Een beheersbare en

efficiënte export

administratie … en meer!

door

Gaston Schul

27-09-2012

Inhoud

• Introductie Gaston Schul door Rob Ewalds

• Gaston Schul in beeld en geluid

• Serenga en Gaston Schul door Peter de Vor

• Veranderende werkwijze

• Waarom digitaliseren

• Waarom Serenga

• Voorbeeld Fiscale Administratie

• Waar gaat Serenga ons helpen

Gaston Schul

• Onafhankelijk douane agent met meer dan 165 jaar ervaring

• 100 % familiebedrijf

• Gespecialiseerd in:

In- en uitklaring en afhandeling haven activiteiten, Algemene- en Beperkte Fiscale Vertegenwoordiging, Accijns Administratie, Douane Opslag, Detachering en Douane Consultancy.

• 130 werknemers, 15 kantoren

• Kantoren in Nederland, België en Duitsland

• 24 / 7 Service

• AEO-C gecertificeerd bedrijf in Nederland

(België in aanvraag en Duitsland volgt)

• Actief in de Raad voor Douane Logistiek / Bestuur Fenex

Gaston Schul in beeld

Veranderende werkwijze

Waarom Digitaliseren

• Meerdere uitvoerende locaties (15 NL/BE/DE)

• 1 centrale administratie / ICT locatie

• Veel documenten die op meerdere locaties noodzakelijk zijn

• Snellere beschikbaarheid documenten – Scannen in Antwerpen, na 1 minuut beschikbaar in Venlo

• Gemakkelijker complementeren dossiers

• Sneller beschikbaar stellen complete dossiers aan bv douane – Pdf’s zijn gemakkelijker als eerst dossier kopiëren en dan opsturen

Waarom Serenga

• Zeer flexibele inrichting

• Geen technische kennis pakket noodzakelijk

• Gebruikers vriendelijk

• In begin fase flow laten opbouwen door gebruiker, hierna bijschaven. Gebruiker gemak laten ervaren

• Duidelijke dossier opbouw. Uniform aan “papieren” dossier

• Workflow mogelijkheden

• Alerts / Automatische email

Voorbeeld Fiscale Administratie

• Klant – Beperkt Fiscaal Vertegenwoordiging / Direct Vertegenwoordiging

– Controle BTW Nummer

– Kredietwaardigheid

• Opdracht – Opdracht

– Factuur (Aankoop / Doorverkoop)

– Inklaring

– CMR / Afleverbewijs

Voorbeeld Fiscale Administratie

• Voorbeeld bij 500 klanten en 800 opdrachten per maand

• Per klant 3 (controle) documenten = 500 * 3 = 1500 documenten

• Per opdracht gemiddeld 4 documenten = 800 * 4 = 3200 documenten

• Dit houdt in dat wij per jaar alleen voor deze activiteit al 38400 documenten verwerken en hiervan de dossiers compleet moeten maken

Waar gaat Serenga ons helpen

• Juistheid

• Tijdigheid

• Volledigheid

• Vastleggen klant gegevens – Op alle locaties beschikbaar

– Overal dezelfde gegevens

– Controle na x tijd van deze gegevens. Automatische trigger

• Vastleggen uniform dossier – Aanvullen vanuit elke locatie

– Controle compleetheid. Zijn alle documenten er

– Automatisch rappeleren indien bv CMR (nog) niet terug is

Waar gaat Serenga ons helpen • Veel standaard werkzaamheden automatiseren

– Na bellen ivm niet opsturen documenten

– Controleren op compleetheid

• Compleetheid automatiseren. Door automatisch uitsturen emails voor rappels blijft er tijd over om zaken beter te bekijken en klant meer aandacht / tijd te geven

• Logging overzicht. We kunnen laten zien wat we (extra) hebben gedaan