het organiseren van een veiling is speciale software

nodig. Er zijn diverse marktpartijen die veilingsoftware aanbieden en de opdrachtgever

begeleiden.

Bij een elektronische veiling kunnen de inschrijvers hun inschrijfsom verlagen. Daarvoor zijn

twee manieren: continu veilen en veilen in rondes.

Bij continu veilen kunnen de inschrijvers gedurende een bepaalde tijd hun inschrijvingssom

verlagen. Ze krijgen bijvoorbeeld een uur de tijd waarbinnen geboden kan worden.

Eventueel kan de tijdsduur worden verlengd. Een continu veiling heeft meestal als resultaat

dat de inschrijvers op het laatste moment versneld gaan bieden. Een voordeel is dat de tijd

van tevoren vaststaat. Een nadeel kan zijn dat juist op het laatste moment het bieden erg

hectisch is, omdat er weinig tijd is om weloverwogen te bieden.

Het karakteristieke verloop van een continu veiling ziet er als volgt uit:

Figuur: karakteristiek verloop van een continu veiling.

‘De aannemers zijn met name positief over het proces tijdens de veiling zelf. Dat wordt

als zeer overzichtelijk aangemerkt. Er bestaat inzicht in de laagste prijs en er is sprakevan tijdwinst (reistijd).Ook kan een elektronische veiling een aannemer beschermen

tegen grote missers.’

Uit:evaluatie e-veiling provincie Drenthe

6

Veilen in rondes heeft een wat rustiger verloop, omdat de inschrijver één bieding per ronde

mag doen. Bijvoorbeeld een veiling met vastgestelde rondetijden van 3 minuten waarbinnen

iedere inschrijver één bod kan uitbrengen. Na een ronde krijgen alle inschrijvers op

hetzelfde moment een terugkoppeling van het systeem met de laagste prijs en hun plaats in

de rangorde. De veiling eindigt als het beste bod gedurende twee ronden niet verbeterd

wordt. Voordeel is dat inschrijvers meer tijd krijgen om te beoordelen of ze nog een nieuw

bod willen uitbrengen. Omdat de veiling niet zomaar stopt, is er alle tijd voor verfijnde

prijsvorming. Nadeel is dat de duur van de veiling vooraf niet vast staat, hoewel ervaring

leert dat de meeste veilingen binnen 1,5 tot 2 uur worden afgerond.

Het karakteristieke verloop van een veiling in rondes ziet er als volgt uit:

Figuur: karakteristiek verloop van een veiling in rondes.

‘Opdrachtnemers zien veilen als een snelle, eenvoudige, efficiënte en concurrerende

manier van aanbesteding met een mogelijkheid tot prijsverbetering. Van elkaar opjagenwas geen sprake.’

Uit: Evaluatie 3e pilot Rijksgebouwendienst (Ministerie van VROM)

7

In onderstaande figuur is het verschil tussen continu veilen en veilen in rondes

weergegeven. Hierin is inzichtelijk gemaakt hoe de beschikbare tijd in relatie tot de

prijsvorming bij beide vormen gebruikt wordt.

Figuur: verschil tussen continu veilen en veilen in rondes

Bij continu veilen loont het niet om al vroeg in de veiling veel te zakken met de prijs, omdat

de veiling pas afloopt na het verstrijken van de vastgestelde tijdsduur. Waarom al vroeg het

achterste van je tong laten zien als pas in de laatste minuten wordt bepaald wie de

opdracht mag hebben?

Bij een veiling in rondes loont vroeg bieden wel, want met elk bod kan de veiling aflopen.

Wordt het vroege bod immers niet verbeterd dan sluit de veiling. Elk bod is hierdoor een

serieuze kans om het werk binnen te krijgen.

‘Voordat we begonnen, was ik nog even bang dat er van een veiling helemaal geen

sprake zou zijn. We hadden namelijk al aanbiedingen gekregen die zo gunstig waren, datwe ons afvroegen of er nog wel een leverancier zou zijn die er onder zou gaan zitten.

Maar mijn angst was ongegrond, want vanaf het begin zijn de leveranciers er enthousiast

op ingegaan en zijn ruim anderhalf uur aan het onderbieden geweest. Het was echt spectaculair, het leek niet op te houden. We waren verbaasd, wat een resultaat.’

Evert van Beek, Provincie Gelderland

8

3. Aandachtspunten bij elektronisch aanbesteden en veilen

3.1 Wel of niet veilen

Elektronisch aanbesteden is bij elke aanbesteding mogelijk. Dit geldt echter niet voor

elektronisch veilen. Als er sprake is van een zeer complexe opdracht met esthetische of

intellectuele aspecten waarbij veel overleg nodig is, kan elektronisch veilen niet worden

toegepast. Dat staat ook in de richtlijn 2004/18/EG, die stelt dat een elektronische veiling

niet mag worden toegepast voor de aanbesteding van bepaalde werken of diensten voor

intellectuele prestaties, zoals het ontwerpen van bouwwerken of het uitbrengen van een

advies. De inschrijvingen zijn dan onderling niet zomaar met elkaar te vergelijken en lenen

zich dus niet voor een elektronische veiling.

Dit betekent overigens niet dat veiling enkel mogelijk is op basis van laagste prijs. Ook

veilingen op basis van economisch meest voordelige inschrijving zijn mogelijk.

3.2 Doorlooptijd van elektronische aanbesteden

Een elektronische aanbesteding kost niet meer tijd dan een traditionele aanbesteding.

Volgens de nieuwe regelgeving mogen de termijnen zelfs korter zijn bij elektronisch

aanbesteden. De aanmeldingsperiode voor een nationale niet-openbare procedure mag

bijvoorbeeld 17 kalenderdagen zijn in plaats van 21. En een Europese niet-openbare

procedure kan in totaal met 12 dagen ingekort worden mits alle beschrijvende stukken al bij

de publicatie beschikbaar zijn (zie artikel 38 van het Bao).

Er is één uitzondering: wanneer gebruik gemaakt wordt van de veilingmodule is er wel extra

tijd nodig. Ten eerste moet de aanbestedende dienst beoordelen of de eerste inschrijvingen

voldoen aan de gestelde eisen bij inschrijving. Inschrijvingen die niet voldoen mogen

namelijk niet deelnemen aan de veiling. En ten tweede moeten er minstens twee werkdagen

zitten tussen de uitnodiging om deel te nemen aan de veiling en de veiling zelf. Dat geeft de

inschrijver de tijd om zich voor te bereiden op de veiling. Bij een procedure waarbij wordt

gegund op de laagste prijs betekent dit ongeveer in totaal 3 of 4 werkdagen méér. Als

onderdeel van een elektronische aanbesteding is het nog altijd minder dan bij traditioneel

aanbesteden.

3.3 Inschrijvingsbegroting en de verrekening van meer en minder werk

Bij veel aanbestedingen wordt een inschrijvingsbegroting of een nadere specificatie

gevraagd. Bij een traditionele aanbesteding gebeurt dat op het moment van inschrijving. Bij

een elektronische veiling gaat dat anders. Dan is de eerste inschrijving immers niet het

definitieve inschrijvingsbedrag en is de toegevoegde waarde van de inschrijvingsbegroting

of specificatie erg beperkt. Daarom is het aan te bevelen deze pas te vragen nadat de

veiling is afgelopen. Het veilingresultaat is dan in de inschrijvingsbegroting of specificatie

verwerkt.

De aanbestedende dienst kan er voor kiezen om toch voorafgaand aan de veiling de

inschrijvingsbegroting of specificaties te vragen. In deze situatie is een inhoudelijke

beoordeling niet zinvol aangezien de veiling de specificatie nog kan veranderen. De

specificaties dienen bij de beoordeling van de inschrijvingen dan alleen om te controleren of

de inschrijving voldoet aan de inschrijvingsvereisten.

9

Wordt deze vooraf ingediende inschrijvingsbegroting of specificatie tijdens de uitvoering van

de opdracht gebruikt bij het bepalen van eventuele kosten van meer werk, dan moeten de

relevante eenheidsprijzen (van die inschrijvingsbegroting of specificatie) worden

vermenigvuldigd met het quotiënt van de laagste bieding en het inschrijvingsbedrag. Is een

inschrijver bijvoorbeeld 15% gezakt in prijs, dan zullen zijn eenheidsprijzen ook 15%

zakken. Het is echter aan te raden om de begroting pas na de veiling op te vragen en dan

alleen bij de partij die het beste bod heeft uitgebracht.

3.4 Beveiliging

Om de betrouwbaarheid van originaliteit en herkomst van aanbestedende dienst,

gegadigden en inschrijvers te waarborgen, kunnen in de elektronische

aanbestedingsprocedure verschillende beveiligingssystemen worden toegepast.

Onderstaand schema geeft voorbeelden die in de praktijk worden gebruikt.

Figuur: verschillende mogelijkheden om de identiteit van de betrokkenen vast te stellen

10

4. De toekomst

Er zal in de toekomst steeds vaker elektronisch worden aanbesteed. Zeker zodra TenderNed

landelijk beschikbaar komt. TenderNed wordt hét systeem voor elektronisch aanbesteden in

Nederland en fungeert straks als virtuele marktplaats voor aanbestedende diensten en

ondernemingen. Gebruik van TenderNed draagt bij tot vermindering van administratieve

lasten voor alle partijen, een kleinere kans op fouten en uniformiteit in aanbesteden.

Bij elektronisch aanbesteden kan uiteraard gebruik worden gemaakt van zowel het

gunningscriterium laagste prijs als van het criterium economisch meest voordelige

inschrijving (emvi). Beide vormen lenen zich in principe voor elektronisch veilen. De

Rijksgebouwendienst heeft bij het veilen van bouwproject vooral ervaring met gunnen op de

laagste prijs. Voor gunnen op het criterium emvi zal ze nog meer ervaring moeten opdoen,

voordat het regulier toegepast kan worden. In andere sectoren zijn er al succesvolle

veilingen gehouden op basis van emvi.

‘We hebben ingezet op 60% kwaliteit en 40% prijs, meestal is dat andersom. Belangrijk criterium was bijvoorbeeld of de leverancier duurzame meubelen kon leveren. In 2010

moeten we voor 50% duurzaam inkopen – ik vind dat percentage overigens veel te laag – en dit contract gaat vier jaar mee; dan zitten we in 2011 en ik wil er ook dan zeker van

zijn dat ik duurzaam meubilair in huis haal. Er waren natuurlijk nog veel meer criteria,maar dit was voor ons een hele belangrijke. En prijs blijft natuurlijk belangrijk, want je

ziet dat onder druk van zo’n veiling er absoluut scherpere prijzen tot stand komen dan bij een ‘normale’ aanbesteding. Als je uiteindelijk ver onder je begroting uitkomt, geeft

dat wel een enorme kick.’

Cor Zwart, gemeente Alkmaar

11

5. Tot slot

Wil je meer weten over elektronisch veilen? Neem dan contact op met PIANOo via

info@PIANOo.nl of 070-3490777.

PIANOo staat voor Professioneel en Innovatief Aanbesteden, Netwerk voor

Overheidsopdrachtgevers. PIANOo helpt publieke organisaties bij het professionaliserenvan het opdrachtgeverschap.

PIANOo is het kennisnetwerk aanbesteden van en voor de overheid. Iedereen die zich

binnen de publieke sector bezighoudt met het aanbesteden van werken, leveringen en diensten kan bij het netwerk terecht voor informatie, advies en praktische tips.

PIANOo stimuleert kennisuitwisseling over inkopen en aanbesteden binnen de publiekesector. U kunt zelf actief deelnemen aan het kennisnetwerk. Kijk bijvoorbeeld op de

portal www.pianoo.nl voor informatie, nieuws en kennis uit de praktijk. Bezoek een vande PIANOo-bijeenkomsten of meld u via www.pianoo.nl aan voor PIANOo-desk, een

besloten, virtueel discussieplatform waar professionals kennis uitwisselen en ervaringendelen. PIANOo brengt inkopers en aanbesteders met vakgenoten in contact, zodat zij van

elkaars expertise kunnen leren.

12