In partnership naar de frontlinie - Universiteit Utrecht · 2020-05-14 · Bij onderwijs en...

Domeinplan IT 2015 - 2016

In partnership naar de frontlinie

Datum

10 december 2014

Versie 1.0

Status

Vastgesteld

INHOUD

1 INLEIDING, IT BINNEN DE BESTURINGSMATRIX VAN DE UNIVERSITEIT ............................ 3

2 IT ONDERSTEUNT ÉN GEEFT VORM .............................................................................................................. 4

Trends in IT bepalen mede het universitaire speelveld ............................................................................. 4 Positie van domein IT: veel bereikt, ook nog veel uitdagingen .............................................................. 5 Sobere inzet van universitaire financiële middelen voor IT ..................................................................... 6

3 IN PARTNERSHIP NAAR DE FRONTLINIE ................................................................................................. 7

Deskundig samenwerken voor optimale prestaties van studenten en medewerkers .................... 7 Profiel: proactief adviseren over IT naast het leveren van een solide infrastructuur .................... 7 Professionele diensten vormen de basis voor agile ontwikkelingen ...................................................... 7

4 GELIJKTIJDIG PROFESSIONALISEREN VAN BUSINESS EN IT ................................................... 10

Benefits van IT liggen bij de business; zij sturen op procesharmonisatie ....................................... 10 Centrale en facultaire IT organisaties werken samen ............................................................................... 10 Benodigde skills van IT professionals wijzigen ............................................................................................ 11

5 ZORGVULDIG BESLUITEN VOOR ZELF DOEN OF UITBESTEDEN ................................................ 12

Behaalde successen: planvorming rondom sourcing is afgerond ........................................................ 13 Ambities: rechtmatig inkopen op basis van ingezette sourcingsstrategie ........................................ 13

6 NAAR EEN SAMENHANGEND EN TOEKOMSTVAST IT LANDSCHAP ........................................... 14

Behaalde successen: werken onder architectuur is gestart ................................................................... 14 Ambities: verder reduceren van complexiteit door integratiearchitectuur ....................................... 14

7 IT BOUWSTENEN MAKEN HET UTRECHTSE ONDERWIJSMODEL MOGELIJK ....................... 16

Behaalde successen: IT diensten voor onderwijs zijn sterk uitgebreid ............................................. 16 Ambities: mede vormgeven van het Utrechtse Onderwijsmodel ......................................................... 16

8 BIG DATA OPLOSSINGEN WORDEN KRITISCH VOOR ONDERZOEK ........................................ 18

Behaalde successen: IT behoeften van onderzoekers worden duidelijk ........................................... 18 Ambities: ondersteuning voor onderzoeker en bestuurder krijgt vorm ............................................ 18

9 MODERNE DIGITALE COMMUNICATIE VERSTERKT REPUTATIE UNIVERSITEIT ............. 20

Behaalde successen: geheel nieuwe moderne websites zijn gerealiseerd ....................................... 20 Ambities: mede vormgeven van communicatie door agile ontwikkelen ........................................... 20

10 EFFICIËNTE IT VOOR ADMINISTRATIEVE PROCESSEN ............................................................... 22

Behaalde successen: basis versterkt door up-to-date systemen ......................................................... 22 Ambities: mede vormgeven van efficiënte administratieve processen .............................................. 22

11 BOUWEN OP EEN BETROUWBARE IT INFRASTRUCTUUR ........................................................... 24

Behaalde successen: werkplek beter beheersbaar, ondersteuning verbreed ................................. 24 Ambities: met solide infrastructuur flexibel werken mogelijk maken ................................................ 24

12 VEILIG DIGITAAL WERKEN .......................................................................................................................... 27

Behaalde successen: digitaal werken is veiliger gemaakt ...................................................................... 27 Ambities: anticiperen op ontwikkelingen rondom informatiebeveiliging ........................................... 27

13 LOKALE IT DIENSTEN WAAR NODIG ...................................................................................................... 30

BIJLAGEN ............................................................................................................................................................................ 37

Bijlage 1 Kerncijfers IT bij de Universiteit Utrecht .................................................................................. 37 Bijlage 2 Organisatie universitaire IT bij ITS ............................................................................................. 38 Bijlage 3 IT Projectportfoliomanagement ................................................................................................... 39 Bijlage 4 Vanuit toezicht bezien ...................................................................................................................... 40 Bijlage 5 Definities en bronnen ....................................................................................................................... 44

Domeinplan IT – 10/12/2014 3

1 Inleiding, IT binnen de besturingsmatrix van de universiteit Als er één vakgebied is dat zich snel ontwikkelt, dan is het informatietechnologie (IT). Van de eerste zeer kostbare mainframes in rekencentra in de jaren ’60 van de vorige eeuw, is IT nu altijd en overal aanwezig. De afhankelijkheid en verwevenheid van bedrijfsprocessen met IT is zo groot geworden, dat betrouwbare informatiediensten geen luxe maar noodzaak zijn. In het privéleven zijn smartphones en social media niet meer weg te denken en men verwacht die eigentijdse faciliteiten ook op het werk. De universitaire gemeenschap is in haar werk gericht op vernieuwing. Bij onderwijs en onderzoek kan de inzet van nieuwe IT tot innovatie en nieuwe inzichten leiden. Het mede vormgeven van de toekomst van de universiteit en het ondersteunen van de heel diverse en dynamische universitaire gemeenschap is een ware uitdaging. De besturing van de Universiteit Utrecht (UU) is ingericht volgens een matrix. De eerste dimensie in dit besturingsmodel wordt gevormd door de faculteiten en diensten, de andere dimensie door de domeinen. Informatietechnologie is één van de domeinen. Dit domeinplan geeft aan hoe we met IT maximaal willen bijdragen aan de doelen van de UU. Daarmee gaat het over alle IT, binnen de hele universiteit. Over wat er gebeurt bij Information & Technology Services (ITS), de universitaire directie voor IT binnen de universiteit, maar ook over IT bij de faculteiten en diensten. In de beweeglijke IT context kijken we naar trends en onze positie. We kijken naar de grote ontwikkelingen en tot welke stappen dat leidt voor de komende twee jaar. Onze diensten leveren we vanuit verschillende organisatieonderdelen, maar bovenal streven we naar écht samenwerken en partnership tussen business en IT. Dat is nog even wennen, maar het gaat steeds beter. Waar nu in dit plan de ambities van lokale IT afdelingen vooral in een separaat hoofdstuk te vinden zijn, hopen we dat bij een plan over twee jaar deze ambities integraal onderdeel van het domeinplan IT zijn. Om de samenwerking te ondersteunen hebben we overleggen ingericht, want IT is complex en vaak risicovol door onderlinge interactie van systemen. De vraag blijft toenemen, want IT kan een belangrijke bijdrage leveren aan de strategische doelstellingen van onze universiteit. Dit domeinplan beschrijft de belangrijkste ambities voor 2015 en 2016. Het domein IT wil vanuit ondersteuning van de backoffice naar de frontlinie van de UU waar het gaat om goed onderwijs en vernieuwend onderzoek. We willen van de universiteit een nóg aantrekkelijker werkgever maken door het inrichten van een goede ondersteuning van primair proces en bedrijfsvoering. We willen eigentijdse technologie aanbieden aan gebruikers. Dat alles kan alleen vanuit partnership met studenten, docenten/onderzoekers en medewerkers. De speerpunten voor de komende jaren zijn het programma Educate-IT en het programma Research IT in samenwerking met de directie O&O en de faculteiten. Daarnaast ondersteunen we de bedrijfsvoering verder met nieuwe applicaties. We verhogen de performance en betrouwbaarheid van het netwerk en ontwikkelen een nieuwe universitaire werken studieplek. Voor de IT professionals van de universiteit is er een boeiend werkveld. Samen willen we studenten, docenten/onderzoekers en medewerkers in staat stellen optimaal te presteren. Dit domeinplan leidt niet tot een aanvraag voor aanvullende financiële middelen. Daarop vormen het programma Research IT, de vernieuwing van het datawarehouse en de verhoging van de exploitatielasten bij ITS als gevolg van investeringen een uitzondering. De financiering daarvan wordt separaat besproken. Dit plan is met inbreng van velen tot stand gekomen en besproken in het Managementoverleg. Daarnaast hebben we gekeken naar de ontwikkelingen bij SURF en andere universiteiten. En vooral ook naar buiten, want IT verandert zo snel, dat je steeds in nauw contact met de buitenwereld moet staan om de juiste besluiten over IT investeringen te kunnen nemen.


2 IT ondersteunt én geeft vorm Binnen het hoger onderwijs gebeurt er heel veel met IT. Sommigen spreken van een disruptive technology als het gaat over e-learning; het verandert het onderwijs fundamenteel. IT maakt meerdere vormen van onderwijs mogelijk voor meer diverse groepen. Het inzetten van IT bespaart op de kosten van onderwijs (zoals op grote collegezalen en op het herhaald geven van dezelfde colleges) en dwingt de UU daarmee om na te denken over het business model en de te volgen strategie. Voor het handhaven van de positie van de universiteit als onderzoekuniversiteit is top research nodig dat steunt op goede IT faciliteiten. Innovatieve technische mogelijkheden kunnen de aantrekkingskracht van de UU voor jonge wetenschappers vergroten. Om IT slechts in de hoek van de ondersteunende processen en de bedrijfsvoering te plaatsen is dan ook te beperkt. De bijdrage van IT aan een doeltreffende en efficiënte ondersteuning van de administratieve processen is groot, maar het belang van IT ligt nog meer in het mede vormgeven van de toekomst van de universiteit als geheel. Binnen de overheidssector geven bestuurders de laatste twee jaar aan dat technologische factoren het meest bepalend zijn voor de toekomst van hun organisatie. IT can become a business innovator, as opposed to just a support function. Door de grote verwevenheid en potentie van IT is er bijna geen universitaire beslissing meer die IT niet raakt. Daarom zou het goed zijn om bij elke universitaire beslissing steeds expliciet de vraag te stellen wat dit voor de IT betekent.

Trends in IT bepalen mede het universitaire speelveld Ontwikkelingen in onderwijs en onderzoek: • Met online learning kan onderwijs meer op maat gegeven worden. Het wordt mogelijk om

meer doelgroepgericht en voor een variatie aan doelgroepen onderwijs te verzorgen. Steeds meer informatie over studenten is digitaal beschikbaar, het analyseren van die gegevens via learning analytics maakt een verbetering mogelijk van de kwaliteit van het onderwijs en van het leerproces van individuele studenten. In de Verenigde Staten is een enorme markt ontstaan voor postacademisch onderwijs.

• Verdere digitalisering in alfa-, gamma- en bètawetenschappen leidt tot enorme hoeveelheden data als basis voor wetenschappelijk onderzoek. Het combineren van data uit verschillende disciplines kan tot nieuwe inzichten leiden. Daarnaast staat wetenschappelijke integriteit volop in de belangstelling en transparante dataopslag wordt daarmee steeds belangrijker.

• Wil een universiteit zich onderscheiden, dan is dat steeds meer het resultaat van onderlinge samenwerking en van een multidisciplinair kennisnetwerk. Dit loopt dwars door hiërarchische en organisatorische indelingen heen, binnen en buiten de UU. Hiervoor is wel nodig, dat de universitaire gemeenschap van elkaar weet wie welke expertise en vaardigheden bezit; wie wat heeft gedaan en gepubliceerd; wie wanneer beschikbaar of bereikbaar is. Leden van de universitaire gemeenschap moeten elkaar fysiek en virtueel kunnen treffen; elkaar op de hoogte kunnen houden op de voor het moment meest passende manier en voor de passende doelgroep, in tekst, spraak of beeld; en tegelijkertijd aan dezelfde documenten kunnen werken. En dat alles het liefst onafhankelijk van plaats, tijd en apparaat. De mogelijkheden die IT hierin kan bieden, nemen snel toe.

• De IT voor ondersteuning van de administratie en communicatie raakt zeer vervlochten met het onderwijs- en onderzoekproces. Wanneer werkprocessen nagenoeg geheel digitaal gaan verlopen, wordt de afhankelijkheid van IT zo groot dat de traditionele scheiding in functionele verantwoordelijkheden minder goed werkt en het veel meer op samenwerken aankomt.

IT trends met grote impact op de universiteit: • Steeds meer bepalen gebruikers zelf met welke IT middelen ze willen werken

(consumerization, bring your own device). Deze trend zie je bij uitstek in onze omgeving. Studenten, docenten en onderzoekers nemen hun eigen apparatuur mee en willen die ook zelf beheren. Applicaties moeten benaderbaar zijn via het web. Het opslaan van gemeenschappelijke data moet eenvoudig kunnen, anders wijkt men uit naar


cloudopslagdiensten voor consumenten (Dropbox, Google Drive), waarmee rechten op de inhoud kunnen verdwijnen.

• IT uit de cloud is gemakkelijk te gebruiken, flexibel en betrouwbaar. De applicaties, opslag en servers worden aangeboden vanuit web omgevingen. Dit is vooral heel geschikt voor standaard diensten, de leveranciers ervan bieden een hoger service niveau tegen lagere kosten dan wat een eigen interne IT afdeling kan bieden. De leverancier bepaalt wanneer er nieuwe versies worden uitgegeven en hoe afnemers de software kunnen integreren in hun omgeving. Dat betekent een heel andere manier van werken.

• Web applicaties en clouddiensten zijn afhankelijk van het netwerk. De aantrekkelijk geprijsde Chromebooks versterken deze trend. Aan de toenemende vraag naar wifi-capaciteit komt voorlopig nog geen eind. In 5 tot 10 jaar heeft iedere gebruiker naar verwachting voor 3 tot 5 apparaten tegelijkertijd een draadloze verbinding nodig, verbonden via wifi of 4G/5G.

• De bij de universiteit aanwezige informatie en kennis zijn een aantrekkelijk doelwit voor cybercriminelen. In een open cultuur met toenemende mobiliteit en diversiteit aan IT middelen is het beschermen van informatie en middelen steeds complexer. Grenzen tussen universitaire infrastructuur en internet vervagen. Daarom wordt monitoren en adequaat reageren op inbraakpogingen essentieel.

Positie van domein IT: veel bereikt, ook nog veel uitdagingen Om een plan te maken is het nodig de huidige positie van het domein IT te kennen. Die wordt weergegeven in figuur 1. Het College van Bestuur geeft in het Strategisch Plan Universiteit Utrecht 2012 – 2016 aan IT te zien als (hulp)motor van innovatie van het primair proces. Ze wil dat het onderwijs, zelfstudie en toetsing worden ondersteund door moderne IT om het studiesucces te vergroten en de werkdruk van docenten te verlagen. ‘Toponderzoek en toponderwijs vereisen topondersteuning’, aldus het college. In de bedrijfsvoering zal elk domein, door gebruik te maken van innovatie, via IT bijdragen aan verdere efficiëntie en effectiviteit. Verder vraagt het college aandacht voor de ervaren afstand tussen de dienstverlener en afnemer en voor het aansluiten van de diensten bij de wensen en eisen van de gebruikers.

Figuur 1 Positie van het domein IT medio 2014. Met IT community worden alle bij IT betrokken medewerkers van de UU bedoeld, zowel bij ITS als bij de faculteiten


Studenten, docenten/onderzoekers en medewerkers ervaren afstand tot de IT diensten; zij zijn mager tevreden. Studenten vinden volgens het Onderzoek Studiewerkplekken Universiteit Utrecht uit december 2013 vooral goede printmogelijkheden en een stabiele en snelle wifi-verbinding belangrijk. Daarnaast verwachten zij dat er voldoende computerwerkplekken met snelle computers en eigentijdse software beschikbaar zijn. Het afgelopen jaar is de universitaire IT directie veel dichter bij de directeuren en de facultaire IT afdelingen komen te staan. Ook is studenten gevraagd om input te geven en zijn studenten ingezet in functies binnen ITS. Maar de afstand tot studenten, docenten en onderzoekers is nog niet overbrugd. De diensten die de IT community levert zijn sober, de techniek is van wisselend niveau. De universiteit is goed uitgerust met basisapplicaties als Osiris en SAP. Het netwerk is echter verouderd. Voor de werkplek en de websites lopen programma’s om deze eigentijds te maken. Steeds wordt gestreefd naar duurzaamheid (green IT), bijvoorbeeld bij inkoop. Bij alle ITS afdelingen is de vraag naar innovatie voortvarend opgepakt. De beheerprocessen zijn goed ingericht en het aantal storingen loopt terug, maar er zijn er nog te veel. De levering van sommige diensten zoals virtuele servers duurt erg lang. Het samenwerken in de keten tussen afnemers, leveranciers, facultaire IT en ITS kan beter. De multidisciplinaire organisatiestructuur waarin sinds de reorganisatie bij ITS wordt gewerkt, werkt heel goed. Bij ITS heeft openheid en gericht zijn op samenwerken continue aandacht. De vacatures voor afdelingshoofden en architecten zijn grotendeels vervuld, waarmee de stuur- en executiekracht van de directie aanmerkelijk vergroot is. Met leveranciers is de relatie verbeterd. In nieuwe contracten staan heldere afspraken en er loopt een verbeterslag op de bestaande contracten. Door de universiteitbreed gekozen bestuursvorm (het werken in de matrix) is er binnen ITS geen capaciteit beschikbaar voor Europese aanbestedingen. Dat heeft geleid tot een achterstand en tot onrechtmatige universitaire IT inkopen. De grootste sourcingscontracten liggen bij grote leveranciers. Het is de vraag of de Universiteit Utrecht voor hen wel interessant genoeg is om optimale diensten te leveren. Soms leidt gebrek aan kennis van een applicatie bij deze partijen tot problemen, zoals bij Osiris en Identity & Access Management (IAM).

Sobere inzet van universitaire financiële middelen voor IT Andere universiteiten besteden meer aan IT. Qua niveau van IT diensten is er onderling een groot verschil. Terwijl de RUG heel ver is met digitalisering van de werkplek, loopt de TUD voorop met online learning. De benchmark die Gartner begin 2014 voor ITS uitvoerde, kenschetst de universitaire IT van de Universiteit Utrecht als sober. Uit het Gartner rapport: The total IT spend of ITS is mainly below what Gartner would expect for a University of this size. Nevertheless in some area’s the performance (cost per server e.g.) is too high. This unbalance in IT spend (too much on running and maintaining the operations too little on realization and support of new development and systems) gives the end users the ambiguous situation that the IT services on the one hand are too expensive (low value for money) and on the other hand are not supporting them in their new desires. Gartner’s main conclusion on the IT delivery performance of ITS is: • ITS should continue to improve the Value for money in infrastructure deliveries, resulting in

an improved efficiency for the basic IT services. • Investments in infrastructure should be focused on growing the volume and improving the

service levels. • Total investment in the application domain needs to be enlarged with 5 – 10 % to come in

line with the spend of the successful peers (universities). Om de totale overheadkosten niet te laten stijgen zouden IT investeringen in finance, HR en facilitair moeten leiden tot besparing op non-IT kosten binnen deze domeinen.


3 In partnership naar de frontlinie

Deskundig samenwerken voor optimale prestaties van studenten en medewerkers Missie Een professionele IT community die studenten, docenten/onderzoekers en medewerkers in staat stelt optimaal te presteren. Daarbij ligt de focus op: • Klantgerichte oriëntatie • Beheer én innovatie • Betrouwbaarheid en kwaliteit • Veiligheid van UU-data waarborgen.

Kernwaarden Naast de kernwaarden van de universiteit - ambitie, inspiratie, betrokkenheid en onafhankelijkheid - hechten we in het IT domein sterk aan openheid, deskundigheid, samenwerken en een lerende organisatie zijn.

Profiel: proactief adviseren over IT naast het leveren van een solide infrastructuur Als interne dienstverlener beweegt het domein IT de komende jaren van de backoffice naar de frontlinie. De medewerkers in het IT domein willen in goed gesprek met gebruikers zorgen voor eigentijdse technologie. Daar hoort ook bij dat we met nieuwe technologie experimenteren. Hoe dichter de IT bij onderwijs en onderzoek staat, des te innovatiever willen we zijn. We willen onze deskundigheid op technisch en sociaal vlak zodanig verder ontwikkelen dat wij proactief studenten, docenten/onderzoekers en medewerkers kunnen adviseren over wat er met IT mogelijk is. We zien dat we van toegevoegde waarde kunnen zijn voor de faculteiten door een regisseursrol op ons te nemen. Zo brengen we de IT wensen van verschillende faculteiten samen en zoeken daar oplossingen voor. Met de huidige beweging naar clouddiensten en het uitbesteden van meer routinematige of backend werkzaamheden, wordt het voor ons steeds belangrijker om technisch richting te geven aan het integreren van diverse systemen tot een samenhangend en toekomstvast IT landschap. Steeds vaker zijn het eindgebruikers die nieuwe technologie introduceren en verwachten dat ze deze in hun werk en studie kunnen toepassen. ITS wil hiervoor als kennispartner en beheerder ruimte bieden. Door voortdurende innovatie van faciliteiten en dienstverlening, maar ook door meer inhoudelijk kennis over de primaire processen op te bouwen. Bereikbaar voor het oplossen van problemen en beantwoorden van vragen, maar bovenal proactief en betrokken bij het optimaal benutten van IT binnen de universiteit. Tegelijk met het opkomen van een meer vormgevende rol voor IT neemt het belang van de ondersteunende taak van IT toe. Met verdergaande digitalisering van werkprocessen neemt de afhankelijkheid van IT nog meer toe. Gebruikers verwachten dat IT infrastructuur beschikbaar is ‘als water uit de kraan’. Voor storingen is weinig begrip. Dat, terwijl de techniek heel complex is en er voor elke discipline maar enkele technische specialisten beschikbaar zijn. Wanneer onze prestaties en kosten vergeleken worden met andere universiteiten, dan willen we heel goede diensten leveren tegen gemiddelde kosten.

Professionele diensten vormen de basis voor agile ontwikkelingen Tot halverwege 2013 lag de focus van de universitaire IT directies sterk op stabilisering en beheer van de IT voorzieningen. Voor vernieuwing was nagenoeg geen ruimte en daardoor is de universitaire IT op een aantal terreinen achter gaan lopen. Sindsdien is een groot aantal projecten en programma’s opgestart om de IT op een zodanig niveau te brengen dat het past bij de ambities van de Universiteit Utrecht voor de komende jaren. We willen zorgen voor een betrouwbare basisinfrastructuur, een netwerk dat kan blijven groeien en meer keuzemogelijkheden bieden voor apparatuur waar gebruikers mee kunnen werken. De inzet van IT voor administratieve processen groeit en voor het effectief communiceren met potentiële studenten is de universiteit in hoge mate


afhankelijk van goede moderne websites. IT als ondersteunend middel moet ‘agile’ zijn, daarom zetten we een webontwikkelstraat op om kort cyclisch web- en mobiele toepassingen te realiseren. De volgende diensten worden universiteitbreed aangeboden door ITS.

Tabel 1 Universiteitbreed aangeboden door ITS Naast de diensten van ITS bieden de facultaire IT afdelingen de diensten aan die in tabel 2 zijn opgenomen. Een meer uitgebreide beschrijving is opgenomen in hoofdstuk 13.

Facultaire IT diensten voor eindgebruikers Faculteit of dienst Omschrijving diensten

REBO Support concernsystemen door key-users, twee REBO-specifieke applicaties (extern beheerd en onderhouden), licentiebeheer.

FSW Support, Mac, werkplekspecials, serverbeheer, hosting, webontwikkeling, applicatieontwikkeling, projecten, docentondersteuning, licentiebeheer, informatiebeveiliging, advisering IT toepassingen.

GW Support, Linux/Mac/Windows, serverbeheer, hosting, webontwikkeling (WordPress), ontwikkelen toepassingen i.s.m. onderzoekers, ondersteuning IT toepassingen in onderwijs, uitleen laptops en AV-middelen, videoproductie en AV-ondersteuning.

BETA Support, Linux/Mac/Windows, serverbeheer, storage, backups, hosting, housing, web- en applicatieontwikkeling, onderwijs-evaluatiesysteem, rooster-ontsluiting, ontsluiting van onderwijsmanagementcijfers, procesondersteuning bedrijfsprocessen, rekenclusters.

GEO Support non Solis pc’s, studieverenigingen, Linux, Modellering Labs, inkoop IT producten, beheer Topdesk GML.

DGK Support, serverbeheer, hosting, housing, Oracle databasemanagement, functioneel en technisch applicatiebeheer voor alle klinische informatiesystemen, projectmanagement IT, informatiebeveiliging.

UB Support, serverbeheer, Linux/Solaris/Windows onder VMWare, storage, backups, hosting, housing, ontwikkeling webtoepassingen, specifieke randapparatuur, diverse UB applicaties, metadata (catalogusgegevens), repositories, digitaliseringsstraat.

Tabel 2 Lokaal aangeboden diensten door facultaire IT afdelingen

Universitaire IT diensten voor eindgebruikers ITS afdeling Omschrijving diensten

Onderwijs systemen Digitale leeromgeving, e-lectures, digitaal toetsen, digitaal feedback geven. Inschrijfproces, studievolgproces, roostering en kwaliteitszorg.

Onderzoek systemen en Datamanagement

Registreren onderzoekoutput, promovendivolgsysteem, business intelligence. Advies bij datamanagement plannen voor onderzoek.

Administratieve systemen

Financieel systeem, declaraties, HR-systeem, elektronisch stemmen, documentmanagement en chemicaliënregistratie.

Systeemintegratie, mobiel en web

Webontwikkeling, teamsites, klantrelatiesystemen, identity and access management, enterprise service bus, informatiebeveiliging en privacy.

Basisdiensten Werkplekken en werkplekapplicaties voor medewerkers en studenten, printen, telefonie.

Infrastructuur en Exploitatie

Serverbeheer, storage (opslag/geheugen), vast en draadloos netwerk, e-mail, hosting, housing.

Support Informatie, advies en ondersteuning voor eindgebruikers via de IT servicedesk, op locatie en online. Afhandeling van storingen.


Met het Management Overleg (MO) maakt ITS afspraken over de service niveaus voor de verschillende systemen en legt deze vast in een Service Level Agreement (SLA). ITS meet haar performance ten opzichte van deze SLA, rapporteert hierover en stuurt waar nodig bij. De facultaire IT afdelingen maken binnen hun faculteit afspraken over het niveau van dienstverlening. In totaal zijn er bij de universiteit ca. 225 functies in IT. Daarvan zit 2/3 deel bij ITS en 1/3 deel bij de lokale IT afdelingen. Tabel 3 in bijlage 1 op pagina 37 laat de verdeling zien van functies over de faculteiten en diensten. Tussen de faculteiten onderling is de spreiding aanzienlijk. Daarnaast laat deze tabel zien welke functies er zijn en in welke omvang. Opvallend is dat de helft van de functies Beheerder ICT is. Voor innovatie zijn bij ITS ruim 20 functies Ontwikkelaar ICT in de rol van architect of inhoudelijk specialist. Alle functies van software ontwikkelaars zitten bij de faculteiten en de UBU; ITS laat software door daarin gespecialiseerde organisaties ontwikkelen. Dit overzicht is nieuw en nog niet besproken is hoe de universiteit hier naar kijkt en wat de gewenste richting voor ontwikkeling van de organisatie is. In het overleg met de facultaire informatiemanagers kwam naar voren dat verdere afstemming tot een betere dienstverlening voor alle medewerkers en studenten kan leiden voor bijvoorbeeld de ondersteuning van Macs, Linux en het ontwikkelen van apps en websites. Organisatorische verankering van deze samenwerking is geen doel op zich. Wel wordt steeds in afstemming met faculteiten en diensten nagegaan op welke manier samenwerking verder vorm kan krijgen. Die samenwerking kan op termijn geleidelijk leiden tot verdere integratie en concentratie. Zo is in de afgelopen jaren geconcludeerd dat een verbreding naar universitair niveau voor de ondersteuning van Blackboard en e-lectures tot een betere en bredere dienstverlening voor alle medewerkers en studenten zou leiden. In dat kader zijn de betrokken professionals naar ITS overgegaan.


4 Gelijktijdig professionaliseren van business en IT

Benefits van IT liggen bij de business; zij sturen op procesharmonisatie De vormgevende rol van ITS vraagt om een grote verandering in de denken werkwijze binnen de domeinen én binnen de IT community. Goed samenwerken wordt dan nog belangrijker. Om optimaal te kunnen profiteren van de voortdurende ontwikkelingen in de informatietechnologie, is het nodig dat de business in haar eigen ontwikkelingen hier op aansluit. Zo zijn, om maximaal rendement uit een nieuw datawarehouse te halen, datadefinities nodig en voor het vol benutten van technisch geavanceerde websites sturing op de content. Kennis delen in netwerken kan met IT ondersteund worden, maar is vooral een kwestie van social change. Soms gebeurt dat al, zoals bij matching. Daar loopt de professionalisering van de werkwijze parallel met die van de techniek. Business owner of proceseigenaar zijn van een verandering of project met een grote IT component, betekent verantwoordelijkheid en betrokkenheid bij: • Het meenemen van alle potentiele gebruikers in de verandering zodat zij de nieuwe

mogelijkheden daadwerkelijk en volledig gaan inzetten. • Coördinatie van het proces, sturen op standaardisering van werkwijzen als dat voor de

universiteit als geheel beter is. • De inhoudelijke kwaliteit van de data. • Informatiebeveiliging en privacy. • Het opruimen van data en het daadwerkelijk uitschakelen van systemen.

Om de benefits te kunnen realiseren en de totale overhead kosten niet te laten stijgen is het nodig dat business en IT elkaar vinden, accepteren als partner en samen over de grenzen van domeinen heen kijken naar waar de baten liggen van een (IT) investering. Daarbij helpt een goede overlegstructuur. In 2013 en 2014 zijn de overleggen heringericht. Het belangrijkste zijn de regiegroepen per thema. Daarmee is betrokkenheid van faculteitsdirecteuren bij besluitvorming over IT projecten verzekerd. Bijlage 3 geeft weer hoe de IT projectportfolio tot stand komt. In de volgende overleggen wordt over IT gesproken: • Alle IT onderwerpen: Managementoverleg (MO) en MO IT vooroverleg, Platform Informatie

Management (PIM) • IT portfolio en projecten: MO Regiegroepen per thema, MO IT vooroverleg en Project Portfolio

Board (PPB) over alle projecten afzonderlijk en in relatie tot elkaar • Informatieplan en projecten: domeinoverleggen zoals het Netwerk Onderwijs en het

Controllersoverleg • Functionaliteit van een applicatie: key-useroverleggen, bijvoorbeeld over gebruik SAP • ITS producten- en dienstencatalogus, Service Level Rapportage en centraal ondersteunde

applicaties op werkplekken: demandmanagersoverleg (DMO) • Architectuur, technische samenhang en toekomstvastheid IT landschap: architectuurboard

(ITS intern), architectuuroverleg (ITS met faculteiten) • Changes, wijzigingen van de systemen: change advisory board (ITS intern).

Ondanks de ingerichte overleggen, blijken ideeën voor belangrijke innovaties ITS niet altijd te bereiken. De afstand van ITS tot studenten, docenten en onderzoekers lijkt te groot. Om te weten of ITS de vormgevende en ondersteunende rol op het beoogde kwaliteitsniveau uitoefent, is directe feedback nodig. Daartoe zal vanaf 2015 elke ITS afdeling één of tweemaal per jaar haar activiteiten evalueren met een klankbordgroep bestaande uit studenten, docenten/onderzoekers en medewerkers.

Centrale en facultaire IT organisaties werken samen Tot 2007 was de universitaire IT dienstverlening versnipperd. De dienstverlening op universitair niveau lag voor een deel bij de directie ICT van de Bestuursdienst en daarnaast had bijna elke faculteit of dienst een eigen automatiseringsafdeling. Een centralisatie in 2006 leidde tot het ICT Service Centrum dat gevormd werd naast de beleidsdirectie I&I. Uit deze twee afdelingen is in juni 2013 de directie


Information and Technology Services (ITS) ontstaan. De essentie van deze reorganisatie was een kanteling van een taakgerichte naar een klantgerichte structuur en een ordening van de afdelingen naar de stand van de techniek. ITS is onderdeel van de Universitaire Bestuursdienst en bestaat uit acht multidisciplinaire afdelingen waarbinnen innovatie- en beheerspecialisten samenwerken. Voor meer informatie zie bijlage 2 en het reorganisatieplan ITS van februari 2013. ITS heeft een vaste formatie van 152,2 fte. Naast deze formatie voorziet de materiële begroting in de financiering van een flexibele schil van 8 fte voor het overnemen van werkzaamheden bij ziekte van vaste medewerkers, voor inhuur voor beheerwerkzaamheden zodat medewerkers in projecten kunnen participeren en voor inhuur van specifieke expertise die niet binnen ITS aanwezig is. Ook bij faculteiten en diensten werken IT professionals. Dit kan zijn in heel technische functies, maar bijvoorbeeld ook voor Osiris verzorgen zij de eerstelijns ondersteuning. Tabel 3 in bijlage 1 geeft een overzicht van de functies en het totaal aantal IT medewerkers binnen de universiteit. Samen vormen zij de IT community van de Universiteit Utrecht. De missie is om samen tot een optimale IT dienstverlening voor studenten, wetenschappers en OBP te komen. De directeur ITS is verantwoordelijk voor de kaderstelling en de goede werking van de IT binnen de hele universiteit (proceseigenaarschap). Binnen ITS worden waar mogelijk bij processen best practices gevolgd. Voor de service management processen is dat met ITIL en additioneel voor het oplossen van incidenten en problemen met Kepner-Tregoe. Voor functioneel beheer wordt BISL gebruikt en bij architectuur is dat Archimate/ TOGAF. Ook de realisatie van nieuwe IT oplossingen is geprofessionaliseerd. Het proces wordt gevolgd conform Prince II en waar mogelijk met Scrum. Daar waar het nodig is, wordt expertise vanuit requirements engineering, security en testmanagement ingezet. Het doel van het toepassen van best practices is om aan de ene kant te komen tot een agile ontwikkelorganisatie en aan de andere kant tot een robuuste en efficiënte beheerorganisatie.

Benodigde skills van IT professionals wijzigen IT blijft sterk in ontwikkeling. Dat gaat onvermijdelijk gepaard met veranderende eisen aan medewerkers. Daarom is voor het management en medewerkers van groot belang om continu in gesprek te blijven. De veranderingen kunnen bedreigend zijn, maar kunnen ook ontwikkelingskansen voor medewerkers bieden. Wat altijd blijft, is de verbindende rol tussen gebruikers en de leveranciers, het adviseren, het samenbrengen van wensen en het regisseren van oplossingen. Functioneel beheer is een interne taak, terwijl het applicatie- en technisch beheer uitbesteed kan worden. Meer nadruk komt te liggen op het technisch laten samenwerken van verschillende oplossingen. Steeds vaker moeten oplossingen uit de cloud geïntegreerd worden met interne systemen. Voor zowel applicaties uit de cloud als voor systemen in eigen beheer, moet er een adequaat beveiligingsniveau en monitoring van de werking aanwezig zijn. Projectmanagement en architectuur worden in capaciteit en kennis verder uitgebouwd om aan te sluiten op de regiefunctie van ITS. Om snel tot oplossingen te komen is personeel met verstand van zaken onontbeerlijk. Voor de heel technische gebieden is het voor de universiteit moeilijk om echte specialisten aan te trekken, dus daarvoor blijven we mede afhankelijk van inhuur. Wanneer de universiteit meer IT diensten uit de cloud gaat afnemen of werk gaat uitbesteden, blijft investeren in eigen IT professionals belangrijk. Zo constateerde MIT in een onderzoek (MIT Sloanreview, winter 2014): ‘We also found that IT outsourcing is not a substitute for internal IT investments, especially investments in personnel.’ Wel verandert de aard van het werk. Interne medewerkers spelen een belangrijke rol bij het aansturen en benutten van outsourcing. Zij zorgen ervoor dat leveranciers blijven investeren in de diensten die ze aan de UU leveren en hebben daarnaast de rol van betrouwbare liaison tussen de gebruikersorganisatie en de leverancier.


5 Zorgvuldig besluiten voor zelf doen of uitbesteden Sourcing betreft het zoeken en selecteren van leveringsbronnen binnen of buiten de universiteit en het optimaal inkopen daarvan. Van alle hoger onderwijs instellingen heeft de Universiteit Utrecht het meeste uitbesteed. In de sourcingstrategie zijn diensten (percelen) geformuleerd. Per dienst wordt bekeken waar we de dienstverlening onderbrengen. Technische integratie van diensten blijft ITS zelf uitvoeren, want hier is kennis van de organisatie en processen voor nodig. Voor andere diensten geldt dat er een afweging wordt gemaakt tussen zelf doen of uitbesteden door diverse factoren te wegen, zoals privacy, beveiliging, continuïteit, strategisch belang, kosten, flexibiliteit, interne kennis van de dienst en standaardisatie in de markt. ITS maakt maximaal gebruik van de inkoopvoordelen via SURF (‘SURF tenzij’-beleid) of zoekt samenwerkingsverbanden met andere onderwijsinstellingen. Diensten uit de cloud hebben de voorkeur als er geen belemmeringen qua beveiliging of wetgeving zijn. Bij het uitbesteden zoeken we leveranciers die qua omvang bij de universiteit passen, zodat we invloed kunnen uitoefenen (customer of choice worden). De in te kopen diensten zijn in beeld gebracht met de Kraljic matrix, zie figuur 2. Deze maakt onderscheid tussen vier typen inkoopproducten en geeft richting voor de inkoop: 1. Strategische producten: deze zijn kritisch voor de werkprocessen van de universiteit, maar

moeilijk verkrijgbaar. Osiris valt in deze categorie. De te volgen strategie is samenwerken. 2. Knelproducten: minder belangrijke dienst die moeilijk verkrijgbaar is. Deze hebben wij niet bij

de universiteit. 3. Routineproducten: groot aanbod, zoals bijvoorbeeld PC hardware. Het aanbesteden vraagt veel

capaciteit en gaat sterk op prijs. De strategie die we volgen is het proces vereenvoudigen en het aantal leveranciers beperken door bundeling van diensten. Zo wordt bij kantoorautomatisering steeds vaker in ‘suites’ gedacht zoals Google apps/Office365, dat zowel mail, office als opslag bevat. Deze route gaat ITS verder verkennen.

4. Hefboomproducten: zijn kritisch voor de werkprocessen van de universiteit, maar de producten zijn goed verkrijgbaar en er kan van leverancier gewisseld worden. Bij inkoop wordt gewerkt met concurrentiestelling, waarbij de laagste prijs niet het belangrijkste is.

Figuur 2. Indeling van de IT diensten naar de mate waarin de levering van de dienst door een leverancier een risico voor de UU vormt, versus het risico dat deze vormt voor de doelstellingen van de UU. Gebruikte afkortingen: TAB - Technisch Applicatie Beheer, AB - Applicatie Beheer en TB - Technische Beheer. Vanzelfsprekend is de universiteit gehouden aan weten regelgeving omtrent rechtmatig inkopen. Dat betekent dat veel diensten aanbesteed moeten worden. Dat is een complex proces en niet zonder risico. De Universiteit Utrecht is door marktpartijen gedaagd bij de aanbestedingen van inhuur van IT professionals in 2013 en multifunctionele printers in 2014. De aanbesteding van de

Laag Laag

Hoog

Hoog

Toeleveringsrisico

Fina

ncie

el r

isic

o/-b

elan

g

Knelproducten

Osiris AB Blackboard

Syllabus AB

Osiris T(A)B

Websites

SAP AB

Printers

IAM Pure

Profiel pagina’s

Routineproducten

Syllabus T(A)B

SAP T(A)B

Hefboomproducten

Strategische producten

Kantoor automatisering


werkplek hardware is goed verlopen. Met het vaststellen van een sourcingstrategie verkleinen we het risico op een negatieve afloop van rechtszaken.

Behaalde successen: planvorming rondom sourcing is afgerond In 2013 en 2014: • Is de sourcingstrategie afgerond en vastgesteld. • Zijn de Europese aanbestedingen multifunctionele printers en (werkplek)hardware afgerond. • Zijn de Europese aanbestedingen netwerk, IT inhuur, digitaal toetsen, telefonie en online

communicatie (intra-/internet) opgestart. • Is het proces van Europees aanbesteden gestroomlijnd. De werkwijze die nodig is voor het

proces is gestandaardiseerd en vastgelegd in documenten. • Zijn er dossiers van individuele inkopen aangelegd om de rechtmatigheid van IT inkopen aan te

kunnen tonen.

Ambities: rechtmatig inkopen op basis van ingezette sourcingstrategie In 2015 en 2016 worden de lopende Europese aanbestedingen afgerond en waar nodig nieuwe aanbestedingen. Bij alle inkoop van IT worden eisen en wensen ten aanzien van duurzaamheid meegenomen.

Doelstelling 1

Rechtmatig inkopen volgens de ingezette sourcingstrategie.

De leveranciersmarkt, de wetgeving, de technologie en de universiteit zijn continu in ontwikkeling. Actielijn 1: Bij alle inkopen van IT door faculteiten, diensten en ITS worden de regels voor

rechtmatig inkopen gevolgd. Afwijkingen worden gemeld bij ITS/Bedrijfsvoering zodat gevolgd kan worden of we voor IT universiteitbreed rechtmatig inkopen.

Actielijn 2: Elk jaar wordt getoetst of de sourcingstrategie aansluit bij de strategie van de universiteit en bij de laatste ontwikkelingen in de IT markt.

Actielijn 3: Operationaliseren sourcingstrategie: per dienst wordt bekeken welke vorm van sourcing wordt toegepast.

Actielijn 4: Afronden Europese aanbestedingen IT inhuur en digitaal toetsen die zijn opgestart in 2014 en het opstarten van aanbestedingen telefonie, servers, storage en mogelijk elektronische leeromgeving (ELO), datacenterdiensten en één of meerdere aanbestedingen rond de Digitale Werk Ruimte (DWR).

Actielijn 5: Terugleggen van taken bij IAC zodra daar expertise en capaciteit beschikbaar is voor inkoop van IT.

Actielijn 6: Het opbouwen van (audit)kennis om bij leveranciers meer de vinger aan de pols te kunnen houden.

De voortgang van de resultaten worden gevolgd met de onderstaande indicatoren.

Kernindicatoren • In november 2015 en 2016 is een update van de sourcingstrategie beschikbaar. • De kalender met aanbestedingen is steeds up-to-date en realistisch. • De onrechtmatige inkopen voor het hele IT domein zijn met 50% gedaald in 2015.

Risico’s en maatregelen (Te) veel aanbestedingen Het uitvoeren van een Europese aanbesteding vergt veel capaciteit van ITS, IAC/JZ en vertegenwoordigers van faculteiten. Capaciteit wordt de beperkende factor bij het aantal gelijktijdig uit te kunnen voeren aanbestedingen. Maatregelen: Externe inhuur daar waar mogelijk. Rechtspraken tegen de universiteit Sinds 2013 is er een nieuwe Europese wetgeving, er is nog weinig jurisprudentie. In combinatie met een overspannen aanbodmarkt, kan dit er toe leiden dat de universiteit wordt gedaagd. Maatregelen: Gedegen voorbereiden van aanbestedingen en inhuur externe expertise.


6 Naar een samenhangend en toekomstvast IT landschap Het huidige IT landschap bij de Universiteit Utrecht kenmerkt zich door een handvol heel grote applicaties zoals OSIRIS en SAP en heel veel kleinere applicaties, die afhankelijk zijn van gegevens uit de grote applicaties. Afgelopen jaren zijn veel koppelvlakken tussen die systemen gerealiseerd. Deze spaghetti van koppelingen zorgt ervoor dat bij wijzigingen van de systemen het onduidelijk is welke aanpalende systemen daarmee geraakt worden. Een groot deel van de opgestelde Enterprise Architectuur gaat over het reduceren van deze complexiteit door middel van het realiseren van Integratie Architectuur. Het technisch integreren wordt nog ingewikkelder wanneer meer diensten uit de cloud betrokken gaan worden. Onderzoek laat zien dat het reduceren van de complexiteit meer betrouwbare systemen oplevert en tevens de kosten reduceert.

Behaalde successen: werken onder architectuur is gestart In 2013 en 2014 zijn de volgende successen behaald: • Het werken onder architectuur is geadopteerd binnen ITS en de meerwaarde wordt gezien. • Er is een Architectuurboard binnen ITS ingericht die er scherp op toeziet dat projecten binnen

de vastgestelde kaders opereren. • De afdelingsarchitecten binnen ITS participeren in projecten binnen hun domein. Zij hebben

Project Start Architecturen (PSA) geschreven en zorgen ervoor dat het project conform de PSA worden gerealiseerd.

• De architecten binnen ITS hebben bijgedragen aan het opstellen van Programma’s van Eisen voor inkooptrajecten.

• Er is een Architectuuroverleg met faculteiten ingericht om de aansluiting tussen ITS en de faculteiten op architectuurgebied te verbeteren.

• De eerste versie van de Enterprise Architectuur is vastgesteld. • Alle afdelingsarchitecten binnen ITS zijn TOGAF (een architectuurmethodiek) gecertificeerd. • Elke ITS afdeling heeft een architectuur opgesteld voor de betreffende systemen. • De stabiliteit en aanpasbaarheid van het systeem voor Identity and Access Management

(IAM) is verhoogd. • In het kader van complexiteitsreductie is geëxperimenteerd met een enterprise service bus.

Ambities: verder reduceren van complexiteit door integratiearchitectuur Bovengenoemde resultaten vormen de basis voor de doelstellingen voor 2015 en 2016. De focus ligt daarbij op het verder professionaliseren van de integratiefunctie om technisch richting te kunnen geven aan het omgaan met informatie en het werken met systemen voor de hele universitaire gemeenschap. Met architectuur, standaarden en systemen komt ITS tot een technische ruggengraat voor samenhangende, toekomstvaste en veilige systemen. Bij projecten worden de gestelde architectuurprincipes nageleefd. Nieuwe projecten volgen het projectportfolioproces en bestaande applicaties worden aangepast via het ‘change & release’-managementproces.

Doelstelling 2

Het borgen van de samenhang en toekomstvastheid van het universitaire IT landschap.

Belangrijk bij het integreren van systemen is het beschikbaar komen van een enterprise service bus (ESB) en het gemakkelijk kunnen aansluiten van nieuwe systemen op het systeem voor IAM. De komende jaren zal een aantal koppelvlakken vervangen worden door deze aan te sluiten op de ESB en nieuwe koppelvlakken worden direct gerealiseerd via de ESB. Van alle nieuw te ontwikkelen koppelvlakken worden datamodellen opgesteld. Deze zorgen ervoor dat de gegevensdefinities systeemonafhankelijk worden. Voordeel hiervan is dat applicaties gemakkelijker te vervangen zijn door nieuwe, omdat de koppelvlakken niet gewijzigd hoeven te worden. Ook maakt het de relaties tussen alle gegevens inzichtelijk. Per nieuw dan wel gewijzigd koppelvlak zal een deel van het model worden opgeleverd en zo wordt het datamodel steeds verder opgebouwd. Actielijn 1: De Architectuurboard borgt de realisatie van projecten onder architectuur en de

afdelingsarchitecten voeren architectuur controle op projecten uit. Dit geldt ook


voor facultaire IT projecten. Actielijn 2: Bewerkstelligen van verdere samenwerking tussen ITS en faculteiten om de

Enterprise Architectuur uit te breiden met decentrale IT ontwikkelingen gebaseerd op facultaire informatieplannen.

Actielijn 3: Verbeteren van de samenwerking tussen projectportfolioproces, ‘change & release’-proces en architectuurproces.

Actielijn 4: Uitbreiden ESB en vervangen van de meest kritische koppelvlakken, te weten: onderwijs registratiesysteem Osiris, onderwijs evaluatietool Caracal, planningstool Bètaplanner, onderzoek registratiesysteem PURE , roostersysteem Syllabus en de diverse SAP-onderdelen. Daarnaast realiseren van nieuwe koppelvlakken waaronder met het Campagne Management Tool.

Actielijn 5: Het opstellen van datamodellen. Actielijn 6: Het reduceren van de doorlooptijd voor het realiseren van een standaard

koppeling met het Identity and Access Management systeem. Actielijn 7: Voor alle bestaande applicaties wordt een plan gemaakt voor overgang naar

webbased/ cloud versies. Bij nieuwe diensten is webbased/ cloud het uitgangspunt.

De voortgang van de resultaten wordt gevolgd met de volgende indicatoren.

Kernindicatoren • De Architectuurboard legt jaarlijks verantwoording af over de mate waarin projecten onder

architectuur zijn uitgevoerd per 1 januari 2015. • De Architectuurboard is aantoonbaar verder geprofessionaliseerd (door behaalde certificaten

van trainingen en door aanschaf architectuurtools) per 1 juli 2015. • De ESB ten behoeve van de integratiearchitectuur is ingericht per 1 januari 2016. • De meest kritische huidige koppelvlakken zijn vervangen door services vanuit de ESB per 1

maart 2016. • Per 1 december 2015 is het datamodel voor onderwijs en onderzoek gereed. • Doorlooptijd realisatie standaard koppeling met NIAM is gehalveerd per 1 april 2015. • Eind 2016 is het beleid ‘applicaties zijn webbased/ cloud, tenzij’ geeffectueerd en is er voor

elke kritische applicatie een migratieplan.

Risico’s en maatregelen Hoge verwachtingen ten aanzien van integratie-omgeving en inzet ESB De verwachtingen zijn hoog terwijl het realiseren van een integratie-omgeving op basis van services en het aansluiten van de kritische koppelvlakken complex is; deze realisatie vergt daarom tijd. Maatregel: Een overall planning hanteren voor realisatie van de integratie-omgeving (ingerichte ESB, klaar voor gebruik inclusief afgestemd datamodel) en de koppelvlakken. Prioriteren en afstemmen van het aansluiten van de kritische koppelvlakken, en parallel het aansluiten van nieuwe IT voorzieningen op de ESB. Helder informeren over het tempo van realisatie. Governance en samenwerking Voor alle nieuwe projecten geldt dat koppelingen zoveel mogelijk via de nieuwe integratie-omgeving gerealiseerd moeten worden. Hoe te voorkomen dat andere routes gevolgd worden? Maatregel: ITS richt een ESB-organisatie (loket) in waar projecten zich kunnen melden voor integratieoplossingen en waar expertise beschikbaar voor de realisatie van ESB koppelingen. Vraag naar ESB groter dan aanbod Er moet nog veel gedaan worden om de integratieomgeving gereed te krijgen. Deze zou daarom niet tijdig beschikbaar kunnen zijn voor alle projecten die er van gebruik willen maken. Maatregel: Tijdelijk koppelingen maken en deze op een later tijdstip alsnog realiseren via de ESB.


7 IT bouwstenen maken het Utrechtse Onderwijsmodel mogelijk Het Utrechtse onderwijsmodel kenmerkt zich door kleinschalig en activerend onderwijs waarbij de student centraal staat en zelf verantwoordelijk is voor de studievoortgang en eigen ontwikkeling. Binnen de Universiteit Utrecht en het Utrechtse onderwijsmodel zetten we de komende jaren in op blended learning. Dit didactisch concept gaat uit van een integratie van face to face-onderwijs en online leren. IT is hierbij vormgevend en vergroot de variatie van onderwijstools. Hierdoor kan het onderwijs beter aansluiten bij het niveau en de leer- en doceerstijlen van student en docent en helpen effectiever en efficiënter gebruik te maken van docenttijd.

Behaalde successen: IT diensten voor onderwijs zijn sterk uitgebreid In 2013 en 2014 zijn de volgende successen behaald: • De verschillende voorzieningen voor het opnemen en opslaan van weblectures zijn

ondergebracht bij de directie ITS; er zijn in alle faculteiten experimenten met nieuwe technologieën uitgevoerd en geëvalueerd en breed binnen de universiteit gedeeld.

• Er is een visie opgesteld op het gebruik van IT in het onderwijs. Studenten informatica hebben een prototype persoonlijke leeromgeving van de toekomst ontwikkeld.

• Er is een aanpak voor digitaal toetsen vastgesteld en er zijn concernsystemen geselecteerd voor digitale feedback en voor formatief/ summatief toetsen. Binnen de faculteiten is ervaring opgedaan met digitaal toetsen en toetsen in de cloud.

• Diverse grote upgrades van de onderwijssystemen Osiris en Blackboard, resulterend in nieuwe functionaliteit – zoals Osiris document – en een betere onderhoudbaarheid.

• Er zijn (security) audits uitgevoerd en op basis daarvan maatregelen getroffen. Voor Osiris zijn profielen ingevoerd die invulling geven aan de gewenste functiescheiding.

• Er is gewerkt aan verdere integratie van de onderwijssystemen. De koppeling tussen Osiris en het volledig nieuwe Basisregister hoger onderwijs (BRON-HO) en tussen Osiris en Blackboard is vernieuwd. Een deel van het matchingsproces is geautomatiseerd.

Ambities: mede vormgeven van het Utrechtse Onderwijsmodel In 2015-2016 ligt de focus op het mede vormgeven van blended learning en het verbeteren van de efficiency en effectiviteit van de onderwijsondersteunende processen. Ondersteuning van blended learning betekent data-intensiever werken en vereist een flexibel IT landschap met nieuwe tools en een nieuwe architectuur die het mogelijk maakt actuele informatie tussen verschillende platforms en systemen op een eenduidige manier uit te wisselen.

Doelstelling 3

Mede vormgeven van het Utrechtse Onderwijsmodel door het bieden van passende tools en ondersteuning.

De hieronder beschreven actielijnen vormen onderdeel van het Programma Onderwijs en IT, gericht op vergroten van studiesucces, toegankelijkheid van studiemateriaal en het verminderen van de werkdruk bij docenten. IT biedt met behulp van nieuwe technologieën bouwstenen om verschillende vormen van blended en online leren vorm te geven. Actielijn 1: De dienst Lecturenet wordt verder uitgebouwd tot een universiteitbrede dienst

met een vergrote opnamecapaciteit en nieuwe opnamemogelijkheden. Actielijn 2: ITS biedt universiteitbreed diensten aan voor digitale feedback en summatief

toetsen en levert de benodigde infrastructuur en beheercapaciteit. Actielijn 3: ITS biedt een oplossing voor duurzame opslag voor en ontsluiting van digitaal

onderwijsmateriaal om hergebruik en gedeeld gebruik te bevorderen. Actielijn 4: De universiteit ontwikkelt een visie op de digitale leeromgeving van de toekomst,

ondersteund door pilots met studenten en docenten. Actielijn 5: In het kader van innovatie ondersteunt de universiteit enkele experimentele

projecten voor het toepassen van IT in onderwijs.

Doelstelling 4

Efficiencyverbetering in de administratieve en logistieke onderwijsprocessen


Administratieve en logistieke processen in het onderwijs worden van steeds groter strategisch belang. Concernsystemen die deze processen ondersteunen moeten flexibel genoeg zijn om de benodigde ontwikkelingen te ondersteunen. Eenduidigheid in processen binnen de universiteit is daarbij een belangrijke succesfactor. In 2015-2016 ligt de focus op het verder automatiseren van de aanmeld- en inschrijfprocessen (ATI) en het inrichten van workflows voor meer proces georiënteerde verwerking. Daarnaast zullen bronsystemen zoals Osiris event-driven gaan werken. Actielijn 1: Verdere automatisering van ATI proces, met name voor internationale studenten,

nationale masterstudenten en het matchingsproces voor bachelorstudenten. Actielijn 2:

Verdere automatisering in het afhandelen van individuele studentverzoeken met Osiris Zaak

Actielijn 3: Syllabus faciliteert de optimalisatie van de roosterprocessen in het kader van het project Optimalisering Onderwijsruimtes.

Actielijn 4: Verder ontwikkelen van mobiele ontsluiting van o.a. cijfers en roosters. Actielijn 5: Ontwikkeling van Osiris services ter ontsluiting van gegevens voor afnemende

systemen. De voortgang van de resultaten wordt gevolgd met de volgende indicatoren.

Kernindicatoren • Corporate systemen zijn technisch up-to-date en er is een roadmap voor ieder systeem. • In 2015 is er een concernsysteem beschikbaar voor digitaal toetsen en digitale feedback. • In 2015 hebben docenten de mogelijkheid om zelf videomateriaal op te nemen. • In 2015 is er een universitaire repository beschikbaar voor digitaal onderwijsmateriaal. • In 2015 is de herinrichting van Syllabus voor de nieuwe roosterprocessen afgerond. • In 2016 is de automatisering van het ATI proces voor internationale studenten en matching

afgerond. • In 2016 is er software beschikbaar voor zaakgericht werken. • In 2016 zijn er Osiris services beschikbaar ter ontsluiting van gegevens.

Risico’s en maatregelen Financieel draagvlak Ambities op het gebied van blended learning en het verder automatiseren van de onderwijsondersteuning en logistiek, leveren een belangrijke bijdrage aan het realiseren van de strategische doelstellingen van de universiteit. Maar ze leiden ook tot aanzienlijke IT investerings- en beheerskosten. Het is belangrijk dat er hiervoor voldoende draagvlak is. Maatregelen: Om investeringen te verantwoorden zal de business case als actueel stuurmiddel worden ingezet. Met praktijkonderzoek zal data worden verzameld die de bijdrage aantoonbaar maakt aan de onderwijskwaliteit, aan studiesucces en het verminderen van de werkdruk bij docenten, en hoe het besparingen oplevert, bijvoorbeeld op het gebied van huisvesting.

Diversiteit in administratieve en logistieke processen De universiteit kenmerkt zich door een grote diversiteit in de inrichting van haar onderwijs-administratieve en logistieke processen. Dit levert een complexe inrichting van de corporate systemen, wat maakt dat het doorvoeren van aanpassingen relatief lang duurt en het onderhoud duur en arbeidsintensief is, zowel op universitair als op facultair niveau. Maatregelen: Samen met de procesverantwoordelijken binnen de universiteit blijven sturen op zoveel mogelijk harmonisatie. Actief werken aan kennisdeling om best practices te delen.

Grote verschillen in ondersteuningsorganisatie Op het gebied van onderwijs en IT geldt dat de facultaire ondersteuningsorganisatie verschillend is ingericht, met variatie in menskracht en kennis. Dit heeft voor een deel te maken met verschillen in de mate waarin faculteiten gevorderd zijn met het gebruik van IT in het onderwijs. Maatregel: In samenspraak met de faculteiten werken aan een nieuwe ondersteuningsorganisatie die past bij de ambities van de universiteit.


8 Big data oplossingen worden kritisch voor onderzoek Het wetenschappelijk onderzoek wordt steeds data-intensiever. Een belangrijk thema daarbij is de explosieve datagroei, ofwel big data. Het opslaan, transporteren en verwerken van deze grote hoeveelheden data stelt in de nabije toekomst hoge eisen aan de IT infrastructuur. Ook vanuit wetenschappelijke integriteit worden eisen gesteld aan het onderzoeksproces ten aanzien van verantwoording. IT voorzieningen worden kritisch voor het uitvoeren van toponderzoek. IT voorzieningen voor onderzoek worden aangeboden door de faculteit, de universiteit, op nationaal en internationaal niveau. Universitaire IT investeringen voor onderzoek zullen recht moeten doen aan de grote diversiteit van de onderzoekgemeenschap: hoe zorgen we ervoor dat we faciliteiten inrichten waar een groot deel van de onderzoekers iets aan heeft, ongeacht de totaal verschillende onderzoeken? Daarbij zal de wetenschappelijke autonomie van de onderzoeker niet in het geding mogen komen. Het vraagstuk rondom onderzoekdata staat los van een adequate administratieve ondersteuning van publicaties voor de onderzoeker, waarbij zichtbaarheid en vindbaarheid centraal staat. Voor een goede bestuurlijke en managementsturing op de primaire onderwijs- en onderzoeksprocessen is het hebben van de juiste informatie essentieel. De komende jaren zal de voorziening voor het opleveren van stuurinformatie een belangrijke professionaliseringsslag maken, zodat de universiteit een efficiënte en effectieve inzet van middelen realiseert. Dit vergt een professionalisering aan de zijde van ITS én aan de zijde van de gebruikersorganisatie.

Behaalde successen: IT behoeften van onderzoekers worden duidelijk In 2013 en 2014 zijn de volgende successen behaald: • Heeft samen met O&O en de UBU het beleidskader datamanagement opgesteld. • Voerde een behoefteonderzoek uit onder onderzoekers, en startte een strategische

verkenning naar de uitkomsten ervan: wat, hoe en met welke investeringen gaan we behoeften realiseren?

• Stelde een architectuur op en richt een belangrijk deel ervan in voor het Consortium Individual Development van prof. Kemner (FSW) binnen het Strategisch thema Dynamics of Youth.

• Realiseerde een centrale back-up voorzieningen van complexe facultaire infrastructuur, onder meer voor prof. Bonvin (Bèta).

• Sloot aan bij Europese datamanagement initiatieven. • Implementeerde het onderzoekinformatiesysteem Pure. • Heeft de ontwerpfase en besluitvorming voor een vernieuwd datawarehouse afgerond.

Ambities: ondersteuning voor onderzoeker en bestuurder krijgt vorm Bovengenoemde resultaten vormen de basis voor de doelstellingen voor 2015 en 2016. De focus ligt daarbij op het realiseren van de uitkomsten van de strategische verkenning Research IT, het vergaand benutten en uitbreiden van de functionaliteit die Pure biedt, en het verhogen van het gebruik van stuurinformatie op basis van een toekomstvast en robuust datawarehouse.

Doelstelling 5

Uitvoering van de agenda van de strategische verkenning Research IT, inclusief de administratieve ondersteuning van het onderzoeksproces.

Het belang van data voor onderzoek, de explosieve groei van data en de eisen aan wetenschappelijke integriteit vergen investeringen van de UU in een infrastructuur en voorzieningen om haar toppositie voor onderzoek te behouden. De strategische Research IT verkenning dient hier uiteindelijk voor zorg te dragen. Daarbij wordt intensief samengewerkt met de directie O&O en de faculteiten. Ook de UBU draagt bij door het vindbaar maken van data door metadatering. Actielijn 1: Verdere uitwerking van de investeringslijnen uit het Research IT traject, zoals

voor faciliteiten voor het delen van onderzoekdata, rekenkracht, privacy van


grote data sets, et cetera. Actielijn 2: Verdere uitwerking van de investeringslijnen uit het Research IT traject specifiek

ter ondersteuning van de strategische thema’s.

Doelstelling 6

Het verhogen van het gebruik van stuurinformatie op basis van een toekomstvast en robuust datawarehouse.

ITS zorgt er voor dat de gegevens uit de bronnen gehaald worden en dat het datawarehouse gevoed wordt met de brongegevens. Gebruikers kunnen dan analyses maken en inzicht krijgen. Actielijn 1: Het vernieuwen van het bestaande datawarehouse. Actielijn 2: Het verhogen van het gebruik van stuurinformatie. Actielijn 3: Aansluiten van het campagne management tool (CMT) en de benodigde bronnen.


Kernindicatoren • In juli 2015 zijn eerste projecten opgestart in het kader van Research IT voor realisatie van

geplande investeringen. • Eind 2016 voelt een belangrijk deel van de wetenschappelijk personeel zich professioneel

ondersteund op het gebied van IT voor onderzoek door ITS. • Eind 2016 weet een groot deel van de wetenschappelijke community ITS te vinden voor

support op het gebied van onderzoekdata, en hebben zij de beschikking over diverse concrete resultaten uit het Research IT programma.

• Eind 2016 beschouwen wetenschappers de UU als trendvolgend op het gebied van IT support voor onderzoek.

• In oktober 2015 wordt een vernieuwde datawarehouse omgeving in gebruik genomen, waarmee het gebruik van rapportages uit het datawarehouse meer eenduidig is, en worden decentrale bronnen voor stuurinformatie afgebouwd.

•

Risico’s en maatregelen Financieel draagvlak Ambities op het gebied van Research IT leveren een belangrijke bijdrage aan het realiseren van de strategische doelstellingen van de universiteit, maar leiden ook tot aanzienlijke IT investerings- en beheerskosten. Het is belangrijk dat er voldoende draagvlak binnen de organisatie blijft bestaan om deze investerings- en beheerskosten te dragen, en om de toepassingen daadwerkelijk te gebruiken. Maatregelen: Om investeringen te verantwoorden zal de business case als actueel stuurmiddel worden ontwikkeld, zodat kosten en baten in beeld worden gebracht. Ook zal prioritering op basis van impact noodzakelijk zijn, en tijdige monitoring hiervan. Grote verschillen in ondersteuningsorganisatie Op het gebied van onderzoek en IT zijn de centrale en facultaire ondersteuningsorganisaties verschillend ingericht of nog volledig in opbouw, met variatie in menskracht en kennis. Maatregel: In samenspraak met de faculteiten werken aan een optimale ondersteuningsorganisatie die past bij de ambities van de universiteit.


9 Moderne digitale communicatie versterkt reputatie universiteit De directie Communicatie & Marketing (C&M) bij de Universiteit Utrecht richt zich bij al haar doelgroepgerichte communicatie- en marketingactiviteiten op het versterken van de nationale en internationale reputatie van de Universiteit Utrecht. Daarnaast zet C&M zich in voor het verhelderen en concretiseren van de maatschappelijke impact van de universiteit en het UU-profiel. De koers van C&M is geënt op vier pijlers, te weten reputatiebeleid, relatiebeleid, marketingbeleid en een effectieve en efficiënte interne communicatie-infrastructuur. Naast de vraag van C&M is er ook verder binnen de universiteit veel behoefte aan tools voor digitale communicatie. De directie O&O en de faculteiten hebben deze nodig voor communicatie met studenten en bijna alle onderzoekers en instituten communiceren via websites. ITS geeft digitale communicatie mede vorm door het opstellen van Programma’s van Eisen bij aanschaf, implementatie en functioneel applicatiebeheer van IT oplossingen. ITS zorgt ervoor dat oplossingen voldoen aan het heersende beveiligingsbeleid en passen in het IT landschap van de universiteit.

Behaalde successen: geheel nieuwe moderne websites zijn gerealiseerd In 2013 en 2014 zijn de volgende successen behaald:

- ITS denkt in een vroeg stadium mee met wensen die bij C&M leven voor IT, zowel vanuit informatiemanagement als vanuit architectuur.

- Informatiemanagement is verder ingericht. - De volgende sites zijn opgeleverd: intranet, Bachelorsite en Mastersite. - De Campagne Management Tool (CMT) voor bachelorkiezers is in gebruik genomen. - De haalbaarheid van een snelle ontwikkelomgeving voor webdiensten is onderzocht. - Veiligheidscans op websites zijn uitgevoerd.

Ambities: mede vormgeven van communicatie door agile ontwikkelen Bovengenoemde resultaten vormen de basis voor de doelstellingen voor 2015 en 2016. Binnen C&M is er geen proces meer dat niet digitaal is en het gebruik maken van nieuwe technische mogelijkheden bepaalt mede het imago van de UU. Daarom is nauwe samenwerking vereist.

Doelstelling 7

Mede vormgeven van reputatiebeleid, relatiebeleid, marketingbeleid en communicatie door het bieden van passende tools en ondersteuning

De afnemer van informatie komt centraal te staan. De klant wil alleen de informatie die voor hem/haar relevant is ontvangen. Personalisatie is hierbij essentieel. Gedacht wordt aan realisatie van een persoonlijk dashboard met een integratie met social media. Actielijn 1: Uitrol Corporatesite, Studentensite en nieuws- en agendavoorziening vanuit het

project Online Communicatieplatform (OCP). Actielijn 2: Het verder ontwikkelen van de OCP sites, waaronder het intranet verder

ontwikkelen tot een ‘persoonlijk’ intranet. Actielijn 3: Verder invoeren van het Campagne Management Tool (CMT). Actielijn 4: Rationaliseren van applicatielandschap C&M en herschikken/ positioneren van

websites van faculteiten en diensten. Waar nodig het selecteren en implementeren van nieuwe applicaties.

Doelstelling 8

Opzetten van een webontwikkelstraat om kort cyclisch web en mobiele toepassingen te kunnen realiseren.

Binnen de Universiteit Utrecht is veel vraag naar een mogelijkheid om snel doelgroepgerichte websites te kunnen realiseren, inclusief selfservicemogelijkheden. Bij een aantal faculteiten en diensten worden websites en apps ontwikkeld. Mogelijk kan door meer onderling af te stemmen, de productiviteit voor de universiteit als geheel verbeterd worden. Tevens is er vraag naar het kunnen/mogen aansluiten op universitaire gegevensbestanden.


Een belangrijke trend in webontwikkeling is ‘Mobile first’. Steeds meer wordt verwacht dat toepassingen werken op een smartphone. Met de nieuwe technologie HTML5 kunnen webapplicaties ontwikkeld worden die onafhankelijk van het apparaat werken, wat belangrijk is als studenten of medewerkers met hun eigen apparaat willen werken (BYOD). Naast het verder ontwikkelen van de mobiele site voor studenten kunnen ook mobiele sites voor medewerkers gerealiseerd worden. Actielijn 1: Samen met faculteiten en diensten een snelle ontwikkelomgeving (OTAP)

realiseren waarmee snel en op interactieve wijze websites en mobiele applicaties gerealiseerd kunnen worden.

Actielijn 2: Onderzoeken of WordPress universiteitbreed aangeboden moet worden. De voortgang van de resultaten wordt gevolgd met de volgende indicatoren.

Kernindicatoren • Corporatesite, Studentensite en nieuws- en agendavoorziening in gebruik per 1 februari

2015. • Campagne Managementtool voor masterkiezers in gebruik, aangesloten op de enterprise

service bus per 1 juni 2015 • Webontwikkelstraat beschikbaar per 1 september 2015

Risico’s en maatregelen Achterwege blijven van resultaat door teveel en reactief opgestarte projecten Resultaten kunnen achterwege blijven door het reactief opstarten van projecten, waardoor er onvoldoende focus is en er onvoldoende resources zijn om de verwachte resultaten te bereiken. Maatregelen: ITS en C&M brengen focus aan door samen het toekomstplaatje te schetsen en de ontwikkellijnen vast te leggen in het informatieplan. Door de roadmap van projecten voor de komende jaren vast te stellen en nieuwe initiatieven te toetsen. Ieder jaar het informatieplan actualiseren. Verwachtingsmanagement bij IT projecten en IT voorzieningen Eindgebruikers hebben wellicht andere verwachtingen van nieuwe IT voorzieningen, doordat het beeld in hun hoofd zich niet altijd goed laat vertalen naar eisen op papier. Ook kunnen IT projecten complexer zijn dan de business verwacht. Dit heeft vaak te maken met het niet overzien van raakvlakken met andere IT voorzieningen en van de totale lifecycle van IT voorzieningen. Maatregelen: Integraal ontwikkelen van projecten, onder architectuur, en afhankelijkheden bewaken. Voor iedere nieuwe IT voorziening focus op analyse van programma van eisen en inzetten op een geïntegreerd applicatielandschap en hergebruik van systeemfuncties. Daarnaast Bij elk project tijdig inkoop, testmanagement, functioneel beheer en security betrekken en binnen projecten expliciet aandacht besteden aan deze organisatieverandering.


10 Efficiënte IT voor administratieve processen De bedrijfsvoering van de universiteit loopt onder andere via de administratieve processen van de faculteiten, het bestuurssecretariaat en de directies FCA, HR, FSC en V&C. De corporate systemen die deze processen ondersteunen worden continu in samenwerking met deze directies aangepast. Het is van groot belang dat de systemen up-to-date zijn om de vruchten te plukken van de snelle IT innovaties en om bij te blijven met de ondersteuning van nieuwe weten regelgeving. In het licht van de beweging naar webbased / cloud oplossingen wordt het nog belangrijker maatwerk waar mogelijk af te bouwen. De betrouwbaarheid, correctheid en veiligheid van de informatie in de corporate systemen is van belang, want het is de basis om effectief te kunnen sturen. Om optimaal profijt te hebben van gedane IT investeringen is het nodig dat de proceseigenaren sturen op het opschonen van oude informatie en het volgen van afgesproken standaardprocessen.

Behaalde successen: basis versterkt door up-to-date systemen In 2013 en 2014 zijn de volgende successen behaald in samenwerking met de domeinen: • Invoering van SAP voor de administratie van de projecten bij V&C en FSC. • Rapportages over 2e/3e geldstroomprojecten zijn beschikbaar gekomen. • De benodigde veranderingen ter ondersteuning van internationaal betalingsverkeer

(SEPA/IBAN) zijn geïmplementeerd. • Diverse grote upgrades van de corporate Administratieve systemen zijn doorgevoerd zodat

deze nu up-to-date zijn en makkelijker bijgehouden kunnen worden. • Het selfservice portaal is geïmplementeerd en hiermee is de basis gelegd voor verdere

uitbreiding van de functionaliteit in de toekomst. Beschikbaar gemaakte functionaliteit is het doen van bestellingen. Medewerkers kunnen met het selfservice portaal hun privégegevens inzien en wijzigen. Voor medewerkers zijn tevens de digitale salarisoverzichten beschikbaar.

• Het invoeren van gevaarlijke stoffen registratiesystemen voor onder andere chemicaliën en genetisch gemodificeerde organismen.

• Het invoeren van een archief en workflow systeem ter ondersteuning van het bestuurssecretariaat. Dit systeem vervangt het huidige systeem Corsa.

• Het doorvoeren en controleren van autorisaties in de financiële systemen is sterk verbeterd door het invoeren van ondersteunende tooling en aangescherpte procedures.

• Het elektronisch ontvangen en versturen van facturen is mogelijk gemaakt. • De factuurcontrole is verder verbeterd met de functionaliteit voor de ‘3-weg match’ (checkt

overeenkomen van bestelling, bewijs van ontvangst en factuur). • Het gestandaardiseerde universitaire organisatiemodel (SAP OM) is geïmplementeerd in SAP

en dient als bron voor systemen en processen.

Ambities: mede vormgeven van efficiënte administratieve processen In periode 2015-2016 zal de reeds beschikbare technische functionaliteit van de administratieve systemen verder worden ingericht naar de universitaire eisen en wensen en vervolgens beschikbaar worden gesteld aan eindgebruikers. Dit geldt voor de verschillende digitale HR processen en voor de opslag van documenten in de SAP gerelateerde administratieve processen. Tevens zullen nieuwe systemen worden ingevoerd voor bestellen en continuous monitoring. De afdeling zal, gezien de grote hoeveelheid veranderingen die moeten worden doorgevoerd, het testen naar een kwalitatief hoger niveau brengen en het change en releasemanagement proces in relatie tot SAP meer gaan formaliseren.

Doelstelling 9

Mede vormgeven van de universitaire bedrijfsvoering door het bieden van passende tools en ondersteuning.

Met een professioneel IT team werken dat vanuit kennis en ervaring kan meedenken en proactief adviseert over de benodigde IT functionaliteit en capaciteit. Met de interne klant blijven we in gesprek om samen goede regie te voeren op een volledig en efficiënt gebruik van de systemen. Actielijn 1: Technisch implementeren van SAP Document Management ter ondersteuning van


onder andere digitale personeelsdossiers, VAR verklaringen, contracten en de documentatie voor 2e/3e geldstroom projecten.

Actielijn 2: Contract met de huidige externe salarisverwerker loopt af en zal worden vervangen door een andere oplossing.

Actielijn 3: Toevoegen van nieuwe digitale HR processen in het HR Selfservice portaal (waaronder verlof en verzuim).

Actielijn 4: Verder uitrollen van SAP SRM ter ondersteuning van het Purchase to Pay (P2P) proces en specifiek inkoop en logistiek.

Actielijn 5: Invoeren van controles en rapportages ter ondersteuning van audits. Implementatie van tools voor continuous auditing.

Actielijn 6: Vervangen Basware (factuur flow) en de Expense Portal (declaraties). Actielijn 7: Ondersteunen van HR met tools voor Talent & Performance management. Actielijn 8: Implementeren van een standaard webshop.

Doelstelling 10

Efficiencyverbetering in de administratieve processen

Administratieve medewerkers voorzien van adequate systemen zodat zij de bedrijfsvoering effectief kunnen ondersteunen en de benodigde informatie kunnen genereren. Actielijn 1: Eindgebruikers via selfservice en mobiele voorzieningen ondersteunen. Meerdere

processtappen consolideren. Actielijn 2: Harmoniseren van universitaire processen en uitfaseren van maatwerk.

Signaleren en helpen oplossen van gebrekkige datakwaliteit. Actielijn 3: Tooling aanbieden ter ondersteuning van Planning & Control en het monitoren

van datakwaliteit. Actielijn 4: Koppelingen realiseren met (grote) leveranciers voor elektronisch bestellen. Actielijn 5: Factuurcontrole professionaliseren door o.a. geautomatiseerde 3-weg match. Actielijn 6: Geautomatiseerde koppeling tussen SAP en het RIS (Ruimte Informatie Systeem)

van FSC ten behoeve van een consistente lijst van ‘werkadressen’. Actielijn 7: Autorisaties gekoppeld aan SAP OM op basis van rollen en functies invoeren. Actielijn 8: Het contract voor de uitbesteding van SAP loopt af. Tijdig opstarten van de

aanbesteding en overgang uitvoeren zonder verstoring van de dienstverlening. De voortgang van de resultaten wordt gevolgd met de volgende indicatoren.

Kernindicatoren • Corporate systemen zijn up-to-date en er is een roadmap aanwezig voor ieder systeem. • Contract voor uitbesteding SAP is tijdig vervangen middels Europese aanbesteding en bij de

overgang naar de nieuwe dienstverlener zijn er geen grote storingen opgetreden. • Richting toekomst voor salarisverwerking bepaald (juli 2015). • Het P2P Proces (Purchase to Pay) wordt ondersteund met gedegen IT oplossingen en

informatie is beschikbaar om dit proces te controleren (2015). • Document Management in relatie tot informatie in SAP is beschikbaar en ingezet voor

verschillende document soorten (eind 2015). • Autorisaties in de administratieve systemen zijn op aantoonbaar op orde (april 2015). • Vervanging voor Basware & Expense Portal geselecteerd en geïmplementeerd (eind 2016).

Risico’s en maatregelen Diversiteit in bedrijfsprocessen Verschillen in de bedrijfsvoering binnen de universiteit maken projecten, systemen en beheer complexer. Het implementeren van verschillende varianten per faculteit of dienst of het ontwikkelen van maatwerk maakt het overstappen op toekomstige versies complex en duur en geeft meer kans op storingen in de operatie. Maatregel: Samen met FCA en HR sturen op het inrichten van uniforme processen.


11 Bouwen op een betrouwbare IT infrastructuur De verwachtingen van gebruikers over de IT infrastructuur stijgen. Het draadloos netwerk is bijvoorbeeld een nutsvoorziening geworden die altijd en overal met voldoende capaciteit beschikbaar moet zijn, ook in volle collegezalen. Hetzelfde geldt voor de printvoorzieningen en voor telefonie. Veel studenten, docenten en onderzoekers komen met eigen apparatuur die men zelf beheert en waarmee men toegang wil tot universitaire IT voorzieningen als applicaties, data en printers. En als er problemen zijn, verwacht men een professionele ondersteuning. Het continu beschikbaar zijn van mail, office en alle applicaties binnen de domeinen vereist een betrouwbare infrastructuur. Terwijl deze infrastructuur continu beschikbaar moet zijn, moet er toch ook vernieuwd worden. Dat is juist bij infrastructuur vaak moeilijk, omdat het opbouwen van een testomgeving niet altijd mogelijk is. Naast de gebruikerskant verandert ook de techniek. Zo zijn er opslag (storage) mogelijkheden gekomen die veel goedkoper zijn. Om een juiste technische oplossing te zoeken is classificatie van data nodig. Op basis van veiligheids- en beschikbaarheidseisen kan een keuze gemaakt worden voor de opslagwijze. Dat wordt des te belangrijker in een tijd waarin de hoeveelheid data explodeert. ITS ondersteunt al veel van de functionaliteit om in netwerken met elkaar samen te werken. In 2015-16 liggen er volop kansen om de elementen van een digitale werk – en samenwerkruimte meer met elkaar te integreren. Van ‘individueel’ naar ‘samen’; van ‘binnen de campus’ naar ‘zo goed als overal’; van ‘losse programmatuur’ naar ‘een samenhangende gebruikservaring’; van ‘zelf bedenken en leveren’ naar ‘het beste uit de markt te halen’. Algemeen gebruikte, publiek toegankelijke middelen (bijv. Twitter, WhatsApp) zijn toepasbaar; Als het belang van de UU daarmee gediend is, worden alternatieve diensten ingericht (bijvoorbeeld bij online dataopslag: SurfDrive als veilig alternatief voor Dropbox).

Behaalde successen: werkplek beter beheersbaar, ondersteuning verbreed In 2013 en 2014 zijn de volgende successen behaald. De Universiteit Utrecht: • Heeft de upgrade van 9.360 universitaire werkplekken van Windows XP naar Windows7

binnen tijd en budget uitgevoerd. Daarbij zijn 2.100 PC’s vervangen door nieuwe machines. • Bracht het aantal applicaties van ruim 1800 terug naar iets minder dan 600, waarmee de

beheersbaarheid en overzichtelijkheid van het applicatieaanbod aanzienlijk is vergroot. • Verhoogde de stabiliteit van de opslagcapaciteit (O- en U-schijven) door een nieuwe techniek

toe te passen. • Verbeterde de stabiliteit en capaciteit van het netwerk door nieuwe componenten te

installeren, waaronder firewalls en loadbalancers. • Verhoogde de stabiliteit van de servers in de BFA-laan door een virtuele en fysieke

verhuizing. • Heeft het wifi-netwerk uitgebreid om de groei op te vangen van 2.000 naar 10.000 simultane

gebruikers in 2 jaar tijd. • Heeft een groot aantal clouddiensten via SURFconext toegankelijk gemaakt voor studenten en

medewerkers. • Is mede initiatiefnemer van SURFdrive, een veiliger universitair alternatief voor Dropbox. • Heeft de ondersteuning uitgebreid met nieuwe baliediensten op de Uithof en in de binnenstad. • Heeft studenten bij Support ingezet, wat leidde tot een verhoogde flexibiliteit en kwaliteit van

de ondersteuning. Daarnaast vergroot het directe contact met studenten als collega de klantgerichtheid.

• Heeft na aanvankelijke aanloopproblemen de gebruiksvriendelijkheid van printen sterk verbeterd door introductie van nieuwe printers en follow-me printing mogelijk te maken.

• Heeft een webpagina ontwikkeld waarop de gebruiker met één oogopslag de status van de ITS diensten kan zien en door kan klikken bij storingen.

Ambities: met solide infrastructuur flexibel werken mogelijk maken Bovengenoemde resultaten vormen de basis voor de ambities voor 2015 en 2016. Daarbij ligt de focus op het verhogen van de betrouwbaarheid van de infrastructuur en op het mogelijk maken


van flexibel werken binnen en buiten de universiteit. Vanuit een redelijk vaststaande infrastructuur wil ITS de omslag maken naar infrastructuur als platform voor dienstverlening. Dit vraagt om meer flexibiliteit in het faciliteren en ondersteunen.

Doelstelling 11

Verder verhogen van de betrouwbaarheid van de IT infrastructuur.

Het volgen van de ontwikkelingen in de IT markt en het vertalen van deze ontwikkelingen naar benodigde vernieuwing van de IT infrastructuur is een continue activiteit. Het netwerk is bijvoorbeeld een verouderd onderdeel binnen onze infrastructuur. Introductie van een nieuw netwerk, gebaseerd op nieuwe technologie, moet resulteren in meer flexibiliteit voor gebruikers en voldoende capaciteit om de komende jaren me vooruit te kunnen. Actielijn 1: In fasen realiseren van een vernieuwde netwerkinfrastructuur. Actielijn 2: In overleg met de faculteiten en samen met V&C voor alle hardware adequate

housing organiseren. Hosting bundelen waar efficiency voordelen te behalen zijn. Actielijn 3: De wifi-dekking verder verbeteren binnen alle universiteitsgebouwen. Actielijn 4: De continuïteit- en calamiteitvoorzieningen verbeteren en testen. Actielijn 5: Standaard virtuele servers binnen een dag beschikbaar maken. Actielijn 6: Jaarlijks een onafhankelijk onderzoek naar kwetsbaarheden in de infrastructuur

laten uitvoeren en passende maatregelen voor gedetecteerde risico’s treffen.

Doelstelling 12

Ondersteunen van samenwerken in netwerken en mogelijk maken van flexibel werken door introductie van een digitale werken studieruimte.

Het delen van kennis en interdisciplinair samenwerken binnen een universitair netwerk vraagt om veilige toegang tot applicaties en gegevens, ruimte voor de inzet van eigen apparatuur en waar nodig plaatsen tijdonafhankelijke toegang tot universitaire IT diensten. De te ontwikkelen digitale werken studieruimte gaat waar mogelijk voorzien in deze wensen en maakt tevens een efficiënter gebruik van de universitaire onderwijsruimtes mogelijk. Ook de (tele)communicatie-mogelijkheden voor medewerkers worden in lijn hiermee flexibeler ingericht. Werken waar, wanneer en waarmee je maar wilt. Actielijn 1 Ontwikkelen van de nieuwe Digitale Werkruimte, applicaties beschikbaar maken

via web of virtualisatie. Actielijn 2: Inrichten licentiebeheer voor centraal aangeboden applicaties. Actielijn 3: Flexibilisering van de telecommunicatievoorzieningen. Actielijn 4: Onderzoek en mogelijk inzetten van collaboration suites (Google apps for

Education, Microsoft Office 365) om samenwerken in teams te ondersteunen. Actielijn 5: Uitbouw van samenwerkingsfaciliteiten tbv netwerken in de universitaire

gemeenschap tot breed toegepaste Basisdiensten (o.a. Surfdrive, Lync, Yammer, Profielpagina 2.0)

Doelstelling 13

Verbeteren en verbreden van de ondersteuning van eindgebruikers: van reactief naar proactief.

Tot voor kort was de geboden ondersteuning aan gebruikers gebaseerd op het onderscheid tussen beheerde en niet beheerde werkstations. Dit onderscheid past niet meer in deze tijd; niet de apparaten, maar de gebruikers staan centraal. Nu is ondersteuning op allerhande mobiele apparaten van studenten en medewerkers gewenst. Storingen worden sneller opgelost door een bundeling van krachten tussen alle ITS afdelingen. Waar mogelijk en gewenst worden processen verder geautomatiseerd en ondergebracht in een selfservice-omgeving. Met selfservice kan de dienstverlening meer passend gemaakt worden op de wensen van de eindgebruikers, anderzijds bereiken we hiermee een verdere verhoging van de efficiency. Actielijn 1: Het inrichten van klantenteams bij ITS support, waarmee gebruikers een vast

aanspreekpunt krijgen. Actielijn 2: Uitbreiding IT ondersteuning, met beschikbaarheid van diensten voor een breed

scala aan apparaten als uitgangspunt (inclusief Mac, iOS en Android).


Actielijn 3: ITS versterkt het probleemoplossend vermogen van haar organisatie door toepassing van standaard methodieken (Kepner-Tregoe).

Actielijn 4: ITS Support is herkenbaar, bereikbaar en proactief door o.a. het organiseren van informatieve sessies, trainingen, nieuwsbrieven en tips op de website.

Actielijn 5: Inrichten van effectieve communicatieroutes direct naar eindgebruikers. De gebruiker de mogelijkheid geven om zich te abonneren op storingsmeldingen, te ontvangen via een medium en vorm naar eigen keuze. Denk daarbij bijvoorbeeld aan SMS berichten op smartphone.

Actielijn 6: De configuratiedatabase bevat een actueel en volledig overzicht van universitaire werkplekken en specifieke hardware middels geautomatiseerde inventarisatie.


Kernindicatoren • Actuele kwetsbaarhedenanalyse is beschikbaar per juli van elk kalenderjaar. • Nieuwe netwerk core switches operationeel per 1 januari 2016. • Hardware uit de BFA-laan is verhuisd per 1 juni 2015. • Standaard virtuele server binnen 8 uur na aanvraag beschikbaar vanaf 1 april 2015. • Realisatie eerste fase Digitale Werkruimte per 1 september 2015. Voor studenten 650

gelijktijdige gebruikers (10.000 werkomgevingen) en voor onderzoekers 100 gelijktijdige gebruikers (250 werkomgevingen).

• Besluitvorming over inzet van een collaboration suite uit de cloud per medio 2015. • Lync, Yammer, Surfdrive zijn volwaardige basisdiensten per medio 2015. • De tevredenheid van eindgebruikers over de ondersteuning vertoont volgens de

klantbarometer een opgaande lijn. • Mac-ondersteuning (incl. bestelling & levering van hardware) door ITS per 1 januari 2015. • Het aantal grote verstoringen (major incidents) gaat jaarlijks met 10% omlaag. • Oplostijden van onderliggende oorzaken van storingen (problem management) gaat jaarlijks

met 10% omlaag. • Geautomatiseerde inventarisatie van hardware in gebruik per 1 september 2015. • Een opt-in mogelijkheid voor gebruikers voor storingsmeldingen vanaf 1 maart 2015. • Een nieuw flexibel telefonieconcept voor medewerkers per 1 september 2015.

Risico’s en maatregelen Wijzigingen in de infrastructuur Om de infrastructuur up-to-date te houden en op een eigentijds niveau te brengen zijn wijzigingen noodzakelijk. Maar elke wijziging brengt een risico van storingen met zich mee. Maatregelen: Het goed inschatten van de impact van een wijziging, zowel voor de infrastructuur als voor de applicaties. Daarna is grondig testen in een acceptatie omgeving nodig. Als dit niet mogelijk is worden andere manieren gezocht om de risico’s te beperken, waaronder het voorbereiden van de wijziging met een derde partij (bijvoorbeeld de leverancier) en het checken of de wijziging bij andere gebruikers tot problemen geleid heeft. Bij het bepalen van het tijdstip van de wijziging wordt grondig gekeken naar de intensiteit van het gebruik, dus wie er last ondervinden als de wijziging toch tot een storing mocht leiden. Inzetbaarheid van medewerkers Met een toenemend gebruik van webdiensten neemt de benodigde capaciteit voor technisch beheer af. Aan de support zijde is er door selfservice en nieuwe concepten voor dienstverlening minder behoefte aan ondersteuning ter plaatse. Maatregel: Medewerkers de gelegenheid geven te werken aan persoonlijke vaardigheden en technische kennis, om daarmee de inzetbaarheid te vergroten.


12 Veilig digitaal werken In het verleden kon door het afschermen van het netwerk de veiligheid van universitaire data en –systemen verzekerd worden. Door het toenemende gebruik van cloudopslagdiensten én het stijgend gebruik van (mobiele) apparaten die in eigen beheer van de gebruiker zijn, volstaat het niet meer om op de beveiliging van het netwerk te vertrouwen. ‘Werken waar, wanneer en waarmee je maar wilt’ is een trend die al lang gaande is, maar is met het explosief stijgende gebruik van tablets en smartphones pas echt gemeengoed geworden. Gebruikers verwachten dat ze vanaf elke locatie met een apparaat naar keuze toegang tot hun data krijgen - data die steeds vaker in de cloud staat. Echter, niet alle UU-data lenen zich hiervoor en vereisen daarom extra bescherming. Onderzoekdata, studieresultaten en persoonsgegevens bijvoorbeeld, dienen goed beschermd te worden. Onderzoeksresultaten mogen niet te vroeg bekend worden. Niet alles is met beleid of techniek af te dwingen. Het wordt steeds belangrijker gebruikers bewust te maken van hun eigen verantwoordelijkheid en hen te helpen bij het maken van de juiste keuzes. Sieraden berg je goed op, terwijl je tijdschriften overal rond laat slingeren; zo moet er ook over het opslaan van data gedacht worden. ITS ziet het als een van haar belangrijkste taken om hierbij hulpmiddelen aan te reiken. Daarnaast wordt ook de technische infrastructuur verder ontwikkeld met als doel eindgebruikers maximale flexibiliteit te bieden en tegelijkertijd gevoelige UU-data optimaal te beschermen tegen verlies, diefstal en ongewenste manipulatie. Onderzoek laat zien dat een universitair netwerk tegenwoordig niet veiliger meer is dan het internet. De technische beveiliging verschuift daarmee van het netwerk naar een passende ‘schil’ om data, applicaties en apparaten (pc, tablet, smartphone) heen. Dit wordt des te belangrijker aangezien de cybercriminaliteit in 2013 met ca. 15% procent toenam.

Behaalde successen: digitaal werken is veiliger gemaakt In 2013 en 2014 zijn de volgende successen behaald, de Universiteit Utrecht: • Heeft de slagkracht van het Computer Emergency Response Team (CERT-UU) dat reageert op

beveiligingsincidenten verder uitgebouwd, door uitbreiding van het team en betere tooling. • Heeft de SURFaudit uitgevoerd waaruit bleek dat de Universiteit Utrecht een voldoende

scoorde voor informatiebeveiliging. • Heeft een quarantainenet ingericht waarmee besmette pc’s automatisch in quarantaine

worden gezet. • Was in 2014 medeorganisator van een SURF-CERT/SURF-IBO congres over

informatiebeveiliging dat plaatsvond bij de Universiteit Utrecht. • Heeft gesprekken gevoerd om ITS beheerders meer bewust te maken van beveiligingsrisico’s. • Heeft een extra medewerker aangenomen voor informatiebeveiliging. • Heeft een adviserende rol gehad bij projecten binnen en buiten de architectuurboard, zoals bij

het HR-portaal en bij elektronisch toetsen. • Heeft de afdeling Juridische Zaken gesteund in het agenderen van privacy.

Ambities: anticiperen op ontwikkelingen rondom informatiebeveiliging Bovengenoemde resultaten vormen de basis voor de doelstellingen voor 2015 en 2016. Daarbij ligt de focus op het verder vergroten van het bewustzijn van gebruikers dat het belangrijk is data te beveiligen bij gebruikers. Daarnaast wordt gestart met een update van de infrastructuur waarbij het netwerk meer transparant is en de beveiliging naar de eindpunten (applicatie, data en apparaten) wordt verschoven. Verder gaat ITS investeren in preventie, onder andere door de verbetering van monitoring en het vastleggen van systeemactiviteiten (logging). Nieuwe wetgeving, zoals de meldplicht datalekken en de Europese Privacy Verordening, vergt ook grote inspanningen van ITS. Ten opzichte van andere universiteiten wil de Universiteit Utrecht op het gebied van privacy een early follower zijn. Door middel van audits wordt gecontroleerd of het beleid wordt uitgevoerd en of het nog aansluit bij de strategische uitgangspunten en de cultuur van de universiteit.


Doelstelling 14

Het domein IT maakt gebruikers bewust van de risico’s op het gebied van informatieverwerking en reikt oplossingen aan.

Het nadenken over risico’s die je loopt bij digitaal werken zit bij veel gebruikers nog niet ‘tussen de oren’. Een digitale sleutelbos wordt vaak vergeten, terwijl het in de fysieke wereld toch zo gewoon is. Om dit bewustzijn te bevorderen zijn campagnes nodig. Actielijn 1: Securitymanagement voert ieder jaar een bewustwordingscampagne uit. Actielijn 2: Securitymanagement stelt een informatie classificatierichtlijn op waarin het

minimaal vereiste basisniveau voor beveiliging is vastgelegd. De richtlijn wordt vergezeld van een handreiking in de vorm van een matrix met daarin datasoorten naar gevoeligheid geordend en adviseert gebruikers hoe zij deze het beste kunnen opslaan.

Actielijn 3: De universitaire security officer herziet de uitgangspunten voor informatiebeveiliging en stelt een roadmap op. Het IT gebruikersreglement wordt in verband met ontwikkelingen als toenemende mobiliteit en Bring Your Own Device herzien en aangepast. Uitgangspunten en gebruikersreglement worden ter vaststelling aan het CvB aangeboden

Actielijn 4: De gevolgen voor IT die voortkomen uit de verwachte Europese wetgeving op het gebied van privacy zijn helder.

Actielijn 5: De contracten met IT leveranciers bevatten expliciet een beveiligings- en privacy component.

Actielijn 6: Bij alle faculteiten en diensten wordt een audit conform het SURFaudit normenkader uitgevoerd. Voor alle systemen, zowel centraal als lokaal en bij domeinen, zal een audit uitgevoerd worden op betrouwbaarheid, privacy en informatiebeveiliging. Waar nodig worden maatregelen genomen en deze worden gevolgd binnen de planning en control cyclus.

Doelstelling 15

De universiteit vergroot haar weerbaarheid voor digitale aanvallen door naast preventieve maatregelen ook sterker te worden in detectie en verificatie.

Op basis van heldere uitgangspunten en richtlijnen die op universitair niveau zijn vastgesteld, worden bij informatiebeveiliging drie soorten maatregelen ingezet: 1. Preventie via bewustwording bij gebruikers en preventieve technische maatregelen. 2. Detectie/verificatie via verbetering van monitoring, registratie van systeemactiviteiten

(logging) en monitoring en het vaker uitvoeren van technische audits. Het invoeren van een reponsible disclosure maakt het mogelijk dat ethische hackers op een verantwoorde manier beveiligingsfouten in de infrastructuur kunnen opsporen. Hier kan mogelijk een samenwerking met docenten en studenten gezocht worden.

3. CERT-UU dat snel reageert op beveiligingsincidenten. Actielijn 1: In het kader van preventie de aanbevolen maatregelen uit de veiligheidsaudit van

Osiris uitvoeren. Actielijn 2: Een responsible disclosure-beleid invoeren dat het mogelijk maakt om ethische

hackers kwetsbaarheden te laten aantonen. Actielijn 3: Monitoring, logging en technische audits. Tevens experimenteren met detectie/

verificatie via ethisch hacken of een hackathon. Actielijn 4: In 2015 wordt een classificatie uitgevoerd voor de concernsystemen en de

systemen die grote hoeveelheden persoonsgegevens bevatten. In overleg en in samenwerking met de proceseigenaren worden in 2016 facultaire- en grote onderzoeksystemen geclassificeerd.

Actielijn 5: Structureel inbedden van monitoring effectiviteit beveiligingsmaatregelen door het uitbreiden van de SURFaudit naar faculteiten en diensten.

Actielijn 6: Contouren ontwerpen van een Security operational centre (SOC) waar alle informatiebeveiligingszaken bij elkaar komen.


Doelstelling 16

Het IT domein begrijpt de technische consequenties van het verschuiven van beveiliging van het netwerk naar data, applicaties en devices en heeft de benodigde ontwikkelingen daarvoor opgestart.

Het ingewikkelde van het verschuiven van de beveiliging is dat het alle universitaire en facultaire IT raakt. Daarom is een integrale benadering nodig. Bovendien is het ook technisch erg complex vanwege vele afhankelijkheden. Actielijn 1: ITS voert samen met de faculteiten een programma uit dat vanuit een integrale

aanpak de technische consequenties van het verschuiven van beveiliging van het netwerk naar data en applicaties in beeld brengt en aangeeft waar de grootste risico’s zitten. Dit heeft consequenties voor de gehele IT infrastructuur (apparaten, netwerk, applicaties en datacenter).

Actielijn 2: Voor de grootste risico’s worden pilots/ proof of concepts opgezet die ITS kennis opleveren van de technische consequenties bij het verschuiven van de beveiliging.

Actielijn 3: Toegangsbeveiliging voor netwerk, applicaties en data wordt op een hoger niveau gebracht door de invoering van password aging en voor de toegang tot kritische data en applicaties wordt 2-factor authenticatie ingevoerd. Bij password aging wordt de gebruiker verplicht om met enige regelmaat het wachtwoord te wijzigen. Bij 2-factor authenticatie maakt een gebruiker zich bekend met iets dat hij ‘weet’ (wachtwoord) in combinatie met iets dat hij ‘heeft’ (bijvoorbeeld een mobiele telefoon).

De voortgang van de resultaten wordt gevolgd met de onderstaande indicatoren.

Kernindicatoren • In 2015 wordt informatiebeveiliging zodanig ingericht dat dit volledig aansluit bij de planning en

controlecyclus van de universiteit. In 2015 en in 2016 is een bewustwordingscampagne uitgevoerd.

• Eind 2015 is het beleid betreffende informatiebeveiliging en het ICT reglement up-to-date en bekend bij eindgebruikers.

• Eind 2016 heeft een activiteit voor ethisch hacken plaatsgevonden. • De grootste risico’s voor beveiliging van data en applicaties van bronsystemen bij een open

netwerk zijn in beeld en hiervoor is een plan van aanpak opgesteld. • Password aging werkt in het eerste kwartaal van 2015. 2-Factor authenticatie is als dienst

beschikbaar voor enkele applicaties in het eerste kwartaal van 2015. • Eind 2015 zijn de meest kritische systemen bij tenminste vier faculteiten, de UBU en de domeinen

Onderwijs (voor wat betreft de onderwijsadministratie), Financiën, HR en communicatie conform het SURFaudit normenkader geaudit op betrouwbaarheid, privacy en informatiebeveiliging en zijn er maatregelen ingezet. Eind 2016 is deze audit afgerond voor alle systemen van alle faculteiten en diensten, zijn er maatregelen ingezet en wordt de opvolging daarvan geborgd binnen de planning en control cyclus.

• Eind 2016 zijn de contouren van een Security operatonal centre (SOC) helder. Risico’s en maatregelen Draagvlak Financiers en externe leveranciers van onderzoeksdata stellen in toenemende mate eisen aan de beveiliging van informatie. Het aantoonbaar op orde hebben van informatiebeveiliging is daarmee ook een belangrijk kwaliteitsaspect voor de hele instelling geworden. Draagvlak voor de noodzakelijke richtlijnen en maatregelen op alle niveaus is een absolute vereiste om de gevraagde kwaliteit te kunnen waarborgen. Maatregelen: Het is belangrijk dat de inzichten over de waarde van informatie worden gedeeld. Bewustwording en het in dialoog met proceseigenaren uitvoeren van risicoanalyses zijn goede hulpmaatregelen om het vereiste niveau te bereiken.


13 Lokale IT diensten waar nodig

Naast de diensten van ITS bieden de facultaire IT afdelingen onderstaande diensten. Dit gebeurt wanneer de functionele vraag uniek is of het efficiënter is de betreffende ondersteuning lokaal aan te bieden. Onderstaande is aangeleverd door de facultaire informatiemanagers. Een overzicht van de diensten geeft tabel 2 op pagina 8. Een totaaloverzicht van het aantal bij IT betrokken medewerkers geeft tabel 3 op pagina 37. Faculteit Recht, Economie, Bestuur en Organisatie Facultaire IT diensten: Rebo (i.e. USBO, USE en RGL) neemt alleen basisdiensten af van ITS. Wij hebben standaard dienstverlening. Een enkele keer komt het voor dat wij iets “afnemen” bij een andere faculteit, zoals bijvoorbeeld een afmeldsite voor tentamens RGL die gebouwd is door FSW en beheerd wordt door GW. We hebben een applicatie voor PAO, waarbij af en toe ondersteuning is door de leverancier en waarvoor GW een database beheert. Behaalde successen in 2013-2014: Migratie naar Windows7, opschoning CMDB (ook alle VAP-nrs staan nu in de juiste ruimtes), implementatie Pure. We hebben een paar kleinere succesjes: Journalsite voor Economiestudenten, een afmeldsite voor Rechtenstudenten, een eigen TopDesk behandelgroep, narrowcasting borden in een aantal panden, pilot met Caracal.

Ambities voor 2015-2016 – de ambities zijn ITS gerelateerd, we hebben geen eigen projecten: • Een inhaalslag voor Onderwijs en IT projecten; Rebo heeft nog veel te weinig gedaan en

geïmplementeerd. Vanaf november gaan FIM en hoofd OSZ (projectleider) dat oppakken. • Pilot DWR bij USE; Spinoza wordt nu grootschalig verbouwd, in de zomer van 2015 moet het

gereed zijn en worden er nieuwe CLZ’s ingericht. Tegelijkertijd wordt ook de DWR voor studenten opgeleverd.

• Idem verbouwing JKH2/3, is in 2015 gereed. We willen daar naar een nieuwe manier van werken met meer mobiele i.p.v. vaste telefoons, paperless office met iPads en/of tablets en/of BYOD.

• N.a.v. de nieuwbouw DWH gaan we de regiefunctie managementinformatie en –rapportage inrichten en een behoefte onderzoek doen binnen de departementen.

• Pilot energiebesparing i.s.m. Greenoffice (en waarschijnlijk FSW). • Verder gaan we ook meer de samenwerking zoeken met andere faculteiten op IT gebied. • Wens: centralisatie van licentiebeheer.

IT medewerkers: Demandmanager 0,4 fte (detachering vanuit GW); Informatiemanager/ICTO/projectmanager 1,0 fte; Key-Users (Osiris, BO, SAP, Metis/Pure, Syllabus): wisselend bij de departementen; Key-User BlackBoard USBO 6 uur per week; Key-User BB USE en RGL: 0,2 fte. Faculteit Sociale Wetenschappen Facultaire IT diensten: Technisch beheer facultaire web- en applicatie servers, docentencomputers college zalen (vooralsnog), werkplekspecials, database en file servers lab centrum. Ondersteuning Mac gebruikers, generieke IT ondersteuning aan studenten en docenten (studesk) en aan medewerkers (IT contactpersonen), signaleren en afhandelen van storingen. Ontwikkeling en beheer van websites & web-applicaties, van apps t.b.v mobile devices, beheer en ondersteuning van Limesurvey t.b.v. enquêtes, van Studyspot t.b.v inzicht in beschikbare (computer)werkplekken voor studenten in het Centrumgebied. Security Management. Hosting (virtuele) servers voor bedrijfsonderdelen (m.n. het labcentrum), SFTP server t.b.v. bulk afhandeling proefpersoon betalingen. Housing storage omgeving voor research data. Advisering omtrent inzet, gebruik en innovatie van IT toepassingen en van Web applicaties (al dan niet in combinatie met ITS). Projectmanagement IT projecten, facultair


licentiebeheer (inclusief werkgroep, key users), facultaire informatiebeveiliging (zowel technisch als organisatorisch) en regievoering richting 3e partijen (FSW specifiek). Behaalde successen in 2013-2014: Implementatie IT beheer laboratoria, integratie storage laboratoria, IT Herhuisvesting FSW, quick scan informatiebeveiliging patiëntgegevens Ambulatorium, implementatie Windows-7 incl. vervanging hardware, applicatierationalisatie pc’s medewerkers, implementatie MultiFunctionals follow-me, implementatie PURE, onderwijsruimte met videosysteem, camerasysteem onderzoekslaboratoria, digitale informatieschermen FSW, bijdrage aan Digitaal Toetsen, ontwikkeling vele applicaties waaronder leerlijnen, projectenweb FSW, taakstellingsapplicatie FSW en div. Releases, studyspot release 2014, pilot benuttingsgraad onderwijsruimten, onderzoek alternatieve inrichting Computerleerzalen, Pilot (ism UB) studieplekken zonder pc in Studyspot, vervanging hardware studielandschappen en computerleerzalen, onderzoek overheveling beheer collegezalen van FSW naar ITS, onderzoek naar IT communicatie binnen FSW, implementatie hosting Limesurvey. Ambities voor 2015-2016: Informatiebeveiliging HR en F&C, verdere hosting servers door ITS, integratie van de nieuwe werkplek, uitbreiding IT researchondersteuning, implementatie maatregelen informatiebeveiliging, uitwerking loketfunctie IT in het Centrumgebied/invulling StuDesk Van Unnikgebouw, uitwerking en implementatie alternatieve computerleerzalen. Voor overige ambities verwijs ik naar het nog op te leveren informatieplan FSW. IT medewerkers: 1,5 fte support medewerkers, 2,0 fte technisch/applicatie beheerders, 0,0 fte functioneel beheerders, 2,8 fte ontwikkelaars, 1,8 fte projectleider, 0,9 fte projectmedewerker, 1,3 fte ICTO-coördinator, 0,2 fte facultaire informatiemanager, 0,6 fte demandmanager. Faculteit Geesteswetenschappen Facultaire IT diensten: Support en beheer van werkplekspecials en lab- en practicaopstellingen (Linux/Mac/Windows), uitleen van laptops en AV-middelen, serverbeheer (Linux/FreeBSD/Solaris/Mac/Windows onder VMWare/OpenVZ), web- en databasehosting (Apache/PHP/MySQL/Wordpress), hosting van maatwerkapplicaties en compute servers, storage, backups, housing, ontwikkeling van webtoepassingen (Wordpress), support en ontwikkeling van programmatuur voor de labs van linguïstiek, ontwikkeling van digital humanities toepassingen in nauwe samenwerking met onderzoekers, productie van video’s en AV-ondersteuning voor mediastudies, ondersteuning van IT toepassingen in het geesteswetenschappelijk onderwijs. Behaalde successen in 2013-2014: • Profile Management voor iPads en Macs is ingericht; Time Machine-backups en Software Update

Service voor Macs zijn opgezet en in bedrijf genomen en 100 Mac-werkplekken zijn succesvol gemigreerd naar een nieuwe omgeving.

• De serveromgeving is verder gevirtualiseerd op VMWare en configuratie is met Puppet geautomatiseerd; de Debian/Ubuntu Linux-omgeving is gemoderniseerd, legacy Solarissytemen zijn grotendeels afgebouwd en gemigreerd naar de Linux-omgeving.

• Een nieuw Wordpress theme is gebouwd; 50 nieuwe websites zijn opgeleverd. • De labsystemen voor linguïstiek zijn vernieuwd en de IT omgeving voor het babylab is opnieuw

ingericht, LimeSurvey is in gebruik genomen; in de eyetracking-, fonetiek-, EEG-, en babylabs zijn opstellingen voor 50 nieuwe experimenten geprogrammeerd en opgebouwd.

• Voor onderzoek binnen de digital humanities zijn diverse applicaties ontwikkeld, waaronder ColoringBook (onderzoek naar taalbegrip middels kleurplaten), TreeChecker (consistentie van stambomen), Spraakverzamelaar (uitbreiding LimeSurvey met audio) en HisTEI (annotatie van historische teksten).

• Honderden hoorcolleges, Studium Generale lezingen en evenementen zijn opgenomen en worden online aangeboden en ook voor de Dies en de Opening Academisch Jaar werd de AV-registratie geproduceerd; de LectureNet dienstverlening is in 2014 overgedragen aan ITS.

Ambities voor 2015-2016:


Doelstelling 1: Borgen en ontwikkelen van IT voorzieningen voor geesteswetenschappelijk research door partner in onderzoek te zijn. • Actielijn1: Verder uitbouwen van de samenwerking tussen IT medewerkers en onderzoekers: van

loket naar partner, met als speerpunten de ondersteuning van digital humanities en linguïstiek. • Actielijn 2: De IT infrastructuur moderniseren en consolideren met het oog op het betrekken van

storage, virtuele servers en datacenterfaciliteiten bij ITS en het gebruik van clouddiensten • Actielijn 3: Samenwerking met ITS en met andere faculteiten en diensten intensiveren om de IT

dienstverlening te ontdubbelen, bijvoorbeeld ten aanzien van Mac-ondersteuning. Doelstelling 2: Ondersteunen van de inzet van IT in het onderwijs. • Actielijn 1: Het universitaire onderwijs en IT programma binnen de faculteit vormgeven, door het

gebruik van de e-learning environment (BlackBoard), e-lectures (LectureNet) en e-assesments (Turnitin) te ondersteunen en te bevorderen.

• Actielijn 2: Ondersteunen van digitale onderwijsevaluatie (Caracal). • Actielijn 3: Deelnemen aan innovatieprojecten en onderzoeken van mogelijkheden voor blended

learning en flipping the classroom. • Actielijn 4: Computerpractica en media-onderwijs faciliteren en een toekomstplan voor de

computerleerzalen opstellen in het kader van een visie op BYOD voor studenten. Doelstelling 3: De bedrijfsvoering van de faculteit faciliteren. • Actielijn 1: Verbeteren van de kwaliteit van de facultaire business intelligence in (samenwerking

met de medewerkers van BI van F&C en ITS). • Actielijn 2: Tools voor het DCU-model (teaching load model op basis van docenturen) en

onderwijsprogrammering (laten) ontwikkelen. • Actielijn 3: Inrichten van een CRM-systeem voor secretariaten. • Actielijn 4: Webloket verder professionaliseren en standaardiseren.

IT medewerkers: 2,3 fte support medewerkers, 5,7 fte beheerders, 0,8 fte AV-medewerkers, 0,8 fte onderwijs & IT medewerkers, 0,5 fte webontwikkelaars, 3,3 fte ontwikkelaars/technici lab linguïstiek, 3,5 fte ontwikkelaars digital humanities, 0,5 fte demandmanager, 1,0 fte afdelingshoofd/facultaire informatiemanager. Faculteit Bètawetenschappen De IT organisatie van Bètawetenschappen is erop gericht het onderwijs, onderzoek en de bedrijfsvoering van de faculteit zo goed mogelijk te ondersteunen. Door mee te denken over oplossingsrichtingen en waar mogelijk door te verwijzen naar diensten of medewerkers van ITS en wanneer nodig maatwerk te leveren, wordt geprobeerd om flexibel en snel aandacht te geven aan behoeften die spelen bij onderzoekers, studenten en ondersteunende diensten. Facultaire IT diensten: Support en beheer van werkplekspecials en lab- en practicaopstellingen (Linux/Mac/Windows), serverbeheer (Linux/Windows onder HyperV), web- en databasehosting (Apache/PHP/MySQL/SQLserver/IIS), hosting van maatwerkapplicaties en compute servers, storage, backups, housing, web- en applicatieontwikkeling, procesondersteuning bij optimalisatie van bedrijfsprocessen van de faculteit, periodiek opzetten facultair informatieplan. Eerstelijns support voor digitale leeromgeving en digitale feedback. Ontwikkeling, applicatie-, server en functioneel beheer en gebruikersondersteuning van het onderwijs-evaluatiesysteem, applicatiebeheer en webontwikkeling voor rooster-ontsluiting (Betaplanner), applicatie-beheer en ontwikkeling en gebruikersondersteuning van applicatie voor ontsluiting van onderwijsmanagementcijfers. (ondersteuning bij) beheer van rekenclusters, beheer van maatwerk storagevoorzieningen, bouwen van BO-rapportages en dashboards voor management. Ondersteuning bij en hosting van webs voor onderwijs en onderzoek of verschillende platforms. Beheer van linuxwerkplekken voor onderwijs en linuxserver-faciliteiten voor onderzoek. Onderzoeken en oplossen van centraal geconstateerde netwerk-bedreigingen. Behaalde successen in 2013-2014: Bedrijfsvoering:


• Management rapportages: - Er is een dashboard bestuurlijke managementinformatie ontwikkeld in Business Objects

waarmee aan HR gerelateerde managementcijfers kunnen worden gegenereerd. - Voor onderwijs is een systeem genaamd BI-OBT ontwikkeld. Dit ontsluit onder andere in- en

uitstroomcijfers en cursusrendementen voor alle opleidingen van Bèta vanaf collegejaar 2005. Onderwijs: • Ontwikkeling van Betaplanner:

een dynamische cursuscatalogus waarmee studenten het cursusaanbod van Bèta vanuit verschillende ingangen kunnen doorzoeken. Met de Betaplanner kan gezocht worden naar geschikte cursussen buiten de eigen opleiding en kan een jaarplanning gemaakt worden. Ook levert de Bètaplanner een elektronische versie (iCalendar) van het rooster van de student. Naast de oplevering van de tool heeft het bouwen van de Betaplanner en het verzamelen en ontsluiten van de benodigde gegevens uit Osiris hebben ook bijgedragen aan het zichtbaar maken van nog niet optimaal functionerende bedrijfsprocessen aangaande het vergaren en registreren van deze gegevens.

• Doorontwikkeling van Caracal: een online cursusevaluatiesysteem dat gevoed wordt door Osiris en daardoor de opleiding in staat stelt om, na afloop van een blok, eenvoudig cursusevaluaties uit te zetten en te beheren. Naast het afnemen van de evaluaties zorgt Caracal ook voor het automatisch genereren en beschikbaar stellen van de evaluatie-rapportages. In de afgelopen periode is het product verder volwassen geworden en is nu ook responsive voor mobile devices waardoor het invullen van een evaluatie of het bekijken van een rapportage eenvoudig op ieder moment kan worden gedaan.

• Laptopproject In het laptopproject is gewerkt aan een implementatieplan voor de invoering van verplichte studentenlaptops in de Bètafaculteit. Vanaf september 2014 wordt van de eerstejaars studenten van Bèta verwacht in het bezit van een laptop te zijn. Output van het project is dat hardware specificaties voor de verschillende opleidingen van Bèta geïnventariseerd zijn, dat een webshop (via Campusshop.nl) beschikbaar is waar de studenten desgewenst een laptop die voldoet aan de juiste specificaties kunnen aanschaffen, dat alle benodigde software beschikbaar is en dat er stappenplannen beschikbaar gesteld zijn die de studenten snel wegwijs maken in het facultaire en universitaire (IT) landschap.

• De computerleerzalen draaien een dual-boot image waardoor naast het Windows 7 image ook Linux (Ubuntu) beschikbaar is voor studenten en docenten.

Onderzoek: • Ondersteuning bij beheer van en inrichting van nieuwe (linux) rekenfaciliteiten en rekenclusters.

Dit omvat onder andere uitbreiding van nodes, inrichting van een nieuwe cluster, herinrichting van een bestaande cluster, inrichting nieuwe storage voorziening voor samenwerkingsproject van Geo en Bèta (IMAU).

Overige activiteiten en activiteiten die meerdere aandachtsgebieden raken: • Virtuele serveromgeving voor projecten in onderwijs, onderzoek en facultaire diensten (de afdeling

host zo’n 80 virtuele servers (40 linux, 40 windows) die deels ingezet worden voor servers van de afdeling maar voor het grootste deel in gebruik zijn voor onderzoek en onderwijsprojecten.

• De twee servicebalies (in het Buys Ballot en het David de Wied gebouw) zijn verder volwassen gemaakt. De dienstverlening is uitgebreid waardoor nu niet meer alleen de studenten maar ook medewerkers er met IT vragen terecht kunnen.

• Er is meegewerkt in verschillende ITS projecten en activiteiten (Projecten eLabInventory, hardwareaanbesteding, mobiele app voor studenten, architectuur overleg, NIAM)

• Bij het departement Wiskunde zijn 60 iMacs uitgerold als werkstations voor de medewerkers van het departement. Hierbij is, op nadrukkelijk verzoek van de medewerkers, de facultaire storage als standaard documentruimte beschikbaar gemaakt waardoor continuïteit in werkwijze en automatische back-up van de gebruikersbestanden gewaarborgd is.

Verder is het afgelopen academisch jaar gewerkt aan het leveren van onderhoud en of support aan facultaire services en faciliteiten als: • Storage- en webvoorzieningen voor medewerkers, studenten en facultaire projecten.


• de narrowcasting borden voor informatievoorziening in de gebouwen van Bèta, • facultaire iPads ten bate van papierloos vergaderen (reeds 100 iPads in gebruik).

Ambities voor 2015-2016: Ook in 2015-2016 heeft de IT afdeling van Bèta als doel het gewenste serviceniveau te behouden met minimale storingen en flexibele klantgerichte opstelling. De afdeling wil een dienstverlening voortzetten die zich kenmerkt door luisteren, meedenken, flexibiliteit en snel kunnen handelen. Dit geldt uiteraard voor bestaande services als de storagevoorzieningen, narrowcasting-faciliteiten, database- en webservices, virtuele omgevingen en rekenfacilteiten. Verder heeft, naast het intensiveren van de samenwerking met ITS, het versterken van samenwerking met IT diensten en activiteiten van andere faculteiten bijzondere aandacht. Het proces om generieke, faculteit overstijgende activiteiten bij ITS onder te brengen wordt verder voorgezet. Hierdoor kan ICT-Bèta de korte lijnen in de faculteit maximaal benutten en zich concentreren op specifieke activiteiten die direct aansluiten bij de behoeften en wensen die spelen. De ambities van de IT afdeling van Bèta concentreren zich op de aandachtsgebieden onderwijs, onderzoek en bedrijfsvoering. De missie van de afdeling is enerzijds deze waar nodig te ondersteunen in specifieke dagelijkse processen, maar vooral ook door in directe samenwerking met onderzoek en onderwijs aan innovaties te werken of deze mogelijk te maken. In het informatieplan van de faculteit zullen de ambities verder uitgewerkt worden. Concreet zal dit in komende jaar tot uitvoer van onderstaande activiteiten leiden: Bedrijfsvoering: • Uitbreiding van de dashboardfunctionaliteit voor bestuurlijke managementinformatie in Business

Objects. • De behoefte aan managementcijfers waar nodig aanvullen met eigen systemen. Voor onderwijs zal

het eerder gebouwde BI-OBT worden doorontwikkeld. Daarnaast is er al lange tijd behoefte aan meer management cijfers voor onderzoek. De bestaande systemen leveren nog onvoldoende mogelijkheden om bijvoorbeeld managementcijfers van afgesloten contracten ten bate van onderzoek te ontsluiten. Dit wordt komend jaar verder uitgewerkt. Ook zal komend jaar worden geïnvesteerd in het via Pure vervullen van een deel van de behoefte aan managementcijfers ten bate van onderzoek. De wens is uiteindelijk alle managementinfo via Business Objects te kunnen ontsluiten en dit wordt dan ook als continu aandachtspunt tijdens verschillende reguliere BO-overleggen waar Bèta zitting heeft meegenomen.

Onderwijs: • Stabiel blijven draaien van Caracal en nog enkele functionele uitbreidingen doorvoeren. • Naast de bachelors ook de Masteropleidingen ontsluiten via de Betaplanner en nog enkele

functionele uitbreidingen doorvoeren. • Ondersteuning bij optimalisering van (onderwijs)processen en de inzet van IT daarbij:

- proces van cursusevaluaties en de optimale inzet van Caracal daarbij; - verbetering bedrijfsproces wat betreft de invoer en up to date houden van gegevens in Osiris; - verbeteren/uniformeren roosterproces.

• Verder monitoren en stimuleren en ondersteunen van het laptopgebruik in het onderwijs. • Ondersteunen van onderwijsapplicaties als Blackboard en Turn it in. • Zoveel mogelijk aansluiting zoeken bij het programma EducateIT.

Onderzoek: • Uitbreiding van IT research faciliteiten: Verder verkennen en ondersteunen van de wensen

aangaande elektronische labjournaals en het ontsluiten en de (open) opslag van onderzoeksgegevens. Hierbij wordt geprobeerd zoveel mogelijk aansluiting te vinden het bij het programma ResearchIT.

• Inrichten van een rekenfaciliteiten/clusters-gebruikersoverleg. Overig: • Studentensite en Corporate site invullen, technisch optimaal benutten en zodanig inbedden in de

organisatie dat beheer van informatie gewaarborgd is. • Meewerken en meedenken aan het ontwikkelen van het gebruik van de universitaire service bus

(ESB) en de aansluiting van Bèta applicaties daarop (Caracal, Betaplanner, …).


• Mac-support inbedden, verder uitwerken en afbakenen. • Projecten bij beheer om continuïteit van onze services te kunnen waarborgen: herinrichting van de

centrale linux server, herinrichting van Apache en MySQL, upgrade van SQLserver. • Ombouwen van de facultaire LDAP service naar een universitaire LDAP service die aansluit bij de

requirements van de faculteiten Beta, GW en GEO. IT medewerkers: 2,5 fte support medewerkers, 5,8 fte technisch/ applicatie beheerders/consultants, 4,7 fte ontwikkelaars, 0,6 fte hoofd ICTBèta en facultaire informatiemanager, 0,5 fte beleidsmedewerkers (Onderwijs en IT), demandmanager, 3 fte studentassistenten voor bemensing servicebalies en ontwikkeling van webapplicaties Faculteit Geowetenschappen Facultaire IT diensten: Technisch beheer fysiek en virtueel server park, storage omgeving en specials werkplekken, technisch en applicatiebeheer Modellering ruimten, inkoop IT producten, technisch applicatiebeheer Topdesk, ondersteuning Mac en Linux gebruikers, werkplekspecials, studieverenigingen, generieke IT ondersteuning aan medewerkers (IT contactpersonen), signaleren en afhandelen van storingen, hosting virtueel server park t.b.v. flexibele inzet onderzoek, housing storage omgeving t.b.v. research data, advisering omtrent inzet, gebruik en innovatie van IT toepassingen, advisering rond nieuwbouw projecten en de inzet van IT, projectmanagement IT projecten, facultair licentiebeheer (inclusief werkgroep, key users), facultaire informatiebeveiliging (zowel technisch als organisatorisch). Behaalde successen: Topdesk implementatie GML, herinrichten serverpark d.m.v. VMWare, Aanschaf en inrichting SAN systeem, verhuizing labs naar GML inclusief upgrade apparatuur en software (Win 7). Ambities 2015-2016: succesvolle verhuizing Aardwetenschappen, aanschaf en inrichting back-up systeem voor 250TB, project start inrichting Geo toren (infrastructuur, telefonie, modellering labs), in gebruik nemen van het Earth Simulation Lab, ontwikkelen BYOD strategie en invoering, uitfaseren oud Geo AD domein, integratie Geo AD en Solis AD (koppeling), Document beheersysteem voor gebruikers GML (Geo, Deltares, TNO), Geo servers migratie naar centraal datacenter. IT medewerkers: 0,8 fte demandmanagement; 0,8 fte informatiemanagmeent; 1,6 fte systeembeheer; 0,4 fte key-users. Faculteit Diergeneeskunde Facultaire IT diensten: Technisch beheer facultaire web- en applicatie servers, Oracle databasemanagement, functioneel en technisch applicatiebeheer voor alle klinische informatiesystemen, informatiemanagement, demand management, projectmanagement IT projecten, facultaire informatiebeveiliging. Behaalde successen in 2013-2014: Een succesvolle en vrij ingrijpende W7 migratie. Implementatie van Pure. Daarnaast is een groot project in gang gezet dat moet voorzien in een upgrade van het dierziekenhuisinformatiesysteem Vetware en een volledige vernieuwing van de technische omgeving (inclusief hosting door ITS) ervan. De upgrade moet een blauwdruk voor toekomstige upgrades opleveren. In het kader van Vetware is tevens de samenwerking met de leverancier Agfa in Wenen en de andere hoofdgebruiker de VetMedUni eveneens in Wenen, geïntensiveerd. Daarnaast participeert Diergeneeskunde sinds enige tijd in NICTIZ bijeenkomsten die gericht zijn op IT innovaties in de (humane) zorg. Voorts is een SAAS constructie voor het radiologie informatiesysteem Agfa PACS/RIS begonnen (in nauwe samenwerking met ITS en SURF).


Ambities voor 2015-2016: Het belangrijkste is een aanzienlijke verbetering van de inrichting en sturing van de IT binnen de faculteit Diergeneeskunde. Daarnaast is het tijdig upgraden van de belangrijkste systemen (Vetware en GLIMS) zeer relevant. Verdere geplande verbeteringen aan Vetware kunnen niet los gezien worden van een verantwoorde beslissing over de toekomst van Vetware. Met de genoemde organisatorische verbeteringen moet het eenvoudiger zijn om deze beslissing op een goede wijze in de planperiode te nemen. In de planperiode zullen ook de overige door Diergeneeskunde beheerde applicatieservers door ITS gehost gaan worden. In de planperiode valt eveneens de integratie van de nieuwe werkplek. De ambitie is om dit zo goed mogelijk in te voeren wat ook een heroriëntatie op de wijze van aanbieden van applicaties met zich mee zal brengen. Verder wil Diergeneeskunde zo goed mogelijk gebruik gaan maken van het straks verbeterde Datawarehouse voor het ontsluiten van managementinformatie. De ambitie is om hiervoor ook in organisatorisch opzicht op tijd toegerust te zijn.. Wat het onderzoek betreft streven we naar (verdere) uitbreiding IT researchfaciliteiten op het gebied van data- en rekenfaciliteiten en liefst ook het elektronisch labjournaal. Voor overige ambities wordt verwezen naar het DGK informatieplan dat ultimo november gereed is. IT medewerkers: 7 fte functioneel en technisch applicatie beheerders en 1 teamleider. Voorts externe inhuur serverbeheer en DBA (totaal ruim 1 fte). En 1 fte facultaire informatiemanager, en 1 fte demand manager. Momenteel externe inhuur projectleiding en testcoördinatie en procesbeschrijving ten behoeve van het Vetware Upgrade Project. Universiteitsbibliotheek IT diensten: Support en beheer van specifieke randapparatuur (zoals uitleen, inname, badgeprinters, dozenmachines, etc.), serverbeheer (Linux/Solaris/Windows onder VMWare), web- en databasehosting, functioneel beheer van zowel maatwerk- als ingekochte applicaties; storage; backups; housing; ontwikkeling van webtoepassingen (PHP, Drupal, Wordpress); ontwikkeling en beheer van digital humanities toepassingen zoals ABO; ontwikkeling van LibGuides; indexeerbaar maken van onze materialen voor externe zoekmachines; import en export van metadata (catalogusgegevens); functioneel beheer van repositories; onderhoud en beheer van digitaliseringsstraat. Behaalde successen in 2013-2014: Windows7 migratie voor alle niet-standaard werkplekken. Implementatie Pure. Uitzetten/uitfaseren/overdragen van ca. 50 van 150 websites en systemen. Uitzetten lokale discovery tools. Verbetering vindbaarheid van databases en externe zoeksystemen. Experiment met Lean Startup als ontwikkelmethode. Verbetering workflow digitalisering en OCR (beeldherkenning). Ambities voor 2015-2016: Meer outsourcing en gebruik cloud-systemen (afbouw eigen servers). Catalogiseren in een (inter)nationaal samenwerkingsverband. Betere vindbaarheid van materialen door indexering door zoeksystemen van derden. Intensivering van digitalisering van bijzondere collecties. In samenwerking met ITS opzetten/verbeteren van ondersteuning voor Research Data Management en digitaal onderwijs. Ondersteuning van de in het Beleidsplan UBU 2015-2017 genoemde actielijnen. IT medewerkers: 1,9 fte technisch/ applicatie beheerders, 4,5 fte functioneel beheerders, 4,8 fte ontwikkelaars. De rol van informatiemanager wordt waargenomen door de Sectormanager I&O; De rol van demand manager door een van de functioneel beheerders.


BIJLAGEN

Bijlage 1 Kerncijfers IT bij de Universiteit Utrecht Budget en medewerkers bij ITS (per oktober 2014) • Universitair IT investeringsbudget 2015: 6,1 miljoen euro, aantal projecten in 2014: 40. • Universitair IT exploitatiebudget 2015: 29,5 miljoen euro. • Gemiddelde leeftijd medewerkers: 47 jaar • Opleidingsniveau, naar behaalde diploma’s: 3% gepromoveerd, 29% academisch, 25% HBO,

22% MBO/LBO en 20% heeft een vervolgopleiding na de middelbare school niet afgemaakt. Kernapplicaties – universiteitbrede ondersteuning door ITS • Blackboard, Osiris, Syllabus • Pure, Business objects • SAP, Basware • Webplatform: Drupal • Novell/NetIQ

Gebruik en infrastructuur – universiteitbrede ondersteuning door ITS • 33.000 actieve Osirisgebruikers • 2.400 servicetelefoontjes per maand, 2000 serviceverzoeken per maand • 260 printers • 9.400 universitaire werkplekken, 600 werkplekapplicaties • 14.400 gelijktijdige wifi-gebruikers • 48.000 netwerkaansluitpunten • 420 virtuele machines, 35 fysieke servers • 540 TB opslagruimte

Overzicht van IT functies bij de universiteit

Aantal fte per functie ITS REBO FSW BETA GW GEO DGK UB UCU UBD Totaal

Administrateur 2,2 2,2 Afdelingshoofd 8 8 Beheerder ICT 70,5 2 5,8 5,7 1,6 7 5,9 98,5 Directeur/ adjunct-dir. 2 2 Demandmanager 0,4 0,6 0,5 0,8 1 0,5 0,7 0,4 4,9 ICTO coördinator/mdw 0,4 1,3 0,5 0,8 3 Informatiemanager 3,5 0,4 0,2 1 0,8 1 6,9 Inkoper/mdw contractmngt 1,6 1,6 Medewerker AV 2 0,8 2,8 Ondersteuner ICT 22 1,5 2,5 2,3 28,3 Ontwikkelaar ICT 22,5 22,5 Software ontwikkelaar 2,8 7,7 7,3 4,8 22,6 Procescoördinator ICT 4,9 4,9 Projectleider/manager 5,5 0,3 1,8 7,6 Projectmedewerker 0,9 0,9 Secretaresse 4 4 Service Level Manager 2 2 Teamleider 2 1 3 Totaal 152,7 1,5 11,1 16,5 18,4 3,6 10 11,2 0,7 0,4 225,7

Tabel 3 Overzicht van IT functies bij de universiteit


Bijlage 2 Organisatie universitaire IT bij ITS De universitaire IT afdeling Information and Technology Services (ITS) heeft een klantgerichte structuur met acht afdelingen. De afdeling Support van ITS levert ondersteuning voor eindgebruikers (medewerkers en studenten). Daarnaast zijn er vier afdelingen gericht op domeinen. Zij staan in nauw contact met UBD-directies en hebben kennis en ervaring van IT toepassingen binnen het domein. De afdeling Basisdiensten stemt haar productaanbod af met de demandmanagers van faculteiten en diensten. De afdelingen Infrastructuur & Exploitatie en het Bedrijfsbureau van de directie ITS hebben minder klantcontact. Infrastructuur & Exploitatie doet de operatie op de achtergrond. Het bedrijfsbureau heeft vooral algemene ondersteunende taken.

Figuur 3 Bundeling van kennis en ervaring naar klantgroepen binnen ITS De medewerkers binnen een afdeling vormen een multidisciplinair expertiseteam dat samen innoveert en beheert. Zo kan kennis en ervaring over een gebied opgebouwd en geborgd worden. Medewerkers zijn onderdeel van een afdeling, echter, zowel voor beheerwerkzaamheden als bij het werken in projecten zal veelvuldig over grenzen van afdelingen heen gewerkt worden. De directie ITS heeft om effectief te kunnen sturen een ‘plat’ organisatiemodel waarbij de acht afdelingen aangestuurd worden door de directeur en een adjunct-directeur via een portefeuille verdeling. Daarbij ligt voor de adjunct-directeur de focus op de technische integratie, de basisdiensten, de infrastructuur en de ondersteuning aan studenten en medewerkers.

Figuur 4 Organisatiestructuur van ITS


Bijlage 3 IT Projectportfoliomanagement Voor investeringen in universiteitbrede IT is een budget beschikbaar waarvan de besteding onder verantwoordelijkheid van de directeur ITS valt. Onderstaande figuur geeft het proces aan van projectaanvragen tot en met rapportage over projecten.

Figuur 5 IT portfoliomanagement Toelichting: • Een aanvraag voor een project kan komen vanuit een regiegroep, van een facultaire

informatiemanager of van een ITS afdeling als uitwerking van het Domeinplan IT. • De aanvraag wordt ingediend bij het hoofd Bedrijfsbureau ITS in zijn rol als Project Portfolio

Manager. Hij beoordeelt de aanvraag op volledigheid van de Business Case (BC), het Project Initiation Document (PID) en de Project Start Architectuur (PSA). De controller checkt de financiële paragrafen in de BC en de PID.

• De architectuurboard toetst of de plannen passen in de universitaire IT architectuur. • De Project Portfolio Board doet op grond van o.a. afspraken over financiën een voorstel voor

prioritering van de projectaanvraag en geeft een advies aan de directeur ITS. Als de investering groter is dan 150 K euro, legt de directeur ITS de aanvraag voor advies voor aan het MO-IT vooroverleg. De directeur ITS besluit over vrijgave budget.

• Na vrijgeven van het budget start het project volgens de voorgestelde planning en wordt het project bewaakt door een stuurgroep. Een regiegroep kan als stuurgroep optreden.

• Als een afwijking van buiten de afgesproken tolerantie dreigt te ontstaan wordt dit gemeld aan de Project Portfolio Board, die een advies opstelt voor directeur ITS.

• Per kwartaal stelt de Project Portfolio Manager een financiële rapportage op, die voor de Project Portfolio Board (PPB) zicht geeft op de totale financiële ruimte. De PPB heeft dit nodig om te kunnen adviseren over volgende projectaanvragen. De rapportage wordt ook aangeboden aan het MO-IT vooroverleg.

Controller

Stuur groep

Project aanvraag

Architectuur toets

Prioritering en Accordering

Project

Uitnutting Budget (SAP)

(Financiële) PPM

Rapportage

Project Portfolio Board

Directeur ITS

Management Overleg

Informatieplannen

Domeinplannen

>150k

Afwijking >10%

Financiële ruimte

Highlight rapportage

Vrijgegeven budget

Architectuur Board

Project Portfolio Manager

Regie- groepen

per thema


Bijlage 4 Vanuit toezicht bezien COBIT staat voor ‘Control Objectives for Information and related Technology’ en is een internationaal erkend raamwerk voor het gestructureerd inrichten en beoordelen van een IT omgeving. COBIT draagt bij aan een risico gerichte benadering die het IT domein in staat stelt om verder te professionaliseren. Middels een self-assessment is onder begeleiding van een IT auditor begin november 2014 beoordeeld in hoeverre het domein IT ‘in control’ is. Deze bijlage geeft een statusoverzicht van de huidige situatie aan de hand van de vijf invalshoeken van COBIT. Deze beoordeling is gebaseerd op de stand van zaken bij de universitaire directie ITS, dit beslaat circa 2/3 van het domein. Inzicht in het overige deel is gecompliceerder, omdat dit verdeeld is over negen organisatieonderdelen. Daarom wordt hiervoor een voorbehoud gemaakt. Strategic alignment – Sluiten mijn IT activiteiten en plannen aan op die van mijn organisatie? Invalshoek ‘Strategic Alignment’ gaat over de realisatie van de strategische visie van de UU en de bijdrage van IT aan de organisatiedoelstellingen. Dit binnen een duidelijke governance structuur om deze doelstellingen te kunnen bereiken en de voortgang ervan op relevante management lagen inzichtelijk te maken. Hierbij zal door de IT organisatie continu rekening worden gehouden met intern beleid, eisen van externe partners en compliancy aan weten regelgeving. Huidige situatie In het Strategisch Plan van de universiteit is opgenomen waar IT aan bij moet dragen, de vormgevende rol van IT wordt mede ingezet met dit domeinplan. De governance structuur is helder. De belangrijkste programma’s worden in het CvB besproken. Eenmaal per jaar is er een rapportage over toezicht op IT aan de Raad van Toezicht. Op het Managementoverleg staat IT veelvuldig op de agenda, IT voor onderwijs en onderzoek wordt ook besproken in het Bestuursoverleg. De Directeur ITS rapporteert aan portefeuillehouder IT in het CvB via een regulier overleg. Verschillen in de inrichting van de administratieve en logistieke processen binnen de universiteit maken projecten, systemen en beheer complexer. Het implementeren van verschillende varianten per faculteit of dienst of het ontwikkelen van maatwerk maakt het overstappen op toekomstige versies ingewikkeld en duur en geeft meer kans op storingen in de operatie. De reorganisatie van ITS is afgerond en het management is op niveau qua kennis en competenties. Binnen de verschillende afdelingen wordt specifieke inhoudelijke kennis over nieuwe ontwikkelingen in IT vanuit een business perspectief opgebouwd.

Value delivery – Leveren mijn IT diensten de juiste toegevoegde waarde tegen een optimaal kostenniveau?

Doelstellingen voor Strategic alignment Status Opstellen strategisch plan (Domeinplan IT) en technologische toekomstvisie (Enterprise Architectuur)

Behaald

Governance structuur helder, invullen van vormgevende en ondersteunende rol door meedenken op alle niveaus

Behaald/ Ongoing

Samen met de procesverantwoordelijken sturen op uniforme processen. Actief werken aan kennisdeling om best practices te delen

Ongoing

Reorganisatie ITS en management team op niveau Behaald Kennisopbouw en verwerven van de juiste medewerkers binnen de afdelingen van ITS

Deels behaald/ Ongoing

Resource Management

Strateg

ic

Alignm

ent Value

Delivery

Performance

Measurem

ent

Risk

M

anag

emen

t


Het domein ‘Value delivery’ gaat over het continue grip houden op investeringen en uitgaven in relatie tot de waarde die deze uitgaven voor de universiteit creëren. Huidige situatie Om te kunnen sturen op value delivery is het projectportfolioproces ingericht. Voor elk project wordt een business case uitgewerkt, zodat vooraf de verwachte business value duidelijk is. Met benefit tracking zal bij drie projecten geëxperimenteerd worden. Om aansluiting te houden op de behoefte en de beleving (value) in de business wordt per afdeling een klankbordgroep van eindgebruikers ingericht. In 2014 heeft Gartner een onderzoek uitgevoerd dat duidelijk maakt hoe het niveau van diensten van ITS en de kosten daarvan zicht verhouden tot die van vergelijkbare organisaties.

Risk management – Ken ik mijn risico’s en heb ik voldoende maatregelen getroffen om ze tot het gewenste niveau te reduceren? De invalshoek ‘Risk management’ gaat over het continue proces van identificeren van potentiële risico’s voor de universiteit en het treffen van maatregelen om de grootste risico’s te voorkomen die in negatieve zin impact kunnen hebben op de belangrijkste doelstellingen van de universiteit. Naast het identificeren van risico’s zijn het treffen van maatregelen en het meten van de effectiviteit van de mitigerende maatregelen een belangrijk onderdeel. De voor de universiteit geïdentificeerde risico’s moeten ook adequaat worden doorvertaald in de dienstverlening en contracten met leveranciers. Leveranciers zullen binnen de dienstverlening aan de UU actief met de geïdentificeerde risico’s om moeten gaan en toetsbare risico mitigerende maatregelen treffen. De effectiviteit van de getroffen maatregelen (door de universiteit alsmede door leveranciers) zullen periodiek worden getoetst. Huidige situatie Voor integraal risicomanagement sluit het domein IT aan bij het universiteitbrede risicomanagement traject. Bij dit domeinplan IT zijn de risico’s en maatregelen voor de geformuleerde doelstellingen opgenomen. De belangrijkste IT risico’s betreffen de continuïteit van de IT diensten en het beveiligen van gevoelige informatie van de UU (privacy gevoelige informatie, onderwijs- en onderzoeksgegevens en/of bedrijfsvoeringgegevens). Het inventariseren van risico’s vindt binnen ITS momenteel plaats met de Single Point of Failure analyse voor infrastructuur, de personeelschouw (de performance review van medewerkers) en binnen de operationele beheersprocessen change- en incidentmanagement. Ook binnen projecten worden de belangrijkste risico’s geïnventariseerd en hierover wordt gerapporteerd. Voor informatiebeveiliging is de security officer functie ingericht. In 2013 is de SURFaudit voor informatiebeveiliging uitgevoerd op centraal niveau. Daaruit bleek dat de universiteit een voldoende scoorde voor informatiebeveiliging. Hoe het gesteld is met het niveau van informatiebeveiliging bij faculteiten en diensten is momenteel nog niet duidelijk. Voor de adequate afhandeling van beveiligingsincidenten heeft de universiteit een goed werkend operationeel Computer Incident Response Team’ (CERT-UU). Er is een traject gestart voor herziening van het universitaire informatiebeveiligingsbeleid. Herinrichting van de managementrapportages over informatiebeveiliging en bijbehorende rapportagelijnen naar onder andere Raad van Toezicht en CvB zijn onderdeel van deze herziening. De belangrijkste projecten werken met een

Doelstellingen voor Value delivery Status Door middel van het IT projectportfolioproces wordt de waarde van IT investeringen vanuit business perspectief geborgd

Behaald / Ongoing

Bij de belangrijkste projecten wordt met een business case gewerkt Behaald/ Ongoing Met benefit tracking experimenteren bij drie projecten Nog te behalen Inrichten van klankbordgroepen per ITS afdeling Nog te behalen Periodiek uitvoeren van het onderzoek door Gartner als benchmark Behaald


risicoparagraaf voor onder andere informatiebeveiliging. Waar mogelijk wordt als onderdeel van de oplevering van een project een veiligheidstest uitgevoerd, dit wordt verder geprofessionaliseerd. Daarnaast lopen een aantal meer specifieke audits en beveiligingsactiviteiten waaronder het omgaan met onderzoekdata, het op basis van de mate van vertrouwelijkheid van gegevens bieden van passende opslag faciliteiten.

Resource management – Maak ik optimaal gebruik van mijn mensen, gegevens, applicaties en infrastructuur? Invalshoek ‘Resource management’ gaat over het gebruik en de toewijzing van IT middelen en de juiste afstemming hiervan in relatie tot het behalen van bestaande en toekomstige strategische doelstellingen. Huidige situatie Met onder andere het domeinplan IT wordt duidelijk gemaakt of de IT resources (medewerkers, data, applicaties, infrastructuur) adequaat zijn of adequaat worden ingezet om de strategische doelen van de universiteit te realiseren. De uitkomst is dat de beschikbare resources afdoende zijn. Het overzicht van IT functies en de verdeling daarvan over ITS en de lokale IT afdelingen is nieuw. Nog niet besproken is wat de gewenste richting voor ontwikkeling van de organisatie is. Het aantal werkplekapplicaties is van 1800 naar 600 teruggebracht. De huidige werkwijze streeft naar eenmalig gegevens verzamelen en deze los van de applicaties opslaan. In de lijnorganisatie blijft bemensing en het verwerven van de juiste/benodigde kennis en expertise een aandachtspunt, dat komt ook aan bod in de jaarlijkse personeelschouw. IT blijft sterk in ontwikkeling, dat gaat onvermijdelijk gepaard met veranderende eisen aan medewerkers. Waar nodig worden bij ITS inhoudelijke trainingen en persoonlijke ontwikkelingstrajecten aan medewerkers aangeboden om de inzetbaarheid te vergroten. Zorgen voor de juiste bemensing en benodigde expertise binnen projecten is onderdeel van het portfoliomanagementproces. Daarnaast maakt resourcemanagement onderdeel uit van het change- en architectuurproces. Voor kennisopbouw zijn er vakgroepen voor projectleiders en testers opgericht. Vanuit het MT ITS wordt maandelijks de resourcebehoefte bij projecten besproken. De universiteit houdt zich aan weten regelgeving omtrent rechtmatig inkopen. Dat betekent dat veel diensten aanbesteed worden en wanneer het contract gesloten is dat alle faculteiten en diensten uitsluitend nog binnen dit contract inkopen.

Doelstellingen voor Risk Management Status Risico’s binnen domeinplan IT geïnventariseerd Behaald Periodiek rapporteren over risico’s en realisatie van doelstellingen in de management- en projectrapportages

Behaald/ Monitoring

Bij de belangrijkste projecten uit het IT investeringsbudget wordt gewerkt met een risico paragraaf

Behaald/ Monitoring

Overzicht krijgen van project risico’s (tijd, geld, scope) op portfolio niveau Nog te behalen Adequaat afhandelen van beveiligingsincidenten door CERT Behaald/ Ongoing Vaststellen en invoeren van herzien informatiebeveiligingsbeleid en inrichten van de informatiebeveiliging functie binnen de faculteiten en diensten

Deels behaald / Ongoing

Bewustzijn creëren over de waarde van informatiebeveiliging door awareness campagnes en het uitvoeren van risicoanalyses


Uitvoeren universiteitbrede audit op betrouwbaarheid, informatiebeveiliging en privacy

Nog te behalen

Domeinbreed (inclusief lokale IT afdelingen) beheersen van risico’s op het gebied van betrouwbaarheid, security en privacy


Doelstellingen voor Resource Management Status


Performance management - Leveren mijn producten en diensten de gevraagde prestaties? De invalshoek ‘Performance management’ gaat over het continu monitoren en evalueren van de geleverde diensten in relatie tot de doelstellingen van de universiteit en de gemaakte afspraken. Huidige situatie In het domeinplan IT zijn de visie, doelstellingen en key performance indicators op afdelingsniveau beschreven. Periodiek wordt hier op MT niveau over gesproken. Voor het monitoren van de voortgang van de doelen zoals opgenomen in het domeinplan IT zal deze structuur ook gevolgd worden. De financiële performance wordt zowel op afdelingsniveau als ITS breed gemonitord als onderdeel van de kwartaalrapportages. Over ziekteverzuimcijfers wordt periodiek gerapporteerd. Voor de geleverde diensten is een Service Level Agreement (SLA) met de gebruikersorganisatie afgesproken en maandelijks wordt hierover gerapporteerd. Met de ‘Klantbarometer’ wordt periodiek de klanttevredenheid gemeten. Ook met de leveranciers zijn er SLA’s en rapportage afspraken. De verhoudingen met de leveranciers zijn verbeterd, waar nodig worden afspraken verder verduidelijkt. Zekerheid over de dienstverlening van de belangrijkste externe IT leveranciers wordt verkregen via een ISAE3402 verklaring (Third Party Mededeling). ITS werkt aan het vergroten van haar capaciteit om zelf of via derden nog scherper de vinger aan de pols te kunnen houden bij leveranciers (‘right to audit’). Tot slot wordt er door het uitvoeren van de COBIT self-assessment voor het IT domein, de mate van beheersing en in control zijn gemonitord.

Overzicht van alle IT resources (medewerkers, applicaties, data, infrastructuur) en de inzet ervan binnen het universiteitbrede IT domein


Bepalen ontwikkelingsrichting voor de IT organisatie universiteitbreed Nog te behalen Bieden van ontwikkelingsmogelijkheden aan medewerkers Behaald/ Ongoing Applicatierationalisatie en uitfaseren van een groot aantal applicaties Behaald Onderzoeken mogelijkheden voor verder centraliseren van licentiebeheer Nog te behalen Naleven van de sourcingstrategie volgens welke standaarddiensten uitbesteed worden of uit de cloud gehaald worden


Proces voor borging van compliance bij inkoop bij ITS beschikbaar, consequente naleving en inslijten van het proces is volgende stap


Domeinbreed (inclusief lokale IT afdelingen) rechtmatig inkopen en het kunnen volgen daarvan

Nog te behalen

Doelstellingen voor Performance Management Status Monitoren van realisatie van doelen en key performance indicators uit domeinplan IT

Behaald/ Monitoring

ITS heeft een SLA met de universitaire gebruikersorganisatie en met leveranciers waarin kwaliteit en performance afspraken zijn gemaakt, maandelijks wordt over de prestaties gerapporteerd

Behaald/ Monitoring

Periodiek vindt Klantbarometer over tevredenheid dienstverlening hele IT domein plaats

Behaald/ Monitoring

Verkrijgen van zekerheid d.m.v. ISAE3402 voor grootste uitbestede diensten Behaald/ Ongoing Vergroten van capaciteit bij ITS voor uitvoeren van “right to audit” Nog te behalen Meten van status en effectiviteit van de getroffen maatregelen voor in control met behulp van de COBIT self assessment

Behaald


Bijlage 5 Definities en bronnen Definities Cloud (Gartner, met toevoeging ‘pay per use’) Het verstekken van elastische en schaalbare, op internettechnologie gebaseerde, IT gerelateerde capaciteit, die 'as a service' (dienst) beschikbaar gesteld wordt aan eindgebruikers en wordt afgerekend op basis van ‘pay per use’. Voorbeelden binnen de UU: Google Apps, Office 365, Microsoft Azure. Consumerization (Forrester:) Consumerization is de steeds groter wordende invloed van onze ervaringen als consument met technologie - zowel hardware als software - die we vervolgens meenemen als verwachting voor de te gebruiken technologie op ons werk. Enterprise service bus (ESB) – software dat verschillende systemen en alle soorten applicaties op een eenvoudige manier verbindt. Hierdoor ontstaat een stabiele architectuur die simpel te onderhouden is. De verbindingen zijn niet langer ‘point-to-point’, maar verlopen centraal via de ESB. Identity and access management (IAM) – software om de identiteit van een gebruiker te beheren. Daarbij gaat het om de authenticatie van de gebruiker en de toegangsrechten (autorisatie) die deze gebruiker heeft op applicaties en systemen. Managed hosting services Bij managed hosting neemt een provider de verantwoordelijk over voor het ‘in de lucht’ houden van applicaties van zijn klant. Dat omvat hardware, systeemsoftware en de applicatie software. Voorbeeld binnen de UU: Blackboard.

Bronnen - Strategisch Plan Universiteit Utrecht 2012 – 2016 - Reorganisatieplan van I&I naar ITS, februari 2013 - IT Overview Benchmark, Gartner, februari 2014 - Onderzoek Studiewerkplekken Universiteit Utrecht, december 2013 - The real savings from IT Outsourcing, MIT Sloanreview, winter 2014

In partnership naar de frontlinie - Universiteit Utrecht · 2020-05-14 · Bij onderwijs en...

Documents

Transcript of In partnership naar de frontlinie - Universiteit Utrecht · 2020-05-14 · Bij onderwijs en...