Het oogt goed, maar het haakt ook !

Ervaringen met elektronische registratie van patiëntcontacten

Presentatie tijdens het Symposium

werkveld ziekenhuizen

15 april 2013 - Zwolle

Dr. Hans Evers

Macair Wegman ofmcap

Geestelijk verzorgers van

VieCuri medisch centrum voor Noord-Limburg

Opbouw van de presentatie

1. Ezis (elektronisch zorg informatie systeem): het programma

2. Wat we invullen

3. Wat je met deze gegevens kunt doen

4. Wie leest het ? Wat gebeurt er mee ?

5. Haken en ogen

Van contact naar code

Het feitelijke contact

Rapportage-notities

• Data voor de computer- ‘ballenbak’

Uitdraai van rapport na

uitvoerige bewerking

1. Ezis: het programma

Patiënt-info Agenda Dossier en consult

Zoekfunctie: Patiëntenlijst per afdeling

Zoekfunctie via EVD: Bedbezetting per afdeling

EPD dashboard

Patiëntinformatie

Afspraken en beantwoordingen

Activiteitenplannen (medisch)

Aantekeningen

- persoonlijk (logboek)

- specialisme (overdracht)

- openbaar (wie leest dit?)

2. Wat wij invullenCodes voor de Agenda

We begonnen uitvoerig volgens diagnose-model

Activiteit • Gesprek Ritueel Bijz. interventies Overige • Kennismaking ziekenzegen/zalving Crisis overleg behandelaars• Begeleiding afscheidsritueel Slecht nieuwsbericht overleg met GV• Nazorg communie tav medisch proces correspondentie• begeleiding familie doop tav ethisch proces

• Onderwerp • Relatie ziekte geloof leven• Zelfbeeld diagnose geloofsovertuiging verandering situatie• Relatie (sexualiteit) behandeling kerk/-beleving geboorte - levenseinde• Gezin / familie ziektebeleving godsbeeld levensverhaal• Collega’s / werk handicap geloofsoverdracht balans opmaken• Vrienden / hobby. ouder worden zingeving/vinding keuzemomenten• Buren / maatsch. sterven top-ervaring

• Onderstroom (niet verplicht)• emotie spirituele uitdaging levensdualiteiten• Trots geloof – weten eenzaamheid - verbondenheid• Vreugde hoop – wanhoop zelfstandig - afhankelijk• Tevreden liefde – lijden autonomie - heteronomie• Verrast rouw – troost zingeving - zinloosheid• Verdriet schuld – aanvaarding verlangen - gemis• Schaamte vergeving – verzoening loslaten - vasthouden• Angst geven - ontvangen• Boos

• NP nieuwe patient TEL telefonisch contact VB vervolgbezoek

2. Wat wij invullen.Hoeveel codes gebruik je echt?

Sterk vereenvoudigd en minder bewerkelijk noteren we nu:

Gesprek • GC Gesprek Crisis • GD Gesprek Dialyse • GF Gesprek Familie • GK` Gesprek Kort • GN Gesprek Nazorg • GO Gesprek Ondersteuning• GV Gesprek Verkennen• GZ Gesprek Zorgvraag-begeleiden

Ritueel

• RK Ritueel Kort (gebed/communie e.a.)

• RV Ritueel Viering

• RZ Ritueel Ziekenzegen/zalving

Indirecte Tijd

• TB Tijd overleg met Behandelaar

• TC Tijd overleg met Collega

• TM Tijd overleg in MDO

• TO Tijd overleg bij Oproep

• TR Tijd voor Rapportage

2. Wat wij invullen - EVD

EVD – Electronisch Verpleegkundig Dossier

Afdelingsbezettingslijst (op eerdere dia al getoond)

Aanklikken op patiënt

Tabbladen van disciplines en rapportage benedenbalk

Toevoegen:

Bezocht? Ja/nee - nvt

Wordt contact voortgezet? Wanneer?

Samenvattende rapportage

Verpleegkundige vraagstelling

Dossier en consult

Dossier aanmaken, sluiten, nieuw openen

Contactregistratie (consult)

- Initiatief: - Contacttype:

patiënt met expliciete vraag klinisch

geestelijk verzorger poliklinisch

patiënt n.a.v. opname-info extramuraal

toevallige ontmoeting transmuraal

familie / naasten dialyse

verpleegkundige / arts

andere hulpverleners

- Bijzonderheden: - Beëindiging contact

verwijzing palliatief team ontslag

verwijzing oncologisch team andere instelling

pilot poliklinische patiënten overdracht extern

overlijden

2. Vooraf ingevuld

Óver ons vakgebied, maar niet dóór ons ingevuld:

Informatiepakket aan patiënt voorafgaand aan opname

Anamnese bij opname (schriftelijk of digitaal)

Patiëntgegevens wat betreft religie in EPD-dashboard

2. Vooraf ingevuld

De levensbeschouwelijke categorieën waaruit gekozen kan worden:

GE Geen religie

Hi Hindoeïsme

Is Turks-islamitisch

JE Jehova Getuige

JO Joodse gemeenschap

Mo Marokkaans-islamistisch

Mu Moluks Evangelisch

ON Onbekend.

PR Protestant (N.H. / Ger.)

RK Rooms-katholiek

Resultaat• RK Prot Isl geen onbekend onvermeld• 54% 1% 1% 1% 1% 42% !!

3. Wat je met deze gegevens kunt doen

Communicatiemet collega’s gv en met verpleegkundigen / medicimet patiënt, familie (indirect, achteraf – recht van inzage)

Inhoudelijke bijsturingmet wie hebben we veel / weinig contact ?

Begeleidingsproces in kaartpatiënt volgen in het ziekteproces voor jezelf leerzaam

Verantwoording van werktijd en inzetTijdsmeting per team, geestelijk verzorgerPeriodieke piekenInzet per medisch specialismeNiet-in-Ezis-geregistreerde werktijd

Lees maar, er staat niet wat er staat. (M. Nijhoff)

Uitvoerige bewerkingen uitvoeren op de ingevoerde data.

3. Wat je met deze gegevens kunt doen. Meten is weten ?

3. Wat je met deze gegevens kunt doen

3. Wat je met deze gegevens kunt doen

3. Wat je met deze gegevens kunt doen

Teamstatistiek Ezisgeregistreerde contacttijd

4. Wie leest het ? Wat gebeurt er mee ?

Privacygevoelige inhoudelijke gegevens over onze patiëntcontacten

- Met wie komen we in contact?

- Door wie komen we in contact?

- Hoe vaak hebben we contact?

- Hoe zit het met de betrokkenheid bij religie en kerk?

- Met welke patiëntengroepen hebben we veel of weinig contact?

=> Besef dat patiënt / naasten recht hebben op dossierinzage

Notities in het EVD: wie leest dit: verpleegkundigen, specialisten?

Gebeurt er iets mee en wat merken wij daarvan?

Wat kunnen wij zelf lezen en wat is voor ons nodig?

Waar kunnen we deze gegevens mee vergelijken? Wat zeggen ze?

- Algemene patiëntgegevens en cijfers van VieCuri?

- Gegevens van Geestelijke verzorging in andere ziekenhuizen?

5. Haken en ogen

Niet naïef gaan registreren:

- Privacy, wie leest onze notities? En dan?

- Wat kunnen wij inzien? Terugrapportage?

- Techniek, het keurslijf van het programma

- Managementsturing en de verleiding van de getallen

- Weet wat je eruit wil halen, want dat bepaalt wat je erin moet stoppen. Inhoudelijke gegevens bundelen kost erg veel tijd.

- Vergissingen zijn nauwelijks te herstellen (wat er eenmaal staat ….

- Hoe registreer je voor anderen helder? Vaktaal en toch beknopt?

- De zoek en opzoekfuncties: handig, maar wat moet er voor doen?

- De logboekfunctie voor jezelf: erg afhankelijk van wat je noteert