Handreiking archiefbescheiden - Het Utrechts Archief ......Archief 2020 met het opstellen van de...

Handreiking vervanging archiefbescheiden

versie 10

Archief 2020

inhoudsopgave

Tengeleide 7 Voorwoord 9 Managementsamenvatting 11 Samenvattingvervanginginachtstappen 13 Inleiding 17

Hoofdstuk1 Kernbegrippenenuitgangspunten 21 11 Vervangingnedigitalisering 21 12 Informatiefunctie 21 13 Historischebron 21 14 Cultureelerfgoed 22 15 Tebewarenentevernietigenarchiefbescheiden 22 16 Risicomanagement 23 17 Opdrachtgeverschap 23

Hoofdstuk2 afwegen van het vervangingsbesluit 25 21 Juridischegrondslagen 25 22 Aandachtspuntenenafwegingen 26 23 Consultatieentoetsing 30 24 Nuttigeverwijzingen 31

Hoofdstuk3 vaststellen van de benodigde beeldkwaliteit 31 31 Juridischegrondslag 31 32 Aandachtspuntenenafwegingen 34 33 Consultatieentoetsing 36 34 Nuttigeverwijzingen 36

Hoofdstuk4 kiezen van technische infrastructuur 37 41 Juridischegrondslagen 37 42 Aandachtspuntenenafwegingen 37 43 Consultatieentoetsing 40 44 Nuttigeverwijzingen 40

Hoofdstuk5 Bepalen van de wijze van reproduceren 41 51 Juridischegrondslag 41 52 Aandachtspuntenenafwegingen 42 53 Consultatieentoetsing 46 54 Nuttigeverwijzingen 47

Hoofdstuk6 inrichten van kwaliteitsprocedures 49 61 Juridischegrondslag 49 62 Aandachtspuntenenafwegingen 50 63 Consultatieentoetsing 53 64 Nuttigeverwijzingen 53

Hoofdstuk7 Opstellen van het vervangingsbesluit 55 71 Juridischegrondslag 55 72 Aandachtspuntenenafwegingen 56 73 Consultatieentoetsing 57 74 Nuttigeverwijzingen 57

Hoofdstuk8 Uitvoeren van het vervangingsbesluit 59 81 Juridischegrondslag 59 82 Aandachtspuntenenafwegingen 59 83 Consultatieentoetsing 60 84 Nuttigeverwijzingen 61

Hoofdstuk9 Beheren onderhouden en herzien van het vervangingsproces 63 91 Juridischegrondslag 63 92 Aandachtspuntenenafwegingen 63 93 Consultatieentoetsing 64 94 Nuttigeverwijzingen 65

Bijlage 1 Hetbepalenvandebenodigdescherptevaneenscan 67Bijlage 2 Voorbeeldvandeomgangmetleveranciersinhetvervangingsproces 68Bijlage 3 Gevallenwaarinvoorbewerkingennodigkunnenzijn 71Bijlage 4 Technischecontrolevaneenscan 73Bijlage 5 Kwaliteitscontroledoormiddelvansteekproeven 76Bijlage 6 Aandachtspuntenvoorvisuelecontrolevaneenscan 80Bijlage 7 Voorbeeldinhoudsopgavehandboekvervanging 82Bijlage 8 ModelVervangingsbesluit 84Bijlage 9 Modelbekendmakingvanhetbesluittotvervangingvan 86 archiefbescheidendoorreproductiesBijlage 10 Modelverklaringvanvervangingvanarchiefbescheiden 87Bijlage 11 Eisenaaneenkwaliteitssysteem 88Bijlage 12 BijdeHandreikingbetrokkendeskundigen 90

Handreiking vervanging arcHiefbescHeiden ndash versie 10 naar inhoudsopgave7

Ten geleide

Erzijntenminstedrieredenenwaaromikblijbenmetdezehandreiking

IndeeersteplaatsomdatdehandreikingvoortkomtuitgoedesamenwerkingtussenalleovershyhedenDezekwamtotstanddoordatzijeenstevigebehoeftevoeldenomduidelijkheidteschepshypeninhetprocesvanvervangingDeinformatiebeheerdersbinnendeoverheidmerkendagelijksdatditgoedmoetwordengeregeldengeorganiseerdDatvervolgensdiezelfdeoverhedendeoplossingontwikkeldenlaatziendaterdraagvlakisomsamentewerkenaandeontwikkelingendetoekomstvandedigitaleinformatiehuishoudingenarchivering

TentweedeisdehandreikingheteerstetastbareresultaatvanhetinnovatieprogrammaArshychief2020HetprogrammaondersteuntdearchiefsectorenallelagenvanopenbaarbestuurinNederlandomsamentekomentotduurzametoegankelijkheidvan(digitale)overheidsinformatieeneentoekomstvastearchieffunctieEenhandreikingdiehelptdejuistekeuzestemakenbijhetvervangenvandragersvanoverheidsinformatiezorgtvoordietoegankelijkheidDehandreikingisdusnietalleeneensuccesvooralleoverhedenmaarookvoorhetProgrammaArchief2020

DederdeenmisschienwelbelangrijksteredenwaaromikblijbenisdatdehandreikingeenconcretestapvoorwaartsisinderichtingvaneendigitalearchiefhuishoudingDatbrengtarchiverennaarhetbeginvandeinformatieketeninplaatsvanhetzotraditioneleeindeervanHetondersteuntzorgdragersenproceseigenarenomhuneigenrolindeinformatieketengoedintevullenEengoedvervangingsprocesiscruciaalvoorgoededigitalearchiveringEndatisophaarbeurteenessentieumllebouwsteenvooreentransparanteenbetrouwbareoverheid

DehandreikingiseenlevendinstrumentDeeerstegebruikerszullenhunverandersuggestiesgraagdelenomdehandreikingactueelenrelevanttehoudenDieontwikkelinggaikmetbelangshystellingvolgenEnsamenmetdebestuurlijkepartnerszalikmijnsteentjebijdragenaandedoorshyontwikkelingenhetactueelenlevendighoudenvandezehandreikingIkhoopvanhartedatdezehandreikingnietalleenalseerstegezamenlijkproductvanArchief2020maarbovendienookalsijkdocumentvooreensuccesvollesamenwerkingvanalleoverhedendegeschiedenisingaat

Plukdevruchtenvanditcollectieveresultaat

Dealgemenerijksarchivaris MartinBerendse


voorwoord

Metingangvan1januari2013geldenbinnendeoverheidnieuweregelsvoordevervangingvanarchiefbescheidenHetisnietlangernodigomeenmachtigingaantevragenomtotvervangingovertemogengaanoverhedenmogenvoortaanzelfbinnendevoorschriftenvandeArchiefshyregelingbeslissenofvervangingopportuunisAlsnelnadeinwerkingtredingvandenieuweregelsbleekdatdezevrijheidooktotonzekerheidleiddeOverhedenhaddenbehoefteaannadereuitlegoverdetoepassingvandeArchiefregelingInmei2013starttedaaromeenwerkgroepvandeskundigeninhetkadervanhetprogrammaArchief2020methetopstellenvandeHandreikingvervangingarchiefbescheidenDewerkgroepbestonduitDickBunskoeke(provincieDrenthe)PeterDiebels(provincieZuidshyHollandvoorzitter)FransDondorp(Decos)LodewijkHovy(Erfgoedinspectie)IreneLentze(NationaalArchief)NellekeRadder(provincieZuidshyHolland)JacquelineSchuurmanHess(StadsarchiefRotterdam)MirellavanderVelde(WaterschapGrootSalland)enGertZwagerman(StadsarchiefAmsterdam)BovendienhebbenmedewerkersDocumentaireInformatievoorziening(DIV)adviseurstoezichtshyhoudersenarchivarissenvanveelverschillendeorganisatiesindeconceptfasemeegelezenomdebruikbaarheidendehelderheidvandeHandreikingtetoetsen(ziebijlage12)MargreetWindhorst(Raamwerkadviesentekst)verleendedewerkgroepinhoudelijkeenredacshytioneleondersteuningendeeddeeindredactieEenstuurgroepbestaandeuitAnoukBaving(Archief2020)BertrandvandenBoogert(UnievanWaterschappen)PeterDiebels(projectleiderHandreiking)RobbertJanHageman(Archief2020)JamilJawad(VerenigingNederlandseGemeenten)EllieSchetters(InterprovinciaalOverleg)enWimWestland(NationaalArchief)droegdeverantwoordelijkheidvoorheteindresultaatdewerkshygroepnamensdepartnersinhetprogrammaArchief2020Wijbedankenallebetrokkenenhartelijkvoorhuninzetenhunwaardevollebijdragen

DeHandreikingiszowelbestemdvooroverheidsfunctionarissendieverantwoordelijkzijnvoorbesluitvormingenadviseringopditgebiedalsvoorhendiebelastzijnmetdevoorbereidingenuitvoeringvanvervangingvananalogearchiefbescheidendoordigitalereproductiesHetiseenhulpmiddeldatuitleggeeftbijdearchiefwettelijkeregelsrondvervangingvanarchiefbescheidenenhouvastbiedtbijhetdoordenkenenverantwoordenvanallestappendieinhetvervangingsproshycesmoetenwordengezet

DeHandreikingkomtvoortuitalopgedaneervaringenmetvervangingengeeftnaardemeningvandesamenstellersdemeestactuelestandvanzakenweerDetechniekschrijdtechtersnelvoortenontwikkelingenvolgenelkaarvoortdurendopDeinhoudvandeHandreikingheeftdanookgeeneeuwigheidswaardehetkannietandersdaneendynamischdocumentzijnDewerkgroepshyledenzullendeHandreikingdekomendejarensamenmethetprogrammabureauArchief2020upshytoshydatehoudenDaarbijzijndegebruikersvandeHandreikingonmisbaarVandaardatdeopstellerseeniederuitnodigenervaringenmetvervangingenmetdeHandreikingtedelenvia wwwbreednetwerknlgroupsubstitutie

DenHaagfebruari2014 PeterDiebelsprojectleiderHandreikingvervangingarchiefbescheiden



Managementsamenvatting

achtergrondDeoverheidcommuniceertsteedsmeerdigitaalmetburgersbedrijveneninhetonderlingevershykeerDatleidttotdewensomwerkprocessenvolledigdigitaalinterichtenDaarhoortookeenvolledigdigitaleinformatiehuishoudingbijWaternogoppapierwordtvastgelegdmaaktplaatsvoordigitalescansHetisinzulkesituatiesmogelijkompapierenarchiefbescheidenookformeeltevervangendoordigitalereproductiesDepapierenoriginelenwordendanvernietigdVervangingiseenonomkeerbaarprocesDaaromisdekwaliteitvandereproductiescruciaalVoorbereidinginrichtingenuitvoeringvanhetprocesvanvervangingzijncomplexenvergenzorgshyvuldigeafwegingenbinnendekadersvandeArchiefwet1995enaanverwanteregelgevingOvershyhedenzijnsinds1januari2013zelfvolledigbevoegdenverantwoordelijkvoordevervangingvanpapierenarchiefbescheidendoordigitalereproductiesDezeHandreikinggeefthenhouvastbijhetuitoefenenvandezebevoegdhedenenhetwaarmakenvandezeverantwoordelijkheden

doelgroepenIndeHandreikingvindenzowelbeslissersalsmanagersbeleidsmedewerkersenuitvoerdersophetgebiedvaninformatiemanagementhouvastwanneerzijwillenbesluitentotvervangingenditprocesmoeteninrichtenenuitvoerenDeHandreikingisvanwegedeonomkeerbaarheidencomplexiteitvanhetvervangingsproceseenomvangrijkinstrumentgewordenNietalleonderdelenzijnechtervoorallebijhetprocesbetrokshykenenevenrelevantHetisraadzaamdatdeprocesverantwoordelijkenvoorhetvervangingsprocesopdehoogteisvandegeheleHandreikingVoordeeindverantwoordelijkebestuurdersenofmanagerszijnmetnamedehoofdstukken2(stap1)6(stap5)en7(stap6)vanbelang

vervangingsproces in acht stappenDeHandreikingbeschrijftstapsgewijswelkeafwegingenhetvervangingsprocesvergtenhoedezemoetenwordenvastgelegdenverantwoordHetresultaatiseengoeddoordachthandvatomhetgeheleprocesvanvervangingvanbegintoteindzoweljuridischalstechnischalsquatoetsingopeenverantwoordeenpraktischewijzetedoorlopenDevolgendestappenmoetenwordendoorlopen

1 Bepalen of vervanging verantwoord doeltreffend en doelmatig is2 vaststellen van de benodigde beeldkwaliteit3 inrichten van de technische infrastructuur4 Inrichten van het proces van reproductie van de te vervangen archiefbescheiden5 vaststellen van de procedures om de kwaliteit van het proces te waarborgen6 Formaliseren van het proces door het vervangingsbesluit te nemen en te publiceren7 Uitvoeren van de daadwerkelijke vervanging8 Beheren en onderhouden van het vervangingsproces

IederestapinhetprocesisalshoofdstukindeHandreikingterugtevindenenopgebouwdvolgenseenvaststramienjuridischegrondslagaandachtspuntenenafwegingentoetsingencontroleennuttigeverwijzingenDebijlagenbijdehandreikingbevattenachtergrondinformatievoorbeelden


enmodellendieinformatiefenbehulpzaamkunnenzijninhetvervangingsprocesDeHandreikingisgeenblauwdruknocheenvoorschriftDetemakenkeuzeshangensterkafvandeaardenhetbelangvandetevervangenarchiefbescheidenendewerkprocessenwaaruitzevoortkomenDaaromisvervangingaltijdmaatwerkDeHandreikinggeeftdaarvoorbinnendebandbreedtevanderegelgevingeendenkraamdatsystematischstilstaatbijalleaspectendievaninvloed(kunnen)zijnopdekwaliteitenduurzaamheidvandevervangendereproductieHetisraadzaamomdeafwegingenenuitkomstenvandezestappenvoorelknieuwvervangingsshyproceszorgvuldigvastteleggenineenlsquoHandboekVervangingrsquoDatlsquoHandboekrsquoheeftdriefuncties

bull het onderbouwt het vervangingsbesluit en toont aan dat de zorgdrager zorgvuldig om-gaat met zijn bevoegdheid tot vervanging

bull het maakt objectieve toetsing van het vervangingsproces mogelijkbull het onderbouwt in hoeverre de reproductie kan worden vertrouwd als accurate en vol-

ledige weergave van het origineel

verantwoording DeHandreikingVervangingiseenproductvanhetProgrammaArchief2020waarinhetministeshyrievanOCWsamenmetgemeentenwaterschappenenprovincieswerktaaneentoekomstvastearchieffunctieDeskundigenuitalleoverheidslagenhebbenhunkennisenervaringopditgebiedinditinstrumentgebundeld


Samenvatting vervanging in acht stappen

IndeHandreikingkomenveelenveelsoortigeaandachtspuntenenafwegingenrondhetvervanshygingsprocesaandeordeHieronderishetprocesschematischweergegevenOpdevolgendepaginarsquoswordendeprocesstappenkortsamengevatineenpuntsgewijsstappenplanwaarbijverwezenwordtnaardevindplaatsvandenadereuitwerking

voorbereiding

vervanging

handboek vervanging

beeldkwaliteit

infrastructuur

procesinrichting

vervangingsbesluit

uitvoeringaanpassing interne controle

beheer

kwaliteitsprocedures


sTappen hoofdsTuKhandreiKing

1 voorbereiding [1] [2]

a Brenginbeeldwelkeaspectenbijvervangingeenrolspelen [1] [221] [222] [223]

b InventariseerdevoorshyennadelenvaneeneventuelevervangingSteldaarshybijdriehoofdvragen

1Waaromzouervervangenmoetenworden2Watwordtervoorgedragenvoorvervanging3Hoewordtinvullinggegevenaandewettelijkevereisten

[22]

[221][222] tm [224][225] tm [229]

c Documenteerenbeschrijfdegemaakteafwegingenenkeuzes [21]d Laathetvoorgenomenprincipebesluittoetsendoordeskundigenoparchishy

vistischjuridisch(cultuur)historischenbedrijfsvoeringsgebied[23]

2 beeldKwaliTeiT [3]

a Formuleer de eisen die gesteld moeten worden aan de beeldkwaliteit van de scans gebaseerd op de aard de inhoud en het gebruik van de archief-bescheiden

[32][bijlage1][bijlage4]

b Kies de kwaliteit van de reproducties zo dat deze volstaat met het oog op gebruik en duurzaamheid

[32]

c Documenteer en beschrijf de gemaakte afwegingen en keuzes [31]d Laat toetsen of de beeldkwaliteit zodanig is dat de reproducties een juiste

en volledige weergave geven van de in de te vervangen archiefbescheiden voorkomende gegevens


[bijlage4]

3 Technische infrasTrucTuur [4]

a Kies een technische infrastructuur die aansluit op de kwaliteits- en prestatie-eisen en op de rest van de infrastructuur die rond het vervang-ingsproces is ingericht

[42][bijlage4]

b Documenteer en beschrijf de gemaakte afwegingen en keuzes [41]c Laat toetsen of gekozen infrastructuur daadwerkelijk de gewenste

kwaliteit en performance levert[43]

[bijlage4]

4 procesinrichTing [5]

a Zorg voor een goede materieumlle voorbereiding van het scanproces [521] [522][bijlage3]

b Kies een bestandsformaat dat past bij gebruik en duurzaamheid in de beheeromgeving

[523][524]

c Neem de beschikbare en noodzakelijke metagegevens over en vul deze aan met metagegevens over het vervangingsproces

[525][526]

d Documenteer en beschrijf de gemaakte afwegingen en keuzes [51]e Laat de inrichting van het vervangingsproces en het metagegevens schema

toetsen door de interne toezichthouder op de informatievoorziening[53]

[bijlage2][bijlage3]


5 KwaliTeiTsprocedures [6]

a Beschrijf voor het hele vervangingsproces de normen enof indicatoren aan de hand waarvan de resultaten van het proces objectief te toetsen zijn

[623] tm [628][bijlage 2] [4] [5] en [6]

b Richt periodieke interne controles van het vervangingsproces in [23] [33] [43] [53] [63] [73] [83] [93]

c Zorg voor een periodieke audit door een onafhankelijke auditor of accountant

[629]

d Documenteer en beschrijf alle afwegingen en keuzes met betrekking tot het vervangingsproces met de bijbehorende werkinstructies en (kwaliteits)procedures in een handboek vervanging

[621] [622] [bijlage 7]

e Laat toetsen of de inrichting van de kwaliteitsprocedures toereikend is om te kunnen borgen dat de reproducties een juiste en volledige weer-gave geven van de in de te vervangen archiefbescheiden voorkomende gegevens

[63] [bijlage 2] [4] [5] [6] en [7]

6 vervangingsbesluiT [7]

a Formuleer een conceptbesluit tot vervanging van archiefbescheiden aan de hand van het handboek vervanging

[721] [722] [724]

b Toets het conceptbesluit op juistheid en volledigheid [73]c Stel het besluit tot vervanging vast [723]

[bijlage 8]d Maak het vervangingsbesluit op de voorgeschreven wijze bekend [725] [bijlage 9]

7 uiTvoering [8]

a Bereid organisatie en medewerkers voor op het werken met het handboek voor vervanging

[821]

b Bied de te vervangen archiefbescheiden na het doorlopen van de kwaliteitscontroles aan ter vernietiging

[822]

c Zorg ervoor dat de vervangen archiefbescheiden op de wettelijk voorgeschreven wijze vernietigd worden

[823] [bijlage 2]

d Stel een verklaring van vervanging op [824] [83] [bijlage 10]

8 beheer [9]

a Evalueer regelmatig de resultaten van de interne controles op het vervangingsproces

[628][bijlage 11]

b Controleer regelmatig of het handboek voor vervanging zodanig gewijzigd is of moet worden dat er een nieuw besluit tot vervanging van archief-bescheiden nodig is

[922] [923]

c Toets periodiek of er sprake is van nieuwe of gewijzigde risicorsquos die een ander licht werpen op het besluit tot enof de inrichting van de vervanging

[93][bijlage 11]



inleiding

SteedsmeeroverheidsorganisatiesgaanoveropdigitaalwerkenDatiseenlogischuitvloeiselvanHetNieuweWerkenenvannieuwedienstverleningsconceptentechnischeontwikkelingenendedigitaliseringvandesamenlevingalsgeheelHetkabinetstreeftbovendiennaareenvolledigdigishytaalwerkendeoverheidin2017

Digitale overheid digitale informatieBijeendigitaleoverheidhoortdigitaleinformatieVrijwelalleinformatiediedeoverheidprodushyceertenofgebruiktisdigitaalHetzelfdegeldtvoorinformatiediedeoverheidontvangtNietshyteminkomterviahetanalogekanaalnogsteedspostbinnenOmdatdeoverheidniemandmaguitsluitendoorhaarmaniervanwerkenblijvenfysiekelokettenenpapierendocumentenvooralsshynogonvermijdelijk

digitaliseren en vervangenOmdesondanksvolledigdigitaaltekunnenwerkenkiezensteedsmeeroverhedenvoorhetscanshynenvananalogedocumentenbijbinnenkomstZokunnenookfysiekedocumentenwordenopgeshynomeninhetdigitalewerkprocesSomswordenookreedsgevormdearchiefbestandenachterafgedigitaliseerdomdedigitalewerkprocessenwaarinzegebruiktwordenteondersteunenofomhetgebruikvandegegevenstevergemakkelijkenentebevorderenVervangingisdigitaliseringmetdeverplichtingomdeoriginelearchiefbescheidentevernietigenDatisalleentoegestaanbinnendekadersdiehetarchiefrechtsteltenvergteenformeelvervanshygingsbesluitJuridischiseralsprakevanvervangingzodrahetvervangingsbesluitisgenomenenbekendgemaaktVervanginginhetkadervanlopendewerkprocessenbijvoorbeeldvervangingvaninkomendepostwordtbetiteldalsroutinematige vervangingVoorvervangingachterafzijndetermenbacklog scanning en retrospectieve vervanginggebruikelijk

eigen verantwoordelijkheidTotvoorkortwarenoverheden[1]bevoegdomvernietigbarearchiefbescheidennaareigeninzichttevervangenmaarhaddenzijvoordevervangingvanblijvendtebewarenbescheideneenmachshytigingnodigvanhetzijvanGedeputeerdeStaten(voorgemeentenenwaterschappen)hetzijdeminister van OCW(voorprovinciesencentraleoverheid)AlsgevolgvandeinwerkingtredingvandeWetrevitaliseringgeneriektoezichtisdezemachtigingvoorafper1januari2013nietlangernodigInplaatsdaarvanvindtnutoetsingachterafplaats[2]OverhedenkunnenzondertussenkomstvanderdenovergaantotvervangingvanzowelvernietigbarealstebewarenarchiefbescheidenZijmoetenhiervoorzelfuitgangspuntenformulerenenopbasisdaarvanhetvervangingsprocesinrichshytenHethandelenvandezorgdragerindezemoetachterafdoorderdenkunnenwordengetoetstDejuridischegrondslagdaarvoorligtinartikel7Archiefwet1995incombinatiemetartikelen2en6Archiefbesluit1995 en hoofdstuk3aArchiefregeling

[1]ensp Om precies te zijn de zorgdragers dat wil zeggen de voor de naleving van de Archiefwet 1995 bestuurlijk verant-woordelijken zie Archiefwet 1995 artikel 1 sub d[2]ensp Het vervallen van de machtiging voor vervanging op basis van artikel 7 Archiefwet 1995 vormde artikel 52 onder-deel a van de Wet revitalisering generiek toezicht welk onderdeel bij uitzondering niet op 1 oktober 2012 in werking trad maar op 1 januari 2013 Zie Stb 633 30 november 2012


kwaliteit vereist maatwerkVervanging is een onomkeerbaar proces dat van invloed kan zijn op de bruikbaarheid van overheidsin-formatie die van belang is voor de bedrijfsvoering bewijsvoering en verantwoording en die op termijn mogelijk van waarde blijft vanuit het oogpunt van cultureel erfgoed en later historisch onderzoek Daar-om is de kwaliteit en duurzame houdbaarheid van de reproducties cruciaal Voorbereiding inrichting en uitvoering van het vervangingsproces vergen dan ook zorgvuldige afwegingen binnen wettelijke kaders De kwaliteit van digitale reproducties is afhankelijk van veel samenhangende vaak proces- enof organisatiespecifieke factoren van zowel technische als procedurele en inhoudelijke aard Elk vervangingsproces is maatwerk

geen werkwijze maar denkwijzeHetisonmogelijkomvoormaatwerkprocesseneenuniformewerkwijzetebedenkenDezeHandreikingbeschrijftdanookgeenwerkwijzemaarveeleereendenkwijzewaarbijallemogelijkefactorenaandeordekomendievaninvloedzijnopdekwaliteitenduurzaamheidvandevervanshygendereproductieWaarmogelijkzijnconcreteaanbevelingenopgenomengebaseerdopbest practices inorganisatiesdiealervaringhebbenopgedaanmetvervangingenduurzamebewaringvandigitalebestanden

reikwijdteDeHandreikinggaatoververvangingindebetekenisvanhetformeelenfeitelijkplaatsmakenvanpapierenvoordigitalearchiefbescheidenIndemeestegevallengaathetomarchievendienietzijnovergebrachtmaarvervangingkanookwordentoegepastopreedsovergebrachtearchievenVooranderevormenvanvervangingbijvoorbeeldhetuitprintenvandigitaleinformatieofhetverfilmenvanpapierenstukkenisditinstrumentnietbedoeldHoeweldeHandreikingspecifiekoververvanginggaatisdezeookbruikbaaringevalvandigitaliseshyringZievoorhetverschiltussenbeidebegrippenparagraaf11Artikel26avandeArchiefregelingbeschouwtbeheerprocesseninverbandmetverouderingvansoftwareenofhardware(conversiemigratieenemulatie)nietalsvervangingDezevallendusbuitendescopevandeHandreikingNietteminkandezedaarbijwelhouvastgevenVervangingkanzoweloptebewarenalsoptevernietigeninformatiewordentoegepastHetzelfdegeldtvoordeHandreiking

LeeswijzerDeHandreikingbegintmeteenbeschrijvinginhoofdstuk1vandekernbegrippenenuitgangsshypuntenDehoofdstukken2totenmet8beschrijvendefasesvanhet(vormgevenvanhet)vervangingsprocesteweten

2 afwegen van vervanging3 vaststellen van de benodigde beeldkwaliteit4 keuze voor de technische infrastructuur5 bepalen van de reproductiewijze6 inrichten van kwaliteitsprocedures7 opstellen van het vervangingsbesluit8 uitvoeren van de vervanging


Hetafsluitendehoofdstuk9gaatinopbeheeronderhoudenherzieningvanhetvervangingsshyprocesElk hoofdstuk is opgebouwd volgens een vast stramien

a de juridische grondslagb aandachtspunten en afwegingenc consultatie en toetsingd nuttige verwijzingen

DeparagrafenoverdejuridischegrondslagsluiteninhoudelijksteedszonauwmogelijkaanbijdebetreffendestapinhetprocesvanvoorbereidinginrichtingenuitvoeringvanvervangingDelezerdientzichechterwelterealiserendatdezeparagrafennietopzichzelfstaanmaarindetotalearchiefwettelijkecontextmoetenwordengezienentoegepastDaarbijisdewettelijkeeisdatoverheidsarchieveningoedegeordendeentoegankelijkestaatmoetenzijnuiteraardhetleidendevoorschrift

Deafwegingenende(wettelijke)eisenaandeinrichtingendeuitvoeringvanhetproceszijnvoortebewareninformatietendeleandersdandievoortevernietigengegevensWaarnodigwordtstilgestaanbijdeverschilleninomgangmettebewarenentevernietigenbescheidenAlshetonderscheidindetekstnietexplicietwordtgemaaktmagdelezeraannemendatdebetreffendepassageopzoweltebewarenalsoptevernietigenbescheidenkanwordentoegepastAfwegingendievooralvanbelangzijnmethetoogopduurzaambeheeroplangetermijnzijngemarkeerdmeteenbulletmetdaarineenplustekenVoorvernietigbarearchiefbescheidenmeteenkortebewaarshytermijnzijndiekeuzesminderrelevant

Debijlagenbevattenachtergrondinformatievoorbeeldenenmodellendieinformatiefenbehulpzaamkunnenzijn


1 Kernbegrippen en uitgangspunten

11 Vervanging ne digitaliseringVervangingishetconformdewettelijkevoorschriftenvervaardigenvan(digitale)reproductiesvanarchiefbescheidenzodatdezedeplaatsinnemenvandeoorspronkelijkebescheidendiewordenvernietigdInjuridischeziniseralsprakevanvervangingwanneerereenbesluittotvervangingisgenomenDereproductieswordendanarchiefbescheidenindezinvandeArchiefwet1995DigitaliserenishetdigitaalmakenvananalogearchiefbescheidendoormiddelvanscanningDaarshydoorontstaandigitalekopieeumlnDepapierenversiesblijvengeldenalsarchiefbescheidenindezinvandeArchiefwet1995enmoetenconformdewettelijkevoorschriftenwordenbeheerdAlsdescanseenrolspeleninhetwerkproceszijnookdezetebeschouwenalsarchiefbescheidenDigitashyliseringbrengtdanookdubbelebeheerlastenmetzichmeeHetonderscheidtussendigitaliseringenvervangingisvanbelangomdearchiefwettelijkestatusvaninformatietekunnenvaststellenenomhetdigitaalreproducerenenhetbeheergoedtekunshyneninrichten

12 Informatiefunctie Archiefbescheidenwordengedurendekortereoflangeretijdbewaardomwillevanhetbelangvandedaarinvervattegegevensvooroverheidsorganentenbehoevevandedemocratischecontroleenvanrechtshyofbewijszoekendeburgersbedrijveneninstellingen[1]HetgaathierbijomdefuncshytievanarchiefbescheidenvoordebedrijfsvoeringvoorbewijsvoeringenverantwoordingindezeHandreikingsamengevatmetdetermlsquoinformatiefunctiersquoDaarbijgaatheteromdatarchiefbeshyscheideninzichtgevenindewijzewaaropendecontextwaarbinneneenprocesisuitgevoerdendatzeinformatiebevattenoverdeinhoudvandatprocesEenvervangingmoetdezelfdefunctieskunnenvervullenalshetorigineelOpdevraagwelkeinformatievereistisomeenprocestereconshystruerenisgeenstandaardantwoordmogelijk

13 Historische bron Ookalsdeinformatiefunctiedoorhetverstrijkenvandetijdinbelangisafgenomenkunnen(degegevensin)archiefbescheidenhetbewarenwaardblijvenmethetoogophistorischonderzoekDebronfunctietenbehoevevanhistorischonderzoekisnauwverwevenmetdeinformatiefunctiemaarsommigeinformatieveingredieumlntendieervoordeinformatiefunctieniettoedoenkunnenvoordebronfunctiewelvanbelangzijnDenkdaarbijbijvoorbeeldaanhandschriftdatdiepinhetpapiergedruktisjuistbijpassageswaardepenvoerderblijkgeeftvanhoogoplopendeemotieofaanbindsporendieaantonendatbepaaldearchiefbescheidenooitaanelkaarhebbengezetenAlsvervangingleidttotverliesvaninformatieenofkenmerkenvanhetorigineelkandatdebronshyfunctievanarchiefbescheidenaantastenBijeenvervangingsbesluitmoetdezorgdrageruithoofdevan artikel2vanhetArchiefbesluit1995rekeninghoudenmethetbelangvandeindezearchiefshybescheidenvoorkomendegegevensvoorhistorischonderzoek

[1]ensp Archiefbesluit 1995 artikel 2 onder d


14 Cultureel erfgoedBijeenvervangingsbesluitmoetdezorgdrageruithoofdevanartikel2vanhetArchiefbesluit1995ookrekeninghoudenmetde waarde van de archiefbescheiden als onderdeel van het cul-tureel erfgoedHetArchiefbesluit1995zetditapartvanhet belang van gegevens voor historisch onderzoek[2]Dewetgevermaaktdusonderscheidtussenheterfgoedbelangvanarchievenendebronfunctiewaarvaninparagraaf13sprakeisHetgaaterbijheterfgoedbelangvooralomofeenarchiefstukalszodanigbetekenisheeftvooreensamenlevingofeenmaatschappelijkegroep[3]Diebetekenisissterkzijhetnietexclusiefverbondenaanhetorigineleobjectenisdaarommoeilijkvervangbaar[4]

15 Te bewaren en te vernietigen archiefbescheidenHetarchiefrechtmaaktonderscheidtussentebewarenentevernietigenarchiefbescheidenDealgemenezorgplichtomarchiefbescheideningoedegeordendeentoegankelijkestaattehoudengeldtvoorbeidecategorieeumln [5]Voorbeidegeldtookdatdezorgdragermagbesluitentotvershyvanging[6]mitsdereproductiesdeindearchiefbescheidenvoorkomendegegevensjuistenvolshyledigweergevenDaarbijgaathetomhetbelangdatdeindebescheidenvoorkomendegegevenskunnenhebbenvooroverheidsorganenrechtshyenbewijszoekendeburgersenhistorischonderzoekenomdeeventuelewaardediedebescheidenkunnenhebbenalsonderdeelvanhetcultureelerfgoed[7]

InaanvullingopdeeisenuitdeArchiefwet1995enhetArchiefbesluit1995voorhetbeheervanarchiefbescheidensteltartikel26bvandeArchiefregelingspecifiekeeisenaanvervangingsbesluishytenvoorarchiefbescheidendieinaanmerkingkomenvoorblijvendebewaringendusvoorovershybrengingnaareenarchiefbewaarplaatsHoeweldezeeisenstriktgenomennietgeldenvoorvernieshytigbarearchiefbescheiden[8]hanteertdeHandreikingnietteminhetuitgangspuntdatartikel26bookdaaropwordttoegepastomdatdezestukkenindepraktijkvaaklastigtescheidenzijninhetscanprocesBovendienishetookvoorvernietigbarebescheidennodigomeenzorgvuldigeengoedgedocumenteerdebeheerstrategietehebbengedurendedeperiodedatdezebescheidenbewaardmoetenblijvenArtikel26bhelptdaarbijindiezindathetaangeefthoeeenvervangingsbesluitgrondigonderbouwdkanwordenDeArchiefregelinggeeftdezorgdragerweldemogelijkheidomaaneenvervangingsbesluitvooruitsluitendvernietigbarearchiefbescheidenminderhogeeisentestellen(concreetinhetbesluitmindervastteleggendaninartikel26bisvoorgeschreven)dushetstaatdezorgdragervrijvandieruimtegebruiktemaken

[2]ensp Artikel 2 onder c (de waarde van de archiefbescheiden als bestanddeel van het cultureel erfgoed) en onder d (het belang van de in de archiefbescheiden voorkomende gegevens voor historisch onderzoek)[3]ensp Zoals de Raad voor Cultuur het uitdrukte in het advies Het tekort van het teveel (2005) objecten worden niet op eigen kracht erfgoed ldquomaar doordat er iemand voor latere generaties betekenis aan geeft die de oorspronkelijke functie en tijd overstijgtrdquo (p4)[4]ensp Zie daarvoor Ketelaar Archiefrecht B2-1 tot en met B2-3 toelichting op artikel 2 van het Archiefbesluit 1995 Illustratief is ook een quote van Algemene Rijksarchivaris Martin Berendse ldquoEr zijn natuurlijk archiefstukken die een haast monumentale status krijgen denk aan het Plakkaat van Verlatinge de Vrede van Munster de grondwet van Thorbecke en zo meerrdquo (Archieven meer dan Erfgoed in Erfgoed Van wie voor wie (Boekmancahier 96) p 70[5]ensp Artikel 3 Archiefwet 1995[6]ensp Artikel 7 Archiefwet 1995 en artikel 6 Archiefbesluit 1995[7]ensp Archiefbesluit 1995 artikel 2 onder a b en d[8]ensp De definitie van lsquoarchiefbescheidenrsquo in de Archiefregeling verwijst naar artikelen 11 en 12 van het Archiefbesluit waar het gaat om archiefbescheiden lsquodie ingevolge een selectielijst voor bewaring in aanmerking komenrsquo


16 RisicomanagementDeHandreikingheeftalsuitgangspuntdathetvoorbereidenenuitvoerenvanvervangingrisicorsquosopinformatieverliesmetzichmeekanbrengenDaaromisrisicomanagementeenvandepijlerswaarophetvervangingsprocesrustElkvandevolgendehoofdstukkengeeftinzichtinderisicoshyafwegingendieindebetreffendefasevanhetvervangingsprocesgemaaktmoetenwordenMetbehulpdaarvankunnenbijdeinrichtingvaniedervervangingsprocesdevolgendevragenwordenbeantwoord

1 zijn deze risicorsquos van toepassing2 hoe vaak komen deze voor3 wat is de impact bij verwaarlozing hiervan4 welke interne normen worden hierbij gehanteerd

Als(1)positiefbeantwoordwordtkandecombinatievankans(2)enimpact(3)eenrisicoshyindicatiegevendievervolgensmoetwordengerelateerdaaneenbrederevisieophetomgaanmetbedrijfsshyrisicorsquos(4)AlshetbijvoorbeeldgaatoverdescankwaliteitinrelatietothetwerkproceswaarvoorvervangingwordtoverwogenishetrisicodatkleurverliesinformatieverliesmetzichmeebrengtinheteneproceskleinerdaninhetandereDieconstateringimpliceertdatinheteneproceswellichtkanwordenvolstaanmetzwartshywitscanseninhetandereeenkleurenscannoodzakelijkisDeresultashytenvanderisicowegingmoetenwordenmeegenomenbijdeopzetvankwaliteitsproceduresvoor(onderdelenvan)hetvervangingsprocesziedaarvoorhoofdstuk6

17 OpdrachtgeverschapUitbestedingvan(aspectenvanhet)vervangingsprocesisgoedmogelijkmaarvergtbehalvezorgshyvuldigeafwegingenookgoedopdrachtgeverschapEensuccesvolleenprobleemlozeuitbestedingvaltofstaatmeteenheldereenvolledigeopdrachtformuleringenditokwaliteitseiseneengoederegieopdeuitvoeringeneengedegenkwaliteitscontroleHetiseenillusieomtedenkendatdezorgdragerdievervanginguitbesteedtzelfnietinhetvervangingsproceshoeftteinvesterenDeHandreikingkanbehulpzaamzijnbijhetformulerenvandeopdrachtenderandvoorwaardenenindeomgangmetendecontroleopdeopdrachtnemer


2 Afwegen van het vervangingsbesluit

IndeafwegingsfasewordenvoorshyennadelenenallehakenenogenvandevoorgenomenvershyvanginggrondiginbeeldgebrachtLeidendindezefaseisdeproceseigenaarvanhetwerkproceswaarvandetevervangenarchiefbescheidendeneerslagvormenHijlaatzichdaarbijbijstaandoor(interne)deskundigenophetgebiedvanDIVICTjuridischezakeninternecontroleerfgoedenhistorischonderzoekDeafwegingleidttothetantwoordopdevraagofenzojaonderwelkevoorwaardendevoorgenomenvervangingverantwoorddoelmatigendoeltreffendis

21 Juridische grondslagenDezorgdrager[9]heeftdebevoegdheidomtotvervangingovertegaanopgrondvanartikel7Archiefwet1995Dezorgdragermoetopgrondvanartikel2Archiefbesluit1995bijhetnemenvaneenbesluittotvervangingrekeninghoudenmetde taak van het desbetreffende overheidsorgaan de verhouding van dit overheidsorgaan tot andere overheidsorganen de waarde van de archief-bescheiden als bestanddeel van het cultureel erfgoed en het belang van de in de archiefbescheiden voorkomende gegevens voor overheidsorganen voor recht- of bewijszoekenden en voor historisch onderzoek

Per1januari2013isdeArchiefwet1995gewijzigdingevolgedeinwerkingtredingvandeWetreshyvitaliseringgeneriektoezichtSindsdienkunnenzorgdragerszondermachtigingvanGSofvandeminister van OCWeenbesluitoververvangingnemenDewetgeversteltwelregelswaaraandezorgdrageringevalvanvervangingvantebewarenarchiefbescheidenmoetvoldoenenwaarachshyterafopkanwordengetoetstDezeregelszijnopgenomenindeartikelen26aen26binhetnieuwehoofdstuk3avandeArchiefregelingArtikel26amaaktduidelijkwatvervangingnietis onder vervanging wordt niet begrepen het ver-anderen van het bestandsformaat (conversie) het overzetten naar een nieuw systeem beheerom-geving (migratie) of het nabootsen van een bepaald computerplatform of computerprogramma op een ander platform of programma (emulatie)[10] Artikel26bbepaaltdatdezorgdrageringevalvanvervangingvanblijvendtebewarenarchiefbeshyscheideninzichtmoetgevenineenaantalelementenvanvervanging

[9]ensp De zorgdrager is de archiefwettelijke term die de bestuurlijk verantwoordelijke voor de archiefvorming van een overheidsorgaan aanduidt Een minister is zorgdrager voor de archieven van zijn departement het college van BampW is dat voor de archieven van een gemeente het college van GS voor een provincie het dagelijks bestuur voor een waterschap[10]ensp Migratie betekent dat de archiefbescheiden in een nieuwe omgeving terechtkomen die de functionaliteit (vorm en structuur) kan beiumlnvloeden Migratie vindt ook plaats als een bestaande applicatie wordt vervangen door een nieuw ontworpen applicatie Migratie is dus niet alleen een verhuizing van apparatuur en besturingsprogrammatuur maar kan ook de vervanging van een applicatie of computersysteem betreffen Conversie vindt plaats binnen dezelfde toepassingsprogrammatuur Een voorbeeld van conversie is het omzetten van een MS Word 95 document naar MS Word 2010 Door emulatie kunnen documenten worden geopend of programmarsquos worden gedraaid op een computer die hier eigenlijk niet voor bedoeld is dit gebeurt door een emulator een programma dat als het ware een extra laag creeumlert tussen een bestaand platform (host platform) en het te emuleren platform (target platform)


DeArchiefregelingeistdatdezorgdragerdereikwijdtevanhetvervangingsbesluitgoedomschrijftHoeweldezeeisformeelalleengeldtvoortebewarenstukkendoetdezorgdragerergoedaanomditooktebeschrijvenalsersprakeisvanvervangingvanvernietigbarebescheidenBovendienkandeorganisatiebijeenvolgendvervangingsbesluitgebruikmakenvandeopgedaneervaringenalsdeafwegingenendeuitkomstendaarvangoedzijnvastgelegdHetvastleggenwelkearchiefbescheidenwordenvervangenenduswelkeoriginelearchiefbescheishydenzijnvernietigdisverplichtuithoofdevanartikel7Archiefwet1995 en artikel8Archiefbesluit1995DeArchiefregelingformuleertdatinartikel26bsubaalsdeeisdatereenopgavewordtgegevenvanlsquode organisatieonderdelen en de categorieeumln archiefbescheiden waarvoor het vervangingspro-ces geldtrsquoVanuithetbedrijfsvoeringsbelangishetbovendienzaakdatperwerkprocesgetoetstkanwordenofdereproductiedaadwerkelijkhetorigineelkanvervangenDeinrichtingvanhetvervangingsshyprocesmoetborgendatdereproductieseenjuisteenvolledigeweergavegevenvandeindetevervangenarchiefbescheidenvoorkomendegegevensenhetbesluitmoetinzichtelijkmakenhoedatisgeborgd

22 Aandachtspunten en afwegingen VervangingkanproblemenoplossenenprocessenvergemakkelijkenMaarhetbrengtookrisicorsquosenkostenmetzichmeeNietalleenhetvervangingsproceskostgeldmaarookenvooralhetbeshyheervandereproductiesIederekeerdateenorganisatievervangingoverweegtdientdevraagofdevoordelenopwegentegendenadelenalseerstebeantwoordtewordenDaarbijzijnachtereenshyvolgensdevolgendedeelvragenrelevant

221 Waarom wordt vervanging overwogenHetdoeldatmetvervangingwordtnagestreefdbepaaltgedeeltelijkofvervangingdebesteoptieis

bull volledig digitaal werken AlseenorganisatievolledigdigitaalwilwerkenisvervangingvanpapierteverkiezenbovendigitaliseringwantbijdigitaliseringblijvendepapierenversiesgeldenalsarchiefshybescheidenindezinvandeArchiefwet1995

bull operationele voordelen EenorganisatiediezoveelmogelijkdigitaalwilwerkenkanookkiezenvoordigitaliseringzekeralserredenenzijnomdepapierenoriginelenniettevernietigenVoordigitaliseringgeldengeenspecifiekeregelsterwijlhetdeelsdezelfdeoperationelevoordelenoplevertalsvervangingHetisdanwelzaakdegebruikerseroptewijzendatalleendeanalogeoriginelenformeelalsarchiefbescheidengelden GrootnadeelvandigitaliseringtenopzichtevanvervangingisdathierdooreenhybridesishytuatieontstaatZodrahetanalogeenhetdigitalearchiefbestandvanelkaargaanafwijkenbijvoorbeeldomdaternadigitaliseringaaneenpapierendossiernoginformatiewordttoegevoegdkandebetrouwbaarheidvandeinformatievoorzieningingevaarkomenBoshyvendienbrengtdehybridesituatiedubbelebeheerlastenmetzichmee


bull gebruiksgemak voor burgers Alsdevervangingvaneenarchiefbestandnietrendabelisvooreenoverheidsorgaanmaardigitalebeschikbaarheidvandegegevenswelwenselijkisvoorburgerskunnenzijookzelfindegelegenheidgesteldwordenomhetbetreffendearchiefbestandtedigitaliseshyren

bull online beschikbaarstelling AlshetgebruiksdoelonlinebeschikbaarstellingimpliceertishetvanbelangomeeninshyschattingtemakenvandeauteursrechtelijkerisicorsquosAlseenbestandveelmateriaalbevatwaaropauteursrechtenvanderden(kunnen)rusten(denkaanfotorsquosbouwtekeningenetcetera)danvergtdeonlinebeschikbaarstellingonderzoeknaardezerechtenenkanersprakezijnvankostenvoorafkoopenofrisicorsquosvanclaimsvanrechthebbendenenofbeperktegebruiksmogelijkhedenvandedigitalereproductiesDigitaliseringenofvervanshygingkunnendaardoorminderaantrekkelijkworden

bull rentabiliteit ArchiefbewaarplaatsenenarchiefruimtenzijnkostbarevoorzieningenRuimtebijboushywenofinkopenismethetoogopvolledigdigitalearchiefvormingindenabijetoekomstwellichtnietrendabelDaarbijmoetenuiteraardookdekostenvandigitaalbeheerinogenschouwgenomenwordenDigitalearchievenvergeneenproactiefbeheerenbeshyheervoorzieningendiecontinuinvesteringeninkennistijdengeldvragen[11]Ofdiekostenopwegentegendebatenenofzeveelhogeruitpakkendandievoorhetbeheervanpapierzalvangevaltotgevalverschillenmedeafhankelijkvandeaardenintensiteitvanhetgebruik

bull verval van analoge bescheiden Alspapierenarchiefbescheideninslechtematerieumllestaatverkerenkanvervangingnoodshyzakelijkzijnomdeindebescheidenvoorkomendegegevensveiligtestellenvoordetoekomst[12]

222 Gaat het om een volledig analoog archiefbestandDevervangingvanvollediganalogearchiefbestandendientzorgvuldigwordenafgewogenom(eencombinatievan)devolgenderedenen

bull deanalogeverschijningsvormkaneenhistorischewaardevertegenwoordigenenvanbeshylangzijnomtebehouden(zie229)

bull optermijnisvervangingquabeheerergkostbaarzieookonder221 bull alsdetevervangenbescheidennognietzijnovergebrachtmaarweleengeheelvormenmetalanaloogovergebrachtearchiefbestanddelenontstaatdoorvervangingeenhybridearchiefbestandHetbeheervanhybridearchievenkanzoalsbekenddenodigeprobleshymenmetzichmeebrengen

223 Gaat het om een hybride archiefbestandVanafcirca1980iservaaksprakevanhybridearchiefbestandenwaarinanalogeendigitashylearchiefonderdelennaastendoorelkaarbestaanHetbeheervanhybridearchiefbestanshydenisvaakcomplexenrisicovolengaatveelalgepaardmetenhogerebeheerlastenDatiseengoederedenomtotvervangingovertegaan

[11]ensp Zie voor informatie over kosten van digitalisering httpwwwdennlthema36kostenberekening[12]ensp Archiefbesluit 1995 art 11 met uitwerking in de Archiefregeling artt 3 (onder b) en 14


Hettussenresultaatvanhetbeantwoordenvanbovenstaandevrageniseenprincipebeshysluitomoacutefdoortegaanmetvoorbereidingvandevervangingoacutefeenandererichtingtekiezen(digitaliseringofhandhavingvandebestaandesituatie)Alsdekeuzevaltopvoortshyzettingvandevoorbereidingvandevervangingkomendehiernabeschrevenvragenaandeorde

224 Wat is de herkomst en aard van de te vervangen archiefbescheiden [13]

HetiszaakeenvervangingsbesluittoetespitsenopeengoedaftebakenenarchiefbeshystandofprocesmetzoveelmogelijkgelijksoortigearchiefbescheidenDanishetmakkeshylijkerompreciezeenafdoendeeisenteformulerenwaaraandevervangingmoetvoldoenRelevantedeelvragenzijn

bull welkeorganisatieenofwelkorganisatieonderdeelbetrefthetbull welkewerkprocessensoorteninformatiebetrefthetbull omwelkeperiode(n)gaathet

bull gaathetomretrospectievevervangingvaneenafgeslotenarchiefbestandofomroutineshymatigevervangingvaninformatieineenlopendwerkproces

bull watzijndevormeigenschappenvandetescanneneenhedenDenkdaarbijaanformaten(alleenA4ofookanders)enkelshydubbelzijdigsoortinhoud(zoalstekstbeeldtekeninshygenkaarten)gebruikenbetekenisvankleuromvang(bijvoorbeeldalledocumentenbestaanuithooguit4bladzijden)encomplexiteit(bijvoorbeelddossiersbevattentekstshydocumentenbeeldmateriaalentekeningenofeencombinatievanhandgeschrevenenmachinaalgeproduceerdetekst)

bull welkearchiefbescheidenmoeteneventueelopvoorhandaluitgezonderdwordenvanvervangingenwaarom(zie229)Origineleaktenvandeburgerlijkestandbijvoorbeeldmogennietdigitaalwordenvervangen[14]

225 Hoe worden de archiefbescheiden gewaardeerd in de selectielijst die erop van toepassing isAanvervangingvantebewarenbescheidensteltartikel26bvandeArchiefregelingextraeisenDaaromenomdathetlangetermijnbeheervandigitalegegevenseenkostbarezaakkanzijn[15]moetvroegtijdigvastgesteldwordenhoedetevervangenbescheidengewaarshydeerdzijnwatdeeventuelebewaartermijnenzijnenwatdegrondslaghiervanis(titelselectielijstendatumvanvaststellingdaarvan)ErkansprakezijnvanzeeruiteenlopendewaarderingenenofbewaartermijneninhettevervangenarchiefbestandbijvoorbeeldingevalvanroutinematigevervangingvaningekoshymenpostDatcompliceertdeinrichtingvaneenverantwoorddoeltreffendendoelmatigvervangingsprocesInhetgevalvaneengedifferentieerdarchiefbestandishetraadzaamomhethoogstevoortebewarenbescheidennoodzakelijkekwaliteitsniveauvoorscanshyningtehanterenenzoderisicorsquosopinformatieverliesteminimaliserenAlshetgaatomeenarchiefbestandmeteen(zeer)hoogpercentagearchiefbescheidendatsnelvernietigshybaariskanderisicoafwegingleidentotdekeuzevooreenlagerkwaliteitsniveaumeteengroterekansopinformatieverlies

[13]ensp Archiefregeling artikel 17 onder b[14]ensp regeling papier en schrijfmiddelen voor de burgerlijke stand[15]ensp Zie voor informatie over kosten van digitalisering httpwwwdennlthema36kostenberekening


226 Wat is de context van de te vervangen archiefbescheiden[16]

ArchiefbescheidenontlenenhunbelangenbetekenisdeelsaandecontextwaarinzijzijnontstaanOokdezemoetvoorzoverrelevantreconstrueerbaarblijvenooknavervangingLegdaaromvastinwelkecontextdetevervangenbescheidenzijnontstaanenwatdaarshyvandeconsequentieszijnvoorhetvervangingsproces Aandachtspuntenhierbijzijn

bull oorspronkelijkemetagegevensblijvenbehoudenenverbondenmetdetevervangenarshychiefbescheiden

bull relevanterelatiesmetofverwijzingennaaranderearchiefbescheidenkunnenooknavershyvangingnoggelegdworden HierbijvaltbijvoorbeeldtedenkenaanverwijzingenindebesluitenvanBampWnaarjaarlijksverleende(vervangen)bouwvergunningenofverwijzingineeneigentijdsetoegangnaar(vervangen)seriedelenofregisters

227 Welke in de archiefbescheiden voorkomende gegevens zijn essentieel voor het betreffende werkprocesDeArchiefregelingsteltspecifiekvoortebewarenbescheidendatinhoud structuur en vormmoetenkunnenwordenvastgesteldvoorzoverdatnodigwasvoorhetwerkproshyces[17]Zoiskleurbijvoorbeeldeenaspectdatwelessentieelisvoorhetbegripvaneentechnischetekeningmaarnietvooreensubsidiebeschikking

228 Welke kenmerken vaninformatie in de archiefbescheiden zijn mede bepa-lend voor de waarde van de archiefbescheiden als objecten van cultureel erfgoed enof als bron voor historisch onderzoekHetgaathierbijsomsomzakendiebijreproductienietofzeermoeilijkzichtbaar(temaken)zijnOpnamevanmetadataoverdezekenmerkenkanhetverliesvandergelijkeinformatieverzachtenmaarnooitgeheelcompenserenVoorbeeldenzijn

bull driedimensionalekenmerkenzoalsopgedruktezegelsbindwijzendoorgedruktetypeshylettersendergelijke

bull kleurgebruikdatvanbetekenisisvoorhetproces(bijvoorbeeldzoalsbijministeriesindejarenlsquo90gebruikelijkwasparaafenopmerkingeninroodvandeministeringroenvandesecretarisshygeneraal)

bull ge(waar)merktofafwijkendpapierbijvoorbeeldmetwatermerkofsteunkleurbull moeilijkzichtbareofficieumllekenmerkenbijvoorbeeldhologrammenbull uiterlijkekenmerkendievanbelangzijnvoordekennisvantechnologischeontwikkelinshy

genbull esthetischeofartistiekewaardevandeverschijningsvormSindsdemassaledoorbraakvandekantoorautomatiseringkomendergelijkekenmerkenoverigensveelmindervoordaninhettijdperkvantyposhyenmanuscriptenHetisvanbelangdatbeschrevenwordtdatenhoedergelijkeaspecteninogenschouwgeshynomenwordenendathetvervangingsbesluitverantwoordthoedatisgebeurdentotwelshykekeuzesdatheeftgeleidEventueelkanwordenoverwogenomsteekproefsgewijsenkeleoriginelebescheidentebewarenzodatlatereonderzoekerskunnenzienhoeoriginelenenreproductieszichtotelkaarverhoudenDanishetwelraadzaamominhetbesluittot

[16]ensp Archiefregeling artikel 17 onder b en c en artikel 20[17]ensp Archiefregeling artikel 17


vervangingexplicietaantegevendat(enwelke)originelebescheidenzijnuitgezonderdvanvernietiging

229 Zijn er redenen om specifieke bescheiden uit het te vervangen archiefbe-stand uit te zonderen van vervanging OriginelearchiefbescheidenhebbenaltijdeenspecifiekehistorischecontextDezekansashymenvallen met wat onder 226genoemdismaargaatsomsverderdandatHetbehoudvandehistorischecontextweegtmeebijdebeslissingtotvervangingvantebewarenarchiefbescheidenRedenenombepaaldebescheidenniettevervangenkunnenzijn

bull deverschijningsvormgeeftonvervangbarecontextueleinformatiebijvoorbeeldfotorsquosineengedenkalbumofstukkenopafwijkendpapier

bull hetbetreftbijzonderebescheidenmetbetrekkingtothistorischbelangrijkepersonengebeurtenissenplaatsenzakenofvoorwerpen

bull hogeouderdomenofzeldzaamheidswaardevanhetorigineel(denkaandeAktevanAbshydicatievankoninginBeatrix)

23 Consultatie en toetsingTijdensdevoorbereidingsfasegaathetermetnameomdeskundigentelatenmeedenkenoverdefundamentelevraagofdevoorgenomenvervangingverantwoordiszoweluitcultureelshyhistorischalsuitjuridischoogpuntSomseisenarchiefverordeningenbesluiteninformatiebeheerofbeshyheersregelsdatbijeenbesluittotvervangingdeeigenarchivaris[18]geconsulteerdofgeiumlnformeerdmoetwordenofdatdiensgoedkeuringisvereistOokalsdatniethetgevalisisconsultatievandearchivarisinhetgevalvandevervangingvantebewarenbescheidenzeeraantebevelenomdatdezealstoekomstigbeheerderdeaangewezenfunctionarisisomteoordelenoverdebronfunctieenheterfgoedbelangvandearchiefbescheideninkwestieDeinternetoezichthouder[19]beoorshydeeltofopdebovenstaandeoverwegingenstandpuntenzijningenomenenofdezeadequaatzijngedocumenteerd(zieparagraaf21)DaarnaastishetwenselijkomindezefaseookdeCIO of auditdienst de voorgenomen vervanging telatentoetsenopbedrijfsvoeringsaspectenmetnamedevraagofdekostenendebateninvershyhoudingzijn

[18]ensp Bij de decentrale overheden gaat het om de archivaris zowel in zijn rol van intern toezichthouder als in zijn rol van toekomstig beheerder Bij het Rijk gaat het om de (Algemene) Rijksarchivaris in de hoedanigheid van toekom-stig beheerder De Erfgoedinspectie toetst niet vooraf maar geeft wel voorlichting (compliance assistance) en voert systeemtoezicht uit Daar waar geen archivaris is benoemd is het inschakelen van een externe deskundige met de kwalificaties van een archivaris (diploma Archivistiek) zeer aan te bevelen[19]ensp Voor decentrale overheden die een archivaris hebben benoemd geldt de archivaris in deze als interne toezicht-houder Bij zelfstandige bestuursorganen en rijksorganen is dit een andere interne functionaris


24 Nuttige verwijzingenbull ITempelmanshyVanHuneneaRisicorsquosvansubstitutieInventarisatievanrisicorsquosenhandshyreikingenvoorreductievanrisicorsquosingevalvansubstitutiebijhetMinisterievanBinnenshylandseZakenenKoninkrijksrelaties(LeideneLawCentrumvoorRechtindeinformatieshymaatschappij2007)ziehttpsopenaccessleidenunivnlbitstreamhandle188713065BZK_06shy09shy2007pdfsequence=2

bull ArchiefrechthoofdstukB6shy1Algemene uitleg over artikel 6 van het Archiefbesluit uit maart2013

bull Archiefbeheerindepraktijk6541Vervanging van archiefbescheiden de Amsterdamse Broodjeszaak (MLoef)uitdecember2009

bull Informatieoverdekostenvandigitaliseringistevindenviahttpwwwdennlthema36kostenberekeningHetrapportDigitaliseringontrafeldtechnischeaspectenvandigitalereproductievanarchiefstukken(StadsarchiefAmsterdam2006)geeftrekenvoorbeeldenvoorhetbepalenvanopslagkostenDitrapportistedownloadenvanafhttpstadsarshychiefamsterdamnlstadsarchiefeshydepotdownloads_en_linksshy1HSs


3 Vaststellen van de benodigde beeldkwaliteit

Devolgendestapinhetinrichtingsprocesisomvasttestellenaanwelkekwaliteitseisendescansmoetenvoldoenzodatallegegevensdiebijdevervangingbehoudenmoetenblijven(zie227 en 228)opdescansookdaadwerkelijkgoedtezienzijnLeidendishierbijdefunctionarisdieverantshywoordelijkisvoorDIVeninformatiemanagementDezelaatzichbijstaandoordeproceseigenaargebruikersvandeinformatieendeICTshyafdeling

31 Juridische grondslagOpgrondvanartikel26bsubdeenfvandeArchiefregelingmoetdezorgdragerinhetbesluittotvervangingvantebewarenarchiefbescheideninzichtgevenin

d de criteria voor de keuze ter zake van reproductie in kleur grijswaarden of zwart-wite de wijze waarop de reproductie tot stand komt waartoe in elk geval worden gerekend de formaten bewerkingen metagegevens en voor zover van toepassing de keuze ter zake van reproductie per batch of per stukf de inrichting van de controle op juiste en volledige weergave en van het herstel van fouten

Dezeeisenkunnenwordengezienalseenuitwerkingvandealgemenereeisuitartikel6Archiefshybesluit1995dateenreproductieeenjuiste en volledige weergavemoetzijnvande in de te vervan-gen archiefbescheiden voorkomende gegevensVastgesteldmoetwordenwelkeaspectenvanhetorigineel(bijvoorbeeldkleurenscherpte)wezenlijkzijnvoordejuistheidenvolledigheidvandedaarinvoorkomendegegevensVervolgensmoethetscanproceszowordeningerichtdatdescanallewezenlijkeaspectenjuistenvolledigweergeeftIndatkadermoetgoedwordenafgewogenofeninhoeverre(geautomatiseerde)nabewerkingenwenselijkzijnbijvoorbeeldomscansrechttezettenvanvlekkenteontdoenaantescherpenofbijtesnijden Bijiedervervangingsbesluitmoetdezorgdragerzichookrekenschapgevenvanhetfeitdaterrisicorsquoszijnopinformatieverliesdoorfoutenindeuitvoering(bijvoorbeeldenkelzijdigscannenvandubbelzijdigeoriginelen)endoortechnischemankementen(bijvoorbeeldpaginarsquosdiehalfofscheefindescannerwordengetrokkenofvuilindeoptica)InhoeverredergelijkerisicorsquosaccepshytabelzijnisaandezorgdrageromtebepalenDewetgevereistiniedergevaldatdezorgdrageradequatecontroleinrichttervoorkomingvanfouten

DeArchiefregelingeistookdatdezorgdragerbeschrijftwelkekeuzeszijngemaaktvoordetotshystandkomingvandereproductiehoedereproductiewordtgemaaktenhoedekwaliteitvandereproductiewordtbewaaktDezeeisenvertalenzichenerzijdsintechnischeeisenaanhetvershyvangingsprocesendetechnische(beeld)kwaliteitvandevervangingenanderzijdsinprocedureleeisenzoalsdeinrichtingvankwaliteitsproceduresenfoutherstelHoewelopgrondvandeArchiefregelingdevastleggingenverantwoordingvandezecriteriaalleenverplichtisalshetovertebewarenarchiefbescheidengaatishetevengoedinhetbelangvandezorgdrageromdezekeuzesookvoorvernietigbarearchiefbescheidenweloverwogentemakenenvastteleggenmethetoogopverantwoordingenleereffecten


32 Aandachtspunten en afwegingenDezorgdragermoetbeschrijvenopbasisvanwelkecriteriadebenodigdebeeldkwaliteitwordtbepaaldenwelkefunctionarisdatdoetHetisvanbelangdebeeldkwaliteitprimairtebaserenopdeaardeninhoudvandearchiefbescheidenennietzozeeropbasisvanargumentenzoalsdebelastingvandesystemendoorscansinhogeresolutieBijdeoverwegingenomtekiezenvooreenbepaaldetechniekofeenbepaaldekwaliteitkanhetmetnameingevalvanbacklogscanninghandigzijnomonderscheidtemakentussenmasterbeshystandenengebruikskopieeumlnAlsvanuiteenkwalitatiefhoogwaardigmasterbestandgebruikskoshypieeumlngedistribueerdwordenishetgeenprobleemdatdieeenlagerekwaliteithebbengecomshyprimeerdzijneneengeslotenenofnietoptimaalgedocumenteerdbestandsformaathebbenZowordtvoorkomendatsystementezwaarbelastwordenendatresponstijdentehoogoplopenOphetmomentdateengebruikskopieniet(meer)voldoetishetmogelijkeennieuwekopievanhetmasterbestandtemakenBijroutinematigevervangingkanookgekozenwordenvoorhetwerkenmeteenmasterbestandIndatgevalishetwelzaakomtezorgenvoorgoedeafsprakenoverdeomgangmetdewerkkopieinrelatietothetmasterbestand(zieparagraaf11)

BijhetbepalenvandegewenstebeeldkwaliteitkanhethandigzijngebruiktemakenvandeRichtlijnenPreservationImagingMetamorfozeontwikkeldbinnenhetnationaleerfgoedconserveshyringsprogrammaMetamorfozeDezekent3variantenMetamorfozeMetamorfozeLightenMeshytamorfozeExtraLightDeeerstevariantwordtalleengebruiktvoororiginelendiealskunstwerkenwordengezienenisinditverbandnietrelevantDeLightshyvariantsteltdermatezwareeisenaandebeeldkwaliteitdatderisicorsquosopongewenstinformatieverliesminimaalzijnWiebijdevervanshygingvaneeuwigenlangdurigtebewarenarchiefbescheidengeheelzekervanzijnzaakwilzijnkankiezenvoorMetamorfozeLightenhoeftdanverdergeenafwegingenmeertemakentenaanzienvandebeeldkwaliteitendemethodiekvanvervangingDatzelfdegeldtvoordeExtraLightshyvariantingevalvanvervangingvanbinneneenkortetermijntevernietigenbescheidenDeMetamorfozeshyrichtlijnenstellenhogeeisenDiegevenzekerhedenmaarzullenmisschiennietleidentotdemeestdoelmatige inrichtingvanhetvervangingsprocesWiehetvervangingsprocesoptimaaldoelmatigwilinrichtenkanaandehandvandevolgendevrageneigenafwegingenmaken

321 Is kleur een bepalend element van de in de te vervangen archiefbescheiden voorkomende gegevensDebepalendeelementenzijninkaartgebrachtbijstap228AldezeelementenmoetenindereproductiegoedwordenweergegevenDaarbijishetvolgendevanbelang

bull alskleureenbepalendelementishetnoodzakelijkominkleurtescannenbull alsdekleurvanhetbrondocumentmeerdanalleenherkenbaarmoetzijnenhetorigineelzodichtmogelijkmoetbenaderendanishetzaakdeeventuelekleurafwijkingvasttestelshylenHiertoemoetminimaaldezogenaamdekleurzweemwordengemetenDatkandoorhetgebruikvandeUTT testkaart[20]enndashsoftware(zieparagraaf624enbijlage4)

[20]ensp uTT staat voor Universal Test Target een fotografische tekstkaart die het mogelijk maakt in een keer een com-pleet beeld te schetsen van de kwaliteit van een afbeelding In combinatie met bijbehorende analysesoftware is de uTT een belangrijk instrument voor kwaliteitscontrole en ijking van scans Bron httpwwwdennlstandaard388


bull hetgebruikvaneenapparaatonafhankelijkekleurruimte[21]isnoodzakelijkDitlevertdebesteresultatenvooreenduurzamevervanging

322 Is er sprake van zwart-wit fotorsquos fijnmazige illustraties in zwart-wit kleuren die geen bepalend element zijn of van een gering contrast tussen letter en achtergrond VaneengeringcontrasttussenletterenachtergrondisbijvoorbeeldsprakebijvergelingvanhetpapierofbijeenslechtekwaliteitdrukletterofhandschriftInaldezegevallenwordtdigitaliseringingrijswaardenaanbevolenOokhierbijishetgebruikvaneenapparaatonafhankelijkekleurruimtenoodzakelijk

323 Is er behoefte om op de gedigitaliseerde bescheiden tekstherkenning door middel van Optical Character Recognition toe te passen ScanneninkleurwordtinhetgevalvanOCR[22]aangeradenomdatditaanzienlijkbeteretekstherkenningsresultatengeeftOverhetalgemeengeldtdatdevisuelekwaliteitvaneenkleurenreproductiedoorgaansbeterisdaneenopnameingrijswaardenzelfsalshetgaatomtekstenwaaropuitsluitendzwartenwitvoorkomt OmwillevantekstherkenningishetbovendienaanteradenomstandaardA4shydocumenshytenopminimaal300ppi[23]tescannenDezeresolutiewordtindeMetamorfozeshyrichtlijshynennodiggeachtomdeminimalescherptevan5lpmmtehalen[24]BijlagereresolutieswordttekstherkenningbemoeilijktwaardoordebruikbaarheidvangegevensvermindertAlshetomarchiefbescheidengaatdieuitsluitendzwartshywitshytekstbevattenniethandshygeschrevenzijnendievanzichzelfeengoedebeeldkwaliteithebben(bijvoorbeeldeengoedekwaliteitlaserprint)kaneventueelvolstaanwordenmet200ppiZiebijlage1 voor eennadereverklaringvanditadvies

324 Is het antwoord op de bovenstaande vragen lsquoneersquo Danvolstaatbitonale(zwartshywit)scanning

325 Bevat het te vervangen archiefbestand veel verschillende soorten beschei-den die ieder hun eigen eisen stellen aan de beeldkwaliteitDemeestveiligehandelswijzeisombijvervangingtekiezenvoorhethoogstevoortebeshy

[21]ensp Een kleurruimte is een mathematisch model dat kleur op een numerieke manier beschrijft Dit gebeurt over het algemeen in een 3D-model dat gebaseerd is op de werking van het menselijk oog Elke scanner of camera werkt met een eigen unieke kleurruimte deze kleurruimte wordt over het algemeen vertaald naar een gestandaardiseerde kleurruimte die los staat van de hardware de keuze voor een dergelijke kleurruimte is belangrijk omdat hiermee de gebruikte kleuren op een gestandaardiseerde manier zijn opgeslagen dit is met name voor de uitwisseling en duurza-me toegankelijkheid van de beelden van belang Informatie ontleend aan httpwwwdennlthema149[22]ensp Optical Character Recognition beter bekend onder de afkorting ocr is een vorm van optische tekenherkenning waarbij uit een afbeelding van een tekst door middel van patroonherkenning alle tekens uit de afbeelding als zodanig worden herkend en apart opgeslagen door een computerprogramma Zo wordt de afgebeelde tekst omgezet in een bewerkbare tekst Bron Wikipedia[23]ensp In deze Handreiking spreken we in het geval van resolutie over het aantal lsquopixels per inchrsquo (ppi) in plaats van over lsquodots per inchrsquo (dpi) Deze pixeldichtheid is de waarde die de resolutie van de scanner weergeeft De ppi meet het aantal pixels per inch van de scanner terwijl dpi wordt gebruikt om de resolutie van een printer aan te duiden Het gaat bij dpi om het aantal inktpuntjes dat de printer afdrukt en dat is als het gaat om vervanging geen relevant gegeven[24]ensp Metamorfoze baseert zich bij het vaststellen van de beoogde scherpte uitgedrukt in lpmm op de lettergrootte van de onderkast drukletter lsquoersquo en het formaat van het origineelVoor formaat din A5 tm din A2 met drukwerk met onderkast letter lsquoersquo die groter of gelijk is aan 1 mm geldt een vereiste scherpte van minimaal 5 lpmm Dit geldt ook voor handgeschreven archiefbescheiden


warenbescheidennoodzakelijkekwaliteitsniveautenzijuiteengedegenrisicoafwegingblijktdatmeteenlagerniveaukanwordenvolstaanInveruitdemeestegevallenishetaantebevelentekiezenvooreacuteeacutenscanregimeeneacuteeacutenkwaliteitsniveauomdathetvervanshygingsprocesanderstecomplexwordtZieookparagraaf225

33 Consultatie en toetsing Vanwegedeonomkeerbaarheidvanvervangingistoetsingdoordeinternetoezichthouder[25]hoewelnietwettelijkverplichtwelzeeraantebevelenInhetgevalvandevervangingvantebeshywarenbescheidengeldthetzelfdevoordeconsultatievandetoekomstigebeheerder[26] In de fase vanhetbepalenvandebenodigdebeeldkwaliteitdienenzijmetnametetoetsenofdegekozenbeeldkwaliteitvoldoendeisomdereproductiesdefunctie(s)vandeoriginelebescheidentelatenvervullenIndiennodigbijvoorbeeldineengemeenteofwaterschapwaargeenarchivarisisbeshynoemdkanexterneexpertiseingeschakeldwordenBijeventueleuitbestedingvanhetscannenishetinhetkadervangoedopdrachtgeverschapessenshytieeldatdeopdrachtzorgvuldiggeformuleerdisendatdeopdrachtgevergenoegtijdenexpertiseinzetomte(laten)toetsenofdeleverancier(s)voldoenaandegesteldeopdrachtZiebijlage2 voor eenvoorbeeldvandeomgangmetleveranciersbijuitbesteding

34 Nuttige verwijzingenbull Bijlage1Hetbepalenvandebenodigdescherptevaneenscanbull Bijlage2Voorbeeldvandeomgangmetleveranciersinhetvervangingsprocesbull Bijlage4Technischecontrolevaneenscanbull Landelijkerichtlijnvoordevervaardigingvanbeeldviahttpdennlpagina303bull Informatieoverkleurruimtehttpwwwdennlthema149bull InformatieoverdeUniversalTestTarget(UTT)viahttpwwwdennlstandaard388bull RichtlijnenPreservationImagingMetamorfozehttpwwwmetamorfozenlsitesmetashymorfozenlfilespublicatie_documentenRichtlijnen_Preservation_Imaging_Metamorfoshyze_10pdf

bull HandboekDigitaliseringvanDocumentenTechnischeaspectenenkwaliteitseisen(FAROhetVlaamsSteunpuntvoorcultureelerfgoed2011)ziehttpwwwfaronetbeeshydocushymentenhandboekshydigitaliserenshyvanshydocumentenshytechnischeshyaspectenshyenshykwaliteitseisen

bull HetrapportDigitaliseringontrafeldtechnischeaspectenvandigitalereproductievanarchiefstukken(StadsarchiefAmsterdam2006)geeftmededooruitvoerigeillustratiesvanscanresultateninverschillenderesolutiesenbestandsformateneengoedinzichtindegroteverschilleninbeeldkwaliteitdiebijscannenkunnenoptredenDitrapportistedownloaden vanaf httpstadsarchiefamsterdamnlstadsarchiefeshydepotdownloads_en_linksshy1HSs

bull Archiefbeheerindepraktijk4015shy19Vervanging van archiefbescheiden in Wettelijke regelingen(AdenTeuling)uitoktober2013

bull Archiefbeheerindepraktijk5065Digitaliseren van analoge archiefdocumenten(FBoudrez)uitmaart2011

[25]ensp Voor decentrale overheden die een archivaris hebben benoemd geldt de archivaris in deze als interne toezicht-houder Bij zelfstandige bestuursorganen en rijksorganen is dit een andere interne functionaris[26]ensp Bij de decentrale overheden gaat het om de archivaris in zijn rol van toekomstig beheerder Bij het Rijk gaat het om de (Algemene) Rijksarchivaris in de hoedanigheid van toekomstig beheerder Daar waar geen archivaris is be-noemd is het inschakelen van een externe deskundige met de kwalificaties van een archivaris (diploma Archivistiek) zeer aan te bevelen


4 Kiezen van technische infrastructuur VoortbordurendopderesultatenvandevoorbereidingmoetdeinrichtingvanhetvervangingsshyprocesendeborgingvandezorgvuldigheidenkwaliteitdaarvanwordenbepaaldDitbegintmetdekeuzevandegewensteapparatuurensoftwareDegenedieverantwoordelijkisvoorDIV en informatiemanagementishierinleidendVanzelfsprekendmoetookdeICTshyafdelinghierbijwordenbetrokkenomdatdezeinhetvervangingsproceseenbelangrijkeondersteunendefactoris

41 Juridische grondslagenOpgrondvanartikel26bsubbencvandeArchiefregelingmoetdezorgdragerinhetbesluittotvervangingvantebewarenarchiefbescheideninzichtgevenindekeuzestenaanzienvande(inshyrichtingvan)deapparatuurensoftwaredieinverbandmethetvervangingsproceswordenaangeshyschaft

b de inrichting van de apparatuur waarmee wordt vervangen de gekozen instellingen en de randapparatuurc voor zover van toepassing de software en de gekozen instellingen

DatimpliceertdatopaldezepuntenzorgvuldigeafwegingenenkeuzeszijngemaaktHoewelopgrondvandeArchiefregelingdevastleggingenverantwoordingvandezekeuzesalleenverplichtisalshetovertebewarenarchiefbescheidengaatishetevengoedinhetbelangvandezorgdrageromdezekeuzesvoorvernietigbarebescheidenweloverwogentemakenenvastteleggenmethetoogopverantwoordingenleereffecten

42 Aandachtspunten en afwegingen Bijdekeuzevoormerktypeenstandaardinstellingenvandeapparatuurendeeventuelerandapshyparatuurendesoftwarezijndevolgendeaspectenvanbelangomaftewegenenuiteindelijkinhetbesluitvastteleggen

421 Waaruit moet de technische infrastructuur bestaanDezorgdragerbepaaltenbeschrijfthoedetechnischeinfrastructuurvoorhetscanproshyceswordtingerichtDaarbijgaathetvolgensdetoelichtingopartikel26asubbvandeArchiefregelingomdegebruikteapparatuurdeparameterswaaropdeapparatuurisingesteld(bijvoorbeelddocumentgrootteuitvoerinzwartshywitgrijstintenofkleur)endegebruikterandapparatuur Deprestatiesvandehardwareendekwaliteitvandereproductieszijnafhankelijkvandehele infrastructuurdierondhetvervangingsprocesisingerichtDaaromishetookessenshytieelomdeinstellingenvoordeapparatuuropelkaaraftestemmenentebeschrijvenDenkdaarbijookaanmultifunctionalsdievaakopafdelingenwordengebruiktenwaaropsomsookvoorvervangingwordtgescand


422 Met welke aspecten moet bij het inrichten van de scanomgeving rekening gehouden worden

bull demogelijkhedenvandescannerNietelkescannerisinstaatomdedoordezorgdragergewenstekwaliteitteleverenDenkhierbijaanhetaantalppikeuzevoorhetbestandsforshymaatkeuzevoorkleurruimtekleurprofielenpaginashyinstellingenDepaginashyinstellingenomvattennietalleendepaginagroottemaarookdekeuzeomdubbelzijdigtescannen(waarbijdescannerdepaginavolgordehandhaaft)dekeuzeomlegepaginarsquoswegtelatenofhetautomatischherkennenvanpaginarsquosmetlouterzwartshywittekst Modernescannerskunnenookgeautomatiseerdnabewerkingendoenbijvoorbeeldhetgebruikvancompressie[27]hetgebruikvanOCRofbeeldverbeteringzoalsruisonderdrukshykingcontrastcorrectierechtzettenenvlekcorrectieHetgebruikvandezemogelijkhedenmoetzorgvuldigwordenafgewogenenindientoegepastzorgvuldigwordenvastgelegd

bull dewisselwerkingtussendeverschillendecomponentenvandetechnischeinfrastructuurHetaanschaffenvaneengoedescanneralleenvolstaatnietaltijd Tweevoorbeeldenterverduidelijking bullAlsdegebruiktecomputersonvoldoendezijnberekendopgrotescanbestandenduurtdeverwerkingvanlsquorawrsquobestandenbijvoorbeeldzolangdathetbedrijfsproceserdoorgehinderdkanwordenDanisdeneiginggrootomvoorcompressietekiezenmetmogeshylijkinformatieverliesalsgevolgDatisnietnodigalsdeinfrastructuuralsgeheelgoedisopgebouwd bullDekwaliteitvanmonitorsisvanbelangombijlsquofullcolourrsquoscansdekleurendeweergavevancontrastenhelderheidtekunnenbeoordelenMonitorendiekwalitatiefonvoldoendezijnofdienietzijngekalibreerdvoorcontrastenhelderheidmakenhetonmogelijkomvasttestellenofeventuelekleinerelevantedetailsookkunnenwordengezienopdescan

bull deinvloedvanhetnetwerkwaaropjescanomgevingisingerichtopdesnelheidvanjeprocesSomsishethandigomeenscanomgevinglostevandelsquonormalersquoinfrastructuurinterichten

bull alsgebruikgemaaktwordtvanopnameapparatuurzoalscamerarsquosfilmshyennegatiefscanshynersgeldenookhiervoorbovenstaandeaandachtspunten

423 Welke technische specificaties van de gekozen apparatuur moeten worden vastgelegdEengoedevastleggingvantechnischespecificatiesmaakthetmogelijkomdebeperkingenvandegemaaktevervanginginteschattenomeventuelenabewerkingenencorrectiestedoenenomdebestetechnischebewaarstrategietebepalenmethetoogophetbeheer

Legvoorscannersiniedergevalhetvolgendevastbull apparatuureigenschappen(merkmodeltypeversiegebruikvanAutomaticDocumentFeeder)

bull instellingenscanoperatiesamplingrate(resolutie)kleurdiepte(aantalbitsperpixel)kleurprofiel

bull geautomatiseerdecorrectiesnabewerkingenkleurcorrectiecontrastcorrectieruisreducshytie(despeckle)rechtzetten(deskew)(paragraaf522gaatinopdewenselijkheidgeautoshymatiseerdecorrectiestoetepassen)

[27]ensp Bijvoorbeeld als raw scanoutput wordt geconverteerd naar pdf wordt bij multifunctionals vaak een lossy com-pressie toegepast


bull instellingenvooropslaguitvoerformaatmetagegevensindeuitvoerdiegebruiktkunnenwordenvoorverderenabewerking

Legvoorcamerarsquosiniedergevalhetvolgendevastbull apparatuureigenschappen(merkmodeltypegebruikteobjectievenopstellingbelichshyting)

bull opnameshyinstellingendiafragmasluitertijdISOshywaardekleurprofielwitbalansresolutiebull geautomatiseerdecorrectiesopnamealsrawruisreductietoegepastefiltersbull instellingenvooropslaguitvoerformaatmetagegevensindeuitvoer(XMLCorePropershytiesEXIFPropertiesetc)

424 levert de aan te schaffen hard- en software de benodigde technische meta-data Camerarsquosenscannersproducerenbijdeopnamenooktechnischemetadata[28]DetechnishyschemetadatakunnenaanvullendgebruiktwordenbijdetechnischebeeldcontroleHetiswenselijkdatdeapparatuurdevolgendemetadatalevert

bull Datumopnamebull Modelscannerofcamerabull Typescannerofcamerabull Kleurruimtebull Samplingrate(ppipixelsperinch)bull Lengteenbreedteinpixelsbull Bitdieptebull Kleurprofielbull Sluitertijd(indienvantoepassing)bull Diafragma(indienvantoepassing)bull ISOwaarde(indienvantoepassing)bull Specialecameraofrawconversieinstellingen(indienvantoepassing)

425 Kan de apparatuur de gewenste resolutie leverenHoehogerderesolutiehoemeerinformatieperinchwordtopgeslagenenhoemeergeshyheugenhetdigitalebestandinneemtDeresolutiemoetduszogekozenwordendatdezehooggenoegisomallerelevantebeeldinformatievasttekunnenleggenZievoornadereafwegingentenaanzienvandebenodigderesolutiehoofdstuk3

426 Waarvoor moet de aan te schaffen software kunnen worden gebruiktErzijnverschillendetoepassingendenkbaarzoalshetscannenvananalogearchiefbeshyscheiden(danzijndescaninstellingenparametersvanbelang)het(automatisch)bewershykenvanhetdigitalebestand(zoalshetoptimaliserenvancontrastenhelderheidlevelsbijsnijdenetc)ofhetomzettennaareenbepaaldformaat(bijvoorbeeldhetOCRrsquoenvanhetdigitalebestandenvervolgensdeomzettingnaarPDF)Hetisvanbelangtewetenwelshykebewerkingengeautomatiseerdkunnenplaatsvindeneneenbewustekeuzetemakenof

[28]ensp Deze gegevens hebben voornamelijk betrekking op de instellingen van de opnameapparatuur tijdens het digitaliseren De software moet zo worden ingesteld dat deze metadata lsquoembeddedrsquo bij het digitale bestand in de zogenaamde header informatie worden opgeslagen Deze metadata zijn zichtbaar met behulp van Photoshop bij be-standsinformatie in oa de Tiff Properties XMp Core Properties en eXif Properties Ook uTT software maakt gebruik van deze metadata (zie hiervoor punt 624 en bijlage 4)


datwenselijkisofnietenwatdatbetekentvoordebeoordelingvandescanresultatenAlserveelautomatischwordtbewerktmetdegekozensoftwarekrijgtdegenedieeenreshyproductiebeoordeeltvaakeenscandiealisbijgesnedenrechtgezetengecorrigeerdvoorvlekkenencontrastZieookparagraaf522

43 Consultatie en toetsingVanwegedeonomkeerbaarheidvanvervangingistoetsingdoordeinternetoezichthouder[29]hoeshywelnietwettelijkverplichtwelzeeraantebevelenInhetgevalvandevervangingvantebewarenbescheidengeldthetzelfdevoordeconsultatievandetoekomstigebeheerder[30]DekeuzevandetechnischeinfrastructuurisimmersnietloutereenkwestievantechniekBeidefunctionarissenzorgenervoordatookdebedrijfsvoeringsshyenverantwoordingsbelangenvanhetoverheidsorgaaninkwestieendeeventuelebronfunctieenerfgoedwaardevandearchiefbescheidenwordenmeeshygewogenbijdetechnischekeuzesDaarnaastishetraadzaamomindezefasedeCIOofdeauditdienstdetechnischeinfrastructuurtelatentoetsenopdeperformanceenopderelatietotendecompatibiliteitmetanderesystemenZowelbijhetverlenenvaneenopdrachttotleveringeninrichtingvandetechnischeinfrastructuurvanalsingevalvanalgeheleuitbestedingvandeuitvoeringvandevervangingiseenzorgvulshydigeopdrachtformuleringenadequatetoetsingencontroleeenbelangrijkonderdeelvangoedopdrachtgeverschapControleopdenalevingvandeofferteenprestatiesvandeleveranciersisessentieelHierinspeeltdeinternetoezichthoudereenbelangrijkerolHijzieterbijvoorbeeldoptoedatdeapparatuurenbijbehorendesoftwarevoldoendezijngetestenblijkentevoldoenaandegesteldeeisenalvorensdeleverancierdechargekrijgt

44 Nuttige verwijzingenbull Bijlage4Technischecontrolevaneenscanbull HetRapportDigitaliseringontrafeldtechnischeaspectenvandigitalereproductievanarshychiefstukken(StadsarchiefAmsterdam2006)geeftinformatieoververschillendesoortenscannersenhetgebruikdaarvanDitrapportistedownloadenviahttpstadsarchiefamsterdamnlstadsarchiefeshydepotdownloads_en_linksshy1HSs

bull RichtlijnenPreservationImagingMetamorfozehttpwwwmetamorfozenlsitesmetashymorfozenlfilespublicatie_documentenRichtlijnen_Preservation_Imaging_Metamorfoshyze_10pdf



5 Bepalen van de wijze van reproduceren NaastdebeeldkwaliteitzijnookdezorgvuldigheidvandevoorbewerkingenhetbestandsformaatdetoepassingvancompressieendetoevoegingvanmetadatainsterkematebepalendvoordekwaliteitvandereproductieLeidendindekeuzesdieopditvlakgemaaktmoetenwordenisdefunctionarisdieverantwoordelijkisvoorDIVeninformatiemanagementDezelaatzichbijstaandoorproceseigenaarendeICTshyafdeling

51 Juridische grondslagHetarchiefrechtsteltgeenexplicieteeisenaandetechniekvandereproductieEvenminzijn(comshypressie)methodenofbestandsformatenvoorgeschrevenDegedachteisdatdeeisvaneenjuisteenvolledigeweergavevandeindetevervangenarchiefbescheidenvoorkomendegegevensbepashylendisvoordekeuzevandetoetepassentechniekenDeArchiefregelingbevateisenwaaraaneenbestandsformaatmoetvoldoenalshetgaatomblijvendtebewarenarchiefbescheidenArtikel26ArchiefregelingsteltinheteerstelidDigitale archiefbescheiden worden uiterlijk op het tijdstip van overbrenging opgeslagen in een valideer-baar en volledig gedocumenteerd bestandsformaat dat voldoet aan een open standaard tenzij dit redelijkerwijs niet van de zorgdrager kan worden verlangd Alsdan vindt met de beheerder van de voor overbrenging aangewezen archiefbewaarplaats overleg plaats over een alternatief bestands-formaat

Dezeeisgeldtuiteraardookvoorhetbestandsformaatvandigitalereproducties AlsdezorgdragergebruikgemaaktheeftvanversleutelingstechniekenmoetdebeheerdervandearchiefbewaarplaatsnaoverbrengingdemogelijkheidhebbenomdeversleutelingongedaantemakenDatgeldtnietalleenvoorborn digital gegevensmaareveneensvoordigitalereproductiesHettweedelidvanartikel26steltdaaromvoor zover op het tijdstip van overbrenging gebruik wordt gemaakt van encryptietechniek wordt aan de beheerder van de archiefbewaarplaats de bijbehorende decryptiesleutel verstrekt

Dekeuzestenaanzienvandewijzevanreproducerendienentewordenbeschrevenopgrondvanartikel26bsubeArchiefregelingdezorgdragermoetinzichtgeveninde wijze waarop de repro-ductie tot stand komt waartoe in elk geval worden gerekend de formaten [hellip]

HetarchiefrechtstaatcompressietotopzekerehoogtetoeArtikel26lid3steltgebruikmaking van compressietechniek is slechts toegestaan voor zover daarbij niet zodanig verlies van informatie optreedt dat niet langer aan de bij deze regeling gestelde eisen ten aanzien van de toegankelijke en geordende staat van digitale archiefbescheiden kan worden voldaan

LosslesscompressiewaarbijhetgedecomprimeerdebestandgeheelidentiekisaanhetorigineeliszondermeertoegestaanLossycompressiewaarbijhetverkleinenvanhetbestandgepaardgaatmeteenzekerematevaninformatieverliesistotopzekerehoogteverdedigbaarDezorgdragerdienthetinformatieverliesweltebeperkentotverantwoordeproportiesHijzalzoalsalbeschreshyvenindeparagrafen21 en 31zorgvuldigmoetenbepalenwathetbelangisvandearchiefbescheishy


deninkwestieenwelkegegevensenaspectenessentieelzijnomtebehoudenVervolgenszalhijmoetenonderbouwenenverantwoordenwelkeinformatiedoordegekozencompressiemethodeverlorengaatenwaaromhijdatacceptabelvindtMethetoogopdedigitaleduurzaamheidisdezorgdragerverantwoordelijkvoorhetconverterenvaneengecomprimeerdarchiefbestandalsereengevaarbestaatdateenbestandsformaat(ofeendaaringebruiktecompressietechniek)nietlangerpraktischbruikbaaris[31]

NietalleendegebruiktetechniekenmaarookdemetadateringendebewerkingenzijnbepalendvoordekwaliteitvandevervangingOmtekunnengaranderendatdevervangingeenlsquojuisteenvolledigeweergaversquovandegegevensbiedtmoetdezorgdragerookooghebbenvoorderisicorsquosdieschuileninhetdaadwerkelijkeprocesvanvervangingBewerkingenkunnendekwaliteitvanscansverbeterenmaarkunnenookinformatieverliesveroorzakenDaarommoetdezorgdragerinzichtgeveninde wijze waarop de reproductie tot stand komt waartoe in elk geval worden ge-rekend de formaten bewerkingen metagegevens en voor zover van toepassing de keuze ter zake van reproductie per batch of per stuk

HoewelopgrondvandeArchiefregelingdevastleggingenverantwoordingvandereproductiewijzealleenverplichtisalshetovertebewarenarchiefbescheidengaatishetevengoedinhetbelangvandezorgdrageromdezekeuzesookvoorvernietigbarebescheidenweloverwogentemakenenvastteleggenmethetoogopverantwoordingenleereffecten

52 Aandachtspunten en afwegingenBijhetbepalenvandemanierwaaropdereproductieplaatsvindtwordenveelenbelangrijkekeushyzesgemaaktHetisdanookmoeilijkomhiervolledigtezijnHieronderzijndebelangrijkstevragenopgenomendiebeantwoordmoetenwordenomverantwoordekeuzestekunnenmakenEnkelevandehieronderbeschrevenafwegingenzijnvooralvanbelangmethetoogopduurzaambeheeroplangetermijnDezezijngemarkeerdmeteenplusjeindebulletVoorvernietigbarearchiefbescheidenmeteenkortebewaartermijnzijndiekeuzesminderrelevantHet(decentraal)gebruikvanmultifunctionalsbijvervangingbrengtindeuitvoeringextrarisicorsquosmetzichmeeomdatdezeookgebruiktwordendoorfunctionarissendienietopdehoogtezijnvanhethandboekvervangingendiewellichtnietopdejuistemaniervervangendereproductiesmakenDaaromwordtmetnadrukgestelddatdehieronderbeschrevenaandachtspuntenenafweshygingenookbijhetgebruikvanmultifunctionalsrelevantzijn

521 Welke voorbereidingshandelingen zijn nodig om de originelen te kunnen scannen en hoe worden deze uitgevoerdDevoorbereidingshandelingenbepalendeelswaterwelennietzichtbaarisindeuiteinshydelijkescanDaaromishetgoedvantevorentebedenkenentebeschrijvenwelkevoorshybereidingdeoriginelennodigkunnenzullenhebbenwatdaarvanderisicorsquoszijnenhoediekunnenwordenvermedenBijlage3bevateenopsommingvanproblemendiezichkunnenvoordoenendieextraalertheidenmogelijkvoorbewerkingenvergenVoorkomenmoetwordendattijdenshetdigitaliseringsprocesongewensteenonomkeerbarebeeldbeshywerkingenplaatsvindendieleidentotonherstelbaarenonacceptabelinformatieverlies

[31]ensp Artikel 25 lid 1 Archiefregeling


bijhetontvouwenmoetendocumentenwordengladgestrekenomerzekervantezijndatergeenstukkendubbelgevouwenindescannerkomen

bull bijhetafsnijdenvanderugvaneenrapportmoeternietteruimgesnedenwordenomtevoorkomen dat er tekst wegvalt

bull dikkerestapelspapiermoetenwordenlosgeschudzodatstukkennietaanelkaarblijvenplakkenenerpaginarsquosongescandblijven

522 Welke aandachtspunten zijn van belang bij (de voorbereiding van) het scan-nen

bull doorautomatischecorrectiedoordescanapparatuurwijktdescansomsafvanhetorishygineelDatisnietaltijdwenselijkDaaromishetvanbelanggoedaftewegenenvastteleggenofvandergelijkemogelijkhedengebruikwordtgemaaktHetisafteradenombijdevervangingvantebewarenbescheidengebruiktemakenvanautomatischecorrectie

bull verscherpingvanbeeldenhetzijautomatischhetzijhandmatignaaraanleidingvanvisuelewaarnemingisnooitacceptabeltijdenshetscannenEensoftwarematigeofhandmatigeaanpassingvandescherptetijdensdeproductievandescanverandertfeitelijkdebasisshyopnameDaardoorgaatbeeldinformatieverlorenzodatlaterbijvoorbeeldbijconversievanhetbestandnaareenanderbestandsformaatproblemenkunnenopdoemenbijhetuitvoerenvanconversiescriptsAlsgevolgdaarvankandebeeldkwaliteitnogverderteruglopenAlsdatherhaaldelijkgebeurtkanhetkwaliteitsniveauvandescanonderhetminimumuitkomenDatallesistevermijdenalsdescherpteobjectiefwordtgerealiseerdaandehandvanobjectieve(enobjectieftecontroleren)normenookalwilhetmenselijkoogietsandersAlslaterdescangeraadpleegdwordtkaniederegebruikerdescannaareigenbehoeftevisueelaanpassenmetbehulpvandeviewercontrastverhogenscherpermakenisdanallemaalnogmogelijkmaarzonderdatdescanzelfverandert

bull Bijvervangingvanarchiefbescheidenwaarvan(ook)digitalebronnenbeschikbaarzijnkanervoorgekozenwordenomdedigitalebronopteslaanbijwijzevanvervanging DenkbijvoorbeeldaanalgemenevoorwaardenbijeenovereenkomstofomvangrijkerapshyportenvanexternenDitsoortdocumentenzijnvaaklastigegevallenindescanstraat(kleishynelettertjeskleurgebruik)waardoorhethandigerkanzijnomdedigitalebrontebewashyreninplaatsvaneenscanAlsdaarvoorwordtgekozenmoetwelwordengecontroleerdofdedigitalebronexactovereenkomtmethetpapierendocumentHetkanvoorkomendatdeversiedieinhetpapierendossierzitdigitaalnietmeerbeschikbaarisomdatdezeisvervangendooreenrecentereofeeningekorteversie

523 Wat maakt een bestandsformaat geschiktBijdekeuzevanhetbestandsformaatzijndevolgendeafwegingenvanbelang

bull is het bestandsformaat valideerbaar en volledig gedocumenteerd ErmoetencompletespecificatiesentoolsbeschikbaarzijnomobjectieftekunnentoetshysenofhetdigitalebestanddaadwerkelijkaandespecificatiesvanhetbestandsformaatvoldoetzodatlatereconversiesuitvoerbaarencontroleerbaarzijnDedocumentatieoverhetbestandsformaatmoetookoplangetermijnbeschikbaarzijngehoudenkunnenworden


bull is het formaat een open standaard[32] OmeendigitaalbestandduurzaamtekunnenopslaanmoetgeengebruikwordtgemaaktvanbestandsformatenencompressietechniekendiejuridischenofcommercieeleigenshydomzijnvaneenbepaaldepartijDatisnietalleenvanbelangomclaimstevoorkomenwegensonbevoegdgebruikmaarvooralomtevoorkomendatdeondersteuningvoorformatenoftechniekeneindigtofdocumentatienietofonvoldoendebeschikbaarisalsleveranciersophoudentebestaanofvoorwaardenwijzigen

bull welke technische afhankelijkheden kent het bestandsformaat IshetbestandsformaatafhankelijkvanbepaaldebesturingssystemenhardwareofsoftshywareomgoedterenderenDecomplexiteitvanhetomgaanmetdezeafhankelijkhedenin de toekomst moet meegenomen worden in de afwegingen

bull kan het bestandsformaat alle gewenste functionaliteit ondersteunen Voorscanskanbijvoorbeeldwordengekozenvooreenbestandsformaatvoorbeeldinforshymatie(PNGJPEG)maardanishetnietmogelijkominteksttezoekenDiefunctioneleeiskan weer wel ingevuld worden door PDF(mitsOCRistoegepastopdescan)

bull is het formaat breed geaccepteerd en makkelijk converteerbaar EenveelgebruiktgeslotenbestandsformaatkanduurzamerzijndaneenopenbestandsshyformaatdatbijnanietgebruiktwordtHetgaatervooralomdatdedocumentatiewijdverspreidisenertoolsbeschikbaarzijndienuttigzijnvoorhetbeheerEenvoorbeeldisTIFFeenbeeldformaatdataldecenniadoorduizendenscannersenscanapplicatieswordtondersteundookeenformelestandaardis(ISO126392004)maargeenopen standaard

bull legt het bestandsformaat zelf beschrijvende technische en andere administratieve metadata vast binnen het digitale bestand Datmaakthetprocesmakkelijkerbetrouwbaarderengoedkoperenkanrelevantzijnmethetoogopdekwaliteitscontrole(ziehoofdstuk6)

bull is er sprake van tussenformaten GedurendehetvervangingsproceswordenvaakverschillendebestandsformatentoegeshypastHetisvoordeauthenticiteitvandeuiteindelijkereproductievanbelangookeventushyeletussenformatenvastteleggen

524 (In hoeverre) is het acceptabel om compressie toe te passenHettoepassenvancompressieopeendigitaalbestandreduceertdebestandsgrootteenisdaaromaantrekkelijkomdebelastingvannetwerkensystementebeperkenenkostentebesparenTegelijkklevenernadelenenrisicorsquosaanDevolgendeaandachtspuntenzijndaaromvanbelang

bull compressiebemoeilijktduurzaambeheerLossy compressiegeeftrisicoopinformatieshyverliesBovendienkandegecomprimeerdeinformatienietmeerwordengetoondalshetvoordecompressiegebruiktealgoritmenietmeerbekendisofondersteundwordt

[32]ensp Het Forum Standaardisatie beheert een lijst van gangbare open standaarden en een lijst van lsquopas toe of leg uitrsquo standaarden Het toepassen van de lijst is voor de rijksoverheid verplicht op basis van de Instructie Rijksdienst bij de aanschaf ICT-diensten of icT-producten en voor decentrale overheden op basis van bestuursakkoorden voor ge-meenten geldt specifiek een resultaatverplichting uit het i-Nup voor 2015 Resultaatverplichting 20 stelt lsquoGemeenten maken gebruik van de open standaarden zoals vastgesteld door het College Standaardisatie en werken hierbij volgens het principe pas toe of leg uitrsquo Alle overheden zijn dan ook verplicht de open standaarden die op de lijst met pas toe of leg uit-standaarden staan bij aanschaf of (ver)bouw van icT-systemen-diensten te eisen (pas toe) Afwijken mag alleen met zwaarwegende redenen en verantwoording hierover moet worden afgelegd in het jaarverslag (leg uit) Zie voor beide lijsten httpwwwforumstandaardisatienlopen-standaardenlijsten-met-open-standaarden


bull metnamevoorbeeldshyenkaartmateriaalwordtveelalongecomprimeerdeTIFF geadvishyseerdTIFFisechtereengeslotenformaatEendergelijkekeuzezaldaarominhetkadervan comply or explain verantwoord moeten worden

bull voortekstdocumentenisTIFFgeenoptimaalformaatomdatTIFFvaneentekstdocumenteenplaatjemaaktwatdegebruiksmogelijkhedenaanzienlijkbeperktHetzelfdegeldtvoorhetvaakaanbevolenPDFAdatookverliesvanfunctionaliteitengeeftalshetbijvoorshybeeldtoegepastwordtopspreadsheetsmetformules

bull onderzoek[33]toontaandatdecombinatievaneenkleinebestandsgrootteeneenhogedetailshyenkleurreproductieJPEGgoedbruikbaarmaaktalsopslagformaatvoorarchiefbeshyscheidenJPEGmaaktechtergebruikvanlossycompressiewatdemeestearchiefinstelshylingennietacceptabelvindenJPEGshycompressiewordtveelalalleendantoegestaanalshetdocumenteentekstdocumentisdatOCRondergaatenalscompressieslechtseacuteeacutenkeerwordttoegepastenwelindelaatstefasevandebewerkingzodathetrisicoopinformashytieverliesbeperktblijftHetisraadzaamhieroverafstemmingtezoekenmettoekomstigebeheerder

bull alsdetransmissiesnelheidineennetwerkdevoornaamsteredenisomcompressieteoverwegenkanookgekozenwordenvoorhetmakenvaneenlsquogebruikskopiersquovoordagelijksgebruikDeontvangerkrijgtdaneengecomprimeerdeversievanhetmastershybestandWelkformaatdegebruikskopieheeftdoeterveelmindertoe[34]Ziehiervoorook paragraaf11endeintroductieopparagraaf32

bull compressiebetekentbesparingopdekostenvandeopslagcapaciteitHoewelopslagsteedsgoedkoperwordtiseenveiligeinfrastructuurmetbackupsredundantieenactieshyvefoutcontrolekostbaarBijeeneventuelekeuzevoorcompressieomkostentebesparendientdezorgdragerderisicorsquosvaninformatieverliesvoordeeigenbedrijfsshyenbewijsshyvoeringenvoordesamenleving(bewijszoekendeburgersonderzoekenerfgoed)meetewegen

525 Welke metagegevens moeten zijn vastgelegd en gekoppeld worden aan de vervangende archiefbescheiden[35]

MetagegevenszijnonlosmakelijkverbondenmetarchiefbescheidendebeschrijvendegegevenszijnvanwezenlijkbelangvoordeduurzametoegankelijkheidDezorgdragermoetdemetagegevenssamenmethetarchiefstukbewarenbeherenen(eventueel)vernietigen[36]DatgeldtookvoorvervangendereproductiesDezorgdragermoetaangevenopwelkemanierdeoorspronkelijkemetagegevensaandereproductieswordengekoppeld Indeomgangmetmetagegevensmoetenoverheidsorganenzichconformerenaan NENshyISO23081ofeenvergelijkbarenormBijhetbepalenvandebenodigdemetagegeshyvensisdeArchiefregelingleidend[37]VoordeRijksoverheidisdituitgewerktindeRicht-lijn Metagegevens RijksoverheidenhetbijbehorendeToepassingsprofiel Metagegevens

[33]ensp rapport digitalisering ontrafeld technische aspecten van digitale reproductie van archiefstukken (Stadsarchief Amsterdam 2006) p 38-57[34]ensp Dat kan bijvoorbeeld Jpeg zijn met een hogere compressie (bijv psd 4) pdfa of png Jpeg kwaliteit psd 4 levert een uitstekende raadpleegkwaliteit op en veel kleinere digitale bestanden Bestanden in gif zijn zeer klein maar prima bruikbaar voor raadpleging[35]ensp Archiefregeling artikel 19[36]ensp Archiefregeling artikelen 17 21 en 22 [37]ensp Zie daarvoor de Archiefregeling artikelen 17 21 en 24


Rijksoverheid[38]Eendergelijktoepassingsprofielisookbeschikbaarvoordelokaleovershyheden[39]

526 Welke metagegevens moeten worden vastgelegd bij en over de vervangingHetisnoodzakelijkombijhetvervangenvanarchiefbescheidenmetagegevensoverdevervangingvastteleggenomtekunnengaranderendatdereproductieswerkelijkdevershyvangendereproductieszijnHetgaatdaarbijomdevolgendezaken

bull dat het gaat om een vervanging Afhankelijkvandegekozenwerkwijzekanditgegevengeneriekwordenomschrevenvooralleinformatieobjectendiehetbetreft

bull het nummerkenmerk van het vervangingsbesluit Ditgegevenkangeneriekwordenomschrevenvooralleinformatieobjectendiehetbeshytreft

bull wanneer de vernietiging van de originelen heeft plaatsgevonden HetisvanbelangtewetentotwelkmomentnogopdeanalogearchiefbescheidenkonwordenteruggevallenDitisvastgelegdindeverklaringvanvervanging(zie823)[40] Afhankelijkvandegekozenwerkwijzekanditgegevengeneriekwordenomschrevenvooralleinformatieobjectendiehetbetreft

bull welke specifieke afwegingen en rechtvaardigingsgronden bij de vervanging zijn geformuleerd HetgaatvooralomdeidentificatievandespecialegevallenwaarinvullingisgegevenaanuitzonderingsgrondendieinofbijhetbesluitzijnomschrevenDitgegevenwordtopdocumentniveaubeschreven

53 Consultatie en toetsingVanwegedeonomkeerbaarheidvanvervangingistoetsingdoordeinternetoezichthouder[41]hoeshywelnietwettelijkverplichtwelzeeraantebevelenInhetgevalvandevervangingvantebewarenbescheidengeldthetzelfdevoordeconsultatievandetoekomstigebeheerder[42]In de fase van hetbepalenvandewijzevanreproductiekijkenzijofdekeuzestenaanzienvandevoorbewerkinshygendebestandsformatendecompressieendemetadateringvoldoendezekerheidbiedendatdereproductiesookoplangeretermijneenjuisteenvolledigeweergavekunnenblijvengevenvandeindetevervangenarchiefbescheidenvoorkomendegegevensAlsergeenarchivarisisbenoemdishetaantebevelenexterneexpertiseinteschakelenOokindezefasevergteventueleuitbestedingeenzorgvuldigeopdrachtformuleringentoetsingencontrolevandekantvandeopdrachtgeverControleopdenalevingvandeofferteenprestashy

[38]ensp httpwwwnationaalarchiefnlsitesdefaultfilesdocsToepassingsprofiel_metagegevens_rijksoverheidpdf[39]ensp De Regionale Historische Centra in de provinciehoofdsteden en het Nationaal Archief hebben een toepassings-profiel voor de lagere overheden ontwikkeld in voorbereiding op de implementatie van het e-depot KING onderzoekt momenteel of dit instrument toepasbaar is voor gemeenten ivm de ZTC en de RGBZ Zie httpwwwnoord-holland-sarchiefnlcontentdownloadsfilesWVI20Toepassingsprofiel20Lokale20Overhedenpdf [40]ensp Archiefbesluit 1995 artikel 8[41]ensp Voor decentrale overheden die een archivaris hebben benoemd geldt de archivaris in deze als interne toezicht-houder Bij zelfstandige bestuursorganen en rijksorganen is dit een andere interne functionaris[42]ensp Bij de decentrale overheden gaat het om de archivaris in zijn rol van toekomstig beheerder Bij het Rijk gaat het om de (Algemene) Rijksarchivaris in de hoedanigheid van toekomstig beheerder Daar waar geen archivaris is be-noemd is het inschakelen van een externe deskundige met de kwalificaties van een archivaris (diploma Archivistiek) zeer aan te bevelen


tiesvandeleveranciersdoorzoweldeopdrachtgeveralsdeinternetoezichthouderisessentieelSamenzienzijeroptoedathetresultaatvanhetscanprocesvoldoetaandevoorafvastgesteldekwaliteitscriteriaalvorensdeleverancierdechargekrijgtZiebijlage2vooreenvoorbeeldvandeomgangmetleveranciersbijuitbesteding

54 Nuttige verwijzingenbull Bijlage2Voorbeeldvandeomgangmetleveranciersbijuitbestedingbull Bijlage3Gevallenwaarinvoorbewerkingennodigkunnenzijnbull Lijstenmetopenstandaardenverplicht(onderprincipelsquopastoeofleguitrsquo)ofaanbevolenvooroverheidsorganisatieshttpwwwforumstandaardisatienlopenshystandaardenlijsshytenshymetshyopenshystandaarden

bull rapportDigitaliseringontrafeldtechnischeaspectenvandigitalereproductievanarchiefshystukken Ditrapportistedownloadenvanafhttpstadsarchiefamsterdamnlstadsarchiefeshydeshypotdownloads_en_linksshy1HSs

bull RichtlijnMetagegevensRijksoverheidhttpwwwnationaalarchiefnlsitesdefaultfilesdocsrichtlijn_metagegevens_overheid_toelichting_0_0pdf

bull NENshyISO23081InformatieendocumentatieshyBeherenvanmetagegevensvoorarchiefbeshyscheidenhttpwwwnennlNENshyShopNormNENISOshy2308122009shynlhtm

bull ToepassingsprofielMetagegevensRijksoverheidhttpwwwnationaalarchiefnlsitesdeshyfaultfilesdocstoepassingsprofiel_metagegevens_rijksoverheidpdf

bull ToepassingsprofielmetagegevenslagereoverhedenhttpwwwnoordshyhollandsarchiefnlcontentdownloadsfilesWVI20Toepassingsprofiel20Lokale20Overhedenpdf


6 Inrichten van kwaliteitsprocedures

VerantwoordenbinnendewettelijkekadersvervangengaatvanbegintoteindoverkwaliteitNietvoornietsbevattenallevoorgaandehoofdstukkeneenparagraafoverconsultatieentoetsingtenaanzienvandeinrichtingvanhetprocesOmdekwaliteitvanhetvervangingsprocesalszodanigenvandereproductiestekunnenborgenzijnnaasttoetsingencontroleookgoedeinternekwaliteitsproceduresnodigaandehandwaarshyvantijdensdeuitvoeringvanhetvervangingsprocesstructureelcontroleenfoutherstelplaatsvindtLeidendishierbijdefunctionarisdieverantwoordelijkisvoorDIVeninformatiemanagementDezelaatzichbijstaandoordeverantwoordelijkevoorinternecontroledeproceseigenaargebruikersvandeinformatieendeICTshyafdeling

61 Juridische grondslagArtikel3vandeArchiefwet1995verplichtoverhedentothetingoedegeordendeentoegankelijkestaathoudenvanarchiefbescheidenDezeverplichtingisonverkortvantoepassingopreproducshytiesdieopgrondvaneenformeelvervangingsbesluitoriginelearchiefbescheidenvervangenEenvervangendereproductiewordtgeachteenlsquojuisteenvolledigeweergaversquotegevenvandegegeshyvensuithetorigineelzodathetorigineelvernietigdkanwordenHetisdanookessentieeldathetvervangingsprocesvoorzietinkwaliteitsbewakingomtevoorkomendateronbedoeldenonomshykeerbaarinformatieverlorengaatdoorfouten

Artikel26bsubfenhArchiefregelingschrijvenvoordatdezorgdragerinhetvervangingsbesluitinzichtgeeftinde inrichting van de controle op juiste en volledige weergave en van het herstel van fouten en in de kwaliteitsprocedures

InhetvervangingsproceskunnentechnischeenprocedurelefoutenoptredenBijtechnischefoushytengaathetbijvoorbeeldompaginarsquosdiescheefindescannerwordengetrokkenofomautomatishyschenabewerkingenwaarbijlegepaginarsquosonterechtvoorleegwordenaangezienmarkeringenalsvlekkenwordenverwijderdetceteraVoorbeeldenvanprocedurelefoutenzijnonvolledigontshynietenwaardooraangehechtepaginarsquosmeegaanindescannerofkapotwordengetrokkenofhetfoutiefinstellenvandescannerwaardoordubbelzijdigeoriginelenenkelzijdigwordengescand

DeaardvandemogelijkefoutenisafhankelijkvandesoortenarchiefbescheidendiewordenvershyvangenendeaardvandeinformatiediedaarinisvervatDatisderedenwaaromhetarchiefrechtgeeneenduidigekwaliteitsproceduresvoorschrijftDezorgdragerheeftdeverantwoordelijkheidomdekwaliteitdiehetvervangingsprocesmoetbiedenactieftebewakenDiekwaliteitsbewakingmoetduidelijkblijkenuitdeinrichtingenbeschrijvingvanhetvervangingsproceszodatdevervanshygingjuistverlooptendaaropkanwordengetoetst

VervangingvergtnietalleentechnischemaarookprocedurelekwaliteitseisenArtikel16vandeArchiefregelingschrijftvoordat(dezorgdragerzorgtdat)het beheer van zijn archiefbescheiden voldoet aan toetsbare eisen van een door hem toe te passen kwaliteitssysteem


VervangingvaltonderdebeheertakenwaarvooreenkwaliteitssysteemmoetzijningerichtDeeisdatdezorgdragerinhetvervangingsbesluitinzichtmoetverschaffenindekwaliteitsprocedures(artikel26bsubhArchiefregeling)moetduswordengelezenalseenspecifiekeuitwerkingvanarshytikel16dezorgdragermoetnietalleeneenkwaliteitssysteemhanterenmaarmoetinhetvervanshygingsbesluitexplicietaangevenhoedatingevalvanvervangingwordttoegepastDetoelichtingbijartikel26bsubhisredelijkkort(metbetrekkingtotdekwaliteitsprocedures)wordt beschreven op welke manier de continue kwaliteit van het vervangingsproces wordt geborgd door bijvoorbeeld kalibreren wat de criteria zijn voor en de frequentie is van interne controles en hoe deze zijn inge-bouwd in het gehele proces

HetligtvoordehandombijdeinrichtingvanhetkwaliteitssysteemaantesluitenbijdenormeshyringbijNENshyISO15489voorhetarchiefsysteeminbredezinenbijNENshyISO303012011voorhetmanagementsysteemvoorarchiveringinhetbijzonderZiebijlage11 voor de aan een kwaliteitssysshyteemtestelleneisen

HoewelopgrondvandeArchiefregelingdevastleggingvandekwaliteitsproceduresinhetvervanshygingsbesluitalleenverplichtisalshetovertebewarenarchiefbescheidengaatishetevengoedinhetbelangvandezorgdrageromkwaliteitszorgookvoorvernietigbarebescheidengoedinterichtenenvastteleggenmethetoogopverantwoordingenleereffecten

62 Aandachtspunten en afwegingenKwaliteitsproceduresvoor(onderdelenvan)hetvervangingsprocesmoetengoedaansluitenopderesultatenvanderisicowegingendieindeloopvandevoorbereidingvandevervangingzijngemaaktDaarwaarderisicorsquoshoogzijnzoalsbij(decentraal)gebruikvanmultifunctionalsvoorvervangingofingevalvancomplexearchiefbestandenisverscherptekwaliteitscontroleraadzaam

621 Zijn de resultaten van de in de Handreiking beschreven processtappen vast-gelegd in een handboek vervangingDeorganisatiezelfoefentvoortdurendinternecontroleuitopdekwaliteitvanzowelhetvervangingsprocesalsdereproductiesArtikel16vandeArchiefregelingschrijftinalgemeshynezinvoordathetbeheervandearchiefbescheidenvoldoetaantoetsbareeisenvaneenkwaliteitssysteemDekwaliteitsproceduresdiespecifiekbetrekkinghebbenopvervangingwordenhieraanontleendenofafgestemdDemeestgeeumligendemanieromdekwaliteitszorgbijvervangingprocedureelentechnischgoedteborgenisdoorhetopstellenvaneenhandboekvervangingBijlage7bevateenvoorbeeldvaneeninhoudsopgavevaneenhandboekvervangingDeinrichtingvandithandboekzalperorganisatieen(vervangings)procesverschillenmaarhetzalmoeteningaanopalleindeHandreikingopgenomenaandachtspuntenenafwegingenBenadruktmoetwordendatdetotdusverdooroverhedengebruiktehandboekenvoorvervangingvolgensdehuidigeenindeHandreikingvastgelegdeinzichtennietlangervoldoenenhershyoverwegingenaanpassingbehoeven


Eenhandboekvervangingdientdriedoelenbull hetonderbouwthetvervangingsbesluitentoontaandatdezorgdragerzorgvuldigomgaatmetzijnbevoegdheidtotvervanging

bull hetmaaktobjectievetoetsingvanhetvervangingsprocesmogelijkbull hetonderbouwtinhoeverredevervangingkanwordenvertrouwdalsaccurateenvolledishygeweergavevanhetorigineel[43]

Hetisraadzaamhetopstellenvanhethandboektelatenuitvoerenenofbegeleidendooreenmultidisciplinairteammet

bull deproceseigenaarofpersonendiedezevertegenwoordigenbull vertegenwoordigersuitdevakgebiedenDIVICTjuridischeZakeneninternecontrolekwashyliteitszorg

bull eventueleanderebelanghebbendenuitdeorganisatiezoalsdegebruikers

622 Is het handboek vervanging getest op uitvoerbaarheid en effectiviteit ParallelaanhetopstellenvanhethandboekishetzaakdedaarinbeschreventechnischeinrichtingproceduresetcindepraktijktetestenDebevindingenkunnenaanleidinggeventothetbijstellenvandeinrichtingenhethandboekPaswanneerhetprocesvanvervangingnaartevredenheidverlooptproblemenzijnopgelostengebruikerszijnvoorshybereidkandestaptotformelebesluitvormingendaadwerkelijkevervanginggezetworshyden

623 Zijn de technische targets waaraan de scan moet voldoen bekend en in het handboek vervanging vastgelegdTechnischecontrolevandescanskunnenhetbestegeautomatiseerdplaatsvindenomshydatvisuelecontrolesalleenonvoldoendezijnBijgeautomatiseerdecontrolewordendetechnischetargetsvaneenscansoftwarematiggemetenengeanalyseerdZiedaarvoorbijlage4DesoftwaregeeftdanaanofdekwaliteitvandescanopalzijntechnischetargetsbinnendebandbreedtevandenormblijftDaarmeeontstaateenscanmeteenobjectiefmeetbarekwaliteitGeconstateerdeonregelmatighedenwordendoorgaansveroorzaaktdoordescanapparatuurdiedanofopnieuwingesteldschoongemaaktenofgekalibreerdmoetworden

624 Wordt de scanapparatuur periodiek gecontroleerd en geijktScannersencamerarsquosmoetperiodiekwordengecontroleerdengeijktDatgebeurtbijvoorkeurgeautomatiseerddooraanhetbeginvaneenbatch(ofnaeenandergoedgeshykozeninterval)eentechnischetestkaart(UTT)telatenscannenendebetreffendescantelatenanalyserendoorbijbehorendesoftwareDezegeautomatiseerdemaniervancontroshylerenverdientdevoorkeuromdatdebetrouwbaarheidervangroterisdaninhetgevalvanvisuelecontrolezelfsalsdieaandehandvanhetlsquovierogenprincipersquowordtuitgevoerdZiebijlage4Controleenijkingkunneneventueelookhandmatigwordenuitgevoerdziedaarvoor bijlage4 en bijlage6(slotalinearsquos)

[43]ensp Zoals de toelichting bij artikel 7 van de Archiefwet 1995 beschrijft ldquoDaarin [in de uitwerking van de regels voor vervanging in Archiefbesluit en Archiefregeling] zal om de procedure van substitutie zodanig geregeld worden dat daaraan door de rechter eventueel bij gemotiveerde betwisting van het overeenstemmen van de reproductie met het origineel een vermoeden van echtheid van de reproductie kan worden ontleendrdquo


625 Is bekend en beschreven hoe en op welke aspecten visuele controle dient plaats te vindenOmdatdetechnischecontrolenooitallerelevanteeigenschappenvandescankanbeshyoordelenisaanvullendeenvisuelecontrolenodigmetnameomdeleesbaarheidvandescantecontrolerenDaaromishetaantebevelengedurendehetscannenregelmatigeensteekproeftenemenBijhetbepalenvandeomvangenfrequentievandesteekproefwordteenrisicoafweginggemaaktDaarbijishetvanbelangdatdefrequentiezogekozenwordtdateringevalvangeconstateerdefoutenoftekortkomingennietonverantwoordveelwerkovergedaanmoetwordenVantevorenmoetdezorgdragerbepalenwateenacceptabelfoutpercentageisOokishetverstandigomvoorafnatedenkenovereenkostenplafondBijlage5bevateenmethodischehandreikingvoorhetuitvoerenvaneenzinvollesteekproefIederbeeldvandesteekproefwordtophetschermbekeken BereidvoorhetnemenvaneensteekproefeenscorekaartvoormetiedereeigenschapdiewordtbekekenHierbijkanonderscheidgemaaktwordennaargebrekenuitklasseA(mogennietvoorkomen)enklasseB(mogeninbeperktematevoorkomen)BepaalvooriedereeigenschapofdescanvoldoetofnietAlseenscanopeacuteeacutenklasseAeigenschapofmeerklasseBeigenschappennietvoldoetmoetdezewordenafgekeurdZiebijlage6vooreenlijstmetaandachtspuntenvoorvisuelecontrole

626 Is voorzien in een goede voorbewerking en metadatering van de te scannen archiefbescheidenZie521522 en 525 en bijlage3Alleendankunnenlaterinhetprocescontrolessoftshywarematigplaatsvinden

627 Is voorzien in controles op de noodzakelijke eigenschappen van de scan-batchDevolgendecontrolesmoeteningebouwdwordenvoorelkescanbatch

bull zijnallepaginarsquosgescandbull zijndeeenhedenindejuistepaginavolgordegescandbull zijndubbelzijdigepaginarsquosindejuistevolgordegescandbull zijndepaginarsquosvollediggescandAlswordtgekozenvoordubbelzijdigscannenmoetduidelijkvastliggenwatwordtgedaanmetblancopaginarsquosOokmoetduidelijkzijnwanneereenpaginaalsblancomaggeldenbijvoorbeeldalsdescannerperforatiegaatjesalslsquoinhoudrsquozietterwijldepaginaverderleegis

628 Is voorzien in een terugkoppeling van tekortkomingen en fouten in het procesOmdeplanshydoshycheckshyactshycyclusvoortdurendgaandetehoudenishetvanbelangdatdeorganisatievoortdurendleertvandedingendienietgoedgaanHetvervangingsprocesdienteenproceseigenaartehebbendiemeldingeninontvangstneemtendaaroptijdigenadequaatacteert

629 Is voorzien in een periodieke audit van het vervangingsprocesOmervoortezorgendathetkwaliteitsbewustzijnhoogblijftishetraadzaamomperishyodiekeenaudittelatenuitvoerenophetvervangingsprocesIndienbenoemdkande


archivarisditbijdelagereoverhedenuitvoereninzijnrolvaninterntoezichthouderAansluitingbijbestaandeafsprakenoverenstructurenvoorauditingenkwaliteitszorgvanbijvoorbeeldde(interne)accountantsdienstisraadzaamOmdathetvervangingsprocesnauwsamenhangtmetdetechnischeinrichtingvandeITshyinfrastructuuralsgeheelendealgemenebeheersmaatregelendiedaarvoorgeldenishetaantebevelenomdeauditophetvervangingsprocesintebeddenineenbredereaudit

63 Consultatie en toetsingVanwegedeonomkeerbaarheidvanvervangingistoetsingdoordeinternetoezichthouder[44]hoeshywelnietwettelijkverplichtwelzeeraantebevelenInhetgevalvandevervangingvantebewarenbescheidengeldthetzelfdevoordeconsultatievandetoekomstigebeheerder[45]

HetisbovendienaantebevelenindelaatstefasevoordedaadwerkelijkeuitvoeringvandevershyvangingeenauditopdetoereikendheidvandekwaliteitsprocedurestelatenuitvoerenbijvoorshybeelddoordeinternecontroleshyofauditdienstinsamenspraakmetdearchivarisHetisvangrootbelangdatingevalvanuitbestedingvandevervangingdeopdrachtgeverwelzelfuitvoeringgeeftaandekwaliteitscontroleendaarbijgebruikmaaktvandeexpertisevandeinternetoezichthouder(zieookbijlage2)

64 Nuttige verwijzingenbull Bijlage2Voorbeeldvandeomgangmetleveranciersbijuitbestedingbull Bijlage4Technischecontrolevanscansbull Bijlage5Kwaliteitscontroledoormiddelvansteekproevenbull Bijlage6Aandachtspuntenvoorvisuelecontrolevanscansbull Bijlage7Voorbeeldinhoudsopgavehandboekvervangingbull DeNENshyISO303012011nlInformatieendocumentatieshyManagementsystemenvoorarshychiveringndashEisenisbedoeldalshulpmiddelvoororganisatiesomdenalevingvandeeisenvoorarchiefshyeninformatiemanagementuitdeNENshyISO154892001nlInformatieendocushymentatiendashInformatieshyenArchiefmanagementtesturenentebeheersenBijlage11bevatdehoofdlijnenvandeNENshyISO303012011nl

bull InspectieraadSysteemtoezichtenhorizontaaltoezichtLeidraadvoordeRijksinspectiesbegrippenenrandvoorwaarden(dec2012)pag16ookditgeeftophoofdlijnenweerhoeeenkwaliteitssysteemeruitzoukunnenzienTedownloadenviahttpwwwinspecshytieloketnlzoekresultatenaspxq=leidraad

bull DeRichtlijnenvoordekwaliteitscontrolevanhetdigitaliserenvanHetGeheugenvanNederlandzijngoedbruikbaarvoorhetbepalenvandekwaliteitscriteria(oatechnischespecificaties)TedownloadenviahttpwwwgeheugenvannederlandnlhgvnwebrootfilesFilePDFrichtlijnenrichtlijnen20en20procedures20geheugen20openbaar2041pdf



7 Opstellen van het vervangingsbesluit

HetvervangingsbesluitiseenformeelbesluitvandezorgdragerDitbesluitimpliceerteenwijziginginhetarchiefdeoriginelenwordenimmersvervangendoorreproductiesLeidendbijhetopstelshylenvanhetbesluitisdegenedieverantwoordelijkisvoorDIVeninformatiemanagementDezelaatzichbijstaandooreenjuristendeproceseigenaar

71 Juridische grondslagArtikel6Archiefbesluit1995verplichtdezorgdragerbekendtemakenhoebijvervangingrekeningisgehoudenmetdewaardevandearchiefbescheidenalsbestanddeelvanhetcultureelerfgoed(conformartikel2eerstelidondercArchiefbesluit1995)enmethetbelangvandeindearchiefbeshyscheidenvoorkomendegegevensvooroverheidsorganenvoorrechtshyenbewijszoekendeburgersenvoorhistorischonderzoek(conformartikel2eerstelidonderdArchiefbesluit1995)DiebeshykendmakingvindtplaatsdoormiddelvanpublicatievanhetvervangingsbesluitOpgrondvanartikel26bmoetdezorgdragerinhetbesluittotvervangingvantebewarenarchiefshybescheidenhetvolgendebeschrijven

a de reikwijdte van het vervangingsproces waartoe in elk geval worden gerekend een opgave van de organisatieonderdelen en de categorieeumln archiefbescheiden waarvoor het vervangingsproces geldtb de inrichting van de apparatuur waarmee wordt vervangen de gekozen instellingen en de randapparatuurc voor zover van toepassing de software en de gekozen instellingend de criteria voor de keuze ter zake van reproductie in kleur grijswaarden of zwart-wit e de wijze waarop de reproductie tot stand komt waartoe in elk geval worden gerekend de formaten bewerkingen metagegevens en voor zover van toepassing de keuze ter zake van reproductie per batch of per stukf de inrichting van de controle op juiste en volledige weergave en van het herstel van fou-ten g het proces van vernietiging van de vervangen archiefbescheidenh de kwaliteitsprocedures

HoewelopgrondvandeArchiefregelingdevastleggingvandehierbovengenoemdeelementeninhetvervangingsbesluitalleenverplichtisalshetovertebewarenarchiefbescheidengaatishetevengoedinhetbelangvandezorgdrageromditookvoorvernietigbarebescheidentedoenmethetoogopverantwoordingenleereffecten

Hetvervangingsbesluitiseenbesluitindezinvanartikel13Algemenewetbestuursrechtzoalsdetoelichtingbijartikelen6en7vanhetArchiefbesluit1995explicietvermeldtHetvervangingsbeshysluitstaatdanookopenvoorbezwaarenberoep


72 Aandachtspunten en afwegingen

721 Wat is de reikwijdte van het vervangingsbesluitHetvervangingsbesluitkanbetrekkinghebbenopeenretrospectievevervanging(vaneenafgeslotenarchiefbestand)ofoproutinematigevervangingindedynamischefaseAlsdezorgdragervanplanisombepaaldecategorieeumlnarchiefbescheideninbepaaldeprocessendoorlopendtevervangenishetnietnodigeennieuwvervangingsbesluittenemenvooriederenieuwelsquobatchrsquo[46]Welmoetdezorgdagerookinhetgevalvanroutinematigevershyvanginginhetbesluitexplicietenpreciesaangevenwelkecategorieeumlnarchiefbescheidenwordenvervangenenhoedevervangingplaatsvindtzieookparagraaf21

722 Hoe verhoudt het handboek vervanging zich tot het vervangingsbesluitDeinformatiefunctievandereproductiesisgebaatbijeenzorgvuldigevastleggingvandemanierwaarophetvervangingsprocesisvoorbereideningerichtHetligtdaaromvoordehanddathethandboekvervanging(zoalsbedoeldinparagraaf621)deinhoudelijkebasisvormtvoorhetvervangingsbesluitomdatdieinstructieimmersvastlegtwelkekeuzesdezorgdragermaaktenwatdeinhoudvanhetvervangingsbesluitfeitelijkisVanwegedejuridischeimplicatiesvanvervangingishetraadzaamookvoortevernietigenarchiefshybescheideneendergelijkhandboekoptestellenenhetbetreffendevervangingsbesluitdaaroptebaseren

723 Hoe moet het besluitvormingsproces in worden gerichtVoorhetvervangingsbesluitisgeenwettelijkevoorbereidingsprocedurevastgelegdErkanaansluitinggezochtwordenbijdeproceduresbinnendebetreffendeorganisatieenbijdeorganisatievanhetvervangingsproceszelfOmdatvervanginggevolgenheeftvoordemanierwaaropprocessenwordenuitgevoerdishetiniedergevalnoodzakelijkomdebetrokkenproceseigenaar(s)bijdebesluitvormingtebetrekkenUiteindelijkneemtdezorgdrager(hetbestuursorgaan)hetvervangingsbesluit

724 Aan welke eisen moet het vervangingsbesluit voldoen Artikel26bvandeArchiefregelingschrijftvoorwelkeinformatiehetbesluitmoetbevatshytenalshetgaatoververvangingvantebewarenarchiefbescheidenOmdathetzorgvuldigvastleggenvanvervanginginallegevallendusookbijvervangingvantevernietigenbeshyscheidennuttigismethetoogopverantwoordingenleereffectenishetaantebevelenartikel26binallegevallentoetepassenBijlage8bevateenmodelvervangingsbesluit Hetisaanteradenomindeselectielijst(en)vanhetbetreffendeoverheidsorgaanoptenemendatvervangingsbesluitenbewaarddienenteblijvenZiedaarvoorparagraaf526

725 Hoe moet het vervangingsbesluit bekend gemaakt wordenHetvervangingsbesluitkannietinwerkingtredenzonderdathetisbekendgemaakt[47]DewijzevanbekendmakingzalperzorgdragerverschillenOrganenvandecentraleoverheid

[46]ensp De toelichting bij het Archiefbesluit stelt Voor vervanging in de dynamische fase is het goed denkbaar dat de zorgdrager in een daartoe strekkend besluit vastlegt welke categorieeumln archiefbescheiden door welke gedaante of drager (voortdurend) vervangen mogen (of wellicht zelfs moeten) worden Nota van Toelichting bij Archiefbesluit 1995 artikel 6[47]ensp Artikel 340 Awb


zullenhetbesluitbekendmakenindeStaatscourantdecentraleoverhedenviaanderedaartoegeeumligendekanalen[48]Ziebijlage9vooreenmodelbekendmaking

73 Consultatie en toetsingVanwegedeonomkeerbaarheidvanvervangingistoetsingdoordeinternetoezichthouder[49]hoeshywelnietwettelijkverplichtwelzeeraantebevelenInhetgevalvandevervangingvantebewarenbescheidengeldthetzelfdevoordeconsultatievandetoekomstigebeheerder[50] In de fase van deformelebesluitvormingdienenzijopgenomentewordeninhetlsquoparafencircuitrsquodathetbesluitdoorlooptAlvorensformeeltotvervangingtebesluitenishetvanbelangdatdezorgdragerdejuistheidtoetstvandegemaakteafwegingdeinrichtingvanhetvervangingsprocesendecorrectebekendshymakingdaarvanaandehandvan

bull hetdoordezorgdragergoedgekeurdehandboekvervangingbull hetadviesvandetoekomstigebeheerderenoftoetsingdoordeinternetoezichthouder

Deprovincieheeftalsgeneriektoezichthouderdemogelijkheidom(achteraf)integrijpenalsdegemeentenofwaterschappeninhunvervangingsprocessennietvoldoenaandewettelijkevereisshytenMeerinformatiedaaroveristevindeninhetAanvullend Beleidskader Archieftoezichtdatdemeesteprovinciesinmiddelshebbenvastgesteld[51]OprijksniveauishetdeErfgoedinspectiedieachterafeentoetsophetbesluittotvervangingkanuitvoerenvoorlichting(compliance assistance) geeftsysteemtoezichtuitvoert

74 Nuttige verwijzingen bull Bijlage8Modelvervangingsbesluitbull Bijlage9Modelbekendmakingvervangingsbesluitbull ArchiefrechthoofdstukA7shy1Algemeneuitlegoverartikel7vandeArchiefwet

[48]ensp Artikel 342 Awb De bekendmaking van besluiten van een niet tot de centrale overheid behorend bestuursor-gaan die niet tot een of meer belanghebbenden zijn gericht geschiedt door kennisgeving van het besluit of van de zakelijke inhoud ervan in een van overheidswege uitgegeven blad of een dag- nieuws- of huis-aan-huisblad dan wel op een andere geschikte wijze Elektronische bekendmaking vindt uitsluitend plaats in een van overheidswege uitge-geven blad tenzij bij wettelijk voorschrift anders is bepaald[49]ensp Voor decentrale overheden die een archivaris hebben benoemd geldt de archivaris in deze als interne toezicht-houder Bij zelfstandige bestuursorganen en rijksorganen is dit een andere interne functionaris[50]ensp Bij de decentrale overheden gaat het om de archivaris in zijn rol van toekomstig beheerder Bij het Rijk gaat het om de (Algemene) Rijksarchivaris in de hoedanigheid van toekomstig beheerder Daar waar geen archivaris is be-noemd is het inschakelen van een externe deskundige met de kwalificaties van een archivaris (diploma Archivistiek) zeer aan te bevelen[51]ensp httpwwwvngnlfilesvngpublicaties201220120612_aanv_beleidsk_archieftoez_vastgest_ipo_240512pdf


8 Uitvoeren van het vervangingsbesluit

IndeuitvoeringsfasedraaithetvoornamelijkomhetscanprocesendevernietigingvandevervanshygenbescheidenLeidendindezefaseisdefunctionarisdieverantwoordelijkisvoorDIV en inforshymatiemanagementDezelaatzichbijstaandoordeproceseigenaar

81 Juridische grondslagArtikel26bsubgverplichtdezorgdragerinhetbesluittotvervangingvantebewarenarchiefbeshyscheidenookeenbeschrijvingoptenemenvan

g het proces van vernietiging van de vervangen archiefbescheiden

HoeweldeArchiefregelingdevastleggingvanhetprocesvanvernietigingvandevervangenbeshyscheidenslechtsverplichtvoorzoverhetovertebewarenarchiefbescheidengaatishetvanbeshylangomdegangvanzakenindeuitvoeringsfaseinallegevallengoedvastteleggenArtikel3vandeArchiefwet1995verplichtoverhedenimmersomalhunarchiefbescheideningoede geordende en toegankelijke staat tehoudenenartikel8vanhetArchiefbesluit1995vergtvan de vernietiging vervanging (hellip) een verklaring (hellip) die ten minste een specificatie van de vernietigde vervangen (hellip) archiefbescheiden bevat alsmede aangeeft op grond waarvan en op welke wijze de vernietiging vervanging (hellip) is geschied

Bovendienishetvoordezorgdragervanbelangdatdereproductieseenjuisteenvolledigeweershygavegevenvandeindeoriginelearchiefbescheidenvoorkomendegegevensenkandeorganisatiebijeenvolgendvervangingsbesluitgebruikmakenvandeopgedaneervaringenalsdewerkwijzeadequaatisvastgelegd


821 Zijn de bij de uitvoering betrokken medewerkers bekend met het handboek vervanging en in staat daarmee te werkenOokalishetvervangingsprocesvanatotzgoedafgewogenenuitgedachtdekwaliteitvanhetprocesvaltofstaatmeteenjuisteuitvoeringervanDaaromishetessentieeldatdebetreffendemedewerkersbekendzijnmethethandboekvervangingeninstaatzijndaarmeetewerkenScholingeninstructiezijnmethetoogdaaropaandachtspuntenOokishetvanbelangderesultatenvantoetsingencontrolesteedsmethentebespreken

822 Hoe snel kan worden overgegaan tot de vernietiging van de analoge originelenHoesneltotvernietigingkanwordenovergegaanhangtafvandeaardvandevervangenarchiefbescheidenendevoordekwaliteitstoetsbenodigdedoorlooptijd

bull Gaat het om doorlopende vervanging van actuele informatiestromen Indatgevalishetraadzaamomzosnelmogelijktevernietigen(zodradebenodigdekwalishyteitscontroleszijnuitgevoerd)


bull Gaat het om vervanging achteraf van (grote en afgesloten) archiefbestanden DanishetverstandigomdepapierenbescheidenlangertebewarenafhankelijkvanhetgebruiksverledenvandearchiefbescheidenendeintensiteitwaarmeezijgeraadpleegdwordenAlserinlopendewerkprocessenofonderzoekengebruikgemaaktisvandeanashylogeoriginelenmoetdaaropnogenigetijdkunnenwordenteruggegrepenDeervaringleertdathetverstandigisomdezepapierenarchiefbestandennieteerdertevernietigendanenigetijdnadathetgehelevervangingsprojectafgerondisendedigitalebestandenenigetijdgeraadpleegdworden DezorgdragermoetdaarbijwelvoorogenhoudendatdevervangingformeelaleenfeitiszodrahetvervangingsbesluitgenomenisDevernietigingvandeoriginelebescheidenisdeafrondingvandefeitelijkeuitvoeringvandevervangingDeorginelenzijninafwachtingvanhunvernietigingdanooknietlangertebeschouwenalsarchiefbescheidenindezinvandeArchiefwet1995

823 Aan welke eisen moet een verklaring van vervanging voldoenNadatdevervangingdaadwerkelijkisuitgevoerd(originelebescheidenzijngereprodushyceerdenvervolgensdaadwerkelijkenvolgensvoorschriftvernietigd)steltdezorgdragereenverklaringvanvervangingopzoalsvoorgeschreveninartikel8Archiefbesluit1995Dezeverklaringbevat

bull eenspecificatievandevervangenarchiefbescheidenbull degrondopbasiswaarvandevervangingheeftplaatsgevonden(=hetvervangingsbesluit)bull eenbeschrijvingvandemanierwaaropvervangingheeftplaatsgevondenAndersdanhetbesluittotvervanginghoeftdezeverklaringnietbekendgemaakttewordendoordezorgshydragerZiebijlage10vooreenmodelverklaringvanvervanging

83 Consultatie en toetsingVanwegedeonomkeerbaarheidvanvervangingistoetsingdoordeinternetoezichthouder[52]hoeshywelnietwettelijkverplichtwelzeeraantebevelenInhetgevalvandevervangingvantebewarenbescheidengeldthetzelfdevoordeconsultatievandetoekomstigebeheerder[53]metnamebijhetopstellenvandeverklaringvanvervangingDatvoorkomtproblemenachterafbijdeoverbrengingAlshetdaadwerkelijkevervangenwordtuitbesteedishetvangrootbelangdatdezorgdrageropbasisvaneengoedgeformuleerdeopdrachtscherptoezietopdekwaliteitvandeuitvoeringendenalevingvandegemaakteafsprakenHetiszaakdatdezorgdragerresultatentussentijdstoetstenpasakkoordgaatmethetgeleverderesultaatnaeenzorgvuldigebeoordelingHetligtvoordehandenhetisraadzaamdeinternetoezichthouderhierbijintezettenZiebijlage2vooreenvoorshybeeldvandeomgangmetleveranciersbijuitbesteding



84 Nuttige verwijzingenbull Bijlage2Voorbeeldvandeomgangmetleveranciersbijuitbestedingbull Bijlage10Modelverklaringvanvervanging


9 Beheren onderhouden en herzien van het vervangingsproces

VervangingsprocessenzijnveranderlijkAllerleiwijzigingenkunnennopentotbijstellenofzelfsgeheelherzienvanhetprocesveranderingeninpraktischeuitvoeringregelgevingtechnischemoshygelijkhedentechnischevoorzieningenenin(deperceptievan)hetbelangvaninformatieHierbijzijndezelfdezorgvuldigheidseisenvantoepassingalsbijdeinitieumlleinrichtingvanhetprocesWieindezeleidendishangtafvandeaanleidingenofaardvandewijzigingNoopteenwijziginginhetwerkprocestotaanpassingofzelfsherzieningvanhetvervangingsprocesdanisdeproceseigenaardegenediehetinitiatiefneemtIsheteenwijzigingindeinformatiehuishoudingdiedeaanleidingvormtdanisdefunctionarisdieverantwoordelijkisvoorDIVeninformatiemanagementdeeerstaangewezene

91 Juridische grondslagArtikel16vandeArchiefregelingschrijftvoorDe zorgdrager zorgt ervoor dat het beheer van zijn archiefbescheiden voldoet aan toetsbare eisen van een door hem toe te passen kwaliteitssysteem

Kwaliteitszorgiseencontinuencyclischproces(planshydoshycheckshyactPDCAshycyclus)datborgtdatproshycessenenproceduresvoortdurendwordengecontroleerdonderhoudenenindiennodigverbeshyterdDatgeldtookvoorhetvervangingsproces


921 Gaat het om retrospectieve vervangingSommigevervangingsprocessenzijneindigDevervangingachterafvaneenafgegrensdarchiefbestandisopzekermomentafgerondIndatgevalishetnietnodigomhetvervanshygingsprocesalszodanigteblijvenbeherenenteonderhoudenAlleenzolanghetvervanshygingsprocesnoggaandeisishetvanbelangdegeldigheidvandeproceduresenprocesshysentemonitoreneneventueleveranderingenzorgvuldigvastteleggenzoalshieronderbeschreven

922 Is er sprake van routinematige vervangingAlsersprakeisvanroutinematigevervangingbijvoorbeeldvandeinkomendepostishetvanbelangomhetvervangingsprocessteedsup to date tehoudenZiedaarvoor628 en 923 en 924

923 Wanneer is er reden voor herziening van het vervangingsbesluitErkunnenwijzigingenindewerkwijzevoorkomendievandusdanigeinvloedzijnophetvervangingsprocesdateennieuwvervangingsbesluitmoetwordengenomenNetalsbijdeinitieumllebeslissingtotvervangingishetzeeraantebevelenomhierbijdearchivarisinzijnhoedanigheidvaninternetoezichthouderteconsulteren


Opvoorhandstaatvastdatbijeenofmeervandevolgendeontwikkelingenopbasisvaneenrisicowegingbezienmoetwordenofhetnodigiseennieuwvervangingsbesluittenemen

bull Alsersprakeisvanveranderingenindewettelijkeeisendieaanvervangingwordengeshysteld

bull Alsersprakeisvaneenradicaalgewijzigde(perceptievanhet)belangvandebetreffendearchiefbescheidenbijdezorgdrager

bull Alsereennieuwecategorietevervangenbescheidenwordttoegevoegdbull Alsdewerkwijzeofdevolgordevandehandelingendaarbinnenaanzienlijkwijzigtbull AlsersprakeisvanwijzigingenindetechnischeinfrastructuurdiegevolgenhebbenvoorhetvervangingsprocesenofdekwaliteitsproceduresDestappenuitdeHandreikingdienendangrotendeels(hoofdstuk3totenmet8)opshynieuwdoorlopenteworden

924 Hoe om te gaan met kleine wijzigingen in het vervangingsprocesbull Controleerjaarlijksenliefstopeenvastenineenjaarplanvastgelegdmomentofernoggewerktwordtvolgenshethandboekvervanging(ofindiendieontbreektopdeandersshyzinsbeschrevenwijze)

bull Voerkleineprocedurelewijzigingenonmiddellijkdoorinhethandboek(ofhetequivalentdaarvan)enhoudhiervanaantekeningineenlogboek

bull Borg de kwaliteit en compliance vande(inhethandboekofanderszinsbeschreven)proshycesmatigeentechnischeinrichtingdoorbijveranderingenhetgewijzigdeprocesopnieuwtetoetsentedocumenterenentecontrolerenvolgenshetkwaliteitssysteemdatconshyformartikel16Archiefregelinggebruiktwordtvoorhetarchiefbeheerinhetalgemeen

93 Consultatie en toetsingNadathetbesluittotvervangingisgenomenendedirectdaarmeesamenhangendeactiviteitenzijnuitgevoerd(ziehoofdstukken7 en 8)moetdezorgdragerperiodiekcontrolerenofersprakeisvannieuweofgewijzigderisicorsquosdieeenanderlichtwerpenophetbesluittotenofdeinrichtingvandevervangingOokmoethijregelmatigcontrolerenofhetprocesnogsteedsvoldoetDealgeshymeneenspecifiekeeisenvooreenzodanigsysteemdatvolgenshetprincipevandePDCAshycycluswerktzijnopgenomeninbijlage11WiedecontrolesuitvoerthangtvandebestuurslaagafHetkandearchivarisshytoezichthouderbijdegemeentenzijnofeenauditorvandeAuditdienstRijkbijdeministeriesDecontroleskunnenspecifiekopdevervanginggerichtzijn(ziehierboven)ofonderdeelzijnvanhetbrederegeheelvandeinformatiehuishoudingInhettweedegevalisvervangingeenvanderisicorsquoswaarophetkwaliteitssysteemzichricht


94 Nuttige verwijzingenbull Bijlage11Eisenaaneenkwaliteitssysteembull InspectieraadSysteemtoezichtenhorizontaaltoezichtLeidraadvoordeRijksinspectiesbegrippenenrandvoorwaarden(dec2012)pag16ookditgeeftophoofdlijnenweerhoeeenkwaliteitssysteemeruitzoukunnenzienTedownloadenviahttpwwwinspecshytieloketnlzoekresultatenaspxq=leidraad


Bijlage 1 Het bepalen van de benodigde scherpte van een scan

[tegebruikenbijhoofdstuk3Vaststellenvandebenodigdebeeldkwaliteit]

1 mm zespunts letter lsquoersquo als uitgangspuntUitgangspuntvoormetingvandetailwaarnemingisde1mmonderkastletterlsquoersquo(zespuntsletter)Ditisnamelijkdekleinsteletterdieinkranten(beursberichten)wordtgebruiktVoldoendereproshyductievandezelettergarandeertdatallelettersvanzespuntsengrotergoedleesbaarzullenzijn

Metvoldoendereproductiewordthierbedoeldbull Letterlooptnietdichtbull Allelijnenendetailsvandeletterzijnteonderscheidenbull Delijnenvandeletterzijnduidelijkvandeachtergrondgescheidenbull Deletterisnietrafelig

Hetkleinsteonderdeelvaneenzespuntsletterisongeveer02mmgrootDereproductievaneenzespuntslettergarandeertdusdereproductievandetailsdiegroterofgelijkzijnaan02mm

Hoeveelheid benodigde lijnenparenmm en opnameresolutie om een 1 mm zespunts letter te kunnen reproducerenOmeendetailvan02mm(endaarmeeeen1mmzespuntsletter)tekunnenreproducereniseenminimumvan5lpmmnodigDezeberekeninggaatuitvandepremissedatomeendetailvolshydoendetekunnenoplossenminimaaleacuteeacutenlijnenpaarnodigisVooreendetailvan02mmzijndusvijf(102)lpmmnodig

Halfsamplingpunt en ppiHethalfsamplingpunt(ofdeNyquisttheorie)ishetpuntdatdemaximaledetailwaarneming(uitgeshydruktinlpmmofcyclespermillimetercymm)aangeeftdieeenscannerofcamerabijeenbeshypaalderesolutiekanhalenVoorverschillenderesolutiesisdit400ppi=79lpmm300ppi=59lpmm200ppi=39lpmm150ppi=29lpmmBerekening400ppi254=15748ppcm=1574ppmm=15742=afgerond79cpmm

Hethalfsamplingpuntgeeftaandaterinditgevalminimaalmet254ppimoetwordengescandInveelgevallenzalhetnodigzijnommeteenhogereresolutieoptenemenomtotdegewenste5lpmmtekomenAanbevolenwordtdaaromomminimaalmet300ppitescannen


Bijlage 2 Voorbeeld van de omgang met leveranciers in het vervangingsproces

[tegebruikenbijhoofdstuk3Vaststellenvandebenodigdebeeldkwaliteithoofdstuk5Bepalenvandewijzevanreproducerenhoofdstuk6Inrichtenvankwaliteitsproceduresenhoofdstuk8Uitvoerenvanhetvervangingsbesluit]

VeeloverheidsorganisatiesbestedenvervanginggrotendeelsuitDeomgangmetdeleveranciersluistertdannauwinallefasesvanopdrachtverleningtotdechargeOnderstaandvoorbeeldgeeftaanhoehetStadsarchiefAmsterdamdatopditgebiedveelervaringheefthiermeeomgaatOmzelftotgoedeafsprakentekomenmoeteenorganisatieuiteraardeigenafwegingenmakentenaanzienvan(beeld)kwaliteitkwaliteitsnormeringenndashcontroleDaarbijzijndehierbovengenoemshydehoofdstukkenendebijlagen1245en6vanbelang

Beoordelen kwaliteit scansVoordetechnischebeoordelingvandekwaliteitvandescansmaakthetStadsarchiefAmsterdamgebruikvandemethodiekzoalsbeschrevenindeRichtlijnenPreservationImagingMetamorfoze(meestrecenteversie)Voordebeoordelingvandekwaliteitvandescanszijndetechnischetarshygetsaanhetbegineneindvaneenbatchentweeprintsperzendingvanbelang

Batch technische targets en printsEen batchisdeproductievaneacuteeacutenscannervaneacuteeacutendagdeelofvanmaximaal1000scansopeacuteeacutenscannerEendagdeeliseenaaneengeslotenproductieperiodevanmaximaal4uurPerbatchworshydenaanhetbeginenaanheteindvandebatch4technischetargetsgescandDeleverancierleshyvertdescansmetdetechnischetargetstegelijkmetdescansvandebatchesaanhetStadsarchiefPerzendingmaaktdeleveranciervantweeorigineleneenprintDezeprintswordentegelijkmetdeteruggebrachteoriginelenaanhetStadsarchiefaangebodenDezegeeftperzendingaanwelketekeningendocumentengeprintmoetenwordenHetStadsarchiefAmsterdamvermeldtdaarvoordebarcodevanhetorigineelopdelijstlsquoPrintsrsquovaneenzending Het toetsingskaderbestaatuitdereferentiescansenprints(vandetestset)plusdetechnischetarshygetsdieaanhetbeginenheteindvaneenbatchwordengemaaktendetweeprintsperzendingEenzendingwordtonderverdeeldinpartenvan10000scansVanelkpartvaneenzendingwordtdekwaliteitvandescansgecontroleerdBijdezecontrolewordtgebruikgemaaktvangekalibreershydebeeldschermenDezebeeldschermenzijnbepalendbijdebeoordelingvandekwaliteitvaneenscanNahetprojectwordendezebeeldschermendoormedewerkersvanhetStadsarchiefAmstershydamgebruiktBijhetbeoordelenvandekwaliteitvandescanswordtsystematischgetoetstofdescansvoldoenaandeovereengekomeneisen


Toetsingscriteria1 De scans zowel referentiescans als de scans die door leverancier worden gemaakt tij-

dens de feitelijke opdracht worden door het Stadsarchief Amsterdam getoetst opbullVolledigheidbullGegevensdetailverliestenopzichtevanhetorigineelbullJuistemaatenschaal

2 Het maximale aantal fouten is 3 per 10000 scans[54]

3 Tiffrsquos worden omgezet tot Jpegrsquos (psd 10) en pdfrsquos DeJPEGrsquoswordengecontroleerdAlsdeJPEG wordt afgekeurd wordt vervolgens eerst de TIFFgecontroleerdBevatdeTIFFdezelfdefoutdanwordtdescanafgekeurd

4 Wordt een origineel gescand dan is de leverancier verantwoordelijk voor de kwaliteit van de scan DescanteltdanmeevoorhetmaximalefoutpercentageDeleveranciermagweloriginelendievolgenszijnexpertisenietzondergegevensdetailverliesgescandkunnenwordenscannenenmetvermeldingvanhetprobleem(perdocument)aandeStadsarchiefAmsterdamaanbiedenDitgeldtalleenvoorbeschadigdeoriginelen

Denavolgendesoortenfoutenwordenonderscheiden1 Gegevensdetailverlies op scan of print ten opzichte van het origineel zoals (niet uitput-

tend) bull Potloodaantekeningendieopeenblauwdruknogleesbaarzijnmaarnietmeeropdescanofprint

bull EenlijnofgetallendieopeenvouwvanhetorigineelnogtelezenzijnmaarnietmeeropdescanofprintAlsopeenscanofprintinformatieontbreektdieophetorigineelalleentelezenisdoordevouwplattedrukkenisdateenfout

bull Ontbrekendeimages(nietvolledig)Datkanookhetontbrekenvaneenscanvaneenstempelopdeachterzijdevaneentekeningzijn

bull Streep(horizontaleenverticale)opeenscandienietophetorigineelstaatbull KleurenwijkenafvanhetorigineelEengeringeafwijkingisnogacceptabelbull Haloingdoorteveelverscherpingbull Eenrechtelijnophetorigineelisgebogen(vervormd)opdescanbull Delengtevaneenlijnopdescankomtnietovereenmetdelengtevandelijnophetorigishyneel

bull EenononderbrokenlijnophetorigineelisonderbrokenopdescanofprintInhetalgeshymeeneenverspringingofeenvervormingiseenfout

bull Ontbrekenvandemeetlatopeentekeningbull Eenlegeachterzijdevaneenorigineelisgescandbull Hetdichtslibbenvandelettereofnietallelijnenendetailsvaneenletterzijnteondershyscheidenofzijnrafeligofdeletterisnietduidelijkvandeachtergrondteonderscheiden

bull Pixelverstoringen

DematevanafwijkingopeenscantenopzichtevanhetorigineelisgeenfactorbijdebeoordelingofeenscangoedoffoutisEenlettervaneenwoordopderandvaneenpaginastaatbijvoorbeeldnietopdescanmaarisweltelezenophetorigineelDatiseenfoutDathetlsquoslechtsrsquoeacuteeacutenletterof

[54]ensp Zie bijlage 5 voor de wijze van het bepalen van de acceptabele foutmarge en de omvang van de steekproef


eendeelvaneenletteristeltnietmee

2 Onjuiste toekenning van een bestandsnaam3 Bestanden die niet geopend kunnen worden of na opening niet leesbaar zijn

Alle soorten fouten tellen mee voor het maximale foutpercentage

steekproefErwordteensteekproefuitgevoerdoverminimaal5[55]Indesteekproefzijnopgenomen

bull Descannerofscannersdiewordengebruiktbull Deoperatorofoperatorsdiescannenbull Elkebatch

Stappen1 als de leverancier in de steekproef een te hoog foutpercentage constateert stopt de

controle en stelt hij de leverancier op de hoogte van de uitslag de leverancier wordt in de gelegenheid gesteld om de zending te controleren als de leverancier de zending opnieuw aanbiedt wordt deze door middel van een steekproef (5) gecontroleerd

2 Wordt in deze 2e controle ook een te hoog foutpercentage geconstateerd dan wordt de leverancier wederom op de hoogte gesteld en in de gelegenheid gesteld om de zending weer te controleren

3 Biedt de leverancier de zending voor de 3e maal aan dan wordt deze zending door mid-del van een steekproef (5) gecontroleerd Wordt in deze laatste (3e) controle een te hoog foutpercentage geconstateerd dan moeten alle dossiers van deze zending opnieuw worden gescand

Dekostenvanhetopnieuwscannenenallecontrolesdoormiddelvandesteekproefzijnvoorrekeshyningvandeleverancier

IndienhetStadsarchiefAmsterdamconstateertdatdeleverancierteveelfouten(meerdan310000scans)heeftgemaaktzijnalleextrahandelingendiehetStadsarchiefAmsterdammoetuitvoerenomtekunnenconstaterendatdeafgekeurdezendingaandenormvoldoet(310000)voorrekeningvandeleverancier



Bijlage 3 Gevallen waarin voorbewerkingen nodig kunnen zijn

[tegebruikenbijhoofdstuk5Bepalenvandewijzevanreproduceren]

SommigearchiefbescheidenzijnmoeilijktescannenenhebbenspecialeaandachtnodigtijdensdescanvoorbereidingMogelijkeproblemenzijn

afwijkend papierfor-maat

ScannenishetmeestefficieumlntalsalledocumentenineenbatchhetzelfdeformaathebbenAlsafwijkendeformatenwordentoegeshyvoegdaaneenbatchmoetendezehandmatigingevoerdwordenindescannertenzijdescannerinstaatisautomatischformatenteherkennen

afwijkende stand van de tekst

NormaalgezienstaatdetekstzooppapierdatdetekstparallelaandekortekantenvanhetpapierlooptAlsdetekstlangsdelangekantenvanhetpapierisgeorieumlnteerdishetdraaienvandebeeldennahetscannenwellichtnoodzakelijkomOCRmogelijktemaken

gekleurd papier AlsinzwartshywitwordtgescandkangekleurdpapierzwartwordenbijhetscannenDesettingsvandescannermoetenwellichtaanshygepastwordenzodatdescannerdetekstvandeachtergrondkanonderscheidenDoeeersteentestscanPapiermetwatermerkenofglossypapierkanookproblematischzijnDescannerkanbijvoorshybeeldhetwatermerkoppikkenendaardoordetekstherkenningvermoeilijkenGlossypapierkanteveellichtreflecterennaardescannerendaardoordunnelijnenofanderedetailsmissen

inktkleuren SommigescannershebbenmoeitemethetonderscheidenvanbeshypaaldeinktkleurenalsinzwartshywitwordtgescandDonkerekleurenzijnbeterteherkennenvoorscannersdanlichtekleuren

Kleurcombinaties Sommigekleurcombinatieszijnnietleesbaarvoordescanneralsinzwartshywitwordtgescand

Papiersoort AlsdepapiersoortruwiskandetekstldquogebrokenrdquooverkomenOokkanhetbeeldvaneenruwepapiersoortalsbeeldwordenopgepiktdoordescannerOokkandescannermoeitehebbenmetdedoorshyvoervandergelijkpapier

doorschijnendheid HetkanvoorkomendathetgeprinteopdeenekantvandepaginaaandeanderekantvandepaginazichtbaarisDescannerkanbeidebeeldenoppikkenwaardoordetekstnietleesbaarwordtWellichtmoetdegevoeligheidvandescannerwordenaangepast

Contrast AfbeeldingenmethoogcontrastkunneneenvoudigerwordengeshyscanddanbeeldenmetlaagcontractHetkannoodzakelijkzijndescansettingsaantepassenwaarbijwellichtenigdetailverlorenkangaan


Matrixprinter OuderedocumentendiezijngeprintopeenmatrixprinterkunnensomsmoeilijkgescandwordenomdatdetekstalsgebrokenondershydelenoverkomtOCRsoftwareherkentdebeeldenvanmatrixprintshyletterssomsniet

Lettergrootte en stijl TekstkleinerdaneenachtpuntskanonleesbaarwordenineengescandeafbeeldingOokerggestileerdefonts(zoalsmetschreef)kunnenonleesbaarworden

Negatiefbeelden Alshetdocumentlichtetekstopeendonkereachtergrondheeftkanhetzijndatdescannermoeilijkhedenondervindtmethethershykennenvanhetbeeldomdatscannerszijngeoptimaliseerdvoorhetherkennenvandonkereteksttegeneenlichteachtergrond

Marges Informatiediedichttegenderandvandepaginastaat(binnen6mm)kanverlorenrakenomdatdepaginanietopdescanneruitgeshylijndstaat

Barcodes Barcodeswordensomsnietvoldoendegereproduceerdomdooreenbarcodescannertekunnenwordengelezen

Fotorsquos en afbeeldin-gen

FotorsquosenafbeeldingeninkleurduotonenencontinutonalenkunnenslechtwordengereproduceerdmetnamebijhetscanneninzwartshywitDitisafteraden

achtergronden Tekstdieisgeprinttegeneenachtergrondafbeeldingofmetschadushywenkunnenslechtgereproduceerdwordenookomdatdescannerhetonderscheidvandeachtergrondslechtkanmaken


Bijlage 4 Technische controle van een scan

[tegebruikenbijhoofdstuk3Vaststellenvandebenodigdebeeldkwaliteitbijhoofdstuk4Keuzevandetechnischeinfrastructuurenbijhoofdstuk6Inrichtenvankwaliteitsprocedures]

Het controleproces dient als volgt op hoofdlijnen te worden ingericht StelomeentestscanuittevoerenalseerstedescannerinmetdegekozeninstellingenScandetestsetenvolgdaarbijdedooruworganisatievastgelegdeproceduresSladegescandebeeldenineentijdelijkemapopOnderzoekdetestscansopschermenvergelijkzemeteenreferentiesetAlsdetestgoeduitpaktkunnendescansdietotdevorigeopnamevandetestkaartgemaaktzijnwordengoedgekeurdVoldoetdescannietdanmoetendedaarvoortotdevorigeopnamevandetestkaartgemaaktescansopnieuwwordengescandnadatdescannerofcameraopnieuwisingeshysteldenalsdetestscanwelaandeeisenvoldoetOpdiemanierkandetonaleenkleurreproductieobjectiefwordenvastgesteldenisdegekozenkleurenkwaliteitgegarandeerd

Een gedegen technische controle is als volgt in te richtenDeinstellingenvandevoorhetscannenvandebijhetvorigepuntbedoeldedocumentengebruikshytescanapparatuurensoftwaremoetdagelijksenbijvoorkeurperdagdeelwordengecontroleerdengekalibreerdHetgaatdaarbijom

bull deinstellingenvandescanner(bijvverscherpingcroppenkalibratie(scherpstellingbijeenbepaaldebelichting)

bull deinstellingenvandesoftware(bestandsformaatkleurruised)

Dezeinstellingenwordengecontroleerddoorhetbeoordelenvandekwaliteitvandescan(lsquotestscanrsquo)vaneentechnischetestkaart(UTTshytestkaartziehieronder)metspecifiekesoftware(UTTshysoftware)

BronwwwuniversaltesttargetcomdownloadUTT20technical20specs20v11pdf


DeUTTtestkaartisinsamenwerkingmethetbedrijfImage EngineeringontwikkeldinhetkadervanhetprojectMetamorfozeDetestkaartmaakthetmogelijkdevolgendekwaliteitscriteria(diedebasisvormenvandeMetamorfozerichtlijnen)vanafbeeldingskwaliteittemeten

bull Kleurzweemenkleurafwijking(DeltaE)bull Scherpte(detailreproductie)bull Uitlichtingbull Geometrischevervormingbull Kleurmisregistratiebull Witbalansbull Belichtingbull Dynamischbereik(OECF)bull Ruis

VandetechnischekwaliteitvandegeproduceerdescansmoetwordengecontroleerdofdezebinnendebandbreedtevaltvandewaardenvandediversetechnischetargetsuitdegenoemdeRichtlijnDeUTTshysoftwarecheckteenscanop7puntendieallerelevantekwaliteitsaspectenuitdeRichtlijnomvattenDeze7puntenzijn

1 Tonal reproduction2 noise3 Color4 Resolution5 shading6 Disortion7 Lines

Ditcontroleprocesbestaatinfeiteuitslechts3fasen1 Het scannen van de technische testkaart2 De softwarematige analyse van de gemaakte scan3 De software geeft aan of de scan goed- of afgekeurd is

controleschermvandeUTTshysoftwareendeUTT testkaart


AanhetbeginvandedagwordteenUTTshytestkaartgescandendegeproduceerdescanwordtgeanalyseerd door de UTTshysoftwareDeUTTshysoftwaremeldtnahetscanprocesofhetdigitaliserengoedisverlopenendekwaliteitvandescanbinnendenormenvaltendusacceptabelisDaarnakanhetscannenvandedocumentenbeginnenDezezullendanimmersmetdegeanalyseerderesultatenvanhetreferentiebestanddezelfdewaardenopleverenAlsdeglasplaatvaneenscannerdelensofhetgeheleapparaatvervuildraaktdoorhetscannenvanvaakstofafgevendpapierofdoorandereomgevingsfactorenkunneninstellingenveranderenDaaromdientmeteenzekereintervaleennieuwescanvandetestkaarttewordengemaaktengeanalyseerd door de UTTshysoftwareAlsblijktdatdescannietaandevereistewaardenvoldoetmoetdeapparatuurschoongemaaktwordenenopnieuwingestellenzodatdevereistewaardenweerwordenbereiktDelaatstgescandedocumentendienietaandevereistewaardenvoldedenwordendanopnieuwgescandAlserveelscansgeproduceerdwordenishetraadzaamfrequent(elkdagdeel)eentestscanvandeUTTshykaarttemakenendezeteanalyserenenzonodigdeapparashytuuropnieuwintestellen Het werken met UTTtestkaartenensoftwarewordtaanbevolenomdatdezemethodiekmedeisontwikkelddoorBureauMetamorfozeentoteenforsevereenvoudigingenversnellingvanhetconshytroleprocesheeftgeleidEenalternatiefvoorUTTishetAmerikaanselsquoFadgiTechnicalGuidelinesforDigitizingCulturalHeritageMaterialsCreationofRasterImageMasterFilesRevisieaugustus2010rsquo

OokzondertoepassingvandeaanbevolencontrolemethodezullendegeproduceerdescansperioshydiekmoetenwordenbeoordeeldophuntechnischekwaliteitDitkanbijvoorbeeldmetbehulpvanPhotoshopaangevuldmetanderesoftwarezoalsGIMPdatdewaardenvandetechnischetargetsvandescanskanmetenzodatbeoordeeldkanwordenofdiebinnendetoegestanewaardevandeRichtlijnvanMetamorfozevallenDezehandmatigekwaliteitsmetingisechterzeerintensiefenwordtdaaromnietaanbevolenBeteriseenrelatiefbeperkteinvesteringtedoenintestkaartenenanalysesoftwarewaardoorhettestproceszeerefficieumlnt(eentestopnameeneenmetingkaninongeveer5minutentijdplaatsvinden)eacutenobjectiefeacutenzeernauwkeurigkanplaatsvinden


Bijlage 5 Kwaliteitscontrole door middel van steekproeven [56]

[tegebruikenbijhoofdstuk6inrichtenvankwaliteitsprocedures]

EenvandeaspectenwaarzorgdragersbijhetprocesvanvervangingaandachtaanmoetenbesteshydeniscontroleVaakzijnalafsprakengemaaktoverdetoegestanefoutmargesbijvoorbeeldDe norm bij deze controle is bepaald op 96 We accepteren dat per dag 8 documenten (4) niet goed ges-cand zijn en opnieuw gescand moeten worden

LosvanhetfeitdathierrelatieveenabsoluteaantallendoorelkaargebruiktwordtisdevraagnatuurlijkwatgebeurteralsereennegendefoutgevondenwordtEnhoewordtvastgestelddatnietmeerdan4vanderegistratiesfoutzijnenhoeveeldocumentenwordengecontroleerdomditvasttestellenVaakisnietbepaaldhoejedeldquofoutmargesrdquokuntvaststellenEen100controleheeftweinigtotgeenzinengeeftalleendeschijnvanvolmaaktheidomdatjenamelijknooitweethoeveelfoutenbijhetcontrolerenzelfgemaaktworden OmdittegentegaanheefthetAmerikaanselegerin1950eenstatistischemethodeontwikkelddeAcceptable Quality Level[57]DezeAQLshymethodeisprimatoetepassenbijsteekproevenomonderanderescanopdrachtentecontrolerenMetdemethodekunjevaststellenhoegrootdebetrouwshybaarheidvandesteekproefis

Hoe werkt de aQl-normDeopzetvandekwaliteitscontroleisafhankelijkvanverschillendefactoren

1 geaccepteerd kwaliteitsniveau2 Controleniveau3 Bestandsomvang4 Goed- en afkeuren5 steekproefplan

geaccepteerd kwaliteitsniveauDitishetlaagstekwaliteitsniveaudatgemiddeldgenomengeaccepteerdwordtBijvoorbeeldin1vandeaangeleverdedocumentenmogenfoutenzitten(DitbetekentoverigensNIET dat de leveshyrancierbewustlsquofoutersquodocumentenmagaanleveren)

ControleniveausDenormonderscheidtdrieverschillendecontroleniveausIIIenIIIHierbijisIIhetstandaardconshytroleniveauIisvoorhetversoepeldecontroleniveauenIIIgeldtvoorverscherptecontroles HetideeachterhetsysteemisdateenleverancierlsquokredietrsquokanopbouwenwaardoordeafnemerminderstriktkanofjuiststriktermoetgaancontrolerenMeestalwordthierbijvanhetvolgende

[56]ensp Gebaseerd op blog van Ingmar Koch httpingmarbladertenschrijftblogspotnl201012kwaliteitscontro-le-steekproeven-en-danhtml[57]ensp Zie voor meer informatie httpenwikipediaorgwikiAcceptable_quality_limit


uitgegaanbull StartcontroleniveauIIbull VannormalenaarverscherptecontroleWanneer2van5opeenvolgendebatcheswordenafgekeurd

bull VanverscherptenaarnormalecontroleWanneer5opeenvolgendebatcheszijngoedgeshykeurd

bull VannormaleneerversoepeldecontroleWanneerde10voorgaandebatcheszijngoedshygekeurd ENhettotaalaantalfoutenuitdevoorgaande10batcheskleinerisdanhetvantoepassingzijndeaantaluittabelVIIIuitdenorm

bull VanversoepeldenaarnormalecontroleWanneereenbatchwordtafgekeurd

Bestandsomvang batchDitishettotaleaantalgeproduceerdegeleverdeitemswaarvandekwaliteitvastgesteldmoetwordenMeestalzalvaniederebatchdiegeleverdwordteenbepaaldekwaliteitgeeumlistworden

BijvoorbeeldEenleverancierleverteacuteeacutenkeerindeweekcirca5000gescandedocumentenIndenormwordtaaniederebestandsomvangeenapartelettertoegekendInhetschemahieronderstaandekenlettersvoordedrienormalecontroleniveausendedriespecialeniveaus

Bij een batchomvang van 5000 items hoort dus kenletter L voor het normale ldquostart-controleniveaurdquo Aan de hand van de kenletter kan dan in onderstaande tabel de steekproefomvang vastgesteld worden


BijkenletterLhoorteensteekproefomvangvan200itemsVande5000aangeleverdebestandenmoetendus200willekeurigebestandengecontroleerdworden

Goedkeuren of afkeurenEenbatchwordtgoedgekeurdalshetaantalfoutenkleinerisdanhetmaximaaltoegestaneaantalfoutenuitTabel2Degeconstateerdefoutendienenoverigenswelgecorrigeerdtewordendoordeleverancier WanneerhetaantalfoutendemaximumwaardeoverschrijdtwordtdehelebatchafgekeurdenmoetdeleverancierdezehelemaalopnieuwaanleverenDebatchwordtdanopnieuwopdezelfdemaniergecontroleerdAlsjevaneengeaccepteerdkwaliteitsniveauvan1uitgaatbetekentdatinditvoorbeelddatervande200itemsmaximaalvijffoutmogenzijnZodradezesdefoutgeconstashyteerdwordtwordtdehelebatchafgekeurd

kwaliteit van de batchBijhetvaststellenvaneencontroleprotocolmoetaltijddevraagzijnhoeveelfoutenaccepteerikMaardevraagisookHoegrootisdekansdatikmetmijncontroleprotocolteveelfouteitemslsquodoorlaatrsquoDitismetbehulpvandelsquoOperatingCharacteristicsrsquouitdenormvasttestellen InhetvoorbeeldhierbovenisuitgegaanvaneenbatchomvangconformKenletterLeneen(gemidshydeld)geaccepteerdkwaliteitsniveauvan1Maarhoegrootisnudekansdateenbatchmet3foutentenonrechtewordtgoedgekeurd


Omdatvasttestellenzoekjeinbovenstaandegrafiekopdexshyasnaar3Daarnagajenaarboventotjeaandelijnvoor1komtenleesjeopdeYshyasdeerbijhorendewaardeaf45Ditbetekentdatin45vandegevalleneenbatchmet3foutentenonrechtegoedgekeurdzalwordenVindjeditteveeldanzuljeduseenhogergeaccepteerdkwaliteitsniveaumoetenafsprekenbijvoorbeeld065waardooreenbatchmet3foutenslechtsin15vandegevallengoedgekeurdwordtEenanderalternatiefiskiezenvooreenlsquostrengerrsquocontroleniveaukiezenbijvoorbeeldIIIwaarkenletshyterMbijhoortIndatgevalwordteenbatchmet3fouteninongeveer25vandegevallentenonrechtegoedgekeurd DeAQLshymethodegaatuitvanlsquoverdiendrsquovertrouwenDatbetekentdatdekwaliteitvandevoorshygaandebatchesvaninvloedisopdemanierwaaropdevolgendebatchgecontroleerdwordt

WaarjenogrekeningmeekunthoudenislsquoonomkeerbaarheidrsquoHiermeewordtbedoelddatjestrengermoetcontrolerenopdekwaliteitvandescans(leesbaarheidvolledigheid)danbijvoorbeeldopdejuistheidvandemetadataEenincorrectescankunjenietmeercorrigerenalshetoriginelepapierendocumentisweggegooidterwijljeverkeerdemetadatalaterwelnogkuntcorrigeren

steekproeven ja maar wel goedHetnemenvansteekproevenkaneengoedemanierzijnomdegemiddeldekwaliteitvanscanstecontrolerenMaardanmoetjenietlsquozomaarrsquoeensteekproefnemenenlsquozomaarrsquoeenfoutenmargekiezenMetbehulpvandeAQLishetmogelijkomeenweloverwogensteekproeftenemendieookietszinnigszegtoverdekwaliteitvandehelebatch


Bijlage 6 Aandachtspunten voor visuele controle van een scan [tegebruikenbijhoofdstuk6Inrichtenvankwaliteitsprocedures]

Juistheid bull Ishetdocumentgeheelgescandbull Zijndedocumentenlsquorechtrsquogescandeniserbijvoorbeelddoorscheefliggengeentekstofbeeldweggevallen

bull Staathetbeeldrechtdanwelincorrecthorizontaalofverticaalopdepagina(juistebladspiegel)Ishetdocumentovereenkomstighetorigineelportraitoflandscapegeshyscand

bull Zijnertekeningenmetvalsevouwengescandendusmetlijntjesdienietophetorigineelstaan

bull Komendeafmetingenovereenmethetorigineel

volledigheid bull Zijnalledocumentengescandbull Isvaniederepaginadevoorshyenachterkantgescandbull Zijnallebijlagengescandbull Wordenallekleurenovergenomenbull Treedtgeenkleurverliesopbull Zijnalledetailscompleet(zijnlijnenoflettersonderbrokenmisterinformatieaanderandvanhetbeeldzijnbeeldengecroptofincompleet)

bull Komendekleurenovereenmetdievanhetorigineel(bvdichtheidvanzwartevlakkendietelichtoftedonkerzijn)

Leesbaarheid bull Hetgaaterhierbijomdatiedervoordeinhoudelijkeinformatievandedocumentenbeshytekenisvoldetailvanhetorigineeldatmethetoogtezienisophetorigineelopscanenprintvergelijkbaarzichtbaaris

bull Ishetkleinstedetailleesbaargescand(hetkleinstelettertypeduidelijkeleestekensookbvdecimaalpuntenofndashkommarsquos)

bull Isdescherptevanhetbeeldvergelijkbaarmethetorigineel(bvminderscherpoftescherponnatuurlijkescherptehalorsquosrondderanden)

bull AlsOpticalCharacterRecognitiongebruiktwordtkloptdetekstdiewordtherkendbull IservoldoendecontrastVoortekstbestandenmoeteenhoogcontrastbestaantussendetekstendeachtergrondAfbeeldingeningrayscalemoetenovereenkomenmethetorigishyneelErmoeteenheldereovergangzijntussenwitenzwartvandescan(barcodes)

bull Issprakevanverliesvanscanlijnenenkeleofmeerdereindescanwitofzwartbull Issprakevanherhaaldescanlijnenofherhaaldepixelopopvolgendescans(consistentevlekopelkescanopdezelfdeplek)


de aanwezigheid van artefactenbull Artefactenzijnafwijkingendiealleenvisueelkunnenwordenvastgesteldzoalsondermeer

bull horizontaleofverticalestrepenbull pixelverstoringendoorvetofvuilopdelensofglasplaatbull weerspiegelingenbull anderevervormingeneneffecten


Bijlage 7 Voorbeeld inhoudsopgave handboek vervanging

[tegebruikenbijhoofdstuk6Inrichtenvankwaliteitsprocedures]

1 voorbereidinga Beschrijvingvandearchiefvormerb Beschrijvingvanhettevervangenarchiefbestandc Beschrijvingvandearchiefbescheidenzelfteweten

inhoudstructuurenvormbijhetontstaanopwelktijdstipenuithoofdevanwelketaakofhandelingontvangenofopgemaaktsamenhangmetandereontvangenofopgemaaktearchiefbescheidenwaardevoorhetcultureelerfgoedbelangvandeopgenomeninformatievooroverheidsorganenrechtshyenbewijszoekendenenhistorischonderzoek

c Beschrijvingvandeafwegingenvoorvervangingd Opnamevanhetprincipebesluittotvervangingendebeschrijvingvandetoetsingervan

2 beeldKwaliTeiTa Beschrijvingvandeeisenaandebeeldkwaliteitvandescansgebaseerdopdeaardde

inhoudenhetgebruikvandearchiefbescheidenb Beschrijvingvandegemaakteafwegingenenkeuzesd Verslagvandetoetsingvandebeeldkwaliteit

3 Technische infrasTrucTuura Beschrijvingvandegekozentechnischeinfrastructuurb Beschrijvingvandehierbijgemaakteafwegingenenkeuzesc Verslagvandetoetsingvandegekozeninfrastructuuropdegewenstekwaliteitenperforshy

mance

4 procesinrichTinga Beschrijvingvandeinrichtingvanscanprocesb Beschrijvingvan(dekeuzevan)hetbestandsformaatc Beschrijvingvandeuitdetevervangenarchiefbescheidenovertenemenmetagegevens

endiebetrekkinghebbenophetvervangingsprocesd Verslagvandetoetsingvandeinrichtingvanhetvervangingsprocesenhetmetagegevensshy

schemadoordeinternetoezichthouderopdeinformatievoorziening


5 KwaliTeiTsproceduresa Beschrijvingvanderisicorsquosnormeringenenofindicatorenvanallevoorhetvervangen

vanarchiefbescheideningerichteprocessenb Beschrijvingvandewijzewaaropperiodiekeinternecontrolesplaatsvindenc Beschrijvingvandewijzewaaropeenperiodiekeauditdooreenonafhankelijkeauditorof

accountantwordtuitgevoerdd Beschrijvingvandegemaakteafwegingenenkeuzesmetbetrekkingtothetvervangingsshy

procesmetdebijbehorendewerkinstructiesen(kwaliteits)procedurese Verslagvandetoetsingvandeinrichtingvandekwaliteitsprocedures

6 vervangingsbesluiTa Opnamevanhetconceptbesluittotvervangingb Verslagvandetoetsingvanhetconceptbesluitopjuistheidenvolledigheidc Opnamevanhetvastgesteldeenbekendgemaaktedefinitievevervangingsbesluit

7 uiTvoeringa Beschrijvingvandewijzewaaropdevervangenarchiefbescheidenwordenvernietigdb Opnamevandeverklaringvanvervanging

8 beheera Beschrijvingvandeevaluatievanderesultatenvandeinternecontrolesophetvervanshy

gingsprocesb Beschrijvingvandewijzewaaropcontroleophethandboekvervangingplaatsvindtop

basiswaarvanwellichteennieuwbesluittotvervangingnodigisc Verslagvandetoetsingopnieuweofgewijzigderisicorsquosdiemogelijkleidentoteennieuw

besluittotenofdeinrichtingvandevervanging


Bijlage 8 Model Vervangingsbesluit [tegebruikenbijhoofdstuk7Opstellenvanhetvervangingsbesluit]

Besluit tot vervanging van archiefbescheiden[omschrijving archiefbescheiden + naam betrokken organisatie(onderdeel)]

naam van de zorgdrager [BampW Gedeputeerde Staten het dagelijkse bestuur de Minister]

GeletopshyderegelingvandeministervanOnderwijsCultuurenWetenschapvan6december2012nrWJZ466161(10265)totwijzigingvandeArchiefregelinginverbandmethetstellenvannadereregels omtrent vervangingshyartikel7vandeArchiefwet

besluit(en)Artikel11overtegaantotvervangingdoordigitalereproductiesvandeanalogearchiefbescheidendieopgrond van [titel selectielijst]voorbewaringofvernietiginginaanmerkingkomenwaarnadezeanalogearchiefbescheidenwordenvernietigd2 reproductiegeschiedtopdewijzezoalsomschreveninhetvastgesteldehandboekvervanging [titel]

Artikel2Ditbesluittreedtinwerkingmetingangvandeeerstedagnadedagvanbekendmakingvanditbesluitin[titel van betreffende medium noemen bv StaatscourantProvinciaal BladGemeente-blad]

Artikel3DitbesluitkanwordenaangehaaldalsBesluitvervangingarchiefbescheiden[titel archiefbeschei-den + naam zorgdrager + jaartal][ondertekening]

Plaatsdatum

[naam zorgdrager]


ToelichtingBeschrijfenverantwoordhierhetprocesvanvoorbereidingbetrokkenenetc

BijlageDebijlagebijhetbesluitmoetinzichtgevenindeafwegingendiegemaaktzijnuithoofdevanartishykel2vanhetArchiefbesluit1995enartikel26bvandeArchiefregelingIndepraktijkzalheteropneerkomendatdebijlagehethandboekvervangingbevat


Bijlage 9 Model bekendmaking van het besluit tot vervanging van archiefbescheiden door reproducties [tegebruikenbijhoofdstuk7Opstellenvanhetvervangingsbesluit]

Ondergetekendedirecteurvanhelliphelliphelliphelliphellipgriffiervanhelliphelliphelliphelliphelliphellipsecretarisvande[naam overheidsorgaan] deeltmeedatterinzageligtopin[locatie website etc] eengemotiveerdbesluittotvervangingvandenavolgendearchiefbescheidendoorreproductiesentotdaaropvolgendevernietigingvandeoorspronkelijkearchiefbescheiden [globale opsomming]

Tegenditbesluitkaniederebelanghebbendeopgrondvanartikel313vandeAlgemenewetbeshystuursrechtschriftelijkaanhoofdvandienstgriffiersecretarisuiterlijkop[vul datum in termijn 8 weken] danwelmondelingopdezittingvan[tijd] op [datum] in [plaats]zijnhaarzienswijzenaarvorenbrengen [plaats] [datum][ Directeur griffier secretaris]


Bijlage 10 Model verklaring van vervanging van archiefbescheiden [tegebruikenbijhoofdstuk8Uitvoerenvandevervanging]

Ondergetekendebeheerdervandearchievenvan[naam archiefvormerzorgdrager]

verklaart

datopgrondvanhetbesluit[nummer vervangingsbesluit] van [zorgdrager]dd[datum]

deindatbesluitgenoemdeenindebijlagegespecificeerdearchiefbescheidenzijnvervangendoordigitalereproducties

Devervangenpapierenarchiefbescheidenzijnvernietigddoorversnipperingenverbrandingdoor[naam vernietigingsbedrijf]op [datum] Plaats Datum Ondertekening BijlagenBesluit [nummer]totvervangingvanarchiefbescheidendd[datum] Overzichtvervangenenvervolgensvernietigdearchiefbescheiden


Bijlage 11 Eisen aan een kwaliteitssysteem [tegebruikenbijhoofdstuk6Inrichtenvankwaliteitsproceduresenbijhoofdstuk9Beherenonshyderhoudenenherzienvanhetvervangingsproces]

DeNENshyISO303012011nlisbedoeldalshulpmiddelvoororganisatiesomdenalevingvandeeisenvoorarchiefshyeninformatiemanagementuitdeNENshyISO154892001nltesturenentebeheersenDitwordtgedaandoorhetgebruikvan

1 vastgestelde rollen en verantwoordelijkheden2 systematische processen3 meting en evaluatie4 beoordeling en verbetering

Denormonderscheidtdaarvoordevolgendeonderdelendienadermoetenwordeningevuld

Context van de organisatiebull externefactorenomgevingtrendsbelanghebbendenbull internefactorenorganisatiestructuurbeleidcapaciteitsystemencultuurnormenbull wettenregelsenvoorschriftenbull toepassingsgebiedkwaliteitssysteem

Leiderschapbull betrokkenheidstrategieensturingdoormanagementbull passendgeiumlntegreerdenverbeteringsgerichtbeleidbull bewustwordingenrolverdelingbull verantwoordelijkheidvoorimplementatieennaleving

Planningbull risicoanalyseenbeheersmaatregelenbull doelshyentaakstellingen(SMART)

Ondersteuningbull beschikbaarstellingmiddelenbull personeelsbeleid(kennisencompetenties)bull bewustzijnenopleidingbull communicatiebull beheerstedocumentatie


Uitvoeringbull planningenbeheersingbull ontwerpenpassendearchiveringsprocessenbull analysewerkprocessenbull beoordelenrisicorsquosbull specificerenvooraanmakenopnemenenbeheersenbull implementereninarchiefshyeninformatiesystemen

Evaluatie van de prestatiesbull monitorenmetenanalyserenenevaluerenbull interneauditvooraanvullendezekerheidbull managementbeoordelingenfollowshyup

verbeteringbull identificerenvanafwijkingenbull beheersmaatregelentreffenbull analyseoorzaakbull evaluerennoodzaaktotaanpassingbull implementerennodigeactiesbull beoordelendoeltreffendheidactiesbull eventueleaanpassingentreffenbull documenterenvanbeheersmaatregelenbull continueverbeteringnastreven


Bijlage 12 Bij de Handreiking betrokken deskundigen

IndeaanloopnaardedefinitieveversievandeHandreikinghebbendeledenvandewerkgroependestuurgroepenkele(ervarings)deskundigengevraagddeHandreikingtebecommentarieumlrenVandeonderstaandepersonenzijnreactiesontvangenenverwerkt

gemeentenAncoJansenStadsarchiefAmsterdamRichardvandenBeltStadsarchiefAmsterdamAlbertdeJonkerStadsarchiefAmsterdamWimReijndersHetMarkiezenhof(archiefvanoagemeenteBergenopZoom)ArnoudGlaudemansStreekarchiefGooienVechtstreekIrmgardvanHimbergengemeenteTilburgJargWeidemagemeenteHaarlemmermeerStinieFranckeNoordshyHollandsArchief

WaterschappenTinekeRouschopwaterschapBrabantseDeltaJonneHuberhoogheemraadschapHollandsNoorderkwartierRudyVerhulsdonckwaterschapHollandseDelta

ProvinciesEllieSchettersprovincieGelderland

rijkDouweHuismanJustIDJanVisserministerievanOCWPaulFaaijministerievanOCWNoorSchreuderNationaalArchiefMettevanEssenNationaalArchiefArjenvanderKuijlNationaalArchief

koninklijke vereniging van archivarissen in nederlandIngmarKoch

adviesbureausJohnGerse(DoxisInformatiemanagers)JoostvanKoutrik(VHIC)DickdeVries(DoxisInformatiemanagers)

Februari2014

DitiseenuitgavevanArchief2020eensamenwerkingsprogrammavanhetIPOdeVNGdeUnievanWaterschappenenhetministerievanOnderwijsCultuurenWetenschap

DitwerkvaltonderdeCreativeCommonslicentieNaamsvermeldingshyGelijkDelen40Internationaal

wwwarchief2020nl

Archief 2020

inhoudsopgave

Tengeleide 7 Voorwoord 9 Managementsamenvatting 11 Samenvattingvervanginginachtstappen 13 Inleiding 17

Hoofdstuk1 Kernbegrippenenuitgangspunten 21 11 Vervangingnedigitalisering 21 12 Informatiefunctie 21 13 Historischebron 21 14 Cultureelerfgoed 22 15 Tebewarenentevernietigenarchiefbescheiden 22 16 Risicomanagement 23 17 Opdrachtgeverschap 23

Hoofdstuk2 afwegen van het vervangingsbesluit 25 21 Juridischegrondslagen 25 22 Aandachtspuntenenafwegingen 26 23 Consultatieentoetsing 30 24 Nuttigeverwijzingen 31

Hoofdstuk3 vaststellen van de benodigde beeldkwaliteit 31 31 Juridischegrondslag 31 32 Aandachtspuntenenafwegingen 34 33 Consultatieentoetsing 36 34 Nuttigeverwijzingen 36

Hoofdstuk4 kiezen van technische infrastructuur 37 41 Juridischegrondslagen 37 42 Aandachtspuntenenafwegingen 37 43 Consultatieentoetsing 40 44 Nuttigeverwijzingen 40

Hoofdstuk5 Bepalen van de wijze van reproduceren 41 51 Juridischegrondslag 41 52 Aandachtspuntenenafwegingen 42 53 Consultatieentoetsing 46 54 Nuttigeverwijzingen 47







Ten geleide









voorwoord






















voorbereiding

vervanging

handboek vervanging

beeldkwaliteit

infrastructuur

procesinrichting

vervangingsbesluit


beheer








[22]

[221][222] tm [224][225] tm [229]







[32]




[bijlage4]



[42][bijlage4]



[bijlage4]




[523][524]


[525][526]







[623] tm [628][bijlage 2] [4] [5] en [6]



[629]


[621] [622] [bijlage 7]


[63] [bijlage 2] [4] [5] [6] en [7]



[721] [722] [724]



7 uiTvoering [8]


[821]


[822]


[823] [bijlage 2]


8 beheer [9]


[628][bijlage 11]


[922] [923]


[93][bijlage 11]



inleiding


































































































































































































































































































































































































































































mance























Plaatsdatum

[naam zorgdrager]











verklaart


























Februari2014



wwwarchief2020nl

Archief 2020







Ten geleide









voorwoord






















voorbereiding

vervanging

handboek vervanging

beeldkwaliteit

infrastructuur

procesinrichting

vervangingsbesluit


beheer








[22]

[221][222] tm [224][225] tm [229]







[32]




[bijlage4]



[42][bijlage4]



[bijlage4]




[523][524]


[525][526]







[623] tm [628][bijlage 2] [4] [5] en [6]



[629]


[621] [622] [bijlage 7]


[63] [bijlage 2] [4] [5] [6] en [7]



[721] [722] [724]



7 uiTvoering [8]


[821]


[822]


[823] [bijlage 2]


8 beheer [9]


[628][bijlage 11]


[922] [923]


[93][bijlage 11]



inleiding


































































































































































































































































































































































































































































mance























Plaatsdatum

[naam zorgdrager]











verklaart


























Februari2014



wwwarchief2020nl

Archief 2020


voorwoord






















voorbereiding

vervanging

handboek vervanging

beeldkwaliteit

infrastructuur

procesinrichting

vervangingsbesluit


beheer








[22]

[221][222] tm [224][225] tm [229]







[32]




[bijlage4]



[42][bijlage4]



[bijlage4]




[523][524]


[525][526]







[623] tm [628][bijlage 2] [4] [5] en [6]



[629]


[621] [622] [bijlage 7]


[63] [bijlage 2] [4] [5] [6] en [7]



[721] [722] [724]



7 uiTvoering [8]


[821]


[822]


[823] [bijlage 2]


8 beheer [9]


[628][bijlage 11]


[922] [923]


[93][bijlage 11]



inleiding


































































































































































































































































































































































































































































mance























Plaatsdatum

[naam zorgdrager]











verklaart


























Februari2014



wwwarchief2020nl

Archief 2020


















voorbereiding

vervanging

handboek vervanging

beeldkwaliteit

infrastructuur

procesinrichting

vervangingsbesluit


beheer








[22]

[221][222] tm [224][225] tm [229]







[32]




[bijlage4]



[42][bijlage4]



[bijlage4]




[523][524]


[525][526]







[623] tm [628][bijlage 2] [4] [5] en [6]



[629]


[621] [622] [bijlage 7]


[63] [bijlage 2] [4] [5] [6] en [7]



[721] [722] [724]



7 uiTvoering [8]


[821]


[822]


[823] [bijlage 2]


8 beheer [9]


[628][bijlage 11]


[922] [923]


[93][bijlage 11]



inleiding


































































































































































































































































































































































































































































mance























Plaatsdatum

[naam zorgdrager]











verklaart


























Februari2014



wwwarchief2020nl

Archief 2020







[22]

[221][222] tm [224][225] tm [229]







[32]




[bijlage4]



[42][bijlage4]



[bijlage4]




[523][524]


[525][526]







[623] tm [628][bijlage 2] [4] [5] en [6]



[629]


[621] [622] [bijlage 7]


[63] [bijlage 2] [4] [5] [6] en [7]



[721] [722] [724]



7 uiTvoering [8]


[821]


[822]


[823] [bijlage 2]


8 beheer [9]


[628][bijlage 11]


[922] [923]


[93][bijlage 11]



inleiding


































































































































































































































































































































































































































































mance























Plaatsdatum

[naam zorgdrager]











verklaart


























Februari2014



wwwarchief2020nl

Archief 2020




[623] tm [628][bijlage 2] [4] [5] en [6]



[629]


[621] [622] [bijlage 7]


[63] [bijlage 2] [4] [5] [6] en [7]



[721] [722] [724]



7 uiTvoering [8]


[821]


[822]


[823] [bijlage 2]


8 beheer [9]


[628][bijlage 11]


[922] [923]


[93][bijlage 11]



inleiding


































































































































































































































































































































































































































































mance























Plaatsdatum

[naam zorgdrager]











verklaart


























Februari2014



wwwarchief2020nl

Archief 2020


inleiding


































































































































































































































































































































































































































































mance























Plaatsdatum

[naam zorgdrager]











verklaart


























Februari2014



wwwarchief2020nl

Archief 2020





























































































































































































































































































































































































































































mance























Plaatsdatum

[naam zorgdrager]











verklaart


























Februari2014



wwwarchief2020nl

Archief 2020

Handreiking archiefbescheiden - Het Utrechts Archief ......Archief 2020 met het opstellen van de...

Documents

Transcript of Handreiking archiefbescheiden - Het Utrechts Archief ......Archief 2020 met het opstellen van de...