Handleiding voor beheerders en verzenders - UPS...opgeslagen bereik bevindt, hebben ze geen toegang...

Handleiding voor beheerders en verzendersUPS CampusShipTM

© 2015 United Parcel Service of America, Inc. UPS, het merk UPS en de kleur bruin zijn handelsmerken van United Parcel Service of America, Inc. Alle rechten voorbehouden. nl_nl

i

© 2015 United Parcel Service of America, Inc. Alle rechten voorbehouden.

UPS CampusShipTM-handleiding voor beheerders en verzenders

InhoudsopgaveBeheer van UPS CampusShip

Om mee te beginnen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2

Bedrijfsgegevens beheren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4

Locatiebeheer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6

Verzendmachtigingen beheren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9

Gebruikersbeheer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .12

Verzenden met UPS CampusShipOverzicht . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .16

Aanmelden en voorbereidende stappen . . . . . . . . . . . . . . . . . .17

Mijn instellingen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .19

Verzenden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .21

Pakketten verzenden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .22

Verzendgegevens controleren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .25

Verzendbevestiging . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .26

Verzendticket . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .27

Verzenden met batchbestanden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .28

Luchtvracht verzenden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .29

Verzendgeschiedenis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .34

1



Snelstartgids voor beheerUPS CampusShip

© 2015 United Parcel Service of America, Inc . Alle rechten voorbehouden .

2



Om mee te beginnenZodra uw UPS CampusShip-medewerker uw bedrijf heeft aangemeld, zult u twee e-mails ontvangen:

• De eerste is uw verwelkomingse-mail en bevat uw gebruikers-ID en de URL voor toegang tot de website .

• De tweede e-mail bevat uw tijdelijke wachtwoord .

1. Om u aan te melden klikt u op de snelkoppeling van het unieke internetadres voor UPS CampusShip van uw bedrijf, dat u via e-mail heeft ontvangen . U kunt zich ook aanmelden op campusship.ups.com .

2. U zal worden gevraagd om zich aan te melden bij het UPS CampusShip-systeem van uw bedrijf met behulp van de gebruikers-ID en het wachtwoord uit de twee e-mails van UPS CampusShip . We willen u erop wijzen dat gebruikersnamen en wachtwoorden hoofdlettergevoelig zijn .

Optionele stap — Als u de taal van de aanmeldingspagina wilt wijzigen, kunt u de juiste taal kiezen uit de vervolgkeuzelijst Talen . Klik vervolgens op de blauwe pijl .

3. Omdat u een nieuwe gebruiker bent, moet u de Voorwaarden en Bepalingen van UPS CampusShip lezen en klikken op de knop Accepteren om verder te gaan .

http://www.campusship.ups.com

3



Om mee te beginnen (vervolg)

Als beheerder van UPS CampusShip kunnen uw verantwoordelijkheden uiteenlopen van alle rechten op bedrijfsniveau (bedrijfsbeheerder) tot bepaalde rechten toegekend aan een specifieke locatie (locatiebeheerder) .

Beheerders hebben een knop Beheer naast de knop Mijn instellingen in de navigatietaakbalk aan de bovenzijde .

Klik op de knop Beheer om naar een scherm te gaan waarop u volledige toegang heeft tot alle beheerfuncties van UPS CampusShip .

1. Klik op de knop Beheer voor toegang tot de beheerfuncties van UPS CampusShip .

2. Gebruik de beheerfuncties voor het beheren van de locaties, referentienummers, verzendingsbevoegdheden, adresgroepen en gebruikers van uw bedrijf .

4



Bedrijfsgegevens beherenMet het onderdeel Bedrijfsgegevens beheren kunt u belangrijke informatie invoeren en beheren, zoals de contactgegevens van het bedrijf . U kunt er verder voor kiezen of u de naam van het bedrijf of de locatie wilt weergeven op verzendingsetiketten en u kunt uw logo toevoegen aan alle schermen van UPS CampusShip en uw commerciële facturen . Klik op knop Beheer en de juiste snelkoppeling op de navigatiebalk aan de linkerzijde om op ieder willekeurig tijdstip bedrijfsgegevens te bewerken .

Opties referentienummers: onder de snelkoppeling Bedrijfsgegevens bekijken of wijzigen kunt u de standaardweergave voor referentienummers en validatie voor het gehele bedrijf instellen .

Loginlabels: onder de snelkoppeling Loginlabels van uw bedrijf voor UPS CampusShip bekijken of wijzigen kunt u de veldnamen op de aanmeldingspagina van UPS CampusShip bewerken (bijvoorbeeld: u kunt in plaats van een gebruikers-ID een werknemersnummer instellen) .

IP-filterinstellingen: als een extra beveiligingsmaatregel kunt u ervoor kiezen om gebruikers toegang te weigeren tot UPS CampusShip van buiten het netwerk van uw organisatie (met uitzondering van reizende gebruikers en bedrijfsbeheerders) . Als gebruikers toegang zoeken tot UPS CampusShip vanaf een IP-adres dat zich niet binnen het opgeslagen bereik bevindt, hebben ze geen toegang en zullen ze een foutmelding ontvangen . Om van deze functie gebruik te maken heeft u basisinformatie nodig over het netwerk van uw bedrijf . Het is een goed idee om contact op te nemen met de netwerkbeheerder van uw bedrijf .

Een bedrijfslogo importeren1. Klik op de knop Beheer in de navigatietaakbalk aan de

bovenzijde, ga naar de snelkoppeling Bedrijfsgegevens beheren en selecteer de snelkoppeling Logo van uw bedrijf voor UPS CampusShip bekijken of wijzigen .

2. Ga naar de locatie van het logobestand . UPS CampusShip ondersteunt twee afmetingen voor GIF-bestandsformaten . Portret (62 pixels in de breedte en 50 pixels in de lengte) en Landschap (124 pixels in de breedte en 50 pixels in de lengte) met een maximale bestandsgrootte van 4KB . Het logo dient te voldoen aan deze bestandsspecificaties .

3. Selecteer de knop Indienen om uw bedrijfslogo weer te geven . Let op: alleen bedrijfsbeheerders kunnen deze taak uitvoeren.

5



Bedrijfsgegevens beheren (vervolg)

Binnen een scherm van Bedrijfsbeheer kunt u alle ingestelde opties voor referentienummers in relatie tot verzendingsbevoegdheden aanpassen volgens de onderstaande instellingen:

• Verplicht gebruikers referentienummers in te voeren terwijl ze verzendingen verwerken door het selectievakje aan te vinken voor referenties uit lijst 1, 2 of 3 in Beheer referentienummers .

• Laat gebruikers referentienummers kiezen uit een lijst of geef een snelkoppeling Zoeken weer .

• Kies ervoor om de referentienummers te verifiëren die gebruikers invoeren ten opzichte van een lijst 1, 2 of 3 in Beheer referentienummers . (Raadpleeg het onderdeel Beheer referentienummers voor aanwijzingen over het maken van een lijst met referentienummers .)

6



LocatiebeheerEen bedrijfslocatie van UPS CampusShip kan worden gedefinieerd als een afdeling, kantoor, bedrijfsunit, dochteronderneming of meerdere afdelingen met hetzelfde adres . Een onbeperkt aantal locaties kan worden ingesteld in alle landen met UPS CampusShip . Dit garandeert maximale flexibiliteit wat betreft het organiseren en benoemen van locaties binnen één enkele wereldwijd opgezette onderneming . Voor alle locaties kunt u kiezen of de naam van de locatie of van het bedrijf wordt weergegeven op het adres van afzender van alle pakketten die u verzendt .

Stel een bedrijfslocatie in voordat u gebruikers toevoegt of importeert . Iedere locatie dient te zijn gekoppeld aan een UPS-klantennummer dat toebehoort aan die locatie . Voordat u een nieuwe locatie instelt, dient u het UPS-klantennummer voor die locatie te hebben . U kunt meerdere locaties hebben voor één UPS-klantennummer (zo kan klantennummer 123456 een locatie hebben met de naam postkamer en een locatie met de naam accounting) . Locaties kunnen in alle landen met UPS CampusShip worden opgezet (zo kan een Duits bedrijf bijvoorbeeld zijn Amerikaanse locatie onder zijn Duitse UPS CampusShip-bedrijf opzetten) .

Nieuwe bedrijfslocaties creëren1. Klik op de knop Beheer in de navigatietaakbalk aan de

bovenzijde, ga naar de snelkoppeling Locatiebeheer en selecteer de snelkoppeling Locaties definiëren .

2. Een scherm met Locatiegegevens verschijnt . (Om dit proces te beëindigen, klikt u op de knop Annuleren aan de onderzijde van het scherm .)

3. Voer gedetailleerde informatie in over de locatie (oftewel adres, naam contactpersoon op locatie, e-mailadres, telefoonnummer en doorkiesnummer en het UPS-klantennummer en/of het SCS-klantennummer voor die locatie) . U kunt verder, indien deze optie door UPS is ingeschakeld, gepubliceerde of onderhandelde tarieven per locatie weergeven . We raden bovendien aan dat u informatie invoert in de velden Locatieondersteuningsgegevens . Deze ondersteunende informatie verschijnt aan de onderzijde van het UPS CampusShip-scherm voor alle gebruikers toegewezen aan die locatie .

4. Zorg ervoor dat de verplichte velden, die vetgedrukt zijn, accepteerbare en precieze gegevens bevatten, en klik vervolgens op de knop Aanmaken . Indien het bijwerken niet succesvol is, ontvangt u een bericht waarin u op de hoogte wordt gesteld van de velden die moeten worden aangepast of ingevuld .

Nieuwe bedrijfslocaties importerenU kunt locatiegegevens importeren vanuit een door komma’s gescheiden waarde of een CSV-bestand . Raadpleeg, voor meer informatie en instructies, de online Help, die kan worden geopend door te klikken op de snelkoppeling Help aan de linkerzijde van uw scherm .

TIP: als u een UPS-klantennummer nodig heeft, gaat u naar ups.com® en selecteert u Een UPS-klantennummer openen in het tabblad Verzenden .

http://www.ups.com

7



Locatiebeheer (vervolg)

Als beheerders van UPS CampusShip kunt u snel zoeken naar een locatie op naam, klantennummer of een 9-cijferig klantennummer voor luchtvracht .

Weergave tarieven beherenVoor de pagina Locatiebeheer moeten beheerders de weergave van klantennummerspecifieke, onderhandelde tarieven voor nieuwe of bestaande locaties inschakelen zodra UPS uw bedrijf en klantennummer(s) heeft geactiveerd inzake onderhandelde tarieven .

1. Selecteer Instellingen voor tariefweergave voor alle locaties beheren .

2. Selecteer Overeengekomen tarieven weergeven voor alle locaties met ingeschakelde klantennummers en vervolgens Indienen .

Om het tarief van een locatie te verifiëren, selecteert u Locaties zoeken en vervolgens de Instelling voor tarieftypeweergave locatie als gepubliceerd of onderhandeld . Voor gebruikers die de onderhandelde tarieven bekijken moet de kolom Weergave van onderhandelde tarieven geactiveerd door UPS op ‘Ja’ zijn ingesteld als onderhandelde tarieven geactiveerd zijn door UPS .

8



Locatiebeheer (vervolg)

Voor alle locaties kunt u de weergave instellen op overeengekomen of gepubliceerde tarieven door eerst de Locatiegegevens te bekijken en vervolgens Weergave-instellingen tarieven verifiëren te selecteren . Indien u dit wenst, kunt u Overeengekomen tarieven weergeven selecteren .

9



Verzendmachtigingen beherenMachtigingen bepalen de verzendingsdiensten en -opties die zijn toegestaan voor bepaalde gebruikers . Met deze functie kunt u snel een reeks bevoegdheden toewijzen aan nieuwe gebruikers die u aanmaakt . De in Verzendmachtigingen beheren beschreven opties zijn alleen van toepassing op kleine pakketten .

Standaard verzendmachtigingen gebruikenOm basisinstellingen aan te maken voor functies van UPS CampusShip zijn er vier standaard verzendmachtigingen in Verzendmachtigingen zoeken .

De volgende zijn beschikbaar voor gebruikers in de Verenigde Staten of Puerto Rico:

• Alle diensten, alle extra diensten (binnenlandse en internationale diensten met ALLE extra diensten) .

• Alle diensten, beperkt aantal extra diensten (binnenlandse en internationale diensten en een beperkt aantal toegestane extra diensten) .

• Alleen binnenlands, alle extra diensten (geen internationale diensten en ALLE extra diensten) .

• Alleen binnenlands, beperkt aantal extra diensten (geen internationale diensten en een beperkt aantal extra diensten, zoals levering op zaterdagen) .

De diensten binnen elke ingestelde bevoegdheid hieronder zijn de automatische standaardwaarden voor elke geografische regio van UPS CampusShip .

• Alle diensten, alle extra diensten, Noord- en Zuid-Amerika .

• Alle diensten, alle extra diensten, Europa .

• Alle diensten, alle extra diensten, Azië .

• Wereldreizende gebruiker (alle verzendmachtigingen) .

Deze instellingen voor verzendmachtigingen kunnen worden aangepast, zodat ze overeenkomen met de specifieke verzendingsbehoeften van gebruikers .

10



Verzendmachtigingen beheren (vervolg)

Nieuwe verzendmachtigingen makenIndien u bevoegdheidsinstellingen wilt aanpassen voor zendingen van kleine pakketten, dan moet u die aanmaken voordat u hieraan gebruikers kunt toewijzen . Om gebruikers vrachtzendingen te laten versturen, moet u het selectievakje Vrachtdiensten aanvinken .

1. Klik op de knop Beheer in de navigatietaakbalk aan de bovenzijde, ga naar de snelkoppeling Verzendmachtigingen beheren en selecteer de snelkoppeling Verzendmachtigingen definiëren .

2. Een pagina Details verzendmachtiging verschijnt . (Om dit proces te beëindigen, klikt u op de knop Annuleren aan de onderzijde van de pagina .)

3. Voer een Naam van de verzendmachtiging in (bijvoorbeeld ‘Alle diensten’) . Bevestig vervolgens dat de Landen van verzendmachtiging correct zijn . Indien deze niet correct zijn, selecteert u de snelkoppeling Bewerken om de noodzakelijke wijzigingen aan te brengen . Kies dan de verzendingsbevoegdheden die u toe wilt wijzen op basis van de behoeften van uw bedrijf . Er zijn twee manieren om de bevoegdheden aan te maken .

• Activeer ALLE bevoegdheden binnen een onderdeel .

• Activeer specifieke bevoegdheden door individuele selectievakjes te selecteren (zoals toegestane betaalwijzen of factuurmethodes, weergave-instellingen van tarieven en adresboekbevoegdheden) .

4. Zodra u alle informatie heeft ingevuld, klikt u op de knop Aanmaken . Als meer informatie noodzakelijk is, ontvangt u een bericht met de velden die moeten worden aangepast of ingevuld .

11



Verzendmachtigingen beheren (vervolg)

Beheerders bepalen de weergave van overeengekomen of gepubliceerde tarieven voor gebruikers met nieuwe of bestaande verzendingsbevoegdheden . Beheerders kunnen er ook voor kiezen om tarieven niet weer te geven aan gebruikers .

1. Selecteer Verzendmachtigingen beheren en maak of bekijk een bestaande bevoegdheid .

2. Selecteer, onder Aanvullende verzendopties voor Tariefweergave bij verzending, Door UPS gepubliceerde tarieven, Door UPS gepubliceerde en overeengekomen tarieven of Geen tarieven .

In Verzendmachtigingen stelt u de soorten Ontvangstbevestiging, UPS-retourzendingen en de soorten UPS-importcontrole in waartoe gebruikers toegang hebben .

12



Gebruikersbeheer

Nieuwe gebruikers creërenCreëer nieuwe gebruikers van UPS CampusShip door hun profielinformatie in te voeren in het systeem .

1. Klik op de knop Beheer in de navigatietaakbalk aan de bovenzijde, ga naar de snelkoppeling Gebruikersbeheer en selecteer de snelkoppeling Gebruikers definiëren .

• Voer de verzochte gebruikersinformatie in . Verplichte velden zijn dikgedrukt .

• Koppel de gebruiker aan een bedrijfslocatie . Om de locatie te vinden, selecteert u de snelkoppeling Zoeken .

• Koppel een ingestelde verzendingsbevoegdheid aan de gebruiker . Om de naam van een instelling voor verzendingsbevoegdheid te vinden, selecteert u de snelkoppeling Zoeken .

• Klik op de knop Aanmaken . De gebruiker ontvangt vervolgens zijn gebruikers-ID en tijdelijke wachtwoord in twee afzonderlijke e-mails .

2. Om extra bevoegdheden in te stellen, waaronder administratieve bevoegdheden, selecteert u de snelkoppeling Bevoegdheden van deze gebruiker aanpassen op de bevestigingspagina .

• Om het aanpassen van het Verzenden vanaf-adres door gebruikers toe te staan, stelt u Status van reizende gebruiker in op AAN .

• Bedrijfsbeheerders in de VS kunnen gebruikers toestaan om UPS-benodigdheden online te bestellen via ups.com® door Machtiging om UPS-voorraad te bestellen in te stellen op AAN .

• Om administratieve bevoegdheden in te stellen (de standaardinstelling is GEEN administratieve machtigingen):

— Selecteer Bedrijfsbeheerder of Locatiebeheerder . Indien Locatiebeheerder is geselecteerd, activeert u Volledige bevoegdheid locatiebeheerder of selecteert u de specifieke bevoegdheden door de desbetreffende selectievakjes te selecteren .

— Om uw keuzes op te slaan en te activeren, klikt u op de knop Indienen .

http://www.ups.com

13



Gebruikersbeheer (vervolg)

Indien u van een gebruiker een locatiebeheerder heeft gemaakt, dient u de gebruiker opnieuw te bewerken en de locaties toe te voegen waarvan u wilt dat de gebruiker deze beheert . Om dit uit te voeren:

• Selecteer de snelkoppeling Gebruikers zoeken om de gebruiker te vinden die u zojuist heeft gecreëerd, en klik vervolgens op zijn of haar Gebruiker-ID-snelkoppeling .

• Selecteer de snelkoppeling Bewerken naast de toegewezen locaties .

• Voer de Locatienaam in of selecteer Zoeken naar locatienamen en klik vervolgens op de knop Toevoegen .

• U kunt meerdere locaties toewijzen . Zodra alle locaties zijn toegevoegd, klikt u op de knop Indienen .

Nieuwe gebruikers importerenU kunt gebruikersgegevens importeren vanuit een door komma’s gescheiden waarde of CSV-bestand . Raadpleeg, voor meer informatie en instructies, de online Help, die kan worden geopend door te klikken op de snelkoppeling Help aan de linkerzijde van uw scherm . Om Bestandsindeling importeren voor gebruikers weer te geven, klikt u op Help aan de rechterbovenzijde van de pagina Gebruikers importeren .

14



Gebruikersbeheer (vervolg)

Gebruikers uitnodigen om zich bij het bedrijf te voegenU kunt bestaande gebruikers van Mijn UPS uitnodigen om zich te voegen bij uw bedrijf, zodat ze UPS CampusShip kunnen gaan gebruiken . Nadat u op de snelkoppeling Gebruikers uitnodigen heeft geklikt op de pagina Gebruikersbeheer, voert u simpelweg de gebruikers-ID en het e-mailadres van de gebruiker voor Mijn UPS in . De ontvanger zal een e-mail ontvangen waarin hij of zij wordt uitgenodigd om zich bij het bedrijf te voegen . Zodra de gebruiker heeft geaccepteerd, zal de bedrijfsbeheerder op de hoogte worden gesteld door middel van een e-mail . Zodra de acceptatie-e-mail is ontvangen, dient de bedrijfsbeheerder zich aan te melden bij UPS CampusShip, het gebruikersprofiel te openen met behulp van Zoeken in Gebruikersbeheer en de gebruiker toe te wijzen aan een verzendingslocatie en een verzendmachtiging .

15



Verzenden met UPS CampusShipUPS CampusShip

© 2015 United Parcel Service of America, Inc . Alle rechten voorbehouden .

16



OverzichtUPS CampusShip is een online verzendoplossing gehost door UPS waarmee uw efficiëntie wordt verhoogd en uw kosten worden verlaagd . UPS CampusShips krachtige en veelzijdige functies zijn ontworpen om sneller en preciezer te verzenden .

De snelstartgids voor verzenden met behulp van UPS CampusShip is een handige, stapsgewijze naslaggids waarmee u al uw verzendbehoeften voor kleine pakketten en vracht kunt beheren .

Als u vragen hebt of meer informatie wenst, dan kunt u steeds op Help klikken in UPS CampusShip, of contact opnemen met de beheerder van UPS CampusShip binnen uw bedrijf door Beheerder opzoeken te selecteren .

17



Aanmelden en voorbereidende stappenOm u aan te melden, klikt u op de link voor UPS CampusShip die uniek is voor uw bedrijf . U vindt die link in de e-mail die u hebt ontvangen . U kunt zich ook aanmelden op campusship.ups.com .

U zal worden gevraagd om zich aan te melden bij het UPS CampusShip-systeem van uw bedrijf met behulp van de gebruikers-ID en het wachtwoord uit de e-mails van UPS CampusShip . Gebruikersnamen en wachtwoorden zijn hoofdlettergevoelig .

Aangezien u een nieuwe gebruiker bent, leest u best ook even de technologieovereenkomst van UPS (die de Voorwaarden en Bepalingen bevat) en klik op de knop Aanvaarden om verder te gaan .

Na uw eerste aanmelding zal u worden gevraagd om uw tijdelijke wachtwoord te wijzigen . Na het wijzigen klikt u op de knop Bijwerken .

Als u uw gebruikers-ID of wachtwoord bent vergeten, klik dan op Gebruikers-ID of wachtwoord vergeten? UPS CampusShip stuurt u via e-mail uw gebruikers-ID en een tijdelijk wachtwoord op .

http://www.campusship.ups.com

18



Aanmelden en voorbereidende stappen (vervolg)

Let op: uw verzenddiensten en -opties kunnen door uw beheerder zijn beperkt. Om een mogelijk probleem op te lossen neemt u best eerst contact op met uw beheerder. Gebruik de functie Beheerder opzoeken om de contactgegevens van uw beheerder te vinden. U kunt ook het hulptelefoonnummer voor uw bedrijf en de e-mail onderaan elke pagina gebruiken.

Klik in Middelen op UPS CampusShip-ondersteuning voor het telefoonnummer van de helpdesk in uw regio .

19



Mijn instellingenBegin met het instellen van uw verzendvoorkeuren . Dit bespaart u tijd en garandeert een op maat gemaakte verzendervaring . Selecteer Mijn instellingen en vervolgens Verzendvoorkeuren aanpassen om de standaardopties voor verzenden, referentiewaarden, betaalwijze, e-mailmeldingen, afhaalinformatie, afdrukvoorkeuren en nog veel meer in te stellen .

20



Mijn instellingen (vervolg)

Mijn instellingen is waar uw persoonlijke en zakelijke adressenlijsten te vinden zijn . Door ontvangers te selecteren uit een adressenlijst, bespaart u tijd . Hier kunt u ook nieuwe adressen invoeren, adressen importeren of een distributielijst aanmaken met tot 100 ontvangers . Dit is handig als u hetzelfde type verzending opstuurt aan iedereen op uw lijst .

21



VerzendenAls u klaar bent om met het verzenden aan de slag te gaan, dan meldt u zich aan voor toegang tot de pagina Verzenden . Daar kunt u een verzending aanmaken voor pakketten (minder dan 68 kg) of vracht (meer dan 68 kg) . Selecteer dan de gewenste optie om te beginnen met uw zending .

Op de volgende pagina’s wordt het proces behandeld voor het verzenden van pakketten .

Let op: om een vrachtzending te voltooien, moet de beheerder van UPS CampusShip van uw bedrijf Vrachtdiensten inschakelen in Beheer.

Pakketten

Vrachtzendingen

22



Pakketten verzendenWaar gaat uw zending naartoe? Kies eerst een contactpersoon of distributielijst, of voer een nieuwe in, door deze in te voeren in het daarvoor beschikbare veld . U kunt ook het bedrijfsadresboek openen, of een Extern adresboek selecteren om een contactpersoon te kiezen uit uw adressenlijst van Microsoft® Outlook® .

Waar komt deze zending vandaan? Controleer uw herkomstadres en selecteer Wijzigen om dit te wijzigen . Het herkomstadres wordt gebruikt om tarieven en beschikbare services te bepalen, dus dit dient het daadwerkelijke adres te zijn waarvandaan de zending afkomstig is . Indien u dat wilt, kunt u een ander retouradres invoeren voor het geval dat de zending niet bezorgd kan worden .

Let op: u kunt deze adressen alleen wijzigen als uw bedrijfsbeheerder u heeft ingesteld als een reizende gebruiker.

Wat verzendt u? Geef aan wat het aantal pakketten is in de zending (tot aan 20) en of de pakketten allemaal gelijk zijn . Voer een gewicht in . Geef aan wat de afmetingen zijn, voor een nauwkeuriger tarief .

Klik op Help voor meer informatie .

Microsoft en Outlook zijn gedeponeerde handelsmerken of handelsmerken van Microsoft Corporation in de Verenigde Staten en/of andere landen.

23



Pakketten verzenden (vervolg)

Hoe wilt u verzenden? Selecteer van welke UPS-service u gebruik wilt maken uit de vervolgkeuzelijst . U kunt de Serviceopties vergelijken voor geschatte bezorgtijden en -tarieven . U kunt op deze pagina ook extra services kiezen . Voor sommige opties worden op volgende pagina’s nog meer gegevens gevraagd .

Let op: indien deze zijn ingeschakeld, zullen uw onderhandelde tarieven worden weergegeven.

Wilt u referentienummers toevoegen? Uw beheerder kan om referenties vragen voor uw zending . U kunt in de daarvoor bestemde velden zoeken naar referenties of deze invoeren .

24



Pakketten verzenden (vervolg)

Hoe wilt u uw zending betalen? Kies een betaalwijze uit de vervolgkeuzelijst . U kunt kiezen uit Klantennummer verzender, Factureren aan ontvanger, Factureren aan een derde of een Betaalkaart.

Let op: voeg nieuwe betaalkaarten toe onder verzendvoorkeuren.

Wilt u een afhaling plannen? Na het selecteren van een betaalwijze worden uw standaardopties voor afhalen weergegeven, waaronder afhalingen die eerder zijn gepland en de optie Een afhaling plannen . Vink het selectievakje aan voor het plannen van een afhaling .

Dagelijks afhalen

25



Verzendgegevens controlerenControleer of alle verzendinformatie correct is . Klik op de koppeling Wijzigen om wijzigingen door te voeren . Als u tevreden bent met alle verzendinformatie, klikt u op de knop Nu verzenden, waarna uw informatie wordt opgestuurd naar UPS . Klik op Help voor meer informatie, of neem contact op met uw UPS CampusShip-beheerder .

26



Verzendbevestiging

Verzending voltooienUPS heeft nu uw verzendinformatie ontvangen . Druk de etiketten af, bevestig deze aan de pakketten en overhandig de pakketten aan UPS .

Vink de selectievakjes Etiket en/of Ontvangstbewijs aan om uw etiket en/of ontvangstbewijs af te drukken . U kunt uw afdrukvoorkeuren (laserprinter of thermische printer) voor alleen deze zending wijzigen in het onderdeel Afdrukvoorkeuren aan de onderzijde van het scherm . Klik vervolgens op de knop Afdrukken . U kunt ook aanduiden of u de instructies wilt afdrukken

Het venster Verzending voltooien bevat tips voor aanbevolen volgende stappen om uw zendingen bij UPS te krijgen, een verzendgeschiedenis te ontvangen en instructies om nogmaals te verzenden .

27



VerzendticketBeheerders kunnen gebruikers de mogelijkheid bieden om zendingen gedeeltelijk te verwerken . Deze functie is handig voor gebruikers die een pakket willen verwerken met behulp van UPS CampusShip voordat ze weten hoeveel de zending precies weegt of wanneer ze klaar zal zijn .

Op het moment dat de zending wordt verwerkt, heeft de gebruiker die het verzendticket heeft gecreëerd, of een andere toegewezen verzendticketverwerker, toegang tot de zending . Deze gebruiker kan verzendgegevens invoeren of wijzigen, de zending voltooien en het verzendetiket afdrukken als geklikt kan worden op de knop Nu verzenden .

Vink het selectievakje Opslaan als verzendticket aan als iemand anders het ticket verwerkt en uw zending voltooit .

Om, voordat u de zending voltooit, uw informatie en de prijs te controleren, houdt u het selectievakje aangevinkt voordat u uw verzendticket of zending voltooit . Klik op Volgende wanneer u klaar bent .

Let op: deze functies van UPS CampusShip zijn alleen beschikbaar als ze door uw beheerder zijn toegewezen.

28



Verzenden met batchbestandenU kunt een batch van tot aan 250 bestanden importeren vanuit een CSV-bestand . Hiermee kunt u snel zendingen naar meerdere bestemmingen groepsgewijs verwerken . Alle herkomstadressen en de betaalmethode (alleen factureren naar klantennummer of derden) moeten gelijk zijn in de batch .

Er wordt een foutbestand gegenereerd voor alle mislukte zendingen in de batch . Hierdoor kunnen gebruikers gemakkelijk de zendingen downloaden, corrigeren en opnieuw importeren .

Let op: u kunt alleen verzenden met batchbestanden als deze machtiging aan u is toegewezen door uw bedrijfsbeheerder.

29



Luchtvracht verzendenNet zoals bij het verzenden van pakketten moet u eerst UPS laten weten waarnaartoe de zending wordt opgestuurd . U kunt een adres invoeren of een opgeslagen adres kiezen uit uw adresboek .

Waar komt deze zending vandaan? Controleer uw herkomstadres en selecteer Wijzigen om dit te wijzigen . Het herkomstadres wordt gebruikt om tarieven en beschikbare services te bepalen, dus dit dient het daadwerkelijke adres te zijn waarvandaan de zending afkomstig is . Indien u dat wilt, kunt u een ander retouradres invoeren voor het geval dat de zending niet bezorgd kan worden .

Let op: u kunt deze adressen alleen wijzigen als uw bedrijfsbeheerder u heeft ingesteld als een reizende gebruiker.

Hoe wilt u verzenden? Selecteer van welke UPS-service u gebruik wilt maken uit de vervolgkeuzelijst . U kunt ook het geschatte gewicht invoeren van uw zending . Hiermee kan UPS de kosten van uw zending zo goed mogelijk inschatten . Selecteer dan de datum van uw zending en het vroegste en het laatste tijdstip waarop de zending kan worden afgehaald door UPS .

30



Luchtvracht verzenden (vervolg)

Hoe wilt u verzenden (vervolg)? Kies een betaalmethode uit de vervolgkeuzelijst . U kunt Vooraf betaald door verzender, Betaald door ontvanger of Derde kiezen .

Als Vooraf betaald door verzender wordt geselecteerd voor de optie Factureren aan, kunt u uw 6-cijferige of 9-cijferige UPS-klantennummer kiezen .

Let op: om een 9-cijferig klantennummer weer te geven moet uw bedrijfsbeheerder het account toevoegen aan de locatie van UPS CampusShip die aan u is toegewezen.

Verzendgegevens invoeren. U beschikt voor elke verzending over tot aan vijf regels voor goederen . Hierin kunt u de details van de zending invoeren, zoals ‘wordt de zending op een pallet geplaatst’ of ‘bestaat de zending uit losse items’ . De informatie in dit gedeelte moet worden ingevuld .

Pallets of losse items met dezelfde lengte, breedte en hoogte kunnen in dezelfde rij worden opgegeven . U moet ook het gemiddelde gewicht van de items in elke rij invullen .

U kunt bij deze stap verder ook een referentienummer invoeren voor de verzender en voor de ontvanger .

31




Verzendopties selecteren. U kunt een opgegeven/verzekerde waarde verschaffen voor uw verzending . Voeg eventuele speciale instructies toe voor uw zending en vul tot aan vijf e-mailadressen in waarnaartoe verzenden ontvangstmeldingen worden gestuurd . U kunt ook een persoonlijk bericht schrijven aan de ontvangers van de e-mail .

32




Verzendgegevens controlerenNet zoals bij het verzenden van pakketten, kunt u controleren of al uw verzendgegevens correct zijn . Voor het doorvoeren van wijzigingen klikt u op de koppeling Wijzigen . Als u tevreden bent met de verzendgegevens, klikt u op de knop Nu verzenden, waarna uw verzendgegevens worden opgestuurd naar UPS . Neem contact op met uw beheerder van UPS CampusShip voor hulp .

33




VerzendbevestigingNa het voltooien van uw verzending kunt u uw verzenddocumenten bekijken of afdrukken, inclusief uw Air Waybills .

Er worden drie exemplaren afgedrukt van de Air Waybills .

1. Het eerste exemplaar moet worden ondertekend en overhandigd aan uw UPS-chauffeur

2. Het tweede exemplaar moet worden ondertekend en bevestigd aan de zending

3. Het derde exemplaar bewaart u voor uw administratie

Bel 31 20 658-3770 als u een luchtvrachtzending wilt wijzigen of wilt annuleren, of als u de dichtstbijzijnde locatie wilt vinden voor het afleveren van uw luchtvracht .

Eindhoven: +31 40 2629 426

Schiphol-Rijk: +31 20 6583 583

34



VerzendgeschiedenisSelecteer Geschiedenis weergeven op de menubalk . Vink het selectievakje aan voor de zending en kies dan de juist knop om afhalen te plannen, details weer te geven, een ontvangstbewijs af te drukken, te traceren, opnieuw te verzenden of het verzenden te onderbreken of annuleren .

Pakketgeschiedenis Vrachtgeschiedenis

Handleiding voor beheerders en verzenders - UPS...opgeslagen bereik bevindt, hebben ze geen toegang...

Documents

Transcript of Handleiding voor beheerders en verzenders - UPS...opgeslagen bereik bevindt, hebben ze geen toegang...