Handleiding - voiceking.be · • Kies nieuw paswoord. 3 ... • Druk op het gewenste kleur...

Handleiding

1

Index

Index ..................................................................................................................................................................................... 1

My VoiceKingdom login ................................................................................................................................................... 2

Naam van een extensie/telefoontoestel ...................................................................................................................... 3

Wachtmuziek ...................................................................................................................................................................... 4

Weekschema ...................................................................................................................................................................... 6

Failover ................................................................................................................................................................................. 8

Sneltoetsen of BLF (Busy Lamp Fields) .......................................................................................................................... 10

Gesprekken opnemen (recording) .............................................................................................................................. 12

Opgenomen gesprekken raadplegen ........................................................................................................................ 15

Persoonlijke boodschap inspreken ............................................................................................................................... 16

Verlof of vakantieperiode toevoegen ......................................................................................................................... 18

Alle aanpassingen doorvoeren ..................................................................................................................................... 20

2

My VoiceKingdom login

My VoiceKingdom is een website/platform waar het mogelijk is om uw telefooncentrale (PABX) online te

consulteren en/of aan te passen.

Link: www.myvoicekingdom.be

Uw login gegevens werden via email aangeleverd tijdens de initiële installatie van uw telefooncentrale-

oplossing. Deze email werd verstuurd vanuit het mailadres [email protected] met als titel “Your

VoiceKing account“ en bevat uw ‘username’ en ‘password’.

U kan uw wachtwoord steeds aanpassen of resetten via onderstaande stappen:

• Surf naar www.myvoicekingdom.be

• Klik op “Password forgotten?”

• Vul uw email-adres in

• U zal een email ontvangen met als onderwerp “VoiceKing reset password request”

• Klik op de link in de email

• Kies nieuw paswoord.

http://www.myvoicekingdom.be/

mailto:[email protected]

http://www.myvoicekingdom.be/

3

Naam van een extensie/telefoontoestel

Om de naam van een telefoontoestel aan te passen, volgt u onderstaande stappen:

• Open het menu “Extension” in de linker kolom

• Klik op de extensie die u wenst aan te passen

• Pas de naam aan in het veld “Display Name”

Display Name = naam die verschijnt op uw telefoontoestel

• Het is ook aangeraden om de naam van de extensie aan te passen, dewelke weergegeven wordt

op het platform.

Name = naam van de extensie op het platform

• Sla de aanpassingen op door op “Save” te klikken

• Vergeet de aanpassingen niet live te brengen. Indien u geen andere aanpassingen op het platform

wenst uit te voeren, volg de instructies op pagina 20 “Alle aanpassingen doorvoeren”.

4

Wachtmuziek

Om de standaard wachtmuziek van uw telefooncentrale te beluisteren, volgt u onderstaande stappen:

• Open het menu “Sounds”

• Klik op “Help/Explanation”

• Maak uw keuze uit de lijst om de standaard wachtmuziek te beluisteren

Om de wachtmuziek van uw telefooncentrale aan te passen, volgt u onderstaande stappen:

• Open het menu “API/vpbx Settings”

• Bij “Other VPBX Settings” kan u de gewenste wachtmuziek wijzigen.

5




6

Weekschema

Het weekschema laat u toe om op basis van datum, dag en/of tijdstip een ander telefonieschema te

volgen. Om een nieuw weekschema of bestaand weekschema van uw telefooncentrale aan te passen,

volgt u onderstaande stappen:

• Open het menu “Timecondition”

• Klik op het gewenste weekschema om aan te passen

• Voeg een nieuw weekschema toe door op “new Timecondition” te drukken

• Gebruik de verschillende kleuren om het weekschema in te delen

• Druk op het gewenste kleur bovenaan het weekschema

• Klik op de gewenste tijdsblok om kleur toe te kennen

Ieder uur is opgedeeld in 4x 15min. Klik op een dag of uur om de desbetreffende balkjes sneller in te

kleuren.

7

• Bij “Destinations” kan u per kleur het gewenste telefonieschema kiezen




8

Failover

Een failover is een automatisch backup systeem dat ervoor zorgt dat u toch bereikbaar blijft in het geval

van technische panne (bvb: bekabelingsprobleem, internet- of elektriciteitsuitval) en hierdoor de lokale

telefoontoestellen niet meer kunnen connecteren met de online telefooncentrale. In het merendeel van de

gevallen wordt in deze situaties de inkomende oproepen doorgeschakeld naar eeneen GSM nummer of

een technische voicemail.

Om de failover van uw telefooncentrale aan te passen, volgt u onderstaande stappen:

• Open het menu “Failover routing”

• Klik op de gewenste failover

• De extensies in de rechter kolom (available options), zijn de niet-gebruikte, beschikbare extensies.

De extensies in de linker kolom (selected options), zijn de extensies waarvan de telefooncentrale

continu controleert of de extensies online zijn. Indien geen énkele van deze extensies nog online is,

wordt het telefonieschema omgeleid naar de failover bestemming onderaan (failover destination).

U kan extensies naar de andere kolom verplaatsen door op de extensie te drukken.

In bovenstaand voorbeeld zal in geval van internet- of elektricitietspanne, waardoor de extensies in de linker

kolom niet meer online zijn, alle inkomende oproepen worden doorgeschakeld naar 0800/82027.

9




10

Sneltoetsen of BLF (Busy Lamp Fields)

Sneltoetsen of BLF (Busy Lamp Fields) zijn toetsen op een telefoontoestel waar een functie of speeddial naar

andere extensie achter schuilt. De Busy Lamp Field functionaliteit geeft adhv lamp-indicatie (rood/groen)

aan of deze functionaliteit aan- of uitgeschakeld is, of in het geval van speeddial naar een andere extensie

de bezet of niet-bezet status van die extensie aanduidt.

Ieder toestel heeft een maximum aantal sneltoetsen of BLF’s:

• Yealink T40: 3 sneltoetsen





• Extensie paneel: 40 sneltoetsen

Om de sneltoetsen van uw telefoontoestel aan te passen, volgt u onderstaande stappen:

• Open het menu “Provisioning”

• Klik op de gewenste gebruiker/telefoon

11

• Scrol naar beneden naar optie “Line keys”

o De knoppen komen overeen met de knoppen op uw telefoontoestel

o Het eerste invulveld is de tekst die ook zal verschijnen op uw telefoontoestel naast de knop.

o In het dropdownmenu kan u de functionaliteit of speeddial kiezen als bestemming voor de

knop. Via de keuze “unrestricted destination” kan u een extern telefoonnummer invullen als

sneltoets.




12

Gesprekken opnemen (recording)

Beschikbare opties om gesprekken op te nemen:

1. Alle inkomende oproepen van een specifieke telefoonnummer

2. Alle inkomende, uitgaande en/of interne oproepen van een specifieke extensie

3. Uw actief gesprek opnemen “on the spot”

1. Alle inkomende oproepen van een specifiek telefoonnummer opnemen:

• Open het menu “Inbound route”

• Selecteer het telefoonnummer waarvan u alle inkomende oproepen wenst op te nemen

• Navigeer naar “Advanced” opties

• Activeer de optie “Record calls”




13

2. Alle inkomende, uitgaande en/of interne oproepen van een specifieke extensie opnemen:

• Open het menu “extensie”

• Selecteer de gewenste extensie waarvan u alle oproepen wenst op te nemen

• Scrol naar “Options”

• Pas de optie “Record calls” aan naar de gewenste instelling

Incoming = enkel inkomende gesprekken naar de specifieke extensie worden opgenomen

Outgoing = enkel uitgaande gesprekken van de specifieke extensie worden opgenomen

All = zowel inkomende als uitgaande gesprekken van de specifieke extensie worden opgenomen




14

3. Uw actief gesprek opnemen “on the spot”

• Wanneer u aan het bellen bent, kan u steeds “on the spot” het gesprek beginnen opnemen. U doet

dit door volgende code in te geven tijdens het gesprek: #9

• Zodra u de code ingeeft, zal het gesprek worden opgenomen. Dit zal niet hoorbaar zijn voor de

persoon aan de andere zijde van het gesprek

Indien u wenst dat een “on the spot” opgenomen gesprek automatisch verstuurd wordt naar een email

adres, volgt u onderstaande stappen:

• Open het menu “extensie”

• Selecteer de gewenste extensie

• Scrol naar “Options”

• Vul het veld “Email Recording” in




15

Opgenomen gesprekken raadplegen

Indien u een opgenomen gesprek wenst te beluisteren, volgt u onderstaande stappen:

• Open het menu “Call Recordings”

• Kies de gewenste datum

• Klik op “Show Calls”

• U kan de opnames downloaden of online laten afspelen via het “PLAY” icoon.

16

Persoonlijke boodschap inspreken

Om een persoonlijke boodschap op te nemen, volgt u onderstaande stappen:

• Bel met één van uw telefoontoestellen naar het nummer 9000 (tem 9019)

• Geef code (record pincode) 1234 in

• Spreek uw boodschap in na de toon

• Open het menu ”Sounds”

• Ga naar de optie “Dynamic Recordings”

• Naast het gekozen nummer (9000 tem 9010) zal uw ingesproken boodschap verschijnen

• Geef een naam in voor uw ingesproken boodschap

• Voer een extensienummer in, het extensienummer is een intern nummer op uw telefooncentrale

• Vink “Add” aan

• Klik op “Opslaan”

17

• Navigeer naar menu “Manage Sounds”

• Klik op de naam van de opgeslagen persoonlijke boodschap

• Scrol naar de optie “Settings”

• Kies de gewenste bestemming van het gesprek, nadat deze persoonlijke boodschap wordt

afgespeeld. U kan ervoor kiezen om het gesprek daarna door te verbinden naar een andere

bestemming (forward destination), ofwel het gesprek te laten beëindigen (terminate call: hangup).




18

Verlof of vakantieperiode toevoegen

Om een verlof of vakantieperiode met tijdelijke doorschakeling van het telefonieschema aan te maken,

volgt u onderstaande stappen:

• Navigeer naar menu “Timecondition”

• Kies het gewenste weekschema dat u wenst aan te vullen met een verlof of vakantieperiode

• Scrol naar de optie “Add Holiday”

• Geef de gewenste data in

• Kies bij “Destination” de tijdelijke bestemming van het telefonieschema. U kan bijvoorbeeld opteren

om tijdens de verlof of vakantieperiode tijdelijk door te schakelen naar een bepaalde

extensie/binnenpost, ofwel naar een extern telefoonnummer (unrestricted destination), ofwel naar

een persoonlijke ingesproken boodschap (cfr. pagina 16 “Persoonlijke boodschap inspreken”).

19




20

Alle aanpassingen doorvoeren

Wanneer je wijzigingen op het platform opslaat via de “Save” knop, worden deze wijzigingen opgeslagen

in het geheugen, maar nog niet live/actief gezet. Indien je dus meerdere aanpassingen wenst uit te voeren

op het platform, kan u deze eerst allemaal uitvoeren en daarna pas alle aanpassingen in één beweging

live brengen/activeren. Om alle aanpassingen te activeren, volgt u onderstaande stappen:

• Klik op de rode knop bovenaan “There is X unapplied change!”

• Het systeem zal automatisch aanvinken waar tijdelijke aanpassingen werden opgeslagen

• Klik op de knop “Apply selected elements”

Handleiding - voiceking.be · • Kies nieuw paswoord. 3 ... • Druk op het gewenste kleur...

Documents

Transcript of Handleiding - voiceking.be · • Kies nieuw paswoord. 3 ... • Druk op het gewenste kleur...