Jet Global | Het grote geheim van een pijnloze datamigratie | p. 1

HET GROTE GEHEIM VAN EEN PIJNLOZE DATAMIGRATIE

www.jetglobal.com

HET GROTE GEHEIMVAN EEN PIJNLOZE DATAMIGRATIE

HET GROTE GEHEIM VAN EEN PIJNLOZE DATAMIGRATIEPG.3

WAT ZIJN LEGACYDATA?PG.4

UITDAGINGEN VAN LEGACYDATA BIJ EEN ERP-DATAMIGRATIEPG.5

MIGRATIE VAN TRANSACTIONELE DATA: EEN WAARSCHUWING

PG.6

MOGELIJKHEDEN VOOR EEN DATAMIGRATIESTRATEGIEPG.7

ALLES AAN ELKAAR VERBINDENPG.13

HET PROBLEEM MET TRANSACTIONELE DATAPG.6

Jet Global | Het grote geheim van een pijnloze datamigratie | p. 3

HET GROTE GEHEIMVAN EEN PIJNLOZE DATAMIGRATIE

Omdat bedrijven en technologieën zich verder ontwikkelen, is er altijd vraag naar verandermanagement. Om processen te verbeteren en de productiviteit te verhogen, geven organisaties hun managementsystemen een upgrade. Dit betreft niet alleen nieuwe datastructuren en softwaretools, maar ook upgradecycli en systeemverbeteringen.

Wanneer we praten over ERP-systemen, hebben we het grotendeels over data. Hoe die data van belang zijn voor het bedrijf, de omgeving en de gebruikers die ervoor zorgen dat het bedrijf draait. Voor iedere ERP-implementatie is datamigratie van een oud systeem naar een nieuw systeem of nieuwe versie nodig. Laat u uw transactionele data achter of investeert u tijd en geld voor het plannen van een datamigratie en het migreren, valideren en testen van de data?

De valkuil is dat ERP-data vaak minder dynamisch zijn dan de omgeving waarin ze zich bevinden. Oude opgeslagen salescijfers veranderen bijvoorbeeld niet wanneer enkele vroegere klanten geen klanten meer zijn. Een bedrijf kan een nieuw plan maken voor de regio’s waarop het zich richt, maar de salestransacties – de gekozen artikelen, verscheepte goederen en inkomsten – hebben in het verleden plaatsgevonden en wijzigen niet.

Als gevolg daarvan worden datamigratieprojecten zelden gezien als technologietrajecten die waarde toevoegen. In plaats daarvan worden deze complexe en kostbare inspanningen gezien als een noodzakelijk kwaad om systemen te upgraden en vervangen of technologieën samen te voegen en te rationaliseren. Een van de belangrijkste redenen waarom datamigratie zo lastig is, is omdat bedrijven een enorme hoeveelheid master- en transactionele data moeten overhevelen en ervoor moeten zorgen dat deze in de structuur passen van het nieuwe ERP-systeem.

LAAT U UW

TRANSACTIONELE DATA

ACHTER OF INVESTEERT

U TIJD EN GELD

VOOR HET PLANNEN,

MIGREREN, VALIDEREN

EN TESTEN VAN DE DATA?

Jet Global | Het grote geheim van een pijnloze datamigratie | p. 4

Wat zijn legacydata?Wanneer in uw bedrijf een gebeurtenis heeft plaatsgevonden, zijn de feiten over die gebeurtenis statisch. Uw legacy- of historische data zijn een opeenstapeling van data over uw klanten, leveranciers, boekhouding, werknemers en aandeelhouders die uw bedrijf in de loop der jaren heeft verzameld. Hoewel het heel belangrijk is om deze verzameling data te bewaren, kunnen de data voor grote problemen zorgen bij het implementeren of upgraden van uw ERP-systeem. Wanneer uw legacydata die een heel verleden met zich meebrengen, te maken krijgen met een flitsend nieuw ERP-systeem, moeten deze passen in de nieuwe datastructuur en workflows. Alle feiten, gebeurtenissen en transacties functioneren goed in hun legacy-format en zullen niet automatisch het nieuwe format overnemen. Om oude of externe data op te nemen in het nieuwe systeem, vereist niet alleen transformatie van die data naar een geschikt formaat, maar ook het posten van de data. Omdat ook door het postingsproces de data veranderen, kan het een grote uitdaging zijn om de diverse datasets tot een functioneel geheel te smeden.

Veel bedrijven proberen de migratie van legacydata te vermijden, door begin-saldi en open documenten te importeren. Dit maakt het proces eenvoudiger, maar kan wel leiden tot een nadelige concurrentiepositie ten aanzien van bedrijven die een manier hebben gevonden om het probleem op te lossen en hun historie intact hebben gelaten.

LEES: 3 redenen waarom legacydata essentieel zijn voor het succes van uw ERP-datamigratie

LEES NU

Jet Global | Het grote geheim van een pijnloze datamigratie | p. 5

Uitdagingen van legacydata bij een ERP-datamigratie Ieder bedrijf wil zijn legacydata bewaren en de data-integriteit bewaken. En wie kan hen dat kwalijk nemen? Het heeft bedrijven mogelijk tientallen jaren gekost om de data te verzamelen. Die data maakten het mogelijk trends te tonen, patronen aan het licht te brengen en de juiste koers te bepalen. Legacydata zijn waardevol; misschien vormen ze zelfs de levensader van het bedrijf.

Hoe belangrijk ze ook zijn, legacydata kunnen soms genegeerd worden totdat het er echt op aankomt en ze alsnog de aandacht trekken. Datamigratie is een van de laatste stappen voorafgaand aan de productiefase van een nieuwe ERP-implementatie. Tot dan toe ging de aandacht vooral uit naar het selecteren, inplannen en op maat maken van diverse ERP-modules. De data die in het ERP een plek dienen te krijgen, krijgen soms nauwelijks aandacht totdat de livegang voor de deur staat en tijd een schaars goed wordt. Dit is tragisch, omdat legacydata voor een nieuwe ERP-implementatie een sleutel tot succes zijn. Mensen houden niet alleen van hun oude data omdat ze waardevol zijn, maar ook omdat ze context bieden, en daarmee zekerheid geven in het nieuwe systeem. Wanneer gebruikers in een nieuw ERP - met nieuwe schermen, nieuwe commando’s en nieuwe processen - oude data kunnen inzien, geeft dat hen de zekerheid dat het nieuwe ERP goed functioneert. Dit schept vertrouwen, wat essentieel kan zijn voor gebruikersacceptatie, het doorlopen van de leercurve en het verkorten van de time-to-value van het project.

Ongeacht de tijdlijn – hoe eerder hoe beter – zijn afwegingen en beslissingen over de historische data nodig. Deze komen meestal voort uit een aantal vragen die onschuldig lijken, maar vaak emotionele reacties oproepen en verstrekkende gevolgen hebben.

► Welke data migreren we en welke laten we achter? ► Hoe moeten we de oude data opschonen? ► Hoe moeten we de oude data herstructureren? ► Hoeveel historie hebben we nodig?

HOE BELANGRIJK ZE OOK ZIJN, LEGACYDATA KUNNEN SOMS GENEGEERD WORDEN TOTDAT HET ER ECHTOP AANKOMT EN ZE ALSNOG DE AANDACHT TREKKEN.

Jet Global | Het grote geheim van een pijnloze datamigratie | p. 6

ERP-data bestaan uit twee belangrijke onderdelen: masterdata en transactionele data. Masterdata betreffen alle organisatorische zakelijke functies en informatie over een persoon, entiteit of object. Wat bijvoorbeeld financiën betreft, kan het gaan om het rekeningschema , kostenplaatsen, afdelingscodes en bedrijfshiërarchieën.

Masterdata blijven in de loop der tijd vrijwel constant en zijn de kerngegevens van uw bedrijf die de basis vormen voor een bedrijfsbreed registratiesysteem.

Bij transactionele data gaat het om feiten zoals hoeveelheden verscheepte goederen, gefactureerde bedragen en gewerkte uren. Zij zijn in wezen willekeurig en onvoorspelbaar en kunnen miljoenen records opleveren.

De moeilijkheid van een migratieproject hangt vaak af van het volume aan transactionele feiten. Om het grote aantal transactionele records te kunnen migreren is grondige kennis van het oude systeem nodig. Wat zijn de naamgevingsconventies? Hoe verloopt het postingproces? En waar zijn alle gerelateerde records? Deze vragen leiden weer tot een hele reeks nieuwe vragen, zoals: “Welke feiten moeten worden gemigreerd?” En: “Wat moet er met deze feiten gebeuren om ze geschikt te maken voor onze nieuwe ERP-datastructuur?” Dat wordt wel omschreven als de ‘breadth and scope’ van de migratie; welke feiten moeten we migreren (breadth) en hoeveel (scope)?

De mensen die verantwoordelijk zijn voor de daadwerkelijke migratie, zij die zich moeten houden aan een tijdslijn en budget, zullen pleiten voor een beperkte migratie. Het migreren van transacties is immers tijdrovend en kost veel geld. Het nieuwe ERP heeft waarschijnlijk niet dezelfde datastructuur en postingmethodes als het oude systeem. Daardoor is het lastig de legacydata over te hevelen. De daadwerkelijke gebruikers van het systeem die zorgdragen voor de bedrijfsvoering en op basis van de data besluiten nemen, zullen voorstander zijn van een omvangrijke migratie. De bedrijfsbehoeften zullen uiteindelijk de doorslag geven, maar u kunt eerst een lange discussie en mogelijk een pittig debat verwachten.

Het probleem met transactionele data

Migratie van transactionele data: een waarschuwingVoordat voor migratie van transactionele data het concept van een datawarehouse volledig was ontwikkeld, werden wij benaderd door een klant die jarenlang detailinformatie over de voorraad had verzameld en deze data vanuit het AS400-systeem wilde importeren. Ze wilden informatie behouden over de gemiddelde kosten vanuit een systeem dat al vijftien jaar draaide. Financiële details zijn relatief eenvoudig tussen systemen uit te wisselen, maar bij zaken als details van betalingsapps en voorraadtransacties is het meestal veel complexer. Wat betreft inventarisatie van de gemiddelde kosten is het uitzonderlijk moeilijk. Dit komt omdat transacties opnieuw moeten worden aangemaakt met behulp van de postingfuncties van de systemen. Als u de informatie importeert zonder gebruik te maken van het postingproces, lijkt het systeem in eerste instantie goed te functioneren, maar zal het later zichzelf vernietigen. Wij waren in staat de migratie voor de klant te realiseren; eenvoudig was dat echter niet. De klant was bereid er voldoende tijd en geld in te steken om de pijn van een gebrek aan alternatieven te vermijden; ze vonden de informatie van de laatste vijftien jaar essentieel voor het behoud van een gezonde concurrentiepositie.

Mogelijkheden voor een datamigratiestrategie

Wat zou u ervan vinden als we deze conversatie eenvoudiger kunnen maken? En als u minder moeilijke beslissingen hoeft te nemen over uw transactionele data, u meer van deze data kunt migreren zonder de pijn en hoge kosten van integratie met het nieuwe ERP-systeem? Dat kan: gebruik een datawarehouse.

Kiest u voor deze aanpak, dan laadt u de masterdata op de traditionele manier in het nieuwe ERP-systeem, compleet met alle mappings en aanpassingen die nodig zijn. De transactionele data laat u achterwege! Deze data zijn dan niet voorgoed verdwenen, omdat ze niet volledig worden achtergelaten.

De transactionele data hevelt u over naar een datawarehouse, zodat u ze kunt gebruiken voor rapportagedoelen. Een datawarehouse bevindt zich technisch gezien buiten het ERP-systeem, wat een voordeel is. U kunt zo uw legacydata in combinatie met het nieuwe ERP-systeem gebruiken, zonder dat u moeilijke beslissingen hoeft te nemen over de data of de vele stappen die nodig zijn om ze van het ene naar het andere systeem te migreren. Het datawarehouse maakt een compleet nieuwe datamigratiestrategie mogelijk. De migratie kost op deze manier aanzienlijk minder tijd, fouten komen bijna niet meer voor, en het testen van de migratie vergt nog maar een fractie van de tijd die daarvoor oorspronkelijk werd uitgetrokken. Het eindresultaat is een verzameling legacydata in combinatie met nieuwe data, die voor rapportage- en analysedoeleinden een uitstekend overzicht bieden van alle zakelijke transacties, zonder enige hiaten in de historie.

De sleutel tot succes is de ETL-tool die wordt gebruikt voor datamigratietaken. ETL staat voor ‘Extract, Transform and Load’. Dat zijn precies de functies die de tool levert: met de tool kunt u data uit bestaande systemen halen, de datastructuur aanpassen zodat deze voldoet aan de nieuwe dataconventies, en daarna de data zelf aanpassen voor optimale rapportages en analyses. De laatste stap is om de data in een omgeving te laden waaruit ze gemakkelijk kunnen worden opgevraagd. ETL-tools zijn niet allemaal op dezelfde wijze gemaakt, sommige zijn eenvoudiger in gebruik, dan andere. Belangrijk is dat u een tool gebruikt die programmatisch het grootste deel van de taken uitvoert dat nodig is voor het verplaatsen en bewaren van de legacydata uit het oude ERP-systeem.

Er volgt nu een lijst met stappen om uw Microsoft Dynamics-datamigratieproject te stroomlijnen en vereenvoudigen. We gaan eerst in op de traditionele manier en behandelen daarna de nieuwe aanpak met de ETL-tool en het datawarehouse. Zoals u hieronder zult zien, zijn de voordelen van de nieuwe methode groot: snelheid, eenvoud, behoud van data, besparing van tijd en geld en minder verhitte discussies.

DE SLEUTEL TOT SUCCES

IS DE ETL-TOOL DIE

WORDT GEBRUIKT VOOR

DATAMIGRATIETAKEN.

Jet Global | Het grote geheim van een pijnloze datamigratie | p. 8

1. Data-extractieData-extractie betreft het ophalen van data uit legacysystemen, vaak voor verdere bewerking, voordat ze in het nieuwe systeem worden geladen.

TRADITIONELE MANIERDe traditionele manier hiervoor is het overzetten van de data met een script dat moet worden geschreven met behulp van de native ERP-programmeertaal. Dit is een kostbaar en tijdrovend proces waarbij handmatige codering en testen komen kijken. Als de data zich bijvoorbeeld in een SQL-database bevinden, moeten ingewikkelde SQL-scripts met Integration Services (SSIS)-pakketten worden geschreven. Deze zijn zo complex dat ze alleen in kleine stukjes per keer geschreven kunnen worden. Wanneer de draft gereed is, wordt elk deel getest; fouten worden vervolgens gedetecteerd, de code herschreven en daarna vindt weer een test plaats totdat het script correct is. Het is moeilijk, vervelend en zeer veeleisend werk. Als een woord verkeerd is gespeld of een komma verkeerd staat, is herziening van het script nodig en moet het script opnieuw worden getest. NIEUWE MANIERMet een geschikte ETL-tool kan dit proces worden geautomatiseerd en in een keer worden uitgevoerd. Het ETL-programma kan het databaseschema automatisch inlezen en omzetten in een grafisch format, waaraan tabellen en velden kunnen worden toegevoegd. Het Integration Services-script dat de data omzet vanuit het oude ERP-systeem, wordt automatisch en correct geschreven. Klant- en artikelnummers, boekingsdata, hoeveelheden en bedragen worden allemaal geëxtraheerd, aangepast en geladen zonder impact op de code en zonder meerdere testcycli.

Jet Global | Het grote geheim van een pijnloze datamigratie | p. 9

2. Data Cleansing en harmonisatieDataharmonisatie is de standaardisatie van data, vaak vanuit verschillende bronnen, in één format. Een eenvoudig voorbeeld waarom dit nodig is, is wanneer verschillende delen van de organisatie verschillende klant-, magazijn- en leverancier-codes gebruiken, zelfs als ze dezelfde entiteiten beschrijven. Nog erger is het wanneer velden in het oude systeem zijn gebruikt voor meer dan één doel, wat erin resulteert dat één veld meerdere stukken informatie bevat die niet aan elkaar gerelateerd zijn. Dit komt vooral voor als er meerdere databases in het spel zijn en deze gecombineerd worden.

TRADITIONELE MANIERHet harmoniseren van data op de traditionele manier bestaat uit meerdere handmatige processen, waaronder het dumpen van data in Excel en het een voor een doorlopen van de records. Handmatige mappingprocessen zoals deze zijn enorm foutgevoelig en de fouten zijn moeilijk op te sporen wanneer het systeem nog niet live is. Het gevaar bij deze traditionele methode is dat het proces zo omslachtig en duur wordt, dat de organisatie genoodzaakt is af te wijken van het oorspronkelijke plan en uiteindelijk minder data overzet. NIEUWE MANIEREen ETL-tool gebruikt regels voor het opschonen van programmatische data die eenvoudig kunnen worden afgedwongen en automatisch kunnen worden uitgevoerd. De tool maakt het ook mogelijk om verificatieregels aan te maken om te waarborgen dat de historie nauwkeurig is en nieuwe data ook geverifieerd kunnen worden. Dit kan flinke kosten- en tijdsbesparingen opleveren. Business rules kunnen worden geschreven om de data voor iedereen te harmoniseren. En als de ETL-tool over rijke functionaliteit beschikt, kunnen gebruikers zelfs de databasemetalaag benutten, bijvoorbeeld enum-waarden in Dynamics AX of optievelden in Dynamics NAV.

Jet Global | Het grote geheim van een pijnloze datamigratie | p. 10

3. Data ladenHet laden van de volledig opgeschoonde data in uw nieuwe ERP-systeem is een zeer gedetailleerd proces, dat meestal wordt uitgevoerd door een systee-mintegrator of ERP-implementatiepartner.

TRADITIONELE MANIEROndanks dat professionals het laadproces oppakken, zullen zij daarvoor alledaagse tools gebruiken zoals Excel en andere file-based applicaties; tools die allemaal omslachtig en foutgevoelig zijn. Sommige ERP-based tools zijn in Dynamics ERP ingebouwd, maar die gebruiken is ook zeer tijd-rovend; dit komt door de zeer specifieke aard van de taak en de vele test-cycli die nodig zijn om de nauwkeurigheid en bruikbaarheid te garanderen. NIEUWE MANIERDit hele proces kan worden voorkomen door een datawarehouse te gebruiken om data voor rapportages in op te slaan. Data worden uit de oude database gehaald en programmatisch in een rapportage-omgeving geladen. Dit redu-ceert het aantal testcycli aanzienlijk, omdat een ETL-proces automatisch SSIS-scripts genereert die de data vanuit het oude systeem overzetten naar het data-warehouse.

Jet Global | Het grote geheim van een pijnloze datamigratie | p. 11

4. Data-archiveringData-archivering is bij de traditionele manier van datamigratie meestal een noodzakelijke stap. Dat komt omdat er mogelijk data zijn die geen duidelijke bedrijfswaarde hebben, maar wel nodig zijn voor naleving van regelgeving of vanwege andere niet-commerciële redenen.

TRADITIONELE MANIERIn deze gevallen moet een secondaire repository worden gemaakt en onderhouden. De bruikbaarheid daarvan is vaak gering, omdat vooral veel moeite wordt gestoken in het definiëren, laden, testen en volledig integreren van de belangrijkste data. De data die overblijven worden meestal niet dagelijks gebruikt, maar moeten wel onderhouden worden alsof ze dagelijks van nut zijn. Ze moeten worden ondergebracht in een veilige omgeving en er zijn speciale tools nodig om het systeem te bevragen. Dat leidt tot flinke inspanning met weinig rendement. NIEUWE MANIERNet als bij het laden van data, is het bij de nieuwe manier van datamigratie met behulp van een datawarehouse niet nodig om speciale archiveringsmaatregelen te nemen. De niet-commerciële data kunnen net als de andere data een plek krijgen in het datawarehouse. Ze kunnen in een speciaal deel van het datawarehouse worden ondergebracht en worden opgevraagd volgens dezelfde vertrouwde processen als bij transactionele data voor rapportages.

Jet Global | Het grote geheim van een pijnloze datamigratie | p. 12

5. Testen Testen is een kritieke activiteit in elk migratieproject en bedrijven vinden vaak zelf hun weg in een combinatie van handmatige en programmatische cycli. Een handmatige test betreft het checken van records of specifieke velden in een vooraf gedefinieerde steekproef. Programmatisch testen behelst het controleren van dataformats of zoeken naar specifieke fouten. Dat zijn uitgebreide testen. Het behelst ook het controleren van afzonderlijke dataconversies en het end-to-end testen van alle opeenvolgende conversies, in combinatie met gerelateerde handmatige processen. Transacties door het systeem laten gaan met behulp van geconverteerde masterdata is vooral een tijdrovend proces.

Zelfs wanneer voor datamigratie de nieuwe methode van datawarehousing wordt gebruikt, moet nog steeds een flink aantal testcycli worden uitgevoerd. Het verschil is wel dat fouten veel minder of zelfs helemaal niet meer voorkomen, omdat de scripts voor het migreren van data automatisch gegenereerd zijn. Werk opnieuw doen is vrijwel niet nodig en het hele proces verloopt veel sneller. Testen zal altijd noodzakelijk blijven, maar een geautomatiseerde aanpak verhoogt het slagingspercentage.

Jet Global | Het grote geheim van een pijnloze datamigratie | p. 13

Alles aan elkaar verbinden

Heeft u in de komende 6 maanden een Dynamics-upgrade of -implementatie gepland staan? Neem dan contact op met het Jet Global-team om te starten met het ontwikkelen van een efficiënte datamigratiestrategie die u veel tijd bespaart en waarmee u veel fouten kunt vermijden.

NEEM CONTACT MET ONS OP

Recent werden we benaderd door een gerenom-meerde voedselproducent die zijn oude Deacom ERP-systeem verving door Microsoft Dynamics. Vanwege de tijd en kosten die gemoeid waren met datamigratie, overwoog het bedrijf om historische transactiedetails niet over te zetten naar het nieuwe systeem. Dit betrof meer dan 7 jaar historie over salestrends, bezettingsgraden in de fabriek en leve-ringsprestaties – historische informatie die van groot belang was om het aanhoudende succes van de onderneming aan af te meten.

Na mapping van hun oude masterdata, zodat ze in de nieuwe Dynamics-structuur pasten, consolideer-den we alle historische transacties in uniforme tabel-len in het datawarehouse: alle salesinformatie in één salestransactietabel, alle financiële informatie in één transactietabel, enzovoort. Hierdoor werd gedetail-leerde chronologische rapportage mogelijk vanuit een uniforme set tabellen. Voor zijn data is het bedrijf voorzien van een gestroomlijnd, gebruiksvriendelijk proces. Ook kunnen ze nu veel sneller rapportages maken. Het opstellen van een van hun belangrijk-ste ’kostenrapportages kostte doorgaans 75 minu-ten, nu nog slechts 5 minuten. Het aanmaken van sales- en operationele rapportages kostte eerder 6 minuten en nu nog maar 20 seconden, wat ten goede komt aan de productiviteit van de medewerkers.

Het gebruik van ETL en een datawarehouse dat goed is geïntegreerd met uw ERP-systeem werpt zijn vruchten af wat betreft het besparen van tijd en kosten en beperken van de organisatorische last die vaak gepaard gaat met datamigratieprojecten. Deze aanpak biedt nog meer voordeel bij gebruik van een ETL-oplossing met rijke functionaliteit; een oplossing die niet alleen datamigratie ondersteunt, maar ook een volledige analytics- en business intelligence-om-geving biedt.

Datamigratie-experts adviseren al lange tijd om gelijktijdig met een datamigratieproject een BI-oplos-sing te implementeren. In combinatie met de juiste ETL-oplossing verandert de datawarehouse-aanpak een noodzakelijk kwaad in een waardevol project. Door voor datamigratie, consolidatie en business intelligence dezelfde tool te gebruiken, kan worden geput uit één set aan bronnen, processen en tech-nieken, wat veel tijd en geld bespaart en het risico op het stranden van een groot IT-project reduceert.

Bezoek www.jetglobal.com voor meer informatie. Jet Global werkt samen met ruim 750 Microsoft Dynamics-partners en bedient ruim 14.000 bedrijven en 200.000 klanten. Graag zijn we ook u van dienst.

Jet Global zorgt voor goede toegang tot data en goed data management vanuit Microsoft Dynamics, zodat boardleden, executives, finance professionals en mana-gers snel beslissingen kunnen nemen, zonder afhan-kelijkheid van schaarse technische experts. Gebruikers hebben direct profijt van de flexibele rapportages, snelle analyses en uitstekende budgetteringsoplossingen op basis van Excel en Power BI. Wij bieden gebruikers een gebruiksvriendelijke, vertrouwde en veilige omgeving.