Stamceltransplantatie is een

behandeling die ingezet wordt bij een

aantal soorten kanker. Niet elk

ziekenhuis in Nederland biedt deze

behandeling. Hiervoor dien je als

zorginstelling naast de juiste

voorzieningen, ook te beschikken over

de juiste accreditatie. Het

HagaZiekenhuis in Den Haag was het

eerste ziekenhuis in Nederland met

deze accreditatie.

Als perifeer ziekenhuis, hebben zij

binnen de afdeling Hematologie een

speciale subdivisie opgericht: de

Stamcelunit (SCU). Deze afdeling werkt

volledig autonoom.

Hoe werkt deze afdeling zo efficiënt

mogelijk en hoe gaan zij om met alle

informatie en stappen in het

stamceltransplantatieproces? Met deze

vragen ging ik in gesprek met Joesoef

Muradin, Unithoofd Immuno-

hematologie en Francis Gündoğdu-van

der Lans, Kwaliteitsfunctionaris afdeling

Hematologie. Zij gaven uitleg over het

proces en het project dat zij leiden om

processen te automatiseren.

Introductie

Joesoef Muradin werkt al 40 jaar op de

afdeling Hematologie. Zijn loopbaan

startte hij in de klinische chemie. “Deze

richting vond ik toch maar niks, ik wilde

een stukje verder. Na 7 jaar bij de

bloedbank gewerkt te hebben,

waren er activiteiten die ik bij

de bloedbank deed die zij niet

meer uit mochten voeren.

Zodoende werd ik

overgenomen door de afdeling

Hematologie en maakte ik de

overstap naar het ziekenhuis.

Hier ben ik begonnen met eerst

beenmergtransplantaties en

daarna stamceltransplantaties.

Alle ontwikkelingen op deze

afdeling stonden nog in

kinderschoenen. Er waren nog

veel slagen te maken.”

Muradin is verantwoordelijk

voor een belangrijk onderdeel

in het opzetten van de

stamcelunit en alle

ontwikkeling hieromtrent.

Francis Gündoğdu-van der Lans mag al

ruim 20 jaar op haar curriculum

schrijven. Begonnen als medisch analist,

stroomde zij door naar de afdeling

Hematologie waar zij zich bezighield met

de afname van stamcellen. “Het

intrigeert mij dat zo een klein celletje

zoveel kan doen.”

Inmiddels heeft zij het patiëntcontact

achter zich gelaten en richt zij zich

volledig op de procesmatige kant van de

afdeling. “Samen met een oud-collega

heb ik het kwaliteitssysteem opzet. Zij

ging weg en toen heb ik de kans

gegrepen en haar functie overgenomen.”

Als Kwaliteitsfunctionaris van de afdeling

heeft zij grote betrokkenheid bij het

project.

Aanleiding project

“Bij het opzetten van dit project, werd in

eerste instantie gekeken om de volledige

afdeling Hematologie hierin mee te

nemen. Uit vooronderzoek bleek dit een

te complex geheel te worden. Daarom

kozen we voor een duidelijk afgebakend

project dat enkel de stamcelunit betreft.

Dit omvat alles van afname, naar lab en

tot reïnfusie in de patiënt.” licht

Gündoğdu-van der Lans toe.

Voorheen legden zij alle gegevens vast in

excelbestanden. Behalve dat dit veel

werk was, is deze handmatige invoer ook

simpelweg foutgevoeliger. In het

jarenlange voortraject zijn processen

zorgvuldig in kaart gebracht om

vervolgens een functioneel plan op te

zetten. Het werkproces op de

stamcelunit is ongemoeid gebleven. >>

Haga Hematologie: stamcelunit onder de loep

Joesoef Muradin,

Unithoofd Immuno-hematologie

Dit proces was door de jaren heen na

alle finetuning al dusdanig efficiënt dat

hier geen bijschaving aan nodig was. Het

was dus van groot belang om bij dit

project de werkprocessen intact te laten

en de ondersteunende software hier

omheen te bouwen.

Muradin vertelt: “De aanloop naar het

hele plan heeft jaren geduurd. Je hebt

wel ideeën, maar het programma is ook

op maat gemaakt waar alles in feite in

zit. Dus gaandeweg omschreven wij het

proces en er was een nauwe

samenwerking nodig met onze interne IT

samen met CoperniCare als deskundige

sparringpartner.”

“Gedurende de ontwikkeling van het

stuk software, merk je dat je met

compromissen te maken hebt. Hiermee

bedoel ik: Je maakt een functioneel plan,

een lijst van eisen en dat breng je dan

samen. Hierin merk je vervolgens wat

wel of niet in de praktijk werkt en stel je

daarin bij. Het daadwerkelijke

werkproces is absoluut niet gewijzigd.”

benadrukt Gündoğdu-van der Lans.

Met Haga vooroplopen

“Het grote voordeel van een kleiner

perifeer ziekenhuis zoals het

HagaZiekenhuis, is dat alles in één

unit is ondergebracht. Wij

oogsten, bewerken de stamcellen

en brengen het weer terug in de

patiënt op de stamcelunit. In

academische ziekenhuizen, is de

behandeling stamceltransplantatie

vaak over twee of meer afdelingen

verspreid.” legt Muradin uit.

“De besluit- en slagvaardigheid in

een perifeer ziekenhuis gaat dan

ook sneller doordat de lijnen

simpelweg korter zijn en het

project zich over slechts één

afdeling uitstrekt. Het is

makkelijker, meestal zijn wij dan

ook als eerste met innovaties. Die

eenheid die wij hierin vormen is

echt een groot voordeel. Ook in

het voldoen aan alle verplichte

normen.” vult Gündoğdu-van der

Lans aan.

JACIE accreditatie

Om als ziekenhuis stamcelafname en

reïnfusie uit te mogen voeren, moeten zij

in het bezit zijn van een JACIE

accreditatie. JACIE staat voor Joint

Accreditation Committee ISCT-Europe &

EBMT. Hierin is tot in detail omschreven

aan welke internationale eisen een

ziekenhuis moet voldoen om deze

behandeling aan te mogen bieden en uit

te voeren. Elke vier jaar volgt een

heraccreditering. Het HagaZiekenhuis

was het eerste ziekenhuis in Nederland

die deze accreditatie binnenhaalde. Het

Haga is sinds 2003 gecertificeerd. In

Nederland hebben 14 ziekenhuizen deze

accreditatie waarvan 3 perifeer. De

European Society for Blood and Marrow

ziet erop toe dat zij conform de eisen

werken.

“Inmiddels hebben we ook al een aantal

heraccreditaties achter de rug. Onlangs

is onze accreditatie weer vernieuwd en

elke keer scherpen de eisen aan. Dus

mede om hieraan te blijven voldoen is

ook het project opgezet.

Met ons nieuwe CoperniCare systeem

creëren we veel marge om aan JACIE te

blijven voldoen. Er wordt dus meer dan

ruim aan alle eisen tegemoetgekomen.”

>>

Opslag stamcellen in cryovaten

Francis Gündoğdu-van der Lans,

Kwaliteitsfunctionaris afd. Hematologie

Het proces

Stamceltransplantatie is grofweg in drie

fasen te verdelen: De collectie van de

stamcellen, het bewerken en bewaren

van de stamcellen en de reïnfusie van

stamcellen in de patiënt. Het Registratie

& Volgsysteem Stamcelunit (RVS-SCU)

van CoperniCare heeft als kernfunctie

het registreren en traceren van de

stamcellen in elke fase. Denk

bijvoorbeeld aan het registreren van alle

reagentia die gebruikt is in de stamcellen

en de opslag van stamcellen in

cryovaten. Het kan nodig zijn om de

inhoud van de initiële collectiezak te

splitsen over kleinere opvangunits. Elk

gesplitst item behoudt de stamgegevens

van de origine zodat van A tot Z elke stap

geregistreerd blijft. Bij een eventuele

recall op reagentia, is eenvoudig te

traceren waar en wanneer het toegepast

is. Dit zijn slechts enkele voorbeelden

van de functionaliteit van het systeem.

Hieronder een meer uitgebreide

weergave van de functionaliteiten:

Resultaat

“We zijn tevreden met het project zoals

opgeleverd door CoperniCare. Zoals met

elk nieuw systeem, merk je nog kleine

kinderziektes. Bij ons zijn dit zaken die

tijdens het testen in de praktijk anders

lopen dan vooraf bedacht. Zodra de

laatste hindernissen genomen zijn,

voldoet het systeem aan het eisenpakket

dat wij aan het begin van het traject

hebben neergelegd.” meldt Gündoğdu-

van der Lans enthousiast.

Met de implementatie van het RVS-SCU

voldoet het HagaZiekenhuis met een

ruime marge aan toekomstige eisen van

JACIE. Het systeem is flexibel ingericht

om hieraan te blijven voldoen.

“In de toekomst krijgen we vooral te

maken met een grotere productie op de

afdeling en producten die, bijvoorbeeld

door voortschrijdend inzicht,

veranderen. Hematologie is echt een

speerpunt van het HagaZiekenhuis. We

zijn weliswaar een perifeer ziekenhuis,

maar hebben veel specialismen.

Bij ons is veel innovatie mogelijk, en die

ruimte krijgen we ook. Je kunt zeggen

dat we hiermee een bepaalde status

verworven hebben.” sluit Muradin af. ◼

CoperniCare | www.copernicare.nl | +31 (0) 23 565 6060 | info@copernicare.nl

CoperniCare is specialist in Track & Trace,

voorraadbeheer en goederenlogistiek

binnen de zorg. Daarnaast integreren wij

onze applicaties met elk EPD, ERP en

koppelen we met alle landelijke registers

zoals het LIR en LROI.

Met de CoperniCare volgsystemen:

• Werkt u sneller en efficiënter,

• Voorkomt u dubbel (invoer)werk;

• Voldoet u aan alle wettelijke eisen omtrent Track & Trace;

• Verbetert u patiëntveiligheid.

• Bespaart u op tijd en geld.