Artikel Importwizard versie 3.0

DBFACTw vanaf versie 2.10

Doelstelling

• Gemakkelijk rekenbladen, tabellen enz. importeren in DBFACTw om automatisch artikels aan te maken of bij te werken

Stappen

• Template aanmaken• Import-bestand• Type import• Koppelingen• Import-test• Definitief importeren

Template

• Template creëren• Template System: voor

automatische definitie die niet gewijzigd mag worden

• Template dupliceren: – indien een bepaalde template goed

lijkt op een reeds bestaande template

Import

• Import uit externe data: stabiliteitsprobleem– Oplossing: permanente bewaring van

tussenstappen automatisch

• Spreadsheets:– Alleen tekst, geen tekeningen of opmaak– Opslaan als “Excel 95/97” formaat– Kolom-omschrijvingen:

• In bovenste rij• Steeds uniek • Geen speciale tekens (alleen letters)• Maximaal 10 tekens lang (rest wordt afgekapt)

Import

• Keuze van import-bestand:–DBF-bestand –XLS-bestand–XML-bestand (later)

• “toon spreadsheet”: controle• Toon Import:

– Import wordt getest en geïmporteerd

Creatie/update

• Creatie– Indien aangevinkt:

• Artikels die niet gevonden zijn, zullen bij import automatisch gecreëerd worden. (“creatie”)

– Indien niet aangevinkt:• Artikels die niet gevonden zijn, zullen

automatisch overgeslagen worden (“niet gevonden”)

• Update 1.2.3.– Indien aangevinkt (1 en/of 2 en/of 3)

• Controle per koppeling of update nodig is

– Indien één van de updates aangeduid:• Artikel wordt bijgewerkt als gevonden• Anders melding “niet gevonden”

Creatie/update updatesleutel

• Updatesleutel: – Meestal volgens referentie leverancier (&

leverancier)– Zelfde referentie + leverancier keuze van

artikel gemaakt

• Eventuele opties

Koppelingen

• Tonen• Standaard “veel gebruikte velden” getoond, maar

in principe alle velden koppelbaar

• Verplicht• Afhankelijk van keuze in vorige blad

(creatie/update) worden andere koppelingen “verplicht”

• Standaard koppelingen• Bij een nieuwe template worden automatisch

koppelingen gemaakt voor: grootboekrekening verkoop, grootboekrekening aankoop, stock-controle en btw-tarief

Wanneer koppelen

• Koppeling verplicht voor:– Bij creatie:

• Groep• Soort• Volgnummer• Omschrijving • Updatesleutel (bv. leverancier + referentie lev)

– Bij update:• Updatesleutel (bv. leverancier + referentie lev)• Bepaalde prijzen

Koppelen “herhaling”

• Bedoeling:– Import meerdere alternatieve

leveranciers– Import meerdere barcodes– Import extra tekst

• Best eerst ervaring met gewone import opdoen (nog testfaze)

Bewerk koppeling

• Standaard waarde– Houdt in dat voor alle artikels dezelfde waarde

steeds gehandhaafd wordt

• Directe koppeling aan import-veld:– Per artikel wordt uit de bron nagekeken welk veld

nodig is– De waarde wordt identiek overgenomen (bv.

prijsveld)– Indien type veld niet overeenkomt, wordt

automatisch formule ingevuld die transformatie doet. Bv: prijs gekoppeld aan prijsveld wordt autommatisch in formule VAL(INKPRIJS)

• Gebruik formule:– Alle functies van DBFACTw ter beschikking gesteld

Matching tabellen

• Waarom?–Een geïmporteerd veld bevat niet

exact dezelfde informatie als wat we in DBFACTw gebruiken.

• Hoe gebruiken–Eerst bepalen welke informatie we

bekijken van het importbestand–Daarna wordt bepaald hoe de

conversie (de “matching”) gebeurt

Enkele matchingvoorbeelden

Types matching

• Groep• Spreadsheet met 3 waarden, maar groepen

noemen KOK, WAS, BOE

• BTW-code• A = 21 % btw, B = 6 % btw

• Leverancier• Alles komt van “Elektro International”, behalve

het boek, dat komt van leverancier “Herwig Van Hove and partners”

GROEP OMSCHR AKPPR VKPPR BTWKOKEN Elektr. Fornuis A40 250 375 AKOKEN Elektr. Fornuis A50 270 405 AKOKEN Elektr. Fornuis Z70 310 465 A

WASSEN Wasmachine Zoe WAS010 310 465 AWASSEN Wasmachine Zoe WAS030 310 465 AWASSEN Wasmachine Zoe WAS095 370 555 AKOKEN Elektr. Fornuis Z80 380 570 ABOEK Handboek "Elektrisch koken" 10 15 B

Oplossing…

• Groep:– Koppelen aan “GROEP” van importbestand

• “matchtabel” naar KOK/WAS/BOE

• BTW-code:– Koppelen aan kolom “BTW”

• “matchtabel” voor A = 21, B = 6%

• Leverancier:– Koppelen aan groep !

• KOKEN, WASSEN = Elektro International• BOEKEN = Herwig Van Hove and partners

• Conclusie: Bron kan totaal andere informatie bevatten dan doel en toch koppelbaar !

Mogelijkheden matching

• In principe kan alles gematched worden

• Niet altijd zin, bv. prijzen

Meerdere opties voor matching

• Geen info = geen import– Als er geen koppeling gevonden wordt, dan wordt

automatisch het artikel niet geïmporteerd

• Info verplicht anders “fout”– Is er geen koppeling, dan wordt de import niet

uitgevoerd voor dat artikel, want dan beschouwt het systeem de koppeling als “fout”

• Geen info -> standaard waarde– Geen matching-koppeling gevonden? Dan gebruikt

het systeem de standaard waarde uit de koppeling

Koppeling Creatie/update

• Bepalen of koppeling in geval van Creatie of Update de informatie van het artikel bijwerkt. – Bv: omschrijving bijwerken ?

• Creatie: uiteraard moet omschrijving bijgewerkt worden bij creatie

• Update 1: omschrijving in te vullen (of aan te passen) in geval van update type 1

• Update 2: geen koppeling betekent dat bij alleen update 2 (bv. prijsupdate) deze koppeling niet nodig is, en dus ook niet updated wordt

Sturingen koppeling

• Toon Matching Tabel• Matching tabel wordt opgebouwd en getoond,

waarna matching kan gebeuren

• Toon Waarden• Indien keuze 2 of 3, worden hier de

geïmporteerde waarden getoond.

• Controleer Koppeling• Zien of bv. bij formule of koppelwaarde deze

mogelijk zijn

• Verwijder koppeling• Indien de koppeling overbodig is (geworden)

Opgelet bij koppelingen

• Volgnr: • houd rekening met lengte• Controleer met of zonder spaties

– (gebruik remtxt () als functie– Bv: remtxt(“XB 1010-B32”) = XB1010B32

• Deze koppeling wordt uitsluitend bij creatie gebruikt, niet bij update

• Prijzen• Importeer geen “formule”-velden bij excel: • Pas truuk toe “kopieren” en “plakken speciaal -

waarden”

Resultaat

• Voorspelling• Aanpassing import• Resultaat import

Resultaat - voorspelling

• Schatting hoeveel artikels er zullen • Creatie: Gecreëerd worden• Wijzig: Aangepast worden • Geen import: Overgeslagen worden• Fout: Foutief zijn

• Zolang hier niet gedrukt wordt op de knop “IMPORTEREN”, is er geen import gebeurd!

Aanpassen keuze import

• Knop “wijzig importstatus”:–Voor artikel “wijzigen” -> “niet

wijzigen”–Voor artikel “creatie” -> “overslaan”

• Knop “opvragen”:–Bij artikel “wijzigen”: zien welk

artikel gewijzigd zal worden

Resultaat import

• Na druk op knop “importeren”–Teller loopt rechtsboven en duidt

aantal aan –Kan met “ESC” onderdrukt worden,

maar de artikels die reeds overlopen zijn, zijn dan reeds aangepast

• Resultaat wordt onderaan getoond, en kan verschillen van “schatting/voorspelling”

Succes!

• Suggesties/fouten:–Gelieve te mailen naar

helpdesk@tml.be