Handleiding Werkgevers Sociale Economie · Het is belangrijk dat je kiest voor het...

Handleiding Werkgevers Sociale Economie Versie handleiding: 14-04-2020

Beste werkgever sociale economie

De financiering voor jouw doelgroepwerknemers door het Departement WSE is gebaseerd op gegevens van DWSE over de tewerkstelling, jouw registraties in Mijn VDAB en registraties van VDAB.

Hieronder staat een overzicht van de handelingen die je als werkgever sociale economie moet verrichten om alles juist te laten verlopen. Enkele tips bij het gebruik van de handleiding:

◾ Navigeren door de handleiding kan je:

▸ door door te klikken op de verschillende onderdelen in het overzicht van de ‘Topics’

▸ door in de menubalk te kiezen voor Weergeven/Documentoverzicht weergeven

▸ => je krijgt dan links een overzicht waarmee je door de handleiding kan navigeren

◾ In het overzicht van de ‘Topics’ kan je telkens doorklikken naar het gewenste onderdeel.

◾ Je raadpleegt de handleiding best online, dan heb je steeds de meest up-to-date versie

▸Wil je de handleiding toch te downloaden dan kan dit

▸ Check dan wel regelmatig via deze link handleiding werkgevers sociale economie of je nog over de meest recente versie beschikt

◾ Onder ‘ Overzicht updates handleiding ’ vind je de belangrijkste updates terug

Foutje ontdekt-een link die niet werkt? mail naar handleiding [email protected]

Handleiding werkgevers sociale economie versie 14/04/2020

1 / 61

https://docs.google.com/document/d/15pQtFvc3QgLJjkG6Mp007GCcTc1VrHJct6mHAZ7n918/edit?usp=sharing

https://docs.google.com/document/d/1RgqF_PmrInJPT6A2hS0ilJO_8sLvPfp0cE_ezS9BYFU/edit#heading=h.x7bnfpuxvb8

mailto:[email protected]

TOPICS Overzicht updates handleiding 4

Hoofdstuk 1: Wat moet je doen vóór de aanwerving van doelgroepwerknemers? 6

Aanvragen erkenning/label bij DWSE 6 Info label? 6 Wat bij problemen met de erkenning? 6

Registreren en inloggen in Mijn VDAB 7 Waarom? 7 Hoe registreren? 7 Belangrijke info registratie 10 Inloggen op Mijn VDAB 11 Toegangsbeheer 12 Meer informatie Toegangsbeheer 14 Belangrijke info Toegangsbeheer 15 Specifiek voor SE 15 Wat doen bij foute registratie? 16

Vacatures plaatsen in Mijn VDAB 17 Waarom? 17 Hoe vacatures plaatsen? 17 Sjabloon gebruiken 18 Opgelet bij kopiëren SE-vacatures 20 TIP kopiëren vacature 20

Stappen invullen sjabloon SE 22 Stap 1. Selecteer een vestiging 22 Stap 2. Vacature-gegevens 23 Stap 3. Beroepsprofiel 26 Stap 4. Competenties 29 Stap 5. Publicatiegegevens 33



2 / 61


Stap 6. Nakijken & Bewaren 35 Stap 7. Klaar 37

Overzicht en beheer van de vacatures en kandidaten 39 Overzicht vacatures 39 Vacature Beheren 40 Tabblad Kandidaten 41 Tabblad Vacaturegegevens 42 Tabblad Wijzigingshistoriek 42 Problemen met beheer vacatures en kandidaten? 43

Hoofdstuk 2: Wat moet je doen bij de aanwerving van doelgroepwerknemers? 43

Wat moet je doen? 43 Belangrijk bij aanwerving 43 Hoe de werkzoekende correct aanwerven? 44 Hoe naar lijst kandidaten gaan? 44 Kandidaat aanwerven 45 Sollicitatiefeedback 47 Opgelet bij ‘Werf aan’ 50

Hoe WOP-dossier opvolgen? 53 Info WOP 53 Overzicht premies 55 Detail Premie 56 Zoekfunctie 56 Controle van de aanvraag 57 Problemen met de WOP? 58

Hoofdstuk 3. Wat moet de werkgever doen na de aanwerving van doelgroepwerknemers? 58

Opladen POP 58 Info POP 58 Hoe POP opladen? 59 Problemen met het POP? 61



3 / 61


Wat doen als doelgroepwerknemer uit dienst gaat? 61

Doorstroom 61

Overzicht updates handleiding

Datum update Wat? Link naar Topic

6-5-19 aanpassing contactgegevens VDAB: niet meer spreken van Servicelijn: aanpassingen op verschillende plaatsen

Wat doen bij foute registratie? Problemen met beheer vacatures en kandidaten? Problemen met de WOP? Problemen met het POP?

6-5-19 14-04-20

Topic toegevoegd: Wat doen als een doelgroepmedewerker uit dienst gaat? Topics toegevoegd: Zoekfunctie bij het overzicht premie-dossiers voor werkgevers. Nu met knop exporteer naar csv-file. Bij aanvraag evaluatie WOP controle of er nog een aanvraag in status aangevraagd of in behandeling is Doorstroom: gratis opleiding en ervaringsbewijs volgen voor doelgroepmedewerkers

Wat doen als doelgroepwerknemer uit dienst gaat? Zoekfunctie bij het overzicht premie-dossiers Status aangevraagd of in behandeling Doorstroom: gratis opleiding en ervaringsbewijs volgen voor doelgroepmedewerkers



4 / 61


Hoofdstuk 1: Wat moet je doen vóór de aanwerving van doelgroepwerknemers?

Aanvragen erkenning/label

bij DWSE

◾ Dien je aanvraag in om een toekenningsnummer/label van Maatwerkbedrijf (MWB)/Maatwerkafdeling (MWA) of Lokale diensteneconomie (LDE) te krijgen. Dit kan via de website:

▸ Collectief Maatwerk of

▸ Lokale Diensteneconomie (LDE) ◾ Voor meer info kan je terecht op socialeeconomie.be ◾ Vragen kan je ook mailen naar

▸ [email protected] of

▸ lokalediensteneconomie @wse.vlaanderen.be

Info label? ◾ Elke vestiging krijgt een toekenningsnummer (= label) van DWSE. ◾ DWSE geeft deze toekenningsnummers voor maatwerk of LDE door aan VDAB ▸ bij elk toekenningsnummer horen één of meerdere contingenten die geldig zijn voor bepaalde of

onbepaalde duur.

▸ bij VDAB zijn enkel die toekenningsnummers bruikbaar waarvoor er nog geldige contingenten zijn en waarvoor het saldo positief is

◾ De toekenningsnummers zijn gekoppeld aan de KBO en dit KBO-nummer moet ook corresponderen met de bedrijvendatabank van VDAB.

Wat bij problemen met de erkenning?

Mail dan naar ▸ [email protected] of

▸ [email protected]



5 / 61

https://www.socialeeconomie.be/collectief-maatwerk

https://www.socialeeconomie.be/lokale-diensteneconomie

https://www.socialeeconomie.be/







Registreren

en inloggen in Mijn VDAB

◾ Als je nog geen toegang hebt tot Mijn VDAB registreer eenmalig online bij VDAB.

Waarom? ◾ In de wetgeving staat dat je alle vacatures voor doelgroepwerknemers moet publiceren in de databanken van VDAB (via Mijn VDAB). Om dit te kunnen doen, moet je geregistreerd zijn bij VDAB als werkgever sociale economie.

Hoe

registreren? ◾ Ga naar Mijn VDAB voor werkgevers als je nog geen toegang hebt

! Het is belangrijk dat je kiest voor het werkgeversgedeelte van Mijn VDAB zowel als je vertrekt van de homepagina van VDAB als van de partnerpagina



6 / 61

http://werkgevers.vdab.be/werkgevers



scherm Mijn VDAB



7 / 61


scherm Mijn VDAB



8 / 61


scherm registratie

Belangrijke info

registratie

◾ Vermeld of het om een maatwerkbedrijf / maatwerkafdeling en/of Lokale Diensteneconomie (LDE) gaat. Dit is nodig om nadien vacatures voor doelgroepwerknemers te kunnen invoeren aan de hand van een sjabloon voor tewerkstelling in sociale economie

◾ Het is belangrijk om altijd de hoofdzetel te registreren

▸ ofwel de hoofdzetel die een erkenning heeft

▸ ofwel de hoofdzetel waaronder de vestigingen vallen die een erkenning hebben



9 / 61


=> dit biedt de beste garantie dat de registratie van een vacature voor de sociale economie dat op de juiste vestiging met erkenning gebeurt ( zie verde r ) wat belangrijk is voor een correcte financiering

Inloggen op

Mijn VDAB Als je geregistreerd bent => Ga naar Mijn VDAB => Voer je logingegevens in.

! Gebruikersnaam en paswoord zijn hoofdlettergevoelig Als je je paswoord bent vergeten, klik dan op de link ' Paswoord vergeten ?' en volg de instructies.

scherm inloggen



10 / 61



Toegangsbeheer ◾ Om jouw toegang tot Mijn VDAB te regelen, sluit VDAB met jouw bedrijf een samenwerkingsakkoord af.

▸ Als bedrijf krijg je het toegangsbeheer tot de VDAB-toepassingen voor jouw medewerkers zelf in handen. Daartoe duid je per vestiging 1 of 2 medewerkers van jouw bedrijf aan als administrator - de namen van deze personen worden vermeld in het samenwerkingsakkoord met VDAB en van zodra VDAB het samenwerkingsakkoord bevestigt, krijgt de administrator zijn/haar paswoord.

▸ De administrator van jouw bedrijf bepaalt wie vacatures mag plaatsen, wie de bedrijfsgegevens mag beheren,...

◾ Wanneer een medewerker van een vestiging toegang wenst tot de VDAB-applicaties, dan wendt hij/zij zich tot de administrator van die vestiging. Elke medewerker van het bedrijf die de toepassingen van VDAB moet gebruiken, moet een persoonlijke login krijgen.

=> Ga in ‘Mijn VDAB/Mijn bedrijf’ naar 'Toegangsbeheer'

◾ In het overzichtsscherm kan de administrator van jouw bedrijf een gebruiker toevoegen en bepaal je de

toegangsrechten. Je kan deze hier ook wijzigen.



11 / 61


◾ In het bovenste gedeelte vindt de administrator de namen van de gebruikers die toegang hebben tot de tool en de rechten die hen werden toegekend.

◾ In het tweede gedeelte ziet de administrator de toegangsrechten die verschaft kunnen worden.

scherm Toegangsbeheer



12 / 61


Meer informatie Toegangsbeheer

◾ in de handleiding voor Werkgevers: Mijn VDAB voor werkgevers >> Toegangsbeheer

of ◾ via de demo: Wegwijs in extern toegangsbeheer onderaan in het Toegangsbeheer



13 / 61

https://sites.google.com/a/vdab.be/mijn-vdab-voor-werkgevers/inloggen-toegangsbeheer/toegangsbeheer

https://partner-onlineleren.vdab.be/course/view.php?id=13825


Belangrijke info

Toegangsbeheer GEBRUIKERS Een gebruiker van de hoofdzetel kan vanuit zijn rol:

◾ automatisch in de ‘Mijn VDAB’ van de hoofdzetel ◾ niet automatisch in de ‘Mijn VDAB’ van de vestigingen; hiervoor moet de administrator van de hoofdzetel of de

bewuste vestiging de gebruiker manueel registreren in het 'Toegangsbeheer' van die vestiging.

Een gebruiker van een vestiging kan vanuit zijn rol:

◾ automatisch in de ‘Mijn VDAB’ van zijn vestiging ◾ niet automatisch in de ‘Mijn VDAB’ van andere vestigingen van dezelfde onderneming; hiervoor moet de

administrator van de hoofdzetel of de bewuste vestiging de gebruiker manueel registreren in het 'Toegangsbeheer' van die vestiging.

ADMINISTRATORS ◾ De administrator van de hoofdzetel kan werken in ‘Mijn VDAB’ van de hoofdzetel en kan automatisch in het

'Toegangsbeheer' van zowel hoofdzetel als vestigingen met een actief samenwerkingsakkoord. Om te werken in ‘Mijn VDAB’ van de vestiging(en) kan hij deze rol manueel aanduiden per vestiging.

◾ Een administrator van een vestiging met een actief samenwerkingsakkoord krijgt automatisch toegang tot het 'Toegangsbeheer' van die vestiging en kan ook werken in ‘Mijn VDAB’ van die vestiging. Hij heeft niet automatisch toegang tot andere vestigingen van dezelfde onderneming.

Specifiek voor SE Het is belangrijk dat de administrator van de organisatie aan de ‘Gebruikers’ via het ‘Toegangsbeheer’ de juiste rechten toekent onder de juiste vestiging om SE-vacatures te plaatsen en te beheren!

De aard van het samenwerkingsakkoord bepaalt het soort toegangsrechten.

◾ ' Werkgevers in het regulier arbeidscircuit ' krijgen enkel volgende rechten:

▸ Toegangsbeheer

▸ Organisatiebeheer



14 / 61


▸ Vacature- & kandidatenbeheer

◾ Overeenkomsten i.h.k. van de sociale economie krijgen bijkomend ook volgende rechten :

▸ Pmab Premies

▸ Pmab Werkgevers

Aan de medewerker (= de gebruiker) die de SE-vacatures moet plaatsen en beheren op vestigingen met een label (en contingenten) moet de administrator volgende rechten toekennen in het toegangsbeheer van de betreffende vestiging:

▸ Vacature- & kandidatenbeheer

▸ Pmab Premies

▸ Pmab Werkgevers = Pmab toegang tot vertrouwelijk dossiers (o.a. voor het opladen van de POP)

Wat doen bij foute

registratie?

Bel 0800 30 700 of mail VDAB-contact voor werkgevers



15 / 61

https://werkgevers.vdab.be/werkgevers/contact


Vacatures plaatsen in Mijn VDAB

◾ Een gebruiker van jouw bedrijf plaatst de vacature in ‘ Mijn VDAB ’ op de vestiging (met label) waar de doelgroepwerknemer zal werken

Waarom? ◾ Alle vacatures moeten correct geregistreerd worden in de databanken van VDAB op de juiste vestiging waaraan de erkenning/label voor sociale economie is toegekend door DWSE.

Hoe vacatures plaatsen?

◾ Log in op Mijn VDAB ◾ Klik op de startpagina van ‘Mijn VDAB/Mijn vacatures’ op:

▸ 'Plaats een vacature' of ▸ 'Beheer een vacature' => klikken op ‘ + Voeg een vacature toe’



16 / 61




Sjabloon gebruiken

Daarna kom je in het scherm om een sjabloon te kiezen voor het plaatsen van een vacature in de sociale economie

▸ Kies de optie: ‘ Ik wil een sjabloon invullen voor tewerkstelling in de sociale economie ’ of

▸ Kies de optie: ‘Ik wil een bestaande vacature kopiëren’ als je een kopie wil maken van een vacature in de sociale economie (zie ook Tip kopiëren SE-vacature )



17 / 61




18 / 61


Opgelet bij kopiëren

SE-vacatures

◾ Wat als de optie ‘ Ik wil een sjabloon invullen voor tewerkstelling in de sociale economie’ niet zichtbaar is?

▸ check of je ingelogd bent op de juiste vestiging (met label/erkenning)

▸ => als dit niet in orde is => neem contact op met VDAB via 0800 30 700

◾ ! Maak in geen geval gebruik van ‘Ik wil een sjabloon invullen’ als je een SE-vacature voor een doelgroepmedewerker

wil plaatsen, want dan kom je in de problemen met de subsidie voor die doelgroepwerknemer.

◾ Let op bij het kopiëren van een SE-vacature

▸ check of de oorspronkelijke vacature een SE-vacature is opgemaakt met het sjabloon: ‘ Ik wil een sjabloon invullen voor tewerkstelling in de sociale economie’ (want anders kom je in de problemen met de subsidie voor die doelgroepwerknemer)

▸ check of de registratie van de vacature op de juiste vestiging gebeurt

▸ SE-vacatures zijn 1 op 1 vacatures - dit betekent dat je voor elke aanwerving een nieuwe SE-vacature moet plaatsen

=> anders loop je subsidies mis omdat de premies en werkondersteuningspakketten (WOP) aan de vacatures worden gekoppeld => om tijd te winnen kan je eventueel wel gebruik maken van ‘ Ik wil een bestaande vacature kopiëren ’

TIP kopiëren vacature

Als je een SE-vacature wil kopiëren kan je dat best op de volgende manier doen, anders moet je de juiste functienaam of het vacaturenummer kennen van de SE-vacature die je wil kopiëren

▸ ga naar ‘ Beheer een vacature/Mijn overzicht ’

▸ ! afgesloten vacatures komen niet automatisch in het overzicht staan

=> je kan ze oproepen via de optie 'Filter of zoek in je vacatures' => vink ‘afgesloten’ aan in het zoekvenster, zodat je ook de afgesloten vacatures ziet

▸ klik in je lijst van vacatures op de SE-vacature die je wil kopiëren

▸ klik rechts bovenaan op ‘Kopieer’



19 / 61


=> deze werkwijze is eenvoudiger om een vacature te kopiëren anders moet je de juiste functienaam of het vacaturenummer kennen

scherm ‘Tip kopiëren

vacature’



20 / 61


Stappen invullen sjabloon SE

Stap 1. Selecteer

een vestiging

◾ Als je inlogt als hoofdzetel krijg je eerst de mogelijkheid om een vestiging te selecteren. Standaard is de hoofdzetel zelf geselecteerd.

◾ Als onderneming zonder vestigingen of als je inlogt als vestiging, kom je onmiddellijk in het scherm ‘vacaturegegevens’

! Kies voor de juiste vestiging met erkenning !



21 / 61


Stap 2. Vacature- gegevens

Invullen vacaturegegevens

▸ Velden met een rood sterretje * zijn verplicht in te vullen

! het is erg belangrijk om de vacaturegegevens correct in te vullen zowel voor een een sollicitant met een advies Collectief Maatwerk (om te kunnen genieten van de WOP) als voor de sollicitant met advies Lokale Diensteneconomie (om te kunnen genieten van de inschakelingspremie)

! het aantal jobs staat automatisch op 1 en kan voor SE-vacatures niet worden aangepast omdat voor elke aanwerving een nieuwe SE-vacature moet opgemaakt worden

▸ De vacaturegegevens worden automatisch bewaard zodra je naar het volgend scherm ‘Beroepsprofiel’ gaat

=> bij een onverwachte gebeurtenis (bv. browser sluit onverwacht af) worden de ingevoerde gegevens ook automatisch bewaard, maar de de vacature krijgt status ‘onvolledig’ en wordt getoond in het overzicht (zie scherm ‘ Mijn overzicht ’ )

▸ Voor detailinformatie over de verplichte invulvelden van de vacaturegegevens klik op: Verplichte invulvelden (velden met een rood sterretje)

▸ Voor detailinformatie over de niet-verplichte invulvelden van de vacaturegegevens klik op: Xtra opties > Niet verplichte invulvelden



22 / 61

https://sites.google.com/a/vdab.be/mijn-vdab-voor-werkgevers/vac-invoeren/lokale-diensteneconomie/vacaturegegevens/verplichte-invulvelden-velden-met-een-rood-sterretje-1

https://sites.google.com/a/vdab.be/mijn-vdab-voor-werkgevers/vac-invoeren/lokale-diensteneconomie/vacaturegegevens/xtra-opties-niet-verplichte-invulvelden




23 / 61




24 / 61


Stap 3. Beroepsprofiel

▸ Het veld ‘Jobdomeinen’ is een verplicht veld - je kan dit op verschillende manieren invullen

=> ga via ‘Zoek competentiesjabloon’ naar het overzicht van alle mogelijke competentieprofielen

=> als je een profiel kiest wordt het jobdomein automatisch toegevoegd aan de vacature

=> je kan nog extra jobdomeinen toevoegen

▸ Voor detailinformatie over de verplichte invulvelden van het beroepsprofiel klik op: Verplicht invulveld (veld met een rood sterretje)

▸ Voor detailinformatie over de niet-verplichte invulvelden van het beroepsprofiel klik op: Xtra opties > Niet verplichte invulvelden



25 / 61

https://sites.google.com/a/vdab.be/mijn-vdab-voor-werkgevers/vac-invoeren/lokale-diensteneconomie/beroepsprofiel/verplicht-invulveld-veld-met-een-rood-sterretje

https://sites.google.com/a/vdab.be/mijn-vdab-voor-werkgevers/vac-invoeren/lokale-diensteneconomie/beroepsprofiel/xtra-opties-niet-verplichte-invulvelden




26 / 61




27 / 61


Stap 4. Competenties

‘Competentieprofiel’ geselecteerd in scherm ‘Beroepsprofiel’

▸ In het scherm ‘Competenties’ worden standaard een aantal jobgerelateerde competenties aangevinkt op basis van de criteria in je vacature

=> je kan de aangevinkte competenties uitvinken en/of nog bijkomende opties aanduiden

▸ Per competentie kan je de detailbeschrijving bekijken.

=> Klik op 'Toon details' of 'Verberg details' om het lijstje te verbergen.

▸ Onderaan kan je de persoonsgerelateerde competenties aanduiden

=> Je kan ook bijkomende competenties toevoegen

=> voeg maximum 5 persoonsgerelateerde competenties toe, meer competenties worden niet opgenomen in de matching

! We raden ten sterkste aan een competentiesjabloon te selecteren hoewel dit niet verplicht is

=> hierdoor zal het vinden van een geschikte kandidaat en het invullen van de vacature sneller gaan

Als je toch geen ‘Competentieprofiel’ selecteerder in het scherm ‘Beroepsprofiel’

=> kan je enkel persoonsgebonden competenties aanduiden => krijg je geen jobgerelateerde competenties



28 / 61




29 / 61




30 / 61




31 / 61


Stap 5. Publicatie gegevens

Vink ‘ Ja ’ aan bij ‘Publiceren’

! Belangrijk

▸ De SE-vacatures ( ‘Collectief Maatwerk’ en ‘Lokale diensteneconomie’) worden hierdoor NIET zichtbaar getoond op de publieke VDAB-site ( www.vdab.be )

▸ Door ‘ Ja ’ aan te duiden komen ze wel in de interne deeldatabank die VDAB-bemiddelaars raadplegen om kandidaten te selecteren voor SE-economie vacatures

! Als je ‘Nee’ aanvinkt komt de SE-vacature niet in de deeldatabank en kunnen er ook geen geschikte kandidaten met een advies collectief maatwerk of lokale diensteneconomie geselecteerd worden voor deze vacature



32 / 61

http://www.vdab.be/




33 / 61


Stap 6. Nakijken &

Bewaren

▸ je krijgt een overzicht van de vacaturedetails

▸ je krijgt eventuele meldingen van de Online Assistent om aanpassingen te doen aan de vacature om de kwaliteit te vergroten

▸ je kan een preview opvragen van de SE-vacature.

▸ je kan via ‘Wijzig’ per rubriek bepaalde details toevoegen of wijzigen

▸ je kan de vacature bewaren als de vacature volledig en correct is ingegeven => scherm 7. 'Klaar' ▸ zodra je de vacature bewaart, krijgt ze de status ‘gepubliceerd’ (zoals eerder vermeld wordt ze niet effectief zichtbaar op

de VDAB-site) ▸ je vindt de vacature terug in ‘ Mijn Overzicht’ => via ‘ Beheer een vacature ’ of ‘ Mijn jobs ’



34 / 61




35 / 61


Stap 7.

Klaar Via actielinks kan je rechtstreeks navigeren naar een aantal relevante schermen (zie printscreen)

Je ontvangt een mail ter bevestiging van ontvangst van de vacature ! Je kan zelf geen kandidaten zoeken in de cv-databank noch via matching.

▸ De toeleiding van kandidaten gebeurt uitsluitend door de VDAB-consulenten. ▸ Wil je zelf een kandidaat voorstellen?

▹ Neem dan contact op met een VDAB-consulent. of ▹ vul het Aanmeldingsformulier voor werkgevers en partners in functie van ICF-indicering in



36 / 61

https://www.vdab.be/sites/web/files/doc/partners/cvs/aanmeldingsformulier%20voor%20werkgevers%20en%20partners%20in%20functie%20van%20ICF-indicering.pdf




37 / 61


Overzicht en beheer van de vacatures en kandidaten

Overzicht vacatures

Via ‘ Beheer een vacature ’ of ‘ Mijn jobs ’ kom je in ‘ Mijn Overzicht ’ => je vindt daar een overzicht van alle vacatures => meer uitleg over de kolommen/functionaliteit/filters vind je via volgende linken: ▸ Kolommen/functionaliteit ▸ Filter je vacatures



38 / 61

https://sites.google.com/a/vdab.be/mijn-vdab-voor-werkgevers/zoek-een-bestaande-vacature/kolommen-en-functionaliteit

https://sites.google.com/a/vdab.be/mijn-vdab-voor-werkgevers/zoek-een-bestaande-vacature/filter-of-zoek-in-je-vacature


Scherm Mijn overzicht

(terug naar vacaturegegevens )

Vacature Beheren Klik in ‘ Mijn Overzicht ’ op een vacature en je komt in het beheerscherm van de vacature met:

▸ algemene gegevens van de organisatie

▸ de vacature



39 / 61


▸ er zijn 3 tabbladen: ▹ Kandidaten

=> hier vind je een overzicht van de kandidaten die VDAB voorstelt => ‘Online sollicitaties’ = niet van toepassing voor SE-vacatures omdat zij niet op de VDAB-site worden gepubliceerd

▹ Vacaturegegevens: => je ziet de gegevens die je ingevoerd hebt en enkele cijfergegevens over de vacature => hier kan je ook de de gegevens wijzigen: ￫ klik op 'Wijzig' van de rubriek die je wil aanpassen ￫ ‘Bewaar’ nadien de aangebrachte wijzigingen.

▹ Wijzigingshistoriek => deze laatste tab verschijnt pas wanneer er een wijziging aan de vacature wordt bewaard.

Tabblad Kandidaten



40 / 61


Tabblad Vacaturegegevens

Tabblad Wijzigingshistoriek



41 / 61


Problemen met beheer vacatures

en kandidaten?

Bel 0800 30 700 of mail VDAB-contact voor werkgevers

Hoofdstuk 2: Wat moet je doen bij de aanwerving van doelgroepwerknemers?

Wat moet je doen?

De kandidaat werkzoekende(n) aanwerven op de juiste vestiging met erkenning Sollicitatiefeedback geven voor alle kandidaten

Belangrijk bij aanwerving

◾ Na de publicatie van je vacature, zal VDAB geschikte kandidaten zoeken en hiervoor sollicitatie-opdrachten registreren. Deze namen komen automatisch op de kandidatenlijst die jij als werkgever ziet.

◾ Wanneer je de vacature opent zie je de aan de vacature gekoppelde kandidatenlijst voorgesteld door VDAB. Op basis hiervan kan je kandidaten uitnodigen om te solliciteren.

◾ Eenmaal je een kandidaat gekozen hebt uit de voorgestelde groep, kan je de aanwerving registreren in het systeem van VDAB. Voor de andere kandidaten geef je sollicitatiefeedback zodat VDAB weet waarom de kandidaat niet weerhouden is (zie verder hoe je dat moet doen).



42 / 61



Hoe de werkzoekende correct aanwerven?

Hoe naar lijst kandidaten

gaan?

▸ Log in op Mijn VDAB ▸ Vraag de vacature op via ‘ Beheer een vacature ’ of ‘ Mijn jobs’

▸ Klik in ‘ Mijn overzicht ’ op de vacature waarop je de doelgroepwerknemer wil aanwerven

▸Ga in het beheerscherm van de vacature naar het tabblad ‘Kandidaten’ => daar vind je de lijst van de door VDAB voorgestelde kandidaten => om naar detail van een bepaalde kandidaat te gaan => klikken op naam van de kandidaat



43 / 61



Kandidaat aanwerven

▸ Klik op de naam van de kandidaat die je aanwerft.

▸ Klik op de link ' Werf aan ' en vul alle gevraagde gegevens in.

=> Items met een rood sterretje * zijn verplicht in te vullen. => check zeker nog eens of alle velden correct zijn ingevuld (bv. startdatum tewerkstelling) omdat deze de basis vormen

voor de aanmaak van de premie!

▸ Klik op 'Werf aan ' onderaan om te bevestigen of op 'Annuleer' om de actie te stoppen.

▸Op deze manier wordt de SE-vacature afgesloten en de automatische procedure tot premieaanvraag opgestart.

▸Maak in geen gebruik van de knop ‘Sluit af’ hierdoor wordt de vacature afgesloten maar start de automatische procedure tot premieaanvraag niet op

▸ Je moet ook voor alle kandidaten sollicitatiefeedback geven ( zie sollicitatiefeedback )

scherm kandidaten



44 / 61




45 / 61


Sollicitatie

feedback ( terug naar kandidaat

aanwerven )

▸ Klik op de naam van de kandidaat om sollicitatiefeedback te geven

▸ Klik op ‘sollicitatiefeedback’

▸ In de ‘Actielijst’ moet je selecteren je wat van toepassing is, je kan onder meer kiezen uit: ▹ Aangeworven : bij kandidaat die je aanwerft

▹ Niet aangeworven => Pop-up met verschillende redenen waarom je de kandidaat niet aanwerft

▹ Andere => hier kan je bv. aangeven dat je de kandidaat eigenlijk voor dezelfde SE-vacature aanneemt, maar omdat het om een

SE-vacature gaat, heb je voor elke vacante job een aparte vacature geregistreerd

▸ in het verplichte in te vullen veld ‘Sollicitatiefeedback’ kan je telkens je keuze toelichten

! Je moet voor alle kandidaten sollicitatiefeedback geven => dit is belangrijk om de bemiddelaar te helpen om het potentieel van de kandidaten beter in te schatten



46 / 61




47 / 61




48 / 61


Opgelet bij ‘Werf aan’

▸ De vacature wordt onmiddellijk afgesloten als je klikt op ‘ Werf aan ’ - vanaf dat moment staat de vacature niet meer in het overzicht van je vacature. In het scherm waarin je daarna terecht komt, kan je dan wel nog sollicitatiefeedback voor alle kandidaten geven

▸ Is de vacature afgesloten en wil je op een later tijdstip sollicitatiefeedback geven mbt de andere kandidaten? Ga naar ‘ Mijn VDAB/Beheer een vacature/Mijn overzicht ’

=> klik op ‘Filter of zoek in je vacatures’

=> vink afgesloten aan in het zoekvenster, zodat je ook de afgesloten vacatures ziet

=> klik op de afgesloten vacature

=> geef per kandidaat sollicitatiefeedback ▸ Je kan ook eerst voor alle kandidaten sollicitatiefeedback geven en dan pas de vacature afsluiten via ‘Werf aan ’



49 / 61




50 / 61




51 / 61


Hoe WOP-dossier opvolgen?

Je kan de WOP opvolgen via de toepassing “ Premies arbeidshandicap ”. WOP staat voor werkondersteuningspakket in collectief maatwerk en wordt ook gebruikt als synoniem voor de inschakelingspremie in LDE. ▸ De inschakelingspremie in LDE is altijd dezelfde - hier is geen koppeling noodzakelijk. ▸ In collectief maatwerk kan de WOP variëren in hoogte - de juiste WOP moet na aanwerving gekoppeld

worden aan de werknemer in kwestie. ⇒ na de registratie van een aanwerving wordt automatisch een WOP aangevraagd - VDAB koppelt de WOP aan de werknemer zodat DWSE de subsidie kan betalen ⇒ tot 8 weken na de aanwerving kan de WOP aangepast worden van WOP 3 (45% midden) naar WOP 1 (60% hoog), wanneer je een geldig attest voor zwakke werknemers indient (zie attest: Aanvragen van een hoge WOP na aanwerving van een doelgroepwerknemer )

Info WOP ◾ Je kan het WOP-dossier verder opvolgen via de toepassing “ Premies arbeidshandicap ”. Als je geen toegang hebt tot deze toepassing of de link “ Premies arbeidshandicap ” niet ziet, kan je bij de administrator van je bedrijf vragen om je toegang te geven.

=> zie hiervoor bij Toegangsbeheer

◾ In deze toepassing staat een overzicht van alle premiedossiers die voor jouw bedrijf aangevraagd en/of toegekend zijn (VOP, WOP, …). Na de aanwerving zal hier ook het nieuwe WOP-dossier zichtbaar zijn. Eens een dossier is aangevraagd zal dit ook steeds opvraagbaar blijven, zelfs wanneer dit is afgesloten door VDAB. Pas wanneer een WOP-dossier is goedgekeurd, wordt dit via een gegevensstroom overgemaakt aan DWSE.



52 / 61

https://www.vdab.be/sites/web/files/doc/partners/cvs/Aanvragen%20van%20een%20hoge%20WOP%20na%20aanwerving%20van%20een%20doelgroepwerknemer.docx

https://www.vdab.be/sites/web/files/doc/partners/cvs/Aanvragen%20van%20een%20hoge%20WOP%20na%20aanwerving%20van%20een%20doelgroepwerknemer.docx




53 / 61


Overzicht premies



54 / 61


Detail Premie ▸ Klik op het WOP-referentienummer om naar het detailscherm van een specifieke doelgroepmedewerker te gaan

▸ Klik op het tabblad ‘Behandeling’ om de aangevraagde loonpremie en de begeleidingsnood te zien => dit geldt enkel voor doelgroepmedewerkers collectief maatwerk, niet voor doelgroepmedewerkers LDE

Zoekfunctie

Er is een zoekfunctie toegevoegd: de werkgever kan in het overzicht van zijn premie- dossiers zoeken op - Type premiedossier (drop-down-list) - Toestand van de aanvraag (drop-down-list)



55 / 61


Controle van de aanvraag

- (deel van) referentienummer - (deel van de ) naam van de persoon Er is een knop ‘Exporteer naar csv’ toegevoegd. Hiermee worden van alle premie- dossiers volgende gegevens geëxporteerd naar een csv-file: Referentienummer - Aanvraag voor - Persoon - Toestand aanvraag - Datum aanvraag - Kwartaal En bijkomend voor de WOP-dossiers: - Type maatregel - Toekenningsnummer - Type doelgroepwerknemer - Herevaluatiedatum - Afsluitdatum - Details laatste WOP periode (incl. goedgekeurde wijzigingen/afwijkingen) van een goedgekeurde, niet foutief verwijderde WOP: Startdatum, Loonpremie, Begeleidingsnood - Details van de laatste wop evaluatie die in aanvraag of in behandeling is: Aanvraagdatum wop-evaluatie, Status wop-evaluatie Bij aanvraag evaluatie WOP wordt er gecontroleerd of er nog een aanvraag in status aangevraagd of in behandeling is. Tot nu werd bij een aanvraag voor een WOP-evaluatie enkel gecontroleerd of er nog een aanvraag in status aangevraagd was. In dat geval krijgt u als gebruiker de melding: "Er is reeds een aanvraag voor doorstroom/evaluatie WOP ingediend op dd/mm/jjjj." Dat gebeurt nu ook voor aanvragen in de status In behandeling.



56 / 61


Problemen met de WOP?

■ voor problemen met de tools: bel 0800 30 700 of mail VDAB-contact voor werkgevers

■ bij problemen met een WOP-dossier vul je het Meldingsformulier problemen met WOP in

Hoofdstuk 3. Wat moet de werkgever doen na de aanwerving van doelgroepwerknemers?

Opladen POP Als werkgever moet je jaarlijks voor elke doelgroepwerknemer een persoonlijk ontwikkelingsplan (POP) opladen in het vertrouwelijk luik/tabblad ‘Contacten en documenten’

Info POP ◾ Minstens jaarlijks moet het POP, in overleg met de doelgroepwerknemer, opgemaakt worden in functie van

▸ jaarlijkse evaluatie en bijsturing van de doelgroepmedewerker ▸ evaluatie WOP & doorstroom naar het regulier arbeidscircuit

◾ Het POP omvat een actieplan op maat van de doelgroepwerknemer met daarin minimaal

▸ zijn persoonsgegevens ▸ zijn huidige en toekomstige generieke en technische competenties ▸ een verbeteractie betreffende zijn generieke competenties ▸ een verbeteractie betreffende technische competenties.



57 / 61


https://docs.google.com/forms/d/1u6BDqbYBi9P6uT9W70ldXCXylDmeb_4dsgQFjj7lbnA/edit?usp=sharing


Hoe POP opladen?

◾ Om het POP te kunnen opladen in het tabblad ‘ Contacten/documenten ’ heeft de persoon die het POP wil opladen, toegang nodig tot het vertrouwelijk luik van Mijn VDAB

=> zie ‘ Toegangsbeheer ’ als recht ‘Pmab toegang tot vertrouwelijk dossiers’ niet in orde is => Via de webmodule Vertrouwelijk Luik . kan je kennismaken met het vertrouwelijk luik. Deze module toont

de velden van het vertrouwelijk luik. De module bevat enkel beeld, geen gesproken tekst. Klik op de pagina om naar een volgende beeld te gaan.

=> naast de algemene toegang tot het vertrouwelijk luik moet de doelgroepmedewerker moet via het document Toelating voor inzage in het vertrouwelijk luik door de werknemer zijn toestemming geven tot inzage in zijn dossiers.

=> stuur het aanvraagformulier naar Backoffice Tewerkstelling & Werkplekleren via [email protected] ◾ Het POP moet niet opgesteld worden volgens een vast stramien

=> als hulp bij het opmaken van het POP kan je het document POP voor Maatwerk en LDE gebruiken, dit is door DWSE ter beschikking gesteld (zie ook Collectief maatwerk )



58 / 61


https://www.vdab.be/varia/weblerendocs/VertrouwelijkMLBint/content/player/wbt/start.htm?meta=https%3A%2F%2Fwww.vdab.be%2Fvaria%2Fweblerendocs%2FVertrouwelijkMLBext%2Flearning%2Fdocument_lm_meta.nl-nl.js

https://partners.vdab.be/sites/web/files/doc/partners/socialeEconomie/toelating%20inzage%20in%20het%20vertrouwelijk%20luik%20door%20werknemer.docx


https://www.socialeeconomie.be/sites/default/files/documents/POP-sjabloon%20Maatwerk%20LDE.xlsx

https://www.socialeeconomie.be/collectief-maatwerk




59 / 61


Problemen met het POP?

◾ Voor technische problemen: bel 0800 30 700 of mail VDAB-contact voor werkgevers

◾ Voor andere vragen: raadpleeg sociale economie/infosessie maatwerk juni 2018

Wat doen als doelgroepwerknemer

uit dienst gaat?

◾ Informeer de dienst arbeidsbeperking (DABP) van je provincie: => Contactgegevens DABP per provincie

◾ Bij een interne aanwerving van een doelgroepmedewerker als niet-doelgroepmedewerker gebruik je het document: Verklaring op eer - interne doorstroom om DABP zo snel mogelijk te informeren

! = belangrijk om het subsidiedossier af te sluiten !

Doorstroom Klik hier voor informatie over Evaluaties Doorstroom & Wop Collectief Maatwerk

=> meer informatie over doorstroom vind je op de site van de DWSE: Documentatie infosessie doorstroom opleiding + ervaringsbewijs volgen voor doelgroepmedewerkers: doorstroompartners en werkgevers mogen contact opnemen met MLP- coaches via deze link :het statuut werkzoekende wordt aangepast zodat deze personen gratis opleiding kunnen volgen. Doelgroepwerknemers kunnen geen vergoeding krijgen voor kinderopvang of vervoer, zie intranet .



60 / 61


https://www.socialeeconomie.be/infosessie-maatwerk-juni-2018

https://werkgevers.vdab.be/experts-arbeidsbeperking

https://docs.google.com/document/d/1haP9Z3YdXyPMRK-URXeQb24HHZ00DeEj956Uq_IMCsQ/edit?usp=sharing

https://www.socialeeconomie.be/sites/default/files/20190313_3%20-%20EVALUATIES%20DOORSTROOM%20-%20CMW.pdf

https://www.socialeeconomie.be/nieuws/infosessies-doorstroom-documentatie

https://partners.vdab.be/cvs/cvs_contact.shtml

https://intranet.vdab.be/opleidingen-doelgroepwerknemers-sociale-economie


Handleiding Werkgevers Sociale Economie · Het is belangrijk dat je kiest voor het...

Documents

Transcript of Handleiding Werkgevers Sociale Economie · Het is belangrijk dat je kiest voor het...