Groep Gent - Diverscity · 2019-05-20 · WERKEN TREFDAG VVSG 12/10/2017. Juni 2017 WIJS WERKEN...

Juni 2017 WIJS WERKEN 1Stad Gent - OCMW Gent

Groep GentPRAKTIJKTAFEL HET NIEUWE

WERKEN TREFDAG VVSG 12/10/2017


INHOUD

WIJS WERKEN is …

HUISVESTING

IMPLEMENTATIE


WIJS WERKEN IS …


① onze dienstverlening naar de burger toe te versterken,

② het welzijn van onze medewerkers te verhogen,

③ te werken aan een duurzame werkomgeving,

④ een aantrekkelijke werkgever te zijn.

Wijs Werken is een middel om:

Juni 2017 WIJS WERKEN 5Stad Gent - OCMW Gent5

STERK LEIDERSCHAP

WAARDEN GROEP GENT (WORTELS)

KENNISDELING & ONTWIKKELING

ACTIVITEITSGEBONDEN

WERKEN

PLAATSON-AFHANKELIJK

WERKEN

VERTROUWEN RESULTAAT

WijsWerken

DIGITAAL WIJS WERKEN *

HUISVESTING

Digitale Informatie & Archief, Digitale werkplek


We communiceren OPEN en respectvol.

We werken op basis van wederzijds vertrouwen.

We werken DOELGERICHTen efficiënt. We nemen onze verantwoordelijkheidom resultaten te behalen. We kunnen ons werk zelf plannen.

We hebben de vrijheid om ons werk CREATIEF in te vullen zolang we onze

resultaten op een kwaliteitsvolle manier

realiseren.

We werken met goesting en passie voor de klant.We voelen ons BETROKKEN bij de organisatie. We bepalen mee wat prioritair is.

Juni 2017 WIJS WERKEN 7Stad Gent - OCMW Gent7

Wat betekent WIJS WERKEN voor MIJ:• een beter evenwicht tussen werk en privé• een comfortabele en aangename werkomgeving• ik kies mijn werkplek volgens de activiteit die ik wens uit te voeren• ik heb duidelijke doelstellingen

Wat betekent WIJS WERKEN voor het TEAM: • we zijn centraler gehuisvest (nabijheid team en diensten) • vlotter (digitaal) communiceren en interageren• vlotter (digitaal) delen van kennis• we hebben duidelijke verantwoordelijkheden

Wat betekent WIJS WERKEN voor de ORGANISATIE:• betere dienstverlening• duurzaam inzetten van ruimte en middelen• een aantrekkelijke werkgever zijn en blijven


HUISVESTING


ONZE KRACHTEN BUNDELEN OP CENTRALE LOCATIES

STADHUIS

SITE ZUID

SINT-MARTENSSTRAAT

CAMPUS PRINS FILIP

Meer info op: https://stad.gent/groepgent/stad-en-ocmw-gent/huisvesting/locaties-stad-en-ocmw-gent/centrale-en-decentrale-locaties

https://stad.gent/groepgent/stad-en-ocmw-gent/huisvesting/locaties-stad-en-ocmw-gent/centrale-en-decentrale-locaties


Site Zuid

3 gebouwen, elk met een eigen functie

Huisvestingpijler

PERSOON

Huisvestingpijler

GROND

PUBLIEKSZONE

Huisvestingpijler

ONDERSTEUNING


Link met project LEO. Publiekszone met loketten en spreekruimtes op

gelijkvloers van de site Zuid: volledige scheiding tussen front- en backoffice.


IMPLEMENTATIE


Activiteitsgebonden werken

Inspirerende werken ontmoetingsplaats

Digitaal Wijs WerkenPapierluw werken

Digitaal samenwerkenDigitaal kennis ontwikkelen & delen

Resultaatgericht werkenInspelen op de sterktes en

kwaliteiten van elk team en individu

Anneleen De Bock (projectleider Bricks)

Anton Maes(3B coördinator)

Conny Van Achte(projectleider Bytes)

Chantale De Bondt(projectleider Behaviour)

Nina De Blieck & Joke Vanmeensel (Behaviour coaches)

BETROKKEN ROLLEN KLANTZIJDE

BEGELEIDING WIJS WERKEN

Interne projectleider FM coördinator Interne verhuiscoördinator Interne communicator Ambassadeurs

Christian Vidts(verhuiscoördinator)


BEGELEIDING WIJS WERKEN: standaard traject

Kennismaking met directie:• Visie & concept Wijs Werken• Traject Wijs Werken

Analyse behoeften:• Interviews behoeften• Profielbepaling• Rapportering behoeften aan directie

ANALYSEFASE

Activeren medewerkers:• Actiegroep (departement)• Task force (dienst)• Interne verhuiscoördinator (dienst)• Interne communicator (dienst)

Invullen dambordpatroon:• Opmaak werkplekfiche• Briefing vastgoed• Uitwerken microplan

Actieplan Digitaal Werken:• Workshop leidinggevenden • Opzetten digitaal klassement

(verdere) archivering en opruimacties• Keuze hardware

Kick-off gebruikers:• Visie Wijs Werken• Finaal microplan• Aanpak behaviour

ONTWERPFASE

Leidinggevenden voorbereiden:• 4 sessies rond leidinggeven binnen het

Wijs Werken• Maturiteitsscan

Activeren ambassadeurs:• Gebruik van de nieuwe werkplek• Afspraken rond gebruik• Validatie meubilair via task force

IMPLEMENTATIEFASE

Praktische voorbereiding verhuis:• Rondleiding nieuwe werkplek• Opleiding gebruikers• Opruimen en inpakken

Evaluatie door gebruikers:• Bevraging• Evaluatieworkshop met ambassadeurs

Evaluatie met leidinggevenden:• Bespreken resultaten evaluatie• Maturiteitsscan

Nazorg en overdracht:• Bijsturen inrichting• Bijsturen afspraken• Verder digitaliseren van de werking• Overdracht

EVALUATIE & NAZORG


BEHAVIOUR


BEGELEIDING WIJS WERKEN

Maand 1

VERHUIS naar de activiteitsgebonden

werkomgeving

Maand 2 Maand 3 Maand 4 Maand 5 Maand 6

ONTWERPWat moeten we voorbereiden?

Opstart taskforceValidatie Microplan

ANALYSEWat zijn de principes?

Kennismaking directieOpstart actiegroepInfosessie diensten

Nazorg

IMPLEMENTATIEHoe gaan we werken?

Kick-off gebruikersOpstart Task ForceOpstart leidinggevendenOpstart Ambassadeurs

EVALUATIE & NAZORGHoe verloopt het nu?

Maand 7 Maand 9


Maand 4

Kick-off gebruikersOpstart TaskforceOpstart leidinggevenden

Traject ambassadeurs

Taskforce

Traject Leidinggevenden

Renovatie

BEGELEIDING WIJS WERKEN: IMPLEMENTATIE 3B’s

Maand 1 tot 3 Analyse & ontwerp

Maand 5 Maand 6 Maand 7 Maand 9

VERHUIS naar de activiteitsgebonden

werkomgeving

EVALUATIE & NAZORGHoe verloopt het nu?

Infosessie & rondleiding

Gebruikersopleiding

Opstart ambassadeurs


Behaviour

Resultaatgericht

Sterktes &

kwaliteiten van elk team en individu

Vertrouwen


Een nieuwe werkomgeving vraagt een aangepaste werkmethode en ander gedrag.

Afspraken maken en respecteren voor een vlottesamenwerking in de nieuwe werkomgeving.

Andere manier van leidinggeven : meer focus op coachen meer verantwoordelijkheid meer flexibiliteit in waar en hoe werken aandacht voor teamdynamiek


Behaviour


Open communiceren en constructieve feedback. Wederzijds vertrouwen staat centraal!

Medewerkers krijgen meer vrijheid over het HOE en worden geëvalueerd op het WAT(de resultaten).


GEEN COPY PASTEWijs Werken heeft een impact op de manier waarop we werken!

We kiezen een werkplek in functie van onze activiteiten

‘Onze’ werkplek en niet ‘mijn’ werkplek

Clean Desk

Teamkasten en geen persoonlijke kasten

Een locker en geen ladenblok

….


TRAJECT LEIDINGGEVENDENLeiding geven in het Wijs Werken – 4 sessies

1. Mijn rol als leidinggevende in Wijs Werken,

2. Leidinggeven in een activiteitsgebonden werkomgeving,

3. Persoonlijke werkorganisatie en telewerken,

4. Werken op basis van vertrouwen en coachend leiderschap,


TRAJECT AMBASSADEURSHoe gaan we werken in de activiteitsgebonden werkomgeving? - 4 sessies

1. Hoe zal het zijn?

2. Gebruik van de werkplek,

3. Afspraken werkplekken,

4. Voorbereiden werkplekspel,

Informeren en betrekken collega’s

Afspraken communiceren op de dienst


BRICKS


Bricks

Ruimte & infrastructuurvoor een efficiënte samenwerking en een inspirerende werken ontmoetingsplek

Activiteitsgebonden werkomgeving:

dambordpatroon met voldoende variatie

afgestemd op de activiteiten van elke dienst.

Multifunctioneel en praktisch

Aandacht voor akoestiek, ergonomie & comfort

Toekomstbestendig (Groep Gent in evolutie)

Anneleen De Bock (projectleider Bricks)

Geen landschapskantoor maar dambordpatroon op maat van elke dienst, met aandacht voor samenwerking en concentratiewerk.

Dambordpatroon E-gebouw(Barneys +2)


9u00 - 11u00: vergadering

11u30: mails checken Aanlandplek atrium

12u00: lunch in Vooruit

14u30: overleg met leidinggevende in cockpit

15u00 - 16u30: brainstorm in koffiehoek atrium

13u30: geconcentreerd voorbereiden in afgesproken stille ruimte

17u: kort statusgesprek met collega

Balie atrium Koffiehoek en overleg

Overlegplekken Koffiehoek refter +1


CLEAN DESK:

Werkplekken na gebruik vrijmaken.

We vermijden het gelijktijdig gebruik van 2 werkplekken.


BYTES


Bytes

Digitaal werken:

• Digitale mindset

• Digitale Informatie &

Archief

• Digitale tools

• Digitale werkplek

Digitale werkplek: jouw toegangspoort naar al je

toepassingen

Vlot en gebruiksvriendelijk

Toegankelijk via elk toestel

Ruggengraat van het nieuwe samenwerken:

sociaal platform: volgen van nieuws en groepen

informatie uitwisselen

samen aan documenten en dossiers werken

Conny Van Achte(projectleider Bytes)


Meer info: https://stad.gent/groepgent/stad-en-ocmw-gent/wijs-werken/hoe-gaan-we-wijs-werken/digitaal-wijs-werken

Maximaal Digitaal samenwerken:Minimum aan papierReductie archief tot 30%

Moderne tools:Basisuitrusting (WiFi, netwerkkabels, …)Specifieke voorzieningen (MFK, info-schermen, telefonie …)Persoonlijke ICT voorzieningen (laptop, gsm …)


JOUW VRAGEN?B e d a n k t v o o r j e a a n d a c h t

Groep Gent - Diverscity · 2019-05-20 · WERKEN TREFDAG VVSG 12/10/2017. Juni 2017 WIJS WERKEN...

Documents

Transcript of Groep Gent - Diverscity · 2019-05-20 · WERKEN TREFDAG VVSG 12/10/2017. Juni 2017 WIJS WERKEN...