handleiding HF Promovendus - Vrije Universiteit …...Daarnaast zorgt een functioneel beheerder van...

14
PROMOTIEVOLGSYSTEEM HORA FINITA HANDLEIDING PROMOVENDUS

Transcript of handleiding HF Promovendus - Vrije Universiteit …...Daarnaast zorgt een functioneel beheerder van...

PROMOTIEVOLGSYSTEEM

HORA FINITA

HANDLEIDINGPROMOVENDUS

HANDLEIDING PROMOVENDUS

2 VU | HANDLEIDING HORA FINITA | VERSIE JUNI 2018

Vrije Universiteit Amsterdam Bureau Pedel Handleiding Hora Finita t.b.v. promovendi Versie hfpmv62018nl

INHOUD

INLEIDING ................................................................................................................3 ORGANISATIE .......................................................................................................3

Beheer .............................................................................................................3 Traject .............................................................................................................4

PROCESSEN EN PROCEDURES PROMOTIES ............................................................4 Toelating .........................................................................................................4 Verdediging .....................................................................................................5

HORA FINITA: ALGEMEEN .....................................................................................7 Gegevens opslaan ............................................................................................7 Teruggaan naar vorige pagina .........................................................................7 Verplichte velden .............................................................................................7 Wie werkt er met Hora Finita? .........................................................................7 Inloggen ..........................................................................................................7 Afwijzing .........................................................................................................7 Hulp ................................................................................................................7

WAT ZIE IK ALS IK OPSTART ALS PROMOVENDUS? .................................................8 Menuopties .....................................................................................................8 Belangrijke menuopties ...................................................................................8

HANDLEIDING PROMOVENDUS ...............................................................................9 TOELATING / REGISTRATIE ..........................................................................................9 TRAJECT ............................................................................................................... 10

Planning promotieactiviteiten promovendus .................................................. 10 Planning (voortgangs-)gesprekken ................................................................. 10 Registratie Cursussen en Onderwijsactiviteiten ............................................... 11 Nieuwe activiteit ............................................................................................ 11

VERDEDIGING ........................................................................................................ 12 Uploaden Manuscript en promotieaanvraag indienen .................................... 12 Plechtigheid ................................................................................................... 13 Titelblad ........................................................................................................ 13

HANDLEIDING PROMOVENDUS

3 VU | HANDLEIDING HORA FINITA | VERSIE JUNI 2018

school(s) en/of bij het secretariaat van het faculteitsbestuur. Wij noemen hen key users. De key users hebben inzicht in alle promotieregistraties en -trajecten van de faculteit. Centraal beheer Naast het facultaire beheer wordt er ook centraal beheer uitgevoerd. Deze bestaat uit twee delen, namelijk het beheer aan de kant van Bureau Pedel met haar eigen key user en het beheer vanuit IT die er voor zorgt dat Hora Finita blijft werken. Bureau Pedel zorgt voor het centrale beheer rondom het promotieproces (incl. uitvoering/controle van bijbehorend promotiereglement) en het gebruik van Hora Finita. Barbara Zegveld is het aanspreekpunt voor het promotieproces en Ellis Verkerk is aanspreekpunt voor alle facultaire key users. Indien er een nieuwe key user op de faculteit komt zorgt Bureau Pedel, op aangeven van de faculteit, voor een on-boarding t.a.v. Hora Finita. Daarnaast zorgt een functioneel beheerder van IT ervoor dat het systeem blijft werken en dat benodigde wijzigingen worden uitgevoerd, alsmede het implementeren van nieuwe versies in de tijd. De contacten met de leverancier van Hora Finita horen bij het takenpakket. Key user overleg Er vindt regelmatig (minimaal driemaal per jaar) key user overleg plaats. In dit key user overleg zijn van alle partijen vertegenwoordigingen aanwezig. Voor de faculteiten zullen dit voornamelijk de key users zijn (met een bepaald maximum), vanuit Bestuurszaken zijn dit de senior beleidsmedewerker onderzoek en Bureau Pedel. Het overleg wordt gecomplementeerd door functioneel beheer IT van Hora Finita.

INLEIDING Hora Finita is het promotievolgsysteem van de Vrije Universiteit. Het volgen van het promotieproces in Hora Finita richt zich op de stappen Toelating, Traject en Verdediging.

De stap Match bestaat uit het matchen van het beschikbare promotietraject, een 1e promotor en een kandidaat promovendus. Deze stap valt buiten Hora Finita en is dus ook niet beschreven in de handleiding. ORGANISATIE Facultaire organisatie en besturing De betrokken personen bij het promotieproces bestaan uit drie grote groepen:

1. Alle promovendi 2. Alle personen die potentieel direct betrokken zijn bij een

promotietraject, zoals (bijz) hoogleraren, Universitair Hoofd Docenten en Universitair Docenten

3. Alle personen vanuit een organisatieperspectief Beheer Facultair beheer Elke faculteit heeft één of meerdere personen die voor de faculteit het aanspreekpunt zijn voor het promotieproces en Hora Finita. Dit zijn personen die veelal het gehele promotieproces volgen. Deze personen bevinden zich in de organisatie bij de betrokken graduate

HANDLEIDING PROMOVENDUS

4 VU | HANDLEIDING HORA FINITA | VERSIE JUNI 2018

PROCESSEN EN PROCEDURES PROMOTIES Het facultaire proces volgt te allen tijde het promotiereglement. Het meest recente promotiereglement is te downloaden op de website van de VU. Het volgen van het promotieproces in Hora Finita richt zich op de stappen Toelating, Traject en Verdediging. Toelating Deze stap bestaat uit de daadwerkelijke toelating van de kandidaat promovendus tot het promotietraject en de start als promovendus. De stap Toelating bestaat in Hora Finita uit twee delen. Het eerste deel bestaat uit het registreren van de (definitieve) toelating. De definitieve toelating bestaat uit een set van gegevens, zoals de persoonsgegevens van de promovendus, de faculteitsgegevens, de vooropleiding, het onderzoek, de begeleiding, het Opleidings- & Begeleidingsplan (OBP)/Training & Supervision Plan (TSP) en de financiële afspraken. Tijdens de registratie van de gegevens in het digitale toelatingsformulier wordt de gebruiker geholpen met al bekende informatie in andere bronnen, zoals het personeelssysteem. Daarnaast wordt een deel handmatig ingevoerd of wordt er gebruik gemaakt van diverse hulpmiddelen (lijsten/vinkjes/radiobutton/etc..) en natuurlijk het toevoegen van de benodigde bijlagen (diverse formaten worden ondersteund). Het registreren van het digitale toelatingsformulier kan door twee actoren worden afgehandeld, namelijk de key user van de faculteit en de kandidaat promovendus. Er zijn twee varianten mogelijk:

• Key user verzorgt de gehele registratie op basis van de doorgegeven gegevens over de promovendus en het promotietraject.

• Key user verzorgt een minimale registratie en vraagt de promovendus om aanvullende gegevens aan te leveren.

De functionaliteit ondersteunt het uitvragen van aanvullende gegevens en het aanleveren van deze aanvullende gegevens. Deze stap kan meerdere malen doorlopen worden, net zolang totdat de gegevens compleet zijn. Nadat de gegevens compleet zijn, start de key user het tweede deel op. Het tweede deel bestaat uit het ophalen van diverse akkoorden bij verschillende actoren. De laatste actor die akkoord moet geven is de Rector. Hij zal formeel het promotiebesluit nemen en de betrokken personen worden ingelicht dat het promotiebesluit is genomen. De registratie wordt automatisch omgezet naar een promotietraject na het promotiebesluit. Traject Deze stap bestaat uit het promotietraject binnen de faculteit met de volgende onderdelen: onderzoek doen, het volgen van onderwijs en het geven van onderwijs. Dit gebeurt a.d.h.v. van het Training & Supervision Plan (TSP)/Opleidings- & Begeleidingsplan (OBP). Eventuele wijzigingen in het promotiedossier zijn mogelijk. De promovendus is, indien van toeapssing, verplicht in Hora Finita zijn onderwijsactiviteiten te registreren, uiteindelijk de promotie aan te vragen en het titelblad van zijn proefschrift in te dienen ter goedkeuring door de rector. Voor alle overige activiteiten biedt Hora Finita de promovendus een tool c.q. hulpmiddel om bijvoorbeeld zijn planning, beslisdocumenten en voortgangsgesprekken te registreren in Hora Finita. Planning De planning van het promotietraject kan m.b.v. de planningsfunctionaliteit worden geregistreerd, gewijzigd en natuurlijk verwijderd. Een aantal verplichte ‘milestones’ worden op basis van streefdatum automatisch ingepland.

HANDLEIDING PROMOVENDUS

5 VU | HANDLEIDING HORA FINITA | VERSIE JUNI 2018

De planning is alleen inzichtelijk voor de promovendus en helpt hem/haar met het gelijkmatig verdelen van de werklast. Onderwijsactiviteiten De te volgen onderwijsactiviteiten (cursussen / trainingen / congressen / overige) worden per stuk geregistreerd, gewijzigd en verwijderd in de ‘portofolio’ functionaliteit. Naast de titel en omschrijving van het desbetreffende congres of de cursus wordt er ook een datum/periode geregistreerd. Nadat het congres of de cursus is bijgewoond/gevolgd, levert de promovendus een bewijs van deelname/certificaat of ander bewijsstuk aan als upload van een bestand. Het registreren van vrijstellingen voor een bepaald aantal ECTS is mogelijk. Gedurende de vier jaar kan er per congres/cursus een goedkeuring worden gegeven. Dit kan de promotor, de Graduate School of een key user doen. De finale goedkeuring voor de 30 ECTS wordt in de stap verdediging gegeven. Voortgangsgesprekken De voortgangsgesprekken (conform facultair beleid of zelf te bepalen) kunnen worden geregistreerd door de promovendus. Per gesprek wordt geregistreerd wanneer deze plaats zou moeten vinden. Een maand voorafgaand wordt de promovendus herinnerd om het gesprek in te plannen met de betrokkenen. Als voorbereiding is het mogelijk om documenten te delen. Als resultaat van het gesprek kan er een gespreksverslag worden toegevoegd of kan het gesprek als gevoerd aangewezen worden. Deze functionaliteit is goed te gebruiken voor de ‘formele gesprekken’ die vaak op het moment van de eerste 6 maanden of bij 9/10 maanden plaatsvindt in de vorm van een Go/No Go gesprek. Wijzigingen op het promotiedossier Naast het registreren zijn er ook wijzigingen mogelijk op het promotiedossier.

De wijziging op de samenstelling van promotoren wordt, na aangeven van de voorzitter promotiecommissie (vaak decaan), gewijzigd in Hora Finita door de key user op het bestuurssecretariaat van de faculteit. Een bevestiging volgt naar de betrokken partijen. Verdediging Deze stap bestaat uit de uiteindelijke verdediging van een proefschrift door de promovendus en het behalen van zijn graad. De verdediging bestaat uit veel stappen waar veel actoren betrokken zijn. Het eerste deel bestaat uit de promotieaanvraag, de beoordelingen van het manuscript en de goedkeuring voor toelating verdediging. De deelstappen zijn als volgt: Promotieaanvraag

1. Aanvraag van de promotie door de promovendus. De promovendus uploadt zijn manuscript en vult de titel van zijn manuscript in.

2. Goedkeuring van het manuscript en aanvraag door de eerste promotor.

3. Voorstel indienen voor de samenstelling van de leden van de promotiecommissie ter beoordeling van het manuscript door promotor. De promotor heeft vooraf de leden al ‘informeel’ benaderd en gevraagd of zij willen plaatsnemen in de promotiecommissie.

4. Goedkeuring van de samenstelling van de promotiecommissie door de decaan (of gedelegeerde). Hiermee wordt ook de uitnodiging naar alle promotiecommissieleden verstuurd voor het beoordelen van het manuscript.

5. Het opstellen (genereren) van een certificaat voor het behalen van de verplichte 30 studiepunten door de betrokken Graduate School.

6. Het beoordelen van het manuscript door de promotiecommissieleden binnen 30 dagen.

HANDLEIDING PROMOVENDUS

6 VU | HANDLEIDING HORA FINITA | VERSIE JUNI 2018

7. Beredeneerd samenvattend oordeel opstellen over beoordeling manuscript aan de decaan door de voorzitter van de promotiecommissie.

8. Goedkeuring van het oordeel en daarmee toelating tot de verdediging door de decaan.

Noot: Afwijkingen op dit standaard proces: mogelijkheid om beoordelingsdatum manuscript aan te passen voor extra periode van 30 dagen. Daarnaast wordt in het geval van CUM LAUDE (door promotor of promotiecommissieleden aangegeven) ook functioneel ondersteund. Voorbereidingen plechtigheid Het tweede deel bestaat uit het voorbereiden van de plechtigheid. De stappen zijn als volgt:

1. Inplannen van twee concept data (in promotieagenda) voor de plechtigheid door de promovendus i.s.m. Bureau Pedel.

2. Bevestigen van de definitieve datum (in promotieagenda) voor de plechtigheid door de promovendus i.s.m. Bureau Pedel.

3. Verwerken van definitieve datum in Hora Finita door Bureau Pedel om de bevestiging naar alle betrokken en instructies aan de promovendus te laten versturen.

4. Aanleveren van titelblad aan Bureau Pedel en het kiezen van een graad (doctor / doctor of philosophy) door de promovendus.

5. Goedkeuring van het titelblad door Bureau Pedel, namens de rector.

6. Bureau Pedel registreert de ontvangen proefschriften (boekjes). Plechtigheid Het derde deel bestaat uit de plechtigheid zelf. De stappen zijn als volgt:

1. Voorstellen van de samenstelling van de promotiecommissie (opponenten) voor de plechtigheid door de promotor.

2. Goedkeuring van de samenstelling van de promotiecommissie (opponenten) voor de plechtigheid door de decaan (of gedelegeerde). Hiermee wordt ook de uitnodiging naar alle

promotiecommissieleden verstuurd met daarin gegeven rondom de plechtigheid.

3. Afdrukken van de Bul voor de plechtigheid door Bureau Pedel. 4. Traject wordt omgezet naar ‘gepromoveerd’ in Hora Finita door

Bureau Pedel.

HANDLEIDING PROMOVENDUS

7 VU | HANDLEIDING HORA FINITA | VERSIE JUNI 2018

HORA FINITA: ALGEMEEN Gegevens opslaan Alle data moet worden opgeslagen alvorens af te sluiten of een andere actie uit te voeren. Klikt u op de knop met de enkele pijl, dan keert u terug naar de vorige pagina. Klikt u op de knop met de dubbele pijl, dan blijft u op dezelfde pagina. Teruggaan naar vorige pagina

Het is geen enkel probleem om de knop te gebruiken, of de knop

in de internetbrowser. Echter, voordat u deze knoppen gebruikt, is het belangrijk eerst alle informatie en ingevoerde gegevens op te slaan. Verplichte velden Velden met een * zijn verplichte velden en moeten dus worden ingevuld. Wie werkt er met Hora Finita? Er zijn twee type gebruikers, namelijk:

1. Die een actie moet uitvoeren 2. Die het dossier (HF) wil inzien

Hora Finita is zo opgezet dat als iemand een actie moet uitvoeren, deze een melding ontvangt (e-mail) met daarin de vraag om een bepaalde actie uit te voeren. In dezelfde e-mail wordt een link vermeld waarmee de gebruiker de actie kan uitvoeren. Daarnaast zijn er gebruikers die een account krijgen om inzicht te krijgen in het promotietraject. Deze gebruikers zijn van tevoren bekend en zullen deels geautomatiseerd en deels handmatig toegang krijgen tot het promotietraject. Het eerste deel van de gebruikers wordt gelinkt aan een promotietraject en vanuit die link krijgt men (vanuit zijn/haar rol) inzicht in het promotietraject. Voorbeeld is de promotor die inzicht krijgt in de promotietrajecten van de door hem begeleide promovendi.

Het tweede deel van de gebruikers zijn de ‘algemene’ gebruikers die voor een faculteit/afdeling/graduate school/onderzoeksinstituut werken. Deze zullen handmatig worden aangemaakt en krijgen daarmee rechten om de relevante promotietrajecten in te zien. Inloggen Ga naar: https://horafinita.vu.nl . Log in met VU-net ID en wachtwoord. Anderen: inlognaam & wachtwoord (wordt verstuurd na promotiebesluit)

Afwijzing In alle processen binnen de toelating, het promotietraject en de verdediging zitten goedkeuringsmomenten. Indien alles soepel verloopt, vindt het proces doorgang. Indien een actor in het proces een verzoek afwijst, dan wordt het proces tijdelijk gestaakt, wordt de key user automatisch per e-mail geïnformeerd en onderneemt deze verder de benodigde actie om het proces weer op gang te brengen. Hulp Ga naar: vu.nl/horafinita voor: 1. Q&A 2. Contactpersoon van jouw faculteit

HANDLEIDING PROMOVENDUS

8 VU | HANDLEIDING HORA FINITA | VERSIE JUNI 2018

WAT ZIE IK ALS IK OPSTART ALS PROMOVENDUS? Eenmaal ingelogd als promovendus, wordt opgestart met uw dashboard. In één oogopslag ziet u een overzicht van uwpromotietraject.

Menuopties De menuopties boven de streep, bevatten submenuopties onder de streep. In het voorbeeld hiernaast ziet u onder de geselecteerde menu-optie ‘Start’ de submenuopties Start; Mijn gegevens; Belofte; Projectbeschrijving; Voortgangsgesprekken; Beslisdocument; Print voortgangsdossier. Belangrijke menuopties Het dashboard in Hora Finita fungeert als hulpmiddel tijdens het onderzoekstraject om de voortgang en planning te bewaken. Een aantal onderdelen binnen het traject is verplicht in het dashboard van Hora Finita te registreren/uit te voeren:

• registreren van opleidingsactiviteiten (Portfolio) • promotieaanvraag indienen (Promotieaanvraag) • titelblad van het proefschrift uploaden en laten goedkeuren

(Promotieaanvraag > Titelblad) Overige functies zijn facultatief.

HANDLEIDING PROMOVENDUS

9 VU | HANDLEIDING HORA FINITA | VERSIE JUNI 2018

HANDLEIDING PROMOVENDUS Toelating / Registratie Na de ‘Match stap’ (die niet door Hora Finita wordt ondersteund), start het faculteitssecretariaat of de Graduate School de promotietrajectregistratie op en laat eventueel door de kandidaat-promovendus ontbrekende gegevens aanvullen. De kandidaat-promovendus ontvangt hiertoe een e-mailbericht met daarin een link. Deze link leidt naar het digitale registratieformulier waar de promovendus zijn gegevens en documenten kan aanvullen en uploaden. Indien de reeds ingevulde gegevens naar uw mening niet juist zijn, neemt u dan contact op met het faculteitssecretariaat of de Graduate School (afhankelijk van de afzender van de e-mail met het verzoek). Velden met een * zijn verplicht. Het is niet mogelijk deze velden over te slaan en de registratie toch in te dienen. Als de kandidaat-promovendus van mening is dat zijn registratie-

verzoek volledig is, dan dient hij deze in via de knop . Daarna start de Graduate School de zogenoemde goedkeuringstrein; er zal een aantal actoren goedkeuring moeten verlenen voordat de registratie wordt omgezet in een traject. Zodra alle benodigde goedkeuringen zijn ontvangen, inclusief de goedkeuring van de Rector, dan wordt het Promotiebesluit per e-mail verstuurd aan o.a. de (co)promotoren en de promovendus. De promovendus ontvangt tevens een mail met inloggegevens om zijn traject tijdens de loopperiode van het onderzoek bij te werken op bijvoorbeeld het gebied van onderwijsactiviteiten en (voortgangs-)gesprekken met de begeleiders.

HANDLEIDING PROMOVENDUS

10 VU | HANDLEIDING HORA FINITA | VERSIE JUNI 2018

Traject Tijdens het (vierjarig) promotietraject wordt een aantal activiteiten in Hora Finita geregistreerd en georganiseerd. Planning van alle promotieactiviteiten voor de promovendus (optioneel) Planning van (voortgangs-)gesprekken (optioneel) Registratie Cursussen en Onderwijsactiviteiten(verplicht)

Planning promotieactiviteiten promovendus De promovendus kan al zijn/haar promotieactiviteiten in een planning zetten. De functionaliteit van Hora Finita zorgt ervoor dat er een zogenaamde ‘Gantt Chart’ gemaakt wordt. Dit geeft de promovendus grafisch inzicht in de totale werklast verspreid over de gehele promotieperiode. De promotor heeft inzicht in deze planning, maar heeft in de registratie geen actieve rol.

Planning (voortgangs-)gesprekken Indien van toepassing is het mogelijk om verschillende varianten van voortgangsgesprekken te registeren. Dit kan enerzijds een stop/go gesprek zijn en anderzijds een periodiek voortgangsoverleg, bijvoorbeeld elke 6 maanden, met de promovendus. De verschillende moment van deze gesprekken kunnen vooraf worden geregistreerd, waardoor er, een maand vooraf, een reminder wordt verstuurd naar de promovendus om het gesprek in te gaan plannen met de promotor en/of eventuele andere betrokken personen. Het is mogelijk om het gesprek via Hora Finita voor te bereiden door documenten toe te voegen. Deze zijn inzichtelijk voor de betrokken personen. Daarnaast het is mogelijk om een voortgangsgesprek als ‘plaatsgevonden’ te markeren of een gesprekverslag toe te voegen. Het gebruik van deze module is optioneel en kan door een faculteit ‘verplicht’ worden gebruikt conform facultair beleid.

HANDLEIDING PROMOVENDUS

11 VU | HANDLEIDING HORA FINITA | VERSIE JUNI 2018

Registratie Cursussen en Onderwijsactiviteiten Alle door en voor de promovendus ingevoerde onderwijsactiviteiten (cursussen, seminars, opleidingen etc.) zijn voor de promovendus inzichtelijk. Log in en klik in de menuoptie ‘Portfolio’. Een overzicht van alle activiteiten wordt zichtbaar. In de rechterkolom is zichtbaar of de activiteit is geaccordeerd door de promotor of de Graduate School (ja / nee). De promotor ontvangt automatisch en met regelmaat een e-mail met vermelding dat er door of voor ‘zijn’ promovendi activiteiten zijn ingevoerd. Nieuwe activiteit

Door op de knop te drukken, rechts onderin het scherm, kunt u een nieuwe activiteit invoeren. De activiteit is te selecteren uit een catalogus. De naam van de activiteit wordt voorafgegaan door de afkorting van de faculteit; ACTA; Beta; FGB; FGW; FSW; GNK; RCH; SBE; THE. Een aantal activiteiten heeft een door de faculteit vastgesteld aantal EC. Andere activiteiten zijn vrij in te vullen. Het is ook mogelijk om een gehele vrijstelling te registreren alsmede een gedeeltelijke vrijstelling. Hiervoor kunnen de met de naam: ‘gehele vrijstelling’ en ‘gedeeltelijke vrijstelling’ gebruikt worden.

HANDLEIDING PROMOVENDUS

12 VU | HANDLEIDING HORA FINITA | VERSIE JUNI 2018

Verdediging Uploaden Manuscript en promotieaanvraag indienen Op het moment dat het benodigd aantal EC is behaald en de promovendus en de promotor(en) het erover eens zijn dat het traject kan worden afgerond (en dat het proefschrift kan worden beoordeeld), neemt de promovendus het initiatief door in Hora Finita zijn manuscript te uploaden en de promotieaanvraag in te dienen. Log in en kies in de menuopties voor ‘Promotieaanvraag’. In het scherm vermeldt u de (definitieve) titel en eventuele subtitel van

het manuscript en via de knop kunt u

het manuscript uploaden. Door op de knop te drukken, dient u uw verzoek in bij de promotor(en). Vervolgens ontvangt de promotor(en) een e-mail dat het manuscript klaarstaat ter beoordeling. Zodra alle (co)promotoren het manuscript hebben goedgekeurd, ontvangen zij, de Graduate School en de promovendus een e-mail waarin dit bevestigd wordt. Nu kan de promotor de promotiecommissie (ter beoordeling van het manuscript) gaan samenstellen.

HANDLEIDING PROMOVENDUS

13 VU | HANDLEIDING HORA FINITA | VERSIE JUNI 2018

Plechtigheid Zodra de promotiecommissie het manuscript positief heeft beoordeeld en ook de decaan de promovendus toelaat tot de verdediging van zijn manuscript, ontvangt de promovendus een e-mailbericht waarin dit wordt bevestigd. De promovendus kan contact opnemen met Bureau Pedel om een datum voor de verdediging te plannen. Eerder dan dat het manuscript is goedgekeurd en de decaan de promovendus tot de verdediging heeft toegelaten, kan er geen datum gepland worden. Het plannen van de promotiedatum is geen onderdeel van Hora Finita. Zodra de datum definitief is ingepland, ontvangt de promovendus een e-mail met verdere instructies om de promotieplechtigheid vorm te geven. De te ondernemen activiteiten zijn tevens geen onderdeel van Hora Finita met één uitzondering; het titelblad van het proefschrift. Titelblad Voordat het proefschrift wordt gedrukt, behoeft de titelpagina de goedkeuring van de rector magnificus. Daartoe moet u de proefdruk van de titelpagina binnen 7 dagen na bevestiging van de promotiedatum bij Bureau Pedel inleveren. Klik in menuoptie op ‘Promotieaanvraag’ en vervolgens voor de submenuoptie ‘Titelblad’. De titelpagina moet worden opgemaakt overeenkomstig het bijgeleverde voorbeeld. Let daarbij vooral op de hoofdletters, leestekens, enzovoorts. Op de achterzijde van de titelpagina moet u de promotor(en) en de eventuele copromotor(en) vermelden. Er mag niets anders dan de voorgeschreven tekst op deze pagina staan. Zie ook het Promotiereglement artikel 23 en uitvoeringsbesluit 20. Indien u het proefschrift laat drukken zonder dat aan de bovenstaande voorwaarden is voldaan, gebeurt dit voor eigen risico.

HANDLEIDING PROMOVENDUS

14 VU | HANDLEIDING HORA FINITA | VERSIE JUNI 2018

Via de knop kunt u de door u

opgestelde titelpagina uploaden en via de knop kunt u uw titelblad via Bureau Pedel ter goedkeuring voorleggen aan de Rector. Indien het titelblad niet is goedgekeurd, ontvangt u hierover een e-mailbericht, inclusief het verzoek en omschrijving tot aanpassing. Vervolgens kunt op dezelfde wijze als hiervoor uw titelblad opnieuw indienen. Indien het titelblad is goedgekeurd, ontvangt u hierover een e-mailbericht en vervolgens kunt u het titelblad opnemen in het te drukken proefschrift.