Studiedag ‘Een andere kijk op risicobeheer’, Gallo-Romeins Museum Tongeren, 10/03/2015

Jürgen Vanhoutte

Hoera een calamiteitenplan … en dan ?

Blijvende aandacht voor veiligheidszorg in erfgoedinstellingen

PLANNENMAKERIJ, DAAR BLIJFT HET NIET BIJ**MARJA PEEK RCE, 2009

Integraal risicomanagement Visie Beleid (budget) Risicoanalyse Maatregelen (OBE) Beveiligingsplan Veiligheidsplan Calamiteitenplan• Mensen (BHV)• Gebouw (BHV en CHV)• Collectie (CHV)

…

COLLECTIERISICOMANAGEMENT10 schadefactoren

Fysische krachten: slijtage, stootschade, breuk enz. Dieven en vandalen Brand Water Ongedierte en schimmel: knaagdieren, insecten, schimmels enz. Verontreiniging: luchtverontreiniging, stof, vuil enz. Licht en straling: UV- en IR-straling, zichtbaar spectrum daglicht en

kunstlicht enz. Verkeerde temperatuur: te hoog, te laag, schadelijke schommelingen Verkeerde relatieve vochtigheid: te hoog, te laag, schadelijke

schommelingen Informatieverlies: labels ontbreken, verlies van digitale informatie,

verwaarlozing, verkeerd geplaatste en/of onvindbare objecten enz.

EEN CALAMITEITENPLAN … EN DAN?

Invoeren/implementeren in organisatie (intern) Opleiding/training/oefening Testen en evalueren Aanpassen/updaten Onderhoud netwerk (extern) Uitvoeren

Blijvende aandacht calamiteitenplan is nooit af!

IKZ: CONTINUE VERBETERING

Lange-termijnengagement: mensen én middelen

INVOEREN/IMPLEMENTERENCrisismanager/-team

Organisatorische maatregelen (taken/verantwoordelijkheden) Binnen de bestaande organisatiestructuren Organisatiebreed: bewustmaken/verantwoordelijk Preventief: spreidingsplan, noodvoorraad- en opvang,

telefoonlijsten (intern), lijst met externe contacten, prioriteitenlijst, incidentmelding …

noodprocedures (first response) eenvoudige instructies: actiekaarten, stroomdiagrammen, checklists, plattegronden

Herstelprocedure (recoveryplan)

MAATREGELEN (OBE)

Organisatorische maatregelen

Bouwkundige maatregelen

Elektronische maatregelen

NOODPROCEDURES (FIRST RESPONSE)Keep it simple

Psychologisch effect + tijdsdruk (elke seconde telt) Korte, begrijpbare instructies (wat te doen bij?) Overzichtelijk: melding/acties/waarschuwingen Visueel ondersteund d.m.v. layout, pictogrammen Robuust en weerbestendig (gelamineerd) Actiekaarten ngl. functie personeel, crisismanager/team,

eerste interventieploeg, collectiehulpverleners …

CALAMITEITENWIJZER

• ICN, 2009• Provinciaal erfgoedcentrum Ename (http://

www.depotwijzer.be/sites/default/files/files/calamiteitenwijzer_pec.pdf)

CALAMITEITENWIJZER

BRAND/WATERSCHADEWIEL

INFOGRAPHICS

SPREIDINGSPLAN On/off-site beveiligde locatie Papier/digitaal? Volledig plan bij directie/crisismanager, onderdelen bij

personeel (ngl. functie) Onderdelen bij externe hulpverleners? (brandweer/politie) Aantal exemplaren tot minimum beperken o.w.v. beveiliging

(vertrouwelijke informatie) en updaten Bijhouden wie exemplaar/onderdeel heeft en waar Duidelijk herkenbaar, ev. losbladig, gelamineerd

Denk ook aan inventarissen/catalogi/objectdatabanken!

NOODVOORRAAD On/off-site Inventaris, regelmatig checken, waar nodig aanvullen Calamiteitenkits (handel/zelf samenstellen)• Nemen opslagruimte in• Materiaal wordt voor andere doeleinden gebruikt

Gezamenlijke aankoop + stockage noodmateriaal Lijst van leveranciers noodmateriaal• Contact, afspraken onmiddellijke levering in noodsituaties

Belangrijk dat bekend is dat noodvoorraad er is en waar die zich bevindt

NOODOPSLAG

Veilige locatie voor noodopvang en ev. behandeling collectiestukken

Beveiligde locatie Voldoende geëquipeerd (tijdelijke werkplek) on/offsite, intern/extern? Lokaal: geen al te grote afstanden overbruggen Speciale opslag (bv. invriezen) extern Registreer bij evacuatie goed wat waar naartoe gaat

(evacuatieformulier)

PRIORITEITENLIJST EVACUATIE i.k.v. collectiebeleid collectiewaardering o.b.v. culturele

betekenis (significance) Lijst van topstukken in collectie ≠ prioriteitenlijst evacuatie• Veiligheid en praktische haalbaarheid evacuatie• Tijdsdruk • Minder schade door stuk tijdelijk ter plaatse te beveiligen?

Regelmatig updaten: prioriteiten kunnen veranderen Tijdelijke tentoonstellingen (eigen evacuatieplan) Bruiklenen van andere instellingen = prioriteit Lijsten per object (foto)/per locatie (plattegrond)/per risico

INCIDENTMELDING/REGISTRATIE

Taak voor de hele organisatie: bewustmaking Gevaarlijke situatie, (bijna-)incidenten of calamiteit t.g.v.

defecten aan gebouw, technische installaties of apparatuur, gedraging personen e.a.

Blanco incidentsmeldingsformulieren:http://www.depotwijzer.be/calamiteitenplan-hoofdstuk-1-preventie-en-risicoanalyse

Postincidentanalyse: helpt risico-analyse te verfijnen + oefenscenario’s voor training/testen calamiteitenplan

OPLEIDING/TRAINING/OEFENING Crisismanager/team, personeel, vrijwilligers: extra

opleiding nodig? Bv. risicoanalyse/-management, beveiliging, brandbestrijding, EHBO, CHV, handling enz.

Regelmatige training en oefening noodprocedures:• verhoogt bewustzijn en verantwoordelijkheid (draagvlak)• psychologisch effect: helpt adequaat reageren in noodsituatie• Feedback debriefing, evaluatie

Table-topoefening (scenario), evacuatie met dummies Train regelmatig, begin klein

TESTEN EN EVALUEREN

TESTEN EN EVALUEREN

TESTEN EN EVALUEREN Wettelijke verplichting (KB betreffende brandpreventie op

de arbeidsplaatsen, 28 maart 2014 art. 27, § 2): minstens eenmaal per jaar evacuatieoefening

Gemeentelijke/provinciale rampenoefeningen Weet wat je gaat testen/oefenen (doel)

• Beschikbaarheid/effectiviteit noodplannen en –procedures• Hanteren/bruikbaarheid noodmaterialen• in hoeverre is personeel vertrouwd met noodprocedures, weet men locatie

hoofschakelaars, kent men nooduitgangen, verzamelplaatsen enz.• In hoeverre kan personeel in noodsituaties in team werken, andere dan normale

verantwoordelijkheid nemen, andere dan normale taken uitvoeren• Praktische evacuatie van objecten

Evaluatie: evaluator/registreren (bv. video-opname)

AANPASSEN/UPDATEN

Regelmatige update door crisismanager Alle exemplaren calamiteitenplan tegelijk geüpdatet

(digitale én papieren versie) versiebeheer Papier: ev. losbladige werkmap (dateren) Telefoonlijsten (intern), contactgegevens externen

(leveranciers, beredderingsbedrijven, restaurateurs enz.) Wijziging opstelling/opslag collectie, tijdelijke

tentoonstellingen, werkzaamheden aanvullen/updaten

Calamiteitenplan = werkdocument

ONDERHOUD NETWERK (EXTERN) Calamiteitenplan: Intern noodplan afspraken met externen Calamiteitentraject en –netwerk naburige vergelijkbare

erfgoedinstellingen (Haagse pilot) Hulpdiensten: politie, brandweer, ziekenhuis (ambulance) Gemeente:

• Preventieambtenaar (intern noodplan)• Noodplanambtenaar (extern noodplan, ANIP, BNIP)• Extra ondersteuning en noodopslag

Lokale leveranciers noodmaterialen/opslag Provincie:

• netwerk depotinfrastructuur • werkgroep calamiteiten i.s.m. FARO

UITVOEREN: AANDACHTSPUNTENHopelijk moet dit nooit gebeuren!

Alarm crisismanager/-team hulpdiensten Noodreactie (first response) evacuatie mensen Opzetten commandocentrum hulpdiensten (Dir CP Ops) Bedwingen calamiteit + stabilisatie situatie (hulpdiensten) Noodreactie evacuatie collectie (o.b.v. prioriteiten)

• Noodopslag• Schade-inventarisatie (checklists) + herstelstrategie (recovery)

Opzetten communicatie (1 contactpersoon) Ook na echte calamiteit: aanpak evalueren, plan bijsturen!

LITERATUURTIPShttp://www.faronet.be/groepen/eccehttp://www.depotwijzer.be/calamiteitenplan

https://veilig-erfgoed.nl/http://www.museumsassociation.org/museum-practice/emergency-planning http://www.getty.edu/conservation/publications_resources/pdf_publications/pdf/emergency_plan.pdf http://www.heritagepreservation.org/PROGRAMS/TFPlanPrepare.html http://icom.museum/fileadmin/user_upload/pdf/Guidelines/guidelinesdisasters_eng.pdf http://icorp.icomos.org/

ICN 2003