28t i jdschr ift admin i strat ie – nummer 5 – ME I 20 13 WWW.tijdschriftadministratie .NLWWW.tijdschriftadministratie .NL t i jdschr ift admin i strat ie – nummer 5 – me i 2013

oneerlijkheid en fraude gaan vaak over kleine dingen

Hoe eerlijk bent u?

Als administrateur heeft u er mee te maken: oneerlijkheid. Een collega dient een declaratie in en rondt de kilometers af

naar boven, omdat het zo gemakkelijk is. De directeur dient een bon in waarvan u honderd procent zeker weet dat het

privé is. En dan hebben we het nog niet eens over leveranciers en klanten die lang niet altijd eerlijk zijn. De vraag is dan

hoe u zich tegen oneerlijkheid kunt wapenen. Dan Ariely, hoogleraar psychologie en gedragseconomie schreef er een

boek over: ‘Heerlijk oneerlijk’.

Misschien schrikt u ervan, maar niemand is honderd procent eerlijk. U als lezer niet en ik ook niet. Na-tuurlijk zeggen we allemaal dat we dat wél zijn, maar als puntje bij paaltje komt, sjoemelen we alle-

maal een beetje als we de kans krijgen. Dan Ariely spreekt daarbij van de sjoemelmarge. Ariely laat zien dat het wel of niet frauderen veel te maken heeft met het normbesef, oftewel met de hoeveel-heid frauduleuze handelingen waarmee we nog kunnen leven zonder er zelf last van te hebben. Daarbij is het belangrijk dat we ons zelfbeeld als redelijk eerlijk individu in stand kunnen houden.De ene mens is de andere niet. In een garagebedrijf bijvoorbeeld kan de ene monteur met een gerust hart een stuk gereedschap mee naar huis nemen en zijn geweten sussen met het spreek-woord: ‘wie appelen vaart, appelen eet’, terwijl de andere auto-monteur er niet van kan slapen als hij dat zou doen. Belangrijk om te weten is dat we allemaal onze zwakke plek hebben als het gaat om oneerlijk gedrag. Want niet alleen iets meenemen is een teken van oneerlijkheid, ook bewust wegkijken en niet eerlijk je mening geven, zijn daar voorbeelden van. Als het over oneerlijkheid en fraude gaat, denken we vaak aan grote zaken, zoals de Vastgoedfraude of Vestia. Maar oneerlijkheid en fraude gaan juist vaak over heel kleine zaken. Tijdens een spel gooit u een vijf met een dobbelsteen, maar u verplaatst uw pion zes plaatsen. U betaalt niet bij de parkeerautomaat, omdat u toch zo weer terug bent. U rijdt regelmatig te snel, maar remt net af voor de flitspaal om zo een boete te voorkomen. En denk eens na wat u doet als u teveel geld terugkrijgt bij het betalen, of er later achter komt dat u vergeten bent om een product af te rekenen. In

al die gevallen maakt u gebruik van uw eigen sjoemelmarge. (Zie ook onderstaand kader.)

Sjoemelmarge

Dan Ariely heeft het regelmatig over de sjoemelmarge. Dit houdt

in dat het sjoemelgedrag van mensen door met name twee facto-

ren wordt bepaald. Aan de ene kant willen we voordeel behalen

uit fraude (een economische motivatie), aan de andere kant zien

we onszelf graag als fantastische individuen en willen we onszelf

eerlijk in de spiegel kunnen kijken (psychologische motivatie).

Arielys boek laat zien dat de balans tussen een positief zelfbeeld

en het willen profiteren van fraude nogal aan fikse schommelin-

gen onderhevig is.

gelegenheid tot oneerlijk gedrag Veel bedrijven werken oneerlijk gedrag in de hand. Het geven van een bonus is daar een voorbeeld van. Als medewerkers of klanten een bonus kunnen krijgen, dan zullen zij extra hun best doen om deze te halen. In een dergelijk geval is men sneller bereid om te sjoemelen, zeker als men dicht in de buurt van de bonusgrens zit. Maar ook het gemakkelijk toegang bieden tot kantoorartikelen werkt oneerlijkheid in de hand. Daarnaast leiden onduidelijke af-spraken en overeenkomsten sneller tot fraude. Stel, een bedrijf vergoedt het eerste kwartier overwerk niet. Een deel van de mede-werkers zal zijn best doen om dat verloren kwartiertje toch terug te verdienen. Ook ongelijke behandeling van medewerkers ver-

ethiekdoor jan Wietsma aa, mede-initiatiefnemer van de mkB-kredietcoach, partner full finance. (vragen: jWietsma@coolfacts.nl)

29 t i jdschr ift admin i strat ie – nummer 5 – ME I 20 13 WWW.tijdschriftadministratie .NLWWW.tijdschriftadministratie .NL t i jdschr ift admin i strat ie – nummer 5 – me i 2013

werkt juist sjoemelgedrag in de hand. Overigens hanteert de fis-cus een straf boeteregime, als u met (kennelijk) voorbedachte rade onjuiste aangiften doet.

Zorg ervoor fit te zijnHet risico op oneerlijk gedrag neemt ook toe bij vermoeidheid. Als we vermoeid zijn, kiezen onze hersenen veel eerder voor een im-pulsieve oplossing dan voor een rationele. De kans dat u akkoord gaat met een onjuist ingediende declaratie is aan het einde van de dag dus groter dan aan het begin van de dag - tenzij u de avond er-voor bent doorgezakt. Daarom is het ook verstandig om vergaderin-gen waarbij belangrijke besluiten moeten worden genomen niet aan het einde van de middag te plannen. En als u wilt overwerken, vergeet dan niet om tussendoor te rusten en te eten. Doet u dat niet, dan werken uw hersenen minder goed en neemt de kans op fouten toe. Als u denkt dat dit voor u niet geldt, dan heeft u nog on-voldoende zicht op de werking van het brein.

oneerlijk gedrag herkennenNatuurlijk wilt u als administrateur ook graag weten hoe u oneer-lijk gedrag kunt herkennen bij anderen. Om te beginnen is het be-langrijk dat u uzelf goed kent en erkent dat ook u uw eigen sjoe-melmarge hebt. Daarnaast is het goed om te beseffen dat mensen die oneerlijk zijn, een standaardgedragspatroon ontwikkelen. Zij hebben altijd dezelfde soort smoesjes als ze te laat op een af-spraak komen. Ze zijn altijd bepaalde bonnen kwijt of er is regel-matig een onverklaarbaar kasverschil. Maar ook het aantal credit-nota’s dat namens iemand moet worden verstuurd, is een indicatie. Bij mensen met een leidinggevende functie, is structu-reel overwerk een signaal. Daarnaast komt het in de praktijk regel-matig voor dat de privé-uitgaven van mensen niet in overeen-stemming zijn met wat men verdient. In al die gevallen is het verstandig om het gedrag dat u opvalt bespreekbaar te maken.

oneerlijk gedrag voorkomenHet belangrijkst is natuurlijk dat u de kans op oneerlijk gedrag verkleint. Dan Ariely is er door onderzoek achtergekomen dat een

oorzaakt oneerlijkheid. In al die gevallen gaan mensen hun on-eerlijke gedrag rationaliseren, waardoor ze menen recht te heb-ben op het voordeel dat ze met oneerlijkheid of fraude kunnen behalen. (Zie ook onderstaand kader.)

Fraudedriehoek

In administratieve opleidingen wordt de nodige aandacht besteed

aan de zogeheten fraudedriehoek. Daarbij gaat men ervan uit dat

voor administratieve fraude drie belangrijke voorwaarden aan-

wezig moeten zijn. De eerste voorwaarde is dat er gelegenheid

moet zijn om te frauderen; er is bijvoorbeeld geen toezicht in het

magazijn, of de administrateur kan zonder toestemming geldbe-

dragen overmaken. De tweede voorwaarde is dat er druk moet

zijn om te frauderen. Iemand kan maar moeilijk rondkomen,

wordt uitgelachen door vrienden, heeft een partner met een gat

in de hand of wordt onder druk gezet door klanten of leveranciers.

De derde voorwaarde waaraan moet worden voldaan, is dat men

de fraude kan rationaliseren: ‘Als ik dit product niet aan de klant

geef, loopt hij weg’. Of: ‘Ik heb al zo lang overgewerkt, mijn part-

ner heeft ook wel eens recht op een weekendje weg.’ Als aan deze

drie voorwaarden is voldaan, dan neemt de kans op fraude of on-

eerlijkheid toe. Het is dus belangrijk te voorkomen dat de fraude-

driehoek kan worden opgebouwd, wat u het beste kunt bereiken

door een goede beschrijving en controle op de werking van de in-

terne beheersing.

fiscaal sjoemelenEen onderwerp dat extra aandacht verdient, is natuurlijk het sjoe-melen met fiscale aangiften. Daarbij gaat het om de particulier die honderd euro aan giften opvoert, maar ook om de ondernemer die privé-uitgaven als zakelijk boekt. In de praktijk komt het ook nog wel eens voor dat er - als gevolg van liquiditeitskrapte - een nihil-aangifte voor de omzetbelasting wordt ingevuld. Natuurlijk wordt dat meestal wel weer gecorrigeerd in een suppletieaangifte, maar op grond van het correct toepassen van wet- en regelgeving is het natuurlijk niet terecht.

horizontaal toezichtDe fiscus probeert het fiscaal sjoemelen van bedrijven zoveel mo-gelijk tegen te gaan, door het aangaan van convenanten: het hori-zontale toezicht. De Belastingdienst maakt dan afspraken met een bedrijf over de wijze waarop het Tax Compliance Framework wordt ingericht en geborgd, zodat fiscale kwesties snel worden ontdekt en met de Belastingdienst worden besproken. In het mkb-sluit de Belastingdienst tevens een convenant met de fiscaal inter-mediair (belastingadviseur, accountant) over de wijze waarop deze toezicht houdt op het fiscaal compliant handelen van zijn klanten. Daarnaast gaat de fiscus de komende jaren meer energie steken in het verticale toezicht. Daarbij gaat zij actief op bezoek bij ondernemers en particulieren om na te gaan of er wel voldaan is aan de aangifte- en betaalverplichtingen. Overigens is het aar-dig om op te merken dat Ariely heeft vastgesteld dat mensen min-der met hun fiscale aangiften sjoemelen als er vooraf wordt ge-vraagd of zij het aangiftebiljet netjes gaan invullen. Het achteraf laten verklaren dat de aangifte juist en naar waarheid is ingevuld,

30t i jdschr ift admin i strat ie – nummer 5 – ME I 20 13 WWW.tijdschriftadministratie .NLWWW.tijdschriftadministratie .NL t i jdschr ift admin i strat ie – nummer 5 – me i 2013

aantal maatregelen de kans op oneerlijk gedrag daadwerkelijk verkleint: - de plechtige belofte; - de handtekening; - de ethische geheugensteuntjes; - het toezicht.

De plechtige belofteMet het laten afleggen van een plechtige belofte wordt bereikt dat mensen bij hun handelen sneller denken aan wat zij hebben be-loofd. De plechtige belofte wordt bijvoorbeeld gebruikt bij beroe-pen in de medische sector en de advocatuur.

De handtekeningDe handtekening heeft vooral effect als u mensen vooraf laat ver-klaren dat ze eerlijk te werk zullen gaan bij het uitvoeren van hun werkzaamheden. Het laten zetten van een handtekening nadat de werkzaamheden zijn uitgevoerd, heeft veel minder effect.

De ethische geheugensteuntjesMet enige regelmaat de mores van de organisatie in herinnering brengen, heeft een groot positief effect. Dat doet u bijvoorbeeld door tijdens werkoverleggen stil te staan bij de normen en waarden waar-voor de organisatie staat. Maar ook het geven van cursussen en trai-ningen over ethiek en gedrag levert de nodige positieve resultaten op. Daarnaast is het goed om met enige regelmaat in een interne nieuwsbrief aandacht te vragen voor zaken die u opvallen en waar-van u vindt dat ze niet horen. Zo was er een organisatie die opmerk-te dat het kopieerapparaat twee keer zoveel papier en toner gebruik-te als de leverancier had opgegeven. Na een berichtje in de nieuwsbrief namen de medewerkers geen papier en toner meer mee naar huis. Een andere organisatie publiceert iedere maand de top-10 van best bezochte websites. De eerste maand stond Voetbal International bovenaan. In de derde maand kwam deze site niet meer voor en bestond de top-10 alleen nog maar uit websites die daadwerkelijk van belang waren voor het bedrijf.

Het toezichtDaarmee is een brug geslagen naar het laatste onderdeel dat on-eerlijk gedrag voorkomt: het toezicht. Loop als administrateur re-gelmatig door het bedrijf. Stel eens een vraag aan een medewer-ker of klant, ook al weet u bij wijze van spreken al dat het goed zit. Mensen hebben dan in de gaten dat toezicht geen wassen neus is. Juist het terugkerende toezicht voorkomt dat er zaken fout kun-nen gaan. Geef mensen ook complimentjes als u ziet dat het goed gaat en sanctioneer als zaken niet conform de regels van het spel worden gespeeld. Een sanctie die goed werkt, is het zogenoemde normoverdragende gesprek, waarbij duidelijk wordt aangegeven welke normen overschreden zijn.

lovenswaardigTot slot, met oneerlijkheid worden we allemaal geconfronteerd, het nastreven van honderd procent eerlijkheid is lovenswaardig, maar bedenk dat ieder mens zijn sjoemelmarge houdt. Het regel-matig bespreekbaar maken van de normen en waarden van de or-ganisatie, en het laten zien dat intern toezicht geen wassen neus is, dringt het aantal gevallen van oneerlijk handelen flink terug. Belangrijk daarbij is te bedenken dat de ‘tone at the top’ en het daaruit voortvloeiende voorbeeldgedrag een belangrijke katalysa-tor of barrière kan zijn voor mensen in een organisatie om al dan niet eerlijk te handelen.

ALLE SITES op een rij In elk nummer van Tijdschrift Administratie vindt u een over-zicht van de in dat nummer genoemde sites, danwel een ver-wijzing naar relevante sites. Daarbij wordt het paginacijfer van het bijbehorende bericht of artikel vermeld.

Belangenvereniging spd en spd-nieuwswww.bspd.nl(pagina 38 en 39)

Belastingverdragen, overzichthttp://tinyurl.com/verdragenoverzicht-april*(pagina 17)

BoekenrubriekDe boeken kunt u onder andere bestellen bij: www.managementboek.nl(pagina 40)

Bouw, verlaagd btw-tariefhttp://tinyurl.com/blkb2013*(pagina 22)

Boxplot, informatie en uitleg over dewww.boxplot.nl(pagina 23)

Creditmanagement Software – Nederlandse Markt 2013Gratis rapportwww.softwarepakketten nl.(pagina 7)

Cursussen en congressenInfo bij: www.kluwerfinancieelmanagement.nl/opleidingen en www.kluwersalarisadministratie.nl/opleidingen(pagina 40)

Interview, bedrijf geïnterviewdehttp://www.swbhengelo.nl(pagina 10)

S&O-urenregistratie, app voorwww.tekz.nl(pagina 6)

Subsidies, aanvragen en informatiewww.agentschap.nl(pagina 14)

* http://tinyurl.com wordt door de redactie gebruikt in geval de url’s te lang zijn om (op papier) te publiceren. Deze site biedt de mogelijkheid om een (zeer) lange url om te zetten naar een veel kortere.