Handleiding Curasoft Fysio

Handleiding

Curasoft Fysio

Versie 1.9

Powered byCCIS® Software

Inhoudsopgave

1 Inleiding........................................................................................32 Instellingen & Configuratie.............................................................4

2.1 Praktijkinformatie................................................................................42.2 Medewerkers.......................................................................................4

2.2.1 Werktijden.................................................................................................52.3 Navigatie.............................................................................................6

2.3.1 Basis menu................................................................................................62.3.2 Geavanceerd menu.....................................................................................62.3.3 Overzicht...................................................................................................7

3 Gegevensbeheer............................................................................83.1 Schermopbouw.....................................................................................83.2 Zoeken van gegevens...........................................................................83.3 Toevoegen, bewerken, verwijderen van gegevens..................................9

4 Agenda (algemeen)......................................................................104.1 Scherm opbouw..................................................................................104.2 Instellingen........................................................................................10

4.2.1 Algemene instellingen..............................................................................104.2.2 Algemene agenda opties..........................................................................114.2.3 Algemeen beheer.....................................................................................124.2.4 Algemene vrij dagen.................................................................................13

4.3 Medewerker instellingen.....................................................................144.3.1 Medewerkerlijst.......................................................................................154.3.2 Werkweek................................................................................................154.3.3 Vrije dagen..............................................................................................15

4.4 Gebruikers instellingen.......................................................................165 Behandelepisodes........................................................................20

5.1 Opstarten nieuwe behandelepisode vanuit agenda...............................205.2 Vervolgzitting vanuit agenda..............................................................215.3 Starten behandelepisode buiten de agenda.........................................225.4 Vervolg-actie vanuit het dossier..........................................................225.5 Uitvoeren vanuit het dossier...............................................................225.6 Dossier opbouw Behandelepisode.......................................................22

5.6.1 Formulieren per fase, per proces..............................................................245.6.2 Nieuwe behandelepisode in vijf stappen....................................................25

6 Declareren...................................................................................296.1.1 Declareren...............................................................................................296.1.2 Aantal zittingen per client (Huidige jaar)...................................................296.1.3 Aantal zittingen per behandelepisode.......................................................306.1.4 Overzicht declaraties................................................................................316.1.5 een te declareren activiteit niet declareren...............................................326.1.6 Wijzigen Medische indicatiecode...............................................................336.1.7 Wijzigen Prestatiecode.............................................................................34

7 Help.............................................................................................357.1 Support, suggesties en wensen...........................................................35

Basishandleiding Curasoft Fysio v1.9.2 2/35


1 Inleiding

Wat is Curasoft Fysio?

Curasoft Fysio is een softwareoplossing ter ondersteuning van de informatiestromen en behandelprocessen voor fysiotherapeuten. Het koppelt de logistieke processen aan de kernactiviteiten van een fysiotherapeut en verzorgt automatisch de kritische communicatie en dossiervorming.Curasoft Fysio zorgt voor een optimale procesbeheersing waardoor u meer inzicht kunt krijgen en uw zorg transparanter kan maken. Omdat u eindresultaten inzichtelijk kunt maken en kunt vergelijken, is het mogelijk om te sturen op eindresultaten.En omdat Curasoft Fysio wordt uitgeleverd via internet, volgens het zogenaamde Software as a Service (oftewel SaaS) – model, kan de implementatietijd drastisch worden verkort.

Beheersbare situatie

Curasoft Fysio maakt het mogelijk om de processen en richtlijnen van uw organisatie naar eigen inzicht in te richten, uit te voeren en te controleren.

U bent met Curasoft Fysio zelf in staat uw processen, activiteiten en doorlooptijden als zorgpaden eenvoudig vast te leggen. Hieraan kunnen ook de kritische communicatiepunten worden gekoppeld.Deze zorgpaden, beschreven als set aan activiteiten en afspraken, vormen de leidraad van de planning en uitvoering binnen uw organisatie. Dit in tegenstelling tot handboeken die meestal slechts als naslagwerk beschikbaar zijn.En juist omdat u uw afspraken en gewenste processen heeft vastgelegd en kan vergelijken met de daadwerkelijk uitgevoerde processen, is dit eenvoudig te controleren en bij te sturen, waarbij Curasoft Fysio u voortdurend kan begeleiden en informeren.Pas als u deze processen zelf naar eigen inzicht kan aanpassen en de software op deze manier kan laten meegroeien met de organisatie, heeft u naar onze mening een flexibele en beheersbare situatie bereikt.

Aan de slag

Samen met de handleiding op de website vormt dit document de start voor het gebruik van Curasoft Fysio. Op de website vindt u alles wat u nodig heeft om de applicatie op te starten. In dit document kunt u basisinformatie over de applicatie vinden. De belangrijkste onderdelen worden beschreven en door middel van afbeeldingen wordt verduidelijkt waar deze te vinden zijn. Binnen de applicatie vindt u meer informatie over de specifieke onderdelen en mogelijkheden.



2 Instellingen & Configuratie

2.1 Praktijkinformatie

Via de knoppen Relaties en alle organisatie kunt u uw eigen organisatie zoeken. Dit kan ook met het zoekveld ‘Zoek organisatie’. De praktijk informatie, medewerkers en verschillende ruimten worden hier weergegeven.

2.2 Medewerkers

De verschillende medewerkers van de organisatie worden hier weergegeven. Door te dubbelklikken op de betreffende persoon komt u bij de gegevens van de betreffende persoon.



2.2.1 Werktijden

Indien u beheerder rechten heeft voor Curasoft Fysio kunt u via de knop venster omschakelen naar het advanced menu. Hierdoor verdwijnt de linker navigatiebalk. U heeft hierdoor meer ruimte op uw beeldscherm en krijgt bovendien extra mogelijkheden.

Met de knoppen Agenda instellingen (algemeen) en Agenda instellingen (per medewerker) kunt u categoriën, locaties en vrije dagen van de organisatie invoeren en beheren en ook de dagen, werktijden en vakanties van de individuele medewerkers beheren. In de planning wordt hiermee automatisch rekening gehouden en in de agenda zullen deze dagen als ‘niet beschikbaar’ worden weergegeven.



2.3 Navigatie

2.3.1 Basis menu

Na het opstarten zal het basis navigatiescherm worden weergegeven. Aan de linkerzijde bevinden zich de verschillende knoppen waarmee u bij de verschillende functie kunt komen. De knopppen die worden weergegeven zijn afhankelijk van de rol en bevoegdheden die u heeft binnen de organisatie. Op verzoek kunnen deze worden aangepast.

Met de blauwe, voorwaarts en achterwaarts knoppen navigeert u naar het vorige scherm of volgende scherm waar u vandaan komt.

De groene voorwaarts en achterwaartsknoppen worden alleen weergegeven in de agenda. Met deze knoppen navigeert u voorwaarts en achterwaats in de tijd. Afhankelijk of u naar een dag, week of maand kijkt, zal dit ook met respectievelijk een dag, week of maand gebeuren.

2.3.2 Geavanceerd menu

De advanced navigatie wordt zichtbaar via de knop Venster. In deze modus vervalt de linker navigatiebalk. Alle knoppen blijven beschikbaar in de werkbalk waardoor u een groter scherm tot uw beschikking heeft. Bovendien krijg u in deze modus, afhankelijk van uw bevoegdheden, meer functies tot uw beschikking.



2.3.3 OverzichtAfhankelijk van het scherm waarin u zich bevindt, kan op verschillende manieren worden

weergegeven. Zodra in het scherm de ‘verrekijker’ zichtbaar is (rechts boven in het scherm), kun u de weergave aanpassen aan uw voorkeur.

Indien onderstaand scherm wordt weergegeven bent u bovendien in staat om op het snijvlak van de twee schermen, de afmetingen van bovenste en onderste helft aan te passen.



3 Gegevensbeheer

3.1 Schermopbouw

Het toevoegen en beheren van gegevens is mogelijk via de onderste navigatiebalk. Deze werkbalk is alleen zichtbaar indien de betreffende weergegeven gegevens daar aanleiding toe geven. Zodra u kijkt naar bijvoorbeeld de agenda is deze werkbalk niet beschikbaar.

3.2 Zoeken van gegevens

Het zoeken naar personen, organisaties of behandelepisodes kan op verschillende manieren. In de bovenste navigatiebalk worden hiervoor altijd drie zoekvelden weergegeven. Ook is het mogelijk om op andere gegevens te zoeken in het onderste veld. Denk hierbij aan postcode, telefoonnummer of bijvoorbeeld het Uzovi nummer.



3.3 Toevoegen, bewerken, verwijderen van gegevens

Middels de onderste werkbalk kunt u gegevens toevoegen bewerken en verwijderen. Deze werkbalk wordt alleen weergegeven indien van toepassing. De volgende functies hebben de knoppen;

1. verversen van de paginaDeze knop kunt u gebruiken zodra u nieuwe gegevens heeft ingevoerd die in sommige gevallen niet direct zichtbaar zullen zijn.

2. nieuwAfhankelijk van het scherm waarop u deze knop indrukt zal een nieuw persoon, persoon met de rol cliënt, een persoon met de rol arts, een nieuwe organisatie etc, etc, aangemaakt worden. Ook kunt u met deze knop een rol (bijvoorbeeld arts of cliënt) toevoegen aan een persoon.

3. bewerkenAfhankelijk van het schern waarin u staat zullen de betreffende gegevens bewerkbaar worden.

4. verwijderenVerwijdert de betreffende gegevens. Dit kan ook alleen een rol zijn bij een persoon of organisatie.

5. communicatieStuurt communicatie via email, fax of per brief naar de betreffende persoon of organisatie.

6. agendaToont de afspraken met de betreffende persoon of organisatie.

7. printenPrint de betreffende gegevens.

8. labelPrint direct een label indien een labelprinter is aangesloten.

9. uitvoerenVoert een activiteit uit.



4 Agenda (algemeen)

Er zijn verschillende instellingen die betrekkingen hebben op het werken met de agenda in Curasoft Fysio. Hierbij is er onderscheid te maken in:

Algemene instellingenDeze instellingen zijn op elke gebruiker van toepassing zijn

Algemene medewerker instellingenDeze zijn door een beheerder in te stellen en zijn van toepassing op een specifieke medewerker

Gebruikers instellingenDit zijn instellingen die alleen door de gebruiker zelf gewijzigd kunnen worden en ook alleen op de gebruiker zelf betrekking hebben.

4.1 Scherm opbouw

4.2 Instellingen

4.2.1 Algemene instellingen

Onder de menucategorie ‘Instellingen’ is het menu-item ‘Agenda instellingen (algemeen)’ te vinden.

Dit menu-item is enkel zichtbaar indien de gebruiker inzien-rechten heeft op dit menu-item. Door erop te klikken opent er een scherm waarin instellingen gewijzigd kunnen worden welke invloed hebben op de agenda’s van elk van de Curasoft Fysio gebruikers.



Zodra het scherm opent kunt u direct wijzigingen aanbrengen en deze wijzigingen worden ook direct opgeslagen. Het scherm is opgedeeld in drie delen:

4.2.2 Algemene agenda optiesEr kan aangegeven worden welke dag van de week de eerst is. De dag die als eerste dag van de week wordt ingesteld zal ook de eerste dag zijn die in de agenda wordt weergeven (van links naar rechts).

De eerst week van het jaar kan op drie verschillende manieren worden bepaald:

Begint op 1 januari Eerste week met vier dagen Eerste volle week

De weeknummers worden (mits zichtbaar gemaakt bij de gebruikersinstellingen in de agenda) aan de linkerkant van de kalender weergegeven en zijn voor elke medewerker gelijk, doordat dit een algemene instelling is.



4.2.3 Algemeen beheerVoor elke afspraak in de agenda is in te stellen tot welke categorie ze behoren (bv. Lunch, Administratie, etc.), op welke locatie de afspraak is (bv. bij de cliënt, stad, of een specifiek plaats etc.) en hoe de tijd weergegeven moet worden (bv. vrij, bezet, afwezig, etc.). Afhankelijk van de geselecteerde waarden krijgt de afspraak een kleur toegewezen. De naam en kleur van deze waarden zijn in dit scherm te beheren.

CategorieënKlik op ‘Categorieën…’ om de verschillende categorieën te beheren.

LocatiesKlik op ‘Locaties…’ om de verschillende locaties te beheren.

Tijd weergeven als Klik op ‘Tijd weergeven als…’ om de verschillende weergaven van tijd te beheren.



4.2.4 Algemene vrij dagenDe uren waarop een medewerker werkt, worden in de agenda met een lichtere kleur aangegeven (normale uren zijn donker geel, werkuren lichtgeel). Er kunnen algemene vrije dagen worden ingesteld welke voor iedere medewerker gelden. Deze algemene vrije dagen zijn indirect terug te vinden in de agenda. De lichtgekleurde werkuren in ieders agenda zijn niet meer zichtbaar en de uren worden dus niet meer als werkuren weergegeven.

Algemene vrije dag toevoegen

Er kunnen vrije dagen worden toegevoegd door op te klikken. De twee invoervelden ‘Vrije dag’ en ‘Datum’ kunnen nu worden ingevuld.

Het toevoegen kan geannuleerd worden door op te klikken, de vrije dag wordt toegevoegd door

op te klikken. Beide velden dienen verplicht ingevoerd te worden. Er verschijnt een achter het niet ingevoerde invoerveld indien dit het geval is.

Algemene vrije dag wijzigen



Indien er al vrije dagen aanwezig zijn, zijn deze te wijzigen door de betreffende dag in de lijst met

vrije dagen te selecteren en op te klikken. De naam en datum van de vrije dag zijn reeds ingevuld en zijn nu te wijzigen.

Het wijzigen kan geannuleerd worden door op te klikken, de wijziging wordt doorgevoerd door

op te klikken. Ook nu weer dienen beide velden een waarde te hebben.

Algemene vrije dag verwijderenIndien er al vrije dagen aanwezig zijn, zijn deze te verwijderen door de betreffende dag in de lijst

met vrije dagen te selecteren en op te klikken.

4.3 Medewerker instellingenOnder de menucategorie ‘Intern’ is het menu-item ‘Beheer medewerkers’ te vinden.

Dit menu-item is enkel zichtbaar indien de gebruiker inzien-rechten heeft op dit specifieke menu-item. Door erop te klikken opent er een scherm waarin per medewerker de werkdagen en –uren, en zijn of haar vrije- en vakantiedagen opgegeven kunnen worden.



Zodra het scherm opent kunt u direct wijzigingen aanbrengen en deze wijzigingen worden ook direct opgeslagen. Het scherm is opgedeeld in drie delen:

4.3.1 MedewerkerlijstAan de linkerkant van het scherm is een lijst met medewerkers te zien waarop de gebruiker beheer rechten heeft. Deze rechten kunnen op gebruikers-niveau toegekend zijn en op groeps-niveau. Indien de lijst leeg is, betekent dit dat de gebruiker geen rechten heeft.

Weergeven en wijzigenDoor een medewerker te selecteren worden aan de rechterkant van het scherm de gegevens van de betreffende medewerker weergegeven. De gegevens kunnen gewijzigd worden door op de knop ‘Wijzig’ rechts onderin het scherm te klikken.

4.3.2 WerkweekVoor iedere medewerker is het mogelijk om de dagen van de week aan te geven waarop hij of zij werkt. Dit kan door het vinkje voor de dag van de week aan te vinken. Per dag kan ook de starten eindtijd worden opgegeven. Selecteer de uren/minuten en type het gewenste aantal uren/minuten in of klik op de hoger/lager-knop om de uren/minuten te verhogen/verlagen.

De hier aangegeven werkdagen en –tijden zijn in de agenda te herkennen aan de lichtere kleur die deze uren hebben (standaard donker geel, werkuren licht geel).

4.3.3 Vrije dagenVoor iedere medewerker zijn er vrije dagen in te stellen. Deze vrije dagen zijn indirect terug te vinden in de agenda. Indien een medewerker een vrije dag heeft, zullen de licht gekleurde werkuren in de agenda niet meer zichtbaar zijn en worden de uren dus niet meer als werkuren weergegeven.



Vrije dag toevoegen

Er kunnen vrije dagen worden toegevoegd door op te klikken. De twee invoervelden ‘Vrije dag’ en ‘Datum’ kunnen nu worden ingevuld.

Het toevoegen kan geannuleerd worden door op te klikken, de vrije dag wordt toegevoegd door

op te klikken. Beide velden dienen verplicht ingevoerd te worden. Er verschijnt een achter het niet ingevoerde invoerveld indien dit het geval is.

Vrije dag wijzigenIndien er al vrije dagen aanwezig zijn, zijn deze te wijzigen door de betreffende dag in de lijst met

vrije dagen te selecteren en op te klikken. De naam en datum van de vrije dag zijn reeds ingevuld en zijn nu te wijzigen.

Het wijzigen kan geannuleerd worden door op te klikken, de wijziging wordt doorgevoerd door

op te klikken. Ook nu weer dienen beide velden een waarde te hebben.

Vrije dag verwijderenIndien er al vrije dagen aanwezig zijn, zijn deze te verwijderen door de betreffende dag in de lijst

met vrije dagen te selecteren en op te klikken.

4.4 Gebruikers instellingen

De agenda instellingen van de ingelogde gebruiker zijn te vinden in de agenda zelf en wel door op de knop ‘Instellingen’ te klikken bovenin de werkbalk van de agenda.

De instellingen in dit scherm hebben alleen invloed op de weergave van de agenda voor de ingelogde gebruiker en zullen niet toegepast worden op andere gebruikers.



Weer te geven dagen

Kalender opties



Dag opties

Week opties

Maand opties



Beginpagina Agenda:

Indien er activiteiten staan die nog niet ingepland zijn, dan staan deze bovenin het scherm met een klokje erbij.



5 Behandelepisodes

5.1 Opstarten nieuwe behandelepisode vanuit agenda

Het opstarten van een nieuwe behandelepisode kan via de agenda of vanuit het dossier. Via de agenda selecteert u eerst een datum en tijdstip wanneer de afspraak plaats vind. Via de knop ‘nieuw proces’ kunt u vervolgens een complete aanmelding inclusief intake en onderzoek opstarten. Er zal vervolgens een proces worden opgestart en een nieuwe behandelepisode inclusief dossier worden aangemaakt’.De betreffende zitting zal wit worden weergegeven zodat u kunt zien dat de afspraak nog niet is uitgevoerd. Ook ziet u direct het soort zitting en het persoonsnummer van de persoon zoals die binnen Curasoft bekend is (en waarop direct gezocht kan worden in het zoekveld).

Door te dubbelklikken op de afspraak opent deze afspraak. Vervolgens kunt u via de knop ‘uitgevoerd’ de afspraak op uitgevoerd zetten en het journaal invoeren. De zitting zal daarna direct declarabel worden en groen worden weergegeven in de agenda.



5.2 Vervolgzitting vanuit agendaHet maken van een vervolgafspraak kunt u ook doen vanuit de agenda. Hiervoor selecteert u de betreffende behandelepisode in de agenda door hem 1x aan te klikken.

Rechtsonder in uw scherm wordt zichtbaar dat u de betreffende persoon heeft geselecteerd. Daarna gaat u naar uw agenda (of die van een collega), selecteerd u een datum en tijdstip en kunt u via de knop vervolg-acties een nieuwe zitting inplannen. Kortom:

1. selecteer een behandelepisode in de agenda;

2. ga in de agenda naar een datum en tijdstip waarop de vervolgzitting plaats moet vinden EN SELECTEER DEZE IN DE AGENDA;

3. via de knop vervolgacties kunt u één of meerdere nieuwe zittingen of groepszittingen inplannen.



5.3 Starten behandelepisode buiten de agenda

Binnen Curasoft is het ook mogelijk om buiten de agenda om een behandelepisode op te starten. Hiervoor dient u eerst naar het geavanceerde menu te gaan (zie hoodstuk 2.3.2).

In dit menu kunt u vanuit elke plek in het systeem direct een nieuwe behandelepisode aanmaken. Hier moet wel in een later stadium een datum aan gekoppeld worden om onder andere een correcte declaratie te kunnen doen.

5.4 Vervolg-actie vanuit het dossierOok vanuit het dossier is het mogelijk een vervolgzitting te plannen. Hiervoor gaat u naar de tab vervolg- acties en selecteerd u de betreffende actie. Afhankelijk van de status van het dossier heeft u hier meerdere mogelijkheden.

5.5 Uitvoeren vanuit het dossierOok vanuit het dossier is het mogelijk een zitting op uitgevoerd te zetten. Hiervoor gaat u naar de tab Diagnostiekfase voor het op uitgevoerd zetten van de intake en onderzoek en naar de therapeutische fase voor de verschillende zittingen. U selecteert hiervoor vervolgens de betreffende zitting en selecteert vervolgens de knop ‘Uitgevoerd’.

5.6 Dossier opbouw BehandelepisodeVanaf v1.9.0 zijn de Aanmeldingsfase en Screeningfase samengevoegd tot één fase, namelijk ‘Aanmelding- & Screeningproces’. De ‘Behandelfase’ is gewijzigd in ‘Therapeutisch proces’, en ‘Afsluitfase’ is onderdeel geworden van ‘Therapeutisch proces’. Kortom:

1) Aanmelding- en Screeningproces

2) Diagnostische proces

3) Therapeutisch proces



Aan elke van de genummerde processen (‘1. Aanmelding’, ‘2.Inventarisatie hulpvraag’, etc.) zijn formulieren gekoppeld waarin specifieke informatie vastgelegd kan worden. Deze formulieren kunnen in de Aanmeldingswizard worden ingevuld of in het beheer van de betreffende behandelepisode.

Aanmeldingswizard Beheer behandelepisode



5.6.1 Formulieren per fase, per proces

Uitleg:

1. Fase 1

a. Groepering 1

i. Formulier 1

ii. Formulier 2

b. Groepering 2

2. Fase 2…

1. Aanmelding- & Screening proces

a. Aanmelding

i. Basisgegevens aanmelding

ii. Basisgegevens verwijzing

iii. Plusgegevens aanmelding

iv. Plusgegevens verwijzing

b. Inventarisatie hulpvraag

i. Hulpvraag

ii. Medische (voor)geschiedenis

c. Screening ‘pluis / niet pluis’

i. Geen formulieren

d. Informeren & Adviseren

i. Geen formulieren

2. Diagnostisch proces

e. Aanvullende anamnese

i. Contactreden/ervaren functioneringsproblemen

ii. Medische (voor)geschiedenis

iii. Andere of eerder verleende zorg

iv. Overige externe factoren

v. Overige persoonlijke factoren

vi. Overige plusgegevens anamnese

f. Aanvullende onderzoek

i. Algemene basisgegevens

ii. Bevindingen fysiotherapeut/resultaten onderzoek

g. Analyse

i. Fysiotherapeutische diagnose/conclusie

ii. Overige gegevens analyse

3. Therapeutisch proces



h. Behandelplan

i. Beoogd eindresultaat/hoofddoel

ii. Overige basisgegevens behandelplan

iii. Beoogde tussenresultaten/-doelen

iv. Overige plusgegevens behandelplan

i. Behandeling

j. Evaluatie

i. Algemene basisgegevens evaluatie

ii. Algemene plusgegevens evaluatie

k. Afsluiting

i. Algemene basisgegevens afsluiting

ii. Algemene plusgegevens afsluiting

5.6.2 Nieuwe behandelepisode in vijf stappen

De stappen voor een nieuwe aanmelding zijn alsvolgt;

1. Om een behandeltraject aan te kunnen maken selecteer een datum en tijdstip in de agenda (1x klikken), indien je deze intake alleen maar doet om een dossier te vormen kan dit op een willekeurige datum en tijdstip (in 2009) zijn die later geannuleerd wordt;



2. Selecteer rechts onder de knop ' nieuw proces' en dan complete aanmelding en doorloop het proces, denk met name aan de diagnose code en de medische indicatie code, die heb je nodig voor de declaratie, alle overige gegevens kun je naar believen invullen;

3. Zodra je het proces hebt doorlopen kom je terug in de agenda en vind je de betreffende

intake terug;



4. Door de afspraak 1x aan te klikken selecteer je de betreffende zitting (wordt rechts onder zichtbaar). Door nu naar een andere datum en tijdtstip te gaan in de agenda, deze te selecteren in de agenda (1x klikken) ku je via de knop rechtsonder ' vervolg-acties' en 'zitting', te selecteren een nieuwe zitting maken op de geselecteerde datum en tijdstip. Nu krijg je weer twee schermen die je moet doorlopen om het soort zitting te selecteren, een evaluatie moment te maken en een aantal zittingen te selecteren. In het geval het een Intake is geweest om een dossier te maken, kun je naar de betreffende intake gaan, deze afspraak openen door hem dubbel aan te klikken en vervolgens te annuleren.



5. Het op uitgevoerd zetten, daardoor de zitting 'declarabel/facturabel' te maken en het journaal in te voeren, dubbelklik je op de betreffende zitting en klikt rechtsonder op 'uitgevoerd'. Hierna verschijn de SOAP die je daarna in de tab Journaal in het dossier terug kunt vinden.



6 Declareren

6.1.1 Declareren

Er is een tabblad ‘Declaratie overzicht’ in het beheerscherm van behandelepisodes beschikbaar.

Onder dit tabblad zijn de gegevens betreffende de te declareren activiteiten te vinden. Het scherm is op te delen in drieën:

6.1.2 Aantal zittingen per client (Huidige jaar)

Hier wordt weergegeven wat de cliënt het lopende jaar aan zittingen heeft gehad, zowel intern als extern. Daarnaast is aan te geven hoeveel zittingen de cliënt via zijn of haar Aanvullende Verzekering vergoed krijgt. Op basis van deze getallen wordt er berekend hoeveel de cliënt nog vergoed zou kunnen krijgen.

# zittingen (intern)

Dit is het aantal zittingen dat bekend is binnen Curasoft Fysio.

# zittingen (extern)

Dit is het aantal zittingen dat niet in Curasoft Fysio is geregistreerd en dus bijvoorbeeld bij een andere Fysio praktijk heeft plaatsgevonden.

# zittingen in AV

Dit is het aantal zittingen dat door de Aanvullende Verzekering van de cliënt wordt vergoed. Dit aantal is op te zoeken op www.fysiovergoedingen.nl.

# resterende zittingen AV

Dit veld bevat het resterende aantal zittingen waarvoor de cliënt nog is verzekerd middels zijn Aanvullende Verzekering.Het betreft een automatisch berekend veld met de volgende formule:



o {# resterende zittingen AV} = {# zittingen in AV} – {# zittingen (intern)} - {# zittingen (extern)}

6.1.3 Aantal zittingen per behandelepisode

Hier kan er ingevuld worden hoeveel zittingen er in het gehele traject uitgevoerd gaan worden, hoeveel van deze zittingen er onder de Aanvullende Verzekering of Basis Verzekering vallen. Vervolgens vindt er een automatische berekening plaats van het aantal zittingen dat niet wordt vergoed.

# geplande zittingen

Dit is het totale aantal zittingen dat gaat plaatsvinden (of plaatst heeft gevonden) binnen de huidige behandelepisode.

# verzekerd AV

Dit is het aantal zittingen binnen deze behandelepisode die vergoed worden door de Aanvullende Verzekering van de cliënt. Het aantal is af te leiden uit de aantallen die onder ‘Aantal zittingen per cliënt’ genoemd worden.

# verzekerd BV

Dit is het aantal zittingen binnen deze behandelepisode die vergoed worden door de Basis Verzekering van de cliënt.Het is een standaardaantal dat afhankelijk is van de diagnosecode en het wel of niet voorkomen op ‘de Lijst’.

# onverzekerde zittingen

Dit veld bevat het aantal onverzekerde zittingen binnen de huidige behandelepisodeDit is een automatisch berekend veld met de volgende formule:

o {# onverzekerd eerste 9}* = 9 - {# verzekerde AV }

o {# onverzekerd overige}* = {# geplande zittingen} – 9 – {# verzekerde BV}*

o {# onverzekerde zittingen} = {# onverzekerd eerste 9} + {# onverzekerd overige}

(*Wanneer een uitkomst negatief is, zal de waarde 0 gebruikt worden)

6.1.4 Overzicht declaraties



De lijst onderaan het tabblad bevat alle te declareren activiteiten die zich binnen de huidige behandelepisode bevinden. De volgende zaken zijn te zien in het overzicht:

Te declareren activiteit

Onder de verschillende fase-tabbladen zijn activiteiten te vinden die uitgevoerd dienen te worden door een bepaald persoon. Wanneer zo’n activiteit gedeclareerd zou kunnen worden bij een zorgverzekeraar, verschijnt deze activiteit in dit overzicht. De naam van deze activiteit is in deze kolom te zien.

Datum prestatie

Wanneer de bijbehorende activiteit als ‘uitgevoerd’ is gemarkeerd in de behandelepisode zal deze kolom de uitvoerdatum tonen.

Prestatiecode

Elke te declareren activiteit dient gedeclareerd te worden in combinatie met een Prestatiecode. De Prestatiecode is in deze kolom zichtbaar.

Medische indicatie code

Elke te declareren activiteit dient gedeclareerd te worden in combinatie met een Medische indicatie code. De Medische indicatie code is in deze kolom zichtbaar.

Declaratiedatum

Dit is de datum waarop de te declareren activiteiten geëxporteerd zijn naar e-DevoP.

Verwerkingsmethode

De verwerkingsmethode geeft aan op welke manier deze activiteit financieel verwerkt moet worden. Er zijn hierbij drie opties:

o Aanvullende Verzekering

De activiteit zal vergoed worden vanuit de Aanvullende Verzekering van de cliënt.

o Basis Verzekering

De activiteit zal vergoed worden vanuit de Basis Verzekering van de cliënt.

o Factureren

De activiteit zal niet vergoed worden en zal daarom aan de cliënt gefactureerd moeten worden. Deze keuze zorgt er automatisch voor dat de activiteit niet naar e-DevoP geëxporteerd wordt.

Annuleringsdatum

Wanneer een activiteit naar e-DevoP geëxporteerd wordt, maar om een of andere reden niet geaccepteerd wordt door e-DevoP, zal de activiteit als ‘geannuleerd’ beschouwd worden. Wanneer dit het geval is, zal de annuleringsdatum in deze kolom worden weergegeven.

e-DevoP import datum

Dit is de datum waarop de te declareren activiteiten geëxporteerd zijn naar e-DevoP.

6.1.5 een te declareren activiteit niet declarerenWanneer een activiteit niet gedeclareerd maar gefactureerd moet worden, is dit mogelijk door in de kolom ‘Verwerkingsmethode’ de optie ‘Factureren’ te selecteren. Dit zorgt er voor dat deze activiteit niet in het ‘e-DevoP Declaratie Overzicht’ opgenomen zal worden.



Verder is het ook mogelijk om de te declareren activiteiten onder de fase-tabbladen te annuleren door naar de knop ‘Product activiteit’ te gaan en daar de optie ‘Annuleren activiteit’ te kiezen.

Na bevestiging, zal de activiteit grijs worden weergegeven en verwijderd zijn uit het ‘Declaratie overzicht’.

Het is mogelijk om een geannuleerde activiteit weer actief te maken. Dit is op dezelfde wijze te doen als het annuleren van een activiteit. Door de geannuleerde activiteit te selecteren en naar de knop ‘Product activiteit’ te gaan en daar de optie ‘Maak actief’ te kiezen.

De activiteit zal niet meer grijs worden weergegeven en indien het een te declareren activiteit betreft, zal ook in het Declaratie Overzicht deze activiteit worden weergegeven.



6.1.6 Wijzigen Medische indicatiecodeWanneer de Medische indicatie code van een behandelepisode wordt gewijzigd, zullen de Medische indicatie codes van de nog niet gedeclareerde activiteiten ook gewijzigd worden naar deze nieuwe code.

Het is echter ook mogelijk om handmatig voor elke te declareren activiteit de Medische indicatie code in te stellen. Bedenk echter wel dat na het wijzigen van de Medische indicatie code van de behandelepisode, deze handmatige instellingen zullen worden overschreven.

Door helemaal rechts onderin op de knop ‘Wijzigen’ te klikken, worden een aantal kolommen vrij gegeven voor bewerking. Om de wijzigingen op te slaan dient er rechts onderin op de knop ‘Opslaan’ geklikt te worden. Indien de wijzigingen ongedaan gemaakt moeten klik dan op de knop ‘Annuleren’.

6.1.7 Wijzigen Prestatiecode Het is mogelijk om van elke individuele activiteit de Prestatiecode te wijzigen. Zo is het mogelijk om een activiteit die normaal gesproken als ‘Zitting Fysiotherapie’ met prestatiecode 1000 gedeclareerd zou moeten worden, te wijzigen naar bijvoorbeeld een ‘Niet nagekomen afspraak fysiotherapie’ met prestatiecode 1960. De naam van activiteit zal echter wel ‘Zitting Fysiotherapie’ blijven, om zo toch te kunnen zien wat de originele prestatiecode is.



Door helemaal rechts onderin op de knop ‘Wijzigen’ te klikken, worden een aantal kolommen vrij gegeven voor bewerking. Om de wijzigingen op te slaan dient er rechts onderin op de knop ‘Opslaan’ geklikt te worden. Indien de wijzigingen ongedaan gemaakt moeten klik dan op de knop ‘Annuleren’.



7 Help

7.1 Support, suggesties en wensen

Via de knop help in de bovenste werkbalk kunt u een nieuw supportticket aanmaken of suggesties en wensen doorgeven. Zodra u een nieuw ticket aanmaakt, kunt u via onderstaande scherm de melding doen en er een prioriteit aan geven. Er zal direct een ticket aangemaakt worden waarbij u op de hoogte wordt gehouden van de status van de melding.


Handleiding Curasoft Fysio

Documents

Transcript of Handleiding Curasoft Fysio