Handboek ICT EventsIT
-
Upload
eventsitticketing -
Category
Documents
-
view
235 -
download
0
Transcript of Handboek ICT EventsIT
![Page 1: Handboek ICT EventsIT](https://reader035.fdocuments.nl/reader035/viewer/2022062514/55bae6ccbb61ebd8508b47e2/html5/thumbnails/1.jpg)
EventsIT haalt het maximale uit ICT
voor
een optimale beleving van uw evenement
een uitstekend functionerende organisatie
en
![Page 2: Handboek ICT EventsIT](https://reader035.fdocuments.nl/reader035/viewer/2022062514/55bae6ccbb61ebd8508b47e2/html5/thumbnails/2.jpg)
Handboek ICT voor evenementen
“Van start tot finish”
• Dé basis om het maximale uit ICT te halen
![Page 3: Handboek ICT EventsIT](https://reader035.fdocuments.nl/reader035/viewer/2022062514/55bae6ccbb61ebd8508b47e2/html5/thumbnails/3.jpg)
ICT voor een optimaal functionerende organisatie
Projectmanagement is cruciaal !
KantoorautomatiseringAccreditatieTicketingWorkflowmanagementVoorzieningen op locatieWebcastService en Support
Belang gedegen projectmanagement wordt onderschat
![Page 4: Handboek ICT EventsIT](https://reader035.fdocuments.nl/reader035/viewer/2022062514/55bae6ccbb61ebd8508b47e2/html5/thumbnails/4.jpg)
Projectmanagement
Voorafgaand aan het evenement• Organisatie vastleggen (wie waarvoor
verantwoordelijk)• Inventariseren van de wensen en eisen (scope)• Ontwerp maken (techniek en organisatie) + budget• Toetsen aan de financiële haalbaarheid
rekening houdend met sponsors, (lokale) voorkeursleveranciers, etc.
• Toetsen mogelijke inzet van vrijwilligers• Leveranciers selecteren + afspraken borgen• Opbouw begeleiden en kwaliteit bewaken• Instructies (applicaties)
![Page 5: Handboek ICT EventsIT](https://reader035.fdocuments.nl/reader035/viewer/2022062514/55bae6ccbb61ebd8508b47e2/html5/thumbnails/5.jpg)
Projectmanagement
Voorafgaand aan het evenement• Is ook letten op ontwikkelingen!• Vroegtijdig nieuwe toepassingen onderzoeken op
toepasbaarheid (technisch/financieel)
!
Nieuwe ontwikkelingen zijn eng! Onbekend maakt onbemind… Kansen blijven liggen !
![Page 6: Handboek ICT EventsIT](https://reader035.fdocuments.nl/reader035/viewer/2022062514/55bae6ccbb61ebd8508b47e2/html5/thumbnails/6.jpg)
Ontwikkelingen
Snelle blik…• Multimediale toepassingen
- mediaBoosters- holografische projecties
• Aantal devices per persoon- laptop + tablet + smartphone
• Cloudcomputing- kantoorautomatisering, telefonie
• Draadloos- capaciteit boven dekking, Dual band incl. 5 GHz
• Bandbreedteplanning- VLAN’s (telefonie, media, bezoekers)- streaming media, storage, …
• Optimale bereikbaarheid- EventContactCenter
• CrossMedia- paperless
![Page 7: Handboek ICT EventsIT](https://reader035.fdocuments.nl/reader035/viewer/2022062514/55bae6ccbb61ebd8508b47e2/html5/thumbnails/7.jpg)
Service en support
De winnende goal, een ippon of wereldrecord…
De ICT mag er nóóit uit liggen!
Borg de support• On-site• Stand-by
Centrale ingang voor álle verzoeken, storingen, etc.• Onmiddellijk contact met de juiste persoon
Belang onsite support wordt erkend, kosten niet
![Page 8: Handboek ICT EventsIT](https://reader035.fdocuments.nl/reader035/viewer/2022062514/55bae6ccbb61ebd8508b47e2/html5/thumbnails/8.jpg)
Projectmanagement
Na afloop van het evenement• Direct innemen apparatuur• Afbouw en retourafspraken bewaken• Administratieve afronding
![Page 9: Handboek ICT EventsIT](https://reader035.fdocuments.nl/reader035/viewer/2022062514/55bae6ccbb61ebd8508b47e2/html5/thumbnails/9.jpg)
Kantoorautomatisering
LOC (en partners)• Hosted Exchange voor de email• Hosted Sharepoint voor de projectomgeving
Cloud: “uit de wolk”• Geen investeringen in kostbare hard- en software • Geen investeringen in eigen expertise• Backup en herstel automatisch geregeld in het
datacenter• Werken vanaf elke werkplek • Tijdelijke contracten (!)
![Page 10: Handboek ICT EventsIT](https://reader035.fdocuments.nl/reader035/viewer/2022062514/55bae6ccbb61ebd8508b47e2/html5/thumbnails/10.jpg)
Accreditatie
Robuust platform• Geen tijd voor herstelwerkzaamheden• Pieken in gebruikEenvoud in gebruik• Bediening accreditatieteam• Formulieren accreditees• Weinig/geen tijd voor opleiding/instructieBereikbaarheid applicatie (anywhere, anytime)• Internationale pers, vrijwilligers, etc.Realtime• Nooit verouderde informatie i.v.m. toegang en misbruikTijdelijke inzet• Geen abonnement
Te weinig sturing op tijdig aanleveren correcte data
![Page 11: Handboek ICT EventsIT](https://reader035.fdocuments.nl/reader035/viewer/2022062514/55bae6ccbb61ebd8508b47e2/html5/thumbnails/11.jpg)
WorkFlow Management (WFM)
Voorafgaand aan het evenement• Agendaplanning en beheer• Centrale database gegevens medewerkers• Optimalisatie processen
Tijdens het evenement (+cashless/mifare)• Real-time inzicht uitgaven door vrijwilligers• Real-time inzicht uitgaven door bezoekers• Controle
Na het evenement• Rapportages
WFM levert besparingen op WFM erg interessant voor repeterende evenementen
![Page 12: Handboek ICT EventsIT](https://reader035.fdocuments.nl/reader035/viewer/2022062514/55bae6ccbb61ebd8508b47e2/html5/thumbnails/12.jpg)
Inrichting op locatie: functioneel
Kantooromgeving (LOC/IOC)Pers en media• Media centre• Schrijvende pers• RTV desks• TV-compound• Fotografen• Mixed zoneBezoekersInformatiedesksAccreditatiecentrumSportersloungeVrijwilligerscentrumAnalyse en JuryKopieerruimtes (!)
![Page 13: Handboek ICT EventsIT](https://reader035.fdocuments.nl/reader035/viewer/2022062514/55bae6ccbb61ebd8508b47e2/html5/thumbnails/13.jpg)
Inrichting op locatie: materieel
Wat komt er allemaal bij kijken?• Laptops• Desktops• Printers• Kopieermachines• Faxapparatuur• Mobiele handsets + prepaid/abonnement• Netwerkapparatuur
Wired (veel bekabeling)Wireless (let op)Security
• Netwerkstorage• Applicaties
Office-pakketten, …Ticketing, accreditatie, mobiel, …Wedstrijdinformatie, …
![Page 14: Handboek ICT EventsIT](https://reader035.fdocuments.nl/reader035/viewer/2022062514/55bae6ccbb61ebd8508b47e2/html5/thumbnails/14.jpg)
Verbindingen
(Openbare) infrastructuur
Internet: ADSL download/upload ongeschikt voor webcast
SDSL download/upload geschikt voor webcast
Glasvezel download/upload
Mobiel internet: GPRS
UMTS
HSDPA (LTE…)prepaid/abonnement
![Page 15: Handboek ICT EventsIT](https://reader035.fdocuments.nl/reader035/viewer/2022062514/55bae6ccbb61ebd8508b47e2/html5/thumbnails/15.jpg)
Verbindingen
(Openbare) infrastructuur
Telefonie: PSTN = traditionele analoge telefonieISDN = traditionele digitale telefonie
belangrijk voor commentaarposities (!)SIP-trunk = telefonie o.b.v. IP (VoIP)
let op faxverkeer
Mobiel (GSM prepaid/abonnement)
(Booking-office KPN Event)
![Page 16: Handboek ICT EventsIT](https://reader035.fdocuments.nl/reader035/viewer/2022062514/55bae6ccbb61ebd8508b47e2/html5/thumbnails/16.jpg)
Techniek
Noodstroomvoorzieningen
![Page 17: Handboek ICT EventsIT](https://reader035.fdocuments.nl/reader035/viewer/2022062514/55bae6ccbb61ebd8508b47e2/html5/thumbnails/17.jpg)
Kortom: ICT is onmisbaar!
Voor een optimale beleving• Vooraf evenement• Tijdens evenement• Na evenement
Voor het optimaal functioneren van het evenement
• Proces- en project management• Kantoorautomatisering• Pers en media• Ticketing• Accreditatie• Workflow
![Page 18: Handboek ICT EventsIT](https://reader035.fdocuments.nl/reader035/viewer/2022062514/55bae6ccbb61ebd8508b47e2/html5/thumbnails/18.jpg)
Referenties
Teveel voor één sheet!Kijk even op www.eventsit.nl onder “events”