Handleiding Expert/M Plus · Inhoud iii Français 26 Nederlands 27 Datum 28 Ingave datum 28...

Handleiding Expert/M Plus

ii

Inhoud

1. Welkom bij Expert/M Plus _____________________________________________________________________ 1

2. Werken met Expert/M Plus_____________________________________________________________________ 2 Expert/M Plus opstarten 2 Algemene gebruiksregels 3

Algemene gebruiksregels 3 Controle vrije nummers klanten / leveranciers 4 Controle nummers aankopen / verkopen / diversen / financieel 5 Overzicht documenten 6

Functietoetsen 7 Sneltoetsen 8

Algemene sneltoetsen 8 Sneltoetsen in Grids 8 Sneltoetsen in Datumvelden 9 Sneltoetsen in Kettingen 9

Knoppenbalk 10 Statusbalk 11 Creatie van een nieuw dossier 12

Creatie van een nieuw dossier 12 Creatie van een dossier volgens Expert/m for Windows 13

Werkwijze 13 Creatie van een dossier volgens Accoms Windows 14 Creatie van een dossier volgens Expert/m Classic 15

Export 15 Werkwijze 15

Creatie van een dossier volgens Accoms dos 17 Creatie van een dossier volgens blanco dossier 18

Lay-outs 19 Soorten velden 19

1/ Tekstvelden, onderverdeeld in 3 types: 19 2/ Rechthoeken 19

Secties 19 Afmetingen en posities 20 Een veld toevoegen 20 Velden selecteren 20 Een veld verwijderen 20 Positie wijzigen 21 Afmetingen van velden wijzigen 21 Afmetingen van secties wijzigen 21 Teksteigenschappen 21 Omschrijvingen 21 Afdrukvoorbeeld 21 Controles 21 Bewaren 21 Ongedaan maken 21

Lijsten 22 Standaardvelden 22

3. Bestand ___________________________________________________________________________________ 23 Overzicht dossiers 23 Gebruikerstaal 24

Deutsch 24 English 25

Inhoud

iii

Français 26 Nederlands 27

Datum 28 Ingave datum 28

Gebruiker 29 Gebruikersgegevens 29 Gebruikersmenu 30

Dossier doorsturen 31 Configuratie SQL Server eigenschappen 32

Aandachtspunten 32 Upgraden van meerdere dossiers 33 Detachen van dossiers 34 Instellen van Shrink-frequentie 35 Afsluiten 36

4. Ingave ____________________________________________________________________________________ 37 Globaal 37

Balanstitels 37 Koersen 38 BTW-tarieven 39 Relaties EDIVAT 40 Relaties BELCOTAX 42

Basisgegevens 43 Dossier 43 Klantengroepen 44 Klanten 45 Leveranciersgroepen 48 Leveranciers 49 Grootboekrekeningen 52 Kopiëren standaard boekhoudplan 55 Verwijderen grootboekrekeningen 56 Balanstitels 57 Alternatieve balanstitels 58 Aankoopdagboeken 59 Verkoopdagboeken 62 Financiële dagboeken 64 Diversendagboeken 67 Landen 70 Munten 71 Koersen 72 Tekstblokken 73

Afschrijvingen 74 Afschrijvingsgroepen 74 Afschrijvingselementen 75

Buiten gebruik stellen of verwijderen van afschrijvingselementen 77 Annuleren buiten gebruik stellen 78

Afschrijvingsjaren 79 Boeken afschrijvingen 80

Analytisch 81 Rekeningen Niveau 1 81 Rekeningen Niveau 2 82 Rekeningen Niveau 3 83 Rekeningen Niveau 4 84 Rekeningen Niveau 5 85 Verdeelsleutels 86 Verdeelsleutels grootboekrekeningen 87

Beginsituatie 88


iv

Beginsituatie klanten 88 Beginsituatie leveranciers 89 Correcties omzet klanten 90 Correcties omzet leveranciers 91

5. Consultatie ________________________________________________________________________________ 92 Historieken 92

Grootboekrekeningen 92 Werkwijze 92

Grootboekrekeningen - Uitgebreid 93 Werkwijze 93

Klanten 94 Werkwijze 94

Klanten - Uitgebreid 95 Werkwijze 95

Leveranciers 96 Werkwijze 96

Leveranciers - Uitgebreid 97 Werkwijze 97

Grootboekrekeningen-Alternatief nummer 98 Documenten 99

Klanten 99 Werkwijze 99

Leveranciers 100 Werkwijze 100

Overzicht 101 Gegevens grootboekrekening 101 Gegevens klant 102 Gegevens leverancier 103

Expert/m for Windows 104 Historieken grootboekrekeningen 104 Documenten klanten 105 Documenten leveranciers 106

Expert/m Classic 107 Historieken grootboekrekeningen 107

Export 107 Werkwijze 107

Documenten klanten 108 Export 108 Werkwijze 108

Documenten leveranciers 109 Export 109 Werkwijze 109

6. Dagboeken _______________________________________________________________________________ 110 Aankopen 110

Ingave aankopen 110 Afsluiten document 111

Afdruk aankoopdagboek 112 Centraliseren aankopen 113 Afdruk aankoopdagboek analytisch 114

Verkopen 115 Ingave verkopen 115

Afsluiten document 116 Afdruk verkoopdagboek 117 Centraliseren verkopen 118

Inhoud

v

Afdruk verkoopdagboek analytisch 119 Financieel 120

Ingave financieel 120 Bank- en postrekening en kasdagboek 120 Boeken van uittreksellijnen 120 Klant 120 Leverancier 121 Grootboekrekening 122 Bankkosten met BTW 122 Dagontvangsten 122 Einde uittreksel 123

Afdruk financieel dagboek 124 Centraliseren financieel 125 Afdruk financieel dagboek analytisch 126

Diversen 127 Ingave diversen 127

Diversendagboek 'Beginbalans' 127 Diversendagboek 'Standaard' 127 Intikken van boekingslijnen 127 Klant 128 Leverancier 129 Grootboekrekening 129 Einde boekhoudstuk 129

Afdruk diversendagboek 130 Centraliseren diversen 131 Afdruk diversendagboek analytisch 132 Ingave analytische diversen 133 Afdruk analytische diversen 134 Centraliseren analytische diversen 135 Verwijderen analytische diversen 136 Overname beginbalans 137

Werkwijze 137 Verwerking kla/lev met negatief saldo 138

Afpunten 139 Afpunten klanten 139

Werkwijze manuele afpunting 139 Werkwijze automatische afpunting 139

Afpunten leveranciers 141 Werkwijze manuele afpunting 141 Werkwijze automatische afpunting 141

Afpunten grootboekrekeningen 143 Werkwijze 143

Annulatie afpuntingen grootboekrekeningen 144 Werkwijze 144

Elektronisch bankieren 145 Binnenlandse elektronische betalingen selecteren 145 Binnenlands betalingsbestand aanmaken 146 Buitenlandse elektronische betalingen selecteren 147 Buitenlands betalingsbestand aanmaken 148

Controles 149 Controle financieel saldo 149

Overzicht documenten 150 Verwijderen documenten 151

Verwijderen aankopen 151 Verwijderen verkopen 152 Verwijderen financieel 153 Verwijderen diversen 154

Centralisatiedagboek 155


vi

Aandachtspunten 155 Actualiseren saldi grootboekrekeningen 156

7. Afdruk ___________________________________________________________________________________ 157 Balansen 157

Proefbalans grootboekrekeningen 157 Saldibalans grootboekrekeningen 158 Saldibalans inclusief vorig boekjaar 159 Saldibalans 5 boekjaren 160 Saldibalans grootboekrekeningen omgerekend in vreemde valuta 161 Saldibalans uitgebreid grootboekrekeningen 162 Samengevatte resultatenrekeningen 163 Actief/passief resultatenbalans 164 Afsluitingsbalans grootboekrekeningen 165

Klanten 166 Klantengroepen 166 Basisgegevens klanten 167 Openstaande documenten klanten 168 Vervaldagboek klanten 169 Omzet klanten 170

Standaard 170 Uitgebreid 171

Beginsituatie klanten 172 Historieken klanten 173 Aanmaken aanmaningen 174 Wijzigen aanmaningen 176 Wijzigen aanmaningsniveau 177 Verwijderen aanmaningen 178 Afdrukken aanmaningen 179 Lijst aanmaningen 180

Leveranciers 181 Leveranciersgroepen 181 Basisgegevens leveranciers 182 Openstaande documenten leveranciers 183 Vervaldagboek leveranciers 184 Omzet leveranciers 185

Standaard 185 Uitgebreid 186

Beginsituatie leveranciers 187 Historieken leveranciers 188

Grootboekrekeningen 189 Basisgegevens grootboekrekeningen 189 Historieken grootboekrekeningen 190 Afpuntingen historieken grootboekrekeningen 191 Privégedeelte grootboekrekeningen 192 Standaard boekhoudplan 193

Afschrijvingen 194 Afschrijvingsgroepen 194 Afschrijvingselementen 195 Nieuwe investeringen 196 Buiten gebruik gestelde elementen 197 Afschrijvingstabellen 198

Basisgegevens 199 Balanstitels 199 Tekstblokken 200

Globaal 201 Balanstitels 201

Inhoud

vii

Koersen 202 BTW-tarieven 203

Dagboeken 204 Aankoopdagboek 204 Verkoopdagboek 205 Financieel dagboek 206 Diversendagboek 207 Centralisatiedagboek 208

Analytisch 209 Saldibalans 209 Historieken 210 Historieken per grootboekrekening 211 Rekeningen Niveau 1 212 Rekeningen Niveau 2 213 Rekeningen Niveau 3 214 Rekeningen Niveau 4 215 Rekeningen Niveau 5 216 Grootboekrekeningen 217 Verdeelsleutels 218 Beperkingen 219

Afdrukvoorbeeld openen 220

8. BTW _____________________________________________________________________________________ 221 BTW 221

BTW-aangifte 221 Identificatie 221 Aan te geven detail 221 Aan te geven eindafrekening 222 Berekend detail en Berekende eindafrekening 222 Niet-gecentraliseerde documenten 222 Functies 222

Afdruk BTW-aangifte 224 BTW-omzetvergelijking 225 Jaaroverzicht BTW 226 Relaties BTW-aangifte 227

IC-opgave 228 Correcties IC-opgave 228 Afdruk IC-opgave 229 IC-opgave op diskette 230 Relaties IC-opgave 231 Relaties meervoudige IC-opgave 232

BTW-listing 233 Afdruk BTW-listing 233 Elektronische BTW-listing 234 Controlelijstondernemingsnummers BTW-listing 235 Relaties BTW-listing 236

EDIVAT 237 Bestand verzending 237 Overzicht aangiften verzending 239 Ontvangstbericht 240 Overzicht aangiften na ontvangstbericht 241 Historiek verzonden/ontvangen berichten 242

Forfaits 243 Algemeen 244

Parameters algemeen 1 244 Berekeningsblad algemeen 1 245 Parameters algemeen 2 246


viii

Berekeningsblad algemeen 2 247 Parameters algemeen 3 248 Berekeningsblad algemeen 3 249

Slagers 250 Parameters slagers 250 Berekeningsblad slagers 251

Bakkers 252 Parameters bakkers 252 Berekeningsblad bakkers 253

Caféhouders 254 Parameters caféhouders 254 Berekeningsblad caféhouders 255

Kappers 256 Parameters kappers 256 Berekeningsblad kappers 257

Apothekers 258 Parameters apothekers 258 Berekeningsblad apothekers 259

Geneesheren 260 Parameters geneesheren 260 Berekeningsblad geneesheren 261

IJsbereiders 262 Parameters ijsbereiders 262 Berekeningsblad ijsbereiders 263

Frituurexploitanten 264 Parameters frituurexploitanten 264 Berekeningsblad frituurexploitanten 265

Foornijveraars 266 Parameters foornijveraars 266 Berekeningsblad foornijveraars 267

Kleine caféhouders 268 Parameters kleine caféhouders 268 Berekeningsblad kleine caféhouders 269

9. Intrastat __________________________________________________________________________________ 270 Ingave correcties invoer 270 Ingave correcties uitvoer 271 Ingave Intrastatgegevens invoer 272 Ingave Intrastatgegevens uitvoer 273 Elektronische Intrastataangifte 274 Afdruk Intrastataangifte 275 Afdruk Intrastataangifte in detail 276 Afdruk onvolledige Intrastatlijnen 277 Afdruk negatieve Intrastatlijnen 278 Configuratie Intrastat 279

Aandachtspunten 279 Relaties Intrastat 280

10. Afsluitingen_______________________________________________________________________________ 281 Periodeverschuiving 281

Werkwijze 281 Boekjaarverschuiving 282

Werkwijze 282 Aanpassen boekjaren 283 Blokkeren/deblokkeren van periodes 284 Fiches 285

Inhoud

ix

Afdruk fiche 281.50 285 Afdruk fiche 325.50 286 Correcties fiche 281.50 287 Relaties fiche 281.50 288 BELCOTAX 289

Bestand verzending 289 Overzicht verzending 290 Relaties aangever 291

11. Extra_____________________________________________________________________________________ 292 Importeren Kluwer software 292

Extra gegevens Expert/m Classic 292 Extra gegevens Expert/m for Windows 293 Facturen uit Briljant Administrator 294

Werkwijze 294 Conversietabel grootboekrekeningen 295

Importeren externe applicaties 296 Universeel 296 ASCII - Expert/m for Windows 298

Werkwijze 298 ASCII - Expert/m Classic 299

Werkwijze 299 Winking 300

Werkwijze 300 Winbooks 301

Werkwijze 301 Dossieranalyse 302 Fiscale en Accountancy databanken 303 Wijzigen % BTW niet-aftrekbaar 304 Wijzigen vervaldatum klanten en leveranciers 305

Aandachtspunten 305

12. Configuratie_______________________________________________________________________________ 306 Basisgegevens 306

Klantengroepen 306 Klanten 307 Klanten - standaardwaarden 309 Leveranciersgroepen 310 Leveranciers 311 Leveranciers - standaardwaarden 313 Grootboekrekeningen 314 Balanstitels 315 Alternatieve balanstitels 316 Aankoopdagboeken 317 Verkoopdagboeken 318 Financiële dagboeken 319 Diversendagboeken 320 Tekstblokken 321

Afschrijvingen 322 Afschrijvingsgroepen 322 Afschrijvingselementen 323 Bedrijfsmiddelentabel 324

Analytisch 325 Modules 325 Wachtrekeningen 326 Grootboekrekeningen code analytisch 327


x

Rekeningen 328 Verdeelsleutels 329

Betalingen klanten 330 Aandachtspunten 330

Aanpassen klanten, leveranciers, grootboekrekeningen 332 Klanten 332 Leveranciers 332 Grootboekrekeningen 332

Toestand documenten 333 Aankoopdocumenten 333 Verkoopdocumenten 334

Lay-outs 335 Opmaak begeleidende brief BTW - kwartaalaangifte 335 Opmaak begeleidende brief BTW - maandaangifte 336 Opmaak aanmaning 337

Aanmaningen 338 Nummering documenten 339

Aandachtspunten 339

13. Help _____________________________________________________________________________________ 340 Help 340 About 341 Kluwer software on the web 342

14. Feedback _________________________________________________________________________________ 343 Feedback 343 Helpdesk 344

1

Welkom bij Expert/M Plus Wij danken u voor uw vertrouwen en heten u van harte welkom in dit programma. Expert/M Plus is hèt nieuwe boekhoudpakket van Kluwer software. Het vormt een synergie van de grootste plussen van de vier bestaande programma's Accoms DOS, Accoms Windows, Expert/m Classic en Expert/m for Windows en biedt de juiste oplossing aan zowel boekhouders en accountants, als kleine en middelgrote ondernemingen.

In dit helpbestand krijgt u beknopte informatie over een aantal 'aandachtspunten' per scherm. Het is een leidraad waar u steeds op terug kunt vallen wanneer u even twijfelt aan een bepaalde ingave of verwerking.

Om uw kennis van het programma uit te diepen aan de hand van praktische voorbeelden, verwijzen wij u naar onze groepsopleidingen. Deze vinden regelmatig plaats in onze filialen te Brugge, Brussel, Deurne en Hasselt. Ons volledig cursusaanbod vindt u ook op www.kluwersoftware.be

Maar nu wenst u van start te gaan? Klik dan hier.

2

Werken met Expert/M Plus

Expert/M Plus opstarten Binnen het Centraal Dossierbeheer van Kluwer software kiest u voor het dossier dat u wenst. Daarna start u Expert/M Plus op via het menu Programma’s – Expert/M Plus.

Nadien kunt u binnen Expert/M Plus ook nog van dossier veranderen via Bestand – Overzicht dossiers.


3

Algemene gebruiksregels

Algemene gebruiksregels

Expert/M Plus is volledig menugestuurd. De diverse menu's en de opdrachten van elk van deze menu's kunt u zowel met de muis als via het toetsenbord selecteren.

Naast de algemene knoppen van de knoppenbalk, de functie- en de sneltoetsen, zijn er op diverse plaatsen in het programma ook knoppen en/of sneltoetsen voorzien om bepaalde schermgebonden opdrachten uit te voeren. De meeste knoppen (b.v. Consultatie) spreken voor zich. De knoppen en sneltoetsen waarvan wij dachten dat zij een woordje uitleg kunnen gebruiken, vindt u in de volgende topics:

Controle vrije nummers klanten / leveranciers

Controle nummers aankopen / verkopen / diversen / financieel

Overzicht documenten


4

Controle vrije nummers klanten / leveranciers

In het tabblad 'Overzicht' bij de creatie van een nieuwe klant of leverancier, vindt u de knop Controle vrije nummers.

Druk op deze knop voor een overzicht van alle klanten- of leveranciernummers die niet in gebruik zijn.


5

Controle nummers aankopen / verkopen / diversen / financieel

In het tabblad 'Overzicht' bij de creatie van een nieuw document in de aankopen, verkopen, diversen of het financieel, kunt u een controle van de nummers laten uitvoeren.

Deze functie is beschikbaar via de rechtermuisknop op het veld 'Nummer' of via een knop op het tabblad 'Overzicht'. U krijgt dan een overzicht van alle nummers die in gebruik zijn, de ontbrekende en de dubbele documentnummers.

In de aankoop- en de verkoopketting, hangt het overzicht af van de configuratie van het veld 'F./cn. afzonderlijk nummeren' in de creatie van het aankoop- en het verkoopdagboek (zie Ingave - Basisgegevens - Aankoopdagboeken en Ingave - Basisgegevens - Verkoopdagboeken). Is dit veld niet aangevinkt, dan krijgt u een lijst van alle documenten. Is dit veld wel aangevinkt, dan krijgt u enkel een lijst van de geselecteerde documentsoort.


6


Wanneer u in de BTW-aangifte in het tabblad 'Aan te geven detail' dubbelklikt op een rooster, dan krijgt u een overzicht van alle documenten die het totaal van het desbetreffende rooster uitmaken.

Dubbelklik op een document om het te consulteren.


7

Functietoetsen U kunt gebruik maken van een aantal functietoetsen die steeds dezelfde functie vervullen.

DRUK OP OM...

<F1> het hulpsysteem op te roepen.

<F2> een veld te selecteren.

<F4> een keuzelijst te openen of te sluiten.

<CTRL> + <F4> een venster te sluiten.

<ALT> + <F4> het programma te sluiten.

<F5> naar het volgende tabblad te gaan.

<CTRL> + <F5> naar het vorige tabblad te gaan

<F6> tussen de tabbladen 'Detail' en 'Overzicht' te wisselen.

<CTRL> + <F6> tussen vensters te wisselen.

<F10> een menu te selecteren.

<CTRL> + <F10> de opties van de rechtermuistoets op te roepen.


8

Sneltoetsen Sneltoetsen zijn (combinaties van) toetsen waarmee u snel een bepaalde handeling kunt uitvoeren. Bepaalde sneltoetsen werken enkel in specifieke programma-onderdelen.

Algemene sneltoetsen

DRUK OP OM...

<ALT> + <Letter> een menu te selecteren uit de menubalk.

<HOME> / <END> de cursor naar het begin / einde van een veld te verplaatsen.

<CTRL> + <A> een veld te selecteren.

<CTRL> + <C> de geselecteerde tekst te kopiëren.

<CTRL> + <M> een overzichtsscherm op te roepen.

<CTRL> + <N> een creatiescherm op te roepen.

<CTRL> + <P> onmiddellijk af te drukken.

<CTRL> + <Shift> + <P> onmiddellijk af te drukken op printer op afstand.

<CTRL> + <Q> een schermafdruk te nemen.

<CTRL> + <R> een afdrukvoorbeeld te nemen.

<CTRL> + <Shift> + <R> een afdrukvoorbeeld te nemen volgens de instellingen van de printer op afstand.

<CTRL> + <S> een record te bewaren.

<CTRL> + <T> de rekenmachine op te roepen.

<CTRL> + <V> de geselecteerde tekst te plakken.

<CTRL> + <W> een venster te sluiten.

<CTRL> + <X> de geselecteerde tekst te knippen.

<CTRL> + <+> een nieuwe record te openen.

<CTRL> + <-> een record te verwijderen.

Sneltoetsen in Grids

DRUK OP OM...

<CTRL> + <H> de standaardwaarden van een grid te herstellen.


9

Sneltoetsen in Datumvelden

DRUK OP OM...

<+> een dag vooruit te gaan.

<-> een dag achteruit te gaan.

<*> een week vooruit te gaan.

</> een week achteruit te gaan.

Sneltoetsen in Kettingen

DRUK OP OM...

<+> een document te aanvaarden (in 'Ventilatie' en 'Landcode Intrastat').

de velden 'UwRef' en 'OnzeRef' te kopiëren (in de detailreferte).

<-> het veld 'UwRef' te kopiëren (in de detailreferte).

</> het veld 'OnzeRef' te kopiëren (in de detailreferte).

<*> de vorige detailreferte te herhalen.

<0> + <Enter> de klant/leverancier automatisch te herhalen.


10

Knoppenbalk De knoppenbalk van het hoofdscherm van Expert/M Plus heeft standaard een aantal knoppen, waarmee u snel bepaalde opdrachten kunt uitvoeren door op de knop te klikken. Knoppen die (tijdelijk) niet beschikbaar zijn, worden in het grijs weergegeven.

Als u de muis op een knop plaatst, verschijnt er een geel tekstbalkje dat de functie van de knop toelicht; als er een toetsencombinatie gekoppeld is aan de opdracht, dan staat deze eveneens in de tekstbalk.

KNOP FUNCTIE

Knippen.

Kopiëren.

Plakken.

Laatste bewerking tenietdoen.

Naar eerste record gaan.

Naar vorige record gaan.

Naar volgende record gaan.

Naar laatste record gaan.

Record bewaren en naar volgende record gaan.

Wijziging verwijderen.

Record verwijderen.

Record bevestigen.

Afdrukvoorbeeld.

Afdrukken.

Afdrukvoorbeeld op printer op afstand.

Afdrukken op printer op afstand.


11

Statusbalk Onderaan in het programmavenster vindt u de Expert/M Plus statusbalk.

Hierin vindt u de volgende informatie:

1. De naam van de databank waar uw dossieroverkoepelende gegevens zoals BTW-tarieven enz. in zitten.

2. De naam van het dossier dat u momenteel verwerkt.

3. De referentiemunt van het dossier.

4. Uw klantnummer.

5. Het versienummer van Expert/M Plus.


12

Creatie van een nieuw dossier

Creatie van een nieuw dossier

Bij de creatie van een nieuw dossier zal Expert/M Plus automatisch de gegevens voorstellen die het uit Dossierbeheer kan halen.

Er zijn 5 methodes om een nieuw dossier te creëren.

1. Volgens Expert/m for Windows

2. Volgens Expert/m Classic

3. Volgens Accoms Windows

4. Volgens Accoms dos

5. Volgens een blanco dossier

Aandachtspunten

Herstellen

Bij het gebruik van de knoppen 'Expert/m for Windows', 'Accoms Windows', 'Expert/m Classic' en 'Accoms dos' worden een aantal velden ontoegankelijk gemaakt. Dit kan worden geannuleerd met de toets Herstellen.


13

Creatie van een dossier volgens Expert/m for Windows

Het Expert/m for Windows dossier moet in de laatste versie staan die op het internet beschikbaar is. Indien dat niet het geval is, zal er een melding verschijnen dat u eerst het dossier moet upgraden voor u verder kunt gaan.

Het overzetten dient steeds onmiddellijk na een jaarafsluiting van de boekhouding te gebeuren (= begin boekjaar) of tijdens het boekjaar maar dan onmiddellijk na een periodeverschuiving van de boekhouding en de BTW (= tussentijds).

Alvorens de overname te starten, moeten alle gegevens in het Expert/m for Windows dossier bijgewerkt zijn. Daarnaast moeten alle nog openstaande documenten in oude EU-munten, voor de conversie, omgezet worden naar EUR. Dit kan in Expert/m for Windows onder Extra - Omzetten documenten naar EUR.

Deze overname kan in 2 fases uitgevoerd worden:

Fase 1 - basisgegevens: overname van grootboekrekeningen, dagboekgegevens, balanstitels, configuratiegegevens, klantengroepen, klanten, leveranciersgroepen en leveranciers, laatste BTW-aangifte, afschrijvingen en de opmaak van de variabele lay-outs.

Fase 2 - extra gegevens: cumulcijfers vorige boekjaren, openstaande documenten klanten en leveranciers, omzet en fiche 281.50 en uw beginbalans. Indien u tijdens het boekjaar overneemt, kunt u ook de tussentijdse balansen overnemen.

Werkwijze

a) Fase 1

Tijdens de creatie van een nieuw dossier in Expert/M Plus kunt u kiezen om een dossier vanuit Expert/m for Windows over te nemen.

Op het scherm 'Importeren van gegevens uit Expert/m for Windows – selectie dossier' kunt u een dossier kiezen. U hebt ook de mogelijkheid om een paswoord in te vullen indien er voor dit dossier een paswoord vereist is.

U kunt verdergaan via OK, u komt dan terug op het scherm 'Creatie nieuw dossier'. Indien gewenst, kunt u hier nog enkele gegevens wijzigen (eenhedenverwerking, afschrijvingsmethode, boekjaar en periodes). Nadat u dit gedaan hebt, drukt u op OK om verder te gaan.

Vervolgens kunt u op het scherm 'Importeren basisgegevens uit Expert/m for Windows' aanduiden welke gegevens u wenst te importeren

U kunt hier van de gelegenheid gebruik maken om uw boekhoudplan aan te passen door de grootboekrekeningen te converteren naar nieuwe nummers. Indien u de optie Conversie grootboekrekeningen aanvinkt, wordt bijkomend de naam van een conversietabel gevraagd. U kunt die via een toets selecteren of eventueel eerst creëren. Bij de creatie van zo’n tabel wordt het oude nummer en het overeenkomstige nieuwe nummer opgevraagd en tenslotte dient u deze te bewaren als een bestand (zie ook Configuratie - Conversietabel grootboekrekeningen).

Indien er in het verleden een verkort of verlengd boekjaar is geweest voor dit dossier, kunt u via de knop Afschrijvingsjaren, de begin- en einddatum van het desbetreffende jaar aanpassen. Deze aanpassing zal nadien doorgevoerd worden zowel in de tabel met de afschrijvingsjaren als in de tabel met de boekjaren (zie ook Ingave - Afschrijvingen - Afschrijvingsjaren).

b) Fase 2

Zie Extra - Importeren Kluwer software - Extra gegevens Expert/m for Windows.

Voor meer informatie volgt u deze link Converteren


14

Creatie van een dossier volgens Accoms Windows



15

Creatie van een dossier volgens Expert/m Classic

Het Expert/m Classic dossier moet minstens omgevormd zijn naar versie 13.70.00. U dient ook te werken met de recentste versie van Expert/m Classic. Het overzetten dient steeds onmiddellijk na een jaarafsluiting van de boekhouding te gebeuren (= begin boekjaar) of tijdens het boekjaar maar dan onmiddellijk na een periodeverschuiving van de boekhouding (= tussentijds).

Deze overname kan in 2 fases uitgevoerd worden:

Fase 1 - basisgegevens: overname van grootboekrekeningen, dagboekgegevens, afschrijvingen, klantengroepen (indien u het dossier ook in Expert/m Facturatie senior verwerkt), klanten en leveranciers, laatste BTW-aangifte.

Fase 2 - extra gegevens: eindbalans vorig jaar (begin bj) of periodecijfers grootboekrekeningen huidig jaar (tussentijds), periodecijfers vorige jaren, openstaande posten klanten en leveranciers.

Indien u tijdens het verloop van een kalenderjaar, de gegevens overneemt, kunt u eveneens de historieken van de commissiefiches, IC-opgave en de omzetcijfersgegevens van klanten en leveranciers betreffende het lopende kalenderjaar mee overnemen (zie ook Importeren extra gegevens Expert/m Classic).

Voordat u een dossier kunt overnemen, dient u eerst de gegevens in Expert/m Classic te exporteren. Dit kunt u doen voordat u het nieuwe dossier in Expert/M Plus creëert of u hebt ook de mogelijkheid om de export op te starten vanuit het creatiescherm in Expert/M Plus.

Export

a) Vanuit Expert/m Classic

Via het menupunt 17. Communicatie, 5. Expert/M Plus kunt u de gegevens van een dossier exporteren.

Bij 'Dossier' geeft u het dossiernummer in van een dossier waaruit u wenst te exporteren.

Bij 'Export' bepaalt u welke gegevens u wenst te exporteren: Alle gegevens, enkel de gegevens voor fase 1 of enkel de gegevens voor fase 2.

Hierdoor zullen er een aantal 'exportbestanden' in de dossiermap bijgevoegd worden.

b) Vanuit Expert/M Plus

Op het scherm 'Importeren van gegevens uit Expert/m Classic – selectie dossier' kunt u via de knop Creatie brondossier ook Expert/m Classic opstarten om de export uit te voeren. Vervolgens kunt u dezelfde werkwijze gebruiken als omschreven bij 'Vanuit Expert/m Classic'.

Om het exporteren sneller te laten vooruitgaan, kunt u best het venster van de Classic even in 'full screen'-mode zetten (<ALT> + <ENTER>.

Werkwijze

a) Fase 1

Tijdens de creatie van een nieuw dossier in Expert/M Plus kunt u kiezen om een dossier vanuit Expert/m Classic over te nemen.

Op het scherm 'Importeren van gegevens uit Expert/m Classic – selectie dossier' kunt u een dossiernummer invullen. Indien de export voor het ingegeven dossier correct verlopen is, worden ter verduidelijking eronder een aantal gegevens over het dossier getoond.

Indien deze correct zijn, kunt u verdergaan via OK, u komt dan terug op het scherm 'Creatie nieuw dossier'. Indien gewenst, kunt u hier nog enkele gegevens wijzigen (eenhedenverwerking, afschrijvingsmethode, boekjaar en periodes). Nadat u dit gedaan hebt, drukt u op OK om verder te gaan.


16

Initialisatie Classic-pad Wanneer u voor de eerste maal een overname vanuit Expert/m Classic uitvoert, zal u eerst gevraagd worden om het Classic-pad te specificeren, dit is de opstartdirectory van Expert/m Classic. Standaard wordt c:\expert voorgesteld. Indien dit een andere directory is of wanneer Expert/m Classic op een andere schijf staat, kunt u de map wijzigen via de knop Wijzig pad.

Vervolgens kunt u op het scherm 'Importeren basisgegevens uit Expert/m Classic' aanduiden welke gegevens u wenst te importeren.

U kunt hier van de gelegenheid gebruik maken om uw boekhoudplan aan te passen door de grootboekrekeningen te converteren naar nieuwe nummers. Indien u de optie Conversie grootboekrekeningen aanvinkt, wordt bijkomend de naam van een conversietabel gevraagd. U kunt die via een toets selecteren of eventueel eerst creëren. Bij de creatie van zo’n tabel wordt het oude nummer en het overeenkomstige nieuwe nummer opgevraagd en tenslotte dient u deze te bewaren als een bestand (zie ook Configuratie - Conversietabel grootboekrekeningen).

Indien er in het verleden een verkort of verlengd boekjaar is geweest voor dit dossier, kunt u via de knop Data vorige jaren, de begin- en einddatum van het desbetreffende jaar aanpassen. Deze aanpassing zal nadien doorgevoerd worden zowel in de tabel met de afschrijvingsjaren als in de tabel met de boekjaren (zie ook Ingave - Afschrijvingen - Afschrijvingsjaren).

b) Fase 2

Zie Extra - Importeren Kluwer software - Extra gegevens Expert/m Classic.



17

Creatie van een dossier volgens Accoms dos



18

Creatie van een dossier volgens blanco dossier

In dit geval kunt u, indien u dat wenst, gegevens overnemen uit een ander Expert/M Plus dossier via Extra - Importeren Kluwer software - Ander dossier.


19

Lay-outs Bij het aanmaken van een dossier wordt er automatisch een standaardlay-out voorzien, zowel voor de BTW-brief als de aanmaningen. De lay-out van deze documenten kan worden aangepast aan de specifieke noden van de firma. Alle lay-outs worden aangemaakt volgens hetzelfde principe. Zowel voor de BTW-brief als voor de aanmaningen worden in feite dezelfde schermen gebruikt, enkel de gegevens verschillen.

Bij het wijzigen van een lay-out beschikt de gebruiker over 2 schermen:

Een eerste scherm (eigenschappenscherm) waarmee velden kunnen worden toegevoegd, eigenschappen gewijzigd en velden geschikt.

Een tweede scherm met de weergave van de lay-out.

Soorten velden

Er zijn 2 soorten velden:

1/ Tekstvelden, onderverdeeld in 3 types:

Expert/M velden

Dit zijn velden of parameters waarvan de inhoud volledig bepaald wordt door Expert/M zelf, b.v. "Klantnaam".

Expert/M velden met variabele omschrijving

Dit zijn teksten die de gebruiker zelf kan bepalen, maar waarover Expert/M de controle behoudt over het al dan niet tonen ervan.

Bij de BTW-brief maandaangifte is er b.v. een tekst "Te betalen voor" die wordt afgedrukt voor de uiterste datum van betaling. Indien er wordt teruggetrokken van de BTW hoeft deze tekst niet te worden afgedrukt.

Soms dient er een verschillende tekst te worden gebruikt, naargelang de situatie. B.v. wanneer er betaald moet worden aan de BTW of teruggetrokken: het tekstveld met de naam "Tekst Bedrag te betalen|Bedrag terug te trekken". De verschillende opties van zo'n tekst worden gescheiden door een "|". In de eigen omschrijving moet de gebruiker dan ook alle opties voorzien, eveneens gescheiden door een "|" (b.v. "Te betalen|Terug te trekken"). In het voorbeeld zal de eerste optie worden afgedrukt indien er moet worden betaald, de tweede optie indien er wordt teruggetrokken.

Vrije tekstvakken

Deze teksten worden volledig bepaald door de gebruiker en worden in alle omstandigheden afgedrukt.

Zowel vrije tekstvakken als Expert/M velden met variabele omschrijving kunnen in 4 talen worden ingegeven.

2/ Rechthoeken

Wenst u een horizontale of verticale lijn te voorzien, dan maakt u een rechthoek zo smal of klein dat er nog een lijn overblijft.

Op dit moment zijn er geen tekeningen voorzien.

Secties

Er zijn 3 secties per lay-out: Hoofding, Detail en Voet. De detailsectie wordt herhaald voor elke detaillijn van het betreffende rapport.

Hoofding- en voetsectie bevatten maximaal 50 tekstvakken en 20 rechthoeken; de detailsectie maximaal 20 tekstvakken en 20 rechthoeken.

Op het lay-outscherm zijn de secties gescheiden door een horizontale grijze lijn.


20

Velden kunnen niet wisselen van sectie.

Afmetingen en posities

Alle afmetingen en posities zijn aangeduid in pixels.

De "Boven"-posities van velden gelden t.o.v. de eigen sectie.

Een veld toevoegen

Om een veld toe te voegen, kiest u het tabblad 'Toevoegen' op het eigenschappenscherm. Vervolgens dient u aan te duiden in welke sectie het veld (de parameter) dient te komen en welk type het moet zijn.

Indien u kiest voor een tekstvak bij het type, dan dient u het tekstveld te selecteren dat u wilt toevoegen.

De keuze die u hebt, hangt af van de lay-out waar u op dat moment mee werkt en de sectie waarin u wilt toevoegen.

Kies 'Vrij tekstvak' voor een vrije tekst.

Door de knop Toevoegen te gebruiken, voegt u het veld effectief toe. Het veld verschijnt nu in de linkse kolom van het eigenschappenscherm en in de linkerbovenhoek van de gekozen sectie op het scherm met de weergave van de lay-out. Bij een variabel tekstvak springt de cursor naar de omschrijving.

Velden selecteren

U kunt velden selecteren zowel in het eigenschappenscherm als in het lay-outscherm. Een geselecteerd veld kunt u herkennen aan de 'selectieblokjes' op de hoeken. In het eerste scherm (eigenschappenscherm), kunt u op de linkse lijst klikken, het veld zal dan eveneens aangeduid worden in het tweede scherm (en omgekeerd).

U kunt meer dan één veld in de lijst selecteren door de <CTRL> toets ingedrukt te houden.

In het tweede scherm moet u op een veld klikken om het te selecteren.

Door de <CTRL> toets ingedrukt te houden, kunt u andere velden in de selectie opnemen (of weer verwijderen).

U kunt ook een groep velden selecteren door de muisknop in te drukken naast een veld. Als u dan de muis beweegt, verschijnt er een donker selectievlak. Alle velden die zich gedeeltelijk binnen dit vlak bevinden, zullen worden geselecteerd.

Na het selecteren, verschijnen in het eigenschappenscherm alle gegevens die van toepassing zijn op de selectie. Dit kan dus verschillen naargelang u een tekstvak of een rechthoek hebt geselecteerd.

Indien verschillende velden tegelijk zijn geselecteerd, worden enkel de eigenschappen van het veld met de donkere blokjes weergegeven, dit is normaal gezien het laatst geselecteerde veld.

Wijzigingen hebben wel betrekking op alle geselecteerde velden.

Indien verschillende types werden geselecteerd, ziet u enkel de gemeenschappelijke kenmerken.

Om een selectie ongedaan te maken, klikt u ergens in het witte gedeelte van het lay-outscherm.

De naam van het geselecteerde veld wordt ook getoond in de titelbalk van het eigenschappenscherm.

Een veld verwijderen

U kunt een veld verwijderen door het te selecteren en dan op de <DELETE> toets te drukken of de knop onderaan het eigenschappenscherm te gebruiken.


21

Positie wijzigen

U kunt de positie van een selectie wijzigen door de velden in het lay-outscherm te verslepen of een nieuwe positie in te tikken in het eigenschappenscherm. U kunt een meervoudige selectie van velden ook rangschikken met de oplijnknoppen onderaan het eigenschappenscherm, b.v. links oplijnen, d.w.z. dat u alle velden naar links verschuift volgens het veld in de selectie die zich het meest links bevindt.

Met de pijltjestoetsen kunt u eveneens de selectie verplaatsen.

Afmetingen van velden wijzigen

Als u met de muis de selectieblokjes versleept, dan past u de afmetingen aan i.p.v. het veld te verplaatsen. U kunt de afmetingen van een meervoudige selectie gelijk maken door de knoppen op het eigenschappenscherm te gebruiken.

Het verslepen van de selectieblokjes lukt enkel als er slechts één veld is geselecteerd.

Afmetingen van secties wijzigen

De gemakkelijkste manier om de afmetingen van een sectie te wijzigen, is de sectietitels rechts onderaan de sectie naar boven of beneden te verslepen op het lay-outscherm.

U kunt ook in het eigenschappenscherm op het tabblad 'Sectie' de hoogte wijzigen.

Teksteigenschappen

Het eigenschappenscherm laat toe om op de gebruikelijke manier het lettertype en de grootte ervan te wijzigen. Vet, onderlijnen, schuin schrift en de uitlijning binnen de velden kunnen eveneens gekozen worden. De achtergrond- en voorgrondkleur zijn eveneens te wijzigen in het eigenschappenscherm. Eventueel kunt u een kleur kiezen door 'Custom' te kiezen uit de lijst.

Omschrijvingen

De omschrijvingen kunnen worden ingegeven worden in de 4 talen. Door de taal van een selectie te wijzigen, kunt u zien hoe de lay-out er in een andere taal uitziet.

Afdrukvoorbeeld

Via de knop op het eigenschappenscherm is het mogelijk een afdrukvoorbeeld te bekijken. Hier zijn de vrije teksten weergegeven zoals ingevuld in de lay-out. Voor teksten met opties (zie types) is de langste optie weergegeven. De Expert/M velden zijn opgevuld met cijfers, te beginnen met 2. Dit om een idee te geven van de mogelijke lengte van het veld.

De laatst bewaarde versie wordt afgedrukt.

Controles

Er wordt steeds gecontroleerd of de wijziging die u wilt doorvoeren wel mogelijk is. U kunt bijvoorbeeld de hoogte van enkele geselecteerde velden niet wijzigen indien die wijziging zou meebrengen dat één van de velden zou uitbreiden over de grens van zijn sectie.

Bewaren

U kunt de lay-out bewaren via de gebruikelijke knop op de knoppenbalk bovenaan.

Ongedaan maken

Via de knop Wijziging verwijderen leest u opnieuw alle gegevens in, zonder eerst uw wijzigingen te bewaren. Zo komt u dus terug in de laatst bewaarde versie.


22

Lijsten Overal in dit programma waar lijsten kunnen worden afgedrukt, vindt u een aantal standaardfuncties en -procedures terug. Wij sommen ze dan ook even hier op zodat u bij de menupunten zelf, enkel de specifieke aandachtspunten van het programma-onderdeel vindt.

KNOP FUNCTIE

Gegevens opzoeken (actief bij 'Afdrukvoorbeeld').

Lijst opslaan onder Crystal Reports formaat (actief bij 'Afdrukvoorbeeld').

Lijst opslaan in formaat naar keuze (actief bij 'Afdrukvoorbeeld'; het meest gebruikte formaat is .pdf).

Standaardvelden

Printers op remote

Deze functie wordt gebruikt om de afdruktaak (en het aanmaken van de lijst) op te starten op een apart toestel. Hierdoor blijft het toestel van de gebruiker vrij en beschikt hij/zij nog steeds over de volledige capaciteit van zijn/haar toestel.

Print selectiepagina

U kunt een pagina laten afdrukken met de criteria die u hier geselecteerd hebt. Zo kunt u controleren of u de juiste selectie opgevraagd hebt.

Tussenlijnen

U kiest of er tussen de gegevens lijnen gedrukt moeten worden.

23

Bestand

Overzicht dossiers

Bestand - Overzicht dossiers

Via overzicht dossiers kunt u binnen Expert/M Plus van dossier wisselen. Op deze manier hoeft u Expert/M Plus niet af te sluiten en binnen het Centraal Dossierbeheer van dossier te wisselen.


24

Gebruikerstaal

Deutsch

Bestand - Gebruikerstaal - Deutsch

Die Programme sind noch nicht zur Verfügung auf Deutsch.

Bestand

25

English

Bestand - Gebruikerstaal - English

The programs are not available in English yet.


26

Français

Bestand - Gebruikerstaal - Français

U kunt kiezen in welke taal u met het programma werkt. De taal van de ingaveschermen is los van de taal van de lijsten. Zo kunt u dus perfect in het Nederlands ingeven en de lijsten in het Frans afdrukken of omgekeerd. De taal die standaard voor de afdruk van de lijsten wordt voorgesteld, is de taal van het dossier waarin u werkt.

Bestand

27

Nederlands

Bestand - Gebruikerstaal - Nederlands

U kunt kiezen in welke taal u met het programma werkt. De taal van de ingaveschermen is los van de taal van de lijsten. Zo kunt u dus perfect in het Nederlands ingeven en de lijsten in het Frans afdrukken of omgekeerd. De taal die standaard voor de afdruk van de lijsten wordt voorgesteld, is de taal van het dossier waarin u werkt.


28

Datum

Ingave datum

Bestand - Datum - Ingave datum

De opstartdatum van uw pc wordt voorgesteld. U kunt deze wijzigen. De datum die hier wordt aanvaard, wordt dan overal standaard voorgesteld in het programma.

Bestand

29

Gebruiker

Gebruikersgegevens

Bestand - Gebruikers - Gebruikersgegevens

U kunt per gebruiker bepaalde instellingen aanpassen aan zijn/haar persoonlijke voorkeuren. Standaard worden de meest logische keuzes voor u reeds ingevuld. Zo kunt u b.v. bij het gebruik op een draagbare PC, de sneltoetsen aanpassen om in de dagboeken sneller documenten in te kunnen geven.


30

Gebruikersmenu

Bestand - Gebruikers - Gebruikersmenu

In Expert/M Plus kunt u gebruik maken van het standaardmenu of een menu aanmaken, aangepast aan uw specifieke noden. Voert u vaak dezelfde taken uit, dan kunt u per gebruiker een specifiek menu aanmaken.

U kunt het menu aanpassen door middel van de pijltjes, door te dubbelklikken of door onderdelen te slepen. Het is ook mogelijk de volgorde van de onderdelen te wijzigen. Als u dit scherm verlaat, zal dit automatisch als uw standaardmenu in uw gebruikersgegevens ingevuld worden. Als u dit ongedaan wenst te maken, kan dat door uw gebruikersgegevens weer aan te passen of met de toetsencombinatie <Ctrl> + <Shift> + <M>.

Bestand

31

Dossier doorsturen

Bestand - Dossier doorsturen

Dit programma laat u toe om uw dossier door te mailen. Het bestand zal eerst automatisch gezipt worden en als attachment aan uw mailbericht vastgehangen worden. Als onderwerp zal o.a. het versienummer van Expert/M Plus meegegeven worden. U kunt eventueel nog opmerkingen toevoegen indien u dat wenst.


32

Configuratie SQL Server eigenschappen

Bestand - Configuratie SQL Server eigenschappen

Via dit scherm kunt u enkele eigenschappen van uw SQL Server aanpassen. Normaal worden deze aangepast aan uw noden bij de installatie van Expert/M Plus maar u kunt deze nadien nog aanpassen indien u dat wenst.

Aandachtspunten

Auto attachen/detachen

Dit laat u toe om uw dossiers automatisch te koppelen (attach) wanneer de eerste gebruiker het dossier opent. Wanneer de laatste gebruiker het dossier verlaat, zal uw dossier ontkoppeld (detach) worden. Op deze manier kunt u uw dossier kopiëren/verplaatsen of er een back-up van maken. Het is belangrijk om te weten dat de meeste back-upsoftware, bestanden die open zijn, overslaan bij het nemen van de back-up. U zult in dat geval zelf voor de nodige kopieën moeten zorgen via SQL Server.

Automatisch back-up nemen

Dit laat u toe om, wanneer de laatste gebruiker een dossier verlaat, een extra kopie te nemen op harde schijf. U hebt de keuze om dit te doen in de map waar uw dossier staat of in een gemeenschappelijke map voor alle dossiers. In dat geval kunt u die aanduiden. Het is belangrijk om te weten dat dit enkel een kopie is op een harde schijf. Dit ontslaat u dus niet van het nemen van extra kopieën op een externe drager die u b.v. kunt opslaan in een bankkluis. Om u te wapenen in geval van systeemcrashes raden wij dan ook aan om met uw hardwareleverancier te overleggen wat voor u de beste keuze is.

Drive mappings

Indien u in een netwerkconfiguratie werkt, is het nodig om een mapping te leggen tussen de machinenaam en sharenaam van de locatie waar uw gegevens opgeslagen worden en de lokale driveletter voor uw SQL Server.

Bestand

33

Upgraden van meerdere dossiers

Bestand - Upgraden van meerdere dossiers

Telkens u een nieuwe versie inleest van Expert/M Plus gebeuren er een aantal technische aanpassingen aan uw dossiers om nieuwe opties mogelijk te maken. Deze aanpassingen gebeuren automatisch als u het dossier de eerste keer opent.

Er zijn binnen Expert/M Plus een aantal programma’s waar gegevens uit meerdere dossiers opgehaald moeten worden. Denken we maar aan bijvoorbeeld uw Edivat-aangifte, enz. In zo'n geval wordt er getest of het dossier wel in de laatste versie staat. Als u dat dossier dus nog niet geopend had, krijgt u daarop een melding en kunt u dat dossier niet opnemen in de lijst.

Om dit probleem te voorkomen, kunt u de upgrade voor de dossiers naar keuze laten lopen via dit programma zonder dat u alle dossiers individueel gaat openen.

U selecteert/deselecteert door <CTRL> in te drukken en met de rechtermuisknop op het dossier te klikken. Of een dossier opgenomen is, kunt u merken aan de kolom Geselecteerd.


34

Detachen van dossiers

Bestand - Detachen van dossiers

Via de configuratie kunt u opteren om dossiers automatisch vast te koppelen ("attachen") en los te koppelen ("detachen") bij het respectievelijk openen en sluiten van een dossier. Bij het onregelmatig afsluiten van Expert/M Plus gebeurt het detachen niet automatisch en blijft uw dossier vastgekoppeld aan uw MS SQL-Server. Om dit op te vangen, kunt u gebruik maken van dit hulpprogramma. U kunt op het scherm volgen of er nog gebruikers actief in een dossier werken. Via de knoppen onderaan op het scherm hebt u verschillende mogelijkheden.

Het onregelmatig afsluiten van Expert/M Plus kan zich o.a. in volgende gevallen voordoen:

1. Een stroompanne op een van uw werkstations of server.

2. Uw werkstation wordt niet op de normale manier afgesloten.

3. Uw server wordt afgesloten terwijl er nog een gebruiker in een dossier aan het werken was.

4. Een netwerkpanne zodat uw verbinding met uw server verbroken wordt.

5. Een hardwareprobleem dat zich heeft voorgedaan. B.v. crash van uw harde schijf.

6. Een fout die zich voordoet bij het gebruik van uw "Windows" operating systeem.

Deze lijst is enkel ter informatie en bevat zeker niet alle mogelijkheden die zich in de praktijk voordoen.

Bestand

35

Instellen van Shrink-frequentie

Bestand - Instellen van Shrink-frequentie

Via dit programma kunt u de frequentie voor het shrinken van uw dossier en/of globaal dossier instellen. U kunt ook ineens al uw dossiers en/of globale dossiers shrinken.

Met shrinken bedoelen we het onderhouden van het log-bestand van uw dossier (SQL Server database). Door dit onderhoud wordt vermeden dat het log-bestand fysisch groter en groter wordt.

Standaard wordt het onderhoud om de 10x uitgevoerd bij het afsluiten van het dossier, dit kan dus via dit programma aangepast worden.

Op het tabblad Shrinken van dossiers krijgt u een overzicht van al uw dossiers en de grootte van het bijbehorende log-bestand. Hier kunt u meerdere dossiers tegelijkertijd shrinken.


36

Afsluiten

Bestand - Afsluiten

Hiermee sluit u het programma Expert/M Plus volledig af. Er wordt u gevraagd om deze handeling te bevestigen. Het

programma kan eveneens worden afgesloten met het kruisje bovenaan rechts op het scherm .

37

Ingave

Globaal

Balanstitels

Ingave - Globaal - Balanstitels

De 'globale' balanstitels, gebaseerd op het standaard boekhoudplan, zijn voor alle dossiers van toepassing.

Via dit programma kunt u de door Expert/M Plus voorziene balanstitels consulteren, wijzigen of verwijderen. Tevens kunt u nieuwe balanstitels aanmaken.

Indien er geen balanstitel op 'dossierniveau' (via Ingave - Basisgegevens - Balanstitels) is aangemaakt, dan wordt deze 'globale' balanstitel voorgesteld.

De dossiergebonden balanstitels hebben altijd voorrang op de gemeenschappelijke balanstitels.


38

Koersen

Ingave - Globaal - Koersen

De koersen van buitenlandse munten kunnen worden ingegeven op 2 niveaus, ofwel op globaal niveau, ofwel op dossierniveau. Wanneer u een koers ingeeft op 'globaal' niveau, kan die koers gebruikt worden voor alle dossiers.

Aandachtspunten

Basismunt

U geeft de koersen in t.o.v. deze referentiemunt.

Als u koersen ingeeft t.o.v. de euro moet u die ingeven volgens het type waar/onwaar. Dit wil zeggen 1 euro = x USD. B.v. 1 euro = 1,17 USD. Bij andere munten is dit mogelijkerwijze niet het geval en gebruikt u de omgekeerde notering zoals vroeger bij de Belgische Frank gebeurde. Dit wil zeggen 1 GBP = x BEF. B.v. 1 GBP = 68 BEF.

Ingave

39

BTW-tarieven

Ingave - Globaal - BTW-tarieven

In deze tabel kunt u per landcode de BTW-tarieven ingeven die vanaf een bepaalde datum geldig zijn.


40

Relaties EDIVAT

Ingave - Globaal - Relaties EDIVAT

Vooraleer u de BTW-aangiften in EDIVAT-formaat kunt aanmaken, moet u eenmalig de volgende informatie opgeven.

De gegevens die hier ingegeven worden, gelden voor alle dossiers.

Aandachtspunten

Volgnummer eerstvolgende verzending

In de relatiegegevens houden we het volgnummer van de eerstvolgende zending bij. Bij de creatie van een zending wordt dit nummer voorgesteld. Dit nummer wordt automatisch met 1 verhoogd na creatie van een zending.

Iedere zending bevat een volgnummer (5 pos. numeriek). Dit is een sequentieel volgnummer, m.a.w. de bestanden van verzending moeten een opeenvolgende nummering bevatten. De eerste zending heeft volgnummer 00001, de volgende zending 00002, enz. Dubbel gebruik van volgnummers of het door elkaar gebruiken is dus verboden.

Code mandataris 1, 2 en 3

Er kunnen maximaal 3 personen gemachtigd zijn om een elektronische BTW-aangifte op te sturen. Elk van deze personen heeft een code mandataris. U verschaft vooraf deze codes aan de BTW-administratie. Deze code zal door de BTW-administratie worden gebruikt om het mandaat van de verzender na te gaan. De code bevat een alfanumerieke waarde van maximum 14 karakters lang.

Testfase

Vink dit vakje aan indien u zich in testfase bevindt. Bevindt u zich in operationele fase, vink het dan af.

Geheime code

Hier hoeft u voorlopig niets in te vullen. Dit veld werd reeds voorzien voor toekomstige doeleinden.

Nr. technische bijlage

U vult hier het versienummer in van de technische bijlage. Tijdens het aanmaken van deze on-line hulp was deze gelijk aan 1.0 (één punt nul). Bij een eventuele wijziging van dit nummer, zult u hiervan op de hoogte gebracht worden.

Pad

Hier moet u de map opgegeven waarin alle bestanden omtrent EDIVAT opgeslagen dienen te worden (zendingen, ontvangstberichten, e.d.). U kunt de map aanduiden via de knop 'Bladeren'.

Deze map heeft 2 doeleinden:

Expert/m moet weten waar de nodige zendingen opgeslagen moeten worden, alsook waar de ontvangstberichten gevonden kunnen worden om geïnterpreteerd te worden.

U bent verplicht de zendingen en ontvangstberichten te archiveren. Door al deze bestanden in 1 map te centraliseren is het gemakkelijker om een back-up te maken.

Deze map noemen we verder 'de EDIVAT-map'.

Ingave

41

Wanneer u bij de relatiegegevens, de EDIVAT-map wijzigt, dient u tevens de inhoud van de oorspronkelijke map door te kopiëren naar de gewijzigde map ! Zo niet, dan gaat de link met de vorige zendingen, enz. verloren.

Het programma zal de EDIVAT-map automatisch aanmaken indien deze nog niet bestaat.


42

Relaties BELCOTAX

Ingave - Globaal - Relaties BELCOTAX

Voor meer informatie, volgt u deze link.

Ingave

43

Basisgegevens

Dossier

Ingave - Basisgegevens - Dossier

Hier maakt u de algemene dossiergegevens aan.

Aandachtspunten

Afschrijvingsmethode

U kiest voor 'Pro rata' wanneer u afschrijft op de werkelijke gebruiksprorata van het jaar van aanschaffing. Volgt u deze regel niet, dan behoudt u 'Boekhoudkundig'.

Fiscale beperkingen

Deze optie is nog niet actief maar kan reeds aangevinkt worden.

Roosterkolommen

Via deze optie kunt u bepalen of u de instellingen van de roosters (b.v. de plaats of breedte van de kolommen bij een consultatie) per dossier of globaal (= voor alle dossiers gelijk) wenst te bewaren.

U kunt kiezen uit:

Globaal niveau: deze optie staat standaard ingevuld. Indien u een kolom toevoegt of weglaat, een kolom breder maakt of enkele kolommen van plaats verwisselt, wordt dit gewijzigd in al uw dossiers.

Dossier-niveau: indien u een kolom toevoegt of weglaat, een kolom breder maakt of enkele kolommen van plaats verwisselt, zal deze wijziging enkel in het huidige dossier aangebracht worden.


44

Klantengroepen

Ingave - Basisgegevens - Klantengroepen

Hier maakt u de verschillende klantengroepen aan in de vier talen. In de klantenfiche kunt u de klanten aan een bepaalde groep toewijzen (zie Ingave - Basisgegevens - Klanten).

Bij de configuratie van de klantengroepen hebt u bepaald welke velden hier opgevraagd worden.

Ingave

45

Klanten

Ingave - Basisgegevens - Klanten

Hier maakt u de verschillende klanten aan.

Bij de configuratie van de klanten hebt u bepaald welke velden hier opgevraagd worden.

Aandachtspunten

Nummer

Het laatst gebruikte nummer +1 wordt voorgesteld. U kunt dit nummer aanvaarden of wijzigen.

Alfacode

Aan de hand van de naam, wordt een alfacode voorgesteld. U kunt deze wijzigen of aanvaarden. De alfacode wordt gebruikt om snel een klant terug te vinden.

Ventilatiecode

Deze ventilatiecode kan tijdens het boeken van de verkoopfacturen gebruikt worden om de juiste uitsplitsing voor te stellen. De keuze of deze ventilatiecode al dan niet gebruikt wordt, wordt gemaakt bij de creatie van uw verkoopdagboek in het veld 'Voorstel ventilatie volgens' (zie Ingave - Basisgegevens - Verkoopdagboeken).

U kunt kiezen uit:

Geen ventilatie

0% (1)

6 % (2)

12 % (3)

21% (4)

Medecontractant (21): voor werk in onroerende staat (bouwen, verbouwen, afwerken, inrichten, herstellen, onderhouden,... van onroerende goederen) door een in België gevestigde belastingplichtige die gehouden is tot het indienen van een periodieke BTW-aangifte.

Diversen buiten BTW (22)

Basismarge (24): voor een levering van tweedehandse vervoermiddelen onderworpen aan de bijzondere regeling van belastingheffing over de marge.

ICL Goederen (51)

ICL Maakloon (52)

ICL Montage (53)

ICL Afstand (54)

ICL Diensten (55)

ICL Driehoek a-B-c (56)

Busreizen (101): voor vervoerdiensten verricht in het kader van internationale all-in reizen per bus.

Export niet EU (70)


46

Onrechtstreekse uitvoer (71): voor een uitvoer naar een niet-lidstaat van de EU, waarbij het transport gebeurt via een andere lidstaat en waarbij de douanedocumenten voor de uitvoer worden opgemaakt in deze tussenliggende lidstaat.

Export via EU (102): voor verrichtingen waarbij het belastbaar gedeelte in rooster 47 van de BTW-aangifte moet komen en niet toegewezen kan worden aan een andere ventilatiecode m.b.t. rooster 47. B.v. een verkoop aan een Belgische klant waarbij het belastbare gedeelte in rooster 47 moet komen. Bij gebruik van deze ventilatiecode worden geen Intrastatgegevens opgevraagd.

Standaardruil (103): voor de ruil van gelijkaardige onderdelen of organen van auto's.

Centralisatierekening

Dit is het nummer van de grootboekrekening die later in de verkopen als centralisatierekening kan worden gebruikt. Er zijn twee systemen om te centraliseren:

Op de grootboekrekening klanten (b.v. 400000 Handelsdebiteuren) die in het verkoopdagboek vermeld staat. In dit geval hoeft u de centralisatierekening van de klant hier niet in te vullen.

Op de centralisatierekening die in de klant vermeld staat. In dit geval moet deze centralisatierekening hier wel worden ingevuld.

De keuze tussen deze twee systemen wordt gemaakt tijdens de creatie van het betreffende verkoopdagboek via Ingave - Basisgegevens - Verkoopdagboeken in het veld 'Centralisatie volgens'.

Verkooprekening

Dit is het nummer van de grootboekrekening die later in de verkopen als tegenrekening kan worden voorgesteld. Er zijn twee systemen:

De verkooprekening (b.v. 700000 Verkopen) die in het verkoopdagboek vermeld staat. In dit geval hoeft u de verkooprekening van de klant niet in te vullen.

De verkooprekening die in de klant vermeld staat. In dit geval moet deze verkooprekening wel worden ingevuld.

De keuze tussen deze twee systemen wordt gemaakt tijdens de creatie van het betreffende verkoopdagboek via Ingave - Basisgegevens - Verkoopdagboeken in het veld 'Verkooprekening volgens'.

Vervaldag

U kunt kiezen uit:

Contant

Einde maand

Factuurdatum

Vrije ingave: bij deze keuze zal het programma tijdens het ingeven van verkoopdocumenten, altijd stoppen op het veld 'Vervaldatum' om vrij een datum in te geven.

Extra 1, 2, 3

U kunt drie extra adreslijnen toevoegen aan de oorspronkelijke adresgegevens die u hebt ingevuld (b.v. t.a.v. Mevrouw Pieters).

Tekstblok 1, 2

U kunt maximum twee tekstblokken selecteren zoals ze werden gecreëerd met het programma Ingave - Basisgegevens - Ingave tekstblokken.

Ingave

47

Vrij veld 1, 2

U kunt hier vrije informatie over de klant ingeven.

De velden met betrekking tot het Intrastat verschijnen enkel wanneer u een EU-klant creëert.


48

Leveranciersgroepen

Ingave - Basisgegevens - Leveranciersgroepen

Hier maakt u de verschillende leveranciersgroepen aan in de vier talen. In de leveranciersfiche kunt u de leveranciers aan een bepaalde groep toewijzen (zie Ingave - Basisgegevens - Leveranciers).

Bij de configuratie van de leveranciersgroepen hebt u bepaald welke velden hier opgevraagd worden.

Ingave

49

Leveranciers

Ingave - Basisgegevens - Leveranciers

Hier maakt u de verschillende leveranciers aan.

Bij de configuratie van de leveranciers hebt u bepaald welke velden hier opgevraagd worden.

Aandachtspunten

Nummer

Het laatst gebruikte nummer +1 wordt voorgesteld. U kunt dit nummer aanvaarden of wijzigen.

Alfacode

Aan de hand van de naam, wordt een alfacode voorgesteld. U kunt deze wijzigen of aanvaarden. De alfacode wordt in de dagboeken gebruikt om snel een leverancier terug te vinden

Ventilatiecode

Deze ventilatiecode kan tijdens het boeken van de aankoopfacturen gebruikt worden om de juiste uitsplitsing voor te stellen. De keuze of deze ventilatiecode al dan niet gebruikt wordt, wordt gemaakt bij de creatie van uw aankoopdagboek in het veld 'Voorstel ventilatie volgens' (zie Ingave - Basisgegevens - Aankoopdagboeken).

U kunt kiezen uit:

Geen ventilatie

Binnenland (1)

BTW niet-aftrekbaar (19)

Medecontractant (21): voor werk in onroerende staat (bouwen, verbouwen, afwerken, inrichten, herstellen, onderhouden,... van onroerende goederen) door een in België gevestigde belastingplichtige die gehouden is tot het indienen van een periodieke BTW-aangifte.

Diversen buiten BTW (22): voor bedragen die niet in de BTW-aangifte moeten worden opgenomen zoals teruggenomen leeggoed

Andere Medecontractanten niet-EU (25): voor de aankoop van diensten in een niet-lidstaat van de EU waarbij door de leverancier geen BTW aangerekend wordt en er geen aansprakelijk vertegenwoordiger is in België. De maatstaf van heffing dient dan in de roosters 81 of 82 en rooster 87 te komen. De BTW dient in rooster 56 en 59 te staan.

Verlegging van heffing (26)

Import niet EU (70)

Onrechtstreekse invoer (71): voor een invoer vanuit een niet-lidstaat van de EU, waarbij het transport gebeurt via een andere lidstaat en waarbij de douanedocumenten voor de invoer worden opgemaakt in deze tussenliggende lidstaat. B.v. een Belg voert in vanuit de USA maar de goederen worden eerst naar de haven van Rotterdam gebracht alwaar de nodige invoerdocumenten worden opgemaakt voor de Nederlandse douane. De goederen transiteren eerst via een andere lidstaat. De invoerder moet een Intrastat-aangifte opmaken voor de beweging Nederland - België ook al doet hij een invoer vanuit de USA.

ICV Goederen (51)

ICV Diensten (55)


50

ICV Driehoek a-B-c (56)

ICV Accijnzen op goederen (31): voor accijnzen op aangekochte goederen uit een EU-land (b.v. drank)

Busreizen (101): voor vervoerdiensten verricht in het kader van internationale all-in reizen per bus.

Import via EU (102): voor verrichtingen waarbij het belastbaar gedeelte enkel in de roosters 81, 82 of 83 van de BTW-aangifte moet komen.


Dit is het nummer van de grootboekrekening die later in de aankopen als centralisatierekening kan worden gebruikt. Er zijn twee systemen om te centraliseren:

Op de grootboekrekening leveranciers (b.v. 440000 Leveranciers) die in het aankoopdagboek vermeld staat. In dit geval hoeft u de centralisatierekening van de leverancier hier niet in te vullen.

Op de centralisatierekening die in de leverancier vermeld staat. In dit geval moet deze centralisatierekening hier wel worden ingevuld.

De keuze tussen deze twee systemen wordt gemaakt tijdens de creatie van het betreffende aankoopdagboek via Ingave - Basisgegevens - Aankoopdagboeken in het veld 'Centralisatie volgens'.

Aankooprekening

Dit is het nummer van de grootboekrekening die later in de aankopen als tegenrekening kan worden voorgesteld. Er zijn twee systemen:

De aankooprekening (b.v. 600000 Aankopen van grondstoffen) die in het aankoopdagboek vermeld staat. In dit geval hoeft u de aankooprekening van de leverancier niet in te vullen.

De aankooprekening die in de leverancier vermeld staat. In dit geval moet deze aankooprekening wel worden ingevuld.

De keuze tussen deze twee systemen wordt gemaakt tijdens de creatie van het betreffende aankoopdagboek via Ingave - Basisgegevens - Aankoopdagboeken in het veld 'Aankooprekening volgens'.

Vervaldag

U kunt kiezen uit:

Contant

Einde maand

Factuurdatum

Vrije ingave: bij deze keuze zal het programma tijdens het ingeven van aankoopdocumenten, altijd stoppen op het veld 'Vervaldatum' om vrij een datum in te geven.

Swiftcode

De Swiftcode is de identificatiecode van de bank, ook BIC (Bank Identifier Code) genoemd. Deze wordt opgevraagd bij het telebankieren.

IBAN-nummer

IBAN (International Bank Account Number) is een nieuwe banknummerstructuur voor de begunstigde van grensoverschrijdende transfers in Europa. Deze wordt opgevraagd bij het telebankieren.

Ingave

51

Type persoon

Dit veld is van belang voor het opmaken van de Fiche 281.50 op diskette.

U kunt kiezen uit:

Rechtspersoon

Natuurlijk persoon

Extra 1, 2, 3

U kunt drie extra adreslijnen toevoegen aan de oorspronkelijke adresgegevens die u hebt ingevuld (b.v. t.a.v. Mevrouw Pieters).

Vrij veld 1, 2

U kunt hier vrije informatie over de leverancier ingeven.

De velden met betrekking tot het Intrastat verschijnen enkel wanneer u een EU-leverancier creëert.


52

Grootboekrekeningen

Ingave - Basisgegevens - Grootboekrekeningen

Via dit programma kunt u grootboekrekeningen aanmaken, consulteren, wijzigen of verwijderen.

Bij de configuratie van de grootboekrekeningen hebt u bepaald welke velden hier opgevraagd worden.

Het aantal posities van de grootboekrekeningen (min 6 - max 9) wordt bepaald bij de creatie van het dossier.

Bij het ingeven van een grootboekrekening worden de rechtse nullen automatisch opgevuld.

Aandachtspunten

Alternatief nummer

Dit is een vrij veld waarin u een eigen nummer / tekst kunt ingeven b.v. om een alternatief boekhoudplan op te stellen.

Overdracht beginbalans

Dit veld verschijnt enkel voor de grootboekrekeningen die als 'Aard rekening', Actiefrekening, Passiefrekening of Actief-/passiefrekening hebben.

U kunt kiezen uit:

Geen: er worden geen bedragen overgenomen in het nieuwe boekjaar.

Saldo: het debet - of creditsaldo van de rekening wordt overgenomen in het nieuwe boekjaar. Dit is van toepassing voor de meeste balansrekeningen.

Niet-afgepunte historieken: de niet-afgepunte historieken van de rekening worden overgenomen (b.v. 580000). Dit heeft als gevolg dat alle niet-afgepunte detaillijnen worden heropend in het volgende boekjaar. Het is dan ook aan te raden om de rekeningen eerst af te punten (via Dagboeken - Afpunten - Afpunten grootboekrekeningen) alvorens de overname van de beginbalans uit te voeren.

Type rekening

Hiermee duidt u aan of het om een centralisatierekening klanten of leveranciers gaat.

U kunt kiezen uit:

Gewoon: met deze code duidt u aan dat de grootboekrekening niet als een voorschotrekening voor klanten of leveranciers gebruikt kan worden.

Centralisatierekening klanten: met deze code duidt u aan dat de grootboekrekening als een voorschotrekening voor klanten gebruikt kan worden. Via Ingave - Basisgegevens - Financiële dagboeken/Diversendagboeken vult u bij 'Voorschot klanten', de grootboekrekening in met type rekening 'Centralisatierekening klanten', die u als voorschotrekening wenst te gebruiken. Voor elke boeking op deze grootboekrekening zal nu een document aangemaakt worden.

Centralisatierekening leveranciers: met deze code duidt u aan dat de grootboekrekening als voorschotrekening voor leveranciers gebruikt kan worden. Via Ingave - Basisgegevens - Financiële dagboeken/Diversendagboeken vult u bij 'Voorschot leveranciers', de grootboekrekening in met type rekening 'Centralisatierekening leveranciers', die u als voorschotrekening wenst te gebruiken. Voor elke boeking op deze grootboekrekening zal nu een document aangemaakt worden.

Toestand document

Wordt enkel opgevraagd bij balansrekeningen met het veld 'Type rekening' op 'Centralisatierekening klanten' of 'Centralisatierekening leveranciers'.

De betekenis van de toestand kunt u zelf configureren via Configuratie - Toestand documenten - Aankoopdocumenten / Verkoopdocumenten. De geselecteerde toestand wordt toegekend aan de documenten geboekt op deze grootboekrekening.

Ingave

53

U kunt ook zelf de toestand van documenten toewijzen of wijzigen via Consultatie - Historieken - Klanten/Leveranciers.

Afdruk historieken in detail

Wanneer u deze code aanvinkt, worden de historieken van de rekening in detail weergegeven. Zo niet, worden ze gecumuleerd per periode. U kunt deze code met terugwerkende kracht wijzigen.

% Privé

U vult het percentage privé in. Het privé-gedeelte wordt niet in de boekhouding verwerkt, maar wordt toegepast in de fiscale programma's.

BTW niet-aftrekbaar

Bij bepaalde grootboekrekeningen (b.v. representatiekosten) is het toepasselijke BTW-bedrag niet volledig aftrekbaar. Hier verwijst u naar het percentage dat niet-aftrekbaar is.

Tijdens het boeken van facturen zal, bij gebruik van deze grootboekrekening, de opsplitsing BTW aftrekbaar en BTW niet-aftrekbaar automatisch voorgesteld worden.

Rekening BTW niet-aftrekbaar

Bij het boeken van een aankoopdocument op een grootboekrekening met een % niet-aftrekbare BTW wordt het bedrag van de niet-aftrekbare BTW automatisch berekend. Standaard wordt de aftrekbare BTW op dezelfde grootboekrekening geboekt als de kost zelf. In dit geval vult u dit veld niet in. U kunt van de standaardmethode afwijken door hier de grootboekrekening in te vullen die u wenst te gebruiken.

Verworpen uitgave

U vult het percentage verworpen uitgave in. Het gedeelte verworpen uitgave wordt niet in de boekhouding verwerkt, maar wordt toegepast in de fiscale programma's.

Investering

U duidt aan of het een investeringsrekening is. Hierdoor kunt u bij het inboeken van een aankoopdocument op deze grootboekrekening, automatisch een afschrijvingselement creëren.

Het invullen van de onderstaande velden is niet verplicht. De ingevulde standaardwaarden zullen worden voorgesteld bij de creatie van de afschrijvingselementen en kunnen worden gewijzigd.

Investeringsaftrek

Indien de investeringsaftrek van toepassing is, definieert u deze als 'Eenmalig' of 'Gespreid', zo niet aanvaardt u 'Geen'.

Coëfficiënt restwaarde

Tijdens de creatie van het afschrijvingselement vanuit de aankopen, zal dit percentage toegepast worden op de aankoopwaarde. De 'residuwaarde' wordt automatisch ingevuld.

Kostenrekening afschrijving

Deze grootboekrekening kan worden gebruikt voor de registratie van de automatische diversen.

Bij de creatie van het diversendagboek via Ingave - Basisgegevens - Diversendagboeken vulde u in het veld 'Kostenrekening afschrijving' een gezamenlijke kostenrekening in. Indien u bij de grootboekrekening geen kostenrekening invult, zal deze van het dagboek gebruikt worden.

Eenheid 1, 2


54

Bij de creatie van uw dossier bepaalt u of u met eenheden werkt of niet. Door het koppelen van een eenheid (b.v. kilo's, liters,...) wordt bij het inboeken op deze grootboekrekening, de eenheid opgevraagd.

Vrij veld 1, 2

U kunt hier bijkomende informatie invullen over de grootboekrekening om later bijvoorbeeld te exporteren naar Excel.

Ingave

55

Kopiëren standaard boekhoudplan

Ingave - Basisgegevens - Kopiëren standaard boekhoudplan

Standaard is er een boekhoudplan voorzien in het programma waarop u zich kunt baseren voor het samenstellen van het boekhoudplan per dossier. U kunt het standaard boekhoudplan kopiëren naar een dossier en in het dossier de nodige wijzigingen aanbrengen.

Kopiëren standaard boekhoudplan maakt op basis van het standaard boekhoudplan de grootboekrekeningen aan voor het huidige dossier. Na het kopiëren kunnen de grootboekrekeningen gewijzigd of aangevuld worden via Ingave - Basisgegevens - Grootboekrekeningen.

Grootboekrekeningen die bestaan in het dossier worden niet overschreven door deze uit het standaard boekhoudplan.


56

Verwijderen grootboekrekeningen

Ingave - Basisgegevens - Verwijderen grootboekrekeningen

U hebt de mogelijkheid om grootboekrekeningen, waarop geen bewegingen werden geregistreerd en waar u nergens naar verwezen hebt, te verwijderen.

U krijgt onderaan een overzicht van de rekeningen die niet verwijderd werden.

Ingave

57

Balanstitels

Ingave - Basisgegevens - Balanstitels

Per dossier kunt u balanstitels aanmaken die o.a. gebruikt worden bij het afdrukken van de balansen en de afdruk van de grootboekrekeningen met balanstitels van dit dossier.

De balanstitels aangemaakt op 'dossierniveau', die u zelf moet creëren, hebben voorrang op de 'globale' balanstitels. Indien de balanstitels niet bestaan op 'dossierniveau', dan worden de 'globale' balanstitels voorgesteld.

Bij de configuratie van de balanstitels hebt u bepaald welke velden hier opgevraagd worden.


58

Alternatieve balanstitels

Ingave - Basisgegevens - Alternatieve balanstitels

Per dossier kunt u naast balanstitels ook alternatieve balanstitels aanmaken.

Bij de configuratie van de alternatieve balanstitels hebt u bepaald welke velden hier opgevraagd worden.

Ingave

59

Aankoopdagboeken

Ingave - Basisgegevens - Aankoopdagboeken

Hier maakt u de verschillende aankoopdagboeken aan.

Bij de configuratie van de aankoopdagboeken hebt u bepaald welke velden hier opgevraagd worden.

Zichtbaar

Wanneer u deze optie aanvinkt, bepaalt u dat dit veld op het scherm verschijnt maar dat u er niet op stopt.

Tabstop

Wanneer u deze optie aanvinkt, bepaalt u dat het programma op dit veld moet stoppen.

Aandachtspunten

Dagboeksoort

U kunt kiezen uit:

Standaard

Inkoopregister: u maakt een apart dagboek 'Inkoopregister' aan indien u met de margeregeling werkt.

Direct centraliseren

Het centraliseren, is het boekhoudkundig onomkeerbaar registreren van de gegevens. U bepaalt hier of dit onmiddellijk dient te gebeuren of niet.

Bij gecentraliseerde documenten kunt u nog bepaalde velden wijzigen, nl.: Datum, Vervaldatum, Onze en Uw referte, Toestand document, Mededeling en Intrastatgegevens.

Gestructureerde mededeling

U beslist hier of de gestructureerde mededeling mee op het scherm moet komen bij het boeken van aankoopfacturen.

Kopiëren referte

U duidt aan welke referte steeds herhaald mag worden voor elke detaillijn.

Voorbeeld U kiest 'Detailreferte': de detailreferte wordt doorgekopieerd naar een volgende lijn in het detail tijdens het boeken. U kiest 'O/ref.': het veld 'O/ref.' wordt doorgekopieerd naar het veld 'Referte' in het detail.

Centralisatie leveranciers

U geeft het nummer van de grootboekrekening in waarop de leveranciers worden gecentraliseerd.

Aankooprekening

U geeft het nummer van de grootboekrekening in die in dit dagboek als tegenrekening voorgesteld zal worden.

Centralisatie BTW factuur

U geeft het nummer van de grootboekrekening in waarop de BTW op aankoopfacturen wordt gecentraliseerd.


60

Centralisatie BTW cn.

U geeft het nummer van de grootboekrekening in waarop de BTW op aankoopcreditnota's wordt gecentraliseerd.

Afrondingen verlies / winst

U geeft het nummer van de grootboekrekening in waarop de negatieve / positieve afrondingsverschillen geboekt worden.

Ventilatie volgens

U kunt kiezen of u deze wenst in te geven met een tekst (duidelijker) of een numerieke code (sneller).

Ventilatie

U geeft de ventilatie in die standaard gebruikt mag worden.

Voorstel BTW-percentage

U geeft het BTW-percentage in dat standaard gebruikt mag worden.

Voorstel ventilatie volgens

U kunt kiezen uit:

Leverancier of dagboek: de ventilatie van de leverancier heeft voorrang op die van het dagboek. Indien u geen ventilatiecode hebt ingegeven in de leveranciersfiche, wordt de ventilatie van het dagboek gebruikt.

Dagboek: de code die u ingaf bij 'Ventilatie' wordt voorgesteld.

Centralisatie volgens

U kunt kiezen uit:

Leverancier of dagboek: de centralisatierekening van de leverancier heeft voorrang op die van het dagboek. Indien u geen centralisatierekening hebt ingegeven in de leveranciersfiche, wordt de centralisatierekening van het dagboek gebruikt.

Dagboek: de centralisatierekening die u ingaf bij 'Centralisatie leveranciers' wordt voorgesteld.

Aankooprekening volgens

U kunt kiezen uit:

Leverancier of dagboek: de grootboekrekening van de leverancier heeft voorrang op die van het dagboek. Indien u geen grootboekrekening hebt ingegeven in de leveranciersfiche, wordt de grootboekrekening van het dagboek gebruikt.

Dagboek: de grootboekrekening die u ingaf bij 'Aankooprekening' wordt voorgesteld.

Eerste veld

Dit is het eerste veld waar het programma op zal stoppen bij de ingave van de aankopen.

F/CN afzonderlijk nummeren

U kunt opteren om een aparte nummering te gebruiken voor facturen en creditnota’s. In dat geval zult u ook een apart dagboek hebben voor uw facturen en creditnota’s. In het andere geval zal de nummering door mekaar lopen en hebt u slechts 1 afdruk.

Unieke documentnummers

Ingave

61

Wanneer u dit vakje aankruist, betekent dit dat u ervoor zorgt dat elk boekingsstuk een uniek documentnummer krijgt.

Datumcontrole op periode

Wanneer u dit vakje aanvinkt zal er een controle gebeuren of uw documentdatum binnen de periode valt of niet. U krijgt enkel een melding als dit niet het geval is.

Negatieve bedragen toelaten

Wanneer u dit vakje aankruist, betekent dit dat het tijdens het boeken toegelaten zal zijn om negatieve bedragen te boeken.

Busreizen / Import via EU / Voorraadelement

Indien u deze ventilatiecodes wenst te gebruiken, vinkt u deze opties aan. Deze worden enkel gebruikt in speciale sectoren.

Controle referte

Hiermee bepaalt u hoe er bij het aanmaken van aankoopdocumenten wordt gecontroleerd of een referte reeds in een ander document werd gebruikt.


62

Verkoopdagboeken

Ingave - Basisgegevens - Verkoopdagboeken

Hier maakt u de verschillende verkoopdagboeken aan.

Bij de configuratie van de verkoopdagboeken hebt u bepaald welke velden hier opgevraagd worden.

Zichtbaar


Tabstop


Aandachtspunten



Bij gecentraliseerde documenten kunt u nog bepaalde velden wijzigen, nl.: Datum, Vervaldatum, Onze en Uw referte, Toestand document en Intrastatgegevens.

Kopiëren referte

U duidt aan welke referte steeds herhaald mag worden voor elke detaillijn.

Voorbeeld U kiest 'Detailreferte': de detailreferte wordt doorgekopieerd naar een volgende lijn in het detail tijdens het boeken. U kiest 'O/ref.': het veld 'O/ref.' wordt doorgekopieerd naar het veld 'Referte' in het detail.

Centralisatie klanten

U geeft het nummer van de grootboekrekening in waarop de klanten worden gecentraliseerd.

Verkooprekening

U geeft het nummer van de grootboekrekening in die in dit dagboek als tegenrekening voorgesteld zal worden.

Centralisatie BTW factuur

U geeft het nummer van de grootboekrekening in waarop de BTW op verkoopfacturen wordt gecentraliseerd.

Centralisatie BTW cn.

U geeft het nummer van de grootboekrekening in waarop de BTW op verkoopcreditnota's wordt gecentraliseerd.



Ventilatie volgens


Ingave

63

Ventilatie

U geeft de ventilatie in die standaard gebruikt mag worden.

Voorstel ventilatie volgens

U kunt kiezen uit:

Klant of dagboek: de ventilatie van de klant heeft voorrang op die van het dagboek. Indien u geen ventilatiecode hebt ingegeven in de klantenfiche, wordt de ventilatie van het dagboek gebruikt.

Dagboek: de code die u ingaf bij 'Ventilatie' wordt voorgesteld.

Centralisatie volgens

U kunt kiezen uit:

Klant of dagboek: de centralisatierekening van de klant heeft voorrang op die van het dagboek. Indien u geen centralisatierekening hebt ingegeven in de klantenfiche, wordt de centralisatierekening van het dagboek gebruikt.

Dagboek: de centralisatierekening die u ingaf bij 'Centralisatie klanten' wordt voorgesteld.

Verkooprekening volgens

U kunt kiezen uit:

Klant of dagboek: de grootboekrekening van de klant heeft voorrang op die van het dagboek. Indien u geen grootboekrekening hebt ingegeven in de klantenfiche, wordt de grootboekrekening van het dagboek gebruikt.

Dagboek: de grootboekrekening die u ingaf bij 'Verkooprekening' wordt voorgesteld.

Eerste veld

Dit is het eerste veld waar het programma op zal stoppen bij de ingave van de verkopen.

F/CN afzonderlijk nummeren

U kunt opteren om een aparte nummering te gebruiken voor facturen en creditnota’s. In dat geval zult u ook een apart dagboek hebben voor uw facturen en creditnota’s. In het andere geval zal de nummering door mekaar lopen en hebt u slechts 1 afdruk.







Busreizen / Export via EU / Standaardruil / Voorraadelement

Indien u deze ventilatiecodes wenst te gebruiken, vinkt u deze opties aan. Deze worden enkel gebruikt in speciale sectoren.


64

Financiële dagboeken

Ingave - Basisgegevens - Financiële dagboeken

Hier maakt u de verschillende financiële dagboeken en kasdagboeken aan.

Bij de configuratie van de financiële dagboeken hebt u bepaald welke velden hier opgevraagd worden.

Zichtbaar


Tabstop


Aandachtspunten

Dagboeksoort

U kunt kiezen uit:

Bank: per financiële instelling moet een financieel dagboek worden aangemaakt. Bank wordt automatisch voorgesteld als het rekeningnummer begint met 55.

Kas: als u met een kas werkt, moet u een kasdagboek aanmaken. Kas word automatisch voorgesteld als het rekeningnummer begint met 57.



Doc. klanten / leveranciers volgens

U kunt opteren om de openstaande documenten te zoeken via Documentnummer of Uw referte.

Kopiëren referte

U kunt kiezen uit:

Niet: tijdens het boeken van documenten in het financieel zal de detailreferte niet automatisch herhaald worden op een volgende lijn.

Detailreferte: tijdens het boeken van documenten in het financieel zal de detailreferte automatisch herhaald worden op een volgende lijn.







Ingave

65

Bankkosten

U geeft de standaard grootboekrekening in waarop de bankkosten geboekt mogen worden.

BTW op bankkosten

U geeft de standaard grootboekrekening in waarop de BTW op bankkosten geboekt mag worden.

% BTW op bankkosten

U geeft het standaard percentage BTW in van toepassing op bankkosten met BTW.

Verkooprekening

U geeft de standaard grootboekrekening in waarop de dagontvangsten geboekt mogen worden.

BTW-rekening verkopen

U geeft de standaard grootboekrekening in waarop de BTW op dagontvangsten geboekt mag worden.

% BTW op verkopen

U geeft het standaard percentage BTW in van toepassing bij het boeken van dagontvangsten.

Voorschot klanten / leveranciers

U geeft het nummer van de centralisatierekening in waarop de voorschotten van klanten / leveranciers geboekt worden. Standaard worden de rekeningen 400000/440000 voorgesteld. Bij veelvuldig gebruik van voorschotten kunt u overwegen om andere voorschotrekeningen te gebruiken.

De betreffende centralisatierekeningen kunnen enkel grootboekrekeningen zijn waarvan de code 'Creatie document' op 'Saldo documenten klanten' of 'Saldo documenten leveranciers' staat (zie Ingave - Basisgegevens - Grootboekrekeningen).

Voorschot volgens

U kunt hier configureren of een voorschot klant of leverancier geboekt wordt op de centralisatierekening volgens de individuele rekening of de centralisatierekening volgens het financieel dagboek.



Koersverschillen verlies / winst

U geeft het nummer van de grootboekrekening in waarop de negatieve / positieve koersverschillen geboekt worden.

Munt

U duidt de munt van de financiële rekening aan.

Eens het dagboek aangemaakt werd in een bepaalde munt, kan de munt nadien niet meer gewijzigd worden.

Ventilatie volgens



66

Betalingsverschil klanten / leveranciers

U duidt aan of het wegboeken van betalingsverschillen ingeschakeld mag worden of niet.

% Limiet betalingsverschil

U geeft het maximum toelaatbare betalingsverschil in percenten in. Dit percentage wordt toegepast op het oorspronkelijke factuurbedrag.

Max. bedrag betalingsverschil

U geeft het maximum toelaatbare betalingsverschil in bedrag in.

Betalingsverschillen verlies / winst

U geeft het nummer van de grootboekrekening in waarop de positieve / negatieve betalingsverschillen geboekt zullen worden.

Verkregen / toegestane kortingen

U kunt kiezen uit:

Niet verrekenen: er wordt geen rekening gehouden met korting contant geboekt via aan- of verkopen.

Met bevestiging: bij het afpunten van de factuur wordt u gevraagd of de korting geboekt mag worden of niet.

Zonder bevestiging: het bedrag van de korting - van facturen geboekt met de code 'Korting contant' - wordt automatisch weggeboekt naar de vermelde rekening.

Grootboekrekening

U geeft het nummer van de grootboekrekening in waarop de verkregen / toegestane kortingen geboekt zullen worden.

Betaling documenten

Tijdens het boeken van financiële documenten kunt u documenten opzoeken. U bepaalt hier of enkel de gecentraliseerde documenten of alle documenten getoond en afgepunt mogen worden.

% Afwijking bedrag document

Als de klant/leverancier of het documentnummer niet gekend zijn, zult u ook kunnen opzoeken op bedrag. Deze opzoeking zal rekening houden met een afwijking in plus en in min voor het percentage dat u hier invult.

Elektronische betalingen

Wanneer u dit vakje aankruist, betekent dit dat er voor deze instelling geautomatiseerd betalingsverkeer kan plaatsvinden.

U vult dan ook de landcode, het banknummer en eventueel het protocolnummer (afhankelijk van de bank) van de financiële instelling in.

Domiciliëringen

Wanneer u dit vakje aankruist, betekent dit dat er voor deze financiële instelling domiciliëringen kunnen plaatsvinden.

Indien niet-gecentraliseerde aan- of verkoopdocumenten via de financiële ketting worden afgeboekt, zult u buiten een aantal velden ('Referte', 'Naam', 'Klant/Leverancier', 'Datum',...) geen wijzigingen meer kunnen aanbrengen aan deze documenten. M.a.w. ze worden aan dezelfde regels onderworpen als een gecentraliseerd document.

Ingave

67

Diversendagboeken

Ingave - Basisgegevens - Diversendagboeken

Hier maakt u de verschillende diversendagboeken en het diversendagboek voor de beginbalans aan.

Bij de configuratie van de diversendagboeken hebt u bepaald welke velden hier opgevraagd worden.

Zichtbaar


Tabstop


Aandachtspunten

Dagboeksoort

U kunt kiezen uit:

Standaard: dit is een diversendagboek voor de algemene diverse boekingen. In tegenstelling tot het diversendagboek beginbalans, kunnen hier niet alleen boekingen op grootboekrekeningen, maar ook op klanten en leveranciers plaatsvinden.

Beginbalans: dit dagboek gebruikt u voor de manuele of automatische opening van de balansrekeningen. Boekingen in dit dagboek gebeuren steeds in periode 0. Het grote voordeel is dat, gelijk wanneer u de beginbalans inboekt, deze toch steeds als eerste boeking van het jaar wordt opgenomen. U kunt in dit dagboek enkel balansrekeningen gebruiken, dus geen klanten, leveranciers, kosten- of opbrengstenrekeningen.

Afsluitboekingen: dit is een diversendagboek voor uw afsluitboekingen. U kunt in dit dagboek ook op centralisatierekeningen boeken, wat in een gewoon dagboek niet kan. Dit is bijvoorbeeld het geval wanneer uw bank een negatief saldo heeft en u het saldo wenst over te boeken.



Voorschot klanten / leveranciers

U geeft het nummer van de centralisatierekening in waarop de voorschotten klanten / leveranciers geboekt worden. Standaard worden de rekeningen 400000/440000 voorgesteld. Bij veelvuldig gebruik van voorschotten kan u overwegen om andere voorschotrekeningen te gebruiken.

De betreffende centralisatierekeningen kunnen enkel grootboekrekeningen zijn waarvan de code 'Creatie document' op 'Saldo documenten klanten' of 'Saldo documenten leveranciers' staat (zie Ingave - Basisgegevens - Grootboekrekeningen).



Koersverschillen verlies / winst

U geeft het nummer van de grootboekrekening in waarop de positieve / negatieve koersverschillen geboekt worden.


68

Kostenrekening afschr.

U geeft het nummer van de grootboekrekening in waarop automatisch berekende afschrijvingen worden geboekt.

Afschrijving volgens

U kunt kiezen uit:

GB rek. of dagboek: de 'Kostenrekening afschrijving' die u ingaf bij de creatie van de grootboekrekening (zie Ingave - Basisgegevens - Grootboekrekeningen) heeft voorrang op die van het dagboek. Indien u geen kostenrekening hebt ingegeven bij de grootboekrekening, wordt de kostenrekening van het dagboek gebruikt.

Dagboek: de kostenrekening die u ingaf bij 'Kostenrekening afschrijving' wordt voorgesteld.

Voorschot volgens

Gelijkaardig aan het financieel dagboek, is het nu ook mogelijk om in de ingave van een diversendagboek te configureren of een voorschot klant of leverancier geboekt wordt op de centralisatierekening volgens de individuele rekening of de centralisatierekening volgens het diversendagboek.

Ventilatie volgens


Kopiëren referte

U kunt kiezen uit:

Niet: tijdens het boeken van documenten in de diversen zal de detailreferte niet automatisch herhaald worden op een volgende lijn.

Detailreferte: tijdens het boeken van documenten in de diversen zal de detailreferte automatisch herhaald worden op een volgende lijn.

Betaling documenten

Tijdens het boeken van diverse documenten kunt u documenten opzoeken. U bepaalt hier of enkel de gecentraliseerde documenten of alle documenten getoond en afgepunt mogen worden.

% Afwijking bedrag document

Als de klant/leverancier of het documentnummer niet gekend zijn, zult u ook kunnen opzoeken op bedrag. Deze opzoeking zal rekening houden met een afwijking in plus en in min voor het percentage dat u hier invult.






Wanneer u dit vakje aankruist, betekent dit dat het tijdens het boeken toegelaten zal zijn om een negatieve diverse verrichting te boeken.

Ingave

69

Indien niet-gecentraliseerde aan- of verkoopdocumenten via de diverse ketting worden afgeboekt, zult u buiten een aantal velden ('Referte', 'Naam', 'Klant/leverancier', 'Datum',...) geen wijzigingen meer kunnen aanbrengen aan deze documenten. M.a.w. ze worden aan dezelfde regels onderworpen als een gecentraliseerd document.


70

Landen

Ingave - Basisgegevens - Landen

De tabel van alle landen van de wereld, met aankruising EU-lidstaat of niet, is standaard meegeleverd bij Expert/M Plus.

U duidt de landen aan die u in uw dossier gebruikt door het veld 'In gebruik' in het tabblad 'Detail' aan te vinken. Alleen deze landen worden voorgesteld in de vakken voor selectie.

Alle EU-lidstaten staan standaard aangevinkt als 'In gebruik'.

Ingave

71

Munten

Ingave - Basisgegevens - Munten

De tabel van alle munten van de wereld is standaard meegeleverd bij Expert/M Plus.

U duidt de munten aan die u in uw dossier gebruikt door het veld 'In gebruik' in het tabblad 'Detail' aan te vinken. Alleen deze munten worden voorgesteld in de vakken voor selectie.

U kunt ook het aantal decimalen van de munt wijzigen (tussen 0 en 4 decimalen).

Het aantal decimalen van een munt kan enkel verhoogd worden, nooit verlaagd. Eenmaal het aantal decimalen verhoogd, kunt u niet meer terug.


72

Koersen

Ingave - Basisgegevens - Koersen

De koersen van buitenlandse munten kunnen worden ingegeven op 2 niveaus, ofwel op globaal niveau, ofwel op dossierniveau. Wanneer u een koers ingeeft op 'globaal' niveau, kan die koers gebruikt worden voor alle dossiers. De koersen op 'dossierniveau' primeren op de koersen die ingegeven zijn op globaal niveau en gelden enkel voor het dossier waarin deze zijn aangemaakt.

Als u koersen ingeeft t.o.v. de euro moet u die ingeven volgens het type waar/onwaar. Dit wil zeggen 1 euro = x USD. B.v. 1 euro = 1,17 USD. Bij andere munten is dit mogelijkerwijze niet het geval en gebruikt u de omgekeerde notering zoals vroeger bij de Belgische Frank gebeurde. Dit wil zeggen 1 GBP = x BEF. B.v. 1 GBP = 68 BEF.

Ingave

73

Tekstblokken

Ingave - Basisgegevens - Tekstblokken

Hier kunt u tekstblokken aanmaken, consulteren en wijzigen.

Tekstblokken kunt u gebruiken bij het afdrukken van de betalingsherinneringen.

Bij de configuratie van de tekstblokken hebt u bepaald welke velden hier opgevraagd worden.


74

Afschrijvingen

Afschrijvingsgroepen

Ingave - Afschrijvingen - Afschrijvingsgroepen

Via dit programma maakt u de verschillende afschrijvingsgroepen aan met hun omschrijving in de verschillende talen.

U hebt de mogelijkheid om de afschrijvingen te verdelen in groepen (b.v. per filiaal, investeringen ter plaatse of bij klanten,...).

De afdruk van de afschrijvingstabel en de lijst van de investeringen kan op deze afschrijvingsgroepen gebaseerd zijn.

Bij de configuratie van de afschrijvingsgroepen hebt u bepaald welke velden hier opgevraagd worden.

Ingave

75

Afschrijvingselementen

Ingave - Afschrijvingen - Afschrijvingselementen

Afhankelijk van de afschrijvingsmethode die u gekozen hebt in de dossiergegevens via Ingave - Basisgegevens - Dossier zal de afschrijvingstabel pro rata of boekhoudkundig worden opgesteld. U kiest voor 'Pro rata' wanneer u afschrijft volgens de werkelijke gebruiksprorata van het jaar van aanschaffing. Volgt u deze regel niet dan behoudt u 'Boekhoudkundig'. In de dossiergegevens vinkt u het veld 'Fiscale beperkingen' aan als bij de berekening van de afschrijvingstabel maximaal 40% van de aanschaffingswaarde afgeschreven mag worden.

Alvorens u een afschrijvingselement creëert, selecteert u via Ingave - Basisgegevens - Grootboekrekeningen, een investeringsrekening en vinkt u het veld 'Investering' aan.

Bij de investeringsrekening kunt u de bijkomende gegevens ('Duur afschrijving', 'Wijze afschrijving', 'Investeringsaftrek', 'Coëfficiënt restwaarde') invullen. Het invullen van de betreffende velden is echter niet verplicht. De standaardwaarden die u hebt ingevuld, zullen worden voorgesteld bij de creatie van de afschrijvingselementen en kunnen nadien gewijzigd worden.

In het veld 'Kostenrekening afschrijving' vult u de grootboekrekening in die kan worden gebruikt voor de registratie van de automatisch berekende afschrijvingen. Indien u dit veld blanco laat, wordt de standaard grootboekrekening gebruikt die werd ingegeven bij de creatie van het diversendagboek (zie Ingave - Basisgegevens - Diversendagboeken).

Het aanmaken van afschrijvingselementen kan op 2 manieren gebeuren:

Via het menupunt Ingave - Afschrijvingen - Afschrijvingselementen.

Via de automatische creatie van afschrijvingselementen vanuit de aankopen als u boekt op een investeringsrekening, op voorwaarde dat bij de grootboekrekening, het veld 'Investering' aangevinkt staat.

Tijdens de ingave van een investeringselement zal de afschrijvingsmethode steeds in de titel van het venster vermeld staan. B.v. Ingave afschrijvingselementen - Boekhoudkundig.

Aandachtspunten via het menupunt Ingave - Afschrijvingen - Afschrijvingselementen

Memotekst

U geeft hier de omschrijving van het afschrijvingselement in.

Grootboekrekening

U geeft de grootboekrekening in waarop de investering betrekking heeft.

Afschrijvingsgroep

U selecteert de afschrijvingsgroep aan de hand van het nummer of de alfacode. Voor afschrijvingselementen die niet in een groep opgenomen zijn, vult u dit veld niet in.

Datum eerste afschrijving

Naargelang de afschrijvingsmethode die u koos (via Ingave – Basisgegevens - Dossier) wordt hier de eerste dag van het boekjaar of de documentdatum voorgesteld. Aan de hand van deze datum wordt de afschrijvingstabel berekend. Dit kunt u aanpassen.

Aanslagjaar

Is enkel van toepassing bij gebruik van de investeringsaftrek en wordt voorgesteld a.d.h.v. het jaartal van de documentdatum. Dit kunt u aanpassen.

Investeringsaftrek


76

Indien de investeringsaftrek van toepassing is, definieert u deze als Eenmalig of Gespreid, zo niet aanvaardt u Geen.

Code investeringsaftrek

Nog niet van toepassing.

Aangerekende BTW

Hier vult u het totale BTW-bedrag in dat aangerekend werd bij de aanschaffing van het investeringselement. Dit bedrag is van belang voor en wordt afgedrukt op de 'Tabel der bedrijfsmiddelen'.

Afgetrokken BTW

Hier vult u het aftrekbare BTW-bedrag in. Dit bedrag verschilt van de 'Aangerekende BTW' indien de BTW van het investeringselement niet 100% aftrekbaar is. Dit bedrag is van belang voor en wordt afgedrukt op de 'Tabel der bedrijfsmiddelen'.

Berekenen afschrijvingstabel

De afschrijvingstabel wordt automatisch voorgesteld in jaren. Wanneer u het ingavescherm verlaat of u creëert een nieuw afschrijvingselement, dan wordt de afschrijvingstabel automatisch berekend als alle noodzakelijke gegevens werden ingevuld.

Wanneer u echter, nadat de afschrijvingstabel werd berekend, nog gegevens hebt aangepast die invloed hebben op de afschrijvingstabel, dan moet u het 'Berekenen afschrijvingstabel' wel toepassen.

Aandachtspunten via de automatische creatie van afschrijvingselementen vanuit de aankopen

Het afschrijvingselement kan rechtstreeks vanuit de aankopen gecreëerd worden op voorwaarde dat bij de investeringsrekening, het veld 'Investering' aangevinkt staat.

Na het aanvaarden van een aankoopdocument, verschijnt de voorstelling van het afschrijvingselement volgens de standaardwaarden ingevuld in de investeringsrekening.

Ook al hebt u het aankoopdocument verwijderd, blijft het investeringselement bestaan.

Nummer

Het nummer van een afschrijvingselement wordt steeds automatisch toegekend.

Alfacode

De alfacode van een afschrijvingselement wordt steeds automatisch toegekend en kan nadien nog gewijzigd worden.

Memotekst

Wordt automatisch voorgesteld a.d.h.v. de referte ingegeven bij het boeken van het aankoopdocument en kan nadien gewijzigd worden.

Grootboekrekening

Omdat u rechtstreeks via de aankoopketting, het afschrijvingselement ingeeft, wordt de grootboekrekening, die u in het aankoopdagboek en als standaard in de investeringsrekening ingevuld hebt, hier overgenomen.

Afschrijvingsgroep

U selecteert de afschrijvingsgroep aan de hand van het nummer of de alfacode. Voor afschrijvingselementen die niet in een groep opgenomen zijn, laat u de afschrijvingsgroep blanco.

Ingave

77

Documentdatum

De documentdatum wordt overgenomen uit het veld 'Datum' bij ingave van het aankoopdocument en kan nadien gewijzigd worden.

Datum eerste afschrijving

Naargelang de afschrijvingsmethode die u koos (via Ingave – Basisgegevens - Dossier) wordt hier de eerste dag van het boekjaar of de documentdatum voorgesteld. Aan de hand van deze datum wordt de afschrijvingstabel berekend. Dit kunt u aanpassen.

Aanslagjaar

Is enkel van toepassing bij gebruik van de investeringsaftrek en wordt voorgesteld a.d.h.v. het jaartal van de documentdatum. Dit kunt u aanpassen.

Investeringsaftrek

Indien de investeringsaftrek van toepassing is, definieert u deze als Eenmalig of Gespreid, zo niet aanvaardt u Geen.

Code investeringsaftrek

Nog niet van toepassing.

Aankoopwaarde

Het bedrag geboekt op de investeringsrekening wordt voorgesteld en kan nadien nog gewijzigd worden.

Af te schrijven waarde

Het bedrag geboekt op de investeringsrekening wordt voorgesteld en kan nadien nog gewijzigd worden.

Restwaarde

Het percentage ingevuld in het veld 'Coëfficiënt restwaarde' bij de creatie van de investeringsrekening wordt toegepast.

Aangerekende BTW

Hier wordt het totale BTW-bedrag weergegeven dat aangerekend werd bij de aanschaffing van het investeringselement. Dit bedrag is van belang voor en wordt afgedrukt op de 'Tabel der bedrijfsmiddelen'.

Afgetrokken BTW

Hier wordt het aftrekbare BTW-bedrag weergegeven. Dit bedrag verschilt van de 'Aangerekende BTW' indien de BTW van het investeringselement niet 100% aftrekbaar is. Dit bedrag is van belang voor en wordt afgedrukt op de 'Tabel der bedrijfsmiddelen'.

Berekenen afschrijvingstabel

De afschrijvingstabel wordt automatisch voorgesteld in jaren rekening houdend met de afschrijvingsmethode.

Enkel indien u gegevens hebt aangepast, moet u de afschrijvingstabel opnieuw laten berekenen met de knop 'Berekenen afschrijvingstabel'.

Buiten gebruik stellen of verwijderen van afschrijvingselementen

Met <-> of <CTRL> + <-> hebt u de mogelijkheid om een geselecteerde investeringselement buiten gebruik te stellen of te verwijderen. Deze procedure kan uitgevoerd worden bij de verkoop of bij een volledig afgeschreven investeringselement dat u niet meer op de afdrukken wenst.

Investeringselementen die buiten gebruik gesteld zijn, kunnen enkel nog geconsulteerd worden via de afdruklijsten en worden uiteraard niet meer opgenomen in de automatische boekingen van de afschrijvingen.


78

Aandachtspunten

Datum buiten gebruik/afschrijven tot

U bepaalt tot welke datum u de afschrijvingen laat opnemen in de afschrijvingstabellen.

Toelichting buiten gebruik

U kunt hier eventueel de reden van het buiten gebruik stellen van het investeringselement vermelden.

Buiten gebruik stellen

Met deze knop stelt u het geselecteerde investeringselement effectief buiten gebruik.

Verwijderen

Met deze knop verwijdert u definitief het geselecteerde investeringselement.

Er wordt geen bevestiging gevraagd wanneer u op deze knop drukt. Deze handeling voert u enkel uit indien u zeker bent dat u het element wenst te verwijderen.

Wilt u een investeringselement dat buiten gebruik gesteld werd, opnieuw opvragen, dan vinkt u op het tabblad 'Overzicht' het veld 'Buiten gebruik gestelde elementen' aan. Op die manier kunt u via 'Uw selectie' de opzoeking binnen de buiten gebruik gestelde elementen uitvoeren.

De boekingen die betrekking hebben op een buitengebruikstelling dient u zelf uit te voeren. M.a.w. voor eventuele meer- of minderwaarden of verkopen, moet u manueel de nodige boekingen ingeven.

Annuleren buiten gebruik stellen

Bij het selecteren van een buiten gebruik gesteld element wordt u de vraag gesteld of u dit element opnieuw wilt activeren.

Aandachtspunten

Heractiveren

U antwoordt 'Ja' als het element ten onrechte buiten gebruik werd gesteld.

U antwoord 'Nee' als het element niet wenst te heractiveren.

Ingave

79

Afschrijvingsjaren

Ingave - Afschrijvingen - Afschrijvingsjaren

Indien er in het verleden een verkort of verlengd boekjaar is geweest voor dit dossier kunt u hier de nodige aanpassingen doen. Dit is enkel van belang indien u nog historische gegevens wenst in te brengen.


80

Boeken afschrijvingen

Ingave - Afschrijvingen - Boeken afschrijvingen

Via dit programma kunt u uw tussentijdse afschrijvingen automatisch laten boeken. U bepaalt zelf tot welke periode de afschrijvingen in aanmerking genomen moeten worden. Het programma zal automatisch rekening houden met nieuwe elementen, buiten gebruik gestelde elementen, aanpassingen aan uw tabellen in voorgaande periodes.

U krijgt op uw scherm een overzicht van alle elementen die in aanmerking genomen worden.

Documenten

U kunt de documenten:

Consulteren: hiermee kunt u de documenten enkel raadplegen.

Editeren: hiermee kunt u van de niet-gecentraliseerde en niet-afgepunte documenten alle gegevens wijzigen behalve de velden 'Dagboek', 'Periodes', 'Jaar', 'Documentsoort' en 'Munt'. Van de gecentraliseerde documenten kunt u enkel de niet-boekhoudkundige gegevens wijzigen (b.v. 'Referte').

Ingave

81

Analytisch

Rekeningen Niveau 1

Ingave - Analytisch - Rekeningen Niveau 1

Via dit programma kunt u per niveau analytische rekeningen aanmaken of wijzigen en de verplichte wachtrekeningen creëren.

De creatie van de analytische rekeningen kunt u ook opstarten vanuit de verschillende programma's m.b.t. de analytische boekhouding via <CTRL> + <N>.

Voor meer informatie, volgt u deze link Analytische Boekhouding


82

Rekeningen Niveau 2





Ingave

83

Rekeningen Niveau 3




• U creëert via dit programma ook de verplichte wachtrekeningen.

• U hebt de mogelijkheid om beperkingen op te leggen bij het gebruik van de analytische rekeningen.

• Via de beperkingen beslist u per analytische rekening welke analytische rekeningen van het onderliggende niveau wel of niet gebruikt mogen worden. Enkel analytische rekeningen die u invult bij de beperkingen, zullen kunnen worden gebruikt. Selecteert u GEEN beperkingen, dan kunnen alle onderliggende analytische rekeningen gebruikt worden.



84

Rekeningen Niveau 4





Ingave

85

Rekeningen Niveau 5






86

Verdeelsleutels

Ingave - Analytisch - Verdeelsleutels

De verdeelsleutels dienen om de uitsplitsing naar de verschillende analytische rekeningen tijdens het boeken voor te stellen of automatisch te registreren.

De verdeelsleutels kunnen aan de grootboekrekening en/of analytische rekening gekoppeld worden zodat deze voorgesteld worden tijdens het boeken. De voorgestelde verdeelsleutel kan worden gewijzigd tijdens het boeken. De voorgestelde bedragen kunt u nog wijzigen.


Ingave

87

Verdeelsleutels grootboekrekeningen

Ingave - Analytisch - Verdeelsleutels grootboekrekeningen

Via dit programma kunt u de verdeelsleutels koppelen die dienen voor de uitsplitsing van de bedragen van de grootboekrekeningen naar de analytische rekeningen van niveau 1.



88

Beginsituatie

Beginsituatie klanten

Ingave - Beginsituatie - Beginsituatie klanten

Enkel voor het eerste boekjaar dat u verwerkt in Expert/M Plus moet u eenmalig de beginsituatie van de openstaande documenten van de klanten manueel ingeven.

Indien een document reeds gedeeltelijk betaald werd, geeft u ofwel alleen het openstaande saldo in, in het veld 'Bedrag valuta', ofwel selecteert u als eerste lijn 'Factuur' en als tweede lijn 'Betaling' en geeft u eveneens in het veld 'Bedrag valuta', bedragen in.

Uiteraard moet u geen openstaande documenten creëren bij een nieuw opgerichte firma.

U hebt ook de mogelijkheid om het bedrag korting contante betaling en het BTW-bedrag apart te vermelden. Dit heeft als voordeel dat u, bij het boeken van financiële verrichtingen, zowel op het bruto- en netto-bedrag, als op het bruto-bedrag, verminderd met het bedrag korting contant, kunt opzoeken.

Klanten die nog niet bestaan, kunt u via de creatietoets <CTRL> + <N> onmiddellijk aanmaken.

Aandachtspunten


De 'Centralisatierekening klanten' van uw eerste dagboek wordt voorgesteld.

Ingave

89

Beginsituatie leveranciers

Ingave - Beginsituatie - Beginsituatie leveranciers

Enkel voor het eerste boekjaar dat u verwerkt in Expert/M Plus moet u eenmalig de beginsituatie van de openstaande documenten van de leveranciers manueel ingeven.

Indien een document reeds gedeeltelijk betaald werd, geeft u ofwel alleen het openstaande saldo in, in het veld 'Bedrag valuta', ofwel selecteert u als eerste lijn 'Factuur' en als tweede lijn 'Betaling' en geeft u eveneens in het veld 'Bedrag valuta', bedragen in.

Uiteraard moet u geen openstaande documenten creëren bij een nieuw opgerichte firma.

U hebt ook de mogelijkheid om het bedrag korting contante betaling en het BTW-bedrag apart te vermelden. Dit heeft als voordeel dat u, bij het boeken van financiële verrichtingen, zowel op het bruto- en netto-bedrag, als op het bruto-bedrag, verminderd met het bedrag korting contant, kunt opzoeken.

Leveranciers die nog niet bestaan, kunt u via de creatietoets <CTRL> + <N> onmiddellijk aanmaken.

Aandachtspunten


De 'Centralisatierekening leveranciers' van uw eerste dagboek wordt voorgesteld.


90

Correcties omzet klanten

Ingave - Beginsituatie - Correcties omzet klanten

Via dit programma kunt u correcties aanbrengen in de omzet van de klanten voor uw BTW-listing.

Als u b.v. een dossier met een boekhouding te paard nieuw opstart, kunt u hier de omzet inbrengen van het eerste deel van het kalenderjaar dat voor uw eerste boekjaar valt dat u met Expert/M Plus werkt. Dit laat u toe om op het einde van het eerste kalenderjaar uw BTW-listing toch correct op te maken.

Ingave

91

Correcties omzet leveranciers

Ingave - Beginsituatie - Correcties omzet leveranciers

Via dit programma kunt u correcties aanbrengen in de omzet van de leveranciers.

92

Consultatie

Historieken

Grootboekrekeningen

Consultatie - Historieken - Grootboekrekeningen

Via deze consultatie kunt u op een snelle manier van de gecentraliseerde en/of niet-gecentraliseerde documenten, de afgepunte en/of de niet-afgepunte historieken van de grootboekrekeningen per boekjaar in detail op het scherm raadplegen.

De historieken, die de boekingen uit alle dagboeken omvatten, worden volgens uw keuze gesorteerd op datum of documentnummer, al dan niet in combinatie met de boekhoudperiode. Indien u opteert voor de keuze 'Geen sortering', wordt het overzicht op volgorde van ingave weergegeven.

Documenten




Werkwijze

1. U bepaalt de gegevens die u wenst te consulteren, volgens de aangeboden selecties.

2. U drukt op de toets Consultatie. In het tabblad 'Overzicht' worden alle opgevraagde grootboekrekeningen voorgesteld met hun debet- en creditsaldo.

3. Klik op een grootboekrekening om onderaan in het tabblad 'Overzicht detail', de historieklijnen van die rekening te zien.

De kolommen in deze tabbladen kunnen per gebruiker aangepast worden. U kunt de breedte van de kolommen wijzigen door de tussenlijnen te verslepen en ook kolommen verplaatsen door ze aan te klikken en te verslepen. Wanneer u met de rechtermuistoets in het tabblad klikt, kunt u via 'Kolommen', de kolommen die u niet gebruikt, verbergen door ze af te vinken. Met de rechtermuistoets kunt u ook steeds de standaardwaarden herstellen, een schermafdruk nemen of gegevens exporteren.

4. Dubbelklik in het tabblad 'Overzicht detail' op een historieklijn om het document te zien waaruit de historieklijn afkomstig is.

Consultatie

93

Grootboekrekeningen - Uitgebreid

Consultatie - Historieken - Grootboekrekeningen Uitgebreid

Via deze consultatie kunt u documenten opzoeken op basis van de referte of het bedrag.

Documenten



Editeren: hiermee kunt u van de niet-gecentraliseerde documenten alle gegevens wijzigen behalve de velden 'Dagboek', 'Periodes', 'Jaar', 'Documentsoort' en 'Munt'. Van de gecentraliseerde documenten kunt u enkel de niet-boekhoudkundige gegevens wijzigen (b.v. 'Referte').

Werkwijze

1. U bepaalt welke documenten u wenst op te zoeken, volgens de aangeboden selecties.

2. U drukt op de toets Consultatie. De documenten worden op het scherm voorgesteld.

3. Dubbelklik op een historieklijn om het document te zien waaruit de historieklijn afkomstig is.

De kolommen in deze tabbladen kunnen per gebruiker aangepast worden. U kunt de breedte van de kolommen wijzigen door de tussenlijnen te verslepen en ook kolommen verplaatsen door ze aan te klikken en te verslepen. Wanneer u met de rechtermuistoets in het tabblad klikt, kunt u via 'Kolommen', de kolommen die u niet gebruikt, verbergen door ze af te vinken. Met de rechtermuistoets kunt u ook steeds de standaardwaarden herstellen.


94

Klanten

Consultatie - Historieken - Klanten

Via deze consultatie kunt u op een snelle manier de historieken per boekjaar van de klanten in detail op het scherm raadplegen.

De historieken, die de boekingen uit alle dagboeken omvatten, worden volgens uw keuze gesorteerd op datum, documentnummer of documentsoort, al dan niet in combinatie met de boekhoudperiode. Indien u opteert voor de keuze 'Geen sortering', wordt het overzicht op volgorde van ingave weergegeven.

Openstaande vorig boekjaar

U kunt kiezen uit:

Exclusief: op die manier vraagt u een lijst 'Historieken klanten' op per boekjaar. Deze optie kiest u best voor dossiers met een enkelvoudige boekhouding.

Inclusief: op die manier vraagt u een lijst 'Historieken klanten' die niet per boekjaar werkt en krijgt u een beeld van de situatie klanten op dit moment.

Documenten




Werkwijze

1. U bepaalt welke gegevens u wenst te consulteren, volgens de aangeboden selecties.

2. U drukt op de toets Consultatie. In het tabblad 'Overzicht' worden alle opgevraagde klanten voorgesteld met hun saldo.

3. Klik op een klant om onderaan in het tabblad 'Overzicht detail' te zien hoe dit saldo is samengesteld.



Consultatie

95

Klanten - Uitgebreid

Consultatie - Historieken - Klanten Uitgebreid

Via deze consultatie kunt u documenten opzoeken op basis van de referte, het bedrag of het documentnummer.

Documenten




Werkwijze






96

Leveranciers

Consultatie - Historieken - Leveranciers

Via deze consultatie kunt u op een snelle manier de historieken per boekjaar van de leveranciers in detail op het scherm raadplegen.

De historieken, die de boekingen uit alle dagboeken omvatten, worden volgens uw keuze gesorteerd op datum, documentnummer of documentsoort, al dan niet in combinatie met de boekhoudperiode. Indien u opteert voor de keuze 'Geen sortering', wordt het overzicht op volgorde van ingave weergegeven.

Openstaande vorig boekjaar

U kunt kiezen uit:

Exclusief: op die manier vraagt u een lijst 'Historieken leveranciers' op per boekjaar. Deze optie kiest u best voor dossiers met een enkelvoudige boekhouding.

Inclusief: op die manier vraagt u een lijst 'Historieken leveranciers' die niet per boekjaar werkt en krijgt u een beeld van de situatie leveranciers op dit moment.

Documenten




Werkwijze


2. U drukt op de toets Consultatie. In het tabblad 'Overzicht' worden alle opgevraagde leveranciers voorgesteld met hun saldo.

3. Klik op een leverancier om onderaan in het tabblad 'Overzicht detail' te zien hoe dit saldo is samengesteld.



Consultatie

97

Leveranciers - Uitgebreid

Consultatie - Historieken - Leveranciers Uitgebreid

Via deze consultatie kunt u documenten opzoeken op basis van de referte, het bedrag of het documentnummer.

Documenten




Werkwijze






98

Grootboekrekeningen-Alternatief nummer

Consultatie - Historieken - Grootboekrekeningen-Alternatief nummer

U kunt in uw grootboekrekeningen een alternatief nummer ingeven. Dit kan handig zijn als u moet rapporteren aan een buitenlands moederbedrijf dat een ander boekhoudplan hanteert dan het Belgisch genormaliseerd plan.

Met dit programma kunt u de historieken bekijken en eventueel exporteren indien u dat wenst. Merken we nog op dat u voor meerdere grootboekrekeningen hetzelfde alternatief nummer kunt gebruiken. Dit laat u toe om bepaalde rekeningen samen te voegen die in uw Belgische boekhouding toch uitgespiltst zijn.

Na het exporteren naar b.v. Excel, kunt u daar eventueel balansen samenstellen volgens uw eigen voorkeur.

Consultatie

99

Documenten

Klanten

Consultatie - Documenten - Klanten

Via dit programma kunt u de openstaande en/of vereffende documenten van de klanten in detail op het scherm raadplegen.

De documenten, die de boekingen uit alle dagboeken omvatten, worden volgens uw keuze gesorteerd op datum, documentnummer of documentsoort, al dan niet in combinatie met de boekhoudperiode. Indien u opteert voor de keuze 'Geen sortering', wordt het overzicht op volgorde van ingave weergegeven.

Er wordt enkel bepaald tot en met welke periode en boekjaar u de gegevens wenst op te vragen, m.a.w. dit is steeds de toestand vanaf het eerste document tot aan het boekjaar/de periode die u opvraagt.

Documenten




Werkwijze


2. U drukt op de toets Consultatie. In het tabblad 'Overzicht klanten' worden alle opgevraagde klanten voorgesteld met hun saldo.

3. Klik op een klant om onderaan in het tabblad 'Overzicht documenten en voorschotten' te zien hoe dit saldo is samengesteld. De documenten (facturen en creditnota's) zijn gekoppeld aan de afpunting of betaling ervan.

4. Klik op een vereffend document om onderaan in het tabblad 'Overzicht betalingen', het detail van de afpunting/betaling te zien.

5. Dubbelklik in de tabbladen 'Overzicht documenten en voorschotten' of 'Overzicht betalingen' op een documentlijn om het document te zien waaruit de historieklijn afkomstig is.

De kolommen in dit tabblad kunnen aangepast worden per gebruiker. U kunt de breedte van de kolommen wijzigen door de tussenlijnen te verslepen en ook kolommen verplaatsen door ze aan te klikken en te verslepen. Wanneer u met de rechtermuistoets in dit tabblad klikt, kunt u via 'Kolommen', de kolommen die u niet gebruikt, verbergen door ze af te vinken. Met de rechtermuistoets kunt u ook steeds de standaardwaarden herstellen, een schermafdruk nemen of gegevens exporteren.


100

Leveranciers

Consultatie - Documenten - Leveranciers

Via dit programma kunt u de openstaande en/of vereffende documenten van de leveranciers in detail op het scherm raadplegen.

De documenten, die de boekingen uit alle dagboeken omvatten, worden volgens uw keuze gesorteerd op datum, documentnummer of documentsoort, al dan niet in combinatie met de boekhoudperiode. Indien u opteert voor de keuze 'Geen sortering', wordt het overzicht op volgorde van ingave weergegeven.

Er wordt enkel bepaald tot en met welke periode en boekjaar u de gegevens wenst op te vragen, m.a.w. dit is steeds de toestand vanaf het eerste document tot aan het boekjaar/de periode die u opvraagt.

Documenten




Werkwijze


2. U drukt op de toets Consultatie. In het tabblad 'Overzicht leveranciers' worden alle opgevraagde leveranciers voorgesteld met hun saldo.

3. Klik op een leverancier om onderaan in het tabblad 'Overzicht documenten en voorschotten' te zien hoe dit saldo is samengesteld. De documenten (facturen en creditnota's) zijn gekoppeld aan de afpunting of betaling ervan.

4. Klik op een vereffend document om onderaan in het tabblad 'Overzicht betalingen', het detail van de afpunting/betaling te zien.

5. Dubbelklik in de tabbladen 'Overzicht documenten en voorschotten' en 'Overzicht betalingen' op een documentlijn om het document te zien waaruit de historieklijn afkomstig is.

De kolommen in dit tabblad kunnen aangepast worden per gebruiker. U kunt de breedte van de kolommen wijzigen door de tussenlijnen te verslepen en ook kolommen verplaatsen door ze aan te klikken en te verslepen. Wanneer u met de rechtermuistoets in dit tabblad klikt, kunt via 'Kolommen', de kolommen die u niet gebruikt, verbergen door ze af te vinken. Met de rechtermuistoets kunt u ook steeds de standaardwaarden herstellen, een schermafdruk nemen of gegevens exporteren.

Consultatie

101

Overzicht

Gegevens grootboekrekening

Consultatie - Overzicht - Gegevens grootboekrekening

Via dit programma kunt u een algemeen overzicht opvragen van een grootboekrekening.

Dit omvat de historieken huidig en vorig boekjaar, de totalen per boekjaar en de algemene creatiegegevens.

Dit scherm kunt u ook oproepen via <CTRL> + <M> als u op een ingaveveld Grootboekrekening staat.


102

Gegevens klant

Consultatie - Overzicht - Gegevens klant

Via dit programma kunt u een algemeen overzicht opvragen van een klant.

Dit omvat o.a. de openstaande documenten, het aantal documenten, de omzet enz.

Dit scherm kunt u ook oproepen via <CTRL> + <M> als u op een ingaveveld Klant staat.

Consultatie

103

Gegevens leverancier

Consultatie - Overzicht - Gegevens leverancier

Via dit programma kunt u een algemeen overzicht opvragen van een leverancier.

Dit omvat o.a. de openstaande documenten, het aantal documenten, de omzet enz.

Dit scherm kunt u ook oproepen via <CTRL> +<M> als u op een ingaveveld Leverancier staat.


104

Expert/m for Windows

Historieken grootboekrekeningen

Consultatie - Expert/m for Windows - Historieken grootboekrekeningen

Via dit programma kunt u de historieken van uw grootboekrekeningen in detail uit uw Expert/m for Windowsdossier consulteren. Het betreft hier de originele gegevens in detail en niet de cumulcijfers die u eventueel hebt overgenomen naar Expert/M Plus.

Consultatie

105

Documenten klanten

Consultatie - Expert/m for Windows - Documenten klanten

Via dit programma kunt u de openstaande documenten van uw klanten uit uw Expert/m for Windowsdossier consulteren. Het betreft hier de originele gegevens in detail.


106

Documenten leveranciers

Consultatie - Expert/m for Windows - Documenten leveranciers

Via dit programma kunt u de openstaande documenten van uw leveranciers uit uw Expert/m for Windowsdossier consulteren. Het betreft hier de originele gegevens in detail.

Consultatie

107

Expert/m Classic


Consultatie - Expert/m Classic - Historieken grootboekrekeningen

Via dit programma hebt u de mogelijkheid om historieken grootboekrekeningen te raadplegen op het scherm van/uit het Expert/m Classic dossier.

Voordat u deze gegevens kunt consulteren, dient u eerst de gegevens in Expert/m Classic te exporteren. Dit kunt u doen via de knop 'Synchronisatie' of door manueel Expert/m Classic op te starten. Dit dient u normaal slecht 1 maal uit te voeren. Indien er iets is gewijzigd aan de te consulteren gegevens in Expert/m Classic dient u de synchronisatie opnieuw uit te voeren.

Export


Via het menupunt 17. Communicatie, 6. Hist. alg.rekeningen Expert/M Plus kunt u de gegevens exporteren.

Bij 'Dossier' geeft u het dossiernummer van een dossier waaruit u wenst te exporteren.

Bij 'Export' bepaalt u welke gegevens u wenst te exporteren: Voor de Historieken algemene rekeningen hebt u de keuze uit: Alle bestaande boekjaren of Vorig en huidig boekjaar.

Hierdoor zullen er een aantal 'exportbestanden' in de dossierdirectory bijgevoegd worden.


Bij elk van deze consultaties is er een knop 'Synchronisatie' voorzien. Deze kunt u gebruiken om gegevens te exporteren. Hiermee kunt u ook Expert/m Classic opstarten om de export uit te voeren. Vervolgens kunt u dezelfde werkwijze gebruiken als omschreven bij 'Vanuit Expert/m Classic'.

Ter info wordt het dossiernummer van het Classic dossier naast de knop Synchronisatie vermeld.

Werkwijze

1. U bepaalt de gegevens die u wenst te consulteren, volgens de aangeboden selecties.

2. U drukt op de toets Consultatie. In het tabblad 'Overzicht' worden alle opgevraagde grootboekrekeningen voorgesteld met hun debet- en creditsaldo.

3. Klik op een grootboekrekening om onderaan in het tabblad 'Overzicht detail', de historieklijnen van die rekening te zien.


108

Documenten klanten

Consultatie - Expert/m Classic - Documenten klanten

Via dit programma hebt u de mogelijkheid om documenten klanten te raadplegen op het scherm van/uit het Expert/m Classic dossier.


Export


Via het menupunt 17. Communicatie, 7. Openstaande posten Expert/M Plus kunt u de gegevens exporteren.


Bij 'Export' bepaalt u welke gegevens u wenst te exporteren: Voor de Openstaande posten hebt u de keuze uit: Klanten, Leveranciers of Beiden.





Werkwijze


2. U drukt op de toets Consultatie. In het tabblad 'Overzicht klanten' worden alle opgevraagde klanten voorgesteld met hun saldo.

3. Klik op een klant om onderaan in het tabblad 'Overzicht documenten' te zien hoe dit saldo is samengesteld. De documenten (facturen en creditnota's) zijn gekoppeld aan de afpunting of betaling ervan.

4. Klik op een vereffend document om onderaan in het tabblad 'Overzicht afpuntingen', het detail van de afpunting/betaling te zien.

De kolommen in dit tabblad kunnen worden aangepast per gebruiker. U kunt de breedte van de kolommen wijzigen door de tussenlijnen te verslepen en ook kolommen verplaatsen door ze aan te klikken en te verslepen. Wanneer u met de rechtermuistoets in dit tabblad klikt, kunt u via 'Kolommen', de kolommen die u niet gebruikt, verbergen door ze af te vinken. Met de rechtermuistoets kunt u ook steeds de standaardwaarden herstellen, een schermafdruk nemen of gegevens exporteren.

Consultatie

109

Documenten leveranciers

Consultatie - Expert/m Classic - Documenten leveranciers

Via dit programma hebt u de mogelijkheid om documenten leveranciers te raadplegen op het scherm van/uit het Expert/m Classic dossier.


Export


Via het menupunt 17. Communicatie, 7. Openstaande posten Expert/M Plus kunt u de gegevens exporteren.


Bij 'Export' bepaalt u welke gegevens u wenst te exporteren: Voor de Openstaande posten hebt u de keuze uit: Klanten, Leveranciers of Beiden.





Werkwijze


2. U drukt op de toets Consultatie. In het tabblad 'Overzicht leveranciers' worden alle opgevraagde leveranciers voorgesteld met hun saldo.

3. Klik op een leverancier om onderaan in het tabblad 'Overzicht documenten' te zien hoe dit saldo is samengesteld. De documenten (facturen en creditnota's) zijn gekoppeld aan de afpunting of betaling ervan.

4. Klik op een vereffend document om onderaan in het tabblad 'Overzicht afpuntingen', het detail van de afpunting/betaling te zien.

De kolommen in dit tabblad kunnen worden aangepast per gebruiker. U kunt de breedte van de kolommen wijzigen door de tussenlijnen te verslepen en ook kolommen verplaatsen door ze aan te klikken en te verslepen. Wanneer u met de rechtermuistoets in dit tabblad klikt, kunt u via 'Kolommen', de kolommen die u niet gebruikt, verbergen door ze af te vinken. Met de rechtermuistoets kunt u ook steeds de standaardwaarden herstellen, een schermafdruk nemen of gegevens exporteren.

110

Dagboeken

Aankopen

Ingave aankopen

Dagboeken - Aankopen - Ingave aankopen

Hier registreert u uw inkomende documenten.

Volgende gegevens worden eenmaal per ingave opgevraagd:

Dagboek, Jaar, Boekhoudperiode, BTW-periode.

Volgende gegevens worden eenmaal per document opgevraagd:

Document, Documentnummer, Leverancier, Datum, Vervaldatum, Munt, Bedrag, Koers, Ventilatie, Onze referte, Uw referte, Toestand, Gestr. mededeling.

Volgende gegevens worden per tegenboeking ingegeven:

Ventilatie, BTW %, Grootboekrekening, BTW-rooster, D/C, Bedrag, Aard, Referte.

Indien de gebruikte grootboekrekening, eenheden nodig heeft, verschijnen onderaan het ingavescherm 1 of 2 extra velden waar de hoeveelheid eenheden kan worden ingevuld (zie Ingave - Basisgegevens - Grootboekrekeningen).

Volgende gegevens moeten worden ingegeven als Intrastat verplicht is:

Het tabblad 'Intrastat' wordt enkel getoond als u via Intrastat - Configuratie Intrastat aangeduid hebt dat u Intrastatplichtig bent.

Land, Goederencode, Massa, Statistische eenheden, Factuurwaarde, Vervoerswijze, Aard transactie, Regio bestemming, Leveringsvoorwaarden.

Voor de detaillijn van de Intrastatgegevens staat een aankruisvakje standaard aangevinkt. Dit betekent dat de gegevens opgenomen worden in uw Intrastataangifte. Wenst u de gegevens niet op te nemen, dan kunt u dit vakje afvinken.

U kunt meerdere Intrastatuitsplitsingen per factuurlijn hebben.

U wisselt tussen de tabbladen 'Details' en 'Intrastat' met <F6>.

Volgende gegevens moeten worden ingegeven als u een investeringselement ingeeft:

Een investeringselement kan rechtstreeks gecreëerd worden vanuit de aankoopketting op voorwaarde dat bij de grootboekrekening (zie Ingave - Basisgegevens - Grootboekrekeningen) het veld 'Investering' aangevinkt staat.

Voor verdere uitleg verwijzen wij u naar het creëren van afschrijvingselementen (zie Ingave - Afschrijvingen - Afschrijvingselementen).

Indien u bij een bepaald bedrag berekeningen moet uitvoeren, kunt u altijd met <CTRL> + <T> de rekenmachine oproepen.

Dagboeken

111

Zo lang u de ingave van het document niet hebt afgesloten, kunt u de vorige boekingslijn consulteren en eventueel aanpassen via <PgDwn>. Na de ingave, kunt u alle documenten consulteren en eventueel aanpassen via het tabblad 'Overzicht'.

Door met de rechtermuisknop voor 'Controle nummers' te kiezen, krijgt u een overzicht van de ingegeven, dubbele en ontbrekende documentnummers van de documentsoort die u in de hoofding geselecteerd hebt (zie Werken met Expert/M Plus - Algemene gebruiksregels - Controle nummers aankopen / verkopen / diversen / financieel).

Wenst u een overzicht van alle documenten, de openstaande documenten, betalingen, omzet,... van een leverancier, dan vult u de leverancier in en drukt u op <CTRL> + <M>. Dubbelklik op een document in dit overzicht om het document in te kijken of te wijzigen in functie van de keuze die u gemaakt hebt bij 'Consulteren' of 'Editeren'. Druk op <CTRL> + <M> voor een gedetailleerde overzicht van de ingevulde grootboekrekening.

Afsluiten document

Om een ingegeven document te aanvaarden, drukt u op de of op +

U kunt een document annuleren met de of + <->. U krijgt vervolgens de keuze of u alleen de huidige rij of het ganse document wilt verwijderen. Voor de volledige lijst van sneltoetsen, zie Werken met Expert/M Plus - Sneltoetsen.

Het ingegeven document wordt bij het afsluiten gecontroleerd op rekenkundige juistheid en op volledigheid. Het document wordt niet afgesloten indien het niet volledig is. De cursor plaatst zich dan op het ontbrekende deel en u moet het eerst vervolledigen.

Bij een rekenfout dient u de ontbrekende lijnen aan te vullen of de bedragen te corrigeren.

Alleen bij een verschil in de BTW-berekening kunt u opteren om deze fout alsnog te aanvaarden.


112

Afdruk aankoopdagboek

Dagboeken - Aankopen - Afdruk aankoopdagboek

Via dit programma kunt u het aankoopdagboek afdrukken op papier of consulteren op het scherm.

Aandachtspunten

Enkel centralisatie

Als u deze optie aanvinkt, krijgt u enkel de centralisaties van uw aankoopdagboek voor de uitgevoerde selecties.

De aankruisvakjes 'Enkel niet afgedrukte doc.', 'Voorraadelementen drukken', 'Vreemde valuta drukken' en 'Definitieve afdruk' zijn dan niet meer toegankelijk.

Definitieve afdruk

Als u deze optie aanvinkt, worden alle niet afgedrukte documenten voor de uitgevoerde selecties automatisch op 'Afgedrukt' gezet en worden de velden 'Eerste vrije pag.nr. facturen' en 'Eerste vrije pag.nr. cn' automatisch aangepast naar het eerste vrije paginanummer bij de volgende keer dat u het afdrukscherm oproept.

Voor de algemene gebruiksregels van dit afdrukprogramma, verwijzen wij u naar Werken met Expert/M Plus - Lijsten.

Dagboeken

113

Centraliseren aankopen

Dagboeken - Aankopen - Centraliseren aankopen

Wanneer u de inhoud van de aankoopdocumenten hebt gecontroleerd, kunnen de documenten gecentraliseerd worden. Het doorboeken van de aankopen naar de boekhouding dient enkel uitgevoerd te worden indien niet gekozen was voor 'Direct centraliseren' (zie Ingave - Basisgegevens - Aankoopdagboeken).

U bepaalt zelf welke documenten gecentraliseerd mogen worden.

Maakt u geen selectie, dan worden automatisch alle nog niet gecentraliseerde documenten van de huidige periode gecentraliseerd.

Gecentraliseerde aankoopdocumenten kunnen niet meer verwijderd worden. Na centralisatie kunnen wel nog bepaalde velden van het aankoopdocument aangepast worden, nl. Datum, Vervaldatum, Onze referte en Uw referte, Toestand document, Gestructureerde mededeling en Intrastatgegevens.


114

Afdruk aankoopdagboek analytisch

Dagboeken - Aankopen - Afdruk aankoopdagboek analytisch

Via dit programma kunt u het analytische aankoopdagboek afdrukken op papier of consulteren op het scherm.


Dagboeken

115

Verkopen

Ingave verkopen

Dagboeken - Verkopen - Ingave verkopen

Hier registreert u uw uitgaande documenten.

Volgende gegevens worden eenmaal per ingave opgevraagd:


Volgende gegevens worden eenmaal per document opgevraagd:

Document, Documentnr, Klant, Datum, Vervaldatum, Munt, Bedrag, Koers, Ventilatie, Onze referte, Uw referte, Toestand.

Volgende gegevens worden per tegenboeking ingegeven:

Ventilatie, Grootboekrekening, D/C, Bedrag, Referte, BTW-rooster.

Indien de gebruikte grootboekrekening, eenheden nodig heeft, verschijnen onderaan het ingavescherm 1 of 2 extra velden waar de hoeveelheid eenheden kan worden ingevuld (zie Ingave - Basisgegevens - Grootboekrekeningen).

Volgende gegevens moeten worden ingegeven als Intrastat verplicht is:

Het tabblad 'Intrastat' wordt enkel getoond als u via Intrastat - Configuratie Intrastat aangeduid hebt dat u Intrastatplichtig bent.

Land, Goederencode, Massa, Statistische eenheden, Factuurwaarde, Vervoerswijze, Aard transactie, Regio oorsprong, Leveringsvoorwaarden.

Voor de detaillijn van de Intrastatgegevens staat een aankruisvakje standaard aangevinkt. Dit betekent dat de gegevens opgenomen worden in uw Intrastataangifte. Wenst u de gegevens niet op te nemen, dan kunt u dit vakje afvinken.

U kunt meerdere Intrastatuitsplitsingen per factuurlijn hebben.

U wisselt tussen de tabbladen 'Details' en 'Intrastat' met <F6>.

Indien u bij een bepaald bedrag berekeningen moet uitvoeren, kunt u altijd met <CTRL> + <T> de rekenmachine oproepen.

Zo lang u de ingave van het document niet hebt afgesloten, kunt u de vorige boekingslijn consulteren en eventueel aanpassen via <PgDwn>. Na de ingave, kunt u alle documenten consulteren en eventueel aanpassen via het tabblad 'Overzicht'.

Door met de rechtermuisknop voor 'Controle nummers' te kiezen, krijgt u een overzicht van de ingegeven, dubbele en ontbrekende documentnummers van de documentsoort die u in de hoofding geselecteerd hebt (zie Werken met Expert/M Plus - Algemene gebruiksregels - Controle nummers aankopen / verkopen / diversen / financieel).


116

Wenst u een overzicht van alle documenten, de openstaande documenten, betalingen, omzet,... van een klant, dan vult u de klant in en drukt u op <CTRL> + <M>. Dubbelklik op een document in dit overzicht om het document in te kijken of te wijzigen in functie van de keuze die u gemaakt hebt bij 'Consulteren' of 'Editeren'. Druk op <CTRL> + <M> voor een gedetailleerde overzicht van de ingevulde grootboekrekening.

Afsluiten document

Om een ingegeven document af te sluiten, drukt u op de of op +

U kunt een document annuleren met de of + <->. U krijgt vervolgens de keuze of u alleen de huidige rij of het ganse document wilt verwijderen. Voor de volledige lijst van control-toetsen, zie Werken met Expert/M Plus - Sneltoetsen.

Het ingegeven document wordt bij het afsluiten gecontroleerd op rekenkundige juistheid en op volledigheid. Het document wordt niet afgesloten indien het niet volledig is. De cursor plaatst zich dan op het ontbrekende deel en u moet het eerst vervolledigen.

Bij een rekenfout dient u de ontbrekende lijnen aan te vullen of de bedragen te corrigeren.

Alleen bij een verschil in de BTW-berekening kunt u opteren om deze fout alsnog te aanvaarden.

Dagboeken

117

Afdruk verkoopdagboek

Dagboeken - Verkopen - Afdruk verkoopdagboek

Via dit programma kunt u het verkoopdagboek afdrukken op papier of consulteren op het scherm.

Aandachtspunten

Enkel centralisatie

Als u deze optie aanvinkt, krijgt u enkel de centralisaties van uw verkoopdagboek voor de uitgevoerde selecties.

De aankruisvakjes 'Enkel niet afgedrukte doc.', 'Voorraadelementen drukken', 'Refertes drukken', 'Vreemde valuta drukken' en 'Definitieve afdruk' zijn dan niet meer toegankelijk.

Definitieve afdruk

Als u deze optie aanvinkt, worden alle niet afgedrukte documenten voor de uitgevoerde selecties automatisch op 'Afgedrukt' gezet en worden de velden 'Eerste vrije pag.nr. facturen' en 'Eerste vrije pag.nr. cn' automatisch aangepast naar het eerst vrije paginanummer bij de volgende keer dat u het afdrukscherm oproept.



118

Centraliseren verkopen

Dagboeken - Verkopen - Centraliseren verkopen

Wanneer u de inhoud van de verkoopdocumenten hebt gecontroleerd, kunnen de documenten gecentraliseerd worden. Het doorboeken van de verkopen naar de boekhouding dient enkel uitgevoerd te worden indien niet gekozen was voor 'Direct centraliseren' (zie Ingave - Basisgegevens - Verkoopdagboeken).



Gecentraliseerde verkoopdocumenten kunnen niet meer verwijderd worden. Na centralisatie kunnen wel nog bepaalde velden van het verkoopdocument aangepast worden, nl. Datum, Vervaldatum, Onze en Uw referte, Toestand document en Intrastatgegevens.

Dagboeken

119

Afdruk verkoopdagboek analytisch

Dagboeken - Verkopen - Afdruk verkoopdagboek analytisch

Via dit programma kunt u het analytische verkoopdagboek afdrukken op papier of consulteren op het scherm.



120

Financieel

Ingave financieel

Dagboeken - Financieel - Ingave financieel

Hier registreert u uw financiële verrichtingen van de banken, kassen en postrekeningen.

Bank- en postrekening en kasdagboek

Bij het ingeven van het allereerste uittreksel van een bepaald dagboek dient u altijd het beginsaldo manueel in te geven.

Gegevens die u eenmaal per financieel dagboek moet ingeven:


Gegevens die u eenmaal per uittreksel moet ingeven:

Documentnummer, Datum, Koers, Beginsaldo, Eindsaldo, Huidig saldo.

Boeken van uittreksellijnen

Via ventilatie kiest u de aard van de financiële verrichting. U hebt volgende mogelijkheden:

Klant

Leverancier

Grootboekrekening

Bankkosten met BTW

Dagontvangsten

Naargelang de keuze krijgt u een ander ingavescherm te zien.

De te volgen werkwijze bij de betaling van een klant of aan een leverancier, is afhankelijk van de gekende gegevens en de documenten die betaald worden.

Via de creatie van het financiële dagboek (zie Ingave - Basisgegevens - Financiële dagboeken) configureerde u het veld 'Zoeken op' bij 'Doc klanten volgens' en 'Doc. leveranciers volgens'. De functietoets <F8> is echter heel belangrijk bij het opzoeken van documenten. Het gebruik van deze toets houdt in dat Expert/M Plus, de opzoeking zal starten op basis van de op dat moment ingevulde gegevens. Indien de opzoeking meerdere documenten als resultaat heeft, krijgt u een overzicht van alle documenten die aan de selectiecriteria van de opzoeking voldoen. Documenten die betaald worden, kunt u aanduiden met de muis of d.m.v. de pijltjes- en de <Enter> toets. Als u alle documenten hebt aangeduid, kunt u het scherm verlaten door op de <+> toets of op <OK> te klikken. Het consultatiescherm wordt dan gesloten en de aangeduide documenten worden in de financiële boeking opgenomen.

Duid het document opnieuw aan om het te selecteren.

Klant

We onderscheiden volgende situaties bij het opzoeken van documenten.

Mogelijkheid 1, u kent het klanten/of het factuurnummer:

Dagboeken

121

U vult het klantnummer, de naam van de klant en/of het documentnummer in. U drukt vervolgens op <F8>. Indien er maar 1 combinatie van de gevraagde gegevens bestaat, wordt het bedrag van dat document onmiddellijk voorgesteld in het ingavescherm van de financiële verrichting. U kunt het bedrag nog wijzigen indien u niet de volledige factuur betaalt. Zijn er meerdere documenten met hetzelfde documentnummer voor de ingegeven klant, dan krijgt u een overzicht van de betreffende documenten.

Mogelijkheid 2, u kent noch het klant-, noch het factuurnummer:

Indien u een verrichting boekt die betrekking heeft op een individuele rekening maar het individuele rekeningnummer en het documentnummer zijn ongekend, dan kunt u het document opzoeken via het bedrag.

Bij 'Ventilatie' selecteert u 'Klant' en u drukt <F7> om onmiddellijk naar het veld 'Bedrag document' te gaan. U vult het op te zoeken bedrag in en u drukt op <F8>. Het programma zoekt nu alle documenten met het ingegeven bedrag als saldo. Als u in het F8-scherm nogmaals <consultatie> doet, dan wordt er ook rekening gehouden met het afwijkingspercentage dat u hebt ingegeven bij de creatie van het financieel dagboek (zie Ingave - Basisgegevens - Financiële dagboeken).

Mogelijkheid 3, u ontvangt een groepsbetaling:

U selecteert de gewenste klantenfiche in het veld 'Klant' met <*> + <Enter> of u geeft het klantnummer in en u drukt <F8> om een overzicht te krijgen van alle openstaande facturen/creditnota's van die klant. Net zoals u 1 document aanduidt, kunt u ook verschillende documenten aanduiden. Het veld 'Totaal betalingen' geeft het totaal van de geselecteerde documenten weer. Zoekt u echter een bepaald bedrag, dan kunt u dit bedrag invullen in het veld 'Totaal te betalen'. Voor elk document dat u vervolgens selecteert, wordt het resterende bedrag getoond in het veld 'Nog te betalen'.

Mogelijkheid 4, u ontvangt een deelbetaling:

Punt u maar een deel van het document af, dan kunt u na het selecteren van het document in het selectiescherm, het veld 'Betaling document' aanpassen.

Hebt u in uw selectie maar 1 document, dan wordt het selectiescherm niet getoond en kunt u het bedrag onmiddellijk aanpassen in de boekingslijn van de financiële verrichting.

Mogelijkheid 5, u ontvangt een voorschot

Met voorschotten worden de betalingen bedoeld waarvoor u geen document hebt aangeduid om af te punten. Betalingen waarvan u de klant maar niet het documentnummer kent, worden geboekt op de voorschottenrekening ingegeven bij de creatie van het financieel dagboek (zie Ingave - Basisgegevens - Financiële dagboeken). Een voorschot boekt u door het klantnummer en het bedrag in te vullen en op <F10> te drukken. Indien u zelf geen (fictief/intern) documentnummer ingevuld hebt, dan zal Expert/M Plus na het drukken op <F10> een documentnummer toekennen, nl. het documentnummer van de financiële verrichting. Weet u niet van wie de betaling is, dan gebruikt u een wachtrekening.

Mogelijkheid 6, u ontvangt een betaling in vreemde munt

Indien u documenten betaalt in een andere munt dan die van het financieel dagboek, dan wordt er een extra veld 'Betaling rekening' opgevraagd. In dat veld vult u het bedrag in dat werkelijk op uw rekeninguittreksel wordt vermeld. Dit bedrag kan afwijken van de oorspronkelijke waarde van het document. Dit is te wijten aan een koersverschil. Dit koersverschil wordt bij het sluiten van het selectiescherm automatisch weggeboekt in het financieel dagboek.

Wenst u een lijst van alle openstaande posten van de klanten, dan selecteert u de optie 'Klant' bij 'Ventilatie' en drukt u op <F8>. Met <F9> kunt u 'alle' documenten oproepen.

Hebt u na alle voorgaande methodes, nog steeds de juiste klant niet gevonden, dan kunt u steeds gebruik maken van de opzoekvelden om op personalia te zoeken. Deze opzoekvelden moet u configureren via Configuratie - Basisgegevens - Klanten.

Sluit het consultatiescherm niet af als de gewenste gegevens niet onmiddellijk verschijnen. U kunt de opzoeking op bedrag, munt,... immers opnieuw uitvoeren.

Leverancier

De procedures zijn hier identiek aan die voor de klant. Bij 'Ventilatie' selecteert u hier wel de optie 'Leverancier' i.p.v. 'Klant'.


122

Grootboekrekening

Bij 'Ventilatie' selecteert u 'Grootboekrekening'. U selecteert vervolgens de gewenste grootboekrekening in het veld 'Grootboekrekening' met <*> + <Enter> of u geeft het nummer in van de grootboekrekening.

Aandachtspunten

Aard

Enkele speciale transacties zoals Betaalde BTW/Ontvangen BTW/Betaald decembervoorschot en bedragen die op de fiches 281-50 moeten worden opgenomen, kunnen hier worden aangeduid.

Voorbeeld Betaalde voorschotten van kwartaalaangevers geeft u in met de aard 'Betaalde BTW'.

Klant/Leverancier

Kan ter informatie worden meegegeven.

Bankkosten met BTW

Met deze ventilatiecode kunt u de kosten onderworpen aan BTW boeken in de financiële verrichtingen en ook automatisch laten opnemen in de BTW-aangifte.

Aandachtspunten

Grootboekrekening

Wordt automatisch voorgesteld a.d.h.v. de grootboekrekening die u ingaf bij de creatie van het financieel dagboek in het veld 'Bankkosten' (zie Ingave - Basisgegevens - Financiële dagboeken). Dit veld kan manueel aangepast worden.

BTW %

Wordt automatisch voorgesteld a.d.h.v. het BTW-percentage op bankkosten dat u ingaf bij de creatie van het financieel dagboek (zie Ingave - Basisgegevens - Financiële dagboeken). Dit veld kan manueel worden aangepast.

Bedrag document

U tikt het bedrag in exclusief BTW.

Een extra boekingslijn wordt automatisch aangemaakt met het bedrag BTW op bankkosten dat automatisch door het programma wordt berekend.

Dagontvangsten

Met deze ventilatiecode kunt u verkopen zonder factuur rechtstreeks in het financieel dagboek verwerken en ook automatisch laten opnemen in de BTW-aangifte.

Aandachtspunten

Grootboekrekening

Wordt automatisch voorgesteld a.d.h.v. de grootboekrekening die u ingaf bij de creatie van het financieel dagboek in het veld 'Verkooprekening' (zie Ingave - Basisgegevens - Financiële dagboeken). Dit veld kan manueel aangepast worden.

BTW %

Dagboeken

123

Wordt automatisch voorgesteld a.d.h.v. het BTW-percentage op verkopen dat u ingaf bij de creatie van het financieel dagboek (zie Ingave - Basisgegevens - Financiële dagboeken). Dit veld kan manueel worden aangepast.

Bedrag document

U tikt het bedrag in inclusief BTW.

Een extra boekingslijn wordt automatisch aangemaakt met het bedrag BTW op verkopen dat automatisch door het programma wordt berekend.

Einde uittreksel

Het einde van een uittreksel geeft u aan door op <CTRL> + <S> of op de toets te drukken. De computer berekent of de ingegeven bedragen gelijk zijn aan beginsaldo minus eindsaldo en indien niet, zal een boodschap worden gegeven en geweigerd worden van af te sluiten. Er zijn twee oplossingen mogelijk: als het eindsaldo foutief was ingegeven, kan dit alsnog verbeterd worden. Indien er foutieve bedragen op de boekingslijnen staan, kunnen deze ook nog worden verbeterd en ontbrekende boekingslijnen kunnen nog worden toegevoegd.

Een afrondingsverschil wordt rechtstreeks in het financieel dagboek geboekt.


124

Afdruk financieel dagboek

Dagboeken - Financieel - Afdruk financieel dagboek

Via dit programma kunt u het financieel dagboek afdrukken op papier of consulteren op het scherm.

Aandachtspunten

Enkel centralisatie

Als u deze optie aanvinkt, krijgt u enkel de centralisaties van uw financieel dagboek voor de uitgevoerde selecties.

De aankruisvakjes 'Enkel niet afgedrukte doc.', 'Refertes drukken', 'Vreemde valuta drukken' en 'Definitieve afdruk' zijn dan niet meer toegankelijk.

Definitieve afdruk

Als u deze optie aanvinkt, worden alle niet afgedrukte documenten voor de uitgevoerde selecties automatisch op 'Afgedrukt' gezet en wordt het veld 'Eerste vrije pag.nr.' automatisch aangepast naar het eerst vrije paginanummer bij de volgende keer dat u het afdrukscherm oproept.


Dagboeken

125

Centraliseren financieel

Dagboeken - Financieel - Centraliseren financieel

Wanneer u de inhoud van de financiële verrichtingen hebt gecontroleerd, kunnen de documenten gecentraliseerd worden. Het doorboeken van de financiële verrichtingen naar de boekhouding dient enkel uitgevoerd te worden indien niet gekozen was voor 'Direct centraliseren' (zie Ingave - Basisgegevens - Financiële dagboeken).



Gecentraliseerde documenten kunnen niet meer verwijderd worden. Na centralisatie kan enkel het veld 'Datum' nog gewijzigd worden.


126

Afdruk financieel dagboek analytisch

Dagboeken - Financieel - Afdruk financieel dagboek analytisch

Via dit programma kunt u het analytische financieel dagboek afdrukken op papier of consulteren op het scherm.


Dagboeken

127

Diversen

Ingave diversen

Dagboeken - Diversen - Ingave diversen

Diverse operaties zijn alle verrichtingen die niet thuis horen in de aankopen, verkopen of het financieel dagboek. Wij denken hier aan openingsbalansen, overboekingen tussen rekeningen, afschrijvingen, e.d.

Er wordt een onderscheid gemaakt tussen enerzijds het diversendagboek 'Beginbalans' en het diversendagboek 'Standaard'.

Diversendagboek 'Beginbalans'

De ingave van de beginbalans gebeurt in een apart dagboek (zie Ingave - Basisgegevens - Diversendagboeken 'Beginbalans'). De beginbalans komt automatisch in een boekhoudperiode 0 die speciaal hiervoor voorzien is. In de beginbalans kan alleen de ventilatiecode 'Beginbalans' worden gebruikt. Het intikken van de beginbalans moet slechts 1 keer gebeuren, de volgende keer kunt u de beginbalans automatisch laten overnemen via Dagboeken - Diversen - Overname beginbalans.

Diversendagboek 'Standaard'

Expert/M Plus biedt de mogelijkheid om een 13de boekhoudperiode aan te maken voor het inboeken van de afsluitposten. Dit is echter niet verplicht.

Gegevens die u eenmaal per diversendagboek moet ingeven:


Gegevens die u eenmaal per boekhoudstuk moet ingeven:

Documentnummer, Datum, Huidig saldo.

Intikken van boekingslijnen

Via ventilatie kiest u de aard van de boekingslijn. U hebt volgende mogelijkheden:

Klant

Leverancier

Grootboekrekening

Naargelang de keuze krijgt u een ander ingavescherm te zien.

De te volgen werkwijze bij het afboeken van een klant of leverancier, is afhankelijk van de gekende gegevens en/of documenten.

Via de creatie van het diversendagboek (zie Ingave - Basisgegevens - Diversendagboeken) configureerde u het veld 'Zoeken op' bij 'Doc klanten volgens' en 'Doc. leveranciers volgens'. De functietoets <F8> is echter heel belangrijk bij het opzoeken van documenten. Het gebruik van deze toets houdt in dat Expert/M Plus, de opzoeking zal starten op basis van de op dat moment ingevulde gegevens. Indien de opzoeking meerder documenten als resultaat heeft, krijgt u een overzicht van alle documenten die aan de selectiecriteria van de opzoeking voldoen. Documenten die afgepunt worden, kunt u aanduiden met de muis of d.m.v. de pijltjes- en de <Enter> toets. Als u alle documenten hebt aangeduid, kunt u het scherm verlaten door op de <+> toets of op <OK> te klikken. Het consultatiescherm wordt dan gesloten en de aangeduide documenten worden in de diverse boeking opgenomen.

Duidt het document opnieuw aan om het te selecteren.


128

Klant

We onderscheiden volgende situaties bij het opzoeken van documenten.

Mogelijkheid 1, u kent de klanten/of het documentnummer:

U vult het klantnummer, de naam van de klant en/of het documentnummer in. U drukt vervolgens op <F8>. Indien er maar 1 combinatie van de gevraagde gegevens bestaat, wordt het bedrag van dat document onmiddellijk voorgesteld in het ingavescherm van de diverse verrichting. U kunt het bedrag nog wijzigen indien u niet het volledige document afpunt. Zijn er meerdere documenten met hetzelfde documentnummer voor de ingegeven klant, dan krijgt u een overzicht van de betreffende documenten.

Mogelijkheid 2, u kent noch de klant, noch het documentnummer:

Indien u een verrichting boekt die betrekking heeft op een individuele rekening maar het individuele rekeningnummer en het documentnummer zijn ongekend, dan kunt u het document opzoeken via het bedrag.

Bij 'Ventilatie' selecteert u 'Klant' en u drukt <Enter> tot op het veld 'Bedrag valuta'. U vult het op te zoeken bedrag in en u drukt op <F8>. Het programma zoekt nu alle documenten met het ingegeven bedrag als saldo. Er wordt daarbij wel rekening gehouden met het afwijkingspercentage dat u hebt ingegeven bij de creatie van het diversendagboek (zie Ingave - Basisgegevens - Diversendagboeken).

Mogelijkheid 3, u ontvangt een groepsbetaling:

U selecteert de gewenste klantenfiche in het veld 'Klant' met <*> + <Enter> of u geeft het klantnummer in en u drukt <F8> om een overzicht te krijgen van alle facturen/creditnota's van die klant. Net zoals u 1 document aanduidt, kunt u ook verschillende documenten aanduiden. Het veld 'Totaal betalingen' geeft het totaal van de geselecteerde documenten weer. Zoekt u echter een bepaald bedrag, dan kunt u dit bedrag invullen in het veld 'Totaal te betalen'. Voor elk document dat u vervolgens selecteert, wordt het resterende bedrag getoond in het veld 'Nog te betalen'.

Mogelijkheid 4, u ontvangt een deelbetaling:

Punt u maar een deel van het document af, dan kunt u na het selecteren van het document in het selectiescherm, het veld 'Betaling document' aanpassen.

Hebt u in uw selectie maar 1 document, dan wordt het selectiescherm niet getoond en kunt u het bedrag onmiddellijk aanpassen in de boekingslijn van de diverse verrichting.

Mogelijkheid 5, u ontvangt een voorschot

Met voorschotten worden de betalingen bedoeld waarvoor u geen document hebt aangeduid om af te punten. Betalingen waarvan u de klant maar niet het documentnummer kent, worden geboekt op de voorschottenrekening ingegeven bij de creatie van het diversendagboek (zie Ingave - Basisgegevens - Diversendagboeken). In het veld 'Nummer/Referte' kent u best een fictief/intern documentnummer toe aan het voorschot. Doet u dit niet, dan zal Expert/M Plus op het einde van de boekingslijn, een documentnummer toekennen, nl. de datum van de boeking in omgekeerde volgorde. Weet u niet van wie de betaling is, dan gebruikt u een wachtrekening.

Mogelijkheid 6, u ontvangt een betaling in vreemde munt

Indien u documenten afboekt in een andere munt dan die van het diversendagboek, dan wordt er een extra veld 'Betaling ref.munt' opgevraagd. In dat veld vult u het bedrag in dat werkelijk op uw document wordt vermeld. Dit bedrag kan afwijken van de oorspronkelijke waarde van het document. Dit is te wijten aan een koersverschil. Dit koersverschil wordt bij het sluiten van het selectiescherm automatisch weggeboekt in het diversendagboek.

Wenst u een lijst van alle openstaande posten van de klanten, dan selecteert u de optie 'Klant' bij 'Ventilatie' en drukt u op <F8>.

Hebt u na alle voorgaande methodes, nog steeds de juiste klant niet gevonden, dan kunt u steeds gebruik maken van de opzoekvelden om op personalia te zoeken. Deze opzoekvelden moet u configureren via Configuratie - Basisgegevens - Klanten.

Dagboeken

129

Sluit het consultatiescherm niet af als de gewenste gegevens niet onmiddellijk verschijnen. U kunt de opzoeking op bedrag, munt,... immers opnieuw uitvoeren.

Leverancier

De procedures zijn hier identiek aan die voor de klant. Bij 'Ventilatie' selecteert u hier wel de optie 'Leverancier' i.p.v. 'Klant'.

Grootboekrekening

Bij 'Ventilatie' selecteert u 'Grootboekrekening'. U selecteert vervolgens de gewenste grootboekrekening in het veld 'Grootboekrekening' met <*> + <Enter> of u geeft het nummer in van de grootboekrekening.

Aandachtspunten

Aard

Enkele speciale transacties zoals Betaalde/Te betalen BTW, Ontvangen BTW, Betaald decembervoorschot, Herziening verschuldigde/aftrekbare BTW en bedragen die op de fiches 281-50 moeten worden opgenomen, kunnen hier worden aangeduid.

Voorbeeld Betaalde voorschotten van kwartaalaangevers geeft u in met de aard 'Betaalde BTW'.

Klant/Leverancier

Kan ter informatie worden meegegeven.

Bij het afpunten van klanten en leveranciers via het diversendagboek, wordt een diverse post opgemaakt. In tegenstelling tot het afpunten van klanten en leveranciers via Dagboeken - Afpunten - Afpunten klanten/leveranciers wordt geen diverse boeking opgemaakt mits aan bepaalde voorwaarden wordt voldaan (zie Dagboeken - Afpunten - Afpunten klanten en Dagboeken - Afpunten - Afpunten leveranciers).

Einde boekhoudstuk

Het einde van een boekhoudstuk geeft u aan door op <CTRL> + <S> of op de toets te drukken. U kunt alleen maar afsluiten als de geboekte debetbedragen gelijk zijn aan de geboekte creditbedragen, m.a.w. als het saldo nul is. Indien dit niet het geval is, moet u eventueel ontbrekende boekingslijnen aanvullen of foutieve bedragen verbeteren.

Een afrondingsverschil wordt rechtstreeks in het diversendagboek geboekt.


130

Afdruk diversendagboek

Dagboeken - Diversen - Afdruk diversendagboek

Via dit programma kunt u het diversendagboek afdrukken op papier of consulteren op het scherm.

Aandachtspunten

Enkel centralisatie

Als u deze optie aanvinkt, krijgt u enkel de centralisaties van uw diversendagboek voor de uitgevoerde selecties.


Definitieve afdruk



Dagboeken

131

Centraliseren diversen

Dagboeken - Diversen - Centraliseren diversen

Wanneer u de inhoud van de diverse verrichtingen hebt gecontroleerd, kunnen de documenten gecentraliseerd worden. Het doorboeken van de diverse verrichtingen naar de boekhouding dient enkel uitgevoerd te worden indien niet gekozen was voor 'Direct centraliseren' (zie Ingave - Basisgegevens - Diversendagboeken).



Gecentraliseerde documenten kunnen niet meer verwijderd worden. Na centralisatie kan enkel het veld 'Datum' nog gewijzigd worden.


132

Afdruk diversendagboek analytisch

Dagboeken - Diversen - Afdruk diversendagboek analytisch

Via dit programma kunt u het analytische diversendagboek afdrukken op papier of consulteren op het scherm.


Dagboeken

133

Ingave analytische diversen

Dagboeken - Diversen - Ingave analytische diversen



134

Afdruk analytische diversen

Dagboeken - Diversen - Afdruk analytische diversen


Dagboeken

135

Centraliseren analytische diversen

Dagboeken - Diversen - Centraliseren analytische diversen



136

Verwijderen analytische diversen

Dagboeken - Diversen - Verwijderen analytische diversen


Dagboeken

137

Overname beginbalans

Dagboeken - Diversen - Overname beginbalans

De automatische overname van de beginbalans (eindbalans vorig jaar) kan maar gebeuren als de resultaten geboekt zijn.

Als u wijzigingen hebt aangebracht in uw vorige boekjaar kunt u de beginbalans opnieuw overnemen. Volgende zaken zijn in acht te nemen:

1. De beginbalans geboekt tijdens de vorige overname is nog niet gecentraliseerd. In dit geval zal deze vervangen worden door een nieuwe diverse boekingen met de nieuwe cijfers.

2. De beginbalans is wel al gecentraliseerd. In dit geval zal uw vorige beginbalans tegengeboekt worden en zal er bijkomend een nieuwe diverse boeking met de nieuwe cijfers gebeuren.

In geen van beide gevallen hoeft u dus uw vorige boeking te annuleren of tegen te boeken.

Werkwijze

1. U drukt op de toets Samenstellen. De beginbalans wordt samengesteld.

2. U drukt op de toets Overname beginbalans. Deze diverse post wordt onmiddellijk geboekt in het diversendagboek 'Beginbalans' in periode 0 (zie Ingave - Basisgegevens - Diversendagboeken).

Het overnemen van uw beginbalans heeft niet automatisch tot gevolg dat uw vorige boekjaar wordt geblokkeerd. Dat doet u via Afsluitingen - Aanpassen boekjaren.

Aandachtspunten

Dagboek

Enkel diversedagboeken van het type 'Beginbalans' komen in dit keuzevak voor. Voor meer uitleg verwijzen we naar de creatie van de dagboeken (zie Ingave - Basisgegevens - Diversendagboeken).

Documentdatum

De eerste dag van het boekjaar wordt hier standaard voorgesteld.

Bij het centraliseren van de diverse post wordt rekening gehouden met het aankruisvakje 'Direct centraliseren' bij de creatie van het diversendagboek.


138

Verwerking kla/lev met negatief saldo

Dagboeken - Diversen - Verwerking kla/lev met negatief saldo

Dit programma laat u toe om op het einde van het boekjaar de klanten en leveranciers met een negatief saldo automatisch over te boeken. In periode 0 van het nieuwe boekjaar zal er ook automatisch een tegenboeking gebeuren. U krijgt eerst een overzicht op het scherm zodat u een controle kunt uitvoeren voor de boekingen gebeuren. U bepaalt zelf op welke centralisatierekeningen deze overboekingen gebeuren. U kunt dit programma pas uitvoeren nadat u al een jaarverschuiving hebt gedaan. Indien u na deze overboeking nog wijzigingen hebt aangebracht, kunt u dit programma opnieuw uitvoeren.

Dagboeken

139

Afpunten

Afpunten klanten

Dagboeken - Afpunten - Afpunten klanten

Via dit programma kunt op eenvoudige wijze de openstaande posten van de klanten uitzuiveren.

Het programma voorziet de volgende mogelijkheden:

het toewijzen van een voorschot aan één of meerdere facturen en/of creditnota's;

het afpunten van facturen met creditnota's;

het afpunten van positieve en negatieve facturen;

het gedeeltelijk afpunten van documenten, m.a.w. indien het afgepunte saldo niet gelijk is aan nul kunt u ofwel het bedrag van het document aanpassen, ofwel het verschil overboeken naar een grootboekrekening.

U kunt steeds kiezen voor een manuele of een automatische afpunting.

Werkwijze manuele afpunting

1. U geeft de documentstatus, het dagboek, het jaar, de boekhoudperiode, de BTW-periode, het documentnummer en de documentdatum in.

2. U vult vervolgens de klant in die u wenst af te punten en u klikt op Consultatie.

3. Met <CTRL> + muisklik, duidt u de lijnen aan die u wenst af te punten. Een 'Ja' verschijnt in de kolom. Onderaan rechts ziet u het bedrag dat afgepunt zal worden.

Komt het saldo na het aanduiden van alle documenten niet op nul, dan kunt u het overgebleven saldo eventueel overboeken naar een grootboekrekening. Dit doet u door in het veld 'Grootboekrekening', het rekeningnummer van de grootboekrekening in te geven.

4. U stuurt de afpuntingen definitief door met de toets Doorsturen. Een bijkomende bevestiging wordt u gevraagd.

Bij de grootboekrekening kunt u een referte invullen. Deze wordt als omschrijving weergegeven indien u op de lijn van het geselecteerde document, geen referte hebt ingevuld. Deze referte kunt u terugvinden onder Consultatie - Historieken - Klanten en Consultatie - Historieken - Grootboekrekeningen.

Werkwijze automatische afpunting


2. U vult vervolgens de klant in die u wenst af te punten en u klikt op Voorstel. Het programma duidt de documenten aan die tegenover elkaar wegvallen op basis van de documentbedragen.

3. Zijn alle af te punten documenten aangeduid, dan klikt u op Doorsturen.

Normaal gezien wordt voor elke doorgestuurde afpunting, een diverse boeking gemaakt behalve: - als het saldo van de afpunting op nul staat; - als de afgepunte documenten dezelfde centralisatierekening hebben; - als alle afgepunte documenten in dezelfde referentiemunt geboekt werden.


140

U kunt de boekingen controleren via Dagboeken - Diversen - Afdruk Diversendagboek. De diverse boekingen dienen eventueel nog gecentraliseerd te worden.

Aandachtspunten

Saldo

Hier wordt het totaal saldo van de geselecteerde documenten weergegeven in de munt van de geselecteerde documenten. Indien u meerdere documenten met verschillende vreemde munten aanduidt, wordt het saldo in de munt van het dossier weergegeven.

Saldo EUR

In het vakje 'Saldo' wordt het nog te boeken saldo in de munt van het dossier getoond. In principe moet het saldo gelijk zijn aan nul.

Dagboeken

141

Afpunten leveranciers

Dagboeken - Afpunten - Afpunten leveranciers

Via dit programma kunt op eenvoudige wijze de openstaande posten van de leveranciers uitzuiveren.

Het programma voorziet de volgende mogelijkheden:

het toewijzen van een voorschot aan één of meerdere facturen en/of creditnota's;

het afpunten van facturen met creditnota's;

het afpunten van positieve en negatieve facturen;

het gedeeltelijk afpunten van documenten, m.a.w. indien het afgepunte saldo niet gelijk is aan nul kunt u ofwel het bedrag van het document aanpassen, ofwel het verschil overboeken naar een grootboekrekening.

U kunt steeds kiezen voor een manuele of een automatische afpunting.

Werkwijze manuele afpunting


2. U vult vervolgens de leverancier in die u wenst af te punten en u klikt op Consultatie.

3. Met <CTRL> + muisklik, duidt u de lijnen aan die u wenst af te punten. Een 'Ja' verschijnt in de kolom. Onderaan rechts ziet u het bedrag dat afgepunt zal worden.

Komt het saldo na het aanduiden van alle documenten niet op nul, dan kunt u het overgebleven saldo eventueel overboeken naar een grootboekrekening. Dit doet u door in het veld 'Grootboekrekening', het rekeningnummer van de grootboekrekening in te geven.

4. U stuurt de afpuntingen definitief door met de toets Doorsturen. Een bijkomende bevestiging wordt u gevraagd.

Bij de grootboekrekening kunt u een referte invullen. Deze wordt als omschrijving weergegeven indien u op de lijn van het geselecteerde document, geen referte hebt ingevuld. Deze referte kunt u terugvinden onder Consultatie - Historieken - Leveranciers en Consultatie - Historieken - Grootboekrekeningen.

Werkwijze automatische afpunting


2. U vult vervolgens de leverancier in die u wenst af te punten en u klikt op Voorstel. Het programma duidt de documenten aan die tegenover elkaar wegvallen op basis van de documentbedragen.

3. Zijn alle af te punten documenten aangeduid, dan klikt u op Doorsturen.

Normaal gezien wordt voor elke doorgestuurde afpunting, een diverse boeking gemaakt behalve: - als het saldo van de afpunting op nul staat; - als de afgepunte documenten dezelfde centralisatierekening hebben; - als alle afgepunte documenten in dezelfde referentiemunt geboekt werden.

U kunt de boekingen controleren via Dagboeken - Diversen - Afdruk Diversendagboek. De diverse boekingen dienen eventueel nog gecentraliseerd te worden.


142

Aandachtspunten

Saldo

Hier wordt het totaal saldo van de geselecteerde documenten weergegeven in de munt van de geselecteerde documenten. Indien u meerdere documenten met verschillende vreemde munten aanduidt, wordt het saldo in de munt van het dossier weergegeven.

Saldo EUR

In het vakje 'Saldo' wordt het nog te boeken saldo in de munt van het dossier getoond. In principe moet het saldo gelijk zijn aan nul.

Dagboeken

143

Afpunten grootboekrekeningen

Dagboeken - Afpunten - Afpunten grootboekrekeningen

Via dit programma kunt u boekingslijnen binnen een zelfde grootboekrekening tegen elkaar afpunten.

Het afpunten van grootboekrekeningen heeft geen boeking van diverse posten tot gevolg. Het programma kent de afpunting wel een volgnummer toe waarmee u de afpunting nadien steeds kunt annuleren (zie Dagboeken - Afpunten - Annulatie afpunten grootboekrekeningen).

Het afpunten heeft wel gevolg voor het afdrukken van lijsten. U kunt namelijk kiezen of u alle historieken wilt afdrukken, alleen de niet-afgepunte of alleen de afgepunte.

Ook kunt u per balansrekening aanduiden of u de heropening van deze rekening per saldo wilt, of met de niet-afgepunte historieken (zie ook Ingave - Basisgegevens - Grootboekrekeningen, veld 'Overdracht beginbalans').

Het afpunten van historieken kan worden gebruikt voor transferrekeningen, wachtrekeningen e.d. om een duidelijk overzicht te bekomen van wat er nog open staat op de afgepunte rekening.

Werkwijze

1. U selecteert de grootboekrekening die u wenst af te punten en u drukt op Consultatie. U krijgt een overzicht (de grid) van alle niet-afgepunte historieken.

2. Met <CTRL> + muisklik, duidt u de lijnen aan die u wenst af te punten. Een 'Ja' verschijnt in de kolom.

Wanneer u opnieuw op de consultatietoets drukt of het programma afsluit zonder door te sturen, worden de aanduidingen geannuleerd.

3. Wanneer u op Voorstel drukt, kunt u het programma laten zoeken naar mogelijke historieklijnen om af te punten.

4. Wenst u de afpunting te aanvaarden, druk dan op de toets Doorsturen nadat u eventueel een referte hebt ingevuld. Een intern volgnummer wordt aan de afpunting toegekend.

Een afpunting kan pas doorgestuurd worden wanneer het saldo van de afpunting op nul komt.

De uitgevoerde afpunting kan worden afgedrukt via Afdruk - Grootboekrekeningen - Afpuntingen historieken grootboekrekeningen.

Het annuleren van een afpunting kan worden uitgevoerd via Dagboeken - Afpunten - Annulatie afpunten grootboekrekeningen.


144

Annulatie afpuntingen grootboekrekeningen

Dagboeken - Afpunten - Annulatie afpuntingen grootboekrekeningen

Via dit programma kunt u de afpuntingen van een grootboekrekening annuleren.

Het afpunten van historieken van een grootboekrekening heeft geen diverse boeking tot gevolg, maar het programma heeft bij het doorsturen van deze afpuntingen een volgnummer toegekend. Aan de hand van dit volgnummer kunt u de betreffende afpunting annuleren.

Indien er meerdere afpuntingen binnen deze grootboekrekening werden uitgevoerd, wordt enkel de afpunting binnen dit volgnummer geannuleerd.

Werkwijze

1. U geeft de grootboekrekening en het boekjaar van de afpunting in en u drukt op de toets Consultatie. U krijgt een overzicht van alle afpuntingen die werden uitgevoerd voor de opgevraagde grootboekrekening op basis van het intern nummer (deze kunt u consulteren via Afdruk - Grootboekrekeningen - Afpuntingen historieken grootboekrekeningen).

2. Met <CTRL> + muisklik, duidt u de lijnen aan waarvan u de afpunting wenst te annuleren. Een 'Ja' verschijnt in de kolom.

3. Wenst u de afpunting te annuleren, druk dan op de toets Annulatie afpuntingen.

Dagboeken

145

Elektronisch bankieren

Binnenlandse elektronische betalingen selecteren

Dagboeken - Elektronisch bankieren - Binnenlandse elektronische betalingen selecteren

Via dit programma selecteert u de facturen en creditnota's die u elektronisch wenst te betalen.

Voor meer informatie volgt u deze link


146

Binnenlands betalingsbestand aanmaken

Dagboeken - Elektronisch bankieren - Binnenlands betalingsbestand aanmaken

Via dit programma kunt u het binnenlands betalingsbestand aanmaken.


Dagboeken

147

Buitenlandse elektronische betalingen selecteren

Dagboeken - Elektronisch bankieren - Buitenlandse elektronische betalingen selecteren

Via dit programma selecteert u de facturen en creditnota's die u elektronisch wenst te betalen.



148

Buitenlands betalingsbestand aanmaken

Dagboeken - Elektronisch bankieren - Buitenlands betalingsbestand aanmaken

Via dit programma kunt u het buitenlands betalingsbestand aanmaken.


Dagboeken

149

Controles

Controle financieel saldo

Dagboeken - Controles - Controle financieel saldo

Tijdens het ingeven van uw financiële uittreksels geeft u het begin- en eindsaldo in ter controle van de ingave van uw gegevens. Dit begin- en eindsaldo wordt afgedrukt op uw dagboek en is dus niet het saldo van uw grootboekrekening. Indien u zich vergist hebt bij dit begin- en eindsaldo en er is geen aansluiting tussen het eindsaldo vorig en beginsaldo volgend uittreksel, kunt u dit via dit programma controleren. U hebt de mogelijkheid om de uittreksels van volgorde te wisselen via het veld Sortering. Dit kan handig zijn om b.v. 2 uittreksels met hetzelfde nummer in de juiste volgorde te plaatsen.


150


Dagboeken - Overzicht documenten

Via dit programma kunt u per boekjaar en periode controleren of de documenten van alle dagboeken al dan niet gecentraliseerd werden. De lijst kan zowel afgedrukt worden op papier als geconsulteerd worden op het scherm.


Dagboeken

151

Verwijderen documenten

Verwijderen aankopen

Dagboeken - Aankopen - Verwijderen aankopen

Via dit programma kunt u meerdere facturen/creditnota’s in één enkele beweging verwijderen. Dit kan enkel voor niet-gecentraliseerde documenten.


152

Verwijderen verkopen

Dagboeken - Verkopen - Verwijderen verkopen

Via dit programma kunt u meerdere facturen/creditnota’s in één enkele beweging verwijderen. Dit kan enkel voor niet-gecentraliseerde documenten.

Dagboeken

153

Verwijderen financieel

Dagboeken - Financieel - Verwijderen financieel

Via dit programma kunt u meerdere financiële verrichtingen in één enkele beweging verwijderen. Dit kan enkel voor niet-gecentraliseerde documenten.


154

Verwijderen diversen

Dagboeken - Diversen - Verwijderen diversen

Via dit programma kunt u meerdere diverse verrichtingen in één enkele beweging verwijderen. Dit kan enkel voor niet-gecentraliseerde documenten.

Dagboeken

155

Centralisatiedagboek

Dagboeken - Centralisatiedagboek

Via dit programma kunt u de centralisaties van alle dagboeken per boekhoudperiode afdrukken op papier of consulteren op het scherm.

Er wordt ook een totaal per periode en een algemeen totaal van de geselecteerde periodes gemaakt.

Aandachtspunten

Detail per BTW-periode

Wanneer u dit veld aanvinkt, krijgt u een overzicht van de centralisaties van alle dagboeken gebaseerd op de BTW-periode. Er wordt ook een totaal per maand en een algemeen totaal van de geselecteerde maanden gemaakt.

Detail rekeningen drukken

Wanneer u dit veld aanvinkt, worden de totalen van de debet- en/of creditverrichtingen van elke grootboekrekening afgedrukt per dagboek, per boekhoudperiode et/of BTW-periode.

Enkel de gecentraliseerde documenten worden opgenomen bij de afdruk van het centralisatiedagboek.



156

Actualiseren saldi grootboekrekeningen

Dagboeken - Actualiseren saldi grootboekrekeningen

Met dit programma kunt u de saldi in het opzoekscherm van grootboekrekeningen actualiseren. U bepaalt zelf welke cijfers u in debet 1/credit 1 en debet 2/credit 2 plaatst. Boekingen die u ingeeft na het actualiseren, worden niet automatisch opgenomen ook al vallen ze binnen de door u gemaakte selectie. Hiervoor dient u opnieuw dit programma uit te voeren. Verder hebt u de keuze of u het bedrag D/C of het saldo D/C wenst op te nemen in uw cijfers. Dit programma kunt u meerdere keren uitvoeren indien u dat wenst.

157

Afdruk

Balansen

Proefbalans grootboekrekeningen

Afdruk - Balansen - Proefbalans grootboekrekeningen

Deze balans toont u het totaal van de debet- en/of creditverrichtingen van de grootboekrekeningen met hun saldo.

U kunt zelf bepalen van welke niveau(s) u een subtotaal wenst en er wordt een algemeen totaal gemaakt. Ook het resultaat wordt berekend.

De proefbalans wordt in de munt van het dossier afgedrukt.

Deze balans kan per periode of voor meerdere periodes afgedrukt worden voor alle bestaande boekjaren.

U bepaalt of de eenheden afgedrukt moeten worden of niet.

Aandachtspunten

Documentstatus

U kunt kiezen uit:

Gecentraliseerde documenten

Niet-gecentraliseerde documenten

Alle documenten

Subtotaal op niveau

U duidt aan op welk(e) niveau(s) er een saldo van de grootboekrekeningen wordt weergegeven. Per subtotaal wordt de overeenkomstige balanstitel afgedrukt. Indien de balanstitels geen omschrijving op 'dossierniveau' hebben, dan worden de gemeenschappelijke balanstitels weergegeven. Bestaat er geen balanstitel dan wordt enkel de klasse afgedrukt (zie Ingave - Globaal - Balanstitels).

Rekeningen drukken

Indien u geen grootboekrekeningen wenst af te drukken maar enkel de subtotalen per niveau (bepaald bij 'Subtotaal op niveau), duidt u hier 'Neen' aan.



158

Saldibalans grootboekrekeningen

Afdruk - Balansen - Saldibalans grootboekrekeningen

Deze balans toont u het actief of passief saldo voor de balansrekeningen en het debet- of creditsaldo voor de resultatenrekeningen.

De balansrekeningen en de resultatenrekeningen worden in afzonderlijke kolommen afgedrukt.

U kunt zelf bepalen van welke niveau(s) u een subtotaal wenst en er wordt een algemeen totaal gemaakt. Ook het resultaat wordt berekend.

De saldibalans wordt in de munt van het dossier afgedrukt.



Aandachtspunten

Documentstatus

U kunt kiezen uit:



Alle documenten

Subtotaal op niveau


Rekeningen drukken



Afdruk

159

Saldibalans inclusief vorig boekjaar

Afdruk - Balansen - Saldibalans inclusief vorig boekjaar

Dit is een saldibalans waarbij de cijfers van de balansrekeningen van het voorgaande boekjaar opgenomen worden bij deze van het geselecteerde boekjaar.

De balans wordt in de munt van het dossier afgedrukt.

U kunt zelf bepalen van welke niveau(s) u een subtotaal wenst en er wordt een algemeen totaal gemaakt. Ook wordt het resultaat berekend.



Aandachtspunten

Documentstatus

U kunt kiezen uit:



Alle documenten

Subtotaal op niveau


Rekeningen drukken


Detail drukken

Wanneer u deze optie aanvinkt, worden de bedragen van huidig en vorig boekjaar niet samengeteld maar onder elkaar weergegeven.

Resultaatrekening Wanneer uw resultaat van vorig boekjaar nog niet geboekt is, zal zit op deze rekening opgenomen worden.



160

Saldibalans 5 boekjaren

Afdruk - Balansen - Saldibalans 5 boekjaren

Via deze balans kunt u 5 opeenvolgende boekjaren met elkaar vergelijken indien deze boekjaren in het dossier aanwezig zijn.

De balans toont u het actief of passief saldo voor de balansrekeningen en het debet- of creditsaldo voor de resultatenrekeningen.

Aan de hand van de geselecteerde grootboekrekeningen wordt een totaal van de balans en het resultaat weergegeven.


U kunt zelf bepalen van welke niveau(s) u een subtotaal wenst en er wordt een algemeen totaal gemaakt. Ook wordt het resultaat berekend.



Aandachtspunten

Documentstatus

U kunt kiezen uit:



Alle documenten

Subtotaal op niveau



Afdruk

161

Saldibalans grootboekrekeningen omgerekend in vreemde valuta

Afdruk - Balansen - Saldibalans grootboekrekeningen omgerekend in vreemde valuta

Via dit programma kunt u uw gewone saldibalans grootboekrekeningen afdrukken omgerekend in een vreemde valuta. Dit kan van belang zijn als u moet rapporteren naar een buitenlandse moederfirma. U kunt de munt kiezen waarin u wenst af te drukken alsook een koers meegeven die gebruikt wordt bij de omrekening.

Door de omrekening kan het gebeuren dat er een afrondingsverschillen ontstaan. Dit wordt dan onderaan uw balans afgedrukt zodat uw balans toch in evenwicht blijft. Dit gebeurt automatisch.

Aandachtspunten

Documentstatus

U kunt kiezen uit:



Alle documenten

Subtotaal op niveau


Rekeningen drukken




162

Saldibalans uitgebreid grootboekrekeningen

Afdruk - Balansen - Saldibalans uitgebreid grootboekrekeningen

Via dit programma kunt u de uitgebreide saldibalans afdrukken met het actief of passief saldo voor de balansrekeningen en het debet- of creditsaldo voor de resultatenrekeningen. De balansrekeningen en de resultatenrekeningen worden in afzonderlijke kolommen afgedrukt.

Het verschil met de saldibalans is dat de grootboekrekeningen ingedeeld worden in de volgende rubrieken:

Balans

Exploitatierekening

Algemene kosten en diverse opbrengsten

Financiële kosten en opbrengsten

Uitzonderlijke kosten en opbrengsten




Aandachtspunten

Documentstatus

U kunt kiezen uit:



Alle documenten


Afdruk

163

Samengevatte resultatenrekeningen

Afdruk - Balansen - Samengevatte resultatenrekeningen

Dit programma toont u de samengevatte resultatenrekeningen over een periode van 3 boekjaren. U kunt een selectie maken van het boekjaar en van de boekhoudperiodes. Het programma zal de 2 voorgaande boekjaren ook opnemen in de lijst afhankelijk van het boekjaar dat u kiest.

Aandachtspunten

Documentstatus

U kunt kiezen uit:



Alle documenten



164

Actief/passief resultatenbalans

Afdruk - Balansen - Actief/passief resultatenbalans

Dit programma toont u de actief/passief resultatenbalans. U bepaalt zelf over welk boekjaar en welke boekhoudperiodes u de balans wenst af te drukken. Onderaan het selectiescherm hebt u extra selectiemogelijkheden. Afhankelijk van de situatie van uw boekhouding kunt u hier uw keuze maken. Zo kunt u b.v. opteren om uw vorig jaar nog mee op te nemen indien uw beginbalans nog niet is overgedragen. U hebt ook de mogelijkheid om de balans af te drukken volgens de indeling van de jaarrekeningen.

Aandachtspunten

Documentstatus

U kunt kiezen uit:



Alle documenten


Afdruk

165

Afsluitingsbalans grootboekrekeningen

Afdruk - Balansen - Afsluitingsbalans grootboekrekeningen

Via dit programma kunt u een balans afdrukken waar u optioneel met een aantal theoretische sluitposten rekening kunt houden.

Zo kunt u opteren om rekening te houden met

1. uw klanten en leveranciers met een negatief saldo

2. uw actief/passief rekeningen

3. uw tussentijdse afschrijvingen

Het is belangrijk om weten dat er voor deze posten geen boekingen zullen gebeuren hoewel deze op de balans tot uiting komen. Het kan dan ook nuttig zijn om de balans met detail af te drukken zodat dit duidelijk tot uiting komt.

Als u van de optie Actief/passief rekeningen gebruik wenst te maken is het belangrijk dat u uw boekhoudplan nakijkt en het veld Actief/passief tegenrekening invult met het corresponderende grootboekrekeningnummer.


166

Klanten

Klantengroepen

Afdruk - Klanten - Klantengroepen

Via dit programma kunt u de gegevens van de gecreëerde klantengroepen afdrukken op papier of consulteren op het scherm.


Afdruk

167

Basisgegevens klanten

Afdruk - Klanten - Basisgegevens klanten

Via dit programma kunt u de basisgegevens van de gecreëerde klantenfiches afdrukken op papier of consulteren op het scherm.

Aandachtspunten

Lijsttype

U kunt kiezen uit:

Standaard: er wordt een lijst van de klanten afgedrukt met vermelding van het klantnummer, de alfacode, de naam, het adres, de landcode en het ondernemingsnummer.

Uitgebreid: elk veld dat bij de ingave vermeld staat, wordt afgedrukt.



168

Openstaande documenten klanten

Afdruk - Klanten - Openstaande documenten klanten

Via dit programma kunt u een overzicht van alle openstaande en/of vereffende documenten per klant of van alle klanten afdrukken op papier of consulteren op het scherm, volgens een sortering die u zelf bepaalt.

Indien het totaal van bepaalde documenten op nul komt maar toch nog verschijnt op deze lijst, is dit een teken dat de facturen, creditnota's en/of voorschotten niet zijn afgepunt t.o.v. elkaar. Het is aangeraden om eerst de nodige afpuntingen uit te voeren indien u enkel een overzicht wenst van de nog niet afgeboekte documenten (Dagboeken - Afpunten - Afpunten klanten).

Onderaan deze lijst wordt er per centralisatierekening een totaal gemaakt.

Aandachtspunten

Sortering documenten

U bepaalt op welke manier u de openstaande documenten per klant wenst te sorteren.

U kunt kiezen uit:

Documentsoort, documentnummer

Documentnummer

Datum

Boekhoudperiode, documentsoort, documentnummer

Boekhoudperiode, documentnummer

Boekhoudperiode, datum

Van/tot toestand Indien u een toestand toekende aan een document kunt u hierop selecteren (zie Configuratie - Toestand documenten - Verkoopdocumenten).

Van/tot rekening

U geeft hier de centralisatierekening(en) van de documenten in.

Indien u de voorschotten op een aparte centralisatierekening boekt, moet u bij de selectie 'Van/tot rekening' eveneens de centralisatierekening van de voorschotten in de selectie opnemen. Indien u dit niet zou doen, worden de voorschotten niet opgenomen.

Detail drukken

U bepaalt of er een detail per document of een totaal bedrag per klant afgedrukt moet worden.

Detail betalingen drukken

U bepaalt of er een detail van de diverse en/of financiële boekingen afgedrukt moet worden.

Referte betalingen drukken

Indien u bij de ingave van een diverse of financiële boeking, een referte hebt ingevuld, kunt u hier kiezen om deze af te drukken.


Afdruk

169

Vervaldagboek klanten

Afdruk - Klanten - Vervaldagboek klanten

Via dit programma kunt u een dagboek bekomen met de vermelding van alle reeds vervallen en nog te vervallen documenten.

Het is aan te raden de nodige afpuntingen uit te voeren alvorens u dit vervaldagboek afdrukt (zie Dagboeken - Afpunten - Afpunten klanten).

Aandachtspunten

Vervaldag

Deze datum wordt niet in aanmerking genomen om te bepalen welke documenten reeds vervallen zijn of niet.

Dagen voor/na vervaldag

Aan de hand van deze data zullen uw geselecteerde documenten in de verschillende kolommen ingedeeld worden. Deze data worden voorgesteld aan de hand van de vervaldag. U kunt deze manueel aanpassen.

Intrest berekening

U hebt de mogelijkheid om intresten te laten berekenen op de reeds vervallen documenten volgens de methode van de enkelvoudige of samengestelde intrest.



170

Omzet klanten

Standaard

Afdruk - Klanten - Omzet klanten - Standaard

Via dit programma kunt u de omzet van de klanten per boekjaar of kalenderjaar (eventueel van toepassing voor een gebroken boekjaar) afdrukken.

Per klant wordt een overzicht gegeven van de totale omzet en dit onderverdeeld in de volgende rubrieken: Omzet EG - Omzet andere - BTW - Diversen - KCB (Korting Contante Betaling) - Afrondingen - Totaal.

Er wordt ook een totaal per rubriek gemaakt.

Aandachtspunten

Sortering op Omzet

U kunt opteren om uw afdruk te sorteren volgens de omzet van uw klanten.

Groeperen op landcode

U kunt opteren om uw afdruk te groeperen volgens de landcode van uw klanten. Per land wordt er een tussentotaal afgedrukt.


Afdruk

171

Uitgebreid

Afdruk - Klanten - Omzet klanten - Uitgebreid

Dit is de uitgebreide versie met meer selectiemogelijkheden van de omzetlijsten die u kunt oproepen via Afdruk - Klanten - Omzet klanten - Standaard.



172

Beginsituatie klanten

Afdruk - Klanten - Beginsituatie klanten

Via dit programma kunt u de ingegeven beginsituatie van de klanten afdrukken op papier of consulteren op het scherm.


Afdruk

173

Historieken klanten

Afdruk - Klanten - Historieken klanten

Via dit programma kunt u een overzicht van alle historieken per klant of van alle klanten afdrukken op papier of consulteren op het scherm, volgens een sortering die u zelf bepaalt.

Onderaan deze lijst wordt er een totaal gemaakt.

Aandachtspunten



U kunt kiezen uit:


Documentnummer

Datum




Van/tot toestand Indien u een toestand toekende aan een document kunt u hierop selecteren (zie Configuratie - Toestand documenten - Verkoopdocumenten).

Van/tot rekening



Inclusief beginsituatie

U kunt opteren om de beginsituatie mee op te nemen op uw afdruk. Deze optie kunt u best afvinken voor dossiers waarvoor u geen volledige boekhouding voert.



174

Aanmaken aanmaningen

Afdruk - Klanten - Aanmaken aanmaningen

Het scherm wordt opgevuld met de gegevens die werden ingevuld in de configuratie van de aanmaningen. Deze standaarden kunt u natuurlijk aanpassen.

U kunt de documenten van de klanten selecteren op basis van de centralisatierekening, de toestand document, het nummer/de naam van de klant/groep.

U kunt steeds bepalen of u al dan niet intrest (variabel enkelvoudig of samengesteld of vast percentage) of een vast bedrag aan aanmaningskosten aanrekent.

Aanmaningen worden steeds afgedrukt in één munt. Dit houdt in dat een klant die documenten heeft in verschillende munten, voor elke munt een andere aanmaning krijgt afgedrukt. De intresten en vaste kosten worden steeds in deze munt berekend.

Welke documenten op welke aanmaning komen, hangt natuurlijk af van de keuze die u toepast. Qua berekening van het aantal dagen wordt er steeds rekening gehouden met 'Datum afsluiting' terwijl het veld 'Datum' de postdatum voorstelt.

Via 'Keuze aanmaning' bepaalt u welk niveau van aanmaning er wordt aangemaakt.

Veronderstel even dat het aantal dagen is ingesteld als 15-30-45.

De selectie van documenten is dan als volgt:

Eerste aanmaning

1) Type tweede aanmaning <> 'Vorige aanmaning': documenten die tussen 15 en 30 dagen voorbij datum zijn.

2) Type tweede aanmaning = 'Vorige aanmaning' : documenten die minstens 15 dagen voorbij datum zijn en waarvan de status aanmaning nog op 0 staat (geen aanmaning voor gemaakt).

Tweede aanmaning

1) Type tweede aanmaning <> 'Vorige aanmaning':

a. type derde aanmaning = type tweede aanmaning: documenten die tussen 15 en 30 dagen voorbij datum zijn.

b. type derde aanmaning = 'Vorige aanmaning': documenten die minstens 30 dagen voorbij datum zijn

2) Type tweede aanmaning = 'Vorige aanmaning': documenten met status aanmaning gelijk aan 1 en waarvan de laatste aanmaning van niveau 1 minstens 30 dagen voorbij datum is.

Derde aanmaning

1) Type derde aanmaning <> 'Vorige aanmaning': documenten die meer dan 45 dagen voorbij datum zijn.

2) Type tweede aanmaning = 'Vorige aanmaning': documenten met status aanmaning gelijk aan 2 en waarvan de laatste aanmaning van niveau 2 minstens 45 dagen voorbij datum is.

Gecumuleerd

Deze keuze is enkel van toepassing indien u volledig volgens factuurdatum of vervaldatum werkt. Er wordt dan gezocht naar documenten die meer dan 15 dagen voorbij datum zijn.

De tekst die wordt afgedrukt, wordt dan bepaald door het veld 'Afdrukken volgens' (aanmaning 1, 2 of 3, recentst of oudst vervallen factuur).

Bij aanmaningen van het type 'Factuurdatum' of 'Vervaldatum' kunt u ervoor kiezen documenten opnieuw te laten opnemen in de selectie.

Via de knop Aanmaken maakt u aanmaningen aan op basis van de bovenstaande selecties.

Afdruk

175

U kunt meer dan één keer op de knop drukken, de aanmaningen worden bijgevoegd in de lijst.

Via Afdrukken komt u terecht in het afdrukscherm, waar de juiste selecties reeds zijn gekozen.


176

Wijzigen aanmaningen

Afdruk - Klanten - Wijzigen aanmaningen

Via dit programma kunt u een aangemaakte aanmaning oproepen en de teksten en/of de intrestberekening aanpassen. De gegevens waarmee de aanmaning werd aangemaakt, kunnen niet gewijzigd worden. Er kunnen b.v. geen nieuwe documenten aan worden toegevoegd.

U kunt ook geen nieuwe aanmaning maken via dit scherm. Verwijderen is wel mogelijk.

Via Extra tekst kunt u nog een vrije tekst bijvoegen onderaan de aanmaning. Een handige manier om dit te doen is vanuit het aanmaakscherm (zie Afdruk - Klanten - Aanmaken aanmaningen). Nadat de aanmaningen daar zijn aangemaakt, verschijnen ze in een lijst onderaan dat scherm. Als u dubbelklikt in die lijst, dan wordt de overeenkomstige aanmaning opgeroepen, samen met de andere uit de lijst. Op die manier kunt u door de nieuwe aanmaningen bladeren, de nodige gegevens wijzigen of onnodige aanmaningen verwijderen.

Afdruk

177

Wijzigen aanmaningsniveau

Afdruk - Klanten - Wijzigen aanmaningsniveau

Bij het aanmaken van de aanmaningen worden er beslissingen genomen op basis van het aanmaningsniveau van een document. Via dit programma kunt u dit niveau wijzigen.

Het programma vertrekt niet van de documenten zelf, maar van de aanmaningen die gemaakt zijn. Zo kunt u alle documenten die vermeld werden op een aanmaning van niveau veranderen, zonder dat u de documenten daarvoor moet opzoeken.

Er is een mogelijkheid om te selecteren op aanmaningsnummer en op datum van de aanmaning.

U kunt een willekeurig niveau of een bepaald niveau een nieuwe waarde geven.


178

Verwijderen aanmaningen

Afdruk - Klanten - Verwijderen aanmaningen

Via dit programma kunt u aanmaningen verwijderen via een selectie van aanmaningsnummers en/of data. U kunt er eveneens voor kiezen het aanmaningsniveau van de documenten die worden vermeld op deze aanmaningen, te wijzigen.

Afdruk

179

Afdrukken aanmaningen

Afdruk - Klanten - Afdrukken aanmaningen

U kunt op basis van het nummer en/of de datum aanmaningen afdrukken.

Door 'Enkel niet afgedrukte doc.' af te vinken, kunt u om een herdruk vragen.

Er kan enkel een afdrukvoorbeeld op scherm worden getoond indien er maar één nummer is geselecteerd.



180

Lijst aanmaningen

Afdruk - Klanten - Lijst aanmaningen

Via dit programma kunt u een lijst afdrukken van de aangemaakte aanmaningen.


Afdruk

181

Leveranciers

Leveranciersgroepen

Afdruk - Leveranciers - Leveranciersgroepen

Via dit programma kunt u de gegevens van de gecreëerde leveranciersgroepen afdrukken op papier of consulteren op het scherm.



182

Basisgegevens leveranciers

Afdruk - Leveranciers - Basisgegevens leveranciers

Via dit programma kunt u de gegevens van de gecreëerde leveranciersfiches afdrukken op papier of consulteren op het scherm.

Aandachtspunten

Lijsttype

U kunt kiezen uit:

Standaard: er wordt een lijst van de leveranciers afgedrukt met vermelding van het leveranciersnummer, de alfacode, de naam, het adres, de landcode en het ondernemingsnummer.



Afdruk

183

Openstaande documenten leveranciers

Afdruk - Leveranciers - Openstaande documenten leveranciers

Via dit programma kunt u een overzicht van alle openstaande en/of vereffende documenten per leverancier of van alle leveranciers afdrukken op papier of consulteren op het scherm, volgens een sortering die u zelf bepaalt.

Indien het totaal van bepaalde documenten op nul komt maar toch nog verschijnt op deze lijst, is dit een teken dat de facturen, creditnota's en/of voorschotten niet zijn afgepunt t.o.v. elkaar. Het is aangeraden om eerst de nodige afpuntingen uit te voeren indien u enkel een overzicht wenst van de nog niet afgeboekte documenten (Dagboeken - Afpunten - Afpunten leveranciers).

Onderaan deze lijst wordt er per centralisatierekening een totaal gemaakt.

Aandachtspunten


U bepaalt op welke manier u de openstaande documenten per leverancier wenst te sorteren.

U kunt kiezen uit:


Documentnummer

Datum




Van/tot toestand Indien u een toestand toekende aan een document kunt u hierop selecteren (zie Configuratie - Toestand documenten - Aankoopdocumenten).

Van/tot rekening



Detail drukken

U bepaalt of er een detail per document of een totaal bedrag per leverancier afgedrukt moet worden.

Detail betalingen drukken

U bepaalt of er een detail van de diverse en/of financiële boekingen afgedrukt moet worden.

Referte betalingen drukken

Indien u bij de ingave van een diverse of financiële boeking, een referte hebt ingevuld, kunt u hier kiezen om deze af te drukken.



184

Vervaldagboek leveranciers

Afdruk - Leveranciers - Vervaldagboek leveranciers

Via dit programma kunt u een dagboek bekomen met de vermelding van alle reeds vervallen en nog te vervallen documenten.

Het is aan te raden de nodige afpuntingen uit te voeren alvorens u dit vervaldagboek afdrukt (zie Dagboeken - Afpunten - Afpunten leveranciers).

Aandachtspunten

Vervaldag

Deze datum wordt niet in aanmerking genomen om te bepalen welke documenten reeds vervallen zijn of niet.

Dagen voor/na vervaldag

Aan de hand van deze data zullen uw geselecteerde documenten in de verschillende kolommen ingedeeld worden. Deze data worden voorgesteld aan de hand van de vervaldag. U kunt deze manueel aanpassen.

Intrest berekening

U hebt de mogelijkheid om intresten te laten berekenen op de reeds vervallen documenten volgens de methode van de enkelvoudige of samengestelde intrest.


Afdruk

185

Omzet leveranciers

Standaard

Afdruk - Leveranciers - Omzet leveranciers - Standaard

Via dit programma kunt u de omzet van de leveranciers per boekjaar of kalenderjaar (eventueel van toepassing voor een gebroken boekjaar) afdrukken.

Per leverancier wordt een overzicht gegeven van de totale omzet en dit onderverdeeld in de volgende rubrieken: Omzet EG - Omzet andere - BTW - Diversen - KCB (Korting Contante Betaling) - Afrondingen - Totaal.

Er wordt ook een totaal per rubriek gemaakt.

Aandachtspunten

Sortering op Omzet

U kunt opteren om uw afdruk te sorteren volgens de omzet van uw leveranciers.

Inclusief omzet financieel

U kunt hier bepalen of u enkel de omzet wilt afdrukken die via het aankoopdagboek geboekt is of ook de omzet die geboekt is via het financieel dagboek.

De omzet uit het financieel dagboek is het saldo geboekt via de ventilatie 'grootboekrekening' waaraan u eveneens een leverancier hebt toegekend.

Groeperen op landcode

U kunt opteren om uw afdruk te groeperen volgens de landcode van uw leveranciers. Per land wordt er een tussentotaal afgedrukt.



186

Uitgebreid

Afdruk - Leveranciers - Omzet leveranciers - Uitgebreid

Dit is de uitgebreide versie met meer selectiemogelijkheden van de omzetlijsten die u kunt oproepen via Afdruk - Leveranciers - Omzet leveranciers - Standaard.


Afdruk

187

Beginsituatie leveranciers

Afdruk - Leveranciers - Beginsituatie leveranciers

Via dit programma kunt u de ingegeven beginsituatie van de leveranciers afdrukken op papier of consulteren op het scherm.



188

Historieken leveranciers

Afdruk - Leveranciers - Historieken leveranciers

Via dit programma kunt u een overzicht van alle historieken per leverancier of van alle leveranciers afdrukken op papier of consulteren op het scherm, volgens een sortering die u zelf bepaalt.

Onderaan deze lijst wordt er een totaal gemaakt.

Aandachtspunten



U kunt kiezen uit:


Documentnummer

Datum




Van/tot toestand Indien u een toestand toekende aan een document kunt u hierop selecteren (zie Configuratie - Toestand documenten - Aankoopdocumenten).

Van/tot rekening



Inclusief beginsituatie

U kunt opteren om de beginsituatie mee op te nemen op uw afdruk. Deze optie kunt u best afvinken voor dossiers waarvoor u geen volledige boekhouding voert.


Afdruk

189

Grootboekrekeningen

Basisgegevens grootboekrekeningen

Afdruk - Grootboekrekeningen - Basisgegevens grootboekrekeningen

Via dit programma kunt u de grootboekrekeningen per dossier afdrukken op papier of consulteren op het scherm.

Aandachtspunten

Lijsttype

U kunt kiezen uit:

Standaard: er wordt een lijst van de grootboekrekeningen afgedrukt met vermelding van het grootboekrekeningnummer, de omschrijving en de aard van de rekening.




190


Afdruk - Grootboekrekeningen - Historieken grootboekrekeningen

Via dit programma kunt u de afgepunte en/of de niet-afgepunte historieken van de grootboekrekeningen per boekjaar in detail afdrukken op papier of consulteren op het scherm.

De historieken, die de boekingen uit alle dagboeken omvatten, worden volgens uw keuze gesorteerd op datum of documentnummer, al dan niet in combinatie met de boekhoudperiode.

Aandachtspunten

Keuze grootboekrekeningen

U kunt kiezen uit:

Van / tot selecties: u hebt de mogelijkheid om standaard de historieken van de eerste tot de laatste grootboekrekening af te drukken.

Afzonderlijke rekeningen: u hebt de mogelijkheid om de historieken van 10 verschillende grootboekrekeningen in 1 keer af te drukken.

Detail

Hier bepaalt u of de historieken in detail of gecumuleerd per periode moeten worden afgedrukt.

Detail volgens rekening: als u in de fiche van de grootboekrekening, het veld 'Afdruk historieken in detail' hebt aangevinkt, dan krijgt u de afdruk van de historieken in detail. Zo niet, dan krijgt u de afdruk van de historieken gecentraliseerd (zie Ingave - Basisgegevens - Grootboekrekeningen).

Altijd detail: alle historieken worden per grootboekrekening afgedrukt, ongeacht het veld 'Afdruk historieken in detail' bij de grootboekrekening wel of niet aangevinkt werd.

Gecentraliseerd: de historieken worden gecumuleerd per periode afgedrukt, ongeacht het veld 'Afdruk historieken in detail' bij de grootboekrekening wel of niet aangevinkt werd.

Tegenrekening drukken

U bepaalt of de naam en het nummer van de leverancier of klant, ingevuld bij het boeken van de documenten, afgedrukt moet worden.

Detailreferte drukken

Indien u bij het boeken, een referte hebt ingevuld bij de grootboekrekening, kunt u hier kiezen om deze af te drukken.


Afdruk

191

Afpuntingen historieken grootboekrekeningen

Afdruk - Grootboekrekeningen - Afpuntingen historieken grootboekrekeningen

Via dit programma kunt u een overzicht van de afpuntingen die via het programma Dagboeken - Afpunten - Afpunten grootboekrekeningen werden uitgevoerd, afdrukken op papier of consulteren op het scherm.

Elke afpunting heeft een volgnummer, deze wordt door het programma toegekend bij het doorsturen van de afpunting.

Aan de hand van dit volgnummer kunt u een afpunting gemakkelijk terugvinden bij het annuleren van de afpuntingen (zie Dagboeken - Afpunten - Annulatie afpunten grootboekrekeningen).



192

Privégedeelte grootboekrekeningen

Afdruk - Grootboekrekeningen - Privégedeelte grootboekrekeningen

Dit programma geeft u een overzicht van zowel de boekingen als de reeds geboekte correcties voor de grootboekrekeningen waarvoor er een percentage privé werd ingevuld.

Aandachtspunt

0% privé afdrukken

U kunt ook een lijst vragen van alle gebruikte grootboekrekeningen. Dit laat u toe om te controleren of u al dan niet bij een bepaalde rekening vergeten bent het percentage privé in te vullen.


Afdruk

193

Standaard boekhoudplan

Afdruk - Grootboekrekeningen - Standaard boekhoudplan

Via dit programma kunt u het standaardboekhoudplan van Expert/M Plus afdrukken op papier of consulteren op het scherm.



194

Afschrijvingen


Afdruk - Afschrijvingen - Afschrijvingsgroepen

Via dit programma kunt u de afschrijvingsgroepen, aangemaakt via Ingave - Afschrijvingen - Afschrijvingsgroepen, afdrukken op papier of consulteren op het scherm.


Afdruk

195


Afdruk - Afschrijvingen - Afschrijvingselementen

Via dit programma kunt u de afschrijvingselementen, aangemaakt via Ingave - Afschrijvingen - Afschrijvingselementen, afdrukken op het scherm en/of op papier.



196

Nieuwe investeringen

Afdruk - Afschrijvingen - Nieuwe investeringen

Dit programma geeft u een overzicht van de gedane investeringen binnen een door u gekozen periode. U kunt een selectie maken op basis van de grootboekrekening waarop de investeringen geboekt werden en de periode waarin de investeringen gebeurd zijn.


Afdruk

197

Buiten gebruik gestelde elementen

Afdruk - Afschrijvingen - Buiten gebruik gestelde elementen

Dit programma geeft u een overzicht van de buiten gebruik gestelde investeringselementen binnen een door u gekozen periode. U kunt een selectie maken op basis van de grootboekrekening waarop de investeringen geboekt werden en de periode waarin de investeringselementen buiten gebruik gesteld werden.



198

Afschrijvingstabellen

Afdruk - Afschrijvingen - Afschrijvingstabellen

Via dit programma kunt u de afschrijvingstabellen per boekjaar afdrukken op papier of consulteren op het scherm.

De boekwaarde aan het begin van het boekjaar wordt weergegeven en de boekwaarde na afschrijvingen ongeacht of deze afschrijvingen geboekt zijn of niet.

Aandachtspunten

Buiten gebruik

U kunt kiezen uit:

Alle: geeft u een lijst met zowel de actieve als de buiten gebruik gestelde afschrijvingselementen.

Actieve: geeft u een lijst met enkel de actieve (= niet buiten gebruik gestelde) afschrijvingselementen voor het geselecteerde boekjaar.

Buiten gebruik gestelde: geeft u een lijst met enkel de buiten gebruik gestelde afschrijvingselementen.


Afdruk

199

Basisgegevens

Balanstitels

Afdruk - Basisgegevens - Balanstitels

Via dit programma kunt u de balanstitels op 'dossierniveau', aangemaakt via Ingave - Basisgegevens - Balanstitels afdrukken op papier of consulteren op het scherm.



200

Tekstblokken

Afdruk - Basisgegevens - Tekstblokken

Via dit programma kunt u de tekstblokken, aangemaakt via Ingave - Basisgegevens - Tekstblokken afdrukken op papier of consulteren op het scherm.


Afdruk

201

Globaal

Balanstitels

Afdruk - Globaal - Balanstitels

Via dit programma kunt u de 'globale' balanstitels (= gemeenschappelijke balanstitels voor alle dossiers), aangemaakt via Ingave - Globaal - Balanstitels afdrukken op papier of consulteren op het scherm.



202

Koersen

Afdruk - Globaal - Koersen

Via dit programma kunt u de gegevens van de koersen, aangemaakt voor alle dossiers, afdrukken op papier of consulteren op het scherm.


Afdruk

203

BTW-tarieven

Afdruk - Globaal - BTW-tarieven

Via dit programma kunt u de gegevens van de gecreëerde BTW-tarieven controleren. De lijst kan zowel op scherm als op papier worden afgedrukt.



204

Dagboeken

Aankoopdagboek

Afdruk - Dagboeken - Aankoopdagboek

Via dit programma kunt u het aankoopdagboek afdrukken op papier of consulteren op het scherm.

Aandachtspunten

Enkel centralisatie

Als u deze optie aanvinkt, krijgt u enkel de centralisaties van uw aankoopdagboek voor de uitgevoerde selecties.

De aankruisvakjes 'Enkel niet afgedrukte doc.', 'Voorraadelementen drukken', 'Vreemde valuta drukken' en 'Definitieve afdruk' zijn dan niet meer toegankelijk.

Definitieve afdruk



Afdruk

205

Verkoopdagboek

Afdruk - Dagboeken - Verkoopdagboek

Via dit programma kunt u het verkoopdagboek afdrukken op papier of consulteren op het scherm.

Aandachtspunten

Enkel centralisatie

Als u deze optie aanvinkt, krijgt u enkel de centralisaties van uw verkoopdagboek voor de uitgevoerde selecties.

De aankruisvakjes 'Enkel niet afgedrukte doc.', 'Voorraadelementen drukken', 'Refertes drukken', 'Vreemde valuta drukken' en 'Definitieve afdruk' zijn dan niet meer toegankelijk.

Definitieve afdruk




206

Financieel dagboek

Afdruk - Dagboeken - Financieel dagboek

Via dit programma kunt u het financieel dagboek afdrukken op papier of consulteren op het scherm.

Aandachtspunten

Enkel centralisatie

Als u deze optie aanvinkt, krijgt u enkel de centralisaties van uw financieel dagboek voor de uitgevoerde selecties.


Definitieve afdruk



Afdruk

207

Diversendagboek

Afdruk - Dagboeken - Diversendagboek

Via dit programma kunt u het diversendagboek afdrukken op papier of consulteren op het scherm.

Aandachtspunten

Enkel centralisatie

Als u deze optie aanvinkt, krijgt u enkel de centralisaties van uw diversendagboek voor de uitgevoerde selecties.


Definitieve afdruk




208

Centralisatiedagboek

Afdruk - Dagboeken - Centralisatiedagboek

Via dit programma kunt u de centralisaties van alle dagboeken per boekhoudperiode afdrukken op papier of consulteren op het scherm.

Er wordt ook een totaal per periode en een algemeen totaal van de geselecteerde periodes gemaakt.

Aandachtspunten

Detail per BTW-periode

Wanneer u dit veld aanvinkt, krijgt u een overzicht van de centralisaties van alle dagboeken gebaseerd op de BTW-periode. Er wordt ook een totaal per maand en een algemeen totaal van de geselecteerde maanden gemaakt.

Detail rekeningen drukken

Wanneer u dit veld aanvinkt, worden de totalen van de debet- en/of creditverrichtingen van elke grootboekrekening afgedrukt per dagboek, per boekhoudperiode et/of BTW-periode.

Enkel de gecentraliseerde documenten worden opgenomen bij de afdruk van het centralisatiedagboek.


Afdruk

209

Analytisch

Saldibalans

Afdruk - Analytisch - Saldibalans

Deze balans toont het debet- of creditsaldo van de analytische rekeningen en/of grootboekrekeningen.



210

Historieken

Afdruk - Analytisch - Historieken

Via dit programma worden de bewegingen per analytische rekening afgedrukt met eventueel hun uitsplitsing tot op het laagste niveau.


Afdruk

211

Historieken per grootboekrekening

Afdruk - Analytisch - Historieken per grootboekrekening

Via dit programma worden de bewegingen per analytische rekening afgedrukt met een onderverdeling en een totaal per grootboekrekening waarop ze betrekking hebben.



212

Rekeningen Niveau 1

Afdruk - Analytisch - Rekeningen Niveau 1

Via dit programma kunt u de analytische rekeningen per dossier en per niveau afdrukken op papier of consulteren op het scherm.


Afdruk

213

Rekeningen Niveau 2





214

Rekeningen Niveau 3




Afdruk

215

Rekeningen Niveau 4





216

Rekeningen Niveau 5




Afdruk

217

Grootboekrekeningen

Afdruk - Analytisch - Grootboekrekeningen



218

Verdeelsleutels

Afdruk - Analytisch - Verdeelsleutels


Afdruk

219

Beperkingen

Afdruk - Analytisch - Beperkingen



220

Afdrukvoorbeeld openen

Afdruk - Afdrukvoorbeeld openen

Wanneer u een afdrukvoorbeeld op het scherm hebt, kunt u dat rapport opslaan via . Nadien kunt u dat rapport opnieuw bekijken en/of afdrukken via dit programma. Dit kan van belang zijn als u fiscale controle krijgt. Zo kunt u b.v. de

dagboeken die u gearchiveerd hebt opnieuw raadplegen. Als alternatief kunt u op uw afdrukvoorbeeld ook de knop gebruiken. Daarmee kunt u uw rapport opslaan in PDF-formaat in plaats van een Crystal Reports-formaat. Door middel van de Acrobat reader die vrij verkrijgbaar is, kunt u dit rapport later opnieuw bekijken. Dit kan ook gebruikt worden om een rapport te mailen naar iemand die niet over Expert/M Plus beschikt.

221

BTW

BTW

BTW-aangifte

BTW - BTW - BTW-aangifte

Om een nieuwe BTW-aangifte te laten berekenen, kiest u bij 'Documentstatus' voor alle documenten of enkel de gecentraliseerde documenten. Vervolgens selecteert u de BTW-periode waarvoor u de BTW-aangifte wenst op te stellen.

Een BTW-aangifte bestaat uit volgende tabbladen:

Identificatie

Dit tabblad bevat alle gegevens m.b.t. de periode en de gegevens die als identificatie op de BTW-aangifte vermeld zullen worden.

De 'Toelichting' is geen officieel BTW-vak. Deze wordt enkel afgedrukt op de eindafrekening en wordt m.a.w. niet mee opgestuurd naar de BTW-Administratie. In de toelichting kunt u de nodige uitleg verschaffen, waarom u bijvoorbeeld manueel hebt ingegrepen in de BTW-aangifte, waarom de controles verschillen, enz. U geeft hier m.a.w. gegevens in die u later bij het consulteren van deze aangifte aan bepaalde zaken kunnen herinneren.

Het veld 'Definitief' wordt automatisch aangevinkt op het ogenblik dat de BTW wordt doorgeboekt via de knop 'Doorboeken BTW'. Dit veld kan altijd manueel worden aangepast.

Aan te geven detail

Dit tabblad geeft u een overzicht van alle roosters van de BTW-aangifte, zoals ze ook op de BTW-aangifte zullen worden afgedrukt. De bedragen worden automatisch opgenomen op basis van de gebruikte ventilatiecodes in de dagboeken en kunnen eventueel manueel gewijzigd worden.

Aan de rechterkant van het tabblad staan de kolommen 'Overgedragen vorige periode' en 'Over te dragen volgende periode'. In deze kolommen zullen de negatieve bedragen van de roosters 81, 82, 83, 86 en 87 worden opgenomen. Deze negatieve bedragen worden overgedragen naar de volgende periode. Indien het positieve saldo in de volgende periode groot genoeg is om het negatieve bedrag aan te zuiveren, wordt het positieve saldo in het betreffende rooster geplaatst. In het andere geval wordt het resterende negatieve saldo in de kolom 'Over te dragen volgende periode' gezet. Het betreffende rooster bevat dan € 0,00.

Door te dubbelklikken op een rooster krijgt u de boekingslijnen te zien die in het rooster werden opgenomen. Dubbelklikt u nog eens op de boekingslijn, dan kunt u het document van de boeking consulteren.

Deze documenten kunt u:

consulteren: hiermee kunt u de documenten enkel raadplegen.

editeren: hiermee kunt u bepaalde gegevens van de gecentraliseerde of niet-gecentraliseerde documenten wijzigen.

Aandachtspunten

Saldo documenten

Dit saldo geeft u het totaal van de documenten die in principe moeten worden opgenomen in de berekening van het geselecteerde rooster.

Berekend saldo

Dit saldo geeft u het totaal van de documenten die effectief zijn opgenomen in de berekening van het geselecteerde rooster.

Aan te geven saldo


222

Dit saldo is het totaal dat effectief werd ingevuld in het geselecteerde rooster.

Aan te geven eindafrekening

Het overgedragen saldo 'Terug te vorderen BTW' of 'Te betalen BTW' wordt steeds overgenomen uit de aangifte van de vorige BTW-periode.

De tabel in het midden geeft u een gedetailleerd overzicht van alle BTW-verrichtingen die via het financieel of het diversendagboek geboekt werden met de ventilatiecodes 'Betaalde BTW', 'Ontvangen BTW', 'Betaald documentvoorschot' in de opgevraagde BTW-periode.

De verrichtingen in deze tabel kunt u:



Onder de tabel, in het veld 'Totaal ontvangen BTW' en 'Totaal betaalde BTW', wordt het totaal van de BTW-verrichtingen weergegeven. Bij dit totaal wordt dan het saldo van de huidige BTW-aangifte opgeteld of afgetrokken zodat er nog een 'Aan' of 'Door de staat verschuldigd bedrag' overblijft.

Vinkt u de velden 'Betaalformulieren' en 'Saldo terugvragen' aan, dan worden deze ook op de BTW-aangifte afgedrukt.

Berekend detail en Berekende eindafrekening

Deze tabbladen hebben dezelfde structuur als de tabbladen 'Aan te geven detail' en 'Aan te geven eindafrekening' maar zijn niet manueel aanpasbaar. De cijfers komen automatisch uit de gevoerde boekhouding en worden niet gewijzigd als er manueel bedragen ingevuld worden in de oorspronkelijke tabbladen.


Dit tabblad geeft u een overzicht van alle documenten die niet werden gecentraliseerd.

Deze documenten kunt u:



Hebt u bij 'Documentstatus' gekozen om de BTW-aangifte op te stellen met de gecentraliseerde documenten, dan verschijnen de niet-gecentraliseerde documenten niet op de aangifte. Zijn er nog niet-gecentraliseerde documenten die betrekking hebben op de aangifte, dan moeten deze eerst gecentraliseerd worden. Vervolgens voert u 'Herberekenen roosters' uit zodat de zopas gecentraliseerde documenten ook worden opgenomen in de BTW-aangifte.

Functies

Bovenaan het scherm staan een aantal knoppen met specifieke functies, nl.

Herberekenen roosters

Indien u na de vorige berekening van de BTW-aangifte nog nieuwe boekingen of centralisaties uitgevoerd hebt, zullen die cijfers niet automatisch worden opgenomen in de roosters van de BTW-aangifte. Het tabblad 'Niet-gecentraliseerde documenten' toont u alle documenten die nog niet werden gecentraliseerd. Door op 'Herberekenen roosters' te klikken, wordt de volledige BTW-aangife opnieuw berekend op basis van de aanwezige gegevens in de boekhouding.

BTW-controles

BTW

223

Deze knop voert de 15 BTW-controles uit en toont u of er fouten gevonden werden of niet. Bij het afdrukken van de BTW-aangifte worden deze controles automatisch uitgevoerd. De laatste bladzijde van de eindafrekening vermeld dan eventueel ook welke fouten gevonden werden en welke controles er werden uitgevoerd.

Doorboeken BTW

Via 'Doorboeken BTW' krijgt u de mogelijkheid om alle rekeningen die in de dagboeken zijn aangeduid als BTW-rekening te laten salderen. Dit saldo zal met een diverse boeking afgeboekt worden op de rekening 'Terug te vorderen BTW' of 'Te betalen BTW'.

Afdrukken

De knop 'Afdrukken' geeft u de mogelijkheid om de BTW-aangifte onmiddellijk af te drukken. U kunt de BTW-aangifte eveneens afdrukken via BTW - BTW - Afdruk BTW-aangifte.


224

Afdruk BTW-aangifte

BTW - BTW - Afdruk BTW-aangifte

Via dit programma kunt u de BTW-aangifte, de eindafrekening, de begeleidende brief, de IC-opgave en de niet-gecentraliseerde documenten afdrukken op papier of consulteren op het scherm.

Aandachtspunten

BTW-aangifte

Deze afdruk is de officiële BTW-aangifte, goedgekeurd door de bevoegde instanties en mag m.a.w. gebruikt worden voor de indiening van de BTW-aangifte.

Eindafrekening

Deze afdruk geeft u de gegevens van het tabblad 'Aan te geven eindafrekening' weer. Er wordt ook extra informatie gegeven over de over te dragen negatieve roosters , de toelichting, de manueel gewijzigde roosters enz. Op een tweede bladzijde worden nog eens alle uitgevoerde controles vermeld en of er aan die controles werd voldaan of niet.

Begeleidende brief

Indien u de BTW-aangifte opmaakt voor uw klant, kunt u de begeleidende brief afdrukken met vermelding van de eventueel te betalen of terug te vorderen BTW en/of de eventueel te betalen voorschotten voor de komende kwartaalaangifte.

IC-opgave

Bij de afdruk van de BTW-aangifte kunt u gelijktijdig de intracommunautaire opgave afdrukken. De optie 'IC-opgave' wordt automatisch aangevinkt wanneer er iets in rooster 46 werd opgenomen. Dit gebeurt zowel voor maand- als voor kwartaalaangevers.


Deze afdruk geeft u de gegevens die bij de creatie van de BTW-aangifte vermeld werden op het tabblad 'Niet-gecentraliseerde documenten'.

Aantal

U geeft afzonderlijk op hoeveel exemplaren u wenst af te drukken van de BTW-aangifte, eindafrekening, begeleidende brief, IC-opgave en niet-gecentraliseerde documenten.


BTW

225

BTW-omzetvergelijking

BTW - BTW - BTW-omzetvergelijking

Deze lijst geeft u enerzijds de aangegeven omzet volgens uw ingediende BTW-aangiftes en anderzijds de geboekte omzet volgens uw boekhouding. U krijgt alle verschillen in detail weergegeven en een overzicht.

Alle boekingen worden hierbij in aanmerking genomen, gecentraliseerd of niet.


226

Jaaroverzicht BTW

BTW - BTW - Jaaroverzicht BTW

Via dit programma kunt u een algemeen overzicht afdrukken voor alle berekende BTW-aangiften. Het overzicht vermeldt per BTW-aangifte het bedrag per BTW-rooster. De lijst sluit af met de bedragen uit de eindafrekening per BTW-aangifte. Per BTW-rooster en voor de eindafrekening wordt een jaartotaal berekend.

BTW

227

Relaties BTW-aangifte

BTW - BTW - Relaties BTW-aangifte

U vult hier de naam en de hoedanigheid in van de persoon die de BTW-aangifte opmaakt. Deze gegevens worden op de BTW-aangifte afgedrukt.


228

IC-opgave

Correcties IC-opgave

BTW - IC-opgave - Correcties IC-opgave

De intracommunautaire opgave wordt normaal automatisch samengesteld, maar u kunt manueel verbeteringen ingeven via dit programma.

BTW

229

Afdruk IC-opgave

BTW - IC-opgave - Afdruk IC-opgave

Dit programma geeft u een overzicht van de intracommunautaire opgave. U kunt kiezen voor welke BTW-periode u deze lijst wenst af te drukken.



230

IC-opgave op diskette

BTW - IC-opgave - IC-opgave op diskette

Dit programma laat u toe om uw intracommunautaire opgave op elektronische wijze in te dienen. U kiest de BTW-periode voor het samenstellen van de gegevens. Wanneer u op de knop 'Aangifte' klikt, hebt u de mogelijkheid om uw bestand op te slaan. Het is belangrijk om deze plaats te onthouden. Het programma stelt de folder voor waar uw dossier zich bevindt. U kunt dit bestand aan de bevoegde instanties overmaken.

BTW

231

Relaties IC-opgave

BTW - IC-opgave - Relaties IC-opgave

U vult hier de gegevens in van de persoon die de intracommunautaire opgave verzorgt. Deze gegevens worden gebruikt om uw officiële aangiftes in te dienen.


232

Relaties meervoudige IC-opgave

BTW - IC-opgave - Relaties meervoudige IC-opgave

U vult hier de gegevens in van de persoon/organisatie die de meervoudige intracommunautaire opgave verzorgt. U dient deze gegevens in te vullen vooraleer u de meervoudige IC-opgave start.

BTW

233

BTW-listing

Afdruk BTW-listing

BTW - BTW-listing - Afdruk BTW-listing

Via dit programma maakt u uw BTW-listing op. U kiest het kalenderjaar en de minimumomzet voor het samenstellen van de gegevens. Verder hebt u de mogelijkheid om uw lijst te sorteren op ondernemingsnummer of op de naam van uw klant.



234

Elektronische BTW-listing

BTW - BTW-listing - Elektronische BTW-listing

Dit programma laat u toe om uw BTW-listing op elektronische wijze in te dienen. U kiest het kalenderjaar en de minumumomzet voor het samenstellen van de gegevens. Wanneer u op de knop 'Aangifte' klikt, hebt u de mogelijkheid om uw bestand op te slaan. Het is belangrijk om deze plaats te onthouden. Het programma stelt de folder voor waar uw dossier zich bevindt. U kunt dit bestand aan de bevoegde instanties overmaken.

BTW

235

Controlelijstondernemingsnummers BTW-listing

BTW - BTW-listing - Controlelijst ondernemingsnummers BTW-listing

Dit programma laat u toe om de ondernemingsnummers van uw klanten te controleren. Via de bijkomende selecties van het kalenderjaar en de minumumomzet kunt u een lijst krijgen van de klanten met een onbekend en/of ondernemingsnummer in aanvraag. Het is dus sterk aan te raden dit programma te gebruiken voor u uw BTW-listing opmaakt.



236

Relaties BTW-listing

BTW - BTW-listing - Relaties BTW-listing

U vult hier de gegevens in van de persoon die de BTW-listing verzorgt. Deze gegevens worden gebruikt om uw officiële aangiftes in te dienen.

BTW

237

EDIVAT

Bestand verzending

BTW - EDIVAT - Bestand verzending

Via dit programma kunt u het bestand aanmaken voor uw elektronische BTW-aangifte.

Aandachtspunten

Periode maandaangiften/kwartaalaangiften

Per zending kunnen zowel maand- als kwartaalaangiften gelijktijdig verzonden worden. U kunt hier invullen voor welke maand en/of kwartaal u aangiften wenst te versturen. Bij het selecteren van de maanden 03, 06, 09 en 12 kunnen uiteraard enkel de overeenkomstige kwartalen 01, 02, 03 en 04 worden opgenomen. Bij de overige maanden 01, 02, 04, 05, 07, 08, 10, 11 kunnen geen kwartaalaangiften worden opgenomen.

Datum en uur opmaak

Er wordt gecontroleerd of de periode vroeger is dan de datum van opmaak. U kunt geen aangifte opmaken van een periode die nog niet afgesloten is (b.v. voor de aangifte van januari kan nooit 31/01 ingegeven worden, dit moet dus minimum 01/02 zijn).

Deze datum dient niet om te bepalen of een aangifte tijdig werd ingediend. Na ontvangst en syntaxcontrole bij de BTW-Administratie zal elke zending d.m.v. software een datumstempel krijgen. Deze datum komt overeen met de datum van verzending die door de netwerkprovider meegegeven wordt op niveau van de X-400-boodschap en stemt overeen met het ogenblik waarop de boodschap in de mailbox van de BTW-Administratie wordt geplaatst. Het is uiteindelijk deze datum die wordt gebruikt om het tijdstip te bepalen waarop een aangifte werd ingediend.

Ondernemingsnummer/Contactpersoon/Telefoon/Fax

Deze worden voorgesteld vanuit de relatiegegevens EDIVAT. U kunt deze gegevens eventueel wijzigen voor de desbetreffende zending.

Mandataris

Hier geeft u 1 van de drie codes op die u via de relatiegegevens ingegeven hebt. De code hier moet volledig overeenstemmen met 1 van die drie.

Elke wijziging van een mandaat moet binnen de 24 uur aan de BTW-Administratie meegedeeld, samen met het tijdstip waarop deze wijziging ingaat.

Volgnummer

U geeft hier het sequentieel volgnummer van de zending op. Standaard wordt het volgnummer voorgesteld vanuit de relatiegegevens.

Het kan gebeuren dat bij een vorige zending - om welke reden ook - geen enkel dossier werd opgenomen in het bestand verzending ofwel dat u gewoon een zending opnieuw wilt aanmaken om er bijvoorbeeld nog enkele dossiers aan toe te voegen. Aangezien u met een opeenvolgende nummering moet werken, bent u verplicht om opnieuw het vorige volgnummer te gebruiken. Indien u een nummer opgeeft waarvoor reeds een zending bestaat, krijgt u hieromtrent een melding en wordt u gevraagd of u het nummer opnieuw wilt gebruiken. U kunt opteren om het nummer opnieuw te gebruiken, maar dan worden de gegevens van de oorspronkelijke zending volledig verwijderd. Indien u hier voor de keuze 'neen' opteert, moet u een ander nummer opgeven. Het pakket controleert niet op mogelijke hiaten in de nummering.


238

Op het tabblad 'Dossiers' kunt u via de knop Selectie dossiers, de dossiers selecteren waarvoor u aangiften wil indienen.

Met de knop Alles selecteren kunt u alle voorgestelde dossiers in 1 keer selecteren. Via Niets selecteren, maakt u de volledige selectie ongedaan. U kunt ook een bepaalde selectie bewaren via de knop Selectie bewaren en deze bij een volgende keer weer oproepen via Selectie laden zodat u niet steeds weer de volledige dossierlijst hoeft te overlopen om de dossiers te selecteren. Deze optie biedt eveneens de mogelijkheid om met verschillende dossiergroepen te werken.

Na selectie van de dossiers kunnen we dan overgaan tot de uiteindelijke creatie van het bestand verzending via de knop Creatie bestand. Eerst verschijnt er een dialoogvenster waarin u een bestandsnaam dient op te geven dat als attachment zal dienen voor verzending. Standaard wordt de EDIVAT-map voorgesteld om het bestand in te bewaren. De naam van dit bestand mag u volledig vrij kiezen, doch om structurele redenen wordt dit afgeraden (let wel dat de extensie van het bestand steeds .EDI moet zijn). Indien u de naam gebruikt die hier standaard wordt voorgesteld, weet u steeds welk bestand bij welk volgnummer hoort (de voorgestelde naam bestaat uit de letters VAT + het volgnummer). Na opgave van de bestandsnaam start de verwerking (= creatie van het bestand).

Een overzicht van de opgenomen en/of geweigerde aangiften kunt u meteen consulteren en eventueel afdrukken via het volgende tabblad (zie BTW - EDIVAT - Overzicht aangiften verzending).

Een aangifte van een dossier kan pas opgenomen worden indien er werkelijk een aangifte voor gecreëerd is via het menu BTW – – BTW-aangifte.

Indien er voor een bepaalde periode reeds eerder een aangifte van een bepaald dossier werd opgenomen in een bestand verzending, dan zal het programma u vragen of u de aangifte nog eens wilt opnemen in het bestand.

BTW

239

Overzicht aangiften verzending

BTW - EDIVAT - Overzicht aangiften verzending

Via dit programma krijgt u een overzicht van de opgenomen en/of geweigerde aangiften in het bestand verzending van een bepaalde verzending.



240

Ontvangstbericht

BTW - EDIVAT - Ontvangstbericht

Binnen de twee werkdagen ontvangt u van de BTW-administratie een ontvangstbericht.

De vorm van dit ontvangstbericht kan verschillen naargelang de provider van uw X-400 netwerk.

De mogelijkheden zijn:

U ontvangt een mail met in bijlage het bericht in bestandsvorm.

U ontvangt het bericht in tekstvorm. In dit geval dient u de tekst volledig te selecteren en deze vervolgens op te slaan (opslaan als/save as). Kunt u de tekst niet rechtstreeks opslaan, dan hebt u eventueel nog de mogelijkheid om de geselecteerde tekst te kopiëren en dit vervolgens op te slaan via Kladblok (Notepad).

Het ontvangstbericht moet in bestandsvorm bewaard worden in de EDIVAT-map. De naam van dit bestand is vrij te kiezen, maar geef het bestand bij voorkeur extensie '.TXT' mee. De BTW-Administratie verplicht u namelijk om alle ontvangstberichten te archiveren in het formaat dat u van de BTW-Administratie ontvangt. Tip: gebruik als naam bvb. de datum van het ontvangstbericht.

Indien u het ontvangstbericht niet in bestandsvorm kunt opslaan, dient u contact op te nemen met de provider van uw X-400 netwerk.

Na het bewaren van het ontvangstbericht kunt u via het menu BTW – EDIVAT – Ontvangstbericht het door u bewaarde bestand weer oproepen via de knop Ontvangstbericht openen. Vervolgens wordt in dit bestand gezocht naar een volgnummer van een bepaalde zending en zodra dit gevonden is, kunt u het resultaat van het ontvangstbericht meteen consulteren op het scherm en eventueel afdrukken (zie BTW - EDIVAT - Overzicht aangiften na ontvangstbericht).

BTW

241

Overzicht aangiften na ontvangstbericht

BTW - EDIVAT - Overzicht aangiften na ontvangstbericht

Via dit programma krijgt u een overzicht van de aanvaarde en/of niet aanvaarde aangiften door de Administratie van een bepaalde verzending.



242

Historiek verzonden/ontvangen berichten

BTW - EDIVAT - Historiek verzonden/ontvangen berichten

Via dit programma kunt u een overzicht krijgen van alle verzonden en ontvangen berichten voor de opgegeven volgnummerreeks (van – tot volgnummer). Per volgnummer ziet u telkens welke aangiften al dan niet werden opgenomen in het bestand voor verzending en/of deze al dan niet werden aanvaard door de BTW-Administratie. U kunt dit overzicht eveneens per maand verkrijgen door bij 'Bereik' de optie 'Van-tot maand' te kiezen.


BTW

243

Forfaits


244

Algemeen

Parameters algemeen 1

BTW - Forfaits - Parameters algemeen 1

Voor meer informatie volgt u deze link Forfaits

BTW

245

Berekeningsblad algemeen 1

BTW - Forfaits - Berekeningsblad algemeen 1



246




BTW

247





248




BTW

249





250

Slagers

Parameters slagers

BTW - Forfaits - Parameters slagers


BTW

251

Berekeningsblad slagers

BTW - Forfaits - Berekeningsblad slagers



252

Bakkers

Parameters bakkers

BTW - Forfaits - Parameters bakkers


BTW

253

Berekeningsblad bakkers

BTW - Forfaits - Berekeningsblad bakkers



254

Caféhouders

Parameters caféhouders

BTW - Forfaits - Parameters caféhouders


BTW

255

Berekeningsblad caféhouders

BTW - Forfaits - Berekeningsblad caféhouders



256

Kappers

Parameters kappers

BTW - Forfaits - Parameters kappers


BTW

257

Berekeningsblad kappers

BTW - Forfaits - Berekeningsblad kappers



258

Apothekers

Parameters apothekers

BTW - Forfaits - Parameters apothekers


BTW

259

Berekeningsblad apothekers

BTW - Forfaits - Berekeningsblad apothekers



260

Geneesheren

Parameters geneesheren

BTW - Forfaits - Parameters geneesheren


BTW

261

Berekeningsblad geneesheren

BTW - Forfaits - Berekeningsblad geneesheren



262

IJsbereiders

Parameters ijsbereiders

BTW - Forfaits - Parameters ijsbereiders


BTW

263

Berekeningsblad ijsbereiders

BTW - Forfaits - Berekeningsblad ijsbereiders



264

Frituurexploitanten

Parameters frituurexploitanten

BTW - Forfaits - Parameters frituurexploitanten


BTW

265

Berekeningsblad frituurexploitanten

BTW - Forfaits - Berekeningsblad frituurexploitanten



266

Foornijveraars

Parameters foornijveraars

BTW - Forfaits - Parameters foornijveraars


BTW

267

Berekeningsblad foornijveraars

BTW - Forfaits - Berekeningsblad foornijveraars



268

Kleine caféhouders

Parameters kleine caféhouders

BTW - Forfaits - Parameters kleine caféhouders


BTW

269

Berekeningsblad kleine caféhouders

BTW - Forfaits - Berekeningsblad kleine caféhouders


270

Intrastat

Ingave correcties invoer

Intrastat - Ingave correcties invoer

De Intrastataangifte wordt normaal automatisch samengesteld, maar u kunt manueel verbeteringen ingeven via dit programma.

Intrastat

271

Ingave correcties uitvoer

Intrastat - Ingave correcties uitvoer

De Intrastataangifte wordt normaal automatisch samengesteld, maar u kunt manueel verbeteringen ingeven via dit programma.


272

Ingave Intrastatgegevens invoer

Intrastat - Ingave Intrastatgegevens invoer

Als u tijdens het inboeken van uw aan- en verkopen uw Intrastatgegevens onvolledig of niet hebt ingebracht, kunt u via dit programma uw aanvullingen doen. Dit is ook mogelijk via de gewone ingaveschermen van uw aan- en verkopen zolang uw documenten niet gecentraliseerd zijn. Na centralisatie zijn ze enkel nog via dit programma aanpasbaar.

Intrastat

273

Ingave Intrastatgegevens uitvoer

Intrastat - Ingave Intrastatgegevens uitvoer

Als u tijdens het inboeken van uw aan- en verkopen uw Intrastatgegevens onvolledig of niet hebt ingebracht, kunt u via dit programma uw aanvullingen doen. Dit is ook mogelijk via de gewone ingaveschermen van uw aan- en verkopen zolang uw documenten niet gecentraliseerd zijn. Na centralisatie zijn ze enkel nog via dit programma aanpasbaar.


274

Elektronische Intrastataangifte

Intrastat - Elektronische Intrastataangifte

Dit programma laat u toe om uw Intrastataangifte op elektronische wijze in te dienen. U maakt de juiste selecties in het scherm en klikt daarna op de knop Aangifte. U kunt het bestand opslaan op de harde schijf of op diskette. Nadien bezorgt u dit bestand aan de bevoegde instanties.

Intrastat

275

Afdruk Intrastataangifte

Intrastat - Afdruk Intrastataangifte

Dit programma geeft u een overzicht van uw Intrastataangifte zoals u ze zou indienen. Dit wil zeggen dat de lijst enkel de totalen bevat zoals die in het bestand voorkomen dat u via de elektronische Intrastataangifte zou aanmaken. Dit is enkel een controlelijst. Deze lijst voldoet niet aan de officiële lay-out zoals voorgeschreven. U kunt deze m.a.w niet gebruiken om in te dienen. Daarvoor gebruikt u de elektronische aangifte.



276

Afdruk Intrastataangifte in detail

Intrastat - Afdruk Intrastataangifte in detail

Dit programma geeft u een overzicht van alle detaillijnen die opgenomen worden in uw Intrastataangifte. U kunt hiermee de ingave controleren van alle lijnen die u hebt ingegeven via de normale aan- en verkopen of via de correctieprogramma’s waarmee u nog manuele correcties kunt aanbrengen nadat u eventueel uw documenten al had gecentraliseerd.


Intrastat

277

Afdruk onvolledige Intrastatlijnen

Intrastat - Adruk onvolledige Intrastatlijnen

Via dit programma kunt u de Intrastatgegevens waarbij er ontbrekende gegevens zijn, afdrukken op papier of consulteren op het scherm.

Indien u tijdens het ingeven van de aan- en verkopen uw Intrastatgegevens niet volledig ingeeft, kunt u daar via dit programma een overzicht van afdrukken. U kunt deze gegevens verder aanvullen via ingave aan- en verkopen als u de documenten nog niet gecentraliseerd hebt ofwel via ingave Intrastatgegevens. Indien het om lijnen gaat die u via de correcties hebt ingebracht, kunt u deze daar verder aanvullen.



278

Afdruk negatieve Intrastatlijnen

Intrastat - Afdruk negatieve Intrastatlijnen

Deze lijst drukt u af indien u bij de afdruk van de Intrastataangifte de melding krijgt dat er nog negatieve lijnen zijn, b.v. indien u een negatieve factuur hebt of bij Intrastatlijnen met goederencodes waarvoor de totale nettomassa gelijk is aan nul en waarbij de nettomassa verplicht in te vullen is.


Intrastat

279

Configuratie Intrastat

Intrastat - Configuratie Intrastat

Via dit programma configureert u de Intrastataangifte.

Aandachtspunten

Invoer

U bepaalt of u voor de invoer een standaard, uitgebreide of geen Intrastataangifte moet opmaken.

Uitvoer

U bepaalt of u voor de uitvoer een standaard, uitgebreide of geen Intrastataangifte moet opmaken.

Intrastatvestiging

U geeft de code van de Intrastatvestiging in.

Regio Intrastat

U vult het gebied van bestemming in (bij de aankopen) of het gebied van oorsprong (bij de verkopen).

U hebt de keuze uit:

Vlaams gewest

Waals gewest

Brussels hoofdstedelijk gewest


280

Relaties Intrastat

Intrastat - Relaties Intrastat

U vult hier de gegevens in van de persoon of van de externe firma die de Intrastataangifte opmaakt. De gegevens van de contactpersonen worden dan ook op de officiële documenten afgedrukt.

281

Afsluitingen

Periodeverschuiving

Afsluitingen - Periodeverschuiving

Via dit programma kunt u een periodeverschuiving uitvoeren.

U kunt enkel boeken in de periodes die reeds geopend werden. Een periodeverschuiving betekent niet dat de vorige periodes automatisch worden afgesloten, zij blijven open voor boekingen.

Het spreekt vanzelf dat u geen aan- of verkopen meer boekt, nadat de BTW-aangifte is ingediend bij de BTW-Administratie.

Bovenaan het scherm wordt het lopende boekjaar voorgesteld. De tabel in het midden geeft u een overzicht van alle boekhoud- en BTW-periodes die u reeds gecreëerd hebt in het huidige boekjaar. Onderaan de tabel worden de huidige en de volgende boekhoud- en BTW-periode weergegeven.

Werkwijze

1. U drukt op de toets Verschuiven boekhoudperiode om deze met 1 te verhogen. De boekhoudperiode loopt niet noodzakelijk gelijk met de kalendermaand (boekhoudingen te paard).

2. U drukt op de toets Verschuiven BTW-periode om deze met een maand te verhogen. De BTW-maand loopt altijd gelijk met de kalendermaand.

Enkel bij de boekhoudperiodes kunt u nog een wijziging aanbrengen wat betreft de einddatum van de huidige of volgende periode.

Standaard wordt er gebruik gemaakt van 14 of 6 boekhoudperiodes voor maandelijkse en kwartaalaangevers. U beschikt ook steeds over een periode 0 om de beginbalans in op te nemen. Vervolgens hebt u een aantal boekhoudperiodes afhankelijk van de BTW-aangifteplicht, aangevuld met een 13de of een 5de periode om de eindejaarsverrichtingen in op te nemen.

Indien u wenst af te wijken van het standaard aantal boekhoudperiodes (u wenst bijvoorbeeld te werken met halfmaandelijkse periodes,...), dan past u bij 'Volgende periode' de einddatum van de periode aan.

Op het tabblad 'Overzicht' ziet u alle boekjaren die in dit dossier werden aangemaakt.

Selecteert u in het tabblad 'Overzicht' een ander boekjaar, dan kunt u eventueel nog periodeverschuivingen uitvoeren in vorige boekjaren.


282

Boekjaarverschuiving

Afsluiting - Boekjaarverschuiving

Op het einde van het boekjaar voert u een jaarverschuiving uit om te kunnen boeken in het nieuwe boekjaar.

Na de jaarverschuiving kunt u nog steeds verrichtingen ingeven in zowel de aan- en verkopen als in de financiële en diversendagboeken van het vorig boekjaar, rekening houdend met de BTW-aangifte.

Werkwijze

1. De gegevens van het volgend boekjaar worden automatisch voorgesteld. U kunt de einddatum, de alfacode en het aantal boekhoudperiodes nog aanpassen.

2. Wanneer alles correct ingevuld is, klikt u op de knop Verschuiven boekjaar. Het boekjaar wordt verschoven.

Indien u na de jaarverschuiving nog wijzigingen wilt aanbrengen aan deze gegevens, dan kunt u dit via Afsluitingen - Aanpassen boekjaren.

Afsluitingen

283

Aanpassen boekjaren

Afsluitingen - Aanpassen boekjaren

Via dit programma kunt u steeds de einddatum en het aantal boekhouperiodes van het huidig boekjaar aanpassen.

Voorbeeld Bij de algemene vergadering wordt beslist dat het boekjaar 18 maanden zal beslaan en m.a.w. tot 30/06/2006 zal lopen.

De omschrijving van het 'jaar' kan op ieder moment gewijzigd worden.

Op het tabblad 'Overzicht' ziet u alle boekjaren die in dit dossier werden aangemaakt.

In het midden krijgt u een overzicht van de periodes die u gecreëerd hebt in het huidig boekjaar.


284

Blokkeren/deblokkeren van periodes

Afsluitingen - Blokkeren/deblokkeren van periodes

Via dit programma kunt u uw boekhouperiodes en/of BTW-periodes blokkeren of deblokkeren. U duidt per dagboekketting aan tot waar u uw boekhouding wenst af te schermen. Dit heeft tot gevolg dat u in de reeds afgesloten periodes geen wijzigingen meer kunt aanbrengen aan ingebrachte documenten. Het is evenmin mogelijk om documenten toe te voegen of te verwijderen. Tijdens het blokkeren gebeurt er een controle of u alle documenten al gecentraliseerd hebt. Is dit niet het geval, dan kunt u toch opteren om verder te gaan.

Wanneer u een periode blokkeert, worden uw documenten niet automatisch gecentraliseerd. Dit moet u doen via de normale dagboekketting. Omgekeerd geldt evenmin. Een periode deblokkeren houdt niet in dat uw centralisatie weer ongedaan gemaakt wordt.

Afsluitingen

285

Fiches

Afdruk fiche 281.50

Afsluitingen - Fiches - Afdruk fiche 281.50

Via dit programma maakt u uw fiches 281.50 op. U kiest het kalenderjaar en de minimumomzet voor het samenstellen van de gegevens. U kunt ook kiezen of u de binnenlandse of de buitenlandse leveranciers wenst op te nemen.



286

Afdruk fiche 325.50

Afsluitingen - Fiches - Afdruk fiche 325.50

Dit programma stelt het overzichtsblad samen dat bij uw fiches 281.50 hoort. U hebt dezelfde keuzemogelijkheden als bij de afdruk van de fiches 281.50.


Afsluitingen

287

Correcties fiche 281.50

Afsluitingen - Fiches - Correcties fiche 281.50

De fiches worden automatisch samengesteld via de programma's aankopen en/of financieel maar u kunt vergeten commissies alsnog manueel inbrengen via dit programma.

Als u b.v. een dossier met een boekhouding te paard nieuw opstart, kunt u hier de fiches 281.50 inbrengen van het eerste deel van het kalenderjaar dat voor uw eerste boekjaar valt dat u met Expert/M Plus werkt. Dit laat u toe om op het einde van het eerste kalenderjaar uw fiches 281.50 toch correct op te maken.


288

Relaties fiche 281.50

Afsluitingen - Fiches - Relaties fiche 281.50

U vult hier de gegevens in van de contactpersonen voor de fiche 281.50. U vult de gegevens in van de ondertekenaar van het afgifte- en controleborderel, van de contactpersoon van de informaticadienst en van de mandataris. Deze gegevens worden dan ook op de officiële documenten afgedrukt.

Afsluitingen

289

BELCOTAX

Bestand verzending

Afsluitingen - Fiches - BELCOTAX - Bestand verzending



290

Overzicht verzending

Afsluitingen - Fiches - BELCOTAX - Overzicht verzending


Afsluitingen

291

Relaties aangever

Afsluitingen - Fiches - BELCOTAX - Relaties aangever


292

Extra

Importeren Kluwer software

Extra gegevens Expert/m Classic

Extra - Importeren Kluwer software - Extra gegevens Expert/m Classic

Via dit programma kunt u aanduiden welke gegevens u wenst over te nemen.

Indien u dit wenst, kunt u hier Expert/m Classic opnieuw opstarten via 'Creatie gegevens' om de gegevens opnieuw te exporteren. Dit zou nodig kunnen zijn indien b.v. de openstaande documenten klanten of leveranciers nog gewijzigd zijn na de creatie van het dossier.

Indien u gegevens tijdens het boekjaar overneemt (tussentijdse overname), dan dient u in Expert/M Plus eerst de boekhoud- en BTW-periode te verschuiven totdat deze gelijk zijn aan (of hoger dan) de huidige periodes in Expert/m Classic (zie ook Afsluitingen - Periodeverschuiving).

Er dient vooraf een diversendagboek gecreëerd te worden van het type 'Beginbalans' bij een overname begin boekjaar of een diversendagboek van het type 'Afsluitboekingen' bij een tussentijdse overname (zie ook Ingave - Basisgegevens - Diversendagboeken).

Na deze overname wordt de vraag gesteld of u de gecreëerde exportbestanden (van Expert/m Classic) wenst te verwijderen. Dit om eventueel weer extra vrije plaats te geven op de harde schijf.


Extra

293

Extra gegevens Expert/m for Windows

Extra - Importeren Kluwer software - Extra gegevens Expert/m for Windows

Via dit programma kunt u extra gegevens importeren vanuit Expert/m for Windows in een Expert/M Plus dossier.

U bepaalt zelf welke gegevens u wenst over te nemen en wanneer u deze overneemt. Indien u uw dossier tijdens het boekjaar hebt overgenomen, kunt u ook de tussentijdse balansen overnemen. Daarvoor is het noodzakelijk dat u eerst een diversendagboek van het type 'Afsluitboekingen' aanmaakt. Daarna zorgt u ervoor dat u in het Expert/M Plus dossier minstens in dezelfde boekhoud- en BTW-periode staat zodat u deze gegevens kunt overnemen. Expert/M Plus doet hiervoor de nodige controles voordat u met de overname kunt starten.

Eenmaal een overname van een bepaald onderdeel gebeurd is, kunt u dit geen tweede keer meer opstarten. Het aankruisvakje zal dan vergrijsd worden en niet meer toegankelijk zijn. U kunt dit formulier wel meermaals openen. Zo kunt u dus opteren om uw omzetcijfers al onmiddellijk over te nemen om uw listing in te dienen maar nog wachten om uw beginbalans over te nemen. Dit laat u toe om uw overname in verschillende stappen te plannen.

Alvorens de overname te starten, dient u eerst een controle onvolledige documenten uit te voeren in het Expert/m for Windows dossier.



294

Facturen uit Briljant Administrator

Extra - Importeren Kluwer software - Facturen uit Briljant Administrator

Via dit programma kunt u verkoopfacturen en creditnota’s die in Briljant gemaakt zijn, importeren in Expert/M Plus. Deze documenten worden via Briljant in de aangeduide map in een XML-formaat bewaard.

Werkwijze

1. U duidt de overeenkomstige map aan in Expert/M Plus.

2. U selecteert de documenten die u wenst te importeren.

3. U klikt op Importeren.

Onderaan verschijnt dan een overzicht van de documenten die in de boekhouding opgenomen zijn en van de documenten die geweigerd zijn met de reden waarom ieder specifieke document geweigerd is.

Extra

295

Conversietabel grootboekrekeningen

Extra - Importeren Kluwer software - Conversietabel grootboekrekeningen

Via dit programma kunt u het nummer van een grootboekrekening (uit een Expert/m for Windows, Classic, Accoms, … dossier) omvormen naar een nieuw nummer voor de grootboekrekening. Dit programma kan worden opgeroepen vanuit de verschillende importprogramma’s.

U kunt de conversietabel ook bewaren en bij een volgende overname weer opladen zodat u niet telkens al de nummers opnieuw moet ingeven.


296

Importeren externe applicaties

Universeel

Extra - Importeren externe applicaties - Universeel

Dit programma is opgebouwd uit 7 tabschermen.

Tabblad Bestand

Hier duidt u de volgende zaken aan:

het te importeren bestand via de knop In te lezen bestand;

op welke lijn het eerste record staat;

het, eventueel, gebruikte scheidingsteken. Maakt u geen gebruik van een scheidingsteken, dan moet u werken met een vaste recordlengte.

U kunt het voorbeeldvenster gebruiken om deze gegevens te controleren. Via de knop Lees lijnposities record bepaalt u de exacte positie van elk veld.

Tabblad Gegevens

Hier bepaalt u:

wat u zult inlezen, b.v. klanten, grootboekrekeningen, facturen,…;

over hoeveel lijnen elke record staat.

De knop Schrijf alfa in adressen dient om na overname uit Accoms, de alfacodes in te vullen indien de externe nummers in Accoms zowel uit numerieke als alfanumerieke gegevens bestaan.

Tabblad New record

Hier geeft u mee hoe het programma een nieuwe record herkent.

Als u in het tabblad Bestand, een scheidingsteken meegaf, wordt dit hier herhaald. U moet dan de velden 'Van' en 'Tot' niet invullen.

U vult wel het 'Veldnummer' in.

Maakt u gebruik van een <Tab> als scheidingsteken, dan vult u dit in het veld 'Scheidingsteken' in. Ook hier vult u de velden 'Van' en 'Tot' niet in, maar wel het veld 'Veldnummer'.

Werkt u met vaste recordlengte, dan laat u 'Scheidingstekenreeks' blanco en vult u 'Van' en 'Tot' in, maar niet 'Veldnummer'.

U vult op dit moment ook het rechtse deel in. In dit gedeelte bepaalt u het/de karakter(s) waarmee elke nieuwe record start. In de rijen 2 tot 5, kunnen bijkomende of alternatieve beperkingen ingegeven worden. Dit hangt af van de relatie 'en' of 'of'.

Via de knop Eerste record-configuratie wegschrijven, bewaart u deze structuur. Met de knop Eerste record-configuratie laden, kunt u een bewaarde configuratie opvragen.

Tabblad Gegevensdetail

Hier bepaalt u de interne structuur van uw records. Deze velden worden automatisch bepaald.

De kolom Veldnaam geeft aan over welke waarde het gaat.

De kolom Verplicht geeft aan of dit veld een waarde moet hebben.

Extra

297

Via de kolom Default bepaalt u welke waarde er ingevuld moet worden als dit veld leeg is. Speciale defaultwaarden:

Uniek

Indien als defaultwaarde, uniek wordt ingegeven, wordt de waarde bepaald door de tabel die overeenstemt met het eerste gedeelte van de ingevulde veldnaam.

@VeldNaam

Wanneer de defaultwaarde begint met @, dan bepaalt de _PRIME-key van de ingevulde veldnaam deze waarde.

//mask

Zet in een veld van het type ftDateTime, de ingegeven mask naar een datumveld.

//999.999,99

Plaatst het cijfergroeperingssymbool indien dit niet aanwezig is.

^Veldnaam

In dit veld komt de waarde van de gebruikte veldnaam.

De kolom Lijn past u aan naar de lijn waar de veldwaarde staat, indien het record uit meerdere lijnen bestaat.

De kolom Veldnummer wordt gebruikt om aan te duiden met welk veld in de ASCII-record het desbetreffende veld in de tabel overeenstemt.

U zet de kolom Conversie op true, als de waardes binnen het importbestand geconverteerd moeten worden. De waarden geeft u mee in het tabblad Conversie.

Het blanco veld onderaan rechts gebruikt u als u een waarde van meerdere karakters moet invullen. U selecteert het veld waar de waarde moet komen en vult de waarde in het invulvak onderaan rechts in.

Tabblad Conversie

Hier bepaalt u naar welke waarde een inputwaarde geconverteerd moet worden. De inputdata is de waarde van het importbestand. De outputwaarde is de waarde die nodig is voor Expert/M Plus.

Tabblad Testen en bijschrijven

Hier kunt u eerst de gegevens bekijken die worden geïmporteerd voor de eerste of voor alle records. Als dit in orde is, kunt u het importeren starten. Anders past u aan waar het nodig is.

Tabblad tbs_Verkoop

Is niet nodig voor de universele import.


298

ASCII - Expert/m for Windows

Extra - Importeren externe applicaties - ASCII-Expert/m for Windows

Via dit programma kunt u grootboekrekeningen, klanten, leveranciers, analytische rekeningen, verkopen en aankopen in Expert/M Plus importeren. Het importeren van de beginsituatie klanten, de beginsituatie leveranciers, het financieel en de diversen is in ontwikkeling.

Het formaat waaraan het ASCII-importbestand moet voldoen, is hetzelfde als dat voor Expert/m for Windows.

Werkwijze

1. U duidt de gegevens aan die u wenst te importeren en waar de importbestanden zich bevinden. U kunt kiezen uit:

Grootboekrekeningen

Klanten

Leveranciers

Analytische rekeningen

Verkopen

Aankopen


Na de import krijgt u een overzicht van wat wel of niet geïmporteerd is. U krijgt ook een opsomming van eventuele foutmeldingen.

Extra

299

ASCII - Expert/m Classic

Extra - Importeren externe applicaties - ASCII-Expert/m Classic

Via dit programma kunt u klanten, leveranciers en verkopen in Expert/M Plus importeren.

Het formaat waaraan het ASCII-importbestand moet voldoen, is hetzelfde als dat voor Expert/m Classic

Werkwijze

1. U duidt de gegevens aan die u wenst te importeren en waar de importbestanden zich bevinden. U kunt kiezen uit:

Klanten

Leveranciers

Verkopen


Na de import krijgt u een overzicht van wat wel of niet geïmporteerd is. U krijgt ook een opsomming van eventuele foutmeldingen.


300

Winking

Extra - Importeren externe applicaties - Winking

Via dit programma kunt u verkoopfacturen en creditnota’s die in Winking gemaakt zijn, importeren in Expert/M Plus. Deze documenten worden via Winking in de aangeduide map in een XML-formaat bewaard.

Werkwijze

1. U duidt de overeenkomstige map aan in Expert/M Plus.

2. U selecteert het journaal waarin u wenst te importeren.


Onderaan verschijnt dan een overzicht van de documenten die in de boekhouding opgenomen zijn en van de documenten die geweigerd zijn met de reden waarom ieder specifieke document geweigerd is.

Extra

301

Winbooks

Extra - Importeren externe applicaties - Winbooks

Via dit programma kunt u grootboekrekeningen, klanten, leveranciers en de openingssituatie van klanten/leveranciers overnemen van een Winbooks dossier.

Werkwijze

1. U duidt de directory aan waar het Winbooks brondossier zich bevindt.

2. U duidt de gegevens aan die u wenst te importeren. U kunt kiezen uit:

Rekeningen

Klanten

Leveranciers

Beginsituatie klanten/leveranciers

3. Voor de 3 eerste items hebt u de mogelijkheid om de optie 'Update' aan te vinken. Indien u de optie 'Update' aanvinkt, zal het programma een gegeven dat reeds bestaat binnen Expert/M Plus vervangen door datgene dat wordt teruggevonden in Winbooks.

4. U klikt op Start importeren om de gegevens over te nemen.


302

Dossieranalyse

Extra - Dossieranalyse

Dit programma laat u toe om een grondige analyse van uw dossier uit te voeren. De controles omvatten zowel een aantal boekhoudkundige als technische controles. Het is mogelijk dat u bij bepaalde controles de melding 'niet geslaagd' krijgt zonder dat u zich zorgen hoeft te maken. Dit kan b.v. tijdelijk het geval zijn wanneer u de beginsituatie klanten en leveranciers al hebt ingebracht maar uw beginbalans nog niet of omgekeerd. Het is dus belangrijk om de testen te interpreteren naargelang de situatie van uw dossier.

Extra

303

Fiscale en Accountancy databanken

Extra - Fiscale en Accountancy databanken

U kunt vanuit Expert/M Plus rechtstreeks naar de Fiscale en Accountancy databanken. U vult het rekeningnummer in waarover u meer informatie wenst op te zoeken en drukt op de knop 'Consultatie'. U komt dan in de juiste rubriek terecht. Als u de databank afsluit, komt u automatisch weer in Expert/M Plus terecht.


304

Wijzigen % BTW niet-aftrekbaar

Extra - Wijzigen % BTW niet-aftrekbaar

Via dit programma kunt u het % BTW niet-aftrekbaar voor meerdere grootboekrekeningen tegelijk aanpassen. U kunt selecteren op rekening en op het huidig percentage. Bovendien kunt u opteren om te bevestigen per rekening.

De mogelijkheid om uw percentage aan te passen via ingave grootboekrekeningen blijft uiteraard bestaan.

Extra

305

Wijzigen vervaldatum klanten en leveranciers

Extra - Wijzigen vervaldatum klanten en leveranciers

Via dit programma kunt u de vervaldata van de individuele rekeningen in een enkele beweging wijzigen.

U kunt per rekening een bevestiging van de wijziging opvragen. Per klant/leverancier wordt dan opgevraagd of u de vervaldatum wilt wijzigen. Kiest u voor Annuleren, dan verlaat u het programma zonder dat er wijzigingen aangebracht werden.

Als u enkel de vervaldatum van de klanten wilt wijzigen en niet die van de leveranciers, dan maakt u de velden Van - Tot leverancier leeg met de <Delete> toets.

Aandachtspunten

Van vervaldag

Selecteer de optie Geen keuze indien alle bestaande vervaldagen gewijzigd moeten worden.

306

Configuratie

Basisgegevens

Klantengroepen

Configuratie - Basisgegevens - Klantengroepen

Via de configuratie beslist u op welke manier u de ingave van de klantengroepen wenst uit te voeren en in welke talen.

Zichtbaar


Tabstop


Aandachtspunten

Kopiëren omschrijving

U kunt kiezen uit:

Wijziging en creatie: zowel de nieuwe creatiegegevens als de wijzigingen worden automatisch gekopieerd naar de andere talen.

Creatie: alleen de nieuwe ingaven worden gekopieerd naar de andere talen, niet de wijzigingen.

Opzoeken van alle gegevens

Hiermee bepaalt u of u de gegevens wenst te kunnen opzoeken met * <Enter> of niet.

Het gebruik van deze functie kan bij zeer veel gegevens uw netwerk extra belasten.

Alfacode

U kunt kiezen uit:

Niet uniek: dit betekent dat u verschillende klantengroepen met een zelfde alfacode kunt creëren.

Uniek: dit betekent dat iedere klantengroep een unieke alfacode dient te hebben.

Uniek en sleutelveld: dit betekent dat de alfacode van de klantengroep, uw sleutelveld wordt i.p.v. het nummer voor het opzoeken, consulteren enz.

Configuratie

307

Klanten

Configuratie - Basisgegevens - Klanten

Via de configuratie beslist u op welke manier u de ingave van de klanten wenst uit te voeren. U bepaalt a.d.h.v. aankruisvakjes welke talen u wenst te gebruiken en welke velden opgevraagd moeten worden bij het ingeven van klanten.

Zichtbaar


Tabstop


Sommige velden worden altijd weergegeven, u hebt dan enkel de keuze om er op te stoppen of niet.

Aandachtspunten


Hiermee bepaalt u of u de gegevens wenst te kunnen opzoeken met <*> + <Enter> of niet.


Alfacode

U kunt kiezen uit:

Niet uniek: dit betekent dat u verschillende klanten met een zelfde alfacode kunt creëren.

Uniek: dit betekent dat iedere klant een unieke alfacode dient te hebben.

Uniek en sleutelveld: dit betekent dat de alfacode van de klant, uw sleutelveld wordt i.p.v. het nummer voor het opzoeken, consulteren enz.

Opzoekveld via /

U kunt hier een criterium bepalen waarop u uw klanten kunt opzoeken.

Voorbeeld U selecteert hier de optie 'Postnummer'. In het veld 'Klant' bij Dagboeken - Verkopen - Ingave verkopen geeft u /9 in. U krijgt dan een lijst met alle klanten waarvan het postnummer met een 9 begint.

Opzoekveld via -


Voorbeeld U selecteert hier de optie 'Postnummer'. In het veld 'Klant' bij Dagboeken - Verkopen - Ingave verkopen geeft u -9 in. U krijgt dan een lijst met alle klanten waarvan het postnummer met een 9 begint.

Opzoekveld via +



308

Voorbeeld U selecteert hier de optie 'Postnummer'. In het veld 'Klant' bij Dagboeken - Verkopen - Ingave verkopen geeft u +9 in. U krijgt dan een lijst met alle klanten waarvan het postnummer met een 9 begint.

Configuratie

309

Klanten - standaardwaarden

Configuratie - Basisgegevens - Klanten - standaardwaarden

Via dit programma kunt u zelf bepaalde standaardwaarden kiezen die gebruikt zullen worden indien u een nieuwe klant gaat aanmaken. Dit wijzigt dus niets aan reeds ingegeven klanten en geldt enkel voor de toekomst.


310

Leveranciersgroepen

Configuratie - Basisgegevens - Leveranciersgroepen

Via de configuratie beslist u op welke manier u de ingave van de leveranciersgroepen wenst uit te voeren en in welke talen.

Zichtbaar


Tabstop


Aandachtspunten


U kunt kiezen uit:






Alfacode

U kunt kiezen uit:

Niet uniek: dit betekent dat u verschillende leveranciersgroepen met een zelfde alfacode kunt creëren.

Uniek: dit betekent dat iedere leveranciersgroep een unieke alfacode dient te hebben.

Uniek en sleutelveld: dit betekent dat de alfacode van de leveranciersgroep, uw sleutelveld wordt i.p.v. het nummer voor het opzoeken, consulteren enz.

Configuratie

311

Leveranciers

Configuratie - Basisgegevens - Leveranciers

Via de configuratie beslist u op welke manier u de ingave van de leveranciers wenst uit te voeren. U bepaalt a.d.h.v. aankruisvakjes welke talen u wenst te gebruiken en welke velden opgevraagd moeten worden bij het ingeven van leveranciers.

Zichtbaar


Tabstop



Aandachtspunten


Hiermee bepaalt u of u de gegevens wenst te kunnen opzoeken met <* > + <Enter> of niet.


Alfacode

U kunt kiezen uit:

Niet uniek: dit betekent dat u verschillende leveranciers met een zelfde alfacode kunt creëren.

Uniek: dit betekent dat iedere leverancier een unieke alfacode dient te hebben.

Uniek en sleutelveld: dit betekent dat de alfacode van de leverancier, uw sleutelveld wordt i.p.v. het nummer voor het opzoeken, consulteren enz.

Opzoekveld via /

U kunt hier een criterium bepalen waarop u uw leveranciers kunt opzoeken.

Voorbeeld U selecteert hier de optie 'Postnummer'. In het veld 'Leverancier' bij Dagboeken - Aankopen - Ingave aankopen geeft u /9 in. U krijgt dan een lijst met alle leveranciers waarvan het postnummer met een 9 begint.

Opzoekveld via -



312

Voorbeeld U selecteert hier de optie 'Postnummer'. In het veld 'Leverancier' bij Dagboeken - Aankopen - Ingave aankopen geeft u -9 in. U krijgt dan een lijst met alle leveranciers waarvan het postnummer met een 9 begint.

Opzoekveld via +


Voorbeeld U selecteert hier de optie 'Postnummer'. In het veld 'Leverancier' bij Dagboeken - Aankopen - Ingave aankopen geeft u +9 in. U krijgt dan een lijst met alle leveranciers waarvan het postnummer met een 9 begint.

Configuratie

313

Leveranciers - standaardwaarden

Configuratie - Basisgegevens - Leveranciers - standaardwaarden

Via dit programma kunt u zelf bepaalde standaardwaarden kiezen die gebruikt zullen worden indien u een nieuwe leverancier gaat aanmaken. Dit wijzigt dus niets aan reeds ingegeven leveranciers en geldt enkel voor de toekomst.


314

Grootboekrekeningen

Configuratie - Basisgegevens - Grootboekrekeningen

Via de configuratie beslist u op welke manier u de ingave van de grootboekrekeningen wenst uit te voeren. U bepaalt a.d.h.v. aankruisvakjes welke talen u wenst te gebruiken en welke velden opgevraagd moeten worden bij het ingeven van grootboekrekeningen.

Zichtbaar


Tabstop



Aandachtspunten


U kunt kiezen uit:






Configuratie

315

Balanstitels

Configuratie - Basisgegevens - Balanstitels

Via de configuratie beslist u op welke manier u de ingave van de balanstitels wenst uit te voeren.

Aandachtspunten





316

Alternatieve balanstitels

Configuratie - Basisgegevens - Alternatieve balanstitels

Via de configuratie beslist u op welke manier u de ingave van de alternatieve balanstitels wenst uit te voeren.

Aandachtspunten




Configuratie

317

Aankoopdagboeken

Configuratie - Basisgegevens - Aankoopdagboeken

Via de configuratie beslist u op welke manier u de ingave van de aankoopdagboeken wenst uit te voeren en in welke talen.

Zichtbaar


Tabstop


Aandachtspunten


U kunt kiezen uit:






Alfacode

U kunt kiezen uit:

Niet uniek: dit betekent dat u verschillende aankoopdagboeken met een zelfde alfacode kunt creëren.

Uniek: dit betekent dat ieder aankoopdagboek een unieke alfacode dient te hebben.

Uniek en sleutelveld: dit betekent dat de alfacode van het aankoopdagboek, uw sleutelveld wordt i.p.v. het nummer voor het opzoeken, consulteren enz.


318

Verkoopdagboeken

Configuratie - Basisgegevens - Verkoopdagboeken

Via de configuratie beslist u op welke manier u de ingave van de verkoopdagboeken wenst uit te voeren en in welke talen.

Zichtbaar


Tabstop


Aandachtspunten


U kunt kiezen uit:






Alfacode

U kunt kiezen uit:

Niet uniek: dit betekent dat u verschillende verkoopdagboeken met een zelfde alfacode kunt creëren.

Uniek: dit betekent dat ieder verkoopdagboek een unieke alfacode dient te hebben.

Uniek en sleutelveld: dit betekent dat de alfacode van het verkoopdagboek, uw sleutelveld wordt i.p.v. het nummer voor het opzoeken, consulteren enz.

Configuratie

319

Financiële dagboeken

Configuratie - Basisgegevens - Financiële dagboeken

Via de configuratie beslist u op welke manier u de ingave van de financiële dagboeken wenst uit te voeren en in welke talen.

Zichtbaar


Tabstop


Aandachtspunten


U kunt kiezen uit:






Alfacode

U kunt kiezen uit:

Niet uniek: dit betekent dat u verschillende financiële dagboeken met een zelfde alfacode kunt creëren.

Uniek: dit betekent dat ieder financieel dagboek een unieke alfacode dient te hebben.

Uniek en sleutelveld: dit betekent dat de alfacode van het financieel dagboek, uw sleutelveld wordt i.p.v. het nummer voor het opzoeken, consulteren enz.


320

Diversendagboeken

Configuratie - Basisgegevens - Diversendagboeken

Via de configuratie beslist u op welke manier u de ingave van de diversendagboeken wenst uit te voeren en in welke talen.

Zichtbaar


Tabstop


Aandachtspunten


U kunt kiezen uit:






Alfacode

U kunt kiezen uit:

Niet uniek: dit betekent dat u verschillende diversendagboeken met een zelfde alfacode kunt creëren.

Uniek: dit betekent dat ieder diversendagboek een unieke alfacode dient te hebben.

Uniek en sleutelveld: dit betekent dat de alfacode van het diversendagboek, uw sleutelveld wordt i.p.v. het nummer voor het opzoeken, consulteren enz.

Configuratie

321

Tekstblokken

Configuratie - Tekstblokken

Via de configuratie beslist u op welke manier u de ingave van de tekstblokken wenst uit te voeren en in welke talen.

Aandachtspunten


U kunt kiezen uit:







322

Afschrijvingen


Configuratie - Afschrijvingen - Afschrijvingsgroepen

Via de configuratie beslist u op welke manier u de ingave van de afschrijvingsgroepen wenst uit te voeren en in welke talen.

Zichtbaar


Tabstop


Aandachtspunten


U kunt kiezen uit:






Alfacode

U kunt kiezen uit:

Niet uniek: dit betekent dat u verschillende afschrijvingsgroepen met een zelfde alfacode kunt creëren.

Uniek: dit betekent dat iedere afschrijvingsgroep een unieke alfacode dient te hebben.

Uniek en sleutelveld: dit betekent dat de alfacode van de afschrijvingsgroep, uw sleutelveld wordt i.p.v. het nummer voor het opzoeken, consulteren enz.

Configuratie

323


Configuratie - Afschrijvingen - Afschrijvingselementen

Via de configuratie beslist u op welke manier u de ingave van de afschrijvingselementen wenst uit te voeren en in welke talen.

Aandachtspunten




Alfacode

U kunt kiezen uit:

Niet uniek: dit betekent dat u verschillende afschrijvingselementen met een zelfde alfacode kunt creëren.

Uniek: dit betekent dat ieder afschrijvingselement een unieke alfacode dient te hebben.

Uniek en sleutelveld: dit betekent dat de alfacode van het afschrijvingselement, uw sleutelveld wordt i.p.v. het nummer voor het opzoeken, consulteren enz.


324

Bedrijfsmiddelentabel

Configuratie - Afschrijvingen - Bedrijfsmiddelentabel

Via de configuratie beslist u op welke manier u de ingave van de bedrijfsmiddelentabel wenst uit te voeren en in welke talen.

Aandachtspunten




Alfacode

U kunt kiezen uit:

Niet uniek: dit betekent dat u verschillende bedrijfsmiddelentabellen met een zelfde alfacode kunt creëren.

Uniek: dit betekent dat ieder bedrijfsmiddelentabel een unieke alfacode dient te hebben.

Uniek en sleutelveld: dit betekent dat de alfacode van het bedrijfsmiddelentabel, uw sleutelveld wordt i.p.v. het nummer voor het opzoeken, consulteren enz.

Configuratie

325

Analytisch

Modules

Configuratie - Analytisch - Modules

Via dit programma bepaalt u de structuur van uw analytische boekhouding. U kiest de module(s) die u wenst te verwerken, nl. 1 of 2. Deze modules staan volledig los van elkaar. Per module bepaalt u het aantal niveaus.



326

Wachtrekeningen

Configuratie - Analytisch - Wachtrekeningen

De wachtrekeningen worden gebruikt indien u tijdens de ingaven niet de juiste analytische rekening kunt toekennen.

Deze analytische rekeningen dient u verplicht in te vullen voor elk niveau per module.


Configuratie

327

Grootboekrekeningen code analytisch

Configuratie - Analytisch - Grootboekrekeningen code analytisch

Via dit programma bepaalt u welke grootboekrekeningen analytisch verwerkt worden.



328

Rekeningen

Configuratie - Analytisch - Rekeningen

Via de configuratie beslist u op welke manier u de ingave van de analytische rekeningen wenst uit te voeren.

De configuratie heeft betrekking op de creatie van de analytische rekeningen voor alle niveaus.

Zichtbaar

Wanneer u deze optie aanvinkt, bepaalt u dat dit veld op het scherm opgevraagd wordt.

Tabstop

Wanneer u deze optie aanvinkt, bepaalt u dat er op dit veld gestopt moet worden.

Aandachtspunten


U kunt kiezen uit:





Het gebruik van deze functie kan het systeem aanzienlijk vertragen wanneer u in een netwerk werkt.


Configuratie

329

Verdeelsleutels

Configuratie - Analytisch - Verdeelsleutels

Via de configuratie beslist u op welke manier u de ingave van de verdeelsleutels wenst uit te voeren.

Zichtbaar

Wanneer u deze optie aanvinkt, bepaalt u dat dit veld op het scherm opgevraagd wordt.

Tabstop

Wanneer u deze optie aanvinkt, bepaalt u dat er op dit veld gestopt moet worden.

Aandachtspunten


U kunt kiezen uit:





Het gebruik van deze functie kan het systeem aanzienlijk vertragen wanneer u in een netwerk werkt.



330

Betalingen klanten

Configuratie - Betalingen klanten

Via de configuratie beslist u op welke manier u de gestructureerde mededeling wenst samen te stellen.

Aandachtspunten

Positie klantnummer

Hier geeft u de posities van de gestructureerde mededeling in die overeenstemmen met het klantnummer.

Aanvulling klantnummer

U hebt drie mogelijkheden om dit veld in te vullen:

0 (= nul): wanneer u een nul invult, zoekt het programma volgens het principe klantnummer = 'klantnummer ingevuld in de gestructureerde mededeling', zonder hiervan af te wijken. Hier kan maximaal 1 klant aan voldoen.

Vaste waarde: wanneer u een vaste waarde invult, dan wordt deze waarde steeds voor het klantnummer geplaatst en zoekt het programma volgens het principe klantnummer = 'vaste waarde' + 'klantnummer vermeld in de gestructureerde mededeling'. Hier kan maximaal 1 klant aan voldoen.

Blanco: wanneer u dit veld blanco laat, zoekt het programma volgens het principe klantnummer = 'alle klanten die eindigen op het klantnummer ingegeven in de gestructureerde mededeling'. Hier kunnen meerdere klanten aan voldoen.

Positie factuurnummer

Hier geeft u de posities van de gestructureerde mededeling in die overeenstemmen met het factuurnummer.

Aanvulling factuurnummer


0 (= nul): wanneer u een nul invult, zoekt het programma volgens het principe factuurnummer = 'factuurnummer ingevuld in de gestructureerde mededeling', zonder hiervan af te wijken.

Vaste waarde: wanneer u een vaste waarde invult, dan wordt deze waarde steeds voor het factuurnummer geplaatst en zoekt het programma volgens het principe factuurnummer = 'vaste waarde' + 'factuurnummer vermeld in de gestructureerde mededeling'. Dit is b.v. handig wanneer u het jaartal voor het factuurnummer plaatst.

Blanco: wanneer u dit veld blanco laat, zoekt het programma volgens het principe factuurnummer = 'alle facturen die eindigen op het factuurnummer ingegeven in de gestructureerde mededeling'.

Positie dagboek

Hier geeft u de posities van de gestructureerde mededeling in die overeenstemmen met het dagboek.

Aanvulling dagboek


0 (= nul): wanneer u een nul invult, zoekt het programma volgens het principe dagboeknummer = 'dagboeknummer ingevuld in de gestructureerde mededeling', zonder hiervan af te wijken.

Vaste waarde: wanneer u een vaste waarde invult, dan wordt deze waarde steeds voor het dagboeknummer geplaatst en zoekt het programma volgens het principe dagboeknummer = 'vaste waarde' + 'dagboeknummer vermeld in de gestructureerde mededeling'.

Configuratie

331

Blanco: wanneer u dit veld blanco laat, zoekt het programma volgens het principe dagboeknummer = 'alle facturen die eindigen op het dagboeknummer ingegeven in de gestructureerde mededeling'.

Voorbeeld Een gestructureerde mededeling waarvan het klantnummer aangegeven wordt van positie 1 t.e.m. 5 en het documentnummer staat op positie 6 t.e.m. 10. Het nummer 201918367856 20191 = het klantnummer 83678 = het factuurnummer 56 = het controlegetal


332

Aanpassen klanten, leveranciers, grootboekrekeningen

Configuratie - Aanpassen klanten, leveranciers, grootboekrekeningen

Via dit programma kunt u in 1 keer bepalen welke notatie, de klanten, leveranciers en grootboekrekeningen mogen krijgen.

Klanten

U bepaalt welke gegevens van de klanten, welke notatie mogen krijgen. U drukt vervolgens op Wijzigen.

Leveranciers

U bepaalt welke gegevens van de leveranciers, welke notatie mogen krijgen. U drukt vervolgens op Wijzigen.

Grootboekrekeningen

U bepaalt welke gegevens van de grootboekrekeningen, welke notatie mogen krijgen. U drukt vervolgens op Wijzigen.

Configuratie

333

Toestand documenten

Aankoopdocumenten

Configuratie - Toestand documenten - Aankoopdocumenten

Via dit programma kunt u aan 9 verschillende documenttoestanden, een omschrijving toekennen.

Voorbeeld Toestand 0 Aanmaken van een aankoopfactuur Toestand 1 Document dubieus Toestand 2 Aangetekend schrijven Toestand 3 Bij advocaat

Deze toestanden kunt u later aan de aankoopdocumenten toekennen en hierop selecteren bij de afdruk van bepaalde lijsten. U koppelt ze aan een grootboekrekening waarvan de code 'Overdracht beginbalans' op 'Saldo documenten leveranciers' staat (zie Ingave - Basisgegevens - Grootboekrekeningen). De voorschotten die via het financieel en de diversen op deze grootboekrekening geboekt zijn, krijgen standaard deze toestand mee.

U kunt de toestand van de documenten wijzigen via Consultatie - Historieken - Leveranciers.


334

Verkoopdocumenten

Configuratie - Toestand documenten - Verkoopdocumenten

Via dit programma kunt u aan 9 verschillende documenttoestanden, een omschrijving toekennen.

Voorbeeld Toestand 0 Aanmaken van een verkoopfactuur Toestand 1 Document dubieus Toestand 2 Aangetekend schrijven Toestand 3 Bij advocaat

Deze toestanden kunt u later aan de verkoopdocumenten toekennen en hierop selecteren bij de afdruk van bepaalde lijsten. U koppelt ze aan een grootboekrekening waarvan de code 'Overdracht beginbalans' op 'Saldo documenten klanten' staat (zie Ingave - Basisgegevens - Grootboekrekeningen). De voorschotten die via het financieel en de diversen op deze grootboekrekening geboekt zijn, krijgen standaard deze toestand mee.

U kunt de toestand van de documenten wijzigen via Consultatie - Historieken - Klanten.

Configuratie

335

Lay-outs

Opmaak begeleidende brief BTW - kwartaalaangifte

Configuratie - Lay-outs - Opmaak begeleidende brief BTW - kwartaalaangifte

Via dit programma kunt u de begeleidende brief voor uw BTW-kwartaalaangiften configureren. Voor de algemene gebruiksregels van dit opmaakprogramma, verwijzen wij u naar Werken met Expert/M Plus - Lay-outs.


336

Opmaak begeleidende brief BTW - maandaangifte

Configuratie - Lay-outs - Opmaak begeleidende brief BTW - maandaangifte

Via dit programma kunt u de begeleidende brief voor uw BTW-maandaangiften configureren. Voor de algemene gebruiksregels van dit opmaakprogramma, verwijzen wij u naar Werken met Expert/M Plus - Lay-outs.

Configuratie

337

Opmaak aanmaning

Configuratie - Lay-outs - Opmaak aanmaning

Via dit programma kunt u uw aanmaningen configureren. Voor de algemene gebruiksregels van dit opmaakprogramma, verwijzen wij u naar Werken met Expert/M Plus - Lay-outs.


338

Aanmaningen

Configuratie - Aanmaningen

Het programma werkt met 3 niveaus van aanmaningen. Een document kan dus 4 stadia doorlopen:

1. nog geen aanmaning nodig geweest

2. het document is vermeld geweest op een aanmaning van niveau 1, de eerste aanmaning

3. het document is vermeld geweest op een aanmaning van niveau 2, de tweede aanmaning

4. het document is vermeld geweest op een aanmaning van niveau 3, de derde aanmaning

Het niveau bepaalt de ernst van de situatie (hoe hoger, hoe langer er niet betaald is). Bij elk niveau hoort ook een tekst die op de aanmaning wordt afgedrukt. Deze tekst is opgeslagen als een tekstblok (zie Ingave - Basisgegevens - Tekstblokken).

Om te bepalen of een document op een aanmaning moet verschijnen, wordt er gekeken naar het type van elk niveau en een tijdsverloop ("Aanmaning x na dagen"). Er zijn 3 types:

1. Factuurdatum Tijdsverloop wordt berekend t.o.v. de factuurdatum.

2. Vervaldatum Tijdsverloop wordt berekend t.o.v. de vervaldatum.

3. Vorige aanmaning Tijdsverloop wordt berekend t.o.v. de datum van de vorige aanmaning.

Niet alle combinaties van types zijn mogelijk:

bij aanmaning 1 is er geen vorige aanmaning en is de keuze dus beperkt tot factuurdatum/vervaldatum

eens overgeschakeld naar type 'Vorige aanmaning', kunt u niet meer teruggaan naar een ander type. B.v. 'Vervaldatum - Vorige aanmaning - Vervaldatum' is niet toegelaten en zou ook niet logisch zijn.

combinaties van factuurdatum én vervaldatum zijn niet mogelijk

Tekstblok A en B worden afgedrukt in het detail van de betalingsherinnering, vlak na het laatste document en dit op alle betalingsherinneringen.

Onderaan kunt u per munt vaste kosten invullen.

Er wordt per munt een aanmaning gemaakt.

'Tekstblok overzicht' is momenteel niet in gebruik.

Configuratie

339

Nummering documenten

Configuratie - Nummering documenten

Bij de ingave van uw dagboeken nummert Expert/M Plus automatisch uw documenten. Per boekjaar en dagboek wordt er een nieuwe reeks gestart. Via dit scherm kunt u de manier bepalen waarop het nummer samengesteld zal worden voor het eerste document van het boekjaar en het dagboek dat u ingeeft. Dit voorgestelde nummer is zoals elk voorstel aanpasbaar. Vanaf het tweede document gebeurt de nummering weer automatisch.

De formule van samenstelling kunt u apart instellen per dagboekketting.

Aandachtspunten

Eerst volgend doc. nr. Briljant

Mocht er om een of andere reden een onderbreking zijn in uw nummering bij het afdrukken van uw facturen vanuit Administrator, dan kunt u het nummer van het eerstvolgend document dat u zult afdrukken, hier invullen. Dit veld zal automatisch weer leeggemaakt worden en dan zult u terugvallen op de normale doorlopende nummering.

340

Help

Help

Help - Help

Via dit programma roept u het on line helpsysteem van Expert/M Plus op. U kunt het helpsysteem ook vanuit ieder programmascherm oproepen via <F1>. U gaat dan rechtstreeks naar het desbetreffende hoofdstuk.

Laatste wijzigingen op 21/12/2006

Help

341

About

Help - About

Klik op About in het menu Help om te weten met welke versie u werkt. Een informatievenster wordt geopend waarin u ook een aantal algemene gegevens vindt over Kluwer software, evenals een aantal nuttige telefoonnummers.


342

Kluwer software on the web

Help - Kluwer software on the web

Via dit programma gaat u rechtstreeks naar de website van Kluwer software. U vindt er alle informatie over ons volledig aanbod aan kwalitatief hoogstaande programma's en opleidingen.

343

Feedback

Feedback Bij Kluwer software streven we naar de best mogelijke kwaliteit voor onze producten. We hechten belang aan wat de gebruikers van onze producten vinden. Hebt u suggesties of opmerkingen bij deze help, laat het ons dan weten via [email protected]

Onderaan elke pagina vindt u trouwens overal een handige link waarmee u vanuit de geconsulteerde pagina een mail kunt sturen. Zo weten we meteen waar we de help nog kunnen verbeteren en verfijnen.


344

Helpdesk Onze helpdesk is bereikbaar op het nummer 078 16 03 15 van 8.30 uur tot 12.30 uur en van 13.30 uur tot 17.30 uur. Gelieve steeds uw klantnummer en het nummer van uw versie bij de hand te hebben wanneer u een beroep doet op onze diensten.

Handleiding Expert/M Plus · Inhoud iii Français 26 Nederlands 27 Datum 28 Ingave datum 28...

Documents

Transcript of Handleiding Expert/M Plus · Inhoud iii Français 26 Nederlands 27 Datum 28 Ingave datum 28...