Het omzetten van Reference-Manager citaties in RefWorks-citaties in uw Word-document (zónder print) Met ingang van 30-06-2011 loopt de licentie van Reference Manager af en zal de applicatie niet meer beschikbaar zijn binnen het netwerk van het UMCG. Een persoonlijk Refworks account kunt U aanmaken via -> http://www.refworks.com.proxy-ub.rug.nl/refworks Uw Reference Manager database(s) kunnen worden geïmporteerd in RefWork -> http://www.rug.nl/bibliotheek/locaties/bibCMB/Handleidingen/refworks/overzetten Een Word-document met RefMan-citaties kunt u stap voor stap omzetten in een document met Refworks-citaties door gebruik te maken van de referentienummers in uw RefMan library.

Wat houdt het in? In het kort:

U neemt uw ReFIDs van Reference Manager mee in uw nieuwe RefWorks database

U zet de RefWork-citaties met de hand op de juiste plek bij de bijbehorende RefMan-citaties in het Word-document. Daarna haalt U de oude RefMan citaties weg.

Let wel: Lees nauwkeurig onderstaande stappen hoe U dit kunt uitvoeren! Hoe werkt het? Zowel Reference Manager als RefWorks plaatsen bij het invoegen van citaties een zogenaamde ‘placeholder’ in het Word-document, met daarin onder andere het unieke nummer van de betreffende referentie in uw library of database. Bij het opmaken van het Word-document worden via dit nummer de bijbehorende gegevens opgehaald en verwerkt in de tekst en in de referentielijst. Neemt u de RefMan-refentienummers mee naar uw RefWorks database dan kunt u deze nummers zélf gebruiken om op betrekkelijk eenvoudige wijze RefMan-citaties in uw Worddocumenten te vervangen door RefWorks-citaties. Let wel: het meenemen van de unieke RefMan-nummers naar RefWorks gaat niet automatisch.

Stap A: RefMan-referentienummers meenemen naar RefWorks 1) Open uw RefMan library en selecteer als Output Style de ‘RefMan (RIS) Export

‘style 2) Exporteer uw library met deze style als *.txt bestand

3) Open het gemaakte bestand, bijvoorbeeld in Kladblok/Notepad, en vervang in alle records (via Zoek-Vervang) de tekst “ID -“ (dus de tekens I, D, twee spaties, streepje) door de tekst “U1 -“ (dus de tekens U, 1, twee spaties, streepje)

4) Sla het bestand op onder een andere naam 5) Log in bij RefWorks en selecteer References > Import 6) Kies als Import filter ‘Desktop Biblio Mgt Software’ en als Database ‘RIS import

format’ 7) Blader naar de aangepaste textfile, selecteer deze, en klik ‘Import’ 8) Uw RefMan-referenties zijn nu ingelezen in RefWorks, mét het RefMan

referentienummer (XXX) in het veld “User 1” 9) Optioneel: sorteer en/of markeer de zojuist ingelezen RefMan-referenties, dat

vergemakkelijkt het (eventueel later!) uitvoeren van stap B: o Plaats de uit RefMan afkomstige referenties in een eigen folder via

Folders > Create new folder > naam: YYY, en vervolgens Folders > Last Imported > ● All in list > Put in folder…: YYY

o Voeg aan de uit RefMan afkomstige referenties een annotatie toe via Folders > Last Imported (of YYY) > Global Edit > ● All in list > Choose field > User 2 > annotatie: ZZZ > Add. In het veld “User 2” staat nu uw annotatie

Stap B: RefMan-citaties in Word-document vervangen door RefWorks-citaties 1) Zorg dat u een kopie maakt van het huidige Word-document met een andere naam

opgeslagen. 2) Gebruik de “Revert to Original text” functie in de RefMan Werkbalk. Hiermee

komen de Refman-citaties als “Temporary Citations”terug in de tekst van uw

document terug in de tekst MET de REFMAN IDs zichtbaar verdwijnen alle RefMan codes opgeslagen in het document en verdwijnt de Bibliography

3) Vervang (via Edit > Find/Replace) in uw onopgemaakte Word-document de accolades die rondom de RefMan-placeholders staan door twee andere, unieke tekens bijvoorbeeld vierkante haken: { wordt [ en } wordt ]. Doe dit eerst, want RefWorks gebruikt voor de placeholders ook (dubbele) accolades. NB: Bevat uw document al op een andere plek vierkante haken, gebruik dan twee andere, nog niet gebruikte markeringstekens, bijvoorbeeld # en &.

4) Zoek van de eerste citatie in uw Word-document – met behulp van het RefMan nummer (XXX) in de placeholder – de overeenkomstige referentie op in uw RefWorks database via Search > Advanced > Search Field: “User 1” for: XXX

5) Open Write-N-Cite en ga naar de overeenkomstige referentie. U vindt deze eenvoudig door in Write-N-Cite achter Search RefWorks de in stap B-2 gevonden titelgegevens te plakken. NB: in Write-N-Cite kunt u niet specifiek zoeken op het RefMan-nummer of sorteren op het veld “User 1”! Hebt u stap A-9 ook uitgevoerd dan kunt u de benodigde referentie ook snel vinden door te

bladeren in de subset van uit RefMan afkomstige referenties via View > Folder > YYY, of via Search RefWorks: ZZZ

6) Plaats de RefWorks-citatie in het Word-document. Dat kan vóór of achter de oorspronkelijke RefMan-citatie, maar niet binnen de in stap B-1 gemaakte markering!

7) Herhaal stap 2, 3 en 4 voor alle citaties 8) Verwijder tot slot de RefMan-citaties uit uw Word-document als volgt:

Kies Edit> Find en klik op 'More' ; zet een vinkje bij 'Use wildcards' Type achter ‘Find what’ de tekst: \[*\] (dus backslash, vierkant haakje,

asterisk, backslash, vierkant haakje). NB: Hebt u in stap B-1 geen vierkante haken gebruikt maar andere tekens dan moet u hier uiteraard die andere tekens invullen.

Klik ‘Replace’ maar laat het invulveld hier leeg. Klik op ‘Replace all’

Hulp : Refman@med.umcg.nl Info: cmb@med.umcg.nl en http://www.rug.nl/bibliotheek/locaties/bibcmb/handleidingen/refworks/index (Gebaseerd op UU Bibliotheek RefWorks handleiding, http://www.uu.nl/university/library/NL/informatie/Refworks/Documents/RefWorks-FAQ_Omzetten-EndNotecitaties-naar-RefWorkscitaties.pdf)