informatiebeleidsplan gemeente Hellevoetsluis · Samenwerken of niet, zaakgericht werken en...

Informatiebeleidsplan 2014-2016

gemeente Hellevoetsluis

de basis op orde

Opdrachtgever: Marcel Koets

Steller: Maarten Vrolijk BMC

I-adviseur: Theo van der Stel

Versie: 1.08

Correspondentienummer: OBD-1107-64368

http://www.hellevoetsluis.nl/


Datum: 22-1-2014 Pagina 2 van 72 versie: 1.08

Inleiding 4

Managementsamenvatting 5

1 Trends en ontwikkelingen 10

1.1 Landelijke ontwikkelingen 10 1.1.1 Wettelijke taken en convenanten 11 1.1.2 ICT-trends 12

1.2 Trends binnen de gemeente Hellevoetsluis 13 1.2.1 Politieke koers 13 1.2.2 Bestuurskrachtmeting 14 1.2.3 Dienstverlening 14 1.2.4 Organisatie-inrichting 15 1.2.5 Organisatiedoelstellingen 15 1.2.6 Impact op de informatievoorziening 16

2 Huidige situatie gemeente Hellevoetsluis 17

2.1 Ontwikkelingen 17 2.1.1 Wettelijke taken en convenanten 17

2.2 ICT-trends 18

2.3 Politieke koers 19

2.4 Dienstverlening 19

2.5 ICT-omgeving 20

2.6 Huidige organisatie 20 2.6.1 Cultuur 20 2.6.2 IT-management 21

2.7 Thema’s management 21 2.7.1 Knelpunten 22

2.8 ICT-kosten 22

3 Wat wil de gemeente Hellevoetsluis bereiken ? 23

3.1 Ambities 23

3.2 Principes in de informatievoorziening 23

3.3 Richtlijnen informatiebeleid en ICT 23 3.3.1 Thema’s voor ontwikkeling 26

3.4 Richtlijnen met betrekking tot informatiesystemen 28 3.4.1 Wettelijke verplichtingen 28 3.4.2 Zaakgericht werken / invulling mid-office 28 3.4.3 Klantcontactsysteem (KCS) 28 3.4.4 Documentmanagementsysteem (DMS) 29 3.4.5 Zaakmagazijn en zaaksysteem (ten behoeve van zaakgericht werken) 29 3.4.6 Uitfaseren Lotus Notes 30 3.4.7 Standaardisering en richtlijnen 30



4 IT-management 31

4.1 Informatiesystemen, architectuur en ICT-management 31 4.1.1 Gemeente Hellevoetsluis 31

4.2 Informatie- en applicatiearchitectuur 32 4.2.1 Informatie- en applicatiearchitectuur 33

4.3 IT-management 33 4.3.1 Toekomstige invulling 34

5 Uitvoering en Realisatie 35

5.1 Projectmatig werken 35

5.2 Programmamanagement en verantwoording 36

5.3 Verankering in de lijnorganisatie 38

5.4 Interne en externe communicatie 38

5.5 Financiële paragraaf 38

6 Begrippenlijst 40

Bijlagen 43

Bijlage A: Huidige Informatiearchitectuur en applicaties 44

Bijlage B: Status wettelijke verplichtingen 47

Bijlage C: Webrichtlijnen 52

Bijlage D: ICT-trends 53

Bijlage E: Concept Antwoord© 56

Bijlage F: ICT-management 59

Bijlage G: 9-vlaksmodel 62 Organisatiekolom 63 Informatiekolom 63 Automatiseringskolom 64

Bijlage H: Projectenlijst en Meerjarenraming 66



Inleiding

Ook de gemeente Hellevoetsluis heeft te maken met een omgeving die continue aan verandering onderhevig

is. Nieuwe ontwikkelingen volgen elkaar in een rap tempo op. De economische crisis dwingt tot bezuinigingen

in de overheidsuitgaven en leidt tot een kortingen op het Gemeentefonds. Daarnaast onderkennen we andere

maatschappelijke en bestuurlijke ontwikkelingen die om een antwoord van de gemeente vragen. Denk

bijvoorbeeld aan de voortschrijdende digitalisering, de afhankelijkheden van- en in ketens en de vergrijzing van

de (beroeps)bevolking. Ontwikkelingen, naast vele andere, die direct of indirect hun invloed hebben op het

gemeentelijke informatiebeleid.

De Rijksoverheid is gestart met het programma Antwoord© om een uniforme manier te definiëren waarbij

gemeenten als het centrale loket van de gehele overheid zullen dienen. Het doel is dat de burger één duidelijke

ingang krijgt, ongeacht voor welke zaak hij/zij komt. Verder speelt de vraag of Hellevoetsluis samenwerking

moet gaan zoeken binnen de regio Voorne-Putten.

Het bestaande informatiebeleidsplan stamt uit 2007. Een herijking en een mogelijke update van de huidige

i-visie is zeker op zijn plaats. Momenteel wordt aan veel onderwerpen gewerkt. Het verlenen van volledig

inzicht in waar we mee bezig zijn, waar we mee aan de gang moeten en inzicht in de samenhang van

onderwerpen is mede doel van dit plan.

In samenwerking met het management van de gemeente Hellevoetsluis, en in het bijzonder met

I-beleidsadviseur de heer Theo van der Stel, dit informatiebeleidsplan voor de gemeente Hellevoetsluis

opgesteld. Als basis zijn relevante stukken doorgenomen en individuele interviews met de leden van het

management, de directie en de verantwoordelijke wethouder gevoerd. Daarnaast is er een middag voor het

management georganiseerd waarin een toelichting op de ontwikkelingen en de huidige status is gegeven.

Tevens zijn de uitgangspunten gezamenlijk opgesteld. Met de I -beleidsadviseur is waar nodig verdieping en

aanvulling aangebracht. In de managementsamenvatting wordt u in het kort door de inhoud van dit plan

geleid.

Het informatiebeleidsplan omvat een informatiebeleidsplan in engere zin: een schets van de belangrijkste

ontwikkelingen en hun effecten op de informatievoorziening en de prioriteitstelling. Maar ook het vastleggen

van uitgangspunten waar de gemeente zich de komende jaren aan committeert.

Daarnaast bevat het plan een projectenplan met een meerjarenraming verdeeld in ‘sporen’. Dit alles om de

informatievoorziening beheersbaar en inzichtelijk te houden.



Managementsamenvatting

Aanleiding informatiebeleidsplan

Zowel bestuurlijk (college en raad) als bij het ambtelijk management is een sterke behoefte aan inzicht in en overzicht van waar we allemaal mee bezig zijn op ICT gebied. Probleem hierbij is dat het huidige informatiebe-leidsplan verouderd is en onvoldoende houvast biedt om actuele ontwikkelingen te borgen en aan nieuwe wettelijke kaders te voldoen. Daarnaast hebben het afgelopen jaar twee sleutelfiguren op dit gebied de organi-satie verlaten. We zijn gestart met een oriëntatie op de huidige situatie, hebben interviews gehouden en heb-ben een analyse gemaakt. Op basis hiervan is inzicht ontstaan in waar we staan, waar we naar toe willen en in welke volgorde en tempo dit efficiënt en effectief is, rekening houdend met capaciteit en financiële kaders. Uitvoering hiervan vindt plaats middels een stuurgroep en projectgroepen.

Doel van het informatiebeleidsplan

Het doel van het informatiebeleid is om doelen en principes neer te leggen die gehanteerd gaan worden bij het inrichten en aanpassen van de informatiehuishouding van de gemeente. Daarbij brengt het samenhang aan tussen de gemeentelijke organisatiedoelen en werkprocessen enerzijds en de informatievoorzieningen ander-zijds. Hierbij staat centraal dat de informatievoorziening zo goed mogelijk de doelen van de gemeentelijke organisatie moet ondersteunen. Aan de basis hiervan staat de gemeente die een helder beeld heeft waar naar toe zij en haar omgeving migreert. Informatiebeleid

De afgelopen jaren is langs programmalijnen ‘E-gemeente’, ‘Digitaal werken’ en ‘Stroomlijning Basisgegevens’ van King gewerkt aan de ontwikkeling van de informatievoorziening. De programmalijnen hebben gewerkt met het informatiebeleid zoals dat was opgesteld in 2007. Om goed richting te geven aan bovenomschreven veran-deringen was een actualisatie van dit plan noodzakelijk. Voor het nieuwe informatiebeleidsplan is 2014-2016 als horizon gekozen. Uitgangspunt voor de I-visie en -strategie is de ambitie van het gemeentebestuur en het management van de

ambtelijke organisatie. Informatievoorziening (en Automatisering) dient immers ondersteunend te zijn bij het

realiseren van die ambitie.



Het voorliggende informatiebeleidsplan is nadrukkelijk niet alleen ICT-plan. ICT (informatie en

communicatietechnologie) is slechts een hulpmiddel dat richting geeft om de gewenste informatievoorziening

te bereiken die de gemeentelijke producten, processen, dienstverlening en participatie ondersteunt.

De projecten en acties met betrekking tot ICT (de techniek) die noodzakelijk zijn om het informatiebeleid te

ondersteunen zijn wel opgenomen in dit informatiebeleidsplan.

In dit plan worden de doelen samengevat en aangegeven wat dat betekent voor de richting van onze informa-tievoorziening. Dit plan biedt richting en houvast. En dat is nodig, want een ding is zeker: over vijf jaar is op het gebied van informatievoorziening maar weinig hoe het was. Niet alleen vanuit de eigen wens om verder te professionaliseren, maar ook door de veranderende verwachtingen van de rijksoverheid, burgers, bedrijven en maatschappelijke instellingen en de financiële positie van de overheid. Zonder adequaat opgezette informatievoorziening en de juiste ICT kan Hellevoetsluis haar ambities niet waar-maken. De moderne burger verwacht van de gemeente zeven dagen per week, 24 uur per dag geïntegreerde, interactieve dienstverlening via meerdere kanalen. Dit vraagt om een modernere gemeentelijke organisatie waarbij op een efficiënte wijze gebruik wordt gemaakt van beschikbare informatie en technische mogelijkhe-den.

Trends en ontwikkelingen

Bestuurlijke doelen

De gemeente Hellevoetsluis heeft eigen ambities. Het collegeprogramma is helder. Een belangrijke richtlijn die

hier gesteld wordt is de kwaliteit van de dienstverlening aan de burger en het centraal stellen van de burger

hierin. De gemeente streeft ernaar om de dienstverlening zo veel mogelijk digitaal te laten verlopen. Hierbij

wordt ook rekening gehouden dat iedereen de toegang tot de gemeente blijft houden die hij/zij wenst.



Organisatierichting

De gemeente heeft in 2011 een organisatieaanpassing doorgevoerd en een visie op de organisatie-

(ontwikkeling) opgesteld. De belangrijkste kernwaarden hierbij zijn ‘De burger centraal’ en ‘De medewerker

maakt het verschil’. Hiervan is een vertaling gemaakt in organisatiedoelen.

Daarnaast heeft de gemeente te maken met de wensen van het eigen bestuur, het management en de

medewerkers. Vraagstukken zoals Het Nieuwe Werken, flexibel werken los van tijd en locatie, zijn in eerste

instantie managementvraagstukken. Hierbij speelt ICT een faciliterende rol.

Waar staat de gemeente?

Als gekeken wordt naar technologische ontwikkelingen, is de gemeente Hellevoetsluis geen koploper en geen

achterblijver, maar een goede middenmoter, die de ontwikkelingen volgt. Toch merkt de organisatie dat de

burger steeds meer vraagt, dat er sprake is van decentralisatie van rijkstaken en dat er verregaande

bezuinigingen doorgevoerd moeten worden. Ook speelt de vraag of de gemeente Hellevoetsluis de

samenwerking binnen de regio Voorne-Putten moet gaan zoeken. Daarbij is de vraag aan de orde: kan

Hellevoetsluis de ontwikkelingen op ICT-gebied zelf invullen of moet juist samenwerking worden gezocht.

In het kader van dit plan is ook gekeken naar rijksprogramma’s en andere relevante input die van invloed

kunnen zijn op de invulling van de ICT.

Om een beeld te krijgen van de huidige situatie op ICT-gebied zijn in juni 2013 interviews gehouden met de

wethouder, mevr. J. De Jongh (destijds verantwoordelijk voor ICT), de gemeentesecretaris en

afdelingsmanagers.

Uit de interviews en de analyse van relevante stukken is het volgende opgemerkt.:

Op onderdelen is een duidelijke visie of richting ontwikkeld. Op andere ontbreekt deze in het geheel.

(Waar willen we heen? Samenwerken of niet, zaakgericht werken en dergelijke.)

Het huidige kwaliteitsniveau van de informatievoorziening staat onder druk. De focus ligt op de

automatisering en de informatiemanagementfunctie is onderontwikkeld.

Samenhang c.q. afstemming in de architectuur ontbreekt (in het bijzonder de Mid-Officeomgeving).

Centrale regie en bewaken van de samenhang op de informatievoorziening ontbreekt.

Automatisering (FaZa) is te vaak leidend of wordt zo ervaren.

Actuele visie met betrekking tot de gewenste dienstverlening ontbreekt. (Een actueel

dienstverleningsconcept ontbreekt.)

Projecten worden in de lijn belegd zonder het opdrachtgever- en opdrachtnemerschap goed te hebben

geborgd.

Projecten zijn opgestart maar niet afgemaakt/geborgd in de organisatie.

Centrale regie en borging van de samenhang van de diverse projecten ontbreekt. (Het ontbreekt de

gemeente aan een totaaloverzicht en projectmatig werken.)

De organisatie kenmerkt zich door een familiecultuur.

De kosten mogen niet hoger uitvallen.

Als vervolg op de interviews is in september 2013 een workshop met het GMT gehouden. In de workshop zijn

de ideeën en richtingen van dit plan gedeeld en verder uitgezet.



Wat willen we bereiken?

De focus ligt de komende periode op het realiseren en afmaken van lopende projecten. Het gaat hier om ruim

100 projecten. Nieuw beleid komt pas na 2015 aan bod. Een goede beheersorganisatie en bijbehorend

opdrachtgeverschap (verzakelijking en projectmatig werken) zijn hierbij onontbeerlijk. Dit geldt eveneens voor

het informatiemanagement. Verlegging van automatisering naar informatisering is een belangrijke

voorwaarde, waarbij als regel geldt dat I&A ondersteunend aan de organisatie dient te zijn.

Wat zijn daarbij onze kaders?

Samengevat kan gesteld worden: Het huidige beleid wordt gecontinueerd en, waar nodig vinden aanpassingen

plaats.

Om de komende jaren de informatievoorziening op het gewenste niveau te brengen en beheersbaar te houden

is gekozen voor de volgende thema’s, die dienen als kader:

Efficiënt werken

Zaakgericht werken

Dienstverlening

Versterken Informatievoorziening

Samenwerken en uitbesteden

Het Nieuwe Werken

Kosten en investeringen

De genoemde thema’s worden uitgewerkt in zg. “Sporen” en onderliggende projecten.

Prioriteitstelling, uitvoering en realisatie

Het uitvoeren van alle, ruim 100 projecten zal moeten gaan volgens het principe “ wat moet en wat kan”.

Wettelijke verplichtingen, beschikbare budgetten en beschikbare capaciteit zijn maatgevend voor het tempo

waarin e.e.a. kan worden uitgevoerd. Aan de hand hiervan vindt ook de prioriteitstelling plaats.

Om de projecten te realiseren en vooral te bewaken en te borgen is een goede beheerorganisatie

onontbeerlijk. Het college is de opdrachtgever (de secretaris is gedelegeerd opdrachtgever en deelnemer van

de stuurgroep) en de stuurgroep is de opdrachtnemer. Een projecteider stuurt en bewaakt de projecten. Dit

doet de projectleider in samenwerking met deelprojectleiders. De projectleider legt periodiek verantwoording

af aan de stuurgroep.

Om het projectenplan inzichtelijk en beheersbaar te houden is het opgesplitst in acht sporen. Elk spoor bestaat

uit een aantal gelijksoortige projecten of sterk aan elkaar gerelateerde projecten. Tussen de sporen onderling

bestaat een zekere mate van afhankelijkheid. Deze afhankelijkheid wordt sterker naarmate het ambitieniveau

van de dienstverlening hoger wordt.

De sporen 1 tot en met 4 kennen resultaten die gericht zijn op het behalen van wettelijke termijnen en

verbetering van de dienstverlening. De sporen 5 en 6 zijn eraan toegevoegd om een beter inzicht te geven in de



totale ICT-kosten en ICT-inspanningen voor de komende jaren. Tevens zijn organisatieaanpassingen in het

informatiemanagement (spoor 7 en 8) opgenomen.

Als uitkomst van de workshop met het GMT, is bepaald dat voorafgaand aan verdere uitvoering eerst invulling

moet worden gegeven op de volgende opdracht:

Onderzoek en onderbouw de opties:

- blijft Hellevoetsluis de IT zelf doen;

- gaan werken “in de cloud”, zetten we de eigen IT op afstand en kopen we functionaliteit via de markt in (zie

ook uitleg onder 1.1.2);

- gaan we op IT-gebied samenwerken met andere gemeentes op het eiland.

Dit antwoord is bepalend voor het maken van principiële keuzes bijvoorbeeld op het gebeid van welk KCC-

systeem moet worden ingevoerd of van welke DMS gaan we gebruik maken.

Aangenomen motie Begrotingsraad 7 november 2013

VVD, IBH, PvdA en CDA hebben tijdens de behandeling van de begroting 2014-2017 een motie ingediend die is

aangenomen. Hierin wordt het college opgeroepen om het voorjaar van 2014 te gebruiken om uit te zoeken

waar kostenbesparing op ICT gebied mogelijk is zoals genoemd bij de overwegingen van de motie. Er hoeven

dan geen grote ICT investeringen plaats te vinden die niet compatibel zijn met eventuele toekomstige

oplossingen. De overwegingen luidde:

-zoeken naar mogelijkheden om uitgaven te verminderen;

-ICT waarschijnlijk een mogelijkheid biedt om door meer samen te werken met anderen bv in onze eigen regio

of de ICT systemen extern in de cloud te zetten etc.

Aanpak

Bij de genoemde projecten (zie bijlage H.) is de aanpak als volgt:

1. Wat is het probleem

2. Analyse

3. Oplossingsrichting

4. Wat is de impact kort/lang op samenwerking met andere gemeenten

5. Prioriteit

6. Capaciteit/Financiële kaders

7. Planning



1 Trends en ontwikkelingen

Om een beeld te krijgen waar de gemeente staat is het in eerste plaats van belang de ontwikkelingen te

kennen. Welke landelijke ontwikkelingen spelen er, waaraan dient de gemeente vanuit de wet te voldoen en

welke trends spelen er binnen gemeenten? Daarnaast is het van belang om de eigen ‘couleur locale’ te kennen.

De ontwikkelingen worden afgezet tegen de huidige situatie bij de gemeente Hellevoetsluis.

1.1 Landelijke ontwikkelingen

De gemeente verkeert in een turbulente tijd. De economische crisis dwingt tot bezuinigingen in de overheids-

uitgaven en tot een korting op het Gemeentefonds. Daarnaast onderkennen we andere maatschappelijke en

bestuurlijke ontwikkelingen, die om een antwoord van de gemeente vragen. Denk hierbij aan de

afhankelijkheden van en in ketens, de voortschrijdende digitalisering, de vergrijzing van de (beroeps)bevolking.

Ten slotte wordt de gemeente de ingang voor publieke diensten.

De volgende landelijke ontwikkelingen dienen zich aan binnen gemeenten en hun ketenpartners:

1. organisatorische ontwikkelingen: schaalvergroting, procesinrichting, regionalisering, decentralisatie,

ketensamenwerking, netwerkontwikkelingen, en uitbesteding van taken;

2. toenemende druk om te komen tot meer efficiency;

3. toenemende druk om te komen tot meer transparantie;

4. verhoging van de kwaliteit van de (digitale) dienstverlening;

5. versnelde ontwikkeling van de e-overheid/operatie NUP/modernisering GBA.

Ad 1. Organisatorische ontwikkelingen

Gemeenten staan onder druk om tot schaalvergroting te komen. Tegelijk zien we dat vanuit de taakgebieden

van gemeenten onafhankelijk van elkaar verschillende samenwerkingsvormen worden ontwikkeld met diverse

partijen uit de omgeving, bijvoorbeeld op het gebied van Sociale Zaken en Welzijn, Ruimtelijke Ordening, de

gezamenlijke inrichting van een KCC of de ICT in een Shared Service Center (SSC).

Diverse gemeenten kiezen ervoor om bepaalde (publieke) taken uit te besteden. Ook treedt er een

accentverschuiving op in de rollen van de gemeente. De nadruk komt namelijk steeds meer te liggen op de rol

van gebiedsregisseur, zorgdrager voor uitvoering en toezichthouder. Ook processen in de secundaire lijn, zoals

P&O- en ICT-processen, worden soms (deels) uitbesteed. Voorbeelden hiervan zijn het uitvoeren van de

salarisadministratie door leveranciers of het beheren door een leverancier van diverse ICT-systemen in de

cloud.

Intussen is het Rijk taken aan het afstoten richting gemeenten. De gemeenten staan voor de grote opgave om

de drie decentralisatietaken (AWBZ/Wmo, Jeugdzorg en Paticipatiewet) in 2015 te implementeren.

Ad 2. Efficiency

Gemeenten moeten meer taken gaan uitvoeren met minder middelen. In het kader van de decentralisatie

worden taken van het Rijk en de provincie overgeheveld naar de gemeenten. Gemeenten zullen hun taken dus

efficiënter moeten uitvoeren.



Ad 3. Transparantie

Klanten worden mondiger en veeleisender, taken worden uitgevoerd binnen ketens en de noodzaak om

verantwoording te kunnen afleggen en inzicht te kunnen bieden in de stand van zaken en de wijze van werken

neemt toe. Sociale media kunnen hierop sterke invloed uitoefenen, zowel in positieve als in negatieve

imagovraagstukken. Zowel intern als extern is het wenselijk om zaken inzichtelijk en op orde te hebben, zodat

voortgangs- en dossiergegevens eenvoudig toegankelijk zijn voor de klant, voor de medewerker aan de balie, in

de backoffice of in de keten en voor de managers als sturingsinformatie.

Ad 4. Verhoging dienstverlening

Al een aantal jaren geleden is de Rijksoverheid gestart met het programma Antwoord© om een uniforme

manier te definiëren waarbij gemeenten als het centrale loket van de gehele overheid zullen dienen. Het doel

is dat de burger één duidelijke ingang krijgt, ongeacht voor welke zaak hij/zij komt.

In het regeerakkoord nader afgesproken dat de dienstverlening door de overheid beter moet. Zo moeten

bedrijven en burgers uiterlijk in 2017 zaken die ze met de overheid doen (zoals het aanvragen van een

vergunning) digitaal kunnen afhandelen. Hierdoor komt het kanaal e-dienstverlening nadrukkelijker in beeld.

Ad 5. Versnelling e-overheid

Om de vaart erin te houden heeft de Rijksoverheid, bij monde van KING, het programma NUP opgesteld. Daar

staan 24 bouwstenen benoemd met 1 koppeling en 20 resultaatverplichtingen, die alle bedoeld zijn ter

verbetering van de dienstverlening aan de burger (zie: update maart 2013 op de website van KING)

1.1.1 Wettelijke taken en convenanten

Er zijn diverse wettelijke taken en convenanten die een directe impact hebben op de informatiehuishouding

van de gemeenten. Denk hierbij aan wetten met betrekking tot de basisregistraties (onder meer voor het GBA,

de BAG en de BGT) en aan hoe men met bepaalde gegevens moet omgaan binnen de gemeente (Wet

eenmalige gegevens uitvraag Werk en Inkomen, Wet bescherming persoonsgegevens).

Naast deze wettelijke taken is er in 2008 een bestuursakkoord (convenant) gesloten tussen de VNG en het Rijk

om de belangrijkste ICT-gerelateerde activiteiten rond dienstverlening in één programma te bundelen: het

Nationaal Uitvoeringsprogramma (NUP). De juridische status van het convenant is minder hard dan een

wettelijke verplichting, maar in het algemeen wordt ervan uitgegaan dat de afspraken wel bindend zijn. Het

NUP-programma bestaat uit 24 (bijgestelde) projecten. Deze projecten hangen nauw samen met de hierboven

genoemde wettelijke taken. Hieronder volgt een opsomming van deze projecten, met daarbij aangegeven wat

de exacte status is binnen de gemeente Hellevoetsluis.

De decentralisatie van taken binnen het sociale domein (jeugdzorg, AWBZ/Wmo en dergelijke) zal ook voor de

gemeente Hellevoetsluis veel impact hebben. Deze transitie zal gepaard gaan met aanpassingen in de

organisatie, taken, informatievoorziening en ondersteunende ICT. Het nog niet geheel helder wat er op dit

terrein voor de gemeenten gaat veranderen. Aan de draaiboeken wordt momenteel bij KING (Kwaliteits

Instituut Nederlandse Gemeenten) gewerkt. In de eerste helft van 2014 zal hierover meer duidelijk worden.



1.1.2 ICT-trends

De ontwikkelingen in de ICT hebben grote impact op de manier waarop gemeenten en andere organisaties te

werk gaan. Daarnaast stelt de burger steeds meer eisen ten aanzien van het digitaal ondersteunen door de

overheid. Hieronder worden een aantal actuele trends benoemd die van invloed zijn op de bedrijfsvoering,

dienstverlening en ICT-infrastructuur van de gemeente:

1. Het Nieuwe Werken (HNW)

2. Mobile devices en Bring Your Own Device (BYOD)

3. Cloud werken, hosten en webservice

4. Papierloos werken en vergaderen

5. Van informatiebeveiliging naar ‘ID’-beveiliging

6. Social media

7. Ontsluiting van gegevens via Geo-informatie

In bijlage D worden deze ontwikkelingen nader toegelicht.

Ad 1. Het Nieuwe Werken (HNW)

Het Nieuwe Werken is een verzamelnaam voor diverse manieren van slimmer, efficiënter en effectiever

werken, toepassen van Web 2.0, gebruikmaken van nieuwe technologieën, experimenteren met nieuwe

vormen van samenwerking, maar ook nieuwe manieren van leidinggeven (zie ook uitleg in begrippenlijst). Denk

aan: minder hiërarchie, meer eigen verantwoordelijkheid, meer delegeren en meer overlaten aan eigen

creativiteit en oplossingsgerichtheid.

Ad 2. Mobile devices en Bring Your Own Device (BYOD)

Internet is overal en steeds meer apparaten zijn met het internet verbonden. Niet alleen pc’s, tablets en

smartphones zijn aan internet gekoppeld, maar ook steeds meer minder voor de hand liggende ‘devices', zoals

bijv. auto’s, tv’s en cv-installaties. Iedereen is altijd en overal met alles en iedereen verbonden. Dit leidt niet

alleen tot een enorme toename van het internetverkeer en van de opslag van data, maar ook tot gebruik van

devices en toepassingen buiten het zicht van de eigen organisatie om.

Ad 3. Cloud werken, hosten en webservice

Wat is “de cloud”: Cloud computing is het via het internet op aanvraag beschikbaar stellen van hardware,

software en gegevens, ongeveer zoals elektriciteit uit het lichtnet.

In toenemende mate maken organisaties gebruik van toepassingen die overal via het web benaderbaar zijn. Dit

geldt ook voor servercapaciteit (rekencentra), opslag en back-upvoorzieningen. Deze ontwikkeling heeft als

voordeel dat:

de beheercapaciteit in eigen huis gefocust kan worden op inhoudelijk en functioneel beheer;

schaalbaarheid goed mogelijk wordt.

Werken in de cloud hangt ook nauw samen met HNW en BYOD. Werken in de cloud wordt mogelijk gemaakt

mits er duidelijke afspraken zijn over hoe wordt omgegaan met vertrouwelijke en privacygevoelige gegevens

en afspraken rond de archivering. Dit geldt nog sterker als ook applicaties niet (meer) bij de gemeente zijn

ondergebracht, maar bij leveranciers of andere derden in de markt.

http://nl.wikipedia.org/wiki/Web_2.0



Ad 4. Papierloos werken en vergaderen

De belangrijkste redenen voor de overstap naar papierloos werken zijn nieuwe digitale mogelijkheden en

milieu- en kostenoverwegingen. De meeste gemeenten ondersteunen papierloos werken vooral met tablets

voor gemeenteraadsleden, bestuurders en ambtenaren. Papierloos werken maakt integraal deel uit van het

HNW en bij de implementatie van het zaakgericht werken.

Ad 5. Van informatiebeveiliging naar ‘ID’-beveiliging.

De veelheid van digitale hulpmiddelen en instrumenten, gecombineerd met de snelle groei van digitale

dienstverlening, heeft een grote impact op de ICT-beheerorganisatie. Enerzijds hebben de medewerkers als

‘burger’ in hun eigen omgeving toegang tot een brede reeks diensten en informatie, anderzijds heeft de

gemeente te maken met de verantwoordelijkheid om goed om te gaan met onder andere privacy- en

fraudegevoelige gegevens. Om die reden is de gemeente genoodzaakt de digitale vrijheid aan banden te

leggen.

Ad 6. Social media

Social media is een verzamelnaam voor alle internettoepassingen waarmee het mogelijk is om informatie met

elkaar te delen op een gebruiksvriendelijke en vaak leuke manier. Het betreft niet alleen informatie in de vorm

van tekst (nieuws, artikelen). Ook geluid (podcasts, muziek) en beeld (fotografie, video) worden gedeeld via

socialmediawebsites. Met andere woorden: social media staat voor 'media die je laten socialiseren met de

omgeving waarin je je bevindt’.

Ad 7. Ontsluiting van gegevens via Geo-informatie

Geo-informatie staat tegenwoordig nog meer in de belangstelling door de komst van Google Maps, Google

Earth en navigatiesystemen. Omdat steeds meer burgers gewend zijn deze applicaties te gebruiken én door het

gebruik van smartphones worden er steeds meer applicaties gebruikt met geo-componenten specifiek bedoeld

voor gemeentegerelateerde activiteiten. Denk bijvoorbeeld aan apps als ‘Verbeter de buurt’, waarbij op basis

van de locatie en een foto gegevens doorgestuurd kunnen worden naar de gemeente.

1.2 Trends binnen de gemeente Hellevoetsluis

1.2.1 Politieke koers

Het college is de primaire opdrachtgever van de organisatie. Alle doelstellingen vanuit de organisatie zijn, naast

de uitvoering van de landelijke wetgeving en de provinciale wetgeving, gericht op het uitvoeren en behalen van

de in het college en de raad genomen doelstellingen en besluiten.

Belangrijkste punten collegeprogramma met een link naar de organisatie en dienstverlening:

De gemeente behoort een sluitende (meerjaren)begroting te hebben, waarbij de lokale lasten zo laag

mogelijk blijven.

De burger wordt centraal gesteld en de dienstverlening wordt verder versterkt.

De werkattitude gericht op dienstverlening wordt bevorderd door te sturen op nieuwe

vaardigheden (competenties) en gedrag (HNW). Anders werken door de slimme inzet van digitale

middelen (Ambtenaar 2.0) wordt ondersteund.

Inwoners worden blijvend en intensief betrokken bij plannen die in hun buurt aan de orde zijn.



De slagkracht van de gemeente wordt verbeterd in regiodossiers. Strategische keuzes worden voorbereid.

Intergemeentelijke, (sub)regionale en regionale samenwerkingsvormen worden verder uitgebouwd met

behoud van de eigen gemeentelijke identiteit. De eilandgemeenten hebben zich uitgesproken voor een

‘Samenwerking Vp’ op een vijftal gemeenschappelijke thema’s: ruimtelijke ordening, milieu en energie, de

Wabo (omgevingsvergunning), wonen en volkshuisvesting en economie.

Het programma i-NUP wordt ingevoerd en gerealiseerd.

1.2.2 Bestuurskrachtmeting

De gemeente heeft bureau BMC opdracht gegeven voor het uitvoeren van een Bestuurskrachtmeting. De

uitkomsten van dit onderzoek worden zijn oktober in de gemeenteraad behandeld. In de motie van de

gemeenteraad, zie managementsamenvatting, is aangegeven dat onderzocht moet worden of en zo ja in welke

vorm (verregaande) samenwerking in de regio wenselijk is.

1.2.3 Dienstverlening

De gemeente heeft in maart 2011 een dienstverleningsconcept opgesteld. Dit was ook de start van het KCC en

de implementatie van Antwoord© binnen de gemeente Hellevoetsluis. Belangrijk uitgangspunt was de ambitie

om in 2012 door te groeien van fase 2 (Kanaal heeft Antwoord) naar fase 3 (Frontoffice heeft Antwoord). Zie

bijlage E.

In deze doorontwikkeling heeft de gemeente als belangrijkste doelen gesteld:

Het KCC is de frontoffice van de organisatie.

Het KCC wikkelt eenvoudige vragen van klanten af.

Er is één website, één 14+netnummer Antwoord©, één balie voor burgers.

De gemeente maakt het begin van de kanteling van een vakinhoudelijke organisatie naar een proces- en

klantgeoriënteerde organisatie.

Bij de frontoffice is steeds meer en steeds betere informatie beschikbaar die nodig is voor de afhandeling

van steeds meer klantcontacten.

Deze informatie komt toenemend uit één gegevensbron.

Het maakt voor de burger niet uit welk kanaal hij kiest; de vraag hoeft maar één keer te worden gesteld en

het antwoord is juist en volledig.

Complexe vragen worden doorgezet naar de backoffice.

Het KCC beantwoordt 50% van de vragen in één keer (service).



1.2.4 Organisatie-inrichting

De gemeente heeft in 2011 een organisatieaanpassing

doorgevoerd en er is een visie op de

organisatie(ontwikkeling) opgesteld.

Belangrijke kernwaarden hierbij zijn:

‘De burger centraal’

‘De medewerker maakt het verschil’

In de notitie zijn een aantal uitgangspunten vastgesteld

voor de toekomstige organisatie die ook van belang zijn

voor de inrichting van de informatievoorziening.

1.2.5 Organisatiedoelstellingen

In het organisatieplan zijn organisatiedoelstellingen geformuleerd. Het einddoel is ook: een dienstverlening in

lijn met de doelstellingen van de Rijksoverheid. Een procesgeoriënteerde organisatie willen zijn heeft gevolgen

voor alle aspecten van de bedrijfsvoering:

Beleid en strategie

Doelstellingen zijn helder en meetbaar.

Beleid wordt gemeten en geëvalueerd in relatie tot die doelstellingen.

De communicatie over beleid en het erbij betrekken van belanghebbenden zijn herkenbare onderdelen

van het beleidsproces.

Er wordt structureel en herkenbaar gewerkt aan kwaliteitsverbeteringen.

Middelen

De informatiebehoefte is helder geformuleerd in relatie tot doelstellingen.

Effectief en efficiënt werken wordt ondersteund met kwaliteitsnormen, richtlijnen en indicatoren.

Informatie wordt eenmalig vastgelegd en meervoudig gebruikt.

Betrouwbare stuurgegevens worden gebruikt om taken en doelstellingen te beoordelen op inzet van

middelen en mensen in relatie tot het behaalde effect.

Management en medewerkers

Leidinggevenden sturen op resultaten en coachen op competenties.

(Kern)competenties zijn verder ontwikkeld en verdiept.

Iedereen kent zijn eigen bijdrage aan de doelstellingen van de organisatie.

Iedereen is vertrouwd met de prestaties die worden geleverd en de manier waarop die tot stand komen.

De accenten van het P&O-beleid zijn voor iedereen duidelijk.

Processen

De belangrijkste processen zijn op orde en worden beheerst.

Procesverantwoordelijken zijn aangewezen.

Men coacht elkaar op de bijdrage aan de processen.



1.2.6 Impact op de informatievoorziening

Uit de ontwikkelingen en de organisatiedoelstellingen neemt het belang van goede informatievoorziening toe.

De impact vertaalt zich op een aantal aandachtsgebieden binnen de informatievoorziening. Daarmee worden

er ook nieuwe eisen gesteld aan die voorziening;

Verhoging van de beschikbaarheid: omdat het belang van ICT-ondersteuning van systemen zo groot is

geworden, wordt de schade bij uitval steeds groter.

Vergroting van de servicewindows: informatievoorziening die ook buiten kantoortijden beschikbaar is.

Ontsluiting: meer en meer partijen zijn afhankelijk van elkaars informatie; ook ketenpartners en vaak zelfs

burgers moeten kunnen beschikken over gegevens van de gemeente.

Beveiliging: deze toenemende openheid vraagt ook om een andere benadering van beveiliging; autorisatie

op basis van ‘werkzaam voor de gemeente of niet’ is niet meer afdoende.

Complexiteit: de informatievoorzieningen met al hun koppelingen en de verschillende gebruikers met elk

hun eigen devices zorgen voor een toenemende complexiteit.

Regievoering: niet alleen door de toenemende complexiteit, maar ook door de veranderende

gezagsverhoudingen zal de gemeente en ook de informatievoorziening meer en meer een regierol gaan

vervullen.



2 Huidige situatie gemeente Hellevoetsluis

in dit hoofdstuk wordt de huidige situatie geanalyseerd op basis van de gewenste en al vastgestelde

uitgangspunten en op basis van de landelijke ontwikkelingen.

2.1 Ontwikkelingen

Binnen de gemeente Hellevoetsluis is altijd ruimte geweest voor innovatie en ontwikkelingen op het terrein

van de informatievoorziening. De gemeente is geen koploper, maar zeker ook geen achterblijver. De gemeente

is een goede middenmoter en volgt de ontwikkelingen die er spelen. Toch merkt de organisatie dat de burger

steeds meer vraagt en dat er sprake is van decentralisatie van rijkstaken en van verregaande bezuinigingen die

doorgevoerd moeten worden. Ook zit de gemeente Hellevoetsluis met de vraag of ze samenwerking binnen de

regio Voorne-Putten moet gaan zoeken.

Door de afnemende budgetten bij gemeenten zal ook in Hellevoetsluis gekeken moeten worden op welke

plekken er winst te boeken is vanuit efficiencyoogpunt. Mogelijkheden liggen er op het terrein van een verdere

digitalisering, waarbij vooral het papierloos werken kosten kan besparen. Dat wil nog niet direct zeggen dat er

ook te besparen is op fte, omdat deze tijdwinst verspreid is over de hele organisatie. Daarnaast kan de

gemeente kosten besparen door de processen LEAN in te richten. De gemeente heeft hier al op ingespeeld en

zelfs enkele LEAN-adviseurs opgeleid.

Een andere ontwikkeling binnen de gemeente Hellevoetsluis is het transparanter maken van haar taken en

besluitvorming. Dit vindt plaats op verschillende manieren. Bijvoorbeeld door nog duidelijker naar de burger te

communiceren via de gemeentelijke website. Processen zijn of worden (LEAN) beschreven, maar er wordt op

onderdelen nog onvoldoende projectmatig gewerkt. Dit betekent dat plannen en planningen explicieter dan

voorheen beschreven moeten worden en dat deze beter gemonitord moeten worden. Dit sluit aan bij de wens

om meer resultaatgericht te gaan werken.

De gemeente Hellevoetsluis werkt hard aan de verbetering van haar dienstverlening. De verantwoordelijke

wethouder heeft dienstverlening hoog op de agenda staan. De huidige dienstverlening is overigens al

behoorlijk op peil. Er is een KCC, maar de balies maken nog deel uit van de verschillende vakafdelingen.

Volgens Antwoord© bevindt de gemeente zich momenteel in fase 2. Doorgroei naar fase 3 (en 4) wordt

onderzocht en meegenomen in het opstellen van een nieuw gemeentelijk dienstverleningsconcept.

Hellevoetsluis is al enkele jaren bezig om de verschillende landelijke programma’s voor de verbetering van de

dienstverlening en informatie-uitwisseling zo goed mogelijk te implementeren. In de hiernavolgende paragraaf

wordt hier nader op ingegaan. Door de onduidelijkheid wie de regie neemt, nemen de afdelingen op

onderdelen zelf de regie.

2.1.1 Wettelijke taken en convenanten

De gemeente volgt de wettelijke verplichtingen nauwgezet. Twee medewerkers volgen een opleiding aan de

i-Academy van KING. Hiermee zijn de laatste ontwikkelingen geborgd. Ook vanuit de vakafdelingen worden de

ontwikkelingen binnen het taakveld gevolgd. Een centrale regie en samenhang ontbreekt echter. Soms heeft

de afdeling Facilitaire Zaken de lead, de andere keer is de regie in de lijn belegd.



Voor de implementatie van de drie decentralisatietaken (AWBZ/Wmo, Jeugdzorg en Paticipatiewet) heeft de

gemeente inmiddels een stuur- en projectgroep ingericht. Deze zorgt voor de interne, maar ook voor externe

afstemming op regionaal niveau.

Op basis van de status van de verschillende projecten liggen voor de gemeente Hellevoetsluis nog de volgende

uitdagingen en activiteiten (zie bijlage B, de onderdelen oranje en wit):

antwoord (herijking van het dienstverleningsconcept);

afronden zaakgericht werken (inclusief inzet Mid-Office);

een koppeling naar Mijnoverheid.nl, dat dienst doet als de Persoonlijke Internet Pagina dan wel Mijn loket

ten behoeve van de inwoners van Hellevoetsluis;

opnemen van eHerkenning in de website;

aansluiting op het Nieuwe Handelsregister (NHR);

nieuwe releases Burgerzakensysteem ten behoeve van modernisering GBA;

uitvoeren en implementeren Basisregistraties Grootschalige Topografie (BGT);

monitoren van de status van BLAU in verband met gegevens sociale zekerheid;

verdere implementatie binnengemeentelijk gebruik basisregistraties (koppeling en kennis);

aansluiting op Digikoppeling, Digimelding en Digilevering;

decentralisatie (de 3D’s) van taken binnen het sociale domein.

Bovengenoemde opsomming omvat voor een groot deel wettelijk verplichte onderwerpen. Ook is de

gemeente in sommige gevallen verplicht, zoals bijv. modernisering GBA, afhankelijk van landelijke planningen.

Er wordt jaarlijks een actuele investeringslijst opgesteld en waar nodig bijgesteld. De lijst is vooral gericht op

harde kant en de vervanging van ‘grote’ applicaties. Hierdoor blijven activiteiten ‘liggen’ die soms wel worden

benoemd maar waarvoor geen bedragen worden gereserveerd.

2.2 ICT-trends

Het Nieuwe Werken (HNW)

In het organisatieplan is kort aandacht besteed aan HNW. Volgens dit plan dient de toekomstige organisatie

open te staan voor deze nieuwe mogelijkheden en ontwikkelingen. Uit de gesprekken is echter gebleken dat de

gemeente terughoudend is ten aanzien van HNW. Er zijn wel mogelijkheden gecreëerd om mobile devices,

zoals i-pads, te gebruiken, maar beleid hierop is nog niet ontwikkeld.

Mobile devices en Bring Your Own Device (BYOD)

Steeds meer medewerkers maken gebruik van hetzij eigen mobile devices (smartphones en tablets), hetzij

mobile devices die door de gemeente Hellevoetsluis zijn verstrekt. Om dit in goede banen te leiden is door de

gemeente beleid geformuleerd. Aanvullend onderzoek is nodig om na te gaan of de infrastructuur (dataopslag

en beveiligde toegang) voldoende is. Daarnaast ligt er een duidelijke relatie met HNW en zaakgericht werken.

Cloud werken, hosten en webservice

De gemeente Hellevoetsluis heeft de website gehost en onderzoekt de mogelijkheden om meer systemen en

informatiesystemen buiten de deur te plaatsen. Wel wil de gemeente hierin duidelijk de regie behouden.



Papierloos werken en vergaderen

De gemeente Hellevoetsluis heeft het bestuurlijke proces geheel gedigitaliseerd. Ook substitutie (vervanging

van analoge versies door digitale versies met toestemming van de archiefinspectie) is nagenoeg geregeld.

Hierdoor kan de laatste stap worden gemaakt naar papierloos werken. Papierloos werken maakt integraal deel

uit van HNW en het zaakgericht werken. Een aantal raadsleden werken als proef met i-Pads.

Van informatiebeveiliging naar ‘ID’-beveiliging.

De gemeente voldoet aan de wet en regelgeving zoals de Wet op bescherming persoonsgevens (Wbp) en

regelgeving met betrekking tot privacy. De beveiliging van gegevens, waaronder ook het afdekken van verlies

van data (back-ups) is uitgewerkt in een gemeentebreed beveiligingsplan. Deze plannen gelden ook als basis

voor de periodieke audits van onder andere de GBA, BAG, websites, DIgiD en Suwi. Hierin loopt de gemeente

voor op andere, vergelijkbare gemeenten.

Social media

Social media worden al deels ingezet door de gemeente Hellevoetsluis als communicatie-instrument. Dit zal

verder worden voorgezet en in een dienstverleningsconcept nader worden ingevuld.

Ontsluiting van gegevens via Geo-informatie

De gemeente Hellevoetsluis wil in de nabije toekomst beter kunnen inspelen op de behoefte van zowel

medewerkers als burgers om gegevens te koppelen aan een locatie. Een GIS-systeem dat ook ontsloten kan

worden via de website (zodat het voor burgers toegankelijk is) zou bijvoorbeeld wenselijk zijn, maar ontbreekt

momenteel nog.

2.3 Politieke koers

De gemeente heeft de kwaliteit van de dienstverlening hoog in het vaandel staan. De wethouder voelt zich

verantwoordelijk en is zeer betrokken. De wens van het college is om vooral door te gaan met de huidige

werkwijze en met de verdere uitbouw van het KCC. Dit uiteraard wel binnen de mogelijkheden van de

gemeente.

Besuurskrachtmeting

De uitkomsten van de bestuurskrachtmeting zijn in de raad van oktober in de gemeenteraad behandeld. Uit

het vervolg (onderzoek n.a.v. eerdergenoemde motie) zal onder andere moeten blijken of en zo ja in welke

vorm (verregaande) samenwerking in de regio wenselijk is.

2.4 Dienstverlening

De gemeente heeft de ambitie om door te groeien naar fase 3 van Antwoord. Op dit moment is deze fase nog

niet bereikt.

De organisatie realiseert zich dit; daarom is door het management aan Publiekszaken gevraagd om met een

nieuwe bijgesteld dienstverleningsconcept te komen. De verwachting is dat dit plan begin 2014 beschikbaar zal



zijn. Dit dienstverleningsconcept zal invloed hebben op het fungerende informatiebeleid en op de

ondersteunende informatiesystemen.

2.5 ICT-omgeving

De ICT-omgeving is up-to-date en er wordt gebruikgemaakt van standaardapplicaties. Enkele jaren geleden is

de gemeente geheel overgestapt van een Novell-omgeving naar een Windows-omgeving. Een uitzondering

hierop vormen de mail en de agendavoorziening, Lotus Notes. De facto standaard is MS-Exchange. Voor de

kernapplicaties wordt een Windows-server en/of AS/400 (PinkRoccade) gebruikt. Enkele vakapplicaties, zoals

belastingen en BAG, zijn extern (bij het SVHW) ondergebracht.

2.6 Huidige organisatie

De organisatie is een aantal jaren geleden hervormd en is van twaalf afdelingen teruggebracht naar acht

afdelingen en één directie. De organisatie is momenteel opnieuw verwikkeld in een nieuwe wijziging.

De organisatie ziet er per januari 2013 als volgt uit:

2.6.1 Cultuur

De huidige werkwijze van de organisatie van Hellevoetsluis wordt in belangrijke mate bepaald door de cultuur

binnen de organisatie. Zonder hier nadrukkelijk onderzoek naar te hebben gedaan, is uit de interviews naar

voren gekomen dat de cultuur van de gemeente Hellevoetsluis zich vooral kenmerkt als een familiecultuur,



waarbij de nadruk ligt op het vriendelijk met elkaar omgaan, flexibiliteit in afspraken en loyaliteit aan de

organisatie. Ook kenmerken als een ad-hocwerkwijze, waarbij keuzes voor acties worden bepaald op basis van

dagelijkse of wekelijkse ontwikkelingen, behoren hiertoe. ‘We zijn heel goed in zaken te bedenken, maar in

afmaken niet …’ is een veelgehoorde en kenmerkende opmerking. Daarnaast kenmerkt de familiecultuur

binnen de gemeente zich door het onvoldoende aanspreken van elkaar op houding en gedrag.

2.6.2 IT-management

Het IT-management van de gemeente is vooral gericht op servicemanagement en beheer. Dat komt tot

uitdrukking in de formatie: de formatie omvat voornamelijk technisch en applicatiebeheer. Er zijn echter geen

duidelijke rollen belegd. De systeembeheer is tevens de 1e-lijnshelpdesk. Ook wordt er niet of nauwelijks

ITIL(-matig) gewerkt.

De afdeling Facilitaire zaken (FaZa) is binnen de organisatie verantwoordelijk voor het informatiebeleid en de

ondersteunende ICT. Daarnaast is binnen de afdeling het gegevensbeheer en applicatiebeheer van de

kernapplicaties (uitgezonderd van de basisregistratie Personen) gecentraliseerd.

Binnen het team I&A van de afdeling Facilitaire Zaken heeft inmiddels in 2013 een herverdeling van taken

plaatsgevonden.

De helpdesk heeft een impuls gekregen door meer bemensing, het informatiebeleid en applicatiebeheer

worden voortaan ondersteund vanuit het consulentenmodel. Doel is uiteraard om de organisatie beter van

dienst te kunnen zijn.

In hoofdstuk 4 wordt verder ingegaan op het informatiemanagement.

2.7 Thema’s management

Landelijk spelen binnen gemeenten de volgende thema’s. Ter voorbereiding van dit plan is aan het

management en de op dat moment verantwoordelijke wethouder, mevr. De Jongh, gevraagd wat binnen de

gemeente Hellevoetsluis de belangrijkste thema’s zijn. Inmiddels is door herverdeling van de portefeuilles de

burgemeester de verantwoordelijk portefeuillehouder geworden. Uit de interviews zijn de volgende scores

naar voren gekomen:

1. binnengemeentelijk gebruik van basisregistraties te realiseren xx

2. de juiste informatie, tijdig op de goede plaats te kunnen inzetten, en/of beter gebruik te maken

van de bestaande informatie

xxxx

3. een toekomstbestendig systeemlandschap te realiseren xx

4. de interne samenwerking en/of het werkklimaat te verbeteren xxxxx

5. de samenwerking met ketenpartners en/of klanten te verbeteren

6. Het Nieuwe Werken verder door te voeren

7. efficiënter werken en/of een bezuiniging te realiseren x

8. meer grip te hebben op de realisatie van onze doelen xxxxx

9. de organisatie in staat te stellen haar nieuwe rol als regisseur in de keten op een goede manier in

te vullen

Xxxx



10. beter te scoren op klanttevredenheid en/of te kunnen sturen op kanalen x

11. een goed functionerend KCC te krijgen xxxxx

12. op (korte) termijn de overgang te kunnen maken naar een SSC in de regio x

13. onze processen aan te sluiten op die van onze ketenpartners, om in te kunnen spelen op

ontwikkelingen als decentralisaties (werk, zorg, jeugd)

xx

14. Anders, namelijk … (dashboard managementinfo) x

De onderdelen 4, 8 en 11 scoren het hoogst. De onderdelen 4 en 8 (en feitelijk 2 en 9) sluiten voor een groot

deel aan bij de huidige cultuur van de organisatie. Uit de interviews komt sterk naar voren dat de organisatie

goed is in ontwikkeling, maar minder in (integrale) bewaking en realisatie. Dit is een kenmerk van organisaties

die sterk zijn verkokerd, waarin men elkaar onvoldoende aanspreekt en waarbij projectmatig werken onbekend

is (zie ook paragraaf 2.6, Organisatie).

2.7.1 Knelpunten

Uit de gesprekken zijn de volgende knelpunten benoemd:

Op onderdelen is een duidelijke visie of richting ontwikkelt. Op andere ontbreekt deze in het geheel. (Waar

willen we heen? Samenwerken of niet, zaakgericht werken en dergelijke.)

De focus ligt op de automatisering en de informatiemanagementfunctie is onderontwikkeld.

Samenhang in en visie op de architectuur is onduidelijk (in het bijzonder de Mid-Officeomgeving).

Centrale regie en bewaken van de samenhang ontbreekt.

Automatisering (FaZa) is te vaak leidend of wordt zo ervaren.

Een actuele visie met betrekking tot de gewenste dienstverlening ontbreekt. (Een actueel

dienstverleningsconcept ontbreekt.)

Projecten worden in de lijn belegd zonder het opdracht- en opdrachtnemerschap goed te hebben geborgd.

Veel projecten zijn opgestart maar niet afgemaakt/geborgd in de organisatie.

Centrale regie en borgen van de samenhang van de diverse projecten ontbreekt. (Het ontbreekt de

gemeente aan een totaaloverzicht en projectmatig werken.)

De kosten mogen niet hoger uitvallen.

2.8 ICT-kosten

Een totaal van de gereserveerde kosten, niet zijnde de exploitatiekosten (specificatie in bijlage H):

Begroot in dit plan

beschikbaar in

begroting

jaarschijf 2014 679.500 92.338

jaarschijf 2015 815.000 857.272

jaarschijf 2016 831.600 818.029

Het “tekort” in de jaarschijf 2014 kan worden opgevangen door de ruimte in het “automatiseringskrediet

2013”. Bij Berap 2014-1 zal een en ander worden geëffectueerd.



3 Wat wil de gemeente Hellevoetsluis bereiken ?

3.1 Ambities

In hoofdstuk 1 zijn de algemene beleidskaders voor de informatievoorziening van Hellevoetsluis geschetst. Dit

kader wordt sterk bepaald en beïnvloed door ontwikkelingen binnen het Rijk, regionaal en Hellevoetsluis zelf.

In het verlengde van dit beleidskader heeft Hellevoetsluis een aantal ambities, aangevuld met de uitkomsten

van de workshop met betrekking tot de informatievoorziening uitgesproken.

3.2 Principes in de informatievoorziening

De ICT-beleidsdoelstellingen leiden in combinatie met de richtlijnen aan de informatievoorziening (zie

paragraaf 3.3) tot de volgende ‘principes’:

Eenmalig vastleggen, meermalig gebruik:

dit principe impliceert dat met elkaar wordt vastgesteld wat de echte kerngegevens van de organisatie zijn,

in welke bronsystemen deze worden bijgehouden en onder welke condities toepassingen hierop aan

worden gesloten. Voor een deel zijn deze kerngegevens al vastgelegd binnen het landelijke, verplichte,

stelsel van basisgegevens.

Inrichten op meest voorkomende en niet meest complexe oplossingen:

hier gaat het om het vaststellen van rendement; welke oplossingen en systemen worden het meest

gebruikt en vragen daarmee de mindere inspanning voor migratie en omschakeling?

Alle kanalen komen met hetzelfde antwoord:

dit principe voorziet erin dat, ongeacht het communicatiekanaal dat wordt benut, het antwoord uit

dezelfde bron wordt gehaald. Naarmate de organisatie complexer wordt en bijvoorbeeld meer gemeenten

zich aansluiten, wordt het kennismanagement belangrijker.

3.3 Richtlijnen informatiebeleid en ICT

Binnen het informatiebeleid maakt de gemeente Hellevoetsluis onderstaande beleidskeuzes en ambities,

vertaald in richtlijnen.

Richtlijnen informatiebeleid

Informatiebeleid is een afgeleide van de gemeentelijke bedrijfsvoering

Informatiebeleid dient de communicatie tussen burgers, bestuur en ambtelijke organisatie te

ondersteunen.

De vragen van de klant/burger zijn het uitgangspunt bij zowel het aanbrengen van structuur in de

gegevens als het afstemmen/beschrijven/verbeteren van de werkprocessen.

Het ambitieniveau: de gemeente is trendvolgend en niet trendsettend.

Aandachtsgebieden van het Informatiebeleid zijn:



dienstverlening aan de burger: Internet, Intranet, RIS, en GIS;

wettelijk: alle projecten, die wettelijk uitgevoerd dienen te worden (bijvoorbeeld i-NUP);

intern: beheer op orde, werkprocessen, beheer van software, gegevens en documenten.

Op basis van het herijkte dienstverleningsconcept zal Hellevoetsluis de komende vier jaar de

dienstverlening verder doorontwikkelen.

Bij beoordeling en selectie van pakketten zal een programma van eisen (PvE) als leidraad dienen. In het

PvE dienen minimaal het beleid, de te vervaardigen producten, werkprocessen en documenten te worden

benoemd.

De gemeente dient over een actueel en gemeentebreed beveiligingsplan te beschikken.

Financiën informatiebeleid

Financiële aspecten van informatiebeleid (investeringen, afschrijvingen en kostenplaatsen) dienen te passen in

het bestaande financieel beleid van de gemeente.

Informatie architectuur

De informatiearchitectuur dient conform de architectuur te zijn zoals deze ontwikkeld is door de EGEM,

namelijk het GEMeentelijke Model Architectuur (GEMMA).

Koppelingen zijn gebaseerd op de dan geldende StUF-standaarden.

Als standaard voor het beheer van het netwerk zal er gewerkt worden met één platform, te weten

Windows Server. Voor de desktop en laptop wordt het besturingssysteem Windows 7 gebruikt en voor de

kantoorapplicaties wordt Microsoft gebruikt.

De gebruikte standaarden dienen marktconform te zijn.

Het beleid gaat uit van standaardpakketten, die in de praktijk getoetst zijn en doelmatig en

gebruiksvriendelijk zijn.

Het zelf vervaardigen van aanvullende programmatuur op standaardpakketten is niet toegestaan.

Nieuwe technologie die op de markt beschikbaar is of komt, dient eerst op gebruikswaarde te worden

getoetst vóórdat wordt overgegaan tot implementatie.

Open standaarden

De ICT-afdeling maakt zoveel mogelijk gebruik van open standaarden (TCP/IP, HTML en XML) en volgt de

ontwikkelingen. Voor de kantoorautomatisering en dergelijke wordt nog steeds de keuze gemaakt voor de

Windows-applicaties, omdat deze marktconform zijn en de uitwisseling met andere partijen vergemakkelijken.

Basisregistraties

De gemeente is tot nu toe verantwoordelijk voor de invoeringen en het beheer van drie basisregistraties:

Personen (GBA), Adressen, Gebouwen (BAG) en de Basisregistratie Grootschalige Topografie (BGT).

Parallel aan de ontwikkeling van basisregistraties dient specifiek aandacht besteed te worden aan het

taakgebied gegevensbeheer.

Vooruitlopend daarop dient voor het waarborgen van de kwaliteit de verantwoordelijkheid voor het

beheer van gegevens dáár te liggen waar vanuit de uit te voeren gemeentelijke taken sprake is van het

grootste belang of waar vanuit een wettelijke regeling deze verplichting aanwezig is.

Alle voor de dienstverlening en bedrijfsvoering benodigde gegevens worden enkelvoudig, centraal en

digitaal opgeslagen (enkelvoudige opslag, meervoudig gebruik).

Definiëring, planning, ontwikkeling, organisatie en beheer van de basisregistraties worden gecoördineerd

door het MT. Daarin adviseert het operationele management en afdeling FaZa en eventueel de stuurgroep.



Elke registratie met persoonsgegevens dient te voldoen aan de normen die de Wbp stelt. Toezicht op de

naleving van de normen waaraan elke registratie moet voldoen valt onder de verantwoordelijkheid van

het MT.

Er zal extra aandacht worden besteed aan digitale duurzaamheid en de wetgeving die daarop van

toepassing is.

Organisatie en inrichting van de I&A-functies

De volgende ICT-taakgebieden zijn van toepassing: Informatiebeleid, ICT-beheer (netwerk-/systeem-

beheer), helpdesk, applicatie- en gegevensbeheer en consulentenmodel.

Het taakgebied gegevensbeheer dient parallel te lopen aan de ontwikkeling van basisregistraties.

Vooruitlopend daarop dient gegevensbeheer voorlopig bij applicatiebeheer ondergebracht te worden.

Beleid & strategie, planning & control wat betreft ICT en toetsing van afdelingsinitiatieven aan het

gemeentelijke I&A-beleid vallen onder de verantwoordelijkheid van het MT en worden uitgevoerd door de

afdeling FaZa.

De afdeling FaZa adviseert het college over de omvang, verdeling en prioriteitstelling van het I&A-budget.

Het technisch beheer valt onder de verantwoordelijkheid van de afdeling FaZa en omvat het ICT-beheer en

de helpdesk.

Het afdelingshoofd FaZa is verantwoordelijk voor het ICT-budget.

Voor de kernapplicaties vindt het applicatie en gegevensbeheer van applicaties in een centraal team

plaats. Voor het overige wordt het functioneel applicatiebeheer door de gebruikersorganisatie zelf

uitgevoerd, het streven hierbij is om dit zoveel mogelijk te centraliseren.

Applicatie en gegevensbeheer dient op het gewenste niveau te worden gebracht (formatie, kennis,

opleidingen en vaardigheden). Hiervoor zijn extra inspanningen nodig.

Een stuurgroep is verantwoordelijk voor het handhaven van het informatiebeleid in opdracht van het MT,

het (in relatie hiermee) goedkeuren van vrijwel alle investeringsaanvragen betreffende de

informatievoorziening, het bewaken van de voortgang van de informatieprojecten die zijn vastgelegd in

het informatieplan, respectievelijk het toezien op een adequate informatiebeveiliging.

Om de samenhang tussen alle projecten te bewaken wordt een programma ‘dienstverlening' opgezet, dat

wordt aangestuurd door een projectleider. De stuurgroep IBP bewaakt en stuurt de projectleider aan.

Voortgang informatiebeleidsplan

De voortgang van de uitvoering van de projecten en acties van het informatiebeleidsplan dient een vast

punt op de MT-agenda en in de afdelingsoverleggen te zijn.

Het college zal halfjaarlijks over de voortgang van het informatiebeleidsplan worden geïnformeerd.

Richtlijnen ICT

Positionering ICT-beleid binnen het middelenbeleid

De ICT-functie wordt als een van de middelenfuncties beschouwd, gelijkwaardig aan de andere

middelenfuncties.

Een succesvol gebruik van de ICT-hulpmiddelen valt of staat met de kennis en ervaring ermee bij

gebruikers. Kennisvermeerdering door opleiding en training dient een hoge prioriteit te krijgen.

Bij de aanschaf van ICT-hulpmiddelen dient expliciet aandacht geschonken te worden aan



kantoorinrichtings- en ergonomische aspecten. Daarbij dienen de Arbo-richtlijnen gevolgd te worden.

Personele aspecten met betrekking tot ICT dienen te passen binnen het bestaande P&O-beleid.

Bij de introductie van een nieuwe ICT-toepassing dient er sprake te zijn van ‘proven technology’.

De gemeente maakt een ICT-handboek, waarin de richtlijnen, standaarden en procedures voor ICT zijn

opgenomen. Het team I&A van de afdeling FaZa is verantwoordelijk voor de ontwikkeling en het

onderhoud hiervan.

Het informatiebeleidsplan en in het bijzonder het projectenplan dient vanaf nu integraal onderdeel te zijn van

de P&C-cyclus (begroting, concernplan, resultaatafspraken, individuele werkplannen).

3.3.1 Thema’s voor ontwikkeling

Als algemeen uitgangspunt geldt ‘de basis op orde’. Daarnaast richten we ons de komende jaren op een aantal

aanvullende thema’s om de beleidsdoelstellingen te kunnen behalen. Al deze thema’s zijn de kaders van het

informatiemanagement voor de komende jaren.

Echter, zoals vermeld zal de focus tot 2015 liggen op het realiseren van het bestaande beleid. (Dit zijn de

wettelijk en reeds gemaakte keuzes). De overige thema’s zijn al eerder benoemd. Speciale aandacht gaat in

2014 uit naar het thema ‘Versterken van de informatievoorziening’ (zie hiervoor ook de hoofdstukken 4 en 5).

De volgende thema’s vormen het fundament van de informatievoorziening in Hellevoetsluis:

Thema ‘Versterken informatievoorziening’

Dit houdt in: sturen op maximale ondersteuning van de bedrijfsprocessen. Informatievoorziening betekent: op

het juiste moment de juiste informatie leveren om processen goed te kunnen uitvoeren. ICT is veel meer dan

alleen de techniek. Juist dat terrein is bij de gemeente onderontwikkeld. De huidige en toekomstige

ontwikkelingen roepen om een stevige informatiemanagementfunctie en is ondersteunend aan de organisatie.

Borging op de visie en uitvoering projecten is van evident belang en maakt eveneens deel uit van het

versterken van de informatievoorziening.

Thema ‘Efficiënt werken’

Dit thema is gericht op het zo efficiënt mogelijk inzetten van mensen, middelen en processen. ICT vormt daarin

een onmisbare factor. Richtinggevende uitspraken hierin zijn:

rationaliseren van het applicatielandschap; het moet eenvoudiger;

maximaal gebruik van generieke toepassingen;

LEAN maken van werkprocessen;

locatieonafhankelijk kunnen werken met applicaties;

het hanteren van de 80/20-regel: uitzonderingen kosten geld, dus moeten de kosten hiervoor opwegen

tegen de baten.

Thema ‘Verbinden’

Informatievoorziening is de spil in de communicatie en de uitwisseling van informatie tussen mensen.

Fundamenteel hierin is het begrip ‘zaakgericht werken’ en het ‘éénmalig vastleggen en meervoudig gebruik van

basisgegevens’. De integrale kijk van zowel de medewerker als de burger draagt bij aan minder ergernis,

minder bezwaar en beroep en een effectiever en efficiënter werkproces. Richtinggevende uitspraken hierbij

zijn:

éénmalig uitvraag en meervoudig gebruik van basisgegevens;



standaardisatie;

zaakgericht werken;

papier vervangen door digitalisering;

de Mid-Office een cruciale rol in het uitwisselen van informatie.

Thema ‘ondersteuning Dienstverlening’

Sturen op de behoefte van de klant/burger. Richtinggevende uitspraken hierbij zijn:

Het digitale kanaal is leidend en rechtsgeldig. Vanuit de 80/20-regel zijn afwijkingen mogelijk. Het is

immers een kosten-batenafweging.

De dienstverlening is plaatsonafhankelijk;

De gemeente kijkt met gezond verstand naar mogelijkheden en kosten van 24/7-ICT-dienstverlening,

zowel intern als extern richting haar burgers.

Een nieuw (ge herijkt) dienstverleningsconcept (incl. De Digitale Agenda 2017) geldt als richtinggevend.

Thema ‘Samenwerken en uitbesteden’

De gemeente kiest voor samenwerken en/of uitbesteden waar dat wenselijk is. Belangrijke uitspraken hierbij

zijn:

Uitwisselen van ervaringen met ICT

Besparen van kosten

Kennisdelen en het verminderen van de kwetsbaarheid

Een business case maakt deel uit van de aanpak naar aanleiding van de uitwerking van de motie van de

gemeenteraad bij het bepalen van de vorm en breedte van de samenwerking en/of uitbesteding.

Thema 'het nieuwe werken’

Het Nieuwe Werken is op kleinschalig niveau ingevoerd. Nadere uitwerking van beleid op het gebied van HNW

moet meer richting gaan geven (begin 2015). De rol van ICT zal hierin faciliterend zijn. HNW is voor de totale

organisatie een beleidskeuze.

Thema ‘Kosten en investeringen’

De gemeente moet meer met minder doen. De gealloceerde budgetten gelden als leidraad voor de realisatie

van de benoemde projecten. Waar nodig zal een business case als onderbouwing worden ingezet.

Richtinggevende uitspraken zijn hierbij:

Noodzakelijkheid

Niet uit te stellen vervangingsinvesteringen en wettelijke verplichtingen;

Dienstverlening & Bedrijfsvoering.

De activiteiten die noodzakelijk zijn om zorg te dragen voor een adequate ICT ondersteuning van

de ambtelijke organisatie;

Implementeren beleid.

Denk hierbij aan dienstverlening en zaakgericht werken.



3.4 Richtlijnen met betrekking tot informatiesystemen

In deze paragraaf worden de thema’s vertaald in informatiesystemen ter ondersteuning van de bestuurlijke en

organisatiedoelen. De gemeente kiest voor de basis op orde en binnen de bestaande middelen. Dit leidt tot

een duidelijke (en beperkte) prioritering.

De volgende informatiesystemen worden behandeld in deze paragraaf:

1. Gerelateerd aan wettelijke verplichtingen

2. Zaakgericht werken / Inrichting mid-office

3. Lotus Notes vs MS-Exchange

3.4.1 Wettelijke verplichtingen

Huidige situatie: De gemeente volgt de ontwikkelingen van de wettelijke verplichtingen op de voet:

Operatie NUP

Decentralisaties Zorg (3D’s)

Burgerzakensysteem GBA/mGBA

Gewenste toekomstige situatie: de gemeente blijft de ontwikkelingen zoeken en waar mogelijk de

samenwerking en/of uitbesteding zoeken. De gemeente is en blijft een goede volger bij de implementatie van

de wettelijke verplichtingen. De wettelijke (resultaat)verplichtingen dienen uiterlijk 1 januari 2015 zijn

gerealiseerd.

Dit verplichte ontwikkelingen zijn voor het merendeel terug te vinden in de projecten vallend onder spoor 1 ‘

informatievoorziening’, spoor 3 ‘ basisregistraties’ en spoor 4 ‘integratie met ketenpartners’.

3.4.2 Zaakgericht werken / invulling mid-office

Een efficiëntere bedrijfsvoering en betere dienstverlening vraagt om zaakgericht werken. De gemeente

onderkent dit zeker en ziet dit als een prioriteit. Zaakgericht werken is een breed begrip en grijpt op alle

onderdelen in binnen de organisatie, dienstverlening en bedrijfsvoering. Maar ook in de infrastructuur en

architectuur. Alles valt binnen de algehele discussie van de invulling van de mid-office. Wel gebaseerd op de

visie

Huidige situatie: De gemeente is op alle fronten bezig, maar het ontbreekt aan richting en samenhang. Visie op

dienstverlening is er onvoldoende en de architectuur en infrastructuur is niet op elkaar afgestemd. De

belangrijkste onderdelen zijn hierna apart benoemd. Al deze onderdelen kunnen niet los worden gezien (de

mid-office omgeving). Ook kan de invulling niet los worden gezien van de samenwerking in de regio.

- Klantcontactsysteem

- Documentmanagementsysteem (DMS)

- Zaakmagazijn en zaaksysteem (ten behoeve van zaakgericht werken)

3.4.3 Klantcontactsysteem (KCS)

Huidige situatie: op het moment gebruiken de KCC-medewerkers een KCS met verschillende applicaties op het

KCC. Daarnaast werkt de voorkant (website en KCS) van leverancier Green Valley niet goed met de Mid-office



omgeving van leverancier Exxelence. Dit heeft er toe geleid dat de huidige Mid-Office omgeving nagenoeg niet

wordt gebruikt.

Gewenste toekomstige situatie: Hellevoetsluis wil gebruikmaken van één centraal KCS en niet langer van

verschillende systemen zoals nu het geval is. De invulling van een nieuw of aangepast KCS kan niet losgezien

worden van de discussie over de invulling van de Mid-Officeomgeving.

Dit onderdeel is terug te vinden in het project vallend onder spoor 1: informatievoorziening

3.4.4 Documentmanagementsysteem (DMS)

Het documentmanagementsysteem (DMS) kent twee belangrijke functies:

1. het opslaan en distribueren van alle documenten binnen de organisatie;

2. het archiveren van documenten, waarbij voldaan moet zijn aan de eisen van de Archiefwet.

Gewenste toekomstige situatie: momenteel wordt nog een discussie gevoerd of Corsa de gewenste leverancier

van het DMS moet blijven. Andere mogelijke optie is Alfresco. Dit past in de gehele en bredere discussie over

hoe door te gaan met de huidige Mid-Officeomgeving.

Dit onderdeel is terug te vinden in het project vallend onder spoor 2: gemeenschappelijke processen/

digitalisering.

3.4.5 Zaakmagazijn en zaaksysteem (ten behoeve van zaakgericht werken)

Huidige situatie: Op dit moment worden de zaakgegevens in het DMS Corsa opgeslagen. Je zou deze opslag van

gegevens ook kunnen beschouwen als opslag in een zakenmagazijn. Echter, zolang er geen (goede)

koppelingen zijn met de fronten backofficesystemen heeft dit magazijn geen daadwerkelijke meerwaarde en



voldoet dit ook niet aan de GEMMA-architectuur. Ook is de ontsluiting van gegevens naar de frontoffice

lastiger en het beperkt de mogelijkheden voor de keuze van het KCS (alleen een KCS van de DMS-leverancier

zal dan kunnen voldoen).

Gewenste situatie: Hellevoetsluis voert discussie over de invulling van de huidige Mid-Officeomgeving. De

opties in de discussie zijn: doorgaan met de bestaande leveranciers of toch één of meerdere onderdelen

vervangen.


digitalisering.

3.4.6 Uitfaseren Lotus Notes

Huidige situatie: de gemeente werkt voor haar agenda en e-mail met Lotus Notes. Deze voorziening werkt naar

behoren en ook het bestuurlijke proces is hierin opgenomen. Toch is the end of life van Lotus Notes in zicht. De

huidige leverancier ondersteunt het nog wel, maar nieuwe versies komen er niet meer. Daarnaast is het pakket

geen de facto standaard in de gemeente markt. Bij samenwerking kan dit een belemmering opwerpen.

Gewenste situatie: de gemeente volgt de ontwikkelingen. Binnen de implementatie van het zaakgericht werken

het bestuurlijke proces zsm opnemen. Daarna kan Lotus Notes worden vervangen.


digitalisering en in spoor 6 ‘infrastructuur’.

3.4.7 Standaardisering en richtlijnen

Huidige situatie: de gemeente volgt de landelijke richtlijnen en draagt standaardisering een warm hart toe.

Echter zijn deze niet allemaal vastgelegd en beschreven.

Gewenste situatie: bestendiging van de huidige lijn en deze vastleggen. Standaardisatie is een uitgangspunt.

Dit onderdeel is terug te vinden in alle sporen.



4 IT-management

4.1 Informatiesystemen, architectuur en ICT-management

In het vorige hoofdstuk zijn de belangrijkste landelijke ontwikkelingen benoemd die vanuit het Rijk zijn

opgelegd en is de situatie van Hellevoetsluis beschreven. Binnen deze ontwikkelingen liggen er voor de

gemeente nog enkele grote uitdagingen. Deze worden met name binnen de sporen 1 (informatievoorziening)

en 3 (basisregistraties) meegenomen. Antwoord© wordt nader uitgewerkt binnen het te herijken

dienstverleningsconcept.

In dit hoofdstuk worden enkele thema’s eruit gelicht en vertaald in informatiesystemen die ter ondersteuning

gelden voor de overige bestuurlijke en organisatiedoelen. Om tot een goede keuze te komen moet niet alleen

gekeken worden naar de specifieke wensen vanuit de operationele sfeer of vanuit de afdelingsspecifieke

wensen, maar ook naar de bredere kaders op gemeentelijk niveau, waaronder het beheersbaar houden van de

ICT, het beheersbaar houden van de kosten, het beperken van de risico’s en de onderlinge samenhang van de

verschillende systemen (waaronder de uitwisseling van de basisgegevens en zaakgegevens). Deze samen-

hangende kaders voor informatievoorziening worden ook wel de ‘informatiearchitectuur’ genoemd. Om te

kunnen voldoen aan zowel de juiste ondersteuning voor de optimale inzet van informatiesystemen enerzijds

als het goed vormgeven van de informatiearchitectuur anderzijds, is het van belang om deze

informatievoorziening goed te organiseren. Dit wordt ook wel ‘IT-management’ genoemd.

We onderkennen strategisch, tactisch en operationeel beheer1 Strategisch beheer betreft het ontwikkelen van

het informatiebeleid en het bewaken daarvan. Tactisch beheer gaat over de vertaling van de ICT-strategie naar

wat daar in de operatie voor nodig is met betrekking tot mensen, serviceniveaus en ICT-middelen en geld, op

korte en middellange termijn. Operationeel beheer verzorgt de dagelijkse ondersteuning aan de eindgebruiker.

Hieronder vallen zowel functioneel beheer (applicatiebeheer) als technisch beheer. Om de huidige en de

gewenste situatie in beeld te brengen, maken we gebruik van het 9-vlaks model van Rik Maes2.

4.1.1 Gemeente Hellevoetsluis

Wanneer het 9-vlaksmodel wordt vertaald naar de situatie van de gemeente Hellevoetsluis dan geeft dit het

onderstaande beeld. De resultaten zijn met het management van de gemeente Hellevoetsluis besproken.

Daarbij kan als globale conclusie getrokken worden dat qua techniek de zaken aardig op orde zijn. Op het

onderdeel “Organisatie en bedrijfsprocessen” moeten nog wel een aantal zaken geregeld worden.

2 Het 9-vlaks model is ontwikkeld door hoogleraar Rik Maes (UvA). Hij positioneert informatiemanagement tussen de business

en ICT op strategisch, tactisch en operationeel niveau.



Belangrijke conclusies zijn dat de automatisering redelijk op orde is, dat er op de meeste onderdelen beleid is

ontwikkelt, maar dat de vertaling van beleid naar de informatievoorziening en de werkprocessen onvoldoende

is. Ook de onderlinge relaties behoeven meer aandacht. Simpel gezegd, plannen zijn er zeker, maar de

uitvoering is onvoldoende.

Er zal zwaarder ingezet moet worden op de invulling van het informatiemanagement. Met andere woorden het

i-beleid en de i-adviseur moet zichtbaarder worden. Ook dient het functioneel beheer sterker opgepakt

moeten worden.

Voor de realisatie en borging van het beleid dient sterker door het management op worden toegezien.

In bijlage G wordt nadere uitleg gegeven over het 9-vlaks model.

4.2 Informatie- en applicatiearchitectuur

Onder de term ‘architectuur’ wordt verstaan (twee zaken):

een samenhangend visueel overzicht van de informatiestromen (opslag, bewerking en het uitwisselen van

gegevens) en het applicatielandschap met bijbehorende koppelingen;

een samenhangende set kaders en bindende afspraken (principes), gericht op het bevorderen van een

doelmatig en doeltreffend proces van informatievoorziening.



4.2.1 Informatie- en applicatiearchitectuur

De huidige informatie- en applicatiearchitectuur is door de gemeente (zie bijlage A) in kaart gebracht op basis

van een bestaande lijst met applicaties. De gemeente volgt hierin de lijn zoals landelijk is vastgelegd in GEMMA

(het gemeentelijke model architectuur). Ook de ‘markt’ (leveranciers) volgt deze architectuur. Onderstaande

figuur geeft deze architectuur schematisch weer.

Gelet op de eerder genoemde knelpunten dient er extra aandacht besteed te worden aan de huidige invulling

van de Mid-Office omgeving. Dit betekent dat er een keuze moet worden gemaakt tussen twee opties:

doorgaan met de huidige leveranciers of overstappen. E.e.a. zal mede afhankelijk zijn van het nog op te stelllen

dienstverleningsconcept (herijking). Het kan zijn dat aan de frontofficekant (KCC, website, e-formulieren, ed.)

ook nog het e.e.a. aangepast moet worden.

4.3 IT-management

Het goed organiseren van de informatievoorziening is een randvoorwaarde voor zowel het efficiënt beheren

van de informatievoorziening (zoals verzorgen van updates, afsluiten van contracten, beveiliging) als het goed

kunnen inzetten van informatiesystemen bij de verschillende afdelingen en gemeentebreed. Deze wijze van

organiseren van de informatievoorziening wordt ook wel ‘informatiemanagement’ genoemd, of ‘management

van ICT’.

Het organiseren van de ICT valt in een aantal onderwerpen uiteen:

1. Technisch en functioneel applicatiebeheer

2. Gegevensbeheer



3. Documentbeheer

4. Servicedesk

5. Samenwerking en outsourcing (niet in elke gemeente)

Deze onderwerpen zijn in spoor 7 opgenomen en vragen om een nadere invulling bij de toekomstige

ontwikkeling van de afdeling FaZa.

4.3.1 Toekomstige invulling

De uitkomst van het 9-vlaks model geeft aan dat het i-beleid cq informatiemanagement in de organisatie

onvoldoende (zichtbaar) is. Hierop dient sterker worden ingezet.

In vergelijking met andere gemeenten en het aantal projecten wat er speelt is een minimale inzet van het

informatiemanagement van 1,5 a 2 fte nodig.

Een mogelijke invulling van de afdeling FaZa is hieronder grafisch weergegeven. Ontwikkelingen die van invloed

zijn op de inrichting van de afdeling zijn:

het aantal fte;

de span of control;

verantwoordelijkheden;

bevoegdheden;

outsourcing/samenwerking.

Gewenste situatie

Hoofd FaZa

PRS DIV I&A

(I)Applicatiebeheer

Consulenten

(A)Automatisering

Helpdesk

H&S

i-Adviseur

(linking pin)

informatiebeleid



5 Uitvoering en Realisatie

5.1 Projectmatig werken

In de voorgaande hoofdstukken zijn de onderwerpen en projecten behandeld waarop de gemeente actie moet

ondernemen. Het ontbreken van synergie, overzicht en aansturing wordt als een belangrijk knelpunten

ervaren. Daarom is aan het beleidsplan dit hoofdstuk ‘Uitvoering en realisatie’ toegevoegd. Dit om de

genoemde knelpunten in de toekomst te voorkomen en ter borging van de realisatie van de uit te voeren

projecten.

Om gestructureerd en doelgericht de verplichtingen te koppelen aan de wensen en van de nood een deugd te

maken zijn de projecten gedefinieerd en ondergebracht in acht inhoudelijke sporen. De thema’s uit hoofdstuk

3 zijn verdeeld over deze sporen, om het ook behapbaar te maken. De projecten en de sporen worden

hieronder toegelicht. Uitgangspunt is dat de gemeente kiest voor de uitvoering van het bestaande beleid. Tot

2015 zal er geen ruimte zijn voor nieuw beleid.

De projecten zijn ondergebracht in zes inhoudelijke sporen en één ondersteunend spoor. Het gaat om:

Spoor 1: Informatievoorziening

Spoor 2: Gemeenschappelijke processen

Spoor 3: Basisregistraties

Spoor 4: Integratie met ketenpartners

Spoor 5: Infrastructuur

Spoor 6: informatiesystemen

Spoor 7: ICT-management

Spoor 8: Verandermanagement

Spoor 1. Informatievoorziening

Vanuit de KCC-gedachte, waarbij de gemeenten de toegangspoort voor de gehele overheid worden, zullen de

gemeentelijke producten en diensten meer vanuit een keten met de andere overheden worden aangeboden.

Dit is van grote invloed op de wijze waarop de gemeenten hun producten en diensten aanbieden en geeft de

gemeente meer verantwoordelijkenheden. Digitalisering van de dienstverlening zal hieraan bijdragen.

Spoor 2. Gemeenschappelijke processen

Gemeenschappelijke processen hebben als doel processen (en de voortgang) inzichtelijk te maken voor burger

en ambtenaar.

Spoor 3. Basisregistraties (wettelijke basisvoorzieningen)

Het aansluiten op de landelijke basisregistraties is een wettelijke verplichting waaraan de gemeente moet

voldoen en is randvoorwaardelijk om de dienstverlening aan burgers en de interne bedrijfsvoering te kunnen

verbeteren.

Spoor 4. Integratie met ketenpartner



Processen met ketenpartners zijn geïntegreerd en vereenvoudigd en indien noodzakelijk zijn proces(stappen)

herverdeeld in de keten. Dit zijn voornamelijk de komende drie decentralisaties in het sociale domein.

Spoor 5. Infrastructuur

Naast het beleid zijn er ook projecten met een sterke ICT-component die veelal randvoorwaardelijk

(ondersteunend) zijn voor de andere sporen. Een toekomstvaste informatiearchitectuur en ICT-infrastructuur is

onontbeerlijk.

Spoor 6. informatiesystemen

Voor informatiesystemen geldt hetzelfde als de infrastructuur.

Spoor 7 ICT Management

Het strategische, tactische en operationele beheer dient goed belegd te zijn

Spoor 8 verandermanagement

Overige projecten

In bijlage H zijn de projecten verder uitgewerkt. Deze bijlage bestaat uit ruim 100 activiteiten. Na bestuurlijke

accordering van het projectenplan dienen de verschillende activiteiten/projecten nader door de

deelprojectleiders te worden uitgewerkt.

5.2 Programmamanagement en verantwoording

Wanneer een flink aantal projecten tot uitvoering wordt gebracht en deze allemaal op elkaar moeten worden

afgestemd en ook gaandeweg in de pas moeten blijven, is het absoluut noodzakelijk dat er goede sturing

plaatsvindt. Deze sturing zal plaatsvinden door een projectleider die verantwoording aflegt aan zowel de

ambtelijk en als de bestuurlijk opdrachtgever.

In de managementstructuur worden de volgende rollen onderscheiden.

Bestuurlijk opdrachtgever

De bestuurlijk opdrachtgever (het college) verstrekt aan de ambtelijk opdrachtgever (directie, i.c. secretaris Jan

Simons) de opdracht tot uitvoering van dit informatiebeleidsplan. Deze is verantwoordelijk voor het

beschikbaar stellen van middelen voor de uitvoering van het programma. De bestuurlijk opdrachtgever wordt

door de ambtelijk opdrachtgever in grote lijnen op de hoogte gehouden van de voortgang van het project.

Ambtelijk opdrachtgever

De ambtelijk opdrachtgever is aanspreekpunt voor de projectleider. Deze wordt op de hoogte gehouden van

de voortgang en eventuele knelpunten en aandachtspunten bij de uitvoering van het programma. Daarnaast

heeft de opdrachtgever als taak om ervoor te zorgen dat alle betrokkenen zich houden aan de afspraken die de

opdrachtgever en de projectleider hebben gemaakt.

Willen betrokkenen van afspraken afwijken, dan kan dat alleen als de opdrachtgever en de projectleider

daarover overeenstemming hebben bereikt.



Projectleider

De projectleider is het aanspreekpunt voor de ambtelijk opdrachtgever. De projectleider is verantwoordelijk

voor de uitvoering van de projecten. Hij bewaakt de samenhang, zorgt voor afstemming en is budgethouder

van de projectbudgetten. Hij ondersteunt en adviseert de projectleiders en de medewerkers bij de uitvoering

van hun taken. De projectleider rapporteert in overleg met de projectleiders aan de opdrachtgever over de

voortgang van het programma.

Voor de invulling van de rol van projectleider is gekozen voor interne invulling, met de opdracht om het

programma te borgen in de lijnorganisatie. De verwachting is dat de reorganisatie veel tijd en aandacht zal

vragen van de leidinggevenden. Het is daarom realistisch om uit te gaan van een situatie waarin extra

capaciteit nodig is. Het voorstel is om deze extra capaciteit in te zetten op het aantrekken van externe

ondersteuning van de projectleider die verantwoordelijk wordt voor het realiseren van de benodigde digitale

basisvoorzieningen en infrastructuur.

Projectleiders

De projectleiders zijn verantwoordelijk voor de uitvoering en het eindresultaat van hun project. Zij bewaken de

door hen opgestelde planning en de te behalen projectresultaten. Daarnaast sturen zij de eventueel betrokken

projectmedewerkers aan. De projectleiders informeren de projectleider over de voortgang van hun project en

eventuele knelpunten. Dit stelt de projectleider in staat om als ‘linking pin’ te fungeren en de activiteiten van

de deelwerkgroepen continu op elkaar af te stemmen. De uitvoering van het programma Antwoord zal bij het

hoofd Publiekszaken liggen. Zij (Miranda Roest) is verantwoordelijk voor de voortgang en borging van het

proces.

In de hiernavolgende figuur wordt de programmaorganisatie weergegeven. De projectleider is

verantwoordelijk voor het gehele programma en zorgt ervoor dat de projecten die in dit plan (bijlage H)

genoemd worden gerealiseerd worden. Hij beschikt daarvoor over een budget (zie paragraaf 5.5) en wordt

bijgestaan door deelprojectleiders. Zij sturen de projecten binnen een spoor aan. Binnen deze sporen zal de

deelprojectleider gebruik maken van voortrekkers (soort van projectleider op één project).



5.3 Verankering in de lijnorganisatie

In de projectfase zullen de projectleiders en andere functionarissen een specifieke taak hebben die op

onderdelen zal afwijken van de normale organisatie. Alle verantwoordelijkheden en taken moeten uiteindelijk

weer belegd worden in de lijnorganisatie. Dit is een wezenlijk onderdeel van het programmamanagement. Een

project kan pas eindigen als de betreffende taken en verantwoordelijkheden zijn belegd in de reguliere

lijnorganisatie.

5.4 Interne en externe communicatie

De meeste projecten hebben invloed op werkwijzen en werkprocessen binnen de ambtelijke organisatie.

Enkele hebben eveneens invloed op de wijze van besluitvorming en de vaststelling van besluiten en hebben

daarmee ook directe invloed op bestuurlijke processen.

Dit maakt het noodzakelijk dat over de projecten wordt gecommuniceerd en dat de gevolgen van wijzigende

processen tijdig duidelijk worden, zodat erop kan worden geanticipeerd. Naast de interne communicatie is het

ook van wezenlijk belang dat ook de inwoners en andere belanghebbenden weten wat er verandert en hoe

men daarop kan inspelen.

5.5 Financiële paragraaf

De kosten voor de uitvoering van projecten zijn in beeld gebracht. De uitgaven voor het realiseren van de

basisvoorzieningen die onderverdeeld zijn in de verschillende sporen hebben voor het grootste deel betrekking



op het aanschaffen van programmatuur, het inzetten van extra capaciteit en het verwerken en bewerken van

bestaande gegevensbestanden. Dit moet gebeuren om te kunnen voldoen aan de eisen die de nieuwe weten

regelgeving stelt. Het gaat hier om het realiseren van basisvoorzieningen en -registraties die de wet dwingend

voorschrijft.

De algemene kosten bestaan onder meer uit het voeren van het programmamanagement, het borgen van

verandermanagement, het sturen op het behalen van de doelstellingen, het zorgen voor een goede interne en

externe communicatie en het kunnen opvangen van eventuele onvoorziene omstandigheden.

In bijlage H is een overzicht opgenomen van de projecten en de meerjarenraming.

Benodigde middelen

Voor enkele activiteiten, en die van spoor 3 in het bijzonder, zijn aanvullende middelen opgenomen. Omdat

het criterium was om binnen de bestaande budgetten te blijven, is er binnen bestaande budgetten geschoven.

jaarschijf 2014 679.500



Aangetekend dient te worden dat er projecten zijn opgenomen waarvoor nog beleid ontwikkeld moet worden.

Afhankelijk van de keuzes kan dit leiden tot extra benodigde middelen. Denk hierbij aan de invulling van het

nieuwe werken of het dienstverleningsconcept. Ook is op dit moment de impact van de decentralisatie nog

niet helder. Hiervoor is eveneens geen bedrag opgenomen. Separate voorstellen worden hiervoor opgesteld.

Voor het verschil tussen begroot en beschikbaar in 2014 wordt dekking gevonden in de onderschrijding van het

krediet van 2013 (zie pag. 22).



6 Begrippenlijst

14+netnummer Een algemeen telefoonnummer voor gemeenten. Het begint met 14, gevolgd

door het netnummer van een gemeente.

Antwoord voor bedrijven Antwoord voor bedrijven is het startpunt van de overheid voor ondernemers.

Op de website www.antwoordvoorbedrijven.nl zien ondernemers in één

oogopslag met welke wetten, regels, vergunningen en belastingen ze te maken

krijgen.

Antwoord© Antwoord© levert kennis, bouwstenen, systemen en ondersteuning waarmee

overheden hun dienstverlening verbeteren. Antwoord© bevat de bouwstenen

14+netnummer en de antwoordcontentcollectie.

Antwoordcontentcollectie De antwoordcontentcollectie bevat landelijke overheidsinformatie in de vorm

van vragen met antwoorden. Deze informatie is generiek en daarom bruikbaar

voor alle gemeenten.

Backoffice Deel van de organisatie dat specifiek is ingericht op de verwerking van de

administratieve klantprocessen en waarbij geen direct klantcontact plaatsvindt

(het tegenovergestelde van de frontoffice).

BAG

De Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG) is de registratie met gegevens

over alle gebouwen en adressen in Nederland. Gemeenten houden de BAG bij.

Basisregistraties Basisregistraties bevatten veelgebruikte basisgegevens, zoals adressen,

persoonsgegevens, bedrijfsnamen en Geo-informatie. De gegevens worden door

de bronhouders bijgehouden en door alle andere overheden gebruikt als dat

nodig is. Er zijn dertien basisregistraties, die samen het stelsel van

basisregistraties vormen.

BGT

De Basisregistraties Grootschalige Topografie (BGT) gaat alle objecten als huizen,

wegen en dijken die in het terrein aanwezig zijn vastleggen.

BLAU BLAU is de beoogde basisregistratie voor registratie van Lonen,

Arbeidsverhoudingen en Uitkeringsverhoudingen en bestaat uit een deel van de

gegevens van de huidige polisadministratie van UWV.

BRO De Basisregistratie Ondergrond (BRO) gaat gegevens bevatten over bodem en

ondergrond, zoals de bodemkundige en geologische opbouw van de

ondergrond.

BRP

Basisregistraties Personen bevat persoonsgegevens. Het is de opvolger van de

GBA. In de BRP zullen ook niet-ingezetenen worden opgenomen.

BYOD Bring Your Own Device

CMG Civision Gegevens Makelaar, dit is een applicatie van PinkRoccade, een

distributiesysteem van de basisregistraties. De gegevens uit de basisregistraties

voeden de gegevensmakelaar en alle andere applicaties moeten deze gegevens

weer afnemen van de gegevensmakelaar. Hier geldt het principe ‘eenmalige

registratie, meervoudig gebruik’.



Digikoppeling

Digikoppeling is de ‘postbode’ voor de overheid. Digikoppeling bestaat uit een set

standaarden voor elektronisch berichtenverkeer tussen overheidsorganisaties. Deze

standaard wordt ook gebruikt voor de uitwisseling van gegevens tussen

basisregistraties. De standaarden zijn goedgekeurd door het College Standaardisatie.

Digilevering Digilevering levert gegevens over ‘gebeurtenissen’ die door de aangesloten

basisregistraties worden geleverd aan overheidsinstellingen die hierin zijn

geïnteresseerd. Gebeurtenissen zijn bijvoorbeeld de geboorte van een persoon, het

starten van een onderneming of het vaststellen van een inkomen. Digilevering zorgt

ervoor dat de uitwisseling van gegevens uniform en efficiënt plaatsvindt.

Digimelding

Digimelding is één centraal punt voor het melden van onjuistheden aan

basisregistraties. Met Digimelding kunnen overheidsorganisaties fouten in de

basisregistraties melden. De fout wordt vervolgens in één keer in alle

basisregistraties verbeterd.

eHerkenning

eHerkenning is een dienst die de digitale herkenning van zakelijke afnemers van

overheidsdiensten eenvoudig regelt.

Frontoffice Plek waar de klant contact maakt met de organisatie. Dit kan via de balie zijn maar

ook per telefoon, per e-mail, per post of via de website (het tegenovergestelde van

de backoffice).

GBA De Gemeentelijke Basisadministratie Persoonsgegevens (GBA) bevat

persoonsgegevens van iedereen die in Nederland woont of gewoond heeft. De GBA

wordt opgevolgd door de BPR.

Gemeenschappelijke

voorziening

Gemeenschappelijke voorzieningen maken de gegevensuitwisseling tussen de

basisregistraties mogelijk en zorgen voor het waarborgen van de juistheid van

gegevens. De gemeenschappelijke voorzieningen zijn Digimelding, Digikoppeling en

Digilevering.

GEMMA GEMeentelijk Model Architectuur is een uitwerking van NORA (zie NORA) en vormt

de basis voor de architectuur van een gemeente en is richtinggevend bij het

realiseren van de elektronische overheid.

GEMMA informatie

architectuur

De GEMMA informatiearchitectuur gaat over informatiefuncties, gegevens,

applicaties en landelijke voorzieningen die we kunnen inzetten bij de dienstverlening

aan klanten: burgers, bedrijven en instellingen. Informatiearchitectuur gaat ook over

het verzamelen en beheren van de gegevens die voor deze dienstverlening nodig zijn,

zoals landelijke en lokale basis- en zaakgegevens. (Zie GEMMA)

HNW Het Nieuwe Werken

Het Nieuwe Werken kan beschouwd worden als een antwoord op de uitdagingen waar organisaties (en maatschappij) mee geconfronteerd worden zoals internationa-lisering (vb: opkomende markten), de toenemende mogelijkheden van ICT waardoor nieuwe vormen van samenwerken ontstaan (vb: meer thuiswerkende ouders, ver-minderen fileproblematiek), het binden en boeien van talent (de juiste mens op de juiste plaats), etc.

• In eerste instantie was ICT de invalshoek voor Het Nieuwe Werken.

De laatste tijd is de invalhoek het krijgen en behouden van de juiste medewerkers in

het kader van een veranderende arbeidsmarkt. Hierbij gaat het niet alleen om de

nieuwe generatie werkenden met hun "Hyves en LinkedIn" maar juist ook de

verhouding werkenden (vergrijzing) meer aandacht te geven waarbij productiviteit



een belangrijke rol speelt.

IBP Informatie Beleidsplan

i-NUP 24 voorzieningen vormen gezamenlijk de basisinfrastructuur voor de e-overheid. De

komende jaren staan in het teken van het gebruik van deze basisinfrastructuur. De

overheidsbrede implementatieagenda dienstverlening

e-overheid, kortweg i-NUP, beschrijft de ambities voor de komende vier jaar, in vier

hoofdlijnen.

Kanaal Het communicatiemiddel tussen gemeente en klant; denk aan balie, post, website, e-

formulieren, berichtenboxen en spraaktelefonie.

KCC Klantcontactcentrum

KCS Klantcontactsysteem

Landelijke Voorzieningen Een complete registratie van alle bronhouders samen, waar we als individuele

bronhouder gegevens naar distribueren en van afnemen.

Mid-Office De Mid-Office koppelt klantcontacten op slimme wijze met de verschillende

gemeentelijke organisatieonderdelen.

MijnOverheid

MijnOverheid is een persoonlijke website voor overheidszaken. Burgers kunnen hier

zien hoe ze zijn geregistreerd bij de overheid, berichten van de overheid ontvangen

en overzicht houden over hun zaken met de overheid.

NHR

Het Nieuwe Handelsregister (NHR) is de basisregistratie van ondernemingen en

rechtspersonen. Ook alle andere organisaties die deelnemen aan het economisch

verkeer staan in dit register.

NOiV Nederland Open in Verbinding is een actieplan voor het gebruik van Open

Standaarden en Open Source Software bij de (semi)publieke sector.

RNI

De Registratie Niet-Ingezetenen (RNI) legt basisgegevens van niet-ingezetenen vast.

Niet-ingezetenen zijn mensen die niet in Nederland wonen, maar wel een relatie met

de Nederlandse overheid hebben. De RNI wordt ondergebracht in de BRP.

Stelselcatalogus

De stelselcatalogus is een onlinecatalogus die de structuur van het stelsel van

basisregistraties beschrijft. Ook de definities van soorten objecten, gegevens en

berichten zijn hierin opgenomen. Deze informatie ondersteunt overheidsinstellingen

bij het inpassen van gegevens van basisregistraties in hun eigen werkprocessen.

Webrichtlijnen

De webrichtlijnen bestaan uit een set eisen waar alle overheidswebsites aan moeten

voldoen. Ze zorgen voor kwalitatief goede websites, die toegankelijk zijn voor

iedereen, onder wie mensen met een functiebeperking, gebruikers van mobiele

telefoons, en voor alle mogelijke browsers.

WFM WorkFlow-management, geautomatiseerde aansturing van administratieve

processen. Zie BPM.

Zaakgericht werken Zaakgericht en procesgericht werken is een concept dat in gemeenteland cruciaal is

voor het verbeteren van de gemeentelijke dienstverlening en/of bedrijfsvoering.

Zaakgericht en procesgericht werken is voor gemeenten een goede manier om:

de burger juist te informeren over de voortgang van de aanvragen;

de afhandeling te monitoren en te bewaken;

de werkprocessen voor de afhandeling te verbeteren;

managementinformatie te verkrijgen over behaalde effecten.



Bijlagen

A: Huidige informatiearchitectuur en applicaties

B: Status wettelijke verplichtingen

C: Webrichtlijnen

D: ICT-trends

E: Concept Antwoord© (basis voor het dienstverleningsconcept)

F: ICT-management

G: 9-vlaks model

H: Projectenbijlage en meerjarenraming



Bijlage A: Huidige Informatiearchitectuur en applicaties

Applicaties gemeente Hellevoetsluis

1 Access runtime

2 Accres

3 Adobe Acrobat Pro 6

4 Adobe Acrobat Standard 9

5 Adobe Flash

6 Adobe Reader X

7 Adobe Shockwave

8 ArcGis

9 AS400 Client

10 ASA Client

11 Aura

12 Bentley Microstation

13 Bentley Map

14 BNG Cardreader

15 BNG Client

16 Chubb

17 Cipers

18 Citrix Receiver

19 Corsa / MyCorsa

20 Corsa/Smartdocuments Koppeling

21 Cyclomedia

22 Dymo Labelwriter

23 ESX Manager

24 FaZa Budget Manager

25 FileZilla

26 FireFox

27 Free DWG Viewer



28 GemPCT Win

29 GemShare Libraries

30 GWW Bestek

31 GWW Besteksadministratie

32 GWW Bundel

33 GWW Calc

34 GWW VenG Plan

35 iNavigator

36 Cognos

37 Infostaten Upload

38 ITP

39 Jinitiator

40 Klikviewer

41 Lotus Notes 8.5.3

42 Lotus NotesSQL Driver 8.0

43 Mavim Client

44 Microsoft Office Word

45 Microsoft Office Excel

46 Microsoft Office Project

47 Microsoft Office Access

48 Microsoft Silverlight

49 Microsoft Visual C++ 2005/2008/2010

50 MQSeries

51 OIS

52 Payview

53 Perfectview

54 Persmaster

55 Qmatic Client

56 RIOB

57 SAP

58 SAS

59 SmartDocuments

60 Soap Client

61 SPSS

62 SQL Developer

63 Squit Bodem

64 SZWNet

65 TSS

66 Uitvaartsuite

67 Schulinck Handboek WWB

68 Senternovum - EPN - EPCHECKv2.2

69 Suwinet-inkijk

70 SVHW GeoWeb

71 SZWNet / Westvoorne koppeling

72 VastgoedMaps

73 Verkiezingsprogrammatuur

74 FMS

75 .NET FrameWork 4.0

76 DWG Trueview

77 Visio Viewer

78 HW2CAK

79 CAK

80 Online Approval

81 Ibis

82 CutePDF

83 Pardon

84 Textpad

85 Adobe InDesign

86 Def Cas

87 Tardiff

88 RDW

89 VR Plus

90 CMS Green Valley

91 KCS Exxellence

92 Makelaarsuite

93 Xeizz

94 Smart Documents

95 RIS

96 Readspeaker

97 iBabs

98 SBA

99 GeoWeb

100 Map4all

101 IBIS



102 GisKit

103 Spohos

104 Oracle

105 GBA Controleprogramma

106 Key2 Slachtofferbeheer

107 Dameware

108 Topdesk

109 Kofax VRS

110 Cendris postcode

111 VGS

112 Netweaver

113 VM Ware

114 Antwoordportaal

115 Photoshop CS6

116 SAP R3 Archief

117 Olo

118 SafeSign Standaard

119 Arcgis online

120 Screen2exe

121 Shresoft

122 Sophos

123 Trustee eindpuntbeveiliging

124 Turbomeeting

125 Locatus

126 Yammer

127 i-Spiegel

128 SVHW redmine

129 Mett

130 GoTo Meeting



Bijlage B: Status wettelijke verplichtingen

i-NUP Toelichting

Wettelijke

verplichting /

Convenant

Status Hellevoetsluis mei 2013

Webrichtlijnen

De website voldoet in 2012

aan de minimale eisen van de

webrichtlijnen en voldoet per

1 januari 2015 volledig aan

de webrichtlijnen.

Convenant

De website van Hellevoetsluis voldoet aan de

webrichtlijnen sinds medio 2013. Aan het

volledig voldoen (niveau 2 en 3) volgens de

webrichtlijnen van het ‘Advies Digitale

Dienstverlening 2013 en 2014’ wordt gewerkt.

De realisatie wordt verwacht per 1 januari

2015.

Project

MijnOverheid/

Samen-

werkende

Catalogi

Alle gemeenten sluiten aan

op de berichtenbox van

MijnOverheid.

Convenant

De website van Hellevoetsluis geeft informatie

over bekendmakingen aan MijnOverheid. De

berichtenbox wordt verder niet proactief

gevuld (bijvoorbeeld met bericht over

verlenging reisdocument).

Aansluiten op de lopende

zaken, functionaliteit van

MijnOverheid.

Hellevoetsluis heeft een zaaksysteem, maar is

nog niet geheel geïmplementeerd en koppelt

dus ook nog geen statusinformatie over

lopende zaken naar MijnOverheid. Volgens het

‘Advies Digitale Dienstverlening 2013 en 2014’

wordt er in 2014 gewerkt aan de PIP. Daarna

kan de functionaliteit van MijnOverheid benut

worden.

14+

Alle gemeenten zijn

aangesloten op het

14+netnummer.

Convenant Aangesloten.

eHerkenning

bedrijven

Aansluiten op eHerkenning.

Alle eigen (niet-eHerkenning)

voorzieningen voor

identificatie en autorisatie

van bedrijven zijn

uitgefaseerd.

Convenant Hellevoetsluis maakt nog geen gebruik van

eHerkenning.

DIGID

DigiD is het digitale

authenticatiesysteem voor

overheidsorganisaties en

publieke dienstverleners.

Met DigiD kunnen zij online

de identiteit van burgers

vaststellen.

Convenant

In gebruik. Enkele e-formulieren kunnen

worden gebruikt door middel van DigiD.

Iemand anders kan uw zaken

via internet regelen met de

overheid. Dat kan met DigiD

Machtigen.

DigiD Machtigen behoort tot de functionaliteit

van DigiD. Op dit moment kan er al een

machtiging worden aangevraagd.



i-NUP Toelichting

Wettelijke

verplichting /

Convenant


Antwoord voor

Bedrijven

Gemeenten verplichten zich

om hun gedigitaliseerde

transacties te ontsluiten via

het Platform Antwoord voor

Bedrijven (ontsluiting van

ondernemersinformatie

ondernemersformulieren via

Samenwerkende Catalogi in

Antwoord voor Bedrijven

Convenant Hellevoetsluis is aangesloten bij Antwoord

voor Bedrijven.

Basis-

registraties

BRP: alle gemeenten sluiten

aan in het kader van de

wettelijke verplichting.

Wettelijke

verplichting

Het programma modernisering GBA (mGBA)

werkt aan de Basisregistratie Personen (BRP).

De BRP vervangt de huidige gemeentelijke

basisadministraties (GBA). De uitgangspunten

van de BRP worden vastgelegd in het concept-

wetsontwerp Basisregistratie Personen en in

het Logisch Ontwerp Basisregistratie Personen

(LO BRP). Hellevoetsluis volgt de

ontwikkelingen.

BSN: gemeenten sluiten aan

in het kader van de


Het burgerservicenummer (BSN) is het

persoonsnummer voor contacten met de

overheid. Dit unieke nummer helpt om

bijvoorbeeld persoonsverwisselingen te

voorkomen

RNI: gemeenten sluiten aan

in het kader van de


Registratie Niet-ingezetenen (RNI) is onderdeel

van de toekomstige Basisregistratie Personen

(BRP). Hellevoetssluis is een 'afnemende'

gemeente. Alle afnemende gemeenten aan de

kant van Burgerzaken zijn voorbereid op komst

van de RNI (de vereiste wijziging in het Logisch

Ontwerp (3.8) is reeds doorgevoerd door de

leveranciers).

BAG: gemeenten sluiten aan

in het kader van de


Wettelijke

verplichting

Geïmplementeerd in 2011 bij het

samenwerkingsorgaan SVHW.

NHR: gemeenten sluiten aan

in het kader van de


Wettelijke

verplichting

NHR is voor diverse administraties van belang,

zoals belastingen en heffingen, maar ook en

vooral voor het economisch beleid van de

gemeenten. De verwachte realisatie, conform

de lijn van operatie NUP, zal begin 2014 zijn.

WOZ: gemeenten sluiten aan

in het kader van de


Wettelijke

verplichting

Geïmplementeerd in 2011 bij het

samenwerkingsorgaan SVHW.



i-NUP Toelichting

Wettelijke

verplichting /

Convenant


BGT: alle gemeenten voldoen

aan de nog te formuleren


Wettelijke

verplichting

Op dit moment wordt geïnventariseerd op

welke wijze er invulling gegeven kan worden

gegeven aan deze verplichting.

Onlangs is hierover besloten om

samenwerking met Syntrophos hiervoor te

zoeken.

BRI: alle gemeenten voldoen

aan de wettelijke

verplichting: aansluiten.

Wettelijke

verplichting

In de Basisregistratie Inkomen staat van

ongeveer 13 miljoen burgers het

verzamelinkomen of het belastbaar jaarloon.

Overheidsorganisaties gebruiken de BRI om

toeslagen, subsidies of uitkeringen te bepalen.

De Belastingdienst is bronhouder.

BLAU: alle gemeenten

voldoen aan de wettelijke


Wettelijke

verplichting

BLAU is de beoogde basisregistratie voor

registratie van Lonen, Arbeidsverhoudingen en

Uitkeringsverhoudingen en bestaat uit een

deel van de gegevens van de huidige

polisadministratie van UWV. UWV is

bronhouder.

BRO: alle gemeenten



Wettelijke

verplichting

Basisregistratie nog in voorbereiding;

gemeenten zijn straks afnemer.

het gaat om raadpleeginformatie binnen een

geografisch informatiesysteem.

BRK: Alle gemeenten



Wettelijke

verplichting

In 2013 gaat het Kadaster mutaties op een

andere manier aan gemeenten leveren. De

huidige manier, de Massale Output (MO),

wordt vervangen door BRK Levering. Kadaster

is bronhouder.

Alle basisregistraties: alle

gemeenten voldoen aan de

wettelijke verplichting om de

basisregistraties te gebruiken

als enige bron van de hierin

opgenomen authentieke

gegevens en vragen deze niet

opnieuw uit.

Wettelijke

verplichting

Binnengemeentelijk gebruik heeft de komende

periode extra aandacht nodig. Niet alleen door

aanschaf van (semi)automatische koppelingen,

maar vooral door de cultuuromslag, dat men

intern de bron weet te vinden. Hellevoetsluis

heeft de architectuur van GEMMA omarmd en

heeft de gegevensbus van PinkRoccade (de

makelaar) in gebruik om de basisregistraties te

ontsluiten.

koppeling BAG-GBA: alle

gemeenten gebruiken de

BAG als bron voor adres- en

gebouwgegevens.

Wettelijke

verplichting

Koppeling is in 2012 uitgevoerd, al laat deze

koppeling te wensen over, daar de BAG bij

SVHW is ondergebracht.



i-NUP Toelichting

Wettelijke

verplichting /

Convenant


Koppeling BAG-WOZ: alle

gemeenten koppelen de

WOZ aan de BAG.

Wettelijke

verplichting

De gemeente heeft dit ondergebracht bij een

Gemeenschappelijke Regeling, het

samenwerkingsorgaan SVHW. De verwachte

realisatie is op dit moment nog niet bekend.

Digikoppeling

Het betreft een (verplichte)

standaard voor veilige

gegevensuitwisseling binnen

de overheid.

Convenant

Gemeente Hellevoetsluis is op dit moment

aangesloten. In 2013 vindt een migratie van de

gegevensmakelaar plaats. Hierdoor is het

mogelijk om van een generieke koppeling

gebruik te maken.

Digimelding


op Digimelding en gebruiken

deze voorziening in elk geval

voor BAG, GBA en NHR.

Convenant

Heeft Digikoppeling nodig, en ondersteuning

vanuit de te gebruiken applicaties. Zie

hierboven.

Digilevering


op Digilevering en gebruiken

deze voorziening in elk geval

voor BAG, GBA en NHR.

Convenant

Heeft Digikoppeling nodig, en ondersteuning

vanuit de te gebruiken applicaties. Zie

hierboven.

Standaardisatie

Gemeenten maken gebruik

van open standaarden zoals

vastgesteld door het College

Standaardisatie en werken

hierbij volgens het principe

‘pas toe of leg uit’. Bij

aanbestedingen van software

krijgt, bij gelijke geschiktheid,

open source de voorkeur.

Convenant

Open standaarden:

Hellevoetsluis heeft belang bij goede

uitwisseling tussen applicaties, en vraagt

leveranciers daarom altijd om open

standaarden te ondersteunen.

Open source:

Hellevoetsluis streeft niet actief naar ‘open

source’-producten. Bij de nieuwe

aanbestedingen zullen we wel een open-

source-alternatief laten meedoen.

Antwoord Invoering KCC Convenant

De gemeente is inmiddels in fase 2 van

Antwoord aanbeland en gaat binnenkort het

dienstverleningsconcept herijken.

Zaakgericht

werken Convenant

De gemeente heeft een start gemaakt met het

ZGW. Er wordt al veel digitaal gewerkt en de

substitutie is georganiseerd. Toch moeten er

nog enkele stappen worden ondernomen om

het ZGW binnen de gehele organisatie te

hebben georganiseerd.



i-NUP Toelichting

Wettelijke

verplichting /

Convenant


De gemeente,

krijgt

zeggenschap

over praktisch

het gehele

sociale domein.

De

decentralisaties

maken het

gemeenten

mogelijk om

dwars-

verbanden te

leggen tussen

Wmo/AWBZ,

Jeugdzorg en

het domein van

Werk en

Inkomen

Jeugdzorg: Maakt gemeenten

per 2015 verantwoordelijk

voor de jeugdzorg. Het gaat

hier om de provinciale

jeugdzorg, de

jeugdbescherming en

-reclassering, de jeugd-GGZ

en de zorg voor licht

verstandelijk gehandicapte

jeugd.

Wettelijke

verplichting

Het Transitieplan Jeugd beschrijft de stappen

die Rijk en gemeenten zullen zetten in het

transitieproces. Het wetsvoorstel wordt

volgens de planning tussen juni en december

behandeld door de Tweede en Eerste Kamer.

AWBZ/Wmo: hevelt de

begeleiding, ondersteuning

en verzorging uit de AWBZ

per 2015 over naar de Wmo.

Vanaf 2014 vervalt

bovendien de aanspraak op

dagbesteding en wijzigt de

aanspraak op persoonlijke

verzorging.

Wettelijke

verplichting

De kabinetsnotitie 'Hervorming van de

langdurige ondersteuning en zorg' is een

nadere uitwerking van de zorgplannen in het

regeerakkoord. Hieronder valt ook de

decentralisatie van de AWBZ.

Participatiewet: legt de

uitvoering van de

Participatiewet vanaf 2015

(voor Wwb, voormalig

Wajong en Wsw) bij

gemeenten (hoewel het

Sociaal Akkoord van 11 april

ook een rol voorziet voor

werkgevers, werknemers en

regionale structuren).

Wettelijke

verplichting

Het Sociaal Akkoord heeft invloed op de

uitwerking van de Participatiewet. Het

ministerie is nog bezig met de voorbereiding.



Bijlage C: Webrichtlijnen

1. Webrichtlijnen: alle gemeenten zorgen dat hun website eind 2012 voldoet aan de minimale eisen van de

webrichtlijnen en per 1 januari 2015 volledig voldoet aan de webrichtlijnen.

2. MijnOverheid: alle gemeenten sluiten aan op de berichtenbox van MijnOverheid.

3. Het volume van het gebruik van de berichtenbox MijnOverheid neemt toe en bereikt een significante

omvang.

4. Alle gemeenten sluiten aan op de lopende zaken en functionaliteit van MijnOverheid.

5. Antwoord©: alle gemeenten zijn aangesloten op 14+netnummer.

6. Alle gemeenten zijn als gebruiker en leverancier van informatie aangesloten op de contentvoorziening van

MijnOverheid (is komen te vervallen als resultaatsverplichting).

7. eHerkenning: Alle gemeenten zijn aangesloten op eHerkenning. Alle eigen (niet eHerkenning)

voorzieningen voor het identificeren en autoriseren van bedrijven zijn uitgefaseerd.

8. NHR: vóór 1 juli 2014 zijn alle gemeenten aangesloten op het NHR in het kader van de wettelijke plicht

voor gebruik van NHR.

9. Antwoord voor Bedrijven: Gemeenten zetten Antwoord voor Bedrijven in voor hun dienstverlening aan

bedrijven. Gemeenten vullen de bibliotheek van het platform Antwoord voor Bedrijven met alle

transacties die de ondernemer bij de overheid kan doen volgens de (open) standaarden die door het

College Standaardisatie zijn vastgesteld.

10. BRP: alle gemeenten sluiten aan in het kader van de wettelijke verplichting.

11. BGT: alle gemeenten voldoen aan de nog te formuleren wettelijke plicht.

12. BLAU: alle gemeenten voldoen aan de nog te formuleren wettelijke plicht.

13. BRO: alle gemeenten voldoen aan de wettelijke plicht (aansluiten in 2012).

14. Alle basisregistraties: Alle gemeenten voldoen aan de wettelijke plicht om de basisregistraties te gebruiken

als enige bron van de hierin opgenomen authentieke gegevens en vragen deze niet opnieuw uit. Dit zal per

registratie voor de drie decentralisatietaken worden gemonitord vanaf de datum van verplicht gebruik.

15. BAG/GBA: Alle gemeenten gebruiken de BAG als bron voor adres- en gebouwgegevens. Eerste prioriteit

hierbij is het realiseren van de koppeling tussen de BAG en het GBA (1 november 2011).

16. BAG/WOZ: Alle gemeenten koppelen stapsgewijs de WOZ aan de BAG. Als tussenresultaat zijn de

gekoppelde BAG-identificatienummers beschikbaar voor externe communicatie.

17. Digikoppeling: alle gemeenten implementeren en gebruiken Digikoppeling om gegevens uit de BAG, GBA

en NHR uit te wisselen.

18. Digimelding: alle gemeenten sluiten aan op Digimelding en gebruiken deze voorziening in elk geval voor

BAG, GBA en NHR.

19. Digilevering: Alle gemeenten sluiten aan op Digilevering en gebruiken deze voorziening in elk geval voor

BAG, GBA en NHR.

20. Standaardisatie: gemeenten maken gebruik van open standaarden zoals vastgesteld door het College

Standaardisatie en werken hierbij volgens het principe ‘pas toe of leg uit’. Bij aanbestedingen van software

krijgt, bij gelijke geschiktheid, open source de voorkeur.



Bijlage D: ICT-trends

De ontwikkelingen in de ICT-wereld bepalen in belangrijke mate wat er technologisch mogelijk is, maar hebben

ook invloed op maatschappelijke trends. Door internet wordt de samenleving meer open en transparant, en

mensen vinden het steeds meer zelfsprekend dat de overheid hierin meegaat. Dit kan ontstaan zowel vanuit

het perspectief van de burger, als bijvoorbeeld vanuit nieuwe medewerkers die bepaalde verwachtingen

hebben wat betreft ICT-ondersteuning bij de gemeentelijke organisatie. Hieronder worden een aantal actuele

trends benoemd die van invloed zijn op de bedrijfsvoering, dienstverlening en ICT-infrastructuur van de

gemeente.

Het Nieuwe Werken

Het Nieuwe Werken (HNW) gaat in de allereerste plaats over tijd- en plaatsonafhankelijk werken. Maar HNW

gaat ook over het slimmer gebruikmaken van kantoorruimte (flexwerken) en over nieuwe vormen van

leidinggeven en verantwoordelijkheid nemen als medewerker (resultaatgericht werken). Technologie speelt

dus een belangrijke rol in HNW, waarbij naast mobiele devices zoals laptop, tablets en smartphones ook het

werken in de cloud en papierloos werken van belang is (zie hierna).

Het Oude Werken Het Nieuwe Werken

Identificatie met eigen afdeling en dienst Identificatie met hele organisatie

Indekken (bijvoorbeeld iedereen cc'en) Verantwoordelijkheid nemen

Status door rang Status door toegevoegde waarde

Georganiseerd in kokers en taken Thematisch georganiseerd

Kennis via hiërarchische lijnen Altijd en overal toegang tot relevante informatie

Regie bij leidinggevende Regie ligt bij medewerker

Vaste werkplek Ontmoetingsplekken

Alleen werken op kantoor van 9 tot 5 Overal werken, verspreid over de dag

Iedere medewerker dezelfde middelen Middelen op maat: wat heb je nodig?

Proces centraal Medewerker centraal

Bring Your Own Device (BYOD)

In 2010/2011 is de trend BYOD ontstaan. Werknemers nemen eigen apparatuur (smartphones, laptops, iPads

et cetera) mee naar het werk en sluiten de apparatuur aan (in welke vorm dan ook) op het bedrijfsnetwerk. Het

team I&A is terughoudend geweest met het faciliteren van deze vorm van integratie tussen privé en werk. Het

voordeel is enerzijds voor de werknemer, die mogelijk geen twee aparte apparaten meer nodig heeft (één voor

werk, één privé), en anderzijds voor de werkgever, die haar werknemer nu ook buiten kantoortijden kan

benaderen. Tevens zullen werknemers de apparatuur uitkiezen naar eigen specifieke wensen en dus snel(ler)

tevreden zijn over het gebruik.

Twee belangrijke nadelen van BYOD zijn echter dat er ondersteuning gevraagd wordt van ICT-medewerkers op

apparaten waar geen/weinig ervaring mee is en dat de beveiligingsmaatregelen van de privéapparaten vaak te

wensen overlaat.

Dit wordt bevestigd door een Amerikaans onderzoek in 2012, waaruit bleek dat tussen de 10- en 30% van de

apparaten autolock heeft, 33% inlogt via gratis/publieke WiFi-verbindingen, ruim de helft het apparaat door

derden laat gebruiken en versleuteling van gegevens maar door 30% wordt toegepast. Uit recent onderzoek



van Cisco blijkt dat al acht van de tien Nederlandse werknemers gebruikmaakt van eigen smartphones, laptops

of tablets voor zijn/haar werk.

Daarnaast zijn de totaalkosten veelal hoger (geen kortingen bij grootschalige inkoop, veel losse contracten), de

verantwoordelijkheid van de apparatuur wordt diffuus en de beheerskosten zullen omhooggaan doordat er

meer apparaten met softwarepakketten moeten kunnen communiceren.

Cloudwerken, hosten en webservice

De cloud is de natuurlijke opvolger van de zogenoemde Application Service Provider (ASP) of Software-As-A-

Service (SaaS)-oplossingen, namelijk dat softwareprogramma’s niet meer zelf intern draaien, maar dat dit in

een datacenter gebeurt, dat zich ergens op het internet bevindt.

Cloud

We spreken over 'de cloud' wanneer software geen issue meer is. De leverancier biedt een oplossing via het

internet. De gebruiker neemt daarop een abonnement en kan bijvoorbeeld per maand besluiten om op te

waarderen, minder gebruikers af te nemen of zelfs helemaal te stoppen.

Bekende cloudoplossingen zijn de iCloud van Apple, Google Drive en Dropbox.

Beveiliging van informatie is hierbij nog een issue. Hier gaan we nader op in een van de volgende paragrafen.

Binnen Hellevoetsluis wordt voor een aantal applicaties gebruik gemaakt van cloudoplossingen.

Papierloos werken en vergaderen

Steeds meer papier zal worden vervangen door digitale varianten. Behalve dat we digitale correspondentie en

digitale aanvraagformulieren gebruiken, vergaderen we binnen de gemeenten steeds meer digitaal,

bijvoorbeeld in de raad en het college, meestal in combinatie met een tablet-pc. Deze trend zet zich verder

door naar medewerkers, die ook meer gebruikmaken van zowel mobiele devices als geavanceerde en bredere

beeldschermen, dubbele beeldschermen en smartboards/touchscreens voor aan de wand. Ook voor

medewerkers die in de buitendienst werkzaam zijn, zoals handhavers/boa’s, betekent dit een efficiënte

werkwijze. Zij kunnen dan direct gegevens in het systeem op straat invoeren, zodat deze direct verwerkt

kunnen worden, wat uiteindelijk veel tijd en dus geld bespaart.

Het voordeel van papierloos werken is:

duurzaamheid (geen papierverspilling meer);

kostenbesparing op termijn (kwalitatieve inschatting, want een objectieve businesscase is lastig op te

stellen);

betere informatievoorziening en alle gegevens paraat.

Deze trend heeft impact op de ICT-infrastructuur.

Van informatiebeveiliging naar ‘ID’-beveiliging

De veelheid van digitale hulpmiddelen en instrumenten, gecombineerd met de snelle groei van digitale

dienstverlening, trekt een stevige wissel op de ICT-beheerorganisatie. Enerzijds hebben de medewerkers als

‘burger’ in hun eigen omgeving toegang tot een brede reeks diensten en informatie, anderzijds heeft de

gemeente te maken met de verantwoordelijkheid om goed om te gaan met onder andere privacy- en

fraudegevoelige gegevens en is zij om die reden genoodzaakt de digitale vrijheid aan banden te leggen.



Mede door de toename van het gebruik van de cloud, maar ook door recente gebeurtenissen op het gebied

van het lekken van uiterst vertrouwelijke gegevens (Wikileaks) en beveiligingsproblemen (Diginotar en

lektober) neemt de druk om meer aan de beveiliging van gegevens te werken toe.

Social media

Sociale media spelen ook een steeds belangrijker rol in de samenleving. Sociale media zoals Twitter en

Facebook worden veel gebruikt om te communiceren, en vervangen deels het gebruik van e-mail. Daar heeft

de gemeente steeds meer mee te maken en daarom zal zij antwoord moeten geven op de vraag of zij hier iets

mee moet doen.

Ontsluiting van gegevens via Geo-informatie

Geo-informatie staat tegenwoordig nog meer in de belangstelling door komst van Google Maps, Google Earth

en navigatiesystemen. Omdat steeds meer burgers gewend zijn om deze applicaties te gebruiken én door het

gebruik van smartphones, worden er steeds meer applicaties gebruikt met Geo-componenten specifiek

bedoeld voor gemeentegerelateerde activiteiten. Denk bijvoorbeeld aan apps als ‘verbeter de buurt’, waarbij

op basis van een locatie en een foto gegevens kunnen worden doorgestuurd naar de gemeente.



Bijlage E: Concept Antwoord©

Onder het kabinet-Balkenende IV is de overheidsdienstverlening als speerpunt benoemd. Eind 2008 heeft de

Tweede Kamer het Nationaal Uitvoeringsprogramma (NUP) vastgesteld, waarin het Rijk focus aanbrengt in de

inspanningen die moeten leiden tot betere (elektronische) dienstverlening. Gemeentelijke klantcontactcentra

staan hierin prominent genoemd.

Daarnaast heeft de Vereniging van Directeuren Publieksdiensten samen met onder andere de VNG en ICTU het

concept ‘Antwoord’ ontwikkeld. Dit wordt als volgt omschreven:

Het is de beweging naar een transparante overheid die de burger centraal stelt.

Doelstelling is dat in 2015 de gemeente een herkenbare ingang is voor alle vragen aan de overheid,

herkenbaar door één 14+netnummer, één fysieke balie, één website, één adres en één elektronisch loket.

Welk kanaal de burger of het bedrijf ook kiest, op dezelfde vraag krijgt hij altijd hetzelfde betrouwbare

antwoord.

Bovenstaande figuur geeft weer dat burgers nu verschillende overheidsorganisaties en gemeentelijke

organisatieonderdelen moeten benaderen om antwoord te krijgen op hun overheidsvraag (het eerste plaatje

van links).

Op de middellange termijn organiseren gemeenten één ingang voor alle gemeentelijke producten en diensten.

Dit is het gemeentelijke KCC (het middelste plaatje). Het is de bedoeling dat gemeenten deze ambitie in 2012

gerealiseerd hebben. Op de lange termijn – in 2015 – kunnen burgers via het gemeentelijke loket, het

14+netnummer Antwoord© en de gemeentelijke website nagenoeg alle vragen aan de overheid3 stellen (het

rechterplaatje). We spreken van nagenoeg omdat uitvoeringsorganisaties als het UWV en de Belastingdienst

ook rechtstreeks benaderbaar blijven.

Het concept Antwoord onderscheidt vijf fasen in het realiseren van een KCC.

3 Inmiddels is de verplichting dat de gemeente het voorportaal voor de gehele overheid moet zijn afgezwakt en niet meer verplicht.



De vijf fasen van Antwoord©

fase 1 - Dienst heeft Antwoord©

De gemeente heeft voor enkele productenclusters een apart frontoffice met eigen contactgegevens en

kanalen. Het contact tussen burger en gemeente verloopt voornamelijk via balies en een aantal

telefoonnummers. Kenmerkend voor deze fase is dat de frontoffices nog geïsoleerd van elkaar zijn

georganiseerd.

fase 2 - Kanaal heeft Antwoord©

De gemeente heeft per kanaal één duidelijke ingang. De gemeente heeft één telefoonnummer, één website en

een zo veel mogelijk geconcentreerde balie. Vanaf deze fase kan de gemeente ook informatie verstrekken van

andere overheidsorganisaties, zoals Postbus 51-informatie. Kenmerkend voor deze fase is dat de kanalen nog

niet in samenhang worden bestuurd.

fase 3 - Frontoffice heeft Antwoord©

Voor het contact met de burger heeft de gemeente één frontoffice opgezet. Hier komen alle distributiekanalen

en diensten samen. Het maakt voor de burger niet uit welk kanaal hij kiest: de vraag hoeft maar één keer te

worden gesteld en het antwoord is juist, volledig en actueel. Kenmerkend voor deze fase is dat de frontoffice

nog niet de regie neemt op de afhandeling van de vraag: complexere vragen worden doorgezet naar de

backoffice en zijn dan uit het vizier van de frontoffice.

fase 4 - Gemeente heeft Antwoord©

Het KCC neemt de regie op de afhandeling van de vraag. De contacten die een burger heeft zijn bij alle



KCC-medewerkers inzichtelijk, waardoor de burger zonder problemen kan overstappen naar een ander kanaal.

Het KCC verbetert de dienstverlening, ook in de achterliggende afdelingen, en voegt daar proactieve

elementen aan toe. Kenmerkend voor deze fase is dat het KCC nog niet alle producten en diensten van de

(andere) overheid kan afhandelen.

fase 5 - Overheid heeft Antwoord©

De gemeente is voor de burger de logische ingang voor al zijn vragen aan de overheid. Het KCC levert

producten en diensten van een toenemend aantal aangesloten overheidsorganisaties van alle overheidslagen

en ketenpartners. De servicenormen zijn net zo hoog als in fase 4. Het KCC voert de regie op de levering van de

producten en diensten.



Bijlage F: ICT-management

Technisch en functioneel applicatiebeheer

Applicatiebeheer onderscheiden we in twee soorten: functioneel en technisch applicatiebeheer. Functioneel

applicatiebeheer richt zich op de inhoud, dat wil zeggen: de functies van de applicatie.

Technisch applicatiebeheer richt zich op de technische implementatie van applicaties, waaronder installaties en

technische tests. Afhankelijk van de grootte en kennis van de organisatie worden deze twee gebieden ook wel

onder dezelfde persoon gebracht.

Functioneel applicatiebeheer bestaat uit de volgende taken:

• inventariseren en vertalen van de wensen van gebruikers;

• functioneel inrichten van de werkomgeving van de gebruikers;

• doorvoeren van wijzigingen in de functionaliteit van een applicatie, anders dan door configuratie/

inrichting;

• organiseren en verzorgen van trainingen aan groepen gebruikers;

• optreden als vraagbaak voor gebruikers bij acute problemen;

• ontwikkelen van procedures voor de beveiliging van programmatuur en gegevens;

• onderhouden van contacten met leveranciers over nieuwe versies en releases;

• onderhouden van contacten met collega-applicatiebeheerders over onder andere koppelingen;

• testen, vrijgeven en (in samenwerking met) uitrollen van nieuwe functionaliteit.

Daarbij kan een verschil worden gemaakt tussen applicatiebeheerders van verticale (afdelingsspecifieke)

applicaties, zoals een vergunningenapplicatie, uitkeringssysteem, GBA-systeem, en horizontale (generieke)

applicaties, zoals een DMS, sjablonen, contentmanagementsystemen (CMS) (Website en Intranet), vaste en

mobiele telefonie, datadistributiesystemen (CMG) en kantoorautomatiseringstoepassingen.

Applicatiebeheerders van verticale systemen maken meestal deel uit van de afdeling, applicatiebeheerders van

de horizontale systemen van de afdeling I&A.

Technisch applicatiebeheer bestaat uit de volgende taken:

zorgen dat alle applicaties en registraties beschikbaar zijn;

zorgen dat er back-ups worden gemaakt;

zorgen dat er voor bedrijfskritische applicaties uitwijkfaciliteiten zijn;

uitvoeren van wijzigingen op initiatief van functioneel beheer (en indien nodig in overleg met de

leverancier). Bijvoorbeeld het aanmaken of verwijderen van testomgevingen, het doorvoeren van

upgrades/updates, installeren van patches. Technisch beheer doet dit nooit op eigen initiatief, omdat deze

zaken ingrijpen in de functionaliteit van een applicatie en dus de verantwoordelijkheid van een functioneel

beheerder zijn.

Gegevensbeheer

Gegevensbeheer speelt een zeer belangrijke rol in het op orde houden van de kwaliteit van de

informatiestromen en basisregistraties binnen de gemeente.

Gegevensbeheer bestaat uit de volgende taken:

beheer en toezicht basisregistraties (GBA, BAG, WKPB, WOZ);



beheer applicaties voor de datadistributie (CMG);

beheer Geografische InformatieVoorziening;

beheer van volledigheid, consistentie en up-to-date houden van databases;

overallview over de gegevenshuishouding, informatiearchitectuur en koppelingen binnen de gemeente

(inclusief beheer architectuurplaat);

volgen van alle landelijke ontwikkelingen op het gebied van informatiearchitectuur;

beheer over de verbindingen met alle landelijke portals en voorzieningen, inclusief basisregistraties;

organiseren van managementinformatie;

adviseren management over inrichting en aanpassingen van het gegevensbeheer;

communicatie/afstemming met applicatiebeheerders, systeembeheer, informatiemanager;

monitoren van terugmeldingen.

De gegevensbeheerder maakt meestal deel uit van I&A. Op dit moment wordt het gegevensbeheer door

verschillende medewerkers uitgevoerd. Vanwege de toename, de complexiteit en de onderlinge uitwisseling

van de basisregistraties lopen we hier een risico. Er wordt in samenwerking met andere gemeenten gezocht

naar een passende oplossing voor het gegevensbeheer.

Servicedesk

De servicedesk verzorgt het registreren en afhandelen van (kleine) technische storingen. Inhoudelijke vragen

over een applicatie worden samen met de functioneel applicatiebeheerder beantwoord en opgelost.

De servicedesk wordt veelal onderverdeeld in een 1e-lijns- en 2

e-lijnsondersteuning. De 1

e-lijnsondersteuning is

bedoeld voor het oplossen van vragen op het gebied van kantoorautomatisering (Word, Office-pakketten) en

het registreren van verzoeken voor nieuwe installaties. De servicedeskmedewerker kan alleen vragen

beantwoorden die zijn op te lossen binnen het systeem. Gaat het om technische problemen (bijvoorbeeld:

systeem start niet op), dan zal de servicedesk de vraag doorsturen naar systeembeheer, die dan fungeert als

2e-

lijnsondersteuning. De 2e-lijnsondersteuning handelt vervolgens de vraag af.

Ook de functioneel applicatiebeheerder kan de rol van servicedeskmedewerker vervullen, namelijk in het geval

dat de vraag gaat over een kernapplicatie, zoals een vergunningensysteem, GBA-systeem of Sociale Zaken-

systeem. In veel kleine gemeenten loopt men dan naar de applicatiebeheerder toe om de vraag voor te leggen.

In het kader van de continuïteit is het wel verstandig dat relevante meldingen in een helpdesksysteem worden

opgenomen. Zo zijn bepaalde vragen niet direct oplosbaar, of kan de vraag gemakkelijker worden voorgelegd

aan de leverancier, waarbij ook de onderlinge communicatie en tijdsspanne worden vastgelegd. Dit om sterker

te kunnen staan richting de leverancier zodra deze zijn afspraken niet nakomt. Het is sterk te overwegen om de

vraag te laten vastleggen door de melder zelf, om zo de applicatiebeheerder niet onverwacht in andere

werkzaamheden te onderbreken.

Vragen over het gebruik van functies binnen een systeem worden behandeld door de functioneel

applicatiebeheerder, meer technische vragen worden behandeld door de technisch applicatiebeheerder, een

functie die meestal wordt vervuld door de systeembeheerder.

Op dit moment werkt het in Hellevoetsluis als volgt: Indien de gebruiker een foutmelding constateert of een

andere vraag heeft ten aanzien van het gebruik van het systeem is de afspraak dat hij eerst de

applicatiebeheerder van de betreffende applicatie benadert en dan een beroep doet op de helpdesk, die



bemand wordt door systeembeheer. Verder professionaliseren van de servicedesk betekent dat de

medewerker de melding doorgeeft aan de servicedesk, al dan niet via een meldingssysteem. Omdat de vragen

centraal worden gebundeld kan beter worden beoordeeld of er bepaalde patronen te vinden zijn in de soort

vragen en kan tevens worden gerefereerd naar antwoorden op vergelijkbare vragen. De applicatiebeheerder

dient dus in dat geval als 2e-lijns.

Samenwerking en outsourcing

Samenwerking met andere gemeente(n) is van belang voor een aantal zaken:

uitwisselen van ervaringen met ICT;

besparen van (gezamenlijke) kosten;

kennis delen en verminderen van de kwetsbaarheid.

Samenwerken is tegelijkertijd een uitdaging, omdat iedere gemeente haar eigen werkprocessen heeft, haar

eigen werkcultuur en haar eigen bedrijfsvoeringsstrategie. Daarom is het verstandig om de samenwerking

stapsgewijs vorm te geven. Dit kan door allereerst te richten op de meest voor de hand liggende domeinen of

processen om samen te werken. De ervaring die daar wordt opgedaan kan dan gebruikt worden voor het

uitbreiden van de samenwerking op meer deelgebieden.

Op dit moment zijn er gesprekken gaande om andere onderdelen gezamenlijk te gaan uitvoeren. Daarbij

worden andere gemeenten niet uitgesloten en wordt steeds per onderdeel de beste optie gekozen.

De meeste basale vorm van samenwerken is elkaar informeren en kennis uitwisselen. Maar ook het

gezamenlijk aanschaffen van een applicatie, het gezamenlijk gebruikmaken van één applicatie en/of het

functioneel en technisch beheer samen organiseren behoort tot de mogelijkheden.

Daarnaast vindt een deel van het beheer plaats via diverse leveranciers.



Bijlage G: 9-vlaksmodel

Bij het uitwerken en implementeren van het informatiebeleid is inbedding in de organisatie van groot belang.

Het gaat daarbij om strategisch (beleid en planning), tactisch (advies en ondersteuning) en operationeel beheer

van de ICT. Als basis daarvoor hanteren we het 9-vlaksmodel van Maes4.

Voor de uitleg van het referentiemodel I-functie maken we gebruik van onderstaand schema. Dit schema dient

als “praatplaat” voor de inrichting en afbakening van de I-functie binnen een organisatie. Het model gaat uit

van het besturingsprincipe Richten, Inrichten en Verrichten. Naar de gemeentelijke praktijk vertaald naar:

beleid, vernieuwing en beheer. In het referentiemodel worden 3 lagen onderkend:

De organisatielaag: organisatie en bedrijfsprocessen (strategisch beleid)

De informatie- en applicatielaag: applicaties en gegevens (tactische beheer)

De automatiseringslaag: de technische infrastructuur (operationeel beheer)

Het referentiemodel koppelt het besturingsprincipe (beleid, vernieuwing, beheer) aan de drie lagen in de

organisatie.

5

Met behulp van het model kan de uitgangssituatie in de gemeente in beeld worden gebracht. In de volgende

paragrafen wordt een toelichting gegeven op de verschillende kollommen.

. 5 Het model is geïnspireerd op het 9-vlaksmodel van Prof. Dr. Ir. Rik Maes

5.



Organisatiekolom

Bestuurlijke strategie

De bestuurlijke strategie geeft – op hoofdlijnen – aan welke doelstellingen de gemeente op de middellange

termijn wil bereiken. In dit verband gaat het dan met name om de doelstellingen, die een directe impact

hebben op de inrichting van de organisatie en de manier van werken. Bijvoorbeeld doelstellingen op het gebied

van dienstverlening (Multichanneling, KCC-vorming, vermindering administratieve lasten); de rol van de

gemeente in het werken met partners in ketens, de toekomstige uitvoering van taken (zelfstandig, samen met

andere gemeenten of uitbestedend aan de markt), voortdurend realiseren hogere vormen van efficiency, e.d.

Inrichten organisatie

Gemeenten passen voortdurend hun organisatie aan om in te spelen op nieuwe ontwikkelingen. Zo werken

momenteel veel gemeenten aan: invoeren proces- en zaakgericht werken; anders werken (plaats en

tijdonafhankelijk); samenwerking met andere gemeenten; doorvoeren van organisatorisch onderscheid tussen

beleid en uitvoering; digitalisering; e.d.

Deze organisatorische ontwikkelingen kunnen geïntegreerd vanuit de bestuurlijke strategie of elk apart worden

opgepakt; daarnaast voor de organisatie als geheel of alleen binnen één of meer onderdelen.

Producten en diensten

Elke gemeente levert producten en diensten. De (her)inrichting van de werkprocessen kan op verschillende

manieren gebeuren: separaat, dat wil zeggen medewerker- of sectorafhankelijk dan wel in goede afstemming

met de manier waarop de organisatie is ingericht en de onderliggende bestuurlijke strategie.

Informatiekolom

Informatiestrategie en architectuur

De informatiestrategie geeft aan op welke wijze de gemeente op een effectieve en efficiënte manier de

informatievoorziening inricht. Door de verdere invoering van de E-overheid is de noodzaak van één

samenhangend ontwerp voor de gehele overheidsinformatievoorziening gevestigd. Een

architectuurbenadering is noodzakelijk om gecoördineerde, overheid brede samenwerking mogelijk te maken.

Dit heeft inmiddels zijn beslag gekregen in de Nederlandse Overheid Referentie Architectuur (NORA) en

afgeleide referentie-architecturen, zoals GEMMA voor de gemeente.

Naast plaats en samenhang van functionaliteiten van applicaties richt de architectuur zich ook nadrukkelijk op

het gegevensmanagement. Welke generieke gegevens worden onderkend, hoe “hangen” deze gegevens in een

stelsel aan elkaar en welk beleid wordt gevoerd om meervoudig gebruik en eenmalige vastlegging te realiseren.

Naast het vaststellen van de gewenste architectuur is van belang hoe “werken onder architectuur” inhoud

krijgt. De I-functie zal naast een dienende, facilitaire inzet ook kader stellend moeten zijn in die zin dat

gewenste vernieuwing moet passen binnen het kader van de vastgestelde architectuur.

Op verschillende onderdelen komt dit tot uitdrukking: op gebied van gegevensbeheer zal de idee van een

gegevensstelsel moeten worden uitgewerkt; standaardisatie moet waar nodig plaatsvinden en generieke

voorzieningen moeten worden benoemd en ingericht. Het accent in de benadering van de I-functie wordt

verlegd naar concern brede kaders ontwikkelen, waar nodig verbindingen realiseren en borgen dat het

totaalkader als geheel beheerd wordt.

Vernieuwing op basis architectuurkader



Met name rond de invoering van de E-overheid worden nieuwe voorzieningen gerealiseerd. Van belang is dat deze vernieuwing plaatsvindt binnen het vastgestelde architectuurkader. Hierbij wordt met name gedacht aan zaken als:

Zakenbeheer: zaaktypen, zaaktypecatalogus

i-NUP bouwstenen

Stelselbeheer basisregistraties

Services en koppelvlakken

De I-functie zal ervoor moeten zorgen dat deze voorzieningen worden ingepast in de ontworpen

kaders/architectuur en ingericht en beheerd worden naar de organisatiedoelstellingen die zijn vastgesteld.

Een voorbeeld daarvan is het stelsel van basisregistraties. Dat moet zodanig ingericht en beheerd worden dat

concern brede gegevens(bestanden) volgens wettelijke regels centraal beheerd en decentraal gebruikt worden

vanuit het principe: eenmalige vastlegging, meervoudig gebruik. Een dergelijke voorziening is ook nodig om als

gemeente te kunnen voldoen aan de (wettelijke) verplichting dat gegevens die al bij de gemeente bekend zijn

niet opgevraagd mogen worden.

Samengevat speelt de I-functie een centrale rol bij de inrichting en uitbouw van Midoffice-voorzieningen,

waarbij een goede afstemming met het management ervoor moet zorgen dat deze voorzieningen ook werken

in lijn met de beoogde ontwikkeling van de gemeentelijke bedrijfsvoering.

Functioneel Beheer

Functioneel beheer is zowel gericht op applicaties als gegevens. Functioneel beheer richt zich op het in stand

houden van de huidige functionaliteit en wijzigingen op de kortere termijn (grofweg 1 jaar). Wijzigingen

kunnen worden ingegeven door behoefte vanuit de bedrijfsvoering of wijzigingen vanuit leveranciers (nieuwe

releases). Uiteraard worden naar aanleiding van de realisatie van het informatiebeleid ook wijzigingen

geïnitieerd. De taken van het functioneel beheer bestaan uit:

Behoeftemanagement

Wijzigingsbeheer

Acceptatiemanagement

Gebruiksondersteuning

De uitvoering van deze beheertaken zal binnen de gestelde kaders moeten plaatsvinden. Dat is extra van

belang omdat werken onder architectuur in de meeste gevallen betekent in de tijd toegroeien naar de

gewenste architectuur. Dat toegroeien naar de gewenste architectuur vraagt om een goede afstemming met

de beheerfunctie. Voorkomen moet worden dat door ‘sluipenderwijs’ decentraal ingegeven aanpassingen en

vernieuwingen het totaalplaatje juist verder van de gewenste overall architectuur komt af te staan.

Automatiseringskolom

Automatiseringsbeleid

In haar automatiseringsbeleid legt de gemeente vast of en zo ja hoe ze inspeelt op nieuwe ontwikkelingen op

het gebied van techniek. Het automatiseringsbeleid ondersteunt de vastgestelde informatiestrategie, maar

kent ook eigen ‘beleidsaspecten’.

Voorbeelden van onderwerpen, waarover in het automatiseringsbeleid uitspraken worden gedaan:

Bring your own device

Beveiliging en autorisatie



Cloud computing

Outsourcing

Open source

Vernieuwing techniek

De keuzes, die in het automatiseringsbeleid zijn gemaakt worden op projectmatige wijze ingevoerd. Naast

aandacht voor de technische aspecten is het ook van belang dat een directe relatie wordt gelegd met de

vernieuwingsprojecten informatievoorziening.

Systeembeheer

Systeembeheer doet alles wat nodig is om de bestaande systemen goed te laten functioneren en

vernieuwingsbesluiten door te voeren in de bestaande systemen/infrastructuur.

Naast een aantal technische taken (maken backup’s, installeren updates, installeren hard- en software,

beveiliging netwerk) verzorgt systeembeheer ook de helpdesk functie.



Bijlage H: Projectenlijst en Meerjarenraming

Projectorganisatie Programma

Verantw. Afdeling Projecten volgens informatieplan

NUP bouwsteen

SPOOR 1: INFORMATIEVOORZIENING

1 Publiekszaken Herijken dienstverleningsconcept / antwoord© x

2 Publiekszaken KCC op orde

3 Publiekszaken Mijn overheid: aanlsuiten op mijn berichtenbox (persoonlijke internet pagina) x (rv)

4 Publiekszaken Mijn overheid: lopende zaken koppeling met zaaksysteem x (rv)

5 Publiekszaken Aansluiten op 14+ x (rv)

6 BMO Webrichtlijnen, fase 2 en 3 x (rv)

7 Publiekszaken DIGID machtiging x

8 Publiekszaken DigiD x

9 ROB E-herkeninning bedrijven x (rv)

10 ROB Antwoord voor bedrijven x (rv)

11 BMO Geo data op de website

12 BMO Beveiligingsaudit website

13 BMO Gebruik sociale media

14 Publiekszaken Een agenda / afspraak mogelijkheid

SPOOR 2 : GEMEENSCHAPPELIJKE PROCESSEN / DIGITALISERING

15 Publiekszaken LEAN maken van processen

16 F&C Processen vastleggen MAVIM

17 Publiekszaken Midoffice op orde incl. Zaaksysteem

18 FaZa/CIA Invoering zaakgericht werken x

19 FaZa/CIA DocumentManagementSysteem (DMS) op orde (zie ook midoffice op orde)

20 Publiekszaken Elektronische handtekening

21 FaZa/CIA Contractenbeheer (zie invoering zaakgericht werken)

22 griffie Optimalisatie BIS (beeindiging lotus notes)

23 griffie Papierloos vergaderen bestuur

24 FaZa/CIA Verdere invoering van papierloos werken / het nieuwe werken

25 ROB Digitaliseren bestemmingsplannen (softw. Uitbreiding)

26 SaLeZa Digitalisering subsidieverstrekking

27 FaZa/CIA Digitalisering van dossiers

SPOOR 3: BASISREGISTRATIES

28 BVH Basisregistratie adressen en gebouwen (BAG) x (rv)

29 ROB Basisregistratie kadaster (BRK) x

30 BVH Basisregistratie Grootschalige Topografie (BGT) x (rv)

31 Publiekszaken Basisregistratie Personen (BRP) x (rv)

32 Publiekszaken mGBA

33 FAZA/ICT Gemeentebrede aansluiting BurgerServiceNummer x




34 Publiekszaken Register niet ingezetenen (RNI) naar landelijke voorzieningen x

35 FAZA/ICT Basisregistratie Nieuwe Handelsregister (NHR) x (rv)

36 FAZA/ICT Basisregistratie WOZ x

37 Publiekszaken Basisregistratie Lonen, Arbeidsverhoudingen en Uitkeringsverhoudingen (BLAU) x (rv)

38 Publiekszaken Basisregistratie Ondergrond (BRO) x (rv)

39 F&C/Gegevensbeheer Verplichte afname Basisregistraties x (rv)

40 F&C/Gegevensbeheer Koppeling BAG-GBA: Alle gemeenten gebruiken de BAG als bron voor adres- en gebouwgegevens.

x (rv)

41 FAZA/ICT Koppeling BAG-WOZ: Alle gemeenten koppelen de WOZ aan de BAG. x (rv)

42 FAZA/ICT I-spiegel (managementtool)

43 FAZA/ICT Digikoppeling x (rv)

44 FAZA/ICT Digimelding x (rv)

45 FAZA/ICT Digilevering x (rv)

46 FAZA/ICT Informatiebeveiliging breed

47 FAZA/ICT Vervanging en inrichting gegevensbus (gegevensmakelaar)

SPOOR 4 : INTEGRATIE MET KETENPARTNERS

48 WIZ Decentralisatie/deconcentratie jeugdzorg / participatie / awbz/wmo (3D's)

49 WIZ Jeugdzorg

50 WIZ AWBZ / WMO

51 WIZ Participatiewet

52 WIZ Digitaalloket WMO (duidelijke relatie met spoor 1)

SPOOR 5 : INFRASTRUCTUUR

53 Publiekszaken Telefonie op orde

54 FAZA/ICT Vervanging telefooncentrale

55 FAZA/ICT Optimalisering ICT systemen (vervanging hubs, ed)

56 FAZA/ICT Migratie van Lotus Notus naar exchange

57 FAZA/ICT Licenties Microsoft Office

58 FAZA/ICT Vervanging pc's & laptops

59 FAZA/ICT Toegangscontrolesysteem

60 FAZA/ICT Vervanging server SZW-net

61 FAZA/ICT Licenties Windows en VMWare software en servers

62 FAZA/ICT Licenties oracle

63 FAZA/ICT SmartPhones/iPads

64 FAZA/ICT Rack 24U + bedieningspaneel servers

65 FAZA/ICT Vervanging servers

66 FAZA/ICT Vervanging IBM iSeries

67 FAZA/ICT Upgrade SAN

68 FAZA/ICT Bekabeling

69 FAZA/ICT Vervanging scanners

70 FAZA/ICT Vervaning printers

71 BMO Vervanging laptops Veiligheidsregio

72 FAZA/ICT Vervanging pc's & laptops

SPOOR 6 : INFORMATIESYSTEMEN

73 F&C Vervanging financieel systeem

74 WIZ Informatiesystemen tbv de 3D's (zie ook spoor 4)




75 F&C Managementsysteem

76 F&C Vervanging Corsa ---> spoor 2)

77 BVH Verkeersmilieukaart (software)

78 BMO Opmaakprogrammatuur

79 BVH Upgrade bouwvergunningensysteem tbv WABO

80 BVH Dienstverlening t.b.v. SBA

81 BVH Vervanging SBA

82 Publiekszaken Vervanging Crib4All

83 Publiekszaken Centrale balie (hard- en software)

84 BVH Vervanging Microstation

85 BVH Vervanging GeoWeb

86 BVH Koppelingen GeoWeb

87 BVH Vervanging Xeiz

88 BVH Vervanging applicatie begraafplaatsen (Trobit)

89 Publiekszaken/BMO Vervanging CMS

90 BMO Deelname GVOP (Publicatie/Bekendmaking besluiten gemeente)

91 F&C Electronisch bankieren BNG

92 F&C Update XBRL (aanlevering Fin. Geg. Aan CBS)

93 F&C Vervanging TopDesk

94 BMO Vervanging Persmaster (HRM systeem)

95 F&C/CIA Vervanging beheersoftware tbv huisstijl & sjablonen

96 F&C/CIA Gebruik van open standaarden bij aanbestedingen x (rv)

96 FAZA/ICT Applicatieportfolio/extra ondersteuning/vervanging

97 Samenlevingszaken Applicatie Leerlingvervoer

SPOOR 7 : ICT MANAGEMENT

98 FAZA/ICT Servicedesk en systeembeheer op orde

99 FAZA/ICT Applicatie- en gegevensbeheer op orde

100 FAZA/ICT Opleiding

101 FAZA/ICT Onderzoek naar outsourcing / samenwerking

101 BMO / P&O Opstellen beleid gebruik mobiele apparatuur

102 BMO / P&O Opstellen beleid 'het nieuwe werken'

103 FAZA/ICT Licentiebeheer / contractbeheer op orde

SPOOR 8 : VERANDERMANAGEMENT

104 BMO Verandermanagement

105 BMO / P&O Opleiding projectmatig werken

106 F&C Onvoorzien

107 BMO / P&O Programmamanagement / opzetten stuurgroep



Financiële planning

Projecten volgens informatieplan NUP

bouwsteen

2014 2015 2016

SPOOR 1: INFORMATIEVOORZIENING

Herijken dienstverleningsconcept / antwoord© x

KCC op orde

Mijn overheid: aanlsuiten op mijn berichtenbox (persoonlijke internet pagina)

x (rv) 1.000

Mijn overheid: lopende zaken koppeling met zaaksysteem x (rv)

Aansluiten op 14+ x (rv)

Webrichtlijnen, fase 2 en 3 x (rv) 10.000

DIGID machtiging x

DigiD x

E-herkeninning bedrijven x (rv) 1.000

Antwoord voor bedrijven x (rv)

Geo data op de website 5.000

Beveiligingsaudit website

Gebruik sociale media

Een agenda / afspraak mogelijkheid

SUBTOTAAL 12.000 5.000 -

SPOOR 2 : GEMEENSCHAPPELIJKE PROCESSEN / DIGITALISERING

LEAN maken van processen p.m. p.m. p.m.

Processen vastleggen MAVIM

Midoffice op orde incl. Zaaksysteem 199.000 70.000 20.000

Invoering zaakgericht werken x 25.000 15.000 15.000

DocumentManagementSysteem (DMS) op orde (zie ook midoffice op orde)

30.000

Elektronische handtekening

5.000

Contractenbeheer (zie invoering zaakgericht werken)

Optimalisatie BIS (beeindiging lotus notes)

20.000

Papierloos vergaderen bestuur

25.000

Verdere invoering van papierloos werken / het nieuwe werken

Digitaliseren bestemmingsplannen (softw. Uitbreiding) 40.000

Digitalisering subsidieverstrekking

Digitalisering van dossiers

5.000

SUBTOTAAL 344.000 90.000 35.000

SPOOR 3: BASISREGISTRATIES

Basisregistratie adressen en gebouwen (BAG) x (rv)

Basisregistratie kadaster (BRK) x

Basisregistratie Grootschalige Topografie (BGT) x (rv)

Basisregistratie Personen (BRP) x (rv)

mGBA 125.000



Gemeentebrede aansluiting BurgerServiceNummer x

Register niet ingezetenen (RNI) naar landelijke voorzieningen x

Basisregistratie Nieuwe Handelsregister (NHR) x (rv) 7.500

Basisregistratie WOZ x

Basisregistratie Lonen, Arbeidsverhoudingen en Uitkeringsverhoudingen (BLAU)

x (rv)

Basisregistratie Ondergrond (BRO) x (rv)

Verplichte afname Basisregistraties x (rv)

Koppeling BAG-GBA: Alle gemeenten gebruiken de BAG als bron voor adres- en gebouwgegevens.

x (rv)

Koppeling BAG-WOZ: Alle gemeenten koppelen de WOZ aan de BAG. x (rv)

I-spiegel (managementtool)

Digikoppeling x (rv)

Digimelding x (rv)

Digilevering x (rv)

Informatiebeveiliging breed

Vervanging en inrichting gegevensbus (gegevensmakelaar) 10.000 10.000

SUBTOTAAL 7.500 135.000 10.000

SPOOR 4 : INTEGRATIE MET KETENPARTNERS

Decentralisatie/deconcentratie jeugdzorg / participatie / awbz/wmo (3D's) p.m p.m.

Jeugdzorg

AWBZ / WMO p.m 5.000

Participatiewet p.m

Digitaalloket WMO (duidelijke relatie met spoor 1)

SUBTOTAAL - 5.000 -

SPOOR 5 : INFRASTRUCTUUR

Telefonie op orde

Vervanging telefooncentrale 150.000

Optimalisering ICT systemen (vervanging hubs, ed) 20.000 6.000 6.000

Migratie van Lotus Notus naar exchange 150.000 50.000

Licenties Microsoft Office 60.000

Vervanging pc's & laptops

Toegangscontrolesysteem

Vervanging server SZW-net 30.000

Licenties Windows en VMWare software en servers 20.000 125.000

Licenties oracle

SmartPhones/iPads 25.000

Rack 24U + bedieningspaneel servers 4.000

Vervanging servers 60.000

Vervanging IBM iSeries 60.000

Upgrade SAN 40.000

Bekabeling 15.000 15.000 15.000

Vervanging scanners 20.000

Vervaning printers 2.000 15.000 1.600

Vervanging laptops Veiligheidsregio 4.000

Vervanging pc's & laptops 70.000 70.000 70.000

SUBTOTAAL 302.000 264.000 537.600

SPOOR 6 : INFORMATIESYSTEMEN

Vervanging financieel systeem



Informatiesystemen tbv de 3D's (zie ook spoor 4)

Managementsysteem

Vervanging Corsa ---> spoor 2) 75.000 10.000

Verkeersmilieukaart (software) 6.500

Opmaakprogrammatuur 6.000

Upgrade bouwvergunningensysteem tbv WABO 20.000

Dienstverlening t.b.v. SBA 5.000

Vervanging SBA 50.000

Vervanging Crib4All 10.000 15.000

Centrale balie (hard- en software) 10.000 25.000

Vervanging Microstation 25.000 30.000

Vervanging GeoWeb 18.000

Koppelingen GeoWeb 13.000

Vervanging Xeiz 87.500

Vervanging applicatie begraafplaatsen (Trobit) 8.000

Vervanging CMS 70.000

Deelname GVOP (Publicatie/Bekendmaking besluiten gemeente) 8.000 8.000 8.000

Electronisch bankieren BNG 6.000

Update XBRL (aanlevering Fin. Geg. Aan CBS) 10.000

Vervanging TopDesk 25.000

Vervanging Persmaster (HRM systeem)

Vervanging beheersoftware tbv huisstijl & sjablonen 30.000

Gebruik van open standaarden bij aanbestedingen x (rv)

Applicatieportfolio/extra ondersteuning/vervanging p.m. p.m. p.m

Applicatie Leerlingvervoer

SUBTOTAAL 14.000 316.000 249.000

SPOOR 7 : ICT MANAGEMENT

Servicedesk en systeembeheer op orde

Applicatie- en gegevensbeheer op orde

Opleiding

Onderzoek naar outsourcing / samenwerking

Opstellen beleid gebruik mobiele apparatuur

Opstellen beleid 'het nieuwe werken'

Licentiebeheer / contractbeheer op orde

SUBTOTAAL - - -

SPOOR 8 : VERANDERMANAGEMENT

Verandermanagement

Opleiding projectmatig werken

Onvoorzien p.m. p.m p.m

Programmamanagement / opzetten stuurgroep

SUBTOTAAL - - -

TOTAAL ICT uitvoeringsprogramma 2014 - 2016

679.500 815.000 831.600


jaarschijf 2015

815.000

jaarschijf 2016

831.600




oud


jaarschijf 2015

857.272

jaarschijf 2016

818.029


informatiebeleidsplan gemeente Hellevoetsluis · Samenwerken of niet, zaakgericht werken en...

Documents

Transcript of informatiebeleidsplan gemeente Hellevoetsluis · Samenwerken of niet, zaakgericht werken en...