Engie Fabricom maakt deel uit van de energiegroep ENGIE (voorheen GDF SUEZ). De expert op het vlak van technische installaties bekleedt een vooraanstaande positie op uiteenlopende markten zoals de diensten-, industrie-, infrastructuur-, energie- en olie- & gassector. Engie Fabri-com, Engie Axima en Engie Cofely zijn een onderdeel van Engie BU Benelux. Engie Fabricom telt 5.500  medewerkers over meer dan 25  gebouwen, waarvan 9 hoofdkantoren. Een site bestaat uit kan-toren, een opslagruimte, atelier en terrein. Gebouwen kunnen een permanente of een tijdelijke functie hebben, wanneer het bijvoorbeeld om een specifiek pro-ject gaat. Engie Cofely heeft ongeveer 2.000 medewerkers in dienst en is specia-list in facilitair beheer, dit voor de soft en hard services.

Rationalisatie kosten binnen Real Estate en FMVoor 2011 werkten alle FM-teams per site op hun eilandje, zonder gemeenschappe-lijke werkwijze. Men schakelde hoofdza-

kelijk lokale leveranciers in, er was geen benchmarking en de kosten werden niet geanalyseerd. Op vraag van de directie werd er beslist om de kosten, die tot dan toe niet onder controle waren en de alge-mene kosten significant beïnvloedden, in kaart te brengen en te rationaliseren. Wim Van Den Abeele (head of real estate en facilities Engie Fabricom): “We zitten in een complexe organisatie. De behoeften van de interne klanten zijn zeer verschil-lend. De politiek die we wensten in te voe-ren had als doelstelling dat dezelfde men-sen hetzelfde standaard comfort krijgen. We wilden synergiën creëren tussen de verschillende gebouwen met de bedoe-ling te optimaliseren. We hebben toen in Engie Cofely de ideale partner gevonden om ons daarmee te helpen.” De Integrated Facility Management oplossing is geba-seerd op de EN15221-norm en staat voor een verhoogde efficiëntie inzake de orga-nisatie, het budget en de duurzaamheid. Engie Cofely en Engie Fabricom stelden ter ondersteuning van de communicatie en het change management een com-

municatieplan op om alle partijen in te lichten over de evolutie binnen de orga-nisatie van het Facility Management. De betrokkenheid van de directie van Engie Fabricom was hierbij cruciaal.

Nieuw organogramEr werd door de directie van Engie Fabri-com een head of real estate & FM aan-geduid die, samen met Engie Cofely, een gecentraliseerd FM en gebouwbeheer op poten moest zetten voor alle sites in België. Tevens werd een tweetalige Faci-lity Manager van Engie Cofely aangesteld om de activiteiten op nationaal niveau te

Engie Fabricom optimaliseert FM via geïntegreerd facilitair beheer

Engie Fabricom besliste in 2011 om haar Facility Management grondig te optimaliseren. Daar waar er voorheen per site een lokaal, weinig transparant en ongestructureerd beheer was, kunnen we anno

2017 spreken van een gecentraliseerd Integrated Facility Management. Het partnerschap met Engie Cofely zorgde onder meer voor kostenbesparingen, meer welzijn op het werk, harmonisering van de werking en een verminderde footprint. “Door de outsourcing hoeven we ons niet meer bezig te houden met contracten en dergelijke. Hierdoor kunnen we nog meer focussen op onze core-business”, aldus Wim Van Den Abeele (head of real estate en facilities Engie Fabricom).

Van gedecentraliseerd naar gecentraliseerd FM binnen complexe organisatie

01

“Op vraag van de directie werd er beslist om de kosten, die tot dan toe niet onder controle waren en de algemene kosten significant beïnvloedden, in kaart te brengen en te rationaliseren.”

22 FACILITY AWARDS 2017

coördineren, bijgestaan door twee Facility coördinatoren in het Noorden en twee in het Zuiden. Zij staan in contact met de klant, met hun eigen technieker en de onderaannemers zowel wat betreft de hard als de soft services. Het FM-team bestaat nu uit personeel van Engie Fabri-com en Engie Cofely. De management-verantwoordelijkheid ligt bij Engie Cofely. Wim Van Den Abeele: “Het is hierbij nooit de bedoeling geweest om mensen te ont-slaan. We hebben hun knowhow echter wel geheroriënteerd en een duidelijke definitie opgesteld van wie wat zou doen.”In eerste instantie werden drie sites geïntegreerd in de nieuwe facilitaire organisatie (Ukkel, Aartselaar, Eigenbra-kel) en geleidelijk aan werden alle sites betrokken. Momenteel wordt er 33.500 m² kantoorruimte en 100.000 m² ateliers en magazijnen beheerd door de FM-afdeling.

Aanpak kostenpostenDe bestaande contracten (cleaning, groendienst, sneeuwruimen en zout-gooien, receptie, drankautomaten, tech-

nisch onderhoud, optimalisatie van de kantoorruimtes) werden door Engie Cofely opnieuw onderhandeld en er wer-den nationale aanbestedingen gelanceerd. Carolien Steens (sector manager Engie Cofely): “We hebben een Helpdesk inge-voerd om vragen en klachten in kaart te brengen. Inzake de cleaning, waarvan de kosten een derde uitmaakten van het totale FM-budget, werd een aanbesteding uitgevoerd voor een resultaatgericht con-tract. Er wordt ook met Archibus gewerkt. De kosten zijn hierdoor gereduceerd van 1.000.000  euro per jaar in 2012  naar 850.000 euro in 2015.

Succesvolle samenwerkingAfgaand op de vijf jaar dat beide part-ners reeds samenwerken spreken ze van een succes. Dit zelfs in die mate dat er momenteel wordt nagedacht over een implementatie in alle gebouwen van de entiteiten binnen de business unit. Wim Van Den Abeele: “Er was een overgangs-fase van ongeveer één à twee jaar nodig opdat de nieuwe organisatie als positief

werd ervaren. Het grote voordeel is dat we, door geïntegreerd te denken, alle sites nu beheersen, kostenbesparend werken en SLA’s ingevoerd hebben. Ook het energe-tisch aspect hebben we beter in de hand en inzake communicatie is er één centraal meldpunt. Naar de toekomst willen we nog een stap verdergaan in het optima-liseren van de bestaande tools en bekij-ken waar we nog meer synergiën kunnen creëren.”Door Tilly Baekelandt

www.engie-cofely.be

01. Carolien Steens (sector manager Cofely Services) en Wim Van Den Abeele (head of real estate en facilities Engie Fabricom)02. De twee Facility coördinatoren in het Noorden en twee in het Zuiden staan in contact met de klant, met hun eigen technieker en de onderaannemers zowel wat betreft de hard als de soft services.03.Inzake de cleaning, waarvan de kosten een derde uitmaakten van het totale FM-budget, werd een aanbesteding uitgevoerd voor een resultaatgericht contract.

01 02

02 03

23FACILITY AWARDS 2017