Integreren tussen Microsoft Project en Oracle Primavera P6

Bij de ARAM Academy komen zowel beginnende als ervaren projectplanners over de vloer die veelal

dezelfde vragen hebben. Een van de meest voorkomende vragen is of het mogelijk is om de

projectplanning in Oracle Primavera P6 te updaten met een planning vanuit Microsoft Project. Een reden

hiervoor is dat veel projectteams een detailplanning maken met Microsoft Project en een algemeen

tijdschema met Oracle Primavera P6. De voortgang vanuit de detailplanningen moet periodiek in

Primavera P6 komen om de juiste rapportages te maken. Organisaties die met behulp van de import

functie de Primavera P6 planning willen updaten met gegevens vanuit Microsoft project denken een

goedkope en praktische oplossing te hebben maar in de praktijk komen zij vaak van een koude kermis

thuis.

Het is mogelijk om Microsoft Project 2010 bestanden in XML formaat te importeren en te exporteren

van en naar Oracle Primavera P6. Echter zorgt dit vaak voor de nodige problemen. Om de import en

export problematiek te verduidelijken beschrijven we als eerste een export van een planning vanuit

Primavera P6 naar Microsoft project. De planning gaan we updaten in Microsoft Project en hierna

importen we deze planning weer naar Primavera P6. In dit voorbeeld maken we gebruik van Oracle

Primavera P6 release 8.2 en Microsoft Project 2010.

Aan de slag:

Vanuit Primavera P6 kan op eenvoudige wijze een

export gemaakt worden naar Microsoft Project.

Wat veel planners niet weten is dat dit gebeurt aan

de hand van een Template. Zo is het bijvoorbeeld

mogelijk om de Activy ID om te zetten naar een

Custom Field in Microsoft Project. Dit is handig om

zo de unieke ID van P6 te bewaren. De planning

wordt zonder problemen geëxporteerd naar

Microsoft Project. Na een kleine controle blijkt ook

dat de data klopt. Constraints, kalenders, relaties,

etc . worden allen geëxporteerd. Hierna updaten

we de planning in Microsoft Project en gaan we

deze exporteren naar Primavera P6.

In het import menu van P6 kiezen we voor de Update Existing Project optie. Hierna wordt het project

geselecteerd dat we willen updaten. Voor het importeren gebruiken we dezelfde template als de export

in de veronderstelling dat deze een op een moet zijn. Wat direct opvalt na het importeren in P6 is dat de

activiteiten zijn over genomen maar met de Activity ID vanuit Microsoft Project. De planning is dus niet

geüpdatet maar replaced.

Updaten kan ook niet omdat er een miss match is tussen de ID's. Het probleem dat nu ontstaat is dat er

geen relatie meer is met de oorspronkelijke baseline. Deze vergelijking is namelijk gebaseerd op de

oorspronkelijke activity ID van Primavera P6.

Een ander probleem dat ontstaat heeft te maken met de Activity Codes. In de oorspronkelijke P6

planning waren de activiteiten gecodeerd met Activity Codes. Microsoft Project maakt geen gebruik van

Activity Codes. Na de import naar Primavera P6 zijn de Activity Codes dan ook verdwenen. Dit heeft

grote gevolgen voor alle rapportages – structuur van de planning-. Deze zijn namelijk gebaseerd op de

Activity Codes. Filters, groeperingen en sorteringen werken niet meer.

Conclusie

Al met al zal het updaten van een projectplanning vanuit Microsoft Project naar Primavera P6 veel werk

betekenen voor een planner en de kwaliteit van een planning niet bevorderen. De planner moet activity

ID's handmatig herstellen als deze nog te herleiden zijn vanuit de omschrijvingen. De Activity Codes

moeten opnieuw gekoppeld worden om de juiste rapportages te kunnen maken. Hierna moeten alle

activiteiten waaraan een resource is gekoppeld worden gecontroleerd. In het slechtste geval moeten de

resources opnieuw gekoppeld worden aan de activiteiten.

Het is natuurlijk wel mogelijk om eenmalig een grote bulk data vanuit Microsoft Project in Primavera p6

te zetten om hierna in Primavera P6 verder te werken. En als een update vanuit Microsoft Project

gewenst is dan is een integratie tussen beide systemen de beste oplossing.

Sander Visser, trainer ARAM Academy