1

Monitoring van het Sociaal Domein

Grip op Ontwikkelingen

Wmo, Jeugdhulp, Participatiewet

2

Titel: “Monitoring van het sociaal domein, grip op ontwikkelingen” Opdrachtgever: Gemeenschappelijke Regeling Kempengemeenten Auteurs: Matthijs de Jong, Marly Kiewik (Deloitte Consulting) Reviewer: Rob Sijm (Deloitte Consulting) Status van het document: Concept Versie: 10

3

Datum: 11 mei 2015

Inhoudsopgave

Introductie 4

- Het sociaal domein in de Kempen

- De gevolgen van de uitbreiding van taken in het licht van monitoring

- Monitoring binnen het sociaal domein in de Kempen | bedrijf en beleid

- Leeswijzer

Monitoring van bedrijf 7

- Operationele informatie (dashboard)

o Indicatoren

o Werkproces

- Managementinformatie en verantwoording (marap)

o Indicatoren

o Werkproces

Monitoring van beleid 17

- Beleidsinformatie (berap)

o Indicatoren

o Werkproces

- Kwalitatieve duiding van de beleidscijfers

o Werkproces

o Inrichting focusgroepen

o Warme overdracht aan de raden

Afsluiting en aanbevelingen 26

Bijlage 1 – Uitkomsten raadsessies 28

Bijlage 2 – Monitoring Participatiewet en Wmo 31

Bijlage 3 – Indicatoren die niet zijn meegenomen 36

Bijlage 4 – Doelen uit het meerjarenbeleidskader jeugdhulp 2015-2019 37

I

4

Introductie

Vanwege de decentralisaties in het sociaal domein zijn de Kempengemeenten per 1 januari 2015

verantwoordelijk geworden voor een groter aantal taken. Deze decentralisaties zijn

doorgevoerd omdat vanuit het Rijk wordt aangenomen dat gemeenten bepaalde

taken effectiever, met minder bureaucratie en goedkoper kunnen leveren. Met de

decentralisatie van taken hebben de gemeenten de vrijheid gekregen om – binnen

gestelde kaders – het beleid omtrent de uitvoering van taken naar eigen inzicht te

vormen. In 2015 moeten gemeenten nog zorgcontinuïteit bieden, waardoor het

budget voor een deel al vastligt, vanaf 2016 krijgen gemeenten de volledige ruimte

om een nieuw dienstverleningsmodel toe te passen.

Het sociaal domein in De Kempen

Binnen het sociaal domein staan de drie transitieterreinen: Jeugdhulp,

Maatschappelijke Ondersteuning en Werk en Inkomen centraal. Daarnaast zijn er

veel aanverwante beleidsterreinen, zoals onderwijs, cultuur en sport, die ook onder

het sociaal domein in de Kempen vallen. In deze rapportage geven we een overzicht van monitoring met

betrekking tot de drie transities, met de focus op jeugdhulp.

Jeugdhulp

Vanaf januari 2015 is door de decentralisatie van Jeugdhulptaken, maar ook door de inwerkingtreding van

de Wet Passend Onderwijs per 1 augustus 2014, het beleidsterrein jeugdhulp uitgebreid. Hiermee gaan de

Kempengemeenten nu over alle jeugdhulp. Om de Jeugdhulptaken goed op te pakken hebben de

Kempengemeenten begin 2014 een beleidskader (Meerjarenbeleidskader Jeugdhulp in De Kempen)

vastgesteld en hebben de gemeenten in het najaar van 2014 de verordening jeugdhulp vastgesteld. Om de

Jeugdhulptaken uit te voeren is een dienstverleningsmodel ontworpen dat ten grondslag ligt aan een

uitvoeringsorganisatie, namelijk het Centrum voor Jeugd en Gezin + (CJG+).

Maatschappelijke Ondersteuning

Net als bij het beleidsterrein jeugdhulp zijn ook voor het beleidsterrein Maatschappelijke Ondersteuning per

1 januari 2015 taken gedecentraliseerd. De gemeentelijke taken binnen het beleidsterrein zijn aangevuld

met de transitie van AWBZ-taken (namelijk extramurale begeleiding en een klein deel persoonlijke

verzorging). Monitoring blijft plaatsvinden volgens de gebruikelijke afspraken, zie hiervoor bijlage 2.

“Om te kunnen sturen en

beheersen op bestaande en

nieuwe taken in het sociaal

domein is een volledige,

actuele en betrouwbare

informatievoorziening

nodig.”

De verantwoordelijkheden van de Kempengemeenten in het sociaal

domein zijn toegenomen. Het is daarom belangrijk dat de

Kempengemeenten effectief kunnen sturen en beheersen. Om dit te

kunnen doen is een goed werkende informatievoorziening nodig. In

dit document wordt de monitoring voor jeugdhulp beschreven, in

samenhang met monitoring binnen het gehele sociaal domein.

5

Werk en Inkomen

Binnenkort wordt de Visie op de Participatiewet door de gemeenteraden in de Kempen behandeld (juli

2015). Na behandeling van de visie worden de doelstellingen uit deze visie vertaald naar indicatoren, die

worden meegenomen in de monitor. De wijze van monitoring in het kader van de Participatiewet

(aanvullend op de huidige taken) maakt onderdeel uit van de besluitvorming omtrent de Re-

integratieverordening die begin juli 2015 aan de gemeenteraden ter vaststelling wordt aangeboden.

Gelijktijdig met het voorleggen van deze verordening wordt het voorstel monitoring Participatiewet

aangeboden (als aanvulling op bestaande monitoring Werk & Inkomen, zie bijlage 2).

Monitoring op deze drie transities vindt gescheiden plaats, waarbij wel de noodzakelijke dwarsverbanden

worden gelegd indien nodig.

Tabel 1: Dwarsverbanden monitoring Jeugdhulp, Wmo en Participatiewet

Jeugdhulp Wmo Participatiewet

Indicatoren worden via dit

document vastgesteld

Bestaande indicatoren “zorg”

(zie bijlage 2)

Bestaande indicatoren “werk &

inkomen” (zie bijlage 2) en

nieuwe indicatoren in het licht

van de nieuwe Participatiewet

worden in het voorjaar van 2015

opgesteld op basis van het

nieuwe beleidskader

Oplevering informatie via de

ISD/GRSK, Combinatie

Jeugdzorg en KING

Oplevering informatie via

ISD/GRSK en KING

Oplevering informatie via

ISD/GRSK en KING

3D: Gezamenlijk te monitoren: starten met meten aantal 2D- en 3D-casussen, de plaats (Wmo-loket,

CJG+, Werkplein) waar de casus binnenkomt en waar de regie wordt belegd:

- Aantal 3D casussen: gezinnen/huishoudens met een stapeling van voorzieningen (zowel

jeugdhulp als Wmo als Participatiewet of in een andere combinatie)

- Aantal 2D casussen: gezinnen/huishoudens met een stapeling van voorzieningen (zowel

jeugdhulp als Wmo of Participatiewet of in een andere combinatie)

- Instroom casussen Jeugdhulp, Wmo en Participatie per plaats (Wmo-loket, CJG+ of Werkplein)

- Plaats coördinatiefunctie (regie) per casus

- Budgetuitputting per transitie gerelateerd aan het totale budget sociaal domein

De gevolgen van de uitbreiding van taken in het licht van monitoring

De uitbreiding van de taken kan meer slagkracht bieden in het sociaal domein en meer mogelijkheden om

te komen tot integraal beleid en samenhang in de uitvoering. Een goede (volledige1, actuele en

betrouwbare) informatievoorziening is één van de belangrijkste speerpunten voor de Kempengemeenten

om hier grip op te krijgen. Met een volledige, actuele en betrouwbare informatievoorziening zijn keuzes

beter te maken, wat leidt tot effectiever beleid en een effectievere uitvoering met een hoger

maatschappelijk rendement. Ook leidt een goede informatievoorziening ertoe dat het management van de

GRSK en het bestuur (College van B&W) beter kunnen sturen op resultaat en beter risico’s kan beheersen.

Daarnaast is een goede informatievoorziening nodig voor een degelijke verantwoording aan stakeholders,

waaronder de raad. Kortom, een goede informatievoorziening is noodzakelijk om binnen het sociaal domein

keuzes te kunnen maken, te sturen en beheersen, om verantwoording af te leggen en om continu te

verbeteren.

Monitoring binnen het sociaal domein in De Kempen | bedrijf en beleid

In deze notitie wordt het onderscheid gemaakt tussen het monitoren van de prestaties van de onderdelen

bedrijf en beleid.

Onderdeel bedrijf: uitvoeringsorganisatie

Onder het onderdeel bedrijf wordt de uitvoeringsorganisatie verstaan. Binnen deze notitie ligt de focus

daarbij op jeugdhulp. Dit vanuit de prestaties die voor het CJG+ als uitvoeringsorganisatie nodig zijn om

1 Waarbij volledig niet wordt gedoeld op “alle” informatie, maar de “minimaal benodigde” informatie.

6

grip te krijgen op de dagelijkse praktijk. De monitor bedrijf zorgt ervoor dat de kwartiermaker2 van het CJG+

bijvoorbeeld het gebruik van de beschikbare financiële middelen kan beheersen en kan sturen op een

betere kwaliteit van de uitvoering. De monitor bedrijf helpt de kwartiermaker CJG+ ook om bijvoorbeeld

verantwoording af te leggen over de geleverde prestaties van het CJG+ aan de directie en het bestuur

(College van B&W).

Onderdeel beleid: de staat van de Kempische samenleving

De monitoring van het onderdeel beleid gaat in op de staat van de Kempische samenleving. Met deze

informatie worden de ontwikkelingen gemeten die betrekking hebben op het uitgevoerde beleid. Het vormt

ook informatie waarmee bepaald wordt op welke thema’s capaciteit en middelen worden ingezet en of

beleidsaanpassingen nodig zijn. Tevens vormt het de informatie op basis waarvan beleid wordt afgestemd

met maatschappelijke partners.

Implementatie

In deze notitie wordt ook de implementatie van de monitoronderdelen bedrijf en beleid voorbereid. Dat

betekent dat voor elk onderdeel de prestatie- en resultaatindicatoren zijn geformuleerd, actoren zijn

benoemd en bijbehorende werkprocessen zijn uitgewerkt.

Leeswijzer

Deze notitie is opgedeeld in een hoofdstuk over de monitoring van bedrijf en de monitoring van beleid. Om

zicht te krijgen op mogelijke scenario’s voor de toekomst is het hoofdstuk ‘doorkijk richting de toekomst’

opgenomen In de afsluiting is een samenvatting weergegeven en staan aanbevelingen opgenomen over de

te zetten stappen op basis van deze notitie. De bijlagen bestaan uit de uitkomsten van de raadsessies,

bestaande monitoroverzichten Werk & Inkomen en Wmo en tot slot uit een bijlage met een uitleg over

verschillente type indicatoren en indicatoren die niet zijn meegenomen.

2 De functie van kwartiermaker staat gelijk aan de functie van afdelingshoofd.

7

Monitoring van bedrijf

In dit hoofdstuk ‘bedrijf’ is de monitoring van het onderdeel ‘bedrijf’ uitgewerkt. Om zo overzichtelijk mogelijk

te zijn is de monitoring in drie categorieën uitgewerkt:

1. Operationele informatie

2. Managementinformatie

3. Overige informatie

Per categorie zijn de werkprocessen uitgewerkt, waarin helder wordt gemaakt hoe de monitoring wordt

ingericht en wie daarvoor verantwoordelijk is. Per categorie wordt inhoudelijk ingegaan op de uitgewerkte

informatieproducten met daarin gegevens over de gewenste indicatoren, bijbehorende werkprocessen en

verantwoordelijken.

Tabel 2: Categorieën monitoring bedrijf

Categorie Omschrijving

1. Operationele

informatie

Kortcyclische (tweewekelijkse) informatiestroom waarmee de leiding3 van het

CJG+ kan sturen en beheersen. Denk hierbij aan:

- het bewaken van doorlooptijden

- het inzichtelijk houden van de budgettaire uitputting per

Kempengemeente

- het beheersen van de caseload

2. Management-

informatie

Cyclische informatiestroom waarmee de leiding van het CJG+ inzicht creëert in

het presteren, en waarmee het CJG+ het College van B&W informeert. Denk

hierbij aan:

- verantwoording over de inzet van de budgetten

- instroom en uitstroom van nieuwe cliënten in relatie tot caseload

- overzicht van de geleverde prestaties door het CJG+

3 Met leiding van het CJG+ doelen we op de kwartiermaker CJG+, de coördinatoren van het Kempenteam voor

Jeugdhulp (KTJ) en de Lokale Ondersteuningsteams (LOT’s).

De jeugdhulptaken zijn in De Kempen ondergebracht in een nieuwe

uitvoeringsorganisatie, het CJG+. De kwartiermaker van het CJG+

moet aan de hand van een monitor ‘bedrijf’ goed kunnen sturen op

de uitvoering van alle jeugdhulptaken. Daarnaast kunnen de

prestaties van het CJG+ hiermee worden verantwoord. In dit

hoofdstuk wordt een toelichting gegeven op het onderdeel ‘bedrijf’

van de monitor voor jeugdhulp.

8

3. Overige

informatie

Taken en verantwoordelijkheden in het kader van monitoring die niet tot één van

de bovenstaande categorieën gerekend kunnen worden. Denk hierbij aan:

- de levering van informatie aan het CBS

- toets op datakwaliteit (juist gebruik en interpretatie van gegevens)

- steekproefsgewijze checks (naleving van regels inclusief privacy)

Operationele informatie

Onder de categorie ‘operationele informatie’ valt het kortcyclische sturen. Het is de bedoeling dat de

kwartiermaker (en coördinatoren) van het CJG+ tweewekelijks informatie genereert die gebruikt wordt om

direct te kunnen sturen en beheersen. Het uitgangspunt is dat deze informatie overzichtelijk gepresenteerd

wordt en dat de informatieverzameling functioneel is. Alleen de informatie die nodig wordt gegenereerd,

zodat goed leiding kan worden gegeven aan het primaire en ondersteunende proces binnen het CJG+.

Informatieproducten bij operationele informatie

Voor de categorie operationeel is één informatieproduct uitgewerkt: een compact digitaal dashboard (geen

rapportage) met de laatste stand van zaken van het CJG+. De frequentie waarmee dit dashboard wordt

gegenereerd wordt nader afgestemd door het CJG+ met de ISD en GRSK, in eerste instantie wordt

uitgegaan van een tweewekelijks dashboard. Het dashboard wordt door de leiding van het CJG+ gebruikt

om actueel zicht te houden op het functioneren van het CJG+. Hierdoor kan direct gestuurd worden op

(beïnvloedbare) activiteiten, budget en resultaten. De informatie in het dashboard is afkomstig uit

authentieke bronsystemen (GWS, Key2Financiën en informatie van Combinatie Jeugdzorg en handmatig

bijgehouden excelbestanden). In onderstaand overzicht staat uitgewerkt welke indicatoren in het dashboard

worden opgenomen.

Tabel 3: Gegevensoverzicht dashboard

Informatie Type Omschrijving

Uitputting financiën

(per budget)

Risicoindicator op

basis van prognoses

De verhouding tussen de geprognosticeerde uitgaven

(bedrijfsvoeringskosten en programmakosten) jeugdhulp

en werkelijke uitgaven wordt per gemeente inzichtelijk

gemaakt. De indicator geeft weer in welke mate de twee

afwijken (en hoe risicovol die afwijking is).

Inzet capaciteit

(per team)

Risicoindicator op

basis van prognoses

De verhouding tussen de geprogosticeerde ureninzet en

werkelijke ureninzet (van de Lokale Ondersteuningsteams

(LOT’s) per gemeente, het Kempenteam voor Jeugdhulp

(KTJ) en het Adviserend Expertteam (AET), met flexibele

schil). De indicator geeft weer in welke mate de prognoses

en werkelijke ureninzet afwijken en geeft aan hoe groot (

en daarmee risicovol) de afwijking is.

Inzet

specialistische hulp

(alle individuele

voorzieningen

jeugd) per type

Risicoindicator op

basis van prognoses

Indicator die aan de hand van nieuwe beschikkingen

aangeeft hoeveel specialistische hulp er wordt ingezet en

wat voor trend er daarmee wordt gevolgd (stijgen, gelijk,

dalen). Hiermee is kortcyclisch te monitoren op resultaat.

Slechts voor een deel is dit aspect beïnvloedbaar. Het kan

immers zijn dat in een bepaalde periode binnen de

Kempengemeenten veel dure voorzieningen met verblijf

moeten worden ingezet, bijvoorbeeld omdat een

multiprobleemgezin van een andere gemeente verhuist

naar één van de Kempengemeenten of omdat huisartsen,

jeugdartsen en medisch specialisten een wettelijke

verwijsbevoegdheid hebben.

Caseload (teams,

individuele

medewerkers)

Risicoindicator

Indicator die aangeeft 1. hoe hoog de caseload is voor de

teams en individuele medewerkers, en 2. hoe de caseload

onderling is verdeeld.

9

Doorlooptijden

(normtijden) Risicometing

Meting die aangeeft bij welke cliënten er een

normoverschrijding dreigt of plaatsvindt, met de benodigde

informatie om direct in te kunnen grijpen.

Actoren bij operationele informatie

Om te komen tot kortcyclische sturing aan de hand van een dashboard met operationele informatie is

onderstaand werkproces uitgewerkt. Omdat verschillende personen een rol spelen in de werkprocessen is

in tabel 3 een actorenoverzicht opgenomen.

Tabel 4: Actorenoverzicht bij dashboard

Functie Organisatie Taken en verantwoordelijkheden

Functioneel

applicatiebeheerder

GWS

ISD Het tweewekelijks op overeengekomen tijdstippen sturen

van gegevensoverzichten.

Functioneel

applicatiebeheerder

K2F

GRSK Het tweewekelijks op overeengekomen tijdstippen sturen

van gegevensoverzichten.

Contactpersoon

hoofdaannemer

jeugdteams

Combinatie

Jeugdzorg

Het tweewekelijks op overeengekomen tijdstippen sturen

van gegevensoverzichten met betrekking tot de inzet van

capaciteit per team, en aanvullende afgesproken

monitoringsgegevens zoals cliënttevredenheid.

Beleidsmedewerker

monitoring CJG+

Verantwoordelijk voor het verzamelen van de benodigde

informatie, naast geautomatiseerde informatie, om te komen

tot het dashboard, het vullen van het dashboard en deze

sturen naar de leiding van het CJG+.

Leiding CJG+

(kwartiermaker en

coördinatoren LOT

en KTJ)

CJG+ In ontvangst nemen en acteren op basis van het dashboard.

Het hieronder opgenomen werkproces is het benodigde werkproces om te komen tot een dashboard voor

operationele informatie in het kader van kortcyclische sturing. In het schema staan cijfertjes bij iedere taak.

Onder het schema is per cijfer de taak verder uitgewerkt.

Werkproces voor kortcyclisch sturen

Figuur 1: Werkproces voor kortcyclisch sturen

Tabel 5: Werkproces voor kortcyclisch sturen uitgewerkt

10

Levering gegevensset door

applicatiebeheerder GWS van

ISD De Kempen

In de gegevensset van GWS die via de applicatiebeheerder

GWS (ISD De Kempen) worden geleverd staan de data en

informatie die gebruikt worden als input voor het dashboard. De

inhoud van de gegevensset is met deze notitie al bepaald en

afgestemd met de ISD.

De applicatiebeheerder van het GWS-systeem is

eindverantwoordelijk voor de levering van de gegevensset, ook

als de levering geautomatiseerd plaatsvindt.

Iedere vrijdag4 wordt de gegevensset door de

applicatiebeheerder van het GWS-systeem aan de

beleidsmedewerker monitoring van het CJG+ geleverd.

Periodiek vindt afstemming plaats met de beleidsmedewerker

monitoring om de informatiebehoefte te herijken.

Aanvullend op de gegevensset van GWS, levert de

contactpersoon van de hoofdaannemer van de jeugdteams,

Combinatie Jeugdzorg, gegevens aan over noodzakelijke

operationele zaken (bezetting, ziekte, inzet flexibele schil en

overige bijzonderheden).

Levering gegevensset door

applicatiebeheerder

Key2Financiën (K2F) van de

GRSK

In de gegevensset van de GRSK staan de data met betrekking

tot de financiële huishouding van het CJG+. De inhoud van de

gegevensset is met deze notitie al bepaald en afgestemd met de

GRSK.

De applicatiebeheerder van het K2F systeem

eindverantwoordelijk voor de levering van de gegevensset, ook

als de levering geautomatiseerd plaatsvindt.

Iedere vrijdag wordt de gegevensset door de

applicatiebeheerder van het K2F (op termijn GWS) aan de

beleidsmedewerker monitoring van het CJG+ geleverd.

Periodiek vindt er afstemming plaats met de beleidsmedewerker

monitoring om de informatiebehoefte te herijken.

Toets gegevenssets door

beleidsmedewerker

monitoring van het CJG+

De beleidsmedewerker monitoring van het CJG+ ziet iedere

vrijdag/maandag toe op een goede ontvangst van de

gegevenssets. De beleidsmedewerker is verantwoordelijk voor

het bewaken van de datakwaliteit.

De beleidsmedewerker kan deze datakwaliteit verbeteren door

toe te zien op goed gebruik van het informatiesysteem door het

CJG+ en door met de applicatiebeheerders overeen te komen

periodiek een kwaliteitscheck te doen.

Op initiatief van de beleidsmedewerker wordt periodiek met de

applicatiebeheerders overlegd om de informatiebehoefte te

herijken. Uitgangspunt is alleen de informatie te verzamelen die

noodzakelijk is voor het doel van het dashboard.

Ook is de beleidsmedewerker monitoring verantwoordelijk om

een periodiek overleg (voorstel: iedere donderdag tijdens het

coördinatorenoverleg) te plannen met de leiding van het CJG+,

dit zijn de kwartiermaker en de coördinatoren LOT en KTJ, om

ook aan de gebruikerskant de informatiebehoefte te herijken.

Dat maakt de beleidsmedewerker monitoring de spil in het

koppelen van de vraag en het aanbod van informatie.

Verwerking gegevensset door

de beleidsmedewerker

monitoring van het CJG+ tot

een functioneel dashboard

Op basis van de ontvangen gegevenssets is de

beleidsmedewerker monitoring verantwoordelijk om te komen tot

een functioneel dashboard.

Dat betekent dat de beleidsmedewerker monitoring de gegevens

waar nodig bewerkt en analyseert, om vervolgens het format

voor het dasboard in te vullen.

De beleidsmedewerker is verantwoordelijk om te toetsen of het

dashboard voldoet en pleegt zonodig aanpassingen in het

format.

4 Hierbij moet rekening worden gehouden met vervanging tijdens vakanties of wegens ziekte.

11

Overdracht dashboard naar

de kwartiermaker van het

CJG+ in een vast overleg en

formulering acties

Het dashboard wordt door de beleidsmedewerker monitoring

van het CJG+ warm overgedragen aan de kwartiermaker van

het CJG+ tijdens een vast overleg.

Deze overdracht vindt tweewekelijks plaats op maandag tijdens

een vast overleg met de kwartiermaker die ze agendeert voor

het overleg op de donderdag met de coördinatoren.

Een warme overdracht betekent dat de beleidsmedewerker

tijdens het overleg opmerkelijke uitkomsten nader kan toelichten

en hierover advies kan geven.

Tijdens het overleg worden de resultaten vanuit het dashboard

besproken.

Op basis van het dashboard worden acties benoemd, deze

acties kunnen generiek voor het CJG+ bedoeld zijn of het zijn

acties die voor een specifieke LOT of het KTJ bedoeld is.

In het laatste geval is één coördinator verantwoordelijk voor het

oppakken van de actie.

Omdat het gaat om kortcyclisch sturen zijn de acties zo

geformuleerd dat de effecten op termijn van één a twee weken

waar te nemen zijn.

De acties worden bijgehouden in een actielijst en worden

afgesloten wanneer het beoogd resultaat is bereikt.

De kwartiermaker van het CJG+ is eindverantwoordelijk voor het

benoemen en behalen van de acties, de beleidsmedewerker

monitoring houdt de actielijst bij, de coördinatoren zijn

verantwoordelijk voor het opvolgen van de acties die op hen

betrekking hebben.

Het is mogelijk dat een dashboard niet alle inzichten verschaft. Het

wordt daarom aanbevolen om het overleg ook te gebruiken om

relevante inzichten vanuit de praktijk te delen die niet worden

meegenomen in het dashboard maar op basis waarvan wel

gehandeld dient te worden.

De overeengekomen acties

worden opgevolgd, gevolgd

en bij het behalen van het

beoogd doel afgesloten

De overeengekomen acties worden door de leiding van het

CJG+ opgevolgd.

Omdat de actie op de actielijst staat wordt de actie ook gevolgd

en wordt over het opvolgen van de actie gerapporteerd.

Aan de hand van de dashboard kan worden vastgesteld of het

opvolgen van de actie tot de gewenste resultaten heeft geleid.

De kwartiermaker van het CJG+ is eindverantwoordelijk voor de

actielijst.

Wanneer een actie is behaald wordt deze gearchiveerd.

De beleidsmedewerker monitoring is verantwoordelijk voor het

beheer van de actielijst en de archivering van afgesloten acties.

To-do om direct te komen tot monitoring op operationeel niveau

De stappen die gezet die moeten worden om direct te komen tot monitoring van operationele informatie:

1. Afstemming door de beleidsmedewerker monitoring met de andere actoren genoemd in het

actorenoverzicht om hen voor te bereiden op de start van monitoring op operationeel niveau;

2. Inplannen tweewekelijkse overleggen met de leiding van het CJG+ en de periodieke overleggen

met de applicatiebeheerders en leiding van het CJG+ over de informatiebehoefte;

3. Van start. Maak op het begin wat tijd vrij en plan ad hoc een overleg met de kwartiermaker CJG+

om de dashboard en het werkproces zo snel mogelijk goed werkend te hebben.

4. Realiseren van het cognos/script GWS, dat nu nog niet in gebruik is.

Managementinformatie (en verantwoording)

De categorie ‘managementinformatie (en verantwoording)’ heeft betrekking op de planning & controlcyclus.

Uitgangspunt bij deze categorie is dat het CJG+ aansluit bij de cycli van de GRSK, zoals die van de ISD.

Figuur 2: P&C cyclus

12

P&C cyclus

In figuur 1 is de standaard P&C-cyclus weergegeven,

zoals die ook door de GRSK wordt gehanteerd5. Dat

betekent dat er twee maal per jaar verantwoording wordt

afgelegd over de prestaties, namelijk in de jaarrekening

en tussentijds in een halfjaarlijkse bestuursrapportage

(berap). Net als de ISD zal het CJG+ gebruik maken van

managementrapportages (marap’s), die net als bij de

ISD, kwartjaarlijks worden verstrekt aan de Colleges van

B&W.

Strategisch control

Daarnaast zal het CJG+ zich meer richten op strategisch control. Bij strategisch control wordt gericht

gestuurd op het behalen van de strategische doelen.

Informatieproducten managementinformatie

De voor het onderdeel ‘managementinformatie’ uitgewerkte informatieproducten zijn de marap en de berap.

Oftewel, de kwartjaarlijkse managementrapportages en de halfjaarlijkse bestuursrapportages. De marap is

de rapportage waarin de leiding van het CJG+ de stand van zaken communiceert aan de colleges (in

praktijk de poho’s). De berap is de rapportage waarmee het college zich verantwoordt richting de raad. De

formats voor de rapportages staan in de bijlage, met daarbij een gebruikersinstructie. Hieronder staat de

informatie die wordt opgenomen in de maraps. In de berap staat de informatie meer op hoofdlijnen, minder

technisch en meer gericht op verantwoording van de inzet van middelen, het bereiken van prestaties en

behalen van uitkomsten. Een overzicht met de wijze waarop de informatie wordt opgehaald en gemeten

staat in de bijlage.

Tabel 6: Informatieoverzicht managementrapportage (marap)

Informatie Type Omschrijving

Doelrealisatie

Casussen LOT en

Kempenteam

Prestatieindicator

(KPI uit contract6)

Toets op het behalen van de doelstellingen vanuit het

gezinsplan (norm is 80%).

Cliënttevredenheid

Casussen LOT en

Kempenteam

Prestatieindicator

(KPI uit contract)

Op basis van het cliënttevredenheidsonderzoek, uitgevoerd

door de hoofdaannemer jeugdteams (norm is een 7).

Zelfredzaamheid

Casussen LOT en

Kempenteam

Prestatieindicator

(KPI uit contract)

Stijgen treden op basis van de zelfredzaamheidsmatrix per

cliënt bij afsloten hulptraject (norm is 1 trede)

Opschalingsprincipe

Casussen LOT en

Kempenteam

Prestatieindicator

(KPI uit contract)

Verhouding specialistisch:KTJ:LOT (norm is ‘pyramidevorm’:

20-30-50).

Budgetuitputting Risicoindicator

De verhouding tussen de geprognosticeerde uitgaven en

werkelijke uitgaven per budget. De indicator geeft weer in

welke mate de twee afwijken.

Inzet capaciteit Risicoindicator

De verhouding tussen de geprognosticeerde

capaciteitsinzet van LOT, KTJ en AET en de werkelijke

inzet. De indicator geeft weer in welke mate de twee

afwijken. Hierin moet ook rekening worden gehouden met

inzet op collectieve activiteiten.

Inzet specialistische

hulp (per zorgtype) Risicoindicator

Inzet van de typen specialistische hulp aan de hand van de

uitgaven. Behoort tot de in de VISD door KING/CBS

gevraagde gegevens. Op basis van deze gegevens, en aan

de hand van een trendanalyse, wordt aangegeven of het

CJG+ het presteert het gebruik van specialistische

jeugdhulp naar beneden te brengen.

5 Afgestemd met controller van de GRSK (dhr. L. Theuws)

6 In het contract met de hoofdaannemer van de jeugdteams zijn deze KPI’s reeds afgesproken.

13

Rechtmatigheid

financiële inzet7

Effectiviteits-

indicator

Relatie inzet middelen (geld):productie (aantal

specialistische trajecten, aantal KTJ/LOT-trajecten)

Instroom

(leefgebieden) Beleidsinformatie

Verhouding vanuit welke leefgebieden de instroom

plaatsvindt.

Pgb/ZiN Beleidsinformatie Gebruik specialistische hulp (per zorgtype) uitgesplitst naar

Persoonsgebonden Budget en Zorg in Natura.

Verzoeken tot

informatie Beleidsinformatie

Aantal verzoeken waarbij om informatie wordt gevraagd om

het gebied van jeugdhulp.

Vragen die niet

leiden tot een

vervolg

Beleidsinformatie

Aantal vragen die niet leiden tot een vervolg inzet (inzet

collectieve inzet, inzet LOT of Kempenteam, inzet

specialistische jeugdhulp, inzet pgb)

Actorenoverzicht bij monitoring

Hieronder volgt een actorenoverzicht met de taken en verantwoordelijkheden van deze actoren.

Tabel 7: Actorenoverzicht bij totstandkoming marap en berap

Functie Organisatie Taken en verantwoordelijkheden

Beleidsmedewerker

monitoring CJG+

Verantwoordelijk voor het verzamelen van de benodigde

informatie om te komen tot de rapportages, het maken van

de conceptrapportage (dit is de rapportage met alleen de

cijfers), deze overhandigen aan de kwartiermaker van het

CJG+, de kwartiermaker CJG+ ondersteunen in het

finaliseren van het product en de kwartiermaker CJG+

ondersteunen in het faciliteren van de processen die

volgen op de rapportages.

Kwartiermaker

CJG+ CJG+

Voert regie over het finaliseren van de rapportages en

overhandigen van de definitieve rapportages, faciliteren

van de processen die volgen op de rapportages.

Beleidsmedewerkers

Jeugd

CJG+

Ondersteunen de kwartiermaker in het kwalitatief duiden

van de kwantitatieve inzichten uit de conceptrapportage en

het formuleren van aanbevelingen en voorstellen.

Coördinatoren

LOT/KTJ CJG+

Ondersteunen de kwartiermaker in het kwalitatief duiden

van de kwantitatieve inzichten uit de conceptrapportages

en het formuleren van aanbevelingen en voorstellen.

Contactpersoon

hoofdaannemer

Combinatie

Jeugdzorg

Het tweewekelijks op overeengekomen tijdstippen sturen

van gegevensoverzichten met betrekking tot de inzet van

capaciteit per team. Hierin moet ook rekening worden

gehouden met inzet op collectieve activiteiten. Daarnaast

worden aanvullende afgesproken monitoringsgegevens

door de hoofdaannemer aangeleverd.

Financial controller GRSK

Verantwoordelijk voor het verkrijgen van de benodigde

informatie om te komen tot de ‘financiële input’ voor de

bestuursrapportages (halfjaarlijkse berap, en jaarrekening).

De financial controller van de GRSK is verantwoordelijk

voor het opstellen van de financiële verantwoording in

deze rapportages.

Functioneel

applicatiebeheerder

GWS

ISD

Verantwoordelijk voor het overhandigen van de vooraf

overeengekomen gegevensset op een overeengekomen

tijdstip voor de benodigde input in de rapportages.

Functioneel

applicatiebeheerder

K2F

GRSK

Verantwoordelijk voor het overhandigen van de vooraf

overeengekomen gegevensset op een overeengekomen

tijdstip voor de benodigde input in de rapportages.

Financieel

medewerkers Kempengemeenten

Ondersteunen de colleges in het nader duiden van de

financiële cijfers.

Colleges Kempengemeenten Ontvanger van de maraps. Hiermee verkrijgen de colleges

actueel inzicht in de stand van zaken en kunnen zij in

7 Ook de accountant zal hierop toetsen.

14

overleg met de kwartiermaker van het CJG+ (bedrijf) of

met de beleidsmedewerker jeugd (beleid) over afwijkingen

en over wijzen van bijsturen. De colleges zijn tevens de

afzender van de bestuursrapportages, waarmee

verantwoording wordt afgelegd aan de raad over de stand

van zaken ten opzichte van de begroting. De

portefeuillehouder welzijn draagt zorg voor de

(kwantitatieve) duiding van de cijfers.

Raden Kempengemeenten

Geen bij de maraps, ontvangen wel de

bestuursrapportages (beraps). Is in de cyclus

verantwoordelijk voor het uitvoeren van de controlerende

taak.

Maatschappelijke

partners Divers

In de participatiesamenleving zijn de maatschappelijke

partners ook stakeholder in het CJG+, tevens beschikken

zij over de kennis en expertise om het verhaal achter de

cijfers te betrekken. De maatschappelijke partners worden

daarom betrokken in de P&C-cyclus bij de nadere duiding

van de cijfers.

Werkproces bij marap

De managementrapportage (marap), wordt uitgebracht aan het einde van het eerste en derde kwartaal

(maart en december). Het vormt daarmee de opmaat voor de bestuurlijke rapportage en de jaarrekening.

De marap is de rapportage van de leiding van het CJG+ aan de directie van de GRSK, en ter kennisname

aan het College van B&W. Vergeleken met de bestuurlijke rapportages is de managementrapportage

technischer en wijdt meestal meer uit in detail. Het maken van de managementrapportage volgt het

onderstaande werkproces.

Het maken van de marap volgt het onderstaande werkproces

Figuur 3: Werkproces voor marap

Tabel 8: Werkproces marap uitgewerkt

15

Levering gegevensset via

verschillende

kanalen

De benodigde gegevens voor de rapportages worden via

verschillende kanalen aan de beleidsmedewerker monitoring

gestuurd.

De meeste gegevens komen vanuit het GWS-systeem (het

cliëntregistratiesysteem enhet financieel systeem).

De gegevens vanuit dit systeem wordt verzonden door de

applicatiebeheerder van ISD de Kempen.

Overige gegevens worden geleverd door de hoofdaannemer van

de jeugdteams, of worden door het CJG+ verzameld.

Welke gegevens verzameld worden en in welke frequentie is

elders in dit document opgenomen.

De beleidsmedewerker monitoring van het CJG+ is

eindverantwoordelijk voor de volledigheid, actualiteit en kwaliteit

van de gegevensset.

Toets gegevenssets door

beleidsmedewerker

monitoring van het CJG+

De beleidsmedewerker monitoring ontvangt de gegevensset en

checkt deze op volledigheid, actualiteit en kwaliteit.

De beleidsmedewerker monitoring gebruikt de gegevenssets

vervolgens om de informatie, inzichten en indicatoren samen te

stellen die gebruikt worden voor de rapportage.

Verwerking gegevensset door

de beleidsmedewerker

monitoring van het CJG+ tot

een eerste rapportage

De beleidsmedewerker monitoring maakt vervolgens een eerste

rapportage.

Deze rapportage kent vooral cijfers en nog nauwelijks

toelichtende tekst, anders dan een feitelijke toelichting die de

beleidsmedewerker monitoring op basis van de kwantitatieve

analyse kan maken.

Overdrachteerste rapportage

naar de leiding van het CJG+

in een vast overleg en

formulering acties

De beleidsmedewerker monitoring draagt vervolgens de

rapportage over aan de kwartiermaker CJG+, die daarmee

eigenaar wordt van het vervolgproces om te komen tot een

eindproduct.

De beleidsmedewerker monitoring is verantwoordelijk voor een

warme overdracht, waarbij er een mondelinge toelichting

plaatsvindt op de cijfers.

De beleidsmedewerker monitoring neemt deel aan het

vervolgproces als adviseur en ondersteuner van de

kwartiermaker CJG+.

Afronding rapportage door

kwartiermaker CJG+

De kwartiermaker CJG+ bestudeert de rapportage en is

verantwoordelijk om de juiste expertise in te schakelen en met

de juiste personen af te stemmen.

Op basis hiervan schrijft de kwartiermaker de toelichting op de

cijfers.

Na het schrijven van de toelichting is de managementrapportage

af.

Overdracht definitieve

rapportage aan de directie en

het bestuur door

kwartiermaker CJG+

De kwartiermaker CJG+ overhandigt de definitieve rapportage

aan de directie van de GRSK en het College van B&W ter

kennisname (en in het kielzog de relevante actoren zoals de

financieel adviseurs, beleidsmedewerkers etc).

De levering vindt plaats gelijktijdig met de levering van andere

GRSK-marap’s, zoals die van de ISD.

Toelichting definitieve De kwartiermaker CJG+ verzorgt een warme overdracht aan het

16

rapportage aan de directie en

het bestuur door

kwartiermaker CJG+

bestuur, middels een presentatie van de cijfers.

Samen met de directie wordt gereflecteerd op de cijfers in de

marap. Het College van B&W ontvangt de marap ter

kennisname.

Formulering verbeteracties

door CJG+

Op basis van de maraps formuleert het CJG+ verbeteracties,

bijvoorbeeld door de kwartiermaker CJG+, samen met de

coördinatoren van de jeugdteams en de beleidsmedewerkers.

Rapportage geformuleerde

acties in berap

Op basis van de marap, de reflectie op de marap door bestuur

en door professionals en maatschappelijke partners wordt er

een documentje opgeleverd met concrete acties.

De leiding van het CJG+ stuurt op deze acties en rapporteert

over de ondernomen acties (en uitkomsten) in de berap.

17

Monitoring van beleid

Tabel 9: Categorieën monitoring beleid

Categorie Omschrijving

Beleidsinformatie

Halfjaarlijkse informatiestroom waarmee de gemeenteraden hun controlerende rol

kunnen uitoefenen. Denk hierbij aan:

- het bewaken van de budgettaire uitputting

- het sturen op beleidsdoelstellingen

Deze gegevens worden kwalitatief geduid door focusgroepen (zie hieronder voor

een toelichting).

Bestuursinformatie (en verantwoording)

De bestuursrapportage (berap) betreft de tussentijdse rapportage en de eindrapportage van het College

van B&W aan de raad. Anders dan de marap is dit een document waarmee de raad haar controlerende

taak kan uitvoeren. En anders dan de marap is dit geen productie van het CJG+, maar van de GRSK.

Uiteraard zit het CJG+ wel in de coproductie en levert de benodigde input.

De tussentijdse rapportage verschijnt na een half jaar

De eindrapportage, of jaarrekening, verschijnt aan het einde van het jaar

In de rapportages wordt verantwoording afgelegd over de prestaties in relatie tot de plannen, die in

bijvoorbeeld de begroting zijn gepresenteerd. Naast inzet en beheersing van budgetten, gaat het ook over

het behalen van maatschappelijke effecten. Het volgende werkproces ligt ten grondslag aan de realisatie

van de berap.

Input voor berap: meerjarenbeleidskader jeugd en raadsessies monitoring

Monitoring van beleid gaat over het gericht sturen op het bereiken van wenselijke maatschappelijke

effecten. Deze maatschappelijke effecten staan benoemd in het meerjarenbeleidskader jeugdhulp 2015-

2019 (MJBK). In bijlage 4 zijn de doelen nogmaals weergegeven.

Met de gedecentraliseerde taken komt ook beleidsvrijheid mee. Dat

betekent meer slagkracht om te sturen op een goed sociaal domein.

Om de impact van beleid zo groot mogelijk te maken worden de

beleideffecten gemeten en vormt informatie input voor nieuw te

vormen beleid. Die informatiestromen komen samen in de monitor

beleid en komen terug in de bestuursrapportage (berap).

18

Tabel 10: Informatieoverzicht bestuursrapportage (berap)

Informatie Type Omschrijving

Gezinsplan Prestatieindicator Percentage van de cliënten met een gezinsplan

Caseload Beleidsinformatie Informatie over de ontwikkeling van de caseload in relatie tot

de ingezette capaciteit

Specialistisch Effectiviteits-

indicator

1. Gemiddelde doorlooptijd van beschikking tot inzet zorg; 2.

Duur inzet zorg; 3. Vervolg behandeling cliënt

Doelrealisatie

Casussen LOT en

Kempenteam

Prestatieindicator

(KPI uit contract8)

Toets op het behalen van de doelstellingen vanuit het

gezinsplan (norm is 80%)

Cliënttevredenheid

Casussen LOT en

Kempenteam

Prestatieindicator

(KPI uit contract)

Op basis van het cliënttevredenheidsonderzoek, uitgevoerd

door de hoofdaannemer (norm is een 7)

Zelfredzaamheid

Casussen LOT en

Kempenteam

Prestatieindicator

(KPI uit contract)

Stijgen treden op basis van de zelfredzaamheidsmatrix per

cliënt bij afsloten hulptraject (norm is 1 trede)

Opschalingsprincipe

Casussen LOT en

Kempenteam

Prestatieindicator

(KPI uit contract)

Verhouding specialistisch:KTJ:LOT (norm is ‘pyramidevorm’:

20-30-50)

Budgetuitputting Risicoindicator

De verhouding tussen de geprognosticeerde uitgaven en

werkelijke uitgaven per budget. De indicator geeft weer in

welke mate de twee afwijken

Inzet capaciteit Risicoindicator

De verhouding tussen de geprognosticeerde

capaciteitsinzet van LOT, KTJ en AET en de werkelijke

inzet. De indicator geeft weer in welke mate de twee

afwijken

Inzet specialistische

hulp (per zorgtype) Prestatieindicator

Inzet van de typen specialistische hulp aan de hand van de

uitgaven. Behoort tot de in de VISD door KING/CBS

gevraagde gegevens. Op basis van deze gegevens, en aan

de hand van een trendanalyse, wordt aangegeven of het

CJG+ het presteert het gebruik van specialistische

jeugdhulp naar beneden te brengen

Rechtmatigheid

financiële inzet

Effectiviteits-

indicator

Relatie inzet middelen (geld):productie (aantal

specialistische trajecten, aantal KTJ/LOT-trajecten)

Instroom

(leefgebieden) Beleidsinformatie

Verhouding vanuit welke leefgebieden de instroom

plaatsvindt

Pgb/ZiN Beleidsinformatie Gebruik specialistische hulp (per zorgtype) uitgesplitst naar

Persoonsgebonden Budget en Zorg in Natura

8 In het contract met de hoofdaannemer van de jeugdteams zijn deze KPI’s reeds afgesproken.

19

Het maken van de berap volgt het onderstaande werkproces

Figuur 4: Werkproces voor berap

Tabel 11: Werkproces berap uitgewerkt

Levering gegevensset via

verschillende kanalen

De benodigde gegevens voor de rapportages worden via

verschillende kanalen aan de financial controller van de GRSK

en de beleidsmedewerker monitoring toegestuurd.

De meeste gegevens komen vanuit het GWS-systeem (het

cliëntregistratiesysteem en het financieel systeem).

De gegevens vanuit dit systeem wordt verzonden door de

applicatiebeheerder van ISD de Kempen.

Overige gegevens worden geleverd door de contactpersoon van

de hoofdaannemer van de jeugdteams, Combinatie Jeugdzorg,

of worden door het CJG+ verzameld.

Welke gegevens verzameld worden en in welke frequentie is

elders in dit document opgenomen.

De beleidsmedewerker monitoring van het CJG+ is

eindverantwoordelijk voor de volledigheid, actualiteit en kwaliteit

van de gegevensset.

Toets gegevenssets door

beleidsmedewerker

monitoring van het CJG+

De beleidsmedewerker monitoring ontvangt de datasets en

checkt de sets op volledigheid, actualiteit en kwaliteit.

De beleidsmedewerker monitoring gebruikt de gegevenssets

vervolgens om de informatie, inzichten en indicatoren te maken

die gebruikt worden voor de rapportage.

Verzameling financiële

gegevens door de financial

controller van de GRSK

De financial controller van de GRSK verzamelt de financiële

gegevens om de financiële kant van de rapportage te maken.

20

Opstellen bestuurlijke

rapportage door financial

controller van de GRSK

De financial controller van de GRSK maakt vervolgens de

bestuurlijke rapportage.

De controller is verantwoordelijk voor het opleveren van het

conceptproduct, de beleidsmedewerker monitoring levert de

benodigde en vooraf overeengekomen input op.

In deze rapportages staat alleen het cijfermatige stuk, aangevuld

met feitelijke toelichting op basis van de kwantitatief verkregen

inzichten.

Overdracht

conceptrapportage aan

kwartiermaker CJG+

De controller draagt de conceptrapportage (het onderdeel met

betrekking tot jeugd) over aan de kwartiermaker CJG+.

Deze is verantwoordelijk voor het schrijven van de toelichting op

de cijfers en de verantwoording, en wordt daarbij ondersteund

door de beleidsmedewerker monitoring.

Aanvulling conceptrapportage

door kwartiermaker CJG+

De kwartiermaker CJG+ zorgt ervoor dat gebruik wordt gemaakt

van de juiste (intern aanwezige) expertise en dat de juiste

afstemming wordt gevonden.

Op basis van hun input wordt een toelichting en verantwoording

geschreven.

Afronding definitieve

rapportage door financial

controller GRSK

De financial controller van de GRSK ontvangt de toelichting en

verantwoording van de kwartiermaker CJG+ en is

verantwoordelijk om met deze input tot een eindproduct te

komen.

Versturen eindrapportage

(berap) door financial

controller

Het eindproduct is een berap van de GRSK waar ook het

onderdeel jeugd staat beschreven.

Dit eindproduct wordt vervolgens door de financial controller

verstuurd.

Toelichting definitieve

rapportage aan de raad door

het

College

van B&W

In een raadsessie wordt de berap toelichting. In deze sessie legt

het College van B&W verantwoording af.

21

Kwalitatieve duiding berap &

formulering acties door

focusgroepen

(maatschappelijke partners)

Tevens wordt de raadsessie gebruikt voor nadere duiding van

de cijfers.

Dit gebeurt door de portefeuillehouder(s) welzijn samen met de

leiding van het CJG+ en maatschappelijke partners.

Tijdens deze sessie wordt de rapportage in zijn geheel belicht,

maar er wordt ook ingegaan op een specifiek thema.

Dit thema wordt door het College van B&W gekozen en

ambtelijk voorbereid.

Voor dit alles geldt dat de kwartiermaker CJG+

eindverantwoordelijk is en dat de beleidsmedewerker monitoring

ondersteunt.

Rapportage geformuleerde

acties in berap

Op basis van de berap, de reflectie op de berap door het

College van B&W en door professionals en maatschappelijke

partners wordt er een documentje opgeleverd met concrete

acties.

De leiding van het CJG+ stuurt op deze acties, rapporteert over

de ondernomen acties (en uitkomsten) en voert eventuele

benodigde beleidsaanpassingen door.

Kwalitatieve duiding van de beleidscijfers

De kwalitatieve duiding van de cijfers gebeurt op twee manieren:

- Reflectie op de berapcijfers door focusgroepen

- Warme overdracht van de berapcijfers aan de gemeenteraden

Reflectie op de berapcijfers door focusgroepen

De cijfers van de berap worden nader geduid door focusgroepen. De focusgroepen bestaan uit

professionals die functioneren in het dienstverleningsmodel van het CJG+, en maatschappelijke partners

die een aandeel hebben in relatie tot het dienstverleningsmodel “jeugdhulp in de Kempen”.

De focusgroepen worden begeleid door de portefeuillehouder(s) welzijn in samenwerking met de

kwartiermaker van het CJG+ en de beleidsmedewerker monitoring. Met de focusgroepen wordt

gediscussieerd op basis van hun ervaringen en expertise naar hun percepties, ideeën en meningen omtrent

de uitvoering van het jeugdbeleid door het CJG+, ter duiding van de berapcijfers. Elke participant krijgt de

gelegenheid aan het woord te komen, de setting van de sessie is een interactief gesprek.

22

Het reflecteren op de berapcijfers volgt het onderstaande werkproces

Figuur 5: Werkproces voor kwalitatieve duiding met focusgroepen

Tabel 12: Werkproces duiding (reflectie) vanuit focusgroepen uitgewerkt

Ontvangst van de berap door

de leden van de focusgroep

Ontvangst van de berap door de leden van de focusgroep. Dit is

de reeds vastgestelde berap (de versie die ook het College van

B&W ontvangt).

De verzending gebeurt door de beleidsmedewerker monitoring,

die tevens verantwoordelijk is voor een warme overdracht van

het stuk (en het stuk dus voorziet van een begeleidend

schrijven).

Let wel dat de keuze ook kan zijn om de focusgroep samen te

stellen op basis van inzichten vanuit de berap, in dat geval zit er

nog een stap voor en dat is ‘bepalen samenstelling focusgroep,

op basis van de uitkomsten van de berap’.

In dit geval wordt intern (coördinatieteam en beleidsteam CJG+,

met de eindverantwoordelijkheid voor en uiteindelijke beslissing

door de kwartiermaker CJG+) de keuze gemaakt voor een

focusgroep (of focusgroepen).

Voorbereiding focusgroep op

een specifiek thema

Tevens wordt de focusgroep voorbereid op een specifiek thema

en deze wordt afgebakend, zodat de sessie met de focusgroep

zo productief mogelijk verloopt.

De afweging is hoe deze thema’s worden bepaald.

De eerste optie is om dit in overleg met het beleidsteam en

coördinatieteam te bepalen, waarbij de beleidsmedewerker

monitoring op basis van de marap suggesties doet en waarbij de

kwartiermaker CJG+ uiteindelijk beslist over het te kiezen

thema.

Een tweede optie is om de focusgroep zelf thema’s aan te laten

dragen, waarbij de kwartiermaker CJG+ wel uiteindelijk beslist

over het te kiezen thema.

De derde optie is een combinatie tussen optie één en twee. Het

uiteindelijk overeengekomen thema wordt met de focusgroep

gecommuniceerd.

23

Facilitering interactieve sessie

met focusgroep

De focusgroep komt bijeen in een sessie van ongeveer twee

uur.

De groep bestaat uit 6 tot 10 personen, die allen de gelegenheid

krijgen aan het woord te komen.

De sessie wordt gefaciliteerd en een interactieve groepssetting

wordt gewaarborgd.

De vorm van de sessie is een gesprek.

Benoemen acties op basis

van het gesprek met de

focusgroep

Op basis van het gesprek met de focusgroep worden acties

benoemd.

Deze acties hoeven niet door de focusgroep zelf benoemd te

worden, maar volgen idealiter op basis van een analyse van het

gesprek.

Deze analyse en het benoemen van acties gebeurt door de

beleidsmedewerker monitoring, in overeenstemming met de

kwartiermaker CJG+ en in afstemming met het coördinatieteam

en het beleidsteam van het CJG+.

De acties worden vervolgens gedeeld met de focusgroep.

Idealiter is dit een mededeling, de focusgroep wordt niet

gevraagd te reageren.

Rapportage acties in berap

Over de uitkomsten van de acties wordt gerapporteerd in de

berap.

Sommige acties zullen wat meer tijd vragen voordat resultaat

zichtbaar is, in dat geval wordt er gerapporteerd over een

tussenstand.

Daarnaast communiceert het CJG+ met de leden van de

focusgroep over de resultaten van de acties.

Hierbij geldt de afweging of het verstandig is om breder te

communiceren dan alleen met de groep, om te voorkomen dat

maatschappelijke partners zich buitengesloten voelen.

Zowel het rapporteren als het communiceren over de resultaten

van de acties is een taak van de beleidsmedewerker monitoring.

De afweging wordt gemaakt door de kwartiermaker CJG+.

Inrichting focusgroep(en)

Een belangrijke afweging die gemaakt moet worden voordat begonnen wordt aan het werken met de

focusgroepen is hoeveel het er zijn, wat het onderwerp is dat de leden van de focusgroep verbindt en de

keuze van de leden van de focusgroep:

- Deelnemers focusgroepen;

o Veiligheid: politie, …

o Vrije tijd: sport-, muziek-, …verenigingen, …

o Medisch: huisartsen, POH-ers jeugd-GGZ, jeugdarts

o Onderwijs: VO, PO

o Loketten: Wmo-loket medewerkers, medewerkers sociale dienst

o Een vertegenwoordiging van de gemeenteraden

o Wmo-adviesraden van Bergeijk, Eersel en Reusel-De Mierden (afgevaardigden jeugd)

en het POP Bladel

- Selecteren deelnemers focusgroepen per sessie; De keuze voor de leden van de focusgroep

heeft betrekking op de representativiteit van de groep. Dat betekent dat inzichtelijk wordt gemaakt

welke maatschappelijke partners en professionals te maken hebben met het geselecteerde

onderwerp, en op basis hiervan een representatieve selectie wordt gemaakt. Voor het onderwerp

medisch zou je bijvoorbeeld kunnen kiezen voor een groep van 4 huisartsen, een kinderarts, een

ggd-arts, de wijkverpleegkundige en de LOT-medewerker van het leefgebied medisch.

- Aantal focusgroepen; De hoeveelheid focusgroepen is een afweging tussen de hoeveelheid

informatie die je wilt ontvangen om zinvol bezig te zijn, en de capaciteit die beschikbaar is om die

informatie te verwerken en acties op te volgen. De groepen dienen een bepaalde focus te hebben

om functioneel te zijn. Met andere woorden, de groepen kunnen niet over ‘alles’ gaan. Dat

betekent dat de keuze voor de hoeveelheid focusgroepen ook te maken heeft met de

onderwerpen waar deze voor ingezet worden. Het advies is om met één of twee pilots te

24

beginnen, zodat kan worden ingeschat hoeveel tijd het CJG+ kwijt is en duidelijk wordt wat het

rendement is van de focusgroepen. Op basis van de pilots kan dan worden afgewogen op welke

onderwerpen er wordt gewerkt met focusgroepen.

- Onderwerp focusgroepen; Het onderwerp dat de groepen verbindt is bijvoorbeeld de leefgebieden

die in relatie tot het dienstverleningsmodel zijn aangeduid, bijvoorbeeld onderwijs of medisch. Het

kan ook gaan over een specifiek of actueel onderwerp, bijvoorbeeld alcoholmisbruik of het

gebruikmaken van het sociale netwerk bij hulpvragen. De groepen kunnen permanent zijn (we

hebben altijd een focusgroep onderwijs) of tijdelijk (we hebben vanwege specifieke ontwikkelingen

tijdelijk een focusgroep alcohol).

- Onderwerpen focusgroepen wanneer de raad betrokken is; De Colleges van B&W bepalen de

onderwerpen van de focusgroepen waar de gemeenteraden bij betrokken zijn. De gemeenteraden

hebben aangegeven dat ze geinteresseerd zijn in actuele thema’s en/of bijzonderheden.

Warme overdracht van de berapcijfers aan de raden

Uit de opbrengsten van de raadsessies blijkt dat raadsleden voorkeur hebben voor een warme overdracht

van de bestuurlijke rapportages aan de raad. Tijdens de raadsessies is ook de vorm besproken hoe dit er

bij voorkeur uit moet komen te zien. Aan de hand hiervan is gekozen voor de volgende vorm:

- In een apart hiervoor georganiseerde raadsessie een warme overdracht van de bestuurlijke

rapportages aan de raden door de colleges, de leiding van het CJG+ en een selectie van

maatschappelijke partners.

- Tijdens de sessie wordt de berap in zijn algemeen behandeld en wordt één thema apart belicht.

De raadsessie wordt voorbereid door de beleidsmedewerker CJG+ die verbonden is aan de gemeente

alwaar de raadsessie wordt gehouden, ondersteund door de beleidsmedewerker monitoring. Het apart te

belichten thema wordt in afstemming met het College van B&W ambtelijk voorbereid en uitgewerkt, aan de

hand van opvallende cijfers in de berap. De uit te nodigen maatschappelijke partners zijn verbonden aan de

thema. De selectie en uitnodiging gebeurt door het CJG+, in afstemming met het College van B&W.

Het doel van de warme overdracht is om de wereld achter de cijfers te laten zien. Omdat we richting een

participatiesamenleving bewegen kan niet alleen de gemeentelijke uitvoer dat verhaal nog vertellen, maar

zijn ook maatschappelijke partners betrokken bij dat verhaal.

Strategisch control

Voor het beleidsdomein is ook gekozen voor strategisch control. Dat betekent dat er gericht wordt gestuurd

op het behalen van strategische doelen.

- Strategische control is de verantwoordelijkheid van de beleidsmedewerker monitoring.

- Dat betekent dat deze medewerker er op toeziet dat strategisch control mogelijk wordt. Daarvoor

zijn een aantal stappen nodig:

o Het meerjarenbeleidskader geeft nu vooral richting. De volgende stap is om een duidelijk

stip op de horizon te zetten, door concrete (smart) strategische doelen te formuleren op

basis van de inhoud van het MJBK. Dus waar staan wij over vier jaar? Hoe concreter

hoe beter stapsgewijs toe te werken is richting dat eindstation. (wij geven al een goede

voorzet voor het concretiseren van de strategie uit het meerjarenbeleidsplan)

o Het strategisch control wordt ingebed in de P&C-cyclus. Dat betekent dat geprofiteerd

kan worden van de mogelijkheden vanuit de PDCA, en dat er ook verantwoording wordt

afgelegd over het behalen van de strategische doelen. Wat betekent de inbedding van

strategisch control in de P&C?

In de voorbereidingsfase (planfase) van de de P&C-cyclus worden de

strategische doelen meegenomen in de P&C-documenten, zoals het jaarplan.

Dat betekent dat de langetermijndoelstellingen (4 jaar) wordt vertaalt naar een

stap van één jaar. Die vertaling wordt gedaan door de beleidsmedewerker

monitoring, in afstemming met het beleidsteam jeugd.

Nu de jaardoelen staan vastgelegd wordt er tussentijds gemonitord, waarnodig

bijgestuurd en verantwoord. Strategisch control gaat volledig mee in de

staande P&C-cyclus

De uiteindelijke verantwoording vindt plaats in de afsluitende jaarrekening

- De beleidsmedewerker monitoring vervult in relatie tot strategisch control een adviesfunctie. Dat

betekent dat de medewerker naar aanleiding van de cijfers/uitkomsten adviseert over

handelingsmogelijkheden

- Het instrument dat voor strategisch control wordt ingezet is de monitor beleid. Uit deze monitor

worden de cijfers gehaald op basis waarvan wordt gestuurd.

25

Lokale informatie voor beraps

Vanuit de eigen systemen wordt data ontsloten. Dit zijn de volgende type data:

- Gebruik voorliggende structuren ten opzichte van overheidsgefinancierde zorg

- Vergroten van zelfredzaamheid en participatie onder cliënten

- Inzet lichtere vormen van zorg ten opzichte van zwaardere vormen van zorg

Aanvullende beschikbare monitoring voor beraps

De monitor sociaal domein die de Kempen kan worden aangevuld met beschikbare monitoring. De

informatie vanuit deze bestaande monitors vormen input voor de Kempische monitor voor het sociaal

domein.

Tabel 13: Beschikbare monitoring (landelijk)

Monitor Organisatie Wat meet deze monitor?

Sociaal Domein

Kwaliteit Instituut Nederlandse

Gemeenten (KING) met de VNG

via waarstaatjegemeente.nl

Inzicht in gebruik, early warning items,

cliëntervaring en toegankelijkheid van

specialistische jeugdzorg (regionaal ingekocht)

Privacy Landelijke Huisartsenvereniging

(LHV) Inzicht in de naleving van privacy

Tabel 14: Beschikbare monitoring (lokaal)

Monitor Organisatie Wat meet deze monitor?

Burgerrollen Alleen in Eersel: via

waarstaatjegemeente.nl

Op kernniveau tevredenheid en betrokkenheid

op verschillende leefdomeinen meten

GGD Monitor

Jeugd GGD

De Jeugdmonitor is een samenvatting van

informatie, op papier en op

internet, over de situatie van de jeugd in de

Kempen. Indicatoren die worden meegenomen,

zijn: jongeren en gezin, gezondheid en welzijn,

onderwijs, arbeid, veiligheid en justitie

De relevante informatie uit bovenstaande monitorinstrumenten dient voor de Kempen nog te worden

geselecteerd en bewerkt.

Informatieproducten berap

Vanuit alle beschikbare informatie worden de maatschappelijke effecten/staat van het sociaal domein in de

Kempen gepresenteerd. Hiervoor wordt informatie vertaald tot indicatoren en beleidsrelevante inzichten. Dit

gebeurt door de beleidsmedewerker monitoring. Het informatieproduct is als het ware een brochure aan de

hand waarvan het gesprek met beleidsmaker en beleidsbepalers plaatsvindt. Dit vormt vervolgens de basis

voor participatieve beleidsvorming, samen met maatschappelijke partner

26

Afsluiting en aanbevelingen

Hieronder volgen aanbevelingen voor doorontwikkeling van monitoring en grip op calamiteiten.

Voorstel jaaragenda

We stellen voor een jaaragenda te delen met de gemeenteraden, Wmo-adviesraden en overige

maatschappelijke partners. Een voorstel voor deze agenda kan zijn:

MAAND ONDERDEEL ROL VOOR MAATSCHAPPELIJKE PARTNERS

april marap -

april berap Cijfers berap die inhoudelijk te verklaren zijn, bespreken en

duiden, eventueel gekoppeld aan een thema

juni vaststellen format Alleen in 2015: de Wmo-adviesraden adviseren over het

format monitoring

juli marap -

september vaststellen format Alleen in 2015: de gemeenteraden stellen het format

monitoring vast

oktober marap -

oktober berap Cijfers berap die inhoudelijk te verklaren zijn, bespreken en

duiden, eventueel gekoppeld aan een thema

december/januari marap -

Voorstel doorontwikkeling monitoring

Daarnaast is het van belang dat de monitor in de toekomst wordt aangescherpt indien nodig. Het sociaal

domein en de transformatie zijn nog volop in beweging. Dit levert nieuwe vragen, inzichten en

mogelijkheden op. Voor de doorontwikkeling kan gebruik worden gemaakt van de input van

maatschappelijke partners, bijvoorbeeld tijdens de reguliere bijeenkomsten in het kader van de duiding van

de cijfers in de berap, zoals hierboven in het schema aangegeven. Het uitgangspunt is wel dat de basisset

voor zowel bedrijf als beleid zo stabiel mogelijk blijft, om ontwikkelingen over de jaren heen te kunnen

volgen.

Opmaat naar integraal budget

Om minder voorzichtig te hoeven zijn met het inzetten van hulp “vanuit andere transities” (voorbeeld:

dagbesteding voor jeugdigen met arbeidsmatig karakter), kan het verstandig zijn te onderzoeken of kan

worden toegewerkt naar integrale budgettering binnen de Kempengemeenten. Voordeel hiervan is dat

geredeneerd wordt vanuit maatwerk en niet vanuit budgetten.

Nu er een voorstel ligt voor een monitor voor zowel bedrijf als

beleid, willen we verder kijken richting de toekomst. Welke

aanbevelingen kunnen worden meegenomen om monitoring in te

bedden en in de toekomst aan te scherpen? Welke zaken moeten nog

worden opgepakt voor het calamiteitenprotocol?

27

Voorstel vaststellen sociaal calamiteitenplan

Voorstel is om op korte termijn het definitieve format sociaal calamiteitenplan (voor de drie transities

gezamenlijk) vast te stellen via de colleges. Suggesties uit de raadsessies (zie bijlage 1) zijn hierin

verwerkt.

Aanlevering gegevens voor CBS

Verschillende contactpersonen zijn verantwoordelijk voor het volgen van de ontwikkelingen omtrent

informatiemanagement richting andere (hogere) overheden en onderneemt actie wanneer nodig. Dit komt

omdat per gemeente een eigen contactpersoon moet worden aangemeld. Dit zijn in de Kempen:

Bergeijk Xander Koster

Bladel (nog geen reactie van Fiona)

Eersel Pieter Brekelmans

Reusel-De Mierden Marjo Luttels

Rolinvulling beleidsmedewerker monitoring

De beleidsmedewerker monitoring jeugdhulp krijgt in deze notitie een prominente rol toebedeeld. Echter ligt

de eindverantwoordelijkheid van monitoring bij de kwartiermaker CJG+. De beleidsmedewerker monitoring

faciliteert vanuit een dienstverleningsovereenkomst. Los van wat elders aan taken is beschreven gaat hij

ook nog over een aantal specifieke taken.

Monitoring regionaal

Op het niveau van regio Eindhoven is specialistische jeugdhulp ingekocht. Hiervoor is een

dienstverleningsovereenkomst (DVO) opgesteld, die taken en verantwoordelijkheden aan de Gemeente

Eindhoven geeft. Eén van de verantwoordelijkheden is contractmanagement, waarbij prestatiemanagement

hoort. Dat betekent dat Eindhoven toeziet op de overeengekomen prestaties die de gecontracteerde

jeugdhulpaanbieders leveren. Voor het managen van die prestaties zijn prestatiemanagers aangesteld

(Miranda Vink, Joanna Bos, Cor van Willigen, Bart van den Biggelaar, Marjon Veenendaal, Peter de Goede

en Ruud van den Broek). Voor het managen van die prestaties hebben deze prestatiemanagers een beeld

nodig. Vooralsnog is er geen monitor in ontwikkeling die op basis van kwantitatieve gegevens inzicht geeft

in de prestaties van de jeugdhulpaanbieders. Dat betekent dat er geen objectieve informatievoorziening is

over de prestaties van de specialistische jeugdhulpaanbieders.

De beleidsmedewerker monitoring jeugdhulp vertegenwoordigt de Kempengemeenten op dit thema in de

regio. De beleidsmedewerker is verantwoordelijk voor het (in afstemming) benoemen van de belangen van

de Kempengemeenten en deze in de regio vertegenwoordigen.

Steeksproefsgewijze control (kwaliteit)

Steeksproefsgewijs wordt de kwaliteit van de dienstverlening voor jeugdigen gecontroleerd. Dat geldt voor

de kwaliteit van de eigen dienstverlening, alsmede de dienstverlening die wordt ingekocht (zoals

bijvoorbeeld het adviserend expertteam). De reden om dit steeksproefsgewijs te controleren is omdat de

kwaliteit van de dienstverlening niet kwantitatief wordt vastgelegd, maar omdat er wel behoefte is om de

kwaliteit inzichtelijk te maken. De beleidsmedewerker monitoring maakt een plan voor het verrichten van

steekproefsgewijze control waarin het volgende benoemd staat:

- Doel van de control en de wijze waarop over de resultaten wordt gerapporteerd

- De aandachtsgebieden van de steekproeven

- De frequentie en de wijze waarop deze onderdelen worden gewaardeerd

Naleving regelgeving en afspraken

Om risico’s te beperken, maakt de beleidsmedewerker monitoring samen met de beleidsmedewerker

kwaliteit een plan voor het bewaken van de regelgeving en afspraken, waaronder privacy, waarin het

volgende benoemd staat:

- Doel van naleving van wetgeving en afspraken en de wijze waarop over de resultaten wordt

gerapporteerd

- De aandachtsgebieden waarop compliance zich richt, met in ieder geval aandacht voor:

o Privacyregelgeving

o Opschalingsprincipe

o Datakwaliteit

- De frequentie en de wijze waarop de controle plaatsvindt en hoe deze wordt gewaardeerd

28

Bijlage 1 – Uitkomsten raadsessies

Programma raadsessies

Tijdens de raadsessies, waarvoor ook de Wmo-adviesraden en het POP Bladel waren uitgenodigd, is

stilgestaan bij:

- Toelichting monitor jeugdhulp (informatief)

- Monitoring jeugdhulp – onderdeel bedrijfsvoering (informatief)

- Monitoring jeugdhulp – onderdeel beleid (informatief – interactief – meningsvormend) met de

commissie inwoners wordt van gedachten gewisseld over maatschappelijke effecten en concrete

resultaten, die als basis dienen voor maatschappelijke effectindicatoren jeugdhulp

- Calamiteiten jeugdhulp/sociaal domein (informatief)

Data raadsessies

De verschillende raadsessies hebben plaatsgevonden op:

Gemeenteraad Datum

Bladel 14 april 2015

Bergeijk 10 maart 2015

Eersel 3 maart 2015

Reusel-De Mierden 2 april 2015

Uitkomsten raadsessies ten aanzien van monitoring

Gemeenteraad Onderwerp Suggesties en/of uitkomst

Bergeijk Algemeen

- Informatiestroom op gang brengen en wekelijks

beheersen/sturen.

- Niet alleen op verzoek van de raad het gesprek aan gaan. Ook

als er wat te melden is.

- Van Kempische krachtsessie naar reflectie bijeenkomsten.

- Inzicht in het goed functioneren van de keten. ‘Hoe sluitend is de

keten’? Bijvoorbeeld de samenwerking met huisartsen en

scholen.

- Een algemene overdracht van informatie is noodzakelijk, zodat

vervolgens besloten kan worden om te richten op een specifiek

thema.

Indicatoren

- Géén doel is om zorgconsumptie te laten verminderen, wel een

doel is dat passende ondersteuning plaatsvindt.

- Begin bij de ouders: meet de eigen kracht.

- Doelrealisatie/kwalitatieve info: biedt reflectie.

In alle vier Kempengemeenten Bergeijk, Bladel, Eersel en Reusel-

De Mierden, hebben raadsessies plaatsgevonden om wensen rondom

monitoring jeugd met elkaar te verhelderen en om zicht te krijgen op

de werking van het calamiteitenprotocol. In onderstaande tabellen

worden de suggesties en uitkomsten van de raadsessies weergegeven.

29

- Bied inzicht in de werking van ketens.

- Focus ook op doelgroepen (bijvoorbeeld aan de hand van de

alcoholmonitor).

- Naast evaluatie, bied ook ruimte voor innovatie.

Bladel Algemeen

- Met partners in gesprek gaan is belangrijk, maar vooral als er

een aanleiding is. Het college moet in staat zijn om de

gemeenteraad te informeren.

- Vooral interesse in trends en opmerkelijke afwijkingen.

- Leeftijdsgrens tot 18 en tot 23 goed duiden in de rapportages:

waar heb je het over?

- Zorgstructuur is een verkeerd woord als het gaat om

ondersteuning op scholen, gebruik liever

ondersteuningsprofielen.

- Een kleine gemeenschap als Bladel kan ook tot het mijden van

zorg leiden, omdat men het liever niet wil delen in de

gemeenschap. Hier moet bij stil worden gestaan.

Indicatoren

- Van belang is om de beleving van de mensen zelf in beeld te

brengen, bijvoorbeeld door de tevredenheid te meten.

- Het meten van gegevens moet menselijk blijven, daarom sluit

het idee van focusgroepen waarmee in gesprek wordt gegaan

erg aan.

- Lukt het de generalist om echt regie te voeren, kan dat worden

gemeten?

- Hoeveel manuren slokt een casus op?

- De termijnen van afhandeling zijn ook interessant.

- Informatie over wachtlijsten.

- Graag in kaart brengen wanneer er opschaling van het LOT

naar het KTJ plaatsvindt.

- Caseload is ook interessant, kunnen de teams het aan?

Eersel Algemeen

- De inzet moet zijn: een gelukkig kind.

- Jeugdmonitor meenemen.

- Monitoren moet niet eenzijdig gebeuren, maar met partners.

- De grens tussen kaders en stellen en uitvoeren zit tussen het

opstellen van maatschappelijke effectindicatoren (beleid) en

prestatie-indicatoren van de teams (uitvoering)

- Komen zowel kwantitatieve als kwalitatieve gegevens terug bij

monitoring? Ja.

Indicatoren

- Snelheid inzet op hulpvraag.

- Goede schoolprestaties.

- Tevreden cliënten.

- Afname zorggebruik (minder dure zorg, meer zelf regie),

bijvoorbeeld binnen .. jaar afname van .. %.

- 3D in samenhang aangeboden.

Reusel-De Mierden

Algemeen

- In de beginfase zal men meer rapporteren om gericht bij kunnen

te sturen.

- Niet alle rapportages hoeven naar de raad. Maak ze

opvraagbaar, of geef significante ontwikkelingen tussentijds door

aan de raad.

- Een ‘periodiek gesprek’ is alleen nodig als er een aanleiding

voor is (urgentie). De vorm van dit gesprek is afhankelijk van de

cijfers. Zijn de cijfers goed, of zijn ze zorgelijk?

- Wordt er niet teveel geregistreerd? De bureaucratie moet tot een

minimum beperkt worden. Dit principe moet terugkomen in de

ontwikkeling van een monitoringsinstrument.

- Privacy is belangrijk in de ontwikkeling van een

monitoringsinstrument.

- Maatschappelijke partners kunnen helpen bij het duiden van de

cijfers.

30

Indicatoren

- Belangrijk is de vraag hoe tevredenheid (van cliënten) en de

afname van het aantal cliënten zich tot elkaar verhouden, dit kan

door het meten van:

o Uitstroom (kijken of cliënten ook weer terug komen in

de hulpverlening ‘draaideur’, of dat ze na een

hulpverleningstraject weer op eigen benen kunnen

staan)

o Tevredenheid

- Met de indicator van uitstroom wordt de vraag behandeld wat de

effectiviteit van het nieuwe jeugdbeleid is.

- Bij de indicator uitstroom dient er gekeken te worden naar het

intakegesprek en het evaluatiegesprek – dus begin + einde – en

dan dient er gekeken te worden of de cliënt minder afhankelijk is

geworden.

- Op basis van de lijst van opgesomde effecten en opmerking

over het woord ‘effectief’: Wat is effectief? Effectief is

vooruitgang voor het cliënt, gebaseerd op het gezinsplan. Wat is

de inhoudelijk overweging om te stoppen met zorg?

- De lijst met indicatoren wordt niet te lang, uitgangspunt is

handen aan het bed.

Uitkomsten raadsessies ten aanzien van calamiteiten

Gemeenteraad Onderwerp Suggesties en/of uitkomst

Bergeijk

Wat gebeurt er bij

grensoverschrijdende

calamiteiten?

- Wie is dan eigenaar en regisseur? En hoe wordt er met

de betrokken gemeenten geschakeld? Wie heeft in dat

geval doorzettingsmacht?

Hoe kunnen wij ons

goed voorbereiden

op calamiteiten?

- Door te oefenen met calamiteiten. Hoe gaat de

communicatie bijvoorbeeld met ketenpartners? Het is

belangrijk te bepalen hoe zij worden betrokken.

Bladel

Wat is het verschil

tussen een crisis en

een calamiteit?

- Van een calamiteit is sprake wanneer er

maatschappelijke onrust ontstaat naar aanleiding van

een incident.

Kan de media niet

juist uitkomst bieden

bij een calamiteit?

- Dat kan, maar altijd goed afgewogen. De persoon of het

gezin in kwestie moet beschermd kunnen worden voor

bepaalde aandacht en berichtgeving.

Eersel

Wat gebeurt er

wanneer de

burgemeester niet

aanwezig is bij een

calamiteit?

- Dan wordt de eerste loco-burgemeester (wethouder)

ingeschakeld ter vervanging. Als dit de wethouder welzijn

is, wordt dit de tweede loco-burgemeester.

Wanneer wordt de

IVC-er

geinformeerd?

- Al bij dreiging van een incident.

Kan de Inspectie ook

rechtstreeks naar de

gemeenteraad

terugkoppelen?

- Nee, de gemeenteraad wordt alleen geinformeerd na

afloop van een onderzoek. Deze informatie gaat over of

de gemeente(n) en haar partners al dan niet goed

hebben gehandeld en tot welke eventuele aanpassingen

dit leidt.

Reusel-De Mierden

Hoe verhoudt de

driehoek zich tot het

calamiteitenteam?

- Het calamiteitenteam binnen het voorgestelde

calamiteitenprotocol volgt bestaande structuren. Het

protocol voor jeugd is in die zin ook niet nieuw, we

maken gebruik van wat al werkt.

Hoe voorkomt een

calamiteitenteam

tunnelvisie in de

oordeelsvorming?

- Het kan een gevaar vormen dat bijvoorbeeld valse of

overdreven meldingen worden opgeblazen (met alle

gevolgen van dien). Dit is een gevaar dat in de staande

structuur deels wordt getackeld. De samenstelling van

31

het calamiteitenteam is gemêleerd, breed en objectief,

en valt binnen een stevige governance. Daarnaast kan

tunnelvisie worden getackeld door het (structureel)

simuleren van calamiteiten, en zo te oefenen.

Wat gebeurt er

wanneer een

calamiteit de

gemeentegrenzen

overstijgt?

- Vergelijk het calamiteitenplan met het GBT -> Wanneer

een calamiteit het lokale overstijgt gaat de zaak over

naar een regiogemeente. Maar in het geval van

subregionaal/interlokaal niveau is het nog onvoldoende

duidelijk. Dit moet uitgewerkt worden. ‘Wie heeft

doorzettingsmacht?’

32

Bijlage 2 – Monitoring

Participatiewet en Wmo

Huidige activiteiten in relatie tot monitoring vanuit de Participatiewet (voorheen Werk & Inkomen) &

Wmo, centraal vanuit ISD De Kempen.

Onderdeel Inhoud

Bedrijfsplan

Vlak voor het kalenderjaar

O.a.

- Missie en visie

- Afspraken dienstverlening per gemeente

- Bedrijfsvoering o.a. formatie

- Informatievoorziening

- Voorlichting

- Financiën

- Beleidsproducten (werk, inkomen en Wmo)

- Nieuwe ontwikkelingen

- Knelpunten en risico”s

- Overzicht activiteiten

- Overzicht prestatie-Indicatoren – deze worden ook in de

programmabegroting van de gemeente overgenomen

Jaarrekening

Voor 1 maart

Specifiek voor de onderdelen:

Werk

- Financieel (incl. resultaat)

- Klantenbestand + ontwikkelingen

- Aanvragen

- Instroom/uitstroom

- Details uitgaven participatiebudget/inzet re-integratieproducten

Inkomen

- Bijzondere bijstand en minimaregelingen

- Aantal ingediende aanvragen bijzondere bijstand

- Lasten bijzondere bijstand

- Uitgaven per categorie

- Schuldhulpverlening (aantallen en lasten)

Wmo

- Aantal voorzieningen Wmo

- Aantal ingediende Aanvragen

- Specificaties ten aanzien van de voorzieningen apart (hulp bij het

huishouden, vervoersvoorzieningen, rolstoelvoorzieningen,

woonvoorzieningen)

Ten aanzien van bovenvermelde onderwerpen ook inhoudelijke

toelichting ten opzichte van voorgaande jaren en toelichting afwijkingen

en verklaringen

Prestatie-indicatoren:

In de jaarrekening wordt over de in het bedrijfsplan beschreven

prestatie-indicatoren gerapporteerd en wordt beschreven waarin

voldaan is aan de indicatoren.

33

Bezwaar en beroep, dwangsom en klachten

Aantallen, inhoud en status.

Begroting,

meerjarenraming en

toelichting op de

beleidsterreinen

Voor 15 april

Idem als voor jaarrekening waarbij ontwikkelingen worden meegenomen

en beleidsonderdelen financieel worden vertaald en inhoudelijk

toegelicht.

Managementrapportage

+ kernkaarten per

gemeente

Per kwartaal

Relevante resultaatgegevens werk, inkomen en zorg/Wmo (kwantitatief

en financieel) over het afgelopen kwartaal + toelichting.

Managementrapportages vormen ook basis voor input 1e en 2e berap

gemeente (wijzigingsvoorstellen ten aanzien van in de begroting

opgenomen cijfers) indien nodig.

Samenvatting verwerkt in “kernkaart”.

Extra activiteiten als gevolg van transities Participatiewet en Wmo

Participatiewet

Wijze van monitoring in het kader van de Participatiewet (aanvullend op de huidige taken) wordt gekoppeld

aan de Verordening Participatie (die begin juli 2015 aan de gemeenteraad ter vaststelling wordt

aangeboden).

Met het voorleggen van de Verordening zal tevens een voorstel aan de gemeenteraad worden voorgelegd

hoe de monitoring zal worden ingevuld (als aanvulling op bestaande taken).

Aandacht voor onder meer: nieuwe instrumenten, cijfers en aantallen + toelichting en resultaten (waaronder

ook ervaringen van klanten).

Hieronder volgt een overzicht van bestaande monitoring van de Wmo en Participatiewet (Werk & Inkomen)

vanuit de ISD.

Wmo

Overlegtafel (afvaardiging zorgaanbieders) in het kader van “begeleiding” die in 2015 wordt voortgezet.

Activiteiten overlegtafel zijn met name gericht op monitoring “begeleiding” en ontwikkelagenda

(transformatie).

In jaarlijkse cyclus documenten ISD (zie bovenstaand) worden nieuwe taken Wmo opgenomen en

gemonitord.

De vraag ligt voor of er begin 2016 een breed klanttevredenheidsonderzoek Wmo kan worden uitgevoerd

(meten ervaringen over 2015). Hiervoor zijn in de meerjarenraming nog geen middelen opgenomen.

Overig (per gemeente verschillend)

- Verantwoordingsnotitie met GGD-monitor over de door de gemeenteraad geformuleerde Wmo-

resultaten uit het beleidskader (Bladel)

- Klanttevredenheidsonderzoeken Wmo in ISD-verband (Eersel)

- Kempenbreed is tot een aantal jaren terug periodiek aan SGBO opdracht gegeven een

klanttevredenheidsonderzoek uit te voeren. Vanwege bezuinigingen is dit onderzoek de laatste

jaren niet meer uitgevoerd.

- In de gemeente Eersel is op eigen initiatief in 2013 nog een klanttevredenheidsonderzoek Wmo

uitgevoerd (Eersel)

- Gemeentelijk onderzoek “Waar staat je gemeente”. In 2014 uitgevoerd met specifieke vragen

rondom Wmo (Eersel)

34

Voorbeeld: Kernkaart Eersel (opgesteld door de ISD) Werk&Inkomen en Zorg (Wmo)

Werk

Aantal BUIG-uitkeringen op einde jaar

2012 2013 30-9-2014 prognose 2014 toename 2014

98 120 115 134 -4%

Aantal NWW op einde jaar

2011 2012 2013 31-8-2014 toename 2014

276 372 492 498 1%

Klantenprofielen BUIG

Werkklant Zorgklant A Zorgklant B Rustklant Totaal

20 35 42 18 115

Aantal aanvragen BUIG op einde jaar

2011 2012 2013 2014 t/m 30-09

79 52 73 36

Lasten BUIG

2012 2013 begroot 2014 prognose 2014 prognose t.o.v. begroting 2014

1.181.949 1.425.416 1.715.500 1.655.000 -60.500

Baten BUIG (definitief budget 2014)

definitief BUIG 2014

Progn. lasten BUIG 2014

tekort 2014

1.347.453 1.655.000 -307.547

Toelichting Werk Bij het opstellen van de begroting 2014 is uitgegaan van een toename van het BUIG-bestand met 12%. Tot en met het 3e kwartaal is er echter sprake van een afname met 4%. Ten opzichte van het 2e kwartaal (114) is het aantal uitkeringsgerechtigden in het 3e kwartaal met 1 toegenomen tot 115. Het aantal aanvragen ligt beduidend onder het niveau van 2013. In september is het definitieve BUIG-budget 2014 bekendgemaakt. Dit is € 16.982 hoger dan het in juni aangekondigde nader voorlopige budget BUIG 2014. De gerealiseerde volume- en lastenontwikkeling tot en met het 3e kwartaal is vertaald in de prognose voor de lasten 2014. Inkomen

Aantal aanvragen bijzondere bijstand

2011 2012 2013 2014 t/m 30-09

323 309 370 307

Lasten bijzondere bijstand

2012 2013 begroot 2014 prognose 2014

179.286 226.358 196.000 196.000

Aantal aanvragen schuldhulpverlening

2011 2012 2013 2014 t/m 30-09

28 24 26 12

Toelichting Inkomen In Eersel is het aantal aanvragen bijzondere bijstand hoger dan na het derde kwartaal van 2013. Zowel het aantal adviesgesprekken als het aantal aanvragen schuldhulpverlening is lager dat in 2013. Vergeleken met het eerste half jaar van 2014 zet de trend dus door. De aanvragen die in behandeling worden genomen door ISD de Kempen zijn steeds complexer. In het voorliggend veld worden door ketenpartners de minder complexe zaken in behandeling genomen.

35

Zorg (Wmo)

Aantal voorzieningen op einde jaar

2012 2013 30-9-2014

Hbh 446 441 438

Vervoer 748 655 679

Rolstoel 176 183 171

Woning 85 90 92

Totaal 1.455 1.369 1.380

Aanvragen WMO

2012 2013 30-9-2014

Vervoer 140 164 133

Woning 91 42 37

Rolstoel 64 70 44

Hhb 96 64 52

Kantelgesprek 0 87 41

Totaal 391 427 307

Uren Zorg in natura (ZIN) en PGB op einde van jaar

2012 2013 30-9-2014

ZIN 4.328 4.452 4.586

PGB 1.652 1.459 1.225

Totaal 5.980 5.911 5.811

Lasten WMO

2013 begroot 2014 prognose 2014

Hbh 1.013.560 1.024.000 1.024.000

Vervoer 476.616 462.000 462.000

Rolstoel 127.786 120.000 120.000

Woning 138.592 150.000 150.000

Totaal 1.756.554 1.756.000 1.756.000

Toelichting Zorg Hoewel het aantal voorzieningen stabiel is gebleven, is het aantal nieuwe aanvragen wat minder dan in 2013. Het aantal uren Hbh dat is geïndiceerd, wordt nog steeds lager. De verwachting is dat de uiteindelijke uitgaven in lijn zullen zijn met de halfjaar cijfers zoals deze in augustus zijn aangeleverd. Bezwaar en beroep

Aantal ingediende bezwaar- en beroepschriften

2011 2012 2013 2014 t/m 30-09

4 3 4 1

Overzicht bezwaar beroep, klachten, dwangsom

openstaand 1-1-2014

ingediend 2014

afgehandeld 2014

openstaand

Bezwaar 2 1 3 0

Beroep 3 0 3 0

Klachten 0 0 0 0

Dwangsom 0 0 0 0

Toelichting bezwaar en beroep Het aantal ingediende bezwaarschriften is zeer beperkt.

36

Bijlage 3 – Indicatoren die niet zijn

meegenomen

Hieronder volgt de uitleg bij de verschillende typen indicatoren:

- KPI/Prestatieindicator: 'meetlat' die de prestatie van personen of organisaties in beeld brengt

- Risicoindicator: 'meetlat' die de risico’s binnen organisaties in beeld brengt

- Effectiviteitsindicator: 'meetlat' die de effectiviteit van personen of organisaties in beeld brengt.

Dit worden ook wel uitkomst- of outcome-indicatoren genoemd.

- Beleidsinformatie: kwalitatieve informatie zonder normen om beleid gericht te kunnen

doorontwikkelen

Hieronder volgt een overzicht van indicatoren die uiteindelijk zijn geschrapt om de overzichten zo compact

en bewerkbaar mogelijk te houden.

Tabel 5: Weggelaten indicatoren in informatieoverzicht managementrapportage (marap)

Informatie Type Omschrijving

Instroom

(‘huisartsen’) Beleidsinformatie

Verhouding verwijzingen van medisch bevoegden

(huisartsen, kinderartsen, medisch specialisten) naar

specialistische jeugdhulp:CJG+.

Zorgstapeling Beleidsinformatie Stapeling van zorgvormen per cliënt (geclusterd)

Bezwaar en beroep Beleidsinformatie Aantal bezwaar en beroepprocedures (gegrond/ongegrond)

Klachten Prestatieindicator Aantal klachten (gegrond/ongegrond)

Doorlooptijden Beleidsinformatie

Gemiddelde doorlooptijden van aanvraag tot ondersteuning

(gedifferentieerd). Tevens informatie over

normoverschrijdingen en doorlooptijden crisistrajecten.

Eigen kracht Beleidsinformatie Gebruik eigen kracht in gezinsplannen (%)

Eigen netwerk Beleidsinformatie Gebruik eigen netwerk, dan wel vrijwilligersorganisaties, in

gezinsplan (%)

CJG+ Effectiviteits-

indicator

1. Verhouding opstarten en afsluiten casussen; 2.

Gemiddelde lengte van casuïstiek

Collectief/

burgerinitiatieven Beleidsinformatie

Aantal collectieve arrangementen/ondersteunde (burger-

)initiatieven

Verhouding

welzijnsbudget –

jeugdbestedingen

Beleidsinformatie Inzet in het voorliggende veld in verhouding tot inzet in het

professionele veld

De top 10 indicatoren aangedragen door Jeugdzorg Nederland:

- Indicator 1: doelrealisatie per einddoel

- Indicator 2: cliënttevredenheid resultaten

- Indicator 3: reden beëindiging hulp

- Indicator 4: vermindering problematiek

- Indicator 5: herhaald beroep op hulp

- Indicator 6: zwaarte vervolghulp

- Indicator 7: reden beëindiging beschermingsmaatregel

- Indicator 8: uitblijven nieuwe beschermingsmaatregel

- Indicator 9: reden beëindiging jeugdreclassering

37

- Indicator 10: uitblijven recidive

Bijlage 4 – Doelen uit het

meerjarenbeleidskader Jeugdhulp

2015-2019

Met de gemeenteraden is nagedacht over maatschappelijke effecten die als basis dienen voor jeugdhulp in

de Kempengemeenten en voortkomen uit maatschappelijke doelen. Deze maatschappelijke doelen zijn al

door de gemeenteraden vastgesteld in het meerjarenbeleidskader jeugdhulp in de Kempen 2015-2019.

De strekking hiervan is dat de jeugdhulp in de Kempen “dichtbij, in samenhang en effectief” wordt

vormgegeven.

Voorbeelden van maatschappelijke effecten uit het meerjarenbeleidskader, op basis van de vastgestelde

maatschappelijke doelen, zijn:

De uit het meerjarenbeleidskader jeugdhulp benoemde meetbare resultaten voor 2017 zijn als volgt. In

2017:

- Beschikken professionals van het lokale ondersteuningsteam en het Kempenteam over de

competenties en bevoegdheden om snel en adequaat te signaleren, gezinnen in hun eigen kracht

te ondersteunen, adviseren, door te verwijzen en (specialistische) hulp te coördineren ten

behoeve van een samenhangend gezinsplan.

- Worden gezinnen die onvoldoende zelfredzaam zijn, bij problemen op verschillende leefgebieden,

die zich melden of worden gesignaleerd, ondersteund door het Kempenteam.

- Is er bij ondersteuningsvragen op verschillende leefgebieden een eenduidig gezinsplan met

criteria voor de ondersteuning, opgesteld door het lokale ondersteuningsteam of Kempenteam,

samen met de verantwoordelijke ouder(s) of gezaghebbenden.

- Wordt alle ondersteuning zoveel mogelijk in het dagelijks leven van het gezin aangeboden.

Specialistische inzet buiten deze setting vindt alleen plaats als de problematiek en/of de

veiligheidssituatie dat nadrukkelijk vereisen wat tot uiting komt in het gezinsplan en na raadplegen

van het Adviserend Expertteam.

- Is Jeugdhulp, indien nodig, afgestemd met interventies in of rondom het gezin op het gebied van

veiligheid, (passend) onderwijs, opvang, werk en inkomen, maatschappelijke ondersteuning,

(jeugd)gezondheidszorg, vrije tijd en wonen.

- Is de inzet van specialistische zorg verminderd ten opzichte van 2015 en 2016.

- Is er een heldere en inzichtelijke ondersteuning- en zorgstructuur in en om de scholen, ingericht

door scholen en gemeente.

38

Tijdens de raadsessies hebben we het verband gelegd met de indicatoren aan de hand van een

doelenboom, hieronder weergegeven en aan de hand van voorbeelden ingevuld:

39

-

Deloitte refers to one or more of Deloitte Touche Tohmatsu Limited, a UK private company limited by guarantee, and its network of member firms, each of which is a

legally separate and independent entity. Please see www.deloitte.com/about for a detailed description of the legal structure of Deloitte Touche Tohmatsu Limited and

its member firms.

Deloitte provides audit, tax, consulting, and financial advisory services to public and private clients spanning multiple industries. With a globally connected network of

member firms in more than 150 countries, Deloitte brings world-class capabilities and high-quality service to clients, delivering the insights they need to address their

most complex business challenges. Deloitte has in the region of 200,000 professionals, all committed to becoming the standard of excellence.

This communication contains general information only, and none of Deloitte Touche Tohmatsu Limited, its member firms, or their related entities (collectively, the

“Deloitte Network”) is, by means of this publication, rendering professional advice or services. Before making any decision or taking any action that may affect your

finances or your business, you should consult a qualified professional adviser. No entity in the Deloitte Network shall be responsible for any loss whatsoever

sustained by any person who relies on this communication.

© 2015 Deloitte The Netherlands