Inhoud: hoe werkt de dienst financiën?

VAN KREDIET TOT BETALING  VOORSTELLEN VAN DE DIENSTEN BEGROTING KREDIETEN BESTELBON INKOMENDE FACTUREN BEVELSCHRIFTEN BETALING 

ONTVANGST RETRIBUTIE- EN BELASTINGREGLEMENTEN

Van krediet tot betaling

Voorstellen van de diensten

Begroting

Kredieten

Bestellen

Formulier T

Inkomende facturen

Bevelschriften

Betaling

Begroting: voorstellen van de diensten

Begroting en begrotingswijzigingen worden besproken op basis van voorstellen (advies) van de diensten

Inspraak

Begroting en begrotingswijziging

Begroting

Is een precieze raming van alle ontvangsten en uitgaven die zich kunnen voordoen in de loop van een financieel dienstjaar.

Beslissing op gemeenteraad van begin december voor het volgende jaar. Onmiddellijk uitvoerbaar na vastlegging door de gemeenteraad.

Begrotingswijziging

Wijziging aan de begroting. Twee keer per jaar, in principe mei (juni) en oktober (november). Zelfde procedure als begroting.

Kredieten: begrotingsartikel

Begrotingsartikel FFFff EEE 00

0000 = 02 aankopen00 = 06 prestaties van derden00 = 12 huur- en onderhoudskosten

00 <= 48 gewone dienst

00 >= 51 buitengewone dienst

Uitgave E5E 5 of lager Ontvangst E6E 6 of hoger

FFFff = doel van de verrichting

EEE = aard van de verrichtingEEE = 123 kantoorbenodigdheden

EEE = 124 technische benodigdheden

EEE = 125 benodigdheden gebouwen

EEE = 127 voertuigen

Kredieten / 2 / (buiten-)gewone dienst

Begrotingsartikel FFFff EEE 00 

Gewone dienst

Alle ontvangsten en uitgaven die ten minste éénmaal per financieel dienstjaar

voorkomen en die de gemeente regelmatige inkomsten en een regelmatige

werking waarborgen.

 

Buitengewone dienst

Alle ontvangsten en uitgaven die rechtstreeks en op een duurzame wijze invloed

hebben op de omvang, de waarde of de instandhouding van het patrimonium van

de gemeente, uitgezonderd de normale onderhoudswerken.

 

Bij twijfel raadpleegt u de dienst financiën.

Kredieten / 3 / (niet-)verplichte uitgaven

Verplichte uitgaven Interne wijziging

104 123 02

10401 123 48

Niet-verplichte uitgaven FFFff 123 16, subsidies, buitengewone dienst, …

Raadplegen in Daphne (boekhoudprogramma).

Alle begrotingartikelnummers zijn gekoppeld aan een dienst.

Bestelbon / 1/ gewone dienst

gewone dienst = gebruiks- of verbruiksgoederen, lopende uitgaven, het patrimonium van de stad vergroot er niet door

1 (dienst financiën) 2 (economaat, Luc Thijs) 3 (economaat, Luc Thijs)

tot 1.250 euro excl. btw van 1.250 euro tot 5.500 euro excl. btw

van 5.500 euro, excl. btw tot krediet ingeschreven in de begroting

onderhandelingsprocedure delegatie: schepencollege stelt last-voorwaarden en gunningswijze vast

bestelbon met aangenomen factuur (= beslissing college+bestelbon)

schepencollege gunt

schepencollege gunt

uitzondering: tot 2.500 euro excl. btw voor herstellingen aan machines en voertuigen

uitzondering: aankoop bibliotheekcollecties, papier en omslagen

vaststellen lastvoorwaarden = beslissen aan welke vereisten de goederen of diensten en/of de leverancier moeten voldoen

vaststellen gunningswijze = beslissen volgens welke procedure de aankoop moet gebeuren

bedrag van de bestelling = bedrag excl btw

Bestelbon / 2 / buitengewone dienst

buitengewone dienst

= investeringen, het patrimonium van de stad wordt groter

4

(economaat, Luc Thijs)

5

(economaat, Luc Thijs)

tot 5.500 euro excl btw vanaf 5.500 euro excl. btw

onderhandelingsprocedure volgens gemeenteraadsbeslissing

gemeenteraad stelt de lastvoorwaarden en gunningswijze

vast

vraag aan minstens drie leveranciers prijs schepencollege gunt

schepencollege gunt

Bestelbon / 3 / bestelaanvraag

Bestelaanvragen: aandachtspunten

Bestel enkel wat u nodig hebt. Geef een algemene beschrijving waarvoor de bestelling dient,

voorbeeld: herstellen deur, … Vermeld bij voertuigen de nummerplaat, voor gebouwen over welk

gebouw het gaat, … Vermeld of het over een aankoop van goederen gaat voor herstelling in

eigen beheer of een herstelling door derden. Geef ook uw eigen volgnummer op. Vermeld het leveringsadres. Geef voor uw leveranciers naam, adres en btw-nummer door. Vermeld het aantal x eenheidsbedrag + btw.

Bestelbon / 4 / bestelaanvraag

Vanaf acht regels aan bestellingen maakt u best een lijst in Excel waarbij u automatisch het totaal laat berekenen.

Voor de btw vult u het percentage in: 6 % of 21 %. Hou ook rekening met

verzendkosten recupelbijdragen zie www.recupel.be andere kosten hoeveelheidkorting en andere kortingen.

Vermeld de datum van de collegebeslissing over de aankoop. Denk aan de veiligheidsvoorschriften voor de goederen die u bestelt (zie

onderaan officiële bestelbon). Voorkom dat u kredieten van andere diensten gebruikt. De

bestelaanvraag moet komen van de dienst die het krediet beheert. Dat is de dienst waaraan de artikelnummer gekoppeld is.

Bestelbon / 5 / toekomst

Diensten gaan zelf bestelaanvragen intypen in Daphne

Proefproject binnen financiële dienst: maart – april Daarna cultuurdienst en bibliotheek: april – mei Daarna alle diensten: mei - juni

Dossiers CBS of GEMOp basis van het dossier van het CBS of GEM maakt de financiële dienst een bestelbon. Hiermee is het krediet gereserveerd voor dat specifieke project. Deze bonnummer moet u vermelden bij de effectieve bestelaanvraag.

Bestelbon / 6 / buitenland

Aankopen buitenland

Er zijn extra bankkosten aan verbonden die kunnen oplopen tot 15,00 euro.

Vraag aan de leverancier de Iban-code en de swiftnummer.

Bestelbon / 7/ drie exemplaren

Roze bon = voor het klassement van de betrokken dienst kan achteraf gebruikt worden om te vergelijken met de factuur

Witte bon zonder bedragen = voor de leverancier

Witte bon met bedragen = voor de financiële dienst

Openingsuren van uw dienst en eventueel ook een plannetje van het leveringsadres toevoegen.

 

Bestelbon / 8 / prijsbewust bestellen

Vraag drie prijzen.

Zorg voor een optimale prijs-kwaliteitsverhouding.

Vraag de best mogelijke prijs aan de leverancier.

Vraag (opnieuw) prijs aan meerdere (minimum 3) leveranciers.

Het is niet omdat u (al jaren) tevreden bent over een leverancier en zijn service, dat die leverancier ook de goedkoopste is.

Maak een prijsvergelijking op basis van de gevraagde prijzen en hou rekening met alle bijhorende kosten.

Formulier T

Lijst van alle overgedragen bestelbons van de vorige jaren:

X –1, X-2, …

Datum van vaststellen formulier T

+/- 15 februari jaar X

Inkomende facturen / 1 / inschrijven secretariaat

Sommige leveranciers geven facturen mee bij het afhalen of leveren van de goederen, vb Colruyt, Eureco, abonnementen, …

Laat het secretariaat een stempel zetten op de facturen en bezorg ze aan de financiële dienst.

Hoe langer u wacht met het behandelen van de facturen, hoe langer de leverancier moet wachten op zijn geld.

Inkomende facturen / 2 / controle

Vraag aan de leverancier om de bestelbonnummer te vermelden op de factuur. Voor facturen die u meekrijgt, doet u dit zelf.

Controleer of de leverancier effectief levert en factureert wat u besteld heeft.

Gaat u niet akkoord met de factuur, stuur dan onmiddellijk een aangetekende brief naar de leverancier met de bemerkingen en stuur een kopie van de brief naar de financiële dienst.

Motiveer de verschillen in bedragen tussen bestelbon en factuur. Voeg verantwoordingsstukken toe aan de factuur: beslissing

CBS, GEM, lastenboek, prijsvraag, … De goedkeuring door ondertekening van facturen is niet

vrijblijvend!

Inkomende facturen / 3 / onkostennota’s

Geef naam, adres en rekeningnummer. Pas de juiste tarieven toe. Geef de reden van terugvordering van

onkosten, vb. opleiding, afhalen goederen, … Vermeld de datum van de collegebeslissing.

Bevelschriften

Facturen en kostennota’s die ten laatste donderdagmiddag

aankomen op de financiële dienst, kunnen de volgende maandag /

dinsdag geagendeerd worden op het schepencollege om betaalbaar

gesteld te worden.

Betaling

De betaling gebeurt door de ontvanger.

In principe op het einde van de week als het schepencollege begin die week de bevelschriften betaalbaar heeft gesteld.

Diverse aandachtspunten

Aandacht voor boeken, abonnementen en tijdschriften, zowel nieuwe aankopen als bestaande abonnementen

ONTVANGST

Retributie- en belastingsreglementen Deze reglementen worden voorbereid door de diensten en komen voor advies naar de financiële dienst voordat ze op het schepencollege komen.

Het advies van de financiële dienst wordt indien nodig besproken met de betrokken dienst.

Na behandeling van het reglement door het schepencollege stuurt u het dossier naar de financiële dienst. Zij agenderen het dossier voor de gemeenteraad. De dienst financiën zorgt ook dat de procedures die we na de beslissing moeten volgen, toegepast worden.

VRAGENRONDE

EINDE