23/08/2018 1

HANDLEIDING MIJN LOOPBAAN VOOR PARTNERS

PROJECT LEREN EN WERKEN

(voor organisatoren Intensieve begeleiding Alternerend Leren)

IBAL 2018-2019

HANDLEIDING MIJN LOOPBAAN VOOR PARTNERS --------------------------------------------------------------------------- 1

TOEGANG TOT MIJN LOOPBAAN VOOR PARTNERS ---------------------------------------------------------------------------------- 2 1. Toegang aanvragen ------------------------------------------------------------------------------------------------------ 2 2. Inloggen -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 3 3. Wijzigen paswoorden: --------------------------------------------------------------------------------------------------- 5 4. Het dossier van de jongere in Mijn Loopbaan ------------------------------------------------------------------------ 6

4.1 Dossier opzoeken--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 6 4.2 Het dossier van de jongere ---------------------------------------------------------------------------------------------------------- 7

5. Registratie stoppen ------------------------------------------------------------------------------------------------------- 8 REGISTRATIE VAN HET ARBEIDSGERICHT TOTAALTRAJECT ----------------------------------------------------------------------- 9

1. Registraties door de trajectbegeleider van de onderwijsinstelling of de leertrajectbegeleider in de leertijd ---- 10 1.1 Begeleidingstraject ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ 10 1.2 Project Leren en Werken ----------------------------------------------------------------------------------------------------------- 11

2. Registratie van de opleiding Intensieve Begeleiding AL door de organisator voor jongeren uit het DBSO of

voor jongeren uit de leertijd of voor jongeren die deelnemen aan “Schoolbank op de werkplek”. ------------------ 12 2.1 Opleiding plaatsen ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 12 2.2 Registratie van de start ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 19 2.3 Wijzigen van gegevens ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 22 2.4 Uitstellen start en annuleren van de opleidingslijn --------------------------------------------------------------------------------- 23 2.5 Stopzetten of beëindigen van de opleidingslijn ------------------------------------------------------------------------------------- 23 3.Registratie van de werkervaring (enkel in geval van een tewerkstelling) --------------------------------------------------------- 24 3.1 Stage registreren ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ 24 3.2 Wijzigen gegevens van de stagelijn ---------------------------------------------------------------------------------------------- 29 3.3 Stopzetten of beëindigen van de stagelijn---------------------------------------------------------------------------------------- 29 3.4 Annuleren van een stagelijn ------------------------------------------------------------------------------------------------------- 30 4.Registratie prestaties ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 31 4.1 Ophalen van de maandtabel om prestaties in te voeren ------------------------------------------------------------------------ 32 4.2 Prestaties registreren ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 33 4.3 Afdrukken Ondertekenen en opladen van de maandelijkse prestatiestaat in de elektronische archiefruimte die u werd

toegewezen door het Departement Onderwijs en Vorming. --------------------------------------------------------------------------- 34 Bijlage 1: beheer van huidige situatie (in- en uitschrijving als werkzoekende bij de VDAB) ------------------------- 41 Bijlage 2: Overzicht Financieringsnummers -------------------------------------------------------------------------------- 42 Bijlage 3 : Handleiding schermafdruk begeleiding stappen naar werk ------------------------------------------------- 43

23/08/2018 2

Deze handleiding beschrijft hoe de registratie van het project IBAL, vanaf 1 juli 2018, in het kader

van het arbeidsgericht totaaltraject in het project ‘Leren en Werken’, door de organisator van dient

te gebeuren.

In deze handleiding zijn ook enkele richtlijnen verwerkt die eigen zijn aan de ESF-projecten voor

onderwijs en hun oorsprong vinden in de betreffende richtlijnen of voorwaarden met betrekking tot

de ESF-middelen voor de programmaperiode 2014-2020. Deze passages worden in een kader

weergegeven. Intensieve Begeleiding Alternerend Leren kadert in het operationele programma ESF

2014-2020 binnen 8.2 – Duurzame integratie op de arbeidsmarkt van jongeren, met name jongeren

die geen werk hebben en geen onderwijs of opleiding volgen. Daaronder begrepen jongeren die

gevaar lopen sociaal buitengesloten te raken en jongeren uit gemarginaliseerde gemeenschappen,

inclusief door de tenuitvoerlegging van de jongerengarantie.

Indien je vragen hebt over deze handleiding, wend je dan tot de opdrachthouder het departement

Onderwijs en Vorming van jouw regio.

Toegang tot Mijn Loopbaan voor partners

1. Toegang aanvragen

Wil je toegang krijgen tot Mijn Loopbaan voor Partners in het kader van registraties voor het

project Leren en Werken? Volg dan als nieuwe gebruiker de volgende procedure:

Is je organisatie nog niet gekend bij VDAB i.k.v. MLP?

-Bezorg ons, in tweevoud, een elektronisch ingevulde en manueel of digitaal

ondertekende Verwerkersovereenkomst. Let op: deze overeenkomst moet ondertekend zijn door een

gemachtigd persoon die de verantwoordelijkheid draagt over de medewerkers die gegevens

verwerken. Stuur de originele ingevulde en ondertekende versie in tweevoud naar:

VDAB Team Gebruikersbeheer Guido Gezellelaan 7

8800 Roeselare

-Bezorg het Departement Onderwijs en Vorming een ingevulde organisatiefiche via e-mail

naar lerenenwerken@Vlaanderen.be en naar gebruikersbeheer@vdab.be.

Vermeld in het onderwerp van de e-mail: “MLP Organisatiefiche”.

Is je organisatie al gekend bij VDAB i.k.v. MLP?

-Vraag aan de administrator van je organisatie om je toe te voegen als gebruiker via

‘Toegangsbeheer’ op onze website, en voor jou het toegangsrecht “Mijn Loopbaan voor Partners”

aan te vragen.

23/08/2018 3

-Bezorg het Departement Onderwijs en Vorming een ingevulde organisatiefiche via e-mail

naar lerenenwerken@Vlaanderen.be en naar gebruikersbeheer@vdab.be

Vermeld in het onderwerp van de e-mail: “MLP Organisatiefiche”.

Van zodra je een gebruikersnaam en wachtwoord hebt ontvangen van VDAB doe je er best aan om

zo snel mogelijk de webcursus “AMB-Mijn loopbaan voor partners” door te nemen.

Ga naar https://partner-onlineleren.vdab.be en log in met je persoonlijke login-gegevens

(gebruikersnaam en paswoord). Via de Catalogus vind je de webcursus terug.

Wanneer je de webcursus doorlopen hebt, kan je een deelnameattest opvragen. Je stuurt dit door

naar je Opdrachthouder. Als je de webcursus niet volgt zal jouw login geblokkeerd worden.

De opdrachthouder van het Departement Onderwijs en Vorming maakt met jou een afspraak om je

ter plaatse de opleiding "Mijn Loopbaan voor Partners" te geven. Je moet je dus niet inschrijven

voor een klassikale opleiding op de VDAB website!

Na het volgen van de webcursus en de opleiding kan je de nodige registraties in Mijn Loopbaan

voor partners verrichten.

Opgelet. Als je uit dienst gaat of niet meer zal registreren in Mijn Loopbaan voor Partners dan dient

de administrator van je organisatie je gebruiker te verwijderen. Het toegangsrecht tot Mijn

Loopbaan voor Partners wordt dan afgesloten. Dit dient tevens geseind te worden aan het

departement Onderwijs en Vorming.

2. Inloggen

Om in te loggen in Mijn Loopbaan voor Partners , ga je naar de VDAB-website voor de

partnerorganisaties: http://partners.vdab.be/.

23/08/2018 4

Via de link ‘Mijn Loopbaan voor partners’ kom je terecht op de startpagina. Daar vind je een menu

met informatie over de verschillende items.

Via het item ‘Deeltijds Leren en werken’ kan je meer informatie opvragen over de registratie van

dit project.

23/08/2018 5

3. Wijzigen paswoorden:

Via de link ‘Paswoord vergeten’ kan je zelf een nieuw paswoord aanmaken.

Na aanvullen van de nodige gegevens, ontvang je een e-mail met een link om een nieuw paswoord aan

te maken.

23/08/2018 6

4. Het dossier van de jongere in Mijn Loopbaan

4.1 Dossier opzoeken

Vanuit dit scherm heb je twee mogelijkheden om verder te werken:

o Dossier opzoeken = per individuele jongere

o Prestaties registreren = in groepsverband, per opleiding

Het registreren van de prestaties is enkel mogelijk nadat de opleiding werd geregistreerd in het

individuele dossier.

In Mijn loopbaan kan je op verschillende manieren een dossier opzoeken :

Via het rijksregisternummer of het bisnummer ;

Via het e-mail adres ;

Via het klantnummer ;

Via een aantal persoonsgegevens ;

Via het Gsm-nummer.

Rijksregisternummer van de jongere intikken en bevestigen.

23/08/2018 7

In een aantal gevallen, krijg je een waarschuwing:

- 'Je hebt dit dossier niet in beheer.': het inzagerecht voor dit dossier is niet in orde.

- 'Geen geldig rijksregisternummer.'

- 'Sorry: Er werden geen dossiers gevonden die beantwoorden aan de ingevulde zoekcriteria.

Probeer eens het % teken, dat je als een jokerteken kan gebruiken om meerdere combinaties

tegelijkertijd te vinden.

Bijvoorbeeld: "jans%" zoekt tegelijkertijd naar "jansen", "janssen" en "janssens".

Wanneer op basis van de ingevoerde gegevens een dossier gevonden wordt, krijg je het volgende

scherm te zien:

4.2 Het dossier van de jongere

Een dossier in Mijn Loopbaan bestaat uit tabbladen en subtabbladen. Via deze tabbladen navigeer je

doorheen het dossier van de jongere.

Bovenaan het scherm vind je een banner met de belangrijkste gegevens van de jongere. Deze

banner blijft zichtbaar ongeacht in welk tabblad je je bevindt.

Om een correct beheer van de gegevens van de jongere te kunnen uitvoeren is het noodzakelijk dat

je de betreffende webcursus doorneemt.

MLP bevat al de noodzakelijke gegevens van de jongere. Al de informatie over de jongere kan je

uitprinten indien dat nodig blijkt.

In “stappen naar werk” kun je het trajectverloop van de jongere raadplegen. Aan het einde van

ieder IBAL-traject maak je een schermafbeelding van de pagina die verschijnt als je het tabblad

“begeleiding” opent. Deze schermafbeelding moet je per jongere opladen in de elektronische

archiefruimte die het Departement Onderwijs en Vorming je toegekend heeft. In bijlage 3 vind je

een handleiding.

23/08/2018 8

5. Registratie stoppen

Via klikken op “Afmelden” verlaat je Mijn Loopbaan.

23/08/2018 9

Registratie van het arbeidsgericht totaaltraject

Via de registratie van dit totaaltraject worden de stappen naar werk in het trajectbegeleidingsplan

opgevolgd. Deze registratie dient het volgende verloop te kennen:

1 Inschrijving van de jongere als deeltijds lerende bij VDAB onder toezicht van de

trajectbegeleider van de onderwijsinstelling of van de leertrajectbegeleider in de leertijd.

2 Aanvragen inzagerecht aan VDAB door de trajectbegeleider van de onderwijsinstelling of van

de leertrajectbegeleider in de leertijd.

3 Openen van begeleidingstraject in Mijn Loopbaan door de VDAB op naam van de

trajectbegeleider van de onderwijsinstelling of van de leertrajectbegeleider in de leertijd.

4 Registratie opstart en opvolging trajectbegeleiding door trajectbegeleider van de

onderwijsinstelling of door de leertrajectbegeleider in de leertijd, in het begeleidingstraject.

5 Registratie van de lijn project “Leren en Werken” door trajectbegeleider van de

onderwijsinstelling of door de leertrajectbegeleider in de leertijd, onder het

Financieringsnummer 99HN100

6 Registratie van de opleidingslijn Intensieve Begeleiding AL door de organisator, bestemd

voor de registratie van de begeleidingsuren met code 0. Ook door de trajectbegeleider van de

onderwijsinstelling of de leertrajectbegeleider van de leertijd wordt een opleidingslijn Intensieve

Begeleiding Al geregistreerd bestemd voor de registratie van de aanwezigheid op lesdagen.

7 Registratie van de stagelijn Intensieve Begeleiding AL door de organisator; de stagelijn geeft

de plaats van tewerkstelling van de jongere aan. (Enkel bij tewerkstelling)

8 Afsluiten van de stagelijn door de organisator. (Enkel bij tewerkstelling)

9 Afsluiten van de opleidingslijn door de organisator

10 Afsluiten van de opleidingslijn door de trajectbegeleider van de onderwijsinstelling of de

leertrajectbegeleider van de leertijd.

11 Vervolledigen en afsluiten van het begeleidingstraject in Mijn Loopbaan door

trajectbegeleider van de onderwijsinstelling of door de leertrajectbegeleider in de leertijd.

12 Afsluiten van de lijn deelname aan project “Leren en Werken” door trajectbegeleider van de

onderwijsinstelling of door de leertrajectbegeleider in de leertijd.

13 Aanpassing van het dossier van de jongere en warme overdracht naar de

trajectbegeleider VDAB door de trajectbegeleider van de onderwijsinstelling of door de

leertrajectbegeleider in de leertijd.

Enkel de acties met het nummer 6-7-8 en 9 gebeuren door de organisator Intensieve

Begeleiding AL.

23/08/2018 10

1. Registraties door de trajectbegeleider van de onderwijsinstelling of de leertrajectbegeleider in de leertijd

Wanneer je melding krijgt dat de jongere in een project IBAL opgenomen dient te worden, kan je

onmiddellijk de gegevens in het VDAB-dossier van de jongere bekijken. De trajectbegeleider of de

leertrajectbegeleider vraagt immers toestemming aan de jongere voor je inzagerecht en vraagt aan

de VDAB om je toegang tot de gegevens te verlenen.

1.1 Begeleidingstraject

Klik op de lijn ‘Begeleidingstraject’ in het scherm ‘Stappen naar werk’.

De registraties in deze lijn kunnen enkel door de trajectbegeleider van de onderwijsinstelling of

door de leertrajectbegeleider van de leertijd gebeuren.

Je kunt wel de gegevens in deze lijn raadplegen.

Je kunt in het dossier van de jongere het resultaat van de screening zien.

23/08/2018 11

1.2 Project Leren en Werken

Ook de gegevens in de lijn ‘Project Leren en Werken’ kun je enkel raadplegen.

In deze lijn vind je de trajectfase van de jongere terug

23/08/2018 12

2. Registratie van de opleiding Intensieve Begeleiding AL door de organisator voor jongeren uit het DBSO of voor jongeren uit de leertijd of voor jongeren die deelnemen aan “Schoolbank op de werkplek”.

2.1 Opleiding plaatsen

Indien de opleiding nog niet aangemaakt is door jouw organisatie dan dien je dat eerst te doen.

Log in op mijn loopbaan voor partners.

Bij de rubriek ‘Mijn Opleidingen’ klik je vervolgens op de link ‘Plaats een opleiding’.

23/08/2018 13

Je komt terecht in het scherm ‘Beheer je opleidingen’. Klik op de link ‘voeg een nieuwe opleiding

toe’, wanneer je geen bestaande opleiding brugprojecten hebt binnen jouw organisatie.

23/08/2018 14

In het detailscherm ‘nieuwe opleiding’ vul je onderstaande gegevens in (knippen en plakken)

Indien je vorig schooljaar al een opleiding aangemaakt hebt kun je die wijzigen door onderstaande

gegevens aan te passen. Ga naar overzicht actieve opleidingen en klik bij de opleiding op wijzigen.

Beheer je opleidingen

Wil je een overzicht van al je opleidingen?

23/08/2018 15

Overzicht opleidingen

Overzicht actieve opleidingen

E23813 Intensieve begeleiding AL Cursussen Wijzigen Passief zetten

Klik op Intensieve begeleiding AL

Info opleidingen

Terug naar overzicht opleidingen

Wijzigen

Opleidingsgegevens

Naam: Intensieve begeleiding AL

Klik op wijzigen en voer onderstaande gegevens in

Maak je toch een nieuwe opleiding aan zorg dan dat je de vorige op passief plaatst, zo niet blijven

beide opleidingen staan en moet je telkens een lijn kiezen (de kans op foutieve registraties is dan

groter).

Opleidingsgegevens

Naam: Intensieve begeleiding AL

Programma: IBAL is een begeleidingstraject voor arbeidsrijpe en -bereide

jongeren in het stelsel van Leren en Werken die werken met een

opleidings- of arbeidsovereenkomst in het normaal economisch

circuit (NEC) maar nog extra begeleiding nodig hebben. Naast

jongeren in een tewerkstelling beoogt dit begeleidingstraject

eveneens de ondersteuning van jongeren in een fase ‘te oriënteren

naar arbeidsdeelname’. In dit begeleidingstraject krijgen de jongeren

de mogelijkheid tot begeleiding in het vinden van een alternerende

tewerkstellingsplaats.

23/08/2018 16

IBAL is een trajectonderdeel bedoeld voor jongeren die:

ingeschreven zijn als regelmatige leerling in een CDO of Centrum voor de vorming van zelfstandigen en kmo of ingeschreven in een studierichting ingericht in het kader van het tijdelijke project “schoolbank op de werkplek” rond duaal leren in het secundair onderwijs (cf. Besluit van de Vlaamse Regering betreffende het tijdelijke project "schoolbank op de werkplek" rond duaal leren in het secundair onderwijs), verder de opleidingsverstrekker genoemd;

na de inschrijving als leerling ingeschreven zijn als

deeltijds lerende bij de VDAB/ACTIRIS;

minimum 15 jaar zijn;

bij instap nog niet in het bezit zijn van een diploma

secundair onderwijs,

arbeidsrijp zijn maar intensieve begeleiding nodig hebben

in 1) de toeleiding naar 2) de opstartfase of 3)

verderzetting van een reguliere tewerkstelling in het NEC.

Indien een jongere een nieuwe tewerkstelling start, heeft

hij/zij – indien nodig - opnieuw recht op een

begeleidingstraject. Indien de jongere na zijn begeleiding

in de fase ‘te oriënteren naar arbeid’ nog geen

tewerkstelling heeft, kan hij binnen die fase geen

aanspraak meer maken op een nieuw IBAL traject, tenzij

na het beëindigen van een tewerkstelling of het wijzigen

van de opleiding.

Trefwoorden: IBAL

Getuigschrift:

Website: http:// onderwijs.vlaanderen.be/nl/esf-projecten-leren-en-werken

Sectie: DOELGROEPSPECIFIEKE ONTWIKKELTRAJECTEN

DOELGROEPSPECIFIEKE ONTWIKKELTRAJECTEN

Module: module 5a: algemene arbeidsmarktcompetenties

Contracttype: Geen VDAB-Contract

selecteer 1: ELDERS NIET VERMELDE OPLEIDINGEN

selecteer 2:

Bewaar de aangemaakte opleiding. Vervolgens dien je aan de opleiding een cursus te koppelen. Je

vindt de opleiding terug in de lijst ‘overzicht actieve opleidingen’. Klik op de link ‘Cursussen’.

23/08/2018 17

Klik op de link ‘Voeg een nieuwe cursus toe’.

Maak de bijhorende cursus aan.

Voor het wijzigen van een bestaande cursus ga je naar “cursus”, je ziet dan de volgende gegevens

bij overzicht actieve cursussen:

Cursus1: Info - Inschrijvingen - Wijzigen/niet gepubliceerd zetten Klik op wijzigen en vervang de gegevens die gemarkeerd werden.

Cursusgegevens:

Plaats cursus: Kies hier de gegevens van uw organisatie

Instructeur werkt bij: Kies hier de gegevens van uw organisatie

Planning en organisatie: Start 01/07/2018 tot 30/06/2019 Wat? IBAL is een

begeleidingstraject voor arbeidsrijpe en -bereide jongeren in het

stelsel van Leren en Werken of in het proefproject duaal leren

“schoolbank op de werkplek” die werken met een opleidings- of

arbeidsovereenkomst in het normaal economisch circuit (NEC) maar

nog extra begeleiding nodig hebben. Naast jongeren in een

tewerkstelling beoogt dit begeleidingstraject eveneens de

ondersteuning van jongeren in een fase ‘te oriënteren naar

arbeidsdeelname’. In dit begeleidingstraject krijgen de jongeren de

mogelijkheid tot begeleiding in het vinden van een alternerende

tewerkstellingsplaats. De organisator ontvangt 35,5 euro per uur. Het

doel is om gedurende maximum 6 maanden extra ondersteuning te

bieden aan jongeren, gedurende maximum 20 uur, indien dit

begeleidingstraject wordt uitgevoerd bij een werkgever. Indien de

jongere wijzigt van werkgever, heeft hij/zij – indien nodig –opnieuw

recht op een begeleidingstraject. Indien de jongere na 4 maanden met

een maximum van 20 uur begeleiding in de fase ‘te oriënteren naar

arbeid’ nog geen tewerkstelling heeft, kan hij binnen die fase geen

aanspraak meer maken op een nieuw IBAL traject, tenzij na het

beëindigen van een tewerkstelling of het wijzigen van de opleiding.

Tijdstip: Binnen de kantooruren

Contactpersoon: Kies hier de gegevens van uw organisatie

Voorwaarden toelating en

inschrijving:

IBAL is een trajectonderdeel bedoeld voor jongeren die:

-ingeschreven zijn als regelmatige leerling in een CDO of Centrum

23/08/2018 18

voor de vorming van zelfstandigen en kmo of ingeschreven in een

studierichting ingericht in het kader van het tijdelijke project

“schoolbank op de werkplek” rond duaal leren in het secundair

onderwijs (cf. Besluit van de Vlaamse Regering betreffende het

tijdelijke project "schoolbank op de werkplek" rond duaal leren in het

secundair onderwijs), verder de opleidingsverstrekker genoemd;

-na de inschrijving als leerling ingeschreven zijn als deeltijds lerende

bij de VDAB/ACTIRIS;

-minimum 15 jaar zijn;

-bij instap nog niet in het bezit zijn van een diploma secundair

onderwijs,

-arbeidsrijp zijn maar intensieve begeleiding nodig hebben in 1) de

toeleiding naar 2) de opstartfase of 3) verderzetting van een reguliere

tewerkstelling in het NEC. Indien een jongere een nieuwe

tewerkstelling start, heeft hij/zij – indien nodig - opnieuw recht op

een begeleidingstraject. Indien de jongere na zijn begeleiding in de

fase ‘te oriënteren naar arbeid’ nog geen tewerkstelling heeft, kan hij

binnen die fase geen aanspraak meer maken op een nieuw IBAL

traject, tenzij na het beëindigen van een tewerkstelling of het

wijzigen van de opleiding.

De jongere:

-is ingeschreven bij een opleidingsverstrekker;

-is ingeschreven als deeltijds lerende bij VDAB/ACTIRIS;

-zit in een fase van ‘te oriënteren naar arbeid’ of is tewerkgesteld met

een overeenkomst overeenkomstig het decreet betreffende het stelsel

van leren en werken in de Vlaamse Gemeenschap, artikel 6, §2, 1° of

3° (Arbeidsovereenkomsten die al via een andere maatregel ESF-

gesubsidieerd worden, komen niet in aanmerking).

Prijs: 0,0 EUR

Info prijs:

Faciliteiten:

Website: http://

Publiceren op

www.vdab.be?:

Gepubliceerd

Publiceren vanaf: 01/07/2018

Publiceren en inschrijven tot: 01/04/2019

CVS Status: cursus aanbieden in CVS

Uren per week: 10

Maximum opleidingsuren: 20.0

Bezettingsnorm 100

Attestering:

Contract tekst:

23/08/2018 19

Ondertekenaar Contract: Kies hier de gegevens van uw organisatie

Bewaar de toegevoegde cursus. (vergeet niet voor 01/04/2019 de datum voor publicatie te

verlengen)

2.2 Registratie van de start

Je dient de bij het project horende opleidingslijn te registeren.

Om de deelname aan het project Intensieve Begeleiding AL te registreren dien je de deelnemers op

die opleiding in te schrijven.

Klik op de link ‘Voeg een stap toe’.

Open vervolgens de lijst met 'Nieuwe stappen'. Kies voor 'Opleiding starten' en klik op de knop

'Toevoegen'.

Opmerking: Alle andere stappen zijn begeleidingsacties (en geen opleidingen) en mogen NIET door

organisatoren Intensieve Begeleiding AL geregistreerd worden in Mijn Loopbaan voor partners (in

het kader van de hier bedoelde projecten).

23/08/2018 20

Wanneer voor je organisatie niet meer dan 10 opleidingen in de Opleidingenmanager actief staan,

kan je onmiddellijk de opleiding Intensieve Begeleiding AL kiezen.

Heeft je organisatie meer opleidingen, dan moet je eerst klikken op ‘Opvragen opleidingen’ om een

overzicht te krijgen van de opleidingen van je organisatie.

Kies de opleiding ‘Intensieve Begeleiding AL, aangemaakt door je organisatie door op 'Selecteer

deze opleiding' te klikken.

Het detailscherm van de opleiding wordt geopend:

23/08/2018 21

Alle velden die hier verplicht moeten ingevuld worden, zijn aangeduid met een rood sterretje.

Datum van: startdatum van het project Intensieve Begeleiding AL

Datum tot: vermoedelijke einddatum van het project. De maximum duur is beperkt tot 6 maanden in

geval van een tewerkstelling. De maximum duur is beperkt tot 4 maanden indien de jongere zich in

de fase “te oriënteren arbeidsdeelname” bevindt. (Afhankelijk van de opleidingsverstrekker.)

Belangrijke opmerkingen

Acties die niet of niet goed in Mijn Loopbaan geregistreerd zijn of die niet voldoen aan de ESF-

voorwaarden komen niet in aanmerking voor ESF-steun. Op basis van de gegevens uit Mijn

Loopbaan worden begeleidingsuren van volgende jongeren niet opgenomen in de definitieve lijst

(de saldobijlage):

-jongeren waarvoor geen begeleidingsuren geregistreerd werden in Mijn Loopbaan voor partners

-jongeren waarvoor begeleidingsuren geregistreerd werden in een opleidingslijn met verkeerd

Financieringsnummer.

-jongeren die niet voldoen aan de voorwaarden van de doelgroep zoals beschreven in de oproep

2018-2019

23/08/2018 22

Financieringsnummer 99AN250 verplicht in te vullen, kan achteraf niet meer gewijzigd worden

(zie Bijlage 2)

Statuut: begeleid leren - tijdens de kantooruren

Uren per week: 10 (staat standaard ingevuld) maar is in werkelijkheid variabel, niet wijzigen

Samenvatting: hierin kan je op regelmatige tijdstippen de vorderingen van de jongere

neerschrijven.

Daarna klik je op 'Bevestigen'.

De jongeren behouden het statuut van het onderwijs en de daaraan gerelateerde

verzekeringsclausules. Ze hebben daardoor ook geen enkel recht op vergoedingen betaald door de

VDAB. Het is dus ook niet mogelijk om een contract uit Mijn Loopbaan voor Partners te drukken.

Daarna kom je terug in het scherm 'Stappen naar werk', waar je de betreffende opleidingslijn

terugvindt.

Na het toevoegen van de deelname aan een bepaald project in 'Stappen naar werk', dien je bij het

registreren van het verloop van dit project met de reeds ingebrachte lijn verder te werken (géén

nieuwe stap meer toevoegen).

Om met deze lijn verder te gaan, klik je op de blauwe link in de opleidingslijn. Het scherm

'Opleiding wijzigen' opent zich. Je kunt vervolgens een lijst met ‘mogelijke bewerkingen’ open

klikken.

2.3 Wijzigen van gegevens

Opgelet: indien een opleidingslijn stopgezet werd of beëindigd, kunnen er aan deze lijn geen

wijzigingen meer aangebracht worden.

Zet de lijn dus nooit stop alvorens de gegevens op juistheid te controleren!!!!!

Wijzigingen aan de begindatum, einddatum of aantal uren per week van de opleidingslijn kunnen

gebeuren door te klikken op de opleidingslijn en de bewerking 'Wijzigen gegevens' te selecteren.

Opgelet: de begin- of einddatum kan enkel gewijzigd worden indien er geen prestaties buiten de

gewenste periode vallen!

Voor gegevens die niet kunnen gewijzigd worden (Financieringsnummer) neem je contact op met je

opdrachthouder van het departement Onderwijs en Vorming

23/08/2018 23

2.4 Uitstellen start en annuleren van de opleidingslijn

Om een opleidingslijn te kunnen annuleren moeten 2 voorwaarden vervuld zijn:

1. de opleiding mag niet beëindigd of stopgezet zijn

2. er mogen geen prestaties geregistreerd zijn

Eerst dien je te registreren dat de stap niet gestart is: dit doe je met de bewerking 'Uitstellen start'.

Deze bewerking ‘Uitstellen start’ (= tussenstap naar het annuleren) kan je enkel kiezen als deze 2

voorwaarden vervuld zijn.

Het tussenscherm bied je dan de mogelijkheid om in de samenvatting of het verslag de reden van

het uitstel in te vullen. Bevestig nogmaals.

Pas wanneer de opleiding uitgesteld werd, is het mogelijk om de bewerking 'Annuleren' te

kiezen. Je krijgt hier terug de mogelijkheid om samenvatting of verslag aan te vullen.

Na bevestiging is de volledige opleidingslijn geannuleerd.

Enkel via deze weg kan je een opleidingslijn annuleren (bij foutieve registratie) of weigeren

(wanneer de kandidaat-deelnemer niet in aanmerking komt voor de opleiding).

2.5 Stopzetten of beëindigen van de opleidingslijn

Klik in het scherm 'Stappen naar werk' op de opleidingslijn en kies vervolgens in het scherm

'Opleiding wijzigen' in de lijst van mogelijke bewerkingen voor 'Stopzetten' of 'Opleiding

beëindigen'.

Stopzetten: indien de jongere vroegtijdig met de intensieve begeleiding AL stopt. (Bijvoorbeeld

bij stopzetting van een tewerkstelling)

Vul de juiste einddatum in, selecteer de reden van de stopzetting en bevestig:

door de klant

wegens ongeschiktheid

wegens orde en tucht

wegens technische reden

wegens tewerkstelling

wegens langdurige ziekte

Beëindigen: indien de jongere de intensieve begeleiding AL volledig heeft doorlopen.

Vul de juiste einddatum in, duid aan of de jongere geslaagd of niet geslaagd is en bevestig.

Het onderscheid tussen geslaagd of niet geslaagd heeft niets te maken met het feit of de jongere een

tewerkstelling gevonden heeft.

23/08/2018 24

3.Registratie van de werkervaring (enkel in geval van een tewerkstelling)

3.1 Stage registreren

Met 'Stage' wordt hier elke werkervaring bedoeld in het kader van het project Intensieve

Begeleiding AL.

Klik in het overzicht van het scherm 'Stappen naar werk' op de opleidingslijn om de stage te

registreren.

Klik de lijst bij 'Mogelijke bewerkingen' open, kies voor 'Stage registreren' en klik op 'Bevestigen'.

Een eerste detailscherm voor de registratie van de stage wordt geopend.

23/08/2018 25

Bij ‘Type stage’ kies je voor ‘Opleidingsstage’.

Je kiest in de keuzelijst van Financieringsnummer het Financieringsnummer dat hoort bij de

opleiding Intensieve Begeleiding AL.

Intensieve Begeleiding AL 99AN250

Vul het bedrijfsnummer in

Het bedrijfsnummer moet je opvragen aan de onderwijs- of opleidingsinstelling waar de jongere les

volgt.

Een tweede mogelijkheid is dat je het bedrijfsnummer aanvraagt bij VDAB, let wel op dat het gaat

over hetzelfde bedrijf dat de school geregistreerd heeft.

Bedrijfsnummers van werkgevers kunnen aangevraagd worden via een elektronisch formulier, dat

je terugvindt op de startpagina van Mijn Loopbaan voor partners onder het item onderwijs “project

leren en werken”, bedrijfsnummers, klik op elektronisch formulier. De VDAB-servicelijn, die deze

aanvragen behandelt, garandeert je een antwoord binnen 3 werkdagen.

Hou in ieder geval volgende gegevens bij de hand: naam en activiteit van het bedrijf, adres,

telefoonnummer, ondernemingsnummer of BTW nummer en naam, telefoonnummer en functie van

een contactpersoon.

Vul het nummer in en bevestig.

Opgelet: Kies voor de opleiding Intensieve Begeleiding AL steeds het bedrijfsnummer van de plaats

waar de tewerkstelling effectief doorgaat, dus NIET het bedrijfsnummer van de hoofdzetel waar het

arbeidscontract van de jongere ondertekend wordt. Informeer dus steeds even in het dossier van de

jongere of bij de onderwijs- of opleidingsinstelling.

23/08/2018 26

Het detailscherm ‘Stage registreren’ opent zich:

Aan de hand van het bedrijfsnummer zijn de gegevens van het bedrijf automatisch ingevuld op dit

scherm. Kijk even na of die overeenstemmen met je gegevens.

23/08/2018 27

23/08/2018 28

Verder dien je volgende velden verplicht in te vullen:

Opleidingsfonds: Duid in de klaplijst het opleidingsfonds van het bedrijf aan.

Max. aantal dagen: 20 dagen per schooljaar (is niet van belang voor de verdere registratie).

Van: begindatum van de overeenkomst Intensieve Begeleiding AL

Tot: vermoedelijke einddatum van de overeenkomst Intensieve Begeleiding AL

Begeleider van de opleidingsinstelling: vermeld hier de trajectbegeleider van de

onderwijsinstelling

Begeleider in de stageplaats: vermeld hier naam van de intensieve begeleider AL

Contactpersoon / Ondertekenaar van het contract: vermeld hier de naam en voornaam en

eventueel aanspreektitel van de verantwoordelijke binnen het bedrijf

Tijdsregeling stagecontract: vermeld hier op welke dagen de werkervaring plaats vindt.

Samenvatting: vermeld hier de lesdagen in de onderwijsinstelling:………………..(vb. ma/di)

Klik op de knop 'Bevestigen'. De stagelijn wordt toegevoegd in ‘Stappen naar werk’. Zowel de

opleidings- als de stagelijn staat op de toestand ‘Bezig’.

Bij wijzigingen aan de opleidings- of stagelijn klik je steeds op deze lijnen en kies je de betreffende

bewerking (vb. datums wijzigen, stage stopzetten, …).

23/08/2018 29

3.2 Wijzigen gegevens van de stagelijn

Wijzigingen aan de einddatum, de stagebegeleider en de begeleider in de stageplaats kunnen

gebeuren door te klikken op de stagelijn en de bewerking 'Stage gegevens wijzigen' te selecteren.

Om andere gegevens (het stagebedrijf, de begindatum, aantal dagen en de tijdsregeling) te wijzigen,

moet je eerst de stagelijn terugzetten op 'Aangevraagd'.

Daarvoor klik je op de stagelijn en kies je in de lijst van 'Mogelijke bewerkingen' de waarde 'Stage

terugzetten op aanvraag' . Daarna klik je op de knop ‘Bevestigen’.

Je komt dan opnieuw terecht in de overzichtslijst van 'Stappen naar werk'. De stagelijn staat nu in

de toestand 'Aangevraagd'. Klik de stagelijn nogmaals open, kies de bewerking 'Stage gegevens

wijzigen' of “stage bedrijf wijzigen” en bevestig. Breng de wijzigingen aan en bevestig.

Vergeet niet om daarna je stagelijn opnieuw op 'Bezig' te zetten (door de bewerking 'Stage

starten' te kiezen)!

Bij de start van een nieuwe werkervaring (bij een ander bedrijf, voor een andere periode,

voor een ander soort contract…) sluit je de stagelijn én de opleidingslijn af. Je registreert dan

een nieuwe opleidingslijn en een nieuwe stagelijn met het correcte bedrijfsnummer, het

correcte opleidingsfonds.

3.3 Stopzetten of beëindigen van de stagelijn

In het scherm 'Stappen naar werk' klik je op de stagelijn en kies je in het scherm 'Stage Raadplegen'

de bewerking 'Stage stopzetten' of ' Stage beëindigen'.

Stopzetten: indien de jongere vroegtijdig stopt met de overeenkomst IBAL omwille van

stopzetting van de tewerkstelling. De jongere komt dan in de fase “te oriënteren arbeidsdeelname”

en kan dan een nieuw IBAL begeleiding opstarten met enkel een opleidingslijn voor de duur van

maximum 4 maanden, afhankelijk van de opleidingsverstrekker.

Vul de juiste einddatum in en bevestig.

Indien de jongere geen werkervaring meer heeft, dient hij/zij zich opnieuw in te schrijven!

Beëindigen: indien de jongere het project IBAL volledig heeft doorlopen.

Vul de juiste einddatum in, selecteer of de stage met een positief of negatief resultaat werd voltooid

en bevestig.

De beoordeling negatief of positief bij de stagelijn geeft een evaluatie van het stageverloop weer,

maar niet alleen voor de leerling, ook voor het stagebedrijf.

Duid in de samenvatting aan waarom je die beoordeling geeft.

23/08/2018 30

3.4 Annuleren van een stagelijn

Om een stage te annuleren, open je de betreffende stagelijn in 'Stappen naar Werk' en kies je de

bewerking ‘Stage terugzetten op aanvraag' in het scherm 'Stage Raadplegen'.

Nadat je bevestigd hebt, kom je opnieuw terecht in 'Stappen naar werk'. Je klikt de stagelijn (met

toestand 'Aangevraagd') opnieuw open en kiest deze keer voor de bewerking 'Stage annuleren'.

Bevestig.

Je kunt geen stage annuleren zolang er nog prestaties bestaan, die bij deze stagelijn horen.

Om een stagelijn te annuleren dien je dus eerst de bijhorende prestaties te verwijderen

23/08/2018 31

4.Registratie prestaties

De invoering van prestaties moet telkens gebeuren uiterlijk op de laatste werkdag van iedere

maand!

Voor het registreren van de prestaties, klik op de link 'Dossier opzoeken'.

Enkel via het scherm 'Dossier opzoeken' kan je op 'Prestaties registreren' klikken.

23/08/2018 32

4.1 Ophalen van de maandtabel om prestaties in te voeren

Klik op 'Prestaties registreren' en kies de opleiding

Selecteer de opleiding “Intensieve Begeleiding AL ”

Vul de gewenste maand en jaar in.

Standaard staat de lopende maand ingevuld, maar dit kan aangepast worden.

Klik op ‘Prestaties registreren’.

Op het scherm verschijnt de lijst van de geregistreerde cursisten voor dit project.

23/08/2018 33

4.2 Prestaties registreren

In het tabblad ‘cursisten’ selecteer je eerst de jongeren voor wie je prestaties wenst te registreren.

Daarna kan je overgaan naar het tabblad ‘prestaties’

Je registreert enkel de effectief gepresteerde uren intensieve begeleiding met de code 0 (gewone

uren opleiding).

In de lichtgrijze periodes (weekends) is registratie van uren mogelijk.

De donkergrijze periodes vallen buiten de opleidingsperiode van de jongere en daar is dus geen

registratie mogelijk.

Bewaar regelmatig tussentijds! Wanneer je dit niet doet, kan bij bevestigen blijken dat je geen

verbinding meer hebt met de VDAB-server en dan ben je alle niet bewaarde gegevens kwijt.

Je hoeft enkel de code 0 te gebruiken bij het registreren van prestaties. De andere codes gebruik je

dus niet.

23/08/2018 34

Belangrijke opmerkingen i.v.m. de registratie van uren

Tijdelijke schorsing Niets registreren

Tijdig registreren De invoering van prestaties moet telkens gebeuren uiterlijk op de

laatste werkdag van iedere maand

Maximum aantal uren per

jongere

Het aantal uren dat voor Intensieve Begeleiding AL of voor

Intensieve Begeleiding AL-leertijd in aanmerking komt voor

ESF-subsidiëring is beperkt: maximum 20 uren met code 0 per

traject

Werkblad vergoedingen

Links boven de prestatietabel zie je een mogelijkheid om een

tweede werkblad 'Vergoedingen' open te klikken: deze is niet

bestemd voor de deelnemers aan het project Leren en Werken!

Hier mogen geen gegevens ingevoerd worden.

4.3 Afdrukken Ondertekenen en opladen van de maandelijkse prestatiestaat in de elektronische archiefruimte die u werd toegewezen door het Departement Onderwijs en Vorming.

1.Selecteer de gewenste maand.

Geef bij de knop “maand” de gewenste maand in, klik daarna op de knop “registreren”.

23/08/2018 35

2.Klik op cursisten en al de geregistreerde jongeren verschijnen in de lijst

3. Selecteer de gewenste leerling.

Klik 1 maal op de gewenste leerling zodat de lijn donkerblauw kleurt.

4.Klik met de rechtermuisknop op de gewenste leerling

5.Kies “overzichtslijst”. Je krijgt een maandoverzicht van de geregistreerde uren in pdf-formaat.

6.Sla het document op met de juiste naam (MLP_familienaam_voornaam op je pc.)

23/08/2018 36

7. Invoeren begeleidingsacties

Stap 1: Open via acrobat reader het document.

Stap 2: Klik op “alle functies inschakelen”

Stap 3: Klik op “invullen en ondertekenen”

Stap 4: Klik op Tekst invoegen

Ga onder de maandstaat staan en typ een duidelijk overzicht van de begeleidingsacties.

Je kan eventueel aangemaakte overzichten gemaakt in Word of Excel knippen en plakken.

Je mag het document ook uitprinten en handgeschreven invullen.

23/08/2018 37

7. Invoeren handtekening

Stap 1: Ga onder de begeleidingsacties staan en typ

“Voor akkoord” “datum”

“de organisator” en “de jongere”

23/08/2018 38

Stap 2: Klik op handtekening zetten

Stap 3: Klik op “nieuwe handtekeningrechthoek slepen”

Stap 4: Teken met de pijl een vierkant onder “de organisatie” en je krijgt volgend scherm.

23/08/2018 39

Stap 5: Klik op ondertekenen

Stap 6: Sla het bestand op met de correcte naam.

Stap 7: voer je pincode in.

23/08/2018 40

Jouw handtekening verschijnt met een certificaat.

Stap 8 : Handtekening leerling

-Meerderjarige leerlingen: zij kunnen dit document ondertekenen met hun eID via dezelfde

procedure zoals vanaf “punt 7: invoeren handtekening.”

-Minderjarige leerlingen: print het document af, laat de jongeren op papier tekenen en scan het

document in, onderteken het zelf op papier of elektronisch

Opgelet, wil jij toch elektronisch tekenen en de jongere kan dit niet dan is het belangrijk dat je de

jongere eerst op papier laat tekenen en dat jij vervolgens de scan ondertekent. Omgekeerd is niet

geldig omdat het achterliggende certificaat verloren gaat en de elektronische handtekening is dan

niet meer geldig.

Laad het ondertekende document daarna op in smartschool in de aan u toegewezen archiefruimte

onder de juiste maand

Je mag het document ook

-afdrukken

-manueel invullen

-ondertekenen

-inscannen

-opslaan onder de juiste benaming: MLP_familienaam_voornaam

-opladen in de juiste map van de archiefruimte

Indien het afdrukken van prestaties niet lukt, is het mogelijk dat Acrobat Reader niet of niet goed op

je PC geïnstalleerd is. Meer informatie vind je op de VDAB website op de Partnerpagina, bij Veel

gestelde technische vragen.

BIJLAGE 1

23/08/2018 41

Bijlage 1: beheer van huidige situatie (in- en uitschrijving als werkzoekende bij de VDAB)

omschrijving huidige situatie VDAB-code

categorie

werkzoekende

'Ik neem deel aan project Leren en Werken (Deeltijds onderwijs.; Leertijd;..)

11

“Werkende deeltijds lerende werkzoekende (proefproject Duaal Leren “schoolbank op de werkplek voltijds onderwijs)

91

Bij een werkervaring wordt deze situatie automatisch gewijzigd op basis van DIMONA-

gegevens: de categorie wordt 78 (‘ik ben niet meer werkzoekend (ben aan het werk).’)

Wanneer de werkervaring minder dan 4 weken duurt dan wordt de categorie werkzoekende

automatisch teruggezet op 11 (‘Ik neem deel aan het project Leren en Werken (Deeltijds

onderwijs, Leertijd,…)).

Duurt de werkervaring langer dan 4 weken en de jongere wordt opnieuw werkzoekend,

dan moet hij/zij zich opnieuw inschrijven.

BIJLAGE 2

30/06/2018 42

Bijlage 2: Overzicht Financieringsnummers

Lijn Project Leren en Werken 99HN100

Lijn Trajectbegeleiding 99HN100

Intensieve Begeleiding AL 99AN250

BIJLAGE 3

30/06/2018 43

Bijlage 3 : Handleiding schermafdruk begeleiding stappen naar werk

Open het dossier van de jongere.

Open het tabblad “begeleiding”, zorg ervoor dat de naam van de jongere en de lijnen

99AN250 zichtbaar zijn op het scherm.

Maak een schermafbeelding van het scherm.

Open een word document.

1. Klik in het word document op de locatie waar u de schermafbeelding wilt toevoegen.

2. In Excel, Outlook en Word: ga naar het tabblad Invoegen en klik in de groep

Illustraties op Schermafbeelding.

3. De galerie Beschikbare vensters wordt weergegeven en toont alle vensters die u

momenteel hebt geopend. Voer de volgende handeling uit:

o Als u een schermafbeelding van een heel venster in het document wilt

invoegen, klikt u op de miniatuurafbeelding van dat venster.

4. Controleer of het scherm leesbaar is, pas anders de grootte aan, sla het bestand op in

PDF onder de juiste benaming: MLPprintscreen_familienaam_voornaam

Laad deze schermafdruk op in de archiefruimte die u door het Departement Onderwijs

en Vorming toegewezen werd.